LAPORAN AKSI PERUBAHAN

“GITA KENANGAN”
DIGITALISASI ARSIP DI KELURAHAN DEMANGAN
KEMANTREN GONDOKUSUMAN
KOTA YOGYAKARTA

Disusun Oleh:
SISKA PRAMUDHANTI, S. SOS.
No. Presensi: 27/PKP/I/2021

PEMERINTAH DAERAH DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA

BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS
ANGKATAN I
YOGYAKARTA

2021

i
 ABSTRAK

“GITA KENANGAN”
DIGITALISASI ARSIP DI KELURAHAN DEMANGAN
KEMANTREN GONDOKUSUMAN
KOTA YOGYAKARTA

Dalam rangka pelaksanaan Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem
Pemerintahan Berbasis Elektronik, seluruh instansi pemerintah wajib menerapkan SPBE atau yang
lebih dikenal dengan e-government. Penerapan SPBE ditujukan untuk mewujudkan proses kerja
yang efektif dan efisien serta meningkatkan kualitas pelayanan publik. Keberhasilan meningkatkan
efektivitas pelayanan dipengaruhi oleh pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi.
Penerapan digitalisasi tata kelola atau disebut juga e-government adalah memberikan pelayanan
melalui media elektronik seperti internet, jaringan telepon seluler dan komputer serta multimedia.

Salah satu bentuk pelayanan publik di instansi pemerintah adalah pelayanan kearsipan.
Arsip mempunyai peran penting dalam kelangsungan hidup organisasi pemerintah karena berisi
informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan juga dapat dijadikan sebagai alat bukti bila
terjadi masalah dan juga dapat dijadikan alat pertanggungjawaban manajemen serta dapat
dijadikan alat transparansi birokrasi.

Hal ini sejalan dengan tugas dan fungsi Sekretaris Kelurahan berdasarkan Peraturan
Walikota Yogyakarta Nomor 121 Tahun 2020 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas,
Fungsi, dan Tata Kerja Kemantren dan Kelurahan .yaitu “pelaksanaan pengelolaan kearsipan
Kelurahan” dan pelaksanaan pengelolaan kearsipan pada Sekretariat Kelurahan”.
Dilatarbelakangi oleh kondisi kearsipan di Kelurahan Demangan yang belum dikelola dengan baik,
maka inovasi digitalisasi arsip dipilih sebagai upaya penyelesaian masalah dengan tujuan untuk
mewujudkan kesiapan pengelolaan arsip secara digital di Kelurahan Demangan dengan cara
pemanfaatan teknologi secara lebih optimal untuk pengelolaan arsip melalui aplikasi yang sudah
tersedia.

ii
iii
 PEMERINTAH KOTA YOGYAKARTA
KEMANTREN GONDOKUSUMAN
KELURAHAN DEMANGAN

Jl. Munggur Gg Srikandi No.32 Yogyakarta Kode Pos: 55221 Telp.(0274) 547178
Fax (0274) 547178 EMAIL: demangan@jogjakota.go.id
HOTLINE SMS: 08122780001 HOTLINE EMAIL: upik@jogjakota.go.id
WEBSITE: www.jogjakota.go.id

KOMITMEN TINDAK LANJUT AKSI PERUBAHAN

Nomor : 893 / 17
‘‘GITA KENANGAN”
DIGITALISASI ARSIP DI KELURAHAN DEMANGAN
KEMANTREN GONDOKUSUMAN KOTA YOGYAKARTA

Yang bertanda tangan di bawah ini :

1. Nama : SUNU SARI HUSADA, S.I.P.
NIP : 19740415 199703 1 003
Jabatan : Lurah Demangan, Kemantren Gondokusuman

2. Nama : SISKA PRAMUDHANTI, S. SOS.

NIP : 19830830 201101 2 006
Jabatan : Sekretaris Kelurahan
Kelurahan Demangan Kemantren Gondokusuman

Sebagai Peserta Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angkatan I Tahun 2021

Dengan ini menyatakan komitmen bersama untuk menindaklanjuti Aksi Perubahan yang disusun
oleh peserta PKP Angkatan I tersebut di atas dan target dalam aksi perubahan tersebut menjadi
bagian yang tidak terpisahkan dari Sasaran Kinerja Pegawai peserta yang bersangkutan pada tahun
berikutnya.

iv
Tujuan jangka menengah yang akan dicapai adalah :
1. Terlaksananya digitalisasi arsip untuk dokumen naskah dinas pada tahun berjalan (tahun 2021)
berupa hardcopy selain persuratan yang terkirim melalui e-office.
2. Terlaksananya penyimpanan file arsip digital berupa arsip surat masuk dan surat keluar tahun
2021 di dalam aplikasi e-office
3. Adanya akun gmail Kelurahan Demangan dan menyimpan arsip digital pada google drive
sebagai back up, diutamakan untuk foto kegiatan dalam kurun waktu 2 tahun terakhir.
Tujuan jangka panjang yang akan dicapai adalah :
1. Terlaksananya sosialisasi digitalisasi arsip di lingkungan unit kerja (lembaga tingkat kelurahan).
2. Terwujudnya budaya digitalisasi arsip di lingkungan unit kerja (lembaga tingkat kelurahan).

Demikian komitmen ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.

v
 KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Kasih, yang telah melimpahkan
berkat-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan penyusunan Laporan Aksi Perubahan yang
berjudul “Gita Kenangan” Digitalisasi Arsip di Kelurahan Demangan Kemantren Gondokusuman
Kota Yogyakarta sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan Pelatihan Kepemimpinan
Pengawas Angkatan I Tahun 2021 yang diselenggarakan oleh Badan Pendidikan dan Pelatihan
Daerah Istimewa Yogyakarta.
Penulis menyadari bahwa penyusunan Laporan Aksi Perubahan ini dapat terwujud atas
dorongan, bimbingan dan arahan dari semua pihak, sehingga penyusunan Laporan Aksi Perubahan
ini dapat diselesaikan dengan baik. Pada kesempatan ini, penulis mengucapkan terima kasih kepada
:
1. Kepala Badan Pendidikan dan Pelatihan Daerah Istimewa Yogyakarta dan Penyelenggara
Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angkatan I Tahun 2021.
2. Kepala Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Kota Yogyakarta
beserta jajarannya yang telah memberikan kesempatan untuk mengikuti Pelatihan
Kepemimpinan Pengawas Angkatan I Tahun 2021.
3. Mantri Pamong Praja Gondokusuman Kota Yogyakarta yang telah memberikan kesempatan
mengikuti Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angkatan I Tahun 2021.
4. Bapak Sunu Sari Husada, S.I.P. selaku Lurah Demangan Kemantren Gondokusuman Kota
Yogyakarta yang telah memberikan dukungan, saran, masukan dan sekaligus sebagai Mentor
dalam Aksi Perubahan.
5. Ibu Dr. rer. publ. Dra. Wuryani, M. Si. selaku Coach yang telah memberikan bimbingan, saran
dan masukan dalam penyusunan Rencana Aksi Perubahan dan Laporan Aksi Perubahan.
6. Bapak Yudi Ismono, S.Sos, M.Acc. dan Ibu Any Widyastuti, SE selaku penguji yang telah
memberikan arahan dan masukan dalam penyusunan aksi perubahan
7. Para Widyaiswara Badan Diklat Daerah Istimewa Yogyakarta yang telah memberikan arahan
dan ilmu kepada peserta Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angkatan I Tahun 2021.
8. Keluarga kecil penulis yang telah memberikan dukungan dan semangat untuk mengikuti
Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angkatan I Tahun 2021.
9. Seluruh rekan kerja di Kelurahan Demangan Kemantren Gondokusuman Kota Yogyakarta yang
telah memberikan dukungan dan bekerjasama dalam Implementasi Aksi Perubahan.

vi
10. Seluruh Pihak yang telah berpartisipasi aktif dalam kegiatan dan membantu proses dan
Implementasi Aksi Perubahan.

Penulis menyadari bahwa Laporan Aksi Perubahan ini masih jauh dari sempurna, untuk itu
segala kritik dan saran perbaikan sangat diharapkan demi penyempurnaan Laporan Aksi Perubahan
ini. Akhirnya penulis berharap semoga Laporan Aksi Perubahan ini, dapat memberikan informasi
pengembangan wawasan dalam rangka menunjang kelancaran tugas pada Sekretariat Kelurahan
Demangan Kemantren Gondokusuman Kota Yogyakarta

vii
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ................................................................................................................... i

ABSTRAK ............................................................................................................................... Ii
BERITA ACARA SEMINAR AKSI PERUBAHAN …………….…….................................................... iii
KOMITMEN TINDAK LANJUT AKSI PERUBAHAN .................................................................... Iv
KATA PENGANTAR …………………………………………………………………………………………………………….. Vi
DAFTAR ISI ............................................................................................................................. viii
DAFTAR TABEL ........................................................................................................................ Ix
BAB I DESKRIPSI PROSES KEPEMIMPINAN .......................................................................... 1
A. Membangun Integritas .............................................................................................. 1
B. Pengelolaan Budaya Pelayanan ................................................................................. 4
C. Pengelolaan Tim ........................................................................................................ 4
BAB II DESKRIPSI HASIL KEPEMIMPINAN ........................................................................... 6
A. Capaian dalam Perbaikan Sistem Pelayanan ............................................................ 6
B. Manfaat Aksi Perubahan ........................................................................................... 18
BAB III KEBERLANJUTAN AKSI PERUBAHAN ...................................................................... 19
BAB IV PENUTUP ................................................................................................................. 24
A.Kesimpulan ............................................................................................................. 24
B. Saran ...................................................................................................................... 24
C. Pengalaman Pembelajaran .................................................................................... 25
DAFTAR PUSTAKA ................................................................................................................. 28
LAMPIRAN – LAMPIRAN

viii
 DAFTAR TABEL

Tabel 1. Matriks Implementasi Aksi Perubahan ..……………………………………….................... 12

Tabel 2. Tujuan dan Manfaat …...……………………………………………………………………………………. 19

Tabel 3. Rencana Kegiatan dan Sumber Daya .………………………………………………………………. 21

Tabel 4. Manajemen Mutu Pengendalian Pelaksanaan Kegiatan …………………………………… 22

Tabel 5. Pengalaman Pembelajaran ................................................................................... 25

ix
 BAB I

DESKRIPSI PROSES KEPEMIMPINAN

Aksi Perubahan ini berjudul “GITA KENANGAN” (Digitalisasi Arsip di Kelurahan

Demangan, Kota Yogyakarta). Hal yang melatarbelakangi aksi perubahan ini adalah kondisi
pengelolaan kearsipan di Kelurahan Demangan yang belum berjalan dengan baik. Hal ini dapat
dilihat dari kondisi arsip yang belum tertata rapi dan sering terjadinya kehilangan arsip,
sehingga muncul gagasan untuk melakukan perubahan supaya arsip dapat dikelola dengan
sistem pengelolaan arsip digital agar lebih mudah dalam pencarian arsip serta dapat
menghemat waktu dan tenaga. Pelaksanaan aksi perubahan dimulai pada tanggal 23 Maret
2021 s.d. 12 Juni 2021.

Untuk melaksanakan aksi perubahan tersebut pemimpin aksi perubahan melalui

beberapa proses kepemimpinan, yaitu membangun integritas, mengelola budaya pelayanan,
dan mengelola tim.

