MAKALAH

“CONTROLLING”
Ditujukan sebagai salah satu syarat untuk memenuhi tugas mata kuliah Manajemen

Oleh:
ALMI BUKHORI MUSLIM
10090318341

PROGRAM STUDI MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS ISLAM BANDUNG
2019
MANAJEMEN PROCESS IN 3D

A. IDEA
Tugas: pemikiran terkonsep = merumuskan masalah
Fungsi : menganalisis masalah = mengumpulkan fakta, memastikan penyebab, mengembangkan
solusi alternatif
Urutan Fungsi : Plan (rencana) = memastikan suatu tindakan
Aktivitas :
1. Perkiraan/peramalan : memperkirakan hal apa saja yang akan terjadi
2. Menetapkan tujuan : menetukan tujuan akhir yang diinginkan
3. Mengembangkan strategi :memutuskan bagaimana cara untuk mencapai tujuan
4. Program : membangun urutan prioritas dan langkah kerja
5. Anggaran : menglokasi sumber daya
6. Prosedur : membuat prosedur standar
B. THINGS
Tugas : Administrasi = mengelola urusan dengan rinci
Fungsi : membuat keputusan = sampai pada keputusan dan penilaian
Urutan Fungsi : organize (mengatur) = mengatur pekerjaan yang terkait untuk mencapai prestasi
yang efektif dan tujuan
Aktivitas :\
1. Membangun struktur organisasi : menyusun struktur organisasi
2. Menggambarkan hubungan : mendefinisikan garis penghubung untuk memudahkan
koordinasi
3. Membuat deskripsi posisi : mendefinisikan ruang lingkup hubungan, tanggung jawab dan
wewenang
4. Membangun kualifikasi kedudukan : menentukan kualifikasi untuk setiap kedudukan

PEOPLE
Tugas: pemimpin = mempengaruhi orang untuk mencapai tujuan yang diinginkan
Fungsi: komunikasi = memastikan pemahamannya
Urutan dan aktivitas
1. staff memilih orang yang kompeten untuk tiap posisi
• Memilih merekrut orang yang memenuhi syarat untuk setiap posisi
• Orientasi : membiasakan orang–orang baru dengan situasinya
• Melatih : membuat mahir dengan instruksi dan praktik
• Mengembangkan : membantu meningkatkan pengetahuan, sikap & keterampilan

2. direct : menghasilkan tindakan terarah menuju tujuan yang diinginkan

• Mengutus : menetapkan tanggung jawab dan akuntabilitas untuk hasil yang tepat
• Motivasi : membujuk dan menginspirasi orang untuk mengambil tindakan yang
digunakan
• Koordinasi : upaya dalam kombinasi yang efektif
 • Mengelola perbedaan : mendorong independen berfikir dan menyelesaikan
konflik
• Mengelola perubahan : merangsang kreativitas dan tujuan motivasi

3. control : memastikan kemajuan objek sesuai rencana

• Membangun sistem laporan = memerlukan apa yang diperlukan data penting nanti
dan sekarang
• Mengembangkan standar = mengatur kondisi yang akan ada ketika tugas utama
dilakukan dengan baik
• Mengukur hasil = memastikan sejauh mana penyimpangan demi tujuan dan hasil
• Mengoreksi tindakan = menyesuaikan rencana untuk mencapai standar rencana
dan siklus berulang
Penghargaan = pujian, menggaji dan disiplin

PENGAWASAN (CONTROLING) DALAM MANAJEMEN

A.    Pengertian
Dalam menjalankan sebuah instansi pendidikan formal perlu dilakukan proses konstruksi dan
manajerial sistem yang baik. Kegiatan-kegiatan tersebut merupakan aktifitas dari manajamen
pendidikan. Aktivitas di dalam manajemen itu sendiri meliputi proses perencanaan,
pengorganisasian,penggerakan, dan pengawasan. Dalam manajemen pendidikan, terdapat banyak
aspek yang subtantif seperti kurikulum, peserta didik, sumber daya manusia, sarana prasarana,
keuangan dan hubungan masyarakat. Sangatlah tidak mudah dalam melakukannya secara
keseluruhan, terlebih ketika proses manajemen telah berjalan. Maka dari itu sangatlah penting
proses pengawasan (controlling) dilakukan agar sinergisitas seluruh aspek berjalan.
Pada tahap pengawasan tersebut, justru dapat mempengaruhi proses perencanaan manajemen
yang akan datang, karena dengan pengawasan berarti dilakukannya evaluasi untuk mengetahui
kelemahan dan kesalahan yang terjadi agar dapat diperbaiki pada proses manajemen ke depan.
Karena itu, pengawasan harus dilakukan sebaik-baiknya agar tujuan yang dicapai dapat
direalisasikan.
“pengawasan yaitu usaha sistematik menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan
perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan
standar, menentukan dan mengukur deviasi-deviasai dan mengambil tindakan koreksi yang
menjamin bahwa semua sumber daya yang dimiliki telah dipergunakan dengan efektif dan
efisien.” (Robert J. Mockler).
Adapun fungsi dari pengawasan pada manajerial sebuah instansi pendidikan adalah:
1.      Menghindari terjadinya penyimpangan program
Dengan dilakukan pengawasan, maka program pendidikan yang ditetapkan pada awal
manajemen dapat berjalan berdasarkan perencanaan yang over all.
2.      Meningkatkan kualitas kerja
Dengan menerapkan kontrol manajemen, berarti juga menerapkan fungsi pengawasan kerja,
yang berdampak pada peningkatan kualitas kerja
3.      Memperoleh umpan balik (feed back)
Lewat kontrol manajemen yang dilakukan, maka administrator pendidikan yang melaksanakan
kontrol akan memperoleh pengalaman dan penemuan-penemuan kasus yang dapat dipergunakan
sebagai bahan evaluasi yang nantinya dilakukan penyempurnaan kegiatan kontrol.
4.      Mengajak secara mendidik
Pengawasan manajemen juga dapat berfungsi sebagai terapan. Dengan control, adminstrator
pendidikan dapat menerapkan secara langsung dan tidak langsung, secara efektif dan efisien,
secara persuasif yang bersifat mendidik kepada para personil program untuk memahami untuk
maksud dan tujuan kegiatan yang dilakukan.
5.      Mengukur seberapa jauh pencapaian program pendidikan
Dengan mengetahui seberapa jauh tingkat ukur kemampuan dari manajemen yang diterapkan
maka akan dapat dilakukan proses peningkatan pada tindak lanjutprogram manajemen
selanjutnya
Fungsi kontrol (pengawasan pendidikan) sangat penting, karena erat kaitannya dengan
pelaksanaan dan hasil yang diharapkan oleh sistem pendidikan. Fungsi kontrol pendidikan tetap
mengacu dalam tiga hal, yakni berfungsi sebagai sensor, komparator, dan activator.
 Pada fungsi sensor, kontrol pendidikan itu mendayagunakan rencana pendidikan sebagai ukuran
yang dimaksudkan untuk mengukur pelaksanaan dan keberhasilan suatu rencana pendidikan.
Pada fungsi komparator bermaksud membandingkan antara hasil pengukuran dan perencanaan
pendidikan yang telah dikembangkan sebelumnya. Fungsi activator dimaksudkan untuk
mengarahkan tindakan manajerial bilamana terjadi suatu perubahan dalam pelaksanaan sistem
pendidikan. Dengan demikian fungsi-fungsi tersebut erat kaitannya dengan kelancaran jalannya
roda organisasi pendidikan, dan ketercapaian hasil pelaksanaan sistem pendidikan sesuai dengan
jenjangnya.

