Tahapan

Workload
Analysis
1.2 Tahapan Workload 1/18
 TAHAPAN WORKLOAD ANALYSIS
Langkah-langkah melakukan Wola :
1. SCOPE
Batasan Kegiatan

2. Analisa Detail Proses Kerja

List Down proses – proses kerja utama yang ada di scope kerja tersebut

3. Perhitungan beban kerja

Untuk setiap proses utama lakukan perhitungan beban kerja
dengan cara sbb :
a. Deliverable suatu proses dalam satu periode waktu yang ditetapkan
b. Petakan alur proses (tetapkan batas awal & akhir)
c. Pengukuran cycle time disetiap tahapan proses
d. Analisa

1.2 Tahapan Workload 2/18

 TAHAP 1 : TETAPKAN SCOPE WOLA

Kegiatan Wola dimulai dengan menentukan proses / aktivitas kerja yang

akan dianalisa beserta scopenya

1.2 Tahapan Workload 3/18

 PENENTUAN PROSES / AKTIVITAS KERJA

Penentuan proses / aktivitas kerja ini dapat dilakukan dengan pendekatan sbb:

Fokusnya pada aktivitas yang harus

1. ACTIVITY dirampungkan didalam suatu posisi atau
BASED unit kerja

2. PROCESS Fokusnya pada serangkaian proses

dimana penyelesaiannya dapat terjadi di
BASED individu atau unit kerja lainnya

1.2 Tahapan Workload 4/18

 1. ACTIVITY 2. PROCESS
BASED BASED
• Ani adalah seorang Resepsionis, dia Proses Pengadaan ATK , Bagian Purch :
melakukan tugas : Periksa PR s.d Receive material
 Terima tlp, tamu, dokumen, absensi
& meal karyawan • Periksa PR  cek Budget  Nego vendor
 Create PO  Submit PO  Receive
• Dari hasil Wola ini dapat diketahui waktu produk/material  Cek Kualitas 
efektif Ani . Posting data by sistem

• Jika ternyata waktu < 80% ini • Berapa orang yang dibutuhkan untuk
mengindikasikan bahwa Ani masih bisa menyelesaikan suatu target kerja
diberi yang lain perusahaan / departemen
1.2 Tahapan Workload 5/18
 BATASAN SCOPE WOLA
Dalam bahan ini, akan difokuskan kepada process based

Wola berdasar process based, perlu ditetapkan scope proses yang

akan dianalisa ( tetapkan end to end) :

1. Entire proses di perusahaan: Order s/d Cash

2. Proses di suatu Divisi : manufactur produk A
3. Proses di Suatu Departemen : Assembly
4. Dst

1.2 Tahapan Workload 6/18

 Proses Bisnis
PROCESS LEVELLING : Proses di dalam proses

Macro-process
Business process Alur Kerja yang diperlukan untuk
menyelesaikan
Sub-processes
major business objective.

Sebuah kegiatan logis, terkait, yang

berurutan
Level 0 yang merupakan bagian dari proses makro

Activities Hal – hal yang terjadi di dalam proses.

Mereka biasanya dilakukan oleh satu unit
(one person or one department).
Level 1
Langkah-langkah rinci yang dibutuhkan
untuk melakukan suatu kegiatan
Tasks

Level 2

1.2 Tahapan Workload 7/18

TAHAP 2 : Analisa Detail Proses Kerja
CARA PEMBUATAN:
1. Identifikasi dibutuhkan customer beserta volume / target output yang disyaratkan
dalam satu periode tertentu
2. Tetapkan proses-proses yang dibutuhkan
Contoh : Costumer public training, consultancy, in house
3. Tetapkan awal dan akhir proses kerja

4. Disetiap tahapan proses identifikasi :

– Pihak – pihak yang berkepentingan
– Sarana kerja yang dibutuhkan

5. Tuliskan setiap tahapan proses dan hubungkan dengan tanda panah untuk
menunjukkan arah aliran .

1.2 Tahapan Workload 8/18

 Listdown proses – proses yang dibutuhkan
costumer

1.2 Tahapan Workload 9/18

 Listdown proses – proses yang
dibutuhkan konsumen
Berangkat dari : KPI & Current Process

1.

2.

3.

4.

5.

1.2 Tahapan Workload 10/18

 Nama Jabatan :
Proses / aktivitas :

Proses Kerja Frekwensi

Daily / weekly / Monthly
1

….

….

….

1.2 Tahapan Workload 11/18

 Listdown proses – proses yang
dibutuhkan konsumen
Berangkat dari : KPI & Current Process
Measurement KPI QC:
1. 100% Release batch Record H+3
2. Monitoring proses produksi
(compliance)
3. Controlling Temp. room
4. Pengujian Micro product &
ruangan
5. Validasi produk transfer method
6. Validasi cleaning area

1.2 Tahapan Workload 12/18

 Measurement KPI :
100% Release batch
Record H+3

QC
Check Approve
laboratory laboratory

Release
Product
Product
QA
Periksa Periksa isi Input & report
kelengkapan dokumen Sertifikat
dokumen Reviewer 1

Dokumen

1.2 Tahapan Workload 13/18

 Urutan kerja Release product : Document
Waktu

45

25

1.2 Tahapan Workload 14/18

 Urutan kerja Release product : Document
Karyawan
Frekwensi Frekwensi
/ level Aktivitas Kerja
per hari per bulan
jabatan
1. Record data 10 200
Admin 2. Record temp. room 1 20
3. Pemastian produk release shipment 1 20
1. Periksa batch record 10 200
Spv QC
2. Periksa micro 3 60
1. Approve batch record 10 200
Manager 2. Approve micro 3 60
QC 3. Audit internal & eksternal Bulanan 1
4. Meeting koordinasi produksi Mingguan 4
1. Release product 10 200
Manager
2. Audit Bulanan 1
QA
3. Meeting koordinasi produksi Mingguan 4

1.2 Tahapan Workload 15/18

LOGISTIC PROCESS
EXPORT IMPORT DIVISION

EXPORT IMPORT LOGISTIC

PROSES DIBAGIAN LOGISTIC

A Truck (&
B C D
Pencucian
dokumen) Isi BBM Storage
diterima Truck

Data Mutasi Truck : 78.340 unit/bulan

Jumlah tenaga kerja : 4 orang karyawan

1.2 Tahapan Workload 16/18

 Contoh Kasus
Jenis pekerjaan : single Job

Team AKTIVITAS RUTIN HARIAN

Admin 1. Penerimaan unit & Cek Dokumen
Receiving
2. Input data di system
A
3. Cetak scheck sheet & pemberian kartu lokasi

4. Pemindahan ke car wash

Op.1 1. Pencucian unit
B
2. Pemindahan ke parkir sementara
Op. 2 1. Pemindahan ke bbm
C
2. Pengisian bahan bakar
3. Pemindahan unit ke Line Quality Insp.
Op. 3 D 1. Pemindahan unit kt Storage Yard

1.2 Tahapan Workload 17/18

 LATIHAN BUSINESS PROCESS

1. PILIH PROSES
2. TETAPKAN BATASANNYA
(AWAL DAN AKHIR PROCESS)
3. LIST PEKERJAAN DI BAGIAN
TERSEBUT
4. IDENTIFIKASI PROSES-
PROSES KE DALAM POST - IT

1.2 Tahapan Workload 18/18