Estimasi Manpower

Bagaimana cara yang Anda lakukan untuk melakukan perencanaan tenaga kerja?
Apakah anda menggunakan perkiraan pada pekerjaan yang memiliki load kerja
banyak? Anda bisa menggunakan beberapa teknik untuk menentukan estimasi
manpower pada perusahaan. Namun sebelumnya, mari kita bahas tentang apa itu
perencanaan tenaga kerja. Simak dokumen ini ya!

1. Perencanaan Tenaga Kerja

Perencanaan tenaga kerja atau manpower planning adalah tentang memastikan

bahwa orang yang tepat ada di pekerjaan yang tepat pada saat yang tepat. Artinya,
tidak terlalu banyak orang yang tersedia (kelebihan staf) atau terlalu sedikit
(kekurangan staf).

Perencanaan tenaga kerja dengan demikian memecahkan masalah kepegawaian

untuk hari ini dan untuk masa depan. Perencanaan tenaga kerja strategis menjadi
semakin penting karena sejumlah alasan.

• Perubahan Demografis: tenaga kerja yang menua menimbulkan sejumlah

masalah yang berbeda, termasuk kurangnya keterampilan yang diminta,
tantangan pelatihan ulang, dan pensiun massal.

• Pengurangan Biaya: meningkatnya persaingan global memaksa perusahaan

untuk bekerja lebih cerdas. Pada saat yang sama, angkatan kerja yang menua
lebih mahal, tetapi belum tentu lebih produktif.

• Manajemen Talenta: karyawan berbakat membentuk keunggulan kompetitif

bagi perusahaan. Memiliki orang-orang dengan dorongan yang tepat dan
mengantri saluran bakat untuk menggantikan kelompok manajemen senior dan
eksekutif yang sudah tua di perusahaan adalah penting.

1
 • Fleksibilitas: lanskap kompetitif saat ini membutuhkan inovasi yang lebih cepat
dan lebih mengganggu. Pendapatan yang dihasilkan oleh produk yang berumur
kurang dari beberapa tahun telah meningkat pesat dalam beberapa dekade
terakhir. Pada saat yang sama, taktik yang membawa kita ke sini tidak akan
membawa kita ke tempat yang harus kita tuju selanjutnya.

Sehingga ketika kita berbicara tentang perencanaan tenaga kerja, ada empat kriteria
yang harus diperhatikan seperti dibawah ini:

Gambar 1. Ilustrasi empat kriteria perencanaan tenaga kerja

• Tujuan dari size/goal adalah berkisar pada jumlah lowongan. Terlalu banyak
lowongan kerja akan memperlambat perusahaan, sedangkan jika terlalu banyak
lowongan kerja berarti perusahaan kekurangan tenaga.

• Tujuan dari shape adalah berkisar pada memiliki kompetensi yang dibutuhkan
saat ini dan esok (berupa perencanaan suksesi).

• Tujuan dari cost adalah berkisar mencapai optimal dalam biaya tenaga kerja.
Terlalu banyak akan membuat perusahaan bangkrut, tetapi terlalu sedikit akan
mengakibatkan pekerjaan tidak selesai.

• Tujuan dari agility adalah tentang memiliki tenaga kerja yang ramping dan
fleksibel serta dapat beradaptasi dengan permintaan pasar yang terus berubah.

2
2. Prinsip Dasar dari Perencanaan Tenaga Kerja

Perencanaan tenaga kerja adalah dinamika antara apa yang kita miliki saat ini dan
apa yang kita butuhkan di masa depan. Oleh karena itu, formasi (karyawan) kita saat
ini relevan ketika kita membuat keputusan tentang pembentukan ideal masa depan.

Berikut ini adalah tiga prinsip dasar perencanaan tenaga kerja yang strategis :

1. Perencanaan tenaga kerja strategis sejalan dengan strategi organisasi. Strategi

organisasi adalah rencana jangka panjang yang menentukan apa yang ingin
dicapai perusahaan dalam lima hingga sepuluh tahun ke depan. Ini adalah
pedoman yang sangat baik untuk merencanakan tenaga kerja Anda.

2. Perencanaan tenaga kerja yang baik mengikuti prinsip Pareto 80/20. 80% efek
dicapai hanya dengan 20% pekerjaan. Saat Anda terlibat dalam perencanaan
tenaga kerja strategis, fokuslah pada fungsi utama organisasi (juga disebut:
peran penting). Inilah orang-orang yang paling berkontribusi pada hasil
organisasi. Overhead dan manajemen menjadi perhatian sekunder.

