Tgl.

Dibuat: 07 Oktober 2021

Lembar Laporan SS Fasilitator: Lusi Fadilah

Departemen: DPA-SMK3LH

Tema : Optimalisasi Internal Audit dengan menggunakan “Smart Auditing System” Dibuat Oleh:
Lokasi Perbaikan : DPA – SMK3LH
Nama : Faris Arya Ramdhani
NRP : 9036 Tandatangan Pembuat SS

DIISI OLEH PEMBUAT SS

1. SEBELUM PERBAIKAN * Boleh Uraian/ Foto/ Sketsa Gambar 4. SETELAH PERBAIKAN * Boleh Uraian/ Foto/ Sketsa Gambar

Idealnya audit dilaksanakan secara on the spot, melihat kondisi pandemic
covid-19 saat ini maka pelaksanaan kegiatan audit di Divisi DPA-QHSSE
dilaksanakan secara remote audit.
Pelaksanaan audit dengan metode remote audit dilaksanakan dengan
sistematika wawancara user dengan menggunakan virtual meeting dan
dokumen evidence dikirimkan melalui Whatsapp Group antara Auditor dan
Auditee.
Reminder terkait pemenuhan tindak lanjut dilaksanakan dengan melalui
email yang dilaksanakan secara periodic.
Harapan dengan Smart Auditing System, kegiatan pemeriksaan yang dilakukan
menjadi lebih mudah dan cepat serta menjadi solusi dari masalah yang dihadapi
selama ini karena dilakukan dengan system terintegrasi yang dapat mempermudah
pengguna dalam melakukan serangkaian proses audit diantaranya :
1. Mendapatkan reminder alert otomatis terkait jadwal pelaksanaan audit,
masa berlaku sertifikat dan batas waktu pemenuhan temuan audit.
2. Dapat melaporkan temuan hasil audit kepada Auditee dengan sekali input
pada system.
3. Mempermudah divisi terkait/Auditee dalam proses pemenuhan temuan
audit.

Pelaksanaan audit dengan metode remote dinilai kurang optimal, terkendala

dari beberapa hal yaitu:
1. Tidak adanya media sebagai wadah yang mencakup semua proses
audit.
2. Keterlambatan hasil laporan audit dan tindak lanjut temuan audit
3. Reminder tidak dapat dilaksanakan secara sistematis

2. MASALAH YANG TERJADI * Jelaskan secara singkat 3. RENCANA PERBAIKAN & PELAKSANAAN
Belum optimalnya pelaksanaan remote audit oleh Divisi DPA-QHSSE a. Rencana Pelaksanaan
- Menyusun rencana alur proses program.
Mengapa reminder yang dilaksanakan dengan menggunakan email dinilai - Menyusun SOP terkait implementasi program.
- Berkoordinasi dengan Divisi terkait guna membangun program bersama.
kurang optimal? (Why 1)
- Melakukan sosialisasi program kepada seluruh pegawai.
Pelaksanaan remote audit dinilai belum optimal karena divisi terkait kurang
aware terhadap reminder yang dilakukan. b. Skema Program (Terlampir)
- Setelah Instalasi maka setiap divisi mempunya user dan password masing-
masing untuk melakukan log in pada sistem/aplikasi Smart Auditing.
Mengapa masih banyak status temuan open mendekati masa due date - Tim Auditor mengupload format instrumen, dan dokumen lain yang
diperlukan dalam audit. Jadi setiap divisi yg akan di audit akan mengunduh
temuan hasil audit? (Why 2)
format yang telah disediakan.
1. Reminder tidak dilaksanakan secara periodic. - Unggah kembali di halaman login masing-masing divisi.
- Auditor akan me-review dokumen tersebut untuk di audit.
2. Tidak tersedia PIC khusus yang bertugas dalam memonitoring
- Admin menyiapkan masing-masing user dan role pada masing -masing user
pemenuhan tindak lanjut audit. pada kegiatan audit.

c. Evaluasi Program
Mengapa tidak lanjut terhadap temuan kerap kali menjadi kendala? (Why 3)
Divisi terkait kesulitan dalam proses memonitoring status temuan hasil audit.
Dalam melakukan evaluasi digunakan indikator-indikator sebagai berikut :
1. Waktu yang digunakan oleh auditor untuk melakukan pemeriksaan dan
kecepatan untuk melakukan deteksi dini terhadap potensi non conformity (NC)
2. Jumlah Auditor yang ditugaskan untuk melakukan kegiatan pemeriksaan.
3. Ketaatan Auditee dalam menyusun dan menyelesaikan dokumen
pertanggungjawaban serta mengunggah ke dalam aplikasi Smart Auditing.
4. Kemudahan tim pemeriksa/Auditee/Divisi Terkait untuk mengkases database
dokumen.

