PENGELOLAAN VAKSIN COVID-19

RUSAK DAN/ATAU KEDALUWARSA

11 AGUSTUS 2022

DIREKTORAT PENGELOLAAN DAN PELAYANAN KEFARMASIAN

 Pengelolaan Vaksin COVID-19
OUTLINE Rusak dan/atau Kedaluwarsa
di Daerah

. 2
LATAR BELAKANG

•Untuk meningkatkan keamanan, efektivitas, efisiensi pengelolaan vaksin Covid-19

sebagai Barang Milik Negaran (BMN), akan dilakukan pemusnahan vaksin Covid-19
yang rusak dan/atau kedaluarsa sesuai dengan regulasi yang berlaku di bawah
supervisi BPKP, KPK dan Inspektorat Jenderal Kemenkes

Pemusnahan akan dilakukan secara terpusat di Kementerian Kesehatan setelah

dilakukan pengumpulan vaksin unopened vial yang rusak dan/atau kedaluwarsa, secara
berjenjang oleh Fasilitas Pelayanan Kesehatan, Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota, dan
Dinas Kesehatan Provinsi

Setiap proses dilakukan pencatatan dan dokumentasi untuk menjaga akuntabilitasnya

 SURAT EDARAN
PENGELOLAAN VAKSIN COVID-19
RUSAK DAN/ATAU KEDALUWARSA
(Nomor HK.02.02/E/1552/2022 tanggal 29 Juli 2022)

Entitas Pelayanan Vaksinasi yang melakukan

pengelolaan Vaksin COVID-19 rusak dan/atau
kedaluwarsa meliputi:
1. Dinas Kesehatan Provinsi;
2. Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota; dan
3. Fasilitas Pelayanan Kesehatan

Pengelolaan vaksin dilakukan terhadap Vaksin COVID-19 yang

rusak dan/atau kedaluwarsa s/d tanggal 31 Maret 2022
 Ketentuan Pelaksanaan Pengelolaan Vaksin COVID-19
Rusak dan/atau Kedaluwarsa

Pengelolaan Vaksin COVID-19 rusak dan/atau kedaluwarsa yang dilakukan di Entitas Pelayanan Vaksinasi
COVID-19 meliputi:
• Vaksin COVID-19 yang telah digunakan dalam pelayanan kesehatan (opened vial);
• Vaksin COVID-19 yang telah dimusnahkan oleh Entitas Pelayanan Vaksinasi COVID-19 sebelum Surat
Edaran ditetapkan; dan
• Vaksin COVID-19 yang belum digunakan dalam pelayanan kesehatan (unopened vial).

Ketentuan yang harus dilakukan oleh setiap Entitas:

•Membuat BAST, BAP dan Laporan Hasil Penelitian;

•Melakukan pencatatan pada aplikasi SMILE;
•Melakukan koreksi pada aplikasi SMILE jika terdapat perbedaan data dengan Laporan Hasil Penelitan

Pengembalian Vaksin COVID-19 rusak dan/atau kedaluwarsa agar terkumpul di Dinkes Provinsi paling
lambat 14 hari kerja setelah SE ditetapkan
5
Frequently Asked Questions (FAQ)
No Pertanyaan Jawaban
1 Kapan batas Pengumpulan vaksin 18 Agustus 2022
hingga ke provinsi ?
2. Siapa pejabat struktural yang berhak Pejabat struktural di masing-masing entitas
menandatangani BAST ?
3. Siapa pihak ke 1 dan 2 dalam BAST ? 1. BAST Fasyankes - Kab/Kota:
- Pihak ke 1  Fasyankes
- Pihak ke 2  Dinkes Kab/Kota

2. BAST Kab/Kota - Provinsi:

- Pihak ke 1  Dinkes Kab/Kota
- Pihak ke 2  Provinsi

3. BAST Provinsi - Pusat :

- Pihak ke 1  Provinsi
- Pihak ke 2  Pusat

Pada tanda tangan, dilengkapi dengan stempel masing-masing

Instansi.
Frequently Asked Questions (FAQ)
No Pertanyaan Jawaban

4. Apakah Vaksin Gotong Royong (VGR) yang berada VGR bukan termasuk dalam BMN sehingga proses
di Fasyankes juga ikut dimusnahkan sesuai SE? pemusnahannya tidak dilakukan bersama dengan ketentuan SE.

5. Untuk fasyankes non entitas di laporan penelitian, Jika statusnya non entitas, maka proses pencatatan di stok
apakah dituliskan nama fasyankes non entitasnya pembuangan mengikuti entitas Dinkes Kab/Kota. Sehingga entitas
masing masing atau digabungkan menjadi satu di Dinkes Kab/kota yang akan memproses di SMILE
row Dinkes kab/kota ?

