Production Activity Control (PAC)

I. Kegiatan Utama PAC

II. Sistem Informasi bagi PAC
III. Planning & Control Database
IV. Fungsi Utama Production Activity Control
V. Tanggung jawab Production Control Dept
ƒ Loading (Assignment Method)
ƒ Sequencing
ƒ Monitoring (Gantt Chart, I/O Control)
VI. Scheduling & Sequencing Performances
VII. Input/Output Control.
Rabu, 5 Des 2008
Typical Scheduling Process
Contoh : Johnson’s Rule Scheduling
Operation time dari
Job A, B, C & D pada
Mesin 1 & 2

Job Machine Machine

1 2
A 3 2
B 6 8
C 5 6
D 7 4
 I. Kegiatan Utama PAC

1. Mengeluarkan Work Order (WO) ke shop floor

untuk pelaksanaan produksi.
2. Melakukan kontrol terhadap WO dan memastikan
pekerjaan diselesaikan.
3. Menangani rencana detail flow of orders pada
kegiatan produksi sesuai rencana, serta
mengendalikan pekerjaan dalam proses sampai
selesai.
4. Mengelola kegiatan dari waktu ke waktu dan
memberikan dukungan bila diperlukan.
 II. Sistem Informasi PAC

Guna melaksanakan produksi, PAC harus memiliki

informasi tentang :
„ Apa dan berapa banyak yang diproduksi?

„ Kapan parts dibutuhkan agar penyelesaian

produksi tercapai?
„ Operasi apa yang dibutuhkan untuk membuat
produk, dan berapa lama?
„ Berapa besar kapasitas work centers?
 III. Planning & Control Database

1. Planning Files: “Item master file, product structure file, routing

file, dan work center master file”.
1.1. Item Master File:
ƒ No. part
ƒ Deskripsi part
ƒ Manufacturing lead time
ƒ Kuantitas di tangan
ƒ Kuantitas tersedia
ƒ Kuantitas dialokasikan
ƒ On-order quantities
ƒ Lot-size quantity
1.2. Product Structure File (BOM):
ƒ Daftar komponen

ƒ Jumlah komponen untuk tiap 1 produk rakitan

1.3. Routing File:

ƒ Operasi pembuatan produk, dan urutannya

ƒ Deskripsi ringkas tiap operasi

ƒ Peralatan, tool, dan asesoris untuk tiap operasi

ƒ Setup time tiap operasi

ƒ Run time (waktu standar) utk memproses satu unit mel. tiap

operasi
ƒ Lead time tiap operasi
1.4. Work Center Master File:
ƒ Nomor work center

ƒ Kapasitas

ƒ Jumlah shift kerja tiap minggu

ƒ Jumlah jam mesin per shift

ƒ Jumlah jam pekerja per shift

ƒ Efisiensi

ƒ Utilisasi

ƒ Waktu tunggu

ƒ Adanya Work Centers alternatif.

2. Control Files: “Shop order master file, dan
shop order detail file”.

2.1. Shop Order Master File:

ƒ Nomor shop order

ƒ Order quantity

ƒ Kuantitas diselesaikan

ƒ Kuantitas skrap

ƒ Kuantitas material di-issued utk order

ƒ Due date

ƒ Prioritas

ƒ Kuantitas yg belum selesai

ƒ Informasi biaya
 IV. 6 Fungsi Utama
Production Activity Control

1. Menetapkan prioritas untuk tiap “shop order”.

2. Mendapatkan informasi kuantitas “work- in

process” (WIP)

3. Menyediakan informasi status “shop-order”.

4. Menyediakan data “output” (aktual) untuk
mengendalikan kapasitas

5. Menyediakan “quantity” by location by shop

order untuk mengetahui “WIP inventory”

6. Menyediakan ukuran efisiensi, utilization, dan

produktivitas pekerja dan mesin.
Hewlett-Packard’s
Work orders
Shop-Floor Control
System
Work order
scheduling

Work order
tracking

Capacity Routings Shop- Work-

requirements and floor in-process
planning work centers dispatching control

Labor and Standard Prioritized Input/

equipment production queue output
requirements costs lists analysis
....
 V. Tanggung jawab Production
Activity Control (PAC)

1. Loading - Proses meng-assign pekerjaan

pada resources yang terbatas.
2. Sequencing – Menentukan urutan perintah
kerja ke pabrik (shop), dan mengeluarkan
“dispatch lists” utk setiap mesin
3. Monitoring – Memantau laporan kemajuan
tiap pekerjaan sampai selesai dikerjakan.
 Loading (pembebanan)
1. Mengalokasikan pekerjaan ke mesin-
mesin (resources)
2. Melaksanakan pekerjaan pada sumber-
sumber (resources) yang paling efisien
3. Penentuan alokasi dgn menggunakan
Metode Assignment (Linear
Programming).
 Contoh 1 Assignment Method (Loading)

Diketahui: Scheduler mengatur 5 pekerjaan pada 5 mesin

(n=5). Biaya menyelesaikan pekerjaan pada tiap mesin
dapat dilihat pada tabel. Scheduler ingin meng-assign
pekerjaan dengan biaya minimum (Ada 5! atau 120 possible
assignments).
Job Mesin
A B C D E
Job I $5 $6 $4 $8 $3
Job II 6 4 9 8 5
Job III 4 3 2 5 4
Job IV 7 2 4 5 3
Job V 3 6 4 5 5
Step 1: Row reduction – the smallest number is
subtracted from each row.

