Pekeliling Bendahari Bil 1-2016 - TPAU

PEKELILING BENDAHARI BIL.
1/2016
TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH UNIVERSITI

(TPAU) : PINDAAN 2016
JABATAN BENDAHARI
‘AKAUNTABILITI PEGANGAN KITA’
Bahagian Perolehan & Aset, Jabatan Bendahari

Universiti Kebangsaan Malaysia, 43600 UKM Bangi, Selangor Darul Ehsan, Malaysia
Telefon: +603-8921 5459/5182/4005 Faksimili: +603-8921 5897 E-mel: mieza.ar@ukm.edu.my
Laman Web: http://www.ukm.my/bendahari
Pekeliling Bendahari Bil. 1/2016 PENDAHULUAN
KANDUNGAN
M/S
1. Tujuan 3
2. Struktur Pengurusan Aset Alih Universiti 3
3. Carta Organisasi Pengurusan Aset Alih Universiti 4
4. Keahlian Dan Skop Tugas Jawatankuasa Pengurusan Aset Universiti 4-5
5. Peranan Dan Tanggungjawab Ketua PTJ 5
6. Peranan Unit Pengurusan Aset (UPA) 5-6
7. Gred Jawatan Pegawai Aset 6
8. Bilangan Pegawai Aset 6
9. Skop Tugas Pegawai Aset PTJ 6-7
10. Definisi Aset 7-10
11. Aset Alih 8
12. Kumpulan Aset Alih 8-9
13. Kategori Aset Alih 10
Page | 1
TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH UNIVERSITI (TPAU)

PENDAHULUAN
1. TUJUAN
Tatacara Pengurusan Aset Alih Universiti (TPAU) ini adalah bertujuan untuk menguruskan Harta
Modal dan Aset Bernilai Rendah/Inventori yang meliputi :
Bab A : Penerimaan
Bab B : Pendaftaran
Bab C : Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan
Bab D : Penyelenggaraan
Bab E : Pelupusan
Bab F : Kehilangan dan Hapuskira.
2. STRUKTUR PENGURUSAN ASET ALIH UNIVERSITI
2.1. Pengawasan umum pengurusan aset adalah di bawah seliaan Jawatankuasa Pengurusan Aset
Alih UKM (JKPAK UKM) yang dipengerusikan oleh Timbalan Naib Canselor (TNC).
2.2. Pengurusan Aset Alih di Pusat Tanggungjawab (PTJ) dikawalselia oleh Pegawai Aset yang
telah dilantik yang bertanggungjawab sepenuhnya untuk menguruskan penerimaan,
pendaftaran, penggunaan, penyimpanan, pemeriksaan, penyelenggaraan, urusan permohonan
pelupusan dan pelaporan kehilangan aset alih di PTJ. Pegawai Pemeriksa Aset pula
bertanggungjawab untuk melaksanakan pemeriksaan ke atas aset dan inventori PTJ sekurang-
kurangnya setahun sekali.
2.3. Eksekutif Kewangan, Unit Pengurusan Aset, Jabatan Bendahari secara jawatannya merupakan
Pegawai Aset Universiti manakala Pegawai Aset PTJ adalah mana-mana pegawai yang
dinamakan oleh PTJ berkenaan.
2.4. Bagi urusan pengurusan pelupusan Universiti, proses berkenaan adalah di bawah kendalian
Unit Pengurusan Aset, Jabatan Bendahari.
Page | 2
3. CARTA ORGANISASI PENGURUSAN ASET ALIH UNIVERSITI
4. KEAHLIAN DAN SKOP TUGAS JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET UNIVERSITI
4.1. Keahlian Jawatankuasa Pengurusan Aset Universiti (JKPAK UKM)
Pengerusi - Timbalan Naib Canselor (TNC)

Setiausaha - Ketua Bahagian Perolehan dan Aset
Ahli - Pengarah Eksekutif Pentadbiran
Pengarah Eksekutif Kewangan
Pengarah Pusat Teknologi Maklumat
Pengarah Jabatan Pembangunan dan Penyelenggaraan
Pengurus Jabatan Kewangan Pusat Perubatan UKM
Ketua Unit Audit Dalam
Pengarah Bahagian Keselamatan
Urusetia - Eksekutif Kewangan, Unit Pengurusan Aset, Jabatan Bendahari UKM
4.2. Jawatankuasa ini hendaklah bermesyuarat setiap tiga (3) bulan sekali selepas tamat tempoh
sesuatu suku tahun dan hasil mesyuarat hendaklah dilaporkan kepada Jawatankuasa
Pengurusan Kewangan dan Akaun (JKPA).
Page | 3
4.3. Skop tugas Jawatankuasa Pengurusan Aset Universiti (JKPAK)
i. Memantau pengurusan aset universiti melalui pelaporan yang dibentangkan dalam

mesyuarat yang diadakan setiap sukuan tahun.
ii. Laporan kedudukan harta modal / inventori bagi (KEW.PA-8)
iii. Laporan kedudukan stok
iv. Laporan Tindakan Pelupusan Aset Alih UKM (KEW.PA-20)
v. Laporan Pemeriksaan Harta Modal (KEW.PA-10) dan Laporan Pemeriksaan Inventori
(KEW. PA-11)
vi. Laporan Tindakan Surcaj / Tatatertib (KEW.PA-32)
vii. Hal-Hal Lain yang berkaitan dengan pengurusan aset dan stor universiti
viii. Walau bagaimanapun Unit Pengurusan Aset boleh menentukan format laporan
tambahan yang bersesuaian bagi tujuan memenuhi keperluan agenda mesyuarat
JKPAK
5. PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB KETUA PTJ
5.1. Ketua PTJ hendaklah memastikan pengurusan aset alih universiti dilaksanakan secara teratur,
cekap dan berkesan di PTJ masing-masing dengan melaksanakan perkara seperti berikut:
i. Menamakan Pegawai Aset PTJ yang bertanggungjawab untuk menguruskan aset.

ii. Menamakan Pegawai Penerima Aset Alih Universiti di PTJ untuk menerima dan
mengesahkan aset alih yang diperolehi
iii. Menamakan Pegawai Pemeriksa Aset gred 27 dan ke atas yang tidak menguruskan
aset di tempatnya untuk menjalankan pemeriksaan aset
iv. Melaporkan kehilangan aset mengikut tempoh yang telah ditetapkan
v. Mengambil tindakan ke atas aset yang tidak digunakan
vi. Memastikan semua aset di PTJ diuruskan mengikut tatacara yang telah ditetapkan
vii. Memantau penggunaan aset alih yang diperolehi universiti adalah pada tahap optima
dengan mengambilkira konsep gunasama merentasi PTJ
viii. Membincangkan penambahbaikan keselamatan aset alih universiti
ix. Menyediakan dan mengesahkan Laporan Awal Kehilangan Aset KEW.PA-28 dan
hantar kepada Pegawai Aset di PTJ berkenaan
6. PERANAN UNIT PENGURUSAN ASET (UPA)
6.1. Menjadualkan mesyuarat JKPAK
6.2. Menyemak dan menyediakan laporan JKPAK:

i. Laporan Aset Alih (KEW.PA-8)
ii. Laporan Pemeriksaan (KEW.PA-10, 11 dan 12)
Page | 4
iii. Laporan Kedudukan Stok
iv. Laporan Pemeriksaan/Verifikasi Stor
v. Laporan Kehilangan Aset (KEW.PA-30)
vi. Sijil Hapus kira Aset Alih (KEW.PA-31)
vii. Laporan Tindakan Surcaj/Tatatertib (KEW.PA-32)
6.3. Memastikan agenda mesyuarat dan mengambil tindakan atas keperluan minit mesyuarat
7. GRED JAWATAN PEGAWAI ASET
7.1. Gred perjawatan Pegawai Aset adalah tertakluk kepada beban tugas, nilai serta bilangan
aset universiti di bawah kawalan/ pegangan masing-masing.
7.2. Pegawai Aset yang dilantik seboleh-bolehnya hendaklah terdiri daripada Pegawai Kumpulan
Pengurusan dan Profesional (P&P) di skim perkhidmatan dan gred yang bersesuaian.
7.3. Walau bagaimanapun sekiranya tiada P&P atau bilangan perjawatan terhad maka mana-
mana pegawai daripada Kumpulan Pelaksana Gred 17 dan ke atas di skim perkhidmatan
bersesuaian boleh dilantik.
8. BILANGAN PEGAWAI ASET
8.1. Bilangan Pegawai Aset yang dilantik di PTJ adalah mengikut kesesuaian jumlah aset di PTJ
9. SKOP TUGAS PEGAWAI ASET PTJ
9.1. Bertanggungjawab kepada Ketua PTJ dalam pengurusan aset alih PTJ berkenaan
9.2. Menyelaras dan membantu tugas pengurusan aset alih PTJ meliputi :-
i. Penerimaan
ii. Pendaftaran
iii. Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan
iv. Penyelenggaraan
v. Pelupusan dan
vi. Kehilangan
9.3. Menyemak dan menyelaras pendaftaran aset alih PTJ dilaksanakan dengan sempurna meliputi
perkara berikut:-
i. Semua harta modal dan inventori didaftarkan dalam kad daftar
Page | 5
ii. Bagi harta modal dan inventori yang dibeli secara berpusat, satu salinan perlu diberikan
kepada PTJ yang menerima harta modal dan inventori tersebut
iii. Memastikan daftar aset dikemaskini apabila berlaku penambahan/ penggantian/

penaiktarafan, pemeriksaan, pelupusan dan hapuskira aset.
9.4. Memastikan semua aset jabatan diberi tanda pengenalan samada dengan cara melabel,
mengecat, emboss bagi menunjukkan tanda HAKMILIK UKM (berdasarkan panduan yang
diberi) di tempat yang mudah dilihat dan sesuai pada aset berkenaan
9.5. Menyelia dan memastikan pemegang aset merekodkan pergerakan aset bagi tujuan pinjaman
atau penempatan sementara pada:-
i. Buku Daftar Pergerakan Aset (KEW.PA-6) untuk peminjaman dalam UKM sahaja
ii. Borang Kebenaran Membawa Keluar Aset Alih-Harta Benda UKM (UKM-SPKP-JP-
PK11-BO06) dan Buku Daftar Pergerakan Aset (KEW.PA-6) jika aset dibawa keluar dari
UKM
iii. Borang Akuan Penerimaan Aset/Inventori (UKM-SPKP-PKU08-BO01) untuk alat
penyelidikan seperti komputer riba, kamera, Ipad dan voice recorder
9.6. Menyelaras dan menyelia program penyelenggaraan aset PTJ termasuklah:-
i. Mengenalpasti aset yang memerlukan penyelenggaraan (KEW.PA-13); dan

ii. Memastikan penyelenggaraan direkodkan pada Bahagian B KEW.PA-2 atau KEW.PA-3
9.7. Mengenalpasti aset yang perlu dilupuskan dan mengambil tindakan selanjutnya
9.8. Memastikan kehilangan aset diuruskan mengikut peraturan yang ditetapkan.
10. DEFINISI ASET
10.1. Aset ialah sumber yang dikawal oleh entiti, hasil daripada peristiwa lampau dan memberi
manfaat ekonomi masa hadapan atau potensi perkhidmatannya dijangka mengalir ke dalam
entiti.
10.2. Aset universiti boleh dibahagi kepada aset semasa dan aset bukan semasa. Aset semasa
adalah aset yang boleh ditukar kepada tunai dalam tempoh jangka pendek manakala aset
bukan semasa adalah aset yang hanya boleh ditukar kepada tunai selepas satu tahun.
10.3. Aset diklasifikasikan kepada dua jenis iaitu Aset Ketara dan Aset Tak Ketara:
Page | 6
i. Aset Ketara
Aset ketara adalah aset yang mempunyai kewujudan fizikal yang boleh disentuh atau
dipegang untuk kegunaan dalam pengeluaran atau pembekalan barangan atau
perkhidmatan, untuk disewakan kepada pihak lain, atau untuk kegunaan urusan pentadbiran
dan dijangka akan digunakan bagi jangkamasa yang melebihi daripada satu tempoh
pelaporan. Contoh infrastruktur, hartanah, loji dan peralatan.
ii. Aset Tak Ketara
Aset Tak Ketara ialah aset bukan kewangan yang dapat dikenalpasti tanpa kewujudan
secara fizikal. Contoh Aset Tak Ketara dalam sektor awam ialah seperti perisian komputer,
paten, hak cipta dan kuota import diperolehi.
11. ASET ALIH
11.1. Aset atau peralatan yang boleh dipindahkan atau dialihkan dari satu tempat ke tempat lain
secara mudah termasuk aset yang dibekalkan bersekali dengan penyediaan bangunan atau
infrastruktur lain;
11.2. Harta benda kepunyaan atau milikan atau di bawah kawalan universiti yang dibeli atau yang
disewa beli dengan wang universiti (samada peruntukan mengurus, pembangunan,
penyelidikan, tabung-tabung amanah, peruntukan khas atau lain peruntukan yang diuruskan
oleh Universiti), yang diterima melalui sumbangan atau hadiah atau diperolehi melalui proses
perundangan.
12. KUMPULAN ASET ALIH
Aset Alih terbahagi kepada dua (2) kumpulan iaitu:-
12.1. Harta Modal (Aset Alih Dipermodalkan)
a. Termasuk aset yang dibeli melalui peruntukan mengurus, pembangunan, penyelidikan,

tabung-tabung amanah dan projek perundingan (yang secara jelas mengikut perjanjian
menjadi milik Universiti) atau lain peruntukan yang diuruskan oleh Universiti.
b. Aset yang harga perolehan asalnya RM3,000 dan ke atas setiap satu. Semua kos
pemasangan, kos pengangkutan atau lain-lain kos yang berkaitan dengannya perlu
dijumlahkan sebagai sebahagian dari kos aset berkenaan.
Page | 7
c. Bagi pembelian perisian (Software) secara pakej dengan komputer, kosnya merupakan
sebahagian dari kos komputer. Walau bagaimanapun, pembayaran lesen perisian tidak
termasuk dalam harta modal.
d. Pembelian perisian (Software) yang harga perolehan asalnya RM 50,000 (Ringgit Malaysia
Lima Puluh Ribu) dan ke atas setiap satu yang dibeli secara berasingan.
12.2. Aset Alih Bernilai Rendah/ Inventori (Aset Alih Tidak Dipermodalkan)
a. Inventori meliputi pembelian barang yang mempunyai jangka hayat melebihi setahun,
memerlukan penyelenggaraan dan memerlukan pelupusan pada masa akan datang dengan
kos pembelian bernilai RM3,000 ke bawah seunit semasa perolehan. Semua kos
pemasangan, kos pengangkutan atau lain-lain kos yang berkaitan dengannya perlu
dijumlahkan sebagai sebahagian dari kos inventori berkenaan dengan syarat jumlah
keseluruhan tidak melebihi RM3,000.
b. Definisi perabot, hamparan, hiasan dan langsir dan pinggan mangkuk tanpa mengira harga
perolehan asal dimansuhkan.
12.3. Definisi Bahan Pakai Habis Atau Bekalan Am :
a. Peralatan selain dari aset alih yang tidak ekonomik untuk dikesan penempatannya secara
satu persatu (bahan pakai habis) tanpa mengira kos;
b. Tidak memerlukan penyelenggaraan
c. Dalam erti kata lain ia boleh didefinisikan sebagai stok; barang yang digunakan untuk tujuan
operasi dan penyelenggaraan.
d. Contoh harta yang diklasifikasikan sebagai bekalan am:-
i.Alatulis (pen, pensil, mesin dawai kokot, fail,buku log, stick note, kalkulator)
ii.Alatan plastik (kerusi plastik dan tong sampah plastik)
iii.Peralatan komputer (pendrive, external hardisk, speaker, mouse, keyboard)
iv. Peralatan sukan (bola, kayu hoki, raket, tilam lompat tinggi,net/jaring)
v. Peralatan makmal (alatan kaca seperti kelalang kaca, kanta pembesar, tabung uji dan
bahan mudah pecah)
vi. Lain-lain (langsir, pinggan mangkuk, penunjuk arah, buku/majalah, vertical blind
(termasuk tirai), tilam, bantal, cadar, cermin, sarung kusyen, sarung bantal, softboard,
tayar)
Page | 8
13. KATEGORI ASET ALIH
13.1. Bagi menentukan kod aset alih sebelum pendaftaran dilakukuan, PTJ hendaklah menyemak
maklumat mengenai kod melalui capaian KOD ITEM di dalam sistem UFASt.
13.2. Jika kod tidak wujud, PTJ hendaklah memaklumkan melalui email kepada
unitaset@ukm.edu.my
Page | 9
Pekeliling Bendahari Bil. 1/2016 BAB A : PENERIMAAN
KANDUNGAN
M/S
1. Objektif 2
2. Pelantikan Pegawai Penerima 2
3. Peraturan Penerimaan 2-3
4. Borang Akuan Penerimaan Aset/ Inventori (UKM-SPKP-PKU08-BO01)
5. Borang Laporan Penerimaan Aset Alih (KEW.PA-1)
Page | 1