BIAYA:
Biaya yang timbul dengan adanya pengadaan dan
pemeliharaan server “Smart Auditing System” ini
kurang lebih Rp 100.000.000,-
Note: Jika sudah menemukan akar masalah/ rootcause stop!
TIDAK HARUS why diisi sampai 5x
KEUNTUNGAN
Quality, Cost, Delivery, Safety, Morale
(JIKA ADA SEBUTKAN)
1. Quality
Dengan adanya Smart Auditing System kualitas audit
akan meningkat dalam mencapai tujuan dan target
sesuai jangka waktu serta hasil yang diharapkan.
2. Morale : meningkatkan awareness kepada seluruh
pegawai terkait pentingnya mempertahankan
kelangsungan sertfikat

NILAI
Saving Non Rupiah Total Nilai
Saving Rupiah Efektivitas Kualitas Produk/
Kreativitas Ide Duplikasi Ide 5R Standarisasi Safety Lingkungan
W aktu Layanan

Tandatangan Penilai Tandatangan Spv. Tandatangan Manager

 START
USER : INTERNAL DPA
LOGIN
- ISM CODE
- ISPS CODE
- SMK3LH
MENU
ISM CODE
ADMINISTRATIF ISPS CODE SMK3LH
MANUAL GUIDE SMK INSTRUKSI
ADMINISTRATIF ADMINISTRATIF
BUKU SISTEM DAFTAR NO. TELP
SERTIFIKAT NC JADWAL  SSA  SSP MANUAL SSP SERTIFIKASI 5 BUKU SMK3 MANUAL SMK-3 & LH
SERTIFIKAT JADWAL NC MANAJEMEN MANUAL SSA NC
PEDOMAN
AUDIT JADWAL PRESEDUR
AUDIT KESELAMATAN RISK ASSESSMENT  FORM SSA FORM SSP
AUDIT
ISM - CODE PENCARIAN NOTIFICATION TAMPIL TAMPIL PENCARIAN NOTIFICATION TAMPIL 7
PENCARIAN NOTIFICATION INPUT DATA NOTIFICATION 5 6 7 DATA - Pop Up/Email DATA
INPUT DATA NOTIFICATION 2 FORM  DATA - Pop Up/Email NOTIFICATION DATA DATA INPUT DATA NOTIFICATION
DATA - Pop Up/Email NOTIFICATION NOTIFICATION
- Pop Up/Email TAMPIL 3 - Pop Up/Email
DATA NO - Pop Up/Email NO
YES YES NO
DUE DATE DUE DATE YES YES DUE DATE REVISI
YES TAMPIL SIMPAN NO YES SIMPAN TAMPIL DUE DATE REVISI SIMPAN
DUE DATE (H-2W) DUE DATE (H-2W) REVISI DUE DATE TAMPIL (H-2W)
DUE DATE (H-1M) INPUT DATA DATA (H-1M) INPUT DATA DUE DATE
INPUT DATA DATA REVISI (H-1M) (H-1M) (H-1M) YES
(H-1M) YES DATA
NO NO YES
NO
KIRIM 1 YES KIRIM 4 KIRIM 4 INPUT DATA
SELESAI NO SELESAI INPUT DATA NO
NO INPUT DATA SELESAI
INPUT DATA TAMPIL TAMPIL
TAMPIL SIMPAN SIMPAN
SIMPAN DATA DATA SIMPAN
DATA SELESAI SELESAI SIMPAN SELESAI
SIMPAN
SIMPAN
SELESAI SELESAI SHARE
SELESAI SHARE
SHARE
SHARE
SELESAI SELESAI
SELESAI
SELESAI
START
USER : EKSTERNAL  LOGIN
- ISM CODE
- ISPS CODE
- SMK3LH
MENU
ISM CODE ISPS CODE SMK3LH
ADMINISTRATIF
ADMINISTRATIF ADMINISTRATIF
MANUAL GUIDE SMK INSTRUKSI
 SSA MANUAL SSA  SSP MANUAL SSP
SERTIFIKAT BUKU SISTEM SERTIFIKAT 4 - Data NC SERTIFIKASI BUKU SMK3 MANUAL SMK-3 & LH
1 - Data NC DAFTAR NO. TELP
FORM SSA FORM SSP
MANAJEMEN PRESEDUR
PEDOMAN
KESELAMATAN RISK ASSESSMENT  TAMPIL TAMPIL
PENCARIAN TAMPIL PENCARIAN
PENCARIAN TAMPIL DATA DATA TAMPIL
ISM - CODE
DATA DATA DATA
DATA DATA DATA
FORM 
TAMPIL
INPUT DATA INPUT DATA 1. Form SSA
INPUT DATA 1. Form SSP
TAMPIL INPUT DATA DATA TAMPIL TAMPIL INPUT DATA
DATA 1. Form Safety DATA DATA
2. Form Latihan Tindakan Darurat
INPUT DATA 3. Form Bridge Prosedure SIMPAN SIMPAN
4. Form Telekomunikasi & Elektronika Kapal
SIMPAN SIMPAN
SELESAI SIMPAN 5. Form Mesin SELESAI SELESAI
SIMPAN KIRIM 6 KIRIM 7
KIRIM 7
KIRIM 5
KIRIM 2 SELESAI
KIRIM 3 SELESAI
SELESAI
SELESAI SELESAI
SELESAI