CONTOH PROPOSAL MANAJEMEN PROYEK

LOGO POLITENIK NEGERI BATAM

NAMA KELOMPOK

SEMESTER

JURUSAN

PROGRAM STUDI

POLITEKNIK NEGERI BATAM

2022
 DAFTAR ISI

1. PENDAHULUAN.....................................................................................................................2
2. PENDEKATAN DALAM MANAJEMEN PROYEK...............................................................3
3. CAKUPAN PROYEK...............................................................................................................3
4. DAFTAR MILESTONE............................................................................................................5
5. BASELINE JADWAL DAN WORK BREAKDOWN STRUCTURE.....................................6
6. RENCANA MANAJEMEN PERUBAHAN.............................................................................6
7. RENCANA MANAJEMEN KOMUNIKASI...........................................................................7
8. RENCANA MANAJEMEN BIAYA........................................................................................8
9. RENCANA MANAJEMEN PEMBELIAN..............................................................................8
10. RENCANA MANAJEMEN CAKUPAN PROYEK.................................................................8
11. RENCANA MANAJEMEN JADWAL.....................................................................................8
12. RENCANA MANAJEMEN MUTU.......................................................................................10
13. RENCANA MANAJEMEN RESIKO....................................................................................10
14. DAFTAR RESIKO..................................................................................................................11
15. RENCANA MANAJEMEN SDM.........................................................................................11
16. KALENDER SUMBER DAYA..............................................................................................13
17. BASELINE BIAYA.................................................................................................................13
18. BASELINE MUTU................................................................................................................14
19. PERSETUJUAN PEJABAT PEMBERI PEKERJAAN (PEMBUAT KOMITMEN)............15
LAMPIRAN 1: BASELINE JADWAL DAN WORK BREAKDOWN STRUCTURE..............16
LAMPIRAN 2: RENCANA MANAJEMEN PERUBAHAN......................................................20
LAMPIRAN 3: RENCANA MANAJEMEN KOMUNIKASI....................................................22
LAMPIRAN 4: RENCANA MANAJEMEN MUTU..................................................................24
LAMPIRAN 5: DAFTAR RESIKO.............................................................................................25
1. PENDAHULUAN
Project Charter
Nama Proyek : Pengadaan Jaringan Komputer
Tanggal Mulai Proyek : 07 April 2014
Tanggal Selesai Proyek : 08 Agustus 2014
Manager Proyek : tania, adit….

Tujuan Proyek
Tujuan proyek ini adalah membangun sebuah jaringan komputer yang dapat memberikan kemudahan
teknologi dan informasi yang berkaitan dengan kebutuhan para petinggi kampus maupun mahasiswa/i
meliputi pendaftaran mahasiswa/i baru, pengisian KRS, pembayaran, dan lain sebagainya. Dengan
demikian dapat memberikan kemudahan dan keuntungan bagi pihak kampus dan juga mahasiswa/i.
Proyek ini dimulai dengan menganalisis proses sistem yang ada, membuat perancangan arsitektur
jaringan komputer yang akan digunakan, perancangan sistem, pengujian jaringan, sampai
implementasi dan pemasangan komputer server maupun client. Proyek ini akan dikerjakan selama 5
bulan dengan estimasi total biaya yang diperlukan sebesar Rp. 720.291.500.

Faktor Penentu Keberhasilan

Berikut ini adalah beberapa faktor penentu keberhasilan proyek, yaitu:
• Komitmen dan dukungan dari pihak manajemen.
• Komitmen dan dukungan dari tim proyek.
• Ketersediaan sumber daya manusia yang sesuai dengan kompetensi masing-masing.
• Kerjasama yang baik dari semua pihak yang sesuai dengan kompetensi masing-masing.
• Kontinuitas pelaksanaan proyek (tanpa adanya interupsi).
• Disiplin pelaksanaan sesuai dengan rencana kerja proyek.
• Dokumentasi proyek yang baik dan lengkap.
Tersedianya semua fasilitas pendukung proyek yang sesuai dan memadai.

