PENGENALAN MANAJEMEN OPERASIONAL

RUMAH SAKIT

Sesi 1 - 2
Topik pembahasan
kuliah sesi 1-2

1
KONSEP DASAR
MANAJEMEN
OPERASIONAL RS

2 PENGENALAN PRINSIP DAN

LINGKUP

3 ALAT DALAM MANAJEMEN

OPERASIONAL

2
 The Population Health Strategies

Outcomes Improvement Connection

Health Outcomes (50%)
Population Health Health Outcomes
Management Quality of Life (50%)
Tobacco Use
Includes many factors Health Diet & Exercise
Behaviors Alcohol & Drug Use
(30%) Sexual Activity

Clinical Care Access to Care

(20%) Quality of Care

Health Factors Education

Employment
Social/Economic
Income
(40%)
Family & Social Support
Community Safety

Policies & Programs Environment Air & Water Quality

(10%) Housing & Transit

Figure 1: PHM’s many factors

Robert Wood Johnson Foundation, 2014

© 2016 Health Catalyst

Proprietary. Feel free to share but we would appreciate a Health Catalyst citation.
LINGKUNGAN MAKRO RUMAH SAKIT

ORGANISASI RUMAH SAKIT

 Lingkungan Makro Rumah Sakit

Tingkat Ekonomi Lingkungan /

Nasional dan LINGKUNGAN Geografik
Internasional INDUSTRI RS
• SDM / suplier
Struktur
Teknologi • Pesaing Demografik

• Pelanggan

Struktur Sosial
PEMERINTAH

3/29/2021 Sandra Dewi 5

STAKEHOLDER (Pemangku Kepentingan RS)
 Gejala Industri Kesehatan
§ Industri kesehatan adalah industri dengan perubahan tercepat
§ Regulasi sangat cepat dan banyak perubahan

§ Bidang perumahsakitan mencakup fungsi fungsi yang lebih luas

dibandingkan dengan bidang usaha lainnya.
§ Rumah sakit “kecil” dan spesialistik terdesak, dengan sistem
pembayaran baru
§ Kekurangan karyawan yang terampil baik medis, keperawatan, back
office dan front office
§ Teknologi medis maju sangat pesat

§ Infrastuktur sistim informasi RS menjadi fokus yg penting

§ Tidak memiliki manajemen yang memadai, dokter

masih tahap belajar manajemen- salah satunya :
Manajemen Operasional
Rumah Sakit
adalah kombinasi dari fasilitas perawatan,
hotel, restoran dan toko, yang dilayani oleh tenaga
sangat terampil dengan didukung oleh tenaga
semi terampil dan tenaga dengan keterampilan
rendah, menggunakan teknologi terbaru,
menerapkan disiplin kerja yang tinggi untuk
m e n c a p a i h a s i l k e rj a y a n g s e m p u r n a p a d a
populasi yang heterogen sambil tetap berupaya
agar jasa yang dihasilkan mampu dibayar oleh
pengguna jasa.
Framework for Effective Operations Management
in Healthcare

Setting Goals
and Strategy
Execution

Fundamental
Healthcare High
Operations Performance
Challenges
Performance
Improvement
Tools,
Techniques,
and Programs

Healthcare Operations Management

© 2008 Health Administration Press. 11
All rights reserved.
 TOP Topics
Lingkup Manajemen Operasional RS
 RUANG LINGKUP MANAJEMEN OPERASI

• MO merupakan salah satu fungsi bisnis disamping Keuangan Pemasaran,

maupun sumber daya manusia
• Pada awalnya MO lebih banyak menfokuskan pada opersi perusahaan
manufaktur, sehingga dikenal dengan istilah “Manajemen Produksi”.
• Seiring dengan perkembangan sektor jasa yang begitu pesat, maka MO
juga menfokuskan pembahasan pada operasi jasa, termasuk pelayanan
kesehatan
• Manajemen operasi merupakan kegiatan untuk
mengatur/mengelola secara optimal/manajemen
pengolahan sumber daya dalam proses transformasi
input menjadi output.
Persamaan Manufacture & service:
• Kedua tipe sama-sama menawarkan produk
• Input manufaktur maupun jasa dapat disimpan.
• Memfokuskan kepada kepuasan pelanggan

Jasa murni: Jasa yang tidak menyertakan barang nyata (ex: konseling)

Persentase produk yang merupakan barang Persentase produk yang merupakan Jasa
 Beda operational management
dan
strategic management

Operational Management Strategic Management

Dari hari kehari- jangka pendek Jangka menengah dan panjang

Level penugasan atau bagian Level organisasi

Menyelesaikan tugas atau program Menentukan arah dari organisasi

Terkait dengan aktivitas detail Terkait dengan aktivitas besar

Untuk para supervisor dan manajer junior Untuk Direktur dan manajer senior
Tujuan Manajemen Operasi

