FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI PENERAPAN

PRINSIP 7C PADA SURAT BERBAHASA INGGRIS DI PT

BOSOWA MARGA NUSANTARA MAKASSAR

PROPOSAL SKRIPSI

Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat

Guna Memperoleh Gelar Sarjana Sains Terapan
Pada Politeknik Negeri Ujung Pandang

Oleh :

MIFTAHUL JANNAH
452 16 023

PROGRAM STUDI D4 ADMINISTRASI BISNIS

JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA
POLITEKNIK NEGERI UJUNG PANDANG
MAKASSAR
2020
 HALAMAN PERSETUJUAN

Proposal skripsi dengan judul “Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Penerapan

Prinsip 7C Pada Surat Berbahasa Inggris di PT Bosowa Marga Nusantara

Makassar” Oleh Miftahul Jannah NIM 452 16 023 dinyatakan layak untuk

diujikan.

Makassar, Juni 2020

Menyetujui,

Pembimbing I, Pembimbing II,

Drs. Paramudia M.Ed.,Ph.D Dra. Hj. Farida Amansyah M.A TESOL

NIP 19671010 199303 1 006 NIP 19680710 199303 2 002

Mengetahui,
Ketua Program Studi D4 Administrasi Bisnis
Politeknik Negeri Ujung Pandang

Drs. Paramudia M.Ed.,Ph.D

NIP 19671010 199303 1 006

ii
 KATA PENGANTAR
Assalamu ‘Alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh

Puji dan syukur kehadirat Allah Yang Maha Esa atas segala rahmat dan

karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini dengan judul

“Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Penerapan Prinsip 7C pada PT Bosowa

Marga Nusantara Makassar” untuk memenuhi salah satu syarat guna memperoleh

gelar Sarjana Sains Terapan Politeknik Negeri Ujung Pandang.

Penulis menyadari bahwa skripsi ini dapat diselesaikan berkat dukungan dan

bantuan dari berbagai pihak terutama kedua orang tua penulis H. Muhammad

Basri dan Hj. Rosana serta saudara penulis Dhanny Arifandi dan Armiany

Azzahra yang senantiasa memberikan motivasi dan dukungan kepada penulis.

Pada kesempatan ini penulis juga menyampaikan ucapan terima kasih kepada

yang terhormat:

1. Ir. Muhammad Anshar, Ph.D., selaku Direktur Politeknik Negeri Ujung

Pandang

2. Adam Rasid, S.Sos., M.Si., selaku Ketua Jurusan Administrasi Niaga

Politeknik Negeri Ujung Pandang

3. Drs. Paramudia, M.Ed., Ph.D., selaku Ketua Program Studi D-4 Jurusan

Administrasi Niaga Politeknik Negeri Ujung Pandang dan pembimbing I

yang tiada henti-hentinya membimbing penulis dengan memberikan

masukan, bantuan, serta nasehatnya kepada penulis hingga skripsi ini dapat

terselesaikan.

iii
4. Dra. Hj. Farida Amansyah, M.A., TESOL selaku pembimbing II yang

senantiasa memberikan bimbingan, nasehat dan arahannya selama penulisan

skripsi ini hingga penyusunan skripsi ini selesai.

5. Drs. Muslimin MT, M.Hum, selaku wali kelas 4A D4 atas masukannya dalam

penulisan skripsi ini.

6. Seluruh dosen Jurusan Administrasi Niaga yang telah banyak memberikan

ilmu dan pengalaman yang tentunya sangat bermanfaat.

7. Seluruh tenaga kependidikan Jurusan Administrasi Niaga yang telah banyak

membantu penulis dalam urusan akademik.

8. Kak Ifan, Dhani, Rismel, Aul, Deca, Dede, Fahmi, Shisi, Novi, Bugi, Ayat,

Ali, Rini, Muti, Tira, Reni dan semua teman-teman angkatan 2016

Administrasi Bisnis yang senantiasa memberikan dukungan dan semangat

dalam penyusunan skripsi ini.

Akhir kata penulis mengucapkan semoga Allah SWT memberikan Rahmat

dan HidayahNya kepada kita semua dalam menjalani aktivitas keseharian kita.

Amin.

Makassar, 8 Mei 2020

Penulis

iv
 DAFTAR ISI

HALAMAN PENGESAHAN.................................................................................ii

KATA PENGANTAR............................................................................................iii

DAFTAR ISI............................................................................................................v

BAB I PENDAHULUAN......................................................................................1

1.1 Latar Belakang Masalah............................................................................1

1.2 Rumusan Masalah.....................................................................................2

1.3 Ruang Lingkup Penelitian.........................................................................3

1.4 Tujuan Penelitian.......................................................................................3

1.5 Manfaat Penelitian.....................................................................................3

BAB II TINJAUAN PUSTAKA............................................................................5

2.1 Pengertian..................................................................................................5

2.1.1 Pengertian Surat.................................................................................5

2.1.2 Pengertian Korespondensi..................................................................5

2.2 Fungsi Surat...............................................................................................6

2.3 Bagian-Bagian Surat..................................................................................7

2.3.1 Heading of Letter...............................................................................7

2.3.2 Opening of Letter...............................................................................9

2.3.3 Body of Letter..................................................................................11

2.3.4 Closing of Letter..............................................................................13

2.4 Jenis – Jenis Surat Bisnis.........................................................................17

2.5 Prinsip Penulisan Surat Bisnis Berbahasa Inggris...................................19

2.6 Kerangka Konseptual..............................................................................25

BAB III METODE PENELITIAN......................................................................27

3.1 Tempat dan Waktu Penelitian.................................................................27

v
 3.2 Populasi dan Sampel..............................................................................27

3.2.1 Populasi............................................................................................27

3.2.2 Sampel..............................................................................................27

3.3 Teknik Pengumpulan Data......................................................................27

3.3.1 Studi Dokumentasi...........................................................................27

3.3.2 Wawancara.......................................................................................28

3.4 Tipe Penelitian.........................................................................................28

3.5 Analisis Data...........................................................................................28

3.6 Definisi Operasional................................................................................33

DAFTAR PUSTAKA............................................................................................35

vi
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Dalam era globalisasi seperti sekarang ini, setiap orang seharusnya memiliki

banyak keterampilan untuk bersaing dengan yang lain. Salah satunya adalah

kemampuan untuk menggunakan bahasa Inggris. Era globalisasi menjadikan

bahasa Inggris sebagai bahasa yang paling umum digunakan di setiap area

kehidupan, terutama di bidang bisnis.

