.

MENGELOLA KARTU UTANG

1. MEMBUKUKAN DATA MUTASI UTANG KE KARTU UTANG

A. Dokumen mutasi utang
Seperti yang kita ketahui bahwa catatan akuntansi untuk mengelola utang
adalah kartu utang, jurnal pembelian, dan jurnal pengeluaran kas. Seperti halnya
dengan piutang dagang, perusahaan juga membutuhkan catatan yang menunjukan
utang kepada masing-masing kreditor (orang yang memberi utang). Untuk itu, perlu
disediakan rekening kontrol, yang disebut utang dagang di buku besar dan rekening-
rekening utang kepada masing-masing kreditur dalam buku pembantu utang (kartu
utang). Jadi, untuk satu kreditor disediakan satu buku pembantu utang. Dasar didalam
kartu utang ini adalah dari jurnal pembelian dan jurnal pengeluaran kas.
a. Jurnal pembelian
Jurnal pembelian digunakan untuk mencatat pembelian secara kredit. Jurnal
pembelian yang sederhana hanya memiliki satu kolom jumlah rupiah, seperti halnya
jurnal penjualan. Jurnal pembelian dapat juga dirancang untuk mencatat pembelian
perlengkapan (tidak hanya mencatat pembelian barang dagangan).
b. Jurnal pengeluaran kas
Buku jurnal pengeluaran kas berfungsi sebagai tempat mencatat transaksi yang
berhubungan dengan pengeluaran atau pembayaran melaui kas, yang meliputi
pembayaran dengan cara menyerahkan cek atau bilyet giro kepada pihak yang
berhak menerima.
Jurnal pengeluaran kas disusun dalam bentuk lajur-lajur yang disesuaikan
dengan keperluan yang berhubungan dengan volume dan sifat transaksi yang biasa
terjadi dalam perusahaan, misalnya dalam perusahaan sering membuka transaksi
utang, maka akan dibuka kolom utang tersendiri.
B. Prosedur pencatatan transaksi utang
Untuk kepentingan informasi mengenai kepada siapa perusahaan mempunya
utang dan berapa besarnya, perusahaan harus menyediakan buku besar pembantu
untuk utang yang berfungsi sebagai tempat mencatat perubahan utang kepada setiap
kreditor. Sehingga setiap kali transaksi pembelian kredit, faktur yang diterima dari
penjual akan dicatat sebagai berikut:
a. Dalam jurnal pembelian, untuk keperluan posting akun pembelian dan akun utang.
b. Dalam buku besar pembantu utang, pada kegiatan kreditor yang bersangkutan.
 Kegiatan posting dari jurnal pembelian ke akun pembelian dan utang dibuku
besar dilakukan setiap akhir periode tertentu, sedang dalam pencatatan buku besar
pembantu utang dilakukan setiap terjadi transaksi yang mengakibatkan perubahan
utang.
Dalam buku besar, akun utang dagang akan menunjukan saldo untuk semua
utang. Artinya seluruh utang akan dicatat secara kolekif (gabungan) dan dikurangi
dengan adanya pelunasan kepada kreditor dalam akun utang dagang. Dengan
demikian dalam buku besar umum tidak terdapat informasi mengenai besarnya
utang kepada setiap kreditor.
Lain halnya dengan buku besar pembantu utang yang akan mencatat secara rinci
terjadinya utang dan pelunasan pada masing-masing kreditor. Satu lajur buku besar
pembantu utang untuk satu nama kreditor. Tidak ada pencatatan secara kolektif.
Contoh bentuk buku besar pembantu utang (dapat diformat ulang menjadi kartu
utang):
KARTU UTANG
No. Akun : Lembar ke :
Nama : Syarat :
Alamat :

Tanggal Keterangan Ref Mutasi Saldo

Debet Kredit Debet Kredit

Selanjutnya, saldo akun utang dagang dalam buku besar umum, harus sama
dengan total saldo akun-akunkreditor dalam buku besar pembantu utang. Jika
terjadi perbedaan berarti menunjukan adanya kesalahan pencatatan. Kesalahan
pencatatan bisa terjadi pada saat:
a. Mencatat transaksi dalam jurnal pembelian, atau
b. Pada saat mencatat dalam buku besar pembantu utang.
Untuk mengecek kesamaan saldo akun utang dagang total saldo buku besar
pembantu utang disusun daftar saldo utang pada setiap akhir periode. Dalam
 hubungannya dengan buku besar pembantu utang, akun utang dagang dalam buku
pengendali atau akun kontrol.

2. MELAKUKAN PENGECEKAN SALDO HUTANG

a. Pencocokan saldo akun buku besar utang dengan daftar saldo utang disebut
pengecekan saldo utang. Berikut prosedur pengecekan saldo utang :
1) Mengadakan inventarisasi dan rekapitulasi atas transaksi dan kartu utang setiap
kreditor.
2) Memposting transaksi yang berasal dari catatan buku jurnal ke dalam akun buku
utang dagang. Kemudian, besar utang pada periode tersebut disajikan dalam
laporan utang.
3) Saldo akhir menurut catatan daftar saldo utang harus sama dengan catatan pada
akun utang dagang.
b. Membuat Laporan Utang
Mencatat jumlah utang dan memeriksa pembayaran utang sesuai tanggal jatuh
tempo utang merupakan tugas utama bagian utang. Pengelola kartu utang harus
membuat laporan saldo utang tiap kreditor dan utang yang telah jatuh tempo secara
periodic. Tanggal jatuh tempo pembayaran utang ditetapkan berdasarkan tanggal
faktur pembelian dan syarat pembayaran yang telah ditetapkan oleh pihak penjual.
Berikut penggolongan status utang.
 Utang yang belum jatuh tempo
 Utang dalam masa telah jatuh tempo
 Utang yang belum dibayar