LAMPIRAN BAB 4

PROSEDUR PENGAJUAN UANG MUKA AWAL / PANJAR

NO URAIAN PKK KASUBAK KEUANGAN DIREKTUR
1 PPTK membuat Surat Permintaan
Uang penyediaan (SP-UP) ke 1 DIK
Kepala Sub Bagian Tata Usaha 1
dilampiri: SP-UP 2
- SP-UP rangkap 3
- DIK (Daftar Isi Kegiatan)
DIK
1
2
SP-UP 3 VERIFIKASI

DIK

SESUAI 1
2 SP-UP 2
 Kepala Sub Bagian Tata Usaha
melakukan verifikasi dan paraf
pada dokumen SPUP
PARAF
SESUAI
 Dokumen tersebut kemudian
diserahkan ke Kepala
Puskesmas untuk persetujuan DIK
dan tanda tangan. TANDA
1
SP-UP 2 TANGAN

 Kepala Puskesmas
menyerahkan kembali dokumen DIK
yang telah ditandatanganinya ke 1
Bendahara Pengeluaran SP-UP 2

1
 PROSEDUR PIUTANG PASIEN JAMKEMNAS
NO URAIAN UNIT PELAYANAN RUANG RAWAT INAP ENTRY DATA VERIFIKATOR INDEPENDEN
1 Unit pelayanan / penunjang mencatat setiap
Mulai
tindakan / pelayanan yang telah diberikan ke
pasien. Atas pelayanan tersebut petugas di
unit pelayanan / penunjang menerbitkan nota Mencatat setiap
dan menyerahkannya ke unit pelayanan rawat tindakan /
pelayanan kepada
inap pasien

Nota Nota

Mencatat Nota ke
2 Petugas di Unit Pelayanan Rawat Inap
Nota
mencatat nota tersebut ke nota Keperawatan/
Keperawatan/Rincian biaya untuk setiap Rincian Biaya
pasien. Pada saat pasien pulang formulir Nota
rincian biaya ditanda tangani oleh Kepala Nota
Nota Keperawatan /
Ruangan dan menyerahkannya kepada Data Pengajuan Rincian Biaya
Petugas Entry Data beserta Nota Klaim
Pendukungnya
Nota
Melakukan entry
Laporan
data dan membuat
3 Petugas entry melakukan entry data ke dalam Individual
laporan individual
SIM serta membuat lap PertanggungJawaban Lap.
Pertanggungjawaban
rangkap 8 : (Klaim)

Nota
Laporan
Individual
 Pertanggungjawaban
2
(Klaim)

Lembar 1 untuk Pusat

Lembar 2 untuk Provinsi
Lembar 3 untuk Dinas Kabupaten
Lembar 4 untuk Sub Bag Keuangan
Lembar 5 untuk Keperawatan
Lembar 6,7 untuk Pelayanan Medis
Lembar 8 untuk Arsip

VERIFIKATOR
NO URAIAN SUBAG. KEUANGAN UNIT AKUNTANSI DIREKTUR
INDEPENDEN
4 Petugas verifikasi independen melakukan
2
pengujian atas tagihan Rumah Sakit. Hasil
persetujuan verifikasi independen berupa
laporan Individual dan Lap. Melakukan
Pertanggungjawaban serta surat pengantar verifikasi atas
penagihan disampaikan ke Subag. Keuangan tagihan

Nota Nota
Laporan Laporan
Individual Individual
Lap Pertanggungjawaban Lap Pertanggungjawaban
(klaim) (klaim)

5 Kepala Subag. Keuangan melakukan

verifikasi atas tagihan (pertanggungjawaban Melakukan
Dana Jamkemas). Persetujuan atas verifikasi dan
penagihan piutang tersebut dengan menyetujui
penagihan piutang
memberikan paraf pada lembar surat
pengantar penagihan disampaikan ke
Direktur RS untuk mendapatkan persetujuan

Nota
 Laporan
Pertanggungjawaban
3

6 Direktur RS memberikan persetujuan

NO URAIAN SUBAG. KEUANGAN UNIT AKUNTANSI PT. ASKES

7 Subag Keuangan mendistribusikan data
3
penagihan piutang / Pertanggungjawaban Laporan
Individual
Askes kepada Jamkemnas Pusat dan unit
Laporan
akuntansi serta bagian yang berkepentingan Melakukan Pertanggungjawaban
distribusi data Jamkemnas
penagihan piutang