Di setiap negara, ada banyak perusahaan yang menjalin kerjasama dengan

perusahaan lain baik perusahaan lokal maupun internasional. Oleh karena itu,

setiap karyawan dalam perusahaan tersebut dituntut untuk dapat berkomunikasi

dalam bahasa Inggris baik lisan maupun tulisan agar dapat berkomunikasi dengan

baik dengan perusahaan lain.

Salah satu cara perusahaan untuk berkomunikasi melalui tulisan adalah

dengan membuat surat. Dalam era globalisasi, surat tetap dibutuhkan dalam

perusahaan karena surat menyediakan informasi yang terperinci dan jelas serta

dapat digunakan sebagai bukti hitam diatas putih.

Salah satu perusahaan yang menggunakan bahasa Inggris dalam pembuatan

suratnya adalah PT Bosowa Marga Nusantara Makassar yang merupakan salah

satu perusahaan dalam bidang jasa pelayanan jalan tol. Perusahaan sedang

melakukan kontruksi tol layang dengan menjalin kerjasama dengan perusahaan

lain baik perusahaan lokal maupun internasional sehingga mengharuskan

1
perusahaan membuat surat dalam bahasa Inggris agar memudahkan komunikasi

antar perusahaan.

Pembuatan surat bisnis harus dilakukan dengan teliti. Apabila terjadi

kesalahan akan menyebabkan kerugian bagi perusahaan baik secara finansial

maupun bagi brand image perusahaan.

Untuk membuat surat bisnis yang benar, ada 7 prinsip yang seharusnya

digunakan yaitu Clear (jelas), Complete (lengkap), Courteous (sopan), Concise

(ringkas), Correct (tepat), Coherent (berhubungan), Concrete (konkrit). Namun,

berdasarkan penelitian awal yang dilakukan terhadap surat, penulis menemukan

adanya kesalahan dalam penulisan surat keluar berbahasa Inggris seperti

penggunaan kata soon yang seharusnya kata tersebut tidak digunakan karena tidak

memenuhi prinsip Concrete dan penggunaan salam penutup yang tidak tepat.

Oleh karena itu, penulis tertarik untuk melakukan penelitian tentang “Faktor-

faktor yang Mempengaruhi Penerapan Prinsip 7C Pada Surat Berbahasa Inggris di

PT Bosowa Marga Nusantara”. Masalah akan dibatasi pada tiga prinsip dalam

penulisan surat bisnis berbahasa Inggris, yaitu prinsip Complete, Correct dan

Concrete.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas, maka dapat dirumuskan masalah yaitu :

1) Bagaimanakah penerapan prinsip Complete, Correct dan Concrete pada

surat bisnis Bahasa Inggris pada PT Bosowa Marga Nusantara Makassar?

2
 2) Faktor-faktor apa saja yang mempengaruhi prinsip Complete, Correct dan

Concrete pada surat bisnis bahasa Inggris pada PT Bosowa Marga

Nusantara?

1.3 Ruang Lingkup Penelitian

Agar ruang lingkup penelitian ini tidak terlalu luas, maka penulis melakukan

pembatasan masalah yaitu untuk mengetahui faktor-faktor yang mempengaruhi

penerapan prinsip 3C (Complete, Correct dan Concrete) pada surat berbahasa

inggris di PT Bosowa Marga Nusantara Makassar.

1.4 Tujuan Penelitian

Adapun tujuan penelitian ini dilakukan untuk :

1) Mengetahui bagaimana penerapan prinsip Complete, Correct dan

Concrete pada surat bisnis bahasa Inggris pada PT Bosowa Margasatwa

Nusantara Makassar.

2) Mengetahui faktor-faktor yang mempengaruhi prinsip Complete, Correct

dan Concrete pada surat bisnis bahasa Inggris pada PT Bosowa Marga

Nusantara Makassar.

1.5 Manfaat Penelitian

Manfaat yang diharapkan dari penelitian yaitu :

1) Sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan di Politeknik

Negeri Ujung Pandang Jurusan Administrasi Niaga Program Studi D4

Administrasi Bisnis;

3
2) Sebagai penerapan ilmu pengetahuan yang telah didapatkan selama

perkuliahan khususnya tentang penggunaan prinsip 7C pada surat bisnis

berbahasa Inggris;

3) Sebagai bahan pertimbangan bagi PT Bosowa Marga Nusantara untuk

memperbaiki penggunaan prinsip Complete, Correct dan Concrete dalam

penulisan surat bisnis berbahasa Inggris.

4) Sebagai bahan referensi bagi penelitian selanjutnya.

4
 BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Pengertian

2.1.1 Pengertian Surat

Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa Departemen Pendidikan

Nasional dalam Purwanto (2007:2) mengemukakan “Surat sebagai suatu sarana

komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu

pihak ke pihak lain.”

Selain itu, surat juga dapat didefinisikan sebagai sarana komunikasi berisi

pernyataan tertulis yang memuat informasi tertentu yang akan disampaikan

kepada penerima surat. (Sandrina, 2009:16)

Sedangkan menurut Suparjati, dkk (2000:1) “Surat adalah lembaran kertas

yang memuat suatu informasi yang hendak disampaikan oleh seseorang kepada

orang lain.”

