Pedoman Organisasi, Adminstrasi Dan Informasi Final

I
GEREJA MASEHI INJILI DI TIMOR

o
(GBM GPI dan Anggota PGI)

MAJELIS SINODE
O R
G E
Jln. S. K. Lerik Kota Baru Telp. (0380) 832943, 826927. Fax. 831182, 832943
KUPANG – NTT – 85228
I K o r.3 :1 1
E–mail: sinodegmit_kupang@yahoo.com , info@sinodegmit.org Website: www.sinodegmit.org
LAMPIRAN : KEPUTUSAN PERSIDANGAN MAJELIS SINODE GMIT No. 05/KEP/MS-

GMIT/XXXIV/2012 TENTANG PEDOMAN ORGANISASI ADMINISTRASI DAN
SISTEM KOMUNIKASI INFORMASI GMIT
PEDOMAN ORGANISASI GMIT

BAB I
PENDAHULUAN
Pasal 1
Pengertian Pedoman Organisasi GMIT
Pedoman Organisasi GMIT adalah seperangkat ketentuan dan petunjuk yang mengarahkan
fungsi-fungsi/peranan-peranan dalam organisasi GMIT baik dalam rangka penataan atau
pengaturan diri maupun dalam rangka pelaksanaan amanat kerasulan/ amanat pelayanan
GMIT.
Pasal 2
Fungsi Pedoman Organisasi GMIT
1. Memberikan gambaran atau keterangan yang jelas tentang kedudukan, tugas,

wewenang dan tanggungjawab dari setiap wadah pelayanan GMIT.
2. Memberikan gambaran atau keterangan yang jelas tentang kedudukan, tugas,
wewenang dan tanggungjawab dari setiap jabatan pelayananGMIT.
3. Memberikan keterangan dan pegangan yang jelas bagi para pemegang jabatan
pelayanan GMIT agar dapat melaksanakan tugasnya dengan tepat dan menghindari
kecendrungan bekerja berdasarkan kehendak pribadi, menghindari keragu-raguan,
kesalah pahaman, pertentangan-pertentangan yang membawa kerugian bagi GMIT.
4. Menjadi patokan atau ukuran bagi para pemegang jabatan pelayanan GMIT dalam
melaksanakan pengawasan dan penilaian terhadap pelaksanaan pelayanan yang
menjadi tanggungjawabnya.
Pasal 3
Pokok-pokok pikiran yang mendasari Pedoman Organisasi GMIT
1. GMIT sebagai persekutuan orang percaya yang telah diselamatkan oleh dan di dalam
Kristus terpanggil untuk melaksanakan amanat kerasulan/amanat pelayanan gereja.
Dalam rangka pelaksanaan amanat kerasulannya, semua karunia, talenta, kemampuan,
uang dan harta benda yang dimiliki oleh GMIT, harus diaktualisasi dan diorganisasikan
pemanfaatannya dalam satu sistem pengelolaan pelayanan kebersamaan.
2. Sistim pengelolaan pelayanan kebersamaan GMIT itu dapat direalisasikan melalui fungsi-
fungsi organisasi kerja GMIT. Dalam hubungan ini organisasi GMIT mendapatkan
relevansinya sebagai alat pelayanan kebersamaan. Fungsi-fungsi organisasi kerja GMIT
itu harus mengacu kepada Tata GMIT 2010 yang terdiri dari: Pokok-Pokok Eklesiologis
GMIT, Tata Dasar GMIT, Peraturan Pokok Jemaat, Peraturan Pokok Klasis dan Peraturan
Pokok Sinode.
19
3. Struktur dasar GMIT yang telah dicantumkan dalam Tata Gereja yakni : Jemaat, Klasis
dan Sinode. Susunan mana dapat dijelaskan sebagai berikut :
a. Jemaat adalah persekutuan anggota-anggota GMIT pada tempat dan lingkungan
sosial budaya tertentu di mana firman diberitakan, sakramen dilayankan dan
kemuridan dalam semangat meniru Kristus diwujudnyatakan.
b. Klasis adalah wadah kebersamaan jemaat-jemaat yang dirupakan oleh persidangan
para presbiter dan pelaksanaan program kebersamaan di wilayah tertentu.
c. Sinode adalah wadah kebersamaan jemaat-jemaat GMIT yang dirupakan oleh
persidangan presbiter dan pelaksanaan program kebersamaan pada lingkup terluas.
4. Asas kerja GMIT adalah Presbiterial Sinodal yakni GMIT tidak dipimpin secara hirarkis
oleh satu orang di puncak kepemimpinan gereja melainkan dipimpin secara kolektif oleh
beberapa/banyak orang yang disebut konsistorium/ presbiterium/kemajelisan. Asas ini
harus diberlakukan di semua lingkup pelayanan GMIT melalui fungsi-fungsi organisasi
kerja GMIT.
5. Di dalam organisasi kerja GMIT diberlakukan kesatuan pimpinan (kesatuan perintah) dan
tanggungjawab. Hal ini berarti tidak ada peluang bagi warga GMIT baik yang berjabatan
Pendeta maupun yang bukan berjabatan Pendeta untuk bertindak didalam organisasi
GMIT menurut kehendaknya sendiri. Akan tetapi harus taat kepada kesepakatan berupa
keputusan dan kebijakan-kebijakan oleh Sinode dan Majelis Sinode/MSH di lingkup
pelayanan Sinode. Keputusan-keputusan atau kebijaksanaan-kebijaksanaan oleh Klasis,
Majelis Klasis/Majelis Klasis Harian di lingkup Klasis. Dan keputusan-keputusan atau
kebijakan-kebijakan oleh Majelis Jemaat/Majelis Jemaat Harian di lingkup pelayanan
Jemaat.
Pertanggungjawaban tugas pelayanan diberikan kepada pemangku jabatan yang lebih
luas sesuai dengan jenjang organisasi kerja GMIT.
6. Keseimbangan antara pembagian tugas, wewenang dan tanggungjawab sesuai dengan
besar kecilnya bidang dan lingkup pelayanan setiap fungsi dalam susunan organisasi
GMIT.
7. Struktur organisasi yang sederhana dan relatif permanen yang dapat diberlakukan di
seluruh GMIT serta mempunyai fleksibilitas terhadap perubahan-perubahan yang
disebabkan oleh faktor-faktor di dalam atau dari luar organisasi GMIT.
8. Hubungan perintah dan tanggungjawab organisasi kerja GMIT bukan hubungan antara
atasan dengan bawahan tetapi hubungan perintah dan tanggungjawab berdasarkan
batas-batas wewenang yang dimiliki masing-masing komponen dalam susunan
organisasi GMIT. Saling hormat-menghormati dan ketaatan dengan batas-batas
wewenang harus menyemangati hubungan formal organisasi itu.
9. Kelembagaan GMIT semakin besar dengan bertambahnya jumlah jemaat dan bidang-
bidang pelayanan baru secara terus-menerus. Itu berarti tugas-tugas GMIT semakin
bertambah banyak dan berat. Untuk menjawab kebutuhan ini, dalam pedoman ini
ditetapkan bentuk organisasi lini dan staf. Dalam menerapkan bentuk organisasi lini dan
staf oleh GMIT perlu dipahami hal-hal berikut :
a. Dalam menjiwai hubungan kerja di lingkungan GMIT, maka perlu dihindari
pemahaman bahwa Sinode/Majelis Sinode/ Majelis Sinode Harian sebagai Kepala dan
Klasis/Majelis Klasis/Majelis Klasis Harian serta Jemaat /Majelis Jemaat/Majelis
Jemaat Harian sebagai bawahan. Adanya perbedaan di antara pemimpin dalam tiga
lingkup dasar GMIT bukanlah menunjukkan tinggi –rendahnya jabatan di antara
lingkup tersebut tetapi hal ini mencerminkan besar-kecilnya wewenang yang
diberikan oleh Sinode kepada setiap fungsi dalam organisasi kerja GMIT.
b. Unsur pimpinan dalam setiap lingkup pelayanan dalam susunan organisasi GMIT
adalah unsur yang bertanggungjawab dan yang memimpin pelaksanaan keputusan-
keputusan dari persidangan Sinode/Majelis Sinode/Majelis Sinode Harian di lingkup
sinodal, keputusan Klasis/Majelis Klasis/Majelis Klasis Harian di lingkup klasis serta
keputusan persidangan Jemaat/Majelis Jemaat/Majelis Jemaat Harian di lingkup
Jemaat.
20
c. Unsur lini atau pelaksana adalah unsur yang diserahi tugas oleh pimpinan untuk
melaksanakan putusan/kebijakan pada bidang pelayanan atau lingkup pelayanan
tertentu.
d. Unsur staf adalah unsur yang membantu pimpinan dalam melaksanakan
kepemimpinannya dalam wadah pelayanannya.
10. Pembinaan, pengendalian dan pengawasan fungsi-fungsi organisasi kerja GMIT perlu
dilaksanakan terus-menerus guna menumbuhkan motivasi dalam meningkatkan disiplin
dan bekerja sama.
Pasal 4
Garis Besar Pedoman
1. Pedoman organisasi Jemaat, Klasis dan Sinode.

Tiap pedoman mengatur dua hal yang berkaitan erat yaitu:
a. Tentang jabatan-jabatan organisasi atau unit kerja yang dianggap perlu sebagai
wadah pelayanan di lingkup Jemaat, Klasis dan Sinode.
b. Tentang kedudukan, tugas, wewenang dan tanggungjawab setiap jabatan dan unit
kerja dalam Jemaat, Klasis dan Sinode serta hubungan unsur-unsur yang telah
disebutkan.
2. Pedoman yang mengatur persidangan-persidangan dalam Jemaat, Klasis dan Sinode
BAB II
ORGANISASI GMIT
Pasal 5
Dasar Hukum Pembentukan GMIT
Pembentukan Gereja Masehi Injili di Timor sebagai Lembaga Keagamaan didasarkan pada :
1. Staatblad van Nederlandsche Indie tahun 1948 Nomor 203 Erendienst
Kerkgenootschopen Timur.
2. Keputusan Direktur Jendral Bimbingan Masyarakat Kristen/Protestan nomor 28 tahun
1974.
Pasal 6
Sistem Pemerintahan
1. GMIT di dalam mengelola Pelayanannya berdasarkan pada pengakuan atas

pemerintahan Kristus (Kristokrasi)
2. GMIT di dalam mengelola pelayanannya menurut prinsip presbiterial sinodal dengan
jemaat, klasis dan sinode sebagai perupaannya.
3. Penerjemahan prinsip ini di dalam ranah kepemimpinan nampak dari kehadiran para
presbiter sebagai perutusan dari jemaat-jemaat baik dalam persidangan maupun dalam
menempati jabatan pemerintahan (pelayanan/organisasi) dalam gereja.
4. Dalam menerapkan prinsip ini, sidang merupakan kata kunci bagi kebersamaan dalam
mencari dan menemukan kehendak Allah Tritunggal.
Pasal 7
Struktur Dasar GMIT
Struktur Dasar GMIT adalah jemaat, klasis dan sinode.
21
Pasal 8
Prinsip-prinsip Penyelenggaraan Pelayanan
1. Penyelenggaraan Pelayanan GMIT menjadi kewajiban dan tanggungjawab setiap warga

GMIT berdasarkan Imamat Am Orang Percaya.
2. Asas Kerja GMIT adalah Prebiterial Sinodal, yaitu Kebersamaan, Permusyawaratan dan
Kemajelisan.
3. Asas kerja Presbiterial Sinodal seperti yang dimaksudkan di dalam Ayat 2 pasal ini
diberlakukan untuk semua lingkup pelayanan GMIT.
4. Untuk meningkatkan daya layan dari Sinode, klasis dan Jemaat serta untuk melancarkan
hubungan kerja timbal balik di antara Sinode, klasis dengan Jemaat dibentuk Badan
Pelayanan, Badan Pembantu Pelayanan dan Unit Pembantu Pelayanan.
Pasal 9
Badan pelayanan, Badan Pembantu Pelayanan dan Unit Pembantu pelayanan
1. Adapun Badan Pelayanan GMIT terdiri atas :

a. Badan pelayanan di lingkup Sinode adalah Majelis Sinode
b. Badan pelayanan di lingkup Klasis adalah Majelis Klasis
c. Badan Pelayanan di lingkup Jemaat adalah Majelis Jemaat.
2. Adapun Badan Pembantu Pelayanan GMIT adalah:
a. Badan Pembantu Pelayanan di lingkup Sinode terdiri atas : Badan Pertimbangan dan
Pengawasan Pelayanan Sinode (BPPPS), Badan Peneliti Perencana pengembangan
pelayanan Sinode, Badan Diakonia GMIT (BDG), Panitia, Perseroan Terbatas (PT),
Yayasan dan Badan Hukum lainnya.
b. Badan Pembantu Pelayanan di lingkup Klasis terdiri atas : Badan Pertimbangan dan
Pengawasan Pelayanan Klasis (BPPPK), Panitia-Panitia, Perseroan Terbatas (PT),
c. Badan Pembantu Pelayanan di lingkup jemaat terdiri atas : Badan Pertimbangan dan
Pengawasan Pelayanan Jemaat (BPPPJ), Panitia-Panitia, Perseroan Terbatas (PT),
3. Adapun Unit Pembantu Pelayanan GMIT terdiri atas :
a. Unit Pembantu Pelayanan di lingkup Sinode terdiri atas: unit pembantu pelayanan
kategorial; unit pelayanan fungsional; unit pembantu pelayanan kemitraan dan
kerjasama oikumenis; unit pembantu pelayanan pengembangan teologi; unit
pembantu pelayanan personil; unit pelayanan tata usaha; unit pelayanan
perbendaharaa.
b. Unit Pembantu Pelayanan di lingkup Klasis terdiri atas: unit pelayanan anak/remaja;
unit pelayanan pemuda; unit pelayanan kaum bapak; unit pelayanan kaum
perempuan; unit pelayanan lanjut usia; unit pelayanan persekutuan doa; unit
pelayanan profesional; unit pelayanan pengembangan teologi; unit pelayanan tata
usaha; unit pelayanan perbendaharaan; unit pelayanan bantuan hukum.
c. Unit Pembantu Pelayanan di lingkup jemaat terdiri atas: unit pelayanan anak/remaja;
unit pelayanan pemuda; unit pelayanan kaum bapak; unit pelayanan kaum
perempuan; unit pelayanan persekutuan doa; unit pelayanan Musik Gereja; unit
pelayanan profesional; unit pelayanan tata usaha; unit pelayanan perbendaharaan;
unit pelayanan bantuan hukum.
Pasal 10
Struktur Organisasi GMIT
Struktur Organisasi GMIT digambarkan dalam bentuk bagan.
22
BAGAN STRUKTUR ORGANISASI
Jemaat Klasis Sinode
BAB III
ORGANISASI JEMAAT
Pasal 11
Hakikat Jemaat
Jemaat adalah persekutuan anggota-anggota GMIT pada tempat dan lingkungan sosial
budaya tertentu di mana Firman Allah diberitakan, sakramen dilayankan dan dipimpin oleh
Majelis Jemaat.
Pasal 12
Kedudukan Jemaat
1. Jemaat adalah merupakan bagian integral dari GMIT
2. Jemaat adalah basis penyelenggaraan hidup dan pelayanan GMIT.
Pasal 13
Wewenang, Tugas dan Tanggungjawab
Adapun wewenang, tugas dan tanggungjawab jemaat adalah :

1. Jemaat menerima kewenangan dari Allah untuk terlibat dalam misi Allah di tengah-
tengah dunia.
2. Jemaat bertugas untuk merencanakan dan melaksanakan program pelayanan, serta
membentuk badan pelayanan.
3. Jemaat mempertanggungjawabkan pelayanan kepada klasis dan sinode dalam
persidangan jemaat sebagai wujud pertanggungjawaban iman kepada Tuhan.
Pasal 14
struktur Organisasi Jemaat
Susunan Organisasi Jemaat terdiri dari :

1. Persidangan Jemaat
2. Badan Pelayanan Jemaat yaitu Majelis Jemaat dan Majelis Jemaat Harian
3. Badan Pembantu Pelayanan Majelis Jemaat
4. Unit Pembantu Pelayanan Majelis Jemaat.
5. Badan pengurus kategorial, fungsional dan profesional jemaat
Pasal 15
Kedudukan, Tugas dan Wewenang Persidangan Jemaat
1. Kedudukan Persidangan Jemaat adalah:

a. persidangan Jemaat merupakan wadah pengambilan keputusan yang mengikat
seluruh jemaat
b. Persidangan merupakan sumber saran, usul bagi hidup dan pengembangan/
peningkatan pelayanan Jemaat.
23
2. Tugas dan wewenang :
a. Memilih Penatua, Diaken dan Pengajar.
b. Merumuskan dan menetapkan pokok-pokok program pelayanan 4 tahun
c. Mengevaluasi seluruh proses pelayanan lingkup jemaat
d. Menilai, menerima atau menolak laporan pertanggung jawaban pelayanan Majelis
Jemaat. Laporan Pertanggung Jawaban ditolak apabila sidang menilai bahwa
pelaksanaan pelayanan tidak sesuai dengan perencanaan. Penolakan disertai dengan
pemberian rekomendasi, penanggulangan dan/atau pembinaan dengan semangat
pastoral.
Pasal 16
Persidangan Jemaat
Persidangan Jemaat terdiri dari : persidangan jemaat, persidangan jemaat istimewa dan
persidangan mata jemaat.
1. Persidangan Jemaat
a. Persidangan Jemaat adalah wadah pengambilan keputusan yang mengikat seluruh
jemaat.
b. Persidangan jemaat dilakukan empat tahun sekali
c. Persidangan jemaat diadakan oleh Majelis Jemaat
d. Persidangan jemaat diadakan dengan tujuan:
(1) Merumuskan dan menerapkan pokok-pokok program pelayanan empat tahunan
(2) Mengevaluasi seluruh proses pelayanan lingkup jemaat
(3) Menilai, menerima atau menolak laporan pertanggungjawaban pelayanan
Majelis Jemaat.
(4) Memilih Penatua, Diaken dan Pengajar
e. Proses Persidangan Jemaat
(1) Pemanggil persidangan jemaat adalah Majelis Jemaat
(2) Tempat, waktu dan acara persidangan jemaat ditetapkan oleh Majelis Jemaat
dan diumumkan kepada anggota jemaat tiga minggu sebelumnya secara
berturut-turut melalui warta jemaat
(3) Persidangan Jemaat dihadiri oleh anggota sidi, majelis Jemaat, Badan Permbantu
Pelayanan Jemaat dan Unit Pembantu pelayanan Majelis Jemaat.
(4) Persidangan Jemaat dipimpin oleh Majelis Ketua Persidangan yang berjumlah
ganjil, minimal 3 orang termasuk Ketua Majelis Jemaat dengan
mempertimbangkan aspek keseimbangan gender.
(5) Sekretaris Persidangan Jemaat adalah Sekretaris Majelis Jemaat
(6) Pengambilan keputusan dalam persidangan jemaat dilaksanakan melalui
musyawarah mufakat.
(7) Apabila tidak tercapai musyawarah mufakat maka keputusan diambil melalui
voting dan/atau undi yang didahului dengan permohonan doa kepada Tuhan
secara bersama.
(8) Hasil keputusan persidangan jemaat disampaikan oleh Majelis Jemaat kepada
anggota jemaat melalui warta jemaat paling lambat satu bulan setelah
persidangan jemaat.
f. Asas Persidangan:
(1) Asas mengharai dan menggunakan waktu dengan baik dan tepat dalam
menyelenggarakan semua persidangan di lingkup jemaat.
(2) Asas efisien di mana keputusan-keputusan dalam semua persidangan di lingkup
jemaat sungguh-sungguh bermanfaat.
(3) Asas konsekwensi di mana keputusan-keputusan dalam semua persidangan di
lingkup jemaat dapat dilaksanakan oleh Jemaat dan Majelis Jemaat.
24
g. Alat-alat kelengkapan Persidangan
Persidangan dalam jemaat perlu memiliki alat-alat kelengkapan yang terdiri atas ;
(1) Pimpinan persidangan
(2) Pengarah persidangan (kalau dibutuhkan)
(4) Perumus hasil persidangan
(5) Sidang kelompok (bila dibutuhkan)
(6) Sidang komisi
(7) Pleno
Alat-alat ini digunakan sesuai dengan kebutuhan dan kondisi masing-masing jemaat.
h. Sifat Persidangan
(1) Persidangan terbuka ialah persidangan yang dapat diikuti oleh semua peserta
persidangan.
(2) Persidangan tertutup ialah persidangan yang karena sifat kerahasiaan
permasalahannya hanya dihadiri oleh peserta tertentu yang dipandang perlu
Persidanagan ini dapat dilaksanakan atas usul pimpinan atau 2/3 dari jumlah
peserta persidangan dan setelah disetujui oleh para peserta persidangan.
i. Pengorganisasian persidangan
Persidangan akan mencapai hasil yang bermanfaat jika diorganisasikan dengan baik.
Untuk itu perlu diperhatikan hal-hal berikut :
(1) Materi/bahan persidangan
(2) Proses persidangan
(3) Sekretariat persidangan
(4) Fasilitas perlengkapam/akomodasi persidangan
j. Tata Tertib persidangan
Tata tertib persidangan dibutuhkan sebagai tuntutan agar persidangan berjalan
lancar, teratur dan tertib, terarah guna mencapai hasil yang diinginkan.
k. Putusan Persidangan
(1) Ukuran tertinggi bagi kebenaran, kewibawaan dan manfaat keputusan
persidangan-persidangan dalam jemaat adalah keputusan-keputusan itu sesuai
dengan dan tidak bertentangan dengan firman dan kehendak Allah. Karena itu
harus dihindari putusan yang bertentangan dengan kehendak Allah.
(2) Putusan persidangan harus merupakan kesepakatan yang diyakini kebenarannya
dan manfaatnya bagi pelayanan jemaat. Karena itu harus dihindari pemaksanaan
kehendak dari seseorang atau sekelompok orang dalam hal pengambilan
keputusan.
(3) Keputusan harus diambil melalui tata cara pengambilan keputusan yang baik
disepakati bersama oleh semua peserta persidangan.
(4) Putusan yang telah diambil dapat dilaksanakan bagi peningkatan mutu kehidupan
dan pelayanan jemaat.
2. Persidangan Jemaat Istimewa

a. Persidangan jemaat istimewa adalah persidangan yang diadakan dalam rangka
menanggulangi masalah-masalah strategis yang sangat mendesak
b. Masalah yang dimaksud pada butir (a) tediri atas:
(1) Tidak berjalannya pelayanan
(2) Tidak berfungsinya Majelis Jemaat
(3) Adanya potensi perpecahan dalam jemaat
c. Persidangan jemaat istimewa diadakan oleh Majelis Klasis dalam koordinasi Majelis
Sinode dan Majelis Jemaat
d. Proses Persidangan Jemaat Istimewa:
(1) Persidangan Jemaat Istimewa dapat diusulkan oleh:
- Majelis Jemaat atau
- Satu pertiga dari anggota sidi yang menghadiri persidangan jemaat yang
terakhir atau
25
- Satu pertiga dari jumlah anggota sidi jemaat atau
- Satu pertiga jumlah rayon dan atau satu pertiga jumlah mata jemaat
(2) Pemanggil persidangan jemaat istimewa adalah Majelis Klasis jika majelis Jemaat
tidak berfungsi
(3) Tempat, waktu, dan cara persidangan jemaat istimewa ditetapkan oleh:
- Majelis Klasis jika Majelis Jemaat tidak berfungsi dan diumumkan kepada
anggota jemaat dua minggu sebelumnya secara berturut-turut melalui warta
jemaat
- Majelis Jemaat sesuai dengan kebutuhan serta diumumkan kepada anggota
jemaat dua minggu sebelumnya secara berturut-turut melalui warta jemaat
(4) Persidangan Jemaat Istimewa dihadiri oleh Majelis Jemaat, Badan Pembantu
Pelayanan Jemaat, Unit pembantu Pelayanan Majelis Jemaat, anggota sidi,
Majelis Klasis dan atau Majelis Sinode
(5) Persidangan Jemaat Istimewa dipimpin oleh:
a. Majelis Ketua Persidangan yang berjumlah ganjil, minimal 3 orang, termasuk
MK/MKH dengan mempertimbangkan aspek keseimbangan gender.
b. Sekretaris Persidangan Jemaat Istimewa adalah Sekretaris Majelis Jemaat
(6) Sekretaris Persidangan Jemaat Istimewa adalah Sekretaris Majelis Jemaat.
(7) Pengambilan keputusan dalam Persidangan Jemaat Istimewa dilaksanakan
melalui musyawarah mufakat.
(8) Apabila tidak tercapai musyawarah mufakat maka persidangan mengusulkan
permasalahan tersebut ke lingkup sinode.
(9) Hasil persidangan jemaat disampaikan oleh Majelis Klasis/Jemaat kepada jemaat
dan Majelis Sinode, paling lambat dua bulan setelah persidangan
Pasal 17
Kedudukan, tugas dan Wewenang Majelis Jemaat
1. Kedudukan Majelis :
a. Majelis Jemaat adalah badan pelayanan yang memimpin Jemaat dan mewakili jemaat
menurut tata Gereja.
b. Mengambil Keputusan Tentang Tata Pengaturan diri dan pelayanan Badan Pembantu
Pelayanan Majelis Jemaat.
2. Wewenang Majelis Jemaat :
a. Memimpin persekutuan jemaat
b. Mengoordinasikan pelaksanaan panca pelayanan di lingkup jemaat
c. Mewakili jemaat menurut Tata GMIT
d. Meminta pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dari BPP Jemaat.
e. Meminta, menerima dan mengesahkan laporan pertanggungjawaban pelayanan
Majelis Jemaat.
3. Majelis Jemaat bertugas untuk:
a. Memimpin, mengoordinasikan, dan mengawasi pelaksanaan pelayanan di bidang
persekutuan dalam semangat dan roh pastoral, kesaksian dan pengajaran, pelayanan
kasih, ibadah dan penatalayanan
b. Memperlengkapi dan memberdayakan anggota jemaat untuk mengembangkan
karunia dan talenta yang dimilikinya dalam mewujudkan jemaat sebagai basis
pelayanan.
c. Menjalankan pengawasan melekat terhadap Unit Pembantu Pelayanan Majelis
Jemaat.
Pasal 18
Susunan Majelis Jemaat
Susunan Majelis Jemaat terdiri atas:
26
1. Ketua merangkap anggota
2. Wakil ketua merangkap anggota
3. Sekretaris merangkap anggota
4. Wakil sekretaris merangkap anggota
5. Bendahara merangkap anggota
6. Wakil bendahara merangkap anggota
7. Anggota-anggota
Pasal 19
Susunan dan Tugas Majelis Jemaat Harian
1. Susunan Majelis Jemaat Harian

Majelis Jemaat Harian adalah pimpinan Majelis Jemaat dengan Susunan sebagai berikut:
a. Ketua merangkap anggota
b. Wakil ketua merangkap anggota
c. Sekretaris merangkap anggota
d. Wakil sekretaris merangkap anggota
e. Bendahara merangkap anggota
f. Wakil bendahara merangkap anggota
2. Tugas Majelis Jemaat Harian
Majelis Jemaat Harian bertugas untuk:
a. Melaksanakan pimpinan Harian dalam jemaat
b. Melaksanakan tugas-tugas administrasi Majelis Jemaat
c. Memimpin dan mengawasi pelaksanaan program pelayanan jemaat yang ditetapkan
oleh Majelis Jemaat
d. Mengoordinasikan dan mengawasi pelaksanaan tugas Unit Pembantu pelayanan
Majelis Jemaat
e. Menyusun konsep Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja Jemaat
f. Mengelola dan mengawasi keuangan dan perbendaharaan GMIT yang ada dalam
jemaat
g. Merencanakan dan melaksanakan persidangan majelis jemaat dan persidangan
jemaat.
h. Dalam melaksanakan tugasnya Majelis Jemaat Harian bertanggungjawab kepada
Majelis Jemaat dalam persidangan Majelis Jemaat.
3. Wewenang dan tanggung jawab setiap anggota Majelis Jemaat Harian :
a. Ketua MaJelis Jemaat.
(1) Memimpin rapat-rapat Majelis Jemaat Harian dan persidangan Majelis Jemaat,
serta mendampingi Majelis Ketua Persidangan Jemaat.
(2) Mengoordinasi,memotivasi, mengendalikan dan mengevaluasi beberapa Unit
Pembantu Pelayanan Majelis Jemaat.
(3) Bersama Sekretaris mewakili Majelis Jemaat di dalam dan di luar Jemaat.
(4) Bersama Sekretaris memelihara kelancaran komunikasi dan koordinasi dengan
semua Badan Pembantu Pelayanan Jemaat, Unit Pembantu Pelayanan Majelis
Jemaat, Majelis Klasis dan Majelis Sinode.
(5) Bersama Bendahara, menjadi pelaksana sehari-hari tugas Majelis Jemaat Harian
berkaitan dengan pengelolaan perbendaharaan, terutama tugas-tugas otorisator
dan ordonatur. Atas persetujuan Majelis Jemaat tugas ini dapat dilimpahkan
kepada Wakil Ketua Majelis Jemaat.
(6) Memimpin penyelesaian masalah pelayanan termasuk masalah disiplin dalam
Jemaat dengan pendekatan pastoral.
27
(7) Meminta laporan pertanggung jawaban dari pimpinan Unit Pembantu Pelayanan,
serta melakukan koordinasi dengan Badan Pembantu Pelayanan Jemaat dalam
pembuatan Laporan Pertanggung Jawaban kepada Persidangan Jemaat.
b. Wakil Ketua Majelis Jemaat.
(1) Menjalankan fungsi Ketua apabila Ketua berhalangan termasuk tugas-tugas
Ketua di mata jemaat, kecuali tugas/ wewenang tertentu yang tidak dapat
didelegasikan.
(2) Mengoordinasi, memotivasi, mengendalikan dan mengevaluasi beberapa Unit
Pembantu Pelayanan Majelis Jemaat ,rayon/ mata Jemaat.
(3) Mendampingi Ketua Majelis Jemaat, dalam penyelesaian masalah pelayanan
termasuk masalah disiplin dalam Jemaat.
(4) Melaksanakan tugas-tugas lain sesuai penetapan Majelis Jemaat /Majelis Jemaat
Harian.
(5) Mengelola laporan dari Unit Pembantu Pelayanan Majelis Jemaat yang berada
dalam lingkup koordinasi Wakil Ketua.
(6) Memberikan laporan pelaksanaan tugas kepada MJH melalui Ketua Majelis
Jemaat.
c. Sekretaris.
(1) Memimpin sekretariat Majelis Jemaat.
(2) Bersama Ketua mewakili Jemaat ke dalam dan ke luar Jemaat.
(3) Bersama Ketua memelihara hubungan koordinasi/konsultatif/ dan fungsional
dengan Badan Pembantu Pelayanan Jemaat, Unit Pembantu Pelayanan Majelis
Jemaat, Majelis Klasis dan Majelis Sinode.
(4) Mengoordinasi, memotivasi, mengendalikan dan mengevaluasi Unit Pembantu
Pelayanan Majelis Jemaat, khususnya Unit Pembantu Pelayanan Tata Usaha.
(5) Mengolah laporan periodik Unit Pembantu Pelayanan Tata Usaha.
(6) Melaksanakan tugas lain berdasarkan penetapan Majelis Jemaat/ Majelis Jemaat
Harian.
(7) Memberikan laporan pelaksanaan tugas secara periodik kepada Majelis Jemaat
Harian melalui Ketua Majelis Jemaat.
d. Wakil Sekretaris
(1) Menjalankan fungsi Sekretaris apabila Sekretaris berhalangan termasuk tugas-
tugas sekretaris di mata jemaat, kecuali kewenangan yang tidak dapat di
delegasikan.
(2) Mengelola dokumentasi, informasi, notulen, daftar hadir dan perpustakaan
Jemaat.
(3) Mengatur urusan kerumahtanggaan MJ.
(4) Melaksanakan tugas lain atas penetapan Majelis Jemaat/Majelis Jemaat Harian.
(5) Mengelola laporan dari Unit Pembantu Pelayanan Majelis Jemaat yang berada
dalam koordinasinya.
(6) Memberikan laporan pelaksanaan tugas secara periodik kepada Majelis Jemaat
Harian melalui Ketua Majelis Jemaat.
e. Bendahara
(1) Bersama Ketua melaksanakan tugas sehari-hari Majelis Jemaat Harian berkaitan
dengan pengelolaan perbendaharaan, termasuk menjadi pelaksana harian tugas-
tugas otorisator dan ordonatur.
(2) Menyiapkan Rencana Anggaran Pendapat dan Belanja Jemaat untuk ditetapkan
oleh persidangan Majelis Jemaat.
(3) Memimpin, membina, menyelenggarakan tata usaha perbendaharaan secara
tertib dan teratur.
(4) Mengelola penyimpanan dan pengamanan keuangan Jemaat.
28
(5) Bersama Ketua/Wakil Ketua menandatangani surat berharga, cek atau slip
penarikan uang Jemaat di Bank.
(6) Melaksanakan tugas-tugas lain berdasarkan penetapan Majelis Jemaat/Majelis
Jemaat Harian.
(7) Meyampaikan laporan periodik keadaan keuangan dan harta milik/inventaris
GMIT di Jemaat kepada Jemaat/Majelis Jemaat, Majelis Klasis dan Majelis Sinode.
f. Wakil Bendahara
(1) Melaksanakan fungsi Bendahara apabila Bendahara berhalangan termasuk tugas-
tugas bendahara di mata jemaat, kecuali kewenangan yang tidak bisa
didelegasikan.
(2) Membantu Bendahara dalam melaksanakan tugas-tugas berkaitan dengan tata
usaha perbendaharaan, dan penyimpanan/ pengamanan keuangan GMIT di
Jemaat.
(3) Mengadministrasikan, memelihara dan mengatur pemanfaatan inventaris GMIT
di Jemaat termasuk mengurus bukti kepemilikan tanah GMIT di Jemaat.
(4) Membantu Bendahara menyiapkan laporan perbendaharaan secara periodik,
khususnya inventaris GMIT di Jemaat untuk disampaikan kepada Jemaat/MaJelis
Jemaat/Majelis Klasis/Majelis Sinode.
(5) Menyampaikan laporan pelaksanaan tugas secara periodik kepada Majelis
Jemaat/Majelis Jemaat Harian melalui Ketua Majelis Jemaat.
Pasal 20
Persidangan Majelis Jemaat
1. Persidangan Majelis Jemaat diadakan untuk menjabarkan keputusan persidangan

