BAB 2 PERENCANAAN SDM

A. Pengertian Perencanaan SDM

George Milkovich dan Paul C. Nystrom (Dale Yoder, 1981:173)

menyatakan bahwa perencanaan SDM merupakan proses peramalan,

pengembangan, pengimplementasian, dan pengontrolan yang menjamin

perusahaan mempunyai kesesuaian jumlah pegawai, penempatan pegawai

secara benar, waktu yang tepat, yang secara otomatis lebih bermanfaat.

Mondy dan Noe (1995) mendefinisikan perencanaan SDM sebagai proses

yang secara sistematis mengkaji keadaan SDM untuk memastikan bahwa

jumlah dan kualitas dengan keterampilan yang tepat, akan tersedia pada saat

mereka dibutuhkan. Kemudian Eric Vetter dalam Jackson dan Schuler (1990)

dan Schuler dan Walker (1990) mendefinisikan perencanaan SDM sebagai

proses manajemen dalam menentukan pergerakan SDM perusahaan dari

posisinya saat ini menuju posisi yang diinginkan di masa depan. Dari konsep

tersebut, perencanaan SDM dipandang sebagai proses linear, dengan

menggunakan data dan proses masa lalu (short-term) sebagai pedoman

perencanaan di masa depan (long-term).

B. Prinsip dalam Perencanaan SDM

Perencanaan SDM perlu didasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini :

a. Prinsip pengintegrasian perencanaan SDM dengan strategi divisi

lainnya, yang sesuai dengan strategi perusahaan.

b. Manajemen senior harus memberikan kepemimpinan yang

menekankan pentingnya pengembangan perusahaan dengan

melibatkan seluruh divisi dalam perusahaan.

c. Dalam perusahaan yang lebih besar, unit pusat perencanaan SDM,

yang bertanggung jawab kepada manajemen senior dapat didirikan.

Tujuan utama unit ini akan mengoordinasikan dan mengatasi tuntutan

SDM dari departemen yang berbeda. Dalam praktiknya, departemen

SDM biasanya akan memainkan peran dan tugas yang penting dalam

operasional unit perencanaan SDM ini. Dalam organisasi yang lebih

tanggung jawab ini mungkin hanya akan dilakukan oleh anggota staf

senior, misalnya manajer SDM atau bahkan direktur.

d. Jangka waktu perusahaan perlu didefinisikan. Masalah utama dalam

pembuatan perkiraan kebutuhan SDM melibatkan ketidakpastian,

sehingga penting untuk dilakukan kompromi yang jelas mengenai jangka

waktu perencanaan SDM yang disesuaikan dengan jangka waktu

pengembangan perusahaan. Misalnya jangka waktu perencanaan SDM

disesuaikan dengan jangka waktu perencanaan produksi dan peningkatan

kapasitas produksi di masa yang akan datang.

e. Ruang lingkup dan rincian tentang perencanaan SDM harus ditentukan.

Untuk perusahaan besar, perencanaan SDM yang terpisah mungkin

diperlukan untuk unit bisnis atau fungsi yang lain. Dalam perusahaan

yang lebih kecil, mungkin perencanaan SDM yang menyeluruh cukup

komprehensif bagi semua karyawan.

f. Perencanaan SDM harus didasarkan atas informasi yang paling

komprehensif dan akurat. Informasi penting dalam hal apapun, terutama

untuk menciptakan manajemen yang efektif dalam perusahaan.

Informasi tersebut didasari oleh data-data yang dihasilkan oleh tiap

divisi dalam perusahaan, yang dikoordinir oleh divisi SDM. Dengan

demikian, pengambilan keputusan akan berdasarkan informasi yang

sifatnya bottom up, sehingga perusahaan tidak akan keliru dalam

menentukan perencanaan kebutuhan SDM, baik dalam jangka waktu

yang dekat, maupun dalam jangka waktu yang panjang.

