PERANAN SISTEM INFORMASI PERGUDANGAN

DI BALIK PERUSAHAAN DAGANG YANG SUKSES

Yasinta Maharani

Program studi Sistem Informasi, Fakultas Teknik dan Ilmu Komunikasi

Universitas Komputer Indonesia, Jalan Dipatiukur No. 112-116, Coblong, Lebakgede,
Bandung, Kota Bandung, Jawa Barat 40132, Indonesia
Ymaharani00@gmail.com

www.unikom.ac.id
kuliahonline.uniikom.ac.id
nilaionline.unikom.ac.id
blog.unikom.ac.id
repository.unikom.ac.id
elib.unikom.ac.id

Abstrack

The system of warehouse in large companies all over the world is an important thing for entrepreneurs
themselves who must be cared for. As a professional company then it should have facilities to support its
business activities but most companies do not pay attention to facilities to assist operational
perushaannya at the warehousing and there's still that have not been adequate as a logging world of
technology in information technology such occurrence should already be in minimalisir. The author will
discuss about how the application of the system of information on the warehousing system using
computerized or in desktop and MySQL as its database. Benefits of warehousing information system is
certainly to make it easier to monitor the supply of the goods, and will not spend more time to conduct an
examination of the number of goods.

Keyword: sistem informasi, aplikasi berbasis desktop

1. PENDAHULUAN
hingga peranan sistem informasi
Perusahaan yang sudah besar sangat dibutuhkan bagi para
akan membutuhkan fasilitas yang pengusaha atau perusahaan
akan membantu operasional dimanapun.
pekerjaannya di setiap bagian,
dengan perkembangan teknologi Sistem informasi merupakan
jaman ini yang sudah semakin pesat suatu alat bantu bagi pengguna agar
bisa bekerja dengan lebih efektif di
sebuah perusahaan, pemanfaatan
dari penerapan sistem ini
diperusahaan akan sangat membantu
sistem operasionalnya yang dari
sebelumnya dilakukan dengan cara
manual dan cukup membuang
waktu. Sistem informasi ini menjadi
sistem yang sangat membantu bagi
suatu perusahaan yang sudah besar.
Sistem informasi pergudangan
merupakan alat bantu untuk
pencatatan data yang sedang diolah,
contohnya data persediaan barang
masuk dan barang yang keluar.
Sistem ini sangat membantu
operasional staff gudang yang
memonitor keseluruhan barang yang
berada di gudang.
Perbandingan sistem
pergudangan di perusahaan yang
masih manual dan sudah
terkomputerisasi, dari sistem yang
masih manual pasti sering
mengalami kendala seperti
berkurangnya barang tetapi tidak
ada di data penjualan atau
bertambahnya barang yang tidak
sesuai dengan pencatatan, sangat
menghabiskan waktu saat
melakukan pemeriksaan jumlah
barang, sedangkan jika perusahaan
telah menggunakan sistem informasi
yang telah terkomputerasasi maka
tidak harus melakukan pemeriksaan
barang secara langsung dengan
menghitung jumlah barangnya satu
persatu, dan akan lebih
meminimalisir waktu dan tenaga
kerja yang dilakukan oleh staff
gudang, persediaan barang yang
masuk atau yang telah terjual dan
barang baru yang telah dipesan dari
pemasok, juga barang keluar atau
yang telah terjual dapat lebih
termonitor dan terkontrol karena
sudah terdapat pencatatan data yang
efektif. Tetapi dengan diadakan
penerapan sistem terkomputerisasi
tentu tidak gratis dan akan ada biaya
untuk awal diadakannya sistem tapi
ini akan berdampak baik untuk
kedepannya agar tidak akan ada
terjadi kesalahan dalam persediaan
barang.
Budiono(2005:207)
“inventorisasi merupakan pencatatan
pendaftaran barang-barang milik
kantor yang dipakai dalam
melaksanakan tugas”. Tentu saja
barang-barang yang dimiliki
pengusaha atau perusahaan besar
tidak sedikit dalam jumlahnya, maka
dari itu untuk mengurangi beban
tugas para staff pergudangan tentu
memerlukan alat bantu yang efektif
seperti sistem informasi yang sudah
terkomputerisasi atau aplikasi
desktop yang akan lebih mudah
dalam cara pengerjaan tugas staff
pergudangan dibandingkan dengan
yang masih menggunakan
pencatatan data atau barang yang
masih manual dan belum
terkomputerisasi.
Tujuan penulis dalam membahas
tentang sistem informasi pergunaan
yaitu untuk memberitahu kepada
semua kalangan pembisnis yang
sedang berjalan dan masih
menggunakan sistem manual di
 bagian pergudangan atau persediaan adalah metode prosedur, konsep-
barang maka penulis sampaikan konsep pekerjaan, aturan akan
bagaimana manfaat dan perbedaan digunakan untuk mengembangkan
sistem pergudangan yang masih suatu sistem informasi”. Dengan
manual dengan sistem yang sudah melakukan analisis seperti ini akan
terkomputerisasi atau sistem terlihat bagaimana cara untuk
informasi pergudangan. pemecahan masalah yang menjadi