jemaat, keputusan persidangan lingkup klasis dan keputusan persidangan lingkup sinode
2. Persidangan Majelis Jemaat dilaksanakan sekurang-kurangnya satu kali satu tahun.
3. Persidangan Majelis Jemaat diadakan oleh Majelis Jemaat Harian
4. Persidangan Majelis Jemaat diadakan dengan tujuan:
a. menetapkan strategi pelaksanaan program pelayanan tahunan;
b. menindaklanjuti hasil evaluasi dan rekomendasi persidangan jemaat;
c. merumuskan kelanjutan program pelayanan Majelis Jemaat tahun berikut;
d. mempersiapkan pertanggungjawaban akhir periode pelayanan kemajelisan, karena
itu persidangan Majelis Jemaat tahun keempat dilakukan mendahului persidangan
jemaat.
5. Tahap Persidangan-persidangan:
a. Majelis Jemaat harian mempersiapkan perencanaan persidangan yang menjadi
karangka acuan bagi penyelenggaraan persidangan
b. Menetapkan tanggal, jam dan tempat persidangan
c. Mempersiapkan jadwal, tata tertib, daftar hadir, dan lain lain yang diperlukan
d. Mempersipakan dan memberikan undangan atau pemberitahuan kepada Majelis
Jemaat untuk mengikuti persidangan. Pemberitahuan melalui warta jemaat 3 minggu
sebelum persidangan dilaksanakan.
e. Mempersipkan bahan-bahan persidangan antara lain :
(1) laporan pelaksanaan program pelayanan jemaat;
(2) laporan keuangan dan harta milik GMIT yang dikelola oleh Majelis Jemaat;
(3) konsep program pelayanan jemaat dan RAPB jemaat untuk mendapatkan
tanggapan, usul dan saran anggota sidi;
(4) bahan-bahan pemilihan Majelis Jemaat;
(5) dan lain-lain yang dipandang perlu oleh Majelis Jemaat.
Bahan-bahan ini dipersiapkan dengan memperhatikan maksud pokok setiap
persidangan jemaat.
29
f. Menyiapkan ruangan dan alat-alat perlengkapan persidangan seperti meja, kursi,
bangku, alat tulis menulis, dll.
g. Mempersiapkan dana yang diperlukan bagi penyelenggaraan persidangan.
h. Mempersiapkan warga jemaat untuk menunjang pelaksanaan persidangan tersebut.
6. Proses Persidangan Majelis Jemaat :
a. Yang mengikuti persidangan Majelis jemaat adalah anggota MJ-Mata jemaat, angota
UPP dan anggota BPP
b. Persidangan harus dimulai dan ditutup tepat pada waktunya seperti yang disebutkan
di dalam jadwal persidangan.
c. Sebelum persidangan daftar hadir ditandatangani agar dapat ditentukan persidangan
memenuhi quorum atau tidak. Quorum tercapai jika sidang dihadiri 2/3 dari jumlah
anggota sidi. Bila tidak memenuhi quorum sidang ditunda dan baru akan
dilaksanakan kemudian.
d. Ketua Majelis Jemaat sebagai pimpinan persidangan :
(1) memimpin persidangan. Apabila berhalangan, persidangan dipimpin oleh wakil
ketua atau Anggota Majelis Jemaat yang mendapat wewenang dari Ketua Majelis
Jemaat;
(2) membaca tata tertib persidangan jemaat, kemudian ditanggapi dan disyahkan
oleh peserta persidangan;
(3) memimpin dan mengarahkan percakapan dengan berpengang pada agenda dan
tata tertib persidangan agar dapat tercapai hasil yang diinginkan.
e. Sekretaris Majelis Jemaat sebagai Sekretaris Persidangan:
(1) membacakan laporan dan informasi tertulis menyangkut keadaan perkembangan
pelayanan jemaat;
(2) membuat pencatatan yang meliputi notulen/risalah, keputusan, usul/saran dan
catatan lainnya tentang persidangan.
f. Bendahara Majelis Jemaat:
(1) memberikan informasi tentang keadaan perbendaharaan GMIT yang dikelola
oleh Majelis Jemaat
(2) membuat pencatatan tentang keuangan dan harta milik jemaat
g. Para peserta dalam hal ini anggota sidi harus berpartisipasi aktif untuk menyukseskan
persidangan tersebut.
h. Pengambilan keputusan harus memperhatikan hal-hal berikut :
(1). Semua putusan persidangan jemaat harus sesuai dan tidak boleh bertentangan
dengan firman dan kehendak Allah.
(2). Putusan itu harus merupakan hasil musyawarah yang sehat dan diyakini
kebenarannya serta manfaatnya bagi pelayanan jemaat. Bukan oleh pemaksaan
kehedak seseorang atau sekelompok orang dalam persidangan itu.
i. Pengambilan keputusan harus melalui tata cara yang baik yang disepakati bersama
oleh semua peserta persidangan yakni musyawarah mufakat:
(1). apabila tidak berhasil dipakai pemungutan suara yakni 2/3 tambah 1 dari jumlah
peserta;
(2). apabila seimbang dua kali digunakan undi yang didahului dengan doa.
J. Mengakhiri persidangan maka Ketua Majelis Jemaat :
(1). membacakan rumusan keputusan yang telah diambil agar mengingatkan peserta
untuk selalu bertanggungjawab atas pelaksanaannya di bawah pimpinan Majelis
Jemaat;
(2). mengakhiri persidangan sesuai dengan persidangan yang telah disepakati.
7. Tahap seusai Persidangan majelis Jemaat:
a. Ketua Majelis Jemaat bertanggungjawab dan bertugas memimpin Majelis Jemaat
dan warga Jemaat dalam melaksanakan putusan-putusan majelis jemaat.
b. Sekretaris Majelis Jemaat dalam waktu yang relative singkat yakni 1 bulan sesudah
persidangan menyelesaikan hasil persidangan berupa notulen/risalah, putusan-
putusan dan rekomendasi dalam bentuk final.
30
c. Hasil Persidangan Majelis Jemaat itu dijemaatkan melalui warta pelayanan.
Pasal 21
Rapat Majelis Jemaat Harian
1. Rapat Majelis Jemaat Harian diadakan untuk:

a. menerima usulan jemaat untuk diteruskan ke Persidangan Jemaat;
b. mengadakan persiapan untuk penyelenggaraan persidangan Jemaat dan
Persidangan majelis Jemaat;
c. mengatur teknis pelaksanaan keputusan Majelis Jemaat;
d. mengadakan evaluasi terhadap segala kegiatan pelayanan rutin Majelis Jemaat dan
Unit Pembantu Pelayanan Majelis Jemaat.
2. Rapat Majelis Jemaat Harian dihadiri oleh anggota Majelis Jemaat Harian, para Ketua
Unit Pembantu pelayanan Majelis Jemaat, Koordinator Rayon dan undangan lain sesuai
kebutuhan
3. Dalam hal kebutuhan mendesak Majelis Jemaat Harian dapat bersidang untuk
menindak-lanjuti usulan jemaat melalui unit pembantu pelayanan terkait
4. Persidangan Majelis Jemaat Harian diadakan sekurang-kurangnya 3 bulan satu kali
5. Proses Persidangan Majelis Jemaat Harian adalah:
a. Pemanggil persidangan Majelis Jemaat Harian adalah ketua dan sekretaris Majelis
Jemaat
b. Persidangan Majelis Jemaat Harian dipimpin oleh Ketua Majelis Jemaat
c. Pengambilan keputusan dalam persidangan Majelis Jemaat Harian dilaksanakan
d. Apabila tidak tercapai musyawarah mufakat maka keputusan dapat diambil melalui
voting dan/atau undi yang didahului dengan permohonan doa kepada Tuhan secara
bersama.
e. Hasil Persidangan Majelis Jemaat Harian disampaikan kepada Majelis Jemaat dan
Jemaat.
Pasal 22
Persidangan Mata Jemaat
1. Persidangan Mata Jemaat adalah wadah pengambilan keputusan yang mengikat seluruh
anggota jemaat mata jemaat.
2. Persidangan Mata Jemaat diadakan oleh Majelis Mata Jemaat
3. Persidangan Mata Jemaat diadakan dengan tujuan:
a. merumuskan dan menetapkan program pelayanan tahunan;
b. mengevaluasi seluruh proses pelayanan tahunan;
c. menilai, menerima atau menolak laporan pertanggungjawaban pelayanan tahunan
Majelis Mata Jemaat;
d. persidangan mata jemaat tahun keempat selain bertujuan sebagaimana
dimaksudkan pada butir 1-3 di atas, dilaksanakan juga untuk pemilihan penatua,
diaken dan pengajar.
4. Proses Persidangan Mata Jemaat:
a. pemanggil Persidangan Mata Jemaat adalah Majelis Mata Jemaat,
b. Tempat, waktu, dan cara persidangan jemaat istimewa ditetapkan oleh Majelis
Mata Jemaat dan diumumkan kepada anggota mata jemaat tiga minggu
sebelumnya secara berturut-turut melalui warta jemaat
c. Persidangan Mata Jemaat dihadiri oleh anggota sidi, anggota Majelis Mata Jemaat,
Badan Pembantu Pelayanan Jemaat dan Unit Pembantu Pelayanan Majelis Mata
Jemaat
31
d. Persidangan Mata Jemaat dipimpin oleh Majelis Ketua Persidangan yang berjumlah
ganjil minimal 3 orang termasuk Ketua Majelis Jemaat dengan mempertimbangkan
aspek keseimbangan gender.
e. Sekretaris Persidangan Mata Jemaat adalah Sekretaris Majelis Mata Jemaat
f. Pengambilan keputusan dalam persidangan mata jemaat dilaksanakan melalui
musyawarah mufakat.
g. Apabila tidak tercapai musyawarah mufakat maka keputusan dapat diambil melalui
bersama.
h. Hasil keputusan persidangan mata jemaat disampaikan oleh Majelis mata jemaat
kepada anggota mata jemaat melalui warta jemaat paling lambat satu bulan
setelah persidangan mata jemaat berakhir.
Pasal 23
Persidangan Majelis Mata Jemaat
1. Persidangan Majelis Mata Jemaat diadakan untuk menjabarkan keputusan Persidangan

Mata Jemaat, keputusan persidangan jemaat dan keputusan persidangan majelis
jemaat.
2. Persidangan Majelis Mata Jemaat dilaksanakan sekurang-kurangnya satu kali satu
tahun.
3. Persidangan Majelis Mata Jemaat diadakan oleh Majelis Mata Jemaat Harian
4. Persidangan Majelis Mata Jemaat diadakan dengan tujuan:
a. Menetapkan kebijakan pelaksanaan program pelayanan tahunan termasuk
anggaran dan pendapatan belanja jemaat.
b. Menindaklanjuti hasil evaluasi dan rekomendasi persidangan jemaat
c. Merumuskan kelanjutan program pelayanan kemajelisan tahun berikut
d. Mempersiapkan pertanggungjawaban akhir periode pelayanan kemajelisan, karena
itu persidangan Majelis Jemaat tahun keempat dilakukan mendahului persidangan
mata jemaat
5. Proses Persidangan Majelis Mata Jemaat adalah:
a. pemanggil Persidangan Majelis Mata Jemaat adalah Majelis Mata Jemaat Harian;
b. tempat, waktu dan acara Persidangan Majelis Mata Jemaat ditetapkan oleh Majelis
Jemaat Harian Mata Jemaat;
c. Persidangan Majelis Mata Jemaat dihadiri oleh anggota Majelis Mata Jemaat, Badan
Pembantu Pelayanan Majelis Jemaat dan Unit Pembantu Majelis Mata Jemaat;
d. Persidangan Majelis Mata Jemaat dipimpin oleh Ketua Majelis Jemaat. Apabila
Ketua Majelis Jemaat berhalangan pimpinan persidangan didelegasikan kepada
Wakil Ketua Majelis Jemaat;
e. Sekretaris Persidangan Majelis Mata Jemaat adalah Sekretaris Majelis Mata Jemaat;
f. pengambilan keputusan dalam persidangan majelis mata jemaat dilaksanakan
melalui musyawarah mufakat;
g. apabila tidak tercapai musyawarah mufakat maka keputusan dapat diambil melalui
voting dan/undi yang didahului dengan permohonan doa kepada Tuhan secara
bersama;
h. hasil persidangan Majelis Mata Jemaat disampaikan oleh Majelis Mata jemaat
kepada anggota mata jemaat melalui warta jemaat dan kepada masjelis jemaat
paling lambat satu bulan setelah persidangan berakhir.
Pasal 24
Badan Pembantu Pelayanan Jemaat
a. Badan Pembantu Pelayanan Jemaat dibentuk oleh Majelis Jemaat sesuai dengan
kebutuhan pelayanan jemaat.
32
b. Dalam pelaksanaan tugasnya Badan pembantu Pelayanan Jemaat berkoordinasi dengan
Majelis Jemaat Harian.
c. Badan Pembantu Pelayanan Jemaat dapat terdiri atas Badan Pertimbangan dan
Pengawasan Pelayanan Jemaat, Panitia-Panitia, Yayasan, Perseroan Terbatas (PT) serta
badan hukum lainnya.
d. Badan Pembantu Pelayanan Jemaat bertanggung jawab kepada Jemaat melalui Majelis
Jemaat.
e. Ketentuan lebih lanjut tentang Badan Pembantu Pelayanan Jemaat akan diatur tersendiri
dalam Peraturan Pelaksana Peraturan Pokok.
Pasal 25
Unit Pembantu Pelayanan Majelis Jemaat
a. Unit Pembantu Pelayanan Majelis Jemaat dibentuk oleh Majelis Jemaat untuk
membantu Majelis Jemaat Harian dalam menjalankan Panca Pelayanan.
b. Unit Pembantu pelayanan Majelis Jemaat adalah unit kategorial, fungsional dan
professional yang membantu Majelis Jemaat Harian dalam menjalankan panca
pelayanan.
c. Pimpinan Unit Pembantu Pelayanan Majelis Jemaat diangkat dan diberhentikan oleh
Majelis Jemaat Harian.
d. Pimpinan Unit Pembantu Pelayanan Majelis Jemaat bertanggungjawab kepada Majelis
Jemaat Harian.
e. Pembagian tugas masing-masing Unit Pembantu Pelayanan Majelis Jemaat ditetapkan
oleh Majelis Jemaat Harian. Namun secara umum tugas Unit Pembantu Pelayanan
Majelis Jemaat adalah:
(1) Menjadi penghubung antara Badan Pengurus Kategorial, Fungsional dan Profesional
dengan Majelis Jemaat.
(2) Menyiapkan konsep program Kategorial, Fungsional dan Profesional.
(3) Mendampingi Badan Pengurus Kategorial, Fungsional dan Profesional,
melaksanakan program yang ditetapkan oleh Majelis Jemaat.
(4) Menghimpun dan mengolah laporan dari Badan Pengurus Kategorial, Fungsional
dan Profesional untuk disampaikan kepada Majelis Jemaat melalui koordinator Unit
Pembantu Pelayanan Majelis Jemaat.
(5) Menyampaikan laporan periodik pelaksanaan tugas Unit Pembantu Pelayanan,
untuk disampaikan kepada Majelis Jemaat melalui koordinator Unit Pembantu
Pelayanan Majelis Jemaat.
BAB IV
ORGANISASI KLASIS
Pasal 26
Hakikat
Klasis adalah wadah kebersamaan jemaat-jemaat GMIT yang dirupakan oleh persidangan
para presbiter dan pelaksanaan program kebersamaan di wilayah tertentu.
Pasal 27
Tujuan
Tujuan dibentuknya Klasis adalah:

1. memelihara, mengelola, dan memupuk kebersamaan antar jemaat dalam satu wilayah
klasis;
33
2. memperlengkapi jemaat-jemaat untuk saling menopang dalam melaksanakan amanat
kerasulan;
3. menyampaikankan suara dan kepentingan jemaat di sinode;
4. memperlancar pelaksanaan keputusan dan program yang ditetapkan di lingkup sinode.
Pasal 28
Wewenang , tugas dan tanggung jawab Klasis
1. Klasis menerima kewenangan untuk terlibat dalam misi Allah di tengah-tengah dunia.
2. Klasis bertugas untuk:
a. Melaksanakan program pelayanan kebersamaan jemaat-jemaat di lingkup klasis.
b. Menggumuli pelayanan di lingkup klasis yang mencakup:
(1) pelaksanaan panca pelayanan lintas jemaat yang mengacu pada Rencana Induk
Pelayanan (RIP) dan Haluan Kebijakan Umum Pelayanan (HKUP);
(2) memfasilitasi kebersamaan untuk saling menopang dalam pelaksanaan panca
pelayanan;
(3) penjabaran program pelayanan kebersamaan yang dihasilkan oleh sinode ke
dalam program kebersamaan lingkup klasis;
(4) pengelolaan perbendaharaan lingkup klasis;
(5) pelaksanaan program yang telah ditetapkan dalam lingkup sinode.
c. Membentuk badan pelayanan Klasis
3. Klasis mempertanggungjawabkan pelayanan kepada Tuhan yang dilaksanakan dalam
persidangan klasis dan sinode.
Pasal 29
Struktur Organisasi Klasis
Struktur organisasi Klasis terdiri dari:

1. Persidangan Klasis
2. Badan Pelayanan Klasis yakni Majelis Klasis
3. Badan Pembantu Pelayanan Klasis
4. Unit Pembantu pelayanan Majelis Klasis
5. Badan Pengurus kategorial, fungsional dan profesional Majelis Klasis
Pasal 30
Persidangan Lingkup Klasis
Persidangan lingkup Klasis terdiri dari:

1. Persidangan Klasis
2. Persidangan Klasis Istimewa
3. Persidangan Majelis Klasis
Pasal 31
Persidangan Klasis
1. Persidangan Klasis adalah wadah pengambilan keputusan jemaat-jemaat GMIT dalam

wilayah tertentu berkaitan dengan program kebersamaan.
2. Persidangan klasis dilaksanakan empat tahun sekali sebelum sidang sinode
3. Persidangan klasis diadakan oleh Majelis Klasis
4. Persidangan Klasis diadakan dengan tujuan:
a. Merumuskan dan menetapkan pokok-pokok program pelayanan kebersamaan empat
tahunan.
b. Mengevaluasi proses pelayanan lingkup klasis .
c. Menilai, menerima atau menolak laporan pertanggungjawaban Majelis Klasis
34
d. Memilih anggota Majelis Klasis termasuk Majelis Klasis Harian
5. Proses Persidangan Klasis:
a. Pemanggil Persidangan Klasis adalah Majelis Klasis
b. Tempat, waktu dan acara persidangan klasis disampaikan kepada jemaat di lingkup
klasis paling lambat satu bulan sebelum persidangan klasis dilaksanakan.
c. Pesidangan klasis dihadiri oleh unsur jemaat dalam lingkup klasis yang bersangkutan
dan Majelis Klasis yakni:
(1) Anggota Majelis Klasis, Badan Pembantu Pelayanan Klasis dan Unit Pembantu
pelayanan Majelis Klasis, badan pengurus kategorial, fungsional dan professional
majelis Klasis.
(2) Pendeta yang bukan ketua Majelis Jemaat.
(3) Seorang anggota Majelis Jemaat dari tiap mata jemaat
(4) Undangan lain yang dianggap perlu
6. Persidangan Klasis dipimpin oleh Majelis Ketua Persidangan yang berasal dari utusan
jemaat bukan anggota Majelis Klasis yang berjumlah ganjil, minimal 3 orang termasuk
Ketua Majelis Klasis dengan mempertimbang kan aspek keseimbangan gender.
7. Sekretaris persidangan adalah sekretaris Majelis Klasis
8. Pengambilan keputusan dalam persidangan klasis dilaksanakan melalui musyawarah
mufakat.
9. Apabila tidak tecapai musyawarah mufakat maka keputusan dapat diambil melalui
bersama.
10. Hasil keputusan persidangan klasis disampaikan oleh Majelis Klasis kepada jemaat-
jemaat di lingkup klasis paling lambat satu bulan setelah persidangan klasis.
Pasal 32
Persidangan Klasis Istimewa
1. Persidangan klasis istimewa adalah persidangan yang diadakan dalam rangka

menanggulangi masalah-masalah strategis yang sangat mendesak pada lingkup klasis
2. Masalah-masalah yang dimaksud pada butir a di atas adalah:
a. adanya potensi perpecahan antara jemaat dalam lingkup klasis;
b. adanya kebutuhan mendesak untuk ditanggapi;
c. tidak berfungsinya Majelis Klasis dan/atau Majelis Klasis Harian.
3. Persidangan Klasis istimewa diadakan oleh Majelis Klasis dan/atau Majelis Sinode
Harian.
4. Proses Persidangan Klasis Istimewa:
a. Persidangan Jemaat Istimewa dapat diusulkan oleh:
(1) Sepertiga anggota Majelis Klasis
(2) sepertiga jemaat dalam klasis atau
(3) sepertiga anggota sidi dari setiap jemaat
c. Jika Majelis Klasis tidak berfungsi maka pemanggil persidangan Klasis Istimewa adalah
Majelis Sinode Harian
Tempat, waktu dan acara persidangan klasis istimewa disampaikan oleh pemanggil
paling lambat satu bulan sebelum persidangan klasis istimewa dilaksanakan.
d. Persidangan Klasis istimewa dihadiri oleh:
(1) anggota Majelis Klasis, BPP Klasis dan UPP Majelis Klasis, badan pengurus
kategorial, fungsional dan profesional majelis Klasis.
(2) pendeta yang bukan ketua Majelis Jemaat
(3) seorang anggota Majelis Jemaat dari setiap mata jemaat
(4) undangan lain yang dipandang perlu
e. Persidangan klasis istimewa dipimpin oleh Majelis Ketua Persidangan yang berjumlah
ganjil, minimal 3 orang termasuk ketua Majelis Klasis dengan mempertimbangkan
35
aspek keseimbangan gender. Bila Majelis Sinode Harian menjadi pemanggil maka
seorang anggota Majelis Sinode Harian menjadi anggota Majelis Ketua Persidangan.
f. Sekretaris persidangan Klasis istimewa adalah Sekretaris Majelis Klasis, dan bila
Majelis Sinode Harian menjadi pemanggil, sekretaris persidangan adalah sekretaris
Majelis Sinode.
g. Pengambilan keputusan dalam persidangan Klasis Istimewa dilaksanakan melalui
musyawarah mufakat.
h. Apabila tidak tercapai musyawarah mufakat maka persidangan mengusulkan
permasalahan tersebut ke lingkup sinode.
i. Hasil persidangan klasis istimewa disampaikan oleh Majelis Klasis atau Majelis Sinode
Harian kepada jemaat dan Majelis Sinode paling lambat satu bulan setelah sidang
berakhir.
Pasal 33
Persidangan Majelis Klasis
1. Persidangan Majelis Klasis diadakan untuk menjabarkan keputusan Persidangan Klasis,

keputusan Persidangan Majelis Sinode, dan Keputusan Persidangan Sinode.
2. Persidangan Majelis Klasis dilaksanakan satu kali setahun
3. Persidangan majelis klasis diselenggarakan oleh Majelis Klasis Harian
4. Persidangan Majelis Klasis diadakan dengan tujuan:
a. menetapkan program pelayanan kebersamaan jemaat tahunan dan rencana
Anggaran Pendapatan Belanja Klasis (RAPBK);
b. menindaklanjuti hasil evaluasi dan rekomendasi Persidangan Klasis;
c. merumuskan kelanjutan program pelayanan kebersamaan Majelis Klasis tahun
berikut;
d. mempersiapkan pertanggungjawaban akhir periode pelayanan kemajelisan, karena
itu Persidangan Majelis Klasis tahun keempat dilaksanakan mendahului Persidangan
Klasis.
5. Persidangan Majelis Klasis merupakan alat kerja Majelis Klasis
6. Proses Persidangan Majelis Klasis adalah sebagai berikut:
(1) Pemanggil persidangan Majelis Klasis adalah Majelis Klasis Harian
(2) Tempat, waktu, dan acara persidangan Majelis Klasis ditetapkan dengan
mempertimbangkan tempat, waktu, dan acara persidangan Klasis.
(3) Persidangan Majelis Klasis dihadiri oleh anggota Majelis Klasis, badan-badan
pembantu pelayanan klasis dan atau UPP Klasis, badan pengurus kategorial,
fungsional dan profesional klasis.
(4) Persidangan Majelis Klasis dipimpin oleh Ketua Majelis Klasis.
(5) Sekretaris Persidangan Majelis Klasis adalah Sekretaris Majelis Klasis.
(6) Pengambilan keputusan dalam persidangan Majelis Klasis dilaksanakan melalui
musyawarah mufakat.
(7) Apabila tidak tercapai musyawarah mufakat maka keputusan dapat diambil melalui
voting dan atau undi yang didahului dengan permohonan doa kepada Tuhan secara
bersama.
(8) Hasil persidangan Klasis disampaikan kepada jemaat-jemaat di dalam lingkup Klasis.
Pasal 34
Majelis Klasis
1. Majelis Klasis adalah badan keorganisasian yang memimpin dan mengkoordinir

pelayanan kebersamaan jemaat-jemaat dalam lingkup klasis.
2. Wewenang dan Tugas Majelis Klasis adalah:
36
a. Sebagai badan keorganisasian yang memimpin dan mengkoordinir pelayanan
kebersamaan jemaat-jemaat dalam lingkup klasis, majelis klasis memiliki kewenangan
untuk:
(1) mengoordinir kegiatan-kegiatan kebersamaan pada lingkup klasis;
(2) memanggil jemaat-jemaat untuk menghadiri persidangan klasis;
(3) mendampingi Majelis Jemaat dalam penyelesaian masalah-masalah lingkup
Jemaat;
(4) mendampingi jemaat-jemaat dalam rangka pembangunan jemaat untuk
perwujudan jemaat misioner;
(5) menjadi penghubung jemaat-jemaat dengan pemerintah, dan lembaga sosial
kemasyarakatan lainnya dalam lingkup Klasis;
b. Sebagai badan keorganisasian yang memimpin dan mengordinir pelayanan jemaat,
Majelis Klasis bertugas untuk:
(1) mendampingi dan memberdayakan jemaat-jemaat dalam penyelesaian masalah-
masalah pelayanan di lingkup klasis;
(2) meneruskan masalah-masalah pelayanan jemaat yang tidak dapat diselesaikan
pada lingkup klasis kepada Majelis Sinode untuk penanganan selanjutnya;
(3) membantu Majelis Sinode dalam rangka sosialisasi dan pelaksanaan keputusan-
keputusan Sinode GMIT di jemaat-jemaat dalam lingkup Klasis;
(4) membantu Majelis Sinode dalam rangka penentuan untuk pemekaran jemaat,
penempatan dan mutasi pendeta;
(5) membantu Majelis Jemaat dan Majelis Sinode secara timbal balik dalam
pengelolaan perbendaharaan GMIT;
c. memperlancar arus komunikasi dan informasi antara Majelis Jemaat dan Majelis
Sinode secara timbal-balik;
d. mewakili MS berdasarkan koordinasi Majelis Sinode dalam hubungan dengan jemaat-
jemaat GMIT, pemerintah, dan lembaga sosial kemasyarakatan lainnya dalam lingkup
klasis.
3. Struktur Majelis Klasis terdiri atas:
a. Majelis Klasis;
b. Majelis Klasis Harian;
c. Badan Pembantu Pelayanan Klasis (BPPK)
d. Unit Pembantu Pelayanan Majelis Klasis (UPPMK).
e. Badan pengurus kategorial, fungsional profesional Majelis klasis.
Pasal 35
Susunan Majelis Klasis
Susunan Majelis Klasis adalah:

4. Anggota-anggota yang terdiri dari :
a. Ketua Majelis Jemaat di lingkup klasis yang bersangkutan secara ex-officio;
b. unsur penatua , diaken dan pengajar yang dipilih dalam sidang klasis.
Pasal 36
Majelis Klasis Harian
Majelis Klasis Harian terdiri dari :

37
Pasal 37
Tugas Majelis Klasis Harian
Majelis Klasis Harian mempunyai tugas sebagai berikut:

1. Ketua mempunyai tugas :
a. bersama sekretaris mewakili Majelis Klasis ke dalam dan keluar
b. bersama sekretaris menandatangani surat keluar
c. bemberikan pimpinan dan pengarahan atas MK dan Majelis Jemaat tentang
pelaksanaan putusan dan program pelayanan Klasis
d. bersama bendahara melakukan pembinaan dan pengawasan atas pengelolaan dan
penggunaan perbendaharaan GMIT oleh Klasis dan jemaat-jemaat di dalam Wilayah
Klasis yang bersangkutan
e. bersama bendahara menandatangani semua surat yang berhubungan dengan
perbendaharaan GMIT yang dikelola oleh MK
f. bembina dan mengarahkan serta mengawasi semua karyawan GMIT baik pendeta
maupun yang non pendeta dalam Wilayah Klasis yang bersangkutan.
g. merencanakan pengembangan karyawan (pendeta) di lingkup pelayanan klasis dalam
hal ini merencanakan mutasi local/internal klasis dengan tetap berkoordinasi dengan
Majelis Sinode Harian.
h. bersama bendahara bertanggungjawab atas setiap pemasukan, perbendaharaan
GMIT yang dikelola oleh MK.
i. menghadiri Sidang Majelis Sinode, Sidang Sinode dalam kedudukannya sebagai
anggota Majelis Sinode.
j. memimpin persidangan Majelis Klasis dan Persidangan Klasis kalau terpilih sebagai
salah satu anggota Ketua Persidangan.
k. bersama Sekretaris mewakili jemaat se-Klasis dalam mengadakan hubungan dengan
pemerintah, gereja-gereja, Organisasi Gerejawi dan non Gerejawi dalam wilayah
pelayanannya.
2. Sekretaris
a. Memimpin dan mengelola administrasi ketatausahaan Klasis yang mencakup
korenspodensi, personalia, perlengkapan, urusan rumah tangga, persidangan.
b. Menyediakan, menyelenggarakan dan memelihara kumpulan keputusan, peraturan,
buku-buku pelayanan, laporan-laporan, notulen sidang-sidang, dll.
c. Bersama Ketua mempersiapkan bahan atau materi persidangan MK dan Klasis.
d. Bersama Ketua menandatangani surat keluar dan keputusan-keputusan tertulis MK
dan Persidangan Klasis.
e. Bersama Ketua mewakili jemaat se-Klasis dalam mengadakan hubungan dengan
Pemerintah, gereja-gereja, Organisasi Gerejawi dan non Gerejawi dalam wilayah
pelayananya atas delegasi wewenang dari Majelis Sinode.
f. Bersama Ketua melaksanakan pembinaan terhadap pengelolaan administrasi
ketatausahaan Klasis.
3. Bendahara
a. Bersama Ketua menyiapkan konsep mengenai kebijakan MK tentang penerimaan
dan pengeluaran Klasis/MK.
b. Menyusun RAPB Klasis untuk diajukan pada Persidangan Klasis
c. Bersama Ketua bertanggungjawab atas pelaksanaan kebijaksanaan keuangan dan
anggaran penerimaan dan pengeluaran yang telah ditetapkan oleh Klasis.
d. Memimpin kegiatan administrasi/tatausaha keuangan Klasis
e. Memelihara inventaris Klasis
f. Menyiapkan laporan mengenai perbendaharaan milik GMIT yang dikelola oleh klasis
kepada Persidangan Klasis
g. Bersama Ketua melaksanakan pembinaan terhadap pengelolaan keuangan klasis
jemaat-jemaat di wilayah klasis.
38
Pasal 38
Badan Pembantu Pelayanan Klasis
1. Badan pembantu Pelayanan Klasis merupakan badan yang dibentuk oleh persidangan
klasis sesuai kebutuhan pelayanan klasis.
2. Dalam melaksanakan tugasnya Badan pembantu Pelayanan Klasis berkoordinasi dengan
Majelis Klasis Harian.
3. Badan Pembantu pelayanan Klasis terdiri atas Badan Pertimbangan dan Pengawasan
Pelayanan Klasis, Panitia-Panitia, Persero (PT) Yayasan dan Badan Hukum lainnya.
4. Badan Pembantu Pelayanan Klasis bertangung jawab kepada Persidangan Klasis melalui
Majelis Klasis
Pasal 39
Unit Pembantu Pelayanan Klasis
1. Unit pembantu pelayanan Klasis adalah unit-unit Kategorial, fungsional dan professional
yang membantu Majelis Klasis Harian dalam menjalankan Panca pelayanan.
2. Pengurus UPP Majelis Klasis diangkat dan diberhentikan oleh Majelis Klasis harian.
3. Pembagian dan uraian tugas , wewenang dan tanggungjawab UPP Majelis Klasis
ditetapkan oleh Majelis Klasis Harian.
4. UPP Majelis Klasis merupakan unit yang menghubungkan Badan Pengurus Kategorial,
fungsional dan professional dengan Majelis Klasis Harian.
BAB V
ORGANISASI SINODE
Pasal 40
Hakikat Sinode
Sinode adalah wadah kebersamaan jemaat-jemaat GMIT yang dirupakan oleh persidangan
para presbiter dan pelaksanaan program kebersamaan pada lingkup terluas.
Pasal 41
Tujuan
Tujuan Sinode adalah :

1. Memelihara dan memupuk persekutuan jemaat-jemaat sebagai keluarga Allah.
2. Mengekspresikan karakter universal gereja sebagai persekutuan yang am.
3. Memperlengkapi jemaat-jemaat untuk saling menopang dalam melaksanakan amanat
kerasulan.
Pasal 42
Wewenang, tugas dan tanggungjawab
1. Sinode menerima kewenangan untuk terlibat dalam misi Allah di tengah- tengah dunia.
2. Sinode bertugas untuk melaksanakan program pelayanan kebersamaan jemaat-jemaat
GMIT, membentuk badan pelayanan, dan mempertanggung jawabkan pelaksanaan
program pelayanan.
3. Sinode mempertanggungjawabkan pelayanannya kepada Tuhan yang dilaksanakan
dalam persidangan sinode.
39
Pasal 43
Struktur Organisasi Sinode
Struktur organisasi Sinode terdiri dari :

1. Persidangan Sinode
2. Majelis Sinode
3. Badan Pembantu Pelayanan Sinode
4. Unit Pembantu Pelayanan Majelis Sinode
5. Badan pengurus kategorial, fungsional dan professional Majelis Sinode
Pasal 44
Persidangan sinode
1. Persidangan Sinode adalah wadah pengambilan keputusan yang mengikat seluruh

jemaat GMIT.
2. Persidangan Sinode diselenggarakan sekali dalam empat (4) tahun.
3. Persidangan Sinode diselenggarakan oleh Majelis Sinode.
4. Persidangan Sinode diadakan dengan tujuan:
a. menetapkan tata dasar dan perubahan tata dasar
b. menetapkan peraturan pokok dan perubahan peraturan pokok;
c. menetapkan program pelayanan jangka menengah dan program pelayanan jangka
panjang;
d. menetapkan dan memutuskan kebijaksanaan pelayanan;
e. menyelesaikan masalah-masalah pelayanan yang tidak dapat diselesaikan oleh
Majelis Sinode;
f. menetapkan kebijakan mengenai ajaran dan masalah teologis tertentu;
g. menilai, menerima, atau menolak laporan pertanggung jawaban Majelis Sinode
h. memilih dan memberhentikan anggota majelis Sinode yang dipilih oleh Persidangan
Sinode.
Pasal 45
Proses Persidangan Sinode
1. Pemanggil persidangan Sinode adalah Majelis Sinode.