BAB A : PENERIMAAN
“Pegawai Penerima” ialah pegawai yang diberi tanggungjawab untuk menerima dan mengesahkan aset
alih yang diperolehi.
“Pegawai Bertauliah” ialah pegawai yang memiliki kepakaran dalam bidang tertentu.
1. OBJEKTIF
a. Memastikan setiap aset alih yang diterima menepati spesifikasi yang ditetapkan
b. Menentukan kualiti dan kuantiti sebenar mengikut pesanan dan
c. Memastikan aset alih diterima dalam keadaan yang baik, sempurna dan selamat untuk
digunakan.
2. PELANTIKAN PEGAWAI PENERIMA
Pengarah Eksekutif Kewangan/Bendahari UKM hendaklah melantik Pegawai Penerima yang telah
dinamakan oleh Ketua PTJ bagi bertanggungjawab untuk menerima dan memeriksa aset alih yang
diterima. Bagi aset teknikal, Pegawai Penerima yang dilantik hendaklah memiliki kepakaran dalam
bidang berkaitan.
3. PERATURAN PENERIMAAN
a. Aset alih yang diterima perlu dibuat pemeriksaan dengan teliti bagi memastikan ia menepati
spesifikasi yang ditetapkan.
b. Pemeriksaan teknikal oleh pegawai-pegawai Universiti yang bertauliah hendaklah dilakukan
apabila perlu mengikut kaedah yang bersesuaian.
c. Kakitangan Universiti yang menjadi pemegang/pengguna aset/inventori bagi pembelian
aset/inventori tanpa mengira peruntukan hendaklah mengisi Borang Akuan Penerimaan
Aset/Inventori (UKM-SPKP-PKU08-BO01). Pegawai Aset yang telah dilantik hendaklah
memastikan borang ini lengkap diisi dan ditandatangani dalam dua salinan. Satu salinan
disimpan oleh Pegawai Aset dan satu lagi disimpan oleh pemegang/pengguna aset / inventori
tersebut.
d. Langkah-langkah berikut hendaklah dipatuhi semasa menerima aset alih:-
i. Menyemak butiran di dalam dokumen yang sah bagi memastikan aset yang diterima adalah
betul
ii. Aset alih hendaklah diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji serta merta sebelum
disahkan penerimaannya
iii. Sekiranya pengesahan tidak dapat dilakukan dengan serta merta maka dokumen tersebut
hendaklah dicatatkan ‘‘Diterima dengan syarat ianya disahkan kemudian secara
diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji”
Page | 2
iv. Setelah disemak dan diperiksa, pegawai aset/penerima adalah

bertanggungjawab menyediakan Borang Laporan Penerimaan Aset Alih (KEW.PA-1)
jika terdapat kerosakan atau perselisihan
v. Borang KEW.PA-1 yang telah disahkan dan ditandatangani oleh Ketua Jabatan hendaklah
dihantar dengan serta merta kepada agen penghantaran atau syarikat pembekal
vi. Pegawai Penerima hendaklah memastikan bahawa aset alih diterima berserta dengan
Surat Jaminan daripada pembekal yang mengesahkan bahawa mutunya menepati
spesifikasi seperti dalam perjanjian pembelian dan
vii. Pegawai Penerima hendaklah memastikan aset alih yang diterima disertakan manual
penggunaan dan penyelenggaraan, jika berkaitan.
viii. Bagi aset yang diterima daripada pembekal melalui kontrak pusat atau perolehan secara
berpusat, Pegawai Penerima di peringkat PTJ hendaklah dibekalkan sesalinan dokumen-
dokumen seperti Pesanan Rasmi, Nota Serahan, Inbois, Surat Jaminan dan dokumen-
dokumen lain yang berkaitan untuk tujuan pengesahan.
Page | 3
UKM-SPKP-PKU08-BO01 No. Semakan: 00 Tarikh Kuatkuasa:01/05/2012
BORANG AKUAN PENERIMAAN ASET/INVENTORI
Saya ………………………………………………………………………… UKM(PER) : …………….. telah menerima aset /

inventori seperti berikut:
Id Aset/Inventori
Nama Aset/Inventori
Jenama/Model
No Siri
Saya Saya memahami dan akan mematuhi peraturan yang telah ditetapkan di dalam Pekeliling Bendahari mengenai Tatacara
Pengurusan Aset Alih Universiti:
A. Bab C : Penggunaan, Penyimpanan Dan Pemeriksaan
(a) Menggunakan aset/inventori ini bagi tujuan rasmi.

(b) Mengikut fungsi sebenar seperti yang terdapat dalam manual/buku panduan pengguna.
(c) Aset disimpan di tempat yang selamat dan sentiasa di bawah kawalan penama terutama aset yang sangat menarik dan
bernilai tinggi yang terdedah kepada risiko kehilangan.
(d) Melapor kerosakan dengan menggunakan Borang Aduan Kerosakan KEW.PA-9
B. Bab F : Kehilangan Dan Hapuskira

C.
(a) Memaklumkan kepada Ketua Jabatan/Ketua Projek
(b) Membuat Laporan di Bahagian Keselamatan UKM (dalam tempoh 24 jam dari masa kehilangan diketahui-kehilangan
berlaku di UKM).
(c) Membuat Laporan Polis (dalam masa 24 jam dari masa kehilangan diketahui – kehilangan berlaku di dalam dan di luar
UKM).
(d) Menyediakan Laporan Awal Kehilangan Aset Alih KEW.PA-28.
(e) Mengemukakan dokumen berikut ke Unit Pengurusan Aset, Jabatan Bendahari dalam tempoh 14 hari :
i. Salinan Laporan Polis dan Laporan Bahagian Keselamatan
ii. Borang KEW.PA-28 Salinan Invois atau Pesanan Rasmi atau Kad daftar Aset/Inventori
iii. Gambar tempat kejadian
Dengan ini, saya telah membaca dan memahami kandungan peraturan seperti yang dinyatakan di atas.Sekiranya berlaku
pelanggaran peraturan ini pihak Pengurusan Universiti boleh mengambil tindakan berdasarkan peraturan yang berkuatkuasa di
mana semua kes kehilangan akan dirujuk ke Jawatankuasa Penyiasat Universiti bagi menentukan punca kehilangan.
Tandatangan
Jawatan
Fakulti / Pusat / Institut
Tarikh
Kelulusan dari Ketua Jabatan :
Tandatangan
Jawatan
Fakulti / Pusat / Institut
Tarikh
KEW.PA-1
UNIVERSITI KEBANGSAAN MALAYSIA

BORANG LAPORAN PENERIMAAN ASET ALIH
(Hendaklah diisi dalam 2 salinan jika terdapat kerosakan/perselisihan)
Nama Pembekal :
Alamat Pembekal :
No. Pesanan Rasmi :
No. Telefon :
No. Faks :
Nota Hantaran Kuantiti Perihal

Bil. Nama Aset Catatan
No. Tarikh Dipesan Diterima Perselisihan Kerosakan
Pegawai Penerima Ketua Jabatan
Tandatangan : Tandatangan :
Nama : Nama :
Jawatan : Jawatan :
Tarikh : Tarikh :
Pekeliling Bendahari Bil. 1/2016 BAB B : PENDAFTARAN
KANDUNGAN
M/S
1. Objektif 2
2. Tempoh Pendaftaran 2
3. Aset Yang Diterima Tanpa Penempatan 2
4. Aset Yang Dibekalkan Bersekali Dengan Bangunan 2
5. Aset Yang Disewa Beli 2-3
6. Aset Yang Disewa 3
7. Aset Lucut Hak 3
8. Pindahan Aset 3-4
9. Penempatan Aset 4
10. Pendaftaran Aset Alih Secara Hadiah 4
11. Pendaftaran Aset Alih Penyelidikan 4
12. Tatacara Pendaftaran Aset Alih 4-7
13. Pergerakan Aset Alih 7
14. Penyimpanan Daftar 7
15. Senarai Aset Alih Di Lokasi (KEW.PA-7) 7
16. Laporan Harta Modal dan Aset Bernilai Rendah/ Inventori (KEW.PA-8) 8
17. Carta Alir Pendaftaran 8-9
18. Daftar Harta Modal (KEW.PA-2)
19. Daftar Inventori (KEW.PA-3)
20. Senarai Daftar Harta Modal (KEW.PA-4)
21. Senarai Daftar Inventori (KEW.PA-5)
22. Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori (KEW.PA-6)
23. Senarai Aset Alih (KEW.PA-7)
24. Laporan Harta Modal dan Inventori (KEW.PA-8)
Page | 1

BAB B : PENDAFTARAN
1. OBJEKTIF
Pendaftaran aset alih adalah bertujuan untuk:-
a. Mewujudkan pangkalan data yang lengkap, tepat dan kemaskini

b. Memudahkan pengesanan dan pemantauan
c. Membolehkan keadaan aset alih diketahui
d. Memudahkan penyelenggaraan, pelupusan dan penggantian aset alih
e. Memudahkan Unit Pengurusan Aset mengenalpasti aset/inventori yang berada di PTJ untuk
tujuan perlindungan insuran dan juga tuntutan kerugian jika berlaku kehilangan/kebakaran. Aset
alih yang tidak di daftarkan tidak akan dilindungi dan tidak akan diganti sekiranya berlaku
kebakaran/kehilangan.
2. TEMPOH PENDAFTARAN
Setiap aset alih hendaklah didaftarkan dalam tempoh 14 hari selepas barang diterima
3. ASET YANG DITERIMA TANPA PENEMPATAN
Aset yang diterima tanpa penempatan hendaklah diletakkan nama Pegawai Aset dalam UFASt dan
menandatangani KEW.PA-2 atau KEW.PA-3. Apabila aset tersebut telah ditentukan penempatan
sebenarnya, maka perubahan penempatan pada KEW.PA-2 atau KEW.PA-3 hendaklah dikemas kini.
4. ASET YANG DIBEKALKAN BERSEKALI DENGAN BANGUNAN
Aset alih yang dibekalkan bersekali dengan bangunan hendaklah didaftarkan mengikut tatacara ini.
5. ASET YANG DISEWA BELI
Aset yang disewa beli hendaklah didaftarkan berdasarkan kepada terma dan syarat yang terkandung
di dalam perjanjian sewa beli iaitu:-
5.1 Didaftarkan semasa diterima jika:-
a. Dalam perjanjian sewa beli dinyatakan aset tersebut telah menjadi milik PTJ bermula tarikh
penerimaan/ penyerahan; dan
b. Penyelenggaraan aset dilaksanakan oleh PTJ; atau
c. Kos penyelenggaraan ditanggung oleh PTJ.
5.2 Didaftarkan selepas tamat tempoh perjanjian jika:-
Page | 2
a. Dalam perjanjian sewa beli dinyatakan aset tersebut menjadi milik Universiti selepas
sesuatu tempoh perjanjian; atau
b. Dalam perjanjian dinyatakan aset akan diganti oleh syarikat/ pembekal sekiranya rosak atau
aset yang lama diganti dengan yang baharu dalam tempoh perjanjian di mana;
Penyelenggaraan aset dilaksanakan oleh syarikat/ pembekal; atau
c. Kos penyelenggaraan semasa tempoh perjanjian ditanggung oleh syarikat/ pembekal aset
berkenaan
5.3 Senarai aset yang di sewa beli hendaklah disediakan semasa diterima oleh PTJ bagi tujuan
rekod.
6. ASET YANG DISEWA
Aset yang disewa daripada syarikat/ pembekal/ pengilang seperti mesin fotostat, kenderaan dan
sebagainya tidak perlu didaftarkan di bawah tatacara ini. Satu senarai aset yang disewa hendaklah
disediakan oleh PTJ bagi tujuan rekod.
7. ASET LUCUT HAK
7.1 PTJ yang bercadang untuk menggunakan aset lucut hak dikehendaki mendapatkan kelulusan
MPU dan didaftarkan.
7.2 Aset lucut hak yang tertakluk di bawah akta tertentu adalah menjadi tanggungjawab kuasa-kuasa
tertentu untuk menentukan tindakan yang diambil ke atas aset berkenaan bagi maksud Akta
tersebut sahaja.
8. PINDAHAN ASET
8.1 Pindahan aset bermaksud memindahkan aset antara PTJ dengan PTJ yang lain setelah
mendapat kelulusan Ketua Jabatan masing-masing.
8.2 Aset baharu yang dibeli bagi tujuan pindahan ke PTJ lain, tidak perlu didaftar oleh PTJ yang
membuat perolehan. PTJ yang menerima hendaklah mendaftarkan aset tersebut berdasarkan
punca maklumat.
8.3 Bagi aset yang telah didaftarkan oleh PTJ pemberi, salinan asal KEW.PA-2 dan KEW.PA-3
hendaklah diserahkan kepada PTJ penerima. KEW.PA-4, KEW.PA-5 dan KEW.PA-7 hendaklah
dikemaskini oleh PTJ pemberi.
8.4 PTJ penerima hendaklah mengemaskini maklumat penempatan dalam KEW.PA-2 dan KEW.PA-
3 dan mengemas kini KEW.PA-4, KEW.PA-5 serta KEW.PA-7.
8.5 Aset yang dipindahkan antara PTJ bagi tujuan latihan dan pameran hendaklah didaftarkan
semula oleh PTJ penerima.
Page | 3
8.6 Aset yang dipindahkan untuk tujuan latihan atau pameran hendaklah digunakan bagi maksud
tersebut sahaja. Contohnya kenderaan yang dipindahkan untuk latihan hendaklah digunakan
untuk latihan sahaja dan tidak boleh digunakan semula di jalan raya selepas dibaiki.
9. PENEMPATAN ASET
Aset yang dibeli oleh PTJ untuk di tempatkan kepada PTJ yang lain tindakan berikut hendaklah
dilaksanakan:-
9.1 PTJ yang membuat pembelian aset hendaklah mendaftarkan aset tersebut dalam KEW.PA-2 dan
KEW.PA-3. Nombor ID aset yang telah didaftarkan adalah kekal kerana aset tersebut milik PTJ
asal;
9.2 Salinan asal KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 hendaklah diserahkan kepada PTJ penerima;
9.3 PTJ penerima hendaklah membuat penempatan ke atas aset dan menyediakan KEW.PA-7
secara berasingan;
9.4 PTJ penerima tidak perlu mendaftarkan semula aset tersebut; dan
9.5 Semua urusan pengurusan aset termasuk penyelenggaraan, pemeriksaan, pelupusan dan hapus
kira kehilangan aset adalah di bawah tanggungjawab PTJ yang menerima.
10. PENDAFTARAN ASET ALIH SECARA HADIAH
Aset alih yang diterima secara hadiah bagi tujuan pameran dan latihan/pembelajaran perlu didaftarkan
di dalam UFAST dan cetak KEW.PA-2 / KEW.PA-3 dan ianya dikelaskan sebagai kategori aset alih
yang diterima secara hadiah.
11. PENDAFTARAN ASET ALIH PENYELIDIKAN
Aset alih yang diperolehi melalui pemberian geran dari semua agensi diklasifikasikan sebagai aset alih
UKM. Kakitangan yang menerima geran atau terlibat dengan penyelidikan yang menggunakan geran
perlu mengembalikan dan menyerahkan semua aset alih yang dibeli menggunakan geran tersebut
kepada pihak Universiti melalui Ketua Jabatan masing-masing selepas projek penyelidikan selesai
dijalankan.
12. TATACARA PENDAFTARAN ASET ALIH
12.1 Dokumen Rujukan
Bagi mendaftar aset, dokumen berikut boleh dirujuk:-
12.1.1 Aset alih yang dibeli:-
Page | 4
a. Pesanan Rasmi Universiti