B.     Jenis-jenis Pengawasan
Adapun jenis-jenis pengawasan adalah sebagai berikut:
1.      Pengawasan Intern dan Ekstern,
a.       Pengawasan Intern, pengawasan yang dilakukan oleh orang dari badan atau unit ataupun
instansi di dalam lingkungan unit tersebut. Dilakukan dengan cara pengawasan atasan langsung
atau pengawasan melekat (built in control).
b.      Pengawasan Ekstern, pengawasan yang dilakukan di luar dari badan/unit/instansi tersebut.
UUD 1945 pasal 23E: “Untuk memeriksa pegnelolaan dan tanggung jawab tentang keuangan
negara diadakan suatu Badan Pemeriksa Keuangan yg bebas dan mandiri
2.      Pengawasan Preventif (sebelum kegiatan dilaksanakan) dan Represif (setelah kegiatan
dilaksanakan)
3.      Pengawasan Aktif (dekat) dan Pasif
a.       Pengawasan aktif merupakan jenis pengawasan yang dilaksanakan di tempat kegiatan yg
bersangkutan,
b.      Pengawasan pasif Melakukan penelitian dan pengujian terhadap surat-surat
pertanggungjawaban yang disertai dengan bukti-bukti penerimaan dan pengeluaran.
4.      Pengawasan kebenaran formil menurut hak (rechtmatigheid) dan kebenaran materiil
mengenai maksud & tujuan pengeluaran (doelmatigheid).

C.     Langkah dan Jenis Pengendalian

Mochler dalam Stoner James, A. F. (1988) menetapkan empat langkah dalam proses
pengendalian, yaitu sebagai berikut:
1.      Menentukan standar dan  metode yang digunakan untuk mengukur prestasi.
2.      Mengukur prestasi kerja.
3.      Menganalisis apakah prestasi kerja memenuhi syarat.
4.      Mengambil tindakan pemantik / koreksi
Stoner James, A. F. dan Wankel, Charles (1988) juga mengelompokkan jenis-jenis metode
pengendalian dalam empat jenis, yaitu:
1.      Pengendalian Pra-Tindakan (pre-action control)
Menurut konsep pengendalian, suatu tindakan bias diambil bila sumberdaya manusia, bahan dan
keuangan diseleksi dan tersedia dalam jenis, jumlah dan mutu yang tepat.
2.      Pengendalian Kemudi (Steering Control) atau Pengawasan Umpan Maju(Freeforward
Control)
Metode ini dibentuk untuk mendeteksi penyimpangan dari beberapa standar atau tujuan tertentu
dan memungkinkan pengambilan tindakan koreksi di depan. Bila pemimpin melihat adanya
penyimpangan dia dimungkinkan untuk melakukan koreksi, sekalipun kegiatan belum selesai
dilakukan. Pengendalian ini efektif bila pemimpin pada waktu yang tepat dapat memperoleh
informasi yang akurat.
3.       Pengendalian Secara Skrining atau Pengendalian Ya/Tidak (Screening or Yes/No Control)
Metode ini sangat luas digunakan karena mampu melakukan penelitian ganda, ketika pengmanan
terhadap resiko tindakan manajer sangat diperhatikan. Metode ini fungsional bila prosedur dan
syarat-syarat tertentu disepakati sebelum melakukan kegiatan.

4.      Pengendalian Purna-Karya (Post-Action Control)

Metode pengendalian digunakan untuk melihat adanya penyimpangan arah dan tujuan
perusahaan setelah kegiatan selesai. Pengendalian ini hamper mirip dengan evaluasi yang waktu
pelaks

D.    Fitur Fungsi Pengendalian

Berikut ini adalah karakteristik dari fungsi kontroling:
1.      Kontroling adalah akhir fungsi, fungsi tersebut dilakukan sekali yang
dibuat dalamkonformitas dengan rencana.
2.      Kontroling adalah fungsi yang meluas, berarti itu dilakukan oleh manajer pada semua
tingkatan dan dalam semua jenis masalah.
3.      Kontroling adalah melihat ke depan, karena kontrol yang efektif tidak mungkin tanpa masa
lalu dikontrol. Mengontrol selalu melihat ke masa depan sehingga tindak lanjut
dapat dibuat bila diperlukan.
4.      Kontroling  adalah proses dinamis, karena mengendalikan memerlukan mengambil metode
reviewal, perubahan harus dibuat sedapat mungkin.
5.      Kontroling terkait dengan perencanaan, Perencanaan dan Pengendalian adalah dua fungsi
inseperabel manajemen. Tanpa perencanaan, pengendalian adalah latihan berarti dan tanpa
mengontrol, perencanaan tidak berguna. Perencanaan mengandaikan mengendalikan dan
mengontrol perencanaan berhasil.
Definisi Fungsi Controlling
Menurut Robert J. Mockler pengawasan yaitu usaha sistematik menetapkan standar pelaksanaan
dengan tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan
nyata dengan standar, menentukan dan mengukur deviasi-deviasi dan mengambil tindakan
koreksi yang menjamin bahwa semua sumber daya yang dimiliki telah dipergunakan dengan
efektif dan efisien.

