POKOK BAHASAN 3

Audit Siklus Penggajian dan

Personalia
Sumber :

1 Jasa Audit dan Jasa Randal Jelder, Mark Penerbit Salemba Empat
Assurance Pendekatan S.Beasley, Alvin A.Arens, Jakarta, 2011
Terpadu (Adaptasi Amir Abadi Jusuf
Indonesia) buku 2 BAB 16
 AKUN DAN
TRANSAKSI
DALAM SIKLUS
PENGGAJIAN
DAN
PERSONALIA
Tujuan keseluruh-
an dalam audit
siklus penggajian
dan personalia
adalah untuk
mengevaluasi
apakah saldo akun
pada siklus
tersebut disajikan
dengan wajar
sesuai dengan
prinsip akuntansi
berlaku umum.
FUNGSI-FUNGSI BISNIS DALAM SIKLUS SERTA DOKUMEN DAN PENCATATAN TERKAIT

Siklus penggajian dan personalia dimulai dari perekrutan karyawan dan diakhiri
dengan pembayaran atas jasa yang mereka berikan, termasuk di dalamnya pembayaran
kepada pemerintah dan institusi lainnya atas pemotongan dan pembayaran pajak gaji
dan serta tunjangan lainnya.
Personalia dan Kepegawaian
Departemen sumber daya manusia merupakan sumber yang independen untuk mewancarai dan
mempekerjakan karyawan berkualitas, serta sumber independen untuk mencatat verifikasi
internal terhadap informasi penggajian, termasuk penambahan dan penghapusan pada sistem
penggajian, perubahan dan pemotongan dalam pengupahan.

Dokumen dan pencatatan yang terkait :

1. Pencatatan personalia, meliputi tanggal karyawan mulai bekerja, investigasi personalia,
tingkat gaji, pemotongan yang diotorisasi, evaluasi kinerja, dan pemutusan hubungan kerja.
2. Formulir otorisasi pemotongan, digunakan untuk mengesahkan pemotongan dalam sistem
penggajian, termasuk jumlah pajak penghasilan ditahan, dana pension, obligasi simpanan
Negara, dan serikat buruh.
3. Formulir otorisasi jumlah pembayaran, digunakan untuk mengesahkan jumlah
pembayaran. Sumber infomasi dari kontrak karyawan, otorisasi dari manajemen, atau dalam
kasus pejabat, otorisasi dari dewan direksi.
 Persiapan Pencatatan Waktu dan Penggajian
Meliputi aktivitas sebagai berikut :
1. Menyiapakan kartu pencatat waktu.
2. Meringkas dan menghitung gaji kotor, pemotongan, dan gaji bersih.
3. Menyiapkan cek gaji.
4. Menyiapkan catatan penggajian.

Dokumen dan pencatatan terkait :

1. Kartu pencatat waktu yaitu dokumen yang menunjukkan waktu kerja karyawan
setiap hari beserta jam kerjanya.
2. Tiket jam kerja adalah formulir yang menunjukkan jenis pekerjaan yang diselesaikan
karyawan selama waktu tertentu dan hanya digunakan ketika karyawan bekerja untuk
tugas yang berbeda ataupun bekerja di departemen yang berbeda.
3. Berkas transaksi penggajian merupakan hasil komputerisasi dan meliputi
seluruh transaksi penggajian yang diproses oleh sistem akuntansi pada suatu
periode, seperti harian, mingguan, atau bulananan.
4. Jurnal atau daftar penggajian, dihasilkan dari berkas transaksi penggajian yang
nantinya akan di-posting secara simultan ke buku besar dan berkas utama penggajian.
5. Berkas utama penggajian adalah berkas komputer yang digunakan untuk mencatat
transaksi penggajian dan pembayaran seluruh gaji karyawan selama tahun tersebut.
Pembayaran Gaji

Cek pembayaran gaji harus diproses terpisah dari pembayaran lainnya.

Cek Penggajian.
Cek penggajian ditunjukkan kepada karyawan atas jasa yang diberikan. Jumlah yang
ditulis adalah hasil dari jumlah pembayaran kotor yang dikurangi pajak dan potongan
lainnya. Cek tersebut berisi tanda tangan resmi yang menjadikannya sebuah asset. Cek
penggajian biasanya juga langsung disimpan di rekening bank karyawan.