A. MEMBANGUN INTEGRITAS
Membangun integritas diri adalah sebuah keharusan, karena integritas diri yang
baik oleh seseorang diharapkan akan mampu mempengaruhi integritas kelompok,
organisasi dan masyarakat, sehingga menjadi perilaku keseharian yang mencerminkan
nilai-nilai moralitas, etika dan hukum yang berlaku di masyarakat.
Integritas adalah sebuah label yang dimiliki oleh seseorang yang berkaitan erat
dengan perilaku keseharian dari individu tentang konsistensi, pandangan, pikiran-pikiran,
ukuran-ukuran dan nilai-nilai moralitas, etika dan sosial budaya yang diyakini dan
dipercayainya. Seseorang yang berintegritas tinggi adalah seseorang yang dapat dipercayai,
memiliki pribadi yang jujur, bekerja keras dan suka menolong orang lain.
Sehubungan dengan hal tersebut, maka integritas haruslah menjadi kebutuhan
siapapun juga baik oleh pimpinan, staf, dan karyawan baik di lingkungan pemerintah
maupun swasta dan masyarakat pada umumnya. Hal ini disebabkan karena adanya
hubungan timbal balik di antara para pihak khususnya dalam penyelenggraan pelayanan
kepada masyarakat. Seorang pemimpin membutuhkan integritas agar dapat dipercaya oleh
staf dan karyawannya dalam mengelola organisasi, sebaliknya staf dan karyawan
membutuhkan integritas agar dipercaya oleh pimpinannya dalam melaksanakan tugas dan
tanggung jawabnya. Demikian halnya pemerintah membutuhkan integritas agar dapat
dipercayai oleh masyarakat untuk mensejahterakan hidup mereka, dan sebaliknya
masyarakat membutuhkan integritas agar pemerintah mempercayai bahwa semua upaya
pemberdayaan masyarakat dapat dikelola dengan baik untuk kepentingan dan
kesejahteraan masyarakat itu sendiri.
Membangun dan mengembangkan integritas pada diri seseorang bukanlah perkara
yang mudah karena hal ini menyangkut masalah nilai-nilai yang dianut oleh seseorang,
konsistensi dalam pelaksanaan nilai-nilai tersebut dan komitmen untuk senantiasa
melaksanakan nilai-nilai tersebut sehingga menjadi sebuah karakter dan jati dirinya. Ippho
Santoso (2010) mengatakan bahwa Integritas akan melahirkan reputasi dan reputasi akan
1
melahirkan kepercayaan. Integritas sering diartikan sebagai bersatunya pikiran, perkataan
dan perbuatan. Selanjutnya Andreas Harefa (2000) mengatakan bahwa integritas adalah
sesuatu yang dapat diamati dengan 3 (tiga) kunci utama yaitu; menunjukkan kejujuran,
memenuhi komitmen dan mengajarkan sesuatu secara konsisten.
Demikian pula dalam pelaksanaan Aksi Perubahan di suatu instansi, sangat
diperlukan integritas dari pemimpin aksi perubahan beserta tim efektif aksi perubahan,
supaya tujuan dari aksi perubahan dapat tercapai dengan baik dan lancar. Dalam
implementasi Aksi Perubahan GITA KENANGAN, Digitalisasi Arsip di Kelurahan Demangan,
saya selaku pemimpin aksi perubahan telah merencanakan 8 (delapan) milestones atau
tahapan yang harus dikerjakan oleh tim aksi perubahan selama kurun waktu 60 hari. Berikut
akan disampaikan proses pada setiap tahapannya.
Dalam pelaksanaan tahap yang pertama, Koordinasi Internal, yang terdiri dari dua
kegiatan, yaitu yang pertama kegiatan koordinasi dengan mentor dan yang kedua kegiatan
koordinasi dengan mentor dan rekan kerja terkait rencana aksi perubahan, sekaligus
membentuk tim efektif aksi perubahan, ternyata menjadikan tantangan tersendiri bagi saya
dalam hal mempertahankan integritas. Koordinasi dengan mentor berjalan dengan lancar
karena bersifat internal antara dua belah pihak yang tidak terkendala untuk tatap muka.
Namun untuk melaksanakan koordinasi dengan seluruh perangkat Kelurahan Demangan
ternyata tidak selancar yang saya bayangkan sebelumnya. Hal ini disebabkan padatnya
jadwal kegiatan Kelurahan, juga jadwal PPKM yang masih berjalan sehingga pegawai diatur
untuk bekerja di kantor secara bergantian, ditambah dengan adanya jadwal vaksinasi
pegawai. Adanya perasaaan sungkan sebagai pendatang baru di Kelurahan Demangan
membuat saya sulit untuk “memaksa” rekan kerja untuk berangkat ke kantor pada saat
yang bersangkutan terjadwal WFH (work from home). Namun semangat untuk membangun
komitmen bersama mendorong saya untuk tetap mengundang rekan-rekan yang
seharusnya WFH untuk hadir di kantor dalam rapat koordinasi tim efektif aksi perubahan.
Saya sangat bersyukur karena ternyata seluruh personil bersedia untuk hadir dan bahkan
mendukung rencana aksi perubahan yang saya sampaikan.
Pada tahap kedua yaitu Pembentukan Tim, terbitnya SK Tim merupakan bukti
komitmen bersama perangkat Kelurahan Demangan dalam rangka pelaksanaan aksi
perubahan Digitalisasi Arsip yang telah disahkan oleh Lurah dengan menyetujui dan
menandatangani Surat Keputusan Tim Aksi Perubahan “GITA KENANGAN” Digitalisasi Arsip
di Kelurahan Demangan, sebagai dasar pelaksanaan tahapan kegiatan aksi perubahan di
Kelurahan Demangan.
Tahap ketiga yaitu Penyusunan Diagram Alur Mekanisme Digitalisasi Arsip yang
diawali dengan kegiatan koordinasi dengan konsultan teknologi informasi. Diskusi yang
kritis terkait alur digitalisasi arsip yang akan diterapkan di Kelurahan Demangan, sempat
sedikit menyurutkan semangat saya karena ternyata proses yang harus diterjemahkan
tidak semudah membalik telapak tangan. Ide saya yang sederhana pada perkembangannya
harus dibahasakan secara teknis dan sistematis sekaligus disusun agar mudah dipahami
oleh rekan kerja saya nantinya. Ditambah dengan padatnya jadwal kerja rekan konsultan TI
menjadikan saya khawatir apakah rencana saya dapat selesai tepat waktu.

2
 Kembali kepada komitmen yang menjadi bagian dari integritas, maka saya
mempercayai konsultan TI untuk mengerjakan penyusunan diagram alur mekanisme
digitalisasi arsip. Pada waktu yang telah disepakati, rekan konsultan TI menyelesaikan
diagram alur digitalisasi arsip yang segera saya konsultasikan kepada coach. Ternyata,
dalam perkembangan diskusi dan pemikiran yang cukup panjang, dibutuhkan 3 (tiga)
macam diagram alur untuk menjelaskan keseluruhan proses yang dilakukan dalam
pengelolaan arsip di Kelurahan Demangan. Ketiga diagram alur tersebut adalah Diagram
Alur Mekanisme Digitalisasi Arsip, Diagram Alur Pengelolaan Surat Masuk dalam Bentuk
Hardcopy, dan Diagram Alur Pengelolaan Surat Keluar, dan dilampirkan pada Surat Edaran
Lurah tentang Penerapan Digitalisasi Arsip di Kelurahan Demangan, yang menjadi dasar
sekaligus wujud komitmen bersama dalam pelaksanaan aksi perubahan digitalisasi arsip.
Langkah berikutnya ialah tahap keempat yaitu penyelenggaraan Bimbingan Teknis
Digitalisasi Arsip untuk personil Kelurahan. Bimtek dimulai dengan penjelasan tentang
Surat Edaran Lurah tentang Penerapan Digitalisasi Arsip di Kelurahan Demangan
dilanjutkan dengan penjelasan Diagram Alur Mekanisme Digitalisasi Arsip, Diagram Alur
Pengelolaan Surat Masuk dalam Bentuk Hardcopy, dan Diagram Alur Pengelolaan Surat
Keluar. Oleh karena sebagian proses dari diagram alur sudah berjalan selama ini, maka
bimbingan lebih fokus pada praktek masing-masing personil di depan komputer. Pada saat
pelaksanaan Bimtek, ada satu orang personil yang tidak dapat hadir, sehingga diadakan
bimtek secara khusus untuk beliau pada waktu yang berbeda. Setelah Bimtek terlaksana,
personil Kelurahan Demangan memahami alur mekanisme digitalisasi arsip, alur
pengelolaan surat masuk dalam bentuk hardcopy dan alur pengelolaan surat keluar.
Setelah bimbingan teknis, tahap berikutnya kami bersama-sama mengumpulkan
arsip hardcopy tahun 2020 dan tahun 2021 dan memilah serta mengklasifikasikan ke dalam
stofmap Surat Masuk Tahun 2020, Surat Keluar Tahun 2020. Surat Masuk Tahun 2021 dan
Surat Keluar Tahun 2021. Tidak begitu banyak arsip yang terkumpul, hal ini disebabkan
surat menyurat di Kelurahan Demangan hampir seluruhnya menggunakan aplikasi e-office
yang terdapat dalam sistem Jogja Smart Service milik Pemerintah Kota Yogyakarta. Setelah
arsip hardcopy terkumpul dan terklasifikasi sesuai dengan jenisnya, langkah selanjutnya
adalah digitalisasi arsip. Saya dan teman-teman tim pelaksana berbagi tugas melakukan
pemindaian (scanning) arsip hardcopy dan hasilnya disimpan di dalam komputer di ruang
Sekretaris Kelurahan, ke dalam folder Surat Masuk Tahun 2020, folder Surat Keluar Tahun
2020, folder Surat Masuk Tahun 2021 dan folder Surat Keluar Tahun 2021.
Sebagai tindak lanjut dari digitalisasi arsip di tahap sebelunya, saya dan tim
pelaksana menyimpan file arsip digital ke dalam aplikasi e-office dengan menggunakan fitur
Input Surat Luar Pemkot. Fitur ini sudah lama ada di dalam aplikasi e-office, namun ternyata
belum banyak pegawai yang mengetahui fungsinya, apalagi menggunakannya. Setelah file
arsip tersimpan di dalam e-office, file arsip tersebut dapat diarahkan ke akun Jogja Smart
Service milik Lurah untuk kemudian dapat didisposisi ke akun pegawai yang lain sesuai
dengan isi dari file arsip atau naskah dinas. Hal ini sekaligus sebagai langkah pencadangan
informasi yang terdapat di dalam arsip digital tersebut.
Sebagai penutup dari rangkaian tahapan aksi perubahan, saya mengundang tim
aksi perubahan untuk melakukan evaluasi terhadap pelaksanakan tahap demi tahap aksi

3
 perubahan digitalisasi arsip di Kelurahan Demangan, sekaligus melakukan pengecekan
kelengkapan bukti fisik untuk dilampirkan dalam laporan aksi perubahan. Dalam evaluasi
tersebut disampaikan bahwa alangkah baiknya jika penataan arsip juga dapat dilakukan
untuk arsip tahun-tahun sebelumnya yang masih ada di gudang, barangkali masih ada
surat-surat penting yang selama ini belum ketemu saat dicari atau dibutuhkan. Dengan
demikian, pencadangan arsip penting dengan cara digitalisasi dapat dilakukan untuk arsip
yang lebih lama usianya. Hal ini dimungkinkan untuk dilaksanakan apabila ada waktu yang
longgar setelah mengutamakan tugas pekerjaan kantor sehari-hari.
Semangat tim aksi perubahan dalam menerapkan digitalisasi arsip telah terbukti
dengan berhasil dilaluinya delapan tahap dalam Aksi Perubahan GITA KENANGAN,
Digitalisasi Arsip di Kelurahan Demangan. Integritas terbangun di dalam kerja tim aksi
perubahan, ditunjukkan dengan adanya kejujuran, memenuhi komitmen dan mengajarkan
sesuatu secara konsisten, dalam hal ini transfer informasi mengenai digitalisasi arsip dan
praktek digitalisasi arsip telah terlaksana dengan baik dan bersama-sama sepakat untuk
melanjutkannya sehingga menjadi kegiatan yang rutin dan menjadi budaya dalam sistem
kerja di Kelurahan Demangan.