Pengawasan adalah proses dalam menetapkan ukuran kinerja dan pengambilan tindakan yang
dapat mendukung pencapaian hasil yang diharapkan sesuai dengan kinerja yang telah ditetapkan
tersebut. Controlling is the process of measuring performance and taking action to ensure
desired results. Pengawasan adalah proses untuk memastikan bahwa segala aktifitas yang
terlaksana sesuai dengan apa yang telah direncanakan . The process of ensuring that actual
activities conform the planned activities.

George R. Tery (2006:395) mengartikan pengawasan sebagai mendeterminasi apa yang telah

dilaksanakan, maksudnya mengevaluasi prestasi kerja dan apabila perlu, menerapkan tindakan-
tindakan korektif sehingga hasil pekerjaan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.

Robbin (dalam Sugandha, 1999 : 150) menyatakan pengawasan itu merupakan suatu proses

aktivitas yang sangat mendasar, sehingga membutuhkan seorang manajer untuk menjalankan
tugas dan pekerjaan organisasi.
Kertonegoro (1998 : 163) menyatakan pengawasan itu adalah proses melaui manajer berusaha
memperoleh kayakinan bahwa kegiatan yang dilakukan sesuai dengan perencanaannya.

Terry (dalam Sujamto, 1986 : 17) menyatakan Pengawasan adalah untuk menentukan apa yang
telah dicapai, mengadakan evaluasi atasannya, dan mengambil tindakan-tidakan korektif bila
diperlukan untuk menjamin agar hasilnya sesuai dengan rencana.

Dale (dalam Winardi, 2000:224) dikatakan bahwa pengawasan tidak hanya melihat sesuatu

dengan seksama dan melaporkan hasil kegiatan mengawasi, tetapi juga mengandung arti
memperbaiki dan meluruskannya sehingga mencapai tujuan yang sesuai dengan apa yang
direncanakan.

Admosudirdjo (dalam Febriani, 2005:11) mengatakan bahwa pada pokoknya pengawasan adalah

keseluruhan daripada kegiatan yang membandingkan atau mengukur apa yang sedang atau sudah
dilaksanakan dengan kriteria, norma-norma, standar atau rencana-rencana yang telah ditetapkan
sebelumnya.

Siagian (1990:107) menyebutkan bahwa yang dimaksud dengan pengawasan adalah proses

pengamatan daripada pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin agar supaya
semua pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan
sebelumnya.

Kesimpulannya, pengawasan merupakan suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar

pelaksanaan tujuan dengan tujuan-tujuan perencanaan,merancang system informasi umpan
balik,membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan
sebelumnya,menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan serta mengambil tindakan
koreksi yang diperlukan.
Prinsip – prinsip Fungsi Controlling
1.    Pengawasan yang dilakukan oleh pimpinan harus dimengerti oleh staf dan hasilnya mudah
diukur. Misalnya tentang waktu dan tugas-tugas pokok yang harus diselesaikan oleh staf.
2.   Fungsi pengawasan harus difahami pimpinan sebagai suatu kegiatan yang sangat penting
dalam upaya mencapai tujuan organisasi.
3.  Standar unjuk kerja harus dijelaskan kepada seluruh staf karena kinerja staf akan terus dinilai
oleh pimpinan sebagai pertimbangan untuk memberikan reward kepada mereka yang dianggap
mampu bekerja.
Prinsip Pokok Controlling
Fungsi pengawasan adalah aktivitas yang mengusahakan agar pekerjaan-pekerjaan terlaksana
sesuai dengan rencana yang ditetapkan atau hasil yang dikehendaki. Untuk dapat menjalankan
pengawasan, perlu diperhatikan 2 prinsip pokok, yaitu:
1.      Adanya Rencana
2.      Adanya instruksi-instruksi dan pemberian wewenang kepada bawahan.
Dalam fungsi pengawasan tidak kalah pentingnya adalah sosialisasi tentang perlunya disiplin,
mematuhi segala peraturan demi keselamatan kerja bersama. Sosialisasi perlu dilakukan terus
menerus, karena usaha pencegahan adalah penting untuk mendapat perhatian.
Pengawasan dan pengendalian (controlling) sebagai fungsi manajemen bila diikerjakan dengan
baik, akan menjamin bahwa semua tujuan dari setiap orang atau kelompok konsisten dengan
tujuan jangka pendek maupun jangka panjang. Hal  ini membantu menyakinkan bahwa tujuan
dan hasil tetap konsisten satu sama lain dengan dalam organisasi. Controlling berperan juga
dalam menjaga pemenuhan (kompliansi) aturan dan kebijakan yang esensial.
Proses pengendalian mulai dengan perencanaan dan pembangunan tujuan penampilan kerja.
Tujuan penampilan didefinisikan dan standar-standar untuk mengukurnya disusun. Ada 2 tipe
standar:
·         Standar out-put (keluaran): mengukur hasil-hasil tampilan dalam istilah kuantitas, kualitas,
biaya atau waktu.
·         Standar in-put (masukan):  mengukur usaha-usaha kerja yang masuk ke dalam tugas
penampilan.

