PROPOSAL

PENAWARAN PEMBENAHAN, PENYIMPANAN,

PEMINJAMAN DAN PERAWATAN DOKUMEN

PT. MITRA DATA SARANA

Jl. KH Abdullah Syafei No.17
Kec. Tebet, Jakarta 12860
Telp (021) 825 3613
Fax (021) 825 3642
Jakarta, 18 Mei 2022

No: 0507 /DIR-MDS/V/2022

Kepada Yth
Ibu. Siera vania
PT Goldem INDONESIA

Perihal : Penawaran Penyimpanan Dokumen

Dengan hormat,

Sebagaimana diketahui bahwa setiap perusahaan senantiasa menciptakan

dokumen Hardcopy dengan volume yang sangat banyak dan kompleks ataupun
Dokumen Digital/Softcopy dalam setiap aktivitasnya.

Dalam rangka mendukung kegiatan pengelolaan dokumen diperlukan langkah

strategi yang tepat. Pengelolaan dokumen yang baik akan membantu
kelancaran kegiatan manajemen dan transaksi, perlindungan kepentingan
bahan akuntabilitas kinerja dan sebagai suatu memori organisasi.

Untuk itu pada kesempatan ini kami dari PT. Mitra Data Sarana bermaksud
mengajukan penawaran Jasa Pembenahan dan Penyimpanan dokumen,
sebagaimana proposal terlampir. Kami sangat berharap Bapak/Ibu dapat
memberikan kepercayaan kepada kami untuk bekerjasama dalam melakukan
pembenahan dan penyimpanan dokumen.

Demikian surat permohonan ini kami sampaikan, atas kepercayaan dan

perhatian Bapak/Ibu kami ucapkan terimakasih.

Hormat Kami
PT. Mitra Data Sarana

Akhnar Sudibyo
Marketing
 POPOSAL PENAWARAN

PENDAHULUAN

Terima kasih atas kesempatan yang diberikan kepada kami, PT Mitra Data
Sarana untuk mengajukan proposal Pembenahan, Peminjaman,
Penyimpanan dan Perawatan Dokumen untuk mendukung peningkatan
pelayanan pada pengguna dokumen dalam proses pencarian dan
pengambilan kembali dengan lebih mudah dan cepat. Kami juga akan
membantu pencapaian hasil yang lebih baik.

Lokasi gudang kami terletak di Cibitung Bekasi dan Jepara Jawa Tengah.
Kami memilih diluar kota dengan pertimbangan segi keamanan dimana
dokumen tidak ditempatkan bersama di kantor pusat.

Kami berharap proposal ini bisa diterima dengan baik. Apabila ada hal yang
kurang jelas, mohon kiranya dapat menghubungi kami lebih lanjut di nomor
telepon 021-8253613 atau faksimili 021- 8253642 dengan contact person:

1. Akhnar Sudibyo ( Hp. )

2. Padan Toni HS ( Hp. )

Atas perhatian dan kesempatan yang diberikan, kami ucapkan banyak terima
kasih.

Jakarta, 18 Mei 2022

Hormat kami,

Akhnar Sudibyo
Marketing
 PROFIL PERUSAHAAN

Alamat :

Kantor
Jl. KH Abdullah Syafei No.17
Kec. Tebet Jakarta 12860, Bekasi
Telp (021) 825 3613
Fax (021) 825 3642

Gudang Bekasi Gudang Jepara

Jl. Raya Setu KM 3,5 Jl. Taman Siswa No.77
Desa Cibuntu Cibitung, Bekasi 17520 Pekalongan,Batealit, Jepara 59461
Telp (021) 825 3613 Telp (0291) 593910
Fax (021) 825 3642 Fax (0291) 594455

Bidang Usaha : Pengelolaan dan penyimpanan dokumen

Sejarah Singkat :

PT. Mitra Data Sarana didirikan pada tanggal 28 Juni 2006 berdasarkan akte
pendirian perusahaan No. 4 yang dibuat di hadapan Notaris Ny. Muniro Salim
Siregar dan telah disahkan oleh Kehakiman Republik Indonesia dengan
penetapan tanggal 14 September 2006, W7-005 HT 0101-TH 2006 .

