KUK 6

MENGOPERASIKAN PAKET PROGRAM

PENGOLAHAN ANGKA /SPREADSHEET

ELEMEN KOMPETENSI:
6.1. Mempersiapkan komputer dan paket program pengolahan angka
6.2. Mengentri data
6.3. Mengolah data dengan menggunakan fungsi-fungsi program pengolah angka
6.4. Membuat laporan
6.5. Soal latihan
6.6. Studi kasus
6.7. Praktikum
6.8. Daftar pustaka

6.1. Mempersiapkan komputer dan paket program pengolahan angka

Sebelum memulai program pengolah angka/spreadsheet atau Microsoft
Excel, terlebih dahulu Anda harus memeriksa apakah di komputer sudah
terinstal paket program pengolah angka/spreadsheet atau Microsoft Excel. Jika
belum, harus dilakukan penginstalan terlebuh dahulu. Jika sudah terinstal,
Anda dapat langsung mengoperasikan paket program pengolah
angka/spreadsheet atau Microsoft Excel.

6.1.1. Paket program pengolahan angka siap dioperasikan

6.1.1.1. Microsoft Excel 2013
Microsoft Excel 2013 merupakan program spreadsheet yang
dimanfaatkan dalam pengolahan angka untuk menghitung,
memproyeksikan, menganalisa, merepresentasikan data. Banyak
fasilitas dan kemudahan yang dapat ditemukan dalam Ms. Excel 2013,
antara lain: pengolahan data yang besar, membuat perhitungan dengan
rumus, pembuatan dan pengaturan laporan, pembuatan diagram atau
chart serta tersedianya berbagai template lembar kerja.
 Untuk menjalankan program Ms. Excel Anda dapat mengikuti
langkah berikut ini:
 Nyalakan komputer, sampai menampilkan area kerja
 Klik Start  All Program  Microsoft Office  Micsrosoft
Excel 2013, untuk menjalankan Ms. Excel 2013 pada OS Windows
7.
 Arahkan mouse ke pojok kiri bawah layar, klik satu kali hingga
tampil ikon-ikon program dan klik Excel 2013 (OS Windows 8).

Tampilan awal ketika pertama kali Anda menggunakan Ms. Excel

2013 adalah pilihan template yang telah disediakan, seperti: desain
laporan penjualan, kartu waktu jam kerja, anggaran bulanan dan
lain-lain.

Gambar 6.1 Tampilan awal Ms. Excel 2013

Berikut keterangan dari tampilan awal Ms. Excel 2013:

 Recent, menunjukkan nama-nama file yang telah dibuka

sebelumnya dengan Ms. Excel 2013
 Open other workbook, digunakan untuk membuka dokumen lain
yang pernah disimpan sebelumnya.
  Blank workbook, digunakan untuk membuka workbook baru yang
masih kosong di dalam Ms. Excel 2013.
 Search for online templates, digunakan untuk melakukan pencarian
template secara online.

Untuk dapat membuka dokumen kosong pada Ms. Excel 2013, Anda
dapat mengklik pilihan Blank Workbook sehingga tampil gambar berikut:

Gambar 6.2 Tampilan Ms. Excel 2013 – Blank Workbook

6.1.1.2. Mengenal Elemen Ms. Excel 2013

Quick Access Maximize
Toolbar Minimize Close
Tab

Tombol
Grup
dialog

View (tampilan lembar kerja) Zoom

Gambar 6.3 Beberapa elemen pada Ms. Excel 2013
Berikut penjelasan dari bagian-bagian lembar kerja Ms. Excel 2013:
 Quick Accses Toolbar, merupakan toolbar standar yang berisi
tombol perintah yang sering digunakan, seperti: tombol Save,
Undo, Redo. Anda juga dapat menambahkan tombol-tombol
perintah lain.
 Tab, berisi grup-grup dan di dalam grup berisi tombol-tombol
perintah yang terdapat dalam Ms. Excel 2013, antara lain:
o Tab File, berisi beberapa perintah standar, seperti: membuka
atau menutup file, menyimpan data, mencetak lembar kerja
dan seterusnya.
o Tab Home, berisi tombol-tombol untuk memformat data.

Gambar 6.4 Tampilan tab Home

o Tab Insert, berisi tombol-tombol perintah untuk menyisipkan

objek, seperti: Tables, Pictures, Shape, Chart, Symbol dan lain
sebagainya.

Gambar 6.5 Tampilan tab Insert

o Tab Page layout, berisi tombol-tombol perintah untuk

pengaturan halaman.

Gambar 6.6 Tampilan tab Page layout

o Tab Formula, berisi tombol-tombol perintah untuk
menyisipkan fungsi-fungsi yang terdapat dalam Ms. Excel.

Gambar 6.7 Tampilan tab Formula

o Tab Data, berisi tombol-tombol perintah untuk pengolahan

data, seperti: Sort, Filter, dan Impor data dari program atau
aplikasi lain.

Gambar 6.8 Tampilan tab Data

o Tab Review, berisi tombol-tombol perintah yang berisi

pengaturan lembar kerja Ms. Excel meliputi Spelling,
Translate, New Comment serta proteksi data dan workbook.

Gambar 6.9 Tampilan tab Review

o Tab View, berisi tombol-tombol perintah untuk mengatur

tampilan halaman, ukuran halaman atau ukuran jendela.

Gambar 6.10 Tampilan tab View

  Grup, merupakan kumpulan dari beberapa tombol yang
dikelompokkan pada nama tertentu
 Tombol dialog, digunakan untuk menampilkan kotak dialog dari
suatu kelompok perintah
 Minimize/Maximize, digunakan untuk mengatur tampilan jendela
program dalam ukuran mini (kecil) dan maksimal (satu layar
penuh)
 Views, berisi tombol-tombol perintah untuk mengubah tampilan
lembar kerja atau worksheet.
 Zoom, merupakan bagian yang berisi tombol-tombol perintah untuk
mengatur besar kecilnya tampilan lembar worksheet.

 Close untuk keluar dari program Ms. Excel

6.1.1.3. Memahami Worksheet Ms. Excel

Worksheet atau lembar kerja Ms. Excel merupakan tempat untuk
mengetikkan dan mengolah data. Worksheet berupa kotak-kotak yang
terdiri dari kolom dan baris. Terdiri dari : 256 kolom (Coloumns) : A,
B, C, …, Z, AA, AB, AC, …, AZ, BA, BB, BC, …, BZ s/d IA, IB, …,
IV, 65536 baris (Rows) : 1, 2, 3, …, 65536

Name
box Formula bar
Select all

Sel

Navigasi Tab New Navigasi Navigasi

sheet Sheet Sheet Horizontal Vertikal
 Gambar 6.11 Tampilan Worksheet

Berikut penjelasan dari bagian-bagian lembar kerja Ms. Excel 2013:

 Name box, merupakan suatu kotak yang digunakan untuk
menampung nama-nama Seldan range yang dibuat dalam Ms.
Excel.
 Select all, digunakan untuk memilih semua Seldalam stu
worksheet/sheet
 Formula bar, untuk menampilkan atau mengetikkan teks atau
rumus pada sel
 Sel, merupakan perpotongan antara kolom dan baris yang
mempunyai nama. Nama Selatau alamat Seldiambil dari perpaduan
antara nama kolom dan baris itu sendiri, misalnya: A1, B2.
 Navigasi sheet, merupakan tombol-tombol perintah yang
digunakan untuk berpindah antarsheet aktif.

o Klik sekali untuk menampilkan sheet di sebelah kiri sheet

aktif.

o Klik sekali untuk menampilkan sheet di sebelah kanan

sheet aktif.

o Ctrl + klik untuk menampilkan sheet pertama

o Ctrl + klik untuk menampilkan sheet terakhir

o Klik kanan atau untuk menampilkan kotak dialog

activate yang berisi semua sheet yang dimiliki workbook.