2. Tempat dan waktu persidangan Sinode ditetapkan oleh persidangan Sinode sebelumnya
dan diumumkan kepada jemaat-jemaat paling lambat enam bulan sebelum persidangan
Sinode dilaksanakan.
3. Persidangan Sinode dihadiri oleh unsur-unsur:
a. Majelis Sinode;
b. Perwakilan jemaat-jemaat dalam lingkup Klasis-Klasis;
c. Majelis Klasis Harian;
d. Badan Pembantu Pelayanan Sinode
e. Unit pembantu pelayanan Sinode
f. Badan pengurus kategorial, fungsional dan profesional sinode
g. Undangan dan peninjau.
4. Perwakilan jemaat-jemaat dalam lingkup klasis meliputi: dua orang pendeta, satu orang
penatua, satu orang diaken, dan satu orang pengajar.
5. Persidangan Sinode dipimpin oleh Majelis Ketua Persidangan yang berjumlah ganjil
minimal lima orang termasuk ketua Majelis Sinode dengan mempertimbangkan
aspek keseimbangan gender,
6. Sekretaris Persidangan adalah Sekretaris Majelis Sinode.
7. Sebelum persidangan Sinode, Majelis Sinode meramu masukan-masukan dari klasis-
klasis untuk dibahas dan ditetapkan oleh Sinode.
40
8. Pengambilan keputusan dalam persidangan Sinode dilaksanakan melalui musyawarah
mufakat.
9. Apabila tidak tercapai musyawarah mufakat maka keputusan dapat diambil melalui
bersama.
10. Hasil keputusan persidangan Sinode disampaikan oleh Majelis Sinode kepada jemaat-
jemaat paling lambat tiga bulan setelah persidangan Sinode.
Pasal 46
Persidangan Sinode Istimewa
1. Persidangan Sinode Istimewa adalah persidangan yang diadakan dalam rangka

menanggulangi masalah-masalah strategis yang sangat mendesak pada lingkup Sinode.
2. Kedudukan Sidang Sinode Istimewa setara dengan Persidangan Sinode.
3. Masalah-masalah yang dimaksud pada ayat (1) terdiri atas:
a. tidak berfungsinya Majelis Sinode;
b. diperlukan adanya perubahan yang mendesak terhadap Tata Gereja;
c. adanya masalah internal maupun eksternal yang mengancam eksistensi dan
pelayanan gereja.
4. Persidangan Sinode Istimewa diselenggarakan oleh Majelis Sinode.
Pasal 47
Proses Persidangan Sinode Istimewa
1. Persidangan Sinode Istimewa dapat diusulkan oleh:

a. satu pertiga dari jumlah jemaat GMIT atau;
b. tiga jemaat dalam setiap wilayah Klasis atau;
c. satu pertiga anggota Majelis Sinode.
2. Pemanggil persidangan Sinode Istimewa adalah Majelis Sinode.
3. Tempat, waktu, dan acara persidangan Sinode Istimewa disampaikan oleh pemanggil
paling lambat tiga bulan sebelum persidangan Sinode Istimewa dilaksanakan.
4. Persidangan Sinode Istimewa dihadiri oleh :
a. Anggota Majelis Sinode;
b. perwakilan jemaat-jemaat dalam lingkup Klasis-Klasis;
c. Majelis Klasis Harian
d. Badan Pembantu Pelayanan Sinode
e. Undangan termasuk wakil pengusul
5. Persidangan Sinode Istimewa dipimpin oleh Majelis Ketua Persidangan yang berjumlah
ganjil, minimal lima orang termasuk ketua Majelis Sinode dengan mempertimbangkan
aspek keseimbangan gender.
6 Sekretaris Persidangan adalah sekretaris Majelis Sinode.
7 Pengambilan keputus dan dalam persidangan sinode istimewa dilaksanakan melalui
musyawarah mufakat.
8 Apabila tidak tercapai musyawarah mufakat dalam persidangan maka keputusan dapat
diambil melalui voting dan/atau undi yang didahului dengan permohonan doa kepada
Tuhan secara bersama.
9 Hasil persidangan Sinode Istimewa disampaikan oleh Majelis Sinode kepada jemaat-
jemaat paling lambat tiga bulan setelah persidangan Sinode Istimewa.
Pasal 48
Persidangan Majelis Sinode
1. Persidangan Majelis Sinode dilaksanakan sekali tahunan.

2. Persidangan Majelis Sinode diselenggarakan dengan agenda:
41
a. Mengevaluasi dan mengesahkan pelaksanaan program pelayanan
MS, BPP Sinode dan UPP MS. mengevaluasi dan mengesahkan pelaksanaan tugas
pelayanan Majelis Sinode, BPP Sinode, UPP Majelis Sinode, badan pengurus
kategorial, fungsional dan profesional sinode
b. Mengevaluasi APB Majelis Sinode sebelumnya.
c. Menetapkan dan mengesahkan Program Pelayanan MS.
d. Menetapkan dan mengesahkan RAPB Majelis Sinode;
e. persidangan Majelis Sinode tahun ke-empat dilaksanakan dengan
tujuan mempersiapkan pertanggungjawaban akhir periode pelayanan kemajelisan
dan membahas agenda Sinode.
f. memberhentikan anggota Majelis Sinode yang berhenti karena permohonan sendiri,
meninggal dunia, atau karena melakukan perbuatan terlarang menurut peraturan
GMIT mengenai penilikan dan disiplin;
g. mengangkat anggota Majelis Sinode antar waktu untuk mengisi lowongan yang
terjadi;
h. Ketentuan lebih lanjut mengenai butir f dan g di atas akan diatur dalam Peraturan
Pelaksana Peraturan Pokok.
Pasal 49
Proses Persidangan Majelis Sinode
1. Pemanggil persidangan Majelis Sinode adalah Majelis Sinode Harian (MSH).

2. Tempat, waktu, dan acara persidangan Majelis Sinode ditetapkan oleh Majelis
Sinode.
3. Peserta sidang Majelis Sinode terdiri atas Majelis Sinode, badan pembantu
pelayanan sinode; UPP Majelis Sinode, badan pengurus kategorial, fungsional dan
profesional sinode.
4. Persidangan Majelis Sinode dipimpin oleh MSH.
5. Sekretaris Persidangan adalah Sekretaris Majelis Sinode
6. Pengambilan keputusan dalam persidangan Majelis Sinode dilaksanakan
7. Apabila tidak tercapai musyawarah mufakat maka keputusan dapat diambil
melalui voting dan/atau undi yang didahului dengan permohonan doa kepada Tuhan
secara bersama.
8. Hasil persidangan Majelis Sinode disampaikan kepada Majelis Jemaat dan Majelis Klasis
sekurang-kurangnya dua bulan setelah Persidangan Majelis Sinode.
Pasal 50
Rapat Majelis Sinode Harian
1. Rapat Majelis Sinode Harian terdiri dari rapat harian dan rapat bulanan.
2. Rapat harian MSH diselenggarakan dengan tujuan mengoordinasikan penyelenggarakan
administrasi dan pelaksanaan program pelayanan Majelis Sinode
3. Rapat bulanan MSH diselenggarakan dengan tujuan untuk membuat evaluasi bulanan
pelaksanaan program pelayanan Majelis Sinode.
4. peserta rapat MSH terdiri atas MSH.
termasuk 4 anggota MS terpilih dan undangan yang di anggap perlu.
5. Ketentuan lebih lanjut mengenai rapat-rapat MSH sebagaimana dimaksud di atas akan
diatur lebih lanjut dalam Peraturan Pelaksana Peraturan Pokok.
Pasal 51
Majelis Sinode
42
Majelis Sinode adalah badan pelayanan yang memimpin dan menyelenggarakan pelayanan
GMIT.
Pasal 52
Wewenang dan Tugas Majelis Sinode
1. Majelis Sinode memiliki wewenang untuk:

a. memimpin GMIT berdasarkan mandat Sinode;
b. mengordinasikan pelaksanaan panca pelayanan di lingkup sinode;
c. mewakili GMIT menurut Tata Gereja;
d. mengangkat, membina, dan memberhentikan pejabat dan karyawan GMIT;
e. mengawasi dan membina ajaran dan teologi GMIT;
f. menetapkan keputusan dan peraturan yang diperlukan untuk melaksanakan
keputusan dan peraturan pokok GMIT yang ditetapkan oleh sinode;
g. membentuk, mengawasi, dan membina Badan Pembantu Pelayanan Sinode, UPP
Majelis Sinode dan badan pengurus kategorial, fungsional dan profesional sinode
h. menetapkan program pelayanan tahunan dan anggaran pendapatan dan belanja
(APB) Majelis Sinode;
i. menampung dan atau menyelesaikan masalah yang timbul antara dua persidangan
sinode;
2. Majelis Sinode bertugas untuk:
a. melaksanakan penjemaatan keputusan-keputusan sinodal;
b. menyediakan bahan-bahan yang dibutuhkan untuk pengembangan jemaat sebagai
basis penyelenggaraan kehidupan dan pelayanan GMIT;
c. memperlengkapi pelaku pelayanan di lingkup klasis dan jemaat untuk selanjutnya
memberdayakan jemaat bagi pelayanan di lingkup dan konteks masing-masing;
d. mendampingi jemaat-jemaat dan klasis-klasis dalam rangka perwujudan gereja yang
misioner;
e. melaksanakan kunjungan pastoral ke jemaat-jemaat dan klasis-klasis dalam rangka
penguatan jemaat-jemaat bagi makin maksimalnya pelayanan;
f. mendelegasikan wewenang kepada majelis klasis untuk mewakili Majelis Sinode
dalam hubungan dengan pemerintah setempat untuk hal-hal tertentu;
g. membangun dan memelihara relasi oikumenis di lingkup regional, nasional, dan
internasional.
3 Pertanggungjawaban Majelis Sinode terdiri atas dua tahap:
a. Laporan pertanggungjawaban Majelis Sinode Harian kepada Majelis Sinode;
b. Dalam rangka pertanggungjawaban Majelis Sinode Harian kepada Majelis Sinode
maka setiap Ketua Majelis Klasis (ex-officio anggota Majelis Sinode) wajib
menyampaikan selambat-lambatnya 1 bulan sebelum persidangan Majelis Sinode
supaya bersama dengan laporan Majelis Sinode Harian menjadi laporan tahunan
Majelis Sinode.
Pasal 53
Struktur Majelis Sinode
Struktur Majelis Sinode terdiri atas:

a. Majelis Sinode;
b. Majelis Sinode Harian;
c. Badan Permbantu Pelayanan Sinode
d. Unit Pembantu Pelayanan Majelis Sinode (UPPMS).
e. Badan pengurus kategorial dan fungsional sinode
Pasal 54
Susunan Majelis Sinode
43
Susunan Majelis Sinode terdiri atas:
1. Majelis Sinode Harian
a. Ketua merangkap anggota
a. Wakil Ketua merangkap anggota
b. Sekretaris merangkap anggota;
c. Wakil Sekretaris merangkap anggota,
d. Bendahara merangkap anggota;
e. Anggota-anggota yang terdiri dari Empat orang presbiter terpilih, berdasarkan
profesionalitas dan kepakaran.
2. Para Ketua Majelis Klasis sebagai anggota ex-officio.
Pasal 55
1. Majelis Sinode Harian terdiri atas Ketua, Wakil Ketua, Sekretaris, Wakil Sekretaris,
Bendahara dan Empat orang presbiter terpilih, berdasarkan profesionalitas dan
kepakaran.
2. Majelis Sinode Harian memiliki wewenang untuk:
a. memimpin pelaksanaan pelayanan majelis sinode sehari-hari;
b. menampung dan atau menyelesaikan masalah yang timbul antara dua persidangan
majelis sinode dan atau dua rapat bulanan MSH;
c. mengawasi, dan membina BPP, UPP Majelis Sinode, badan pengurus kategorial,
fungsional dan profesional sinode
3 Majelis Sinode Harian bertugas untuk:
a. memperlancar pelaksanaan tugas kepemimpinan Majelis Sinode;
b. mengadministrasikan notulen persidangan lingkup Sinode yang disusun oleh
sekretaris Majelis Sinode;
c. memanggil dan menyelenggarakan persidangan majelis sinode;
d. merencanakan dan mempersiapkan materi persidangan majelis sinode;
4 Majelis Sinode Harian dapat melaksanakan rapat-rapat demi kelancaran pelaksanaan
tugasnya;
5 Majelis Sinode Harian bertanggungjawab kepada Majelis Sinode dalam persidangan
Majelis Sinode.
Pasal 56
Uraian Tugas MS/MSH
1.KETUA
1.1.Memimpin, mengordinasikan, memotivasi, menggerakkan, mengawasi dan
mengendalikan semua Unit Pembantu Pelayanan dan Administrasi pelayanan dalam
rangka melaksanakan RIP, HKUP, Program Pelayanan Tahunan serta ketetapan dan
keputusan persidangan sinode dan majelis sinode.
1.2. Bersama anggota Majelis Sinode lainnya menyiapkan usul kebijakan operasional,
pedoman dan petunjuk pelaksanaan bagi semua Unit pembantu Pelayanan dan
Jemaat untuk ditetapkan dalam persidangan Majelis Sinode.
1.3. Bersama sekretaris Majelis Sinode memelihara komunikasi dengan dan antar Unit-
unit Pembantu Pelayanan sehingga masing-masing unit dapat melaksanakan tugas
dan fungsinya sesuai dengan Tata GMIT,rencana dan program pelayanan serta
uraian tugas yang ditetapkan oleh Majelis Sinode serta antara Majelis Sinode
dengan Jemaat-jemaat pada umumnya.
1.4. Bersama sekretaris memelihara hubungan fungsional antara MS dengan BPPPS
demi terlaksananya pengawasan secara berkesinambungan dan teratur terhadap
Majelis Sinode dan UPP,BPP Majelis Sinode, serta tindak lanjut laporan hasil
pengawasan pelayanan.
44
1.5. Bersama dengan Sekretaris Majelis Sinode mewakili GMIT ke dalam dan ke luar
GMIT.
1.6. Bersama-sama dengan Bendahara Majelis Sinode mengelola perbendaharaan GMIT.
1.7. Mendampingi Majelis Ketua Persidangan Sinode, Memimpin Persidangan Majelis
Sinode, dan Rapat-rapat Majelis Sinode.
1.8. Melaksanakan rapat koordinasi dengan para pimpinan UPP dan Sekretaris bidang
dibawah koordinasinya.
1.9. Melaksanakan tugas lain sesuai keputusan Majelis Sinode.
1.10. Meminta laporan pertanggungjawaban pelayanan dari semua Unit Pembantu
Pelayanan.
1.11. Memberikan laporan pertanggungjawaban kepada persidangan Majelis Sinode.
2. WAKIL KETUA
2.1. Menjalankan fungsi ketua apabila ketua berhalangan. Kecuali untuk kewenangan
tertentu yang tidak dapat diwakilkan.
2.2. Mengoordinasikan, memotivasi, mengendalikan dan membina UPP tertentu
dalam rangka menjalankan tugas dengan baik
2.3. Mendampingi ketua dalam menyelesaikan masalah pelayanan.
2.4. Bersama Ketua menatakembangkan persekutuan pada semua UPP kategorial
pelayanan.
2.5. Memimpin persidangan dan rapat-rapat Majelis Sinode
2.7. Memimpin rapat koordinasi dengan para pimpinan UPP dan para Sekretaris
bidang dibawah koordinasinya.
2.8. Memberikan laporan pertanggungjawaban kepada Persidangan Majelis Sinode.
3. SEKRETARIS
3.1. Pimpinan umum sekretariat Majelis Sinode.

3.2. Menata, membina, mengembangkan, mengawasi dan mengevaluasi peranan
administrasi GMIT guna kelancaran pelayanan.
3.3. Mengawasi dan mengevaluasi peranan administrasi personil GMIT guna kelancaran
pelayanan.
3.4. Bersama Ketua Majelis Sinode mewakili GMIT ke dalam dan ke luar GMIT.
3.5. Mengoordinasikan dan membina UPP tertentu agar dapat melaksanakan tugas
dengan baik.
3.6. Bersama Ketua Majelis Sinode memelihara hubungan fungsional antara MS dan
BPPPS demi terlaksananya pengawasan secara berkesinambungan terhadap Majelis
Sinode dan semua UPP MS serta tindak lanjut laporan hasil pemeriksaan BPPPS.
3.7. Bersama Ketua Majelis Sinode memelihara komunikasi dengan dan antar Unit-unit
Pembantu Pelayanan sehingga masing-masing unit dapat melaksanakan tugas dan
fungsinya sesuai dengan Tata GMIT, rencana dan program pelayanan serta uraian
tugas yang ditetapkan oleh Majelis Sinode serta antara Majelis Sinode dengan
Jemaat-jemaat pada umumnya.
3.9. Menghimpun dan mengolah semua laporan pertanggungjawaban kepada Majelis
Sinode dari UPP MS.
3.10. Mengoordinasikan penyusunan rancangan Program Pelayanan Tahunan MS, untuk
diajukan kepada persidangan MS.
3.11. Mengoordinasikan penyusunan rancangan Laporan Pertanggungjawaban MS
kepada Persidangan Sinode
3.12. Menjadi sekretaris persidangan Sinode dan Majelis Sinode
45
3.13. Memimpin rapat koordinasi dengan para pimpinan UPP dan para Sekretaris Bidang
dibawah koordinasinya.
4. WAKIL SEKRETARIS
4.1. Menjalankan fungsi sekretaris apabila sekretaris berhalangan, kecuali untuk

fungsi-fungsi tertentu yang tidak dapat diwakilkan.
4.2. Memberikan penugasan, motivasi dan pengarahan kepada UPP MS tertentu agar
dapat melaksanakan fungsi dan tugasnya sesuai rencana,program dan kebijakan
pelayanan yang ditetapkan oleh Majelis Sinode.
4.3. Mengelola pelayanan perkantoran Majelis Sinode.
4.4. Mengelola pelayanan kerumahtanggaan Majelis Sinode
4.5. Mengelola perpustakaan Majelis Sinode
4.6. Memberikan dukungan administratif pada unit-unit pembantu pelayanan Majelis
Sinode.
4.7. Membuat notulen persidangan Sinode, Persidangan Majelis Sinode dan Rapat-
rapat Majelis Sinode.
4.8. Memimpin rapat koordinasi dengan para pimpinan UPP dan para sekretaris bidang
dibawah koordinasinya
4.10. Menghimpun dan mengolah laporan dari UPP yang ada dibawah koordinasinya
5. BENDAHARA
5.1. Bersama-sama ketua atau wakil ketua Melaksanakan tugas, wewenang dan
tanggungjawab sebagai otorisator dan ordonator.
5.2. Bertanggungjawab atas perbendaharaan milik GMIT yang dikelolah oleh MS,
Majelis Jemaat dan Unit Pembantu Pelayanan GMIT.
5.3. Menyusun RAPB MS dengan mengacu pada Program Pelayanan Tahunan yang
dijabarkan dari HKUP 2011-2015, untuk dijabarkan pada persidangan tahunan MS.
5.4. Memberikan pembinaan kepada semua UPP dan Jemaat GMIT menyangkut
pengelolaan dan penyelenggaraan administrasi perbendaharaan.
5.5. Bersama-sama ketua atau wakil ketua apabila ketua berhalangan menandatangani
surat-surat berharga, wesel, check dan surat lainnya yang berhubungan dengan
perbendaharaan GMIT.
5.6. Menghimpun dan mengolah laporan pertanggungjawaban dari UPP dibawah
koordinasinya.
5.7. Melaksanakan tugas lain sesuai keputusan majelis sinode.
5.8. Memimpin rapat koordinasi dengan para pimpinan UPP dan para sekretaris bidang
yang ada dibawah koordinasinya.
5.9. Memberikan laporan pertanggungjawaban pengelolaan perbendaharaan kepada
Majelis Sinode.
6. ANGGOTA-ANGGOTA
Yang terdiri dari empat orang presbiter terpilih, berdasarkan profesionalitas dan
kepakaran:
6.1. Bersama MSH Memimpin,mengordinasikan,memotivasi, menggerakkan, mengawasi
dan mengendalikan semua Unit Pembantu Pelayanan dan Administrasi pelayanan
dalam rangka melaksanakan RIP, HKUP, Program Pelayanan Tahunan serta
ketetapan dan keputusan persidangan sinode dan majelis sinode.
6.2. Bersama MSH mengordinir mengawasi dan mengendalikan semua BPP, UPP dan BP
Kategorial fungsional-profesional.
6.3. Melaksanakan tugas lain sesuai keputusan Majelis Sinode
46
6.4. Bersama MSH memberikan laporan pertanggungjawaban kepada persidangan
Majelis Sinode
Pasal 57
Badan-Badan Pembantu Pelayanan Sinode
(1) Badan-Badan Pembantu Pelayanan Sinode merupakan badan yang dibentuk oleh
persidangan sinode sesuai dengan kebutuhan pelayanan sinode.
(2) Dalam pelaksanaan tugasnya badan-badan pembantu pelayanan sinode ini berkoordinasi
dengan Majelis Sinode Harian
(3) Badan-badan Pembantu Pelayanan Sinode dapat terdiri atas Badan Pertimbangan dan
Pengawasan Pelayanan Sinode, Badan Diakonia Karyawan Gereja dan Panitia, Perseroan
Terbatas (PT), Yayasan dan Badan Hukum lainnya.
(4) Badan-Badan Pembantu Pelayanan Sinode bertanggungjawab kepada Persidangan Sinode
melalui Majelis Sinode.
(5) Ketentuan lebih lanjut mengenai Badan-Badan Pembantu Pelayanan Sinode akan diatur
dalam Peraturan Pelaksana Peraturan Pokok.
Pasal 58
Unit Pembantu Pelayanan Majelis Sinode
(1) UPP Majelis Sinode adalah unit-unit kategorial dan fungsional yang
membantu Majelis Sinode/ Harian dalam menjalankan panca pelayanan.
(2) UPP Majelis Sinode dapat terdiri atas:
a. unit pelayanan kategorial
b. unit pelayanan fungsional
c. unit pelayanan Kerjasama Oikumenes
d. Unit Pelayanan Pengembangan Teologi
e. Unit pelayanan Personil
f. Unit Pelayanan tata Usaha
g. Unit pelayanan Perbendaharaan
(3) Pengurus UPP Majelis Sinode diangkat dan diberhentikan oleh Majelis Sinode
Sinode Harian
(4) Pengurus UPP Majelis Sinode bertanggungjawab kepada Majelis Sinode
melalui Majelis Sinode Harian.
Uraian tugas setiap Unit pembantu pelayanan adalah sebagai berikut:
1. UPP Kategorial
a. UPP Kategorial dibagi dalam tiga bidang yakni : Bidang Pemuda dan Kaum Bapa,
Bidang Pelayanan Anak dan Remaja, dan Bidang Perempuan GMIT.
b. UPP Kategorial dipimpin oleh seorang Ketua UPP dan setiap bidang dipimpin oleh
sekretaris bidang.
Tugas Ketua UPP kategorial adalah:
1) Merencanakan, melaksanakan, mengembangkan pelayanan kategorial Kaum
Bapak, Pemuda dan Perempuan serta Pelayanan Anak dan Remaja sesuai HKUP dan
kebutuhan riil jemaat.
2) Bersama dengan para Sekretaris Bidang menyusun pedoman pelaksanaan
pelayanan kategorial anak dan remaja, pemuda, perempuan dan bapak.
3) Bersama-sama Balitbang mengadakan data dasar anak,remaja, pemuda,
perempuan dan bapak.
4) Bersama-sama Badan Pengurus Bapak dan Pemuda dan Perempuan, anak
Remaja menyusun program, RAB tahunan dan periodik sesuai HKUP.
47
5) Menghimpun dan mengelola laporan pertanggungjawaban dari para
sekretaris bidang UPP kategorial.
6) Bersama-sama UPP Pengembangan teologi Menyusun kurikulum pembinaan
keluarga, pra nikah, pasca nikah, PAR dan Katekisasi sesuai HKUP dan ajaran GMIT.
7) Melaksanakan tugas lain yang diserahkan oleh Majelis Sinode Harian.
8) Memberikan Laporan pertanggungjawaban pelayanan kepada MSH melalui
anggota MSH yang mengoordinir UPP Kategorial.
1.1 Tugas Sekretaris Bidang Pemuda dan kaum Bapak

a. Merencanakan pembentukan Badan Pengurus Pemuda dan Kaum Bapak lingkup
Sinode
b. Bersama dengan Badan Pengurus pemuda dan Kaum Bapak merencanakan
konsep Program Pelayanan tahunan untuk dibawa dalam persidangan majelis
Sinode
c. Mempersiapkan konsep-konsep pengembangan bagi pemuda dan Kaum Bapak
d. Mempersiapkan bahan-bahan pembinaan (Renungan, Jurnal, Buku Pedoman
pelayanan) bagi Kategoril pemuda dan Kaum Bapak
e. Menerima dan mengelola laporan dari badan pengurus Pemuda dan kaum Bapak
f. Menyampaikan laporan pelayanan Kategori Pemuda dan kaum Bapak kepada
Ketua UPP Kategorial
g. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Majelis Sinode Harian
1.2 Tugas Sekretaris Bidang Perempuan GMIT

a. Merencanakan pembentukan badan pengurus Perempuan GMIT lingkup Sinode
b. Bersama dengan Badan pengurus Perempuan GMIT merencakan konsep Program
Pelayanan tahunan untuk dibawa dalam persidangan majelis Sinode
c. Mempersiapkan konsep-konsep pengembangan bagi Perempuan GMIT
d. Mempersiapkan bahan-bahan pembinaan (Renungan, Jurnal, Buku Pedoman
pelayanan Kategori perempuan
e. Menerima dan mengelola laporan dari badan pengurus Perempuan
f. Menyampaikan laporan pelayanan Kategori perempuan kepada Ketua UPP
Kategorial
1.3 Tugas Sekretaris Bidang Pelayanan Anak dan Remaja

a. Merencanakan pembentukan badan pengurus Pelayanan Anak dan Remaja
lingkup Sinode
b. Bersama dengan Badan pengurus Pelayanan Anak dan Remaja merencakan
konsep Program Pelayanan tahunan untuk dibawa dalam persidangan majelis
Sinode
c. Mempersiapkan konsep-konsep pengembangan bagi Pelayanan Anak dan remaja
d. Mempersiapkan kurikulum dan bahan ajar serta pedoman pelayanan kategori
PAR.
e. Menerima dan mengelola laporan dari badan pengurus Perlayanan Anak dan
Remaja
f. Menyampaikan laporan pelayanan Kategori PAR kepada Ketua UPP Kategorial
2. UPP Perbendaharaan.
a. UPP Perbendaharaan dibagi dalam 4 bidang yakni: Bidang Keuangan, Bidang

Penggajian, Bidang Harta Milik dan Bidang Kolportase/Toko Buku.
b. UPP Perbendaharaan dipimpin oleh seorag ketua dan setiap bidang dipimpin oleh
seorang sekretaris bidang.
48
Tugas Ketua UPP Perbendaharaan:
Memimpin dan mengembangkan UPP Perbendaharaan
1. Mengoordinasikan semua bidang yang berada di UPP Perbendaharaan yaitu: bidang
Keuangan, bidang Penggajian, bidang Harta Milik dan Bidang Kolportase/Toko Buku.
2. Bersama-sama dengan para Sekretaris Bidang yang ada dibawah koordinasinya
membuat konsep program pelayanan UPP Perbendaharaan untuk diajukan dalam
Persidangan Majelis Sinode
3. Menerima dan mengolah laporan dari para sekretaris bidang yang ada dibawah
koordinasi UPP Perbendaharaan.
4. menyampaikan laporan pertanggungjawaban pelayanan UPP Perbendaharaan kepada
MSH melalui anggota MSH yang mengoordinasi UPP Perbendaharaan.
5. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh MSH.
2.1 Tugas Sekertaris bidang keuangan:

a. Membuat konsep RAPB MS untuk dibahas dalam persidangan Majelis Sinode
tahunan dan ditetapkan sebagai APB MS
b. Membuat laporan realisasi penerimaan dan pengeluaran setiap triwulan/
caturwulan dan setiap tahun
c. Membuat konsep pedoman pengelolaan perbendaharaan lingkup Jemaat dan
lingkup Klasis untuk disahkan Majelis sinode sebagai pedoman pengelolaan
perbendaharaan jemaat dan Klasis
d. Melaksanakan berbagai disposisi keuangan di bidang keuangan dengan koordinasi
ketua UPP perbendaharaan.
e. Membuat konsep perubahan APB MS untuk dibahas Majelis Sinode Harian dalam
rangka melakukan perubahan APB MS jika itu dibutuhkan
f. Melaksanakan tugas lain yang ditetapkan MSH
g. Memberikan laporan pertanggungjawaban kepada Majelis Sinode Harian melalui
Ketua UPP
2.2 Tugas Sekretaris bidang Penggajian :

a. Mengkinikan data gaji karyawan sesuai SK Majelis Sinode
b. Membuat daftar gaji karyawan setiap bulan
c. Melakukan koordinasi dengan Ketua Majelis Klasis Harian, Ketua Majelis jemaat
Harian mengenai setoran atau tunggakan setoran kontribusi SGP para Karyawan
d. Membuat laporan setoran kontribusi karyawan setiap bulan
e. Melaksanakan tugas lain yang ditetapkan MSH
f. Memberikan laporan pertanggungjawaban kepada Majelis Sinode Harian melalui
Ketua UPP
g. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh MSH
2.3 Tugas Sekretaris bidang harta milik:

a. Menyusun buku induk inventaris GMIT
b. Melakukan inventarisasi harta milik GMIT yang dikelola oleh Majelis Sinode
c. Mengusahakan sertifikasi semua tanah milik GMIT yang dikelola oleh Majelis Sinode
serta memfasilitasi sertifikasi tanah-tanah milik GMIT yang dikelola Majelis Jemaat
dan Majelis Klasis. Untuk maksud tersebut perlu disusun rencana jangka menengah
dan jangka panjang mengenai sertifikasi, pengamanan dan pemanfaatan tanah milik
GMIT.
d. Mengurus pengadaan inventaris yang dibutuhkan Majelis Sinode
e. Melakukan perawatan dan perbaikan inventaris milik GMIT yang dikelola majelis
Sinode
f. Melaksanakan tugas lain yang ditetapkan oleh Majelis Sinode Harian
49
g. Menyiapkan laporan tentang harta milik GMIT untuk keperluan persidangan Majelis
Sinode dan Sinode melalui Ketua UPP perbendaharaan
2.4. Tugas Sekretaris bidang kolportase/toko buku:
1. Mengelola toko buku yang mencakup, menyusun rencana pengembangan dan
melaksanakan kegiatan pemasaran.
2. Pengadaan dan distribusi surat-surat gerejawi, buku-buku administrasi
pelayanan dan perbendaharaan
3. Penyediaan ATK dan berbagai keperluan pelayanan dan ibadah untuk keperluan
Majelis Sinode, Majelis Klasis dan Majelis jemaat
4. Memberikan kontribusi dari penghasilan tutup buku
5. Melaksanakan tugas lain yang ditetapkan Majelis Sinode Harian
6. Membuat laporan berkala untuk keperluan persidangan Majelis Sinode dan
Sinode melalui UPP Perbendaharaan
3. UPP Pengembangan Teologi