Rekonsiliasi Bank untuk Penggajian.

Rekonsiliasi Bank yang independen merupakan hal yang penting untuk semua akun kas,
termasuk akun penggajian. Akun penggajian Impres adalah akun penggajian yang
terpisah dengan jumlah saldo kecil. Akun Impres mengurangi kemungkinan pencurian
pada klien, dan memisahkan biaya gaji rutin dan biaya rutin lainnya.

BAGAIMANA KALAU GAJI DI TRANSFER KE MASING

MASING REKENING BANK KARYAWAN MASING MASING
Persiapan Pengembalian Pajak Penggajian dan Pembayaran Pajak

Hukum dalam sistem penggajian mengharuskan adanya persiapan dan

pengiriman pengembalian pajak penggajian secara tepat waktu. Sebagian
besar sistem penggajian yang terkomputerisasi menyiapkan pengembalian
pajak penggajian dengan menggunakan informasi pada transaksi
penggajian dan berkas utama.

Pengembalian Pajak Pengembalian.

Formulir ini dikirimkan kepada pemerintah untuk menunjukna
pembayaran atas potongan pajak dan pajak perusahaan. Sifat dan jatuh
temponya tergantung pada jenis pajaknya, tetapi kebanyakan pajak
pengangguran Negara diterapkan per kuartal.
METODOLOGI DESAIN PENGUJIAN PENGENDALIAN DAN
PENGUJIAN SUBSTANTIF ATAS TRANSAKSI
 1. Pengendalian internal bervariasi di setiap
perusahaan. Oleh karena itu, auditor harus
mengidentifikasi pengendalian tersebut.

2. Pengendalian yang akan digunakan auditor

Memahami untuk mengurangi risiko pengendalian harus
Pengendalian Internal diuji dengan pengujian pengendalian.
Siklus Penggajian dan
Personalia 3. Pengujian substantif atas transaksi bervariasi
bergantung pada risiko pengendalian yang
dapat diidentifikasi dan pertimbangan audit
lainnya.

4. Pengujian pengendalian dan pengujian

substantif atas transaksi dapat dikombinasikan
jika diperlukan dan dilakukan sebagaimana
seharusnya jika memungkinkan..
 PENGENDALIAN INTERNAL YANG MEMADAI:

1. Otoritas yang Tepat

2. Dokumen dan Pencatatan yang Memadai
3. Pengendalian Fisik atas Aset dan Pencatatan
4. Pengujian Independen atas Kinerja

Persiapan Formulir Pajak Penggajian

Sebagai bagian dari pemahaman pengendalian internal,
auditor harus menelaah setidaknya satu jenis persiapan
Formulir dan formulir pembayaran pajak penggajian yang
diserahkan klien.
Pembayaran
Pajak Pembayaran Pajak dan Potongan Gaji Lainnya yang
penghasilan Tepat Waktu
Auditor terlebih dahulu harus menentukan persyaratan
yang harus dipenuhi klien dalam melakukan
pembayaran dengan merujuk pada sumber lain seperti
hukum pajak, kontrak dengan serikat buruh, dan
perjanjian dengan karyawan
 Pertimbangan Persediaan dan Pelanggaran dalam Penggajian

Hubungan antara Penggajian dan Penilaian Persediaan

Jika penggajian menempati porsi penting dalam persediaan, yang bisa terjadi
pada perusahaan manufaktur atau konstruksi, maka klasifikasi akun
penggajian yang tidak tepat dapat mengakibatkan kesalahan penilaian aset
untuk akun-akun seperti proses produksi, barang jadi, atau proses konstruksi.

Pengujian untuk Karyawan yang Tidak Benar-benar Ada

Untuk mendeteksi pelanggaran, auditor dapat membandingkan nama yang
tertera pada cek yang dibatalkan dengan kartu pencatat waktu atau catatan
lainnya untuk mendapatkan tanda tangan yang diotorisasi dan kepastian atas
pengesahan tersebut. Auditor juga dapat memeriksa pengesahan pada cek yang
dibatalkan untuk mengetahui indikasi adanya pelanggaran .

