PERENCANAAN SDM

DEFINISI DAN RUANG LINGKUP

Dr. Dwi Novitasari, SE.,MM

 DEFINISI
• Proses penentuan jenis (kualitas atau
kualifikasi) dan jumlah (kuantitas) pekerja
yang sesuai dengan kebutuhan organisasi di
masa depan.
 Proses Perencanaan SDM
• Implikasi rencana strategis organisasi yang
bersifat umum,luas dan menyeluruh terhadap
kebutuhan tenaga kerja
• Prediksi kebutuhan/permintaan SDM yang
akan datang serta ketersediaannya
Fungsi-fungsi dalam Perencanaan SDM
 Ruang Lingkup HRP
No Ruang Lingkup Penjelasan
1. Organisasi Perencanaan SDM pada level organisasi menggambarkan
kebutuhan organisasi akan SDM secara keseluruhan.
Kebutuhan ini baik dalam level pekerja manajerial maupun
pekerja operasional. Perencanaan SDM pada level ini
diselaraskan dengan visi, misi dan strategi organisasi.
2. Departemen/Unit Kerja Menggambarkan kebutuhan SDM departemen atau unit kerja
yang ada dalam organisasi. Kebutuhan ini diselaraskan dengan
tujuan dan lingkup pekerjaan yang ada didepartemen maupun
unit kerja.
3. Tim Kerja Perencanaan didasarkan atas kebutuhan untuk membentuk
dan mengoptimalkan tim kerja dalam rangka menunjang
kinerja organisasi. Pada level ini diatur kebutuhan SDM dalam
level yang lebih teknis.
4. Individu Perencanaan SDM pada level individu menggambarkan
kebutuhan organisasi akan individu pekerja yang disertai
dengan deskripsi jabatan yang akan diemban oleh pekerja
tersebut.
 FAKTOR-FAKTOR YANG
MEMPENGARUHI HRP
• Lingkungan Eksternal
a.Perkembangan ekonomi mempunyai pengaruh yang besar tetapi sulit
diestimasi. Sebagai contoh tingkat inflasi, pengangguran dan tingkat bunga
sering merupakan faktor penentu kondisi bisnis yang dihadapi perusahaan.
b.Kondisi sosial-politik-hukum mempunyai implikasi pada perencanaan
sumber daya manusia melalui berbagai peraturan di bidang ketenaga kerjaan,
perubahan sikap dan tingkah laku, dan sebagainya.
c.Sedangkan perubahan-perubahan teknologi sekarang ini tidak hanya sulit
diramal tetapi juga sulit dinilai. Perkembangan komputer dan alat komunikasi
secara dahsyat merupakan contoh jelas bagaimana perubahan teknologi
menimbulkan gejolak sumber daya manusia.
d. Para pesaing merupakan suatu tantangan eksternal lainnya yang akan
mempengaruhi permintaan sumber daya manusia organisasi. Sebagai
contoh, “pembajakan” manajer akan memaksa perusahaan untuk selalu
menyiapkan penggantinya melalui antisipasi dalam perencanaan sumber
daya manusia.
 FAKTOR-FAKTOR YANG
MEMPENGARUHI HRP
• Kondisi demografis
Empat trend demografis adalah: (1) pekerja dengan usia
yang lebih tua, (2) jumlah pekerja imigran, (3) lebih banyak
perempuan di tempat kerja, dan (4) lebih banyak pekerja
sementara dan pekerja paruh waktu.
• Kondisi geografis
Perencana HR yang disarankan untuk mempertimbangkan
dua isu kunci yang berkaitan dengan kondisi geografi
selama sepuluh tahun ke depan. Isu kunci pertama adalah
jumlah penduduk yang tidak merata diberbagai wilayah.
Masalah kedua berkaitan dengan transfer pekerjaan di luar
batas negara.
 FAKTOR-FAKTOR YANG
MEMPENGARUHI HRP
• Lingkungan internal
• Keputusan-keputusan Organisasional
a.Rencana stratejik perusahaan adalah keputusan yang paling
berpengaruh. Ini mengikat perusahaan dalam jangka panjang untuk
mencapai sasaran-sasaran seperti tingkat pertumbuhan, produk baru,
atau segmen pasar baru. Sasaran-sasaran tersebut menentukan jumlah
dan kualitas pekerja yang dibutuhkan di waktu yang akan datang. b.Dalam
jangka pendek, para perencana menterjemahkan rencana-rencana
stratejik menjadi operasional dalam bentuk anggaran. Besarnya anggaran
adalah pengaruh jangka pendek yang paling berarti pada kebutuhan
sumber daya manusia.
c.Perluasan usaha berarti kebutuhan sumber daya manusia baru.
d.Reorganisasi atau perancangan kembali pekerjaan-pekerjaan dapat
secara radikal merubah kebutuhan dan memerlukan berbagai tingkat
ketrampilan yang berbeda dari para pekerja di masa mendatang.
• Faktor-faktor Persediaan Karyawan

Permintaan sumber daya manusia dimodifakasi

oleh kegiatan-kegiatan karyawan. Pensiun,
permohonan berhenti, terminasi, dan kematian
semuanya menaikkan kebutuhan personalia.
Data masa lalu tentang faktor-faktor tersebut
dan trend perkembangannya bisa berfungsi
sebagai pedoman perencanaan yang akurat.
Figure : Keputusan organisasional dan Implikasinya untuk
HRP