Mengarahkan organisasi atau perusahaan untuk

dapat :
§ menghasilkan output sesuai yang diharapkan pasar
§ menghasilkan output secara efisien
§ menghasilkan nilai tambah yang semakin besar secara
efisien
§ sebagai pemenang dalam kegiatan persaingan
§ menghasilkan output yang semakin digemari pelanggan
Manajemen Produksi adalah segala
kegiatan didalam menciptakan dan
menambah kegunaan (utility) sesuatu
barang atau jasa untuk kegiatan-kegiatan
dimana dibutuhkan faktor-faktor produksi
(tanah, modal, tenaga kerja dan keahlian).
- Proses transformasi
Produksi : Proses transformasi atau konversi menjadi lebih efisien
yang mengubah input menjadi output
- Output memiliki nilai
tambah

Manajemen Operasi adalah Kegiatan - Proses produksi

harus menciptakan
yang berhubungan dengan penciptaan nilai
barang dan jasa melalui adanya
pengubahan input menjadi output
Contoh:
Output barang : pembuatan produk TV Sony,mobil
atau motor.
Output jasa : Proses yang terjadi di bank, rumah
sakit atau instansi pendidikan.
INPUT
•Material
TRANSFORMATION OUTPUT
•Machines
PROCESS •Goods
•Labor
•Services
•Management
•Capital
 Input Proses Output
Tenaga Kesehatan Pemeriksaan
Tenaga Non Kes Tindakan/Bedah Indikator
Alkes dan Farmasi Monitoring Kinerja
Rumah
Peralatan Medis Terapi
Sakit
Bangunan dan Penggunaan
Sarana Obat
Sisdur
Pendanaan

3/29/2021 Sandra Dewi 26

 Masalah-masalah dalam operasional
RS
• Pendapatan – menyusut – laba yang berkurang
• P4P (pay for performance) – insentif untuk hasil yang lebih baik
• EBM (evidence based medicine) –validasi ilmiah dalam setiap prosedur
• Membuat paket paket layanan dan paket asuransi
• Tidak ada penggantian untuk prosedur yang tidak perlu dan kesalahan yang bisa
dicegah
• Kekurangan dokter dan perawat – bagaimana mengatasi nya.
• Operational
• Mengelola beragai fungsi dan fasilitas terdesentralisasi , termasuk pusat2
unggulan
• Pelacakan sumber daya dan manajemen – inventarisasi jumlah barang / alat habis
pakai, jumlahnya, lokasi , utilisasi dan pemanfaatan alat medis yang mahal2
• Memperbaiki efisiensi operasional – aliur proses, penjadwalan, waktu tunggu
• Lain lain
• Biaya kemajuan teknologi – teknologi yang canggih dan mahal menjadi harapan
pasien, dokter dan karyawan
• Peraturan dan kebijakan pemerintah termasuk BPJS/JKN
Tiga hal yang perlu diperhatikan
MO :

A. F u n g s i : Manajer operasi
bertanggung jawab untuk mengelola
departemen atau fungsi dalam
organisasi yang memproduksi barang
dan jasa
B. S i s t e m : M e n g a c u p a d a s i s t e m
transformasi yang memproduksi
barang atau jasa. Termasuk
didalamnya adalah membuat
rancangan dan analisis operasi
C. K e p u t u s a n : M e n y a t a k a n
pengambilan keputusan sebagai
unsur penting dalam manajemen
operasional.
A. Fungsi manajemen dalam manajemen operasi adalah
POAC
(Planning, Organizing, Actuating, dan Controlling)
Planning
perencanaan dari suatu kegiatan, dalam perencenaan itu dibuat tujuan dan rencana kegiatan
yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut. Termasuk pembuatan visi dan Misi.

Organizing
pengaturan sumber daya yang dimiliki untuk menjalankan rencana yang sudah ditetapkan pada
fungsi planning, termasuk menentukan struktur individu, grup, seksi, bagian, divisi atau
departemen dalam sub sistem operasi juga menentukan dan mengatur kebutuhan sumber
daya, wewenang dan tanggung jawab yang diperlukan untuk mencapai tujuan.

Actuating
fungsi kepemimpinan seorang manajer. Bagaimana turut campur seorang manajer dapat
meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja dengan cara memimpin mengawasi dan memotivasi
karyawan dalam melaksanakan tugas, mengembangkan standar dan jaringan komunikasi
diperlukan agar pengorganisasian dan pergerakan sesuai dengan yang direnanakan dalam
mencapai tujuan

Controlling
suatu kegiatan menilai kinerja beredasarkan standar atau ketetapan yang ada, dan penilaian itu di
feed back dengan perubahan.
Healthcare Operations:
Design, management and improvement of the system
that deliver healthcare services.

Bercirikan :

- kontak yang ekstensif dengan pelanggan,

- variasi produk yang sangat besar,
- hasil sangat terkait dengan hidup – mati.