B. PENGELOLAAN BUDAYA PELAYANAN

Pelayanan kearsipan di Kelurahan Demangan selama ini belum berjalan dengan
baik, hal ini ditandai dengan kondisi arsip yang belum tertata rapi dan sering terjadi
kehilangan arsip penting. Dengan pelaksanaan aksi perubahan Digitalisasi Arsip di
Kelurahan Demangan, kami menerapkan pemanfaatan teknologi informasi dalam
pengelolaan arsip, yaitu:
- menyediakan cadangan arsip berupa arsip digital yang dilakukan dengan cara
memindai (scan) arsip hardcopy menjadi bentuk softcopy atau file arsip
- menyimpan file arsip digital ke dalam folder di komputer menurut klasifikasinya
- menyimpan arsip digital secara online dengan memanfaatkan aplikasi e-office yang
sudah ada, di mana terdapat fitur penyimpanan arsip digital yang selama ini ternyata
belum diketahui oleh perangkat Kelurahan Demangan.

Dengan demikian, tersedia cadangan arsip secara online yang mudah dicari pada saat
diperlukan, sehingga dapat menghemat waktu dan tenaga. Digitalisasi arsip ini dilakukan
dalam rangka menyediakan cadangan arsip yang telah ada, serta hendak dilaksanakan
secara rutin terhadap surat masuk dan surat keluar yang berupa hardcopy atau yang proses
penerimaan maupun proses pengolahannya tidak melalui e-office. Dengan demikian,
digitalisasi arsip menjadi budaya kerja sehari-hari di Kelurahan Demangan.

C. PENGELOLAAN TIM
Sebagai pegawai pendatang baru di Kelurahan Demangan yang baru saja mutasi
dari instansi lama pada bulan Januari 2021, saya masih sangat awam dengan situasi dan
kondisi di Kelurahan Demangan. Tentu saja tugas Pelatihan Kepemimpinan Pengawas yang

4
harus saya kerjakan bukanlah hal mudah bagi saya dengan posisi yang masih tergolong new
comer. Berawal dari diskusi ringan dengan Lurah selaku atasan langsung saya, juga
perbincangan dengan rekan kerja seputar kondisi dan permasalahan yang ada di kantor,
maka pada akhirnya saya mengangkat masalah pengelolaan arsip sebagai area aksi
perubahan.
Saya bersyukur dan merasa sangat terbantu dengan sikap positif rekan kerja yang
kooperatif sehingga proses koordinasi dan pembentukan tim efektif aksi perubahan
berjalan dengan lancar dan gagasan aksi perubahan yang saya utarakan didukung penuh
oleh seluruh perangkat Kelurahan Demangan. Selama proses koordinasi dengan tim aksi
perubahan, saya memberikan penjelasan mengenai latar belakang gagasan saya
mengangkat masalah pengelolaan arsip serta mengenai pentingnya menerapkan
digitalisasi arsip di Kelurahan Demangan supaya pelayanan kearsipan menjadi lebih baik
dan lancar. Saya memberikan motivasi kepada tim untuk dapat bekerjasama melaksanakan
kegiatan aksi perubahan demi kemudahan dan kelancaran dalam pekerjaan sehari-hari.
Pada awalnya mungkin akan sedikit melelahkan karena harus meluangkan waktu untuk
mempelajari alur kegiatan secara teknis dan harus memilah arsip dua tahun terakhir,
namun apabila kegiatan telah selesai tentulah manfaat dapat dirasakan bersama.
Dalam tahap Bimbingan Teknis saya memberikan bimbingan kepada rekan-rekan
dengan sabar supaya rangkaian proses digitalisasi arsip sampai dengan entry arsip digital
ke dalam sistem aplikasi e-office betul-betul dapat dipahami oleh rekan-rekan. Pada saat
pengumpulan dan pemilahan arsip, saya mengajak rekan-rekan untuk berpartisipasi supaya
semua personil mengetahui arsip apa saja yang dimiliki oleh Kelurahan Demangan sehingga
harus dirawat dan dikelola secara baik dan benar. Pada tahap selanjutnya, tim mendukung
dan bekerjasama dalam proses pemindaian dan entry arsip digital ke dalam sistem aplikasi
e-office. Tak lupa saya memberikan apresiasi atas kerja keras tim dengan memberikan
bingkisan makanan sekedar sebagai pengobat lelah.
Dengan berproses bersama, Tim Aksi Perubahan sepakat bahwa gagasan Aksi
Perubahan ”GITA KENANGAN” Digitalisasi Arsip di Kelurahan Demangan merupakan inovasi
yang sungguh bermanfaat bagi kelancaran pelayanan kearsipan internal, sekaligus dalam
perkembangannya dapat bermanfaat bagi pelayanan kearsipan kepada masyarakat.

5
 BAB II

DESKRIPSI HASIL KEPEMIMPINAN

A. CAPAIAN DALAM PERBAIKAN SISTEM PELAYANAN

Tahapan demi tahapan dalam Rencana Aksi Perubahan telah dilaksanakan dalam
kurun waktu kurang lebih 60 hari dan dapat diselesaikan dengan baik. Adapun capaian
dalam perbaikan sistem pelayanan kearsipan di Kelurahan Demangan dapat dicermati
dalam matriks yang tercantum di dalam bab ini. Secara deskriptif akan diuraikan untuk
setiap tahapannya.

I. Milestone I : Koordinasi Internal

a. Koordinasi dengan Mentor
Setelah pelaksanaan Seminar Rencana Aksi Perubahan yang berlangsung pada
tanggal 17 Maret 2021, saya segera menghadap kepada mentor pada tanggal 23 Maret
2021 untuk berkoordinasi perihal tahapan aksi perubahan yang akan dimulai pada
Minggu ke 3 bulan Maret sampai dengan Minggu ke 2 bulan Juni 2021. Berdasarkan
instruksi Mentor, koordinasi internal tim aksi perubahan segera dilaksanakan untuk
menjelaskan pembagian tugas dan menyusun SK Tim Aksi Perubahan Digitalisasi Arsip
di Kelurahan Demangan.
Selain itu mentor berpesan supaya pelaksanaan kegiatan aksi perubahan agar
disesuaikan dengan kegiatan Kelurahan supaya keduanya dapat berjalan selaras dan
tidak saling mengganggu.
Dengan demikian, capaian dari kegiatan Koordinasi dengan Mentor adalah 100%
dengan hasil adanya dukungan mentor terhadap aksi perubahan. Kegiatan koordinasi
dengan mentor ini berjalan tanpa ada kendala. Sebagai bukti fisik pelaksanaan kegiatan
ini adalah notulen hasil koordinasi dan foto pelaksanaan kegiatan.

b. Koordinasi dengan Mentor dan Rekan Kerja

Dalam rapat koordinasi dengan tim efektif aksi perubahan yang dilaksanakan pada
tanggal 29 Maret 2021, saya menyampaikan tentang Rencana Aksi Perubahan “GITA
KENANGAN” Digitalisasi Arsip di Kelurahan Demangan, dan menjelaskan kebutuhan
untuk membentuk tim efektif dengan ketugasan masing-masing personil serta rencana
tatakala kegiatan per tahapan. Tim Efektif Aksi Perubahan terdiri dari Sekretaris
Kelurahan selaku Pemimpin Aksi Perubahan, Tim Administrasi Kegiatan yang
beranggotakan Ka. Seksi Perekonomian dan Pembangunan dan Ka. Seksi
Pemberdayaan Masyarakat, serta Tim Pelaksana Kegiatan yang beranggotakan Ka.
Seksi Pemerintahan Ketenteraman dan Ketetertiban dan Tenaga Teknis Kelurahan. Tim
Administrasi Kegiatan akan membantu mengumpulkan dan menginventarisasi data dan
dokumen arsip Kelurahan, serta mengklasifikasikan arsip ke dalam stofmap surat
masuk dan surat keluar, dengan fokus utama pada arsip tahun 2020 dan 2021. Tim
Pelaksana Kegiatan akan melakukan pemindaian arsip dan menyimpan arsip digital ke
dalam folder komputer, kemudian menyimpan arsip digital ke dalam aplikasi e-office.
6
 Tim Aksi Perubahan menyatakan dukungannya kepada saya selaku pemimpin aksi
perubahan, dan akan mengikuti dan melaksanakan tahapan kegiatan dalam kurun
waktu 60 hari aksi perubahan di Kelurahan Demangan.

Kegiatan Koordinasi dengan mentor dan rekan kerja tecapai 100% dengan capaian
berupa dukungan tim aksi perubahan dan kesiapan pelaksanaan aksi perubahan.
Kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan kegiatan ini adalah mundurnya waktu
pelaksanaan koordinasi dari jadwal yang telah ditentukan, karena bersamaan dengan
kegiatan pelatihan di kelurahan dan jadwal vaksinasi pegawai. Kendala ini dapat
diselesaikan dengan segera menjadwalkan koordinasi pada Minggu ke 4 bulan Maret
2021. Bukti fisik dari kegiatan ini berupa undangan, daftar hadir, notulen dan foto
pelaksanaan kegiatan.

II. Milestone II : Pembentukan Tim

Pada tanggal 30 Maret 2021 terbentuklah susunan Tim Aksi Perubahan Gita
Kenangan. Setelah Tim Aksi Perubahan terbentuk, maka disusunlah Surat Keputusan
Lurah Demangan No. 09/KEP/DMG/III/2021 Tgl 29 Maret 2021 tentang Pembentukan
Tim Aksi Perubahan “GITA KENANGAN” Digitalisasi Arsip di Kelurahan Demangan. SK
Lurah inilah yang menjadi dasar pelaksanaan tahapan kegiatan aksi perubahan yang
akan saya terapkan di Kelurahan Demangan.
Capaian dari kegiatan ini ialah komitmen tim dalam melaksanakan aksi
perubahan, yang telah tercapai 100% dengan bukti fisik berupa dokumen SK Tim Aksi
Perubahan. Kendala yang ditemui adalah jadwal penyusunan SK yang harus mundur
mengikuti jadwal koordinasi internal yang sempat tertunda. Upaya penyelesaiannya
ialah dengan segera menyusun SK Tim pada Minggu ke 4 bulan Maret 2021.