UPP ini dipimpin oleh seorang ketua UPP dan dibagi dalam dua bidang yang masing-
masing dipimpin oleh seorang sekretaris bidang yakni: Bidang Pembinaan Warga Gereja
dan Bidang Pengembangan Teologi dan Pokok-Pokok Ajaran GMIT.
Tugas Ketua UPP Pengembangan Teologi :

1. Memimpin dan mengembangkan UPP Pengembangan Teologi
2. Mengoordinasikan semua bidang yang ada di UPP Pengembangan Teologi yaitu
Bidang Pembinaan Warga Gereja dan Bidang Pengembangan Teologi dan Ajaran
GMIT.
3. Bersama-sama dengan para sekretaris bidang yang ada di bawah koordinasinya
membuat Rencana Program Pelayanan dan RAPB untuk diajukan dalam Persidangan
MS
4. Menerima dan mengolah laporan dari para sekretaris bidang yang ada dibawah
koordinasinya.
5. Menyampaikan laporan Pertanggungjawaban pelayanan UPP Pengembahan Teologi
kepada MSH khususnya anggota MSH yang mengoordinir UPP Pengembangan
Teologi
6. Melaksanakan tugas lainnya diberikan oleh MSH.
3.1 Tugas Sekretaris Bidang Pembinaan Warga Gereja

1. Merencanakan dan menyebarkan Kalender Bacaan Alkitab untuk dipergunakan di
semua lingkup pelayanan GMIT berdasarkan RIP-HKUP dan tema periodik
Pelayanan GMIT.
2. Mempersiapkan materi/Kurikulum dan mengupayakan terbentuknya Lembaga
Pembinaan Warga Gereja dan Pendidikan Teologi Jemaat di semua lingkup
GMIT.
3. Mempersiapkan dan melaksanaan materi/bahan pembinaan bagi Penatua,
Diaken dan pengajar.
4. Mempersiapkan berbagai materi untuk pembinaan Warga Gereja ( Renungan
Harian Tunas dari Tanah Kering, kerangka khotbah Minggu dan Kerangka
Khotbah hari-Hari Raya Gerejawi dan Hari Raya Khusus).
5. Bersama ketua UPP Personil/Sekbid Pengembangan Personil merencanakan dan
mengembangkan pelatihan-pelatihan bagi para pendeta (Studi Pengembangan
Panggilan dan TOT bagi para Pendeta).
6. Menyampaikan laporan Pertanggungjawaban pelayanan Bidang PWG kepada
ketua UPP Pengembangan Teologi.
7. Melaksanakan tugas lainnya yang diberikan oleh MSH
3.2 Tugas Sekretaris Bidang Pengembangan Teologi dan Pokok-Pokok Ajaran GMIT
50
1. Merencanakan, mengembangkan dan menjemaatkan berbagai Teologi GMIT
tentang Panca Pelayanan (Koinonia, Marturia, Diakonia, Liturgia dan Oikonomia).
2. Menyusun dan menjemaatkan Pokok-Pokok Ajaran Sosial GMIT sesuai dengan
kebutuhan dan tantangan yang dihadapi GMIT.
3. Bersama UPP Kategorial merencanakan dan mengadakan materi Katekesasi Sidi,
katekesasi Nikah untuk dipergunakan di semua lingkup pelayanan GMIT.
4. Bersama dengan Sekbid PWG dan ketua UPP Pengembangan Teologi membuat
Perencanaan Program Pelayanan dan RAPB untuk diajukan dalam Persidangan
Majelis Sinode.
5. Menyampaikan laporan Pertanggungjawaban Pelayanan kepada ketua UPP
Pengembangan Teologi.
6. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh MSH.
4. UPP Pendidikan Dan Pengembangan Personil

UPP Personil dipimpin oleh seorang ketua dan dibagi dalam empat bidang yang masing –
masing dipimpin oleh seorang Sekretaris bidang. Bidang dimaksud terdiri dari: Bidang
Pendidikan dan Pengembangan Personil, bidang Administrasi dan Penempatan Personil,
bidang Penilaian Kinerja dan Bidang Pastoral Personil.
Ketua UPP Personil mempunyai tugas :

1. Memimpin dan mengembangkan UPP Personil
2. Mengoordinasikan semua bidang yang ada dibawah UPP Personil
3. Bersama-sama dengan semua Sekretaris bidang yang ada dibawah koordinasi
membuat Rencana Program Perlayanan dan RAPB untuk diajukan dalam
Persidangan Majelis Sinode.
4. Menerima dan mengolah semua laporan sekretaris bidang yang ada dibawah
koordinasinya
5. Menyampaikan Laporan Pertanggungjawaban pelayanan UPP Personil kepada MSH
melalui anggota MSH yang mengoordinasi UPP Personil.
6. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh MSH
4.1 Sekretaris bidang Pendidikan dan Pengembangan Personil

a. Bersama Ketua komisi UPP menyusun konsep sistem rekruitmen Pendeta/
karyawan GMIT untuk ditetapkan oleh MSH sebagai pedoman rekmutmen
Pendeta/karyawan GMIT
b. Bersama Ketua UPP menyusun kurikulum orientasi bagi vikaris
c. Bersama Ketua UPP merekrut Pendeta yang dipandang layak dan dilatih
sebagai mentor guna membimbing dan mendapingi seorang vikaris dalam
melaksanakan tugas vikariat sesuai ketentuan yang berlaku.
d. Bersama Ketua UPP menyusun konsep kurikulum mentor untuk dibahas dan
disahkan Majelis Sinode sebagai pedoman kurikulum mentor
e. Bersama Ketua UPP Pengembangan teologi menyusun konsep kurikulum untuk
dibahas dan disahkan Majelis Sinode sebagai kurikulum pendidikan/pelatihan
bagi Pendeta sesuai kebutuhan
f. Bersama Ketua UPP mempersiapkan pembekalan dan penabisan calon vikaris
kedalam jabatan Pendeta
g. Melaksanakan tugas lain yang ditetapkan MSH
h. Memberikan laporan pertanggungjawaban kepada Majelis Sinode Harian
melalui Ketua UPP
4.2 Sekretaris bidang administrasi dan penempatan Personil
51
a. Meneliti administrasi mengenai penempatan, penugasan dan lamanya seorang
karyawan melaksanakan tugas di satu Jemaat/UPP/BPP dalam kaitan dengan
kebijakan mutasi/penempatan baru bagi karyawan bersangkutan.
b. Memberikan informasi dan data mengenai karyawan yang masa tugasnya di
satu Jemaat/Klasis/UPP/BPP telah berakhir kepada Ketua UPP dalam rangka
pengaturan formasi mutasi dan penempatan karyawan atau perpanjangan
masa tugas karyawan bersangkutan.
c. Membuat atau menerima dan mengolah konsep mutasi dan penempatan
karyawan dari Majelis Klasis untuk disampaikan kepada Majelis Sinode Harian
untuk urusan mutasi/penempatan.
d. Melaksanakan tugas lain yang ditetapkan MSH
e. Memberikan laporan pertanggungjawaban kepada Majelis Sinode/Majelis
Sinode Harian melalui Ketua UPP
4.3 Sekretaris bidang penilaian kinerja personil

a. Mendistribusikan Pedoman penilaian kinerja kepada seluruh karyawan GMIT
pada berbagai lingkup
b. Menjemaatkan pedoman penilaian kinerja kepada semua karyawan GMIT pada
berbagai lingkup
c. Menyiapkan dan mendistribusikan format penilaian kinerja kepada semua
karyawan GMIT dan melakukan simulasi mengenai cara mengisi format
penilaian kinerja tersebut.
d. Bersama sekretaris bidang administrasi dan penempatan personil meneliti
karyawan yang akan pindah ruang/naik pangkat pada bulan April atau Oktober
setiap tahun guna mengetahui jumlah karyawan yang akan dievaluasi
kinerjanya dalam periode itu.
e. Merencanakan diklat untuk mengembangkan keahlian dan meningkatkan
produktivitas kinerja kerja setiap karyawan.
f. Melaksanakan tugas lain yang ditetapkan MSH
g. Memberikan laporan pertanggungjawaban kepada Majelis Sinode/Majelis
Sinode Harian melalui Ketua UPP
4.4 Sekretaris bidang pastoral personil

a. Bersama sekretaris bidang administrasi dan penempatan personil
menginventarisir karyawan yang masuk daftar pembimbingan dan pastoral
b. Melakukan pastoral bagi karyawan yang karena satu dan lain hal wajib
menjalani penilikan dan disiplin melalui pelayanan pastoral
c. Melaporkan tahapan perkembangan karyawan yang sedang menjalani masa
reorientasi panggilan pelayanan melalui pelayanan pastoral kepada Majelis
Sinode Harian melalui ketua UPP untuk ditetapkan kebijakan baru bagi yang
bersangkutan.
d. Melaksanakan tugas lain yang ditetapkan MSH
e. Memberikan laporan pertanggungjawaban kepada Majelis Sinode Harian
melalui Ketua UPP
5. UPP Kerjasama Oikumenis dan Kemitraan

UPP Tata Usaha dipimpin oleh seorang Ketua UPP dan dibagi dalam dua bidang yang
masing-masing dipimpin oleh seorang sekretaris bidang yakni: Bidang Tata Usaha Umum
dan Kerumahtanggaan dan Bidang Informasi Komunikasi dan Dokumentasi.
Tugas Ketua UPP Tata Usaha:
52
1. Merencanakan, melaksanakan dan mengembangkan pelayanan UPP Tata Usaha
berhubungan dengan Tata Usaha Umum, Kerumahtanggaan dan Informasi
Komunikasi dan Dokuentasi GMIT.
2. Mengoordinasikan semua bidang yang berada di UPP Tata Usaha yaitu Bidang Tata
Usaha Umum dan Kerumahtanggaan dan Bidang Infomasi Komunikasi dan
Dokumentasi.
3. Mengembangkan berbagai media Komunikasi dan Informasi GMIT khususnya Website
dan Berita GMIT.
4. Bersama dengan Ketua UPP Kemitraan menyebarkan informasi tentang GMIT kepada
para mitra.
5. Menerima dan mengelola laporan dari para sekretaris bidang yang ada dibawah
koordinasi UPP tata Usaha.
6. Membuat dan menyampaikan laporan Pelayanan kepada MSH khususnya melalui
anggota MSH yang mengoordinirnya.
6. UPP Tata Usaha
UPP Tata Usaha dipimpin oleh seorang Ketua UPP dan dibagi dalam dua bidang yang
masing-masing dipimpin oleh seorang sekretaris bidang yakni: Bidang Tata Usaha Umum
dan Kerumahtanggaan dan Bidang Informasi Komunikasi dan Dokumentasi.
Tugas Ketua UPP Tata Usaha
1. Merencanakan, melaksanakan dan mengembangkan pelayanan UPP Tata Usaha

berhubungan dengan Tata Usaha Umum, Kerumahtanggaan dan Informasi
Komunikasi dan Dokuentasi GMIT.
2. Mengoordinasikan semua bidang yang berada di UPP Tata Usaha yaitu Bidang Tata
Usaha Umum dan Kerumahtanggaan dan Bidang Infomasi Komunikasi dan
Dokumentasi.
3. Mengembangkan berbagai media Komunikasi dan Informasi GMIT khususnya
Website dan Berita GMIT.
4. Bersama dengan Ketua UPP Kemitraan menyebarkan informasi tentang GMIT
kepada para mitra.
5. Menerima dan mengelola laporan dari para sekretaris bidang yang ada dibawah
koordinasi UPP tata Usaha.
6.1 Sekretaris Bidang Tata Usaha Umum dan Kerumahtanggaan:
1. Mengkoordinasikan pelaksanaan tugas di bidang tata usaha Umum dan

Kerumahtanggaan, yang mencakup: bagian Tata Usaha yaitu :
a. Mengurus ekspedisi
b. Melayani kebutuhan penggandaan bahan-bahan di kantor Sinode
c.Memelihara/merawat peralatan/perabot TU
d. Mengelola arsip/dokumen/perpustakaan
e. Mengurus perjalanan dinas MS dan UPP.
f. Mengerjakan notulen persidangan MS/sinode
g. Memberikan laporan kepada MS (Wasek) melalui sekretaris Komisi Umum.
2. Merencanakan semua kebutuhan Kerumah Tanggaan di kantor Sinode yaitu:
a. Menyusun usul kebutuhan alat-alat perlengkapan kantor sinode.
b. Pengadaan, penyimpanan dan pendistribusian alat-alat perlengkapan kantor
53
c. Melayani tamu-tamu/pengunjung kantor sinode.
d. Memelihara kebersihan, keamanan, ketertiban, keindahan gedung dan
halaman kantor sinode.
e. Melayani konsumsi pada persidangan dan tamu-tamu resmi kantor sinode.
6.2 Tugas Sekretaris Bidang Informasi Komunikasi dan Dokumentasi:

1. Mengumpulkan dan mengelola data, dokumen dari semua unit pelayanan di
semua lingkup pelayanan GMIT.
2. Menyebarkan semua informasi pelayanan yang dibutuhkan oleh semua lingkup
pelayanan ke sentra-sentra informasi, ke klasis dan ke jemaat.
3. Menatakembangkan Website dan Berita GMIT sebagai media informasi dan
Komunikasi bagi seluruh jemaat dan semua pihak yang membutuhkan informasi
tentang GMIT.
4. Bekerjasama dengan Balitbang dan Sekbid Personil khususnya Sekbid
Administrasi Penempatan dan Mutasi Personil membuat database personil.
5. Menyampaikan laporan Pertanggungjawaban pelayanan kepada ketua UPP
Tata Usaha.
6. Melaksanaan tugas lain yang diberikan oleh MSH
7. UPP Fungsional (PD, Penginjilan dan Pengembangan Muger) dipimpin oleh seorang
ketua UPP merangkap sekretaris bidang.
Tugas Ketua UPP Fungsional:
1. Merencanakan, melaksanakan dan mengembangkan pelayanan UPP Fungsional
yaitu: Persekutuan Doa, penginjilan dan Pengembangan Musik gereja.
2. Mengupayakan terbentuknya Badan pengurus Persekutuan Doa di lingkup Sinode.
3. Bersama BP Persekutuan Doa menyusun Pedoman Pelaksanakan pelayanan
Persekutuan untuk digunakan di semua lingkup GMIT.
4. Bersama UPP Pengembangan Teologi khusus Sekbi PWG, merencanakan Materi
Pembinaan bagi anggota Persekutuan Doa GMIT.
54
BAGAN STRUKTUR ORGANISASI JEMAAT
A. JEMAAT TUNGGAL.
Persidangan Jemaat
Majelis Jemaat
Badan Pembantu Majelis Jemaat

Pelayanan Jemaat Harian
Unit Pembantu
Pelayanan
Majelis Jemaat
Keterangan :
Garis Penugasan/Pertanggung jawaban
Garis Koordinasi
55
B. JEMAAT BER MATA JEMAAT.
Persidangan Jemaat
Persidangan Persidangan Persidangan
Mata Jemaat Mata Jemaat Mata Jemaat
Majelis Jemaat
Majelis Mata Majelis Mata Majelis Mata
Jemaat Jemaat Jemaat
Badan Pembantu Majelis Jemaat Harian

Pelayanan Jemaat Majelis Mata Majelis Mata Majelis Mata
Jemaat Harian Jemaat Harian Jemaat Harian
Unit Pembantu Pelayanan Majelis

Jemaat
UPP Majelis Mata Jemaat
Keterangan :
Garis Koordinasi
56
BAGAN STRUKTUR ORGANISASI KLASIS
Persidangan Klasis
Majelis Klasis
Badan Pembantu Majelis Klasis

Pelayanan Klasis Harian
Unit Pembantu
Pelayanan
Majelis Klasis
Keterangan :
Garis Koordinasi
57
BAGAN STRUKTUR ORGANISASI SINODE
Persidangan Sinode
Majelis Sinode
Badan Pembantu
Pelayanan Sinode Majelis Sinode
Harian
Unit Pembantu
Pelayanan
Majelis Sinode
Keterangan :
Garis Koordinasi
58
REKOMENDASI-REKOMENDASI PEDOMAN ORGANISASI
1. Perlu dicantumkan pasal tentang pedoman pembentukan dan badan pengurus, badan
pengurus kategorial fungsional dan professional dan relasi badan pengurus dengan UPP
di semua lingkup.
2. Segera membentuk badan pengurus pemuda tingkat klasis demi menyukseskan
pertemuan raya GMIT di Sabu.
3. Dalam rangka konsistensi soal asas kerja kemajelisan maka perlu dikaji kedudukan wakil
ketua dalam pasal tentang Tugas Majelis Klasis.
4. Rekomendasi untuk UPP :
- Ketua UPP yang membidangi beberapa bidang dapat merangkap salah satu sekretaris
bidang.
- Jabatan ketua dan sekertaris bidang adalah presbiter.
- Kolportase menjadi UPP sendiri. Pengelolaannya berada dibawah pengaturan oleh
MSH.
59
BAGIAN KEDUA
PEDOMAN ADMINSTRASI
Dasar Teologis Pengelolaan Administrasi GMIT
1. Administrasi Gereja mengandaikan bahwa kegiatan-kegiatan pelayanan dalam gereja

harus berlangsung dengan teratur dan terkoordinasi demi menjaga sinergisme dan
keharmonisan dari semua talenta, daya dan dana yang Tuhan Allah berikan kepada
gereja-Nya. Prinsip ini sejalan dengan kesaksian Alkitab tentang Allah yang berkarya bagi
dunia dan manusia. Sejak awal sekali, ketika dunia diciptakan, Allah memperkenalkan diri
sebagai seorang administrator yang handal. Ia menata dan mengatur alam semesta dari
keadaannya yang kacau balau atau khaos menjadi kosmos, satu sistem kehidupan
bersama yang haromins dan bersinergis. Ini dapat kita lihat dalam pengaturan hari-hari
karya Allah. Ada waktu untuk bekerja, ada waktu untuk beristirahat.
2. Alkitab ada melalui suatu proses administrasi yang rapi yaitu pencatatan, pengarsipan,
penyimpanan, pengelompokan. Allah turut bekerja dalam proses ini. Dengan demikian
pekerjaan administrasi bukanlah pekerjaan tanpa makna bagi pelayanan dalam gereja.
3. Yesus paham dan menghargai pekerjaan administrasi. Matius 22:15-22: ...menyaksikan
bahwa Yesus bertanya kepada orang Farisi, gambar dan tulisan siapakah yang ada pada
mata uang dinar pada saat itu? Dijawab, gambar dan tulisan kaisar. Yesus perintahkan:
berikan kepada kaisar apa yang wajib kamu berikan dan kepada Allah apa yang wajib
kamu berikan kepada Allah. Yesus paham makna tulisan dan gambar tersebut sebagai
hasil dari suatu kegiatan administrasi keuangan pada masa itu.
4. Paulus memetaforakan (memberi gambaran) kehidupan orang percaya sebagai surat
hidup. Dan dalam pelaksanaan pelayanannya Paulus menggunakan administrasi surat
menyurat sebagai alat dan media pemberitaan dan penggembalaannya.
5. Penataan, pencatatan dan penyimpanan data-data dan informasi pelayanan
sesungguhnya bukan suatu kegiatan administrasi tanpa makna. Itu juga merupakan
perintah Allah kepada manusia. Berulang-ulang Alkitab memberitahukan kepada kita
bahwa Allah memerintahkan para nabi untuk menulis hal-hal yang ia katakan untuk
diajarkan atau diumumkan kepada umat seluruhnya (Kel. 17:14)
6. Penataan dan pengaturan alam semesta ini ternyata bukan pekerjaan yang terjadi secara
tiba-tiba. Penataan itu terjadi melalui suatu rencana dan pertimbangan matang yang
dilakukan Allah sebelumnya. Hal ini dapat kita lihat dalam penciptaan manusia. Sebelum
karya itu dilaksanakan Allah menyatakan rencana-Nya. Ada permufakatan yang diambil
oleh Allah melalui satu rapat bersama, ”Baiklah kita menciptakan manusia menurut
gambar dan Rupa kita....” (Kej. 1:26). Kenyataan ini mengandaikan bahwa berhasil
tidaknya pekerjaan penatalayanan juga ditentukan oleh perencanaan dan permufakatan
dari semua unsur yang akan ambil bagian dalam pelaksanaannya. Jadi persidangan-
persidangan atau permufakatan-permufakatan dalam gereja merupakan akta
pertanggungjawaban iman kepada Allah. Persidangan gereja bukan sebuah peristiwa
organisasi semata. Dalam persidangan gerejawi kita tidak hanya berada dalam kawasan
volo, aku berkehendak, atau juga cognito, atau berkeputusan, tetapi juga merupakan
kawasan credo, aku percaya.
60
PEDOMAN PENGELOLAAN ADMINISTRASI JEMAAT
Bab I
PENDAHULUAN
Pasal 1
Pengertian Pedoman Pengelolaan Administrasi GMIT
Pedoman Pengelolaan Administrasi GMIT adalah seperangkat ketentuan dan petunjuk yang
mengarahkan peranan administrasi guna menunjang fungsi-fungsi/peranan-peranan dalam
organisasi kerja GMIT baik dalam rangka penataan atau pengaturan diri maupun dalam
rangka pelaksanaan amanat kerasulan/amanat pelayanan GMIT.
Pasal 2
Fungsi Pedoman Pengelolaan Administrasi
1. Memberikan keterangan dan petunjuk yang jelas kepada para pemegang jabatan
pelayanan keorganisasian dan para pelaksana pelayanan GMIT terhadap fungsi
penunjang dari administrasi dalam hal ini ketatausahaan di semua lingkup pelayanan
GMIT
2. Menjadi patokan atau ukuran bagi para pemegang jabatan pelayanan GMIT dalam
melaksanakan pengawasan dan penilaian terhadap pelaksanaan fungsi penunjang dari
administrasi/ketatausahaan GMIT bagi terlaksananya peranan organisasi kerja GMIT
guna pencapaian tujuan amanat kerasulan/pelayanan GMIT yang telah tertuang dalam
Tata Gereja Masehi Injili di Timor.
Yang dimaskud dengan fungsi penunjang dari administrasi GMIT terhadap pelaksanaan
fungsi-fungsi organisasi kerja GMIT mencakup kegiatan penataan :
- Pengumpulan
- Pencatatan
- Pengetikan
- Pengolahan
- Penggandaan
- Pengiriman
- Penyimpanan
- Pemeliharaan
- Pengusutan
- Dan pemusnahan informasi
Kegiatan penataan ini akan memungkinkan komunikasi yang aktif dan pengambilan
keputusan yang tepat oleh pemegang jabatan pelayanan keorganisasian di semua
lingkup pelayanan GMIT yakni Jemaat, Klasis dan Sinode.
Pasal 3
Ruang Lingkup Adminstrasi GMIT
Ruang lingkup administrasi GMIT adalah :

- Pengelolaan Ketatausahaan
- Pengelolaan Personil
- Pengelolaan urusan rumah tangga
- Pengelolaan Perbendaharaan
61
Pasal 4
Garis besar Pedoman Pengelolaan Administrasi GMIT terdiri atas :

- Pedoman pengeloaan Administrasi Jemaat
- Pedoman pengeloaan Administrasi Klasis
- Pedoman pengeloaan Administrasi Sinode
BAB II
Pedoman Pengelolaan Administrasi Jemaat
Pasal 5
Fungsi Pokok Administrasi Jemaat
1. Menyelenggarakan pembinaan administrasi terhadap semua unsur dalam lingkungan

jemaat dan memberikan pelayanan teknis dan administrasi majelis jemaat dan seluruh
perangkat keorganisasian kerja jemaat
2. Membantu majelis jemaat dalam menyelenggarakan kepemimpinan bagi keseluruhan
organisasi kerja majelis jemaat.
3. Untuk melaksanakan tugas tersebut maka administrasi jemaat memiliki fungsi :
a. Koordinasi dalam arti mengatur, membina kerja sama, mengintegrasikan dan
mensinkronisasikan ke seluruh fungsi administrasi di lingkungan organisasi kerja
majelis jemaat.
b. Pelayanan dalam arti memberikan pelayanan teknis dan administratif bagi
seluruh satuan organisasi sekretariat majelis jemaat.
c. Perencanaan dalam arti mempersiapkan rencana, menyusun program dan
menilai pelaksanaannya berdasarkan kebijakan dan ketentuan yang ditetapkan oleh
majelis jemaat.
d. Pembinaan administrasi dalam arti membina urusan tata usaha, mengelola keuangan
dan perlengkapan serta mengadakan hubungan dengan jemaat-jemaat dan
pemerintah di wilayah pelayanan jemaat sesuai dengan ketentuan dan peraturan
yang berlaku.
Pasal 6
Penanggung jawab Pengelolaan Administrasi Jemaat
Penanggung jawab pengelolaan administrasi jemaat adalah majelis jemaat harian.
Pasal 7
Pimpinan/pengelolaan Administrasi Jemaat
Pimpinan/pengelolaan administrasi/tata usaha jemaat adalah Sekretaris Majelis Jemaat
Pasal 8
Tempat Pengelolaan Administrasi Jemaat
Tempat berlangsungnya pengelolaan administrasi jemaat adalah kantor/sekretariat jemaat.
Pasal 9
Tugas/Wewenang dan Tanggung Jawab Pengelolaan Administrasi Jemaat
62
1. Pengelola administrasi/tata usaha jemaat adalah sekretaris untuk administrasi umum
dan bendahara untuk tata usaha perbendaharaan. Bila kondisi keuangan memungkinkan
dapat diangkat tenaga lokal untuk melaksanakan tugas tersebut.
2. Ketua majelis jemaat melaksanakan tugas pembinaan, pengawasan terhadap
keseluruhan kegiatan administrasi jemaat.
3. Untuk melaksanakan tugas tersebut maka ketua majelis jemaat harus memiliki
pengetahuan, ketrampilan administrasi
4. Khususnya pelaksanaan administrasi jemaat, perlu memperhatikan hal-hal berikut :
a. Pengelolaan administrasi jemaat terpusat di kantor/sekretariat jemaat.
b. Wakil Ketua menjadi pembantu/pelaksana kegiatan administrasi khusus mata jemaat.
Surat yang ditanda tangani oleh penanggung jawab/wakil ketua untuk memenuhi
kebutuhan pelayanan mata jemaat harus dengan formulasi :
Atas Nama Majelis Harian Mata Jemaat
Wakil Ketua dan Wakil Sekretaris
Tanda tangan dan Nama tanpa stempel
c. Kegiatan administrasi/tata usaha mata jemaat tidak berdiri sendiri

d. Kegiatan administrasi menyangkut mata jemaat harus dikirimkan kepada pusat
pengelolaan administrasi jemaat atau pusat sekretariat jemaat
e. Kegiatan administrasi menyangkut hubungan ke luar mata jemaat, seperti ke mata
jemaat lain dalam jemaat atau keluar jemaat dan kepada pemerintah itu menjadi
wewenang majelis jemaat harian di pusat jemaat dalam hal ini ketua dan sekretaris.
Pasal 10
Pembiayaan dan Perlengkapan Administrasi Jemaat
1. Sumber pembiayaan dan pengadaan pelengkapan administrasi tata usaha jemaat adalah
perbendaharaan GMIT yang dikelola oleh majelis jemaat sesuai dengan ketentuan-
ketentuan dalam peraturan perbendaharaan GMIT.
2. Pembiayaan dan pengadaan pelengkapan administrasi jemaat dilaksanakan berdasarkan
keputusan majelis jemaat sesudah mempertimbangkan volume kegiatan pengelolaan
administrasi/tatausaha jemaat dan RAPBJ.
3. Perlengkapan administrasi jemaat adalah :
- Kertas dan alat tulis menulis lainnya
- Mesin ketik
- Komputer
- Mesin stensil
- Lemari
- Meja, bangku, kursi
- Stempel dan bantal stempel
- Buku-buku yang diperlukan
- Tempat penyimpanan arsip
- Perlengkapan Tata Usaha Keuangan
- Dan lain-lain
4. Seluruh perlengkapan administrasi jemaat harus disimpan di kantor/sekretariat jemaat.
Hal ini akan memudahkan kelancaran adminstrasi/tata usaha dan memudahkan serah
terima tanggung jawab pelayanan jemaat bila terjadi pergantian pendeta/ketua majelis
jemaat.
5. Seluruh perlengkapan administrasi jemaat harus dicatat dalam daftar inventaris yang
disiapkan di kantor/sekretariat jemaat.
63
Pasal 11
Waktu Pelaksanaan Administrasi Jemaat
Kegiatan adminstrasi/tata usaha jemaat dilaksanakan pada setiap hari kerja kecuali
mendesak.
Pasal 12
Surat dan pengelolaannya
1. Fungsi surat
2. Tata Aliran surat masuk
3. Tata Aliran Surat Keluar
4. Tata Aliran Pengiriman Surat
5. Tata Aliran Pengarsipan
6. Bagian Surat dan Fungsinya
7. Tata Pengetikan Surat
1. FUNGSI SURAT
- Wakil/duta organisasi
- Alat bukti tertulis
- Pedoman kerja
- Alat pengukur kegiatan organisasi
- Sarana memperpendek jarak
- Alat komunikasi
- Alat bukti historis
Wujud Surat
1. Kartu pos
2. Warkat pos
3. Surat bersampul
4. Memo
5. Nota
6. Telegram
7. Sms sebagai alternatif
8. Email
9. Fax
Syarat surat
1. Obyektif
2. Sistematis susunan isi surat
3. Singkat tidak bertele-tele
4. Jelas, kepada siapa, dari mana, tentang apa
5. Lengkap isinya
6. Sopan
7. Rapih, bersih
8. Wujud fisik yang menarik (kwalitas kertas, bentuk surat, ketikan,)
Bahasa surat
1. Bahasa baku yaitu bahasa yang diakui benar menurut kaidah yang sudah dilazimkan
atau tata bahasa yang berlaku mencakupi ejaan, pemakaian kata, bentuk kata,
kalimat.
64
2. Bahasa efektif adalah bahasa yang secara tepat dan dapat mencapai sasaran, yang
dikenali dalam pemakaian bahasa yang sederhana/wajar, ringkas, jelas, sopan dan
menarik
3. Bahasa resmi
Jenis surat
1. Surat pribadi
2. Surat resmi
Surat resmi :
1. Pengumuman
2. Surat edaran
3. Surat permohonan
4. Surat pengantar
5. Surat keputusan
6. Surat perintah
7. Surat tugas
8. Surat Atestasi
9. Surat rekomendasi
10. Surat keterangan
11. Surat kredensi
12. Surat kuasa
13. Surat gembala
14. Surat perjanjian
15. Surat undangan
16. Surat pemberitahuan
2. TATA ALIRAN SURAT MASUK

- Surat diterima dan diteliti kebenaran alamatnya oleh Sekretaris/petugas agenda
- Surat yang tidak tepat alamatnya segera dikembalikan kepada pembawa surat atau
ke kantor pos
- Sekretaris atau petugas agenda mencatat surat tersebut pada buku agenda
- Sekretaris atau petugas agenda menjepit surat dengan lembaran disposisi
- Pada lembaran disposisi tertulis Nomor dan tanggal surat masuk serta tanggal terima
dan disalurkan misalnya kepada Ketua Majelis Jemaat
- Surat tersebut disalurkan kepada Ketua Majelis Jemaat dengan pertimbangan tertulis
dari Sekretaris kepada Ketua Majelis Jemaat memberi disposisi untuk melayani
maksud surat itu
- Bila Ketua Majelis Jemaat mendisposisikan agar surat itu dilayani oleh pimpinan salah
satu UPP sesuai dengan bidang tugasnya maka surat ditangani pimpinan UPP yang
melayaninya paling lama 2 (dua) hari
- Pimpinan UPP memberikan catatan berupa pertimbangan tertulis pada kertas
disposisi sekaligus konsep jawaban surat bila surat harus segera dilayani
- Pimpinan UPP yang bersangkutan menyerahkan surat tersebut dengan pertimbangan
tertulis, bila perlu dengan konsep jawaban pada Sekretaris Majelis Jemaat.
- Sekretaris memaraf konsep tersebut kemudian memberi disposisi kepada petugas
agenda untuk membubuhkan nomor. Dan bila sendiri mengetik atau memberikan
konsep surat kepada petugas pengetikan untuk menggandakan surat tersebut.
- Surat yang sudah diketik diteliti kebenarannya, dikembalikan kepada Ketua Majelis
Jemaat untuk ditandatangani bersama Sekretaris
65
- Sekretaris mengirim surat ini dengan segera
- Copy/salinan surat itu disimpan pada map arsip
- Sesudah 2 (dua) hari surat yang belum dilayani oleh Sekretaris atau pimpinan UPP
atas perintah Ketua Majelis Jemaat, pimpinan UPP atau Sekretaris Majelis Jemaat
segera melayani surat tersebut.
3. TATA ALIRAN SURAT KELUAR
- Sekretaris/Pimpinan yang hendak mengirim surat keluar membuat konsep surat