Manfaat yang Diharapkan

Ada beberapa manfaat yang diharapkan dari pembangunan jaringan komputer ini, diantaranya
adalah : Dari sisi kampus :
 Menyediakan akses informasi yang lebih luas dan cepat kepada mahasiswa/i.
 Meningkatan kualitas pendidikan di ...
Dari sisi mahasiswa/i :
 Meningkatkan efektifitas belajar dari sirkulasi pengetahuan teknologi dan informasi.
  Menunjang fasilitas pendidikan bagi para mahasiswa/i …

2. PENDEKATAN DALAM MANAJEMEN PROYEK

Pendekatan Proyek

Tujuan Proyek
Tujuan proyek ini adalah membangun jaringan komputer untuk dapat meningkatkan kecepatan dalam
menyediakan layanan informasi mengenai data mahasiswa/i maupun dosen, data nilai, dan data
pembayaran .

Tahapan Pendekatan Proyek

1) Analisis kebutuhan penggunaan komputer, hardware dan software yang akan diimplementasikan.
2) Perancangan arsitektur jaringan komputer.
3) Pengembangan sistem.
4) Ujicoba konektifitas jaringan komputer.
5) Mengembangkan estimasi biaya proyek untuk implementasi.

3. CAKUPAN PROYEK
Proyek pengadaan jaringan komputer adalah proyek untuk membangun sebuah sistem
jaringan komputer pada lingkungan kampus…. Sistem yang akan diimplementasikan pada
proyek ini berupa sistem jaringan LAN (Local Area Network). Modul sistem jaringan yang
dibuat meliputi : komputer server, komputer client dan juga workstation, dan kebutuhan
proyek lainnya.
Spesifikasi Kebutuhan Fungsional
Dari hasil analisis kebutuhan Kampus dan penggunaan komputer, dibutuhkan suatu sistem
jaringan LAN (Local Area Network). Berikut ini adalah daftar kebutuhan fungsional sistem yang
dibutuhkan kampus dan juga penggunanya (komputer server, komputer client).
Nama Fungsi Deskripsi
Komputer Server Untuk mengelola semua kegiatan yang dilakukan
oleh admin, dimana data yang dimasukan maupun
dikeluarkan akan disimpan dan dikelola di
komputer server.
Komputer Client Untuk digunakan oleh pengguna sebagai sarana
penyampaian informasi, dan belajar mengajar yang
 dilakukan mahasiswa/i.

Spesifikasi Kebutuhan Non-Fungsional

Berikut ini adalah daftar kebutuhan non-fungsional sistem jaringan komputer :
No Kebutuhan Non-Fungsional
1 Semua aplikasi yang diperlukan dalam kegiatan belajar harus sudah disediakan disetiap komputer.
2 Komputer yang digunakan harus dengan kualitas dan speck terbaik.
3 Konektifitas jaringan seharusnya cepat diakses.
4 Komputer yang digunakan seharusnya aman digunakan oleh pengguna.
Ruang Lingkup

Deskripsi Ruang Lingkup Proyek

Ruang lingkup proyek adalah sebagai berikut :
 Perangkat yang akan digunakan dalam proyek ini berupa Hardware, Software, dan perangkat
pendukung lainnya yang ada di kampus …
 Modul yang dikembangkan meliputi : konektifitas jaringan, arsitektur jaringan, dan laporan-
laporan yang diperlukan apabila ada penembahan maupun keluhan dari modul yang kami
kembangkan.
 Model jaringan yang digunakan menggunakan jaringan LAN, sehingga semua koneksi yang ada
hanya dapat digunakan didalam lingkungan kampus...

Penyampaian Proyek

Output-output yang nantinya ada dalam proyek ini berupa laporan-laporan mengenai kerusakan
sistem, penurunan peforma jaringan, dan lain sebagainya.

