Buku

Panduan
APLIKASI ARSIP
DINAS PERPUSATAKAAN DAN KEARSIPAN
KABUPATEN BANDUNG
INDONESIA
2018

Buku ini dibuat sebagai panduan untuk

membantu dan mempermudah dalam
menjalankan alur proses pengerjaan

1
 Memulai
Aplikasi Arsip
Syarat pertama dalam
menggunakan aplikasi arsip
ini adalah melakukan login,
akses aplikasi dengan
menggunakan browser dan isi
pada addressbar dengan
http://localhost/earsip

PERSIAPKAN
Nama Akun Email untuk user, dan
Password untuk pengecekan hak
akses dalam menggunakan
aplikasi.

Isikan akun email yang didaftarkan

pada aplikasi arsip di kolom isian
email, Kemudian isikan kata kunci,
dan akhiri dengan menekan tombol
panah bundar sebelah kanan, atau
dapat dengan menekan tombol
Enter pada keyboard.

Tidak Dapat Melakukan Login Apabila

Username atau Password Kosong
Muncul Pesan Login gagal apabila username
dan password salah
2
 Halaman Beranda
istilah sebutan Dashboard

Sapiente velit assumenda, lomo

est ex green juice delectus
umami. Authentic kale chips tofu
3 wolf moon. Put a bird on it.

Dashboard / Beranda berisi tentang informasi, antara lain :

Arsip Kondisi Baik Arsip Kondisi Rusak Arsip Kondisi Hilang

Menunjukan informasi Menunjukan informasi Menunjukan informasi
jumlah arsip dengan jumlah arsip dengan jumlah arsip dengan
kondisi baik kondisi rusak kondisi hilang

Arsip Media Foto Arsip Media Video Arsip Media Audio

Menunjukan informasi Menunjukan informasi Menunjukan informasi
jumlah arsip berupa jumlah arsip berupa jumlah arsip berupa
media Foto media Video media Audio

Status Arsip Grafik Persentase Kegiatan Pengguna

Menunjukan informasi Menunjukan informasi Informasi pengguna
status arsip dalam grafik presentase total terakhir yang melakukan
kategori arsip kegiatan input arsip

Statistik Shortcut
Penyimpanan
Informasi Statistik Menu shorcut untuk
penyimpanan dalam menuju input data
kategori

3
 Menu Utama
Untuk mengakses modul yang
ada dalam sistem ini berada di
ikon tombol kiri atas pada
sistem
Setiap level pengguna memeiliki
hak akses yang berbeda dalam
perlakuan menu ini

Daftar Menu Utama

terdiri dari

Beranda
Halaman dashboard

Pengaturan
Konfigurasi Referensi

Data Arsip
Arsip dokumen dan media

Laporan
Laporan arsip, darftar
kegiatan dan rekap
kegiatan

4
 e-arsip
D I N A S P E R P U S TA K A A N D A N K E A R S I PA N
K A B U PAT E N B A N D U N G

DATA MASTER
PENGELOLAAN DATA MASTER
 Pengelolaan
Keaslian
Data Master
1 tabel keaslian Data Master merupakan tempat untuk mengelola data-data
referensi yang dibutuhkan pada formulir isian arsip, hampir

Klasifikasi semua referensi kebutuhan formulir isian arsip dapat dikelola

2 tabel klasifikasi di data master.
Untuk memulai pilih salah satu data referensi yang akan
Kondisi dikelola, misal Keaslian:, klik pada menu sebelah kiri tersebut,
3 tabel kondisi maka data akan keluar dari tampilan sebelah kanan,
darisinilah anda dapat melihat, menambah, mengubah, dan
Unit
4 tabel unit
menghapus data.