Pengujian atas Pelanggaran Jam Kerja

Pelanggaran jam kerja terjadi ketika karyawan melaporkan jam kerja lebih
banyak dari seharusnya. Oleh karena kurangnya bukti yang tersedia, biasanya
sulit bagi auditor untuk menemukan pelanggaran jam kerja.
 METODOLOGI DESAIN PENGUJIAN PERINCIAN SALDO

Mengidentifikasi Risiko Bisnis Klien yang Mempengaruhi Penggajian (Tahap I)

Risiko bisnis klien yang secara signifikan memengaruhi penggajian berbeda di setiap
perusahaan. Risiko bisnis klien muncul pada penyusunan kompensasi yang rumit,
termasuk bonus dan option (hak beli) saham serta penyusunan kompensasi di muka
lainnya .

Menyusun Salah Saji yang Dapat Diterima dan Memperkirakan

Risiko Bawaan (Tahap 1)
Banyak perusahaan memiliki berbagai transaksi yang melibatkan penggajian,
dengan jumlah total yang juga sangat besar. Meskipun demikian, akun-akun
pada neraca biasanya tidak signifikan, kecuali biaya tenaga kerja yang
dibebankan ke persediaan .Selain berpotensi untuk memunculkan
pelanggaran, risiko bawaan relatif kecil untuk seluruh tujuan audit terkait
saldo. Risiko bawaan muncul pada pelanggaran dalam penggajian karena
hampir seluruh transaksinya melibatkan kas. Oleh karenanya, auditor perlu
mempertimbangkan bahwa tujuan terkait keberadaan transaksi adalah
penting .
 METODOLOGI DESAIN PENGUJIAN PERINCIAN SALDO

Menilai Risiko Pengendalian dan Melakukan Pengujian Terkait

(Tahap I dan II)

Tahap I :Mengidentifikasi risiko bisnis, menentukan salah saji dan

menilai risiko pengendalian siklus penggajian dan personalia.

Tahap II :Mendesain dan melakukan pengujian pengendalian dan

pengujian substantif untuk siklus penggajian dan personalia.
Melakukan Prosedur Analitis ( Tahap III )

Penerapan prosedur analitis dalam siklus penggajian dan personalia sama

pentingnya seperti dalam siklus lain. Contoh ilustrasinya sebagai berikut :

Prosedur Analitis : Membandingkan saldo beban penggajian dengan tahun-tahun

sebelumnya (disesuaiakan dengan kenaikan gaji dan pertambahan jumlah).

Salah Saji yang Mungkin Terjadi : Salah saji atas akun beban penggajian .

Mendesain dan Melakukan Pengujian Perincian Saldo untuk Akun Utang dan
Biaya ( Tahap III)
Umumnya, verifikasi terhadap akun utang yang berhubungan dengan
penggajian, biasa disebut beban penggajian akrual, langsung mengenai sasaran
jika pengendalian internal beroperasi dengan efektif.
Terdapat dua tujuan terkait saldo dalam pengujian utang penggajian, yaitu :
•Akrual dalam neraca saldo dinyatakan dalam jumlah yang tepat ( akurasi ).
•Transaksi dalam siklus penggajian dan personalia dicatat pada periode yang
benar (pisah batas).
Pertimbangan utama dari kedua tujuan tersebut adalah untuk memastikan bahwa
tidak terdapat akrual yang kurang saji atau tidak diperbolehkan .
 AKUN UTAMA YANG PERLU DIUJI

Jumlah Potongan dalam Gaji Karyawan

Potongan penggajian yang belum dibayarkan kepada pemerintah dapat diuji
dengan membuat perbandingan antara saldo dan jurnal penggajian, formulir
pajak penggajian yang diasiapkan selama masa tenggat.

Gaji dan Upah Akrual

Gaji dan upah akrual muncul ketika karyawan tidak dibayar pada saat-saat
terakhir atau jam perolehan upah pada masa tenggat. Setelah auditor
menentukan kebijakan perusahaan dalam menghitung upah akrual dan
mengetahui bahwa kebijakan ini konsisten dengan tahun-tahun sebelumnya
maka prosedur audit yang tepat untuk menguji pisah batas dan akurasi adalah
dengan menghitung kembali akrual klien.
 AKUN UTAMA YANG PERLU DIUJI

Komisi Akrual
Konsep yang digunakan dalam verifikasi gaji dan upah akrual diaplikasikan
juga untuk komisi akrual, tetapi akrual ini nlebih sulit diverifikasi. Dalam
membuat verifikasi komisi akrual, auditor perlu terlebih dahulu menentukan
karakteristik dari perjanjian komisi dan menguji perhitungan yang digunakan
dalam perjanjian.