Kriteria Penerimaan Proyek

Team pengembang akan melakukan pengujian jaringan pada tahap akhir, setelah proses installasi
aplikasi-aplikasi dikomputer server maupun client selesai dikerjakan. Selain pengujian dari pihak
pengembang, pengujian tahap akhir ini juga akan dilakukan oleh klien dalam hal ini adalah pihak
kampus….., dan apabila semuanya dirasa cukup dan bisa berjalan lancar maka baru akan diserahkan ke
pihak kampus….

Batasan
1. Sistem jaringan yang dibangun menggunakan sistem jaringan LAN.
2. Akses internet hanya disediakan disekitar lingkungan kampus atau perusahaan,
3. Membataskan akses pemakain bandwith yang berlebihan yang dapat merugikan pihak kampus,
4. Dan juga untuk mengurangi resiko akses internet dengan pembatasan transfer data.

4. DAFTAR MILESTONE
Berikut daftar milestone proyek pengadaan jaringan komputer di kampus Universitas
Muhammadiyah Tangerang :
Milestone Tanggal
Mulai proyek 07/04/2014
Project charter ditandatangani 09/04/2014
Proposal disetujui 09/04/2014
Perekrutan tim proyek 10/04/2014
Hasil analisa sistem disetujui 17/04/2014
Penerapan installasi jaringan komputer 30/04/2014
Penerapan installasi OS pada komputer server 16/06/2014
dan client
Konfigurasi HUB, APN, Switch dan 25/06/2014
konfigurasi network pada computer server,
computer client, printer
Penerapan Hak Akses 04/07/2014
Penerapan koreksi akhir 08/07/2014
Persetujuan koreksi akhir 16/07/2014
Testing jaringan 17/07/2014
Testing operator 04/08/2014
Proyek selesai 08/08/2014
Proyek selesai 08/08/2014

5. BASELINE JADWAL DAN WORK BREAKDOWN STRUCTURE

Untuk mengerjakan Proyek Pengadaan Jaringan Komputer ini diperlukan waktu 82 hari kerja.
Total waktu yang disediakan untuk melakukan pembangunan proyek ini, dari mulai pembukaan
proyek sampai dengan penutupan proyek adalah 5 bulan atau 124 hari kerja. Baseline Jadwal dan
WBS terlampir dalam LAMPIRAN 1: WORK BREAKDOWN STRUCTURE DAN
BASELINE JADWAL .

6. RENCANA MANAJEMEN PERUBAHAN

Dalam perjalanan suatu proyek, hampir selalu ada suatu permintaan perubahan. Untuk
mengantisipasi akan hal tersebut, maka perlu disusun suatu prosedur. Prosedur untuk mengontrol
perubahan dalam suatu proyek sering disebut dengan Prosedur Kontrol Perubahan (Changes
Control Procedure).

Prosedur Kontrol Perubahan

 Setiap modifikasi yang telah disetujui, ataupun perubahan pada jadwal dan biaya proyek harus
mengacu pada prosedur berikut.
 Pengajuan perubahan dapat berasal dari setiap anggota tim apabila diperlukan, terutama
untuk perubahan yang akan mempengaruhi jadwal dan ruang lingkup kerja.
 Persetujuan pada Form Permintaan Perubahan/Changes Request Form (CRF) menunjukkan
persetujuan terhadap perubahan pada jadwal.

Pengajuan Perubahan
 Suatu perubahan dapat diajukan ke manajer proyek melalui komunikasi formal (meeting
reguler) ataupuan non-formal (melalui bentuk komunikasi lainnya).
 Mengisi Form Permintaan Perubahan (CRF) - (lihat LAMPIRAN 2.1) - untuk diajukan sebagai
usulan perubahan.
 Catat CRF pada Catatan Permintaan Perubahan - (lihat LAMPIRAN 2.2).