Catatan: Fasilitas Navigasi sheet dapat digunakan jika jumlah

sheet yang dimiliki workbook melebihi kuota/jumlah sheet
yang dapat ditampung di dalam bar/tab sheet

 Tab sheet, bagian yang menampung nama-nama sheet

 New sheet, digunakan untuk menambahkan sheet baru.
  Navigasi horizontal, merupakan batang scroll yang digunakan
untuk menggulung lembar kerja ke kiri atau ke kanan
 Navigasi vertikal, merupakan batang scroll yang digunakan untuk
menggulung lembar kerja ke atas atau ke bawah

6.1.1.4. Menambahkan Worksheet

Secara default, workbook Ms. Excel memiliki satu worksheet. Jika
dalam bekerja Anda membutuhkan beberapa worksheet untuk mengolah
data, Anda dapat menambahkan worksheet sesuai dengan yang
diinginkan.
Berikut ini adalah beberapa cara untuk menambahkan worksheet:

 Klik tombol
 Klik kanan pada nama sheet, pilih perintah Insert, selanjutnya
tampil kotak dialog Insert, pada bagian tabulasi General,
pastikan worksheet telah terpilih dan akhiri dengan Ok.

Gambar 6.12 Kotak dialog Insert

6.1.1.5. Mengatur Tampilan dan Ukuran worksheet

 Langkah yang dapat dilakukan untuk mengatur tampilan worksheet
adalah dengan klik salah satu tombol pengatur tampilan di bagian
bawah worksheet.
 Page layout, untuk menampilkan worksheet secara utuh, mulai
bagian header, bagian footer, objek grafik dan item-item lainnya.

Gambar 6.13 Contoh tampilan Page layout

 Normal, merupakan pilihan default yang berfungsi untuk

menampilkan worksheet dengan tampilan normal.

Gambar 6.14 Contoh tampilan Normal

  Page break Preview, untuk menampilkan worksheet dalam
bentuk preview serta menampilkan garis batas cetak antar halaman

dan pada tiap halaman akan diberi keterangan Page 1, Page 2 dan
seterusnya.
Gambar 6.15 Contoh tampilan Page Break Preview

6.1.1.6. Membuka Workbook Baru

Berikut adalah langkah membuka workbook baru saat Anda
mengolah data yang cukup besar, tidak mungkin Anda hanya
menggunakan satu workbook saja. Meskipun dengan menggunakan satu
workbook saja Anda dapat mengerjakan semua data, namun karena
kurangnya ketelitian dalam pengolahan data yang terlalu banyak akan
menimbulkan kesalahan yang cukup besar. Untuk mengatasi hal seperti
itu, Anda harus membuka beberapa workbook lagi.
Ada dua cara untuk membuka workbook baru yaitu:
 Klik tab File  New  Blank workbook
 Tekan Ctrl + N pada Keyboard

6.1.1.7. Menyimpan Workbook

Berikut ini adalah langkah menyimpan workbook:
a. Gunakan salah satu cara berikut:
 Klik tab File, pilih Save atau Save As.
 Klik tombol Save pada Quick Access Toolbar.
 Tekan tombol Ctrl + S pada keyboard.
b. Selanjutnya tampil jendela Save As seperti gambar berikut:

Gambar 6.16 Tampilan jendela Save As

c. Klik tombol Browse untuk membuka kotak dialog Save As

sekaligus menentukan lokasi penyimpanan.
 Gambar 6.17 Tampilan kotak dialog Save As
d. Ketikkan nama file workbook pada kotak File name.
e. Akhiri dengan klik tombol Save

Catatan: File workbook akan disimpan dengan ekstensi *.xlsx.

Nama file tidak boleh terdiri dari karakter-karakter: slash (/),
backslash (\), symbol lebih dari (>), symbol kurang dari (<),
Asterik (*), tanda tanya (?), petik ganda (“), pipe (|), titik dua (:),
atau koma (,).

6.1.1.8. Menutup Workbook

Berikut adalah langkah-langkah yang dapat digunakan untuk
menutup program Ms. Excel 2013:
 Klik tab File  Close

 Klik tombol Close di sudut kanan atas program

Ms.Excel 2013

Apabila Anda melakukan perintah File  Close, sementara Anda

belum menyimpan pekerjaan di dalam workbook, maka Ms.Excel
akan menampilkan konfirmasi penyimpanan seperti gambar berikut:

Gambar 6.18 Tampilan kotak konfirmasi menyimpan file

Keterangan:

 Klik untuk menyimpan file workbook sekaligus

keluar dari program Ms.Excel
  Klik , untuk keluar dari program Ms.Excel tanpa menyimpan
workbook.

 Klik , untuk membatalkan perintah penyimpanan

workbook dan kembali ke workbook Ms.Excel

6.1.1.9. Membuka Kembali Workbook yang Telah Ditutup

Berikut ini adalah langkah-langkah yang harus Anda lakukan
untuk membuka kembali workbook yang telah ditutup:
1. Lakukan salah satu perintah di bawah ini:
 Klik tab File dan pilih Open, atau
 Tekan tombol Ctrl + O pada keyboard

Gambar 6.19 Tampilan jendela Open

2. Pilih Browse di kolom Open untuk membuka kotak dialog Open

Gambar 6.20 Kotak dialog Open

3. Tentukan lokasi drive atau folder yang menampung file workbook

4. Pilih nama file workbook dan klik Open, sehingga file workbook
akan terbuka
6.2. Mengentri Data
Hal terpenting dalam pengolahan data yaitu proses mengentri data
pada sebuah sel. Jika pada program pengolahan kata Ms. Word Anda
dapat langsung mengetikkan kata secara langsung, di Ms. Excel Anda
harus menentukan terlebih dahulu alamat selnya.
Untuk melakukan entri data secara cepat Anda dapat menggunakan
cara sebagai berikut:
1. Pilih Sel yang akan diketikkan data.
2. Ketikkan data
3. Tekan Enter atau Tab pada keyboard
4. Tekan Esc untuk membatalkan proses entri data

6.2.1. Karakter Sel Diidentifikasi

Pada setiap lembar kerja di spreadsheet terdapat Sel dan range. Sel
adalah pertemuan antar kolom dan baris (gambar 1.11) contoh: A1
artinya pertemuan antara kolom A dan baris ke-1. Sedangkan range
adalah daerah tertentu (kumpulan dari beberapa sel), contoh: A1:C3
(dibaca A1 sampai C3).