Goals :
- Careful design of the product or service

- Ensuring that the organization’s system can

consistently produce the design.
4 hal yang harus dapat dilaksanakan dengan baik sebagai penyedia jasa
pelayanan :

q Terdiri dari apa saja pelayanan yang ditawarkan ?

q Bagaimana rencana membiayai “excellence” yang hendak

disediakan ?,

q Bagaimana pengelolaan SDM yang akan memberikan

pelayanan ?

q Apa yang kita akan lakukan untuk membantu pelanggan

meningkatkan pelayanan ?.

Frances X. Frei, the Four Things a Service Bussiness Must Get Right,
Harvard Bussiness Review, April 2008
PRODUK JASA PELAYANAN RS

Dr, Nurse, Obat,

Tindakan Medik
INTI
Sarana, Prasarana,
Lingkungan, Harga,
SDM
KEMASAN

Kunjungan Rumah,
PELENGKAP Jaminan, Periksa
Gratis

3/29/2021 Sandra Dewi 36

B. Sistem operasi
bagian dari organisasi yang terutama untuk
membuat dan menghasilkan produk perusahaan,
barang maupun jasa.

Fluktuasi Acak

Masukan Diperlukan Monitor Keluaran

• Tanah Penyesuaian Keluaran
PROSES • Barang
• T.Kerja
TRANSFORMASI • Jasa
• Modal
• Manajemen

Umpan Balik
Perbandingan
Kenyataan
Vs
Rencana
1. Sistem RS digambarkan dalam bentuk aliran kerja ( alur )

2. R.S memiliki banyak alur pelayanan yang berjalan pada saat

yang sama dan saling berinteraksi dan sebagai akibatnya

timbul :

q Ketidak jelasan tujuan, kurang visioner,

q Lebih mengutamakan kapasitas daripada optimasi,

q Kurangnya kontrol,

q System menghasilkan banyak pemborosan ( WASTE )

3. RS membutuhkan alat bantu menggambarkan produk jasa dalam

bentuk : (1) ALUR (Stream) dan (2) Rantai Nilai ( Value Chain)
 (1) Operational Streams
( Alur Operasional RS)
v Medical Algorthym Stream ( Clinical Pathways)

v Patient Stream

v Staff Stream

v Patient’s samples streams

v Drugs Stream

v Material Stream

v Information / Document Stream

 Rancangan Proses

Toilet
Pemeriksaan Pemeriksaan Pemeriksaan
Anak Penyakit Dalam Gigi

Test
Laboratorium
Pasien Datang
Ruang Tunggu
Pemeriksaan
Umum

Resepsionis
Apotik dan Kasir
PEMIKIRAN KLINIS :
ALUR PEMERIKSAAN DARAH TINDAKAN ODC ELEKTIF
Darah Ke lab
Darah diperiksa ( Alat )
Hasil dikirim ke OK
Arsip Hasil di Lab
Diambil lagi bila perlu Arsip
Ke RS
Menunggu di R Tunggu (5 min)
Daftar & Bayar di kasir (7 min)
Menuju R Lab (2 min)
Darah diambil spesimen (5 min)
Tunggu (30 min)
Menuju R Pemeriksaan (3 min)
Pemeriksaan oleh Perawat (10 min)
Menuju Ruang Tindakan (3 min)
Mengganti Pakaian Operasi (2 min)
Tunggu (5 to 10 min)
Prepping (5 to 25 min) Bersihkan OK dan instrumen (5 min)
Premedication (15 min) Ke R Recovery (3 min)
Jalan ke OK (2 min) Monitor di R Recovery(1 to 2 hours)
Cek ID dan data ( Perawat ) (3 min) Pulang / Rawat (5 min)
Anesthesi prepare(10 min)
Tindakan (1 hour)
MASTER CHART BERKAS REKAM MEDIS
 (2) Value Chain Analysis
Identifying Resources and Capabilities That Can Add Value

Support
Activities

Primary Activities Ch3-46

Hospital Value Chain Analysis

Ch3-47
 Strategic Choice to Purchase Some Activities From Outside Suppliers

Support
Activities

Primary Activities Ch3-48

 Strategic Choice to Purchase Some Activities From Outside Suppliers

Support Firms often purchase a

Activities of their value-creating activities
from specialty external suppliers
who can perform these functions

Primary Activities Ch3-49

Parameter Keberhasilan MO

Ch3-50
 Sasaran Manajemen operasi

KOMPONEN PENIAIAN PRESTASI :

• Biaya, yang meliputi biaya tenaga Biaya

kerja, biaya modal dan biaya
operasional tahunan

• Kualitas, sebagai sasaran maka

kualitas produk atau jasa harus dijaga Penyerahan Fleksibilitas
untuk kepuasan pelanggan

• Penyerahan, mengacu pada

kemampuan operasi untuk memenuhi Kualitas
permintaan penyerahan produk atau
jasa kepada pelanggan secara konsisten

• Fleksibilitas, dalam operasi produksi

adalah reaksi yang cepat terhadap
perubahan volume dan
memperkenalkan produk baru