Ruang
5 tabel ruang
Lokasi Rak
6 tabel lokasi rak
Lokasi Roll o Pact
7 tabel lokasi roll o pact
Keaslian
Referensi Keaslian merupakan informasi tentang jenis dari arsip
yaitu: Asli, Salinan pertama, fotocopy, dll.
Utuk mengisikan data modul Keaslian, pilih tanda “+” yang ada
diatas kanan tabel. Maka akan muncul tampilan untuk pengisian
data

Pilihan jumlah data yg Tombol untuk

ditampilkan dalam satu manambah data
Lokasi Lemari halaman
8 tabel lokasi lemari Isian untuk memfilter/mencari
data berdasar kata kunci
pencarian

Lokasi Sampul
9 tabel lokasi sampul

Satuan
10 tabel satuan

Lokasi Box
11 tabel lokasi box Tombol untuk
mengubah/edit
data

Redaksi
12 tabel redaksi
Tombol navigasi untuk
maju/mundur Tombol untuk
halaman menghapus data

Penyimpanan
13 tabel penyimpanan Isi form dengan lengkap, dan benar, kemudian Jika pengisian telah
dilakukan, pilih tombol simpan untuk menyimpan data yang telah

Keterangan Retensi diisikan

14 Tabel keterangan retensi 6
 Pengelolaan
Keaslian
Data Master
1 tabel keaslian
Klasifikasi
Klasifikasi
2 tabel klasifikasi Klasifikasi merupakan turunan dari Masalah, dimana Klasifikasi ini
merupakan sub dari Masalah.
Kondisi
3 tabel kondisi Sama halnya dengan modul Keaslian, untuk menambahkan data

pilih tanda “+” dan akan muncul tampilan untuk pengisian data.
Unit
4 tabel unit

Ruang
5 tabel ruang

Lokasi Rak
6 tabel lokasi rak

Lokasi Roll o Pact

7 tabel lokasi roll o pact

Lokasi Lemari Pada form isian Klasifikasi, terdapat pilihan Induk Utama atau non
8 tabel lokasi lemari Induk Utama, jika anda memilih sebagai induk utama maka akan
berlaku sebagai Masalah, yaitu induk dari klasifikasi itu sendiri.
Lokasi Sampul
9 tabel lokasi sampul
Untuk mengisikan sebagai Masalah (induk utama) maka pilihan
Induk dapat anda abaikan, jika anda mengisikan sebagai sub dari
Masalah (non induk utama/klasifikasi itu sendiri) maka anda harus
Satuan
10 tabel satuan memilih akan dihubungkan kedalam Masalah mana data yang
akan diinput.

Lokasi Box Selanjutnya isi Nomor (sesuai penomoran dlm buku yang telah
11 tabel lokasi box dibakukan),
Isi nama klasifikasi (bersifat wajib diisi) serta keterangan untuk
Redaksi
12 tabel redaksi
mendeskripsikan informasi dari klasifikasi ini (opsional/boleh
kosong)
Jika telah lengkap semua isian, simpan dengan memilih/menekan
Penyimpanan
13 tabel penyimpanan
tombol Simpan, pilih Batal jika anda akan membatalkan pengisian.

Keterangan Retensi
14 Tabel keterangan retensi 7
 Pengelolaan
Keaslian
Data Master
1 tabel keaslian
Kondisi
Klasifikasi
2 tabel klasifikasi Kondisi merupakan referensi dari menggambarkan kondisi dari
arsip, seperti rusak, baik, dan lain-lain
Kondisi
3 tabel kondisi Pilih tanda “+” dan akan muncul tampilan untuk pengisian data.
Pada form isian hanya terdapat satu teks yang harus diisi, jika
Unit telah selesai mengiskan, pilih/tekan tombol Simpan untuk
4 tabel unit menyimpan dan pilih tombol Batal, jika akan membatalkan
pengisian.
Ruang
5 tabel ruang

Lokasi Rak
6 tabel lokasi rak

Lokasi Roll o Pact

7 tabel lokasi roll o pact

Lokasi Lemari Unit

8 tabel lokasi lemari
Unit merupakan isian refernsi mengani unit pencipta arsip
Lokasi Sampul
9 tabel lokasi sampul
Pilih tanda “+” dan akan muncul tampilan untuk pengisian data
unit. pada form isian hanya terdapat satu teks yang harus diisi