Range sel

Sel

Gambar 6.21 Pengidentifikasian Sel

6.2.1.1. Petunjuk Sel (Cell Pointer)
Untuk memindahkan petunjuk sel dapat dilakukan dengan
menggunakan mouse atau tombol pada keyboard seperti berikut:
Tabel 6.1 Petunjuk pointer

Tombol Keterangan
←↑→↓ Pindah satu sel ke kiri, atas, kanan, atau bawah
Enter Pindah satu sel ke bawah
Home Pindah ke kolom A
Ctrl + Home Pindah ke sel A1
Ctrl + End Pindah ke posisi sel terakhir yang digunakan
PgUp Menggulung satu layar ke atas
PgDn Menggulung satu layar ke bawah
Alt + PgUp Menggulung satu layar ke kiri
Alt + PgDn Menggulung satu layar ke kanan

6.2.1.2 Mengolah Kolom dan Baris

Anda dapat mengubah atau mempercantik tampilan pada kolom
agar lembar kerja atau laporan Anda terlihat lebih rapi, dengan cara:
Mengubah lebar kolom
1. Anda dapat menggeser garis batas kolom (grid) yang terletak
dikanan judul kepala kolom sampai batas lebar tertentu. (saat
Anda menggeser garis batas kolom kotak petunjuk ukuran lebar
kolom akan tampil). Atau

Gambar 6.22 Mengatur Lebar Kolom

 2. Anda dapat mengklik dua kali pada garis batas kolom
(membuat lebar kolom sesuai dengan panjang karakter dalam
sel).
3. Pilih beberapa judul kolom yang akan dirubah dan geser salah
satu batas kanan judul kolom yang terpilih. (mengubah kolom
secara bersamaan)

Mengubah tinggi baris

1. Anda dapat menggeser garis batas bawah judul baris samapai
batas tinggi tertentu, atau

Gambar 6.23 Mengatur Tinggi Baris

2. Klik tombol select all dan geser salah satu garis batas judul baris.

6.2.1.3 Menyisipkan sel

Apabila kita ingin menyisipkan data di antara sel, langkah-
langkah yang harus dilakukan adalah sebagai berikut:
1. Klik Sel yang akan disisipkan.
2. Klik drop down tombol Insert pada tab Home grup Cells,
kemudian pilih perintah Insert cells
 Gambar 6.24 Tampilan Insert dan kotak dialog Insert

3. Pilih opsi yang diinginkan:

 Shift Sels right (menyisipkan Sel dengan memindahkan data
sebelumnya ke sebelah kanan)
 Shift Sels down (menyisipkan Sel dengan memindahkan data
sebelumnya ke sebelah bawah)
 Entire row (menyisipkan baris), atau
 Entire column (menyisipkan kolom)
 Gambar 6.25 Tabel yang akan disisipkan

Shift cell right Shift cell down

Entire row Entire column

 Gambar 6.26 Hasil penyisipan sel

4. Klik OK

6.2.1.3. Menghapus sel

Untuk menghapus sel dengan cepat, Anda dapat menekan tombol
Delete pada keyboard. Langkah lain untuk menghapus sel adalah
sebagai berikut:
1. Pilih sel yang akan dihapus
2. Klik drop down tombol Delete pada tab Home grup Cells,
kemudian pilih perintah Delete cells

Gambar 6.27 Tombol Delete dan kotak dialog Delete

3. Pilih opsi yang diinginkan:

 Shift Sels right (menyisipkan Sel dengan memindahkan data
sebelumnya ke sebelah kanan)
 Shift Sels down (menyisipkan Sel dengan memindahkan data
sebelumnya ke sebelah bawah)
 Entire row (menyisipkan baris), atau
 Entire column (menyisipkan kolom)
 Gambar 6.28 Tabel yang akan dihapus

Shift cell right Shift cell down

Entire column
Entire row

Gambar 6.29 Hasil Penghapusan

4. Klik Ok

6.2.1.4 Menghapus dan Mengedit Isi Sel

Berikut ini adalah beberapa cara yang dapat Anda lakukan untuk
menghapus isi, format atau komentar dalam sel:
1. Pilih sel, baris atau kolom
2. Klik drop down tombol Clear pada tab Home grup Editing,
kemudian pilih salah satu pilihan hapus.
 Gambar 6.30 Tombol Clear
Keterangan:
 Clear all, untuk menghapus data, format dan komentar.
 Clear formats, untuk menghapus format saja, data di dalamnya
tidak dihapus.
 Clear contents, untuk menghapus data saja, format dan
komentar yang ada tidak dihapus
 Clear comments, untuk menghapus komentar saja, data dan
format yang ada tidak dihapus
 Clear hyperlinks, untuk menghapus link atau tautan URL saja,
data, format dan komentar yang ada di dalamnya tidak
dihapus.

Menghapus data di dalam sel juga dapat dilakukan dengan

menggunakan cara berikut:

 Pilih sel kemudian tekan tombol Delete pada keyboard

 Pilih sel kemudian tekan tombol Backspace keyboard

Sedangkan cara untuk mengedit data sel dapat Anda lakukan dengan
cara sebagai berikut:

 Pilih sel, tekan F2, lakukan perubahan data dan tekan Enter
  Pilih sel, klik data yang akan disunting pada Formula bar, lakukan
perubahan data dan tekan Enter
 Klik dua kali pada Selyang mengandung data yang akan disunting,
lakukan perubahan data dan tekan Enter.

6.2.1.5. Menyisipkan dan Menghapus Baris atau Kolom

Selain menyisipkan sel, Anda dapat menyisipkan baris ataupun
kolom. Berikut langkah untuk menyisipkan baris atau kolom:
1. Pilih sel yang akan disisipi baris atau kolom
2. Pilih drop down tombol Insert pada tab Home grup Cells,
kemudian pilih salah satu perintah berikut:
 Insert sheet rows, untuk menambah baris posisi aktif
 Insert sheet columns, untuk menambah kolom posisi aktif
4

Insert sheet rows

Insert sheet
columns

Gambar 6.31 Hasil Insert sheet rows dan Insert sheet columns

Sedangkan untuk menghapus baris atau kolom, Anda dapat

menggunakan langkah berikut:
1. Pilih sel yang akan dihapus baris atau kolomnya
 2. Klik Drop Down tombol delete pada tab Home grup Cells,
kemudian pilih salah satu perintah berikut:
 Delete sheet rows, menghapus baris pada sel aktif
 Delete sheet columns, menghapus kolom pada sel aktif

6.2.1.6 Menggabungkan Beberapa Sel

Menggabungkan berfungsi memadukan beberapa kolom dan baris.
Langkah untuk menggabungkan beberapa sel baris atau sel kolom
menjadi sel tunggal adalah sebagai berikut:
1. Pilih sel-sel yang akan digabung
2. Klik drop down tombol Merge & center pada tab Home grup
Alignment.

Gambar 6.32 Tombol Merge & Center

3. Pilih salah satu perintah sesuai dengan proses pengabungan sel
yang diinginkan. Berikut penjelasannya:
 Merge & center, menggabungkan sel-sel dan meratakan data
sel pada bagian tengah horizontal. Pilihan ini biasanya
digunakan untuk menggabung sel-sel yang memiliki posisi
sejajar horizontal.
 Merge across, menggabung sel-sel baris menjadi sel tunggal.
Pilihan ini biasanya digunakan untuk menggabung judul
laporan.
 Merge cells, menggabung beberapa sel tanpa memerhatikan
proses perataan data sel. Pilihan ini biasanya digunakan untuk
menggabung sel-sel pada bagian judul tabel.
6.2.1.7. Perataan Data
Dalam mengerjakan laporan pada Ms. Excel, perataan data sangat
dibutuhkan untuk mengatur kerapian data laporan. Berikut langkah-
langkah untuk mengatur perataan data:
1. Pilih sel yang akan diatur
2. Masuk tab Home grup Alignment, gunakan tombol-tombol perintah
yang tersedia.