b. Nota Serahan
c. Invois
d. Dokumen Kontrak
e. Kad Jaminan
f. Manual Pengguna
g. Dokumen - dokumen lain yang berkaitan.
12.1.2 Aset alih yang disewa beli:-
a. Surat Ikatan Perjanjian; dan

b. Dokumen-dokumen lain yang berkaitan.
12.1.3 Aset alih yang diterima daripada pelbagai sumber lain untuk didaftarkan:-
a. Salinan Daftar Harta Modal atau Daftar Inventori jika aset diterima secara pindahan
atau melalui serahan;
b. Surat kelulusan menerima hadiah mengikut peraturan yang sedang berkuatkuasa
berserta maklumat lengkap aset alih berkaitan;
c. Salinan Perintah Lucut Hak bagi aset yang diterima berikutan Perintah Lucut Hak
Mahkamah;
d. Salinan dokumen-dokumen pembelian sekiranya diterima melalui agihan atau apa-
apa kelulusan khas;atau
e. Dokumen-dokumen lain yang berkaitan.
12.1.4 Aset alih yang belum berdaftar:-
Sekiranya tiada punca maklumat seperti di para 12.1.1, 12.1.2 dan 12.1.3, pendaftaran
hendaklah berasaskan maklumat di fizikal aset alih berkenaan atau sumber-sumber lain
yang berkaitan.
12.2 Dokumen Pendaftaran
Bagi memudahkan urusan merekod dan mengesan sesuatu aset alih, dokumen yang digunakan
adalah seperti berikut:-
a. Daftar Harta Modal KEW.PA-2; dan

b. Daftar Inventori KEW.PA-3.
12.3 Butiran Maklumat
Butiran maklumat di dalam KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 hendaklah diisi dengan lengkap dan tepat.
12.4 Tandatangan Ketua Jabatan di KEW.PA-2 dan KEW.PA-3
Page | 5
12.4.1 Ketua Jabatan/Bahagian/Unit hendaklah menyemak dan mengesahkan maklumat

yang terdapat dalam KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 sebelum menandatangani di ruangan
tersebut.
12.4.2 Ketua Jabatan/Bahagian/Unit adalah dipertanggungjawabkan untuk menandatangani

KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 bagi pihak terdahulu atau sebelumnya untuk daftar yang
belum ditandatangani.
12.5 Penyediaan Senarai Daftar Harta Modal KEW.PA-4 dan Senarai Daftar Aset Alih Bernilai
Rendah/Inventori KEW.PA-5
Senarai Daftar Harta Modal (KEW.PA-4) dan Senarai Daftar Inventori (KEW.PA-5) disediakan
oleh Pegawai Aset di PTJ secara tahunan mengikut senarai Harta Modal dan Inventori untuk PTJ.
KEW.PA-4 dan KEW.PA-5 hendaklah dikemas kini apabila terdapat aset baru, aset di lupus atau
aset dihapus kira.
12.6 Pengemaskinian Daftar Aset Alih
Daftar aset alih hendaklah dikemaskini apabila berlaku perkara-perkara berikut:-
i. Perubahan penempatan
ii. Perubahan nama pegawai penempatan
iii. Penambahan/ penggantian/ penaiktarafan aset alih;
iv. Pemeriksaan aset alih;
v. Pelupusan; dan
vi. Hapuskira.
12.7 Pelabelan Aset Alih
12.7.1 Semua aset hendaklah diberi tanda pengenalan dengan cara melabel atau mengecat atau
mencetak timbul bagi menunjukkan tanda Hak Universiti Kebangsaan Malaysia dan nama
PTJ yang berkenaan di tempat yang bersesuaian pada aset berkenaan. Bagi PTJ yang
mempunyai pencetak label hendaklah cetak melalui sistem dan dilekatkan pada aset
berkenaan.
12.7.2 Bagi aset yang digunakan bagi tujuan penyamaran dan risikan hendaklah dilabelkan di
tempat yang tidak mudah dilihat.
12.7.3 Bagi aset yang sukar atau tidak praktikal untuk dilabel seperti keadaan fizikalnya kecil,
tidak melekat, mudah rosak, kerap dicuci dan disteril atau aset tersebut digunakan dalam
air dan seumpamanya menyebabkan label tertanggal dikecualikan daripada pelabelan.
Nombor siri pendaftaran dicatat pada Lokasi Penyimpanan Aset berkenaan mengikut
kesesuaian.
Page | 6
12.7.4 Bagi memudahkan urusan pengesanan dan pelupusan aset yang dibeli/ diterima bersama
induk maka komponen/ aksesori yang dibekalkan bersama aset alih tersebut hendaklah
direkodkan di Bahagian Aksesori dalam UFASt. Contoh komponen/ aksesori bagi
komputer adalah tetikus, papan kekunci, speaker dan monitor. Contoh komponen/
aksesori bagi kapal adalah enjin, sistem GPS dan binocular.
13. PERGERAKAN ASET ALIH
Pergerakan Harta Modal / Inventori bagi tujuan gunasama, pinjaman atau penempatan sementara
hendaklah direkod pada :
i. Daftar Pergerakan Harta Modal Dan Inventori (KEW.PA-6) sekiranya pinjaman di dalam
UKM atau
ii. Borang Kebenaran Membawa Keluar Aset Alih-Harta Benda UKM (UKM-SPKP-JP-PK11-
BO06) dan Buku Daftar Pergerakan Aset (KEW.PA-6) jika aset dibawa keluar dari UKM
atau
iii. Borang Akuan Penerimaan Aset/Inventori (UKM-SPKP-PKU08-BO01) untuk alat
penyelidikan seperti komputer riba, kamera, Ipad dan voice recorder
14. PENYIMPANAN DAFTAR
14.1 Daftar Harta Modal (KEW.PA-2) dan Daftar Inventori (KEW.PA-3) hendaklah disimpan dalam fail
kulit keras di dalam kabinet berkunci
14.2 KEW.PA-6 hendaklah disimpan di dalam kabinet berkunci
15. SENARAI ASET ALIH DI LOKASI (KEW.PA-7)
15.1 Senarai Aset alih mengikut lokasi Harta Modal / Inventori itu ditempatkan hendaklah disediakan
oleh Pegawai Aset menggunakan Senarai Aset Alih (KEW.PA-7) dalam dua (2) salinan.
15.2 Satu (1) salinan senarai hendaklah dipamerkan di lokasi tersebut manakala satu (1) salinan lagi
disimpan oleh Pegawai Aset. Bagi aset yang kerap berlaku perubahan penempatan dan sukar
untuk dikawal pergerakannya seperti kerusi/ meja di dalam kelas, KEW.PA-7 tidak perlu
dipamerkan. Walau bagaimana pun Pegawai Aset hendaklah memastikan aset tersebut berada
di pejabat berkenaan pada setiap masa;
15.3 KEW.PA-7 hendaklah dikemas kini dari semasa ke semasa apabila terdapat perubahan kuantiti,
lokasi atau pegawai penempatan; dan
15.4 KEW.PA-7 hendaklah dikepilkan bersekali dengan nota serah tugas pegawai berkenaan apabila
berlaku pertukaran/ persaraan dan sebagainya. Pegawai yang mengambil alih hendaklah
menyemak dan mengesahkan aset di penempatan tersebut.
Page | 7
16. LAPORAN HARTA MODAL DAN ASET BERNILAI RENDAH/INVENTORI (KEW.PA-8)
Unit Pengurusan Aset mengemukakan KEW.PA-8 setiap sukuan tahunan kepada Jawatankuasa
Pengurusan Aset Universiti.
17. CARTA ALIRAN PENDAFTARAN
Carta Aliran Pendaftaran Aset Alih adalah seperti di Jadual 1
Page | 8
Jadual 1
CARTA ALIRAN PENDAFTARAN ASET ALIH UNIVERSITI
1 Terima aset bersama punca maklumat
2 Kemaskini maklumat aset dalam UFASt selepas Akuan Penerimaan Barang diluluskan
3 Cetak Daftar Harta Modal (KEW.PA-2) dan Daftar Inventori (KEW.PA -3)
Dapatkan tandatangan Ketua Jabatan dan pemegang/pengguna aset menggunakan Daftar Harta
4
Modal (KEW.PA-2) dan Daftar Inventori (KEW.PA -3)
5 Terima label dari Unit Pengurusan Aset atau cetak label bagi PTJ yang mempunyai pencetak
6 Tampal label pada aset
Cetak Senarai Harta Modal Senarai Daftar Harta Modal (KEW.PA-4) dan Senarai Daftar Inventori
7
(KEW.PA-5) mengikut bulan atau tahunan melalui UFASt
8 Sediakan atau kemaskini Senarai Aset KEW.PA-7 sedia ada
9 Pemerkan KEW.PA-7 mengikut lokasi
10 Simpan Daftar Fail
KEW.PA-2
Page | 9
DAFTAR HARTA MODAL
Jabatan/Bahagian/Unit:___________________________________
BAHAGIAN A
Id Aset
Keterangan
Kategori
Sub Kategori
Jenis/Jenama/Model
Buatan Harga Perolehan Asal
Jenis Dan No. Enjin Tarikh Diterima Tarikh Baucar
No Casis/Siri Pembuat No. Pesanan Rasmi
No Pendaftaran Tempoh Jaminan tahun bulan
(Bagi Kenderaan) Nama Pembekal
Dan Alamat:
KOMPONEN/AKSESORI: ID CETAKAN: KUANTITI:
………………………..
Tandatangan Ketua Jabatan
Nama :
Jawatan :
Tarikh :
Cop :
**Sila rujuk lampiran bagi kuantiti aksesori melebihi 5
PENEMPATAN
Lokasi Tarikh Nama Pegawai Tandatangan
PEMERIKSAAN
Tarikh Status Aset Nama Pemeriksa Tandatangan
PELUPUSAN/HAPUS KIRA
Rujukan Kelulusan Tarikh Kaedah Pelupusan Tandatangan
KEW.PA-2
DAFTAR HARTA MODAL
BUTIR-BUTIR PENYELENGGARAAN, KEROSAKAN, PENAMBAHAN, PENGGANTIAN DAN NAIKTARAF
BAHAGIAN B
Bil. No. Kontrak/ Butiran penyelenggaraan, kerosakan, penambahbaikan, Tempoh
Tarikh Nama Pelapor Nama Syarikat Kos(RM)
No. PR penggantian dan naiktaraf Jaminan
KEW.PA-3
DAFTAR INVENTORI
Jabatan/Bahagian/Unit:___________________________________
BAHAGIAN A
Id Aset
Keterangan
Kategori
Sub Kategori
Jenis/Jenama/Model
Buatan Harga Perolehan Asal
Jenis Dan No. Enjin Tarikh Diterima Tarikh Baucar
No Casis/Siri Pembuat No. Pesanan Rasmi
No Pendaftaran Tempoh Jaminan tahun bulan
(Bagi Kenderaan) Nama Pembekal
Dan Alamat:
KOMPONEN/AKSESORI: ID CETAKAN: KUANTITI:
………………………..
Tandatangan Ketua Jabatan
Nama :
Jawatan :
Tarikh :
Cop :
**Sila rujuk lampiran bagi kuantiti aksesori melebihi 5
PENEMPATAN
Lokasi Tarikh Nama Pegawai Tandatangan
PEMERIKSAAN
Tarikh Status Aset Nama Pemeriksa Tandatangan
PELUPUSAN/HAPUS KIRA
Rujukan Kelulusan Tarikh Kaedah Pelupusan Tandatangan
KEW.PA-3
DAFTAR INVENTORI
BUTIR-BUTIR PENYELENGGARAAN, KEROSAKAN, PENAMBAHAN, PENGGANTIAN DAN NAIKTARAF
BAHAGIAN B
Bil. No. Kontrak/ Butiran penyelenggaraan, kerosakan, penambahbaikan, Tempoh
Tarikh Nama Pelapor Nama Syarikat Kos(RM)
No. PR penggantian dan naiktaraf Jaminan
KEW.PA-4

SENARAI DAFTAR HARTA MODAL BAGI TAHUN …………..
Fakulti/Jabatan/Institut/Pusat :
TARIKH
NOMBOR HARGA
NOMBOR LULUS
BIL. PESANAN ID ASET NAMA ASET PEROLEHAN
APB PESANAN
RASMI ASAL (RM)
RASMI
JUMLAH
KEW.PA-5

SENARAI DAFTAR INVENTORI BAGI TAHUN …………..
NOMBOR TARIKH LULUS HARGA

ID NOMBOR
BIL. PESANAN NAMA ASET PESANAN PEROLEHAN
INVENTORI APB
RASMI RASMI ASAL (RM)
JUMLAH
KEW PA-6

DAFTAR PERGERAKAN HARTA MODAL DAN INVENTORI
Nama Alat
Id Aset Pegawai Pengeluar
Jenis
Jenama dan Model
No. Siri Pembuat Catatan
Tarikh Ketika Dikeluarkan Ketika Dipulangkan
Nama No Jabatan T/tangan
Bil Jangka
Peminjam telefon/HP Dikeluarkan Peminjam T/tangan Tarikh T/tangan Tarikh
Dipulangkan
KEW.PA-7