Satuan yaitu unit kerja, jika telah selesai pilih/tekan tombol Simpan untuk
10 tabel satuan menyimpan dan pilih tombol Batal, jika akan membatalkan
pengisian.
Lokasi Box
11 tabel lokasi box

Redaksi
12 tabel redaksi

Penyimpanan
13 tabel penyimpanan

Keterangan Retensi
14 Tabel keterangan retensi 8
 Pengelolaan
Keaslian
Data Master
1 tabel keaslian
Ruang
Klasifikasi
2 tabel klasifikasi Ruang merupakan referensi dari memberi kode pada ruangan
yang digunakan untuk arsip
Kondisi
3 tabel kondisi Pilih tanda “+” dan akan muncul
tampilan untuk pengisian data.
Unit Pada form isian hanya terdapat
4 tabel unit satu teks yang harus diisi yaitu
nama ruang, jika telah selesai
Ruang
5 tabel ruang
mengiskan, pilih/tekan tombol
Simpan untuk menyimpan dan
pilih tombol Batal, jika akan
Lokasi Rak
6 tabel lokasi rak membatalkan pengisian.

Lokasi Roll o Pact

7 tabel lokasi roll o pact
Lokasi Lemari
8 tabel lokasi lemari
Lokasi Rak
Lokasi Rak merupakan informasi dari rak yang berada pada ruang,
setiap rak diberikan kode.

Pilih tanda “+” dan akan muncul

Lokasi Sampul tampilan untuk pengisian data
9 tabel lokasi sampul rak. pada form isian terdapat
pilihan ruang, kemudian isikan
Satuan
10 tabel satuan
nama rak, jika telah selesai
pilih/tekan tombol Simpan untuk
menyimpan dan pilih tombol
Lokasi Box
11 tabel lokasi box Batal, jika akan membatalkan
pengisian.
Redaksi
12 tabel redaksi
Dengan memilih ruang, maka rak yang anda isikan akan berelasi
dengan ruang yang anda pilih, yang berarti rak tersebut berada di
Penyimpanan
13 tabel penyimpanan ruang yang terpilih.

Keterangan Retensi
14 Tabel keterangan retensi 9
 Pengelolaan
Keaslian
Data Master
1 tabel keaslian
Lokasi Rollopact
Klasifikasi
2 tabel klasifikasi Lokasi Rollopact merupakan informasi dari rollopact yang berada
pada ruang, setiap rollopact diberikan kode. Memiliki sifat sama
Kondisi
3 tabel kondisi
dengan Rak, karena merupakan tempat penyimpanan.

Pilih tanda “+” dan akan muncul

Unit tampilan untuk pengisian data
4 tabel unit raollopact. pada form isian
terdapat pilihan ruang,
Ruang
5 tabel ruang
kemudian isikan nama rak, jika
telah selesai pilih/tekan tombol
Simpan untuk menyimpan dan
Lokasi Rak
6 tabel lokasi rak pilih tombol Batal, jika akan
membatalkan pengisian.
Lokasi Roll o Pact
7 tabel lokasi roll o pact

Lokasi Lemari Lokasi Lemari

8 tabel lokasi lemari

Lokasi Lemari merupakan informasi dari lemari yang berada pada

Lokasi Sampul
9 tabel lokasi sampul
ruang, setiap lemari diberikan kode. Memiliki sifat sama dengan
Rak dan Rollopact, karena merupakan tempat penyimpanan.

