SOP 19

KOMUNIKASI
Disusun oleh: Disahkan oleh

Nomor Salinan :
Distribusi Kepada :
Tanggal Distribusi :
1)
Status Distribusi : DIKENDALIKAN
TIDAK DIKENDALIKAN

Catatan :
1) Beri tanda √ untuk yang sesuai;
2) Prosedur Sistem ini diterbitkan untuk digunakan internal di bawah kewenangan PT Ini Itu
3) Siapapun dilarang menggandakan prosedur sistem ini tanpa izin tertulis dari PT Ini Itu
Tujuan A. Komunikasi Internal

1. Memastikan proses pengendalian semua informasi internal yang terkait dengan

proses bisnis di dalam perusahaan didistribusikan dan dikomunikasikan sesuai
dengan standar perusahaan yang telah di tetapkan.

2. Memastikan terlaksananya tertib administrasi dan dokumentasi dalam

penanganan komunikasi internal sesuai dengan standar perusahaan yang telah di
tetapkan.

3. Menetapkan personel yang bertanggung jawab pada masalah komunikasi internal

dalam mendistribusikan isu keamanan pangan terkini.

4. Memastikan semua karyawan memperoleh informasi terbaru dan berlaku, terkait

dengan isu keamanan pangan.

5. Menciptakan sistem komunikasi yang terarah dan terdokumentasi di dalam

perusahaan.

B. Komunikasi Eksternal

1. Prosedur ini disusun untuk mengatur pengelolaan alur proses komunikasi dengan
pihak instansi pemerintahan, konsumen, pemasok dan masyarakat

2. Memastikan bahwa informasi yang cukup mengenai isu keamanan pangan

tersedia di seluruh rantai pangan serta membuat pengaturan komunikasi yang
efektif dengan pemasok dan kontraktor, pelanggan atau konsumen, pihak yang
berwenang dalam
peraturan perundangan serta organisasi yang memiliki dampak atau terdampak
Ruang Lingkup Menjelaskan alur proses penyebaran informasi internal yang dimulai dari
penyusunan materi informasi, pencatatan informasi sampai dengan monitoring
informasi yang disampaikan. Pada Komunikasi eksternal mencakup komunikasi
lisan atau pers conference atau korespondensi elektronoik mupun non elektronik
atau pers release,
media sosial.
Tanggung Jawab 1. HRD manager bertanggung jawab atas pelaksanaan dan pemeliharaan
prosedur ini.
2. Ketua kelompok ISO 9001 bertanggung jawab atas substansi informasi
yang berhubungan dengan permasalahan keamanan pangan.
3. Komunikasi yang berhubungan dengan kepegawaian menjadi tanggung
jawab Sekretariat HR.

4)
 4. Komunikasi yang materinya mencakup permasalahan perusahaan secara
general yang setelah tersampaikan mempunyai dampak terbentuknya opini
terhadap operasional perusahaan secara utuh, maka yang bertanggungjawab
menyampaikan informasi tersebut ke instansi pemerintahan atau konsumen
atau pemasok atau masyarakat adalah Direksi.
5. Komunikasi yang materinya mencakup ruang lingkup operasional
departemen
menjadi tanggung jawab Manajer departemen.
Definisi Tidak ada kata spesifik yang digunakan dalam prosedur ini. Pengistilahan
yang berkaitan dengan sistem ISO mengacu pada referensi.

Referensi SNI ISO 9001

Dokumentasi Prosedur ini didokumentasikan dalam bentuk berkas, USB, atau hard disc, dapat
berbahasa Indonesia atau bahasa lainnya yang kesemuanya mempunyai status
dan legalitas yang sama.
Lampiran FSOP-HRD01 : formulir komunikasi internal
FSOP-HRD02 : formulir komunikasi eksternal
I. KOMUNIKASI INTERNAL

I.I Ketentuan Umum

1. Komunikasi

Adalah suatu aktivitas atau kegiatan yang dilakukan oleh Manajemen kepada karyawan yang berkaitan
dengan kepegawaian, dapat berbentuk pertemuan, group komunikasi internal, pengumuman,
pemberitahuan, memo internal, petunjuk kerja, dan komunikasi dengan pihak diluar organisasi yang
kemudian disebut dengan komunikasi eksternal.