3. Perencanaan tenaga kerja itu strategis. Ini berfokus pada keputusan taktis dan
strategis dan karena itu memiliki fokus jangka panjang.

3. Estimasi Kebutuhan Manpower

Selanjutnya, setelah Anda mengenali prinsip dasar perencanaan tenaga kerja,

berikut ini adalah landasan ketika Anda hendak menghitung sesungguhnya
kebutuhan manpower organisasi Anda berdasarkan beberapa aspek yaitu :

1. Tujuan bisnis dan pengaruhnya

2. Faktor internal dan eksternal
3. Gambaran karakteristik pegawai saat ini
4. Analisa Kekuatan
5. Profil tenaga kerja di masa depan
6. Analisa kesenjangan

3
Aspek di atas, bisa Anda tuangkan kedalam template gambaran manpower sebelum
menghitung estimasi manpower di perusahaan seperti berikut ini:

Tujuan Bisnis & Pengaruh

TUJUAN

VISI

TARGET YANG HENDAK DICAPAI

Jangka pendek, menengah, panjang

PELANGGAN
Gambaran pelanggan saat ini & masa
depan

Faktor Internal dan Eksternal

DAMPAK FAKTOR INTERNAL

Pertimbangkan pertumbuhan atau
penurunan di masa depan, proses
perubahan, dlL
DAMPAK FAKTOR EKSTERNAL
Pertimbangkan tren industri, kondisi
ekonomi, pergerakan pasar, dll
KEBUTUHAN TENAGA KERJA
Keterampilan dan kemampuan yang
diperlukan untuk memenuhi
tercapainya tujuan

4
 TIPE PERAN DAN LEVEL KEAHLIHAN &
TIPE KEPEGAWAIAN
KUANTITAS KUALIFIKASI
Keahlian, kompetensi saat Tipe karyawa:
Detail jabatan/peran dan
ini dan kebutuhan permanen/kontrak/
jumlah yang diperlukan
pengembangan freelance

ANALISA KEKUATAN

KEUNTUNGAN KERUGIAN

KEKUATAN KELEMAHAN

SAAT INI

Pertimbangkan sumber -
sumber saat ini, kekuatan

5
kinerja dan isu. Apa saja
yang diselesaikan dengan
baik & area apa yang
membutuhkan perbaikan ?

KESEMPATAN TANTANGAN

MASA DEPAN

Identifikasi kesempatan
dan tantangan. Apakah
pengembangan dimasa
depan bisa menarik tenaga
kerja? Apakah ada
keahlian jangka pendek,
kompetisi tenaga kerja, isu
rekrutmen/retensi, atau
tantangan distribusi yang
menjadi pertimbangan?

6
 KARAKTERISTIK PEGAWAI SAAT INI

Distribusi
Profil Etnik Profil usia
Gender

Profil Struktur Penghargaan dan

Sebaran lokasi pegawai
pendapatan Dukungan

Perbandingan
Regional/ Lowongan EXIT process
Nasional

7
 PROFIL TENAGA KERJA DIMASA DEPAN

KETERAMPILAN, KEMAMPUAN, DAN KEAHLIAN MASA DEPAN

TIPE PERAN
DAN LEVEL KEAHLIAN & KUALIFIKASI TIPE KEPEGAWAIAN
KUANTITAS

Detail jabatan /
peran dan Keahlian, kompetensi saat ini dan Tipe karyawan :
jumlah yang kebutuhan pengembangan permanen/kontrak/freelance
diperlukan

KARAKTERISTIK PEGAWAI DI MASA DEPAN

Distribusi
Profil Etnik Profil usia
Gender

Profil Struktur Penghargaan dan

Sebaran lokasi pegawai
pendapatan Dukungan

8
 Perbandingan
Regional/ Lowongan EXIT process
Nasional

PROFIL TENAGA KERJA DIMASA DEPAN

ANALISA KESENJANGAN
KESENJANGAN ANTARA UKURAN UNTUK
KEBUTUHAN TENAGA
KONDISI SAAT INI DAN PRIORITAS MENGATASI
KERJA
MASA DEPAN KESENJANGAN

Tipe peran dan

Kuantitas

Level Keahlian &

Kualifikasi

Tipe Kepegawaian

Distribusi Gender
Profil Etnik
Profil Usia
Profil Pendapatan

9
 Sebaran lokasi pegawai

Struktur Penghargaan
dan Dukungan

Perbandingan Regional /
Nasional

Lowongan
Exit Process

Setelah Anda mendapatkan gambaran atas aspek-aspek tersebut, selanjutnya adalah

menghitung estimasi kebutuhan manpower di perusahaan.