Bonus Akrual
Bonus akhir tahun yang tidak dibayarkan kepada pegawai atau manajemen
berpotensi menimbulkan salah saji yang material jika terjadi kesalahan
pencatatan. Verifikasi tersebut dapat dipenuhi dengan membandingkannya
dengan jumlah yang diotorisasi oleh dean direksi.
 AKUN UTAMA YANG PERLU DIUJI

Pajak Utang Gaji

Pajak penggajian seperti FICA dan pajak pengangguran negara dan Federal di
Amerika Serikat atau pajak penghasilan perorangan pasal 21 di Indonesia dapat
diverifikasi dengan memeriksa formulir pajak yang disiapkan selama masa
tenggat untuk menentukan jumlah yang perlu dicatat sebagai utang pada tanggal
neraca.

Pengujian Perincian Saldo untuk Akun Biaya

Beberapa akun dalam laporan laba rugi dipengaruhi oleh transaksi penggajian.
Biasax biaya dibagi per divisi, produk atau kantor cabang. Auditor perlu
melakukan pengujian tambahan terhadap laporan laba rugi selain prosedur
analitis, pengujian pengendalian, pengujian substantif tambahan dan pengujian
akun utang yang telah dibahas sebelumnya.
 AKUN UTAMA YANG PERLU DIUJI

Kompensasi Karyawan Level Manajemen

Pada umumnya kompensasi ini diverifikasi jika total kompensasi diotorisasi oleh
dewan direksi karena gaji dan bonus mereka harus dimasukkan dalam laporan
10-K kepada SEC dan pajak penghasilan daerah. Verifikasi untuk kompetensi
laryawan level manajemen juga harus dilakukan karena ada kemungkinan
mereka membayar diri sendiri dengan jumlah lebih dari seharusnya.

Komisi
Auditor dapat membuat verifikasi beban komisi dengan mudah jika tarif komisi
sama untuk setiap jenis penjualan dan informasi penjualan terkait tersedia dalam
pencatan akuntansi. Jika informasi yang diperlukan tidak tersedia, maka auditor
perlu menguji pembayaran bulanan atau tahunan bagi beberapa orang di bagian
penjualan dan menelusurinya ke total pembayaran komisi.
 AKUN UTAMA YANG PERLU DIUJI

Beban Pajak Penggajian

Beban pajak penggajian untuk tahun berjalan dapat diuji pertama kali dengan
merekonsoliasi total penggajian pada setiap formulir pajak penggajian dengan
total gaji selama tahun tersebut. Total pajak penggajian dapat dihitung kembali
dengan mengalikan tarif yang benar untuk gaji yang dikenakan pajak.
Perhitungan ini memakan biaya dan tadak diperlukan kecuali jika prosedur
analitis mengindikasikan masalah yang tidak dapat dipecahkan melalui
prosedur lain.

Total Penggajian
Pengujian yang mirip dengan pengujian pajak penggajian adalah rekonsiliasi
total beban penggajian dalam buku besar dengan pengembalian pajak
penggajian dan formulir W-2. Pengujian pengendalian dan pengujian substantif
atas transaksi merupakan tindakan untuk menemukan kedua jenis salah saji
dalam sebagian besar audit.
 AKUN UTAMA YANG PERLU DIUJI

Kontrak dengan Buruh

untuk mengurangi biaya penggajian, banyak perusahaan melakukan kontrak
dengan organisasi di luar yang menyediakan tenaga staf.ongkos yang
dibayarkan kepada organisasi tersebut diuji dengan membandingkan jumlah
yang ditentukan dalam kontrak antara perusahaan dan organisasi penyedia jasa.

TUJUAN PENYAJIAN DAN PENGUNGKAPAN

Pengungkapan yang diperlukan untuk transaksi pada siklus penggajian dan

personalia tidaklah terlalu luas, tetapi untuk transaksi yang kompleks sangat
membutuhkan penjelasan tambahan dalam pengungkapan. Auditor dapat
mengombinasikan prosedur audit yang berhubungan dengan keempat tujuan
penyajian dan pengungkapan dengan pengujian perincian saldo untuk akun
utang dan biaya.