Job Mesin
A B C D E
Job I 2 3 1 5 0
Job II 2 0 5 4 1
Job III 2 1 0 3 2
Job IV 5 0 2 3 1
Job V 0 3 1 2 2
 Contoh 2 Assignment Method (Loading)

„ Sebuah pabrik buah-buahan kaleng (beans, peaches,

tomatoes, corn) diolah pd 4 buah alat masak serbaguna
(cooker)
„ Tiap Cooker mampu sekaligus memproses pressure-
cook, vacuum-pack, dan memakai label ke tiap jenis
kaleng.
„ Alat-alat ini ada yang lebih efisien dari lainnya. Jadi
lama waktu prosesnya berbeda-beda.
„ Krn keterbatasan waktu hanya satu pekerjaan yang
dapat di-assign ke tiap cooker.
„ Bgmn tiap job di-assign ke cooker agar proses
pembuatan buah kaleng ini paling efisien ?
 VI. Scheduling & Sequencing
Performances

Sequencing Rule:
„ FCFS (First Come First Served)

„ SPT (Shortest Processing Time)

„ EDD (Earliest Due Date)

„ LPT (Longest Processing Time).

Contoh Sequencing Rule

Diketahui: 5 pekerjaan menunggu untuk dikerjakan di

production line. Waktu proses, dan due date dari pekerjaan-
pekerjaan ini terdapat pada tabel. Kita ingin menentukan
sequence prosesnya berdasarkan FCFS, SPT, EDD, dan
LPT. Juga ingin dihitung performances-nya.

Job Processing time (days) Due date

(days)
A 6 8
B 2 6
C 8 18
D 3 15
E 9 23
1. FCFS (First Come First Served)

• FCFS = {A, B, C, D, E}
Job Processing Flow Due date Lateness
time (days) Time (days)
A 6 6 8 0
B 2 8 6 2
C 8 16 18 0
D 3 19 15 4
E 9 28 23 5
28 77 11

FCFS Performances:
a. Ave. compl. time = Sum of tot. flow time/Number of jobs= 77/5 =15.4 days.
b. Utilization = Total proc. time/Sum of total flow time = 28/77 = 36.4%
c. Ave. number of jobs in the system = Sum of total flow time/Total proc. time = 77/28 = 2.75 jobs.
d. Ave. job lateness = Total late days/Number of jobs = 11/5 = 2.2 days.
 2. SPT (Shortest Processing Time)

SPT = {B, D, A, C, E}

Job Processing Flow Due date Lateness

time (days) Time (days)
B 2 2 6 0
D 3 5 15 0
A 6 11 8 3
C 8 19 18 1
E 9 28 23 5
28 65 9

SPT Performances:
a. Ave. compl. time = Sum of tot. flow time/Number of jobs= 65/5 =13 days.
b. Utilization = Total proc. time/Sum of total flow time = 28/65 = 43.1%
c. Ave. number of jobs in the system = Sum of total flow time/Total proc. time = 65/28 = 2.32 jobs.
d. Ave job lateness = Total late days/Number of jobs = 9/5 = 1.8 days.
 3. EDD (Earliest Due Date)

EDD = {B, A, D, C, E}

Job Processing Flow Due date Lateness

time (days) Time (days)
B 2 2 6 0
A 6 8 8 0
D 3 11 15 0
C 8 19 18 1
E 9 28 23 5
28 68 6

EDD Performances:
a. Ave. compl. Time = Sum of tot. flow time/Number of jobs= 68/5 =13.6 days.
b. Utilization = Total proc. time/Sum of total flow time = 28/68 = 41.2%
c. Ave. number of jobs in the system = Sum of total flow time/Total proc. time = 68/28 = 2.43 jobs.
d. Ave job lateness = Total late days/Number of jobs = 6/5 = 1.2 days.
4. LPT (Longest Processing Time)

LPT = {E, C, A, D, B}

Job Processing Flow Due date Lateness

time (days) Time (days)
E 9 9 23 0
C 8 17 18 0
A 6 23 8 15
D 3 26 15 11
B 2 28 6 22
28 103 48