III. Milestone 3 : Penyusunan Diagram Alur Mekanisme Digitalisasi Arsip

a. Koordinasi dengan Konsultan Teknologi Informasi

Pada tanggal 31 Maret 2021, saya berdiskusi dengan Konsultan Teknologi
Informasi yang membantu dalam penyusunan diagram alur mekanisme digitalisasi
arsip yang akan saya buat sebagai pedoman penerapan digitalisasi arsip di Kelurahan
Demangan. Pada pertemuan konsultasi tersebut, saya menjelaskan alur mekanisme
sejak pemindaian berkas hardcopy kemudian arsip digital dimasukkan atau disimpan
ke dalam aplikasi e-office secara online, pada aplikasi Jogja Smart Service Pemerintah
Kota Yogyakarta. Konsultan TI membutuhkan narasi yang jelas sebagai dasar
pembuatan flowchart yang mudah dipahami. Saya akan menyusun narasi dan
mengirimkannya kepada konsultan TI agar segera dibuat diagram alurnya, dan
disepakati untuk diselesaikan pada sekitar pertengahan bulan April 2021.
Capaian dari kegiatan koordinasi dengan Konsultan TI ialah adanya
kesepahaman dalam penyusunan diagram alur mekanisme digitalisasi arsip. Bukti fisik
kegiatan ini adalah notulen hasil koordinasi yang berisi tentang kesepakatan-
7
 kesepakatan mengenai alur proses digilitalisasi arsip dan foto. Kegiatan ini meskipun
dapat diselesaikan 100%, tetapi terkendala karena mundurnya jadwal kegiatan
sebelumnya yang merupakan prasyarat bagi terlaksananya kegiatan ini. Tetapi kendala
ini dapat diatasi secara cepat dengan segera melaksanakan koordinasi pada Minggu ke
4 bulan Maret 2021 supaya segera dapat menyesuaikan dengan tatakala tahapan
selanjutnya.

b. Penyusunan Diagram Alur Mekanisme Pengembangan Fungsi Aplikasi Pengelolaan

Arsip Digital
Pada awalnya kami hanya akan menyusun 1 diagram alur mekanisme digitalisasi
arsip saja, yang hanya menjelaskan proses digitalisasi arsip sampai dengan arsip digital
masuk ke dalam aplikasi e-office secara online. Namun, berdasarkan diskusi dan
pemikiran yang bertahap dengan coach, maka pada akhirnya disusun 3 diagram alur,
yaitu Diagram Alur Mekanisme Digitalisasi Arsip, Diagram Alur Pengelolaan Surat
Masuk dalam Bentuk Hardcopy, dan Diagram Alur Pengelolaan Surat Keluar. Dengan
demikian, terdapat 3 proses yang perlu dijelaskan, yaitu yang pertama proses sejak
arsip berupa hardcopy diubah bentuknya menjadi arsip digital, yang dijelaskan dalam
Diagram Alur Mekanisme Digitalisasi Arsip. Yang kedua, proses pengelolaan surat
masuk berupa hardcopy yang kemudian didigitalisasi, yang selama ini belum
dilaksanakan di Kelurahan Demangan. Yang ketiga, proses pengelolaan surat keluar
yang perlu juga untuk diketahui oleh seluruh perangkat di Kelurahan Demangan.
Dengan demikian, seluruh personil di Kelurahan Demangan dapat memahami alur
mekanisme pengelolaan arsip di Kelurahan Demangan.
Proses penyusunan diagram alur mekanisme pengembangan fungsi aplikasi
pengelolaan arsip digital tercapai 100% dalam kurun waktu antara tanggal 1 April 2021
sampai dengan 23 April 2021 dengan capaian berupa kesiapan Diagram Alur
Mekanisme Digitalisasi Arsip, Diagram Alur Pengelolaan Surat Masuk dalam Bentuk
Hardcopy, dan Diagram Alur Pengelolaan Surat Keluar. Kendala yang dialami adalah
proses penyusunan diagram alur yang memerlukan waktu yang cukup lama karena
membutuhkan diskusi dan pemikiran yang panjang, sehingga diagram alur perlu
beberapa kali revisi dan menjadi mundur dari tatakala. Upaya penyelesaiannya ialah
dengan segera menyelesaikan target pada tahapan selanjutnya.

c. Penyusunan SE Lurah tentang Penerapan Digitalisasi Arsip di Kelurahan Demangan

Kemantren Gondokusuman Kota Yogyakarta
Sebagai dasar pemberlakuan digitalisasi arsip di Kelurahan Demangan agar dapat
diikuti dan dilaksanakan oleh setiap personil, maka pada tanggal 26 April 2021
diterbitkan Surat Edaran Lurah tentang Penerapan Digitalisasi Arsip di Kelurahan
Demangan Kemantren Gondokusuman Kota Yogyakarta yang dilampiri dengan
Diagram Alur Mekanisme Digitalisasi Arsip, Diagram Alur Pengelolaan Surat Masuk
dalam Bentuk Hardcopy, dan Diagram Alur Pengelolaan Surat Keluar. Kegiatan ini tidak
menemui kendala apapun.

8
IV. Milestone 4 : Bimtek Digitalisasi Arsip

Pada tanggal 27 April 2021 diselenggarakan Bimtek Digitalisasi Arsip untuk

personil Kelurahan yang dilaksanakan secara personal. Setelah masing-masing karyawan
membaca SE Lurah beserta lampirannya, dilanjutkan dengan praktek di depan komputer
supaya masing-masing karyawan dapat lebih mudah memahami alur mekanisme
digitalisasi arsip, pengelolaan surat masuk dan surat keluar.

Seluruh personil dapat memahami dan siap melaksanakan sesuai yang telah
dijelaskan. Capaian dari kegiatan ini ialah kesiapan personil Kelurahan dalam
pelaksanaan digitalisasi arsip, dan telah tercapai 100%.

Kendala yang dialami ialah pada saaat pelaksanaan Bimtek, terdapat satu
personil yang tidak dapat hadir sehingga diatasi dengan melaksanakan bimtek susulan
bagi personil tersebut di hari yang berbeda. Bukti fisik dari kegiatan ini ialah undangan,
daftar hadir, notulen dan foto pelaksanaan kegiatan.

V. Milestone 5 : Pengumpulan dan Klasifikasi Arsip

Pengumpulan dan Klasifikasi Arsip dilaksanakan pada tanggal 3 sampai dengan 11

Mei 2021 dengan melibatkan tim administrasi kegiatan dan bahkan dibantu tim
pelaksana kegiatan. Kami mengumpulkan dan memilah arsip berupa hardcopy tahun
2020 dan tahun 2021, dilanjutkan dengan membuat daftar arsip dengan
mengklasifikasikannya ke dalam map Surat Masuk Tahun 2020, Surat Keluar Tahun 2020,
Surat Masuk Tahun 2021 dan Surat Keluar Tahun 2021.

Indikator keberhasilan kegiatan ini ialah tersedianya berkas arsip tahun 2020 s.d.
2021 yang terklasifikasi dengan jelas, yang telah dapat dicapai 100% tanpa adanya
kendala. Bukti fisik dari kegiatan ini berupa daftar berkas arsip dan foto pelaksanaan
kegiatan.

VI. Milestone 6 : Digitalisasi Arsip

Kegiatan pemindaian (scanning) arsip dan menyimpan dalam komputer sesuai

klasifikasinya dilaksanakan dengan melibatkan tim pelaksana kegiatan, dimulai tanggal
17 Mei 2021 dan selesai pada tanggal 20 Mei 2021 dan dilakukan terhadap arsip surat
masuk tahun 2020 berupa Berita Acara, Surat Edaran dan Surat Keputusan, juga surat
keluar tahun 2020 berupa Surat Keputusan, Surat Keterangan, Surat Penunjukan,Surat
Pernyataan, Surat Personil dan dokumen penting lainnya. Pemindaian arsip tahun 2021
dilakukan terhadap surat masuk berupa Himbauan, Perizinan, Surat Keterangan, Surat
Tugas dan Undangan, juga surat keluar berupa Perizinan, Surat Keputusan, Surat
Keterangan, Surat Pernyataan dan dokumen penting lainnya. Kegiatan ini tercapai 100%
9
 dengan hasil berupa ketersediaan folder arsip di dalam komputer sesuai klasifikasinya
(surat masuk dan surat keluar, yang selanjutnya disusun dalam sub folder sesuai dengan
perihal surat) dengan tidak menemui kendala apapun.

Bukti fisik dari kegiatan digitalisasi arsip adalah foto folder arsip di dalam
komputer dan foto pelaksanaan kegiatan.

VII. Penyimpanan File Arsip Digital dalam Aplikasi E-Office

Kegiatan menyimpan file arsip digital ke dalam aplikasi e-office melibatkan tim
pelaksana kegiatan dengan capaian 100% berupa ketersediaan arsip digital di dalam
sistem aplikasi e-office, dilaksanakan mulai tanggal 21 Mei 2021 dan selesai pada tanggal
24 Mei 2021.

Bukti fisik dari kegiatan ini ialah foto arsip digital yang tersimpan secara online
serta foto pelaksanaan kegiatan.

VIII. Milestone 8 : Monitoring Evaluasi dan Penyusunan Laporan Aksi Perubahan

a. Evaluasi Perkembangan Kegiatan Pelaksanaan Aksi Perubahan

Pada tanggal 25 Mei 2021 dilaksanakan evaluasi perkembangan kegiatan
pelaksanaan aksi perubahan yang diikuti oleh seluruh personil Kelurahan Demangan.
Dalam rapat evaluasi tersebut Pemimpin Aksi Perubahan menyampaikan ringkasan
tahapan pelaksanaan Digitalisasi Arsip di Kelurahan Demangan sembari Lurah dan
rekan-rekan kerja mencermati arsip surat masuk maupun surat keluar tahun 2020 dan
2021 yang telah didigitalisasi dan diarsipkan secara online di dalam aplikasi e-office
Jogja Smart Service Pemerintah Kota Yogyakarta. Selain itu, tim mengevaluasi bahwa
digitalisasi arsip juga dapat dilakukan pada arsip-arsip penting tahun sebelumnya, tidak
hanya sebatas 2 tahun terakhir saja. Hal ini dapat dilakukan dengan meluangkan waktu
khusus untuk mencari dan memilah arsip yang lebih lama usianya.
Pemimpin aksi perubahan menyampaikan terima kasih kepada tim atas
kekompakan dan kerjasama yang baik dalam pelaksanaan aksi perubahan sehingga
seluruh tahapan dapat diselesaikan dengan baik dan tepat waktu. Tim aksi perubahan
berkomitmen untuk melanjutkan pelaksanaan digitalisasi arsip sehingga menjadi
budaya yang merupakan bagian dari sistem kerja di Kelurahan Demangan.
Capaian dari kegiatan evaluasi ini ialah terwujudnya kesepahaman mengenai hasil
evaluasi pelaksanaan aksi perubahan dan komitmen untuk keberlanjutannya, yang
telah tercapai 100% dengan tidak menemui kendala. Bukti fisik dari kegiatan ini adalah
undangan, notulen yang menyampaikan tentang hasil evaluasi terhadap pelaksanaan
aksi perubahan, daftar hadir dan foto pelaksanaan kegiatan.
Berdasarkan hasil evaluasi, secara umum seluruh kegiatan yang direncanakan
dalam aksi perubahan ini dapat dilaksanakan dengan baik dan mencapai target 100%.
Kendala yang dihadapi terutama terkait dengan kesibukan tim aksi perubahan pada

10
 kegiatan-kegiatan rutin, yang menyebabkan mundurnya waktu pelaksanaan Milestone
I yaitu Koordinasi Internal. Hal ini berpengaruh terhadap jadwal pelaksanaan milestone
selanjutnya, sehingga menuntut pemimpin aksi perubahan melakukan pengetatan
jadwal agar pelaksanaan milestone-milestone selanjutnya tidak terpengaruh.

b. Penyusunan Laporan Implementasi Aksi Perubahan

Setelah tahapan demi tahapan aksi perubahan dilaksanakan, maka tiba saatnya
untuk menyusun laporan implementasi aksi perubahan dan menyusun bukti fisik dari
pelaksanakan digitalisasi arsip di Kelurahan Demangan. Kegiatan ini dilaksanakan mulai
tanggal 26 Mei 2021 sampai dengan tanggal 12 Juni 2021 melalui proses konsultasi dan
revisi bersama coach dan mentor.
Hasil dari kegiatan ini berupa kesiapan 1 dokumen laporan aksi perubahan yang
berisikan tentang proses kepemimpinan yang telah dilakukan selama
mengimplementasikan aksi perubahan untuk membangun integritas, budaya
pelayanan, dan mengelola tim; hasil capaian implementasi aksi perubahan dan manfaat
yang telah dapat diwujudkan; tindak lanjut implementasi aksi perubahan di jangka
menengah dan jangka panjang, serta penutup yang berisi tentang kesimpulan,
rekomendasi, dan pengalaman pembelajaran yang diperoleh selama
mengimplementasikan aksi perubahan.