kendala bagi pengusaha atau
Dalam proses pencatatan data
perusahaan-perusahaan. Sebagai
atau barang di pergudangan yang
cara pengumpulan data maka
masih manual penulis telah
penulis dalam teknik pengumpulan
menganalisis tentang pencatatan
data yaitu menggunakan sumber
pergudangan yang masih
data primer karena dapat dilakukan
menggunakan cara manual
langsung dengan terjun ke lapangan
mencakup semua kegiatan di bagian
atau survey ke perusahaannya
pergudangan, bahwa kegiatan seperti
dengan melihat bagaimana
itu masih sangat kurang efektif
opersional di bagian pergudangan,
sehingga dapat mengakibatkan
ataupun dengan menggunakan
kurang termonitornya barang yang
sumber data sekunder dengan cara
ada, barang yang masuk dan barang
melihat sebuah fakta yang telah ada
yang keluar.
di artikel di internet atau melakukan
pencarian informasi tentang
pergudangan di perusahaan dengan
2. METODE mambaca dan memperhatikan fakta
yang berada di lingkungan.
Metode yang sesuai dengan
yang akan penulis bahas dalam Sistem informasi pergudangan
perancangan kegiatan membangun ini masih belum digunakan oleh
sistem informasi pergudangan ini sebagian perusahaan atau pengusaha
penulis menggunakan metode karena masih banyak yang
perkembangan yang akan menggunakan sistem yang manual
melakukan perubahan pada sistem karena sudah terbiasa oleh kegiatan
yang lama (masih melakukan tersebut yang tidak disadari bahwa
pencatatan data sebagai proses itu cukup menghabiskan waktu dan
pendataan barang yang masih tidak efektif dalam melakukan
manual) ke sistem yang baru (sistem pemeriksaan barang yang tersedia
yang sudah terkomputerisasi). atau kesalahan pada pengurus
Menurut Jogiyanto H.M (2010:59) gudang yang akan berdampak tidak
dalam bukunya Analisis & Desain, terkontrolnya barang yang masuk
menjelaskan bahwa: (hasil penjualan atau barang masuk
“Metodologi Pengembangan Sistem dari pemasok barang).
 3. Melakukan pencatatan
Sebagai langkah untuk barang yang ada
melakukan perancangan kegiatan 4. Melakukan pencatatan
maka penulis akan melakukan barang yang keluar.
perencanaan sesuai dengan yang 5. Membuat laporan dari 1
diharapkan para pengusaha dalam bulan terkakhir untuk
sistem kinerja yang akan membantu diserahkan ke bagian
bagian pergudangan di perusahaan, logistic.
berikut adalah perencanaan untuk
Dengan sistem pergudangan
membangun sistem:
1. Melihat bagaimanana yang manual tentu akan menjadi
pencatatan gudang yang beban jika barang yang masuk
manual masih layak untuk dan keluar banyak dan berakibat
dilakukan atau perlu tidak terkontrolnya di bagian
pengembangan menuju ke pencatatan yang manual, oleh
sistem yang akan merubah karena itu maka dibutuhkan alat
operasional kinerja staff bantu untuk melakukan
pergudangan. pencatatan yang tidak rumit dan
2. Menyediakan biaya untuk tidak efektif atau hanya
perubahan yang akan membuat terbuangnya waktu
dilakukan. dan kerjapun menjadi beban
3. memilih orang yang bagi para staff pergudangan jika
professional di dalam masih melakukan pencatatan
bidang pembuatan sistem barang yang masih manual.
yang akan dirangcang Oleh karena itu saatnya
hingga sistem jadi. perusahaan untuk menerapkan
pengembangan di sistem
Dari perencanaan tersebut dapat pergunangan yang masih manual
di analisis tentang bagaimana ke dalam sistem yang telah
sistem pergudangan yang saat terkomputerisasi.
ini masih berjalan dan manual,
berikut prosedur analisis 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
pencatatan data pergudangan
yang sedang berjalan: Hasil analisis pengembangan ini
dapat dilihat di gambar sebagai
1. staff pergudangan berikut:
melakukan pemeriksaan
barang secara manual dilihat
satu persatu barang yang
tersedia digudan.
2. Melakukan pencatatan
barang yang masuk
 Sebelum masuk ke proses
penambahan data barang
dari pemasok atau yang
lainnya admin diharuskan
untuk login. Proses login ini
dilakukan agar pengolahan
data bisa terjaga dan aman
karena hak akses hanya
dilakukan oleh admin saja.

Gambar 3.1 ilustrasi pergudangan

Sumber:
https://marioandi.blogspot.co.id/201
7/10/

Dari gambar diatas terlihat bahwa Gambar 3.2 interface login pada
sistem pergudangan masih dilakukan sistem yang akan dikembangkan
dengan manual dari pemasok hingga
Sumber: http://arif-
masuk gudang, pemesanan dan
sugiarto28.blogspot.co.id/2013/07/
berhenti di penerimaan produk ke
konsumen.
Maka akan tidak sangat efektif bila
barang masuk atau barang keluar
berjumlah banyak sedangkan cara
operasional dipergudangan masih
manual dan belum terdapatnya
sistem yang akan mempermudah
kerja staff pergudangan dan tidak
harus lagi melakukan pekerjaan
yang serba manual seperti itu.