Manfaat Controlling
Bila fungsi wasdal dilaksanakan dengan tepat, organisasi akan memperoleh manfaat berupa:
1.      Dapat mengetahui sejauh mana program sudah dilaukan oleh staf, apakah sesuai dengan
standar atau rencana kerja, apakah sumberdaya telah digunakan sesuai dengan yang telah
ditetapkan. Fungsi wasdal akan meningkatkan efisiensi kegiatan program.
2.      Dapat mengetahui adanya penyimpangan pada pemahaman staf dalam melaksanakan tugas-
tugasnya.
3.      Dapat mengetahui apakah waktu dan sumber daya lainnya mencukupi kebutuhan dan telah
dimanfaatkan secara efisien.
4.      Dapat mengetahui sebab-sebab terjadinya penyimpangan.
5.      Untuk memberikan ruang regular untuk superviesees untuk merenungkan isi dan pekerjaan
mereka
6.      Untuk menerima informasi dan perspektif lain mengenai pekerjaan seseorang
7.      Untuk menjadi dukungan baik segi pribadi ataupun pekerjaan
8.      Untuk memastikan bahwa sebagai pribadi dan sebagai orang pekerja tidak ditinggalkan
tidak perlu membawa kesulitan, masalah dan proyeksi saja.
9.      Untuk menjadi pro-aktif bukan re-aktif
10.  Untuk memastikan kualitas pekerjaan

Proses Controlling
1)      Penetapan standar pelaksanaan (perencanaan)
Tahap pertama dalam pengendalian adalah penetapan standar pelaksanaan. Standar mengandung
arti sebagai suatu satuan pengukuran yang dapat digunakan sebagai “patokan” untuk penilaian
hasil-hasil. Standar adalah kriteria-kriteria untuk mengukur pelaksanaan pekerjaan. Kriteria
tersebut dapat dalam bentuk kuantitatif ataupun kualitatif. Standar pelaksanaan (standard
performance) adalah suatu pernyataan mengenai kondisi-kondisi yang terjadi bila suatu
pekerjaan dikerjakan secara memuaskan.
Standar pelaksanaan pekerjaan bagi suatu aktifitas menyangkut kriteria: ongkos, waktu,
kuantitas, dan kualitas. Tipe bentuk standar yang umum adalah:
a)      Standar-standar fisik, meliputi kuantitas barang atau jasa, jumlah langganan, atau kualitas
produk.
b)      Standar-standar moneter, yang ditunjukkan dalam rupiah dan mencakup biaya tenaga kerja,
biaya penjualan, laba kotor, pendapatan penjualan, dan lain-lain.
c)      Standar-standar waktu, meliputi kecepatan produksi atau batas waktu suatu pekerjaan harus
diselesaikan.
2)      Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan
Penentuan standar akan sia-sia bila tidak disertai berbagai cara untuk mengukur pelaksanaan
kegiatan nyata. Oleh karena itu, tahap kedua dalam pengendalian adalah menentukan
pengukuran pelaksanaan kegiatan secara tepat.
3)      Pengukuran pelaksanaan kegiatan
Setelah frekuensi pengukuran dan sistem monitoring ditentukan pengukuran pelaksanaan
dilakukan sebagai proses yang berulang-ulang dan terus-menerus. Ada berbagai cara untuk
melakukan pengukuran pelaksanaan yaitu pengamatan (observasi), laporan-laporan (lisan dan
tertulis), pengujian (tes), atau dengan pengambilan sampel.
4)      Pembandingan pelaksanaan dengan standar dan analisa penyimpangan
Tahap kritis dari proses pengawasan adalah pembandingan pelaksanaan nyata dengan
pelaksanaan yang direncanakan atau standar yang telah ditetapkan.
5)      Pengambilan tindakan koreksi bila diperlukan
Bila hasil analisa menunjukkan perlunya tindakan koreksi, tindakan ini harus diambil. Tindakan
koreksi mungkin berupa:
a.       Mengubah standar mulu-mulu (barangkali terlalu tinggi atau terlalu rendah)
b.      Mengubah pengukuran pelaksanaan
c.       Mengubah cara dalam menganalisa dan menginterpretasikan penyimpangan-
penyimpangan.

Obyek Controlling
Dalam melaksanakan fungsi pengawasan manajerial, ada lima jenis obyek yang perlu dijadikan
sasaran pengawasan.
1.   Obyek yang menyangkut kuantitas dan kualitas barang atau jasa. Pengawasan ini bersifat
fisik.
2.   Keuangan
3.   Pelaksanaan program dilapangan
4.   Obyek yang bersifat strategis
5.   Pelaksanaan kerja sama dengan sektor lain yang terkait.

Jenis Controlling
Berdasarkan bagian yang akan diawasi pengawasan dibedakan atas :
1)      Pengendalian karyawan (Personal control).
Pengendalian ini ditujukan kepada hal-hal yang ada hubungannya dengan kegiatan pegawai,
apakah pegawai bekerja sesuai dengan perintah, rencana, tata kerja, absensi pegawai dan lain-
lain.
2)      Pengendalian keuangan (financial control)
Pengendalian ini ditujukan untuk hal-hal yang menyangkut keuangan,tentang pemasukan dan
pengeluaran,biaya-biaya perusahaaan termasuk pengendalian anggaranya.
3)      Pengendalian produksi (Production control).
Yaitu pengendalian yang difokuskan untuk mengetahui kualitas dan kuantitas produksi yang
dihasilkan, apakah sesuai dengan standar atau rencananya.
4)      Pengendalian waktu (Time control)
Pengendalian ini ditujukan kepada penggunaan waktu, artinya apakah waktu untuk mengerjakan
suatu pekerjaan sesuai atau tidak dengan rencana.
5)      Pengendalian teknis (Technical control)
Pengendalian ini ditujukan kepada hal-hal yang bersifat fisik, yang berhubungan dengan
tindakan dan teknis pelaksanaan.
6)      Pengendalian kebijaksanaan (Policy control).
Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui dan menilai apakah kebijaksanaan organisasi telah
dilaksanakan sesuai dengan yang digariskan.
7)      Pengendalian penjualan (Sales control)
Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui apakah produksi yang dihasilkan terjual sesuai
rencana yang ditentukan.
8)      Pengendalian inventaris (inventory control)
Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui apakah inventaris perusahaan masih ada semuanya
atau ada yang hilang.
9)      Pengendalian pemeliharaan (maintenance control)
Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui apakah semua inventaris perusahaan dan kantor
terprlihara atau tidak,dan mengetahui kerusakan.