2. Alur Komunikasi

Adalah alur proses komunikasi dalam maupun luar organisasi yang telah di standarkan dan terdokumentasi.

3. Penyebaran Informasi

Adalah suatu aktivitas atau kegiatan penyebaran informasi dari pemberi informasi ke penerima yang
berpedoman pada alur komunikasi yang telah di standarkan dan terdokumentasi.

4. Jenis Informasi

Adalah media yang di gunakan oleh pemberi informasi ke penerima baik berupa notulen pertemuan,
group komunikasi internal, pengumuman, pemberitahuan, memo internal, memo eksternal, dan
petunjuk kerja.

5. Group komunikasi internal

Adalah salah satu media komunikasi internal perusahaan, baik dapat di gunakan secara group atau
individual yang memberikan dan mengirim informasi antara Manajemen kepada karyawan atau antara
karyawan kepada karyawan yang berbasis lan/jaringan komputer.

6. Papan Informasi

Adalah media komunikasi internal yang berisi informasi terkini yang dipasang di papan informasi di
lingkungan perusahaan.

7. Pertemuan / Meeting

Adalah satu berkumpulnya Manajemen dan karyawan atau departemen satu dengan departemen
lainnya atau karyawan dengan karyawan, yang materinya berkaitan dengan komunikasi dan koordinasi
kerja, di lakukan baik secara berkala / periodik maupun insidentil, yang hasil pertemuannya / notulen di
dokumentasikan sebagai pedoman kerja. metode dalam penyampaian informasi internal dengan
mempertemukan pihak-pihak yang terkait da.lam sebuah pertemuan internal perusahaan.
 8. Media Siaran

Adalah media komunikasi elektronik yang speakernya berada di masing – masing unit kerja, yang materi
siarannya berasal baik dari Manajemen maupun masing – masing unit kerja yang berkaitan dengan
pemberitahuan standar kerja.

1.2 Kebijakan

1. Kebijakan Umum
a. Content / isi dari informasi tidak boleh mengandung unsur SARA (Suku, Agama, Ras dan Antar
golongan) dan bersifat provokasi.
b. Dalam melakukan komunikasi harus mengacu pada alur komunikasi yang berlaku dan telah
di tetapkan.
c. Informasi terkait isu terkini keamanan pangan harus disampaikan oleh penanggungjawab
kepada pimpinan dan karyawan.
d. Penanggungjawab harus memastikan bahwa lingkungan internal dan yang terkait dan
mempengaruhi implementasi sistem jaminan keamanan pangan, isu terbaru terkait keamanan
pangan telah tersampaikan.
e. Penanggung jawab komunikasi perlu merekam semua bukti distribusi komunikasi untuk
dievaluasi dalam rangka tindakan perbaikan yang berkelanjutan.
f. Informasi yang diperoleh dari pihak eksternal harus dijadikan input untuk memutakhirkan
sistem dan input bagi tinjauan manajemen.