SENARAI ASET ALIH
BAHAGIAN : _____________________________
LOKASI : _____________________________
BIL KETERANGAN ASET KUANTITI CATATAN
(a) Disediakan oleh: (b) Disahkan oleh:
………………………………… …………………………………
Tandatangan Tandatangan
Nama : _______________________ Nama : _______________________
Jawatan : _______________________ Jawatan : ______________________
Tarikh : _______________________ Tarikh : _______________________
Nota : a) Disediakan oleh Pegawai Aset

b) Pegawai yang mengesahkan ialah pegawai yang bertanggungjawab
ke atas aset berkenaan contohnya :
i) Lokasi bilik Setiausaha Bahagian – disahkan oleh Setiausaha Bahagian
ii) Lokasi bilik mesyuarat – disahkan oleh pegawai yang menguruskan bilik
mesyuarat
c) Dikemaskini apabila terdapat perubahan kuantiti, lokasi atau pegawai bertanggungjawab
KEW.PA-8
LAPORAN HARTA MODAL DAN INVENTORI BAGI SUKU ………….. TAHUN …………..
BAHAGIAN/ JABATAN : UNIVERSITI KEBANGSAAN MALAYSIA
OBJEK BILANGAN JUMLAH NILAI BILANGAN JUMLAH NILAI

BIL KATEGORI ASET
LANJUT KEW.PA-2 HARTA MODAL (RM) KEW.PA-3 INVENTORI (RM)
8
JUMLAH - - - -
Pekeliling Bendahari Bil. 1/2016 BAB C : PENGGUNAAN, PENYIMPANAN DAN PEMERIKSAAN
KANDUNGAN
M/S
1. Objektif 2
2. Penggunaan 2-3
3. Penyimpanan 3-4
4. Pematuhan 4
5. Pemeriksaan 4-5
6. Pemeriksaan Mengejut Ke Atas Pengurusan Aset 5
7. Borang Aduan Kerosakan Aset Alih (KEW.PA-9)
8. Kebenaran Membawa Keluar Aset Alih/ Harta Benda UKM (UKM-SPKP-JP-PK11-

BO06)
9. Borang Permohonan Memiliki Aset Alih Penyelidikan (UKM-SPKP-PKU08-BO02)
10. Laporan Pemeriksaan Harta Modal (KEW.PA-10)
11. Laporan Pemeriksaan Inventori (KEW.PA-11)
Page | 1

BAB C : PENGGUNAAN, PENYIMPANAN DAN PEMERIKSAAN
1. OBJEKTIF
Semua aset alih Universiti hendaklah diguna dan dikendalikan dengan cekap, mahir dan teratur bagi
tujuan :-
a. Mengurangkan pembaziran;
b. Menjimatkan kos;
c. Mencapai jangka hayat;
d. Mencegah penyalahgunaan; dan
e. Mengelakkan kehilangan.
2. PENGGUNAAN
2.1 Penggunaan aset alih Universiti hendaklah mematuhi peraturan berikut :-
a. Bagi tujuan rasmi atau penggunaan yang diluluskan sahaja;

b. Mengikut fungsi sebenar seperti yang terdapat dalam buku panduan/ manual pengguna;
c. Dikendalikan oleh pegawai yang mahir dan berkelayakan;
d. Perlu direkodkan penggunaannya; dan
e. Aduan mengenai kerosakan aset hendaklah dilaporkan menggunakan Borang Aduan
Kerosakan Aset Alih KEW.PA-9 (terutama aset penyelidikan) atau bagi PTJ yang
menggunakan Sistem Aduan Kerosakan secara atas talian boleh menggunakan sistem
tersebut dan tidak perlu mengisi borang ini.
2.2 Aset yang dibawa keluar dari universiti bagi tujuan pindahan/pinjaman sementara untuk tempoh
yang telah ditetapkan hendaklah mendapat kebenaran bertulis daripada Ketua Jabatan dengan
mengisi Borang Kebenaran Membawa Keluar Aset Alih-Harta Benda UKM (UKM-SPKP-
JP-PK11-BO06) dan KEW.PA-6. Aset alih berkenaan hendaklah dipulangkan sebaik selesai
penggunaanya atau mengikut tempoh kelulusan yang mana lebih awal.
2.3 Aset yang diserahkan kepada kakitangan atau pelajar yang melibatkan jumlah aset alih yang
banyak hendaklah direkod menggunakan format borang yang disediakan oleh PTJ masing-
masing. Maklumat yang perlu ada dalam borang tersebut antaranya:-
2.3.1 Keterangan aset:-

i. kuantiti dipinjam;
ii. tarikh dipinjamkan dan dipulangkan;
iii. nama dan tandatangan peminjam;
iv. nama dan tandatangan pegawai yang meluluskan; dan
v. syarat-syarat pinjaman jika berlaku kerosakan, kehilangan dan
seumpamanya.
Page | 2
2.3.2 Satu senarai aset yang telah diserahkan kepada kakitangan atau pelajar
hendaklah disediakan bagi tujuan pemantauan dan rekod.
2.4 Setiap aset/inventori yang dibeli menggunakan peruntukan pengurusan/penyelidikan perlu

dipulangkan semula ke PTJ masing-masing selepas tamat tempoh
projek/bersara/menamatkan perkhidmatan.
2.5 Penyelidik yang ingin memiliki aset/inventori penyelidikan perlu mengisi Borang Permohonan
Memiliki Aset Penyelidikan (UKM-SPKP-PKU08-BO02) dan hantarkan kepada Unit
Pengurusan Aset, Jabatan Bendahari dengan mendapatkan sokongan dari Ketua PTJ masing-
masing dan kelulusan adalah tertakluk kepada keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Pelupusan
Aset Universiti.
2.6 Peraturan mengenai penggunaan, pengurusan dan penyelenggaraan kenderaan adalah

mengikut peraturan semasa yang berkuatkuasa.
3. PENYIMPANAN
3.1. Aset alih universiti hendaklah disimpan di tempat yang selamat dan sentiasa di bawah kawalan
pegawai yang bertanggungjawab. Arahan Keselamatan Universiti hendaklah sentiasa dipatuhi
bagi mengelak berlakunya kerosakan atau kehilangan aset alih.
3.2. Setiap pegawai penempatan atau pegawai yang menggunakan aset tersebut adalah
bertanggungjawab terhadap apa-apa kekurangan, kerosakan atau kehilangan aset alih di
bawah tanggungjawabnya.
3.3. Aset alih yang sangat menarik atau bernilai tinggi yang terdedah kepada risiko kehilangan,
hendaklah sentiasa di bawah kawalan yang maksima.
3.4. Aset hendaklah disimpan ditempat yang selamat dan dibawah kawalan pemegang aset yang
dipertanggungjawabkan.
3.5. Cara penyimpanan aset universiti:
3.5.1. Penyimpanan di pejabat/bilik pensyarah

Aset hendaklah disimpan di dalam kabinet atau almari yang berkunci dan dalam
bilik yang berkunci
3.5.2. Penyimpanan aset yang digunakan secara gunasama atau berpusat

Perlu disimpan di dalam bilik penyimpanan yang selamat seperti bilik kebal, bilik
yang mempunyai grill yang berkunci
Page | 3
3.5.3. Penyimpanan di bilik kuliah

Bilik kuliah perlu diawasi dan memastikan bilik kuliah dikunci semula selepas
digunakan oleh pegawai yang telah diberi tanggunggungjawab untuk menjaga
bilik tersebut.
3.5.4. Aset yang diletakkan di dalam kenderaan

Perkara ini adalah dilarang sama sekali.
3.5.5. Penyimpanan di rumah atau tempat penginapan

Aset perlu disimpan di dalam almari atau kabinet yang berkunci
3.5.6. Alat pemadam api

Kad penyelenggaraan perlu diletakkan di setiap alat pemadam api yang
dipasang bagi mengesan pergerakan alat tersebut dan mencegah daripada
berlaku kehilangan. Alat pemadam api perlu dikawal selia oleh Pegawai Insiden
yang telah dilantik di semua PTJ.
3.6. Cara penyimpanan kunci
3.6.1. Kunci pendua bilik pensyarah/pegawai/dewan kuliah/bilik pejabat hendaklah disimpan

oleh pegawai yang diberi kuasa
3.6.2. Kotak penyimpanan kunci pejabat hendaklah sentiasa berkunci dan diletakkan di
tempat yang selamat
4. PEMATUHAN
Pegawai yang gagal mematuhi peraturan di atas, boleh dikenakan tindakan termasuk surcaj di bawah
Seksyen 18(c) Akta Prosedur Kewangan 1957.
5. PEMERIKSAAN
5.1. Pemeriksaan aset alih dilakukan ke atas:-

a. Fizikal;
b. Rekod; dan
c. Penempatan.
5.2. Tujuan pemeriksaan adalah untuk:-
a. Mengetahui keadaan dan prestasinya;

b. Memastikan setiap aset alih mempunyai daftar / rekod yang lengkap, tepat dan
kemaskini; dan
c. Memastikan setiap aset alih berada di lokasi sama seperti yang tercatat dalam daftar.
Page | 4
d. Mengenalpasti aset alih yang tidak boleh digunakan, rosak, usang dan sebagainya
serta mengesyorkan tindakan pelupusan ke atas aset alih berkenaan
e. Memperlihatkan kemungkinan berlakunya penipuan, kecurian atau kehilangan.
f. Menentukan samada pengurusan aset alih dijalankan dengan betul dan mendedahkan
apa – apa kelemahan dalam sistem mengurus aset alih.
5.3. Ketua PTJ hendaklah melantik sekurang - kurangnya dua (2) orang Pegawai berjawatan
gred 27 ke atas yang tidak terlibat secara langsung dalam pengurusan aset alih untuk
dilantik oleh Bendahari sebagai Pegawai Pemeriksa Aset PTJ bagi membuat pemeriksaan
ke atas harta modal dan inventori sekurang-kurangnya satu (1) kali setahun.
5.4. Pegawai Pemeriksa hendaklah mengemukakan Laporan Pemeriksaan Harta Modal (KEW.PA-
10) dan Laporan Pemeriksaan Inventori (KEW.PA-11) kepada Unit Pengurusan Aset.
5.5. Unit Pengurusan Aset akan menyemak KEW.PA-10 dan KEW.PA-11 yang telah dikemukakan
dan mengambil tindakan sekiranya ada penemuan ke atas aset yang telah diperiksa.
5.6. Unit Pengurusan Aset, Jabatan Bendahari akan mengeluarkan Sijil Tahunan Pemeriksaan
Harta Modal dan Inventori (KEW.PA-12) kepada PTJ selepas menerima Laporan Pemeriksaan
Harta Modal (KEW.PA-10) dan Laporan Pemeriksaan Inventori (KEW.PA-11) yang lengkap
daripada PTJ.
6. PEMERIKSAAN MENGEJUT KE ATAS PENGURUSAN ASET
Ketua Jabatan hendaklah menjalankan pemeriksaan mengejut dari semasa ke semasa selaras
dengan Arahan Perbendaharaan.
Page | 5
KEW.PA-9

BORANG ADUAN KEROSAKAN ASET ALIH
Bahagian I (Untuk diisi oleh Pegawai Aset)
1. Id Aset
2. Jenis Aset :
3. Keterangan Aset :
4. Nombor Siri Pendaftaran :
5. Kos penyelenggaraan terdahulu (jika ada) :
6. Pengguna Terakhir :
7.Tarikh Kerosakan :
8. Perihal Kerosakan
9. Syor Pegawai Aset
Nama:………………………………………………………………….
Jawatan:………………………………………………………………..
Tarikh:………………………………………………………………….
Bahagian II (Keputusan Ketua Jabatan)
Diluluskan / Tidak Diluluskan*
………………………………….
Tandatangan
Nama:……………………………………………
Jawatan:…………………………………………
Tarikh:…………………………………………..
Nota: * Potong mana yang berkenaan
UKM-SPKP-JP-PK11-BO06 No. Semakan: 00 Tarikh Kuatkuasa: 01/05/2012
KEBENARAN MEMBAWA KELUAR ASET ALIH/HARTA BENDA UKM
ISIKAN DALAM 3 SALINAN

Hartabenda UKM Harta persendirian
BAHAGIAN I
(Diisi oleh Jabatan/Fakulti/Bahagian/Inst./Unit/Kolej)
Pejabat : _______________________________ Rujukan : _________________________
Jabatan/Fakulti/Bahagian/Kolej : ____________ Tarikh : _______________________
_______________________________________ No. Telefon : _______________________
JENIS BARANG
Bil Jenis Barang Jumlah Unit
Nama Pembawa : ______________________ No. KP/UKM(PER)/Kad Kampus:________________
Jawatan : _____________________ No. Kenderaan : ________ Jenis Kenderaan : _________
Nama & Alamat Pejabat/Syarikat /Tempat Tinggal : ______________________________________
____________________________________________________________
Tempat Asal Barang : _____________________ Tarikh Dibawa Keluar : ____________________
Tujuan Dibawa Keluar : _____________________________________________________________
Tarikh ( Jangkamasa Dikembalikan Ke UKM ) : __________________________________________
KEBENARAN/KELULUSAN PEGAWAI DI JABATAN

Nama : _____________________________ Jawatan : _______________________________
Jabatan : ___________________________ Tandatangan : ____________________________

Cop Rasmi Jabatan
BAHAGIAN II
(Untuk Kegunaan Bahagian Keselamatan)
Saya telah membuat pemeriksaan kepada PEMBAWA/BARANG/KENDERAAN seperti yang tersebut
di atas dan didapati :
_________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________________________
Tandatangan : ____________________
UKM (PER) : ____________________
Tarikh : ________________________
Semakansemula 2011-arrys
UKM-SPKP-PKU08-BO02 No. Semakan: 00 Tarikh Kuatkuasa : 01/06/2013
BORANG PERMOHONAN MEMILIKI ASET ALIH PENYELIDIKAN
Tarikh:____________
Saya ………………………………………………………………………… UKM(PER) : …………….. ingin memohon memiliki aset alih penyelidikan seperti berikut:
Bil Id Aset / Inventori Tarikh Beli Keterangan Aset / Inventori Nama Peruntukan Justifikasi Permohonan
Adalah dengan ini, saya meluluskan permohonan yang tersebut di atas (Kelulusan tertakluk kepada keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Pelupusan Aset UKM ):
Tandatangan Dekan /
Pengarah / Ketua PTJ
Nama
Jawatan
Fakulti / Institut / Pusat /
Bahagian / Jabatan / Unit
Tarikh
KEW. PA-10
LAPORAN PEMERIKSAAN HARTA MODAL

(diisi oleh Pegawai Pemeriksa)
Tahun ______
Bahagian :
SILA TANDA (√ / ×) DI RUANGAN YANG DISEDIAKAN

FIZIKAL
NAMA TIDAK DAPAT DILIHAT
ID HARGA UKM KOD LOKASI
BIL KETERANGAN NO.PR NO.SIRI PEMEGANG KAD Alat berada CATATAN
ASET (RM) PER PROJEK SEBENAR LABEL
ASET DAFTAR BAIK pada Alat ada
Alat
Hilang pensyarah pada Selenggara
dipinjamkan
bersara/cuti pensyarah
belajar
……………………… ………………………………
Nota:
(Tandatangan) (Tandatangan) Lokasi: Nyatakan lokasi harta modal mengikut rekod dan lokasi
……………………………… ……………………………… harta modal semasa pemeriksaan.
(Nama Pegawai Pemeriksa 1) (Nama Pegawai Pemeriksa 2) Daftar: Tandakan / pada yang berkenaan.
………………………………. ………………………………. Fizikal : Nyatakan samada sedang digunakan atau tidak digunakan.
(Jawatan) (Jawatan) Catatan: Penjelasan kepada penemuan pemeriksaan
……………………………….. ………………………………..
KEW. PA-11
LAPORAN PEMERIKSAAN INVENTORI