Satuan Pilih tanda “+” dan akan muncul

10 tabel satuan
tampilan untuk pengisian data unit.
pada form isian hanya terdapat satu
Lokasi Box
11 tabel lokasi box teks yang harus diisi yaitu unit kerja,
jika telah selesai pilih/tekan tombol

Redaksi Simpan untuk menyimpan dan pilih

12 tabel redaksi tombol Batal, jika akan membatalkan
pengisian.
Penyimpanan
13 tabel penyimpanan

Keterangan Retensi
14 Tabel keterangan retensi 10
 Pengelolaan
Keaslian
Data Master
1 tabel keaslian
Lokasi Box
Klasifikasi Lokasi Box merupakan informasi dari box yang berada pada
2 tabel klasifikasi rak/rollopact/lemari, setiap box diberikan kode. Merupakan satuan
bidang ruang untuk menyimpan sekumpulan sampul.
Kondisi
3 tabel kondisi

Unit
4 tabel unit

Ruang
5 tabel ruang
Pilih tanda “+” dan akan muncul tampilan untuk pengisian data
Lokasi Rak
6 tabel lokasi rak
lokasi box. Pada form isian terdapat pilihan tipe penyimpanan;
Rak/Rollopact/Lemari, jika anda memilih salah satu maka pada
isian berikutnya yang berupa pilihan akan secara otomatis muncul
Lokasi Roll o Pact
7 tabel lokasi roll o pact
daftar pilhan sesuai tipe yang dipilih, kemudian pilihlah,
selanjutnya isi nama box, jika telah selesai pilih/tekan tombol

Lokasi Lemari Simpan untuk menyimpan dan pilih tombol Batal, jika akan
8 tabel lokasi lemari membatalkan pengisian.

Lokasi Sampul
9 tabel lokasi sampul
Lokasi Sampul
Lokasi Sampul merupakan informasi dari satuan terkecil media
Satuan
10 tabel satuan
penyimpanan arsip yang berada dalam box, setiap sampul
diberikan kode.

Lokasi Box Pilih tanda “+” dan akan muncul

11 tabel lokasi box tampilan untuk pengisian data lokasi
sampul. pada form isian anda wajib
Redaksi memilih box (karena lokasii simpan
12 tabel redaksi sampul berada dalam box), kemudian
isi nama sampul, jika telah selesai
Penyimpanan
13 tabel penyimpanan
pilih/tekan tombol Simpan untuk
menyimpan dan pilih tombol Batal, jika
akan membatalkan pengisian.
Keterangan Retensi
14 Tabel keterangan retensi 11
 Pengelolaan
Keaslian
Data Master
1 tabel keaslian

Klasifikasi Satuan
2 tabel klasifikasi
Satuan merupakan informasi dari jenis satuan dari arsip, misal
dapat berupa berkas, atau lembar, dan lainnya
Kondisi
3 tabel kondisi

Unit
4 tabel unit

Ruang
5 tabel ruang

Lokasi Rak
6 tabel lokasi rak
Pilih tanda “+” dan akan muncul tampilan untuk pengisian data
satuan. Pada form isian terdapat hanya terdapat satu isian yaitu

Lokasi Roll o Pact
7 tabel lokasi roll o pact
Lokasi Lemari
8 tabel lokasi lemari
nama satuan, jika telah selesai pilih/tekan tombol Simpan untuk
menyimpan dan pilih tombol Batal, jika akan membatalkan
pengisian.

Lokasi Sampul
9 tabel lokasi sampul
Redaksi
Redaksi merupakan informasi keterangan pengantar untuk arsip.
Satuan
10 tabel satuan Pilih tanda “+” dan akan muncul
tampilan untuk pengisian data
Lokasi Box
11 tabel lokasi box
redaksi. pada form isian hanya
terdapat satu isian saja yaitu nama
redaksi, jika telah selesai
Redaksi
12 tabel redaksi pilih/tekan tombol Simpan untuk
menyimpan dan pilih tombol Batal,

Penyimpanan jika akan membatalkan pengisian.

