MANAJEMEN PROYEK SISTEM INFORMASI

Tujuan Mata Kuliah Manajemen Proyek Sistem Informasi :

 Melengkapi mahasiswa dengan pemahaman tentang konsep, fungsi, tugas dan teknik
manajemen proyek sistem informasi

 Mengenalkan beberapa variasi model /pendekatan untuk kualitas sistem informasi dan
bagaimana menggunakannya dalam pengembangan sistem informasi

Sasaran :

 Mahasiswa mampu untuk menerapkan teknik yang diajarkan dan membuat perencanaan
proyek yang baku

 Menuliskan rencana proyek sistem informasi

 Mengerti dengan jelas hubungan antara proses pengembangan sistem informasi , manajemen
proyek dan jaminan kualitas sistem informasi

Deskripsi :

Mata kuliah manajemen proyek sistem informasi memberi pelajaran mengenai konsep, metodologi
dan terminologi manajemen proyek sistem informasi

PENDAHULUAN

Definisi
Proyek adalah :

 Usaha formal yang ditetapkan dalam suatu waktu tertentu, dengan beberapa karakteristik ,
yaitu :
 Diawali pada waktu / hari tertentu
 Ditetapkan dengan pasti baik tujuan maupun lingkup kerja
 Ditetapkan dengan baik hasil / produknya, termasuk kriteria performansi produk
 Ditetapkan dengan baik kriteria penyelesaian proyek
 Ditetapkan titik akhir atau waktu penyelesaian

 Tugas yang dapat diukur besarnya dan harus diselesaikan dengan anggaran serta satuan waktu
tertentu, sekali dan tidak berulang

 Suatu usaha yang mempunyai awal – akhir dan dijalankan untuk memenuhi tujuan yang sudah
ditetapkan dalam biaya, jadwal, dan sasarn kualitas

Manajemen adalah :

 Fungsi, disiplin dan tugas yang harus dikerjakan/dilakukan manajer/ profesional dalam disiplin
praktis dalam menjalankan fungsinya dan / atau melaksanakan tugasnya.

 Proses merencanakan, mengorganisasikan , memimpin, mengendalikan usaha-usaha anggota

organisasi dan proses penggunaan sumberdaya organisasi untuk mencapai tujuan-tujuan
organisasi yang telah ditetapkan

 Suatu proses untuk memanfaatkan sumber daya manusia dan sumber daya lain untuk mencapai
tujuan tertentu

 Proses yang terdiri dari kegiatan merencanakan, mengorganisasikan, memimpin, menggerakkan,

dan mengendalikan sumberdaya organisasi untuk mencapai tujuan organisasi

 Proses perencanaan, pengorganisasia , penempatan sumberdaya manusia, pengkoordinasian,

dan pengendalian

 Manajemen Proyek Sistem Informasi adalah :

Kegiatan merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan dan mengendalikan sumber daya

organisasi perusahaan untuk mencapai tujuan tertentu dalam waktu tertentu dengan sumber
 daya tertentu. Manajemen proyek mempergunakan personel perusahaan untuk ditempatkan
pada tugas tertentu dalam proyek

 Manajemen proyek menyatukan dan mengoptimalkan sumber daya (meliputi keterampilan,

bakat, usaha kerjasama tim, fasilitas, alat, perlengkapan informasi, sistem, teknik serta
uang) yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek dengan berhasil

 Parameter proyek :
 Biaya
 Mutu
 Waktu

Manajemen Proyek VS Rutin

 Perbedaan manajemen umum (rutin) dengan manajemen proyek adalah adanya aspek
inisialisasi dan terminasi (ada awal ada akhir)

 Inisialisasi melibatkan :
 Pendefinisian sasaran dan tujuan
 Penentuan lingkup kerja
 Penetapan kelayakan teknik dan finansial
 Perancangan proses guna pencapaian tujuan
 Pemilihan dan pembangunan tim

 Terminasi melibatkan :
 Delivery hasil kerja
 Perencanaan sumber daya dalam transisi untuk penugasan baru
 Pembelajaran untuk proyek selanjutnya