LPT Performances:
a. Ave. compl. time = Sum of tot. flow time/Number of jobs= 103/5 =20.6 days.
b. Utilization = Total proc. time/Sum of total flow time = 28/103 = 27.2 %
c. Ave. number of jobs in the system = Sum of total flow time/Total proc. time = 103/28 = 3.68 jobs.
d. Ave job lateness = Total late days/Number of jobs = 48/5 = 9.6 days.
 Summary FCFS, SPT, EDD, dan LPT:

Rule Ave. Comp. Utilization Ave. Number of Ave. Lateness

Time (days) (%) Job in System (days)

FCFS 15.4 36.4 2.75 2.2

SPT 13.0 43.1 2.32 1.8
EDD 13.6 41.2 2.43 1.2
LPT 20.6 27.2 3.68 9.6

Kesimpulan:
1. SPT adl yg terbaik utk meminimumkan job flow time dan ave. number of jobs in
system. Kelemahannya, pekerjaan yang berdurasi lama tdk diprioritaskan. Itu
mempengaruhi pertimbangan customers.
2. FCFS kurang bagus utk semua kriteria. Tapi menguntungkan dan adil di mata
customers yang merasa didahulukan jika lebih dulu datang.
3. EDD, meminimumkan max tardiness yg penting bila penalty tinggi. EDD bagus bila
lateness hal yang penting.
 Guidelines Umum Scheduling

„ SPT paling bermanfaat untuk “shop” yang paling padat (highly congested).
„ Meminimumkan “mean flow time”, “mean number of jobs in the system

(WIP)”, dan “percent of late jobs”.

„ Di sisi lain, bbrp jobs mungkin sangat terlambat (very late).

„ Metode SLACK berjalan baik untuk aktivitas normal, atau bila sistem tidak
“overly constrained”
„ DDATE baik untuk yang sedikit terlambat
„ Keterlambatan bisa terjadi, tapi terlambatnya tidak lama

„ LPT untuk subkontrak, dimana pekerjaan besar dan lama dikerjakan in-house
dan pekerjaan pendek keluar
„ FCFS untuk demand bagi “low capacity level” dan easy to apply
„ Tdk digunakan SPT utk pekerjaan rakitan. Gunakan DDATE.
 Monitoring

„ Gantt Chart
Memperlihatkan rencana aktivitas dan
penyelesaiannya dalam skala waktu
„ Input/Output Control
Memonitor input dan output dari tiap work
center.
 Gantt Chart
Key:
Job 32B Completed
Activity
3 Behind schedule
Planned
Job 23C Activity
Facility

2 Ahead of schedule

Job 11C Job 12A

1 On schedule

1 2 3 4 5 6 8 9 10 11 12 Days
Today’s Date
 VI. Input/Output Control

Work
Input Output
Center
Note:

ƒ Planned work input ke WC tidak boleh lebih dari planned work output.

ƒ Bila input > output terjadi backlog pada WC, dan lead time meningkat
pada pekerjaan di hulu. Selanjutnya, bila pekerjaan menumpuk di WC,
macet, terjadi inefisiensi proses, dan flow of work ke WC di hilir jadi
sporadis (kacau).

ƒ Fokuskan perhatian pada “bottleneck work centers”.

Shop Capacity Control Workflow
 Rules & Calculations
1. Rules:
• Planned and actual inputs monitor the flow of
work coming to the work center.
• Planned and actual outputs monitor the
performance of the work center.
• Planned and actual backlogs monitor the queue
and lead time performance.
2. Calculations:
• Cum. deviation = previous cum deviation +
actual – planned
• Planned backlog for period 1 = previous backlog
+ planned input – planned output.
Contoh: Input/Output Report

Week ending 505 512 519 526

Planned input 210 210 210 210
Actual input 110 150 140 130
Cumulative deviation - 100 -160 -230 -310
Planned output 210 210 210 210
Actual output 140 120 160 120
Cumulative deviation -70 -160 -210 -300

Catatan:
• Output lebih kecil dr rencana – problem kapasitas di WC cukup serius.
• Input juga sama, problem kapasitas untuk mengisi WC.
• Proses kontrol harus mencari problem di hulu dan menyesuaikan
input dan kapasitas.
SOLUSI: Apakah menaikkan kapasitas di bottleneck, or kurangi inputnya.
 Questions?

„ Bila kecepatan pembebanan ke work-station

melebihi kecepatan yang dapat diselesaikan
work-station, apa yang akan terjadi ?

„ Apa bukti visual dan fisik masalah yang akan

muncul dalam kondisi diatas ?
Shop-Floor Control

Shop-Floor Control System: “A system for

utilizing data from the shop floor as well as
data processing files to maintain and
communicate status information on shop
orders and work centers”.

APICS Dictionary
Ilustrasi: Basic tools for Shop Floor Control