Monitor Perubahan
 Apabila Form Permintaan Perubahan telah disetujui, pekerjaan dapat dimulai.
 Project Manager atau manajer proyek akan mengubah jadwal proyek atau rencana kerja
untuk mengakomodasi perubahan yang telah disetujui dan mempresentasikannya
dalam meeting kemajuan proyek untuk disetujui.
 Kemajuan dalam kontrol perubahan akan dilaporkan dalam meeting proyek. Project Manager
harus menanda tangani Form Permintaan Perubahan apabila perubahan telah diselesaikan.
7. RENCANA MANAJEMEN KOMUNIKASI
Prencanaan Komunikasi
Perencanaan komunikasi menjabarkan kebutuhan komunikasi reguler antar anggota tim yang terlibat
dalam pengerjaan proyek Pembangunan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian. Komunikasi tidak
harus dilakukan secara formal saja, komunikasi bisa dilakukan secara terbuka dan informal untuk
memfasilitasi transfer pengetahuan (knowledge transfer) antar semua pihak yang
terlibat/berkepentingan. Untuk perencanaan komunikasi yang bersifat formal, akan dicantumkan pada
LAMPIRAN 3: PERENCANAAN KOMUNIKASI yang menggambarkan komunikasi reguler yang
dianggap penting untuk memastikan adanya informasi yang tepat, keterlibatan, dukungan dan
manajemen proyek yang efektif.
Persiapan Pertemuan
Mendistribusikan agenda meeting, selambat-lambatnya sehari sebelumnya. Pembahasan
topik berdasarkan urutan kepentingan dimulai dengan topik yang mudah dan setiap topik
diberikan alokasi waktu.

• Mendistribusikan materi meeting, agenda, serta informasi lokasi dan waktu.

• Setiap anggota tim proyek bertanggung jawab untuk melakukan persiapan, hadir
dan berpartisipasi aktif dalam meeting.
• Pemimpin meeting dan fasilitator memastikan meeting dapat berjalan pada jalurnya dan
efektif, sehingga tujuan meeting dapat dicapai.
• Pemimpin meeting akan menunjuk seorang notulis untuk membuat dokumentasi meeting
dan mendistribusikannya dengan tepat.
• Meeting paling sedikit membahas topik berikut:
• Kemajuan proyek
• Aktivitas yang akan segera dilakukan
• Pembahasan ulang kontrol perubahan (change review)
Direktori Tim Proyek

Direktori tim proyek untuk semua komunikasi sebagai berikut:

Nama Posisi Email Telepon
Awaldi Kurniawan Project Manager awaldi.lucu@gmail.com 08571421xxxx
Ega Ramadhana Analisa perancangan egaramadhana@gmail.com 08782341xxxx
Fendy Pratama Konfigurasi Server fendy.pratama@gmail.com 08522176xxxx
Aldi Installasi Wiring aldi@gmail.com 08387653xxxx
Network 93 titik
Edo Installasi Wiring edo@gmail.com 08567438xxxx
Network 93 titik
Eko Installasi Wiring eko@gmail.com 08773455xxxx
Network 93 titik
Noval Installasi Wiring noval@gmail.com 08987635xxxx
Network 93 titik
Rifki Installasi Wiring rifki@gmail.com 08387623xxxx
Network 93 titik
Egi Installasi Server dan egi@gmail.com 08775587xxxx
PC Client
Lutfi Setting router, switch lutfi@gmail.com 08523477xxxx
dan hub
Hari Training Operator hari@gmail.com 08996672xxxx

8. RENCANA MANAJEMEN BIAYA

Proyek ini akan menggunakan metrik nilai yang diterima untuk melacak dan mengelola biaya dan
dasar biaya menyediakan dasar untuk pelaporan, pelacakan, dan pengelolaan biaya. Baseline biaya
untuk proyek membangun sistem informasi manajemen kepegawaian meliputi semua biaya yang
dianggarkan untuk berhasil menyelesaikan proyek. Data selengkapnya terdapat pada bagian
BASELINE BIAYA

Jenis Pengerjaan Max Type Fee Base Calender

Project Manager 100% Work RP. 90.000/hr Standart
Analisa perancangan 100% Work Rp. 60.000/hr Standart
Konfigurasi Server 100% Work Rp. 75.000/hr Standart
Installasi Wiring Network 100% Work Rp. 35.000/hr Standart
93 titik
Installasi Server dan PC 100% Work Rp. 35.000/hr Standart
Client
Setting router, switch dan 100% Work Rp. 35.000/hr Standart
hub
Training Operator 100% Work Rp. 50.000/hr Standart