Jadi, dapat disimpulkan bahwa surat adalah suatu sarana komunikasi yang

berisi informasi untuk disampaikan oleh suatu pihak ke pihak yang lain.

2.1.2 Pengertian Korespondensi

Asriel, dkk (2016:39) menyatakan bahwa “Korespondensi adalah rangkaian

perbuatan mengetik surat termasuk dari menyiapkan konsepnya sampai selesai

ditandatangani.”

Sandrina (2009:16) menjelaskan bahwa “Korespondensi merupakan suatu

bentuk komunikasi yang mempergunakan surat sebagai alat.”

5
 Gaol (2015:219) mengemukakan “Korespondensi adalah kegiatan surat

menyurat (saling berkirim surat) yang dilakukan oleh satu pihak baik perorangan

ataupun organisasi kepada pihak lain.”

Jadi, korespondensi juga dapat didefinisikan sebagai kegiatan saling

mengirim surat untuk menyampaikan pesan kepada pihak lain mulai dari

menyiapkan konsepnya sampai selesai di tandatangani.

2.2 Fungsi Surat

Rosalin (2017:24) mengemukakan surat atau naskah dinas dipergunakan

sebagai media komunikasi tertulis dalam menyampaikan informasi. Selain itu,

surat juga memiliki fungsi sebagai berikut :

a. Bukti akuntabilitas

Surat dianggap sangat penting informasinya, karena dapat digunakan

sebagai alat pertanggungjawaban untuk dikemudian hari.

b. Sarana pengingat

Surat dipergunakan untuk mengingat sesuatu yang pernah didengar,

dilihat dan diingat oleh manusia.

c. Sarana kebijakan

Surat dapat digunakan untuk tolak ukur pimpinan dalam menentukan

kebijakan-kebijakan yang akan ditetapkan ataupun sudah ada dalam sebuah

organisasi.

d. Wakil dan/atau duta organisasi

Dalam penyusunan surat, hendaklah berhati-hati karena surat

mencerminkan corak atau keadaan dari organisasi.

6
 e. Pedoman untuk melakukan kegiatan dan bertindak

Surat juga dapat dijadikan dasar oleh pimpinan dalam menentukan

tindakan dan kegiatan dalam organisasi yang telah berlangsung.

f. Bukti proses pengadilan

Surat dalam proses pengadilan dapat digunakan sebagai alat bukti sah

yang diakui oleh penegak hukum dimana dalam surat terdapat tulisan dan

tanda tangan asli dan merupakan bukti tertulis hitam diatas putih.

g. Bukti sejarah

Dilihat dari kegunaannya, surat merupakan salah satu bukti sejarah dalam

sebuah organisasi baik pemerintah ataupun swasta yang bersifat mutlak dan

mempunyai nilai informasi yang sangat tinggi dan harus dijaga, disimpan

dan/atau dilestarikan untuk dapat digunakan dimasa yang akan datang.

2.3 Bagian-Bagian Surat

Bagian-bagian surat merupakan salah satu unsur yang paling penting dalam

pembuatan surat. Setiap bagian surat memiliki cara penulisan dan fungsinya

masing-masing. Letak penulisannya pun bergantung pada bentuk surat yang

digunakan. Adapun bagian-bagian surat yang dikemukakan oleh Rahardi

(2007:20) adalah sebagai berikut :

2.3.1 Heading of Letter

Heading of letter atau kepala surat dapat berisi logo organisasi atau

perusahaan, nama perusahaan, alamat perusahaan, nomor telepon, nomor faximile,

nomor rekening bank, alamat e-mail, informasi jaringan dan lain lain. Dalam

7
organisasi yang sudah relatif maju, bagian kepala surat disusun secara lebih

sederhana, tidak terlalu banyak informasi yang dicantumkan.

1. Company Letterhead

Alamat perusahaan, logo perusahaan, slogan dan lain lain yang dianggap

penting untuk dicantumkan dalam subbagian surat ini lazimnya ditata dan

dicetak dengan sangat bagus. Hal tersebut dilakukan supaya orang tertarik,

mencermati dan menelusuri keseluruhan isinya.

2. Letter Date

Bagi seorang penulis maupun pembaca surat bisnis, kejelasan tentang

hari dan tanggal sangat penting untuk diketahui supaya tidak menimbulkan

kesalahpahaman. Karena itulah, penulisan letter date atau tanggal surat harus

jelas. Penulisan letter date mencakup tiga hal, yakni tanggal, bulan dan tahun.

Namun, dalam penyusunannya dapat juga urutan tersebut dibalik menjadi

bulan, tanggal dan tahun. Cara penulisan tanggal dalam dunia korespondensi

dapat dibagi menjadi dua macam, yakni business corespondence style dan

military corespondence style. Beberapa contoh penulisan tanggal surat, yaitu:

Business Corespondence Style

May 22, 2006

June 10, 2006

Military Corespondence Style

May 2006

10 June 2006

8
 3. Confidential Notation

Notasi ini sangat penting untuk menunjukkan kepada pihak penerima

surat atau pembaca surat bahwa isi surat tersebut ditujukan hanya kepada

pihak tertentu. Dalam surat bisnis, penulisan confidential notation atau notasi

kerahasiaan atau notasi personal umumnya diketik dengan huruf kapital

semua untuk menunjukkan hal tersebut penting.

4. Reference

Menurut Hariyanto (2006:27), reference atau referensi didalam surat

berbahasa Inggris biasanya berisi huruf depan nama eksekutif yang

menandatangani surat tersebut, diikuti dengan garis miring atau titik dua, lalu

nama pengetik surat. Beberapa perusahaan menambahkan kode atau nomor

tertentu berdasarkan sistem arsip mereka.

2.3.2 Opening of Letter

1. Inside Address

Penulisan inside address atau alamat dalam surat harus memperhatikan

kelengkapan nama penerima surat tersebut. Apabila nama penerima surat

memiliki gelar kehormatan atau gelar akademik, jangan lupa menuliskannya.