Nota Nota
Laporan Laporan
Individual individual
Lap. Lap.
Pertanggungjawaban Pertanggungjawaban

8 Petugas unit akuntansi setelah menerima

data penagihan piutang dari Subag. Mencatat transaksi
Keuangan mencatat transaksi piutang piutang dan
tersebut dalam bukti jurnal memorial serta mencatat ke
register piutang
mengisi buku register piutang

Buku Besar
Buku Jurnal
Memorial
Buku Register
Piutang
 PROSEDUR PIUTANG PASIEN JAMKESDA
TIM ADMINISTRASI
NO URAIAN UNIT PELAYANAN RUANG RAWAT INAP VERIFIKATOR INDEPENDEN
JAMKESDA
1 Unit pelayanan / penunjang mencatat setiap
Mulai
tindakan / pelayanan yang telah diberikan ke
pasien. Atas pelayanan tersebut petugas di
unit pelayanan / penunjang menerbitkan nota Mencatat setiap
dan menyerahkannya ke unit pelayanan rawat tindakan /
pelayanan kepada
inap pasien

Nota Nota

Membuat rekap
2 Petugas di Unit Pelayanan Rawat Inap
mencatat nota tersebut ke nota
Keperawatan/Rincian biaya untuk setiap
pasien. Pada saat pasien pulang formulir Nota
rincian biaya ditanda tangani oleh Kepala Nota
Nota Keperawatan /
Ruangan dan menyerahkannya kepada Keperawatan/ Rincian Biaya
Petugas Tim Administrasi Jamkesda beserta Rincian biaya
Nota Pendukungnya

Melakukan Nota
Rekapitulasi biaya Rekapitulasi
dan rekap tagihan tagihan Jamkesda
 Nota
Rekapitulasi
2
tagihan Jamkesda

3 Petugas Tim Administrasi Jamkesda

melakukan Rekapitulasi biaya serta membuat
lap Penagihan ke Dinas Kabupaten rangkap 4:
Lembar 1 untuk Pusat
Lembar 2 untuk sub bag keuangan
Lembar 3 untuk Unit Akuntansi
Lembar 4 untuk Arsip

VERIFIKATOR
NO URAIAN SUBAG. KEUANGAN UNIT AKUNTANSI DIREKTUR
INDEPENDEN
4 Petugas verifikasi independen melakukan
2
pengujian atas tagihan Rumah Sakit. Hasil
persetujuan verifikasi independen berupa
laporan Individual dan Lap. Melakukan
Pertanggungjawaban serta surat pengantar verifikasi atas
penagihan disampaikan ke Subag. Keuangan tagihan

Nota Nota
Rekapitulasi Rekapitulasi
tagihan Jamkesda tagihan Jamkesda

5 Kepala Subag. Keuangan melakukan

verifikasi atas tagihan Jamkesda. Persetujuan Melakukan
atas penagihan piutang tersebut dengan verifikasi dan
memberikan paraf pada lembar surat menyetujui
penagihan piutang
pengantar penagihan disampaikan ke
Direktur RS untuk mendapatkan persetujuan

Nota
 tagihan Jamkesda
3

6 Direktur RS memberikan persetujuan

NO URAIAN SUBAG. KEUANGAN UNIT AKUNTANSI DINAS KABUPATEN

7 Subag Keuangan mendistribusikan data
3
penagihan piutang JAMKESDA kepada Dinas
Rekapitulasi
Kabupaten dan unit akuntansi serta bagian tagihan Jamkesda
yang berkepentingan Melakukan
distribusi data
penagihan piutang

Nota Nota
Rekapitulasi Rekapitulasi
tagihan Jamkesda tagihan Jamkesda

8 Petugas unit akuntansi setelah menerima

data penagihan piutang dari Subag. Mencatat transaksi
Keuangan mencatat transaksi piutang piutang dan
tersebut dalam bukti jurnal memorial serta mencatat ke
register piutang
mengisi buku register piutang

