Perencanaan

SDM
(HR Planning)
Workshop Human Resource Management Development
Program
Hotel Amaris La Codefin Kemang
Jakarta, 18-19 April 2018
 Definisi
Perencanaan SDM
 Perencanaan SDM adalah suatu kegiatan dari unit sumber
daya manusia di sebuah organisasi/perusahaan yang
mengkoordinasikan perkiraan kebutuhan pekerja di masa
depan dari berbagai kategori pekerjaan, dan
membandingkan permintaan sumber daya manusia tersebut
dengan supply yang ada.
 Perkiraan permintaan tenaga kerja berarti penentuan jumlah
pekerja pada setiap kategori pekerjaan yang dibutuhkan
untuk mencapai tujuan organisasi/ perusahaan.

________________________________________________________________________________________________________
Workshop Human Resource Management Development Program (Value Consult)
HR PLANNING PROCESS
 Supplay and Demand Considerations
in Human Resource Planning

T
F E Replacement Human
External Expert Short range Internal
C D O C charts Audit
A E R N
U M E I Demand for Supply of
OF Organizational C O Trend Human Human
S A
E N A U Resources Resources Analysis of
S S External
S D the labor
Work force T E Other needs
Long range External market
S

Short and long range

HUMAN RESOURCE PLAN

Internal External
staffing process staffing process
 EXTERNAL ORGAN IZATIONAL WORK FORCE
Causes of
Demand for
Human Resources • Economics • Strategic plan • Retirement
in the future • Social-po litical-legal • Budgets • Resignations
• Technolog y • Sales and productions • Terminations
• Competitors forecasts • Deaths
• New ventures • Leave of absence
• Organization and job
desig ns

EXPERT TREND OTHER

Forecasting
Techniques for
Estimating Future • Informal and instant • Extrapolation • Budget and plan ning
Human Resource decisions • Indexation analysis
Needs • Formal expert survey • Statis tical analysis • New venture analysis
• Nominal group tecnique • Computer
• Delphi techn ique
 Bagan Perencanaan SDM
I. ANALISIS PERMINTAAN II. ANALISIS SUPLAI

Internal Eksternal
Kondisi Organisasional :
Rencana Pemasaran
Rencana Keuangan
Rencana Operasional Analisis Persediaan Memikat para Calon
Rencana Teknologis Pada Saat Ini Menyeleksi

Perubahan Kuantitas Pekerja : Perubahan berbagai aktivitas

Promosi Pekerja :
Demosi Kompensasi
Transfer Pelatihan
Pensiun Desain Pekerjaan
Terminasi Komunikasi

Memperkirakan Permintaan : Memperkirakan suplai internal : Memperkirakan suplai eksternal :

Kuantitas Dibandingkan Kuantiti Kuantitas
Kualitas Kualitas Kualitas
Pengalaman Pengalaman Pengalaman
Kemampuan Kemampuan Kemampuan

III. REKONSILIASI
Analisis Permintaan
SDM
 Perkiraan (forecasting) adalah penggunaan peristiwa-
peristiwa di masa lalu untuk membuat prediksi sistematik
tentang hasil atau trend di masa depan.
 Kualitas perkiraan ditentukan oleh kualitas dan validitas
informasi yang digunakan untuk membuat prediksi.
 Manfaat perkiraan hendaknya dinilai bukan dari tingkat
kedekatannya dengan kebutuhan sesungguhnya, melainkan
dari tingkat yang menyebabkan manajer akhirnya harus
memikirkan dan mengantisipasi berbagai situasi di masa
depan.
________________________________________________________________________________________________________
Workshop Human Resource Management Development Program (Value Consult)
 Rencana Bisnis &
Permintaan SDM
AKTIVITAS BISNIS = KUANTITAS SDM X PRODUKTIFITAS SDM

Contoh :
 Pendapatan penjualan = jumlah wiraniaga x nilai penjualan per sales
 Tingkat produksi = jumlah jam produksi x keluaran per jam produksi
 Biaya Operasi = jumlah pekerja x biaya SDM kerja per tenaga kerja
Contoh Rencana Bisnis :
– Pemangkasan Biaya
– Rekstrukturisasi vs pengembangan organisasi
– Perampingan Usaha vs Diversifikasi usaha
– Ekspansi
– Merger & akuisisi
________________________________________________________________________________________________________
Workshop Human Resource Management Development Program (Value Consult)
 FAKTOR YANG MEMPENGARUHI
PERMINTAAN SDM
 Perubahan Lingkungan Eksternal
– Teknologi
– PolEkSosBudKam
– Kompetitor
– Permintaan Pasar

