1.

Menentukan Tema & Target

Adminstrasi rekanan di laporkan setiap bulannya setelah tanggal cut off pada tanggal 25 setiap bulan
Administrasi rekanan meliputi laporan pekerjaan, tagihan, kwitansi, dokumentasi pekerjaan & progress
Laporan pekerjaan meliputi laporan bulanan, mingguan, harian & foto

Pra Pekerjaan Inspeksi

Pelaksanaan
Penerbitan Instruksi
Pra- Pasca - Rencana kerja
pekerjaan &
pekerjaan pekerjaan
pengawasan

Pelaksanaan Monitoring
& Update Progress
pengawasan Evaluasi

Area Improvement Pasca Pengecekan

pekerjaan laporan
Evaluasi pekerjaan
Tema : Update progress
Delivery penyerapan
budget
1. Menentukan Tema & Target Pasca
pekerjaan

Pengecekan Laporan Evaluasi Pekerjaan Budgeting

- Laporan harian - Opname - Progress budget
- Laporan Mingguan - Koordinasi dengan - Rekap nilai
- Laporan Bulanan rekanan - Evaluasi
- Dokumentasi - Dokumentasi penyerapan &
- Administrasi (form pekerjaan rekonsil
BA, kwitansi,
progress dll
Hardcopy Koordinasi Softcopy

Durasi
No Item Lembar Ket Membutuhkan
(menit)
kertas paling
1 Laporan Harian 220 22 hari kerja 10 gerbang 660 banyak & waktu
2 Laporan Mingguan 4 rekap 5 pengecekan lebih
3 Laporan Bulanan 2 rekap 2 lama
4 Opname 4 5
5 Dokumentasi 20 5
6 Administasi 5 2
Target
Efisiensi waktu
7 Kontrak & SPMK 50
pengecekan laporan
hingga 80%
2. Analisa Kondisi Yang ada

DOKUMENTASI LAPORAN SEBELUM DILAKUKAN

IMPROVEMENT

Laporan &
Administrasi
tagihan

Ketebalan halaman laporan pekerjaan :

Laporan harian 220 lembar
Laporan mingguan 4 lembar Laporan harian berulang
Laporan bulanan 1 lembar dan sama setiap harinya di
Opname 4 lembar
semua gerbang
Dokumentasi 20 lembar
Administrasi 5 lembar
Form ceklis item pekerjaan
Lampiran kontrak & SPMK 50 lembar & absensi kehadiran
3. Analisa sebab akibat
Method
Kelengkapan
Diagram
data by
dokumen Fishbone
hardcopy

Pengecekan
setiap lembar
Laporan
harian per
lembar
Pengecekan
manual Durasi waktu
pengecekan
Form Item laporan
hardcopy pekerjaan
banyak tinggi

Pembagian Kesalahan
per input data
gerbang Pekerjaan
Rekap berulang
Laporan
satuan Lembar
Laporan laporan
harian per banyak
gerbang
per hari Machine Environment
4. Merencanakan Perbaikan
Penyebab What Why How Who When How Where
utama Much

Laporan Membuat Agar lebih Laporan Sugiyo Des Rp 0 All

harian per format efisien dalam harian per 2016 gerbang
gerbang laporan pengecekan gerbang
per hari harian baru laporan & perminggu
satu untuk biaya dalam
lembar efisiensi satu
lembar
Lembaran Laporan Agar
laporan dibuat kesalahan
harian perlembar laporan
banyak per minggu segera
diketahui
5. Melaksanakan perbaikan
Merubah format laporan harian per-lembar
Menjadi per minggu per lembar

Lap.harian per
Lap.harian per
lembar – Per
lembar - per hari
Minggu

After
Before

Konten & format tidak berubah, hanya dipersingkat form ceklist &
absensi harian
6. Evaluasi perbaikan
Estimasi efisiensi waktu pengecekan tagihan
Durasi Durasi
No Item Lembar Ket Lembar Ket
(menit) (menit)

1 Laporan Harian 220 22 hari kerja 10 gerbang 660 50 22 hari kerja 10 gerbang 150
2 Laporan Mingguan 4 rekap 5 4 rekap 5
3 Laporan Bulanan 2 rekap 2 2 rekap 2
4 Opname 4 5 4 5
5 Dokumentasi 10 5 10 5
6 Administasi 5 2 5 2
7 Kontrak & SPMK 50
Total 679 169
Reduce time
Efisiensi durasi waktu
pengecekan hingga
75,67 %
Atau setara dengan Dari
11 jam menjadi 2,5 jam
6. Evaluasi perbaikan
Benefit cost (biaya)

Durasi Durasi
No Item Lembar Ket Lembar Ket
(menit) (menit)

1 Laporan Harian 220 22 hari kerja 10 gerbang 660 50 22 hari kerja 10 gerbang 150
2 Laporan Mingguan 4 rekap 5 4 rekap 5
3 Laporan Bulanan 2 rekap 2 2 rekap 2
4 Opname 4 5 4 5
5 Dokumentasi 10 5 10 5
6 Administasi 5 2 5 2
7 Kontrak & SPMK 50 50
Total 295 125

Reduce COST
170 lembar per bulan
2040 lembar per tahun
4 rim per tahun
6. Evaluasi perbaikan
Estimasi biaya cetak per lembar A4 Estimasi biaya pembuatan
Laporan per bulan
tinta 2,27 mL kertas A4 Item Before After Ket
650 Rp/mL konversi Jumlah halaman 295 125 lembar
1.476 Rp/lembar biaya kertas + tinta 1600 1600 Rp/lembar
1.500 dibulatkan
472.000 200.000 Rp/bulan

kertas 500 lembar 1 rim Efisiensi biaya pembuatan

30.000 Rp/rim HVS A4 70gr
laporan hingga 57,63 %
60 Rp/lembar

tinta + kertas 1.560 Rp/lembar

1.600 dibulatkan Reduce operational cost

Item Total Ket

Gaji Staff 4.000.000 per bulan
181.818 per hari 22 hari kerja
22.727 per jam 8 jam kerja

before 11 jam 250.000

after 2,5 jam 56.818
Dev 193.182
77,27%
Efisiensi biaya pengecekan laporan
hingga 77,27 %
6. Standarisasi

Pengisian form laporan harian

Menggunakan format baru
Untuk mempermudah pengecekan
Laporan harian

Diberlakukan mulai bulan Desember 2016

Untuk kontrak pekerjaan Landscape
Tahun 2016
Nomor Kontrak : 110/PJ/M-1/IX/2016