13 tabel penyimpanan

Keterangan Retensi
14 Tabel keterangan retensi 12
 Pengelolaan
Keaslian
Data Master
1 tabel keaslian

Klasifikasi Penyimpanan
2 tabel klasifikasi
Penyimpanan merupakan keterangan penyimpanan arsip, yaitu

Kondisi seri, rubrik dan berkas

3 tabel kondisi

Unit
4 tabel unit

Ruang
5 tabel ruang

Lokasi Rak
6 tabel lokasi rak
Pilih tanda “+” dan akan muncul tampilan untuk pengisian data
penyimpanan. Pada form isian terdapat hanya terdapat satu isian
Lokasi Roll o Pact
7 tabel lokasi roll o pact
yaitu nama penyimpanan, jika telah selesai pilih/tekan tombol
Simpan untuk menyimpan dan pilih tombol Batal, jika akan

Lokasi Lemari membatalkan pengisian.

8 tabel lokasi lemari

Lokasi Sampul
9 tabel lokasi sampul
Keterangan Retensi
Keterangan Retensi merupakan informasi keterangan retensi yang
Satuan
10 tabel satuan
diterapkan terhadap arsip.

Lokasi Box Pilih tanda “+” dan akan muncul

11 tabel lokasi box tampilan untuk pengisian data
keterangan retensi. pada form
Redaksi
12 tabel redaksi
isian hanya terdapat satu isian saja
yaitu nama keterangan retensi, jika
telah selesai pilih/tekan tombol
Penyimpanan
13 tabel penyimpanan
Simpan untuk menyimpan dan
pilih tombol Batal, jika akan

Keterangan Retensi membatalkan pengisian.

14 Tabel keterangan retensi 13
Data Arsip

14
 Arsip Dokumen
Memulai mengisikan formulir arsip dokumen/tekstual

Sekilas
informasi
Pada pengisian form Arsip, dilakukan
hanya dengan memilih data tanpa harus
mengetikkan lagi pada keyboard
sehingga lebih memudahkan dan
mempercapat waktu. Data pilihan yang
dipilih pada form isian arsip telah
dikelola pada data master. Apabila
terdapat penambahan maupun
perubahan item pilihan , tambahkan
kembali pada modul Master sebelum
memulai form isian arsip.

Untuk setiap field yang telah disediakan, ada yang wajid diisikan. Apabila tidak
diisakan, data tidak bisa di simpan. Untuk setiap field/isian yang wajib diisikan akan di
beri tanda dengan tulisan warnah merah.

15
 Cara Mengisi Form
Arsip Dokumen
1. Masalah
Pilihlah salah satu daftar masalah, fitur
aplikasi earsip ini, jika anda kesulitan
dalam memilih, gunakan filtering
dengan memulai mengetikan kata kunci,
maka daftar akan secara otomatis
memfilter sesuai dengan kata kunci
yang anda berikan, misal anda
mengisikan kata ‘ke’, data masalah yang
memiliki kata ke akan ditampilkan
Pilihlah salah satu kriteria masalah dari
arsip yang akan diinputkan
2. Kode Klasifikasi
Pilihan kode klasifikasi akan terisi,
sesuai dengan kriteria dari masalah
yang dipilih.
3. Indexs
Pilih index dari arsip yang sedang
diinput
4. Unit Pencipta
Pilih unit kerja yang merupakan unit
pencipta arsip yang sedang diinputkan
5. Keaslian
Pilih kriteria keaslian dari arsip
6. Volume
Isi dengan jumlah, misal 2 lembar arsip
maka isikan dengan nilai 2
7. Satuan
Pilh satuan dari arsip, apakah berupa
buku atau berkas atau yang lainnya
8. Kondisi Arsip
Pilih kondisi arsip (Baik/Rusak/Hilang)
9. Retensi Aktif
Isi kapan retensi mulaii aktif
10. Retensi inAktif
Isi kapan retensi mulai inaktif
16
 Cara Mengisi Form
Arsip Dokumen
11. Keterangan
Pilihlah salah satu daftar keterangan
retensi
12. Sistem Penyimpanan
Pilihan sistem penyimpanan arsip.
13. Nomor Urut
Isikan dengan nomor pengurutan arsip
14. Tahun Arsip
Isi dengan tahun mulai diarsipkan
15. Deskripsi
Isi dengan keterangan/informasi yang
perlu ditambahkan jika ada
16. Ruang
Piih ruangan untuk menempatkan arsip
17. Rak/Rollopact
Pilih salah satu jenis almari
penyimpanan arsip, dan pilih salah satu
pilihan daftar rak/rollopact
18. Box
Pilih lokasi box (lokasi box akan muncul
sesuai dengan lokasi rak/rollopact yang
dipilih)
19. Sampul
Pilihlah sampul mana arsip akan
ditempatkan (pilihan daftar sampul
akan tampil sesuai dengan box yang
dipilih)
20. Bekas file
Unggah file hasil scan dokumen untuk
ditempatkan keaplikasi sebagai arsip
digital
Jika pengisian telah dirasa sesuai, maka
pilih tombol/tekan tombol simpan
untuk menyimpan hasil pengisian form
arsip yang telah dilakukan.
Anda dapat mengubah/edit data melalui
tampilan daftar arsip dengan menekan
tombol edit pada baris data yang
akan diubah data/informasi nya
Dan juga dapat melakukan
penghapusan dengan menekan tombol
hapus pada baris data yang akan
dihapus.
17
 Arsip Media
Arsip media terdiri dari 3 jenis, yaitu: Arsip
Photo, Arsip Video, dan Arsip Audio

