STRUKTUR ORGANISASI PROYEK

PEMBUATAN DAN PERBAIKAN JALAN POROS

KUKAR-KOTA BANGUN

MANAJER PROYEK

--------

ASISTEN MANAJER Q/C SUPERVISOR

-------- --------

KEPALA ADMINISTRASI KEPALA LAPANGAN KEPALA LOGISTIK

-------- -------- --------

-------- Kep.pelaksana Kep.pelaksana Kep.pelaksana --------

Kep.pelaksana
Bag.ME Bag.struktur Bag.arsitektur

pelaksana pelaksana pelaksana

Bag.ME Bag.struktur Bag.arsitektur

1. Adapun unsur-unsur organisasi proyek ini terdiri dari:

a. Pemilik Proyek (owner dan Supervisor)

Pada proyek ini Kementrian Pekerjaan Umum bertindak langsung sebagai owner dan
supervisor. Kementrian Pekerjaan Umum sebagai badan hukum yang menghendaki
dilaksanakannya proyek ini memiliki hak dan kewajiban, antar lain:

 Secara berkala meninjau lapangan untuk melihat kemajuan pekerjaan.

 Ikut serta menilai kualitas pekerjaan yang dilakukan kontraktor agar tidak
menyimpang dari dokumen kontrak.
 Mengawasi pelaksanaan pembangunan yang menyangkut aspek kualitas dan
kuantitas.
 Mengawasi time schedule terhadap kemajuan proyek.
 Menilai pelaksanaan pekerjaan dan pelaksanaan pengawasan anggaran biaya.
 Menerima atau menolak saran-saran kontraktor dalam kaitannya dengan
pembangunan proyek.
 Menyetujui atau menolak penambahan, pengurangan, dan perubahan pekerjaan
diluar dokumen kontrak yang diusulkan kontraktor.
 Mengambil tindakan atas keputusan yang diperlukan untuk menjamin kelancaran
pelaksanaan proyek.
 Mencabut dan membatalkan kontrak terhadap kontraktor apabila kontraktor
menangguhkan pekerjaan proyek tanpa alasan yang dapat diterima.
 Menerima penyerahan pekerjaan apabila sudah memenuhi syarat dan peraturan-
peraturan yang ada.

b. Kontraktor Pelaksana

Kontraktor pelaksana adalah perusahaan maupun perorangan yang berbadan hukum

yang menerima pekerjaan dan menyelengarakan pekerjaan menurut biaya yang telah
disepakati bersama dengan peraturan dan syarat-syarat yang ada.

Beberapa tugas dan kewajiban kontraktor pelaksana antara lain:

 Mengadakan tenaga kerja, material, dan alat alat kerja yang sesuai dengan
spesifikasi teknis dan syarat perjanjian proyek.
  Mengkoordinasi dan bertanggung jawab terhadap semua aktifitas dan membuat
kontrak langsung dengan para subkontraktor, supplier, mandor, dan personil
kontraktor sesuai dengan syarat yang ada pada dokumen dengan sepengetahuan
konsultan pengawas.
 Menyerahkan dan membuat detail kerja beserta gambar, usulan perubahan
pekerjaan, dan laporan kegiatan serta pemeriksaan buku pengoperasian kegiatan.
 Memberikan perintah secara langsung untuk menghentikan setiap subkontraktor
dan supplier yang tidak melaksanakan pekerjaan sesuai dengn perjanjian kontrak
atau syarat - syarat kerja.
 Mengikuti prosedur proyek yang diarahkan oleh konsultan pengawas.
 Menyerahkan proyek pekerjaan yang telah dilaksanakan dalam batas waktu yang
telah ditentukan dan membuat berita acaranya.

c. Konsultan Perencana

Adalah badan usaha yang merencanakan suatu proyek dan bergerak di bidang desain
fisik proyek, yakni berupa perencanaan dalam bentuk gambar-gambar konstruksi,
struktur, dan juga rencana anggaran biaya. Tetapi dalam proyek ini, konsultan
perencana juga menyediakan dana dalam bentuk pinjaman kepada Kementrian
Pekerjaan Umum. Pada proyek ini yang bertindak sebagai perencana adalah

Konsultan perencana bertanggung jawab atas:

o Perencanaan bangunan yang diinginkan oleh pemilik berupa dasar-dasar

perhitungan dan gambar.
o Perencanaan letak bangunan, volume pekerjaan, rancangan anggaran
biaya, dan jangka waktu pelaksanaan.