g. Organisasi harus mengkomunikasikan secara internal terkait perubahan tetapi tidak terbatas
pada masalah :
-produk atau produk baru
-bahan baku ,ingredient dan jasa
-sistem produksi dan peralatan
-sarana produksi, lokasi peralatan, lingkungan sekitar
-program kebersihan dan sanitasi
-sistem pengemasan, penyimpanan dan distribusi
-kualifikasi personel dan alokasi tanggungjawab
-persyaratan peraturan perundangan
-persyaratan pelanggan
-keluhan pelanggan terkait keamanan pangan
-kondisi lain yang berdampak pada keamanan pangan
Jika terjadi perubahan pada masalah diatas dan tidak hanya terbatas pada masalah tersebut, maka
penanggungjawab komunikasi perlu merekam dan kemudian dijadikan input bagi rapat tinjauan
manajemen.
 2.2 Kebijakan Permintaan untuk Penyebaran Informasi
a. User pemberi informasi bertanggungjawab untuk :
1. Memastikan content/isi dari informasi sesuai dengan point 2.1. a dan b.
2. Menggunakan media komunikasi internal (FSOP-HRD01 : formulir inter comunication) yang
sesuai dan telah distandarkan
3. Materi yang akan di informasikan harus mendapatkan persetujuan dari atasan langsung.
4. Materi sesuai point 2.2.a.3, di terima Sekretariat HR paling lambat H-3 dari tanggal
maksud informasi di terima oleh pihak yang berkepentingan, berupa data informasi
pendukung yang sekurang-kurangnya memuat :
4.1 Tanggal Berlaku;
4.2 Pihak Penerima Informasi;
4.3 PIC Pemberi Informasi;
4.4 Media Informasi yang digunakan;
4.5 Masa Berlaku Informasi;
4.6 Keterangan Informasi;
b. User atasan langsung pemberi informasi bertanggungjawab untuk :
1. Memastikan isi informasi yang akan dikirim sudah sesuai dengan maksud dan tujuannya.
2.Memastikan informasi yang akan dikirim sesuai dengan pihak yang dituju berdasarkan
standar media & jenis informasi internal.
3. Untuk informasi yang bersifat rahasia perusahaan atau hanya untuk di ketahui oleh pihak
– pihak tertentu saja, maka di dalam materi yang akan di kirim harus di berikan tanda
khusus (misalnya “rahasia/confidential”).
4. Memberikan persetujuan / penolakan atau memberikan catatan khusus terhadap materi
informasi yang akan dikirimkan.
2.3. Kebijakan penyebaran informasi dari sekretariat HR
a. Sekretariat HR bertanggung jawab untuk :
1. Memastikan informasi yang diterima telah disetujui oleh atasan pemberi informasi dan
pihak penerima informasi sesuai dengan standard yang telah di tetapkan.
2. Memastikan data informasi sesuai dengan alur penyebaran informasi.
3. Memastikan informasi yang diterima dicatat di buku tanda terima penyebaran informasi.
4. Melakukan penyebaran yang telah disetujui sesuai dengan tanggal berlaku dan media
yang disepakati.
 5. Memastikan informasi yang disebarkan melalui departemen HR maksimal 3 (tiga) pesan
informasi dalam sehari, kecuali untuk informasi darurat lainnya. Jika telah melebihi
maka informasi akan dikirimkan di hari berikutnya dengan persetujuan pengirim
informasi.
7. Monitoring masa berlaku penyebaran informasi dari masing-masing media yang
digunakan berdasarkan buku tanda terima penyebaran informasi.
8. Informasi yang disebarkan sesuai urutan penerimaan informasi yang diterima.
b. HRD Manager bertanggung jawab untuk :
1. Memastikan semua penyebaran informasi sesuai dengan jenis dan media yang digunakan.
2. Memberikan persetujuan atau penolakan dengan catatan atas informasi yang akan
dikirimkan oleh sekretariat HR.
 Memastikan seluruh penyebaran informasi efektif dan bermanfaat di seluruh perusahaan
II. KOMUNIKASI EKSTERNAL
A. Komunikasi Lisan / Pers Conference dan Tertulis / Pers Release
1. Telepon atau on air radio/televisi
a) Kewenangan Direksi Memberikan Keterangan Lisan / pers conference
1. Opini yang berkembang di publik yang berkaitan dengan operasional perusahaan baik yang
menyangkut departemen keuangan, departemen pembelian, departemen HRD, departemen
marketing dan departemen produksi di kelola oleh manajer departemen
2. Manajer departemen memberikan informasi dan data detail kepada Direksi berkaitan dengan
opini yang berkembang di publik
3. Direksi membahas opini yang berkembang di publik beserta data – data pendukung dari
menajer departemen terkait untuk menganalisa lebih lanjut permasalahan yang ada dan
merumuskan tanggapan atau keputusan.
4. HRD melakukan koordinasi perihal jadwal Direksi pemberian keterangan lisan atau pers
conference kepada instansi pemerintah atau instansi swasta atau masyarakat
5. Direksi memberikan keterangan lisan atau pers conference kepada radio, televisi baik secara
langsung / on air maupun siaran tunda off air
6. HRD meminta rekaman kepada pihak terkait atas materi keterangan lisan atau pers
conference