Gambar 6.33 Tombol perataan pada grup Alignment

Berikut beberapa perintah perataan:

Tabel 6.2 Penjelasan Perintah Perataan Data

Tombol Fungsi Contoh

Untuk meratakan data
Top Align pada posisi atas

Untuk meratakan data

Midle Align pada posisi tengah
vertikal

Untuk meratakan data

Bottom Align pada posisi bawah

Untuk meratakan data

Align Left pada posisi kiri

Untuk meratakan data

Center pada posisi tengah
horizontal
 Tombol Fungsi Contoh
Untuk meratakan data
Align Right pada posisi kanan

Mengurangi jarak
Decrease Indent
indentasi data pada garis
batas sel
Menambahkan jarak
Increase Indent
indentasi data pada garis
batas sel

Tombol Orientation, mengatur arah penulisan data dalam sel. Klik

tombol anak panah ke bawah untuk memunculkan beberapa
perintah seperti pada gambar berikut:

Gambar 6.34 Pilihan tombol Orientation

Berikut penjelasan perintah yang terdapat pada tombol Orientation:

 Angle counterclockwise atau Angle clockwise, memutar data
450
 Vertical text, mengubah orientasi data dengan arah penulisan
data secara vertikal
 Rotate text up atau rotate text down, memutar data dengan arah
pembacaan data ke atas atau ke bawah
 Format cell alignment, membuka kota dialog format cells
alignment yang berfungsi mengatur perataan data dalam sel.
Tombol Wrap Text, untuk melipat penulisan data teks yang terlalu
panjang dalam satu sel.
Perintah Alignment pada Format Cells

Gambar 6.35 Kotak dialog Format cells tabulasi Alignmnet

Keterangan:
 Text alignment – Horizontal, perintah untuk mengatur
perataan data dalam sel pada arah horizontal
 Text alignment – Vertical, perintah untuk mengatur perataan
data dalam sel pada arah vertikal
 Orientation, mengatur orientasi penulisan data dalam sel
 Wrap text, melipat penulisan data teks yang terlalu panjang
dalam satu sel
 Shrink to fit, memperkecil ukuran data yang melebihi ukuran
lebar kolom, sehingga seluruh data dapat ditampilkan dalam
sel.
6.2.1.8 Menyalin Sel
Pada program Ms. Excel terdapat berbagai cara untuk menyalin
data. Berikut diantaranya:
 Dengan menggunakan Copy dan Paste
1. Pilih range yang akan disalin
2. Tekan tombol Copy pada tab Home grup Clipboard, atau tekan
Ctrl + C pada keyboard. Saat Anda menjalankan perintah
copy, maka akan muncul garis putus-putus yang mengelilingi
range atau sel yang disalin, garis tersebut disebut garis
marquee
3. Pilih sel yang akan dituju untuk meletakkan hasil salinan
range yang telah dipilih
4. Klik tombol Paste pada tab Home grup Clipboard, atau tekan
Ctrl + V pada keyboard.
 Dengan Drag Drop
1. Pilih range yang akan disalin
2. Tekan Ctrl dan arahkan pointer pada posisi garis batas sel atau
range dan klik mouse sampai pointer berubah menjadi ….
3. Geser garis batas tersebut ke posisi lain sehingga tampak kotak
yang membayangi gerakan pointer mouse
4. Lepaskan mouse setelah kotak bayangan tersebut menempati
posisi dimana hasil salinan akan diletakkan.

6.2.1.9 Memberi Warna Sel

Pemberian warna pada sel biasanya digunakan sebagai pembeda
antar kategori agar lebih mudah proses pembacaannya. Untuk memberi
warna sel, langkah komplek yang dapat Anda gunakan adalah sebagai
berikut:
1. Pilih sel/range yang akan diberi warna
2. Klik tombol dialog pada grup Font untuk membuka dialog Format
cells – Fill

Gambar 6.36 Kotak dialog Format Cells – tab Fill

Pilih salah satu perintah untuk memberi warna atau arsiran:
 Background color, memberi warna tabel dengan cara memilih
warna yang diinginkan, atau klik tombol More color
 Fill Effect, memberi warna tabel dengan pola gradasi dengan
cara klik tombol Fill Effects, atur dan pilih gradasi warna lalu
klik Ok.
 Gambar 6.37 Kotak dialog Fill Effects
 Pattern style, memberi pola arsiran dengan cara mengklik drop
down tombol Pattern Style, kemudian pilih warna arsiran pada
bagian Pattern color
3. Klik Ok

6.2.2 Karakter Data Diidentifikasi

6.2.2.1 Jenis Data Input
Data input terdiri dari beberapa jenis data, antara lain: data teks, data
angka, data waktu, data tanggal dan lain sebagainya.
 Data teks
Data teks adalah data berupa huruf atau karakter saja, atau
penggabungan antara angka-angka, spasi, dan karakter yang bukan
bertipe numerik. Pada penulisannya, semua data yang bertipe teks
akan ditampilkan rata kiri. Contoh data teks: 1990-an, 27 03 1989,
atau EP212
 Data angka
Data angka adalah suatu nilai yang terdiri dari : 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9
+ - ( ), / $ % . E e. Data angka pada Ms. Excel otomatis akan diatur
rata kanan dan dianggap sebagai data tipe numerik. Ms. Excel
menampilkan angka sebagai bilangan bulat (2612), pecahan
decimal (26,12) atau notasi ilmiah (2, E+03) jika angka tersebut
kurang lebar kolomnya atau terlalu panjang.
 Data waktu dan tanggal
Data waktu dan tanggal biasanya diangap sebagai data bertipe
angka, ditampilkan rata kanan dan mengubah format angka dari
format General ke format Date or Time. Berikut penulisan untuk
data waktu dan tanggal:
 Data tanggal ditampilkan dengan tanda slash (/) dan data
waktu akan ditampilkan dengan tanda titik dua (:) sebagai
tanda pemisah. Contoh: 26/12/2017 atau 26-Des-2017
(tanggal), 18:58 (waktu)
 Untuk data waktu yang menggunakan sistem 12-jam, dapat
ditulis dengan mengetikkan data waktu diikuti dengan
keterangan waktu am atau pm. Contoh: 11:30:00
 Apabila ingin mengetik waktu menggunakan sistem 24-jam
dapat ditulis dengan 18:30:10, tanpa menggunakan keterangan
waktu.
 Anda juga dapat mengetik data waktu dan tanggal dengan
memisahkan penulisannya mengunakan spasi. Contoh:
18:30:10 26/12/2017
6.2.2.2 Memasukkan Data
Anda dapat memasukkan data teks, angka, tanggal dan waktu pada
sel dalam sebuah worksheet. Untuk memindahkan pointer dari sel
yang sudah Anda ketikkan datanya, Anda dapat menekan Enter
atau Tab pada keyboard.
Nama box yang
menunjukkan alamat sel Formula bar menujukkan
aktif data input

Data teks Data angka

Gambar 6.38 Input data teks dan angka

6.2.2.3 Menginput Data Pada Beberapa Sheet

Langka untuk menginput data yang sama pada beberapa sheet
adalah sebagai berikut:
3. Buat grup sheet, misalkan sheet1 dan sheet2 dengan cara klik
Sheet1  tekan Ctrl  klik sheet2.
4. Pilih salah satu sheet untuk memasukkan data
5. Ketik data yang Anda inginkan. Data dan alamat sel akan sama
pada sheet yang telah digrup.

6.2.2.4 Membuat Deret

Ketika Anda mulai bekerja menggunakan Ms.Excel dan diharuskan
untuk menginputkan rangkaian data seperti nomor urut, nama bulan
atau tanggal, Anda tidak perlu mengetik satu per satu. Karena data
tersebut dapat dibuat menggunakan deret, sehinga akan lebih
menghemat waktu.
 Deret data numerik
Untuk membuat deret data numerik, seperti nomor urut, isilah dua
sel dengan nilai awal sebagai nilai kunci. Langkah selanjutnya
sebagai berikut:
1. Pilih kedua sel yang dijadikan nilai kunci
2. Arahkan mouse pada Fill Handle sampai bentuk pointer
mouse berubah menjadi plus (+).
3. Geser Fill handle ke kanan atau ke bawah.
4. Nilai kunci menunjukkan selisih deret angka selanjutnya.
 Deret data teks
Untuk membuat deret teks, Anda cukup mengetikkan satu nilai
kunci saja. Berikut ini adalah cara membuat deret teks:
1. Pilih sebuah sel, selanjutnya ketik data teks sebagai nilai awal
atau nilai kunci. Contoh: sel A1 dengan teks “Gelombang 1”
2. Arahkan pointer pada posisi fill handle hingga pointer
berbentuk +
3. Klik tahan dan geser fill handle ke kanan atau ke bawah
sesuai dengan deret yang diinginkan.
 Deret nama bulan dan hari
Anda dapat membentuk deret berisi nama bulan dalam satu tahun
atau nama hari dalam satu minggu dengan format penulisan
Bahasa Inggris.