Tujuan Controlling
Adapun tujuannya adalah:
1.      Menghentikan atau meniadakan kesalahan, penyimpangan, penyelewengan, pemborosan,
hambatan, dan ketidakadilan
2.      Mencegah terulangnya kembali kesalahan, penyimpangan, penyelewengan, pemborosan,
hambatan, dan ketidakadilan
3.      Mendapatkan cara-cara yang lebih baik atau membina yang telah baik
4.      Menciptakan suasana keterbukaan, kejujuran, partisipasi, dan akuntabilitas organisasi
5.      Meningkatkan kelancaran operasi organisasi
6.      Meningkatkan kinerja organisasi
7.      Memberikan opini atas kinerja organisasi
8.      Mengarahkan manajemen untuk melakukan koreksi atas masalah-masalah pencapaian kerja
yang ada
9.      Menciptakan terwujudnya organisasi yang bersih

Asas- Asas Controlling

Harold Koontz dan Cyril O’Donnel menetapkan asas pengawasan sebagai berikut :
1.      Asas tercapainya tujuan (Principle of assurance of objective), pengawasan harus ditujukan
kearah tercapainya tujuan, yaitu dengan mengadakan perbaikan (koreks) untuk menghindari
penyimpangan-penyimpangan/deviasi dari perencanaan.
2.      Asas efisiensi pengawasan (principle of efficiency of control). Pengawasan itu efisien bila
dapat menghindari deviasi-deviasi dari perencanaan, sehingga tidak menimbulkan hal-hal lain
yang diluar dugaan.
3.      Asas tanggung jawab pengawasan (principle of control responsibility). Pengawasan hanya
dapat dilaksanakan apabila manager bertanggung jawab penuh terhadap pelaksanaan rencana.
4.      Asas pengawasan terhadap masa depan (principle of future control). Pengawasan yang
efektif harus ditujukan kearah pencegahan penyimpangan perencanaan yang akan terjadi baik
pada waktu sekarang maupun masa yang akan datang.
5.      Asas pengawasan langsung (principle of direct control). Teknik kontrol yang paling efektif
ialah mengusahakan adanya manager bawahan yang berkualitas baik. Pengawasan itu dilakukan
oleh manager atas dasar bahwa manusia itu sering berbuat salah .Cara yang paling tepat untuk
menjamin adanya pelaksanaan yang sesuai dengan perencanaan ialah mengusahakan sedapat
mungkin para petugas memiliki kualitas yang baik.
6.       Asas refleks perencanaan (principle of replection of plane). Pengawasan harus disusun
dengan baik, sehingga dapat mencerminkan karakter dan susunan perencanaan.
7.      Asas penyesuaian dengan organisasi (principle of organizational suitability). Pengawasan
harus dilakukan sesuai dengan struktur organisasi. Manager dan bawahannya merupakan sarana
untuk melaksanakan rencana. Dengan demikian pengawasan yang efektif harus disesuaikan
dengan besarnya wewenang manager, sehingga mencerminkan struktur organisasi.
8.      Asas pengawasan individual (principle of individuality of control). Pengawasan harus
sesuai dengan kebutuhan manager. Teknik kontrol harus ditunjukan terhadap kebutuhan-
kebutuhan akan informasi setiap manager. Ruang lingkup informasi yang dibutuhkan itu berbeda
satu sama lain, tergantung pada tingkat dan tugas manager.
9.      Asas standar (principle of standard). Control yang efektif dan efisien memerlukan standar
yang tepat, yang akan dipergunakan sebagai tolak ukur pelaksanaan dan tujuan yang tercapai.
10.  Asas pengawasan terhadap strategis (principle of strategic point control). Pengawasan yang
memerlukan adanya perhatian yang ditujukan terhadap faktor-faktor yang strategis dalam
perusahaan.
11.  Asas pengecualian (the exception principle). Efisien dalam control membutuhkan adanya
perhatian yang ditujukan terhadapfaktor kekecualian. Kekecualian ini dapat terjadi dalam
keadaan tertentu ketika situasi berubah/atau tidak sama.
12.  Asas pengawasan fleksibel (principle of flexibility of control). Pengawasan harus luwes
untuk menghindarkan kegagalan pelaksanaan rencana.
13.  Asas peninjauan kembali (principle of review). Sistem kontrol harus ditinjau berkali-kali
agar sistem yang digunakan berguna untuk mencapai tujuan.
14.  Asas tindakan (principle of action). Pengawasan dapat dilakukan apabila ada ukuran-ukuran
untuk mengoreksi penyimpangan-penyimpangan rencana, organisasi, staffing dan directing.

Cara - Cara Controlling

1.      Pengawasan Langsung
 Pengawasan yang dilakukan sendiri secara langsung oleh seorang manajer.Manajer memeriksa
pekerjaan yang sedang dilakukan untuk mengetahui apakah apakah dikerjakan dengan benar dan
hasilnya sesuai dengan yang dikehendakinya. Kebaikan :
a.       Jika ada kesalahan dapat diketahui sedini mungkin,sehingga perbaikanya dilakukan dengan
cepat.
b.      Akan terjadi kontak langsung antara bawahan dan atasan,sehingga akan memperdekat
hubungan antara atasan dan bawahanya.
c.       Akan memberikan kepuasan tersendiri bagi bawahan,karena merasa diperhatikan atasanya.
d.      Akan tertampung sumbangan pikiran dari bawahan yang mungkin bisa berguna bagi
kebijaksanaan selanjutnya.
e.       Akan dapat menghindari timbulnya kesan laporan “asal Bapak senang” (ABS).