6. Bagi yang sudah melakukan pemusnahan di Dapat melampirkan BA pemusnahan yang ada serta tetap mengisi
fasyankes apakah boleh menggunakan BA yang laporan hasil penelitian dalam link sesuai SE
sudah ada atau harus mengikuti format BA dalam
SE?

7. Apa wadah yang digunakan untuk pengiriman Menggunakan wadah dengan ketentuan seperti yang terdapat
vaksin dari faskes ke Dinkes Kab/Kota atau dalam SE
Provinsi?
Frequently Asked Questions (FAQ)
No Pertanyaan Jawaban

8. Untuk vaksin sisa di non entitas yang tidak Dikembalikan ke entitas asal. Sehingga entitas asal yang akan
tercatat di SMILE apakah juga ikut melaporkan ke dalam SMILE
dimusnahkan ?

9. Bagaimana perlakuan Vaksin yang ED Tetap disimpan sesuai dengan suhu penyimpanan masing
setelah tanggal 31 Maret ? masing jenis vaksin

10. Bagaimana penyimpanan vaksin yang akan Ketentuan tempat dan suhu penyimpanan sesuai dengan
dikirimkan ke Dinkes kab/kota atau provinsi ketentuan yang terdapat pada Surat Edaran
?

11. Untuk vaksin yang berada di Polda Jika vaksin diterima dari provinsi, maka vaksin dikirimkan ke
(diterima dari Dinkes Prov), apakah Dinkes provinsi.
dikirimkan langsung ke provinsi ?
Frequently Asked Questions (FAQ)
No Pertanyaan Jawaban

12. Cara pemusnahan untuk vial yang sudah Diperlakukan sesuai kategori opened vial dalam SE
pecah di faskes dalam berita acara sesuai
SE

13 Untuk APIP yang hadir saat pemeriksaan

SO untuk LHP dicantumkan di mana ?

14. Bagaimana perlakuan untuk vaksin dengan Jika vaksin masih dalam kondisi tertutup / belum digunakan
ED dinamis (vaksin Pfizer dan moderna maka dapat dikategorikan dalam vaksin vaksin rusak
dengan ED setelah 31 maret tetapi rusak (Unopened Vial) sehingga dapat dikumpulkan untuk dapat di
karena berada di luar suhu penyimpanan)? kirimkan secara berjenjang ke pusat.
 A. PENGELOLAAN VAKSIN COVID-19 RUSAK DAN/ATAU KEDALUWARSA
(UNOPENED VIAL) SECARA BERJENJANG
FASYANKES
• Penelitian Vaksin COVID-19
• Pemisahan, Pengumpulan, dan
Penandaan pada Vaksin
COVID-19 rusak dan/atau
telah memasuki masa
kedaluwarsa sampai tanggal
31 Maret 2022
• Pencatatan pada menu
Pembuangan di aplikasi SMILE
• Berkoordinasi dengan Dinas
Kesehatan Kabupaten/Kota
terkait rencana waktu
pengiriman/penerimaan
vaksin tersebut yang
dilengkapi dengan Berita Acara
dan Laporan Hasil Penelitian
Dinkes Kab/Kota Dinkes Provinsi
• Menerima Vaksin COVID-19 rusak
• Menerima Vaksin COVID-19 rusak
dan/atau telah memasuki masa
dan/atau telah memasuki masa
kedaluwarsa sampai tanggal 31
kedaluwarsa sampai tanggal 31
2 2 Maret 2022 dari Fasyankes dan
Maret 2022 dari Fasyankes beserta
Dinkes Kab/Kota beserta dengan
dengan Berita Acara
Berita Acara
• Penelitian Vaksin COVID-19
• Penelitian Vaksin COVID-19
• Pemisahan, Pengumpulan, dan
• Pemisahan, Pengumpulan, dan
Penandaan pada Vaksin COVID-19
Penandaan pada Vaksin COVID-19
tersebut
tersebut
• Pencatatan pada menu
• Pencatatan pada menu
Pembuangan di aplikasi SMILE
1 1 Pembuangan di aplikasi SMILE
• Berkoordinasi dengan Dinas
• Berkoordinasi dengan Pusat terkait
Kesehatan Provinsi terkait rencana
rencana waktu
waktu pengiriman/penerimaan
pengiriman/penerimaan vaksin
vaksin tersebut yang dilengkapi
tersebut yang dilengkapi dengan
dengan Berita Acara dan Laporan
Berita Acara dan Laporan Hasil
Hasil Penelitian
Penelitian
11
B. PENGELOLAAN VAKSIN COVID-19 RUSAK DAN/ATAU KEDALUWARSA
YANG TELAH DIMUSNAHKAN (Termasuk Sample Uji)

