Notulen Rapat Panitia

Family Gathering
Besmindo Group

No Sie Item Follow Up Target Status

bagi karyawan yang membawa rekap yang membawa

mobil pribadi dan tidak kendaraan pribadi dan
1 all berangkat dari BMS maka tidak sosialisasikan ke seluruh selasa, 25-9-18
mendapat snack pagi, sampai di peserta dan
hotel langsung makan siang management

pj pembagian souvenir anak, 0-5

2 sie konsumsi (akura) tahun = mba krista, 6-10 tahun = info ke ybs
victor

tunjuk PJ bus tiap bus, dan sie

4 sie transportasi keamanan yang atur bus (sekuriti
yg ikut)

Dari total per pax, yang akan

ditagihkan ke masing-masing
sosialisasi ke
perusahaan:
5 all management masing-
100% BMS
masing
80% BTS, Akura, PES
60% BTSC, MSJ, GSI

Rundown kasar sudah, run down buat rundown fix

6 Sie Acara
fix segera dibuat
Urutan performance : bts, gsi, sosialisasi ke seluruh
7 Sie Acara
btsc, bms, msj, abc, pes peserta

backdrop sponsor dari BMS, 6m x

3m, desain welcome banner selasa, 25 sept
8 Sie Perkap
kasih ke hotel. 2018
Desain backdrop buat 2 option

desain welcome banner + selasa, 25 sept

9 Sie Perkap
photobooth 2018
panggung ukuran 8x3 m, tinggi
10 Sie Perkap
30 cm
11 Sie Perkap toa dari bts dan bms

target banner, backdrop, dan

photobooth sudah jadi sebelum
12 Sie Perkap
5 oktober 2018 (technical
meeting)

snack fix, arem-arem, risol mayo,

13 sie konsumsi
roti goreng coklat, minta di DP

test food antara 5/6 oktober

14 sie konsumsi 2018 bersamaan dgn technical
meeting panitia
 daftar menu minta ulang dari
pihak hotel sesuai dengan harga
15 sie konsumsi dan ketua
pax, akan dipilih ulang oleh sie
konsumsi

Bis menggunakan CV. SQ Trans,

menggunakan 9 unit Bus dengan Apakah mau survey
16 sie transportasi
kapasitas 59, DP 50% sudah bis?????
dibayarkan

Skema pembagian bis akan

didiskusikan kembali, namun
17 All
panitia lebih prefer ke arah
karyawan tidak disebar

toni gak ikut, ganti mas widi tapi

18 Sie Dokumentasi
belum ada kamera
 Notulen Rapat Panitia
Family Gathering
Besmindo Group

No Sie Item Follow Up Target Status

bagi karyawan yang membawa rekap yang membawa

mobil pribadi dan tidak kendaraan pribadi dan
1 all berangkat dari BMS maka tidak sosialisasikan ke seluruh OK OK
mendapat snack pagi, sampai di peserta dan
hotel langsung makan siang management

pj pembagian souvenir anak, 0-5

2 sie konsumsi (akura) tahun = mba krista, 6-10 tahun = info ke ybs OK OK
victor

sinta akan rekap daftar

tunjuk PJ bus tiap bus, dan sie peserta per perusahaan
4 sie transportasi keamanan yang atur bus (sekuriti dan layout bis lalu rabu, 26 sep 2018
yg ikut) diserahkan ke pak
semart

Dari total per pax, yang akan

ditagihkan ke masing-masing
sosialisasi ke
perusahaan:
5 all management masing- OK OK
100% BMS
80% BTS, Akura, PES masing
60% BTSC, MSJ, GSI

Rundown kasar sudah, run down

6 Sie Acara buat rundown fix
fix segera dibuat
Urutan performance : bts, gsi, sosialisasi ke seluruh
7 Sie Acara OK OK
btsc, bms, msj, abc, pes peserta

backdrop sponsor dari BMS, 6m x KOMUNIKASIKAN

3m, desain welcome banner selasa, 25 sept
8 Sie Perkap DENGAN PAK YUDI SBG
kasih ke hotel. 2018
SPONSOR
Desain backdrop buat 2 option