b) Kewenangan Direksi Memberikan Keterangan Tertulis / Pers Release atau Korespondensi

Elektronoik mupun Non Elektronik atau Media Sosial.
1. Opini yang berkembang di publik yang berkaitan dengan operasional perusahaan baik yang
menyangkut departemen keuangan, departemen pembelian, departemen HRD, departemen
marketing dan departemen produksi di kelola oleh manajer departemen
2. Manajer departemen memberikan informasi dan data detail kepada Direksi berkaitan dengan
opini yang berkembang di publik
3. Direksi membahas opini yang berkembang di publik beserta data – data pendukung dari
menajer departemen terkait untuk menganalisa lebih lanjut permasalahan yang ada dan
merumuskan tanggapan atau keputusan.
4. Hasil analisa permasalahan dan keputusannya pada point 3 (tiga) diatas, dikoordinasikan
dengan HRD, yang selanjutnya HRD akan menerbitkan keterangan secara tertulis berkaitan
dengan hal tersebut kepada instansi terkait dengan atau setelah mendapatkan persetujuan
dari Direksi.
 5. HRD melakukan koordinasi perihal jadwal pemberian keterangan tertulis atau pers release
kepada instansi pemerintah atau instansi swasta atau masyarakat
6. HRD meminta rekaman kepada pihak terkait atas materi keterangan penerbirbitannya atau
pers release

c) Kewenangan manajer Departemen dan Kesekretariatan sub organisasi Memberikan

Keterangan Lisan / pers conference
1. Opini yang berkembang di publik yang berkaitan dengan operasional departemen /
kesekretariatan sub organisasi di kelola oleh staf yang membidangi/ sekretariat yang
membidangi.
2. Staf departemen / sekretariat yang membidangi memberikan informasi dan data detail
kepada manajer departemen / ketua sub organisasi berkaitan dengan opini yang berkembang
di publik
3. Manajer departemen / ketua sub organisasi membahas opini yang berkembang di publik
beserta data – data pendukung dari staf yang membidangi/ sekretariat yang membidangi
terkait untuk menganalisa lebih lanjut permasalahan yang ada dan dengan batas kewenangan
jabatan yang telah ditetapkan merumuskan tanggapan atau keputusan.
4. Manajer departemen / ketua sub organisasi akan berkoordinasi dengan Direksi untuk
merumuskan tanggapan atau keputusan apabila hal tersebut diluar kewenangan jabatan yang
telah ditetapkan.
5. Manajer departemen / ketua sub organisasi melakukan koordinasi perihal jadwal Direksi
pemberian keterangan lisan atau pers conference kepada instansi pemerintah atau instansi
swasta atau masyarakat
6. Manajer departemen / ketua sub organisasi memberikan keterangan lisan atau pers conference
kepada radio, televisi baik secara langsung / on air maupun siaran tunda off air
7. Manajer departemen / ketua sub organisasi meminta rekaman kepada pihak terkait atas
materi keterangan lisan atau pers conference