Perusahaan mulai beroperasi pada awal April 2009 dan gudang kami dapat
menampung sebanyak 1.000.000 box, pada saat ini kami sudah mengelola:
1. Dokumen berharga sebanyak ± 10.000 Dokumen
2. Dokumen harian seperti kwitansi, bukti transaksional, dll sebanyak
± 200.000 Box
 LATAR BELAKANG

Seiring berkembangnya waktu, maka semakin bertambah jumlah dokumen

yang dihasilkan. Kondisi bertambahnya dokumen dapat digambarkan sebagai
berikut :

Solusi yang ditawarkan PT. MDS dalam hal penyimpanan dokumen dilakukan
melalui dua media penyimpan yaitu melalui Hard Copy/dokumen fisik
maupun soft copy/ dokumen dalam bentuk digital (Catridge,CD dll)

Sebagaimana diketahui bahwa setiap perusahaan senantiasa menciptakan

dokumen dengan volume yang sangat banyak dan kompleks dalam setiap
aktivitasnya.

Dalam rangka mendukung kegiatan pengelolaan dokumen diperlukan

langkah dan strategi yang tepat. Pengelolaan dokumen yang baik akan
membantu kelancaran kegiatan manajemen dan transaksi, perlindungan
kepentingan bahan akuntabilitas kinerja dan sebagai suatu memori
organisasi.

Dokumen Perusahaan sebagai rekaman aktivitas tugas dan fungsinya

menyimpan informasi yang sangat berguna bagi pelaksanaan tugas-tugas
selanjutnya dan menjadi bukti pertanggung jawaban kinerja organisasi.
 HARAPAN YANG DIINGINKAN

1. Terciptanya pengelolaan dokumen yang lebih baik.

2. Untuk menjaga keamanan dari informasi yang terkandung dalam dokumen

dari bahaya – bahaya yang tidak diinginkan seperti kebakaran, banjir,
kehilangan dokumen dan sebagainya.

3. Mempercepat proses pencarian dokumen fisik yang dibutuhkan.

4. Dokumen fisik akan terjaga kelestariannya karena penggunaannya semakin

jarang digunakan.

Hal di atas akan meningkatkan efisiensi serta efektifitas kerja setiap personil
yang berhubungan dengan dokumen dan tentulah akan terjadi peningkatan
kinerja.

Selain itu dengan pengolahan dokumen yang sudah tertata dan teridentifikasi,
manajemen pengelolaan dokumen tentunya dapat dilakukan dengan lebih
mudah baik itu secara manual maupun secara elektronik.

SOLUSI

PT Mitra Data Sarana menawarkan solusi sesuai kebutuhan dari perusahaan.

Adapun solusi yang kami usulkan secara garis besar sebagai berikut :

1. Jasa Pembenahan Dokumen

2. Jasa Penyimpanan dokumen, baik fisik dokumen yang telah dialih media
digital (soft copy)

3. Peminjaman Dokumen

4. Penjualan box arsip/dokumen

5. Pemusnahan Dokumen
 PEMBENAHAN
DOKUMEN

Yang dimaksud pembenahan dokumen adalah pekerjaan awal dalam

pemilahan dokumen dimana dokumen di klasifikasikan berdasarkan Jenis,
tahun dan unit kerjanya sampai dokumen tersebut dimasukkan kedalam box
dokumen.

KEAMANAN 24 Jam
 PEMELIHARAAN DAN PENYIMPANAN DOKUMEN
Pemeliharaan dan Penyimpanan Dokumen.

 Untuk menjaga keamanan dokumen maka diperlukan rak dan gudang

penyimpanan dokumen disertai dengan perawatan fisik dokumen yang
dilakukan secara berkala dengan melakukan pest control dan rodent
control serta fumigasi untuk menghindari ganguan hama seperti : Tikus,
Kecoa, Rayap, kutu kertas dll, disamping itu juga dilakukan pengontrolan
kondisi fisik gedung arsip.
 PEMINJAMAN DOKUMEN

Peminjaman: Apabila pihak klien/user membutuhkan dokumen untuk

mengetahui informasi yang dibutuhkan.

Pelayanan yang diberikan dalam rangka peminjaman terdiri dari :

1. Normal Service :
 Peminjaman Dokumen sebelum jam 10:00 WIB akan diserahkan dan

tiba ditempat tujuan dihari yang sama.

 Peminjaman Dokumen diatas jam 10:00 WIB akan diserahkan dan tiba

ditempat tujuan pada hari kerja berikutnya.