Tipe proyek Sistem Informasi

 Pengembangan Sistem
 Implementasi paket atau kustomisasi paket
 End user computing
 Prototyping
 RAD (Rapid application development)
 BPR (Business reengineering projects)
 Proyek implementasi teknologi
 Proyek seleksi
 System architecture
 Dan lain-lain

Keterampilan Manajemen proyek yang dibutuhkan :

 Personal skill,
Kemampuan memotivasi sumber daya manusia dan mencari solusi tim
 Technical skill,
Perlu memahami pengetahuan teknis sejauh diperlukan
 Management skill,
Memimpin dan mengelola sumber daya untuk keberhasilan proyek
 Coping skill,
Kemampuan mengatasi persoalan dalam kondisi ketidakpastian dan konflik

Basic skills manajemen proyek

Hal yang penting dikelola manajemen proyek :

 Penentuan kebutuhan user

 Inisialisasi dan pemantapan rencana proyek

 Bersama user memantapkan kemajuan dan arah proyek

 Teknologi, orang, dan perubahan

 Kreatifitas staff dengan lingkungan yang kondusif

 Hal yang tidak pasti, gampang berubah dan kurang jelas

 Hubungan dengan pelanggan dengan efektif dan legal

 Peningkatan motivasi dengan contoh

 Kemampuan managerial standar

Siklus hidup pengembangan sistem :

 Phase definition
- Analisa kelayakan
 - Pendefinisian kebutuhan
 Phase konstruksi
- Desain sistem
- Pembangunan sistem
- Testing sistem
 Phase implementasi
- Instalasi
- Operasi
- Pemeliharaan
Komponen-komponen dasar sistem
 Orang
 Proses bisnis
 Teknologi informasi / infrastruktur (hardware, software, netware)
 Struktur organisasi
Sumber daya :
 Orang
 Infrastruktur
 Tools
 Standar
 Model organisasi
 SIKLUS HIDUP PROYEK
Secara garis besar tahap-tahap proyek bisa dibagi menjadi :
1. Tahap konsepsi
2. Tahap pendefinisian
3. tahap Akuisisi
4. Tahap operasi

Konsepsi
Tahap konsepsi adalah sebagai berikut :
 Inisiasi proyek
Inisiasi adalah titik dimana suatu ide tentang proyek lahir

 Kelayakan proyek
Kelayakan proyek adalah proses investigasi terhadap masalah dan mengembangkan solusi
secara lebih detail apakah penyelesaian masalah itu cukup menguntungkan secara ekonomis
dan bermanfaat

 Permintaan proposal
Permintaan proposal atau RFP (request for proposal) dikirim kepada pihak-pihak yang masuk
dalam daftar peserta lelang atau bidders list yang dipunyai perusahaan atau pihak lain yang
berminat.
Dalam RFP ditentukan :
o Tujuan proyek
o Lingkup proyek
o Spesifikasi performansi
o Batasan ongkos dan jadwal
o Kebutuhan data
o Jenis kontrak yang diinginkan

 Proposal proyek
Secara ringkas proposal proyek harus mengandung beberapa pokok isi :
1. Surat pengantar
2. Ringkasan manajemen / executive
3. Bagian teknis
4. Manfaat / keuntungan yang akan diperoleh
5. Jadwal
6. Bagian Keuangan
7. Bagian legal
8. Kualifikasi manajemen
 Pemilihan proposal
 Negosiasi kontrak

Term of reference
Pernyataan kebutuhan pekerjaan
Isi :
 Latar belakang
 Tujuan (pelaksanaan pekerjaan)
 Sasaran (dampak hasil pekerjaan)
 Lingkup kegiatan
 Deliverables (hasil pekerjaan, termasuk dokumentasi)
 Resource (manpower, equipment, tools dll)
 Waktu pelaksanaan
 Syarat lain (metodologi, organisasi pelaksana dll)