(diisi oleh Pegawai Pemeriksa)
Tahun ______
Bahagian :
SILA TANDA (√ / ×) DI RUANGAN YANG DISEDIAKAN
FIZIKAL
NAMA TIDAK DAPAT DILIHAT
ID HARGA UKM KOD LOKASI
BIL KETERANGAN NO.PR NO.SIRI PEMEGANG KAD Alat berada CATATAN
ASET (RM) PER PROJEK SEBENAR LABEL
ASET DAFTAR BAIK pada Alat ada
Alat
Hilang pensyarah pada Selenggara
dipinjamkan
bersara/cuti pensyarah
belajar
……………………… ………………………………
Nota:
(Tandatangan) (Tandatangan) Lokasi: Nyatakan lokasi harta modal mengikut rekod dan lokasi
……………………………… ……………………………… Harta Modal semasa pemeriksaan.
(Nama Pegawai Pemeriksa 1) (Nama Pegawai Pemeriksa 2) Daftar: Tandakan / pada yang berkenaan.
………………………………. ………………………………. Fizikal : Nyatakan samada sedang digunakan atau tidak digunakan.
(Jawatan) (Jawatan) Catatan: Penjelasan kepada penemuan pemeriksaan
……………………………….. ………………………………..
Pekeliling Bendahari Bil. 1/2016 BAB D : PENYELENGGARAAN
KANDUNGAN
M/S
1. Objektif 2
2. Jenis Penyelenggaraan 2
3. Manual Penyeggaraan 2
4. Panduan Penyelenggaraan 3
5. Panduan Penyelenggaraan Aset Yang Tidak Berjadual 4
6. Kebenaran Membawa Keluar Aset Bagi Penyelenggaraan 4
7. Penggantian Aset Oleh Syarikat Penyelenggaraan 4
8. Senarai Aset Alih Yang Memerlukan Penyelenggaraan 5
Page | 1

BAB D : PENYELENGGARAAN
1. OBJEKTIF
Penyelenggaraan aset alih bertujuan untuk:-
a. Memastikan aset alih berfungsi dengan lancar secara berterusan dan selamat digunakan;
b. Memelihara dan memanjangkan jangka hayat;
c. Meningkatkan keupayaan;
d. Mengurangkan kerosakan;
e. Mendapatkan ketahanan maksimum sejajar dengan perbelanjaan;
f. Menjimatkan perbelanjaan Universiti;
g. Menjamin keselamatan pengguna;
h. Mewujudkan suasana kerja yang kondusif serta produktif; dan
i. Memelihara imej Universiti.
2. JENIS PENYELENGGARAAN
Penyelenggaraan terbahagi kepada dua (2) jenis seperti berikut:-
2.1. Penyelenggaraan Mencegah Kerosakan Pencegahan (Preventive Maintenance) ialah kerja

penyelenggaraan mengikut jadual/program untuk memeriksa, menservis, membaiki atau
mengganti komponen bagi memastikan aset berfungsi dengan baik dan mengelakkan
berlakunya kerosakan besar. Contohnya kenderaan, alat penghawa dingin, alat
penyelidikan yang perlu dikalibrasi dan sebagainya
2.2. Penyelenggaraan Pembaikan Membaiki Kerosakan (Corrective Maintenance) ialah tindakan

membaiki atau mengganti komponen apabila berlaku kerosakan/kegagalan supaya aset
dapat berfungsi semula mengikut piawaian yang ditetapkan. Contohnya komputer riba,
pencetak dan LCD Projektor.
Page | 2
3. MANUAL PENYELENGGARAAN
Setiap buku panduan/panduan pengguna berkaitan aset alih hendaklah disimpan sebagai rujukan
untuk tujuan penyelenggaraan.
4. PANDUAN PENYELENGGARAAN
Pegawai Aset/wakilnya adalah bertanggungjawab untuk melaksanakan langkah-langkah berikut:-
4.1 Mengenal pasti dan mengurus aset yang memerlukan penyelenggaraan
4.2 Aset yang memerlukan penyelenggaraan perlu dikenalpasti dan disenaraikan dalam Senarai
Aset Alih yang Memerlukan Penyelenggaraan (KEW.PA-13).
4.3 Setelah aset yang memerlukan penyelenggaraan disenaraikan, satu program penyelenggaraan
hendaklah dirancang dan disediakan
4.4 Melaksanakan program penyelenggaraan mengikut jadual yang telah ditetapkan melainkan
sesuatu aset itu memerlukan penyelenggaraan segera
4.5 Merancang penyelenggaraan bagi aset alih yang memerlukan penyelenggaraan berjadual
4.6 Penyelenggaraan hendaklah dilaksanakan mengikut jadual yang telah ditetapkan melainkan
sesuatu aset alih itu memerlukan penyelenggaraan segera.
4.7 Setiap penyelenggaraan yang telah dilaksanakan hendaklah direkodkan di Bahagian B

KEW.PA-2 atau KEW.PA-3.
4.8 Penilaian hendaklah dibuat ke atas program penyelenggaraan bagi tujuan berikut:-
i. Menentukan matlamat program penyelenggaraan tercapai;

ii. Memastikan penyelenggaraan yang dijalankan berkualiti, bersesuaian dan
munasabah dari segi kos dan masa;
iii. Mengenal pasti penyelenggaraan yang seterusnya;
iv. Membantu pihak pengurusan membuat keputusan tindakan yang sesuai ke atas
aset alih berkenaan.
v. Menyelia dan memantau penyelenggaraan oleh pihak swasta. Kerja-kerja
penyelenggaraan yang dibuat oleh pihak swasta hendaklah diselia dan dipantau
bagi memastikan syarat-syarat yang ditetapkan dalam perjanjian dipatuhi.
Page | 3
5. PANDUAN PENYELENGGARAAN ASET YANG TIDAK BERJADUAL
2.1. Penyelenggaraan ke atas Aset boleh dilaksanakan apabila berlaku kerosakan melalui kerja-
kerja pembaikan atau baik pulih supaya dapat beroperasi mengikut fungsi yang ditetapkan.
2.2. Borang Aduan Kerosakan Aset Alih (KEW.PA-9) atau salinan Bahagian B KEW.PA-2 atau
KEW.PA-3 hendaklah diisi dan dihantar bersama-sama sebutharga pembekal bagi tujuan
penyediaan Pesanan Rasmi
2.3. Setiap penyelenggaraan termasuk kerosakan hendaklah direkodkan di Bahagian B KEW.PA-2

atau KEW.PA-3.
6. KEBENARAN MEMBAWA KELUAR ASET BAGI PENYELENGGARAAN
Aset yang dibawa keluar untuk tujuan penyelenggaraan hendaklah mendapat kelulusan bertulis
daripada Ketua Jabatan/ Pegawai Aset dan hendaklah direkodkan dalam KEW.PA-6 dan Borang
Kebenaran Membawa Keluar Aset Alih-Harta Benda UKM (UKM-SPKP-JP-PK11-BO06).
7. PENGGANTIAN ASET OLEH SYARIKAT PENYELENGGARAAN
7.1 Syarikat penyelenggaraan dibenarkan untuk menggantikan aset yang lama dengan yang
baharu tertakluk kepada syarat-syarat berikut:-
i. Wujudnya perjanjian antara PTJ dengan syarikat penyelenggaraan tersebut. Sekiranya
tiada perjanjian tetapi pihak syarikat bersetuju untuk menggantikannya tertakluk kepada
syarat aset lama tersebut tidak ekonomi dibaiki dan aset yang digantikan adalah aset
baharu dan spesifikasinya hendaklah lebih baik atau sama dengan aset lama
ii. Penggantian aset hendaklah mendapat kebenaran Ketua Jabatan. Maklumat mengenai
aset yang baru diterima hendaklah dikemaskini di Bahagian B dalam KEW.PA-2 atau
KEW.PA-3; dan
iii. Nombor pendaftaran (ID Aset) adalah kekal.
Page | 4
KEW.PA-13

SENARAI ASET ALIH YANG MEMERLUKAN PENYELENGGARAAN
(diisi oleh Pegawai Aset)
Bil. Id Aset No. Siri Jenis/Jenama/Model Lokasi Aset Catatan
Page | 5
Pekeliling Bendahari Bil. 1/2016 BAB E : PELUPUSAN
KANDUNGAN
M/S
1. Objektif 3
2. Justifikasi Pelupusan 3
3. Kuasa Melulus 3
4. Jawatankuasa Pelupusan Aset UKM 4
5. Jawatankuasa Pelupusan Aset UKM 4

6. Urusetia Pelupusan 5
7. Permohonan Pelupusan 6
8. Proses Pelupusan 6
9. Tempoh Tindakan Pelupusan 7
10. Pelanjutan Tempoh 7
11. Pinda Kaedah Pelupusan 7
12. Kaedah Pelupusan 8
13. Pelupusan Aset Milik Agensi Kerajaan Kepada Pihak Swasta 14
14. Pelupusan Melalui Kontrak Pusat 14
15. Tindakan Semasa Melaksanakan Pelupusan 14
Page | 2

BAB E : PELUPUSAN
“Pelupusan” ialah satu proses untuk mengeluarkan aset alih dari milikan, kawalan, simpanan dan rekod
mengikut kaedah yang ditetapkan.
1. OBJEKTIF
Pelupusan aset Universiti bertujuan untuk:-
a. Memastikan PTJ tidak menyimpan aset alih yang tidak boleh diguna atau tidak diperlukan;
b. Menjimatkan ruang simpanan / pejabat;
c. Memastikan pelupusan boleh menjana hasil kepada Universiti dan;
d. Memastikan kaedah pelupusan yang dipilih bersifat mesra alam dan lestari
2. JUSTIFIKASI PELUPUSAN
Aset alih boleh dilupus berdasarkan justifikasi berikut:-
a. Tidak Ekonomi Dibaiki (Kos penyelenggaraan yang melebihi 50% daripada harga asal boleh
dilupuskan tertakluk kepada bajet untuk menggantikan asset yang telah dilupuskan);
b. Usang/obselete;
c. Rosak dan tidak boleh digunakan;
d. Luput tempoh penggunaan;
e. Keupayaan aset alih tidak lagi di peringkat optimum;
f. Tiada alat ganti;
g. Pembekal tidak lagi memberi khidmat sokongan;
h. Disyor selepas pemeriksaan aset alih;
i. Perubahan teknologi;
j. Tidak lagi diperlukan oleh Jabatan;dan
k. Melebihi keperluan
3. KUASA MELULUS
Kuasa untuk meluluskan pelupusan adalah seperti berikut:-
3.1 Jawatankuasa Tetap Kewangan (JKTK)

Nilai perolehan asal satu aset alih melebihi RM500,000.
Page | 3
3.2 Jawatankuasa Pelupusan Aset UKM

Nilai perolehan asal satu aset alih bernilai di antara RM50,000 hingga RM500,000.
3.3 Jawatankuasa Kecil Teknikal Pelupusan (JKTP)

Nilai perolehan asal satu aset alih bernilai kurang daripada RM50,000
4. JAWATANKUASA PELUPUSAN ASET UKM
4.1 Keahlian Jawatankuasa dilantik oleh Naib Canselor
Pengerusi : Pengarah Eksekutif Kewangan
Ahli :  Pengarah JPP

 Pengarah PTM
 Timbalan Pengarah PPUKM
Setiausaha : Ketua Bahagian Aset
Urusetia : Pegawai di Unit Pengurusan Aset, KKL dan PPUKM
4.2 Peranan Jawatankuasa Pelupusan Aset:
a. Meluluskan kaedah pelupusan yang telah disyorkan oleh Jawatankuasa Kecil Teknikal
Pelupusan bagi item bernilai RM 50,000.00
b. Memperakukan kaedah pelupusan aset melebihi RM 50,000 hingga RM 500,000
c. Memastikan tindakan pelupusan telah diambil mengikut kaedah pelupusan yang telah
diluluskan
d. Meluluskan permohonan untuk meminda kaedah pelupusan sebelum tamat tempoh
pelupusan.
5. JAWATANKUASA KECIL TEKNIKAL PELUPUSAN (JKTP)
5.2 Keahlian jawatankuasa dilantik oleh Naib Canselor
5.2 Dua kategori Jawatankuasa Kecil Teknikal Pelupusan:
a. Jawatankuasa Kecil Teknikal Pelupusan Peralatan Pejabat, Perabot, Pengajaran,

Penyelidikan, Perubatan dan Kenderaan
Page | 4
Keahlian
Pengerusi : Timbalan Pengarah (Jabatan Pembangunan dan
Penyelenggaraan) / Ketua Jabatan JPB
Ahli :  Pegawai Jurutera (Berjawatan Gred J29 sehingga J48)

 Pegawai Sains (Berjawatan Gred C29 sehingga C48)
 Pegawai Perubatan (Berjawatan Gred U29 sehingga U48)
Setiausaha : Pegawai di Unit Pengurusan Aset, Jabatan Kewangan Pusat

Perubatan UKM, Zon Kewangan Kampus Cheras dan UKM
Kampus Kuala Lumpur
b. Jawatankuasa Kecil Teknikal Pelupusan Peralatan Komputer
Keahlian
Pengerusi : Timbalan Pengarah (Pusat Teknologi Maklumat) / Ketua
Jabatan PTM
Ahli : Pegawai Teknologi Maklumat (Berjawatan Gred F29 sehingga

F48)
Setiausaha : Pegawai di Unit Pengurusan Aset, Jabatan Kewangan Pusat

Perubatan UKM, Zon Kewangan Kampus Cheras dan UKM
Kampus Kuala Lumpur
5.2 Peranan Jawatankuasa Kecil Teknikal Pelupusan
a. Memeriksa aset dan rekod yang hendak dilupuskan.

b. Memastikan segala maklumat sulit dan rahsia dalam peralatan yang hendak
dilupuskan telah dikeluarkan
c. Mengesyor kaedah pelupusan yang sesuai.
d. Menandatangani Laporan Pemeriksaan Jawatankuasa Kecil Teknikal Pelupusan
(KEW.PA-17)
e. Meluluskan pelupusan bagi aset alih bernilai kurang daripada RM50,000 termasuk
inventori
6. URUSETIA PELUPUSAN
Penyelenggaraan terbahagi kepada dua (2) jenis seperti berikut:-
6.1. Unit Pengurusan Aset, Jabatan Bendahari adalah bertanggungjawab sebagai Urusetia
Pelupusan
Page | 5
6.2. Tugas-tugas Urusetia adalah seperti berikut:
i. Mengurus perlantikan Ahli Jawatankuasa Kecil Teknikal Pelupusan mengikut