Gambar 2. Ilustrasi menghitung estimasi

manpower

Menghitung estimasi kebutuhan manpower dapat menggunakan beberapa teknik

seperti contoh dibawah ini:

10
1. Berdasarkan Peramalan Kebutuhan Tenaga Kerja (Demand)

Langkah pertama dalam proses perencanaan tenaga kerja melibatkan

peramalan kebutuhan staf dan menentukan tindakan yang diperlukan untuk
memenuhi kebutuhan tersebut. Langkah paling penting dalam memperkirakan
kebutuhan staf adalah meninjau tujuan dan strategi organisasi. Ini termasuk
tinjauan baik di tingkat perusahaan perusahaan dan tingkat unit bisnis. Jika
organisasi mengejar tujuan pertumbuhan maka mungkin ada kebutuhan untuk
memperluas ukuran sumber daya manusia perusahaan.

2. Peramalan Jangka Pendek

Perkiraan jangka pendek biasanya tumbuh dari proses anggaran normal.

Anggaran dan proyeksi tenaga kerja umumnya didasarkan pada perkiraan
beban kerja (jadwal produksi, beban penumpang, ekspansi atau kontraksi
dalam operasi).

Rasio konversi yang menerjemahkan data beban kerja menjadi perkiraan

permintaan tenaga kerja dapat digunakan untuk perkiraan permintaan jangka
pendek. Misalnya, ketika penjualan meningkat dengan persentase tertentu,
perhatian manufaktur dapat ditentukan oleh seberapa banyak jumlah
karyawan di departemen atau divisi tertentu juga harus meningkat.

Penggunaan rasio konversi hanya memberikan perkiraan kasar dari jumlah

karyawan yang dibutuhkan dan mungkin menunjukkan sedikit sekali tentang
jenis tenaga kerja yang dibutuhkan.

Penting bagi organisasi untuk secara hati-hati menentukan tidak hanya jumlah
pekerja yang dibutuhkan oleh seluruh organisasi, tetapi juga jenis yang
dibutuhkan di berbagai tingkatan, departemen dan lokasi. Informasi analisis
pekerjaan sangat diharapkan dalam hal ini, karena menentukan persyaratan
pendidikan, pengalaman dan keterampilan karyawan masa depan.

11
3. Peramalan Jangka Panjang

Ini dilakukan dengan model matematika dan statistik. Tidak seperti

meramalkan kebutuhan jangka pendek, yang umumnya melibatkan
penyesuaian yang diperlukan, untuk memastikan bahwa lowongan tertentu
terisi, prakiraan jangka panjang lebih bersifat umum.

Model matematika yang digunakan dalam peramalan tenaga kerja didasarkan

pada variabel kunci terpilih yang mempengaruhi kebutuhan tenaga kerja
organisasi secara keseluruhan. Beberapa model mengandung variabel internal
dan eksternal. Misalnya, model yang menggabungkan faktor-faktor berikut
dapat digunakan untuk memperkirakan pekerjaan secara keseluruhan dalam
suatu organisasi:

dengan En adalah perkiraan tingkat permintaan tenaga kerja dalam n periode

perencanaan (misalnya, tahun); Lagg adalah tingkat agregat keseluruhan dari
aktivitas bisnis saat ini dalam rupee dan, G adalah total pertumbuhan dalam
aktivitas bisnis yang diantisipasi melalui periode n dalam rupiah hari ini.

X adalah peningkatan produktivitas rata-rata yang diantisipasi dari hari ini

melalui periode perencanaan n (misalnya, jika X = 1,80 itu berarti peningkatan
produktivitas rata-rata 8%).

Y adalah angka konversi yang berkaitan dengan keseluruhan aktivitas hari ini
dengan tenaga kerja yang dibutuhkan (total level aktivitas bisnis saat ini) dibagi
dengan jumlah personel saat ini). Ini mencerminkan tingkat aktivitas bisnis per
orang.