Ketik “January” pada sel A1 dan geser fill handle sampai sel A12.
Perhatikan pada range A1:A12 terbentuk deret nama bulan mulai
dari “January” sampai dengan “Desember” dengan menggunakan
setting Bahasa Inggris.
 Dengan cara yang sama diatas, Anda dapat membuat deret nama
hari sesuai dengan ejaan Bahasa Indonesia.
 Deret data waktu dan tanggal
Proses membuat deret untuk data bertipe waktu dan tanggal
memiliki cara yang tidak jauh berbeda dengan data bertipe
numerik. Berikut langkah untuk membuat deret data waktu dan
tanggal:
1. Pilih sebuah sel, kemudian ketik data tanggal atau waktu
sebagai nilai awal atau nilai kunci
2. Arahkan pointer pada posisi fill handle sehingga pointer
berbentuk tanda plus +
3. Klik tahan dan geser fill handle ke bawah sesuai dengan deret
yang diinginkan.

6.2.2.5 Mencari dan Mengganti Data

Selain melakukan pencarian data, Anda juga dapat mencari
sekaligus mengganti data secara otomatis dalam suatu lembar kerja.
Mencari teks atau angka
Langkah untuk mencari data teks atau angka adalah sebagai
berikut:
1. Pilih range sel yang akan dicari datanya, atau pilih
sembarang sel untuk mencari data pada seluruh sel
worksheet.
2. Klik tombol Find & Select pada grup Editing tab Home, pilih
perintah Find untuk membuka kotak dialog Find and

Replace
Gambar 6.39 Kotak dialog Find and Replace tab Find

3. Pada kotak Find what, ketik data yang Anda cari

4. Klik tombol Options untuk mencari data berdasarkan suatu
kriteria tertentu, dan menampilkan daftar pilihan perintah
berikut:
 Within, untuk menentukan area pencarian
Pilih sheet untuk mencari data di dalam sheet aktif saja,
atau pilih workbook untuk mencari data secara
keseluruhan sheet pada workbook
 Search, untuk menentukan arah pencarian
 By rows, untuk mencari data ke bawah melintasi
posisi baris
 By columns, untuk mencari data ke kanan melintasi
posisi kolom
 Look in, untuk menentukkan item data yang akan dicari
yang terdiri dari pilihan: Formulas (rumus), Values
(nilai), dan Comments (komentar)
  Match case, untuk mencari data yang memiliki bentuk
penulisan huruf yang sama (besar kecilnya huruf) dengan
data yang diketikkan pada Find what
 Match entire cell contents, untuk mencari data yang
bentuk penulisan hurufnya sama persis dengan kata yang
diketikkan pada kotak Find what, dan bukan merupakan
bagian dari suatu teks
5. Klik Find next untuk memulai pencarian data, atau tekan Esc
untuk membatalkan proses pencarian. Find All digunakan
untuk menampilkan semua item data yang ditemukan pada
bagian bawah kotak dialog
6. Klik salah satu daftar item data yang ditemukan, untuk
menampilkan hasil pencarian data di layar

6.2.2.6 Mengganti Teks atau Angka

Langkah untuk mengganti data teks atau angka adalah sebagai
berikut:
1. Pilih range sel yang akan dicari datanya, atau pilih sembarang
sel untuk mencari data pada seluruh sel worksheet

Gambar 6. 40 Tabel data yang akan diubah isinya

2. Klik tombol Find & Select pada grup Editing tab Home, pilih
perintah Find untuk membuka kotak dialog Find and Replace
 Gambar 6.41 Kotak dialog Find and Replace tab Replace
3. Pada kotak Find what, ketik data teks atau angka yang akan
dicari. Misal:”Celana”
4. Pada kotak Replace with, ketik teks penggantinya. Misal:
Kemeja
5. Klik tombol Find Next untuk memulai pencarian data.
Klik tombol Replace untuk mengganti teks atau angka yang
telah ditemukan.
Klik tombol Replace All untuk mengganti semua teks atau
angka yang ditemukan

Gambar 6.42 Hasil proses penggantian data

6.3 Mengolah Data Dengan Menggunakan fungsi-fungsi program

pengolah angka
6.3.1 Data diolah dengan rumus matematika
Matematik adalah fungsi yang digunakan dalam perhitungan
matematika, yang biasanya berupa +, -, ^, akar, pembualatan angka,
 Fungsi SUM
Bentuk dari fungsi SUM yaitu:

= SUM(alamat_sel_1;alamat_sel_2)
Keterangan: Alamat sel , merupakan sel yang berisi data numerik.
Contoh: =SUM(B1:B15)
 Fungsi SUMIF
Digunakan untuk menjumlahkan data numerik yang memenuhi
kriteria tertentu. Bentuk dari fungsi SUMIF yaitu:

=SUMIF(range;kiteria;sum_range)
Keterangan:
o Range, digunakan untuk menentukan range yang akan diuji
o Kriteria, digunakan untuk menentukan syarat
o Sum_range, merupakan alamat range data yang akan
dijumlahkan.
Contoh: Mencari total bayar yang memiliki harga lebih dari 45.000.
=SUMIF(C2:C5;”>45000”;D2:D5)
 Fungsi SUBTOTAL
Bentuk dari fungsi SUBTOTAL yaitu:

=SUBTOTAL(number_function;alamat_sel)
Keterangan:
o Number_function, berupa nilai numerik 1 sampai dengan 11
yang merupakan kode ungsi untuk menentukkan jenis fungsi
nilai subtotal
o Alamat_sel, merupakan range alamat sel yang akan dicari nilai
subtotalnya
Contoh: Mencari nilai tertinggi dari serangkaian data menggunakan
SUBTOTAL. =SUBTOTAL(4;B2;B5)
6.3.2 Data diolah dengan rumus statistic
Fungsi statistik digunakan untuk mendapat informasi beberapa data
dari tabel, sehingga didapatkan analisis informasi yang sesuai
kebutuhan.
 MIN
MIN biasa digunakan untuk mencari nilai minimal atau terkecil
dari suatu bilangan. Bentuk dari fungsi MIN:

=MIN(number_1;number_2;…)
Keterangan:
Number_1;Number_2;… berupa bilangan atau alamat range yang
berisi data numerik.
Contoh: Menghasilkan angka terkecil dari sel B2:B5.
=MIN(B2:B5)
 MAX
Max biasa digunakan untuk mencari nilai maksimal atau tertinggi
dari suatu bilangan. Bentuk dari fungsi MAX adalah:

=MAX(number_1;number_2)
Contoh: menghasilkan angka terbesar dari sel B2:B5.
=MAX(B2:B5)
 AVERAGE
Average biasa digunakan untuk mencari nilai rata-rata dari suatu
bilangan. Bentuk dari fungsi AVERAGE adalah:

=AVERAGE(number_1;number_2;…)
Contoh: =AVERAGE(B2:B5)
 COUNT
COUNT biasa digunakan untuk menghitung jumlah sel yang
hanya berisi data numerik. Bentuk dari fungsi COUNT adalah:
 =COUNT(Number_1;Number_2;…)
Contoh: Mencari jumlah sel yang berisi data angka.
=COUNT(B2:B5)