Buku Besar
Buku Jurnal
Memorial
Buku Register
Piutang
 PROSEDUR PIUTANG PERUSAHAAN MITRA UMUM / JAMSOSTEK
TIM ADMINISTRASI MITRA
NO URAIAN UNIT PELAYANAN RUANG RAWAT INAP VERIFIKATOR INDEPENDEN
UMUM/ JAMSOSTEK
1 Unit pelayanan / penunjang mencatat setiap
Mulai
tindakan / pelayanan yang telah diberikan ke
pasien. Atas pelayanan tersebut petugas di
unit pelayanan / penunjang menerbitkan nota Mencatat setiap
dan menyerahkannya ke unit pelayanan rawat tindakan /
pelayanan kepada
inap pasien

Nota Nota

Membuat rekap
2 Petugas di Unit Pelayanan Rawat Inap
mencatat nota tersebut ke nota
Keperawatan/Rincian biaya untuk setiap
pasien. Pada saat pasien pulang formulir Nota
rincian biaya ditanda tangani oleh Kepala Nota
Nota Keperawatan /
Ruangan dan menyerahkannya kepada Keperawatan/ Rincian Biaya
Petugas Tim Administrasi Mitra Rincian biaya
Umum/Jamsostek beserta Nota
Pendukungnya
Melakukan Nota
Rekapitulasi biaya Rekapitulasi tagihan
dan rekap tagihan ke Mitra
3 Petugas Tim Administrasi Jamkesda Umum/Jamsostek
melakukan Rekapitulasi biaya serta membuat
lap Penagihan ke Mitra Umum/Jamsostek
rangkap 4: Nota
Lembar 1 untuk dikirim ke Mitra Umum/ Rekapitulasi tagihan
2
ke Mitra
Jamsostek Umum/Jamsostek
Lembar 2 untuk sub bag keuangan
Lembar 3 untuk Unit Akuntansi
Lembar 4 untuk Arsip
 VERIFIKATOR
NO URAIAN SUBAG. KEUANGAN UNIT AKUNTANSI DIREKTUR
INDEPENDEN
4 Petugas verifikasi independen melakukan
2
pengujian atas tagihan Rumah Sakit. Hasil
persetujuan verifikasi independen berupa
Rekapitulasi penagihan biaya ke Mitra Melakukan
Umum/Jamsostek surat pengantar verifikasi atas
penagihan disampaikan ke Subag. Keuangan tagihan

Nota Nota
Rekapitulasi Biaya Rekapitulasi Biaya
Mitra Mitra
Umum/Jamsostek Umum/Jamsostek

5 Kepala Subag. Keuangan melakukan

verifikasi atas tagihan ke Mitra Umum/ Melakukan
Jamsostek. Persetujuan atas penagihan verifikasi dan
piutang tersebut dengan memberikan paraf menyetujui
penagihan piutang
pada lembar surat pengantar penagihan
disampaikan ke Direktur RS untuk
mendapatkan persetujuan

6 Direktur RS memberikan persetujuan

Nota
Rekapitulasi biaya
Jamkesda
3
NO URAIAN SUBAG. KEUANGAN UNIT AKUNTANSI DINAS KABUPATEN
7 Subag Keuangan mendistribusikan data
3
penagihan piutang kepada Mitra Umum /
Rekapitulasi Piutang
jamsostek dan unit akuntansi serta bagian ke Biaya Mitra
yang berkepentingan Melakukan Umum/Jamsostek
distribusi data
penagihan piutang

Nota Nota
Rekapitulasi Biaya Rekapitulasi Biaya
Mitra Mitra
Umum/Jamsostek Umum/Jamsostek

8 Petugas unit akuntansi setelah menerima

data penagihan piutang dari Subag. Keuangan Mencatat transaksi
mencatat transaksi piutang tersebut dalam piutang dan
bukti jurnal memorial serta mengisi buku mencatat ke
register piutang
register piutang

Buku Besar
Buku Jurnal
Memorial
Buku Register
Piutang
 PROSEDUR PENERIMAAN BANK ATAS PIUTANG