2. Struktur Organisasi Lapangan

Struktur Organisasi di lapangan dibentuk untuk mendukung kelancaran pekerjaan

sehingga ada kejelasan penyelesaian tugas, wewenang, dan tanggung jawab masing-
masing pelaksana dilapangan.

Adapun struktur organisasi di lapangan beserta tugas-tugasnya adalah sebagai berikut:

 a. Manager Proyek

Manager proyek adalah orang yang mewakili pihak kontraktor yang bertanggung
jawab terhadap seluruh kegiatan proyek agar proyek tersebut dapat selesai sesuai
dengan batas waktu dan biaya yang telah direncanakan.

Wewenang dan tanggung jawab manager proyek antara lain:

 Mengadakan konsultasi dengan pemilik proyek mengenai perkembangan

pelaksanaan maupun permasalahan kritis.
 Memberikan laporan lisan atau tertulis kepada pemilik proyek (owner).
 Menjalankan manajemen proyek dan sewaktu-waktu dapat mengadakan
pemeriksaan ke lapangan pekerjaan proyek.
 Mempelajari dokumen kontrak.
 Memimpin survey lokasi proyek sebagai bahan pembuatan perencanaan.
 Memilih dan menetapkan metode konstruksi yang akan digunakan.
 Bersama – sama dengan Kabag. Pengendalian mereview dan menyempurnakan
construction plan pada waktu tender.
 Mengurus serah terima lapangan.
 Melakukan persiapan pelaksanaan proyek di lapangan.
 Melakukan assesment risiko proyek dan dipresentasikan dalam rapat moving in.
 Menyelenggarakan rapat moving in.
 Memimpin kegiatan pelaksanaan proyek dengan menggunakan sumber daya milik
perusahaan dan mitra usaha secara efisien dan produktif.
 Mengikuti rapat dengan pihak pengguna jasa.
 Mengkonsultasikan setiap permintaan dana kerja proyek dengan Kacab / Kawil /
Wakawil.
 Menanda tangani laporan proyek baik untuk internal dan eksternal.
 Mengajukan penagihan termijn / progress payment/claim.
 Membina hubungan baik dengan pengguna jasa dan mitra usaha .untuk
kelancaran pelaksanaan proyek dan defensif marketing.
 Melakukan coaching and counselling pada bawahannya.
 Melakukan pembinaan SDM (Sumber Daya Manusi) menjadi tenaga profesional
yang menguasai bisnis, manajemen dan teknologi.
 Mengidentifikasi resiko yang mungkin terjadi dan memberikan respon antisipasi.
 Menggali/menciptakan peluang untuk menambah pendapatan dan melakukan
value engeneering.
 Mempersiapkan proses penyerahan pertama secara partial atau keseluruhan.
 Melakukan pemeliharaan pekerjaan yang diserahkan.
 Melakukan penyerahan akhir bangunan termasuk as built drawing.
 Menyelenggarakan rapat moving out setelah proyek selesai.
 Menyampaikan hasil kajian improvement metode konstruksi ke bagian Litbang
Biro Sistem & Teknologi Informasi .
 Melaksanakan pekerjaan khusus yang diperintahkan oleh Kadiv / Wakadiv.
 Melakukan pembinaan penerapan PW-K3LM (Pengawasan Wajib-Keselamatan
Kesehatan dan Kesejahteraan Lingkungan Masyarakat) di proyek.
 Mengurus surat referensi dari pengguna jasa setelah proyek selesai.
 Mengkonsultasikan setiap permintaan dana kerja proyek dengan Kacab/Kawil/
Wakawil.
 Melakukan evaluasi dan kaji ulang resiko minimal 1 x setahun.