KEBURUKAN :
·         Waktu seorang manajer banyak tersita,sehingga waktu untuk pekerjaan lainya
berkurang,misalnya planning lain-lainya.
·         Mengurangi inisiatif bawahan,karena mereka merasa bahwa atasanya selalu
mengamatinya.
·         Ongkos semakin besar karena adanya biaya perjalanan dan lain-lainya.
Pengendalian ini dapat dilakukan dengan cara inspeksi langsung,observasi di tempat (on the spot
observation) dan laporan di tempat (on the spot report))
2.      Pengawasa Tidak Langsung
Pengawasan jarak jauh dengan melalui laporan oleh bawahan baik secara lisan maupun tulisan
tentang pelaksanaan pekerjaan dan hasi-hasil yang dicapai. Kebaikan :
a.    Waktu manajer untuk mengerjakan tugas-tugas lainya semakin banyak,misalnya
perencanaan,kebijaksanaan,dan lain-lain.
b.   Biaya pengawasan relatif kecil.
c.    Memberikan kesempatan inisiatif bawahan berkembang dalam melaksanakan pekerjaan.

KEBURUKAN :
·      Laporan kadang-kadang kurang objective,karena ada kecendrungan untuk melaporkan yang
baik-baik saja.
·      Jika ada kesalahan-kesalahan terlambat mengetahuinya,sehingga perbaikanya pun terlambat.
·      Kurang menciptakan hubungan-hubungan antara atasan dan bawahan.
·      Pengawasan berdasarkan kekecualian, pengendalian yang dikhususkan untuk kesalahan-
kesalahan yang luar biasa dari hasil atau standar yang diharapkan,pengendalian ini dilakukan
dengan cara kombinasi langsung dan tidak langsung oleh manajer.

Sifat dan Waktu Controlling

Sifat dan waktu pengendalian/control dibedakan atas :
1.       Preventive control, pengendalian yang dilakukan sebelum kegiatan dilakukan untuk
menghindari terjadinya penyimpangan-penyimpangan dalam pelaksanaannya.
Cara melakukannya:
a.       Menentukan proses pelaksanaan pekerjaan
b.      Membuat peraturan dan pedoman pelaksanaan pekerjaan itu
c.       Menjelaskan dan mendemonstrasikan cara pelaksanaan pekerjaan
d.      Mengorganisasi segala macaam kegiatan
e.       Menentukan jabatan, job description, authority, dan responsibility bagi setiap karyawan
f.       Menetapkan sistem koordinasi pelaporan dan pemeriksaan
g.      Menetapkan sanksi bagi karyawan yang membuat kesalahan 
preventive control ini adalah pengendalian yang terbaik karena dilakukan
sebelum terjadi kesalahan.
2.       Repressive control, pengendalian yang dilakukan setelah terjadi kesalahan dalam
pelaksanaannya, agar kesalahan yang sama tidak terjadi lagi di waktu yang akan datang. Cara
melakukannya:
a.       Membandingkan antara hasil dengan rencana
b.      Menganalisis sebab-sebab yang menimbulkan kesalahan dan mencari tindakan
perbaikannya
c.       Memberikan penilaian terhadap pelaksananya, jika perlu dikenakan sanksi hukuman
kepadanya
d.      Menilai kembali prosedur-prosedur pelaksanaan yang ada
e.       Mengecek kebenaran laporan yang dibuat oleh petugas pelaksana
f.       Jika perlu meningkatkan keterampilan atau kemampuan pelaksana melalui training atau
education.
3.       Pengendalian saat proses dilakukan, jika terjadi kesalahan segera diperbaiki.
4.       Pengendalian berkala, pengendalian yang dilakukan secara berkala.
5.       Pengendalian mendadak, pengawasan yang dilakukan secara mendadak untuk
mengetahui apa pelasakanaan atau peraturan-peraturan yang ada dilaksanakan dengan
baik.Pengendalian mendadak ini sekali-kali perlu dilakukan,supaya kedisiplinan karyawan tetap
terjaga dengan baik.
6.       Pengamatan melekat, pengendalian yang dilakukan mulai dari sebelum, saat, dan
sesudah kegiatan dilakukan.

Alat Fungsi Controlling

1.      Budget
Adalah suatu ikhtisar hasil yang akan diharapkan dari pengeluaran yang disediakan untuk
mencapai hasil tersebut. Apabila tidak sesuai dengan budget, baik pemerimaan maupun
pengeluaran maupun hasil yang diperoleh maka perusahaan itu tidak efektif karena terdapat
penyimpangan.
Tipe-tipe budget:
a.       Sales budget
b.      Production budget
c.       Cost Production Budget
d.      Step budget, berhubungan dengan production budget dan menunjukkan bermacam-macam
tingkat tingkat produksi
e.       Purchasing budget
f.       Personnel budget
g.      Cash & Financial budget
h.      Master budget (budget keseluruhan)
2.       Non-Budget
Alat pengenalian non budget:
a.       Personal observation, pengawasan langsung secara pribadi oleh pimpinan perusahaan
terhadap para bawahan yang sedang bekerja.
b.      Report, laporan yang dibuat oleh para manajer.
c.       Financial statement, daftar laporan keuangan yang biasanya terdiri dari Balance sheet dan
Income Statement (neraca rugi laba)
d.      Statistic, merupakan pengumpulan data, informasi, dan kejadian yang tealh berlalu.
e.       Break event point, suatu titik atau keadaan ketika jumlah penjualan tertentu tidak
mendapat laba ataupun rugi.
f.       Intenal Audit, pengendalian yang dilakukan oleh atasan terhadap bawahan yang meliputi
bidang-bidang kegiatan secara menyeluruh yang menyangkut masalah keuangan. Auditing ini
juga menyangkut pengendalian persediaan yang baik, pembayaran barang yang dibeli, dan
pemeriksaan yang cukup, apakah barang yang telah dibayar benar-benar telah diterima.