NO URAIAN PIHAK KETIGA BANK KASIR BENDAHARA PENERIMAAN

1 Pihak Ketika membayar tagihan atas jasa
Mulai
pelayanan sesuai dengan nota / kwitansi
penagihan ke Bank yang ditunjuk
Menyetorkan
tagihan jasa
pelayanan

Uang

2 Bendahara penerimaan secara berkala

Mengirimkan Nota
meminta Rekening Koran dari bank untuk
Kredit/Rekening
melihat adanya pembayaran piutang Koran

3 Berdasarkan Nota Kredit/Rekening Koran yang

Nota Kredit Nota Kredit
menunjukan telah diterimanya pembayaran
Rekening Koran Rekening Koran
piutang dari pihak ketiga, kasir membuat tanda
bukti penerimaan

Membuat tanda
bukti penerimaan

4 Bendahara penerimaan melakukan verifikasi

atas penerimaan piutang dan menandatangani Rekening Koran
Tanda Bukti Penerimaan Tanda Bukti Memverifikasi
Penerimaan penerimaan piutang

Rekening Koran
Tanda Bukti
Penerimaan 1
 SUB BAG PERENCANAAN DAN
NO URAIAN BENDAHARA PENERIMAAN UNIT AKUNTANSI
KEUANGAN
5 Bendahara penerimaan mencatat penerimaan piutang
1
dalam laporan harian penerimaan.
Laporan harian bersama bukti pendukungnya dikirim
ke Sub Bagian Perencanaan dan Keuangan Mencatat dalam
Laporan Harian
Penerimaan

T Bukti Pen T Bukti Pen

Laporan Harian Laporan Harian
Penerimaan Penerimaan

6 Sub Bagian Perencanaan dan Keuangan melakukan

verifikasi atas kebenaran jumlah dan jenis pendapatan Memverifikasi
dari Laporan Harian Kas. penerimaan piutang

Atas pelunasan ini Petugas Sub Bagian Perencanaan

dan Keuangan mencatatkannya dalam Buku Register
T Bukti Pen T Bukti Pen
Piutang
Laporan Harian Laporan Harian
Penerimaan Penerimaan

7 Unit Akuntansi setelah menerima Tanda Bukti Mencatat dalam Mencatat transaksi
Penerimaan Kas dan Laporan Harian Penerimaan, buku register penerimaan kas
Piutang
mencatat transaksi penerimaan piutang tersebut ke
Bukti Jurnal Penerimaan Kas
Buku Besar
Buku Register Bukti Jurnal
Piutang Penerimaan Kas
 PROSEDUR PELUNASAN PIUTANG
NO URAIAN SUB BAG PERENCANAAN DAN KEUANGAN KEPALA BAGIAN TATA USAHA
1 Sub Bagian Perencanaan dan Keuangan Prosedur S. Pengantar Bayar
melakukan pencocokan atas jumlah piutang Penerimaan Bank
Daf Rincian Biaya
yang dibayar dengan Surat Pengantar / Nota Nota Penagihan
Penagihan
T Bukti Pen Surat Pengantar
Laporan Harian
Penerimaan

Mencocokkan
penerimaan piutang
dengan tagihannya

2 Apabila hasil pencocokan antara jumlah yang

dibayar dengan bukti penagihannya ya
Sesuai? Selesai
menunjukkan adanya selisih / perbedaan,
petugas di Sub Bag Perencanaan dan Keuangan
tidak
mencari penyebab selisih tersebut dengan cara
menanyakan langsung ke pelanggan atau cara Mencari penyebab Penyebab
lain yang dapat menjelaskan selisih tersebut. timbulnya selisih timbulnya selisih
pembayaran
Penyebab selisih tersebut dilaporkan ke Kepala
Bagian Tata Usaha
3 Kepala Bagian Tata Usaha setelah mengetahui
penyebab timbulnya selisih menentukan
apakah kekurang pembayaran tersebut dapat
Penyebab Dapat
diterima atau tidak timbulnya selisih diterima ?
ya
tidak

1 Selesai
 SUB BAG PERENCANAAN DAN
NO URAIAN KEPALA BAGIAN TATA USAHA UNIT AKUNTANSI
KEUANGAN
4 Berdasarkan persetujuan pengurangan piutang yang
1
diterima dari Kepala Bagian Tata Usaha, Sub Bag
Perencanaan dan keuangan membuat bukti memorial
atas kekurangan pembayaran piutang tersebut Membuat memo
pelunasan piutang