C. Tujuan Perencanaan Sumber Daya Manusia

Tujuan perencanaan SDM menurut veitzhal Rivai 2009;51 ialah untuk;

a) Menentukan kualitas dan kuantitas karyawan yang akan mengisi semua

jabatan dalam perusahaan; b) Menjamin tersedianya tenaga kerja masa kini

maupun masa depan, sehingga setiap pekerjaan ada yang mengerjakannya;

c) Menghindari terjadinya manajemen dan tumpang tindih dalam pelaksanaan

tugas; d) Mempermudah koordinasi, integrasi dan sinkronisasi KIS sehingga

produktivitas kerja meningkat; e) Menghindari kekurangan dan atau kelebihan

karyawan; f) Menjadi pedoman dalam menetapkan program penarikan,

seleksi, pengembangan, kompensasi; g) Menjadi pedoman dalam

melkasanakan mutasi [vertical atau horizontal] dan pension karyawan; dan h)

Menjadi dasar dalam penilaian karyawan.

Tujuan khusus dari perencanaan SDM antar lain:

 1. Menyeimbangkan antara biaya penempatan dan pemanfaatan

karyawan. Ini melibatkan perbandingan biaya antar kedua sumber

daya yang berbeda dan memilih kombinasi yang optimal.

2. Menentukan kebutuhan rekrutmen. Merupakan persyarat penting bagi

proses perekrutan untuk menghindari masalah yang tidak diharapkan.

3. Menentukan kebutuhan Pelatihan. Secara fundamental hal ini penting

untuk perencanaan program pelatihan, yang perlu untuk menilai tidak

hanya kuantitas tetapi juga kualitas keterampilan yang dibutuhkan

karyawan.

4. Pengembangan manajemen. Suksesi manajer yang terlatih dan

berpengalaman merupakan hal penting untuk efektivitas organisasi,

dan ini tergantung pada informasi yang akurat tentang kebutuhan

masa depan dalam semua kedudukan manajemen.

5. Hubungan karyawan dan industri; Kebutuhan akan rencana bisnis;

asumsi tentang produktivitas; SDM hasil merger, akuisisi, dan divetasi;

keputusan yang berdampak pada hubungan kerja organisasi.

D. Proses perencanaan SDM

Umumnya proses perencanaa SDM dibagi atas dua tahapan besar,

yaitu tahapan peramalan kebutuhan SDM dan perencanaan program.

Menurut French 1986, perkiraan kebutuhan adalah proses penentuan

jumlah SDM yang dibutuhkan organisasi dimasa yang akan datang.

Perkiraan kebutuhan tersebut diturunkan dari sejumlah informasi seperti

analisis kondisi eksternal, kemampuan SDM yang dimiliki organisasi saat

ini, potensi SDM organisasi, rencangan pekerjaan, filosofi manajemen,

anggaran, mutasi promosi serta pengurangan staf, dan lain-lain.

Sedangkan perencanaan program.

Beberapa tahap yang terkait dengan perencanaan SDM antara lain

disajikan sebagai berikut:

1. Tahap Peramalan Kebutuhan SDM di Masa Depan

Prakiraan kebutuhan secara garis besar terbagi atas 4 kelompok yaitu:

a) Eksternal dan internal yang meliputi pertumbuhan ekonomi dan

kondisi sosial politik, undang-undang dan peraturan ketenagakerjaan,

penduduk dan pertumbuhan angkatan kerja, suplai tenaga kerja,

transformasi dan teknologi [eksternal], kemudian kapasitas produksi,

kemampuan keuangan perusahaan,fokus invasi perusahaan, program

efensiensi dan efektivitas tenaga kerja,ketersediaan berbagai

peralatan dan perlengkapan mesin-mesin produksi, penerapan strategi

[internal], dan lain sebagainya;

b) Persyaratan SDM di masa depan,antara lain: organisasi dan

rancangan pekerjaan, perencanaan dan anggaran, kebijaksanaan

manajemen dan filosifi organisasi, sistem dan teknologi dalam

organisasi, tujuan dan rencana organisasi. Persayaratan SDM yang

dibutuhkan di masa mendatang berpengaruh langsung pada

prakiraan kebutuhan [jumlah dan jenis] SDM di masa mendatang:

c) Ketersediaan SDM di masa mendatang yang dapat di prediksi

melalui inventarisasi bakat karyawan yang ada ,prakiraan

 pengurangan pegawai, prakiraan perpindahan dan pengembangan,

dan pengaruh pasca program SDM.