KOMUNIKASIKAN
desain welcome banner + selasa, 25 sept
9 Sie Perkap DENGAN PAK YUDI SBG
photobooth 2018
SPONSOR

disosialisasikan untuk
panggung ukuran 8x3 m, tinggi
10 Sie Perkap kebutuhan performance
30 cm
tiap perusahaan

konfirmasi dari bts dan

11 Sie Perkap toa dari bts dan bms
bms
 target banner, backdrop, dan
12 Sie Perkap photobooth sudah jadi sebelum
5 oktober 2018 (technical
meeting)

snack fix, arem-arem, risol mayo,

13 sie konsumsi SUDAH DI DP 50% OK OK
roti goreng coklat, minta di DP

KOMUNIKASIKAN
14 sie konsumsi test food antara 7 oktober 2018 JADWAL TESTFOOD KE
BU AR DAN BU ER

daftar menu minta ulang dari

pihak hotel sesuai dengan harga MENUNGGU DARI CHEF
15 sie konsumsi dan ketua pax, akan dipilih ulang oleh sie HOTEL
konsumsi

Bis menggunakan CV. SQ Trans,

menggunakan 9 unit Bus dengan LAYOUT TEMPAT
16 sie transportasi DUDUK BIS AKAN SINTA
kapasitas 59, DP 50% sudah
dibayarkan MINTA KE SQ TRANS

Skema pembagian bis akan PEMBAGIAN BIS AKAN

didiskusikan kembali, namun DIBAGI SESUAI
17 All panitia lebih prefer ke arah PERUSAHAAN DAN
karyawan tidak disebar LAYOUT BIS

ALTERNATIF
MENGGUNAKAN
KAMERA DIGITAL,
toni gak ikut, ganti mas widi tapi NAMUN BERTANGGUNG
18 Sie Dokumentasi
belum ada kamera JAWAB MENG-COLLECT
HASIL DOKUMENTASI
DARI ORANG YANG
BAWA KAMERA SLR
 RUNDOWN ACARA FAMILY GATHERING
BESMINDO GROUP

DAY 1
08.00-08.30 KUMPUL + REGISTRASI
08.30-09.00 MASUK BIS
09.00-11.00 PERJALANAN KE GMB
11.00-11.30 FOTO BERSAMA
11.30.12.00 PEMBAGIAN KUNCI KAMAR
12.00-13.30 MAKAN SIANG
13.30-14.00 PEMBAGIAN SOUVENIR ANAK
14.00-18.00 CHECK-IN, FREE TIME
18.00-19.00 DINNER
19.00-19.10 ACARA DI BALLROOM - OPENING, DOA BERSAMA, JARGON
19.10-19.15 KATA SAMBUTAN PAK ST
19.15-19.20 KATA SAMBUTAN PAK BEN
19.20-19.25 KATA SAMBUTAN PERWAKILAN PANITIA
19.25-19.35 PEMBAGIAN CINCIN PENGHARGAAN KARYAWAN 15 TAHUN BEKERJA
19.35-19.45 PERFORMANCE DANCE DARI SYIFA ANANDIRA (ANAK BU FATMA BMS)
19.45-19.55 PERFORMANCE DARI BTS
19.55-20.05 PERFORMANCE DARI GSI
20.05-20.15 PERFORMANCE DARI BTSC
20.15-20.25 PERFORMANCE DARI BMS
20.25-20.35 PERFORMANCE DARI MSJ
20.35-20.45 PERFORMANCE DARI AKURA
20.45-20.55 PERFORMANCE DARI PES
20.55-21.00 PENGUMUMAN PEMENANG
21.00-22.00 ORGAN TUNGGAL + SUPPER
22.00-07.00 TIDUR

DAY 2
07.00-08.30 BREAKFAST
08.30-11.30 FREE TIME
11.30-12.00 CHECK OUT PENGEMBALIAN KUNCI
12.00-13.00 LUNCH
13.00-15.00 PULANG