Tahap Pendefinisian

Tahap pendefinisian dalam siklus hidup proyek meliputi kegiatan : penyiapan rencana proyek secara
detail dan penentuan spesifikasi proyek secara rinci.
Isi rencana proyek biasanya terdiri dari :
1. Jadwal pekerjaan
2. Anggaran dan sistem pengendalian biaya
3. Work breakdown structure secara rinci
4. Bagian-bagian yang beresiko tinggi dan cukup sulit dan rencana tentang kemungkinan-
kemungkinan yang akan muncul
5. Rencana sumber daya manusia dan pemakaian sumber daya lain
6. Rencana pengujian hasil proyek
7. Rencana dokumentasi
8. Rencana peninjauan pekerjaan
9. rencana pelaksanaan hasil proyek
Tahap Akuisisi

Tahap-tahap akuisisi ini adalah :

1. Desain
Dalam tahap ini spesifikasi akan diterjemahkan dalam gambar, maket, diagram atau skema.
Dalam tahap ini pekerjaan harus dibagi dalam sub-sub pekerjaan yang lebih kecil
2. Pengadaan
Disiapkan fasilitas-fasilitas pendukung maupun material untuk tahap selanjutnya
3. Produksi
Setelah siap fasilitas dan bahan pendukung bisa dilakukan pelaksanaan produksi
4. Implementasi
Jika produksi telah dilakukan hasil diserahkan kepada user. User bisa menguji hasil ini untuk
memastikan apakah cocok dengan kebutuhannya.

Tahap Operasi
Setelah hasil proyek diserahkan ke user maka proyek dianggap selesai .

Siklus hidup proyek yang lain :

Penetapan
Inisialisasi Perencanaan
Kelayakan Berisi
Jadwal Sumber
Daya

Eksekusi Tugas

Pengumpulan Hasil

Pengecekan Kualitas

Pengujian Kemajuan

Pelaporan

Phase
perencanaan Estimasi
berikut
Terminasi
Review
Perencanaan Proyek

Tujuan perencanaan proyek :

 desain proyek
 Perkiraan
 Inisiasi proyek
 Memulai proyek
 Pembuatan Work Breakdown Structure
 Teknik perencanaan

Desain proyek
Pemilihan siklus hidup :
 Model waterfall
 System engineering lifecycle
 Overlapping phases
 Prototyping
 Joint application development (JAD)
 Iterative lifecycle

Waterfall model
Feasibility

Analysis

Design

Build

Implementasi

Operation

Effort on correction of errors :

Phase Percent
Requirements 82 %
Design 13 %
Coding 1%
other 4%
Pengukuran Produktifitas

Reusability

Quality

Defects
Value

Size

Quantity

Productivity Functionality

Time

Personnel

Money

Cost

hardwre

Resources

softwre

environmental
constraints

Complexity
problem dificulty

Pembuatan Anggaran

Cara untuk menentukan harga proyek :

 Intuisi
 Keahlian
 TCA ( Traditional Cost accounting)
 ABC ( activity based costing)

Tahap-tahap dalam ABC :

 Identify actifities
 Determine cost drivers
 Determine cost for each activity
 Collect activity data
 Calculate project cost
 ABC

Project deliverables

Work breakdown structure

task1 task2 task3 task n

resorces resorces resorces resorces

estimate 1 estimate 2 estimate 3 estimate n

cost cost cost cost

estimate 1 estimate 2 estimate 3 estimate n

cost 1 cost 2 cost 3 cost n

Budget at completation

Komponen Biaya dalam proyek teknologi informasi :

 Direct cost :
- direct labor ( expert staff, supporting staff)
- direct materials
 Overhead
- Marketing cost ( negotiation, project preparation, kick back etc)
- Project administration
- Indirect materials
- Indirect labor
- Hardware depreciation + maintenance
- Infrastructure depreciation + maintenance
- Software amortization + maintenance
- Facility / office amortization
- Insurance
- Taxes, fee
- Etc
Total Biaya = biaya langsung + biaya overhead
 ORGANISASI PROYEK

Secara umum terdapat beberapa dasar penyusunan struktur organisasi, yaitu :

o Berdasar produk
o Berdasar lokasi
o Berdasar proses
o Berdasar pelanggan
o Berdasar waktu

Membangun organisasi proyek :