2. Perencanaan Program / Programe Planning

Rancangan atau rencana program tersebut meliputi dua hal besar

yaitu: manajemen kinerja dan manajemen karier.

Manajemen kinerja meliputi tiga hal pokok yaitu: a) Hal-hal yang

berkaitan dengan keorganisasian seperti aktivitas kerja, hubungan

kerja, tanggung jawab kerja, standar kerja, alur delegasi wewenang

dan jabatan, kualitas kerja, iklim organisasi, dan lainnya; b) Penilaian

kinerja yang terdiri dari perencanaan kinerja, tujuan kinerja,

bimbingan, evaluasi kinerja, alat dan model analisis kinerja; dan c)

struktur imbalan seperti kompensasi dan pembagian keuntungan.

Manajemen karier meliputi empat hal utama,yaitu: a) Sistem dan

kebijakan perusahaan yang meliputi dari analisis jabatan, rekrutmen,

seleksi dan penempatan, promosi dan transfer, pengembangan,

pendidikan, serta pemberhentian atau pensiun; b) Suksesi Manajemen

yang meliputi kajian individu, persyaratan posisi, peta suksesi

kepemimpinan, rencana penggantian, dan perjalanan kemajuan karier;

c) Kesempatan berkarier yang meliputi syarat jabatan, pola karier dan

komunikasi karier; dan d) Rencana karier individu yang terdiri dari atas

analisis diri sendiri, rencana karier.

E. Permasalahan dalam Perencanaan SDM

Persoalan yang dihadapi dalam perencanaan SDM, terutama

dalam pengembangan dan implementasinya berdasarkan manajemen

strategi dapat di kelompokkan ke dalam empat permasalahan :

1. Perencanaan menjadi suatu problema yang dirasa tidak bermafaat

karena adanya perubahan pada lingkungan eksternal organisasi,

meskipun Nampak adanya peningkatan kebutuhan bagi

perencanaan.

2. Realitas dan bergesernya kaleidoskop prioritas kebijakan dan

startegi yang ditentukan oleh keterlibatan interes grup yang

memiliki power.

3. Kelompok faktor-faktor yang berkaitan dengan sifat manajemen dan

keterampilan serta kemampuan manajer yang memiliki preferensi

bagi adaptasi pragmatik diluar konseptualisasi, dan rasa

ketidakpercayaan terhadap teori atau perencanaan, yang dapat

disebabkan oleh kurangnya data, kurangnya pengertian

manajemen lini,dan kurangnya rencana korporasi.

4. Pendekatan teoritik konseptual yang dilakukan dalam pengujian

kematangan perencanaan sumber daya manusia sangat idealistis

dan preskriptif, di sisi lain tidak memenuhi realita organisasi dan

cara manajer mengatasi masalah-masalah spesifik.

Permasalahan tersebut merupakan risiko yang perlu diantisipasi

dengan kemampuan fleksibelitas perusahaan dan manajemen sebagai

pemegang wewenang. Sehingga setiap manajer dituntut untuk

menyiapkan langkah-langkah antisipasi secara cermat dalam setiap

perkembangan yang terjadi, karena pada dasarnya, perencanaan SDM

tidak perlu diubah secara menyeluruh. Diperlukan analisis terhadap

perencanaan yang dibuat dengan menerapkan analisa strength,

weekness,opportunity and traits [SWOT].

