OTOMATISASI TATA KELOLA BAB

KEPEGAWAIAN
SMK/Kelas XI-OTKP
Semester : 3

Kompetensi Dasar
3.3. Menganalisis Sistem Administrasi Kepegawaian
4.3. Melakukan Pengelompokan Sistem Administrasi Kepegawaian

Materi Pembelajaran :
SISTEM ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

A. Pengertian Sistem Administrasi Kepegawaian

System berasal dari bahasa Yunani (Sustema) dan Latin (Systema) yang berarti suatu kesatuan
yang terdiri atas komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi.
Sedangkan pengertian dari Sistem Administrasi Kepegawaian adalah suatu sistem yang mengelola
perencanaan, pengorganisasian, pengembangan, dan pengendalian pegawai sehingga tujuan yang
diharapkan dapat tercapai. Sebagai contoh, dalam mengelola penerimaan pegawai diperluan suatu sistem
sehingga pelaksanaanya dapat berjalan dengan baik, dan juga tidak terjadi kecurangan tes terhadap calon
pegawai.
Sistem administrasi kepegawaian merupakan bagian dari administrasi negara yang
kebijaksanaannya ditentukan dari tujuan yang ingin dicapai. Pola kebijaksanaannya tergantung pada
bentuk negara yang dianut suatu negara, apakah federal atau kesatuan.
B. Bentuk-Bentuk Sistem Administrasi Kepegawaian
1. The Integrated System (System Kepegawaian Terintegrasi)
Adalah suatu system kepegawaian yang pengelolaan administrasi kepegawaiannya, mulai dari
rekrutmen, penempatan, pengembangan, penilaian, penggajian, sampai dengan pensiun pegawai,
ditentukan dan diatur oleh pusat. Umumnya, sistem ini dipergunakan di negara-negara berkembang
karena ketidakmampuan daerah untuk menggaji pegawai, sedangkan pegawai difungsikan juga
sebagai alat perekat bangsa dan negara.
a. Kelebihan System Kepegawaian Terintegrasi :
1) Perekrutan dilakukan secara nasional
2) Terdapat keseragaman dalam aturan pegawai
3) Peluang karir luas dan terdapat pegawai profesional
4) Adannya pengiriman pegawai dari pusat ke daerah untuk pengembangan
5) Karena system terpusat, maka kebutuhan pegawaia dan diklat pegawai dapat diperkirakan
6) Pemanfaatan pegawai dapat dilakukan secara optimal
b. Kekurangan System Kepegawaian Terintegrasi :
1) Sering kali keterlambatan terhadap kebutuhan daerah/lokal
2) Lebih sulit bagi pusat untuk memenuhi kebutuhan pegawai pemerintahan daerah
3) Pengangkatan pegawai daerah oleh pemerintah pusat sering menimbulkan konflik dengan
pemerintahan daerah karena cenderung kurang tepat dengan kebutuhan daerah
2. The Separated Personnel System (Sistem Kepegawaian Terpisah)
Adalah suatu system kepegawaian yang pengelolaan administrasi kepegawaiannya, mulai dari
rekrutmen, penggajian, hingga pensiun yang dilakukan oleh setiap daerah. Umumnya, sistem ini
dipergunakan di negara negara maju karena pemerintah daerah mampu menggaji pegawainya.
Pegawai sebagai alat perekat bangsa bukan merupakan isu karena yang lebih ditekankan adalah
profesionalisme pegawai.
a. Kelebihan System Kepegawaian Terpisah :
1) Kesetiaan dan kinerja pegawai lebih efektif
2) Adanya keterikatan moral pegawai kepada pemerintah daerah