Project estimation

creating project organization schema

assesing internal organization

creating job
description

talent selection

Personnel selection personnel recruitment personnel outsourcing

personnel assignment
 TIM PROYEK

Ada beberapa jabatan penting dalam project office selain manajer proyek.
Peran manajer proyek :
 Sebagai integrator
 Komunikator
 Pembuat keputusan
 Motivator
 Enterpreneur dan agen peubah

Tanggung jawab manajer proyek :

1. Merencanakan kegiatan-kegiatan dalam proyek, tugas-tugas dan hasil akhir, termasuk
pemecahan pekerjaan, penjadwalan dan penganggaran
2. Mengorganisasikan , memilih dan menempatkan orang-orang dalam tim proyek.
Mengorganisasikan dan mengalokasikan sumberdaya
3. Memonitor status proyek
4. Mengidentifikasi masalah-masalah teknis
5. Titik temu dari para konstituen : subkontraktor, user, konsultan, top management
6. Menyelesaikan konflik yang terjadi dalam proyek
7. Merekomendasikan pengehentian proyek atau pengerahan kembali sumberdaya bila tujuan tidak
tercapai

Kompetensi dan orientasi Manajer Proyek

Seorang manajer proyek bekerja pada interface antara top management dan para teknolog atau
teknisi, maka dia harus mempunyai kemampuan manajerial dan sekaligus kompetensi teknis serta
beberapa kualifikasi lain.

Memilih manajer proyek

Kategori kualifikasi yang harus dimiliki manajer proyek adalah :
 Karakteristik personal
 Mempunyai fleksibilitas dan kemampuan beradaptasi yang tinggi
 Mempunyai kemampuan memimpin dan punya inisiatif
 Percaya diri, bisa meyakinkan orang lain
 Punya disiplin
 Seorang generalis
 Bisa menemukan masalah sekaligus membuat keputusan
  Mampu menyeimbangkan antara masalah teknis dengan waktu, biaya dan faktor
manusia

 Keterampilan perilaku
o Kemampuan mendengarkan secara aktif
o Komunikator yang baik
o Bisa menjalin jaringan komunikasi informal

 Keterampilan bisnis
 Pemahaman mengenai organisasi dan masalah bisnis itu sendiri
 Pemahaman mengenai manajemen secara umum yang meliputi : pemasaran,
pengendalian, pembelian, hukum, administrasi karyawan dan konsep umum
mengenai keuntungan
 Kemampuan mengubah kebutuhan bisnis menjadi kebutuhan proyek
 Punya kemauan kuat dan aktif untuk mengajari, melatih dan mengembangkan
kemampuan bawahan
 Kemampuan teknis
Untuk proyek yang melibatkan pemakaian berteknologi tinggi pengetahuan mengenai ilmu
dan rekayasa sangatlah penting dimiliki seorang manajer proyek

Berikut gambar mengenai anggota tim proyek :

Manajer proyek

Wakil fungsional Project engineer Contract administrator Project controller customer liaison

quality assurance
Koordinator produksi manajer lapangan project accountant
supervisor

Peran lain diluar tim proyek

- Manajer program
- Manajemen puncak
 MENGELOLA KONFLIK DALAM PROYEK

 Munculnya konflik
Dalam suatu organisasi adanya perbedaan opini , tujuan, dan nilai yang dianut
seringkali akan memicu terjadinya konflik, apalagi untuk organisasi proyek yang begitu
sering dibentuk kalau ada proyek baru.

 Manfaat adanya konflik

 Bisa menghasilkan ide-ide baru yang lebih baik
 Memacu orang untuk mencari dan menemukan pendekatan-pendekatan baru dalam
menyelesaikan masalah
 Memunculkan masalah lama ke permukaan dan kesepakatan tentang adanya
masalah tersebut
 Memacu orang untuk menjelaskan pandangannya
 Menyebabkan tekanan yang akan menstimulasi perhatian dan kreatifitas seseorang
 Memberikan kesempatan kepada seseorang untuk menguji kapasitas
kemampuannya.