b. Administrasi Keuangan

Administrasi keuangan adalah orang yang bertanggung jawab terhadap pengadaan

material dan pendanaan yang berhubungan dengan pembangunan proyek. Adapun
tugas administrasi keuangan antara lain:

 Menyusun dan mengendalikan anggaran BAU (Badan Administrasi

Keuangan) Proyek.
 Mengevaluasi laporan keuangan yang dibuat oleh staf.
 Melaksanakan pengelolaan administrasi kepegawaian, keuangan dan
perpajakan proyek.
 Melaksanakan penilaian karya pegawai di proyek.
 Menyelenggarakan tata usaha surat menyurat dan tata usaha Kepala Proyek.
 Melaksanakan inventarisasi, pemeliharaan dan pengawasan penggunaan
peralatan kantor proyek.
 Memonitor penyelenggaraan tugas-tugas rumah tangga, tata usaha perjalanan
dinas dan pengaturan kendaraan pool proyek.
 Membuat laporan keuangan dengan program SIM-AK.
 Membuat solusi penanganan masalah keuangan proyek.
 Melakukan pembinaan sumber daya dibidang personalia dan keuangan.
 Memberi petunjuk teknis pelaksanaan tugas staf KSDM (Kepala Sumber
Daya Manusia).
 Menyusun, menetapkan dan menilai SKI (Sistem Kerja Instansi) staf KSDM.
 Menyusun konsep surat untuk ditanda tangani Kepala Proyek.
 Membantu pimpinan didalam pelaksanaan PW-K3LM di proyek.
 c. Kepala teknik dan Administrasi kontrak

Tugas dari kepala teknik dan asministrasi kontrak antara lain:

 Mempelajari dokumen kontrak proyek.

 Membuat assesment resiko proyek untuk dipresentasikan dirapat moving in.
 Menyiapkan materi rapat moving in dan moving out proyek.
 Bersama-sama Kasi KSDM dan Kasi Loglat menyusun chas flow proyek dan
permintaan dana kerja proyek.
 Mengevaluasi realisasi BK/PU Proyek selama pelaksanaan.
 Menganalisis penyimpangan biaya yang terjadi, dan melaporkan ke Kapro.
 Menganalisis kinerja waktu proyek selama proses pelaksanaan.
 Menganalisis penyebab keterlambatan dan melaporkan ke Kapro.
 Membuat berita acara progres lapangan untuk tagihan termijn proyek.
 Bersama – sama seksi KSDM mengurus berita acara tagihan termijn proyek.
 Menyiapkan addendum/amandemen kontrak dengan owner.
 Mempersiapkan dan mengurus penyelesaian klaim.
 Membuat konsep tentang perpanjian dengan pihak ke tiga.
 Mengamati penerapan / pengendalian resiko & PW K3LM di proyek.
 Menganalisis real cost untuk pekerjaan – pekerjaan tertentu.
 Menganalisis tingkat produktifitas untuk pekerjaan tertentu.
 Mengevaluasi kinerja subkontraktor, mandor dan tukang.
 Mengevaluasi dan memberi usulan pelaksanaan metode konstruksi di proyek.
 Melakukan komunikasi horizontal dengan kasi lain di proyek.
 Membuat konsep surat untuk ditanda tangani Kapro.
 Menyusun , menetapkan dan menilai SKI staf Pengendalian.
 Melakukan evaluasi dan kaji ulang yang diperlukan terhadap risiko minimal 1 x
setahun, atau saat ditemukan risiko yang memberikan dampak diluar batas yang
diijinkan.

d. Kepala Logistik dan Peralatan

Adapun tugas kepala logistik dan peralatan adalah :