Uraian tentang proses implementasi Aksi Perubahan dapat digambarkan dalam

tabel 1 Matriks Implementasi Aksi Perubahan sebagai berikut:

11
 Tabel 1. MATRIKS IMPLEMENTASI AKSI PERUBAHAN

Nama Aksi Perubahan : “GITA KENANGAN” DIGITALISASI ARSIP DI KELURAHAN DEMANGAN, KEMANTREN GONDOKUSUMAN,
KOTA YOGYAKARTA
Area Perubahan : SISTEM PENGELOLAAN KEARSIPAN KELURAHAN

No. Tanggal Program Aksi/ Kegiatan Indikator Capaian Prosentase Kendala dan Upaya Bukti Fisik Hal
Keberhasilan Capaian Penyelesaiannya
Milestone 1 : Koordinasi Internal
1. Selasa, 23 Koordinasi dengan Mentor Terlaksananya 1x Kesiapan 100% Kendala : - - Notulen hasil
Maret 2021 koordinasi dan pelaksanaan koordinasi
pelaporan kepada aksi perubahan Upaya - Foto
mentor terkait RAP
Penyelesaian : -

2. Senin, 29 Koordinasi dengan mentor Terlaksananya 1x Kesiapan 100% Kendala : Jadwal - Undangan
Maret 2021 dan rekan kerja terkait rapat koordinasi pelaksanaan koordinasi mundur - Daftar hadir
rencana aksi perubahan, internal terkait RAP aksi perubahan karena bersamaan - Notulen
- Foto
sekaligus membentuk tim dengan kegiatan
efektif aksi perubahan pelatihan
kelurahan dan
jadwal vaksinasi
pegawai

Upaya
Penyelesaian :
Menjadwalkan
koordinasi pada

12
 minggu ke 4 Maret
2021
Milestone 2 : Pembentukan Tim
3. Selasa, 30 Menyusun SK Tim Aksi Tersusunnya 1 Komitmen tim 100% Kendala : Jadwal SK Lurah
Maret 2021 Perubahan dokumen SK Tim dalam penyusunan SK Tim Demangan
Digitalisasi Arsip melaksanakan mundur mengikuti No.
09/KEP/DMG/
aksi perubahan jadwal koordinasi
III/2021 Tgl 29
internal Maret 2021
tentang
Upaya Pembentukan
Penyelesaian : Tim Aksi
Segera menyusun Perubahan
SK Tim pada “GITA
KENANGAN”
minggu ke 4 Maret
Digitalisasi
2021 Arsip di
Kelurahan
Demangan
Milestone 3 : Penyusunan Diagram Alur Mekanisme Digitalisasi Arsip
4. Rabu, 31 Koordinasi dengan Terlaksananya 1x Kesepahaman 100% Kendala : Jadwal - Notulen hasil
Maret 2021 konsultan TI koordinasi dengan dengan koordinasi dengan koordinasi
konsultan TI terkait konsultan TI konsultan TI - Foto
penyusunan
dalam mundur mengikuti
Diagram Alur
Mekanisme penyusunan mundurnya jadwal
Digitalisasi Arsip Diagram Alur tahapan
Mekanisme sebelumnya
Digitalisasi Arsip
Upaya
Penyelesaian :

13
 Segera
berkoordinasi
dengan konsultan
TI pada Minggu ke
4 Maret 2021
5. Kamis, 1 April Penyusunan diagram alur Tersusunnya 3 Kesiapan 100% Kendala: Proses Diagram Alur
s.d. Jumat, 23 mekanisme pengembangan (tiga) macam Diagram Alur penyusunan Mekanisme
April 2021 fungsi aplikasi pengelolaan flowchart, yaitu Mekanisme daiagram alur Digitalisasi
Diagram Alur Digitalisasi Arsip, Diagram
arsip digital membutuhkan
Mekanisme Arsip, Diagram Alur
Digitalisasi Arsip, Alur waktu yang cukup Pengelolaan
Diagram Alur Pengelolaan lama karena Surat Masuk
Pengelolaan Surat Surat Masuk melalui proses dalam Bentuk
Masuk dalam dalam Bentuk diskusi dan Hardcopy, dan
Bentuk Hardcopy, Hardcopy, dan pemikiran yang Diagram Alur
dan Diagram Alur Diagram Alur panjang, sehingga Pengelolaan
Pengelolaan Surat Pengelolaan Surat Keluar
diperlukan
Keluar Surat Keluar
beberapa kali
revisi. Hal ini
menyebabkan
tatakala mundur
dari jadwal yang
direncanakan.

Upaya
penyelesaian:
Segera
menyelesaikan
target pada

14
 tahapan
berikutnya.
6. Senin, 26 April Penyusunan SE Lurah Tersusunnya 1 Kesiapan Surat 100% Tidak ada Surat Edaran
2021 tentang Penerapan (satu) Dokumen SE Edaran Lurah Lurah Nomor
Digitalisasi Arsip di Lurah tentang tentang 045/281/SE/2
Penerapan
Kelurahan Demangan Penerapan 021 tanggal 26
Digitalisasi Arsip di
Kemantren Gondokusuman Kelurahan Digitalisasi Arsip April 2021
Kota Yogyakarta Demangan di Kelurahan tentang
Kemantren Demangan Penerapan
Gondokusuman Kemantren Digitalisasi
Kota Yogyakarta Gondokusuman Arsip di
Kota Yogyakarta Kelurahan
yang dilampiri Demangan
dengan Diagram Kemantren
Alur Mekanisme Gondokusuma
Digitalisasi n
Arsip, Diagram
Alur
Pengelolaan
Surat Masuk
dalam Bentuk
Hardcopy, dan
Diagram Alur
Pengelolaan
Surat Keluar
sebagai dasar
pemberlakuan

15
 Digitalisasi
Arsip.
Milestone 4 : Bimtek Digitalisasi Arsip
7. Selasa, 27 Penyelenggaraan Bimtek Terlaksananya 1x Kesiapan 100% Kendala : Salah - Undangan
April 2021 Digitalisasi Arsip untuk Bimtek digitalisasi personil satu personil tidak - Daftar hadir
personil Kelurahan arsip untuk 6 Kelurahan dapat memenuhi - Notulen
personil kelurahan - Foto
dalam undangan Bimtek.
pelaksanaan
digitalisasi arsip Upaya
Penyelesaian :
Dilaksanakan
Bimtek susulan
untuk satu personil
pada waktu yang
berbeda.
Milestone 5 : Pengumpulan dan Klasifikasi Arsip
8. Senin, 3 Mei Mengumpulkan dan Tersedianya berkas Ketersediaan 100% Tidak ada - Daftar berkas
2021 s.d. 11 mengklasifikasikan arsip arsip tahun 2020 berkas arsip arsip
Mei 2021 tahun 2020 s.d. 2021 s.d. 2021 yang tahun 2020 s.d. - Foto
terklasifikasi 2021 yang
dengan jelas masih relevan
dan penting
untuk disimpan

Milestone 6 : Digitalisasi Arsip

9. 17 Mei s.d. 20 Memindai (scan) arsip dan Tersedianya folder Ketersediaan 100% Tidak ada - Folder arsip
Mei 2021 menyimpan dalam arsip di dalam folder arsip di dalam
komputer sesuai komputer sesuai dalam komputer
klasifikasinya komputer
klasifikasinya

16
 sesuai - Foto
klasifikasinya pelaksanaan
kegiatan
Milestone 7 : Penyimpanan File Arsip Digital dalam Aplikasi E-Office
10. 21 Mei s.d. 24 Menyimpan file arsip Tersedianya arsip Ketersediaan 100% Tidak ada - Arsip digital
Mei 2021 digital ke dalam aplikasi e- digital di dalam arsip digital di tersimpan
office sistem aplikasi e- dalam sistem secara online
office aplikasi e-office - Foto
Milestone 8 : Monitoring Evaluasi dan Penyusunan Laporan Aksi Perubahan
11. 25 Mei 2021 Evaluasi perkembangan Terlaksananya 1x Kesepahaman 100% Tidak ada - Undangan
kegiatan pelaksanaan aksi rapat evaluasi mengenai hasil - Foto
perubahan pelaksanaan aksi evaluasi - notulen
perubahan pelaksanaan - daftar hadir
aksi perubahan
dan komitmen
untuk
keberlanjutanny
a
12. 26 Mei s.d. 12 Penyusunan laporan Tersusunnya 1 Kesiapan 100% Tidak ada - Dokumen
Juni 2021 implementasi aksi dokumen laporan dokumen laporan
perubahan implementasi aksi laporan aksi
perubahan perubahan

17
B. MANFAAT AKSI PERUBAHAN

Aksi Perubahan “GITA KENANGAN”, Digitalisasi Arsip di Kelurahan Demangan

merupakan kegiatan yang merubah cara pengelolaan arsip dari kondisi yang kurang tertata
menjadi lebih tertata, dari kondisi arsip hardcopy yang tidak tersedia cadangannya dan
seringkali hilang, menjadi kondisi tersedianya cadangan arsip hardcopy berupa arsip digital
yang telah disimpan secara online melalui aplikasi e-office Pemerintah Kota Yogyakarta.

Manfaat yang diperoleh dari Aksi Perubahan “GITA KENANGAN”, Digitalisasi Arsip
di Kelurahan Demangan ialah arsip tersimpan dengan rapi dan tersedia back up atau
cadangan dari arsip hardcopy berupa arsip digital (hasil pemindaian arsip hardcopy) yang
dikelola dengan baik dengan sistem pengelolaan arsip digital dengan memanfaatkan fungsi
aplikasi e-office secara lebih optimal untuk penyimpanan arsip digital. Dengan pengelolaan
arsip dalam aplikasi e-office yang dapat digunakan oleh seluruh personil Kelurahan
Demangan, dapat menghemat waktu dan tenaga dalam pencarian arsip.

18
 BAB III

KEBERLANJUTAN AKSI PERUBAHAN

Dalam Rencana Aksi Perubahan GITA KENANGAN, Digitalisasi Arsip di Kelurahan

Demangan, telah disebutkan mengenai tujuan dan manfaat jangka menengah dan jangka panjang
dari kegiatan dimaksud yang dapat dilihat dalam tabel berikut:

Tabel 2. Tujuan dan Manfaat

TUJUAN
Jangka Pendek Terwujudnya kesiapan
pengelolaan arsip secara
digital di Kelurahan
Demangan.
Jangka Menengah Terwujudnya rutinitas
digitalisasi arsip dan
pencadangan arsip secara
online.
Jangka Panjang Terwujudnya budaya
digitalisasi arsip di lingkungan
unit kerja (lembaga tingkat
Kelurahan).
MANFAAT
Pemanfaatan teknologi
secara lebih optimal untuk
pengelolaan arsip melalui
aplikasi yang sudah
tersedia.
Kelancaran pelaksanaan
pengelolaan arsip di
Kelurahan Demangan.
Pengeloaan arsip
mendukung pelaksanaan
pelayanan kepada
masyarakat.

Aksi Perubahan GITA KENANGAN telah selesai dilaksanakan. Tujuan jangka pendek dari
Digitalisasi Arsip di Kelurahan Demangan yaitu terwujudnya kesiapan pengelolaan arsip secara
digital di Kelurahan Demangan serta manfaat jangka pendeknya yaitu pemanfaatan teknologi
secara lebih optimal untuk pengelolaan arsip melalui aplikasi yang sudah tersedia, telah tercapai
100%. Tentu saja hal ini tidak berhenti sampai di sini saja, melainkan dilaksanakan secara
berkelanjutan mengingat pentingnya Digitalisasi Arsip sebagai perubahan dalam pengelolaan
kearsipan menuju pelayanan yang lebih baik di Kelurahan Demangan.