Memo pelunasan
piutang
Memo pelunasan
piutang

5 Kepala Bagian Tata Usaha menandatangani Bukti Menandatangani

memorial dan menyerahkan ke Unit Akuntansi memo pelunasan
piutang
Memo pelunasan Memo pelunasan
piutang piutang

6 Petugas di Sub Bagian Perencanaan dan Keuangan Mencatat dalam

Mencatat transaksi
Buku Register
mencatat memo pelunasan piutang dalam Buku Piutang
pengurangan
piutang
Register Piutang

Buku Besar
Bukti Jurnal
Unit akuntansi setelah menerima memo pelunasan Buku Register Memorial
piutang, mencatat transaksi pengurangan piutang ke Piutang

bukti jurnal memorial Selesai

 PROSEDUR PENGHAPUSAN PIUTANG

SUB BAG PERENCANAAN DAN KEPALA BAGIAN TATA

NO URAIAN DIREKTUR RSUD
KEUANGAN USAHA
1 Pada periode tertentu dilakukan review terhadap
Mulai
piutang yang telah melampaui jatuh temponya dan
belum dilunasi penghapusannya sesuai dengan
ketentuan yang tertuang dalam kebijakan akuntansi Mereview piutang
yang belum dilunasi

Data Piutang yang

belum lunas

2 Piutang-piutang yang telah memenuhi ketentuan untuk

dihapus dibuatkan Surat Usulan Penghapusan Piutang. Menyiapkan Surat
Surat usulan penghapusan piutang dilampiri dengan Usulan Penghapusan
Piutang
Nota Penagihan / Surat Pengantar Penagihan dan
dokumen pendukung lain seperti surat kematian, surat Dok. Pendukung
keterangan pindah dari RT/RW, untuk diserahkan ke Dok. Pendukung
Nota Penagihan
Kepala Bagian Tata Usaha Surat Usulan
Nota Penagihan Penghapusan
Surat Usulan Piutang
Penghapusan
Piutang

3 Kepala Bagian Tata Usaha memverifikasi usulan

penghapusan piutang dengan membandingkan dengan
dokumen pendukungnya dan member paraf pada Surat Memverifikasi usulan
Usulan Penghapusan Piutang serta menyerahkan ke penghapusan piutang
Direktur RSUD

Dok. Pendukung Dok. Pendukung

Nota Penagihan Nota Penagihan
Surat Usulan Surat Usulan
Penghapusan Penghapusan
Piutang Piutang
1
 SUB BAG PERENCANAAN
NO URAIAN UNIT AKUNTANSI DIREKTUR RSUD KEPALA DAERAH
DAN KEUANGAN
4 Direktur RSUD mereviu usulan penghapusan
piutang berdasarkan dokumen-dokumen 1
pendukungnya.
Surat Usulan Penghapusan Piutang yang telah Dok. Pendukung
direviu, ditandatangani oleh Direktur RSUD Nota Penagihan
dan dikirimkan ke Bupati Kepala Daerah untuk Surat Usulan
proses persetujuannya Penghapusan
Piutang

Mereviu usulan
penghapusan piutang

Surat Usulan Surat Usulan

Penghapusan Penghapusan
Piutang Piutang

5 Petugas di Sub Bagian Perencanaan dan Surat Keputusan Surat Keputusan Surat Keputusan Surat Keputusan
Penghapusan Penghapusan Penghapusan Penghapusan
Keuangan mencatat Surat Keputusan Piutang Piutang Piutang Piutang
Penghapusan Piutang dalam Buku Register
Piutang
Mencatat transaksi
Mencatat ke buku
penghapusan piutang
Register Piutang

Unit Akutansi mencatat transaksi

penghapusan piutang setelah diterimanya Buku Besar Buku Register
Piutang
Surat Keputusan Penghapusan dari Walikota Bukti Jurnal
Memorial
ke Bukti Jurnal Memorial