Hasil analisis yang telah penulis

sampaikan bahwa perusahaan yang
besar akan sangat terbantu jika
memiliki sistem yang telah
terkomputerisasi di bagian
pergudangan, berikut adalah bagian
interface dari sistem informasi
pergudangan:

1. Interface login
 2. Procedure sistem yang baru atau yang
diusulkan dalam pengembangan sistem.

Alur dibawah ini menjelaskan tentang

proses inventory melakukan
penyimpanan barang.

Gambar 3.4 interface

Sumber: http://oki-
meisanto.blogspot.co.id/2010/10/sistem-
informasi-pt-sumber-alfaria_2965.html

4. Interface data pemebelian

untuk persediaan barang
Form data pemebelian ini
untuk pendataan kode
barang yang akan dipesan
dan jumlah barang yang
akan dipesan kepada
pemasok barang.

Gambar 3.3 pengembangan alus sistem

yang diusulkan

Sumber:
https://www.slideshare.net/rizky_kurnia
wan/sop-plan-logistics-final

3. Interface data transaksi

Form data transaksi ini untuk mendata kode

barang yang di pesan dan jumlah penjualan yang
keluar.
Gambar 3.5 interface form pemebelian
Sumber: http://oki-
meisanto.blogspot.co.id/2010/10/sistem-
informasi-pt-sumber-alfaria_2965.html
5. Interface data pemasok
 Form data pemasok ini Berdasarkan hasil penelitian dan
untuk pendataan kode pembahasan dari penelitian ini dapat
pemasok dan nama disimpulkan sebagai berikut:
pemasoknya. 1. Beberapa perusahaan masih
belum menggunakan sistem
informasi yang
terkomputerisasi, keterbiasaan
dalam operasional yang
manual menjadi alas an kuat
bagi perusahaan yang belum
menerapkan IT dibidang
pergudangan.
2. Telah banyak perusahaan di
dunia yang telah menerapkan
IT tidak hanya di bidang
pergudangan tetapi di bidang
lainnya seperti keuangan dll,
Gambar 3.6 interface form data pemasok yang tentu saja progress nya
meningkat.
Sumber: http://oki- 3. Pengolahan data di
meisanto.blogspot.co.id/2010/10/sistem- pergudangan akan semakin
informasi-pt-sumber-alfaria_2965.html termonitor dengan penerapan
IT di bagian gudang atau
Pada sistem yang telah diusulkan oleh
penerapan sistem informasi
penulis untuk perusahaan yang belum
pergudangan tersebut dan tentu
menerapkan sistem informasi untuk
saja kinerja menjadi lebih
pergudangan ini akan bermanfaat bagi peminat,
efektif dan efisien.
dibandingkan dengan sistem pencatatan
gudang yang masih manual dan tidak efektif. Mengacu kepada kesimpulan hasil
Tentu saja sistem ini akan sangat membantu penelitian ini, maka diajukan beberapa
bagi para pembisnis atau perusahaan sukses di saran:
dunia.
Maka dari itu peranan teknologi 1. Dari kesimpulan diatas masih
informasi ini terhadap sangat membantu untuk ada perusahaan yang belum
progress perusahaan yang akan semakin melakukan penerapan IT
meningkat jika sistem kinerja di bagian apapun dibidang pergudangan, maka
dikembangkan menjadi lebih baik atau harus adanya himbauan kepada
melakukan pengembangan sistem yang para pengusaha tersebut
terkomputerisasi. bagaimana cara agar sistem
pergudangan akan lebih efektif
4. KESIMPULAN DAN SARAN jika dilakukannya penerapan
IT di pergudangan.
 2. Tentu saja melakukan
penerapan IT tidak mudah,
akan lebih memakan biaya
dalam proses
pembangunannya. Maka harus
ada persiapan biaya dalam
melakukan penerapan IT di
bagian pergudangan tersebut.
3. Penerapan sistem IT tidak
hanya berhenti diproses
penerapannya dan
implementasinya saja tetapi
butuh penjagaan sistem, dari
berbagi virus atau hilangnya
data. Jadi admin harus lebih
mementingkan keamanan data
dan penjagaan sistem itu
sendiri.

5. REFERENSI

Budiono(2005:207), tentang inventarisasi,

(online),(http://www.eepis-
its.edu/uploadta/downloadmk.php?id=1785)

Jogiyanto H.M (2010:59) dalam bukunya

Analisis & Desain.

Lee, Hau L; Billington, corey.Sloan

Management review;Cambridge,mass. Vol.
33, Iss. 3 (Spring 1992):65

ELSEVIER, computers & Industrial

Engineering vol. 51, Issue 2, October 2006,
Pages 257-263.