PENGADAAN OBAT

No. Dokumen : 04.IV.01

No. Revisi :0
SOP Tanggal Terbit : 29/06/2022 Apt.Asmaul
Husna,S.Farm
Halaman : 1-5

Klinik Pratama Tanda Tangan Ka. Klinik Pratama Anggrek

Anggrek Bendungan
Jago
1. Pengertian Perencanaan atau pengadaan adalah suatu kegiatan yang dilakukan dalam
rangka menyusun daftar kebutuhan obat yang berkaitan dengan suatu
pedoman atas dasar konsep kegiatan yang sistematis dengan urutan yang
logis dalam mencapai sasaran atau tujuan yang telah ditetapkan.

2. Tujuan Sebagai panduan untuk penetapan langkah-langkah dibidang pengadaan

obat agar dapat tersedia obat dalam jumlah cukup dengan kualitas harga
yang dapat dipertanggungjawabkan, dalam waktu dan tempat tertentu
secara efektif dan efisien, menurut tata cara dan ketentuan yang berlaku
sehingga pelayanan kefarmasian dapat berjalan dengan baik.
3. Kebijakan SK Kepala Klinik Pratama Anggrek Bendungan Jago No tentang
………...
4. Referensi PMK no 58 tahun 2014 tentang standar pelayanan kefarmasian, Permenkes
No 34 tahun 2021 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Klinik, ISO
9000.

5.Prosedur/Langkah- 1. Pemesanan obat dilakukan kepada PBF yang sudah ditunjuk oleh
langkah
klinik dan yang resmi.
2. Pemesanan obat menggunakan Surat Pesanan (SP) rangkap 2
lembar. SP asli diberikan kepada Sales, sedangkan salinannya
disimpan sebagai arsip.
3. Untuk pemesanan obat-obat Narkotika dan Psikotropika
menggunakan SP khusus.
4. Jumlah dan jenis obat harus disesuaikan dengan kebutuhan.
5. SP di tandatangai oleh apoteker dan diberikan stempel klinik.
6. Pemesanan dilakukan setiap 2 minggu 1
6. Bagan Alir Gambar Siklus Pengadaan Obat

Tujuan seleksi Menentukan jumlah

obat yang dibutuhkan

Menyesuaikan
kebutuhan di klinik

Memilih metode
Pengumpulan pengadaan
informasi
pemakaian
Mencari dan memilih
pemasok ( pbf )

Menentukan
persyaratan kontrak

Menerima dan Monitor status

memeriksa pemesanan
obat-obatan

7. Hal-hal yang perlu Kepatuhan Petugas dalam menjalankan SOP

diperhatikan
8. Unit terkait 1. Bagian Farmasi
2. Bagian Pembelian

9. Dokumen terkait 1. Surat Pesanan

2. Faktur

9. Rekaman historis No. Yang diubah Isi perubahan Tgl mulai

perubahan perubahan
Format Daftar Tilik
SOP
 Judul
SOP
No. :
Dokumen
No. Revisi : Nama
DAFTA Ka.Klini
R Tanggal Terbit : k
TILIK Pratama
Anggrek
Halaman :
Klinik Pratama
Anggrek

No LANGKAH KEGIATAN YA TIDAK KET

.
1
2
3
4
5

Jakarta .....................................................
Pelaksana / Auditor

(.....................................................)
Unit / Program : ……………………………………………………………………………….
Nama Auditor : ……………………………………………………………………………….
Tanggal Audit : ……………………………………………………………………………….
A. Ketentuan Pembuatan Format SOP

1. Kotak Headling hanya dicetak di halaman pertama

2. Margin : Kiri 3 cm, atas, kanan dan bawah 2 cm
3. Kertas :A4
3.1. Logo Klinik Pratama Anggrek
Tulisan Klinik Anggrek serta R menggunakan huruf Times New Roman berwarna
merah
, tulisan Pratama menggunakan huruf Monotype Corsiva berwarna hitam,
tanda + berwarna merah dan menggunakan lingkaran elips berwarna hijau
muda .

3.2. Judul SOP : diberi judul /nama SOP sesuai proses kerja,
Jenis tulisan : Times New Roman , Kapital untuk huruf
pertama. Font Size : 12, dibold

3.3. Tulisan SOP : SOP

Jenis tulisan : Times New
Roman Font size : 12, tidak
dibold

3.4. Tulisan di setiap kolom

Jenis tulisan : Times New
Roman Font size : 12, tidak
dibold

3.5. No. Dokumen : No jenis dokumen • No Bidang Pelayanan •

No urut Berdasarkan nomor bidang pelayanan.