Berikut ini adalah salah satu contoh penulisan inside address :

Dr. R. Kunjana Rahardi, M.Hum

Managing Director

ERANKA Language Training Service

Perumahan Sidorejo Bumi Indah

9
 Blok H/166 Jl. Wates Km. 3,5

Yogyakarta

2. Attention Line

Apabila sebuah surat bisnis ditujukan bukan kepada orang atau nama

tertentu disebuah perusahaan atau institusi, melainkan kepada departemen

atau bagian tertentu dalam sebuah perusahaan atau institusi, attention line

atau baris perhatian diperlukan untuk mempercepat surat tersebut sampai

kepada pihak yang dituju. Contoh penulisan attention line adalah sebagai

berikut:

ATTENTION: MR. PROMOVENDI DWIWANJANA

ATTENTION: THE MARKETING MANAGER

Atau

Attention: Mr. Julian Purwanjana

Attention: The Personnel Manage

3. Salutation

Menurut Hariyanto (2006:25), salam pembuka merupakan bentuk salam

yang telah lazim dan biasanya berkaitan dengan inside address. Bagian ini

terletak dibawah inside address dan diatas body (atau baris pokok surat atau

perihal, jika ada).

Contoh:

a. Baris pertama adalah nama diri

Mr. D. Anderson

Marketing Manager

10
 Midland Engineering Co. Pty. Ltd

346 Crewe Street

Carlisle Act, 26789

Dear Mr. Anderson

b. Baris pertama adalah nama jabatan

Marketing Manager

Midland Engineering Co. Pty. Ltd

346 Crewe Street

Carlisle Act, 26789

Dear Sir

c. Baris pertama adalah nama perusahaan

Midland Engineering Co. Pty. Ltd

346 Crewe Street

Carlisle Act, 26789

Dear Sirs (Gentleman)

2.3.3 Body of Letter

Bagian body of letter atau batang tubuh surat adalah inti isi surat bisnis.

Dalam batang tubuh tersebut, penulis berusaha agar apa saja yang hendak

dikomunikasikan dapat diterima dengan baik oleh pihak pembaca surat. Jika

komunikasi antara pengirim dan penerima surat terjadi dengan baik, maka dapat

dikatakan bahwa isi surat tersebut telah memenuhi kriteria efektifitas dan

komunikatif.

11
1. Subject Line

Untuk membantu para pembaca mengerti isi surat bisnis yang

disampaikan atau setidaknya mengerti gambaran umum isi pesan surat bisnis

tersebut, penulis surat bisnis dapat memberikan gambaran awal dibagian

depan atau di awal surat bisnis tersebut. Baris subject line dapat ditulis atau

diketik dengan huruf kapital semua atau huruf kecil semua.

Contoh:

SUBJECT: THE ILLUSTRATED CATALOGUE

Subject : The Illustrated Catalogue.

2. Message

Menurut Hariyanto (2006:27), Bagian surat yang berisi pesan dinamakan

body atau isi. Body diawali dengan beberapa kalimat pembuka dan diakhiri

dengan penutup.

a. Opening (pembuka)

Kalimat-kalimat pembuka biasanya merupakan pendahuluan dan sering

kali mengacu pada surat sebelumnya yang berkaitan dengan masalah yang

sama. Dalam hal ini, referensi atau nomor surat penting sekali. Biasanya,

kalimat pembuka diawali dengan frasa seperti “Thank you for your

letter....”

b. Message (pesan)

Pesan berisi permasalahan sebenarnya atau inti surat.

12
 c. Closing (penutup)

Sebagaimana pembuka, penutup sering kali berupa kalimat tunggal.

Penutup digunakan untuk menunjukkan tindakan atau langkah yang ingin

dilakukan penulis diwaktu mendatang.

Contoh :

Thank you very much for your orders and we are looking forward to

serving you.

2.3.4 Closing of Letter

Ada 10 bagian closing of letter yang biasanya terdapat dalam penulisan surat

bisnis, yaitu:

1. Complimentary Closing

Seperti halnya salam pembuka, salam penutup juga merupakan bentuk

yang sudah lazim atau sudah disepakati. Salam penutup terletak pada akhir

surat, sebagai cara resmi untuk mengakhiri sebuah surat. Bentuk salam

penutup yang benar harus diselaraskan dengan salam pembuka (Hariyanto,

2006:26). Perhatikan contoh berikut ini:

Salam Pembuka Salam Penutup

1. Dear Sir, Dear Sirs, Dear Yours faithfully, Yours truly,

Madam, etc Truly yours

2. Sir, Genteman, Madam, Yours respectfully, Your

Mesdames obedient servant

3. Dear Mr. Jones, Dear Miss
Yours sincerely
John

2. Company Signature

13
 Sebagian besar perusahaan atau institusi tidak mengunakan company

signature dalam surat bisnisnya. Sebagai gantinya, mereka menggunakan

personal signature atau tanda tangan pribadi dari pimpinan perusahaan atau

institusi yang berhak mewakili perusahaan atau institusi tersebut dalam

melakukan tugas-tugas dan kewajiban-kewajiban bisnisnya.

Namun, jika company signature tersebut digunakan cara penulisannya

adalah dengan menempatkannya dibawah bagian complementary closing dan

diketik dengan huruf kapital. Contoh penggunaan company signature adalah

sebagai berikut.

Yours truly,

ERANKA

Yours faithfully,

GASANTRIJANA

3. Writer’s Signature

Tanda tangan penulis surat atau writer’s signature yang lazim digunakan

dalam format surat bisnis dalam bahasa Inggris adalah tulisan tangan dari

nama penulis yang bersangkutan.

4. Writers Identification

Bagian identifikasi penulis atau writer’s identification sering kali

dituliskan dengan variasi penulisan, sedangkan penempatannya adalah

dibawah tanda tangan personal.