KEW.PA-15
ii. Membuat pemeriksaan dan pengesahan aset/inventori yang hendak dilupuskan di PTJ
iii. Menyediakan Perakuan Pelupusan (PEP) Aset Alih (KEW.PA-16) (jika berkaitan)
sekiranya pelupusan melibatkan:
a. Komputer, KEW.PA-16 dihantar kepada Pusat Teknologi Maklumat (PTM)
untuk sediakan laporan
b. Kenderaan, KEW.PA-16 dihantar kepada Jabatan Pembangunan &
Penyelenggaraan (JPP) untuk sediakan laporan
iv. Menyediakan Laporan Pemeriksaan Jawatankuasa Kecil Teknikal Pelupusan
(KEW.PA-17)
v. Mengurus Mesyuarat JKTP dan pemeriksaan fizikal
vi. Mendapatkan perakuan butir-butir aset/inventori yang hendak dilupus daripada JKTP.
Bagi inventori, kelulusan pelupusan dilakukan oleh JKTP
vii. Menyediakan kertas kerja untuk kelulusan JKPA UKM bagi item bernilai RM 50,000 dan
bagi item bernilai RM 500,000 untuk kelulusan JKTK
viii. Melantik syarikat untuk membuat lelongan awam
ix. Melantik kontraktor bagi pelupusan secara buang ke tapak pelupusan yang dibenarkan
oleh Pihak Berkuasa Tempatan
x. Mengedarkan minit mesyuarat hasil pemeriksaaan pelupusan oleh Jawatankuasa
kepada PTJ yang berkenaan
xi. Mengambil tindakan mengikut kaedah pelupusan yang telah diluluskan
xii. Menyediakan Sijil Pelupusan (KEW.PA-19) bagi semua pelupusan yang telah
dilaksanakan dan hantar kepada PTJ yang berkenaan.
7. PERMOHONAN PELUPUSAN
Proses pelupusan bermula setelah PTJ mengemukakan borang permohonan pelupusan kepada Unit
Pengurusan Aset, Jabatan Bendahari dengan mengisi Borang Permohonan Pelupusan Aset UKM
UKM-SPKP-BEN-PK03-BO02.
8. PROSES PELUPUSAN
Mengenalpasti aset yang hendak dilupuskan;
a. Fak/Inst/Pusat mengisi Borang Permohonan Pelupusan UKM-SPKP-BEN-PK03-BO02 dan

kemukakan kepada Unit Pengurusan Aset, Jabatan Bendahari. Permohonan Pelupusan
Page | 6
Komputer perlu diasingkan dengan permohonan Pelupusan Peralatan Pejabat, Perabot,

Pengajaran, Penyelidikan, Perubatan dan Kenderaan (Jawatankuasa Kecil Teknikal
Pelupusan yang berbeza)
b. Unit Pengurusan Aset, Jabatan Bendahari akan mendaftar permohonan pelupusan dan
membuat semakan permohonan pelupusan.
c. Jawatankuasa Kecil Teknikal Pelupusan (JKTP) akan menyemak dan memperakukan

pelupusan aset alih serta mencadangkan kaedah pelupusan yang bersesuaian.
d. Urusetia akan menyediakan kertas kerja pelupusan kepada kuasa melulus dan melaksanakan
pelupusan mengikut kaedah yang diluluskan;
e. Setelah kelulusan diperolehi, urusetia akan mengemukakan salinan kelulusan kepada Fakulti /
Institut / Pusat.
f. Pegawai Aset di PTJ perlu mengemaskini di ruangan pelupusan dalam Daftar Harta Modal
(KEW.PA-2) atau Daftar Inventori (KEW.PA-3) selepas menerima minit kelulusan dari urusetia.
9. TEMPOH TINDAKAN PELUPUSAN
Tindakan pelupusan mengikut kaedah yang diluluskan hendaklah dilaksanakan dalam tempoh tiga (3)
bulan dari tarikh surat kelulusan.
10. PELANJUTAN TEMPOH
10.1 Permohonan melanjutkan tempoh pelupusan hendaklah dikemukakan kepada Kuasa Melulus
dua (2) minggu sebelum tamat tempoh pelupusan. Pelanjutan tempoh hanya dibenarkan sekali
sahaja.
10.2 Sekiranya tindakan pelupusan tidak dapat diselesaikan selepas tempoh pelanjutan, maka
kelulusan adalah terbatal dan permohonan baru hendaklah dikemukakan kerana pengurangan
nilai semasa aset alih dan kaedah pelupusan mungkin tidak lagi sesuai.
11. PINDA KAEDAH PELUPUSAN
Permohonan untuk meminda kaedah pelupusan hendaklah dikemukakan kepada Kuasa Melulus.
Permohonan hendaklah dikemukakan sebelum tamat tempoh kelulusan pelupusan. Sekiranya
tempoh pelupusan telah tamat, kelulusan adalah terbatal dan permohonan baru hendaklah
dikemukakan.
Page | 7
12. KAEDAH PELUPUSAN
Dalam urusan pelupusan aset, kriteria pulangan hasil hendaklah sentiasa diberi perhatian. Bagi
mencapai tujuan ini, Kuasa Melulus hendaklah meluluskan kaedah pelupusan yang sesuai untuk
dilaksanakan dan paling menguntungkan Universiti. Kaedah pelupusan adalah seperti berikut:-
a. Jualan secara:-
i. Sebutharga; dan
ii. Lelong.
b. E-Waste, Buangan Terjadual dan Sisa Pepejal;
c. Jualan Sisa;
d. Jual Pukal/Skrap
e. Jual kepada kakitangan
f. Tukar Barang atau Perkhidmatan;
g. Tukar Beli;
h. Tukar Ganti;
i. Derma/Hadiah;
j. Musnah; dan
k. Kaedah-kaedah lain pelupusan yang difikirkan sesuai.
12.1 Kaedah Pelupusan Secara Jualan
12.1.1 Sebutharga
i. Sebutharga hendaklah dipelawa sekurang-kurangnya kepada 3 syarikat atau

orang perseorangan.
ii. Kenyataan Tawaran Sebutharga menggunakan borang KEW.PA-24.
iii. Tawaran sebutharga hendaklah menggunakan Borang KEW.PA-25 (Harga
rezab berdasarkan KEW.PA-16).
iv. Tawaran hendaklah dikemukakan ke dalam peti sebutharga Unit Pengurusan
Aset, sebelum tarikh dan waktu yang ditetapkan. Sebutharga yang diterima
lewat tidak dipertimbangkan.
v. Sebutharga hendaklah dibuka oleh Jawatankuasa Pembuka Sebutharga
pada tarikh dan waktu yang ditetapkan.
vi. Jawatankuasa Pembuka Sebutharga hendaklah menyenaraikan semua
tawaran yang diterima menggunakan Borang KEW.PA-26 dan
menandatangani Jadual Sebutharga tersebut. Jawatankuasa Pembuka
Sebutharga hendaklah mengemukakan Jadual Sebutharga kepada
Jawatankuasa Sebutharga untuk pertimbangan dan keputusan selanjutnya.
Page | 8
vii. Dalam memilih tawaran sebutharga, Jawatankuasa Sebutharga hendaklah
memastikan harga tawaran yang diterima adalah yang paling menguntungkan
Universiti.
viii. Surat tawaran akan dikeluarkan kepada penyebut harga yang berjaya.
Sekiranya penyebut harga yang terpilih menolak tawaran, Jawatankuasa
Sebutharga hendaklah menimbang tawaran-tawaran lain atau memutuskan
pelawaan sebutharga semula.
12.1.2 Lelong
i. Pelupusan melalui kaedah lelong boleh dilaksanakan ke atas aset berikut:

a. Mempunyai nilai pasaran;
b. Kuantiti yang banyak; dan
c. Terdapat permintaan yang tinggi untuk membelinya
ii. Tatacara lelongan:

a. Lantik syarikat yang menguruskan lelongan awam.
b. Harga rezab untuk lelongan berdasarkan kepada nilai semasa aset di
Borang Perakuan Pelupusan KEW.PA-16 hendaklah dinyatakan di
dalam senarai aset yang akan dilelong.
12.2 E-Waste, Buangan Terjadual dan Sisa Pepejal
i. Aset yang dikategorikan sebagai e-waste di bawah Peraturan Kualiti Alam Sekeliling
(Buangan Terjadual) bermaksud barang elektrik/ elektronik yang tidak boleh digunakan
dalam bentuk dan fungsi asal seperti komputer dan aksesori(pencetak dan pengimbas),
mesin fotostat, televisyen, peti sejuk, alat pendingin hawa, telefon bimbit dan
aksesori/bateri;
ii. Barang-barang yang dikategorikan sebagai BuanganTerjadual adalah seperti berikut:-
a. Buangan minyak terpakai seperti minyak terpakai daripada stesen servis

kenderaan depot tentera;
b. Bateri asid plumbum terpakai (bateri kenderaan);
c. Bahan mudah dibakar dalam bekas yang dibenarkan seperti duit, pakaian
atau rokok;
d. Buangan makmal seperti bahan kimia luput tarikh, ubat atau buangan
farmaseutikal; dan
e. Bahan gas berkait chloroflourocarbon (CFC), bahan binaan terpakai dari
asbestos dan lain-lain buangan terjadual.
iii. Aset yang dikategorikan sebagai Sisa Pepejal hendaklah dilupuskan mengikut Akta
Page | 9
Pengurusan Sisa Pepejal dan Pembersihan Awam 2007. Sisa Pepejal ditafsirkan
sebagai:-
a. apa-apa bahan sekerap atau benda lebihan lain yang tidak dikehendaki atau
keluaran yang ditolak yang timbul daripada penggunaan apa-apa proses;
b. apa-apa benda yang dikehendaki dilupuskan kerana sudah pecah, lusuh,
tercemar atau selainnya rosak;atau

c. apa-apa bahan lain yang mengikut Akta ini atau mana- mana undang-undang
bertulis lain dikehendaki oleh pihak berkuasa yang dilupuskan.
iv. Kos pengendalian pelupusan hendaklah ditanggung oleh Jabatan/PTJ yang

melupuskan aset tersebut dan hendaklah mematuhi sepenuhnya peraturan perolehan
perkhidmatan.
v. Jabatan/PTJ hendaklah merujuk kepada Jabatan Alam Sekitar dan Jabatan

Pengurusan Sisa Pepejal Negara bagi mendapatkan keterangan lanjut mengenai
perkara ini atau akta yang berkaitan.
12.3 Jualan Sisa
i. Kaedah pelupusan secara jualan sisa dilaksanakan bagi aset selain daripada Buangan
Terjadual dan Sisa Pepejal. Aset yang boleh dilupuskan melalui kaedah jualan sisa
adalah aset yang tidak boleh digunakan dalam bentuk dan fungsi asalnya.
ii. Penjualan sisa aset hendaklah dilaksanakan seperti berikut:-
a. Nilai perolehan asal bagi satu aset atau secara agregatnya tidak lebih
daripada lima puluh ribu ringgit (RM50,000) atau beratnya kurang daripada
1000 kilogram hendaklah dilaksanakan secara jualan terus kepada mana-
mana Syarikat yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam bidang
Membeli Barang Lusuh (Perlu Permit) dengan keutamaan kepada Bumiputra.
b. Nilai perolehan asal bagi satu aset atau secara agregatnya lebih daripada lima
puluh ribu ringgit (RM50,000) atau beratnya lebih daripada1000 kilogram
hendaklah dilaksanakan secara tender/sebut harga dengan keutamaan
Syarikat Bumiputera mengikut Negeri/ Setempat yang berdaftar dengan
Kementerian Kewangan dalam Bidang Membeli Barang Lusuh (Perlu Permit).
c. Jabatan yang mempunyai kuantiti sisa aset yang banyak dalam jangka masa
panjang boleh mewujudkan kontrak pusat/panel dengan mendapat kelulusan
Jawatankuasa Pelupusan UKM.
d. Kenderaan yang telah diluluskan pelupusan secara jualan sisa tidak boleh
didaftarkan semula dengan Jabatan Pengangkutan Jalan. Urusetia

Pelupusan hendaklah memaklumkan kepada Jabatan Pengangkutan Jalan
mengenai pelupusan kenderaan tersebut supaya pendaftaran kenderaan
Page | 10
dibatalkan.
12.4 Jual Pukal / Skrap
i. Dapatkan sekurang-kurangnya 3 sebutharga daripada syarikat / individu.

ii. Pilih tawaran harga yang tertinggi/memenuhi syarat dan tertakluk kepada keputusan
Jawatankuasa Pemilih.
iii. Keluarkan surat tawaran kepada syarikat / individu yang berjaya dan maklumkan
tawaran harga serta tarikh untuk mengambil aset.
12.5 Jual kepada kakitangan
i. Penentuan harga ditetapkan oleh JKTP / JKPA bergantung kepada jenis aset.
ii. Keluarkan surat tawaran kepada kakitangan dan maklumkan tawaran harga serta tarikh
untuk mengambil aset
12.6 Tukar Barang atau Perkhidmaan
Kaedah pelupusan secara tukar barang atau perkhidmatan merupakan pertukaran aset dari
jenis yang sama atau berbeza; atau pertukaran aset dengan perkhidmatan. Kaedah tukar
barang atau perkhidmatan dilaksanakan berasaskan:-
i. Pertukaran aset atau perkhidmatan adalah berasaskan nilai terbaik tanpa

melibatkan kos tambahan;
ii. Nilai aset hendaklah dianggarkan oleh pihak yang pakar dalam bidang berkenaan;
iii. Pertukaran aset atau perkhidmatan hendaklah mengikut keperluan sebenar

Jabatan;dan
iv. Syarikat pengeluar atau agen pembekal aset baru hendaklah bertanggungjawab
memberi khidmat lepas jualan.
12.7 Tukar Beli
i. Dilaksanakan bagi aset yang masih boleh diigunakan dalam bentuk asal tetapi tidak
diperlukan oleh PTJ dan pembekal asal atau pembekal yang berniaga dalam bidang
berkaitan.;
ii. Aset perlu dikeluarkan sebelum gantinya dipasang. Sebagai contoh, loji/alat
penghawa dingin perlu dibuka sebelum penggantinya dipasang;
iii. Penggantian aset hendaklah disahkan oleh Pegawai yang pakar (jika perlu);
iv. Harga jualan barang lupus dirundingkan antara PTJ dengan pembekal;
Page | 11
v. Peruntukan yang mencukupi bagi membiayai harga penuh aset yang akan diganti;
vi. Harga jualan aset hendaklah dikreditkan sebagai hasil Universiti dan tidak boleh
ditolak daripada harga sebenar aset yang hendak dibeli; dan
vii. Cadangan jualan secara tukar beli hendaklah dimasukkan sebagai syarat dalam
dokumen pelawaan tender/sebut harga dan juga dalam perjanjian kontrak perolehan.
12.8 Tukar Ganti
i. Kaedah pelupusan secara tukar ganti boleh dilaksanakan ke atas aset yang tidak
ekonomi dibaiki tetapi boleh dikeluarkan komponen-komponen tertentu seperti
komponen kenderaan atau perkakasan komputer dikeluarkan dan dipasang sebagai
alat atau komponen ganti bagi pembaikan jentera atau kenderaan atau perkakasan
komputer yang lain.
ii. Pelupusan secara tukar ganti dilaksanakan berasaskan :-
a. Aset yang sama jenis dan kegunaannya;

b. Diperiksa dan disahkan kesesuaiannya oleh Pegawai Teknikal; dan
c. Alat atau komponen tukar ganti yang dipasang kepada aset penerima perlu
direkodkan di Bahagian B KEW.PA-2 aset berkenaan.
iii. Aset yang ditukar ganti hendaklah dimasukkan ke dalam stok untuk penempatan
sementara sebelum dipasang kepada peralatan lain yang sama jenis atau
kegunaannya. Satu senarai berasingan hendaklah disediakan bagi tujuan rekod.
12.9 Derma/Hadiah
i. Pelupusan aset secara hadiah boleh dilaksanakan:-
a. Dari PTJ kepada mana-mana organisasi, pertubuhan sukarela.
b. Dari PTJ kepada badan-badan lain yang dianjurkan dan diiktiraf oleh
Kerajaan.
ii. Aset yang boleh dilupuskan secara hadiah adalah:-
a. Aset boleh digunakan lagi dalam bentuk dan fungsi asal tetapi tidak
diperlukan lagi oleh agensi Kerajaan; atau
b. Aset tidak ekonomi diperbaiki tetapi boleh diguna sebagai bahan latihan dan
pameran.
iii. Kaedah pelupusan secara hadiah dilaksanakan berasaskan:-
a. Permohonan atau keperluan penerima; dan

