INTERNAL CONTROL QUESTIONARE

MODUL 8 (KELOMPOK 3)

ICQ Gaji dan Upah

A. Kelemahan-kelemahan
1. Dilihat dari jawaban atas pertanyaan nomor 7 poin b.1, terdapat kelemahan yang terjadi
dalam proses internal kontrol di bagian penerimaan kas/bank oleh PT. SUGUS. Dari hasil
kuesioner diperoleh pernyataan bahwa apabila semua atau sebagian pegawai dibayar
dengan cek maka setiap cek ditandatangani oleh orang-orang yang tidak melakukan
persiapan gaji/upah, menyiapkan cek dan membukukan gaji/upah tidak relevan. Akibat
kurang kejelasan mengenai siapa yang seharusnya menandatangni cek pembayaran
gaji/upah. Tindakan semacam ini akan menjadi kelemahan yang sangat berpotensi
menimbulkan kecurangan-kecurangan yang sifatnya material. PT SUGUS perlu membuat
prosedur mengenai penandatanganan cek untuk pembayaran gaji/upah pegawai.
Pemisahan tugas merupakan hal yang penting dalam siklus penggajian dan personalia,
terutama untuk mencegah pembayaran berlebihan dan pembayaran kepada karyawan
yang tidak ada atau fiktif. Fungsi penggajian harus tetap independen dari departemen
sumber daya manusia, yang pengendalian aktivitas penggajian kunci, seperti
menambahkan dan menghapus karyawan. Pemrosesan penggajian harus terpisah dari
penyimpanan cek gaji yang telah ditandatangani. Fungsi keuangan bertangggung jawab
untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan menguangkan cek tersebut ke bank. Uang
tunai tersebut kemudian dimasukkan kedalam amplop gaji setiap karyawan, untuk
selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak.
2. Dilihat dari jawaban atas pertanyaan nomor 7 poin b.2, terdapat kelemahan yang terjadi
dalam proses internal kontrol di bagian pengeluaran kas/bank oleh PT. SUGUS. Dari
hasil kuesioner diperoleh pernyataan bahwa cek yang batal dirusak atau tetap disimpan
tidak relevan. Setelah cek gaji dicairkan oleh karyawan, cek yang dibatalkan lalu
dikembalikan keperusahaan dari bank. Cek yang batal tidak boleh dibuang tetapi
dituliskan tanda “batal’ agar dapat dipertanggungjawabkan pemakaiannya dan tidak
disalahgunakan.
3. Dilihat dari jawaban atas pertanyaan nomor 7 poin b.3, terdapat kelemahan yang terjadi
dalam proses internal kontrol di bagian pengeluaran kas/bank oleh PT. SUGUS. Dari
hasil kuesioner diperoleh pernyataan bahwa buku cek hanya dipegang oleh petugas
bagian keuangan yang menyiapkan cek tidak relevan. Fungsi keuangan bertangggung
 jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan menguangkan cek tersebut ke bank.
Buku cek yang digunakan harus disimpan dalam kotak besi dan dibawah pengawasan
pejabat yang bukan menangani akuntansi.
4. Dilihat dari jawaban atas pertanyaan nomor 7 poin b.4, terdapat kelemahan yang terjadi
dalam proses internal kontrol di bagian pengeluaran kas/bank oleh PT. SUGUS. Dari
hasil kuesioner diperoleh pernyataan bahwa rekening bank untuk gaji direkonsiliasi
setiap akhir bulan tidak relevan. Rekonsiliasi bank independen merupakan hal yang
penting bagi semua akun kas, termasuk penggajian, untuk menemukan kesalahan dan
kecurangan. Rekonsiliasi bank dilakukan untuk mengungkapkan setiap kesalahan dan
ketidak wajaran yang ada pada catatan perusahaan di bank. Prosedur rekonsiliasi
dilakukan untuk mencari sebab-sebab ketidakcocokan yang terjadi antara saldo menurut
catatan bank dan catatan perusahaan. Pengendalian yang penting atas saldo akhir kas
adalah rekonsiliasi bank secara bulanan. Rekonsiliasi laporan bank sebaiknya dibuat
oleh staf yang tidak mempunyai kepentingan terhadap kas,maksudnya agar
penyusunan rekonsiliasi bank ini dapat digunakan untuk mengecek catatan-catatan kas
dan bank.
5. Dilihat dari jawaban atas pertanyaan nomor 7 poin b.5, terdapat kelemahan yang terjadi
dalam proses internal kontrol di bagian pengeluaran kas/bank oleh PT. SUGUS. Dari
hasil kuesioner diperoleh pernyataan bahwa rekonsiliasi dilakukan oleh orang lain yang
tidak menyiapkan dan membayar gaji/upah tidak relevan. Rekonsiliasi laporan bank
sebaiknya dibuat oleh staf yang tidak mempunyai kepentingan terhadap kas atau orang
yang tidak membayar dan menyiapkan gaji/upah, maksudnya agar
penyusunan rekonsiliasi bank ini dapat digunakan untuk mengecek catatan-catatan kas