Otomatisasi Tata Kelola Kepegawaian – XI/3 1|Page

 3) Pegawai cenderung mengetahui kondisi daerahnya dengan baik
4) Lebih ekonomis karena skala gaji lebih bersifat lokal
5) Pemerintah daerah dapat melakukan rekrutmen dan pengelolaan SDM sesuai dengan
kebutuhannya
6) Pemerintah daerah memliki kendali atas seluruh stafnya
7) Mengurangi tingkat urbanisasi, karena dapat mendorong para masyarakat untuk berkarir di
daerahnya
b. Kekurangan System Kepegawaian Terpisah:
1) Pemerintah daerah yang kecil, sulit untuk merekrut pegawai professional karena keterbatasan
dalam membayar gaji
2) Hanya efektif jika dilakukan di daerah/kota besar
3) Peningkatan karir kemungkinan akan terhambat karena lebih memprioritaskan putra daerah.
3. The Unfied Personnel System (Sistem Kepegawaian Terpadu)
Adalah suatu system kepegawaian yang pengelolaan administrasi kepegawaiannya mulai dari,
penerimaan, penyeleksian, pengangkatan, pengembangan, penempatan, pemindahan, promosi,
sampai dengan pemberhentiaan pegawai yang berada di wilayah kerja tertentu dilakukan oleh badan
tertentu (suatu lembaga di tingkat nasional yang khusus dibentuk untuk keperluan itu).
a. Kelebihan System Kepegawaian Terpadu :
1) Adanya komisi yang mengatur secara nasional
2) Dapat membantu pemerintah daerah kecil untuk mendapatkan pegawai yang professional
3) Adanya perlindungan dari tindakan yang sewenang-wenang
4) Adanya pelatihan, baik sebelum maupun sesudah menjadi pegawai
5) Adanya pengawasan dari pusat, tetapi tidak mengurangi kewenangan pemerinah daerah.
6) Mutasi dilakukan tanpa merusak karier
7) Dapat mengurangi kolusi dan nepotisme
b. Kekurangan Sistem Kepegawaian Terpadu :
1) Adanya campur tangan politik terhadap komisi
2) Adanya perbedaan persepsi antar pegawai pemerintah daerah dan komisi
3) Merekrut pegawai profesional lebih sulit karena keterbatasan karier
4) Kesulitan untuk mengembangkan prosedur kepegawaian, standar kerja, system penggajian,
dan aturan kedisiplinan.

Sedangkan untuk sistem pengangkatan pegawai, secara umum dapat dibedakan sebagai berikut:
1. Spoils System
Sistem ini merupakan sistem kepegawaian yang paling tua dan sudah banyak negara yang tidak
menggunakannya karena kurang memperhatikan faktor kecakapan yang sangat penting bagi
tercapainya efisiensi kerja. Sistem ini tidak memberi manfaat besar terhadap bangsa dan negara karena
pegawai akan berisi orang-orang yang kurang cakap. Dalam sistem kepegawaian ini, pengangkatan
pegawai didasarkan atas keanggotaan partai. Jabatan-jabatan penting dalam organisasi diberikan oleh
pejabat yang berwenang mengangkat pegawai kepada teman-teman separtai dengan tujuan terdapat
kerja sama yang baik sehingga prestasi pun meningkat.
2. Nepotism System
Dalam sistem ini, pengangkatan pegawai didasarkan atas hubungan keluarga, termasuk saudara, dan
teman dekat. Sistem ini mempunyai kebaikan dan kelemahan yang sama dengan spoils system, yaitu
administrasi kepegawaian kemungkinan diperoleh kerja sama yang baik di antara pegawai karena
mereka saling mengenal. Kelemahannya adalah kemungkinan diperoleh pegawai yang tidak
memenuhi syarat.
3. Patronage System
Pengangkatan pegawai dalam sistem ini didasarkan atas keinginan untuk membantu pegawai tersebut.
Usaha untuk membantu pegawai tersebut dapat berdasar hubungan politik atau hubungan keluarga.
4. Merit System
Pengangkatan pegawai dalam sistem ini didasarkan atas kecakapan. Sistem ini beranggapan bahwa
negara akan maju apabila pegawai-pegawainya terdiri atas orang-orang yang cakap. Oleh karena itu,
pegawai perlu diberikan pendidikan dan pelatihan untuk meningkatkan efisiensi kerja. Kelemahan
sistem ini adalah terlalu menekankan pada pekerjaan rutin, barang-barang, atau benda-benda dan
menganggap manusia sebagai mesin.
5. Career System
Sistem ini menekankan bahwa pengangkatan pertama pegawai didasarkan kecakapan. Sementara itu,
dalam pengembangan lebih lanjut, masa kerja pegawai diperhitungkan dan ikut menentukan. Dalam
perkembangannya, di samping masa kerja, unsur kesetiaan, pengabdian, dan syarat-syarat objektif lain
juga menentukan.