Tipe- tipe Controlling

Ada tiga tipe dasar dalam controlling (pengawasan) yaitu :
a.    Pengawasan Pendahuluan (Feedforward Control)
Pengawasan ini sering disebut juga dengan Steering Control. Ini dirancang untuk mengantisipasi
masalah-masalah atau penyimpangan-penyimpangan dari standar dan tujuan dan memungkinkan
koreksi dibuat sebelum suatu tahap diselesaikan (kegiatan belum dilaksanakan).
b.   Pengawasan Concurrent
Pengawasan concurrent maksudnya pengawasan yang dilakukan bersamaan dengan melakukan
kegiatan. Pengawasan ini sering disebut pengawasan “ Ya-Tidak “, screening control, “berhenti
terus” dilakukan selama suatu kegiatan berlangsung.

c.    Pengawasan Umpan Balik (Feedback Control)

Pengawasan ini bias juga dikenal sebagai “Past-Action Control”  yang mengukur hasil-hasil dari
suatu kegiatan yang telah diselesaikan dan pengukuran ini dilakukan setelah kegiatan terjadi.
Ketiga bentuk pengawasan ini sangat berguna bagi manajemen karena memungkinkan
manajemen membuat tindakan koreksi dan tetap dapat mencapai tujuan

Faktor Yang Membuat Controlling diperlukan

1.        Perubahan lingkungan organisasi,
melalui fungsi pengawasan manajer mendeteksi perubahan- perubahan yang berpengaruh pada
barang dan jasa organisasi, sehingga mampu menghadapi atau memenfaatkan kesempatan yang
diciptakan oleh perubahan-perubahan yang terjadi.
2.        Peningkatan Kompleksitas Organisasi.
Semakin besar organisasi semakin memerlukan pengawasan yang lebih formal dan hati-hati.
Berbagai jenis produk harus diawasi untuk menjamin bahwa kualitas dan profitabilitas tetap
terjaga, penjualan eceran pada penyalur perlu dianalisa dan dicatat secara tepat.
3.        Kesalahan-Kesalahan.
Sistem pengawasan memungkinkan manajer mendeteksi kesalahan-kesalahan yang ada sebelum
menjadi kritis.
4.        Kebutuhan Manajer untuk mendelegasikan wewenang.
Bilamana menejer mendelegaikan wewenang kepada bawahannya, tanggung jawab atasan itu
sendiri tidak berkurang. Satu-satunya cara manajer dapat menentukan apakah bawahan telah
melakukan tugas-tugas yang telah dilimpahkan kepadanya adalah dengan mengiplementasikan
sistem pengawasan.

Syarat  Controlling
1.    Pengawasan harus mendukung sifat dan kebutuhan kegiatan.
2.    Pengawasan harus melaporkan setiap penyimpangan yang terjadi
3.    Pengawasan harus mempunyai pandangan ke depan.
4.    Pengawasan harus obyektif,teliti,dan sesuai dengan standar.
5.    Pengawasan harus luwes atau fleksibel.
6.    Pengawasan harus serasi dengan pola organisasi.
7.    Pengawasan harus ekonomis.
8.    Pengawasan harus mudah dimengerti.
9.    Pengawasan harus diikuti dengan perbaikan atau koreksi.

Pentingnya Controlling
Suatu organisasi akan berjalan terus dan semakin komplek dari waktu ke waktu, banyaknya
orang yang berbuat kesalahan dan guna mengevaluasi atas hasil kegiatan yang telah dilakukan,
inilah yang membuat fungsi pengawasan semakin penting dalam setiap organisasi. Ada beberapa
alasan mengapa pengawasan itu penting, diantaranya :

1.      Perubahan lingkungan organisasi

Berbagai perubahan lingkungan organisasi terjadi terus-menerus dan tak dapat dihindari, seperti
munculnya inovasi produk dan pesaing baru, diketemukannya bahan baku baru dsb. Melalui
fungsi pengawasannya manajer mendeteksi perubahan yang berpengaruh pada barang dan jasa
organisasi sehingga mampu menghadapi tantangan atau memanfaatkan kesempatan yang
diciptakan perubahan yang terjadi.

2.      Peningkatan kompleksitas organisasi

Semakin besar organisasi, makin memerlukan pengawasan yang lebih formal dan hati-hati.
Berbagai jenis produk harus diawasi untuk menjamin kualitas dan profitabilitas tetap terjaga.
Semuanya memerlukan pelaksanaan fungsi pengawasan dengan lebih efisien dan efektif.
3.      Meminimalisasikan tingginya kesalahan-kesalahan
Bila para bawahan tidak membuat kesalahan, manajer dapat secara sederhana melakukan fungsi
pengawasan. Tetapi kebanyakan anggota organisasi sering membuat kesalahan. Sistem
pengawasan memungkinkan manajer mendeteksi kesalahan tersebut sebelum menjadi kritis.

4.      Kebutuhan manager untuk mendelegasikan wewenang

Bila manajer mendelegasikan wewenang kepada bawahannya tanggung jawab atasan itu sendiri
tidak berkurang. Satu-satunya cara manajer dapat menen-tukan apakah bawahan telah melakukan
tugasnya adalah dengan mengimplementasikan sistem penga-wasan.
5.      Komunikasi
6.      Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi
7.      Langkah terakhir adalah pembandingan penunjuk dengan standar, penentuan apakah
tindakan koreksi perlu diambil dan kemudian pengambilan tindakan

Tahap – tahap Controlling

1.      Penetapan Standar Pelaksanaan
Maksudnya sebagai suatu satuan pengukuran yang dapat digunakan sebagai patokan untuk
penilaian hasil-hasil. Tipe bentuk standar yang umum adalah :
a)      Standar-standar fisik, seperti kuantitas barang atau jasa serta kualitas produk.
b)      Standar-standar moneter yang ditujukan dalam rupiah yang mencakup biaya tenaga kerja,
penjualan, laba kotor, dll
c)      Standar-standar waktu, maksudnya meliputi kecepatan produksi atau batas waktu pekerjaan
yang harus diselesaikan.

2.      Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan

              Maksudnya menentukan pengukuran secara tepat dan harus diukur setiap jam, harian,
mingguan dan bulanan. Pengukuran itu dapat berbentuk laporan tertulis.
3.      Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Maksudnya pengukuran dilakukan sebagai proses yang berulang-ulang dan terus-menerus.
4.      Pembanding Pelaksanaan Dengan Standar dan Analisa Penyimpangan
Digunakan untuk mengetahui penyebab terjadinya penyimpangan dan menganalisanya mengapa
bisa terjadi demikian, juga digunakan sebagai alat pengambilan keputusan bagai manajer.