 Bersama – sama Kasi teknik & Adkon dan Kasi KSDM menyusun chas flow
proyek dan permintaan dana kerja proyek.
 Memberikan informasi harga material dan harga alat untuk keperluan pelaksana
proyek.
 Mengadakan contoh material untuk mendapatkan persetujuan dari pihak kesatu.
 Mengadakan material dan alat yang diperlukan di proyek sesuai schedule.
 Melaksanakan perencanaan, pengoperasian, pengendalian pemeliharaan &
perbaikan alat termasuk pengadaan suku cadang.
 Mengatur penugasan operator dan mekanik peralatan proyek.
 Membuat laporan pengoperasian alat.
 Mengelola persediaan material.
 Mengamankan dan melaporkan material sisa ke Divisi.
 Membina hubungan dengan supplier material dan paralatan konstruksi.
 Membina hubungan dengan perusahaan penyewaan alat konstruksi.
 Membina hubungan dengan perusahaan angkutan/forwarder.
 Menyelenggarakan mobilisasi dan demobilisasi alat konstruksi.
 Melakukan negosiasi harga material dan sewa alat.
 Membuat konsep surat perjanjian pembelian dan sewa alat.
 Membantu pimpinan didalam melaksanakan PW-K3LM di proyek.
 Melakukan koordinasi dengan staf dibawahnya.
 Menyusun, menetapkan dan menilai SKI Staf.
 Melakukan komunikasi dengan petugas lain di proyek.
 Melakukan evaluasi kinerja supplier Proyek.

e. Kepala Lapangan

Tugas kepala lapangan antara lain :

 Mengkoordinasi para pelaksana / mandor dan subkontraktor.

 Memimpin pelaksanaan konstruksi / produksi sesuai program kerja mingguan,
metoda kerja, gambar kerja dan mengikuti spesifikasi teknik.
 Mengikuti rapat dengan pemberi tugas ( Owner ).
 Bersama bagian teknik melaksanakan negosiasi mandor dan subkontraktor.
 Memimpin rapat koordinator dengan para pelaksana, mandor dan subkontraktor.
 Bersama bagian teknik mereview metoda konstruksi.
 Menekan biaya produksi.
 Menjalin hubungan baik dengan pengawas pekerjaan / konsultan untuk
kelancaran pekerjaan dilapangan
 Menyetujui hasil pemeriksaan dan pengukuran progress pekerjaan mandor
subkontraktor.
  Membantu Bagian Administrasi Kontrak (BAK) dalam membuat berita acara
kemajuan pekerjaan secara berkala.
 Memimpin pelaksanaan dan pengendalian K3LM di proyek.
 Membuat evaluasi laporan harian tentang pelaksanaan kegiatan pekerjaan di
lapangan .
 Menyiapkan / menyusun bahan rapat dengan owner.
 Memberi coaching and councelling kepada para pelaksana.
 Mengikuti rapat koordinasi dengan pengguna jasa.

2. Baik dan buruk nya dalam penggunaan struktur iniantara lain

kebaikan keburukan
1. kesatuan perintah dan kesatuan pimpinan 1. koordinasi antar anggota biasanya sulit
terjamin sepenuhnya karena pimpinan karena mereka bertanggung jawab kepada
berada dalam satu tangan. superriornya saja.

2. garis pimpinan berjalan secara langsung 2. oveall planning sulit karena anggota
karena pimpinan langsung berhubungan hanya merasa terikat kepada atasan
dengan anggota. langsung.

3. proses pengubahan keputusan dapat 3. dapat timbul birokrasi yang beku,

berjalan dengan cepat
4. Cepat termonitor apabila anggota yang
cakap atau kurang, rajin atau malas
5. rasa solidaritas anggota sangat baik
karena saling mengenal.
petunjuk harus melalui beberapa
hierarki.
4. Pembagian kerja kurang terkhususkan,
sehingga keuntungan spesialisasi tidak
ada kesempatanpara anggota untuk
berkebang terbatas.

5. kerja sama antar bagian kurang erat

6. seluruh organisasi terlalu tergantung

pada saru orang sehingga seseorang itu
tidak mampu maka seluruh organisasi
terancam kehancuran