Otomatisasi Tata Kelola Kepegawaian – XI/3 2|Page

C. Sistem Administrasi Kepegawaian di Indonesia
Sistem administrasi kepegawaian di Indonesia mengacu pada Undang-Undang Nomor 5 Tahun
2014 tentang Aparatur Sipil Negara (ASN) yang merupakan perubahan atas Undang-Undang Nomor 43
Tahun 1999 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999 merupakan
penyempurnaan/perubahan dari Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974. Dalam undang-undang tersebut
ditegaskan bahwa dalam rangka pelaksanaan cita-cita bangsa dan mewujudkan tujuan negara
sebagaimana tercantum dalam pembukaan Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun
1945, perlu dibangun aparatur sipil negara yang memiliki integritas, profesional, netral dan bebas dari
intervensi politik, bersih dari praktik korupsi, kolusi, dan nepotisme, serta mampu menyelenggarakan
pelayanan publik bagi masyarakat dan mampu menjalankan peran sebagai unsur perekat persatuan dan
kesatuan bangsa berdasarkan Pancasila dan Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun
1945. Berkaitan dengan hal tersebut, pembinaan ASN perlu dilakukan dengan sebaik-baiknya
berdasarkan perpaduan sistem prestasi kerja dan sistem karier. Namun, lebih dititikberatkan pada sistem
prestasi kerja dengan maksud memberi peluang bagi ASN yang berprestasi tinggi untuk meningkatkan
kemampuannya secara profesional dan berkompetisi secara sehat serta akan diperoleh penilaian yang
objektif terhadap kompetensi pegawai.
Manajemen Aparatur Sipil Negara (ASN) adalah pengelolaan ASN untuk menghasilkan Pegawai
ASN yang profesional, memiliki nilai dasar, etika profesi, bebas dari intervensi politik, bersih dari
praktik korupsi, kolusi, dan nepotisme. Manajemen ASN pada instansi pusat dilaksanakan oleh
pemerintah pusat sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Sedangkan manajemen ASN
pada instansi daerah dilaksanakan oleh pemerintah daerah sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-
undangan. Pegawai ASN berkedudukan sebagai unsur aparatur negara. Pegawai ASN melaksanakan
kebijakan yang ditetapkan oleh pimpinan Instansi Pemerintah. Selain itu pegawai ASN harus bebas dari
pengaruh dan intervensi semua golongan dan partai politik. Pelarangan pegawai ASN menjadi anggota
dan/atau pengurus partai politik dimaksudkan untuk menjamin keutuhan, kekompakan, dan persatuan
pegawai negeri serta dapat memusatkan perhatian, pikiran, dan tenaganya pada tugas yang dibebankan
kepadanya. Pegawai ASN yang menjadi anggota dan/atau pengurus partai politik harus diberhentikan
sebagai pegawai ASN, baik dilakukan dengan hormat ataupun tidak dengan hormat.
Dalam undang-undang Nomor 5 Tahun 2014 disebutkan bahwa Aparatur Sipil Negara (ASN)
adalah profesi bagi pegawai negeri sipil dan pegawai pemerintah dengan perjanjian kerja yang bekerja
pada instansi pemerintah. Pegawai ASN adalah pegawai negeri sipil dan pegawai pemerintah dengan
perjanjian kerja yang diangkat oleh pejabat pembina kepegawaian dan diserahi tugas dalam suatu
jabatan pemerintahan atau diserahi tugas negara lainnya dan digaji berdasarkan peraturan perundang-
undangan.

Pegawai Aparatur Sipil Negara (ASN)

Pegawai ASN terdiri atas :
1. Pegawai Negeri Sipil (PNS) adalah warga negara Indonesia yang memenuhi syarat tertentu, diangkat
sebagai Pegawai ASN secara tetap oleh pejabat pembina kepegawaian untuk menduduki jabatan
pemerintahan.
2. Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kerja (PPPK) adalah warga negara Indonesia yang
memenuhi syarat tertentu, yang diangkat berdasarkan perjanjian kerja untuk jangka waktu tertentu
dalam rangka melaksanakan tugas pemerintahan.
Pegawai ASN berfungsi sebagai:
1. Pelaksana kebijakan publik;
2. Pelayan publik; dan
3. Perekat dan pemersatu bangsa
Pegawai ASN bertugas :
1. Melaksanakan kebijakan publik yang dibuat oleh Pejabat Pembina Kepegawaian sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan;
2. Memberikan pelayanan publik yang profesional dan berkualitas; dan
3. Mempererat persatuan dan kesatuan Negara Kesatuan Republik Indonesia.
Pegawai ASN berperan sebagai perencana, pelaksana, dan pengawas penyelenggaraan tugas umum
pemerintahan dan pembangunan nasional melalui pelaksanaan kebijakan dan pelayanan publik yang
profesional, bebas dari intervensi politik, serta bersih dari praktik korupsi, kolusi, dan nepotisme.

Otomatisasi Tata Kelola Kepegawaian – XI/3 3|Page

 Jenis-Jenis Pegawai Negeri Sipil (PNS) :
1. Pegawai Negeri Sipil Pusat, adalah pegawai negeri yang gajinya dibebankan kepada anggaran
pendapatan dan belanja Negara dan bekerja di pemerintahan pusat atau diluar instansi induk. Beberpa
instansi tempat pegawai negeri pusat bertugas:
a. Di Kementrian Negara
b. Di berbagai macam secretariat Negara dan sekretariat cabinet
c. Di perwakilan RI dan perwakilan instansi di luar negeri
d. Di lembaga nonkementrian dan perwakilannya di daerah
e. Di lingkungan pemerintah wilayah administrasi provinsi
f. Diperbantukan kepada pemerintah daerah
g. Di BUMN dan BUMD
h. Ditugaskan di proyek-proyek
2. Pegawai Negeri Sipil Daerah, adalah PNS daerah tingkat provinsi/kabupaten/kota yang gajinya
dibebankan pada anggaran pendapatan dan belanja daerah serta bekerja pada pemerintah daerah.