- Konsep surat diberikan kepada Ketua Majelis Jemaat untuk diteliti isinya dan
diadakan perbaikan/penyempurnaan seperlunya
- Ketua Majelis Jemaat memaraf konsep dan memberikannya kepada petugas agenda
untuk dibubuhi nomor surat dan Sekretaris sendiri mengetik atau memberikan
kepada petugas pengetikan untuk digandakan
- Surat yang telah diketik/digandakan diteliti kebenaran pengetikan oleh Sekretaris
Majelis Jemaat, petugas pengetikan atau peneliti bahan ketikan agar diperbaiki jika
ada kesalahan ketik
- Surat diberikan kepada Ketua Majelis Jemaat untuk menandatanganinya bersama
Sekretaris
- Setelah ditandatangani dan dibubuhi stempel, surat disalurkan kepada petugas
pengiriman untuk memproses pengirimannya. Arsip atau Copy surat tersebut
disimpan pada map arsip sesuai sistem pengarsipan yang berlaku
4. TATA ALIRAN PENGIRIMAN SURAT
- Sekretaris/petugas pengiriman menulis alamat yang dituju secara lengkap pada

amplop surat
- Membubuhkan nomor urut pada bagian kiri atas dari amplop surat itu
- Membubuhkan cap pada bagian kiri bawah dari surat tersebut
- Memasukan surat tersebut ke dalam amplop dengan terlebih dahulu meneliti
ketepatan alamat yang dituju
- Surat tersebut dicatat pada buku/kartu ekspedisi
- Selanjutnya diantar ke alamat yang dituju
- Penerima surat diminta membubuhkan tandatangannya dan nama lengkap pada
buku/kartu ekspedisi
- Surat yang dikirim melalui pos harus dimintakan bukti pengiriman pos
- Setelah menyelesaikan pengiriman, buku/kartu ekspedisi harus disimpan kembali ke
tempatnya
- Pengiriman surat selambat-lambatnya jam 11.00 pada setiap hari kerja
5. TATA ALIRAN PENGARSIPAN
- Sekretaris Majelis Jemaat sendiri atau petugas arsip/arsiparis

menerima dan mecatat pada buku arsip surat masuk dan lembaran arsip surat keluar
yang sudah dilayani
- Membubuhkan kode V atau P atau B atau T pada sebelah kanan
atas lembaran arsip surat keluar
- Menyimpan lembaran arsip tersebut pada map dan dosir sesuai
dengan sistem pengarsipan yang berlaku
- Arsip surat masuk dan keluar untuk pokok yang sama harus
disatukan
- Pengkodean arsip merupakan kombinasi wilayah dan pokok
masalah surat atau dokumen
66
- Tempat penyimpanan arsip surat keluar atau surat masuk harus
nyata dalam catatan pada kartu/buku kendali
- Lembaran arsip dimaksud di atas disimpan dalam lemari arsip
- Melaksanakan penyimpanan arsip dengan ketentuan sebagai
berikut :
a. Menggunakan kartu pinjaman yang terdiri atas 2 (dua) lembar
b. Lembaran pertama dipegang oleh pemimjam, sedangkan lembaran kedua
disimpan pada tempat benda arsip yang dipinjam itu disimpan
c. Lamanya pinjaman 3 (tiga) hari dilingkungan kantor dan 1 (satu) minggu di luar
lingkungan kantor. Pada saat pengembalian pinjaman benda arsip tersebut
disimpan pada tempatnya dan lembaran kartu pinjaman dirobek
d. Setiap pinjaman dicatat pada kartu pinjaman
e. Sekretaris atau petugas arsip berhak meminta kembali benda arsip pinjaman
dari sipeminjam bila waktu pinjaman sudah berakhir
- Menggolongkan arsip kedalam kelompok arsip aktif dan in aktif menurut kode V, P, B
dan T
- Lembaran arsip yang diklasifikasikan ke dalam kelompok aktif dan in aktif menurut
kode-kode di atas masing-masing disimpan pada tempatnya sendiri
- Batas waktu penyederhanaan/penyusutan dan pemusnahan lembaran arsip in
aktif/pasif sebagai berikut :
1. Kode V (vital = abadi
2. Kode P (penting) = 7 tahun
3. Kode B (bermanfaat) = 2 tahun
4. KodeT (tidak penting) = 3-6 bulan
Klasifikasi arsip
Pengelompokan Pengertian Contoh Saran pengamanan
Vital Arsip yang vital, penting  Sertifikat tanah Di simpan pada

sekali bagi kelanjutan  Notulen sidang lemari tahan api dan
lembaga/organisasi. Arsip  Keputusan- air
ini tidak dapat diganti keputusan sidang
dengan arsip lain karena  Surat-surat
merupakan bukti berharga
kepemilikan, status hukum,  Surat perjanjian
status keuangan  Akte notaris
 Dokumen hukum
Penting Arsip yang diperlukan untuk  Laporan-laporan Lemari besi
kelangsungan hidup  Hasil penelitian
lembaga, walaupun dapat  Kontrak
diganti tetapi butuh waktu  Daftar gaji
yang lama dan biaya yang  Pedoman kerja
besar
Bermanfaat Arsip yang dibutuhkan bagi Surat menyurat Lemari arsip

kelangsungan
lembaga/organisasi. Arsip
ini dapat diganti tapi dapat
memacetkan pekerjaan
Tidak penting Tidak ada nilai muktakhirnya Surat edaran

tentang kegiatan
yang telah berjalan
67
- Kegiatan penyederhanaan/penyusutan dan pemusnahan dan pemindahan benda
arsip/berkas dilakukan dengan BERITA ACARA oleh Majelis Jemaat
6. BAGIAN SURAT DAN FUNGSINYA KEPALA SURAT
a. Alat pengenal lembaga

b. Alat pemberi informasi
7. TANGGAL SURAT
a. Alat petunjuk bagi petugas pengarsipan (arsiparis)

b. Alat pengukur korespondensi pada satu periode tertentu
c. Penunjuk unit asal surat
d. Referensi
LAMPIRAN/LAMPIRAN
Suatu petunjuk tentang dokumen yang harus disertakan bersama surat
PERIHAL
i. Referensi
ii. Petunjuk tentang intisari dari surat secara keseluruhan
iii. Petunjuk bagi petugas filing
ALAMAT DALAM
a. Petunjuk bagi petugas pengarsipan (arsiparis)

b. Petunjuk kemana surat harus disampaikan
c. Alamat luar, kalau menggunkaan amplop berjendela
SALAM PEMBUKA
Sebagai ungkapan rasa hormat
ISI SURAT
Memberikan uraian tentang pokok surat sesuai jenis surat
SALAM PENUTUP
Sebagai ungkapan rasa hormat
NAMA DAN JABATAN

a. Identitas penanggung jawab
b. Petunjuk bagi petugas pengarsipan (arsiparis)
TEMBUSAN
Digunakan apabila ada pihak lain yang dianggap perlu mengetahui isi surat
INISIAL
68
Adalah kode nama (singkatan nama) pembuat konsep dan pengetik surat, untuk
memudahkan pemeriksaan kembali apabila terjadi kekeliruan
8. TATA PENGETIKAN SURAT
a. Ukuran Kertas
Kerta yang dipergunakan untuk mengetik surat adalah kertas kwarto
b. Model Surat
Model surat yang dipergunakan adalah model lurus, model resmi
c. Blanko Surat
Blanko surat berisi :
1. Nama organisasi induk yakni Gereja Masehi Injili di Timor GBM, GPI dan Anggota
PGI
2. Nama satuan organisasi pengirim surat yakni Majelis Jemaat
3. Kata telepon disingkat “Telp” dan angkanya
4. Kata “Kepada”
5. Kata ‘Hal”
6. Kata Nomor yang disingkat “No”
7. Kata Lampiran yang disingkat “Lamp”
8. Kata jalan disingkat “Jl” dan nomornya serta nama kota
9. Garis pembatas yang tebal pada akhir kop surat
d. Cara mencetak blanko surat
1. Nama organisasi induk yakni GMIT dicetak dengan huruf yang berukuran lebih
kecil di atas nama satuan organisasi pengirim surat dalam hal ini Majelis Jemaat.
2. Nama satuan organisasi pengirim surat (MJ) dicetak dibawah nama induk
Organisasi GMIT dengan huruf yang berukuran lebih besar dan menonjol.
3. Alamat organisasi pengirim (MJ) diletakan disebelah kiri bawah nama
Badan/Lembaga pengirim surat.
4. Nomor telepon diletakan disebelah kanan sejajar mendatar dengan alamat
Badan/Lembaga pengirim (MJ).
5. Kata Cabel dari Badan/Lembaga pengirim surat diletakan sejajar mendatar
dengan nomor telepon tetapi disebelah pinggir kanan.
6. Garis batas kop surat diletakan pada jarak 2 spasi dibawah alamat.
7. Kata nomor dengan singkatan “No” diletakan pada jarak 3 spasi dibawah garis
besar pada posisi kiri.
8. Kata lampiran dengan singkatan “Lamp” diletakan pada jarak 2 spasi dibawah
kata “No” huruf L diletakan sejajar vertikal dengan huruf “N” dari kata “No”.
9. Kata “Hal” diletakan pada jarak 2 spasi di bawah kata “Lamp”. Dan huruf “H” dari
kata “Hal” diletakan sejajar vertikal dengan huruf “L” dari kata “Lamp”.
10.Kata “Kepada” diletakan pada jarak 4 spasi di bawah kata “Hal”
11.Tanda “titik dua” diletakan sejajar vertikal di sebelah kanan kata “No”, “Lamp”,
“Hal” dan “Kepada”
69
e. Cara Pengetikan isi surat
1. Tanggal surat diletakan sejajar mendatar dengan kata “No” pada posisi pinggir
kanan.
2. Pengetikan isi untuk masing-masing nomor surat, lampiran dan hal surat tidak
perlu dibubuh tanda titik pada bagian akhir sebab bukan akhir kalimat. Huruf
pertama untuk isi dari masing-masing nomor, lampiran dan hal surat diletakan
sesudah 1 entakan dari tanda “titik dua”
3. Banyaknya lampiran cukup dipergunakan tanda angka dan tidak perlu dengan
huruf dalam tanda kurung.
4. Isi hal surat harus singkat tetapi jelas dan tidak perlu digaris bawahi. Dalam
menjawab surat masuk penentuan hal jangan hanya menyalin hal/pokok surat
masuk.
5. Nama jabatan serta alamat yang dituju diketik sejajar mendatar dengan kata
“Kepada” yang telah dicetak berjarak 1 entakan dari tanda titik dua. Nama
pejabat yang dituju tidak perlu diketik.
6. Kalau sebuah jabatan pimpinan dari Badan/Lembaga yang dituju tidak diketahui
dengan pasti dapat digunakan sebutan “Pimpinan”.
7. Alamat surat cukup nama kota saja dengan ketikan huruf besar dan tidak perlu
dibubuh garis bawah dan tanda titik sesudah nama kota sedangkan alamat
lengkap secara terinci diketik pada amplop surat.
8. Pengetikan obyek surat ke kanan paling ½ lebar kertas surat
Hal surat diketik sejajar dengan kata “Hal” yang telah dicetak berjarak 1 entakan
dari tanda titik dua
- Hal surat hendaknya singkat tetapi lengkap dan jelas
- Pada akhir hal surat tidak perlu dibubuh tanda titik karena itu bukan akhir
suatu kalimat
9. Nomor surat keluar terdiri dari :
- Nomor urut
- Kode Organisasi Induk
- Kode Satuan Organisasi
- Kode Hal Surat
- Tahun
10. Lampiran Surat
- Isi lampiran diketik sejajar dengan kata “Lamp” yang telah dicetak berjarak 1
entakan dari tanda titik dua
- Macam dan jumlah lampiran hendaknya singkat dan jelas
- Angka lampiran tidak perlu diperjelas dengan huruf dalam tanda kurung
- Pada akhir jumlah dan macam lampiran tidak perlu dibubuh dengan tanda titik
karena bukan akhir suatu kalimat
11. Tanggal Surat
- Diketik sejajar dengan nomor surat pada posisi pinggir kanan surat
- Tidak perlu dibubuhi nama kota/tempat pengirim
12. Isi Surat
- Isi pada dasarnya hanya memuat satu pokok soal saja
- Pengetikannya mulai pada baris ke 4 sesudah isi alamat surat
- Huruf pertama isi surat lurus menegak dengan huruf pertama isi alamat surat
- Kalau isi surat singkat pengetikannya pada baris ke 6 atau menurut
kepantasan
- Diketik dengan ukuran 1 spasi
- Tiap alinea baru dimulai lurus seperti alinea pertama
- Perpindahan alinea diberi jarak 1 baris
70
- Surat yang isinya panjang sehingga perlu disambung dengan lembaran
berikutnya di sebelah kanan bawah kertas surat dicantumkan kata pertama
dari kalimat atau bagian kalimat yang akan diketik pada lembaran berikutnya
- Sesudah kata pertama dimaksud dibubuh 3 tanda titik
- Kertas yang dipakai untuk lembaran berikutnya tidak memakai blanko surat
melainkan cukup dengan kertas biasa yang sejenis
- Singkatan yang dipakai dalam surat tidak perlu dibubuhi tanda titik
- Pengetikan surat harus bersih dan rapi
- Kalau terjadi kesalahan pengetikan huruf yang salah dihapus terlebih dahulu
sebelum pembetulan, tidak boleh langsung ditindih dengan huruf yang benar
- Surat yang mempunyai lebih dari 5 salah ketik, walaupun telah dibetulkan
harus diulang mengetik keseluruhannya
13. Akhir isi surat
Tidak perlu memakai kata-kata panjang yang berlebih-lebihan. Bila dipandang
perlu cukup dipakai kata-kata seperti “Harap maklum” atau “Terima kasih atas
bantuan Saudara”, kalau isi surat berisi permintaan
14. Penutup surat
- Surat ditutup dengan sebutan jabatan pimpinan (misalnya Ketua dan
Sekretaris) yang berlaku pada organisasi pengirim surat
- Pengetikannya jarak 3 baris dari kalimat terakhir isi surat dan tidak perlu
dibubuhi tanda titik karena itu bukan akhir suatu kalimat
- Tempatnya di bawah sebelah kanan, bila sebuatan jabatan pimpinan hanya
Ketua dan Sekretaris. Tetapi bila dua jabatan pimpinan yang akan
menandatangani surat, maka susunan kedua jabatan di maksud diketik sejajar
secara horisontal.
Contoh :
Ketua, Sekretaris,
PDT. IMANUEL PNT. YANDI
- Nama lengkap pejabat penandatanganan diketik dengan huruf besar semua

berjarak 3 baris dari sebutan jabatan pimpinan dan tidak perlu dibubuhi tanda
kurung serta tanda titik dan garis bawah seperti contoh di atas
- Huruf pertama dari nama pejabat penandatanganan diketik lurus menegak
dengan huruf pertama sebutan jabatan pimpinan seperti contoh di atas
15. Tembusan surat
- Kata “Tembusan” diketik dengan huruf besar semua
- Huruf “T” lurus menegak dengan isi surat
- Kata Tembusan diakhiri dengan titik dua
- Apabila lebih dari satu hendaknya diberi nomor urut
- Posisi nomor urut harus menegak dengan huruf “T” dari kata Tembusan
- Untuk tembusan pejabat yang dituju cukup disebut jabatan dan
kota/tempatnya
- Urutan tembusan pada asasnya menurut ururtan tinggi rendahnya kedudukan
pejabat yang diberi tembusan
- Kertas tembusan sama dengan surat aslinya yaitu memakai blanko surat dan
hendaknya kertas dorslag jika memakai mesin tik.
- Kata “arsip” tidak perlu dibubuhi dalam ururtan tembusan
16. Cap Instansi
- Cap Instansi harus dibubuhkan di sebelah kiri dari tanda tangan dan
menyinggung sedikit tanda tangan (Jika hanya satu orang yang
menandatangani)
71
- Bila 2 pejabat yakni Ketua dan Sekretaris yang menandatangi surat, cap
dibubuhi diantara tanda tangan keduanya
17. Sampul surat
- Pada sampul surat dibubuh dengan lengkap jabatan dan alamat penerima
surat
- Pada sudut kiri atas bagian depan sampul surat dibubuhi nomor surat keluar
selengkapnya
- Pada sudut kiri bawah bagian depan sampul surat dibubuhi cap Instansi
pengirim surat
Pasal 12
Pengelolaan Dokumen Non Surat Menyurat
1. Ketua dan Sekretaris majelis jemaat, wakil ketua dan wakil sekretaris di mata jemaat
bertugas dalam hal pengadaan, pemeliharaan dan penyimpanan bahan-bahan tertulis
yang bukan surat menyurat
2. Bahan-bahan tertulis dimaksud mencakup :
a. Daftar-daftar pelayanan seperti : daftar baptisan, sidi, nikah, daftar induk jemaat
b. Surat-surat gerejawi seperti : surat baptisan, sidi, nikah, atestasi, dll
c. Tata Gereja, Peraturan-peraturan GMIT, Keputusan-keputusan Sinode, Majelis
Sinode, Klasis dan Majelis Jemaat, Notulen dan hasil-hasil persidangan-persidangan,
laporan-laporan dan stastistik Bahan-bahan berisi program seperti : HKUP, RIP GMIT,
Program Pelayanan Majelis Sinode, Klasis dan Majelis Jemaat
d. Bahan-bahan Pembinaan Warga Gereja, Bahan-bahan Perlengkapan Majelis Jemaat
e. Buku-buku pelayanan kebaktian umum, kebaktian rumah tangga, buku khotbah, dll
f. Bahan tertulis lain yang mempunyai nilai sejarah, kebudayaan, hukum, politik,
ekonomis, penelitian, organisatoris, dll
3. Pengelolaan dokumen sesuai sistem dokumentasi yang berlaku, yaitu pengkodean,
administrasi dan penyimpanan serta penggunaannya.
Pasal 13
Pengelolaan Personil
1. Ketua dan Sekretaris majelis jemaat menghimpun, mengolah, memelihara dan

menyimpan data/informasi tertulis dari masing-masing personil dalam jemaat termasuk
pendeta, karyawan kantor jemaat (kalau ada)
2. Data/informasi dimaksud pada ayat 1 di atas mencakup data identitas diri surat
keputusan menyangkut pengangkatan, kepangkatan/gaji, cuti, mutasi/pemindahan
tempat kerja, pemberhentian dan lain-lain
3. Catatan releven tentang tiap personil dalam jemaat seperti dalam ayat 1 di atas, catatan
tersebut menyangkut kasus dan prestasi yang dicapai, perkembangan dan kemunduran,
kursus, sidang-sidang yang diikutinya, fungsi-fungsinya dalam masyarakat dan lain-lain
4. Semua data/informasi pada ayat 2 dan 3 disimpan dan dipelihara dalam map dari
masing-masing personil
5. Membina, mendorong, memberi teguran, peringatan, mengawasi setiap personil dalam
jemaat agar melaksanakan tugasnya dengan baik dan melaksanakan fungsi
keteladanannya serta menjaga citra GMIT dalam keseluruhan hidup dan pelayanannya
Pasal 14
Pengelolaan Urusan Rumah Tangga
1. Ketua dan Sekretaris majelis jemaat, wakil ketua dan wakil sekretaris mata jemaat
melaksanakan pengelolaan urusan rumah tangga jemaat yang mencakup hal-hal berikut :
72
a. Perlengkapan :
- Merencanakan jenis dan jumlah alat-alat perlengkapan yang dibutuhkan

- Mengusahakan pengadaan
- Mengusahakan pemeliharaan dan penyimpanan
- Menginventarisasi
- Mengadakan penghapusan
- Mengusahakan pemeliharaan bangunan/gedung milik jemaat
b. Urusan gaji/Jaminan Hidup Personil
- Menghimpun data tentang jaminan hidup/gaji setiap personil

- Mengusahakan agar gaji/jaminan hidup dibayar sesuai dengan ketentuan
penggajian karyawan dengan memperhatikan kemampuan pembiayaan jemaat
dan Upah Minimum Provinsi
- Mengusahakan pembayaran gaji/jaminan hidup personil dengan menggunakan
daftar gaji atau bukti pembayaran yang sah
c. Kegiatan Protokoler
- Merencanakan kegiatan-kegiatan protokoler dengan matang

- Melaksanakan kegiatan protokoler dalam jemaat dengan teratur dan tertib
- Dalam pelaksanaannya harus menghindari pengeluaran/pembiayaan yang
bersifat pemborosan uang dan harta milik GMIT yang dikelolah oleh majelis
jemaat
- Kegiatan protokoler misalnya penahbisan gedung kebaktian jemaat, peletakan
batu pertama gedung kebaktian jemaat dll yang melibatkan pimpinan GMIT dan
pihak-pihak lain harus mengikuti ketentuan-ketentuan yang ditetapkan oleh
Majelis Sinode
d. Perjalanan pelayanan
- Merencanakan/memprogramkan perjalanan pelayanan yang membutuhkan
biaya
- Mengajukan rencana pembiayaan kepada Majelis Jemaat Harian
- Majelis Jemaat Harian mengadakan rapat untuk menilai perencanaan tersebut
dan menetapkan jumlah biaya yang diambil dari perbendaharaan GMIT yang
dikelolah oleh Majelis Jemaat
PEDOMAN PENGELOLAAN ADMINISTRASI KLASIS
Bab III
Pedoman Pengelolaan Administrasi /Tata Usaha Klasis
Pasal 15
Fungsi Pokok Administrasi/Tata Usaha Klasis
1. Menyelenggarakan pembinaan administrasi/tatausaha, terhadap semua unsur dalam

lingkungan Klasis dan memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada seluruh
perangkat keorganisasian kerja Klasis.
2. Membantu Majelis Klasis dalam menyelenggarakan koordinasi bagi keseluruhan
pelayanan dalam lingkup Klasis.
73
3. Untuk melaksanakan tugas tersebut maka sekretariat Klasis memiliki fungsi:
a. Koordinasi dalam arti mengatur, membina kerjasama, mengintegrasikan dan
mengsinkroni-sasikan keseluruhan fungsi administrasi/tatausaha di lingkup klasis.
b. Pelayanan dalam arti memberikan pelayanan teknis dan administratif bagi
seluruh satuan pelaku pelayanan di Klasis.
c. Perencanaan dalam arti mempersiapkan rencana, menyusun program dan
menilai pelaksanaannya berdasarkan kebijaksanaan dan ketentuan yang ditetapkan
oleh MS.
d. Pembinaan Administrasi dalam arti membina urusan tatausaha, mengelola
keuangan dan perlengkapan serta mengadakan hubungan dengan jemaat-jemaat dan
pemerintah di wilayah pelayanan Klasis sesuai dengan ketentuan di dalam peraturan
yang berlaku.
Pasal 16
Penanggung jawab pengelolaan administrasi/Tata usaha Klasis adalah Majelis Klasis Harian
Pasal 17
Pimpinan/pengelolaan Administrasi/Tatausaha Klasis adalah Sekretaris Majelis klasis Harian
Pasal 18
Tempat Pengelolaan Administrasi/Tatausaha Klasis
Tempat berlangsungnya pengelolaan administrasi/Tatausaha Klasis adalah kantor klasis.
Pasal 19
Pengelolaan Administrasi/Tatausaha Klasis
Pengelola administrasi/ketatausahaan Klasis adalah MKH yang dibantu oleh tenaga

tatausaha untuk administrasi umum dan tatausaha perbendaharaan.
Pasal 20
Pembiayaan dan Perlengkapan Administrasi/Tata Usaha Klasis
1. Sumber pembiayaan dan pengadaan pelengkapan administrasi/tatausaha Klasis adalah

perbendaharaan GMIT yang dikelola oleh MK sesuai dengan ketentuan-ketentuan dalam
peraturan perbendaharaan GMIT.
2. Pembiayaan dan pengadaan perlengkapan administrasi/Tatausaha Klasis dilaksanakan
berdasarkan keputusan MK sesudah mempertimbangkan volume kegiatan pengelolaan
administrasi/tatausaha Klasis dan APB MK
3. Perlengkapan administrasi/Tatausaha Klasis adalah:
- Kertas dan alat-tulis menulis lainnya
- Mesin ketik
- Komputer
- Mesin stensil/Foto copy
- Tempat penyimpanan arsip Perlengkapan Tata Usaha keuangan
- Dan lain-lain
4. Seluruh perlengkapan tata usaha/administrasi Klasis harus disimpan di
Kantor/Sekretariat Klasis. Hal ini akan memudahkan kelancaran kegiatan tata
74
usaha/administrasi Klasis dan memudahkan serah terima pimpinan dan tanggung jawab
pelayanan KPWK bila terjadi pergantian KPWK.
5. Seluruh perlengkapan administrasi/tata usaha Klasis harus dicatat dalam daftar
inventaris yang disiapkan di Kantor/Sekretariat Klasis.
Pasal 21
Waktu Pelaksanaan Administrasi/Tata Usaha Klasis
Kegiatan Administrasi/Tata Usaha Klasis dilaksanakan setiap hari kerja
Pasal 22
Pengelolaan Surat-Menyurat
1. Tata aliran surat masuk

2. Tata aliran surat keluar
3. Tata aliran pengiriman surat
4. Tata aliran pengarsipan
5. Tata pengetikan surat

- Surat diterima dan diteliti kebenaran alamatnya oleh tenaga tata usaha.
- Surat yang tidak tepat alamatnya segera dikembalikan kepada pembawa surat
atau Kantor Pos.
- Tenaga Tata usaha atau petugas agenda mencatat surat tersebut pada buku
agenda.
- Tenaga Tata usaha atau petugas agenda menjepit surat tersebut dengan
lembaran disposisi.
- Pada lembaran disposisi tertulis pada kolom disalurkan ke …. Misalnya: KMK.
- Surat tersebut disalurkan kepada KMK kemudian KMK merespon surat tersebut.
- KMK dapat mendiskusikan surat tersebut dan menanggapi setelah meminta usul-
saran dari anggota MKH lainnya.
- Tenaga Tata Usaha Klasis mengetik surat yang didisposisikan oleh KMK
- Surat yang sudah diketik diteliti kebenarannya dan ditanda tangani oleh KMK
- Tenaga Tata usaha mengirim surat itu dengan segera.
- Copy/salinan surat itu disimpan pada map arsip sesuai sistem pengarsipan yang
berlaku.
- Sekretaris mendiskusikan konsep surat dengan KMK.

- Konsep surat tersebut diberikan kepada tenaga tata usaha Klasis untuk
diagendakan, dibubuhi nomor surat dan diketik/digandakan.
- Surat yang telah diketik/digandakan diteliti kebenaran pengetikannya oleh tenaga
tata usaha Klasis untuk ditanda tangani oleh KMK.
- Setelah ditanda tangani dan dibubuhi stempel Klasis, surat tersebut disalurkan
kepada petugas pengiriman untuk memproses pengiriman. Arsip atau copy surat
tersebut disimpan pada map arsip.
- Setiap surat keluar harus ada tembusannya ke MS-GMIT
- Secara periodik Sekretaris/Tata Usaha melaporkan surat-surat masuk dari jemaat
ataupun lembaga lainnya kepada KMK.
75
- Petugas pengiriman menulis alamat yang dituju secara lengkap pada amplop
surat
- Membubuhkan nomor urut pada bagian kiri atas dari amplop surat itu
- Membubuhi cap pada bagian kiri bawah dari surat tersebut
- Memasukan surat tersebut ke dalam amplop dengan terlebih dahulu meneliti
ketepatan alamat yang dituju.
- Surat tersebut dicatat pada buku/kartu ekspedisi.
- Penerima surat diminta membubuhkan tanda tangannya dan nama lengkap pada
buku/kartu ekspedisi.
- Setelah menyelesaikan pengiriman, buku/kartu ekspedisi harus disimpan kembali
ke tempatnya.
- Pengiriman surat selambat-lambatnya jam 11.00 pada setiap hari kerja.
- Sekretaris MKH atau tenaga tata usaha Klasis menerima dan mencatat pada buku
arsip surat masuk dan lembaran arsip surat keluar yang sudah dilayani.
- Membubuhkan kode V atau P atau B atau T pada sebelah kanan atas lembaran
arsip surat keluar.
- Menyimpan lembaran arsip tersebut pada map dan dosir sesuai dengan system
pengarsipan yang berlaku.
- Arsip surat masuk dan keluar pokok soal yang sama harus disatukan
- Tempat penyimpanan arsip surat keluar atau surat masuk harus nyata dalam
catatan pada kartu/buku kendali.
- Lembaran arsip dimaksud di atas disimpan dalam lemari arsip.
- Melaksanakan penyimpanan arsip dengan ketentuan sebagai berikut:
a. Menggunakan kartu pinjaman yang terdiri atas 2 (dua) lembar
b. Lembaran pertama dipegang oleh peminjam sedangkan lembaran kedua
disimpan pada tempat benda arsip yang dipinjam itu disimpan.
c. Lamanya pinjaman 3 (tiga) hari dilingkungan kantor dan 1 (satu) minggu di luar
lingkungan kantor. Pada saat pengembalian pinjaman benda arsip tersebut
disimpan pada tempatnya dan lembaran kartu pinjaman dirobek.
d. Setiap pinjaman dicatat pada kartu pinjaman.
e. KPWK atau petugas tatausaha Klasis berhak meminta kembali benda arsip
pinjaman dari sipeminjam bila waktu pinjaman sudah berakhir.
- Menggolongkan arsip kedalam kelompok arsip aktif in aktif menurut kode V, P, B
dan T
- Lembaran arsip yang diklasifikasikan kedalam kelompok aktif dan in aktif menurut
kode-kode diatas masing-masing disimpan pada tempatnya sendiri.
- Batas waktu penyederhanaa/penyusutan dan pemusnahan lembaran arsip in
aktif/pasif sebagai berikut:
1. Kode V (vital) = abadi
3. Kode B (bermanfaat = 2 tahun
4. Kode T (tidak penting) = 3-6 bulan
Klasifikasi arsip
76
Pengelompokan Pengertian Contoh Saran Pengamanan
Vital Arsip yang vital, penting Sertifikat tanah Disimpan pada lemari
sekali bagi kelanjutan  Notulen sidang tahan api dan air
 Keputusan –
lembaga/ organisasi. Arsip
ini tidak dapat diganti Keputusan sidang
dengan arsip lain karena  Surat-surat berharga
merupakan bukti  Surat Perjanjian
kepemilikan, status (MoU)
hukum, status keuangan  Akte Notaris
 Dokumen Hukum
Penting Arsip yang diperlukan  Laporan-laporan Lemari besi
untuk kelangsungan hidup  Hasil penelitian
lembaga, walaupun dapat  Kontrak
diganti tetapi butuh  Daftar gaji
waktu yang lama dan  Pedoman kerja
biaya yang besar
Bermanfaat Arsip yang dibutuhkan Surat menyurat Lemari arsip

bagi kelangsungan
lembaga/ organisasi arsip
ini dapat diganti tapi
dapat memacetkan
pekerjaan
Tidak Penting Tidak ada nilai Surat edaran tentang

mutakhirnya kegiatan yang telah
berjalan
- Kegiatan penyederhanaan/penyusutan dan pemusnahan dan pemindahan benda

arsip/berkas dilakukan dengan BERITA ACARA oleh MK dan/atau MS
5 TATA PENGETIKAN SURAT

a. Ukuran kertas
Kertas yang digunakan untuk mengetik surat adalah kertas kwarto
b. Model surat
Model surat yang dipergunakan adalah model lurus dari atas kebawah
c. Blanko surat
Blanko surat berisi:
1. Nama Organisasi Induk yakni Gereja Masehi Injili di Timor (GBM PGI dan
Anggota PGI )
2. Nama Majelis Klasis
3. Kata telepon disingkat; ”Telp” dan angkanya
4. Kata ”Kepada”
5. Kata ”Hal”
6. Kata Nomor yang disingkat ”No”
7. Kata Lampiran yang disingkat ”Lamp”
8. ”Jl” dan nomornya serta nama kota
77
I
o
( GBM GPI dan Anggota PGI)
O R
G E
KLASIS KOTA KUPANG