F. Tehnik Peramalan Dalam Perencanaan SDM

Tehnik peramalan (forecasting) merupakan instrument suatu

perencanaan . Handoko (1994) menyatakan upaya untuk memperkirakan

kebutuhan SDM di masa mendatang dapat diakukan dengan tehnik

forecasting. Beberapa tehnik forecasting yang dapat digunakan dalam

meakukan peramalan berkaitan dengan penyusunan perencanaan SDM,

seperti :

1. Tehnik Dephi

Tehnik ini menggunakan keahlian sekelompok orang (biasanya

manajer) . para perencana di departemen SDM dalam hal ini

berfungsi sebagai penengah, menyimpukan berbagai pendapat dan

melaporkan kesimpulan-kesimpulan dari pendapat-pendapat

sekelompok orang tersebut kepada para ahli . laporan ini kemudian

dikaji ulang dengan cara menyurvei ulang . kegiatan-kegiatan ini

dihitung sampai para ahli mencapai consensus (biasanya empat

sampai lima survey sudah cukup)

2. Ekstrapolasi
 Tehnik ekstrapolasi ini mendasarkan diri pada tingkat perubahan

atau kecenderungan pada masa lalu untuk membuat proyeksi

dimasa yang akan datang . penggunaan tehnik ekstrapolasi

berangkat dari pemikiran bahwa kehidupan organisasi merupakan

suatu yang berulang (kontinum). Tehnik ini mempunyai keabsahan

(Validitasi) yang tinggi bila menggunakan asumsi cateris Paribus .

artinya faktor-faktor lain asumsikan tidak berubah merupakan

kelemahan dari tehnik ini . pada kenyataannya kondisi atau

lingkungan selalu berubah . Dengan demikian tehnik ini hanya dapat

digunakan untuk perencaan SDM dalam jangka pendek .

Sedangkan perencanaan SDM jangka panjang , tehnik ini tidak

berlaku . contoh tehnik ekstrapolasi : bila rata-rata karyawan

diterima setiap bulan di bagian produksi selama dua tahun yang lalu

, maka berarti ada 24 karyawan yang akan diterima oleh bagian

produksi untuk satu tahun mendatang . asumsi tehnik ini adalah,

penyebab permintaan sama dari waktu ke waktu .

3. Indeksasi

Indeksasi adalah tehnik estimasi kebutuhan SDM di masa yang akan

datang dengan menandai tingkat perkembangan karayawan dengan

indeks . Tehnik indeksasi berangkat dari asumsi bahwa faktor-faktor

yang mempengaruhi permintaan atas tenaga kerja yang baik yang

bersifat eksternal maupun internal berada pada kondisi konstan .

Sebagaimana halnya dengan tehnik ekstrapolasi, tehnik ini juga

hanya berguna untuk perencaan jangka panjang . contoh klasik

tehnik ini : rasio anatar karyawan produksi dengan hasil penjualan .

 sebagai contoh, para perencana bisa menyimpulkan bahwa setiap

sepuluh juta rupiah kenaikan penjualan, departemen produksi

memerlukan satu tambahan karyawan baru . tehnik mengasumsikan

penyebab-penyebab permintaan tetap sama dari waktu kewaktu .

4. Analisis Statistik

Berbeda dengan tehnik ekstrapolasi dan tehnik indeksasi, tehnik ini

digunakan untuk perencanaan SDM jangka panjang. Tehnik ini lebih

rumit dari indeksasi maupun ekstrapolasi , namun hasilnya lebih

akurat untuk jangka panjang Karen tehnik ini mempertimbangkan

perubahan bergesernya tuntutan terhadap kebutihan SDM . anlisis

Statistik yang dikenal umum adalah regrasi dan korelasi .

G. Sistem Perencaan Sumber Daya Manusia

Menurut Staton and Kane (1991), tujuan dari pengolahan system

perencanaan SDM adalah untuk memastikan bahwa seluruh kegiatan dan

aktivitas perencaan sumber daya manusia berjalan dengan tepat dan

sesuai dengan yang diharapkan . untuk itu, dalam merancang sebuah

system perencanaan sumber daya manusia yang baik, maka terdapat

berbagai persyaratan untuk pegintegrasian perencanaan sumber daya

manusia, yaitu :

1. Penganalisaan lingkungan eksternal organiasi dan strategi

keseluruhan untuk menentukan kemungkinan menerapkan

perencanaan strategi terpusat dan berjangka panjang untuk

organisasi .
 2. Perlu komitmen pengembangan rencana dari manajer untuk

menggunakan perencanaan sumber daya manusia strategis . Hal ini

dapat dilakukan apabila perencanaan strategic jangka panjang

sesuai dengan lingkungan dan tujuan organisasi .