Menambah peralatan baru • Pelatihan

• Seleksi (dari prsh yg diakuisisi)

Peningkatan melalui • Pelatihan
Penambahan Pendapatan • Kompensasi

• Outplacement (pengurangan kary)

Tambahan Hutang utk sehingga perlu pemberian
Menghindari Pengambilalihan Kompensasi
Figure : Keputusan organisasional dan Implikasinya untuk HRP
( Lanjutan)

Penjualan Produk Secara • Seleksi

Internasional • Pelatihan
• Kompensasi

Mencari Lokasi Baru • Transfer

• Rekruitment
Untuk Pabrik • Seleksi
• Pelatihan

Budayakan Strategi • Hubungan Ketenagakerjaan

bersaing dgn biaya Murah • Pelatihan
 Teknik Peramalan SDM
Beberapa teknik yang dapat digunakan dalam memenuhi
kebutuhan (demand) tenaga kerja:
a. The Expert Estimate (pendapat pakar/ahli):
- Delphi Technique
estimasi kolektif dari para ahli tentang perkembangan
spesifik di masa depan yang kemudian dilaporkan kepada
tim manajemen agar terjadi kesesuaian pendapat dan di
ulang hingga berkali-kali sampai didapat kesimpulan secara
umum.
- Nominal Group Technique (NGT)
metode kelompok untuk memperoleh gagasan-gagasan dari
sejumlah orang tentang sebuah topik tertentu.
- Keputusan Informal dan Instan
kebutuhan ditentukan secara informal dan seketika oleh para
ahli berdasarkan pengetahuan dan pengalaman yang luas
tentang faktor internal dan eksternal
 b. Teknik Peramalan berdasarkan
Trend
Ekstrapolasi Tingkat dan jenis perubahan yang terjadi di masa lalu
digunakan sebagai bahan untuk meramalkan perubahan-
perubahan yang diperkirakan akan terjadi di masa yang akan
datang

Indeksasi Metode memperkirakan kebutuhan ketenaga kerjaan di masa

depan dengan suatu indeks tertentu.
Kedua metode di atas hanya cocok untuk peramalan jangka
pendek karena faktor yang mempengaruhi permintaan atas
tenaga kerja baik internal maupun eksternal dianggap
konstan yang jarang ditemui pada saat ini. Perlu penggunaan
instrumen lain.

Analisis Metode analisis dengan memperhitungkan perubahan

yang mungkin terjadi sebagai penyebab bergesernya
Statistikal tuntutan terhadap kebutuhan akan sumber daya
manusia
 c. Teknik Peramalan lainnya
Analisis Apabila rencana alokasi anggaran telah didasarkan pada
berbagai teknik peramalan seperti ekstrapolasi, indeksasi dan
Anggaran lain-lainnya, diharpkan jumlah dan kualifikasi tenaga kerja
yangidperlukan sudah mendekati kebenaran. Maka
penggabungan selruh rencana satuan-satuan kerja yang ada
akan memberikan gambaran tentang kebutuhan organisasi di
bidang ketenag kerjaan bahkan untuk kepentingan
perencanaan sumber daya manusia jangka panjang
Analisis Memperhitungkan kebutuhan SDM dengan memperkirakan
dengan memperhitungkan perkiraan organisasi ybs dengan
Kegiatan situasi yang dihadapi oleh pertusahaan-perusahaan lain yang
Baru sudah berpengalamn dalam menyelenggarakan kegiatan
sejenis( klasifikasinya, lokasinya )
Rancangan Metode peramalan dengan menggunakan serangkaian
rumus-rumus matematikal yang secra simulatan
Berbasis menggunakan berbagia teknik peramalan untuk
Komputer menghitung kebutuhan SDM di masa depan
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam menilai ketersediaan
(supply), yaitu:
a. The Skills Inventory
b. Content of the Skills Inventory
c. Maintaining the Skills Inventory
Sumber supply eksternal adalah orang-orang dari luar organisasi
(pasar tenaga kerja), yang mencakup orang-orang yang belum
bekerja dan para pegawai organisasi-organisasi lainnya.
 Manfaat
1. Memberdayakan sumber daya manusia yang ada
seoptimal mungkin
2. Meningkatkan produktivitas kerja.
3. Dapat memperoleh tenaga kerja baru yang
sesuai dengan kebutuhan.
4. Memiliki informasi yang akurat tentang
kompetensi karyawan dalam rangka mengelola
karir karyawan.
5. Merupakan dasar dalam penyusunan program
kerja yang realistik.
 Kendala dan Tantangan HRP
• Ketiadaan standar kompetensi SDM, menyebabkan
informasi kebutuhan SDM hanya berdasarkan prediksi
dan bersifat subyektif.
• Kebijakan pemerintah dalam ketenagakerjaan (UU
tenaker, UMR)
• Kompetisi Global – Internasional Join Ventures (IJVs)
• Banyak manajer hanya berfokus pada rutinitas dan
berprespektif jangka pendek, sehingga menjadi
tantangan HRP untuk melahirkan pekerja visioner yang
mampu melihat gambaran masa depan.