Penyusunan Laporan Hasil Penelitian dan Berita Acara Pemusnahan

terhadap Vaksin yang telah dimusnahkan

Pencatatan data vaksin yang telah dimusnahkan pada aplikasi SMILE

berdasarkan Laporan Hasil Penelitian

Penyampaian Laporan Hasil Penelitian dan Berita Acara Pemusnahan

kepada Kementerian Kesehatan melalui Dinkes Provinsi

12
 C. PENGELOLAAN VAKSIN COVID-19 RUSAK DAN/ATAU KEDALUWARSA
(OPENED VIAL)

• Pemisahan Jenis
Pencatatan • Pemusnahan sesuai dengan
Pelaporan
Vaksin Covid-19 KMK No HK.01.07/ MENKES/
Rusak dan/atau • Pencatatan vaksin 6424/2021 tentang Petunjuk
Teknis Pelaksanaan Vaksinasi
Kedaluwarsa yang pada menu dalam Rangka • Berita Acara
telah digunakan pembuangan di Penanggulangan Pandemi Pemusnahan
(Opened Vial) aplikasi SMILE COVID-19
• Laporan Hasil Penelitian

Pengumpulan Pemusnahan

Diserahkan kepada
Kemenkes RI melalui
Dinkes Provinsi
DOKUMEN YANG HARUS DISAMPAIKAN OLEH ENTITAS PELAYANAN VAKSINASI COVID-19
DALAM PENGELOLAAN VAKSIN COVID-19 RUSAK DAN/ATAU KEDALUWARSA

A. BAST & Laporan Hasil Penelitian untuk Vaksin COVID-19 Unopened Vial yang akan
ditarik oleh Kementerian Kesehatan untuk dimusnahkan & dihapuskan

B. Berita Acara Pemusnahan (BAP) dan Laporan Hasil Penelitian Vaksin COVID-19
yang sudah dimusnahkan sebelum ketentuan pemusnahan ditetapkan (Termasuk
Sample Uji)

C. Berita Acara Pemusnahan (BAP) dan Laporan Hasil Penelitian Vaksin COVID-19
Opened Vial

Dokumen tersebut dapat diunggah pada link

https://link.kemkes.go.id/BASTVaksCov19RusakKedaluwarsa 14
Format Dokumen (1)
A. Laporan Hasil Penelitian Vaksin Unopened dan Opened Vial

Berisi Rekap Keseluruhan hasil penelitian dari Berisi hasil penelitian dari masing-masing
seluruh Entitas Provinsi Entitas di kabupaten tersebut
Format Dokumen (2)
B. Laporan Hasil Penelitian Vaksin yang Sudah dimusnahkan

Berisi Rekap Keseluruhan hasil penelitian dari Berisi hasil penelitian dari masing-masing
seluruh Entitas Provinsi Entitas di kabupaten tersebut
Format Dokumen (3)
A. BA Serah Terima Vaksin Unopened Vial B. BA Pemusnahan Vaksin Opened Vial dan yang telah
dimusnahkan
Prosedur Upload Dokumen...(1)
1. Buka https://link.kemkes.go.id/BASTVaksCov19RusakKedaluwarsa
2. Klik folder Provinsi sesuai Provinsi masing-masing
 Prosedur Upload Dokumen..(2)
3. Lakukan pengisian form Excell Laporan Hasil Penelitian (opened, unopened dan sudah dimusnahkan)
4. Lakukan pengisian Rekap Berita Acara Pemusnahan (opened, unopened dan sudah dimusnahkan) pada folder berikut.

5. Unduh file format BAP dalam folder Rekap Berita Acara Pemusnahan (opened, unopened atau sudah dimusnahkan)
 kemudian isi sesuai pelaksanaan pemusnahan dan
 unggah kembali file yang sudah ditanda tangani pada folder tersebut dalam bentuk pdf.
Prosedur pengisian file Excell untuk sheet Laporan Hasil Penelitian Dinkes Provinsi
1. Lakukan pengisian oleh masing masing Dinkes Kab/kota sesuai dengan keterangan yang terdapat dalam tabel
2. Tambahkan baris jika instansi memiliki lebih dari satu item vaksin
3. Kolom Total diisi dengan total jumlah keseluruhan vial dan dosis vaksin dan diisi oleh Dinkes Provinsi

3
Prosedur pengisian file Excell untuk sheet Laporan Hasil Penelitian Dinkes Kab/Kota
1. Lakukan pengisian oleh entitas/fasyankes masing-masing sesuai dengan keterangan yang terdapat dalam tabel
2. Tambahkan baris jika instansi memiliki lebih dari satu item vaksin
3. Kolom Total diisi dengan total jumlah keseluruhan vial dan dosis vaksin dan diisi oleh Dinkes Kabupaten/Kota

1
2