Jenis Buku yang Digunakan dalam Pencatatan, Pelaporan, dan Management Keuangan

Pembukuan adalah salah satu rangkaian kegiatan pencatatan semua transaksi keuangan
dalam suatu badan instansi, fungsinya mengetahui dan memperoleh dalam mengontrol jalannya
proses kegiatan agar sesuai dengan tujuan dan rencana yang telah ditetapkan. Adapun buku-buku
yang digunakan dalam pencatatan, pelaporan dan management keuangan adalah :

1. Buku Kas
Buku kas adalah buku pencatatan semua transaksi uang tunai, baik itu penerimaan
maupun pengeluaran. Berfungsi untuk mencatat jumlah atau besar kecilnya pendapatan
tiap bulannya. Pencatatan dilakukan setiap akhir bulan.
2. Buku Pencatatan Barang
Buku pencatatan barang adalah buku yang digunakan untuk mencatat barang-
barang yang dikirim berdasarkan faktur barang yang bersangkutan, yang mengisi buku ini
ialah asisten apoteker (AA) yang telah di beri wewenang kemudian barang yang diterima
harus dicek terlebih dahulu agar tidak terjadi kesalahan.
3. Buku Pencatatan Resep
Buku pencatatan resep adalah buku yang digunakan untuk mencatat resep yang
masuk ke apotek yang harus ditulis oleh asisten apoteker (AA) setiap hari, buku ini juga
berguna apabila ada kesalahan dalam menerima resep.
4. Buku Bank
Buku bank adalah buku pencatatan segala transaksi yang dilakukan melalui bank.
Berfungsi untuk mencatat pemasukan atau keperluan lain dan yang dibayarkan melalui
cek yang didasarkan bila ada rekening Apotek di Bank.
5. Buku Blanko Surat Pemesanan Barang
Buku blanko surat pemesanan barang adalah buku yang berisikan atas suatu
barang atau obat yang telah habis atau persediaan obat sudah sangat sedikit.
6. Buku Pencatatan Hutang/Buku Faktur
Buku faktur adalah buku yang digunakan untuk mencatat hutang Apotek sehingga
dapat memperoleh mengetahui berapa besar hutang yang ditanggung Apotek dicatat
Iangsung pada buku faktur yang telah dipindahkan sesuai dengan PBF masing-masing.
7. Buku Ekspedisi
Buku ekspedisi adalah buku yang telah digunakan untuk mencatat nomor-nomor
surat penting yang akan dikirim, guna untuk dijadikan bukti bila terjadi kesalahan dalam
mencatat pelaporan obat setiap bulannya.Buku ini digunakan untuk mencatat barang yang
masuk dan diterima dan PBF, dapat juga digunakan untuk mengecek barang yang
diterima.
8. Blanko Salinan Resep
Blanko salinan resep adalah blanko yang dibuat untuk menyalin kembali resep
sesuai dengan resep aslinya. Hal ini dilakukan apabila pasien hanya dilayani sebagian
dari resep aslinya, atas permintaan pasien itu sendiri dan tidak mengandung obat
narkotika. Hal ini dilakukan guna menghindari penyalah gunaan obat narkotika.
9. Blanko Kwitansi dan Nota Penjualan Kwitansi
Blanko kwitansi dan nota penjualan adalah tanda bukti yang diberikan, apabila
pasien meminta tanda bukti atas pembelian, pembayaran. Sedangkan nota digunakan
untuk mencatat pembelian obat, kosmetika maupun alat kesehatan yang akan dijual di
Apotek.
10. Buku Penjualan Bebas
Buku penjualan bebas ini digunakan untuk mencatat barang, baik kosmetilc
maupun alat kesehatan yang telah dijual dan Apotek. Buku Penjualan Bebas, yang
mencakup penjualan obat-obat bebas, bebas terbatas, obat wajib Apotek dan kosmetika.
11. Buku Penjualan Obat-obat melalui resep dokter.
12. Buku Pencatatan Resep Umum, Narkotika dan Psikotropika
A. Buku Pencatatan Resep Umum
Buku ini digunakan untuk mencatat pengeluaran obat melalui resep yang dicatat
setiap harinya.
B. Buku Pencatatan Resep Narkotika dan Psikotropika
Buku ini digunakan untuk mencatat penggunaan atau pengeluaran obat Narkotika dan
Psikotropika setiap han sesuai dengan resep dokter. Bukti ini ditutup setiap akhir bulan
supaya diketahui jumlah pemakaian narkotika dan psikotropika setiap bulannya.
13. Blanko Surat Pesanan Obat
 Blanko ini ditulis berdasarkan buku permintaan barang kebutuhan obat obatan
atau perbekalan farmasi di Apotek yang ditanda tangani oleh Apoteker Pengelola Apotek.

Surat Pesanan ini terdiri dari :

 Wama putih (asli) dikirim ke PBF.

 Warna kuning (copy) sebagai arsip.

Macam-macam blanko pesanan obat:

 Blanko pesanan obat bebas, bebas terbatas dan obat keras 1 (blanko)
 Blanko Pesanan Psikotropika
 Blanko Pesanan Narkotika