Selesai
 PROSEDUR PENCATATAN UANG
NO URAIAN PPTK / TPRS UNIT AKUNTANSI

Mulai
1 Unit/Bagian yang mengusulkjan pengeluaran
uang mengumpulkan / membuat bukti-bukti
sebagai dasar untuk pengajuan pembayaran Mengumpulkan
membuat bukti
pembayaran
Bukti-Bukti
Kwitansi tanda
Bukti-Bukti
bukti pengeluaran
Kwitansi tanda
bukti pengeluaran

2 Unit Akuntansi melakukan verifikasi atas

kelengkapan bukti pembayaran yang diajukan
oleh PPTK/TPRS. Melakukan
verifikasi
Hasil verifikasi apabila kelengkapan bukti
- Tidak lengkap menyerahkan bukti-bukti
tersebut ke unit/bagian yang mengusulkan
untuk dilengkapi Bukti-Bukti
Menyerahkan bukti-
Kwitansi tanda tidak ya Membuat lembar
- Lengkap membuat lembar verifikasi bukti ke unit bagian Lengkap?
bukti pengeluaran yang mengusulkan verifikasi
Lembar verifikasi beserta bukti-bukti
pengeluaran diserahkan ke Sub Bagian
Perencanaan Keuangan
3 Bukti-bukti utang yang telah lengkap dan telah
dibuatkan lembar verifikasinya, kemudian
Bukti-Bukti
dicatat oleh petugas di Unit Akuntansi dalam
Kwitansi
Bukti Jurnal Memorial. Buku Besar Mencatat
Bukti Jurnal transaksi ulang Lembar verifikasi
Memorial

Prosedur
Pengeluaran Kas
PROSEDUR PERMOHONAN PENGADAAN BARANG
 (REGULER)

NO KETERANGAN USER PENYIMPAN BARANG/ (BAGIAN GUDANG)

1 Prosedur Permohonan Pengadaan Barang
Reguler dimulai pada saat User (Pengusul) Mulai
membuat surat Permohonan Pengadaan
Barang/Jasa (PPBJ) sebanyak 3 rangkap untuk
memenuhi kebutuhannya dengan dilampiri Membuat dan
tanda tangan pada
lembar Formulir Pengendalian (FP)
PPBJ dan FP

PPBJ dan Formulir Pengendalian yang telah PPBJ 1-3

ditandatangani diteruskan ke Penyimpan PPBJ 1-3 FP
Barang (Bagian Gudang) untuk diverifikasi FP
ketersediaan barangnya

2 Penyimpan Barang (Bagian Gudang) mengecek

ketersediaan barang di Gudang dan Ketersediaan
barang
menuliskannya pada Formulir Pengendalian
dan memarafnya. Paraf, menuliskan Paraf, menuliskan
Kemudian Penyimpan Barang mengembalikan informasi bahwa barang informasi bahwa barang
tersedia di FP tidak tersedia di FP
dokumen tersebut ke User.

3 Berdasarkan hasil verifikasi Bagian Gudang,

User menindaklanjutinya sbb : PPBJ 1-3
 Apabila ternyata barangnya tersedia di FP
Gudang, User segera membuat Bon Membuat Bon
Permintaan Barang ke Gudang (sesuai Permintaan Barang (BPB)
Prosedur Pengeluaran Barang dari Gudang)
PPBJ 1-3
 Apabila ternyata barangnya tidak tersedia
FP
di Gudang, dokumen usulan/permohonan
Prosedur
pengadaan barang yaitu PPBJ dan Formulir Pengeluaran Barang
Pengendalian diteruskan ke PPTK untuk dari Gudang
diproses lebih lanjut 1
NO KETERANGAN PPTK / PEJABAT TEKNIS KASUBAG KEUANGAN
4 Dokumen usulan / permohonan pengadaan
barang dari User (Pengusul) oleh PPTK 1
diperiksa dan ditandatangani pada lembar
Formulir Pengendalian dan Surat PPBJ nya.
Kemudian diteruskan ke Kepala Sub Bagian PPBJ 1-3
Keuangan untuk diperiksa ketersediaan FP
anggarannya

