SKKNI-C.100000.009.

01
DESKRIPSI UNIT
ž  Unitkompetensi ini mencakup
keterampilan dan pengetahuan yang
diperlukan untuk mengidentifikasi,
mengumpulkan dan memberikan
informasi untuk memberikan
pemahaman kepada orang lain.
Relevansi dan Manfaat
ž  Relevansi: Unit ini sangat dibutuhkan
bagi industri pangan untuk memberikan
pedoman bagaimana Menyediakan
informasi pekerjaan
ž  Manfaat dari unit ini adalah, karyawan/
penyuluh yang bertanggungjawab akan
jaminan keamanan pangan akan dapat
memastikan bagaimana Menyediakan
informasi pekerjaan.
Penting !!
Setelah menyelesaikan modul
pelatihan ini, peserta harus mampu
menunjukan bukti pencapaian
kompetensi dalam bentuk
mendemonstrasikan:
ž  Menyediakan informasi pekerjaan.
TIU: Menyediakan informasi
pekerjaan
Tujuan Instruksional Khusus (TIK),
peserta mampu:
1.  Menyediakan dan menerapkan
informasi sesuai dengan keperluan
tempat kerja dan audiensi.
2.  Menanggapi permintaan informasi.
3.  Menggunakan dan memelihara
informasi kerja.
TP1. Menyediakan dan menerapkan informasi sesuai
dengan keperluan tempat kerja dan audiens
①  Kebutuhan informasi untuk
operasi kerja diidentifikasi.
②  Informasi dikumpulkan.
③  Informasi disusun secara logis
untuk memberi pemahaman
kepada orang lain.
④  Metode yang tepat digunakan
untuk berkomunikasi secara efektif
dengan orang lain.
①  Identifikasi Kebutuhan
informasi untuk operasi kerja
ž  Operasi kerja adalah kegiatan yang ada
di industri pangan, termasuk tetapi tidak
terbatas pada bagian:
—  Pembelian bahan baku
—  Penerimaan barang
—  Produksi
—  Penjaminan mutu
—  Pengemasan
—  Penyimpanan
—  Pengiriman barang
Informasi di tempat kerja dapat mencakupi:
ž  Prosedur operasi standar (SOP)
ž  Spesifikasi
ž  Jadwal produksi dan instruksi
ž  Rambu peringatan dan simbol
ž  Materials Safety Data Sheets (MSDS)
ž  Saran dari produsen
ž  Laporan dan formulir standar
②  Mengumpulkan Informasi
Informasi dapar dikumpulkan dari:
ž  Kebijakan dan sistem manajemen,
ž  Panduan mutu manajemen
keamanan pangan,
ž  SOP
ž  SSOP,
ž  Spesifikasi produk,
ž  Spesifikasi bahan bahan baku,
ž  dll
③  Menyusun Informasi secara logis untuk
memberi pemahaman kepada orang lain

ž  Susunan sumber informasi yang logis:

—  Kebijakan mutu keamanan pangan
—  Sasaran mutu
—  Panduan Mutu
—  SOP:
○  Prosedur
○  Instruksi kerja,
—  Formulir,
—  Dokumen pendukung:
○  Regulasi
○  Standar
○  Spesifikasi produk
○  dll
④  Menggunakan Metode yang tepat untuk
berkomunikasi secara efektif dengan orang lain

ž  Efektifitas sebuah komunikasi sangat bergantung

pada metode-metode penyampaiannya, di
samping kerapian isi pesan itu sendiri dan kondisi
khalayak yang menjadi sasaran komunikasi.
ž  Enam macam metode komunikais yang populer:
1)  Metode Redundan atau Repetisi
2)  Metode Kanalisasi
3)  Metode Informatif
4)  Metode Persuasif
5)  Metode Edukatif
6)  Metode Kursif
Metode Redundan atau Repetisi