Tujuan utama dari model ini adalah untuk memprediksi En, tingkat tenaga
kerja yang diperlukan dalam n periode. Sebelum memasukkan angka ke dalam
model, estimasi G, X dan Y harus dibuat. Estimasi tersebut mungkin didasarkan

12
 pada pengalaman manajemen sebelumnya, serta pilihan strategis masa depan
yang menjadi komitmen pembuat keputusan organisasi.

Penerapan model peramalan personel (pekerjaan) sangat bergantung pada

perolehan perkiraan akurat dari pertumbuhan total (G), peningkatan
produktivitas rata-rata (X) dan rasio konversi (Y) (misalnya, satu karyawan per
Rp50.000 dalam penjualan).

Misalkan kita ingin memperkirakan jumlah tenaga penjualan yang diperlukan di

tahun 2000. Kita dapat menggunakan hubungan antara penjualan dan jumlah
tenaga penjualan yang kita miliki saat ini sebagai titik awal. Misalkan saat ini
kami memiliki penjualan Rp1.000.000 hari ini (Lagg).

Kami juga berasumsi bahwa pada tahun 2000 penjualan kami akan meningkat
sebesar Rp500.000 dalam rupiah hari ini (G, rupiah disesuaikan dengan inflasi),
bahwa tidak akan ada peningkatan produktivitas (X = 1,0), dan setiap karyawan
saat ini dapat mendukung senilai Rp50.000 penjualan (X). Jika kita mengganti
nilai-nilai ini ke dalam rumus yang kita peroleh.

4. Peramalan Pasokan Tenaga Kerja

Perencana tenaga kerja harus mempertimbangkan baik pasokan eksternal

(karyawan tersedia untuk dipekerjakan di tenaga kerja geografis organisasi)
dan pasokan internal (karyawan organisasi saat ini) sumber daya manusia.

Meskipun perencanaan tenaga kerja berkaitan dengan memiliki jumlah

karyawan yang memadai untuk mengisi posisi dalam organisasi, perencanaan
tenaga kerja juga berkaitan dengan penyediaan jenis orang yang tepat untuk
pekerjaan itu. Fungsi utama perencanaan tenaga kerja adalah untuk
memeriksa keterampilan dan kapabilitas karyawan saat ini sehubungan dengan
kebutuhan jangka pendek dan jangka panjang organisasi.

Persediaan membentuk dasar promosi, transfer, PHK dan pelatihan serta

keputusan pengembangan. Intinya, inventaris keterampilan memberikan dasar
informasi untuk memantau potensi kontribusi karyawan bagi organisasi,

13
 membuat keputusan terkait personel yang diinformasikan, dan, secara umum,
menilai pasokan tenaga kerja organisasi.

Sistem informasi ketenagakerjaan menyediakan sarana untuk mengumpulkan,

meringkas dan menganalisis data untuk mengetahui kebutuhan tenaga kerja.
Persyaratan informasi yang terkait dengan fungsi personalia sangat banyak.
Misalnya, menilai pasokan personel melibatkan pelacakan karyawan di seluruh
organisasi.

5. Menyeimbangkan Pasokan dan Permintaan Tenaga Kerja

Setelah kebutuhan tenaga kerja (permintaan) organisasi ditentukan dan

pasokan karyawan saat ini dinilai, maka penawaran dan permintaan tenaga
kerja harus seimbang agar lowongan dapat diisi oleh karyawan yang tepat pada
waktu yang tepat. Menyeimbangkan penawaran dan permintaan sebagian
besar merupakan masalah perencanaan, waktu, dan penggunaan berbagai
program terkait personel untuk mencapai hasil yang diinginkan.

Berikut ini contoh model kalkulasi sederhana untuk menghitung estimasi tenaga
kerja yang Anda perlukan untuk organisasi Anda:

Gambar 3. Ilustrasi estimasi tenaga kerja

14
Kesimpulan
Anda sudah memahami apa itu perencaan tenaga kerja. Coba untuk mengisi tabel
yang menjadi aspek dalam menentukan kebutuhan manpower. Ada pula beberapa
teknik yang bisa Anda terapkan seperti:
1. Berdasarkan peramalan kebutuhan tenaga kerja
2. Peramalan jangka pendek
3. Peramalan jagka panjang
4. Peramalan pasokan tenaga kerja
5. Menyeimbangkan pasolan dan permintaan tenaga kerja
Dengan menerapkan aspek dan teknik menentukan kebutuhan manpower, Anda bisa
menentukan estimasi manpower dengan tepat. Terus belajar, ya!

15