6.3.3 Data diolah dengan menggunakan rumus semi absolute, absolute

dan fungsi logika
 Fungsi Absolute dan Semi Absolute
Ada 2 fungsi yang dapat digunakan, yaitu Absolut dan Semi
Absolut. Fungsi Absolute digunakan untuk mengunci posisi
kolom dan baris. Fungsi ini ditandai dengan adanya tanda $ yang
berada di depan Kolom dan di depan Baris.
Misal:
Terdapat sebuah data Barang yang terdiri atas Nama Barang,
Harga Satuan, dan Total Harga. Setiap barang dibeli sebanyak 2
item, sehingga setiap Harga Satuan Barang dikalikan 2 untuk
mendapatkan Total Harga. Agar mempermudah proses
perhitungan, ketikkan sebuah angka 2 sebagai master dari
perkalian tersebut. Jadi setiap Harga Satuan akan dikalikan
dengan angka 3 yang terletak di kolom B9. Agar tidak berubah-
ubah, kita diharuskan menambahkan symbol Dollar ($) sebelum
huruf B ($B = fungsi $ untuk mengunci kolom B) dan sebelum
angka 9 ($9
= fungsi $ untuk mengunci baris ke-9). Sehingga didapatkan hasil
dari perkalian tersebut.
 Gambar 6.43 Perhitungan dengna fungsi absolute
Rumus fungsi semi Absolut digunakan untuk mengunci salah satu
kolom atau baris pada suatu alamat sel. Sebagai contoh:
 $C9: Penguncian kolom C, dengan cara ini ketika sel dicopy
kekanan alamat sel akan tetap dibaca sebagai $C9 bukan D9,
namun ketika dicopy kebawah alamat sel akan berubah
menjadi $C10.
 C$9: Penguncian baris 9, dengan cara ini ketika seldicopy ke
bawah alamat selakan tetap dibaca sebagai C$9 bukan C10,
namun ketika dicopy ke kanan alamat sel akan berubah
menjadi D$9.
 Fungsi Logika
Fungsi logika adalah fungsi yang digunakan untuk menyatakan
kondisi benar atau salah. Fungsi ini bersifat kualitatif, misal: ya-
tidak, lulus-tidak lulus, baik-buruk, dan lain-lain.
o IF
Fungsi IF digunakan untuk menguji suatu syarat tertentu
apakah syarat tersebut terpenuhi (kondisi benar) atau
sebaliknya.
Bentuk dari fungsi IF:

=IF(Logical_test;[value_if_true];[value_if_false])
Keterangan:
 Logical_test, berisi nilai atau ekspresi yang diuji untuk
menghasilkan nilai TRUE atau FALSE
 Value_if_false, berisi nilai yang akan dihasilkan apabila
logika bernilai salah (FALSE)
 Value_if_true, berisi nilai yang akan dihasilkan apabila
logika bernilai benar (TRUE)

Contoh: =IF(C7>=50;5%*D7;IF(C7>=30;3%;0), diberikan

diskon =5% dari harga bayar bila jumlah beli >50, diberikan
 diskon = 3% dari harga bayar jika jumlah beli > 30, selain
itu tidak dapat diskon.

o AND
Fungsi AND digunakan untuk menghasilkan nilai TRUE jika
semua argument yang terpasang bernilai benar, dan
menghasilkan nilai FALSE jika ada satu atau lebih argument
bernilai salah. Bentuk dari fungsi AND adalah:

=AND(Logical1_Logical2:…)
Keterangan: Logical1_Logical2, merupakan kondisi yang
akan diuji atau alamat sel yang mengandung nilai logika.
Contoh:

Keterangan Rumus Hasil

Semua argumen benar =AND(True;True) True
Semua argument
=AND(False;False) False
FALSE
Semua argument nilai
=AND(4+4=8;3+4=7) True
adalah TRUE

o OR
Fungsi OR biasa digunakan untuk menghasilkan TRUE jika
beberapa argumen bernilai benar, menghasilkan FALSE jika
semua argument bernilai salah. Bentuk dari fungsi OR
adalah:

=OR(Logical1;[Logical2];…)

Contoh:

Keterangan Rumus Hasil

Mencari nilai apabila
salah satu argument =OR(True;False;True) True
adalah TRUE
Mencari nilai apabila =OR(False;False) False
 salah satu argument
adalah FALSE
Mencari nilai apabila
salah satu bilangan =OR(3+3=6;6<3) True
adalah FALSE
Mencari nilai apabila
salah satu bilangan =OR(2+3=5;7>2) True
adalah TRUE

o NOT
Fungsi NOT digunakan untuk menghasilkan nilai logika
kebalikan dari kondisi logika yang diuji. Bentuk dari fungsi
NOT adalah:

=NOT(Logical)
Keterangan: Logical, merupakan nilai atau argument yang
dapat menghasilkan nilai TRUE dan FALSE. Jika logical
bernilai salah, maka menghasilkan nilai TRUE, begitu juga
sebaliknya.
Contoh:

Keterangan Rumus Hasil

Mencari nilai apabila =NOT(False) True
syarat bernilai salah =NOT(5+3=20) True

6.3.4 Data diolah dengan menggunakan fungsi financial

 Fungsi PMT
Fungsi PMT digunakan untuk menghitung nilai angsuran secara
periodic untuk melunasi nilai pinjamanberdasarkan periode,
pembayaran konstan, dan nilai bunga yang konstan pula. Bentuk
dari fungsi PMT adalah:

=PMT(Rate;Nper;Pv;Fv;Type)
 Contoh: Bayu mempunyai tanggungan utang Rp 50.000.000 yang
diangsur setiap awal bulan selama 3 tahun (36 bulan) dengan
bunga 20% per tahun. Berapa besar angsuran yang harus dibayar
per bulan oleh Bayu?
Penyelesaian:
=PMT(20%/12;36;50000000)
Hasil  (Rp 1.858.179,17)
Didapat nilai angsuran sebesar Rp 1.858.179,17 dengan nilai
negative, artinya nilai pembayaran angsuran yang harus Bayu
lakukan.

6.3.5 Data diolah dengan menggunakan fungsi date-time

Fungsi Date & Time adalah fungsi-fungsi untuk mengakses tanggal
dan jam, dan terdiri dari 14 fungsi:
 NOW
NOW digunakan untuk menghasilkan nilai data tanggal dan
waktu yang berlaku hari ini, atau tanggal dan waktu yang
berlaku dalam sistem komputer. Bentuk dari fungsi NOW
adalah:

=NOW()

Nilai numerik pada bagian kanan titik decimal dalam angka seri
menunjukkan nilai waktu (time), nilai numerik pada bagian kiri
menunjukkan nilai tanggal (date).
 TODAY
TODAY digunakan untuk menghasilkan nilai seri data tanggal
yang berlaku hari ini sesuai dengan waktu yang berlaku pada
sistem komputer. Bentuk dari fungsi TODAY adalah:
 =TODAY()

 DATE
DATE digunakan untuk menuliskan tanggal dan umumnya
digunakan pada rumus-rumus yang berkaitan dengan penulisan
data tanggal. Bentuk dari fungsi DATE adalah:

=DATE(year;month;day)
Keterangan:
o Year, adalah nilai tahun yang dapat dinyatakan dengan nilai
dari 1900 sampai 9999
o Month, adalah bilangan yang menyatakan nilai bulan dalam
satu tahun. Apabila nilai bulan lebih besar dari 12, maka nilai
lebih bulan tersebut akan dianggap sebagai nilai bulan pada
akhir tahun berikutnya.
o Day, adalah bilangan yang menyatakan nilai hari dalam suatu
bulan.
Contoh: =DATE(92;11;27), hasilnya 33569 atau 27/11/1992