2. Emergensy Service :

 Peminjaman Dokumen diluar jam kerja

3. Free Of Charge

 Apabila Pelanggan datang sendiri untuk mengambil dokumennya, MDS

menyediakan fasilitas ruang kerja (AC), Fotocopy dan Faximile

 TABEL BIAYA *Harga belum termasuk Ppn

NO JASA BIAYA KETERANGAN

1. Per Orang/hari
1. RP 150.000 (Biaya dapat di negosiasiakan setelah
Biaya
I Pembenahan survey )
2. Rp 120.000
2. Apabila dokumen disimpan di PT. MDS

1. Harga tersebut termasuk ongkos

HARGA BOX PER Box Kecil Box Besar
kirim box untuk wilayah Jabodetabek
II EKSP RP 14.000 Rp. 17.000
2. Harga setiap saat dapat berubah
Harga
Penyimpanan Ukr Ukr
III
Dokumen 43x18x30 45x26x31 1. Harga tersebut sudah termasuk biaya
pendataan ke komputer, Barcoding,
A ≤ 1000 Rp 4.000 Rp 6.000 pembuatan laporan, perawatan (pest
control dan fumigasi)
2. Pick up Dokumen free/gratis untuk
B 1001 s/d 2000 Rp 3.750 Rp 4.750 wilayah Jabodetabek
3. Free Relokasi Box Arsip
C > 2000 Rp 3.500 Rp 4.000

Catridge, Kaset
D dan Alih Media Per Pcs/bln
lainnya Rp 3.350

E Source Code Rp 500.000 Per /Bln

IV BIAYA
PEMINJAMAN:
GRATIS biaya peminjaman Max 15 Box
A Self Services Rp 5000 ( Melebihi 15 Box akan dikenakan Biaya
Rp.5000/Box )

Minimal Peminjaman 10 box dan sudah

B Normal Services Rp 10.500 termasuk antar/jemput dokumen untuk
wilayah Jabodetabek

Minimal 10 box dan sudah termasuk

Emergency
C Rp 25.000 antar/jemput dokumen Untuk wilayah
Services
Jabodetabek

Biaya
Peminjaman Minimal peminjaman 3 Pcs dan sudah
Catridge, Kaset Rp 40.000/Pcs termasuk antar/jemput dokumen untuk
D dan Alih Media Wilayah Jabodetabek
lainnya

Biaya Pemusnahan
V Dokumen GRATIS
 Tabel harga Sewa Ruang Besi ( Vault )

NO Layanan Jenis Harga Keterangan

Dokumen
1 Harga Sewa Sertifikat dsb Rp 5000 Per Bundel / Per Bulan
BPKB Rp 2000 Per Buku / Per Bulan
SK PENSIUN

2 Peminjaman : Sudah termasuk biaya

Normal services Per bundel Rp 10.500 pengantaran dan
Emergency / Buku Rp 25.000 pengambilan dokumen
Services kembali ( Min 10
Bundel / Buku )

Ruang Besi ( Vault ) Untuk Surat Berharga

 PENJUALAN
BOX

Dalam rangka pembenahan dokumen diperlukan wadah/tempat

penyimpanan dokumen yang dalam hal ini berupa box. Untuk itu bagi klien
yang membutuhkan dapat membeli box pada PT. MDS.

Ukuran Box Besar: Panjang 45cm x Lebar 26cm x Tinggi 31cm

Ukuran Box Kecil : Panjang 43cm x Lebar 18cm x Tinggi 30cm

Dokumen Digital berupa Catridge/tape, Source Code
 KLIEN KAMI :

 PT. KB Bukopin, Tbk Seluruh Indonesia

 PT. Bank Syariah Bukopin
 PT. Bank OCBC NISP
 PT. Mitra Usaha Sarana
 BDS Broker Insurances
 PT. Tiga Pilar Corpora
 PT. Bumi Raya Investindo
 PT. Dunia Pangan
 Rumah 123 (Web Marketing)
 PT. Bukopin Finance
 PT. Brantas Abipraya
 Koperasi Karyawan Bukopin Jakarta
 PT. Kelola Karya Bersama
 PT. Ponco Oil Field
 PT. Paperrock Indonesia
 PT. JT International
 PT. Primaplast Indonesia
 PT. Energy Consulting Indonesia
 PT. Shoji Steel Indonesia
 Pegipegi ( Go Online Destinations )
 PT. Kelola Jasa Artha ( Kejar )
 PT. Petrindo Jaya Kreasi
 PT. Sagawa Express Indonesia
 Seameo Recfon
 Wikipedia
 KSO Adhi Rekind
 Koperasi Karyawan KAYABA
 KPPU (Komisi Pengawas Persaingan Usaha)
 PT. Revass Utama Medika
 PT. Biomorf
PT. MITRA DATA
SARANA
2021