Arsip Photo

Arsip Video Arsip Audio

18
 Photo - Video - Audio

Cara Input Form

Arsip Media
Buka menu samping, dan pilih menu Data Arsip, dan kemudian sub menu Arsip
Media, klik pada menu tersbut, maka akan terbuka tabular data dari 3 jenis arsip
media, yaitu: arsip photo, arsip video, dan arsip audio, anda dapat melihat sedang
berada di tabular mana yang sedang aktif dengan melihat Judul Tabular Aktif

Reresh Data Pratinjau

Me-reload ulang data / memuat ulang Pratinjau lampiran arsip , jika
pemanggilan daftar data terdapat lampiran fle

Cetak Data Ubah Data

Mencetak/Print Data, halaman akan Mengubah/edit data dari baris
diarahkan ke pilihan filter pencetakan dimana tombol ini dipilih

Tambah Data Hapus Data

Menambahkan data baru, halaman Menghapus baris data, akan muncul
akan membuka form isian kosong jendela konfirmasi penghapusan

19
Sama halnya seperti pada pengisian Arsip
tekstual, pada form media photo ini dihadapkan
Form
pada pilihan-pilihan yang telah ada.
1 Masalah
Lampiran file photo
dapat melampirkan Media
Photo
Pilihlah salah satu daftar masalah, fitur aplikasi lebih dari satu file
earsip ini, jika anda kesulitan dalam memilih, photo
gunakan filtering dengan memulai mengetikan
kata kunci, jika ditemukan klik pada pilihan
tersebut
2 Kode Klasifikasi
Pilihan kode klasifikasi
3 Indexs
Pilih index dari arsip yang sedang diinput
4 Pokok Kegiatan
Isi dengan judul dari pokok kegiatan saat
pemotretan
5 Uraian Kegiatan
Isi dengan uraian kegiatan
6 Pemotret
Informasi nama pemotret/instansi pemilik
7 Asal Arsip
Isikan dengan informasi asal arsip
8 Tempat Pemotretan
Isikan dengan tempat pemotretan dilakukan
9 Tanggal Pemotretan
Isi dengan tanggal pemotretan
10 Ruang
Piih ruangan untuk menempatkan arsip
11 Rak/Rollopact/Lemari
Pilih salah satu jenis penyimpanan arsip, pilih
salah satu pilihan : rak,rollopact, atau lemari
12 Box
Pilih lokasi box
13 Sampul
Pilih lokasi sampul
14 Berkas media
Lampirkan photo
15 Deskripsi Berkas
Isi deskripsi dari setiap photo yang dilampirkan
Pilih tombol simpan untuk menyimpan