5.      Pengambilan Tindakan Koreksi Bila Diperlukan.

Bila diketahui dalam pelaksanaannya terjadi penyimpangan, dimana perlu ada perbaikan dalam
pelaksanaan.

Menurut Kadarman (2001, hal. 161) langkah-langkah proses pengawasan yaitu:

a)      Menetapkan Standar
Karena perencanaan merupakan tolak ukur untuk merancang pengawasan, maka secara logis hal
irri berarti bahwa langkah pertama dalam proses pengawasan adalah menyusun rencana.
Perencanaan yang dimaksud disini adalah menentukan standar.
b)      Mengukur Kinerja
Langkah kedua dalam pengawasan adalah mengukur atau mengevaluasi kinerja yang dicapai
terhadap standar yang telah ditentukan.
c)      Memperbaiki Penyimpangan
Proses pengawasan tidak lengkap jika tidak ada tindakan perbaikan terhadap penyimpangan-
penyimpangan yang terjadi.

Menurut G. R. Terry dalam Sukama (1992, hal. 116) proses pengawasan terbagi atas 4
tahapan, yaitu:
a)    Menentukan standar atau dasar bagi pengawasan.
b)    Mengukur pelaksanaan
c)    Membandingkan pelaksanaan dengan standar dan temukanlah perbedaan jika ada.
d)    Memperbaiki penyimpangan dengan cara-cara tindakan yang tepat.

Menurut Terry (dalam Winardi, 1986:397) bahwa pengawasan terdiri daripada suatu proses

yang dibentuk oleh tiga macam langkah-langkah yang bersifat universal yakni:
a)    mengukur hasil pekerjaan,
b)    membandingkan hasil pekerjaan dengan standard dan memastikan perbedaan (apabila ada
perbedaan),
c)    mengoreksi penyimpangan yang tidak dikehendaki melalui tindakan perbaikan.

Menurut Maman Ukas (2004:338) menyebutkan tiga unsur pokok atau tahapan-tahapan yang

selalu terdapat dalam proses pengawasan, yaitu:
a)    Ukuran-ukuran yang menyajikan bentuk-bentuk yang diminta. Standar ukuran ini bisa nyata,
mungkin juga tidak nyata, umum ataupun khusus, tetapi selama seorang masih menganggap
bahwa hasilnya adalah seperti yang diharapkan.
b)    Perbandingan antara hasil yang nyata dengan ukuran tadi. Evaluasi ini harus dilaporkan
kepada khalayak ramai yang dapat berbuat sesuatu akan hal ini.
c)    Kegiatan mengadakan koreksi. Pengukuran-pengukuran laporan dalam suatu pengawasan
tidak akan berarti tanpa adanya koreksi, jikalau dalam hal ini diketahui bahwa aktivitas umum
tidak mengarah ke hasil-hasil yang diinginkan.

Dari pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa proses pengawasan dilakukan berdasarkan
beberapa tahapan yang harus dilakukan:
·      Menetapkan standar pelaksanaan (perencanaan)
Sehingga dalam melakukan pengawasan manajer mempunyai standard yang jelas.
·      Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan
Mengukur kinerja pegawai, sejauh mana pegawai dapat menerapkan perencanaan yang telah
dibuat atau ditetapkan perusahaan sehingga perusahaan dapat mencapai tujuannya secara
optimal.
·         Pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standard dan penganalisa penyimpangan-
penyimpangan
·      Pengambilan tindakan koreksi
                     Melakukan perbaikan jika ditemukan penyimpangan-penyimpangan yang terjadi

Metode Controlling
 Metode controlling (pengawasan) terdiri atas dua kelompok, yaitu metode bukan    kuantitatif
(non-quantitative) dan metode kuantitatif.
                     Ø  Metode Controlling Non-Kuantitatif
Metode ini adalah metode-metode pengawasan yang digunakan manajer dalam pelaksanaan
fungsi-fungsi manajemen. Teknik-teknik yang sering digunakan meliputi :
(1) pengamatan (control by observation),
(2) inspeksi teratur dan langsung (control by regular and spot inspection),
(3) pelaporan lisan dan tertulis (control by report),
(4) evaluasi pelaksanaan, dan
(5) diskusi antara manajer dan bawahan tentang pelaksanaan suatu kegiatan.
                     Ø  Metode Controlling Kuantitatif
Sebagian besar teknik-teknik pengawasan kuntitatif cenderung untuk menggunakan data khusus
dan metode kuantitatif untuk mengukur dan memeriksa kuantitas dan kualitas keluaran (output).
Metode-metode kuantitatif  tersebut terdiri dari :
1.   Anggaran (budget) seperti :
a) anggaran operasi, anggaran pembelanjaan modal, anggaran penjualan, anggaran kas, dll, dan
b) anggaran-anggaran khusus, seperti planning-programming-budgeting systems (PPBS),dll.
2.   Audit, seperti
a) internal audit,
b) external audit, dan
c) management audit.
3.   Analisa break-even
4.   Analisa Rasio
5.   Bagan dan teknik yang berhubungan dengan waktu pelaksanaan kegiatan, seperti Program
Evaluation and ReviewTechnique, dll. 
Karakteristik – karakteristik Controlling yang Efektif
Karakteristik-karakteristik controlling yang efektif dapat diperinci sebagai berikut :
a.       Akurat
b.      Tepat waktu
c.       Obyektif dan menyeluruh
d.      Terpusat pada titik-titik controlling yang strategik
e.       Realistik secara ekonomis
f.       Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi
g.      Fleksibel
h.      Bersifat sebagai petunjuk dan operasional
i.        Realistik secara organisasional
j.        Diterima para anggota organisasi
 Daftar Pustaka
Herujito Yayat, M. 2001. Dasar-Dasar Manajemen. Jakarta: PT Grasindo.
Jihad A. dan Haris A. 2008. Evaluasi Pembelajaran. Yogyakarta: Multi Pressindo
Majid A. 2009. Perencanaan Pembelajaran (Mengembangkan Standar Kompetensi Guru).
Bandung: PT Remaja Rosdakarya.