 Perubahan Kondisi Organisasi

– Re-organisasi
– Perubahan Model Organisasi

 Perubahan Kondisi Tenaga Kerja

– Demografi pekerja
– Kompetensi pekerja
– Motivasi pekerja
________________________________________________________________________________________________________
Workshop Human Resource Management Development Program (Value Consult)
 Faktor Yang Mempengaruhi
Pemilihan Teknik Prakiraan SDM
 Tipe Organisasi
– Manufaktur cenderung lebih komplek dibanding jasa
 Ukuran Organisasi
– Organisasi besar cenderung besar perkiraan
 Penyebaran Organisasi
– Penyebaran secara geografis membuat rentan terhadap
perbedaan akurasi data, pasar tenaga kerja dan kompetitor
 Akurasi Informasi
– Banyak ketidakpastian dari kondisi eksternal
– Organisasi kecil hanya bisa mendapatkan informasi umum
atau teknik yang bertumpu pada pertimbangan belaka
________________________________________________________________________________________________________
Workshop Human Resource Management Development Program (Value Consult)
 TEKNIK PERKIRAAN
MANPOWER PLANNING
 Teknik Perkiraan Jangka Pendek
– 1-2 tahun
– Anggaran
– Beban Kerja

 Teknik Perkiraan Jangka Panjang

– 3-10 tahun kedepan
– Pemintaan unit dan permintaan organisasional
– Pendapat para pakar
________________________________________________________________________________________________________
Workshop Human Resource Management Development Program (Value Consult)
 TEKNIK PERKIRAAN
PERENCANAAN SDM
 Teknik Anggaran (Budgeting)
– Berdasarkan aktivitas bisnis yang telah dianggarkan
– Baik untuk prakiraan jangka pendek
– Baik untuk organisasi dengan ukuran kecil-sedang

 Teknik Analisa Beban Kerja

– Paling akurat karena sangat detail
– Berdasarkan Job Description yang di-breakdown
menjadi aktivitas setiap jam nya
– Butuh Waktu dan resources
– Terlalu ideal sehingga sering tidak realistis
________________________________________________________________________________________________________
Workshop Human Resource Management Development Program (Value Consult)
 TEKNIK PERKIRAAN
PERENCANAAN SDM
 Teknik Permintaan Unit & Organisasional
– Pendekatan bottom-up
– Line management harus mempunyai teknik perencanaan
SDM yang standar
– Manager Unit tahu informasi mengenai peningkatan
produksi dengan tingkat kebutuhan SDM
– Bisa subjektif bila tidak ada kontrol top management dan
pembanding organisasi yang efektif
 Teknik Pendapat Pakar (Expert)
– Kurang canggih karena berdasarkan pengalaman setiap
pakar dan bisa berbeda teknik
– Baik bila dikombinasikan lewat pooling, konsesus
kelompok, dan Delhi Technique
– Butuh waktu dan resources
________________________________________________________________________________________________________
Workshop Human Resource Management Development Program (Value Consult)
 PERKIRAAN JANGKA PENDEK
 Lebih mudah dan akurat
 Bisa top-down dengan memberikan anggaran
yang dicanangkan
 Bisa bottom-up dengan setiap manajer
memperkirakan kebutuhan pekerja
berdasarkan target yang telah dicanangkan
– Beban kerja berdasarkan output yang diinginkan
– Berapa jumlah jam kerja yang dibutuhkan
– Berapa jumlah pekerja yang dibutuhkan

________________________________________________________________________________________________________
Workshop Human Resource Management Development Program (Value Consult)
 PERKIRAAN JANGKA
PANJANG
• Bottom-up (mengakomodasi permintaan Unit Kerja)
– Tergantung dari kualitas manajer dalam memprediksi
kinerja unit nya untuk perioda jangka panjang
– Harus ada partner dari unit SDM
– Harus ada standar dan asumsi yang sama
• Top-down (mengakomodasi permintaan Organisasi)
– Sejalan dengan rencana bisnis
– Bisa tidak sesuai dengan rencana para manajer
• Pendapat Pakar
– Pengumpulan Pendapat (Pooling)
– Konsensus Kelompok Pakar
– Teknik Delphi
________________________________________________________________________________________________________
Workshop Human Resource Management Development Program (Value Consult)
 TEKNIK
PROBABILISTIK/STOKASTIK
 Perkiraan kebutuhan pekerja jangka panjang yang
menggunakan probabilitas kejadian masa depan
untuk memproyeksikan tingkat pekerja di masa
depan
 Biasanya pada organisasi jenis proyek
 Faktor yang dipertimbangkan:
– Berbagai probabilitas untuk mendapatkan proyek
– Ketidakpastian menyangkut penundaan
pelaksanaan proyek
– Ketidakpastian tenaga kerja yang dibutuhkan
selama siklus proyek yang dikerjakan
________________________________________________________________________________________________________
Workshop Human Resource Management Development Program (Value Consult)
TEKNIK ANALISIS TREND
• Ekstrapolasi
– Bertumpu pada tingkat perubahan di masa
lalu untuk membuat proyeksi di masa depan

• Regresi
– Prosedur matematis yang memprediksi
variabel terikat/dependent berdasarkan
variabel bebas/independent