Contoh:

Dr. R. Kunjana Rahardi M.Hum., Managing Director

14
 Dr. R. Kunjana Rahardi M.Hum

Senior Managing Director

5. Reference Initials

Bagian reference initials bersifat sangat tentatif dan serba optional.

Bagian ini tidak harus dituliskan dalam surat bisnis. Jika identifikasi

penulisnya sudah jelas, bagian reference initials bisa saja dihilangkan dengan

tidak menghilangkan konsekuensi bisnis apapun. Namun, jika akan tetap

digunakan, contoh penulisannya adalah sebagai berikut:

KR/rs/jp (Artinya: Kunjana Rahardi adalah penanda tangan surat, Reni

Suwandari adalah penulis atau konseptor surat dan Julian Purwanjana

adalah pengetiknya).

6. Enclosure Notations

Bagian ini hanya dituliskan jika terdapat lampiran-lampiran yang akan

disertakan dalam surat bisnis tersebut. Penulisan enclosure notation atau

notasi penyerta membantu penulis, penerima dan sekretaris untuk mengetahui

dan mencermati kelengkapan lampiran-lampiran yang disertakan. Jika

lampiran-lampiran tidak lengkap atau tidak sesuai dengan yang dituliskan,

pengontrolan dapat dengan mudah dilakukan. Adapun variasi penulisan

enclosure notation adalah sebagai berikut.

Enclosures :

1. Contract

2. Cheque

3. Memo

15
 Enclosure : Contract

Enc. : Contract

7. Mailing Notations

Notasi pengiriman atau mailing notation dituliskan untuk mendapatkan

perlakuan khusus atau perlakuan tertentu terhadap surat yang dikirim.

Penulisan mailing notation berada persis dibawah reference initials. Notasi

tersebut dapat berupa tulisan seperti registered mail, certified mail,

confidential, very urgent dan lain lain.

8. Carbon Copy Notations

Notasi surat ini (carbon copy notations) hanya dituliskan ketika penulis

surat hendak menyampaikan duplikat surat tersebut kepada pihak-pihak

tertentu, dengan isi, format, serta segala sesuatunya persis sama dengan

lembar surat asli. Dalam penulisannya, carbon copy notations dapat disingkat

dengan CC yang diikuti dengan tanda colon atau titik dua, atau bisa pula

dengan tanda cc (huruf kecil) yang juga diikuti oleh tanda titik dua. Contoh

penulisan carbon copy notations adalah sebagai berikut.

CC: Managing Director

cc: Academic Director

9. Blind Carbon Copy Notations

Notasi blind carbon copy notations atau notasi bcc tidak pernah ditulis

dalam lembar surat bisnis aslinya. Notasi ini hanya ditulis apabila si pengirim

surat atau penulis surat hendak menyampaikan kepada orang lain selain

alamat yang dituju, namun si pengirim sama sekali tidak menghendaki pihak

16
 yang diberi surat sesuai dengan alamat yang dituju tersebut mengerti bahwa

surat tersebut ditembuskan kepada pihak tertentu.

Jadi, Notasi BCC dalam surat bisnis hanya muncul pada lembaran yang

ditembuskan saja, tidak tertulis pada lembaran surat yang asli. Faktor

kerahasiaan menjadi pertimbangan yang sangat penting dalam blind carbon

copy notations ini.

10. Postscript

Postscript hanya digunakan apabila si penulis surat bisnis lupa

mencantumkan suatu hal dalam isi surat yang sudah ditutup, dilengkapi dan

siap dikirim. Notasi PS digunakan untuk menghemat waktu. Dalam

penulisannya notasi PS ini dapat diikuti dengan tanda titik atau titik dua, lalu

pesan atau informasi yang hendak ditambahkan dituliskan dengan singkat.

Contoh:

PS. Evening Dress

PS: Formal Dress

2.4 Jenis – Jenis Surat Bisnis

Utari dan Surya (2011:26) mengemukakan surat bisnis dapat dibagi

berdasakan isi dari surat tersebut. Pembagian meliputi:

1. Information Letter

Information letters (surat informasi): yang bersifat biasa/rutin seperti

surat permohonan, pembayaran, yang bersifat bertujuan khusus = sirkular,

pribadi, unit kerja, travel/perjalanan. Surat jenis ini bermaksud utama

17
memberikan atau mencari informasi. Surat jenis ini biasa dijumpai dan

memiliki pola yang relatif tetap.

2. Sales Letter

Surat ini memiliki pendekatan berbeda dengan surat informasi. Menulis

surat penjualan atau penawaran memerlukan keterampilan seni menulis

karena menghindari resistensi dari pembacanya. Sebagai contoh menulis

tentang surat penawaran barang atau kenaikan harga, maka sebaiknya tidak

dimulai langsung dari kerangka harga. Kita harus memposisikan diri sebagai

pihak pembaca atau dengan kata lain kita menyebutkan harapan-harapan yang

diinginkan pembaca sebelum berbicara tentang harga.

3. Problem Letter

Problem letters (surat permasalahan): complain, rekening, keterlambatan.

Surat ini memuat situasi adanya masalah antara penulis dengan pembaca.

Sama halnya dengan surat penawaran, gaya penulisan pada surat

permasalahan juga harus dibuka dengan paragraf yang mengandung nada

positif.

4. Good will Letter

Good will letters (surat penyampaian pesan positif): ucapan berupa

terima kasih, selamat, simpati, penawaran bantuan dan lain sebagainya.

Sebenarnya semua surat bisnis harus memiliki suara positif dalam

penyampaian pesannya, namun yang dimaksud sebagai Good will letters di

sini dikhususkan pada surat yang berisi apresiasi penulis terhadap pembaca.

18
 Ucapan terima kasih, simpati, selamat datang, menawarkan bantuan yang

tersurat harus mencerminkan ketulusan pembacanya.