dan bank. a) artinya rekening koran dikirimkan langsung kepada staf tersebut, b)
sebaiknya cek yang dikembalikan dicocokan dengan jurnal penggajian menyangkut
nama, jumlah, dan tanggal, c) tanda tangan pengambilan uang pada paid check
diperhatikan sebagai bentuk dalam prosedur audit bahwa yang menandatangani memiliki
wewenang di perusahaan, d) jika pembayaran dilakukan dengan pemindahbukuan ke
rekening bank pegawai maka perintah pemindahpembukuan tersebut ditantangani oleh
orang yang terpisah. Dimana bagian personalia mempersiapkan daftar gaji/upah, bagian
keuangan mempersiapkan cek gaji/upah dan bagian akuntansi yang melakukan
pembukuan gaji/upah.
B. Catatan Lain
1. Diperlukannya pembuatan catatan personalia (personel records) meliputi data seperti
tanggal mulai bekerja, investigasi personil, tingkat pembayaran, pengurangan yang
diotorisasi, evaluasi kinerja dan tanggal berhenti bekerja.
2. Diperlukannya formulir pajak penggajian.  sebagai bagian dari pemahaman atas
pengendalian internal, auditor baru mereview penghasilan dari setidaknya salah saji stu
jenis formulir pajak penggajian yang merupakan tanggung jawab klien. Potensi
kewajiban berupa pajak yang belum dibayar, denda, dan bunga akan muncul jika klien
lalai menyiapkan formulir pajak secara benar.
3. Jika pembayaran dilakukan berdasarkan hasil kerja maka diperlukan catatan hasil kerja
karyawan yang telah diawasi oleh karyawan di bidang personalia. Dan catatan hasil kerja
karyawan sebaiknya dicocokan dengan hasil produksi sebenarnya sebelum gaji/upah
dibayarkan kepada karyawan untuk memastikan keakuratan pencatatan yang digunakan
sebagai dasar pehitungan besarnya upah karyawan dan untuk mengurangi terjadinya
kesalahan dalam pencatatan hasil kerja karyawan sehingga mempengaruhi besarnya
gaji/upah yang diterima.
4. Untuk perusahaan kecil yang tidak memiliki struktur organisasi pada bagian HRD,
sebaiknya dijelaskan prosedur penerimaan pegawai, perubahan gaji, dan pemberhentian
pegawai pada pernyataan poin nomor 2.
5. Pengujian atas karyawan yang tidak ada. Mengeluarkan cek gaji kepada individu yang
tidak bekerja lagi untuk perusahaan (karyawan yang tidak ada ) seringkali diakibatkan
oleh masih dibayarnya cek karyawan padahal pegawai sudah berhenti bekerja. Biasanya
orang yang melakukan jenis penggelapan ini adalah klerk penggajian, mandor, rekan
karyawan, atau mungkin mantan karyawan itu sendiri. Untuk mendeteksi penggelapan,
auditor dapat membandingkan nama pada cek yang dibatalkan dengan kartu waktu dan
catatan lainnya ntuk mengetahui tanda tangan yang diotorisasi dan kelayakan odorsemen.
Memeriksa cek yang telah dicatat sebagai tidak berlaku juga dapat dilakukan untuk
memastikan bahwa cek tersebut tidak disalah gunakan.  Untuk menguji karyawan yang
tidak ada, auditor dapat menelusuri transaksi yang dicatat dalam jurnal penggajian ke
departemen sumber daya manusia untuk menentukan apakah karyawan telah benar benar
bekerja selama periode penggajian. Prosedur yang menguji apakah karyawan yang telah
berhenti ditandatangani dengan layak adalah memilih beberapa file karyawan yang telah
 berhenti itu pada tahun berjalan dari catatan personalia untuk menentukan apakah masing
masing menerima pesangon yang konsisten dengan kebijakan perusahaan.
6. Pengujian atas kecurangan waktu. Kecurangan waktu terjadi apabila seorang karyawan
melaporkan waktu lebih banyak dari yang sebenarnya dikerjakan. Karena kurangnya
bukti yang tersedia, biasanya sulit bagi auditor untuk mengungkapkan kecurangan waktu.
Salah satu prosdurnya adalah merekonsilisasi total jam yang dibayar menurut catatan
penggajian dengan catatanjam kerja yang indepeden, seperti yang seringkali
diselenggarakan oleh pengendalian produksi.

C. Kesimpulan Penilaian
Kesimpulan penilaian atas ICQ Pendapatan dan Beban oleh PT. SUGUS adalah Sedang.

D. Revisi Kesimpulan Penilaian (Lampirkan Alasannya)

Kesimpulan penilaian atas kuesioner pengendalian internal yang telah dibuat atas
pengendalian internal dan prosedur audit untuk pengujian kewajaran terhadap
pengeluaran cek adalah sedang, karena masih ada beberapa kelemahan dan hal yang
perlu diperbaiki.