d) Kewenangan Manajer Departemen dan Ketua sub organisasi memberikan Keterangan Tertulis /
Pers Release atau Korespondensi Elektronoik mupun Non Elektronik atau Media Sosial.
1. Opini yang berkembang di publik yang berkaitan dengan operasional departemen /
kesekretariatan sub organisasi di kelola oleh staf yang membidangi/ sekretariat yang
membidangi.
 2. Staf departemen / sekretariat yang membidangi memberikan informasi dan data detail
kepada manajer departemen / ketua sub organisasi berkaitan dengan opini yang berkembang
di publik
3. Manajer departemen / ketua sub organisasi membahas opini yang berkembang di publik
beserta data – data pendukung dari staf yang membidangi/ sekretariat yang membidangi
terkait untuk menganalisa lebih lanjut permasalahan yang ada dan dengan batas kewenangan
jabatan yang telah ditetapkan merumuskan tanggapan atau keputusan.
4. Manajer departemen / ketua sub organisasi akan berkoordinasi dengan Direksi untuk
merumuskan tanggapan atau keputusan apabila hal tersebut diluar kewenangan jabatan yang
telah ditetapkan.
5. Manajer departemen / ketua sub organisasi memberikan keterangan tertulis atau pers release
kepada radio, televisi baik secara langsung / on air maupun siaran tunda off air
6. Manajer departemen / ketua sub organisasi meminta rekaman kepada pihak terkait atas
materi keterangan tertulis atau pers release

B. Komunikasi dengan telephone dan fax

1. Telepon / fax masuk ke dalam perusahaan ditangani oleh dua orang operator telepon
yang berkewajiban untuk mendistribusikan ke orang yang dituju
a) Pada jam diluar jam kerja resmi telepon masuk ditangani oleh petugas keamanan, fax masuk akan
ditangani pada hari kerja berikutnya pada saat ada operator telepon
b) Telepon masuk diarahkan kepada orang/bagian yang dituju dan jika tidak ada, akan dilakukan
pencatatan pesan oleh operator, dan kemudian akan diinformasikan kembali ke orang/ bagian
yang dituju.
 Telepon / fax keluar perusahaan
a) Perusahaan menyediakan telepon lintas luar perusahaan dan faksimili yang ditangani oleh
operator telepon
b) Permintaan faksimili langsung dilakukan dengan meminta ke bagian operator untuk melakukan
pengiriman dokumen
c) Semua karyawan dapat menggunakan telepon/faksimili keluar perusahaan dengan menghubungi
operator untuk disambungkan ke nomor yang dituju.
d) Percakapan dari dalam perusahaan diatur dengan waktu tertentu yang akan terputus dengan
sendirinya
 e) Faksimili dengan tujuan tertentu seperti antar provinsi, internasional hanya bisa dilakukan
minimal oleh manajer departemen dan atau user terkait dengan persetujuan manajer
departemen.

C. Komunikasi dengan surat atau email

 Komunikasi dengan surat
a) Surat masuk dikumpulkan oleh operator/sekretaris dan didistribusikan oleh kurir agar sampai
ke personal/bagian yang dituju
b) Surat keluar dikumpulkan ke bagian operator/sekretaris dan untuk pengiriman akan menunggu
jasa pihak luar dengan kerjasama tertentu
c) Surat reguler yang akan dikirim diambil 2 (dua) kali dalam satu minggu kerja, surat
dengan kebutuhan express akan dikirim pada hari itu juga.
d) Penagihan atas pengiriman dilakukan setiap bulan sekali.

 Komunikasi dengan email

a) Untuk kemudahan komunikasi data dan surat, juga dilakukan komunikasi dengan email
(surat elektronik).
b) Karyawan pada level, bagian dan tanggung jawab tertentu dibuatkan alamat email oleh perusahaan.
c) Permintaan alamat email dilakukan oleh atasan langsung dengan memo dan minimal
dilakukan oleh manajer departemen.
d) Pemberian nama alamat email sebagai berikut namakaryawan_unitkerja@iniitu.com
e) Karena email langsung pada person atau bagian yang dituju maka disini tidak terlibat
bagian operator.
f) Penjagaan email terhadap virus dan lain-lain, dilakukan oleh unit kerja IT