 TIME
TIME digunakan untuk mencari nilai data waktu. Nilai numerik
yang dihasilkan fungsi TIME adalah pecahan decimal. Bentuk
dari fungsi TIME adalah:

=TIME(hour;minute;second)
Keterangan:
o Hour adalah suatu bilangan dimulai dari angka ) samapi
dengan 23 yang menunjukkan nilai jam
o Minute adalah suatu bilangan dimulai dari angka ) samapai
dengan 59 yang menunjukkan nilai menit
 o Second, adalah suatu bilangan dimulai dari angka ) sampai
dengan 59 yang menunjukkan nilai detik
Contoh: =TIME(14;0;0), hasilnya 2:00 PM

 HOUR
HOUR digunakan untuk menghasilkan nilai jam (hour). Nilai
numerik jam tampil sebagai bilangan bulat antara ) (12:00 AM)
sampai 23 (11:00 PM)
Bentuk dari fungsi HOUR adalah:

=HOUR(serial_number)
Keterangan: serial_number adalah alamat sel yang berisi data
waktu, atau data waktu yang dituliskan dalam bentuk teks.
Contoh: menghasilkan nilai jam dari 3:30:30, =HOUR(“3:30:30
PM”) hasilnya 15.

 YEAR
YEAR digunakan untuk menghasilkan nilai numerik tahun.
Bentuk dari fungsi YEAR adalah:

=YEAR(serial_number)
Keterangan: serial_number, alamat sel yang berisi data tanggal.
Contoh: =YEAR(“27-Apr-90”) hasilnya 1990.

 DAY
DAY digunakan untuk menghasilkan nilai numerik dalam satu
bulan, mulai nilai 1 sampai 31. Bentuk dari fungsi DAY adalah:

=DAY(serial_number)
Keterangan: serial_number merupakan data tanggal, alamat sel
yang berisi data tanggal atau data tanggal yang dituliskan dalam
bentuk teks, seperti “27-11-89” atau “21-Nov-1989”.
 Contoh: =DAY(“30/04/90”) hasilnya 30.

 MONTH
MONTH digunakan untuk menghasilkan nilai numerik bulan
dalam satu tahun. Nilai numerik bulan diberikan sebagai
bilangan bulat mulai dari nilai 1 (Januari) sampai 12
(Desember). Bentuk dari fungsi MONTH adalah:

=MONTH(serial_number)
Keterangan: Serial_number, merupakan alamat sel yang berisi
data tanggal, atau data tanggal yang dituliskan dalam bentuk
teks.
Contoh: =MONTH(“20-Apr-90”) hasilnya 4.

6.4 Membuat Laporan

Laporan merupakan bentuk penyajian fakta tentang suatu keadaan
atau suatu kegiatan yang disampaikan dalam bentuk lisan, tulisan dan
visual Laporan bermanfaat sebagai dasar penentuan kebijakan, bahan
penyusunan rencana kegiatan berikutnya, mengetahui perkembangan dan
proses peningkatan kegiatan, serta sebagai sumber informasi. Oleh karena
itu laporan harus dibuat secara jelas, cermat, lengkap, konsisten,
mengandung kebenaran dan objektifitas, tepat waktu dan langsung
mengenai sasaran.

6.4.1 Laporan dibuat dalam bentuk table

Berikut adalah langka-langkah membuat laporan dalam bentuk tabel:
1. Pilih sel/range yang akan diformat
 Gambar 6. 44 Range yang akan diformat
2. Klik tombol Borders untuk menampilkan daftar pilihan garis
bingkai
3. Pilih salah satu format garis bingkai pada deret Borders

Gambar 6.45 Hasil format garis bingkai

Cara yang lebih komplek untuk mengatur format garis bingkai adalah
dengan menggunakan tombol dialog pada grup Font untuk membuka
kotak dialog Format Cells – Borders
Untuk mengatur garis bingkai dalam kotak dialog Format Cells adalah
sebagai berikut:
1. Pilih sel/range yang akan diberi garis bingkai
2. Pilih warna pada bagian Color
3. Pilih bentuk garis pada bagian Style
4. Pasang bentuk dan warna garis bingkai dengan cara klik pada
tombol-tombol garis bingkai yang terdapat pada bagian Presets dan
Border.
Tabel 2.2 Tombol Perintah Borders

Tombol perintah Fungsi

Untuk menghilangkan garis bingkai pada seluruh

None bagian range sel yang dipilih
 Tombol perintah Fungsi

Untuk memberi garis bingkai pada sisi luar range

Outline yang dipilih
Untuk memberi garis bingkai pada sisi dalam
Inside range sel yang dipilih
Untuk memberi garis bingkai pada sisi atas range
Top sel yang dipilih. Klik sekali untuk memasang,
klik kembali untuk menghilangkan.
Untuk memberi garis bingkai tengah range sel
Middle yang dipilih.
Untuk memberi garis bingkai pada sisi bawah
Bottom range sel yang dipilih.
Untuk memberi garis bingkai pada diagonal range
Diagonal sel yang dipilih.
Untuk memberi garis bigkai pada sisi kiri range
Left sel yang dipilih.
Untuk memberi garis bingkai pada bagian tengah
Center secara tegak range sel yang dipilih.
Untuk memberi garis bingkai pada sisi kanan
Right range sel yang dipilih
Untuk memberi garis bingkai pada diagonal range
Diagonal sel yang dipilih.

5. Akhiri dengan klik tombol Ok

6.4.2 Laporan dibuat dalam bentuk grafik

Grafik atau chart pada umumnya sering dimanfaatkan untuk
menggambarkan adanya suatu perkembangan atau perubahan data
dari waktu ke waktu secara lebih efektif. Biasanya fasilitas ini
digunakan untuk mendukung laporan data dalam bentuk presentasi.
 Membuat diagram grafik
Berikut ini adalah langah untuk membuat grafik:
1. Ketikkan tabel data bantu seperti gambar berikut:

Gambar 6. 46 Tabel bantu

2. Seleksi data yang akan digunakan sebagai data sumber grafik
3. Pilih salah satu tipe grafik dalam tab Insert grup Charts

Gambar 6.42 Pilihan tipe grafik pada tab Insert

Sebagai contoh, pilih tipe Column sehingga tampil sub menu
yang berisi pilihan dari grafik tipe Column
 Gambar 6.47 Tampilan submenu grafik tipe column
4. Pilih 2-d Clustered column dan hasilnya seperti gambar berikut:

Gambar 6.48 Tampilan grafik type 2-d Clustered Column

Catatan: Ketika Anda membuat grafik, Anda dapat menggunakan

tombol Recommend charts yang akan menampilkan daftar
rekomendasi grafik dan semua tipe di dalam kotak dialog Insert
chart.

Grafik yang dibuat akan muncul dengan tampilan standar. Anda

dapat menyempurnakan tampilan grafik dengan menggunakan tiga
tombol perintah yang tersedia, yaitu: Chart filters, Charts Style,
Charts elements.

Selain tombol perintah di atas, juga tersedia Chart tools tab Design dan
tab Format yang digunakan untuk mengoptimalkan dan mengolah
grafik.