Periksa dan tanda tangan

pada PPBJ dan FP

5 Dokumen usulan / permohonan pengadaan PPBJ 1-3

PPBJ 1-3 Periksa dan tanda tangan
FP, Menyiapkan dan paraf
barang yang diterima oleh Kasubag Keuangan FP
FP Advice Anggaran
dari PPTK diperiksa dan membubuhkan tanda
tangan pada lembar Formulir Pengendalian.
Kemudian Kasubak Keuangan memeriksa
ketersediaan anggarannya pada DPA serta
menyiapkan lembar Advice Anggaran dan Tidak tersedia
Anggaran ?
Tersedia
memarafnya.
Ada 3 opsi dalam penyiapan Advice Anggaran
tersebut, yaitu sbb :
Menggunakan anggaran
- Anggarannya memang tersedia sehingga Ditunda / Ditolak biaya lain-lain
permohonan pengadaan dapat dikabulkan
- Anggarannya tidak tersedia tetapi tetap
dapat dilakukan dengan menggunakan
anggaran lain-lain yang tersedia pada DPA PPBJ 1-3
- Anggarannya tidak tersedia sehingga FP
usulan/permohonan pengadaan barang Lembar Advice
tersebut ditunda atau ditolak. 2
Langkah berikutnya semua dokumen tersebut
diteruskan ke TPRS untuk diverifikasi lebih
lanjut.
NO KETERANGAN PPTK / PEJABAT TEKNIS KASUBAG KEUANGAN
6 TPRS menerima Dokumen
Usulan/permohonan pengadaan barang dari 2
Kasubag Keuangan berupa PPBJ, Formulir
Pengendalian dan Advice Anggaran
Kemudian TPRS memeriksa dokumen tersebut PPBJ 1-3
dan menandatangani lembar Formulir FP
Pengendalian dan Advice Anggaran AA
Setelah itu mengirimkan dokumen tersebut ke
Direktur untuk diverifikasi lebih lanjut.

Membuat dan tanda

tangan Instruksi
Pelaksanaan Pengadaan

7 Selanjutnya Direktur menandatangani lembar

Formulir Pengendalian dan memverifikasi PPBJ 1-3
dokumen usulan/permohonan pengadaan PPBJ 1-3 FP
FP AA
AA

Periksa dan tanda tangan

FP, Menyiapkan dan paraf
Advice Anggaran

PPBJ 1-3
FP
AA
3
NO KETERANGAN DIREKTUR TPRS
8 Persetujuan atas usulan / permohonan
pengadaan barang tersebut ditindaklanjuti
oleh Direktur dengan Instruksi Pelaksanaan
Pengadaan.
Direktur kemudian mengirimkan Instruksi
Pelaksanaan Pengadaan dan dokumen lainnya
kepada TPRS untuk melaksanakan pengadaan
barang tersebut

9 Dengan diterimanya Instruksi Pelaksanaan

Pengadaan dari Direktur, TPRS segera
memproses pelaksanaan pengadaan barang
(lanjut ke Prosedur Pelaksanaan Pengadaan
Barang/Jasa)
 PROSEDUR PELAKSANAAN PENGADAAN BARANG / JASA
NO KETERANGAN DIREKTUR TPRS

1 Prosedur Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Mulai

dimulai setelah TPRS menerima Instruksi
Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa dari
Direktur. Flowchart Prosedur
Permohonan
Dokumen Instruksi Pelaksanaan Pengadaan pengadaan barang/jasa
Barang/Jasa yang diterima oleh TPRS dari
Direktur disertai (dilampiri) dengan dokumen PPBJ (1-4) PPBJ (1-4)
lainnya yaitu Forumulir Pengendalian (FP), Formulir Formulir
surat Permohonan Pengadaan Barang/Jasa Pengendalian Pengendalian