3.6. Tulisan pengertian/tujuan/Kebijakan/Referensi/Prosedur/Langkah-

langkah/Bagan alir/Unit terkait/Dokumen terkait/rekaman historis
perubahan :
Jenis tulisan : Times New Roman
Font size : 12, Kapital huruf pertama saja . dibold

3.7. No. Revisi :

Untuk dokumen baru diberi nomor 00
Untuk dokumen revisi pertama diberi nomor : 01 dan seterusnya

3.8. Halaman :
diisi nomor halaman dengan mencantumkan total halaman untuk SOP
tersebut. Contoh : Halaman pertama : 1/5, halaman kedua : 2/5, dan
halaman terakhir 5/5

3.9. Tanggal Ditetapkan : ditulis dengan menggunakan garis miring sebagai

 pemisah, misalnya : 11/08/2020

3.10. Ditetapkan kepala Klinik Pratama : diberi tanda tangan Kepala Klinik
Pratama dan nama jelas. Penetapan Kepala Klinik Pratama hanya pada
lembaran pertama.
4. Isi SOP
4.1. Pengertian : berisi penjelasan dari judul SOP.
4.2. Tujuan : berisi tujuan pelaksanaan SOP secara spesifik, dengan kata
kunci : “Sebagai acuan penerapan langkah-langkah dalam………….
4.3. Kebijakan : isi kebijakan direktur yg menjadi dasar dibuatnya SOP tersebut,
selanjutnya peraturan – peraturan yg terkait ( urut sesuai hirarkinya)
4.4. Referensi Dokument eksternal sebagai acuan penyusunan SOP .
4.5. Prosedur/Langkah –langkah : bagian utama yg menguraikan langkah-langkah kegiatan
- Menggunakan kalimat aktif bagi pelaksana
- Subyek, predikat dan obyek harus jelas
- Harus jelas, ringkas dan mudah dilaksanakan
- SOP pelayanan pasien harus memperhatikan aspek keselamatan,
keamanan dan kenyamanan pasien
- SOP profesi mengacu pada standar profesi, standar pelayanan, mengikuti
perkembangan IPTEK dan memperhatikan keselamatan pasien
4.6. Bagan alir : tidak mutlak ada, tetapi ini sangat membantu memudahkan
langkah- langkah dalam bekerja.

4.6.1. Diagram alir makro

Menunjukkan kegiatan –kegiatan secara garis besar dari proses , dengan
menggunakan satu symbol :

4.6.2. Diagram alir mikro

Lambang/Simbol dalam diagram

Awal kegiatan
alir : Akhir kegiatan

Ya Simbol keputusan

Tidak

Penghubung

Dokumen

Arsip
4.7. Unit terkait : berisi unit-unit yg terkait atau prosedur terkait dalam proses kerja
4.8. Rekaman historis perubahan :
 4.8.1. Berisi perubahan/revisi SOP tersebut meliputi :
- Bagian yang diubah
- Isi perubahan
- Tanggal mulai diberlakukan
4.8.2. Perubahan SOP bisa dilakukan jika :
- Alur SOP tidak sesuai lagi,
- Adanya perkembangan Ilmu dan Teknologi ( IPTEK)
pelayanan kesehatan
- Adanya perubahan organisasi atau kebijakanbaru,
- Adanya perubahan fasilitas.
4.8.3. Evaluasi SOP minimal dilakukan 2 ( dua ) tahun sekali.

5. Tata Cara Penomoran SOP

Sesuai dengan penomoran yang sudah berlaku di Klinik Pratama Anggrek ,
yaitu : Jenis dokumen . No.Bidang Pelayanan. No urut SOP berdasarkan
bidang pelayanan.

Contoh :
 Jenis document : Pelayanan Medik Umum : 02
 Bidang Layanan : Penyelenggaraan Kesehatan Perseorangan : II
 No urut dokumen bidang pelayanan tersebut misalnya : 01
 No Dokumen yang ditulis dalam format SOP adalah : 02.II .01

Keterangan Penomoran SK dan SOP

1. Jenis Dokumen
01. Manajemen, Administrasi, dan Keuangan
02. Pelayanan Medik Umum
03. Pelayanan Medik Gigi
04. Pelayanan Farmasi

2. Bidang Pelayanan
I. Tata Kelola Klinik ( TKK )
II. Peningkatan Mutu dan Keselamatan Pasien ( PMKP )
III. Penyelenggaraan Kesehatan Perseorangan ( MPLK)
Contoh SOP :