ž  Salah satu kutipan terkenal Adolf Hitler dituangkan dalam

buku Mein Kampf-nya yang berbunyi: “kebenaran adalah
kebohongan yang diulang seribu kali.” Walau
kontroversial, ia menyadari bahwa ada pengaruh
pengulangan atau repetisi sebuah pesan terhadap
efektivitas tersampaikannya pesan tersebut.
ž  Pesan yang diulang-ulang akan lebih banyak menarik
perhatian, dan bila dilakukan terus menerus akan
tertanam dalam pikiran bawah sadar. Iklan produk di TV
dan Radio menggunakan metode komunikasi macam ini.
ž  Meski begitu, pengulangan yang terlalu banyak juga akan
mencapai titik kekenyangan/limit (saturation point), lalu
pesan menjadi hilang daya magisnya. Oleh karena itu,
hendaknya pengulangan-pengulangan itu diberi variasi
yang menarik agar tidak membosankan.
 Metode Kanalisasi
ž  Penggunaan metode Kanalisasi (Canalizing) mengharuskan kita
betul-betul mengenal khalayak sasaran. Kita harus
mengidentifikasi persamaan-persamaan dan perbedaan-
perbedaan dengan khalayak, sehingga bisa menyesuaikan diri
dengan khalayak. Hal ini dikarenakan metode kanalisasi ini
sesungguhnya adalah metode yang mengarahkan cara berfikir
khalayak agar sesuai dengan apa yang kita inginkan. Ibarat air
yang akan diarahkan pola alirannya, mesti dibuatkan saluran
atau kanal (channel).
ž  Hal pertama yang harus dikenal dari khalayak adalah kerangka
referensinya atau kerangka rujukan (frame of reference).
Komunikasi ini dimulai dari memenuhi nilai-nilai dan standar
normatif khalayak, lalu mengubahnya sedikit demi sedikit
menuju nilai-nilai dan standarisasi yang kita inginkan.
ž  Dalam bahasa sederhananya, bagaimana kita memunculkan
empati agar dapat diterima oleh khalayak. Ketika kita diterima,
pada saat itulah proses kanalisasi dimulai.
 Metode Informatif
ž  Metode ini mungkin yang paling
sederhana, yaitu cukup memberi
penerangan sejelas-jelasnya tentang
maksud pesan kepada khalayak.
Penerangan yang dimaksud adalah
menyampaikan sesuatu apa adanya,
apa yang sesungguhnya, berdasarkan
data, fakta dan opini yang benar. Jadi,
khalayak di sini bebas dalam merespon
pesan.
Metode Persuasif
ž  Persuasifberarti mempengaruhi dengan
bujukan. Sasaran utama metode ini
adalah perasaan khalayak, bukan
pikirannya. Dalam metode ini
diupayakan, khalayak dikondisikan
dalam keadaan mudah disugesti
(suggestible).
Metode Edukatif
ž  Metode ini pada dasarnya mirip dengan
metode informatif. Keduanya sama-
sama berlandaskan data, fakta dan
pengalaman-pengalaman yang sebenar-
benarnya. Namun perbedaannya
dengan metode informatif, metode
komunikasi ini lebih disengaja, teratur
dan terencana dengan tujuan mengubah
tingkah laku manusia kearah yang
diinginkan.
Metode Kursif
ž  Kursif (coercive) berarti memaksa. Dengan
kata lain, metode kursif merupakan metode
komunikasi dengan jalan memaksa. Oleh
karena itu, isi pesan tidak hanya berisi
pendapat-pendapat, namun mengandung
ancaman-ancaman (fear motivation).
ž  Peraturan-peraturan, perintah dan proses
intimidasi lainnya merupakan perwujudan
model komunikasi macam ini.
TP2. Menanggapi permintaan
informasi
①  Permintaan informasi diproses dengan segera
dan sopan.
②  Mendengarkan secara efektif dan keterampilan
komunikasi verbal diterapkan untuk
memperoleh informasi.
③  Sifat permintaan diklarifikasi.
④  Informasi yang tepat disediakan dalam
menanggapi permintaan.
⑤  Informasi diberikan dalam bentuk yang sesuai
dengan permintaan.
⑥  Permintaan diteruskan kepada personil yang
tepat bila permintaan tersebut jatuh di luar
daerah tanggung jawab.
 ①  Memproses Permintaan informasi dengan
segera dan sopan
ž  Setiap permintaan informasi baik dari dalam maupun
dari luar adalah penting.
ž  Pendapat orang lain terhadap suatu organisasi bisnis,
produk, maupun bagian akan dipengaruhi oleh
bagaimana kesigapan anda dalam menangani
permintaan informasi.
ž  Meskipun proses pengambilan keputusan cenderung
lamban, permintaan informasi dari pelanggan atau
pihak lain harus direspon secara cepat dan tepat.
ž  Bentuk jawaban:
—  Menjawab semua pertanyaan dengan jujur dan lengkap,
—  Memberikan kesan yang baik dan menyenangkan.
②  Mendengarkan secara efektif dan keterampilan
komunikasi verbal diterapkan untuk memperoleh
informasi

ž  Mendengarkan secara efektif:

1)  Kita tidak dapat mendengarkan dan berbicara secara
bersamaan
2)  Mencoba memahami pokok pikiran atau ide utama pembicara
3)  Hindari gangguan dari lingkungan sekitar
4)  Mencoba untuk mengendalikan emosi
5)  Membuat catatan jelas dan singkat
6)  Mencoba untuk bersikap empati
7)  Coba untuk memahami prinsip-prinsip komunikasi non-verbal
8)  Mendengarkan yang selektif
9)  Bertanya pada tempatnya
10)  Memberikan umpan balik
ž  komunikasi verbal diterapkan untuk memperoleh
informasi.
③  Klarifikasi Sifat permintaan
ž  Personel yang minta klarifikasi,
ž  Kesesuaian jenis permintaan
informasi dengan ruang lingkup
informasi yang tersedia.
ž  Kesesuaian ruang lingkup tanggung
jawab dan tugas dengan informasi
yang diminta.
④  Menyediakan Informasi yang tepat dalam
menanggapi permintaan