2.5 Prinsip Penulisan Surat Bisnis Berbahasa Inggris

Menurut Mchugh, S dan Pollard dalam Paramudia (2003:2), ada tujuh prinsip

dalam penulisan surat bisnis berbahasa Inggris, yaitu:

1. Clear (jelas)

Ini berarti bahwa surat Anda harus mudah dipahami. Surat itu harus

terdiri dari paragraf pendek dan kalimat pendek. Bahasa yang digunakan

harus cukup sederhana untuk dipahami semua orang. Contohnya, apakah

kamu bisa memahami apa yang penulis coba untuk komunikasikan pada

surat dibawah ini.

Contoh :

Dear Sir/Madam

After sending you two letters on June 30 and in which we

requested you to settle your outstanding account, and we have not

received any replies until today, we decided to send you this final letter.

We hereby demand that you must clear the account within 7 days.

Thank you.

Yours faithfully,

Versi yang lebih baik:

Dear Sir/Madam

19
 We sent you two letter on June 30 and July 29. In the letter we

requested you to settle your outstanding account. However, we have

not received any replies (from you). Therefore, we decided to write this

final letter.

Could you please clear the account within 7 days? Thank you.

Yours truly,

2. Complete (lengkap)

Surat Anda dapat dikatakan lengkap apabila berisi semua yang

dibutuhkan pembaca. Oleh karena itu, Anda harus mempertimbangkan

dengan cermat informasi apa yang akan Anda sertakan dan yang dapat

Anda kecualikan. Kelengkapan surat diperlukan jika Anda ingin menjaga

citra perusahaan.

Untuk kelengkapan pesan, sebuah surat harus mengandung unsur 5W

+ 1H yaitu:

- What

- Who

- Why

- When

- Where

- How

Kelengkapan isi surat sangat diperlukan dalam bisnis agar pembaca

tidak memperkirakan hal-hal yang tidak dicantumkan yang dapat

menimbulkan kesalahpahaman diantara kedua pihak.

20
 Contoh:

Dear Mr. Husein

Your consignment, order no. BA4531, has been sent to you. And,

we can assure that it will reach you in two days.

Meanwhile, we have seat all the relevant decuments you require.

We are looking forward to your acknowledgement. Thank you.

Yours sincerely,

Versi yang lebih baik:

Dear Mr. Husein

Your consignment, order no. BA4531, has been placed on board

Atlantic Express. And, it will reach you in two days.

Meanwhile, we have sent you all the relevant documents to your

bank AZB Bank for collection.

We are looking forward to your acknowledgement. Thank you.

Yours sincerely,

3. Courteous (sopan)

Surat Anda dapat dibaca oleh seseorang yang belum pernah menjalin

hubungan dengan Anda. Sementara itu, ketika mengirim surat kepadanya,

Anda mengharapkan respons positif darinya. Oleh karena itu, surat sebagai

perwakilan Anda, harus dikomunikasikan dengan baik kepada penerima

surat sehingga dia akan senang. Surat Anda harus sopan agar

menunjukkan perilaku yang baik. Anda tidak bisa hanya mengatakan,

21
misalnya, terima kasih dan kami menghargai untuk menunjukkan sikap

yang baik.

Untuk membuat surat Anda terdengar sopan, cobalah untuk

menghindari ekspresi seperti:

- You are in error...

- You failed...

- You made a mistake...

Contoh:

Dear Mrs. Kennedy

Thank you for your order for two sets of computer, but we cannot

do anything until we receive more information from you.

You failed to mention the spesification of the computers. Therefore,

we cannot send you the good.

Yours sincerely,

Versi yang lebih baik:

Dear Mrs. Kennedy

Thank you for your order for two sets of computer. If you will let

us know the spesification of the computers. We will pleased to send

your order immediately.

Yours sincerely,

4. Concise (ringkas)

Dalam menulis surat, kalimat yang digunakan harus singkat. Untuk

itu, pertimbangkan hal berikut:

22
 a. Hindari menggunakan kata-kata dan pengulangan yang tidak

perlu,

b. Hanya menyertakan informasi yang relevan,

c. Bila perlu, langsung ke pokok permasalahan

d. Hilangkan latar belakang yang tidak perlu

e. Gunakan kata-kata yang pendek dan familiar

Namun, ketika diperlukan, Anda dapat membuat surat yang panjang

untuk membahas banyak hal seperti dalam surat penjualan.

5. Correct (tepat)

Periksa surat Anda berkenaan dengan akurasi untuk tanda baca, tata

bahasa (grammar) dan ejaan (terutama nama dan tempat orang. salah

mengeja nama dapat menyebabkan orang lain tersinggung). Selain itu,

Anda harus akurat dengan bagian format surat Anda seperti tanggal, salam,

salam penutup, waktu dan angka).

6. Coherent (berhubungan)

Koheren atau berhubungan berarti pengembangan ide yang logis dan

konsisten. Meskipun paragraf Anda pendek, ide-ide Anda harus terhubung

satu sama lain secara logis sehingga tidak terbaca secara janggal.

Contoh:

Dear Mr. Foster

Thank you for your letter dated 31 January. Wehave sent you

under separate cover a copy of our latest catalogue.

23
 We carefully check that all our products are in working order

before they leave the factory.

Just use the order form in the catalogue to place your order.

All our products carry a twelve-moth’s guarantee because we are

proud of the standart of manufacture.

Our first priority is the satisfaction of our costumers.

Yours sincerely,

Versi yang lebih baik:

Dear Mr. Foster

Thank you for your letter dated 31 January. We have sent you

under separate cover a copy of our latest catalogue. You may use the

order form on page 12 to order any of the products listed.

You will notice that all our products carry a twelve-month’s

guarantee. This is because we are proud of the standard of

manufacture of our goods and check each item before it leaves the

factory.

We mention this to remind you that our first priority is the

satisfaction of our costumers.