Badan Kepegawaian Negara

Badan Kepegawaian Negara (BKN) adalah lembaga pemerintah pusat yang dibentuk untuk
melaksanakan tugas pemerintahan dari presiden, yaitu tugas di bidang administrasi kepegawaian negaea
sesuai dengan ketentuan perundang-undangan yang berlaku. Fungsi-fungsi BKN, yaitu:
1. Sebagai badan yang mengkaji dan menyususn kebijakan nasional di bidang kepegawaian
2. Penyelenggara administrasi dan informasi kepegawaian
3. Penyusun norma standard an prosedur kepegawaian
4. Pelaksanaan mutasi pegawai antar provinsi
5. Penyelanggara bimbingan teknis pelaksanaan perundang-undangan di bidang kepegawai
6. Penyelenggara pembinaan dan pelayanan administrasi umum
7. Pengawasan dan pengendalian norma standar serta prosedur kepegawaian.

Badan Kepegawaian Daerah

Badan Kepegawaian Daerah (BKD) adalah perangkat daerah yang melaksanakan administrasi
pegawai negeri daerah dalam membantu tugas pokok pejabat Pembina kepegawaian daerah. Fungsi-
fungsi BKD, yaitu sebagai berikut:
1. Penyusun peraturan perundang-undangan daerah di bidang kepegawaian.
2. Penyelenggara administrasi PNS daerah
3. Perencanaan dan pengembang kepegawaian daerah
4. Perencana kebijakan teknis pengembangan kepegawaian daerah
5. Pelaksana urusan kepangkatan, mutasi, dan pemberhentian PNS daerah sesuai dengan peraturan
perundang-undangan
6. Pengelola system informasi kepegawaian daerah, termasuk BKN
7. Pengembangan tata laksana jaringan informasi kepegawaian antara BKD Provinsi/kota/kabupaten dan
BKN

Tata Usaha Kepegawaian

Tata usaha kepegawaian (TUK) merupakan rangkaian kegiatan yang berkaitan dengan
pengumpulan, penyusunan, pengelolaan, pemeliharaan, dan penyimpanan data kepegawaian secara tertib
dan teratur sehingga setiap data kepegawaian yang diperlukan dapat ditemukan dalam waktu yang relatif
singkat. Untuk keperluan TUK, setiap pegawai negeri sipil diberikan nomor induk pegawai negeri sipil
(NIP). NIP berfungsi sebagai nomor identifikasi pegawai dan sebagai nomor pensiun. Di samping NIP,
kepada setiap pegawai diberikan kartu pegawai negeri sipil (Karpeg). Karpeg berlaku
selamapemegangnya menjadi pegawai negeri sipil. Dalam TUK, yang menjadi masalah pokok adalah
pendataan informasi pegawai. Pendataan pegawai harus dilakukan secara berkesinambungan dan terpadu
demi kelangsungan atau pengembangan organisasi. Hal ini perlu dilakukan sebagai dampak adanya
perubahan kuantitas dan kualitas pegawai. Kegiatan pendataan pegawai meliputi: pencatatan/monitoring
terhadap perubahan data pegawai; penyusunan statistik kepegawaian; arsip dan dokumentasi
kepegawaian.

Otomatisasi Tata Kelola Kepegawaian – XI/3 4|Page

 BAGAN PEGAWAI REPUBLIK INDONESIA

Sumber :
Buchari Zainun. Administrasi dan Manajemen SDM Pemerintah Negara Indonesia. (2004: 24).

Evaluasi 3 – Sistem Administrasi Kepegawaian (Tugas Upload)

Buatlah Bagan Pegawai Republik Indonesia sesuai contoh tersebut di atas dengan menggunakan
kertas HVS/folio bergaris dengan tampilan yang jelas dan menarik. Setelah selesai silahkan difoto
hasil pekerjaannya (satu halaman/tampilan penuh) dan dikirim/diupload dengan menggunakan
media/tautan yang diberikan guru. Jangan lupa untuk mencantumkan nama dan kelas Anda pada
hasil pekerjaannya agar mudah diidentifikasi.

Otomatisasi Tata Kelola Kepegawaian – XI/3 5|Page