 Konflik selama siklus hidup proyek

Sumber utama konflik dan tahap-tahap proyek

Mulai siklus hidup proyek selesai

Project formation/ Project build up / Main project / Project phased out /

konsepsi definisi akuisisi akhir
Prioritas proyek Prioritas proyek Jadwal Jadwal
Prosedur Jadwal Teknis Interpersonal /
administrasi perorangan
Jadwal Prosedur Tenaga kerja Tenaga kerja
administrasi
Tenaga kerja teknis Pioritas proyek Prioritas
 Pemecahan Konflik
Ada beberapa metoda untuk mengurangi atau memecahkan konflik, yaitu :
1. menarik kembali kesepakatan (withdrawing)
2. Mengurangi tingkat kepentingan ketidaksepakatan ( menganggap tidak ada konflik)
3. menggunakan kekuasaan (forcing)
4. Kompromi
5. konfrontasi

 Mengelola konflik
Ada dua cara untuk mengelola konflik , yaitu :
1. Teori ekspektasi tentang konflik
2. Metode kelompok untuk menyelesaikan konflik :
o Teknik memperjelas peran
o Memperjelas peran-peran untuk tim
o Memperjelas peran setiap orang
o Resolusi konflik dalam kelompok
 PENDEFINISIAN PEKERJAAN

Yang menjadi lingkup pekerjaan selama proses perencanaan dan pengendalian adalah :

1. Sebelum proyek mulai (dan selama tahap konsepsi dan pendefinisian), sebuah rencana
dipersiapkan untuk menentukan tujuan proyek, tugas-tugas yang akan dikerjakan, jadwal dan
anggaran
2. Selama proyek (dalam tahap akuisisi) rencana yang telah dibuat dibandingkan dengan
performansi, waktu dan biaya yang sebenarnya terjadi (aktual)
3. Jika ada perbedaan antara yang direncanakan dan yang terjadi sebenarnya tindakan koreksi
perlu dilakukan, dan estimasi biaya dan waktu bisa diperbaharui.

Tahap-tahap perencanaan proyek

Langkah-langkah perencanaan meliputi :
1. Penentuan tujuan proyek dan kebutuhan-kebutuhannya. Dalam hal ini perlu ditentukan hasil
akhir proyek, waktu, biaya, dan performansi yang ditargetkan
2. Pekerjaan-pekerjaan apa saja yang diperlukan untuk mencapai tujuan proyek haruslah diuraikan
dan didaftar
3. Organisasi proyek dirancang untuk menentukan departemen-departemen yang ada,
subkontraktor yang diperlukan dan manajer-manajer yang bertanggungjawab terhadap aktifitas
pekerjaan yang ada
4. Jadwal untuk setiap aktifitas pekerjaan dibuat yang memeperlihatkan waktu tiap aktifitas,
batas selesai dan milestone
5. Sebuah rencana anggaran dan sumberdaya yang dibutuhkan dipersiapkan. Rencana ini akan
memberikan informasi mengenai jumlah sumber daya dan waktu untuk setiap aktifitas
pekerjaan
6. Ramalan mengenai waktu, biaya, dan performansi penyelesaian proyek.

Rencana Induk Proyek

Tujuan pembuatan rencana adalah :

Untuk memberikan petunjuk kepada manajer dan tim proyek selama siklus hidup proyek, untuk
memberitahukan mengenai sumberdaya apa yang diperlukan, kapan dan berapa besar biaya yang
dikeluarkan, dan memungkinkan mereka mengukur kemajuan yang telah dibuat dan keterlambatan
yang terjadi.
Isi rencana proyek
1. Deskripsi proyek
deskripsi singkat mengenai asal usul dan latar belakan lahirnya proyek
2. Manajemen dan organisasi
Ringkasan mengenai organisasi dan personel yang dibutuhkan, isinya meliputi :
 Manajemen proyek dan organisasi
 Kebutuhan orang
 Training dan pengembangan
3. Bagian teknis
Ringkasan mengenai aktfitas utama proyek, waktu dan biaya, termasuk dalam bagian ini :
 Rincian pekerjaan (statement of work)
 Jadwal proyek
 Anggaran dan dukungan keuangan
 Testing
 Dokumentasi
 Implementasi
 Rencana peninjauan pekerjaan
 Justifikasi ekonomi

Alat-alat perencanaan
Banyak metoda yang digunakan dalam perencanaan antara lain :
1. work breakdown structure (WBS) , untuk menentukan pekerjaan –pekerjaan yang ada dalam
proyek
2. Matriks tanggung jawab, untuk menentukan organisasi proyek, orang-orang kunci dan tanggung
jawabnya
3. Gantt- charts, digunakan untuk menunjukkan jadwal induk proyek, dan jadwal pekerjaan secara
detail
4. Jarifrngan kerja (network), untuk memperlihatkan urutan pekerjaan , kapan selesai, kapan
proyek secara keseluruhan selesai.