Yours sincerely,

7. Concrete (konkrit)

Jika memungkinkan, Anda harus membuat semua informasi dalam

surat Anda menjadi konkret, artinya informasi tersebut harus spesifik dan

24
 pasti. jangan biarkan pembaca Anda berjuang untuk menebak apa arti dari

informasi tersebut.

Contoh:

- your good will be delivered soon....

- your savings will earn high interest...

Versi yang lebih baik:

- your good wil be delivered in three days

- saving over $200.00 will earn 11 ½ per cent interest per annum...

2.6 Kerangka Konseptual

Surat adalah suatu sarana komunikasi yang berisi informasi untuk

disampaikan oleh suatu pihak ke pihak yang lain. Media surat masih sangat

diperlukan dalam perusahaan karena surat dapat memberikan informasi yang jelas

dan terperinci kepada perusahaan lain baik perusahaan lokal ataupun perusahaan

asing.

PT Bosowa Marga Nusantara Makassar adalah sebuah perusahaan yang

bergerak pada bidang pelayanan jasa tol. Saat ini, perusahaan sedang melakukan

konstruksi tol layang di Makassar dengan bekerjasama dengan banyak pihak

termasuk perusahaan asing yang dalam kerjasama tersebut tidak lepas dari yang

namanya komunikasi baik secara lisan maupun secara tertulis. Oleh karena itu,

korespondensi Bahasa Inggris sangat berperan penting bagi perusahaan untuk

membantu kelancaran komunikasi dengan pihak lain

. Hasil penelitian ini diharapkan dapat menjadi masukan (feedback) bagi

perusahaan.

25
 Prinsip 3C yang diteliti:

PT Bosowa Marga Complete

Nusantara Makassar Surat
Correct

Concrete

Feedback Faktor-Faktor yang

Hasil Mempengaruhi Penerapan
(umpan balik)
Prinsip 7C

26
 BAB III

METODE PENELITIAN

3.1 Tempat dan Waktu Penelitian

Penelitian ini dilakukan di PT Bosowa Marga Nusantara Makassar yang

berlokasi di Gedung Menara Bosowa Lt. 4 Jalan Jendral Sudirman No. 5

Makassar. Adapun waktu penelitian dilaksanakan selama satu bulan.

3.2 Populasi dan Sampel

3.2.1 Populasi

Populasi dalam penelitian ini ialah seluruh surat keluar berbahasa Inggris

pada PT Bosowa Marga Nusantara Makassar yang berjumlah 40 surat dan 3 orang

yaitu 2 staf dan 1 manager.

3.2.2 Sampel

Sampel yang dikumpulkan dalam penelitian ini sebanyak 5 surat yang dipilih

menggunakan teknik penarikan Simple Purposive Sampling yaitu dengan memilih

langsung surat keluar berbahasa Inggris pada PT Bosowa Marga Nusantara yang

dianggap dapat mewakili karakteristik populasi dan 2 orang yang terdiri dari 1

orang staf document control dan 1 orang manajer.

27
3.3 Teknik Pengumpulan Data

3.3.1 Studi Dokumentasi

Teknik yang digunakan dalam pengumpulan data yaitu menggunakan studi

dokumentasi dengan mempelajari contoh-contoh surat keluar berbahasa Inggris di

PT Bosowa Marga Nusantara Makassar.

3.3.2 Wawancara

Teknik pengumpulan data dengan wawancara dilakukan dengan

menggunakan metode wawancara langsung. Wawancara adalah teknik

pengumpulan data dengan mengadakan tanya jawab secara lisan kepada informan

yang dianggap mengetahui masalah yang diteliti dan dapat memberikan informasi

yang dibutuhkan.

3.4 Tipe Penelitian

Tipe penelitian yang digunakan penulis adalah tipe penelitian kualitatif.

3.5 Analisis Data

Sehubungan dengan rumusan masalah yang dibatasi pada penggunaan 3

prinsip yaitu prinsip Complete, Correct dan Concrete, maka penelitian dilakukan

dengan cara memberikan nilai ideal pada prinsip yang digunakan dalam sampel.

Sebuah surat akan mendapatkan nilai total sebesar 300 apabila surat tersebut

memenuhi ketiga prinsip yang digunakan. Apabila sebuah prinsip digunakan

dengan tepat, maka prinsip tersebut akan mendapatkan nilai ideal 100. Rumus

untuk menghitung nilai rata-rata tiap prinsip adalah sebagai berikut.

28
Adapun untuk menghitung nilai rata-rata unsur rumusnya sebagai berikut:

1. Complete (lengkap)

Ada dua unsur yang dinilai dalam prinsip ini, yaitu penggunaan

5W+1H dan kelengkapan bagian-bagian surat.

a. 5W+1H

Didalam prinsip ini, surat harus memuat unsur 5W+1H, yaitu:

- What

- Who

- When

- Where

- Why

- How

Namun, ada beberapa unsur pertanyaan yang tidak selalu ada

tergantung dari jenis surat yang digunakan.

b. Bagian-bagian surat

Bagian surat yang seharusnya ada dan menjadi kelengkapan dari

sebuah format surat yang benar adalah sebagai berikut.

- Kepala surat

- Tanggal surat

29
 - Alamat dalam

- Salam pembuka

- Isi surat

- Salam penutup

- Tanda tangan dan nama penanda tangan

Jadi, apabila sebuah surat memenuhi salah satu unsur diatas maka

akan mendapatkan nilai:

100
= 50
2

Nilai pada unsur 5W+1H masih akan dibagi 6. Jadi, 50/6 = 8.3.

Masing-masing bagian dalam unsur 5W+1H akan mendapatkan nilai 8.3.

Jika dalam penulisan surat ada bagian yang salah atau tidak dimasukkan,

maka akan mendapatkan nilai 0.

Nilai 50 pada unsur format surat akan dibagi 7. Jadi, 50/7 = 7.14.