I K o r.3 :1 1
JL. PERINTIS KEMERDEKAAN KOTA BARU – KUPANG NTT – 85228
Telp. (0380) 832943

1. Nama Organisasi Induk yakni GMIT dicetak dengan huruf yang berukuran lebih
kecil di atas nama satuan organisasi dalam hal ini Nama Klasis (contoh: KLASIS
KOTA KUPANG)
2. Nama atau satuan organisasi pengirim surat dalam hal ini Klasis dicetak di bawah
nama Induk Organisasi GMIT dengan huruf yang berukuran lebih besar dan
menonjol;
3. Alamat satuan organisasi pengirim dalam hal ini Klasis diletakkan disebelah kiri di
bawah nama satuan organisasi pengirim surat;
4. Nomor telepon diletakkan di sebelah kanan sejajar mendatar dengan alamat
satuan organisasi pengirim; (Klasis).
5. Garis batas kop surat diletakkan pada jarak 2 spasi dibawah alamat;
6. Kata Nomor dengan singkatan ”No” diletakkan pada jarak 3 spasi dibawah garis
besar pada posisi kiri;
7. Kata Lampiran dengan singkatan ”Lamp” diletakkan pada jarak 2 spasi dibawah
garis besar pada posisi kiri;
8. Kata Lampiran dengan singkatan ”Lamp” diletakkan pada jarak 2 spasi dibawah
kata ”No”, huruf L diletakkan sejajar vertikal dengan huruf ”N” dari kata ”No”;
9. Kata ”Hal” diletakkan pada jarak 2 spasi dibawah kata ”Lamp”. Dan huruf ”H” dari
kata ”Hal” diletakkan sejajar vertikal dengan huruf ”L” dari kata ”Lamp”;
10. Kata ”Kepada” diletakkan pada jarak 4 spasi dibawah kata ”Hal”; Dan huruf ”K”
dari kata ”Kepada” diletakkan sejajar vertikal dengan huruf ”H” dari kata ”Hal”;
11. Tanda ”titik dua” diletakkan sejajar vertikal disebelah kanan kata ”No”, ”Lamp”,
”Hal” dan ”Kepada”.
e. Cara pengetikan isi surat:
1. Tanggal surat diletakkan sejajar mendatar dengan kata ”No” pada posisi pinggir
kanan.
2. Pengetikan isi untuk masing-masing; nomor surat, lampiran dan hal surat tidak perlu
dibubuh tanda titik pada bagian akhir sebab bukan akhir kalimat. Huruf pertama
untuk isi dari masing-masing; nomor, lampiran dan hal surat diletakkan sesudah 1
entakan dari tanda ”titik dua”.
3. Banyaknya lampiran cukup dipergunakan tanda angka dan tidak perlu dengan huruf
dalam tanda kurung.
4. Isi hal surat harus singkat tetapi jelas dan tidak perlu digaris bawahi. Dalam
menjawab surat masuk, penentuan jangan hanya menyalin hal/pokok surat masuk.
5. Nama jabatan serta alamat yang dituju diketik sejajar mendatar dengan kata
”kepada” yang telah dicetak berjarak 1 entakan dari tanda titik dua. Nama pejabat
yang dituju tidak perlu diketik.
78
6. Kalau sebuah jabatan pimpinan dari Badan/Lembaga yang dituju tidak diketahui
dengan pasti dapat digunakan sebutan ”Pimpinan”.
7. Alamat surat cukup nama kota saja dengan ketikan huruf besar dan tidak perlu
diubah garis bawah dan tanda titik sesudah nama kota sedangkan alamat lengkap
secara terinci diketik pada amplop surat.
8. Pengetikan obyek surat ke kanan paling panjang ½ lebar kertas surat.
9. Hal surat diketik sejajar dengan kata ”Hal” yang telah dicetak berjarak 1 entakan dari
tanda titik dua.
10. Hal surat hendaknya singkat tetapi lengkap dan jelas.
11. Pada akhir hal surat tidak perlu diubah tanda titik karena itu bukan akhir suatu
kalimat.
12. Nomor surat keluar terdiri atas:
a. Nomor urut;
b. Kode organisasi induk
c. Kode satuan organisasi
d. Kode hal surat
e. Bulan
f. Tahun
13. Lampian surat:
a. Isi lampiran diketik sejajar dengan kata ”Lamp” yang telah dicetak berjarak 1
entakan dari tanda titik dua;
b. Macam dan jumlah hendaknya singkat dan jelas
c. Angka lampiran tidak perlu diperjelas dengan huruf dalam tanda kurung
d. Pada akhir jumlah dan macam lampiran tidak perlu dibubuh dengan tanda titik
14. Tanggal surat:
a. Diketik sejajar dengan nomor surat pada posisi pinggir kanan surat
b. Tidak perlu dibubuhi nama kota/tempat pengirim (karna sudah ada dalam kop
surat)
15. Isi surat:
a. Isi pada dasarnya hanya memuat satu pokok soal saja;
b. Pengetikannya mulai pada baris ke 4 sesudah alamat surat;
c. Huruf pertama isi surat menegak dengan huruf pertama alamat surat;
d. Kalau isi surat singkat pengetikannya pada baris ke 6 atau menurut kepantasan;
e. Diketik dengan ukuran 1 spasi;
f. Tiap alinea baru dimuali lurus seperti alinea pertama;
g. Perpindahan alinea diberi jarak 1 baris;
h. Surat yang isinya panjang sehingga perlu disambung dengan lembaran
berikutnya disebelah kanan bawah kertas surat dicantumkan kata pertama dari
kalimat atau bagian kalimat yang akan diketik pada lembaran berikutnya;
i. Sesudah kata pertama dimaksud dibubuh 3 tanda titik;
j. Kertas yang dipakai untuk lembaran berikutnya tidak memakai blanko surat
melainkan cukup dengan kertas biasa yang sejenis;
k. Singkatan yang dipakai dalam surat tak perlu dibubuhi tanda titik
l. Pengetikan surat harus bersih dan rapi;
m. Kalau terjadi kesalahan pengetikan huruf yang salah dihapus terlebih dahulu
(jika masih memakai mesin tik);
n. Surat yang mempunyai lebih dari 5 salah ketik, walaupun telah dibetulkan harus
diulang mengetik keseluruhan.
16. Akhir isi surat:
Tidak perlu memakai kata-kata yang berlebih-lebihan.
Bila dipandang perlu cukup dipakai kata-kata seperti ”Harap maklum” atau
”Terimakasih atas bantuan saudara”, kalau isi surat berisi permintaan.
79
17. Penutup surat:
a. Surat ditutup dengan sebutan jabatan pimpinan (contoh: Ketua Majelis Klasis
Harian) yang berlaku pada satuan organisasi pengirim surat;
b. Pengetikannya jarak 3 baris dari kalimat terakhir isi surat dan tidak perlu
dibubuhi tanda titik karena itu bukan akhir suatu kalimat;
c. Tempatnya dibawah sebelah kanan tempat pengirim
Contoh:
Majelis Klasis Harian
Ketua, Sekretaris,
PDT. EBEN PNT. YAKOB
d.Nama lengkap pejabat penandatanganan diketik dengan huruf besar semua

kurung serta tanda titik dan garis bawah seperti contoh di atas;
e. Huruf pertama dari nama pejabat penandatanganan diketik lurus menegak
dengan huruf pertama sebuatn jabatan pimpinan seperti contoh di atas.
18. Tembusan surat:
a. Kata “Tembusan” diketik dengan huruf besar semua;
b. Huruf ”T” lurus menegak dengan isi surat;
c. Kata Tembusan diakhiri dengan titik dua ( : );
d. Apabila lebih dari satu hendaknya diberi nomor urut;
e. Posisi nomor urut harus menegak dengan huruf ”T” dari kata Tembusan;
f. Untuk tembusan pejabat yang dituju cukup disebut jabatan dan
kota/tempatnya;
g. Urutan tembusan pada asasnya menurut urutan tinggi rendahnya kedudukan
pejabat atau luasnya wewenang dan tanggungjawab yang diberi tembusan;
h. Kertas tembusan sama dengan surat aslinya yaitu memakai blanko surat. Dan
hendaknya kertas dorslag.
i. Kata ”arsip” tidak perlu dibubuhi dalam urutan tembusan.
19. Cap Instansi:
Cap satuan organisasi harus dibubuhkan di sebelah kiri dari tanda tangan dan
menyinggung sedikit tanda tangan.
20. Sampul surat:

a. Pada sampul surat dibubuhi dengan lengkap jabatan dan alamat penerima surat
b. Pada sudut kiri atas bagian depan sampul surat dibubuhi nomor urut keluar
selengkapnya;
c. Pada sudut kiri bahwa bagian depan sampul surat dibubuhi cap satuan
organisasi pengirim surat.
Pasal 23
Pengelolaan Bahan-bahan tertulis yang bukan surat menyurat
1. MKH bertugas dalam hal: pengadaan, pemeliharaan dan penyimpanan bahan-bahan

tertulis yang bukan surat-menyurat.
2. Bahan-bahan tertulis dimaksud dalam ayat 1 mencakup:
a. Daftar-daftar
b. Format-format
c. Tata Gereja, Peraturan-peraturan GMIT, Keputusan-keputusan Sinode, Majelis Sinode,
Klasis.
d. Notulen dan hasil-hasil persidangan
80
e. Bahan-bahan berisi program: RIP GMIT, HKUP, Program Pelayanan Majelis Sinode, Klasis
dan Jemaat-jemaat.
f. Laporan-laporan dan statistik
g. Bahan-bahan Pembinaan Warga Gereja (PWG)
h. Bahan-bahan keterangan tertulis lain yang mengandung nilai sejarah, kebudayaan,
hukum, penilaian organisasi dan lain-lain.
Pasal 24
1. MKH menghimpun, mengolah, memelihara dan menyimpan data/informasi tertulis dari

masing-masing personil dalam hal ini para pendeta, utusan injil/penanggung jawab,
karyawan kantor klasis (kalau ada) di dalam wilayah klasis.
2. Data/informasi dimaksud pada ayat 1 di atas mencakup data identitas diri, surat keputusan
menyangkut kepangkatan, kepangkatan/gaji, cuti, mutasi/pemindahan tempat kerja,
pemberhentian dan lain-lain.
3. Catatan relevan tentang tiap personil dalam jemaat/mata jemaat di lingkungannya seperti
terdapat pada butir 1. Catatan tersebut menyangkut kasus dan prestasi yang dicapai,
perkembangan dan kemundurannya, latihan, kursus, sidang-sidang yang diikutinya, fungsi-
fungsinya dalam masyarakat dan lain-lain.
4. Semua data/informasi pada ayat 2 dan 3 disimpan dan dipelihara dalam map dari masing-
masing personil.
5. Membina, mendorong, memberi teguran/peringatan, mengawasi setiap personil dalam
jemaat/mata jemaat dan klasis agar melaksanakan tugasnya dengan baik dan
melaksanakan keteladanannya serta menjaga citra GMIT dalam keseluruhan hidup dan
pelayanannya.
Pasal 25
1. MKH melaksanakan pengelolaan urusan rumah tangga klasis yang mencakup hal-hal
berikut:
a. Perlengkapan:
- Merencanakan jenis dan jumlah alat-alat perlengkapan yang dibutuhkan
- Mengusahakan pengadaannya
- Mengusahakan pemeliharaan dan penyimpanannya
- Menginventarisasi
- Mengadakan penghapusan
- Mengusahakan pemeliharaan bangunan/gedung milik klasis
- Dan lain-lain
b. Urusan Gaji/Jaminan Hidup Personil:
- Menghimpun data tentang jaminan hidup/gaji setiap personil
- Mengusahakan agar gaji/jaminan hidup dibayar sesuai dengan ketentuan
- Mengusahakan pembayaran gaji/jaminan hidup personil dengan menggunakan
daftar gaji atau bukti pembayaran yang sah.
- Merencanakan dan mempersiapkan kegiatan protokoler dengan matang,
- Melaksanakan kegiatan protokoler dalam klasis dengan teratur dan tertib
- Dalam pelaksanaannya harus menghindari pengeluaran/pembiayaan yang
bersifat pemborosan uang dan harta milik GMIT yang dikelola oleh MK
- Kegiatan protokoler misalnya penahbisan gedung kebaktian jemaat, peletakan
batu pertama pembangunan gedung kebaktian jemaat dll yang melibatkan
81
pimpinan GMIT dan pihak-pihak lain harus mengikuti ketentuan-ketentuan yang
ditetapkan oleh Majelis Sinode
d. Perjalanan dinas
biaya
- Mengajukan rencana pembiayaan kepada MS
- MK mengadakan rapat untuk menilai perencanaan tersebut dan menetapkan
jumlah biaya yang diambil dari perbendaharaan GMIT yang dikelola oleh MK.
PEDOMAN PENGELOLAAN ADMINISTRASI SINODE

Bab IV
Pedoman Pengelolaan Administrasi /Tata Usaha Sinode
Pasal 26
Fungsi Pokok Administrasi/Tata Usaha Sinode
1. Menyelenggarakan pembinaan administrasi/tatausaha, terhadap semua unsur dalam

lingkungan Sinode dan memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada seluruh
perangkat keorganisasian kerja Sinode.
2. Membantu Majelis Sinode dalam menyelenggarakan koordinasi bagi keseluruhan
pelayanan dalam lingkup Sinode.
3. Untuk melaksanakan tugas tersebut maka sekretariat Sinode memiliki fungsi:
a. Koordinasi dalam arti mengatur, membina kerjasama, mengintegrasikan dan
mengsinkroni-sasikan keseluruhan fungsi administrasi/tatausaha di lingkungan
Sinode.
b. Pelayanan dalam arti memberikan pelayanan teknis dan administrative bagi seluruh
satuan pelaku pelayanan di Sinode.
c. Perencanaan dalam arti mempersiapkan rencana, menyusum program dan menilai
pelaksanaannya berdasarkan kebijakan dan ketentuan yang ditetapkan oleh MS.
d. Pembinaan Administrasi dalam arti membina urusan tatausaha, mengelola keuangan
dan perlengkapan serta mengadakan hubungan dengan jemaat-jemaat dan
pemerintah di wilayah pelayanan Sinode sesuai dengan ketentuan di dalam
peraturan yang berlaku.
Pasal 27
Penanggung jawab pengelolaan administrasi/Tatausaha Sinode adalah Majelis Sinode Harian
Pasal 28
Pimpinan/pengelolaan Administrasi/Tatausaha Sinode adalah Sekretaris Majelis Sinode

Harian
Pasal 29
Tempat Pengelolaan Administrasi/Tatausaha Sinode
82
Tempat berlangsungnya pengelolaan administrasi/Tatausaha Sinode adalah kantor Sinode.
Pasal 30
Pengelolaan Administrasi/Tatausaha Sinode
Pengelola administrasi/ketatausahaan Sinode adalah MSH yang dibantu oleh tenaga

tatausaha untuk administrasi umum dan tata usaha perbendaharaan.
Pasal 31
Pembiayaan dan Perlengkapan Administrasi/Tata Usaha Sinode
1. Sumber pembiayaan dan pengadaan pelengkapan administrasi/tatausaha Sinode adalah

perbendaharaan GMIT yang dikelola oleh MS sesuai dengan ketentuan-ketentuan dalam
peraturan perbendaharaan GMIT.
2. Pembiayaan dan pengadaan perlengkapan administrasi/Tatausaha Sinode dilaksanakan
berdasarkan keputusan MS sesudah mempertimbangkan volume kegiatan pengelolaan
administrasi/tatausaha Sinode dan APB MS
3. Perlengkapan administrasi/Tatausaha Sinode adalah:
- Kertas dan alat-tulis menulis lainnya
- Mesin ketik
- Komputer
- Mesin stensil
- Lemari
- Tempat penyimpanan arsip Perlengkapan Tata Usaha keuangan
- Dan lain-lain
4. Seluruh perlengkapan tata usaha/administrasi Sinode harus disimpan di
Kantor/Sekretariat Sinode. Hal ini akan memudahkan kelancaran kegiatan tata
usaha/administrasi Sinode dan memudahkan serah terima pimpinan dan tanggung
jawab pelayanan MSH bila terjadi pergantian MSH.
5. Seluruh perlengkapan administrasi/tata usaha Sinode harus dicatat dalam daftar
inventaris yang disiapkan di Kantor/Sekretariat Sinode.
Pasal 32
Waktu Pelaksanaan Administrasi/Tata Usaha Sinode
Kegiatan Administrasi/Tata Usaha Sinode dilaksanakan setiap hari kerja
Pasal 33
Pengelolaan Surat-Menyurat
1. Tata aliran surat masuk

2. Tata aliran surat keluar
3. Tata aliran pengiriman surat
4. Tata aliran pengarsipan
83
5. Tata pengetikan surat

- Surat diterima dan diteliti kebenaran alamatnya oleh tenaga tata usaha.
- Surat yang tidak tepat alamatnya segera dikembalikan kepada pembawa surat atau
Kantor Pos.
- Tenaga Tata usaha atau petugas agenda mencatat surat tersebut pada buku agenda.
- Tenaga Tata usaha atau petugas agenda menjepit surat tersebut dengan lembaran
disposisi.
- Pada lembaran disposisi tertulis pada kolom disalurkan ke …. Misalnya: MSH.
- Surat tersebut disalurkan kepada MSH kemudian MSH merespon surat tersebut.
- Tenaga Tata Usaha Sinode mengetik surat yang didisposisikan oleh MSH
- Surat yang sudah diketik diteliti kebenarannya dan ditanda tangani oleh MSH
- Tenaga Tata usaha mengirim surat itu dengan segera.
- Copy/salinan surat itu disimpan pada map arsip sesuai system pengarsipan yang
berlaku.
- Sekretaris mendiskusikan konsep surat dengan MSH.

- Konsep surat tersebut diberikan kepada tenaga tata usaha Sinode untuk
diagendakan, dibubuhi nomor surat dan diketik/digandakan.
- Surat yang telah diketik diteliti kebenaran pengetikannya oleh pimpinan UPP tata
usaha Sinode dan diberi paraf untuk ditanda tangani oleh MSH.
- Setelah ditanda tangani dan dibubuhi stempel Sinode, surat tersebut disalurkan
kepada petugas pengiriman untuk memproses pengiriman. Arsip atau copy surat
tersebut disimpan pada map arsip.
- Setiap surat keluar harus ada tembusannya sesuai kepentingan
- Secara periodik Sekretaris/Tata Usaha melaporkan surat-surat masuk dari jemaat
ataupun lembaga lainnya kepada MSH.
- Petugas pengiriman menulis alamat yang dituju secara lengkap pada amplop surat
- Membubuhkan nomor urut pada bagian kiri atas dari amplop surat itu.
- Membubuhi cap pada bagian kiri bawah dari surat
- Memasukan surat ke dalam amplop dengan terlebih dahulu meneliti ketepatan
alamat yang dituju.
- Surat tersebut dicatat pada buku/kartu ekspedisi.
- Penerima surat diminta membubuhkan tanda tangannya dan nama lengkap pada
buku/kartu ekspedisi.
- Setelah menyelesaikan pengiriman, buku/kartu ekspedisi harus disimpan kembali
ketempatnya.
- Pengiriman surat selambat-lambatnya jam 11.00 pada setiap hari kerja.
- Sekretariat atau tenaga tata usaha Sinode menerima dan mencatat pada buku arsip
surat masuk dan lembaran arsip surat keluar yang sudah dilayani.
84
- Membubuhkan kode V atau P atau B atau T pada sebelah kanan atas lembaran arsip
surat keluar.
- Menyimpan lembaran arsip tersebut pada map dan dosir sesuai dengan system
pengarsipan yang berlaku.
- Arsip surat masuk dan keluar pokok soal yang sama harus disatukan
- Tempat penyimpanan arsip surat keluar atau surat masuk harus nyata dalam catatan
pada kartu/buku kendali.
- Lembaran arsip dimaksud di atas disimpan dalam lemari arsip.
- Melaksanakan penyimpanan arsip dengan ketentuan sebagai berikut:
- Menggunakan kartu pinjaman yang terdiri atas 2 (dua) lembar
- Lembaran pertama dipegang oleh peminjam sedangkan lembaran kedua disimpan
pada tempat benda arsip yang dipinjam itu disimpan.
- Lamanya pinjaman 3 (tiga) hari dilingkungan kantor dan 1 (satu) minggu di luar
lingkungan kantor. Pada saat pengembalian pinjaman benda arsip tersebut disimpan
pada tempatnya dan lembaran kartu pinjaman dirobek.
- Setiap pinjaman dicatat pada kartu pinjaman.
- MS atau petugas tatausaha Sinode berhak meminta kembali benda arsip pinjaman
dari sipeminjam bila waktu pinjaman sudah berakhir.
- Menggolongkan arsip kedalam kelompok arsip aktif in aktif menurut kode V, P, B
dan T
- Lembaran arsip yang diklasifikasikan ke dalam kelompok aktif dan in aktif menurut
kode-kode diatas masing-masing disimpan pada tempatnya sendiri.
- Batas waktu penyederhanaa/penyusutan dan pemusnahan lembaran arsip in
aktif/pasif sebagai berikut:
1. Kode V (vital) = abadi
3. Kode B (bermanfaat = 2 tahun
4. Kode T (tidak penting) = 3-6 bulan
Klasifikasi arsip
Pengelompokan Pengertian Contoh Saran Pengamanan
Vital Arsip yang vital, penting  Sertifikat tanah Disimpan pada

sekali bagi kelanjutan  Notulen sidang lemari tahan api
lembaga/ organisasi.  Keputusan – dan air
Arsip ini tidak dapat Keputusan sidang
diganti dengan arsip lain  Surat-surat berharga
karena merupakan bukti  Surat Perjanjian
kepemilikan, status (MoU)
hukum, status keuangan  Akte Notaris
 Dokumen Hukum
Penting Arsip yang diperlukan  Laporan-laporan Lemari besi
untuk kelangsungan  Hasil penelitian
hidup lembaga, walaupun  Kontrak
dapat diganti tetapi butuh  Daftar gaji
waktu yang lama dan  Pedoman kerja
biaya yang besar
Bermanfaat Arsip yang dibutuhkan Surat menyurat Lemari arsip

bagi kelangsungan
85
lembaga/ organisasi arsip
ini dapat diganti tapi
dapat memacetkan
pekerjaan
Tidak Penting Tidak ada nilai Surat edaran tentang

mutakhirnya kegiatan yang telah
berjalan
-
Kegiatan penyederhanaan/penyusutan dan pemusnahan dan pemindahan benda
arsip/berkas dilakukan dengan BERITA ACARA oleh MSH.
5. TATA PENGETIKAN SURAT
a. Ukuran kertas
Kertas yang digunakan untuk mengetik surat adalah kertas kwarto
b. Model surat
Model surat yang dipergunakan adalah model lurus dari atas kebawah
c. Blanko surat
Blanko surat berisi:
1. Nama Organisasi Induk yakni Gereja Masehi Injili di Timor (GBM PGI dan
Anggota PGI )
2. Nama Sinode
3. Kata telepon disingkat; ”Telp” dan angkanya
4. Kata ”Kepada”
5. Kata ”Hal”
6. Kata Nomor yang disingkat ”No”
7. Kata Lampiran yang disingkat ”Lamp”
8. ”Jl” dan nomornya serta nama kota
o
I
MAJELIS SINODE
O R
G E
I K o r.3 :1 1

1. Nama Organisasi Induk yakni GMIT dicetak dengan huruf yang
berukuran lebih kecil di atas nama satuan organisasi dalam hal ini Nama Sinode
(contoh: MAJELIS SINODE)
2. Nama atau satuan organisasi pengirim surat dalam hal ini Sinode
dicetak di bawah nama Induk Organisasi GMIT dengan huruf yang berukuran lebih
besar dan menonjol;
3. Alamat satuan organisasi pengirim dalam hal ini Sinode diletakkan
disebelah kiri di bawah nama satuan organisasi pengirim surat;
4. Nomor telepon diletakkan disebelah kanan sejajar mendatar dengan
alamat satuan organisasi pengirim; (Sinode).
86
5. Garis batas kop surat diletakkan pada jarak 2 spasi dibawah alamat;
6. Kata Nomor dengan singkatan ”No” diletakkan pada jarak 3 spasi
dibawah garis besar pada posisi kiri;
7. Kata Lampiran dengan singkatan ”Lamp” diletakkan pada jarak 2 spasi
dibawah garis besar pada posisi kiri;
8. Kata Lampiran dengan singkatan ”Lamp” diletakkan pada jarak 2 spasi
dibawah kata ”No”, huruf L diletakkan sejajar vertikal dengan huruf ”N” dari kata
”No”;
9. Kata ”Hal” diletakkan pada jarak 2 spasi di bawah kata ”Lamp”. Dan
huruf ”H” dari kata ”Hal” diletakkan sejajar vertikal dengan huruf ”L” dari kata
”Lamp”;
10. Kata ”Kepada” diletakkan pada jarak 4 spasi di bawah kata ”Hal”; Dan
huruf ”K” dari kata ”Kepada” diletakkan sejajar vertikal dengan huruf ”H” dari kata
”Hal”;
11. Tanda ”titik dua” diletakkan sejajar vertikal di sebelah kanan kata
”No”, ”Lamp”, ”Hal” dan ”Kepada”.
e. Cara Pengetikan Isi Surat
1. Tanggal surat diletakkan sejajar mendatar dengan kata ”No” pada

posisi pinggir kanan;
2. Pengetikan isi untuk masing-masing; nomor surat, lampiran dan hal
surat tidak perlu dibubuh tanda titik pada bagian akhir sebab bukan akhir kalimat.
Huruf pertama untuk isi dari masing-masing; nomor, lampiran dan hal surat
diletakkan sesudah 1 entakan dari tanda ”titik dua”;
3. Banyaknya lampiran cukup dipergunakan tanda angka dan tidak perlu
dengan huruf dalam tanda kurung;
4. Isi hal surat harus singkat tetapi jelas dan tidak perlu digaris bawahi.
Dalam menjawab surat masuk, penentuan jangan hanya menyalin hal/pokok surat
masuk;
5. Nama jabatan serta alamat yang dituju diketik sejajar mendatar
dengan kata ”kepada” yang telah dicetak berjarak 1 entakan dari tanda titik dua.
Nama pejabat yang dituju tidak perlu diketik;
6. Kalau sebuah jabatan pimpinan dari Badan/Lembaga yang dituju tidak
diketahui dengan pasti dapat digunakan sebutan ”Pimpinan”;
7. Alamat surat cukup nama kota saja dengan ketikan huruf besar dan
tidak perlu diubah garis bawah dan tanda titik sesudah nama kota sedangkan alamat
lengkap secara terinci diketik pada amplop surat
8. Pengetikan obyek surat ke kanan paling panjang ½ lebar kertas surat;
9. Hal surat diketik sejajar dengan kata ”Hal” yang telah dicetak berjarak
1 entakan dari tanda titik dua.
- Hal surat hendaknya singkat tetapi lengkap dan jelas;
- Pada akhir hal surat tidak perlu diubah tanda titik karena itu bukan akhir suatu
kalimat;
10. Nomor surat keluar terdiri atas:
- Nomor urut;
- Kode organisasi induk
- Kode satuan organisasi
- Kode hal surat
- Tahun
11. Lampian surat:
- Isi lampiran diketik sejajar dengan kata ”Lamp” yang telah dicetak berjarak 1
entakan dari tanda titik dua;
87
- Macam dan jumlah hendaknya singkat dan jelas
- Angka lampiran tidak perlu diperjelas dengan huruf dalam tanda kurung
- Pada akhir jumlah dan macam lampiran tidak perlu dibubuh dengan tanda titik
12. Tanggal surat:
- Diketik sejajar dengan nomor surat pada posisi pinggir kanan surat
- Tidak perlu dibubuhi nama kota/tempat pengirim (karna sudah ada dalam kop
surat)
13. Isi surat:
- Isi pada dasarnya hanya memuat satu pokok soal saja;
- Pengetikannya mulai pada baris ke 4 sesudah alamat surat;
- Huruf pertama isi surat menegak dengan huruf pertama alamat surat;
- Kalau isi surat singkat pengetikannya pada baris ke 6 atau menurut kepantasan;
- Diketik dengan ukuran 1 spasi;
- Tiap alinea baru dimuali lurus seperti alinea pertama;
- Perpindahan alinea diberi jarak 1 baris;
- Surat yang isinya panjang sehingga perlu disambung dengan lembaran
berikutnya di sebelah kanan bawah kertas surat dicantumkan kata pertama dari
kalimat atau bagian kalimat yang akan diketik pada lembaran berikutnya;
- Sesudah kata pertama dimaksud dibubuh 3 tanda titik;
- Kertas yang dipakai untuk lembaran berikutnya tidak memakai blanko surat
melainkan cukup dengan kertas biasa yang sejenis;
- Singkatan yang dipakai dalam surat tak perlu dibubuhi tanda titik
- Pengetikan surat harus bersih dan rapi;
- Kalau terjadi kesalahan pengetikan huruf yang salah dihapus terlebih dahulu
(jika masih memakai mesin tik);
- Surat yang mempunyai lebih dari 5 salah ketik, walaupun telah dibetulkan harus
diulang mengetik keseluruhan.
14. Akhir isi surat:
Tidak perlu memakai kata-kata yang berlebih-lebihan
Bila dipandang perlu cukup dipakai kata-kata seperti ”Harap maklum” atau
”Terimakasih atas bantuan saudara”, kalau isi surat berisi permintaan.
15. Penutup surat:

- Surat ditutup dengan sebutan jabatan pimpinan (contoh: Ketua Majelis Sinode
Harian) yang berlaku pada satuan organisasi pengirim surat;
- Pengetikannya jarak 3 baris dari kalimat terakhir isi surat dan tidak perlu
dibubuhi tanda titik karena itu bukan akhir suatu kalimat;
- Tempatnya di bawah sebelah kanan tempat pengirim
Contoh:
Ketua, Sekretaris,
PDT. EBEN PDT. YAKOB
- Nama lengkap pejabat penandatanganan diketik dengan huruf besar semua

kurung serta tanda titik dan garis bawah seperti contoh di atas;
- Huruf pertama dari nama pejabat penandatanganan diketik lurus menegak
dengan huruf pertama sebuatn jabatan pimpinan seperti contoh di atas.
88
16. Tembusan surat:
- Kata “Tembusan” diketik dengan huruf besar semua;
- Huruf ”T” lurus menegak dengan isi surat;
- Kata Tembusan diakhiri dengan titik dua
- Apabila lebih dari satu hendaknya diberi nomor urut;
- Posisi nomor urut harus menegak dengan huruf ”T” dari kata Tembusan;
- Untuk tembusan pejabat yang dituju cukup disebut jabatan dan
kota/tempatnya;
- Urutan tembusan pada asasnya menurut urutan tinggi rendahnya kedudukan
pejabat atau luasnya wewenang dan tanggungjawab yang diberi tembusan;
- Kertas tembusan sama dengan surat aslinya yaitu memakai blanko surat. Dan
hendaknya kertas dorslag.
- Kata ”arsip” tidak perlu dibubuhi dalam urutan tembusan.
17. Cap Instansi:

Cap satuan organisasi harus dibubuhkan di sebelah kiri dari tanda tangan dan
menyinggung sedikit tanda tangan.
18. Sampul surat:

- Pada sampul surat dibubuhi dengan lengkap jabatan dan alamat penerima surat
- Pada sudut kiri atas bagian depan sampul surat dibubuhi nomor urut keluar
selengkapnya;
- Pada sudut kiri bahwah bagian depan sampul surat dibubuhi cap satuan
organisasi pengirim surat.
Pasal 34
Pengelolaan Bahan-bahan tertulis yang bukan surat menyurat
1. MSH bertugas dalam hal: pengadaan, pemeliharaan dan penyimpanan bahan-bahan tertulis
yang bukan surat-menyurat.
2. Bahan-bahan tertulis dimaksud dalam ayat 1 mencakup:
a. Daftar-daftar
b. Format-format
c. Tata Gereja, Peraturan-peraturan GMIT, Keputusan-keputusan Sinode, Majelis Sinode,
Majelis Sinode Harian.
d. Notulen dan hasil-hasil persidangan
e. Bahan-bahan berisi program: RIP GMIT, HKUP, Program Pelayanan Majelis Sinode,
Sinode dan Jemaat-jemaat.
f. Laporan-laporan dan statistik
g. Bahan-bahan Pembinaan Warga Gereja (PWG)
h. Bahan-bahan keterangan tertulis lain yang mengandung nilai sejarah, kebudayaan,
hukum, penilaian organisasi dan lain-lain.
Pasal 35
1. MSH menghimpun, mengolah, memelihara dan menyimpan data/informasi tertulis dari

masing-masing personil dalam hal ini para pendeta, utusan injil/Wakil ketua ,karyawan
kantor Sinode.
89
2. Data/informasi dimaksud pada ayat 1 di atas mencakup data identitas diri, surat keputusan
menyangkut keangkatan, kepangkatan/gaji, cuti, mutasi/pemindahan tempat kerja,
pemberhentian dan lain-lain.
3. Catatan relevan tentang tiap personil dalam jemaat/mata jemaat di lingkungannya seperti
terdapat pada butir 1. Catatan tersebut menyangkut kasus dan prestasi yang dicapai,
perkembangan dan kemundurannya, latihan, kursus, sidang-sidang yang diikutinya, fungsi-
fungsinya dalam masyarakat dan lain-lain.
4. Semua data/informasi pada ayat 2 dan 3 disimpan dan dipelihara dalam map dari masing-
masing personil.
5. Membina, mendorong, memberi teguran/peringatan, mengawasi setiap personil dalam
jemaat/jemaat wilayah dan Sinode agar melaksanakan tugasnya dengan baik dan
melaksanakan keteladanannya serta menjaga citra GMIT dalam keseluruhan hidup dan
pelayanannya.
Pasal 36
1. MSH melaksanakan pengelolaan urusan rumah tangga Sinode yang mencakup hal-hal
berikut:
a. Perlengkapan:
e. Merencanakan jenis dan jumlah alat-alat perlengkapan yang dibutuhkan
f. Mengusahakan pengadaannya
g. Mengusahakan pemeliharaan dan penyimpanannya
h. Menginventarisasi
i. Mengadakan penghapusan
j. Mengusahakan pemeliharaan bangunan/gedung milik Sinode
k. Dan lain-lain
b. Urusan Gaji/Jaminan Hidup Personil:
l. Menghimpun data tentang jaminan hidup/gaji setiap personil
m. Mengusahakan agar gaji/jaminan hidup dibayar sesuai dengan ketentuan
dan UMP
n. Mengusahakan pembayaran gaji/jaminan hidup personil dengan menggunakan
daftar gaji atau bukti pembayaran yang sah.
o. Merencanakan dan mempersiapkan kegiatan protokoler dengan matang
p. Melaksanakan kegiatan protokoler dalam Sinode dengan teratur dan tertib
q. Dalam pelaksanaannya harus menghindari pengeluaran/pembiayaan yang
bersifat pemborosan uang dan harta milik GMIT yang dikelola oleh MS
r. Kegiatan protokoler misalnya penahbisan gedung kebaktian jemaat, peletakan
batu pertama pembangunan gedung kebaktian jemaat dll yang melibatkan
pimpinan GMIT dan pihak-pihak lain harus mengikuti ketentuan-ketentuan yang
ditetapkan oleh Majelis Sinode
d. Perjalanan dinas MS, BPP, UPP
biaya
- Mengajukan rencana pembiayaan kepada MSH.
- MK mengadakan rapat untuk menilai perencanaan tersebut dan menetapkan
jumlah biaya yang diambil dari perbendaharaan GMIT yang dikelola oleh MS.
90
KODE SURAT-SURAT DARI GEREJA MASEHI INJILI DI TIMOR
I. PENGERTIAN:
Pengkodean adalah tanda pengenal tertulis yang menunjukkan penggolongan subyek,
urusan/ masalah yang terkandung dalam surat.
1. Kode Surat Menyurat GMIT mencakup :