3. Manajemen puncak perlu mengakui bahwa masalah sumber daya

manusia pantas mendapat prioritas sama dengan masalah yang

lebih tradisional, seperti modal, peralatan, dan sebagainya, sebelum

pendekatan teritegrasi penuh dapat diterima.

4. Organisasi dalam menyediakan staf, waktu dan sumber daya lain

untuk menyususn, menerapkan dan memonitor rencana SDM

5. Perlu pengembangan system informasi SDM

6. Dimanapun fungsi perencaan SDM dilokasikan perlu bekerja sama

dengan fungsi perencaan SDM

7. Fungsi perencaan SDM perlu mempertahankan hubungan yang erat

dengan aspek-aspek lain dari fungsi manajemen SDM sehingga

kebijakan-kebijakan dan aktivitas-aktivitas dalam bidang seperti

perekrutan, seleksi, dan penilaian staf, pelatihan dan pengembangan

SDM, pengembangan karier, pembayaran dan tunjangan yang

mendukung pencapaian tujuan rencana Sumber Daya Manusia.

H. Implementasi Sistem Perencanaan SDM

Implementasi system perencanaan SDM yang baik dan efektif

11perlu didukung dengan pemilihan tehnik terbaik, yang merupakan

starting point dalam melaksanakn berbagai aktivitas yang berhubungan

dengan gaya manajerial, nilai dan budaya secara keseluruhan . Beberapa

tehnik perencanaan SDM berikut ini dapat diimplementasikan dalam

proses rekrutmen dan perencanaan karier (Nursanti, 2002:61), yaitu :

1. Rekrutmen Identifikasi

Kemungkinan ketidakcocokan antar supply dan demand serta

penyesuaian melalui rekrutmen, sebelumnya dilihat sebagai alasan

perencanaan manpower tradisonal . Oleh karena itu diperlukan

pendekatan baru yang mempertimbangkan kombinasi kompetensi .

karyawan melalui pengetahuan, keterampilan dan sikap dan

pengalaman yang dimiliki . perencanaan SDM dapat dijadikan

petunjuk dan memberikan wawasan masa yang akan datang bagi

orang-orang-orang yang diperlukan untuk menyampaikan produk-

produk inovatif atau pelayanan berkualitas difokuskan melalui

strategi bisnis dalam proses rekrutmen .

2. Perencanaan Karier

Hal ini membutuhkan pengertian proses-proses yang diintegrasikan

pada karakteristik individual dan preferensi dengan implikasinya

 pada budaya organisasi, nilai dan gaya, strategi bisnis dan

panduan, struktur organisasi dan perubahan system reward ,

penelitian dan system pengembangan , syarat penilaian dan

system promosi. Beberapa organisasi dewasa ini menekankan

pada tanggung jawab individual bagi pengembangan karier masing-

masing . system mentoring formal maupun informal diperkenalkan

untuk membantu pencapaian pengembangan karier . seberapa jauh

fleksibelitas dan efeisiensi organisasi ditentukan oleh kebijakan

pemerintah, baik fiksal maupun pasar tenaga kerja

3. Evaluasi Perencanaan SDM

Perencanaan SDm dapat digunakan sebagai indicator keseuaian

antara supply dan demand bagi sejumlah orang-orang yang ada

dalam organisasi dengan keterampilan yang sesuai: Perencanaan

SDM juga berguna sebagai early warning perusahaan terhadap

implikasi strategi bisnis bagi pengembanagn SDM dengan

melakukan audit terhadap SDM .