Page | 12
b. Kos pengendalian dan pengangkutan hendaklah ditanggung oleh penerima.
iv. Cadangan pelupusan secara hadiah hendaklah disokong dengan surat permohonan
daripada organisasi, pertubuhan sukarela atau badan-badan lain.
v. Kad Pendaftaran bagi kenderaan yang dihadiahkan hendaklah ditukar hak milik kepada
penerima.
12.10 Musnah
i. Kaedah pemusnahan hendaklah menjadi pilihan terakhir setelah mendapati semua

kaedah seperti jualan, hadiah dan sebagainya tidak sesuai untuk dilaksanakan.
Kaedah pelupusan secara musnah boleh dilaksanakan bagi aset yang tiada nilai jualan
atau nilai sisa atau aset yang berunsur keselamatan dengan cara berikut:-
a. Ditanam
b. Dibakar
c. Dibuang
d. Ditenggelam
e. Diletup/ diledak/ dilebur
ii. Langkah-langkah berikut hendaklah diambil sebelum pelupusan secara musnah

dilaksanakan:-
a. Mendapat kelulusan tempat pemusnahan daripada Pihak Berkuasa yang

berkenaan seperti Pihak Berkuasa Tempatan (PBT), Jabatan Alam Sekitar,
Jabatan Laut atau Pihak Berkuasa Lain mengikut mana yang berkenaan;
b. Mematuhi peraturan dan garis panduan yang ditetapkan oleh Pihak Berkuasa
yang berkenaan;
c. Bahan-bahan yang boleh digunakan sebagai alatganti hendaklah
ditanggalkan atau dikeluarkan terlebih dahulu untuk kegunaan akan datang;
d. Tindakan bersesuaian seperti diketuk, dipotong, digelek, dirincih dan
sebagainya perlu diambil terlebih dahulu supaya tiada mana-mana pihak
dapat mengambil dan menjual semula atau bagi aset yang mempunyai unsur-
unsur keselamatan, tiada sebarang maklumat dapat diakses; dan
iii. Ketua Jabatan atau Pegawai Aset yang melupuskan aset hendaklah melantik dua (2)
orang pegawai di gred yang bersesuaian untuk menyaksikan bahawa aset tersebut telah
dimusnahkan. Sijil Penyaksian Pemusnahan KEW.PA-18 hendaklah disediakan
iv. apabila pemusnahan telah selesai dilaksanakan dan dikemukakan kepada Kuasa
Melulus.
12.11 Kaedah-kaedah lain pelupusan
Kaedah lain yang tidak dinyatakan hendaklah mendapat kelulusan dari Kuasa Melulus
Page | 13
13. PELUPUSAN ASET MILIK AGENSI KERAJAAN KEPADA PIHAK SWASTA
Kementerian atau Jabatan hendaklah melaksanakan pelupusan ke atas aset yang akan diserahkan
kepada pihak swasta berikutan projek penswastaan dan seumpamanya mengikut kaedah bersesuaian
seperti hadiah atau jualan. Permohonan pelupusan hendaklah dikemukakan ke Perbendaharaan
Malaysia untuk pertimbangan dan kelulusan
14. PELUPUSAN MELALUI KONTRAK PUSAT
Jika terdapat pelupusan melalui kontrak pusat, urusetia hendaklah menggunakan peraturan
berkenaan.
15. TINDAKAN SEMASA MELAKSANAKAN PELUPUSAN
15.1. Label Hak Milik UKM pada aset perlu dipadamkan
15.2. Jabatan Pengangkutan Jalan (JPJ) hendaklahdiberitahu mengenai pelupusan kenderaan

supaya pendaftaran kenderan UKM dibatalkan
15.3. Kad Pendaftaran kenderaan bermotor diserahkan kepada kontraktor/ pembeli kecuali
pelupusan secara jualan sisa. Aset Universiti yang telah di lupus dikecualikan daripada
semua jenis cukai kecuali bagi aset yang diimport hendaklah mematuhi akta pihak
berkuasa berkenaan.
15.4. Sijil Pelupusan KEW.PA-19 disediakan dan dikemukakan kepada Kuasa Melulus bersama
dokumen sokongan seperti berikut:-
i. Resit jualan bagi pelupusan secara jualan;

ii. Surat Akuan Penerimaan bagi kaedah pelupusan secara hadiah;
iii. Sijil Penyaksian Pemusnahan KEW.PA-18 bagi pelupusan kaedah pemusnahan; dan
iv. Akuan penerimaan bagi pelupusan secara BuanganTerjadual/ Sisa Pepejal.
15.5. KEW.PA-2 atau KEW. PA-3, KEW.PA-4 atau KEW.PA-5 dan KEW.PA-7 hendaklah dikemas
kini.
Page | 14
UKM-SPKP-BEN-PK03-BO02 No. Semakan: 00 Tarikh Kuatkuasa: 01/08/2013
Sila
BORANG PERMOHONAN PELUPUSAN
tandakan () bagi pilihan di bawah:
Inventori Harta Modal

(< 3,000) (>3,000)
Peralatan Pejabat/Perabot
Fakulti/Jabatan : ________________________________
Komputer
Harga
No
Keteranga No. Siri Kuantiti Beli Tarikh Id Aset Lokasi Aset Alasan
Bil Jenama/Model Pesanan
n Aset Alih (seunit) Beli Alih Alih Pelupusan
Rasmi
RM
Catatan : Semua maklumat WAJIB untuk diisi. Sekiranya maklumat sudah tiada, anggaran perlu dibuat. (terutama bagi maklumat tarikh beli dan harga beli). Borang permohonan perlu dihantar
kepada Unit Pengurusan Aset, Jabatan Bendahari selewat-lewatnya 7 hari sebelum tarikh Jadual Pemeriksaan Jawatankuasa Teknikal Pelupusan (JKTP) UKM untuk tindakan
selanjutnya.. Bagi pelupusan kenderaan perlu dilampirkan kos penyelenggaraan dan salinan pendaftaran kenderaan tersebut.
Sebarang pertanyaan boleh menghubungi di talian 03-8921 5185/5182/4005- Fax : 03-89215897
Dilaporkan oleh, Diluluskan oleh,
…………………………….. …………………………………
Nama :
Cop Jawatan: Cop Jawatan :
Tarikh :
No. Tel :
Email :
KEW.PA-15
No. Ruj: UKM(S)3.1/179/3/1

Tarikh:
Tuan / Puan,
LANTIKAN SEBAGAI AHLI JAWATANKUASA KECIL TEKNIKAL PELUPUSAN
Merujuk kepada perkara di atas, sukacita dimaklumkan bahawa Tuan / Puan dilantik sebagai Ahli Jawatankuasa
Kecil Teknikal Pelupusan _______________ untuk memeriksa aset yang dicadangkan untuk dilupuskan.
Peranan dan tanggungjawab Ahli Jawatankuasa Kecil Teknikal Pelupusan Aset adalah seperti berikut:
(a) Memeriksa aset dan rekod yang hendak dilupuskan.

(b) Memperakukan pelupusan aset.
(c) Mengesyor kaedah pelupusan yang sesuai.
(d) Meluluskan pelupusan aset bernilai RM50,000 ke bawah
Saya yakin dengan kewibawaan Puan dapat melaksanakan tanggungjawab ini dengan jayanya.
Sekian, terima kasih.
Yang benar
NAIB CANSELOR
s.k - Bendahari
Universiti Kebangsaan Malaysia
KEW.PA-16

PERAKUAN PELUPUSAN (PEP) ASET ALIH
Jabatan :
Alamat :UNIVERSITI KEBANGSAAN MALAYSIA, BANGI
No. Siri Pendaftaran Aset :

(KEW.PA-2/PA-3)
No. Kodifikasi Nasional : Jumlah jarak perjalanan(km)/ :

Tempoh penggunaan(jam)
Jenis, Jenama dan Model : Tahap Penyampaian Perkhidmatan(%) :
No. Chassis/Siri Pembuat : Jumlah Kos Penyelenggaraan Terdahulu :
No. Enjin : Anggaran Kos Penyelenggaraan Semasa :
No. Pendaftaran (kenderaan) : Nilai Semasa :
Tarikh dibeli : Anggaran Nilai Selepas Diperbaiki :
Harga Perolehan Asal : Anggaran Tahan Selepas Diperbaiki :
LAPORAN PEMERIKSAAN
Butir-butir penambahbaikan yang perlu :-
1. ………………………………………………………………………...……………
2. …..…………………….………………………………………...………………….
3. ….………………………………………………………..………………………….
Disahkan bahawa aset tersebut telah diperiksa dan diperakukan untuk pelupusan
atas sebab-sebab berikut :-
1. ……………………………………………………………..………………………
2. ………………………………………………………….………………………….
3. …………………………………………………………………...……………….
……………………………………………… ……………………………
(Tandatangan) (Tandatangan)
Nama : Nama :
Jawatan : Jawatan :
Tarikh : Tarikh :
Cop : Cop :
Ruangan ini hendaklah diisi jika PEP melebih tempoh satu (1) tahun.
Aset telah dibuat penilaian semula dengan nilai semasa RM …………………………………….
……………………………………………… Cop :
(Tandatangan)
Nama :
Jawatan :
Tarikh :
KEW PA-17

LAPORAN PEMERIKSAAN JAWATANKUASA KECIL TEKNIKAL PELUPUSAN
HADIR:
1
2
Cadangan
Deskripsi Aset/ Pesanan Harga Beli Jumlah Alasan
Bil. Model No Siri Kuantiti Tarikh Beli ID Aset Lokasi Jawatankuasa
Jenama/Jenis Rasmi (RM) (RM) Pelupusan
Teknikal
JUMLAH
TURUT HADIR:
1
2
Cadangan :
Tarikh Pemeriksaan :
Tempat Pemeriksaan :
: :
Tandatangan Tandatangan Tandatangan : _________________________
______________________ ______________________
Nama : Nama : Nama :

: SETIAUSAHA JKTP
Jawatan : PENGERUSI JKTP PELUPUSAN Jawatan : AHLI JKTP PELUPUSAN Jawatan
PELUPUSAN
Tarikh Tarikh Tarikh
: : :
Pemeriksaan Pemeriksaan Pemeriksaan
KEW.PA-18

SIJIL PENYAKSIAN PEMUSNAHAN ASET ALIH
Disahkan aset seperti maklumat berikut telah dimusnahkan.
Kelulusan Pelupusan :.....................................................

Secara : (Tanam/Bakar/Buang/Tenggelam)*
Tarikh :…………………………….…….
Tempat :……..……………………………
…………….…………………. ………………………………
Tandatangan Tandatangan
Nama: ……………………. Nama: ……………………….
Jawatan: …………………… Jawatan: ……………………..
Cop: Cop:
* Pilih mana yang berkenaan

KEW.PA-19
SIJIL PELUPUSAN ASET ALIH

FAKULTI/JABATAN :
KERTAS :
JKTP BIL. : JKPA BIL. : JKTK BIL. :
Merujuk surat kelulusan No. Rujukan UKM 3.1/322/3 bertarikh______________, saya mengesahkan tindakan pelupusan telah
dilaksanakan seperti berikut:-
1. Aset berikut telah dilupuskan secara pindahan/hadiah.

Bilangan item ………….………………………………………… dipindahkan/hadiah
kepada…………………..…………………………………………………………………
(Surat Akuan Terima disertakan)
2. Aset berikut telah dilupuskan secara dijual.

Bilangan item __ No.Resit _________bertarikh _______________
(Salinan Resit Disertakan)
3. Aset berikut telah dilupuskan secara musnah.

Bilangan item: …………………….……………………………………………………..
Cara dimusnahkan: ……………………………………………………………………..
(Sijil Menyaksikan Pemusnahan disertakan)
4. Aset berikut telah dilupuskan melalui kaedah-kaedah lain.

Bilangan item: ………………………………...
Kaedah pelupusan: ……………………………...
(Dokumen berkaitan disertakan)
5. Aset berikut telah dimasukkan ke dalam stok.

Bilangan item ..…………………………………………………………………………..
(Salinan Kad Kawalan Stok Disertakan)
Tandatangan Ketua Jabatan : ……………………………………

Nama :
Jawatan :
Tarikh : ……………………………………
COP RASMI
KEW.PA-20
LAPORAN TAHUNAN PELUPUSAN ASET ALIH UNIVERSITI

SUKU TAHUN TAHUN
BAHAGIAN/ JABATAN : UNIVERSITI KEBANGSAAN MALAYSIA
KAEDAH PELUPUSAN YANG DILAKSANAKAN (JUMLAH NILAI PEMBELIAN ASAL BARANG)

JUMLAH
HASIL
NILAI JUAL JUAL PADA
BIL JENIS ASET PELUPUSAN BUANG SUMBANG TRADE
PEROLEHAN PUKAL KAKITANGA HADIAH LAIN-LAIN (RM)
(RM) (RM) AN/DERM IN (RM)
ASAL (RM) (RM) N (RM) (RM)
A (RM)
Alat Pengajaran Dan

1
Penyelidikan
Peralatan Pejabat
2
Dan Perabot
3 Kenderaan
4 Komputer
JUMLAH
Pekeliling Bendahari Bil. 1/2016 BAB F : KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA
KANDUNGAN
M/S
1. Objektif 2
2. Kuasa Melulus Hapuskira 2
3. Urusetia Kehilangan dan Hapuskira 2-3
4. Proses Hapuskira 3-5
5. Kaedah Alternatif Kepada Tindakan Surcaj Bagi Mendapatkan Nilai Harta Yang
Hilang 5
6. Carta Aliran Proses Kerja Jawatankuasa Penyiasat 6
7. Pelantikan Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Aset Alih UKM (KEW.PA-29) 7
8. Laporan Akhir Kehilangan Aset Alih (KEW.PA-30) 8-10
9. Sijil Hapuskira Aset Alih (KEW.PA-31) 11
10. Laporan Tindakan Surcaj/ Tatatertib Aset Alih (KEW.PA-32) 12
Page | 1
BAB F : KEHILANGAN DAN HAPUSKIRA
“Kehilangan” bermaksud aset alih yang tiada lagi dalam simpanan disebabkan oleh kecurian, kemalangan,
kebakaran, bencana alam, kesusutan, penipuan atau kecuaian pegawai awam.
“Hapuskira” ialah satu proses untuk membatalkan rekod aset alih yang hilang.
1. OBJEKTIF
Hapuskira aset alih universiti bertujuan untuk:-
a. Mengawal kerugian yang ditanggung oleh Universiti akibat kehilangan aset alih;
b. Menyelaraskan rekod aset alih;
c. Meningkatkan kesedaran dan tanggungjawab terhadap kepentingan keselamatan aset alih
Universiti; dan
d. Membolehkan tindakan surcaj atau tatatertib dikenakan ke atas kecuaian pegawai.
2. KUASA MELULUS HAPUSKIRA
Kuasa melulus hapuskira adalah seperti berikut:-
a. Jawatankuasa Tetap Kewangan