Secara lebih mendetail, berikut adalah target capaian di jangka menengah dari Aksi
Perubahan GITA KENANGAN:

1. Terlaksananya digitalisasi arsip untuk dokumen naskah dinas pada tahun berjalan
(tahun 2021) berupa hardcopy selain persuratan yang terkirim melalui e-office.
2. Terlaksananya penyimpanan file arsip digital berupa arsip surat masuk dan surat
keluar tahun 2021 di dalam aplikasi e-office.
3. Adanya akun gmail Kelurahan Demangan dan menyimpan arsip digital pada google
drive sebagai back up, diutamakan untuk foto kegiatan dalam kurun waktu 2 tahun
terakhir.

19
 Pada jangka menengah, yaitu bulan Juni 2021 sampai dengan bulan Desember 2021,
diharapkan Digitalisasi Arsip dapat berjalan secara rutin di Kelurahan Demangan, dimulai dari
pemindaian arsip hardcopy sampai dengan penyimpanan arsip digital tersebut di dalam aplikasi e-
office. Kemudian sebagai langkah pencadangan arsip digital secara lebih luas, Kelurahan Demangan
dapat membuat akun gmail supaya dapat melakukan pencadangan arsip digital secara online ke
dalam google drive. Akun tersebut dapat dikelola oleh Sekretaris Kelurahan sebagai
penanggungjawab. Oleh karena kapasitas google drive yang terbatas, maka sementara akan
digunakan untuk mem-back up sebagian foto dari setiap jenis kegiatan, dan apabila diperlukan, ke
depannya dapat dipertimbangkan penganggaran untuk berlangganan kuota penyimpanan pada
google drive dengan sistem permbayaran bulanan atau pembelian cloud sebagai media
penyimpanan arsip digital.
Dalam pelaksanaan aksi perubahan pada jangka menengah, sumber daya yang
dibutuhkan antara lain:
a. Dibutuhkan anggaran untuk berlangganan kuota penyimpanan pada google drive dengan
sistem pembayaran bulanan yaitu sebesar 6 bulan x Rp 30.000,- = Rp 180.000,- atau
pembelian cloud sebagai media penyimpanan arsip digital.
b. SDM yang diperlukan tidak sebanyak pada saat pelaksanaan aksi perubahan di jangka
pendek. Pada jangka menengah, Sekretaris Kelurahan akan melaksanakan digitalisasi arsip
sampai dengan penyimpanan arsip digital ke dalam sistem e-office, serta membuat akun
gmail Kelurahan Demangan dan dibantu seorang staf Kelurahan akan memilah arsip foto
kegiatan untuk disimpan ke dalam google drive.
c. Sarana dan prasarana yang diperlukan adalah pembaruan komputer di ruang Sekretaris
Kelurahan, karena pada saat ini masih menggunakan perangkat versi lama sehingga kurang
optimal untuk bekerja. Selain itu ketersediaan jaringan internet selalu diperlukan untuk
menunjang kelancaran pekerjaan.

Adapun target capaian aksi perubahan di jangka panjang ialah:

1. Terlaksananya sosialisasi digitalisasi arsip di lingkungan unit kerja (lembaga tingkat

kelurahan).
2. Terwujudnya budaya digitalisasi arsip di lingkungan unit kerja (lembaga tingkat
kelurahan).

Setelah digitalisasi arsip dapat dilakukan secara rutin dan menjadi kebiasaan di Kelurahan
Demangan, maka perubahan yang baik ini perlu disosialisasikan kepada pengurus lembaga di
tingkat Kelurahan. Pada tahun mendatang, Kelurahan Demangan dapat mengundang perwakilan
pengurus setiap lembaga di tingkat Kelurahan dan mengundang narasumber dari Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta untuk menyampaikan perihal pengelolaan arsip dan
pentingnya digitalisasi arsip sebagai upaya pencadangan arsip kelembagaan.

Dalam pelaksanaan aksi perubahan pada jangka panjang, sumber daya yang dibutuhkan
antara lain:
a. Dibutuhkan anggaran untuk penyelenggaraan Sosialisasi Pengelolaan Kearsipan dan
Digitalisasi Arsip dengan rincian sebagai berikut:

20
 1. Makan dan minum : 2 kali x 30 orang x Rp 20.000,- = Rp 1.200.000,-
2. Transport peserta : 2 kali x 25 orang x Rp 25.000,- = Rp 1.250.000,-
3. ATK peserta : 2 kali x 25 orang x Rp 10.000,- = Rp 500.000,-
4. Fotocopy materi : Rp 150.000,-
Jumlah kebutuhan anggaran sebesar Rp 3.100.000,- dapat diusulkan melalui Musrenbang
Kelurahan Demangan yang akan datang.
b. SDM yang diperlukan untuk menyelenggarakan sosialisasi adalah seluruh personil di
Kelurahan Demangan dan stake holder Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta
sebagai narasumber sosialisasi Pengelolaan Kearsipan dan Digitalisasi Arsip.
c. Sarana dan prasarana yang diperlukan adalah laptop untuk praktek dan ketersediaan
jaringan internet untuk mendukung kelancaran kegiatan.

Tabel 3. Rencana Kegiatan dan Sumber Daya

No. Rencana Kegiatan Sumber Daya

Rencana Kegiatan Jangka Menengah
1. Melaksanakan digitalisasi arsip untuk
dokumen naskah dinas pada tahun
berjalan (tahun 2021) berupa hardcopy
selain persuratan yang terkirim melalui
e-office.
2. Melaksanakan penyimpanan file arsip
digital berupa arsip surat masuk dan
surat keluar tahun 2021 di dalam
aplikasi e-office.
3. Membuat akun gmail Kelurahan
Demangan dan menyimpan arsip digital
pada google drive sebagai back up,
diutamakan untuk foto kegiatan dalam
kurun waktu 2 tahun terakhir.
Rencana Kegiatan Jangka Panjang
1. Melaksanakan Sosialisasi Pengelolaan
Kearsipan dan Digitalisasi Arsip di
lingkungan unit kerja (lembaga tingkat
kelurahan).
2. Mewujudkan budaya digitalisasi arsip di
lingkungan unit kerja (lembaga tingkat
kelurahan).
1. Anggaran : -
2. SDM : Sekretaris Kelurahan
3. Sarpras : komputer dan jaringan internet.
1. Anggaran : -
2. SDM : Sekretaris Kelurahan
3. Sarpras : komputer dan jaringan internet.
1. Anggaran : 6 bln x Rp 30.000,-
= Rp 180.000,-
2. SDM : Sekretaris Kelurahan dan 1 staf
3. Sarpras : komputer dan jaringan internet.
1. Anggaran : Rp 3.100.000,-
2. SDM : Personil Kelurahan Demangan
3. Stakeholder bertambah: Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota
Yogyakarta
4. Sarpras : laptop dan jaringan internet
1. Anggaran : -
2. SDM : pengurus lembaga tingkat
kelurahan
3. Sarpras : HP, laptop/computer, jaringan
internet.

21
 Dalam pelaksanaan tindak lanjut aksi perubahan pada jangka menengah maupun jangka
panjang nantinya, tentu tidak terlepas dari berbagai kemungkinan munculnya hambatan atau
kendala. Untuk itu perlu diperkirakan dan direncanakan tindakan penyelesaiannya, seperti tampak
pada tabel berikut ini:

Tabel 4. Manajemen Pengendalian Mutu Pelaksanaan Kegiatan

No. Kegiatan Hambatan/Kendala Rencana Penyelesaian

1. Melaksanakan digitalisasi arsip Kondisi ketika Rekan kerja atau staf

untuk dokumen naskah dinas pada Sekretaris Kelurahan dapat memfoto atau
tahun berjalan (tahun 2021) sedang tidak berada di memindai surat dan
berupa hardcopy selain persuratan tempat, sedangkan mengirimkannya ke grup
yang terkirim melalui e-office. surat atau undangan WA Kelurahan
2. Melaksanakan penyimpanan file hardcopy harus segera Demangan supaya
arsip digital berupa arsip surat ditindaklanjuti. segera ada disposisi dari
masuk dan surat keluar tahun 2021 Lurah. Pengrasipan surat
di dalam aplikasi e-office. ke dalam sistem e-office
dapat dilakukan
kemudian.

3. Membuat akun gmail Kelurahan Karena kesibukan, Sekretaris Kelurahan

Demangan dan menyimpan arsip Sekretaris Kelurahan dapat meluangkan
digital pada google drive sebagai tidak sempat mem-back waktu khusus untuk
back up, diutamakan untuk foto up arsip foto kegiatan, mem-back up foto
kegiatan dalam kurun waktu 2 juga permasalahan kegiatan secara periodik.
tahun terakhir. jaringan internet yang Jaringan internet dapat
sering muncul menggunakan tethering
dari data operator
seluler HP.

4. Melaksanakan Sosialisasi Usulan kegiatan Usulan kegiatan

Pengelolaan Kearsipan dan sosialisasi dalam sosialisasi dapat
Digitalisasi Arsip di lingkungan unit musrenbang Kelurahan dikurangi volumenya
kerja (lembaga tingkat kelurahan). ada kemungkinan tidak supaya kebutuhan dana
disetujui apabila pagu dapat diperkecil, atau
anggaran terserap dapat juga menunda
untuk usulan kegiatan kegiatan dengan
yang sifatnya lebih mengusulkannya di
urgent untuk perubahan anggaran
dilaksanakan

22
 5. Mewujudkan budaya digitalisasi Pengurus lembaga di Kelurahan dapat
arsip di lingkungan unit kerja tingkat Kelurahan memfasilitasi pengurus
(lembaga tingkat kelurahan). beragam kelompok lembaga yang
usianya, sehingga tidak membutuhkan bantuan
seluruhnya dapat dalam digitalisasi arsip
memanfaatkan
teknologi

Dengan perencanaan kegiatan tindak lanjut jangka menengah dan jangka panjang dari aksi
perubahan “GITA KENANGAN” Digitalisasi Arsip di Kelurahan Demangan ini, Lurah selaku mentor
dan atasan langsung sangat mendukung dan akan membantu dalam pelaksanaannya, dan rekan
kerja pun siap membantu dalam proses persiapan hingga pelaksanaan sesuai yang direncanakan.

23
 BAB IV

PENUTUP

A. KESIMPULAN
Arsip mempunyai peran penting dalam kelangsungan hidup organisasi pemerintah
karena berisi informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan juga dapat dijadikan
sebagai alat bukti bila terjadi masalah dan juga dapat dijadikan alat pertanggungjawaban
manajemen serta dapat dijadikan alat transparansi birokrasi. Namun seringkali pengelolaan
arsip tidak dipandang sebagai hal yang utama, sehingga banyak terjadi kehilangan arsip
yang disebabkan pengelolaan yang kurang baik.

Demikian halnya yang terjadi di Kelurahan Demangan, berangkat dari

permasalahan pengelolaan kearsipan yang belum berjalan dengan baik, dilihat dari kondisi
arsip yang belum tertata dan banyak yang hilang, tidak tersedianya SDM Arsiparis dan
belum dimanfaatkannya aplikasi e-office secara lebih optimal, maka muncullah gagasan
Aksi Perubahan GITA KENANGAN, Digitalisasi Arsip di Kelurahan Demangan. Dengan
dilaksanakannya aksi perubahan ini, arsip dapat tersimpan rapi dan dikelola dengan baik
dengan sistem pengelolaan arsip digital yang terintegrasi di dalam aplikasi e-office yang
dapat dipahami dan dilakukan oleh seluruh personil di Kelurahan Demangan.

Hal ini sejalan dengan Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem
Pemerintahan Berbasis Elektronik, seluruh instansi pemerintah wajib menerapkan SPBE
atau yang lebih dikenal dengan e-government. Penerapan SPBE ditujukan untuk
mewujudkan proses kerja yang efektif dan efisien serta meningkatkan kualitas pelayanan
publik. Keberhasilan meningkatkan efektivitas pelayanan dipengaruhi oleh pemanfaatan
teknologi informasi dan komunikasi. Penerapan digitalisasi tata kelola atau disebut juga e-
government adalah memberikan pelayanan melalui media elektronik seperti internet,
jaringan telepon seluler dan komputer serta multimedia.