(PPBJ) reguler/CITO sebanyak 4 rangkap, dan Advice Anggaran Advice Anggaran

Advice Anggaran (AA) Instruksi Instruksi
Pelaksanaan PBJ Pelaksanaan PBJ

2 Setelah menerima surat instruksi tersebut,

TPRS segera melaksanakan proses pemilihan Proses pemilihan
Penyedia Barang/Jasa (Rekanan) : penyedia barang/jasa
 Untuk usulan pengadaan yang bersifat
CITO (segera/mendesak) dilakuka ndengan - Pembelian langsung
metode pengadaan berupa Pembelian Mendesak/ Tidak - Penunjukan Langsung
Langsung atau Penunjukan Langsung CITO - Pemilihan Langsung
- Pelelangan umum/terbatas
 Untuk usulan pengadaan yang bersifat Ya
reguler dapat dilakukan dengan semua
metode pengadaan sesuai jenjang nilai - Pembelian langsung
- Penunjukan Langsung
pengadaannya
3 Setelah Penyedia Barang/Jasa (Rekanan)
terpilih, TPRS menyiapkan Kontrak/Perjanjian/ Menyiapkan
Surat Perintah Kerja (SPK)/ Purchase Order Kontrak/Perjanjian/SPK/PO
(PO) sebanyak 5 rangkap
1
N KETERANGAN TPRS DIREKTUR REKANAN
O

4 Dokumen kontrak/Perjanjian/SPK/PO 1
tersebut terlebih dahulu dikirim ke
Direktur dan Penyedia Barang/Jasa
(Rekanan) untuk diperkisa dan (1-5) (1-5)
ditandatangani. Kontrak/ Kontrak/
Perjanjian/SPK/PO Perjanjian/SPK/PO
Setelah ditandatangani oleh Direktur
dan Rekanan, dikembalikan lagi ke
TPRS untuk didistribusikan ke pihak-
pihak terkait Periksa dan
tandatangan

(1-5) (1-5)
Kontrak/ Kontrak/
Perjanjian/SPK/PO Perjanjian/SPK/PO

Periksa dan
tandatangan

(1-5)
Kontrak/
Perjanjian/SPK/PO
(1-5)
Kontrak/
Perjanjian/SPK/PO

N KETERANGAN DIREKTUR PPTK TIM PEMERIKSA dan REKANAN

 O PENYIMPAN BARANG

5 Pendistribusian dokumen pengadaan 2

barang/jasa sebagai berikut :
 PPTK memperoleh PPBJ Lembar ke 1 dan 2,
Formulir Pengendalian, Advice Anggaran, Pendistribusian
surat Instruksi Pelaksanaan Pengadaan Dokumen
barang/jasa dan kotrak/perjanjian/SPK/PO
lembar ke-1 dan 2. Dokumen ini akan
PPBJ (1-4)
digunakan untuk pemberkasan secara
Formulir
lengkap dalam rangka pembayaran kepada Pengendalian
rekanan. Advice Anggaran
 Panitia Pemeriksa Pengadaan Barang/Jasa Instruksi
memperoleh Lembar ke-3 Pelaksanaan PBJ
Kontrak/Perjanjian/SPK/PO yang nantinya (1-5)
akan diberikan kepada Penyimpan Barang Kontrak/ PPBJ (1-2) PPBJ (3) (1-5)
Perjanjian/SPK/PO Formulir Kontrak/
(Gudang) Pengendalian
(3)
Perjanjian/SPK/PO
Kontrak/
 Rekanan memperoleh lebar ke-5 Advice Anggaran Perjanjian/SPK/PO
Kontrak/Perjanjian/SPK/PO Instruksi
 TPRS menyimpan Lembar ke-4 PPBJ dan PPBJ (4) Pelaksanaan PBJ
Lembar ke-4 Kontrak/Perjanjian/SPK/PO (1-2)
(4)
sebagai arsip Kontrak/ Kontrak/
Perjanjian/SPK/PO Perjanjian/SPK/PO

N KETERANGAN TPRS DIREKTUR PENGURUS UNIT PPTK

O BARANG AKUNTANSI
5  Berdasarkan Kontrak / Perjanjian /
SPK / PO lembar ke-4 (arsip) TPRS
setiap bulan membuat dan
menandatangani Laporan Bulanan
Pelaksanaan Pengadaan Barang /
Jasa sebanyak 4 rangkap.

7 Distribusi Laporan Bulanan Pelaksanaan

Pengadaan Barang/Jasa sebagai berikut
 Lembar ke-1 untuk Direktur, yang
selanjutnya dikirim ke Pengurus
Barang
 Lembar ke-2 untuk Unit Akuntansi
 Lembar ke-3 untuk PPTK
 Lembar ke-4 disimpan sebagai arsip
TPRS