Nilai perolehan asal satu aset alih melebihi RM500,000
b. Jawatankuasa Pelupusan Aset UKM

Nilai perolehan asal satu aset alih bernilai sehingga RM500,000
3. URUSETIA KEHILANGAN DAN HAPUSKIRA
3.1. Unit Pengurusan Aset, Jabatan Bendahari UKM adalah bertanggungjawab sebagai Urusetia
Kehilangan dan Hapuskira.
3.2. Tugas-tugas Urusetia Kehilangan dan Hapuskira adalah seperti berikut:
i. Mendapatkan maklumat mengenai aset yang hilang melalui Daftar Harta Modal
(KEW.PA-2) dan Daftar Inventori (KEW.PA-3);
ii. Mendapatkan Laporan Awal Kehilangan Aset Alih (KEW.PA-28) daripada Ketua PTJ;
iii. Menyedia dan mengemukakan tuntutan insurans;
iv. Menguruskan pelantikan Jawatankuasa Penyiasat dengan menggunakan format Surat
Pelantikan Jawatankuasa Penyiasat (KEW.PA-29).
v. Mendapatkan hasil siasatan polis;
vi. Mendapatkan Laporan Akhir Kehilangan Aset Alih (KEW.PA-30) daripada Jawatankuasa
Penyiasat;
Page | 2
vii. Mendapatkan syor dan ulasan dari Naib Canselor;

viii. Mengambil tindakan seperti yang dicadangkan oleh Jawatankuasa Penyiasat dan
diperakukan oleh Naib Canselor;
ix. Maklumkan syor surcaj atau tatatertib kepada Bahagian Perundangan, Jabatan
Pendaftar;
x. Mendapatkan maklum balas kedudukan tindakan surcaj/ tatatertib daripada Bahagian
Perundangan, Jabatan Pendaftar;
xi. Mengemukakan permohonan hapuskira kepada kuasa melulus;
xii. Memaklumkan kelulusan hapuskira kepada pegawai aset di PTJ berkenaan untuk
tindakan kemaskini rekod daftar aset dan sediakan Sijil Hapuskira (KEW.PA-31);
xiii. Menyediakan Laporan Sukuan Tahun Kehilangan dan Hapuskira, Tindakan
Surcaj/Tatatertib Aset Alih KEW.PA-32 setiap sukuan tahunan kepada JKPAK.
4. PROSES HAPUSKIRA
4.1. Melaporkan Kehilangan
i. Pegawai yang mengetahui kehilangan melaporkan kehilangan aset alih kepada Ketua
Jabatan/Ketua Projek serta merta;
ii. Pegawai PTJ yang mengetahui kehilangan melaporkan ke Bahagian Keselamatan UKM
dalam tempoh 24 jam dari waktu kehilangan diketahui sekiranya berlaku di sekitar UKM;
iii. Ketua Jabatan atau pegawai bertanggungjawab ke atas kehilangan atau yang menjaga
aset atau yang mengetahui kehilangan berlaku, hendaklah membuat laporan polis
dengan seberapa segera, tidak lewat dari 24 jam dari masa kehilangan telah diketahui
jika ia ada alasan mempercayai kesalahan jenayah telah dilakukan berhubung dengan
kehilangan itu;
iv. Semua kehilangan aset keselamatan, peralatan keselamatan atau komponen strategik
hendaklah dibuat laporan polis.
4.2. Menyediakan Laporan Awal Kehilangan Aset Alih (KEW.PA-28)
Ketua Jabatan atau pegawai bertanggungjawab ke atas kehilangan atau yang menjaga aset atau
yang mengetahui kehilangan berlaku hendaklah menyediakan Laporan Awal KEW PA-28,
laporan polis dan Laporan pengawal keselamatan dalam tempoh 14 hari kepada Unit Pengurusan
Aset. Bagi kehilangan yang melibatkan seorang Ketua Jabatan laporan awal hendaklah
disediakan oleh Pegawai atasannya.
4.3. Melantik Jawatankuasa Penyiasat
i. Jawatankuasa Penyiasat akan dilantik secara bertulis oleh Naib Canselor menggunakan
Surat Pelantikan Jawatankuasa Penyiasat (KEW.PA-29) dalam tempoh 2 minggu dari
tarikh Laporan Awal Kehilangan Aset Alih (KEW. PA-28) diterima atau dilantik untuk
tempoh tertentu.
ii. Keanggotaan Jawatankuasa Penyiasat hendaklah terdiri daripada:
Page | 3
a. Pegawai yang tidak terlibat dengan kehilangan itu dan bukan daripada bahagian/unit
yang sama;
b. Sekurang-kurangnya dua (2) orang pegawai dan Ketuanya hendaklah daripada
Kumpulan Pengurusan dan Profesional di gred yang bersesuaian; dan
c. Mempunyai pengalaman dalam pengurusan aset atau pengurusan kewangan jika
perlu
iii. Bagi kes kehilangan yang berlaku di luar Malaysia, Pegawai Pengawal dibenarkan
melantik pegawai bersesuaian dari Jabatan atau Agensi Universiti Malaysia lain yang tidak
terlibat dengan kehilangan itu di negara berkenaan sebagai Jawatankuasa Penyiasat.
iv. Tugas dan tanggungjawab Jawatankuasa Penyiasat adalah seperti berikut:-
a. Menjalankan siasatan dengan segera selepas pelantikan dengan mengambil

tindakan seperti berikut:-
i. Mengenal pasti pegawai-pegawai yang bertanggungjawab ke atas

kehilangan;
ii. Menyoal siasat pegawai-pegawai terlibat atau mana-mana pegawai yang
difikirkan perlu;
iii. Meneliti rekod-rekod aset, Laporan Polis (jika ada) dan Laporan Awal;
iv. Melawat dan memeriksa tempat kejadian;
v. Mendapatkan bukti bergambar sekitar tempat kejadian, salinan dokumen-
dokumen yang berkaitan sebagai bahan bukti (sekiranya perlu); dan
vi. Tindakan lain yang difikirkan sesuai untuk melengkapkan siasatan;
b. Mengenal pasti sama ada Arahan Perbendaharaan dan peraturan-peraturan

berkaitan Tatacara Pengurusan Aset Alih Universiti (TPAU), Tatacara Pengurusan
Stor (TPS) dan Arahan Keselamatan Universiti dipatuhi;
c. Mendapatkan keterangan sama ada kehilangan berkenaan berpunca daripada
kecuaian pegawai, kegagalan mematuhi peraturan yang disengajakan, kegagalan
penyeliaan atau tidak mempunyai pengetahuan dalam pengurusan aset dan stor
universiti;
d. Mendapatkan penjelasan terhadap kelemahan sehingga berlakunya kehilangan
seperti yang dinyatakan dalam perenggan (iii) di atas;
e. Mengenal pasti risiko keselamatan serta mengesyorkan langkah-langkah kawalan
dan pencegahan; dan
f. Menyedia laporan siasatan dan menandatangani Laporan Akhir serta
mengemukakan kepada Pegawai Pengawal untuk ulasan dan syor.
4.4. Menyediakan Laporan Akhir KEW.PA-30
i. Jawatankuasa Penyiasat bertanggungjawab menyediakan Laporan Akhir Kehilangan Aset

Alih KEW.PA-30 dan kemukakan kepada Urusetia dalam tempoh 2 bulan dari tarikh
pelantikan. Keterangan bertulis daripada pegawai yang terlibat boleh dilampirkan kepada
Laporan Akhir Kehilangan Aset Alih (KEW. PA-30), jika ada;
Page | 4
ii. Laporan Akhir perlu disertakan dengan dokumen sokongan seperti Daftar Harta Modal
(KEW. PA-2) / Daftar Inventori (KEW. PA-3), gambar dan dokumen-dokumen lain;
iii. Setelah Naib Canselor berpuas hati dengan hasil siasatan di Laporan Akhir adalah
bertanggungjawab untuk :-
a. Mengesyorkan tindakan menghapuskira aset yang hilang dengan surcaj atau
tatatertib atau kedua-duanya sekali; atau
b. Mengesyorkan tindakan menghapuskira aset yang hilang tanpa surcaj atau
tatatertib dengan tindakan penggantian setara
c. Menandatangani sendiri syor dan ulasan
iv. Sekiranya Naib Canselor tidak berpuashati dengan hasil siasatan di Laporan Akhir
Kehilangan Aset Alih (KEW. PA-30) maka Naib Canselor boleh;-
a. Mengarahkan siasatan semula oleh Jawatankuasa Penyiasat sedia ada; atau
b. Melantik Jawatankuasa Penyiasat yang baru untuk menjalankan siasatan.
v. Sebarang rayuan perlu mendapat perakuan semula oleh Naib Canselor (jika perlu) setelah
disemak oleh Bendahari.
4.5. Tindakan yang perlu diambil selepas kelulusan
i. Kelulusan hapuskira dicatatkan dalam Daftar Harta Modal atau Inventori oleh pegawai
aset di PTJ berkenaan;
ii. Urusetia akan mengeluarkan Sijil Hapuskira Aset KEW. PA-31 kepada PTJ berkenaan
dalam tempoh 1 bulan dari tarikh kelulusan;
iii. Jabatan Pendaftar membawa syor surcaj/tatatertib ke Pihak Berkuasa Tatatertib UKM.
iv. Jabatan Pendaftar memaklumkan keputusan Pihak Berkuasa Tatatertib ke atas syor surcaj
/ tatatertib kepada Jawatankuasa Tetap Kewangan.
5. KAEDAH ALTERNATIF KEPADA TINDAKAN SURCAJ BAGI MENDAPATKAN NILAI HARTA YANG
HILANG
Kehilangan aset atau inventori yang nilai semasanya tidak melebihi RM10,000.00 diberi pengecualian
daripada tindakan surcaj tetapi dibenarkan membayar balik mengikut nilai semasa tertakluk kepada
syarat-syarat berikut:-
i. Tindakan bayaran balik akan dikenakan terhadap seorang pegawai atau beberapa
orang pegawai yang bertanggungjawab atas kehilangan itu sekiranya terdapat
unsur-unsur kecurian, penipuan atau kecuaian.
ii. Nilai semasa aset/inventori tidak melebihi RM10,000 atau menggantikan aset yang
hilang mengikut spesifikasi yang setara dengannya atau lebih dengan
mendapatkan kelulusan dari pihak PTM;
iii. Penentuan nilai aset/inventori ini adalah berdasarkan kiraan susutnilai yang dibuat oleh
Unit Aset/Bendahari dan diperakukan oleh Naib Canselor
iv. Bayaran balik yang diterima dikreditkan dalam Kod Hasil 76100 (Denda/Hukuman);
6. CARTA ALIRAN PROSES KERJA JAWATANKUASA PENYIASAT
Carta aliran Jawatankuasa Penyiasat adalah seperti di Jadual 2

Page | 5
Jadual 2
CARTA ALIRAN PROSES KERJA JAWATANKUASA PENYIASAT
Page | 6
Page | 7
Page | 8
Page | 9
Page | 10
Page | 11
Page | 12

Pekeliling Bendahari Bil 1-2016 - TPAU

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Deskripsi Asli:

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Pekeliling Bendahari Bil 1-2016 - TPAU

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

PEKELILING BENDAHARI BIL.

TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH UNIVERSITI

Bahagian Perolehan & Aset, Jabatan Bendahari

2. Struktur Pengurusan Aset Alih Universiti 3

3. Carta Organisasi Pengurusan Aset Alih Universiti 4

4. Keahlian Dan Skop Tugas Jawatankuasa Pengurusan Aset Universiti 4-5

5. Peranan Dan Tanggungjawab Ketua PTJ 5

6. Peranan Unit Pengurusan Aset (UPA) 5-6

7. Gred Jawatan Pegawai Aset 6

8. Bilangan Pegawai Aset 6

9. Skop Tugas Pegawai Aset PTJ 6-7

10. Definisi Aset 7-10

11. Aset Alih 8

12. Kumpulan Aset Alih 8-9

13. Kategori Aset Alih 10

TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH UNIVERSITI (TPAU)

2. STRUKTUR PENGURUSAN ASET ALIH UNIVERSITI

3. CARTA ORGANISASI PENGURUSAN ASET ALIH UNIVERSITI

4. KEAHLIAN DAN SKOP TUGAS JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET UNIVERSITI

4.1. Keahlian Jawatankuasa Pengurusan Aset Universiti (JKPAK UKM)

Pengerusi - Timbalan Naib Canselor (TNC)

4.3. Skop tugas Jawatankuasa Pengurusan Aset Universiti (JKPAK)

i. Memantau pengurusan aset universiti melalui pelaporan yang dibentangkan dalam

5. PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB KETUA PTJ

i. Menamakan Pegawai Aset PTJ yang bertanggungjawab untuk menguruskan aset.

6. PERANAN UNIT PENGURUSAN ASET (UPA)

6.1. Menjadualkan mesyuarat JKPAK

6.2. Menyemak dan menyediakan laporan JKPAK:

7. GRED JAWATAN PEGAWAI ASET

8. BILANGAN PEGAWAI ASET

9. SKOP TUGAS PEGAWAI ASET PTJ

i. Semua harta modal dan inventori didaftarkan dalam kad daftar

iii. Memastikan daftar aset dikemaskini apabila berlaku penambahan/ penggantian/

9.6. Menyelaras dan menyelia program penyelenggaraan aset PTJ termasuklah:-

i. Mengenalpasti aset yang memerlukan penyelenggaraan (KEW.PA-13); dan

9.8. Memastikan kehilangan aset diuruskan mengikut peraturan yang ditetapkan.

10. DEFINISI ASET

ii. Aset Tak Ketara

11. ASET ALIH

12. KUMPULAN ASET ALIH

Aset Alih terbahagi kepada dua (2) kumpulan iaitu:-

12.1. Harta Modal (Aset Alih Dipermodalkan)

a. Termasuk aset yang dibeli melalui peruntukan mengurus, pembangunan, penyelidikan,

12.3. Definisi Bahan Pakai Habis Atau Bekalan Am :

13. KATEGORI ASET ALIH

2. Pelantikan Pegawai Penerima 2

3. Peraturan Penerimaan 2-3

4. Borang Akuan Penerimaan Aset/ Inventori (UKM-SPKP-PKU08-BO01)

5. Borang Laporan Penerimaan Aset Alih (KEW.PA-1)

TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH UNIVERSITI (TPAU)

2. PELANTIKAN PEGAWAI PENERIMA

iv. Setelah disemak dan diperiksa, pegawai aset/penerima adalah

BORANG AKUAN PENERIMAAN ASET/INVENTORI

Saya ………………………………………………………………………… UKM(PER) : …………….. telah menerima aset /

(a) Menggunakan aset/inventori ini bagi tujuan rasmi.

B. Bab F : Kehilangan Dan Hapuskira

Kelulusan dari Ketua Jabatan :

UNIVERSITI KEBANGSAAN MALAYSIA

No. Pesanan Rasmi :

Nota Hantaran Kuantiti Perihal

Pegawai Penerima Ketua Jabatan

3. Aset Yang Diterima Tanpa Penempatan 2