Digitalisasi Arsip di Kelurahan Demangan dalam jangka panjang akan

disosialisasikan kepada lembaga-lembaga di tingkat Kelurahan, sehingga diharapkan
digitalisasi arsip sebagai upaya pencadangan arsip penting dapat menjadi budaya baru yang
bermanfaat bagi peningkatan kualitas pelayanan publik di lingkungan Kelurahan
Demangan, Kemantren Gondokusuman, Kota Yogyakarta.

B. SARAN

Saran yang dapat saya berikan kepada instansi Kelurahan Demangan adalah untuk
dapat mempertahankan pelaksanaan Digitalisasi Arsip dengan cara memelihara komitmen

24
 dan konsistensi dalam sistem pengelolaan persuratan. Perubahan yang telah berhasil
diterapkan dalam masa off class Pelatihan Kepemimpinan Pengawas ini, yaitu dengan
melakukan digitalisasi arsip terhadap surat hardcopy sebagai upaya pencadangan arsip
hendaknya dapat dipertahankan terus-menerus. Selain itu dalam Musyawarah
Perencanaan Pembangunan Kelurahan Demangan yang akan datang, dapat diusulkan
Rencana Anggaran dan Biaya untuk Pelatihan Pengelolaan Kearsipan dan Digitalisasi Arsip
dengan mengundang narasumber dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta,
dengan peserta perangkat Kelurahan Demangan dan perwakilan pengurus lembaga di
tingkat Kelurahan Demangan. Dengan demikian, diharapkan peserta mendapat informasi
dan wawasan mengenai pengelolaan arsip yang baik dan benar yang sangat bermanfaat
bagi instansi maupun lembaga.

Berdasarkan hasil penggalian informasi di kemantren dan kelurahan-kelurahan lain

dalam lingkup Kemantren Gondokusuman, yaitu Kelurahan Kotabaru, Kelurahan Baciro,
Kelurahan Klitren dan Kelurahan Terban, sebagian besar belum melaksanakan digitalisasi
arsip secara rutin. Untuk itu saran saya kepada Mantri Pamong Praja Gondokusuman, Lurah
Kotabaru, Lurah Baciro, Lurah Klitren dan Lurah Terban, agar digitalisasi arsip dapat
dilaksanakan secara rutin dan kontinyu sebagai upaya pencadangan arsip sekaligus
penerapan Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik.

C. PENGALAMAN PEMBELAJARAN

Tabel 5. Pengalaman Pembelajaran

No. Kegiatan Pengalaman Pembelajaran

1. Koordinasi Internal Pada kegiatan 1 saya mendapatkan pengalaman

tentang bagaimana berkomunikasi secara efektif
ketika berhadapan dengan orang lain (mentor dan
staf kelurahan). Dalam berkomunikasi diperlukan
kemampuan persuasif dari pengirim pesan kepada
penerima pesan, sehingga maksud dan tujuan dari
pengirim pesan dapat tepat sasaran. Dalam hal ini
saya belajar bagaimana memberikan penjelasan
yang dapat menarik minat mentor dan rekan kerja
untuk bersedia memberikan dukungan kepada
rencana aksi perubahan yang saya gagas.

2. Pembentukan Tim Pada kegiatan 2 saya belajar cara membangun tim

kerja yang efektif melalui tahapan forming,
storming, norming dan performing yang dimulai
dari menyampaikan gagasan saya kemudian

25
 membentuk tim dan membagi ketugasan sesuai
kemampuan masing-masing, menumbuhkan rasa
saling percaya dan tanggung jawab dalam rangka
mendukung pelaksanaan aksi perubahan dan
mencapai tujuan bersama.

3. Penyusunan Diagram Alur Pada kegiatan 3 saya belajar menuangkan gagasan

Mekanisme Digitalisasi sederhana ke dalam bentuk diagram alur
Arsip mekanisme yang sangat teknis sekaligus harus
mudah dipahami supaya dapat dipelajari oleh
rekan-rekan saya di kantor. Tahap ini benar-benar
melatih kesabaran dan ketelatenan saya karena
harus melalui proses diskusi dan pemikiran yang
cukup panjang sehingga harus berulang kali revisi.
Saya merasa sangat terbantu dengan kesabaran
dan kesediaan coach untuk membimbing dan
membagikan ilmu kepada saya.

4. Bimtek Digitalisasi Arsip Pada kegiatan 4 saya mendapatkan pengalaman

tentang bagaimana mentransfer informasi dengan
baik dan benar sesuai diagram alur yang telah
dibuat sekaligus mudah dipahami oleh tim aksi
perubahan. Tahap ini juga melatih kesabaran
karena tingkat pemahaman masing-masing
personil tidak sama, ditambah dengan
ketidakhadiran salah satu personil pada hari yang
ditentukan, sehingga harus menjadwalkan bimtek
khusus di lain hari.

5. Pengumpulan dan Pada kegiatan 5 ini saya belajar tentang

Klasifikasi Arsip ketelatenan dan ketelitian dalam mengumpulkan
dan mengklasifikasikan arsip dalam kurun waktu 2
tahun terakhir. Dengan demikian, tidak ada arsip
penting yang terlewatkan untuk dicatat dalam
register dan didigitalisasi.

6. Digitalisasi Arsip Pada kegiatan 6 saya mendapat pengalaman

tentang kemajuan teknologi yang dapat
mempermudah pekerjaan manusia, hanya dengan
menggunakan aplikasi scanner pada HP Android
saja kita sudah dapat melakukan pemindaian arsip
dengan cara yang mudah dan sederhana. Oleh
karena itu, digitalisasi arsip merupakan hal yang
semestinya dapat dilakukan oleh seluruh pegawai.

26
 7. Penyimpanan File Arsip Pada kegiatan 7 saya mempelajari cara
Digital dalam Aplikasi E- penggunaan fitur pengarsipan di dalam aplikasi e-
Office office yang sebetulnya sudah lama ada, namun
belum banyak pegawai yang mengetahui ataupun
memanfaatkannya. Dengan fitur tersebut kita
dapat memasukkan arsip digital ke dalam sistem
e-office sebagai upaya pencadangan arsip
penting.

8. Monitoring Evaluasi dan Pada kegiatan 8 saya mendapatkan pengalaman

Penyusunan Laporan Aksi
Perubahan
tentang bagaimana melakukan evaluasi terhadap
hasil pekerjaan bersama dengan tim aksi
perubahan, serta membangun komitmen bersama
untuk menjaga keberlanjutan digitalisasi arsip di
Kelurahan Demangan.

Pelatihan Kepemimpinan Pengawas memberikan bekal wawasan, pengetahuan

dan kemampuan baru bagi saya mulai dari menganalisa permasalahan di instansi,
merancang aksi perubahan sebagai solusi atas masalah yang ada, hingga memimpin
pelaksanaan aksi perubahan di instansi saya selama kurun waktu 60 hari pada masa off
class. Selain itu bertemu dan beinteraksi dengan widyaiswara dan rekan-rekan dari
berbagai instansi semakin menambah wawasan dan pengalaman serta menambah
persaudaraan.

Kondisi pandemi mengharuskan Pelatihan Kepemimpinan Pengawas dilaksanakan

secara daring, sehingga kendala teknis seringkali terjadi dan cukup mengganggu proses
pembelajaran. Selain permasalahan teknis selama on class, kegiatan Studi Lapangan pun
harus dilaksanakan secara virtual sehingga kurang berkesan bagi peserta. DI samping itu,
durasi pembelajaran yang lama, sejak pagi hingga malam hari, menjadikan timbulnya
beberapa gangguan kesehatan seperti kelelahan pada mata dan tubuh serta sakit kepala.

Harapan saya, semoga pandemi segera berakhir supaya sistem pembelajaran

pendidikan dan pelatihan untuk angkatan berikutnya dapat kembali dilaksanakan secara
luring sehingga hasilnya dapat lebih optimal. Akhir kata, saya berterima kasih kepada Badan
Pendidikan dan Pelatihan DIY dan Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya
Manusia Kota Yogyakarta yang telah memberikan kesempatan kepada saya untuk
mengikuti Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angkatan I Tahun 2021. Setelah lulus dari
PKP I Tahun 2021 ini, semoga saya dapat melaksanakan ketugasan sebagai Sekretaris
Kelurahan Demangan dengan lebih baik dan lebih membawa manfaat bagi instansi dan
masyarakat.

27
 DAFTAR PUSTAKA

1. Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis

Elektronik;
2. Peraturan Walikota Yogyakarta Nomor 85 Tahun 2017 Tentang Pedoman Pelaksanaan Tata
Naskah Dinas Elektronik;
3. Peraturan Walikota Yogyakarta Nomor 44 Tahun 2019 tentang Perubahan Ketiga Atas
Peraturan Walikota Yogyakarta Nomor 105 Tahun 2017 tentang Rencana Strategis
Perangkat Daerah Tahun 2017 – 2022;
4. Peraturan Walikota Yogyakarta Nomor 121 Tahun 2020 tentang Kedudukan, Susunan
Organisasi, Tugas, Fungsi, dan Tata Kerja Kemantren dan Kelurahan;
5. 2018, “Membangun Integritas dengan Hati Nurani”
http://bpsdm.sulselprov.go.id/informasi/detail/membangun-integritas-dengan-hati-
nurani

28
 LAMPIRAN

1. Biodata Peserta
2. Bukti Konsultasi dengan Mentor
3. Bukti Konsultasi Coach
4. Surat Pernyataan Mentor
5. Berita Acara Seminar Rencana Aksi Perubahan (Seminar RAP)
6. Catatan Hasil Seminar Rencana Aksi Perubahan
7. Slide Presentasi pada saat Seminar Aksi Perubahan
 BIODATA PESERTA
PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN I
TAHUN 2021

Nama : SISKA PRAMUDHANTI, S. Sos.

NIP : 198308302011012006

No. Presensi : 27

Jabatan : Sekretaris Kelurahan

Instansi : Kelurahan Demangan, Kemantren Gondokusuman,

Kota Yogyakarta.

Alamat : Jl. Dahlia No. 118 Perumnas Condongcatur, Depok Sleman

Contact Person : HP 085228030742

e-mail : siska.dhanti@gmail.com

Aksi Perubahan : “GITA KENANGAN” Digitalisasi Arsip di Kelurahan Demangan

Kemantren Gondokusuman Kota Yogyakarta

 BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN DAERAH
DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA
PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN I TAHUN 2021

CATATAN HASIL PEMBIMBINGAN MENTOR

PADA TAHAP PENYUSUNAN LAPORAN AKSI PERUBAHAN

Nama : SISKA PRAMUDHANTI, S. Sos.

No Presensi : 27

Jabatan : SEKRETARIS KELURAHAN

: KELURAHAN DEMANGAN, KEMANTREN GONDOKUSUMAN, KOTA
Instansi
YOGYAKARTA

No Contact : 085228030742

Judul Aksi Perubahan : “GITA KENANGAN”

DIGITALISASI ARSIP DI KELURAHAN DEMANGAN
KEMANTREN GONDOKUSUMAN,
KOTA YOGYAKARTA
Nama Mentor : SUNU SARI HUSADA, S. IP.