20
Sama halnya seperti pada pengisian Arsip
tekstual, pada form media video ini dihadapkan
Form
pada pilihan-pilihan yang telah ada.
1 Masalah
Lampiran file video
dapat melampirkan Media
Video
Pilihlah salah satu daftar masalah, fitur aplikasi lebih dari satu file
earsip ini, jika anda kesulitan dalam memilih, video
gunakan filtering dengan memulai mengetikan
kata kunci, jika ditemukan klik pada pilihan
tersebut
2 Kode Klasifikasi
Pilihan kode klasifikasi
3 Indexs
Pilih index dari arsip yang sedang diinput
4 Pokok Kegiatan
Isi dengan judul dari pokok kegiatan saat
pemotretan
5 Uraian Kegiatan
Isi dengan uraian kegiatan
6 Personil
Informasi nama personil
7 Asal Arsip
Isikan dengan informasi asal arsip
8 Tempat
Isikan dengan tempat
9 Tanggal
Isi dengan tanggal
10 Ruang
Piih ruangan untuk menempatkan arsip
11 Rak/Rollopact/Lemari
Pilih salah satu jenis penyimpanan arsip, pilih
salah satu pilihan : rak,rollopact, atau lemari
12 Box
Pilih lokasi box
13 Sampul
Pilih lokasi sampul
14 Berkas media
Lampirkan video
15 Deskripsi Berkas
Isi deskripsi dari setiap video yang dilampirkan
Pilih tombol simpan untuk menyimpan

21
Sama halnya seperti pada pengisian Arsip
tekstual, pada form media audio ini dihadapkan
Form
pada pilihan-pilihan yang telah ada.
1 Masalah
Lampiran file audio
dapat melampirkan Media
Audio
Pilihlah salah satu daftar masalah, fitur aplikasi lebih dari satu file
earsip ini, jika anda kesulitan dalam memilih, audio
gunakan filtering dengan memulai mengetikan
kata kunci, jika ditemukan klik pada pilihan
tersebut
2 Kode Klasifikasi
Pilihan kode klasifikasi
3 Indexs
Pilih index dari arsip yang sedang diinput
4 Pokok Kegiatan
Isi dengan judul dari pokok kegiatan saat
pemotretan
5 Uraian Kegiatan
Isi dengan uraian kegiatan
6 Narator
Informasi nama narator
7 Asal Arsip
Isikan dengan informasi asal arsip
8 Tempat
Isikan dengan tempat
9 Tanggal
Isi dengan tanggal
10 Ruang
Piih ruangan untuk menempatkan arsip
11 Rak/Rollopact/Lemari
Pilih salah satu jenis penyimpanan arsip, pilih
salah satu pilihan : rak,rollopact, atau lemari
12 Box
Pilih lokasi box
13 Sampul
Pilih lokasi sampul
14 Berkas media
Lampirkan audio
15 Deskripsi Berkas
Isi deskripsi dari setiap audio yang dilampirkan
Pilih tombol simpan untuk menyimpan

22
 Laporan
Laporan Arsip
Laporan adalah hasil akhir untuk melihat seluruh arsip yang telah diinputkan
dan disimpan ke dalam sistem. Arsip bisa di cari berdasarkan tanggal, bulan,
dan tahun, serta jenis arsip itu sendiri yang ingin di cari. Setelah itu arsip bisa
langsung di cetak dengan memilih tombol bergambar printer

Aplikasi memfasilitasi dengan fitur untuk 5. Instansi

mem-filter data yang akan dikeluarkan untuk Pilih jika hanya salah satu instansi yang
laporan, antara lain: akan dilaporkan
1. Dari tanggal 6. Ruang
isi tanggal awal (wajib isi poin 2) Pilih jika hanya akan mengeluarkan spesifik
2. s/d Tanggal ruangan tertentu
isi tanggal akhir 7. Rak/Rollopact/Lemari
3. Tahun Arsip Pilih jika hanya salah satu jenis
isi tahun arsip, jika yang akan dikeluarkan penyimpanan saja yang akan dilaporkan
hanya dari tahun tertentu 8. Lokasi Rak/Rollopact/Lemari
4. Masalah Pilih jika hanya salah satu lokasi pada
Pilih jika hanya salah satu masalah yang rak/rollopact/lemari
akan dilaporkan