9. RENCANA MANAJEMEN PEMBELIAN

Berdasarkan Cakupan Proyek, maka akan diperlukan rencana untuk pengadaan pembelian
kebutuhan proyek, berikut adalah baseline biaya pembelian barang / alat-alat yang diperlukan :

No Nama Barang Spesifikasi Harga Jumlah Harga Total

1. Acer AXC600 Core i3 3220 3.3GHz, 2GB Rp 4.700.000 140 Unit Rp 658.000.000
LCD 15" DDR3, 500GB SATA,
DVDRW, Gigabit LAN, Intel
HD, K/B + Mouse, DOS
2. HP Deskjet 2050 Print, Scan, Copy Rp 550.000 6 Unit Rp 3.300.000
3. TP - Link Switch 24-ports 10/100Mbps Rp 492.800 5 Unit Rp 2.464.000
RackMount TL- Rackmount Switch, 19" Steel
SF1024 Case
4. Linksys Wireless G Broadband Rp 679.000 1 Unit Rp 679.000
Wireless-G Router, 802.11b/g, 54Mbps,
Router with Linux, WEP, Wi-Fi
[Wrt54gl-As] Protected Access® (WPA-
PSK, WPA2-PSK),
Wireless MAC Filtering
5. HP ProLiant Xeon E3-1240v2, 8GB (1x Rp 17.660.500 1 Unit Rp 17.660.500
ML310eG8 8GB) PC3-12800E DDR3 ECC,
Server 16x DVDROM, VGA Matrox
 G200 16MB, GbE NIC, Tower
Case, HDD 500GB SATA
RAID
6. Mikrotik Router 5 Port 10/100/1000 Rp 663.000 1 Unit Rp 663.000
RB750GL -
Lev.4
7. TP - Link Wireless Modem, 1 PORT Rp 239.000 1 Unit Rp 239.000
Speedy LAN, 1 PORT WAN
150Mbps ADSL
- TD-W8151N
8. Belden Cable 305 Meters Rp 1.099.000 5 Roll Rp 5.495.000
UTP Cat. 5e
(1583A)
9. Windows 7 OEM - 64 Bit Rp 1.664.000 19 Unit Rp 31.616.000
Professional
10. OS Ubuntu Ubuntu Server 13.10 Version 64 Free (Open Free (Open Source)
Server 13 BIT Source)
11 RJ 45 Connector Rp 35.000 5 Box Rp 175.000

TOTAL Rp 720.291.500

10. RENCANA MANAJEMEN CAKUPAN PROYEK

Manajemen Cakupan Proyek adalah pengelolaan proses-proses untuk pendefinisian dan pengendalian apa
yang termasuk dan tidak termasuk dalam proyek. Pelaksana proyek dan semua pihak yang berkepentingan
harus mempunyai persepsi yang sama tentang hasil dari proyek dan proses yang akan dilakukan dalam
pembuatan hasil proyek. Proses Manajemen cakupan proyek meliputi: (1) Inisiasi Proyek: proses awal
proyek atau transisi dari satu tahap ke tahap berikutnya
(2) Perencanaan Cakupan: pembuatan dokumen yang akan digunakan sebagai dasar pengambilan
putusan dalam pelaksanaan proyek (3) Pendefinisian Cakupan: perincian hasil akhir proyek menjadi
bagian-bagian komponen yang lebih kecil dan lebih mudah untuk dikelola (4) Verifikasi Cakupan:
proses formal persetujuan akan Cakupan proyek, dan (5) Pengendalian Perubahan Cakupan: Proses
pengendalian terhadap perubahan Cakupan proyek. Cakupan Proyek membangun sistem informasi
kepegawaian terdapat pada bagian 3. CAKUPAN PROYEK
11. RENCANA MANAJEMEN JADWAL

12. FOTO DOKUMENTASI MANAJEMEN PROYEK