 Mengubah Pembacaan Sumber Grafik

Berikut adalah cara untuk mengubah pembacaan Data sumber grafik:
1. Pilih grafik yang akan diubah pembacaan datanya.
2. Pilih tab Design grup Data klik tombol Switch row/column
 Membuat Grafik Pie
 Membuat grafik Pie berbeda dengan pembuatan grafik yang telah
dibahas sebelumnya, karena grafik Pie hanya dapat menampung
informasi satu series atau satu category saja.
Beriku langkah membuat grafik Pie:
1. Seleksi data sumber yang akan dijadikan data grafik
Jika data yang dijadikan sumber data grafik berurutan dalam
baris atau kolom, Anda dapat langsung menyeleksinya. Namun,
jika data tersebut melewati kolom atau baris lainnya, Anda dapat
menggunakan Ctrl+klik untuk menyeleksi.
2. Klik tipe grafik Pie pada tab Insert grup Charts, sehingga tampil
submenu yang berisi pilihan grafik Pie.
3. Pilih 3-D Pie maka hasilnya tampak seperti gambar di bawah:
4. Ubah judul grafik dengan cara klik pada Chart Title yang telah
tampil, kemudian ketikkan judul grafik.
5. Untuk menambahkan label pada batang grafik, guanakan tombol
Add chart elements – Data labels
6. Apabila Anda ingin memecahkan/memisahkan antarbatang
grafik yang memiliki nilai persentase tertinggi, berikut caranya:
a. Klik batang grafik Pie
b. Klik satu kali pada batang grafik yang memiliki persentase
tertinggi sehingga handle lingkaran hanya ada pada batang
grafik tersebut
c. Klik tahan dan geser batang grafik keluar untuk memisahkan
dengan bagian batang grafik lainnya.

6.5 Soal Latihan

Pilihan Ganda
Pilihlah jawaban yang Anda anggap paling benar untuk soal-soal di bawah
ini!
1. Di bawah ini manakah produk Microsoft berupa program spreadsheet
yang dimanfaatkan dalam pengolahan angka?
a. Microsoft Excel
 b. Microsoft Word
c. Microsoft Power point
d. Microsoft Acces
2. Klik Start  All Program  Microsoft Office  Micsrosoft Excel
2013 merupakan langkah dari …
a. Menjalankan program Ms. Excel
b. Membuka workbook baru Ms.Excel
c. Menambahkan worksheet pada Ms.Excel
d. Menutup program Ms.Excel
3. Berikut ini manakah tombol yang digunakan untuk membuka dokumen
lain yang pernah disimpan sebelumnya?
a. Open other workbook
b. Search for online templates
c. Recent
d. Blank workbook
4. Disebut apakah lembar kerja Ms.Excel yang digunakan untuk
mengetikkan dan mengolah data?
a. Worksheet
b. Workbook
c. Tab
d. Toolbar
5. Apakah nama gambar tombol berikut ini ?

a. Increase Indent
b. Decrease Indent
c. Bottom Align
d. Align Right
6. Berikut ini manakah tab yang berisi Sort, Filter, dan Impor data ?
a. Tab Data
b. Tab Review
 c. Tab Page layout
d. Tab Insert
7. Berikut ini tab manakah yang isinya mengatur ukuran halaman dan
ukuran jendela?
a. Tab View
b. Tab Insert
c. Tab Data
d. Tab Home

8. Simbol disamping berfungsi untuk menampilkan worksheet

secara utuh, biasa disebut dengan?
a. Page layout
b. Page break Preview
c. New Sheet
d. Themes
9. Dibawah ini manakah short cut yang dapat digunakan untuk
menyimpan workbook?
a. Ctrl + S
b. Ctrl + O
c. Ctrl + P
d. Ctrl + i
10. Apakah yang terjadi pada pointer apabila ctrl + home ditekan?
a. Pindah ke kolom A
b. Pindah ke sel A1
c. Pindah satu sel ke bawah
d. Pindah satu sel ke kiri
11. Berikut ini manakah tombol yang digunakan untuk menghapus data,
tetapi format dan komentar di dalamnya tidak dihapus?
a. Clear contents
b. Clear all
c. Clear formats
 d. Clear comments
12. Jenis data apakah data berupa huruf atau karakter saja, atau
penggabungan antara angka-angka, spasi, dan karakter yang bukan
bertipe numerik?
a. Data teks
b. Data angka
c. Data tanggal
d. Data waktu
13. Perintah untuk apakah klik tombol Paste pada tab Home grup
Clipboard, atau tekan Ctrl + V pada keyboard?
a. Menyalin sel
b. Menambah sel
c. Memberi garis pada sel
d. Mengurangi sel
14. Disimpan dengan ekstensi apakah apabila kita menyimpan file
workbook?
a. .xlsx
b. .doc
c. .ppt
d. .pdf
15. Berikut ini adalah karakter yang tidak boleh digunakan pada penamaan
file, kecuali?
a. _ b. / c. : d. *
16. Berikut ini manakah langkah membuat grup sheet?
a. klik sheet1  tekan Ctrl  klik sheet2.
b. Klik sheet  tekan ctrl
c. Klik sheet1 dan sheet2
d. Klik sheet1  shift  klik sheet2
17. Berikut ini manakah bentuk dari fungsi SUMIF?
a. =SUMIF(range;kiteria;sum_range)
b. =SUMIF(alamat_sel_1;alamat_sel_2)
 c. =SUMIF(number_function;alamat_sel
d. =SUMIF(number_1;number_2)

18. digunakan untuk apakah tombol perintah disamping?

a. Memberi garis bingkai pada diagonal range sel yang dipilih.
b. Memberi garis bingkai pada sisi kanan range sel yang dipilih
c. Memberi garis bingkai pada sisi bawah range sel yang dipilih.
d. Memberi garis bingkai tengah range sel yang dipilih.
19. Disebut apakah suatu kotak yang digunakan untuk menampung nama-
nama sel dan range yang dibuat dalam Ms. Excel?
a. Name box
b. Select all
c. Formula bar
d. New sheet
20. Berikut ini manakah tombol yang berfungsi menampilkan worksheet
secara utuh, mulai bagian header, bagian footer, objek grafik dan item-
item lainnya?
a.

b.

c. …

d.

Essay
Jawablah pertanyaan dibawah ini dengan benar!
1. Jelaskan kegunaan tombol Quick Access Toolbar?
2. Jelaskan langkah-langkah untuk membuka kembali workbook yang
telah ditutup?
3. Jelaskan fungsi dari Merge & center?
4. Jelaskan langkah-langkah untuk memberi garis pada sel?
 5. Jelaskan langkah-langkah membuat deret data numerik?

6.6 Studi Kasus

UG Mart berencana membeli barang dagangan untuk menambah
stok di Toko. Oleh karena itu UG Mart membutuhkan informasi seberapa
besar permintaan atas barang dagangan agar dapat mengetahui berapa
banyak stok yang harus disiapkan untuk mencapai target penjualan.
Anda diminta untuk membuat sebuah Laporan Penjualan
menggunakan Ms.Excel dengan bentuk sebagai berikut:

Keterangan:
 Mulai dari Sel Harga Bayar samapi dengan Total Bayar
menggunakan rumus.
 Pajak: Harga bayar lebih dari sama dengan 500.000 pajak 10%,
Lebih dari sama dengan 300.000 pajak 5%, selain itu pajak 1%
 Discount: Beli lebih dari sama dengan 50 diskon 7%, lebih dari
sama dengan 30 diskon 3%, selain itu diskon 0.
 6.6.1 Alat dan bahan yang dibutuhkan
a. Komputer
b. Program pengolahan angka (Ms. Excel)
c. Viewer
d. Printer
e. Sumber data
6.6.2 Kegiatan Praktikum
……..
6.7 Daftar Pustaka

Penerbit, 2016. Microsoft Excel untuk Administrasi Perkantoran Modern

(Microsoft Office 2016). Yogyakarta: Andi.

Penerbit, T., 2015. Cepat Mudah Belajar Sendiri Microsoft Excel 2013.
Yogyakarta: Andi .