ž  Informasi
yang tepat dalam jaminan
keamanan pangan harus didapat dari
sumber yang akurat:
—  Standar nasional
—  Regulasi teknis keamanan pangan
—  Kebijakan organisasi pengolaha makanan
—  Panduan mutu dan keamanan pangan
—  SOP dan SSOP.
⑤  Memberikan Informasi dalam
bentuk yang sesuai dengan
permintaan
Mempersiapkan bahan informasi
—  Identifikasi pesan pokoknya
—  Kepada siapa pesan akan disampaikan
—  Identifikasi hasil apa yang akan anda
inginkan
—  Bagaimana informasi ini akan
dikomunikasikan
⑥  Meneruskan Permintaan kepada
personil yang tepat bila permintaan
tersebut jatuh di luar daerah
tanggung jawab

ž  Bila PKP belum memiliki informasi

yang sesuai.
ž  Bila informasi yang diminta bukan
kewenangan PKP.
TP3. Menggunakan dan
memelihara informasi kerja
①  Berbagai sumber informasi diakses untuk
mendukung kebutuhan kerja.
②  Informasi dicatat dalam format yang tepat
sesuai dengan persyaratan pelaporan di
tempat kerja.
③  Pekerjaan dilakukan sesuai dengan pedoman
lingkungan tempat kerja.
④  Informasi dianalisis untuk memenuhi
persyaratan kerja.
⑤  Mendengarkan secara efektif dan
keterampilan komunikasi verbal diterapkan
untuk bertukar informasi
①  Akses Berbagai sumber
informasi untuk mendukung
kebutuhan kerja
ž  Akses sumber informasi:
—  Badan POM,
—  Balai POM,
—  Otoritas sektor yang berkaitan dengan
pangan,
—  Pelanggan/customer.
—  Bagian-bagian manajemen dalam industri.
—  CODEX Alimentarius
—  BSN
—  KAN
②  Mencatat Informasi dalam format
yang tepat sesuai dengan persyaratan
pelaporan di tempat kerja
ž  Tujuan pencatatan adalah untuk
memudahkan penemuan kembali,
mencakupi:
—  Perekaman deskripsi informasi,
—  Pemberian tanda pengaruh unik untuk rekaman
dalam sistem.
ž  Format yang tepat untuk mencatat
informasi, dapat mencakupi:
—  Format formulir kertas (hard copy)
—  Format elektronik (soft copy):
○  Word, ppt, dll
○  Pdf.
○  dll
③  Melakukan Pekerjaan sesuai
dengan pedoman lingkungan
tempat kerja
Mengikuti SOP yang telah disahkan
ž  Untuk memastikan produk yang
dihasilkan aman.
ž  Untuk memastikan produk yang
dihasilkan reliable/konsisten.
ž  Untuk memastikan pekerja aman dan
sehat.
ž  Untuk memastikan produktivitas terus
meningkat.
 ④  Analisis Informasi untuk memenuhi
persyaratan kerja
ž  Menganalisis dengan cermat informasi itu sebelum
menerimanya, agar semakin memahami maksud
yang terkandung.
ž  Dengan cara melontarkan pertanyaan-pertanyaan
kritis yang menggugat. Jika pertanyaan kritis yang
kita lontarkan tidak terjawab, informasi itu perlu
dipertanyakan valditasnya (kebenaran menurut bukti
yang ada).
ž  Pertanyaan kritis bukanlah pertanyaan repetisi atau
reproduksi, yaitu pertanyaan yang hanya bertujuan
mengulang pernyataan.
ž  Pertanyaan kritis adalah pertanyaan yang bertujuan
menelusuri persoalan sampai ke akarnya.
⑤  Mendengarkan secara efektif dan keterampilan
komunikasi verbal diterapkan untuk bertukar
informasi

ž  Mendengar secara efektif:

—  Mendengarkan yang efektif memerlukan konsentrasi,
jangan melamun
—  Memberikan feedback, verbal dan non verbal
—  Menyadari efek dari respon emosional,
—  Cek dan menanggapi pesan,
—  Jangan mengevaluasi sampai pembicaraan selesai.
—  Peka terhadap sangkaan dan pandangan sendu,
jangan close minded dan bersikap terbuka,
—  Menciptakan suasana yang kondusif untuk
mendengarkan,
—  Berusaha mengembangkan kemampuan mendengar,
—  Memberikan umpan balik yang telah diobservasi dan
catat.
LATIHAN
ž  Demonstrasikan Menyediakan informasi
pekerjaan di unit pengolahan anda/
binaan anda !!