Jika pilihan sesuai kebutuhan telah selesai dipilih, selanjutnya tekan

tombol Tampilkan, tunggu hingga proses pengambilan data selesai, maka
laporan akan tampil pada baigan bawah, klik pada ikon printer untuk
mencetak ke media printer.
23
 Pada halaman laporan rekap kegiatan

Laporan terdapat dua informasi yang disajikan,

yaitu: rekap jumlah arsip yang diinputkan

Kegiatan oleh petugas, dan rekap jumlah atsip per

departemen.

Merupakan daftar kegiatan Setiap rekap kegiatan dapat melihat detil

dari setiap petugas,dan rekap data dengan menekan tombol informasi

kegiatan operator serta rekap jumlah data, maka akan terbuka halaman
jumlah arsip per-departemen detil data.
 Pencarian Arsip

Cari Arsip dengan mudah

Pencarian Arsip dapat dilakukan dengan menekan tombol kaca pembesar
pada menu atas sebelah kanan, maka akan muncul isian untuk mengisikan kata
kunci pencarian, isikan kata kunci tersebut kemudian tekan tombol ENTER pada
keyboard anda. Tunggu hingga proses pencarian selesai, jika pencarian
ditemukan maka akan tampil list/daftar data yang mengandung kata yang
dicari. Untuk melihat detil data tekan tombol lihat detil

dan tekan tombol pratinjau untuk melihat lampiran

**jika file lampiran berupa file doc/docx maka file tersebut tidak akan terbuka,
dikarenakan untuk membuka file word anda harus online, sedangkan untuk
membuka file pdf dan file photo anda dapat langsung membuka nya

25
 2016

Awal pengembangan
aplikasi arsip berbasis web,
dengan target membantu
kinerja pencapaian dalam
digitalisasi data arsip

2017

Evaluasi dari tahun 2016,

dikembangkan aplikasi arsip
dalam menangani arsip
berupa media (photo, video,
dan audio), serta
memfasilitasi aplikasi secara
offline

2018

Dalam rangka
mensosialisasikan
Roadmap
pentingnya arsip kepada
masyarakat, aplikasi arsip Aplikasi
Arsip
dikembangkan untuk dapat
mencakup masyarakat
umum dikembangkan arsip
publik, dimana masyarkat
umum dapat menyimpan Dinas Perpustakaan
arsip pribadinya, baik dan Kearsipan
secara digital maupun Kabupaten Bandung
hardcopy 2015 - 2018
26
 P T. J A M PA R I N G M A S A G I
J l n . Te l e x i n a N o . 4 K e b o n K o p i C i b e u r e u m
Cimahi
P: 022 - 20569801
E: marketing@jmasagi.com
 PT. JAMPARING MASAGI

TENTANG
KAMI

PT. JAMPARING MASAGI (JMASAGI), merupakan perusahaan yang

bergerak di bidang ICT Solution yang terdiri dari orang-orang yang
berkompeten dibidang Network Solution , Software Solution, dan
Multimedia Solution, yang akan memberikan layanan solusi total
terbaik untuk pelanggan.
Kami telah menghadirkan berbagai macam solusi ICT dengan
beragam teknologi untuk memenuhi kebutuhan klien. JMasagi bervisi
untuk menjadi perusahaan pemberi solusi ICT Terbaik dalam
memenuhi kebutuhan jasa layanan, jasa solusi dalam bidang ICT dan
komunikasi dengan mengerahkan segala layanan dan teknologi yang
terbaik untuk memberikan solusi total diberbagai bidang instansi
pemerintahan, pendidikan, dan swasta di seluruh indonesia.
Kami menawarkan lebih dari sekedar solusi ICT kepada pelanggan
kami.

28