- Nomor Urut Surat
- Kode Organisasi GMIT
- Kode Satuan Organisasi dalam GMIT
- Kode Pokok Masalah
- Bulan Penulisan Surat
- Tahun Penulisan Surat
2. Nomor Urut Surat adalah nomor urut surat keluar dari GMIT dan satuan organisasi-
satuan organisasinya.
3. Kode organisasi GMIT adalah kata tangkap dari GMIT.
4. Kode satuan organisasi-satuan organisasi GMIT adalah kata tangkap dari satuan
organisasi dalam GMIT.
5. Kode Pokok Masalah adalah kata tangkap dari masalah-masalah dari surat
menyurat GMIT.
6. Kode bulan penulisan surat adalah bulan di mana surat ditulis oleh satuan
organisasi – satuan organisasi GMIT
7. Tahun penulisan surat adalah tahun di mana surat ditulis oleh satuan organisasi-
satuan organisasi GMIT.
II. NOMOR URUT SURAT:

Nomor urut surat dimulai dari angka 1 pada 1 Januari s/d 31 Desember setiap
tahunnya. Nomor urut surat keluar tidak boleh digabungkan dengan nomor agenda
surat masuk-surat keluar. Jadi nomor urut surat keluar adalah nomor khusus untuk
surat-surat keluar setiap tahunnya.
III. KODE ORGANISASI:

Kode organisasi dalam surat menyurat GMIT mencakup :
 Kode Organisasi GMIT = GMIT

 Kode Satuan Organisasi GMIT :
- Sinode GMIT = SIN-GMIT
91
- Majelis Sinode = I
- BPPS = II
- Klasis = III
- BPPK = IV
- Majelis Jemaat = V
- BPPJ = VI
- Yayasan-yayasan = VII
- BP Katefu-profesional = VIII
- Yayasan/Badan baru yang diadakan sesuai dengan kebutuhan pelayanan, akan
menggunakan kode surat yang diatur dengan Edaran MS GMIT.
IV. KODE POKOK MASALAH:

1. Kode pokok masalah surat-menyurat GMIT terdiri atas:
- Pelayanan Jemaat = A
- Kesaksian/Pekabaran Injil = B
- Persekutuan/Keesaan = C
- Diakonia = D
- Organisasi = E
- Administrasi = F
- Personil = G
- Perbendaharaan (KUHA) = H
- Hubungan Masyarakat = I
2. Uraian Setiap Pokok Masalah:
2.1. PELAYANAN JEMAAT = A

Adapun Pokok Masalah PELAYANAN JEMAAT dengan kode A mencakup/meliputi:
- Pemberitaan Firman Tuhan (Khotbah dan Renungan)

- Kebaktian-kebaktian/Liturgi Kebaktian baik lokal maupun oikumenis.
- Sakramen
- Katekisasi/PAK
- Pelayanan Anak
- Pelayanan Remaja
- Pelayanan Pemuda
- Pelayanan Wanita
- Pelayanan Kaum Bapak
- Pelayanan Keluarga
- Pelayanan Pastoral
- Pelayanan/Upacara Gerejawi
- Pelengkapan Pendeta
- Pelengkapan Majelis Jemaat
- Pelengkapan Utusan Injil/Penanggung jawab
- Pelengkapan para fungsionaris dalam jemaat
- Pelengkapan/Pelayanan Paduan Suara dan Vokal Group
- Pelengkapan/Pelayanan Kelompok Doa
- Pelengkapan/Pembinaan Vikaris
- Pelengkapan Mentor
- Pengadaan/Penyebaran Alkitab
- Pengadaan/Penyebaran bahan tertulis tentang pembinaan
- Musyawaraha Belajar, Konsultasi, Lokakarya, Kursus. Latihan, Penataran,
Seminar, Konperensi, yang berhubungan dengan Pelayanan Jemaat.
92
- Hal-hal lain yang menurut bobot dan urgensinya termasuk dalam pokok
masalah pelayanan jemaat.
2.2. KESAKSIAN/PEKABARAN INJIL = B

Adapun Pokok Masalah KESAKSIAN/PEKABARAN INJIL dengan kode B
mencakup/meliputi:
- Pembinaan Jemaat menjadi Jemasat Missioner

- Kesaksian/ PJ di dalam Jemaat
- Kesaksian/ PJ di dalam Masyarakat
- Pengadaan/Penyebaran bahan tertulis tentang kesaksian dan pekabaran Injil
- Kebaktian Penyegaran Iman (KPI)
- Musyawarah Belajar, Konsultasi, Lokakarya, Kursus. Latihan, Penataran,
Seminar, Konperensi yang berhubungan dengan Kesaksian/pekabaran Injil.
masalah Kesaksian/Pekabaran Injil.
2.3. PERSEKUTUAN/KEESAAN = C
Adapun Pokok Masalah PERSEKTUAN/KEESAAN dengan kode C
mencakup/meliuputi :
- Hubungan Jemaat GMIT dengan Jemaat/Gereja lain di tingkat lokal,

- Hubungan GMIT dengan Gereja-gereja lain di dalam negeri
- Hubungan GMIT dengan Gereja-gereja lain di luar negeri
- Hubungan GMIT dengan Badan-badan Oikumenis di dalam negeri
- Hubungan GMIT dengan Badan-badan Oikumenis di luar negeri
- Hubungan GMIT dengan Badan-badanYayasan Kristen non gerejawi di
dalam negeri
- Hubungan GMIT dengan Badan-badanYayasan Kristen non gerejawi di luar
negeri
- Pengadaan/Penyebaran bahan tertulis tentang persekutuan/keesaan.
Seminar, Konperensi yang berhubungan dengan Persekutuan/Keesaan.
masalah Persekutuan/ Keesaanl.
2.4. DIAKONIA = D
Adapun Pokok Masalah DIAKONIA dengan kode D mencakup/meliuputi :
- Diakonia karikatif di lingkungan jemaat lokal.

- Diakonia karikatif di lingkungan GMIT
- Diakonia karikatif bagi dan dari gereja-gereja lain di dalam negeri
- Diakonia karikatif bagi dan dari gereja-gereja lain di luar negeri
- Diakonia karikatif bagi dan dari Badan/Yayasan Sosial Kristen non gerejawi di
dalam negeri
- Diakonia karikatif bagi dan dari Badan/Yayasan Sosial Kristen non gerejawi di
luar negeri
- Diakonia karikatif di dalam dan terhadap masyarakat.
- Diakonia reformatif (kesehatan, pendidikan, ekonomi, pertanian,
peternakan, perikanan, bencana alam) di lingkungan jemaat lokal.
93
peternakan, perikanan, bencana alam) di lingkungan GMIT.
peternakan, perikanan, bencana alam) bagi dan dari gereja-gereja lain di
dalam negeri
peternakan, perikanan, bencana alam) bagi dan dari gereja-gereja lain di luar
negeri
peternakan, perikanan, bencana alam) bagi dan dari Badan/Yayasan Sosial
Kristen non gerejawi di dalam negeri
peternakan, perikanan, bencana alam) bagi dan dari Badan/Yayasan Sosial
Kristen non gerejawi di luar negeri
peternakan, perikanan, bencana alam) dalam dan terhadap masyarakat
- Diakonia Transformatif (advokasi hukum, politik, HAM, bencana alam) di
lingkungan jemaat lokal
lingkungan GMIT
- Diakonia Transformatif (advokasi hukum, politik, HAM, bencana alam) bagi
dan dari gereja-gereja lain di dalam negeri.
dan dari gereja-gereja lain di luar negeri.
dan dari Badan/Yayasan Sosial Kristen non gerejawi di dalam negeri
dan dari Badan/Yayasan Sosial Kristen non gerejawi di luar negeri
dalam dan terhadap masyarakat
- Pengadaan/Penyebaran bahan tertulis tentang diakonia.
Seminar, Konperensi yang berhubungan dengan Diakonoa.
masalah Diakonia.
2.5. ORGANISASI = E
Adapun Pokok Masalah ORGANISASI dengan kode G mencakup/meliputi :
- Tata Gereja.
- Peraturan-peraturan GMIT
- Keputusan Sinode, Majelis Sinode, BPPH, BPK, Majelis Jemaat, Majelis
Jemaat Wilayah, Yayasan, Panitia.
- Struktur Organisasi
- Pedoman Organisasi
- Tata Kerja dalam Organisasi GMIT
- Tata Hubungan dalam Organisasi GMIT
- Pembinaan Organisasi
- Pengembangan Organisasi (Pemekaran Jemaat, Mata Jemaat, Klasis dan
Unit-unit pelaanan)
- Penyempurnaan Organisasi
- Pengawasan
- Penilaian/Evaluasi
94
- Kepemimpinan/Jabatan
- Perencanaan/Program
- Laporan-laporan
- Persidangan-persidangan
- Serah Terima
- Pengadaan, penyebaran bahan-bahan tertulis tentang Organisasi.
Seminar, Konperensi yang berhubungan dengan Organisasi.
masalah Organisasi.
2.6. ADMINISTRASI/TATA USAHA = F

Adapun Pokok Masalah ADMINISTRASI/TATA USAHA dengan kode H
mencakup/meliputi :
- Informasi: Data, Dokumentasi, Formulir, Arsip, Statistik, Undangan,

Notulen/Risalah Persidangan, Siaran Radio/Televisi, Berita
GMIT/Persuratkabaran.
- Komunikasi : Instruksi, Pengumuman, Edaran, Surat Penggembalaan, Surat
Rekomendasi, Surat Keterangan, Surat Baptisan, Surat Sidi, Surat Nikah,
Surat Atestasi, telex, telegram, ucapan terima kasih, ucapan selamat.
- Pedoman penyelenggaraan administrasi/tatausaha,
- Penelitian/pengembangan
- Percetakan
- PenerbitanPengadaan/ bahan-bahan tertulis tentang
Administrasi/Ketatausahaan.
Seminar, Konperensi yang berhubungan dengan Administrasi/
Ketatausahaan.
masalah Administrasi/Ketatausahaan.
2.7. PERSONIL = G
Adapun Pokok Masalah PERSONIL dengan kode I mencakup/meliputi :
- Peraturan-peraturan menyangkut Karyawan

- Pengangkatan
- Penempatan
- Lamaran Kerja
- Data Karyuawan
- Kenaikan pangkat/golongan/gaji
- Kenaikan berkala
- Pengawasan
- Peniliaian
- Kesehatan/Pengobatan ,
- Mutasi
- Lolos Butuh
- Kontrak Kerja
- Pembinaan Karyawan
- Cuti: Cuti Tahunan, Cuti Panjang, Cuti di luar tanggungan GMIT, cuti sakit,
cuti hamil.
- Ijin
- Penghargaan
95
- Keluhan
- Tuduhan/Dakwaan
- Tindakan Disiplin : Teguran, peringatan, pemberhentian sementara,
pemberhentian tidak atas permintaan sendiri.
- Pemberhentian dengan hormat atas permintaan sendiri,
- Pemberhentian karena meninggal dunia
- Pemberhentian karena Pensiun
- Surat pemberitahuan bagi karyawan yang akan pensiun
- Pemensiunan
- Urusan tenaga perbantuan gereja-gereja sahabat
- Studi lanjutan
- Vikaris
- Calon Karyawan
- Arsip Personil
- Pengadaan, penyebaran bahan-bahan tertulis tentang Personil.
Seminar, Konperensi yang berhubungan dengan Personil.
- Hal-hal lain yang menurut bobot dan urgensinya termasuk dalam Personil.
2.8. PERBENDAHARAAN (KUHA) = H
Adapun Pokok Masalah PERBENDAHARAAN (KUHA) dengan kode Y
mencakup/meliputi :
- Peraturan Perbendaharaan (Kuha)

- Pedoman pengelolaan perbendaharaan (Kuha)
- RAPB
- Pembukuan
- Pembinaan
- Pembayaran
- Hutang/Piutang
- Penyimpanan
- Pengambilan
- Kwitansi/Tanda terima
- Penjualan
- Pembelian
- Pinjaman
- Laporan
- Pengawasan
- Pemeriksaan
- Tagihan
- Surat Kuasa, Surat Perintah Membayar, Surat Perjanjian
- Arsip Kuha
- Gaji
- Rapel
- Honorarium
- Lembur
- Beasiswa
- Uang perjalanan
- Harta kekayaan bukan uang: tanah/sawah, hewan, tanaman, kendaraan,
rumah/gedung, perabot rumah, peralatan kantor dan lain-lain.
- Pengadaan barang
- Permintaan barang
- Penjualan/pelelangan barang
- Penyewaan barang
- Pembagian barang
96
- Penghapusan barang
- Pengadaan, penyebaran bahan-bahan tertulis tentang perbendaharaan
(Kuha)
Seminar, Konperensi yang berhubungan dengan Perbendaharaan/Kuha
- Hal-hal lain yang menurut bobot dan urgensinya termasuk dalam
Perbendaharaan/Kuha
2.9. HUBUNGAN MASYARAKAT = I

Adapun Pokok Masalah HUBUNGAN MASYARAKAT dengan kode K
mencakup/meliputi :
- Hubungan dengan Pemerintah di lingkungan Desa, Kelurahan, Kecamatan,

Kabupaten, Propinsi, dan Pemerintahan di tingkat nasional.
- Hubungan dengan Dinas, Jawatan, Vertikal dan Horisontal.
- Hubungan dengan Dinas, Jawatan, Lembaga Swasta Lokal dan Nasional.
- Politik, Pembangunan, Ekonomi, Sosial, Kebudayaan, Pertahanan
Keamanan
- Hubungan dengan Agama-agama lain
- Pengadaan, penyebaran bahan-bahan tertulis tentang Hubungan
Masyarakat
Seminar, Konperensi yang berhubungan dengan Hubungan Masyarakat
Hubungan Masyarakat
V. KODE BULAN PENULISAN SURAT
Kode bulan penulisan surat adalah tiga huruf pertama dari nama bulan, yaitu: Jan; Peb;
Mar; Apr; Mei; Jun; Jul; Agu; Sep; Okt; Nop; Des.
VI. KODE SURAT-SURAT KHUSUS DARI GMIT
6.1. KODE SURAT KETETAPAN DARI SINODE GMIT
- Nomor Urut
- Kode Ketetapan = TAP
- Kode Sinode GMIT = SIN-GMIT
- Bulan Penerbitan Surat Ketetapan
- Tahun Penerbitan Surat Ketetapan
6.2. KODE SURAT KEPUTUSAN DARI SINODE GMIT
6.2.1. Kode Surat Keputusan Majelis Sinode sebagai berikut:
- Nomor Urut
- Kode Keputusan = SK
- Kode Majelis Sinode GMIT = MS-GMIT
- Bulan Penerbitan Surat Keputusan
- Tahun Penerbitan Surat Keputusan.
6.2.2.Kode Surat Keputusan Badan Pertimbangan Pengawasan Pelayanan Sinode

GMIT sebagai berikut:
97
- Nomor Urut
- Kode BPPPS GMIT = BPPPS-GMIT
6.2.3. Kode Surat Keputusan Klasis sebagai berikut:
- Nomor Urut
- Kode Klasis = K-GMIT
6.2.4. Kode Surat Keputusan Majelis Jemaat sebagai berikut:
- Nomor Urut
- Kode Majelis Jemaat = MJ-GMIT
6.2.5. Kode Surat Keputusan Yupenkris GMIT sebagai berikut:
- Nomor Urut
- Kode Yupenkris GMIT = YUP-GMIT
6.2.6. Kode Surat Keputusan Yayasan Alfa Omega GMIT sebagai berikut:
- Nomor Urut
- Kode Yayasan Alfa Omega GMIT = YAO-GMIT
6.2.7. Kode Surat Keputusan Yayasan Tanaoba Lais manekat GMIT sebagai berikut:
- Nomor Urut
- Kode Yayasan = TLM-GMIT
6.2.8. Kode Surat Keputusan koperasi Talenta GMIT sebagai berikut:
- Nomor Urut
- Kode Yayasan = Tln-GMIT
6.2.9. Kode Surat Keputusan Yayasan Alfa Omega GMIT sebagai berikut:
- Nomor Urut
98
- Kode Yayasan = CHS-GMIT
6.3. KODE SURAT EDARAN
6.3.1. Kode Surat Edaran Majelis Sinode sebagai berikut:
- Nomor Urut
- Kode Surat Edaran = SE
- Bulan Penerbitan Surrat Edaran
- Tahun Penerbitan Surat Edaran.
6.3.2.Kode Surat Edaran Badan Pertimbangan Pengawasan Pelayanan Sinode GMIT

sebagai berikut:
- Nomor Urut
- Kode BPPPS = BPPPS-GMIT
- Bulan Penerbitan Surat Edaran
6.3.3. Kode Surat Edaran Klasis sebagai berikut:
- Nomor Urut
6.3.4. Kode Surat Edaran Majelis Jemaat sebagai berikut:
- Nomor Urut
6.3.5. Kode Surat Edaran Yupenkris sebagai berikut:
- Nomor Urut
- Kode Yupenkris = YUP-GMIT
6.3.6. Kode Surat Edaran Yayasan Alfa Omega GMIT sebagai berikut:
- Nomor Urut
99
6.3.7. Kode Surat Edaran Yayasan Tanaoba Lais Manekat GMIT sebagai berikut:
- Nomor Urut
6.3.8. Kode Surat Edaran Yayasan Talenta GMIT sebagai berikut:
- Nomor Urut
6.3.9. Kode Surat Edaran Yayasan Citra Husada GMIT sebagai berikut:
- Nomor Urut
- Bulan Penerbitan Surrat Edaran
6.4. KODE SURAT TUGAS
6.4.1. Kode Surat Tugas Majelis Sinode sebagai berikut:
- Nomor Urut
- Kode Surat Tugas = ST
- Bulan Penerbitan Surat Tugas
- Tahun Penerbitan Surat Tugas.
6.4.2.Kode Surat Tugas Badan Pertimbangan Pengawasan Pelayanan Sinode GMIT

sebagai berikut :
- Nomor Urut
- Kode BPPPS GMIT = BPPPS-GMIT
6.4.3. Kode Surat Tugas Klasis sebagai berikut:
- Nomor Urut
6.4.4. Kode Surat Tugas Majelis Jemaat sebagai berikut:
- Nomor Urut
100
6.4.5. Kode Surat Tugas BPPPJ sebagai berikut:
- Nomor Urut
- Kode BPPPJ = BPPPJ-GMIT
6.4.6. Kode Surat Tugas Yupenkris GMIT sebagai berikut:
- Nomor Urut
- Tahun Penerbitan Surat Tugas
6.4.7. Kode Surat Tugas Yayasan Alfa Omega GMIT sebagai berikut:
- Nomor Urut
6.4.8. Kode Surat Tugas Yayasan Tanaoba Lais manekat GMIT sebagai berikut:
- Nomor Urut
6.4.9. Kode Surat Tugas Yayasan Talenta GMIT sebagai berikut:
- Nomor Urut
6.4.10. Kode Surat Tugas Yayasan Citra Husada sebagai berikut:
- Nomor Urut
6.5. KODE SURAT REKOMENDASI (KETERANGAN)
6.5.1. Kode Surat Rekomendasi/Keterangan Majelis Sinode sebagai berikut:
101
- Nomor Urut
- Kode Surat Rekomendasi/Keterangan = SRK
- Bulan Penerbitan Surat Rekomendasi
- Tahun Penerbitan Surat Rekomendasi/Keterangan.
6.5.2. Kode Surat Rekomendasi/Keterangan Badan Pertimbangan Pengawasan

Pelayanan Sinode GMIT sebagai berikut:
- Nomor Urut
- Kode BPPPS = BPPPS GMIT
- Tahun Penerbitan Surat Rekomendasi/Keterangan
6.5.3. Kode Surat Rekomendasi/Keterangan Klasis sebagai berikut:

- Nomor Urut
- Kode BPPH GMIT = K-GMIT
6.5.4. Kode Surat Rekomendasi/Keterangan Majelis Jemaat sebagai berikut:
- Nomor Urut
- Kode Badan Pekerja Klasis GMIT = MJ-GMIT
6.5.5. Kode Surat Rekomendasi/Keterangan BPPPJ sebagai berikut:

- Nomor Urut
- Kode Majelis Jemaat GMIT = BPPPJ-GMIT
6.5.6. Kode Surat Rekomendasi/Keterangan Yupenkris GMIT sebagai berikut:
- Nomor Urut
6.5.7. Kode Surat Rekomendasi/Keterangan Yayasan Alfa Omega GMIT sebagai

berikut:
- Nomor Urut
102
6.5.8. Kode Surat Rekomendasi/Keterangan Yayasan Tanaoba Lais Manekat GMIT
sebagai berikut:
- Nomor Urut
6.5.9. Kode Surat Rekomendasi/Keterangan Yayasan Talenta GMIT sebagai berikut:
- Nomor Urut
6.5.10. Kode Surat Rekomendasi/Keterangan Yayasan Citra Husada GMIT sebagai
berikut:
- Nomor Urut
6.6. KODE SURAT KUASA/PELIMPAHAN WEWENANG
6.6.1. Kode Surat Kuasa/Pelimpahan Wewenang Majelis Sinode sebagai berikut:
- Nomor Urut
- Kode Pemberian Kuasa = SKA
- Bulan Penerbitan Surat Kuasa/Pelimpahan Wewenang
- Tahun Penerbitan Surat Kuasa/Pelimpahan Wewenang.
6.6.2. Kode Surat Kuasa/Pelimpahan Wewenang Badan Pertimbangan Pengawasan

Pelayanan Sinode GMIT sebagai berikut:
- Nomor Urut
- Kode BPPPS = BPPPS-GMIT
- Tahun Penerbitan Surat Kuasa/Pelimpahan Wewenang
6.6.3. Kode Surat Kuasa/Pelimpahan Wewenang Klasis sebagai berikut:

- Nomor Urut
6.6.4. Kode Surat Kuasa/Pelimpahan Wewenang Majelis Jemaat sebagai berikut:
- Nomor Urut
103
6.6.5. Kode Surat Kuasa/Pelimpahan Wewenang Yupenkris sebagai berikut:

- Nomor Urut
6.6.6. Kode Surat Kuasa/Pelimpahan Wewenang Yayasan Alfa Omega sebagai

berikut:
- Nomor Urut
6.6.7. Kode Surat Kuasa/Pelimpahan Wewenang Yayasan Tanaoba Lais Manekat

GMIT sebagai berikut:
- Nomor Urut
6.6.8. Kode Surat Kuasa/Pelimpahan Wewenang Yayasan Talenta GMIT sebagai

berikut:
- Nomor Urut
6.6.9. Kode Surat Kuasa/Pelimpahan Wewenang Yayasan Citra Husada GMIT

sebagai berikut:
- Nomor Urut
6.7. KODE SURAT ATESTASI
Kode Surat Atestasi Majelis Jemaat GMIT sebagai berikut:
- Nomor Urut
- Kode Atestasi = SA
- Bulan Penerbitan Surat Atestasi
- Tahun Penerbitan Surat Atestasi.
104
6.8. KODE SURAT KREDENSI
6.8.1. Kode Surat Kredensi Majelis Sinode GMIT sebagai berikut:
- Nomor Urut
- Kode Kredensi = SKR
- Kode Majelis Sinode = MS-GMIT
- Bulan Penerbitan Surat Kredensi
- Tahun Penerbitan Surat Kredensi.
6.8.2. Kode Surat Kredensi Klasis sebagai berikut:
- Nomor Urut
6.8.3. Kode Surat Kredensi Majelis Jemaat sebagai berikut:
- Nomor Urut
6.8.4. Kode Surat Kredensi Majelis Mata Jemaat GMIT sebagai berikut:
- Nomor Urut
- Kode Majelis Jemaat = MMJ-GMIT
- Tahun Penerbitan Surat Kredensi
Lampiran:
Gambar 1 : Kop Surat Majelis Jemaat
I
o
O R
G E
Klasis Kota Kupang

I K o r.3 :1 1 MAJELIS JEMAAT EBENHAEZER OEBA
Jl. A. Yani No.27
Kupang – NTT – 8326 – Telp. 0380.88888
Gambar 2 : Papan Nama Jemaat
105
o
I
O R
Klasis Kota Kupang
G E
I K o r.3 :1 1
JEMAAT GMIT EBENHAEZER OEBA
Jl. A. Yani No.27
Kupang – NTT – 8326 – Telp. 0380.88888
Gambar 3 : Papan Nama Mata Jemaat
I
o
Klasis Mollo Utara
O R
G E
JEMAAT GMIT MARANATHA NETPALA

I K o r.3 :1 1 Mata Jemaat Meo
Jl. Kenari No.23
Netpala – Mollo Utara - TTS
Gambar 4 : Kop Surat Klasis

I
o GEREJA MASEHI INJILI DI TIMOR
KLASIS ALOR BARAT LAUT
O R
G E
Jl. Kenari No. 27 - Kalabahi

I K o r.3 :1 1
Alor – NTT – 8326 – Telp. 0380.88888
Gambar 5 : Papan Nama Kantor Klasis

I
KANTOR KLASIS ALOR BARAT LAUT
O R
G E
Jl. Kenari No. 27 - Kalabahi

I K o r.3 :1 1
Alor – NTT – 8326 – Telp. 0380.88888
Gambar 6 : Kop Surat BP

I
MAJELIS JEMAAT EBENHAEZER OEBA
O R
G E
I K o r.3 :1 1
106
BP PEREMPUAN
Jl. A. Yani No.27
Kupang – NTT – 8326 – Telp. 0380.88888
Gambar 7 : Kop Surat MS
o
I I
MAJELIS SINODE
O R
G E
I K o r.3 :1 1
1. CONTOH KODE SURAT MENYURAT BIASA DARI GMIT
1.1. MK: 1 /GMIT /III/ A/Mar/ 2012
1/GMIT/III / A / Mar/2012
Nomor Urut Surat Ke luar

Kode untuk Induk Organisasi
Kode untuk Majelis Klasis
Kode Pokok Masalah Pelayanan Jemaat
Bulan Penerbitan Surat
Tahun Penulisan surat
1.2. MAJELIS JEMAAT:
1/GMIT/ IV / A / Agu/2012
Nomor Urut Surat Ke luar

Kode untuk Induk Organisasi
Kode untuk Majelis Jemaat/Majelis Jemaat Wilayah
Kode Pokok Masalah Pelayanan Jemaat
Bulan Penerbitan Surat
Tahun Penulisan surat
2. KODE SURAT-SURAT KHUSUS DARI GMIT
2.1. CONTOH KODE SURAT KETETAPAN :
2.1.1. KETETAPAN SINODE
1/TAP/SIN-GMIT/Okt/2012
Nomor urut Surat ketetapan

Ketetapan Sinode
Kode untuk Sinode GMIT
Bulan pembuatan ketetapan
Tahun pembuatan ketetapan
107
2.2. CONTOH KODE SURAT KEPUTUSAN :
2.2.1.KEPUTUSAN SINODE :
1/SK/SIN-GMIT/Sep/2012
Nomor Urut Surat keputusan

Kode Surat Keputusan
Kode untuk Sinode GMIT
Bulan pembuatan keputusan
Tahun pembuatan keputusan
2.2.2. KEPUTUSAN KLASIS :
1/SK/K-GMIT/Okt/2012
Nomor urut
Kode Klasis
Bulan pembuatan/penerbitan
Tahun pembuatan/penerbitan
2.2.3. KEPUTUSAN MAJELIS JEMAAT:
1/SK/MJ-GMIT/Okt/2012
Nomor urut
Kode Majelis Jemaat/Majelis Jemaat Wilayah
Bulan pembuatan keputusan
Tahun pembuatan keputusan
2.3. CONTOH KODE SURAT EDARAN :
2.3.1. SURAT EDARAN KLASIS
1/SE/K-GMIT/Jul/2012
Nomor urut
Kode Surat Edaran
Kode untuk Klasis
Bulan penerbitan Surat Edaran Klasis
Tahun penerbitan Surat Edaran Klasis
2.3.2. SURAT EDARAN MAJELIS JEMAAT/MAJELIS JEMAAT WILAYAH :
108
1/SE/MJ-GMIT/Jul/2012
Nomor urut
Kode Surat Edaran
Bulan penerbitan Surat Edaran
Tahun penerbitan Surat Edaran
2.4. CONTOH KODE SURAT TUGAS :
2.4.1. SURAT TUGAS KLASIS
1/ST/K-GMIT/Nop/2012
Nomor urut
Kode Surat Tugas
Kode untuk Klasis
Bulan penerbitan Surat Tugas
Tahun penerbitan Surat Tugas
2.4.2. SURAT TUGAS MAJELIS JEMAAT/MAJELIS JEMAAT WILAYAH :
1/ST/MJ-GMIT/Jan/2012
Nomor urut
Kode Surat Tugas
Bulan penulisan Surat Tugas
Tahun penulisan Surat Tugas
2.5. CONTOH KODE SURAT REKOMENDASI/KETERANGAN :
2.5.1. SURAT REKOMENDASI/KETERANGAN KLASIS
1/SRK/K-GMIT/Feb/2012
Nomor urut
Kode Surat Rekomendasi/Keterangan
Kode untuk Klasis
Bulan penulisan Surat Rekomendasi/Keterangan
Tahun penulisan Surat Rekomendasi/Keterangan
109
2.5.2. SURAT REKOMENDASI/KETERANGAN MAJ.JEM./MAJ. JEM. WIL. :
1/SRK/MJ-GMIT/Feb/2012
Nomor urut
Kode Surat Rekomendasi/Keterangan
Bulan penulisan Surat Rekomendasi/Keterangan
Tahun penulisan Surat Rekomendasi/Keterangan
2.6. CONTOH KODE SURAT KUASA/PELIMPAHAN WEWENANG :
2.6.1. SURAT KUASA/PELIMPAHAN WEWENANG KLASIS
1/SKA/K-GMIT/Feb/2012
Nomor urut
Kode Surat Kuasa/Pelimpahan
Kode untuk Klasis
Bulan penulisan Surat Kuasa/Pelimpahan
Tahun penulisan Surat Kuasa/Pelimpahan
2.6.2. SURAT KUASA/PELIMPAHAN WEWENANG MAJ.JEM./MAJ. JEM. WIL. :
1/SKA/MJ-GMIT/Feb/2012
Nomor urut
Kode Surat Kuasa/Pelimpahan
Bulan penulisan Surat Kuasa/Pelimpahan
Tahun penulisan Surat Kuasa/Pelimpahan
2.7. CONTOH KODE SURAT ATESTASI MAJELIS JEMAAT:
1/SA/MJ-GMIT/Feb/2012
Nomor urut
Kode Surat Atestasi
Kode untuk Majelis Jemaat
Bulan penulisan Surat Atestasi
Tahun penulisan Surat Atestasi
2.8. CONTOH KODE SURAT KREDENSI MAJELIS SINODE:
110
1/SKR/MS-GMIT/Feb/2012
Nomor urut
Kode Surat Kredensi
Kode untuk Majelis Sinode
Bulan penulisan Surat Kredensi
Tahun penulisan Surat Kredensi
DAFTAR KEARSIPAN
BERDASARKAN JEMAAT, MATA JEMAAT, WILAYAH KLASIS, POKOK MASALAH, BULAN
Untuk mengelola kearsipan di semua jenjang dan bidang pelayanan GMIT sesuai dengan
petunjuk yang terencana dalam Pedoman Administrasi GMIT, maka kami meminta perhatian
saudara-saudara atas hal berikut :
I. Kode Kearsipan Surat Menyurat dan dokumen lainnya menurut Wilayah Klasis GMIT
1. KK : Kota Kupang
2. KBar : Kupang Barat
3. KTeng : Kupang Tengah
4. KTim : Kupang Timur
5. Semau : Semau
6. SaTim : Sabu Timur
7. SaBar : Sabu Barat
8. Ambar : Amarasi Barat
9. AmTim : Amarasi Timur
10. FatBar : Fatule’u Barat
11. FatTim : Fatule’u Timur
12. AmfSel : Amfoang Selatan
13. AmfUt : Amfoang Utara
14. SoE : SoE
15. AmSel : Amanuban Selatan
16. Kfu : Kuanfatu
17. AmTU : Amanuban Tengah Utara
18. AmTS : Amanuban Tengah Selatan
19. AmTim : Amanuban Timur
20. AmTimS : Amanuban Timurr Selatan
21. Atun U : Amanatun Utara
22. Atun S : Amanatun Selatan
23. Atun T : Amanatun Timur
24. MolUt : Mollo Utara
25. MolBar : Mollo Barat
26. MolTim : Mollo Timur
27. TTU : Timur Tengah Utara
28. Belu : Belu
29. Flrs : Flores
30. Sbw : Sumbawa
111
31. RoTi : Rote Timur
32. PanBar : Pantai Baru
33. RoTeng : Rote Tengah
34. Lobln : Lobalain
35. RoBad : Rote Barat Daya
36. RoBal : Rote Barat laut
37. ATim : Alor Timur
38. ATL : Alor Timur Laut
39. ATS : Alor Tengah Selatan
40. ALTAR : Alor Tengah Utara
41. ABAD : Alor Barat Daya
42. ABAL : Alor Barat Laut
43. PanTim : Pantar Timur
44. PanBar : Pantar Barat
II. Kode Kerasipan Surat Menyurat dan dokumen lainnya menurut Wilayah Jemaat dalam
Klasis, Pokok Masalah, Bulan dan Tahun
Sistim pengarsipan adalah: nama jemaat, kode pokok masalah, kode bulan dan tahun,
urutran waktu
Klasis Kota Kupang
Paulus – A – Jan-12= Map arsip untuk Jemaat Paulus – pokok masalah tentang
pelayanan jemaat – bulan Januari tahun 2012
Klasis Mollo Utara
Netpala – D – Des-12 = Map arsip untuk Jemaat Netpala – pokok masalah Diakonia –
bulan Desember tahun 2012.
III. Kode kearsipan surat menyurat dari dokumen lainnya menurut Mata Jemaat dalam
Jemaat.
Sistem pengarsipan adalah perpaduan wilayah mata jemaat dan pokok masalah serta
menurut waktu.
Jemaat Netpala
Hoineno – H – Mar – 12 = Map arsip untuk Mata Jemaat Hoineno – pokok masalah
perbendaharaan – bulan Maret tahun 2012.
IV. Kode kerasipan surat menyurat dan dokumen lainnya menurut

rayon/sektor/lingkungan/wilayah dalam Jemaat dan Mata Jemaat.
Jemaat Ebenhaezer Oeba
E.5-F-Jun-12 = Map arsip wilayah 5 pokok masalah administrasi bulan Juni tahun 2012.
V. Kode Pengarsipan menurut pokok masalah dan surat-menyurat dan dokumen GMIT
terdiri atas:
112
- Pelayanan Jemaat =A
- Kesaksian/Pekabaran Injil =B
- Persekutuan/Keesaan = C
- Diakonia =D
- Organisasi =E
- Administrasi =F
- Personil =G
- Perbendaharaan (KUHA) =H
- Hubungan Masyarakat. =I
V.1. Uraian setiap pokok masalah:
a. PELAYANAN JEMAAT = A:
Adapun pokok masalah Pelayanan Jemaat dengan kode A mencakup/meliputi:
- Pemberitaan Firman Tuhan (Khotbah dan Renungan)

- Kebaktian-kebaktian (Liturgi Kebaktian baik lokal maupun oikumenis)
- Sakramen
- Katekisasi (PAK)
- Pelayanan Anak
- Pelayanan Remaja
- Pelayanan Pemuda
- Pelayanan Wanita
- Pelayanan Kaum Bapak
- Pelayanan Keluarga
- Pelengkapan Pastoral
- Pelayanan/Upacara Gerejawi
- Pelengkapan Majelis Jemaat
- Pelengkapan Utusan Injil/Penanggung Jawab
- Pelengkapan para fungsionaris dalam jemaat
- Pelengkapan/Pelayanan Paduan Suara dan Vokal group
- Pelengkapan/Pelayanan Kelompok Doa
- Pelengkapan/Pembinaan Vikaris
- Pelengkapan Mentor
- Pengadaan/Penyebaran Alkitab
- Pengadaan/Penyebaran bahan tertulis tentang pembinaan
- Musyawaraha Belajar, Konsultasi, Lokakarya, Kursus, Latihan, Penataran,
Seminar, Konperensi yang berhubungan dengan playanan jemaat.
- Hal-hal lain yang menurut bobot dan urgensinya termasuk dalam pokok masalah
pelayanan jemaat.
b. KESAKSIAN/PEKABARAN INJIL = B :
Adapun pokok masalah Kesaksian/Pekabaran Injil dengan kode B mencakup/

meliputi:
- Pembinaan jemaat menjadi Jemaat Missioner
113
- Kesaksian / Pembinaan Jemaat di dalam Jemaat
- Kesaksian / Pembinaan Jemaat di dalam masyarakat
- Pengadaan/penyebaran bahan-bahan tertulis tentang kesaksian dan pekabaran
Injil
- Kebaktian Penyegaran Iman (KPI)
- Musyawaraha Belajar, Konsultasi, Lokakarya, Kursus, Latihan, Penataran,
Seminar, Konperensi yang berhubungan dengan Kesaksian/Pekabaran Injil
Kesaksian/Pekabaran Injil
c. PERSEKUTUAN/KEESAAN = C
Adapun pokok masalah Persekutuan/Keesaan dengan kode C mencakup/meliputi:
- Hubungan Jemaat GMIT dengan jemaat/gereja lain di tingkat lokal

- Hubungan GMIT dengan gereja-gereja lain di dalam negeri
- Hubungan GMIT dengan gereja-gereja lain di luar negeri
- Hubungan GMIT dengan Badan-badan Oikumenis di dalam negeri
- Hubungan GMIT dengan Badan-badan Oikumenis di luar negeri
- Hubungan GMIT dengan Badan-badan/Yayasan Kristen non gerejawi di dalam
negeri
- Hubungan GMIT dengan Badan-badan/Yayasan Kristen non gerejawi di luar
negeri
- Pengadaan penyebaran bahan-bahan tertulis tentang Persekutuan/Keesaan
Seminar, Konperensi yang berhubungan dengan Persekutuan/Keesaan
Persekutuan/Keesaan.
d. DIAKONIA = D
Adapun pokok masalah Diakonia dengan kode D mencakup/meliputi:
- Diakonia Karitatif di lingkungan jemaat lokal.