________________________________________________________________________________________________________
Workshop Human Resource Management Development Program (Value Consult)
TEKNIK ANALISIS TREND
 Analisis Markov
– Teknik matematis untuk menganalisis perpindahan
pekerja, memperlihatkan kebutuhan rekrutmen
dan pengembangan serta menyediakan basis
perencanaan karir yang lebih obyektif
 Ada 3 Jenis Data
– Jumlah pekerja di setiap posisi pada awal periode
– Matriks probabilitas transisional yang
mencerminkan perpindahan pekerja
– Jumlah perioda ke depan yang ingin diproyeksikan
berdasarkan suplai pekerja yang ada saat ini
________________________________________________________________________________________________________
Workshop Human Resource Management Development Program (Value Consult)
PERTIMBANGAN PEMILIHAN TEKNIK
PRAKIRAAN PERMINTAAN SDM
• Stabilitas dan kepastian
• Ketersediaan data
• Jumlah pekerja (kalau sedikit ada baiknya
berdasarkan pertimbangan manajemen
saja)
• Sumber daya yang tersedia
(software & hardware)
• Kredibilitas kepada manajemen
• Horison waktu
________________________________________________________________________________________________________
Workshop Human Resource Management Development Program (Value Consult)
ANALISIS SUPLAI INTERNAL
SDM
 Suplai internal berasal dari :
– Pekerja yang ada sekarang,
– Pekerja yang dapat di promosikan,
– Pekerja yang dapat di transfer,
– Pekerja yang akan pensiun atau diberhentikan
– Perkiraan jumlah pekerja yang mengundurkan
diri, guna memenuhi prediksi kebutuhan
organisasi.
 Berguna untuk melihat kebutuhan terhadap suplai
eksternal

________________________________________________________________________________________________________
Workshop Human Resource Management Development Program (Value Consult)
 PERTIMBANGAN DALAM
ANALISIS SUPLAI INTERNAL SDM
 Ketidakhadiran (Absenteism) adalah kondisi yang
terjadi karena seseorang pekerja tidak bisa hadir
bekerja pada jadwalnya bekerja.
 Putaran Pekerja merupakan tingkat perpindahan
melewati batas keanggotaan dari sebuah
organisasi.
 Indikator Efektivitas Organisasi dan SDM :
– Absenteeism
– Turn over
________________________________________________________________________________________________________
Workshop Human Resource Management Development Program (Value Consult)
 TEKNIK ANALISIS SUPLAI INTERNAL SDM
 PERSEDIAAN KEAHLIAN
– Memaparkan kompetensi pekerja, dimana setiap organisasi
harus bisa mengidentifikasi kompetensi kritis yang dibutuhkan
organisasi.
 BAGAN PENGGANTIAN
– Tergantung kepada perangkat SDM lainnya
• Rekrutmen
• Penilaian Kinerja
• Pelatihan dan pengembangan
• Pola Karir
• Sistem Kompensasi
– Replacement Chart
– Succession Plan
– Talent Management
________________________________________________________________________________________________________
Workshop Human Resource Management Development Program (Value Consult)
 ANALISIS SUPLAI EKSTERNAL SDM
 Tidak setiap posisi lowong di masa depan dapat
diisi oleh pekerja yang ada sekarang.
– Posisi Entry Level
– Posisi baru yang tidak pernah disiapkan dari dalam
 Kebutuhan Eksternal
– Entry Level
• Jumlah lulusan universitas
– Core Position dan Specialist Position
• Scarcity dari kompetensi - keahlian
– Pasar Tenaga Kerja yang ada
• Demografis penduduk
• Pertumbuhan penduduk

________________________________________________________________________________________________________
Workshop Human Resource Management Development Program (Value Consult)
REKONSILIASI PERMINTAAN & SUPLAI SDM
• Tindakan terhadap adanya kekurangan suplai SDM
– Perekrutan (permanen, kontrak ataupun outsource)
• Tindakan terhadap adanya surplus suplai SDM
– Pengurangan pekerja (pensiun muda, dirumahkan)
– Meningkatkan produksi
• Tindakan terhadap adanya permintaan & suplai SDM tinggi
– Seleksi, penempatan dan promosi
– Put the right man at the right place
• Tindakan terhadap adanya permintaan & suplai SDM rendah
– Membuat perencanaan SDM yang lebih matang
________________________________________________________________________________________________________
Workshop Human Resource Management Development Program (Value Consult)
 KESIMPULAN
• Proses Perencanaan Kepegawaian terbagi
menjadi 3 tahap :
– Prakiraan permintaan SDM
– Analisis Supply SDM yang tersedia
– Rekonsiliasi ketidakcocokan antara permintaan dan
supply dengan merancang aktivitas SDM

• Faktor Dominan yang Mempengaruhi

permintaan terhadap SDM :
– Perubahan Lingkungan External
– Perubahan Kondisi Organisasi
– Perubahan Kondisi Tenaga Kerja

________________________________________________________________________________________________________
Workshop Human Resource Management Development Program (Value Consult)