Pendaftaran Pasien Umum

No. : 02.II .01

Dokumen
No. Revisi :0 dr.
SOP
Hengky
Tanggal Terbit : 01/1/ 2022 Kurniawa
Halaman : 1/5 n
Klinik Pratama
Anggrek Citra
1. Pengertian Pendaftaran adalah proses awal pasien yang akan melakukan
pelayanan di Klinik Pratama Anggrek Citra
2. Tujuan Sebagai panduan penerapan langkah-langkah untuk melakukan
pelayanan administrasi pendaftaran pasien di tempat
pendaftaran, supaya berjalan dengan cepat dan tepat

Sfd

3. Kebijakan SK Kepala Klinik Pratama Anggrek Citra No…...tentang

………...

4. Referensi 1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 29 Tahun 2004

tentang Praktik Kedokteran
2. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2009
tentang Kesehatan
3. Permenkes RI No.269/MENKES/PER/III/2008/Tentang
Rekam Medis
4. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 9
tahun 2014 tentang Klinik;
5. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 46
tahun 2015 tentang Akreditasi Puskesmas,Klinik Pratama,
Tempat Praktek Mandiri Dokter, dan Tempat Praktek Mandiri
Dokter Gigi;
6. Permenkes No. 11 Tahun 2017 Tentang Keselamatan Pasien

5. 1. Alat dan Bahan

Prosedur/Langkah-
langkah 1.1. Bolpoint
1.2. Buku
1.3. Map Rekam Medis
1.4. Komputer
1.5. Kertas Resep

2.Petugas Yang Melaksanakan

2.1. Petugas Administrasi
2.2. Petugas Rekam Medis

3.Langkah-langkah :
 3.1. Pasien datang ke Klinik Pratama Anggrek
3.1.1 Jika pasien gawat darurat :
a. Langsung diarahkan ke ruang tindakan
b. Keluarga atau pendamping pasien menuju
loket pendaftaran untuk mendaftarkan pasien
3.1.2 Jika pasien tidak gawat darurat menuju loket
pendaftaran untuk mendaftar
3.2. Petugas pendaftaran akan menyapa pasien atau
pendaftar dengan senyum ramah, dan menanyakan
sudah pernah berobat ke Klinik Pratama Anggrek atau
belum, menanyakan pasien / pendaftar akan berobat ke
poli umum atau poli gigi , pasien baru atau sudah
pernah berobat ke Klinik Anggrek;

3.2.1. Pasien Baru :

a. Ditanyakan kepada pasien / keluarga pasien
untuk identitas pasien yang terdiri dari
nama,tanggal lahir,alamat dan nomor
telephone.
b. Dicatat dilembar rekam medis yang
baru 3.2.2.Pasien Lama :
a. Menyerahkan kartu berobat
b. Menyebutkan nama lengkap dan tanggal lahir
pasien jika pasien tidak membawa kartu
berobat
c. Mencari data pasien di komputer berdasarkan
nama dan tanggal lahir pasien
3.3. Petugas menyelesaikan pendataan, kemudian
menjelaskan hak dan kewajiban pasien kepada pasien
atau keluarga pasien dengan cara menunjukan poster
atau menjelaskan jika masih ada pertanyaan.
3.4. Petugas akan mencatat dibuku pendaftaran dan
membuat rekam medis bagi pasien baru , serta mencari
rekam medis di ruang rekam medis bagi pasien lama.
3.5. Pasien dipersilahkan untuk duduk di ruang tunggu
menunggu panggilan masuk ke ruang periksa ( ruang
tunggu lantai 1 bagi pasien poli umum dan poli gigi )
3.6. Petugas memanggil nama pasien sesuai data rekam
medis dengan urutan paling atas yang sudah dicacat
dibuku pendaftaran.
3.7. Pasien menuju poli yang diinginkan sesuai setelah
namanya dipanggil

6. Bagan alir Terlampir

7. Hal-hal yang perlu Kepatuhan Petugas dalam menjalankan SOP

diperhatikan
8. Unit Terkait 1. Bagian Pendaftaran
2. Bagian Rekam Medis

9. Dokumen Terkait 1. Kartu Identitas/Kartu BPJS Kesehatan

2. Kartu Berobat
3. Rekam Medis
4. Resep Dalam
10.Rekaman No. Yang diubah Isi perubahan Tgl
Historis Mulai
Perubahan perubaha
n