Konsultasi dan Bimbingan yang dilakukan selama Penyusunan Laporan Aksi Perubahan
Tanggapan Mentor Paraf
No. Hari/Tgl Kegiatan Output
Mentor

Milestone 1 : Koordinasi Internal

1. Selasa, 23 Koordinasi dengan Catatan hasil Segera mengadakan

Maret mentor terkait konsultasi koordinasi internal tim
2021 persiapan kelurahan untuk
pelaksanaan membagi tugas dan
implementasi aksi menyusun SK Tim
perubahan Digitalisasi Arsip
Kelurahan Demangan.
Pelaksanaan kegiatan
aksi perubahan agar
disesuaikan dengan
kegiatan kelurahan
supaya keduanya
dapat berjalan dengan
selaras dan tidak
saling mengganggu
2. Senin, 29 Koordinasi dengan Notulen koordinasi Segera dibentuk tim
Maret mentor dan rekan internal efektif Digitalisasi
2021 kerja terkait Arsip di Kelurahan
rencana aksi Demangan dan
perubahan, seluruh tim agar
sekaligus memberikan
membentuk tim dukungan terhadap
efektif aksi pelaksanaan aksi
perubahan perubahan.

Segera menyusun SK
Tim Aksi Perubahan.

Milestone 2 : Pembentukan Tim

3. Selasa, 30 Penyusunan SK Tim SK Tim Aksi Menyetujui dan

Maret Aksi Perubahan Perubahan menandatangani SK
2021 Digitalisasi Arsip di Tim sebagai dasar
Kelurahan pelaksanaan aksi
Demangan perubahan.

Segera konsultasi
dengan konsultan TI
untuk penyusunan
diagram alur
digitalisasi arsip.

Milestone 3 : Penyusunan Diagram Alur Mekanisme Digitalisasi Arsip

4. Senin, 26 Melaporkan hasil Diagram Alur Menyetujui dan

April penyusunan Mekanisme menandatangani Surat
2021 Diagram Alur Digitalisasi Arsip, Edaran Lurah tentang
Mekanisme Diagram Alur Penerapan Digitalisasi
Digitalisasi Arsip, Pengelolaan Surat Arsip di Kelurahan
Diagram Alur Masuk dalam Demangan
Pengelolaan Surat Bentuk Hardcopy,
Lanjutkan ke tahap
Masuk dalam dan Diagram Alur
berikutnya yaitu
Bentuk Hardcopy, Pengelolaan Surat
penyelenggaraan
dan Diagram Alur Keluar dan SE
Bimtek Digitalisasi
Pengelolaan Surat Lurah tentang
Arsip.
Keluar dan Penerapan
konsultasi Digitalisasi Arsip di
penyusunan SE Kelurahan
Lurah tentang Demangan
Penerapan
Digitalisasi Arsip di
Kelurahan
Demangan
Milestone 4 : Bimtek Digitalisasi Arsip

5. Jumat, 30 Laporan Kesiapan personil Setelah semua

April pelaksanaan kelurahan dalam personil siap, segera
2021 Bimbingan Teknis pelaksanaan luangkan waktu di
Digitalisasi Arsip digitalisasi arsip sela-sela kegiatan
kelurahan untuk
melaksanakan tahap
pengumpulan dan
klasifikasi arsip.

Milestone 5 : Pengumpulan dan Klasifikasi Arsip

6. Selasa, 11 Laporan Ketersediaan Pelaksanaan sesuai

Mei 2021 pelaksanaan berkas arsip tahun tatakala, sebelum libur
Pengumpulan dan 2020 s.d. 2021 Lebaran bisa selesai
Klasifikasi Arsip yang masih relevan dengan baik.
dan penting untuk
disimpan Setelah masuk kantor
lagi, segerai masuk
tahap berikutnya.

Milestone 6 : Digitalisasi Arsip

7. Kamis, 20 Laporan Ketersediaan folder Sudah bagus,

Mei 2021 pelaksanaan arsip di dalam lanjutkan dengan
pemindaian arsip komputer sesuai entry ke dalam e-
klasifikasinya office.

Milestone 7 : Penyimpanan File Arsip Digital dalam Aplikasi E-Office

8. Senin, 24 Laporan Ketersediaan arsip Sudah selesai dengan

Mei 2021 pelaksanaan entry digital di dalam baik tahapan-
arsip digital ke sistem aplikasi e- tahapannya, segera
dalam e-office office adakan rapat evaluasi
bersama tim.

Milestone 8 : Monitoring Evaluasi dan Penyusunan Laporan Aksi Perubahan

9. Selasa, 25 Evaluasi Kesepahaman Digitalisasi arsip juga

Mei 2021 perkembangan mengenai hasil dapat dilakukan pada
kegiatan evaluasi arsip-arsip penting
pelaksanaan aksi pelaksanaan aksi tahun sebelumnya,
perubahan perubahan dan tidak hanya sebatas 2
komitmen untuk tahun terakhir saja.
keberlanjutannya
Kita harus
meluangkan waktu
 khusus untuk mencari
dan memilah arsip
yang lebih lama
usianya.

Segera menyusun
laporan aksi
perubahan beserta
kelengkapan lampiran
dan bukti fisiknya, juga
dibuat power point
dan video untuk
paparan saat seminar.

10. Senin, 7 Konsultasi draft Draft LAP Tambahkan mengenai

Juni 2021 Laporan Aksi rencana tindak lanjut
Perubahan aksi perubahan,
dilengkapi dengan
sumber daya termasuk
rencana anggarannya.
 BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN DAERAH
DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA
PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN I TAHUN 2021

CATATAN HASIL PEMBIMBINGAN COACH

PADA TAHAP IMPLEMENTASI AKSI PERUBAHAN

Nama : SISKA PRAMUDHANTI, S. Sos.

No Presensi : 27
Jabatan : SEKRETARIS KELURAHAN
: KELURAHAN DEMANGAN, KEMANTREN GONDOKUSUMAN, KOTA
Instansi
YOGYAKARTA
No Contact : 085228030742
Judul Aksi Perubahan : “GITA KENANGAN”
DIGITALISASI ARSIP DI KELURAHAN DEMANGAN
KEMANTREN GONDOKUSUMAN,
KOTA YOGYAKARTA
Nama Coach : Dr. rer. publ. Dra. WURYANI, M. Si.

Konsultasi dan Bimbingan yang dilakukan selama Penyusunan Implementasi Aksi Perubahan
Hari/ Tanggapan Coach Paraf
No. Kegiatan Output
Tgl Coach

1. Senin, Laporan milestone 1 Matriks dan bukti Secara umum sudah

29 melalui email. fisik bagus, tapi tolong di
Maret bagian foto diberi
2021 keterangan gambar.

2. Rabu, Laporan milestone 2 Draft RAP Terima kasih

31 melalui email. laporannya.
Maret
2021 Sekarang panjenengan
akan segera masuk ke
kegiatan intinya
nggih?
Semoga lancar.

Saya tunggu laporan-

laporan berikutnya.

3. Rabu, 7 Konsultasi draft narasi Narasi dan diagram Terima kasih emailnya.
April diagram alur alur
2021 mekanisme digitalisasi Saya belum
arsip melalui email menemukan
pembedaan antara
surat masuk dan surat
keluarnya. Tentunya
 foldernya nanti harus
dibedakan kan?

4. Senin, Konsultasi draft Draft diagram alur Ada sedikit catatan

12 April diagram alur nggih, klasifikasi surat
2021 mekanisme digitalisasi keluar dan surat
arsip melalui email masukknya belum
kelihatan. Juga
progress dokumennya
dalam bentuk apa
belum jelas.

5. Rabu, Konsultasi draft Draft diagram alur Ada sedikit revisi,

14 April diagram alur silahkan dilihat,
2021 mekanisme digitalisasi apakah yang saya
arsip melalui email tuliskan sudah benar
atau belum.

6. Sabtu, Konsultasi draft Draft diagram alur Saya coba

17 April diagram alur menggambarkan apa
2021 mekanisme digitalisasi yang kita diskusikan
arsip melalui email tadi nggih.
Coba dipirsani, benar
atau tidak alurnya.
Untuk yang surat
keluar, karena saya
belum paham
prosedur yang berlaku
di tempat
panjenengan, saya
menggambarkan
alurnya seperti itu.
Kalau kurang tepat
mangga direvisi.
Usulan ini belum tentu
benar ya mbak,
silahkan direnungkan,
benar atau tidaknya.
Kalau tidak benar,
silahkan dibenarkan.

7. Senin, Laporan pelaksanaan Matriks dan bukti Ada beberapa catatan

3 Mei miestone 3 dan 4 fisik nggih. Yang tidak saya
2021 kirim balik berarti
sudah benar.

8. Kamis, Laporan pelaksanaan Matriks dan bukti Terima kasih progress

13 Mei milestone 5 fisik reportnya. Bagus
2021 mbak.
 Silahkan laporan Bab I-
nya mulai dicicil nggih.

9. Kamis, Laporan pelaksanaan Matriks dan bukti Untuk matriks

20 Mei milestone 6 fisik laporannya sudah
2021 bagus mbak. Untuk
penyusunan Agenda
Surat Masuk dan
Keluarnya juga sudah
bagus. Tapi mungkin
akan lebih mudah lagi
panjenengan nanti
mencarinya apabila
panjenengan bagi juga
foldernya menjadi
beberapa sub folder.
Misalnya ada sub
folder SK, sub folder
Perijinan, dsb. Supaya
kalau untuk
mencarinya lebih
mudah.
10. Selasa, Revisi bukti milestone Matriks dan bukti Matur nuwun. Bagus
25 Mei 6 dan laporan fisik mbak
2021 pelaksanaan
milestone 7

11. Kamis, Laporan pelaksanaan Matriks dan bukti Mbak, untuk fotonya,
27 Mei milestone 8 fisik diberi keterangan
2021 gambar ya mbak. Di
bukti fisik ada yang
saya ubah urutan
penulisannya.

Secara umum sudah

bagus mbak.

12. Jumat, Revisi Foto Milestone Bukti fisik dan draft Secara umum bagus,
28 Mei 8 dan konsultasi draft LAP hanya ada beberapa
2021 Laporan Aksi catatan.
Perubahan
Pada Bab I,
tambahkan sedikit
latar belakang
mengapa aksi
perubahan ini
panjenengan lakukan
dan pada pengelolaan
tim, apa yang sudah
panjenengan lakukan
dalam upaya
 mengelola tim
tersebut, sehingga
mereka mau
mendukung AP
panjenengan.
Misalnya, memberikan
penjelasan tentang
pentingnya melakukan
digitalisasi arsip,
memberikan
bimbingan,
dst...dst..sampai
dengan memberikan
apresiasi dalam
bentuk ......

Pada Bab II, matriknya

dipindah tempat.

Pada Bab IV,

rekomendasi silahkan
ditambahkan (jika
dianggap perlu). Pada
pengalaman
pembelajaran, tuliskan
pengalaman yang
diperoleh untuk setiap
kegiatan.

13. Selasa, Konsultasi draft Draft LAP Ada beberapa yang

1 Juni Laporan Aksi saya tambahkan. Jadi
2021 Perubahan melalui untuk Bab 1 lebih
email. ditekankan pada
proses bagaimana
panjenengan
membangun tim,
membangun budaya
pelayanan, dan
mengelola tim,
sedangkan bab 2 lebih
ditekankan pada hasil
yang dicapai setiap
langkah kegiatannya.
14. Jumat, Konsultasi draft Draft LAP Mbak, laporannya
4 Juni Laporan Aksi bagus. Tapi sepertinya
2021 Perubahan melalui saya ada yang
email. terlewat juga sedikit
nggih.

Jangan lupa daftar

pustaka dan
 lampirannya
disertakan juga nggih.

15. Minggu Konsultasi draft Draft LAP Tolong lihat lagi bab 3.
, 6 Juni Laporan Aksi Semua item harus ada
2021 Perubahan melalui di bab 3 nggih.
email.

16. Selasa, Konsultasi draft Draft LAP Sudah bagus, hanya

8 Juni Laporan Aksi ada salah ketik saja 1
2021 Perubahan melalui kata.
email.