- Diakonia Karitatif di lingkungan GMIT
- Diakonia Karitatif bagi dan dari Gereja-gereja lain di dalam negeri.
- Diakonia Karitatif bagi dan dari Gereja-gereja lain di luar negeri.
- Diakonia Karitatif bagi dan dari Badan/Yayasan Sosial Kristen non gerejawi di
dalam negeri
- Diakonia Karitatif bagi dan dari Badan/Yayasan Sosial Kristen non gerejawi di
luar negeri
- Diakonia Karitatif di dalam dan terhadap masyarakat.
- Diakonia reformatif (kesehatan, pendidikan, ekonomi, pertanian, peternakan,
perikanan, bencana alam) di lingkungan jemaat lokal
perikanan, bencana alam) di lingkungan GMIT
perikanan, bencana alam) bagi dan dari gereja-gereja lain di dalam negeri
perikanan, bencana alam) bagi dan dari gereja-gereja lain di luar negeri
perikanan, bencana alam) bagi dan dari Badan/Yayasan Sosial Kristen non
gerejawi di dalam negeri
114
perikanan, bencana alam) bagi dan dari Badan/Yayasan Sosial Kristen non
gerejawi di luar negeri
perikanan, bencana alam) dalam dan terhadap masyarakat
- Diakonia transformatif (advokasi hukum, politik, HAM, bencana alam) di
lingkungan jemaat lokal
- Diakonia transformatif (advokasi hukum, politik, HAM, bencana alam) di
lingkungan GMIT
- Diakonia transformatif (advokasi hukum, politik, HAM, bencana alam) bagi dan
dari gereja-gereja lain di dalam negeri
dari gereja-gereja lain di luar negeri
dari Badan/Yayasan Sosial Kristen non gerejawi di dalam negeri
dari Badan/Yayasan Sosial Kristen non gerejawi di luar negeri
- Diakonia transformatif (advokasi hukum, politik, HAM, bencana alam) di dalam
dan terhadap masyarakat
- Pengadaan penyebaran bahan-bahan tertulis tentang Diakonia karitatif,
reformatif dan transformatif
- Musyawarah Belajar, Konsultasi, Lokakarya, Kursus. Latihan, Penataran, Seminar,
Konperensi yang berhubungan dengan Diakonia
Diakonia.
e. ORGANISASI = E:
- Tata Gereja
- Peraturan-Peraturan GMIT
- Keputusan Sinode, Majelis Sinode, BPPPS, Majelis Jemaat, Yayasan, Panitia.
- Struktur Organisasi
- Pedoman Organisasi
- Tata Kerja dalam Organisasi GMIT
- Tata hubungan dalam organisasi GMIT
- Pembinaan Organisasi
- Pengembangan Organisasi (Pemekaran Jemaat, Mata Jemaat, Klasis, dan Unit-
unit Pelayanan)
- Penyempurnaan Organisasi
- Pengawasan
- Penilaian/Evaluasi
- Kepemimpinan/Jabatan
- Perencanaan/Program
- Laporan-laporan
- Persidangan-persidangan
- Serah Terima
- Pengadaan/penyebaran bahan-bahan tertulis tentang Organisasi.
Konperensi yang berhubungan dengan Organisasi.
Organisasi.
f. ADMINISTRASI/TATA USAHA = F
115
Adapun pokok masalah Administrasi/Tata Usaha dengan kode F mencakup/meliputi:
- Informasi: Data, Dokumentasi, Formulir, Arsip, Statistik, Undangan,

Notulen/Risalah Persidangan, Siaran Radio/Televisi, Berita GMIT/
Persuratkabaran.
- Komunikasi : Instruksi, Pengumuman, Surat Edaran, Surat Penggembalaan, Surat
Rekomendasi, Surat Keterangan, Surat Baptisan, Surat Sidi, Surat Nikah, Surat
Atestasi, Surat Kredensi, telex, telegram, ucapan terima kasih, ucapan selamat.
- Pedoman penyelenggaraan administrasi/tatausaha,
- Penelitian/pengembangan
- Percetakan
- Penerbitan/Pengadaan bahan-bahan tertulis tentang
Konperensi yang berhubungan dengan Administrasi/Ketatausahaan.
g. PERSONIL = G :
Adapun pokok masalah Perrsonil dengan kode G mencakup/meliputi:
- Peraturan-peraturan menyangkut Karyawan

- Pengangkatan
- Penempatan
- Lamaran Kerja
- Data Karyawan
- Kenaikan pangkat/golongan/gaji
- Kenaikan berkala
- Pengawasan
- Penilaian
- Kesehatan/Pengobatan,
- Mutasi
- Lolos Butuh
- Kontrak Kerja
- Pembinaan Karyawan
- Cuti: Cuti Tahunan, Cuti Panjang, Cuti di luar tanggungan GMIT, cuti sakit, cuti
hamil.
- Ijin
- Penghargaan
- Keluhan
- Tuduhan/Dakwaan
- Tindakan Disiplin : Teguran, peringatan, pemberhentian sementara,
pemberhentian tidak atas permintaan sendiri.
- Pemberhentian dengan hormat atas permintaan sendiri,
- Pemberhentian karena meninggal dunia
- Pemberhentian karena Pensiun
- Surat pemberitahuan bagi karyawan yang akan pensiun
- Pensiunan
- Urusan tenaga perbantuan gereja-gereja sahabat
- Studi lanjut
- Vikaris
- Calon Karyawan
- Arsip Personil
116
- Pengadaan, penyebaran bahan-bahan tertulis tentang Personil.
Konperensi yang berhubungan dengan Personil.
- Hal-hal lain yang menurut bobot dan urgensinya termasuk dalam Personil.
h. PERBENDAHARAAN= H :
Adapun pokok masalah perbendaharaan dengan kode H mencakup/meliputi:
- Peraturan Perbendaharaan
- Pedoman pengelolaan perbendaharaan
- RAPB
- Pembukuan
- Pembinaan
- Pembayaran
- Hutang/Piutang
- Penyimpanan
- Pengambilan
- Kwitansi/Tanda terima
- Penjualan
- Pembelian
- Pinjaman
- Laporan
- Pengawasan
- Pemeriksaan
- Tagihan
- Surat Kuasa, Surat Perintah Membayar, Surat Perjanjian
- Arsip Kuha
- Gaji
- Rapel
- Honorarium
- Lembur
- Beasiswa
- Uang perjalanan
- Harta kekayaan bukan uang: tanah/sawah, hewan, tanaman, kendaraan,
rumah/gedung, perabot rumah, peralatan kantor dan lain-lain.
- Pengadaan barang
- Permintaan barang
- Penjualan/pelelangan barang
- Penyewaan barang
- Pembagian barang
- Penghapusan barang
- Pengadaan, penyebaran bahan-bahan tertulis tentang perbendaharaan (Kuha)
Konperensi yang berhubungan dengan Perbendaharaan/Kuha
Perbendaharaan/Kuha
i. HUBUNGAN MASYARAKAT = I
Adapun pokok masalah hubungan masyarakat dengan kode I mencakup/meliputi:
- Hubungan dengan Pemerintah di lingkungan Desa, Kelurahan, Kecamatan,

Kabupaten, Propinsi, dan Pemerintahan di tingkat nasional.
117
- Hubungan dengan Dinas, Jawatan, Vertikal dan Horisontal.
- Hubungan dengan Dinas, Jawatan, Lembaga Swasta Lokal dan Nasional, Lembaga
Swadaya Masyarakat Lokal, Nasional, Internasional.
- Politik, Pembangunan, Ekonomi, Sosial, Kebudayaan, Pertahanan Keamanan
- Hubungan dengan Agama-agama lain
- Pengadaan, penyebaran bahan-bahan tertulis tentang Hubungan Masyarakat
Konperensi yang berhubungan dengan Hubungan Masyarakat
- Hal-hal lain yang menurut bobot dan urgensinya termasuk dalam Hubungan
Masyarakat.
Berita Acara Serah Terima

BERITA ACARA SERAH TERIMA
No : ..........................................
Pada hari ini ...................... tanggal ,.... bulan ..... tahun ..... ., kami yang bertandatangan di
bawah ini:
Satu :N a m a : ........................................................
Jabatan : ........................................................
Selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA.
Dua :N a m a : ........................................................
Jabatan : ........................................................
Selanjutnya disebut PIHAK KEDUA.
Pasal 1
Membaca Surat keputusan Majelis Sinode Harian GMIT tanggal ............ No. ........................
tentang pemutasian dan pemberhentian atau purna layan pendeta .....................................
dari jabatan ............. dan Surat Keputusan Majelis Sinode Harian GMIT tanggal ................. No
.................... tentang pengangkatan pendeta ..................................... ke dalam
jabatan ..........................................
Pasal 2
Berdasarkan Surat Keputusan MSH GMIT seperti tercantum dalam pasal 1 PIHAK PERTAMA
menyatakan dengan sebenarnya bahwa telah menyerahkan pimpinan dan tanggungjawab
Pelayanan Jemaat dan seluruh sarana pelayanan dan kekayaaan/perbendaharaan GMIT yang
dikelola oleh Majelis Jemaat......... kepada PIHAK KEDUA.
Pasal 3
PIHAK KEDUA menyatakan dengan sebenarnya bahwa telah menerima pimpinan dan
tanggungjawab pelayanan jemaat dan seluruh sarana pelayanan dan
kekayaan/perbendaharaan GMIT yang dikelola oleh Majelis Jemaat ...... ..... oleh PIHAK
PERTAMA.
Pasal 4
Adapun seluruh sarana pelayanan dan kekayaan/perbendaharaan GMIT sebagaimana
tercantum dalam pasal 3 terdiri atas:
118
1. Organisasi dan administrasi
2. Administrasi keuangan
3. Keuangan
4. Inventaris
5. Perpusatakaan
6. Dan seterusnya
Yang rinciannya terdapat dalam lampiran satu sampai dengan lampiran ... dari berita Acara
Serah terima ini.
Pasal 5
Penyerahterimaan hal-hal seperti yang tercantum dalam pasal 2 -3 akan
dilaksanakan/diselesaikan selambat-lambatnya 3 hari sesudah penandatanganan Berita
Acara Serah Terima ini.
Pasal 6
BERITA ACARA SERAH TERIMA ini disaksikan oleh :
1. .................................................... sebagai saksi pertama
2. ...................................................... sebagai saksi kedua
Dan diketahui oleh ........................................ jabatan ........................................
Demikianlah Berita Acara Serah Terima ini dibuat untuk dipergunakan seperlunya.
......................... 20.....
PIHAK KEDUA PIHAK PERTAMA
______________ ______________
SAKSI KEDUA SAKSI PERTAMA
_______________ _________________
Mengetahui
________________________
Catatan: BERITA ACARA SERAH TERIMA DIGUNAKAN UNTUK SEMUA LINGKUP PELAYANAN
dan disesuaikan dengan kebutuhan dan kepentingan masing-masing lingkup.
119
BAGIAN KETIGA
PEDOMAN SISTEM KOMUNIKASI – INFORMASI GMIT
DASAR PEMIKIRAN
Kondisi geografi provinsi NTT dan NTB merupakan daerah kepulauan. Topografi sebagian
besar wilayahnya merupakan daratan bergunung-gunung dan berbukit dengan derajat
kemiringan yang mencolok. Hanya sedikit luas dataran rendah yang merupakan lahan subur
yang terdapat dipinggiran kota atau desa. Karena itu realitas warga GMIT adalah penduduk
kepulauan dan pedesaan.
Tofografi yang seperti ini menimbulkan isolasi fisik, isolasi ekonomi dan isolasi sosial.
Apalagi kurangnya dukungan infrastruktur seperti jalan dan jembatan di berbagai daerah-
daerah kecamatan. Sementara tranportasi kepulauan seringkali agak mahal karena
rendahnya frekuensi sarana perhubungan ke beberapa pulau, di mana hal ininya juga
mempengaruhi sistim komunikasi dan informasi pelayanan.
Keterlambatan produk sinodal ke klasis dan ke jemaat menyebabkan banyak dampak

ikutan: antara lain relevansi sistim Presbiterial Sinodal dalam semua lingkup pelayanan
belum berjalan. Masih banyak jemaat-jemaat dan para pelaku pelayanan berjalan sendiri-
sendiri dan belum berpedoman pada berbagai produk Sinodal. Selain belum optimalnya
fungsi-fungsi manajemen pelayanan dan komunikasi di antara pelaku pelayanan dengan
jemaat hingga menyebabkan terganggunya persekutuan dalam jemaat. Dengan demikian
masalah yang dihadapi GMIT dalam semua lingkup pelayanan adalah kurang terpadunya
fungsi komunikasi-informasi dengan manajemen pelayanan.
Pasal 1
Tujuan
1. Membangun dan mengembangkan infrakstruktur komunikasi-informasi GMIT dari

kantor Sinode ke Klasis, dari klasis ke Jemaat secara timbal balik.
2. Jemaat meningkatkan fungsi komunikasi-informasi dari Kantor Sinode ke Klasis dan ke
Jemaat.
3. Memanfaatkan, memfungsikan dan mengembangkan sarana dan prasarana yang dimiliki
GMIT maupun yang tersedia dalam masyarakat untuk melancarkan jaringan komunikasi
informasi dari kantor sinode ke Klasis dan ke Jemaat secara timbal balik.
4. Mengembangkan perpaduan fungsi komunikasi-informasi dan fungsi manajemen secara
terpadu di semua lingkup pelayanan GMIT.
120
5. Melibatkan peran aktif anggota GMIT dalam menggerakkan fungsi komunikasi-
informasi.
PASAL 2
KEBIJAKAN STRATEGI
Guna mencapai tujuan-tujuan di atas perlu ditetapkan kebijaksanaan strategi sebagai

berikut:
1. Menggunakan infrastruktur komunikasi-informasi yang disediakan oleh masyarakat.

2. Menciptakan infrastruktur komunikasi-informasi sendiri jika fasilitas tersebut belum
tersedia dalam masyarakat.
3. Membentuk dan menetapkan sentra-sentra yang berfungsi memperlancar komunikasi-
informasi di semua lingkup pelayanan.
4. Memanfaatkan fasilitas berupa alat/sarana komunikasi-informasi melalui jalur
transportasi darat, laut, udara, dengan menggunakan perangkat-perangkat komunikasi.
5. Mengadakan dan meningkatkan sumber daya manusia yang berkualitas untuk
mengelolah sarana dan prasarana komunikasi-informasi.
6. Menetapkan jadwal atau waktu yang tepat untuk melancarkan komunikasi-informasi.
7. Menganggarkan dana untuk membiayai kegiatan komunikasi-informasi.
Pasal 3
Kebijakan Operasional
Untuk melaksanakan Kebijakan strategi seperti yang dimaksud pada pasal 2, maka kebijakan
operasional yang ditempuh sebagai berikut:
1. Menetapkan kantor Sinode sebagai pusat komunikasi-informasi GMIT
2. Menetapkan sentra-sentra atau pusat-pusat komunikasi informasi GMIT di teritori-
teritori atau wilayah Klasis/jemaat :
a. Kupang Daratan (wilayah Kabupaten Kupang dan Kota Kupang)
(1) Uiasa (2) Sikumana (3) Baun (4) Oekabiti (5) Camplong (6) Bokong-Takari
(7) Lelogama (8) Naikliu (9) Babau (10) Tarus (11) Kupang
b. Timor Tengah Selatan

(1) Panite (2) kuanfatu (3) Se’i (4) Kuatolin
(5) oenlasi (6) Ayotupas (7) Boking (8) Oeekam (9) niki-niki (10) polen (11)
Kapan (12) Kasetnana (13) Soe*
c. Timor Tengah Utara

(1) Kefamenanu* (2) Eban (3) Oelolok (4) Wini
d. Belu
(1) Atambua* (2) betun (3) Atapupu
e. Rote Ndao
(1) Lidamanu (2) Busalangga (3) Ba’a* (4) Keka
(5) Feapopi (6) Olafuliha’a (7) Eahun
f. Sabu Raijua
(1) Raijua (2) Mehara (3) Seba* (4) Bolou (5) liae
g. Flores
121
(1) Labuanbajo (2) Ruteng (3) Borong (4) Aimere (5) Bajawa (6) Nagekeo (7) Ende*
(8) Maumere (9) Larantuka (10) Lembata
h. Sumbawa
(1) Bima (2) Dompu (3) Sumbawa besar*
(4) Batu hijau (5) Donggo-Nggerukopa
i. Tri Buana
(1) Pura (2) Kalabahi* (3) Mebung (4) Moru (5) Lantoka (6) Apui (7)
Bukapiting (8) Kabir (9) Baranusa (10) Tamalabang
3. Menetapkan waktu penyaluran yakni:

a. Pada kesempatan pertama
b. Hari Pasar khusus bagi sentra-sentra
c. Satu hari tertentu setiap minggu
Pasal 4
Pelaksana
Pelaksana dari penyebaran komunikasi –informasi baik dari kantor sinode, dari sentra-sentra
informasi, klasis dan jemaat adalah:
1. Sekretaris kantor sinode
2. Koordinator sentra-sentra
3. Majelis Klasis ( Ketua Majelis Klasis dan Penanggungjawab Sentra)
4. Majelis Jemaat (Ketua Majelis Jemaat dan Penanggungjawab Sentra)
5. Wakil Ketua di Mata Jemaat
6. Anggota Jemaat yang memiliki sarana dan alat komunikasi-informasi
7. Pelaksanaan, monitoring dan evaluasi digiatkan oleh sekretariat Kantor Sinode, MK, MJ
dan para penanggungjawab sentra.
8. Untuk memperlancar kepentingan monitoring dan penyebaran informasi maka semua
pelaksana perlu membuat E-mail.
Pasal 5
Sarana Komunikasi
Sarana-sarana komunikasi –informasi yang dipergunakan adalah:

1. Kendaraan beroda dua dam beroda empat milik GMIT
2. Kendaraan Umum (bus, travel dll).
3. Kapal laut
4. Kapal udara/pesawat
5. Telegram
6. Telepon/handphone
7. Radio (Radio GMIT/Radiao Suara Kasih, dan Radio lainnya)
8. Fax
9. Website/internet
10. Email
11. Berita GMIT
12. Newsleter GMIT
13. Buletin Klasis/Jemaat
14. Jurnal/majalah UPP/BP
15. Pos dan Giro
16. Warta Jemaat
Pasal 6
Uraian Tugas
122
1. Sekretariat Kantor Sinode
a. Bertanggungjawab dalam menggerakkan seluruh jaringan komunikasi-informasi dari
Kantor Sinode ke sentra-sentar, klasis dan jemaat.
b. Bertanggungjawab dalam menyebarkan, memantau, mengontrol, mengendalikan,
mengevaluasi, mengembangkan dan menggerakan fungsi komunikasi –informasi dari
sekretariat kantor sinode ke sentra-sentra, klasis dan jemaat setiap hari.
c. Dalam melaksanakan butir a dan b harus memusatkan perhatian kepada kegiatan-
kegiatan harian sebagai berikut:
(1) Pengadaan informasi pada waktunya
(2) Pengiriman informasi kepada sentra-sentra pada kesempatan pertama
(3) Bahan informasi yang sangat penting yang menuntut pelaksanaan pada waktu
singkat dibawa langsung ke sentra-sentra dengan menggunakan jasa angkutan
umum atau kendaraan MSH.
d. Memantau sentra-sentra melalui telepon/hp dan radiogram untuk menyalurkan
bahan informasi ke klasis-klasis dibawah koordinasinya.
e. Mengirimkan radiogram atau telepon kepada klasis dan jemaat untuk menjemput
bahan informasi tersebut dari sentra-sentra informasi.
f. Mengevaluasi sendiri atau dengan sentra-sentra tentang proses dan mekanismenya
untuk segera mengetahui hambatan-hambatan yang ditemui melalui pertemuan
berkala.
g. Memantau melalui telepon/hp ke sentra-sentra untuk mengetahui situasi masyarakat
dan situasi khusus klasis/jemaat yang di dalam koordinasinya setiap hari agar ada
penguasaan terhadap situasi GMIT secara menyeluruh dan dapat memberi tanggapan
terhadap situasi khusus bila ada, dengan terlebih dahulu berkoordinasi dengan MSH.
h. Mengusahakan untuk terus mengupdate berbagai informasi di semua lingkup
pelayanan khususnya di lingkup sinode yang menjadi tanggungjawab.
2. Sentra-sentra Informasi
a. Mendistribusikan /mengirimkan bahan-bahan informasi kepada majelis Klasis /KMK,
dan Jemaat/ KMJ di dalam koordinasinya
b. Mengirimkan kepada MSH bahan/informasi atau surat dari Majelis Klasis dan Majelis
Jemaat
c. Memantau kelancaran pengiriman bahan informasi kepada Majelis Klasis dan Majelis
Jemaat dalam koordinasinya.
d. Mengevaluasi secara sendiri dan atau dengan sekertariat kantor sinode, ketua
Majelis Klasis dan Ketua majelis jemaat di dalam koordinasinya tentang proses dan
mekanismenya untuk segera mengatasi hambatan–hambatan yang ditemui melalui
pertamuan berkala.
e. Memberikan usul-saran kepada Majelis Sinode Harian dan Majelis Klasis Harian dan
Majelis Jemaat Harian di dalam koordinasinya.
3. Majelis Klasis
a. Meneruskan bahan-informasi dari sekertariat kepada ketua MJH/Majelis Jemaat
Harian di dalam wilayah pelayanannya.
b. Menjemput bahan informasi dari sekertariat Kantor sinode yang tersimpan di sentra
setiap minggu sesuai dengan jadwal yang ditetapkan.
c. Memantau kelancaran pengiriman bahan informasi ke jemaat di dalam wilayah
pelayanannya.
d. Mengevaluasi secara sendiri dan/atau dengan sentra dan dengan ketua Majelis
Jemaat di setiap jemaat tentang proses dan mekanismenya untuk segera mengatasi
hambatan-hambatan yang ditemui melalui pertemuan berkala
e. Memberikan usul-saran kepada sentra dan kantor sinode untuk meningkatkan
pelayanan kepada jemaat dalam wilayah pelayanannya.
123
f. Mengupayakan update data tentang klasis dan jemaat yang ada di bawah
koordinasinya.
4. Majelis Jemaat
a. Mengirimkan/mendistribusikan bahan informasi yang diterima dari sekertariat kantor
sinode dan kantor klasis kepada wakil ketua majelis mata jemaat.
b. Menyampaikan informasi tentang GMIT yang diperoleh dari sekertariat kantor
sinode dan kantor klasis kepada anggota jemaat melalui Warta Jemaat.
c. Melibatkan anggota jemaat dalam kegiatan komunikasi-informasi GMIT.
d. Menjemput bahan informasi yang tersimpan di kantor klasis atau di sentra informasi
pada hari tertentu sesuai dengan jadwal yang sudah ditetapkan.
e. Memberikan usul-saran kepada Ketua Majelis Klasis dan sentra untuk meningkatkan
pelayanan kepada jemaat dan mata jemaat di dalam wilayah pelayanannya.
Pasal 7
Penutup
Demikianlah Pedoman Sistem Komunikasi – Informasi GMIT ini ditetapkan untuk

dilaksanakan di semua lingkup pelayanan (sinode, Klasis dan jemaat) dengan harapan
hambatan-hambatan komunikasi akan diatasi, informasi akan diperoleh secara cepat dan
tepat dan secara merata di seluruh lingkup pelayanan GMIT.
Rekomendasi-rekomendasi
1. Menjadikan radio suara kasih sebagai alat komunikasi di seluruh wilayah pelayanan
GMIT, dalam rangka memperkenalkan produk-produk pelayanan GMIT
2. Menegaskan pada BPP dan UPP untuk memanfaatkan radio suara kasih sebagai media
komunikasi.
3. MSH GMIT mendorong agar manajemen radio GiSKa untuk mandiri.
4. Berita GMIT sebagai salah satu media komunikasi diharapkan dikelola secara profesional
dalam hal penataan manajemen.
5. Sekertaris MS diharapkan membuat contoh surat BPP, UPP dan BP untuk dilampirkan
bersama pedoman ini.
6. Sekertaris MS diharapkan membuat contoh berita acara untuk dilampirkan bersama
pedoman ini.
7. Acara-acara untuk kegiatan protokoler diharapkan di atur sebaik-baiknya karena
berhubungan dengan kegiatan ibadah.
Ditetapkan di : Kupang
Oleh : Majelis Sinode GMIT
Pada : Persidangan Majelis Sinode XXXIV
Tanggal : 18 Mei 2012
An. Majelis Sinode Gereja Masehi Injili di Timor
Ketua, Sekretaris,
Pdt. Robert St. Litelnoni, S.Th Pdt. Benjamin Nara Lulu, M.Th
124
125

Pedoman Organisasi, Adminstrasi Dan Informasi Final

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Pedoman Organisasi, Adminstrasi Dan Informasi Final

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

I

GEREJA MASEHI INJILI DI TIMOR

(GBM GPI dan Anggota PGI)

LAMPIRAN : KEPUTUSAN PERSIDANGAN MAJELIS SINODE GMIT No. 05/KEP/MS-

PEDOMAN ORGANISASI GMIT

1. Memberikan gambaran atau keterangan yang jelas tentang kedudukan, tugas,

1. Pedoman organisasi Jemaat, Klasis dan Sinode.

Dasar Hukum Pembentukan GMIT

1. GMIT di dalam mengelola Pelayanannya berdasarkan pada pengakuan atas

Struktur Dasar GMIT adalah jemaat, klasis dan sinode.

1. Penyelenggaraan Pelayanan GMIT menjadi kewajiban dan tanggungjawab setiap warga

1. Adapun Badan Pelayanan GMIT terdiri atas :

Struktur Organisasi GMIT digambarkan dalam bentuk bagan.

Jemaat Klasis Sinode

Adapun wewenang, tugas dan tanggungjawab jemaat adalah :

Susunan Organisasi Jemaat terdiri dari :

1. Kedudukan Persidangan Jemaat adalah:

2. Persidangan Jemaat Istimewa

Susunan Majelis Jemaat terdiri atas:

1. Susunan Majelis Jemaat Harian

1. Persidangan Majelis Jemaat diadakan untuk menjabarkan keputusan persidangan

1. Rapat Majelis Jemaat Harian diadakan untuk:

1. Persidangan Majelis Mata Jemaat diadakan untuk menjabarkan keputusan Persidangan

Tujuan dibentuknya Klasis adalah:

Struktur organisasi Klasis terdiri dari:

Persidangan lingkup Klasis terdiri dari:

1. Persidangan Klasis adalah wadah pengambilan keputusan jemaat-jemaat GMIT dalam

1. Persidangan klasis istimewa adalah persidangan yang diadakan dalam rangka

1. Persidangan Majelis Klasis diadakan untuk menjabarkan keputusan Persidangan Klasis,

1. Majelis Klasis adalah badan keorganisasian yang memimpin dan mengkoordinir

Susunan Majelis Klasis adalah:

Majelis Klasis Harian terdiri dari :

Majelis Klasis Harian mempunyai tugas sebagai berikut:

Tujuan Sinode adalah :

Struktur organisasi Sinode terdiri dari :

1. Persidangan Sinode adalah wadah pengambilan keputusan yang mengikat seluruh

1. Pemanggil persidangan Sinode adalah Majelis Sinode.

1. Persidangan Sinode Istimewa adalah persidangan yang diadakan dalam rangka

1. Persidangan Sinode Istimewa dapat diusulkan oleh:

1. Persidangan Majelis Sinode dilaksanakan sekali tahunan.

1. Pemanggil persidangan Majelis Sinode adalah Majelis Sinode Harian (MSH).

1. Majelis Sinode memiliki wewenang untuk:

Struktur Majelis Sinode terdiri atas:

3.1. Pimpinan umum sekretariat Majelis Sinode.

4.1. Menjalankan fungsi sekretaris apabila sekretaris berhalangan, kecuali untuk

Uraian tugas setiap Unit pembantu pelayanan adalah sebagai berikut:

1.1 Tugas Sekretaris Bidang Pemuda dan kaum Bapak

1.2 Tugas Sekretaris Bidang Perempuan GMIT

1.3 Tugas Sekretaris Bidang Pelayanan Anak dan Remaja

a. UPP Perbendaharaan dibagi dalam 4 bidang yakni: Bidang Keuangan, Bidang

2.1 Tugas Sekertaris bidang keuangan:

2.2 Tugas Sekretaris bidang Penggajian :

2.3 Tugas Sekretaris bidang harta milik:

3. UPP Pengembangan Teologi

Tugas Ketua UPP Pengembangan Teologi :

3.1 Tugas Sekretaris Bidang Pembinaan Warga Gereja

4. UPP Pendidikan Dan Pengembangan Personil

Ketua UPP Personil mempunyai tugas :

4.1 Sekretaris bidang Pendidikan dan Pengembangan Personil

4.2 Sekretaris bidang administrasi dan penempatan Personil

4.3 Sekretaris bidang penilaian kinerja personil

4.4 Sekretaris bidang pastoral personil

5. UPP Kerjasama Oikumenis dan Kemitraan

6. UPP Tata Usaha