Masing-masing bagian pada unsur format surat akan mendapatkan nilai

7.14. Jika dalam penulisan surat ada bagian yang salah atau tidak

dimasukkan, maka akan mendapatkan nilai 0.

Sehingga, nilai perhitungan unsur 5W+1H ditambah dengan

perhitungan format surat akan menjadi nilai total dari prinsip complete dan

mendapatkan nilai ideal 100.

Adapun skala gradasi untuk prinsip complete yaitu:

 Sangat Lengkap ( 81 – 100 )

 Lengkap ( 61 – 80 )

30
  Cukup Lengkap ( 41 – 60 )

 Kurang Lengkap ( 21 – 40 )

 Tidak Lengkap ( 0 – 20 )

2. Correct (tepat)

Unsur yang dinilai pada prinsip ini yaitu:

a. Penggunaan tanda baca, tata bahasa (grammar) dan ejaan

(khususnya pada nama dan tempat).

b. Ketepatan bagian-bagian surat seperti tanggal, salam pembuka,

salam penutup dan waktu.

= 50

Adapun skala gradasi untuk prinsip correct yaitu:

 Sangat Lengkap ( 81 – 100 )

 Lengkap ( 61 – 80 )

 Cukup Lengkap ( 41 – 60 )

 Kurang Lengkap ( 21 – 40 )

 Tidak Lengkap ( 0 – 20 )

3. Concrete (konkrit)

Unsur yang dinilai pada prinsip ini yaitu:

a. Penggunaan informasi yang spesifik dan pasti

31
 b. Penggunaan kata-kata yang detail, terutama pada penulisan

ukuran, jumlah, tanggal, waktu dan sebagainya.

100
𝑛𝑖𝑙𝑎𝑖 𝑡𝑖𝑎𝑝 𝑢𝑛𝑠𝑢𝑟 = 2
= 50

Adapun skala gradasi untuk prinsip concrete yaitu:

 Sangat Lengkap ( 81 – 100 )

 Lengkap ( 61 – 80 )

 Cukup Lengkap ( 41 – 60 )

 Kurang Lengkap ( 21 – 40 )

 Tidak Lengkap ( 0 – 20 )

Setelah menghitung semua unsur dalam setiap prinsip, maka akan

diketahui unsur apa saja yang tidak dan belum digunakan dalam surat

tersebut. Selain itu, Skala gradasi juga dapat digunakan untuk perhitungan

rata-rata dari total penggunaan ketiga prinsip pada satu sampel surat.

Skala gradasi yang digunakan adalah sebagai berikut:

 Sangat baik 241 – 300

 Baik 181 – 240

 Cukup baik 121 – 180

 Kurang baik 61 – 120

 Tidak baik 0 – 60

Skala gradasi diatas digunakan untuk perhitungan rata-rata dari

keseluruhan sampel surat, dengan menjumlah semua nilai total dan penggunaan

32
 ketiga prinsip pada satu sampel surat, kemudian dibagi dengan jumlah surat

yang menjadi sampel.

Untuk mendapatkan presentase rata-rata penggunaan prinsip pada

sampel surat, digunakan rumus:

 Sangat baik (81% - 100%)

 Baik (61% - 80%)

 Cukup baik (41% - 60%)

 Kurang baik (21% - 40%)

 Tidak baik (0% - 20%)

Sedangkan untuk teknik pengumpulan data melalui wawancara, data

yang dianalisis adalah hasil percakapan antara pewawancara dengan

karyawan PT Bosowa Marga Nusantara Makassar. Hasil percakapan

tersebut akan digunakan untuk memperoleh data yang akan dianalisis

untuk mengetahui faktor-faktor apa saja yang mempengaruhi penulisan

surat bahasa Inggris.

3.6 Definisi Operasional

1) Complete (Lengkap)

Unsur pertanyaan 5W+1H (what, when, where, why, who dan how)

dapat terpenuhi secara keseluruhan ataupun hanya beberapa unsur

tergantung dari jenis surat serta bagian-bagian dalam surat harus lengkap.

33
2) Correct (Tepat)

Penggunaan tanda baca, grammar dan ejaan yang tepat sehingga tidak

membuat penerima surat merasa kebingungan dalam memahami isi surat

tersebut.

3) Concrete (Konkrit)

Informasi yang diterima harus jelas dan detail terutama dalam

penulisan tanggal, jumlah, waktu dan ukuran agar lebih mudah dimengerti

oleh penerima surat.

34
 DAFTAR PUSTAKA

Asriel, Armida Silvia dkk. 2016. Manajemen Kantor. Jakarta: Kencana.

Gaol, Jimmy L.2015. Keandalan dan Sukses Sekretaris Perusahaan dan

Organisasi. Jakarta: Gramedia.

Hariyanto, Sugeng. 2006. English Business Correspondence. Yogyakarta:

Kanisius.

Paramudia, dkk. 2003. Business English Correspondence. Makassar: Politeknik

Negeri Ujung Pandang

Purwanto, Djoko. 2007. Korespondensi Bisnis Modern. Jakarta: Erlangga.

Pasolong, Harbani. 2016. Metode Penelitian Administrasi Publik. Bandung:

Alfabeta.

Rahardi, R. Kunjana. 2007. Practical English Business Correspondence.

Yogyakarta: Kanisius.

Rosalin, Sovia. 2017. Manajemen Arsip Dinamis. Malang: UB Press.

Suparjati, dkk. 2000. Surat Menyurat dalam Perkantoran. Yogyakarta: Kanisius.

35
Utari, Rahmania dan Priyadi Surya. 2011. “English Correspondence For

EducationalManagement”,(Online), 

(http://staff.uny.ac.id/sites/default/files/pendidikan/Priadi%20Surya,

%20S.Pd.,%20M.Pd./MODUL.pdf, diakses 8 Mei 2020).

Wijaya, Sandrina. 2009. Surat-Surat Kesekretariatan. Jakarta: Pustaka Grhatama.

36