Pendefinisian Pekerjaan

 Work breakdown structure (wbs) adalah pemecahan pekerjaan besar menjadi elemen-elemen
pekerjaan yang lebih kecil.
 Work breakdown structure (wbs) adalah teknik untuk :
1. Membagi keseluruhan proyek kedalam komponen-komponen
2. Memecah komponen ke level-level berikutnya sampai dengan tugas
3. Menampilkan gambar/grafik tentang hiraki proyek

Tujuan dan manfaat Work Breakdown Sructure

Tujuan :
1. Melengkapi komunikasi antar personel proyek
2. Menjaga konsistensi dalam pengendalian dan pelaporan proyek
3. Cara efektif untuk melengkapi tugas manajemen
Manfaat :
1. Mengurangi kompleksitas
2. Fasilitas penjadwalan dan pengendalian

Tingkat pemecahan proyek ini bisa mengikuti tingkatan sebagai berikut :

Tingkat Deskripsi
1 Proyek
2 Tugas
3 Sub tugas
4 Paket pekerjaan

Managable unit :
 Dapat dikelola sebagai satuan unit kerja
 Dapat dikodekan
 Dapat direncanakan dan dianggarkan secara pasti
 Mudah diukur kemajuan pelaksanaan dan pemakaian biayanya
 Dapat dikaji kualitas kerja dan hasil akhirnya
 Bila diintegrasikan dengan lainnya akan menjadi kesatuan yang utuh

Pertimbangan Work Breakdown Structure :

 Harapan dasar
 Hasil yang jelas
 Tugas yang fisibel
 Antarmuka minimum
 Berhubungan dengan keterampilan
 Level pengendalian
 Berhubungan dengan sistem manajemen yang lain
 Petugas tradisional
 Kepuasan pekerja
Panduan Work Breakdowns Structure :
 Pecah setiap fungsi kedalam 3 subfungsi :
1. Menerima masukan dan memasukkannya kebentuk yang berkaitan
2. Mentranformasikan masukan kedalam keluaran yang dibutuhkan
3.Menyiapkan keluaran kedalam bentuk akhir yang diminta
 Lakukan dekomposisi secara iteratif
 Tidak seluruh cabang mempunyai level yang sama
 Buat struktur produk
 WBS bukan hanya untuk proyek saja
 Jika WBS sangat rumit untuk ditampilkan dalam satu peta maka pecahkan setiap level subfungsi
dalam peta yang terpisah
 Bangun inisial WBS oleh manajer proyek
 Kaji dan perbaiki WBS oleh semua kelompok yang berkaitan
 WBS adalah merupakan / menyerupai struktur pohon

Deskripsi paket pekerjaan (karakteristik) :

 Unit pekerjaan dapat ditentukan dari deskripsi
 Perbedaan dengan paket pekerjaan yang lain berukuran sama
 Penugasan pada individu tunggal atau kelompok kecil
 Jadwal awal dan waktu penyelesaian dipastikan
 Kriteria penyelesaian
 Dibutuhkan usaha
 Pemantapan anggaran
 Durasi relatif pendek
 Penetapan penugasan orang per orang

Work Breakdown structure

Project scope

Work unit

Task
 PENJADWALAN

 Setelah proyek dipecah-pecah menjadi paket-paket pekerjaan selanjutnya dapat dibuat

penjadwalannya
 Yang perlu dijadwalkan adalah paket pekerjaan atau aktifitas
 Kejadian (events) dan milestone hanyalah akibat dari selesainya aktifitas
 Jika orang mengerjakan pembuatan program maka itu disebut aktifitas
 Mulai atau selesainya pembuatan program adalah kejadian
 Milestone digunakan untuk menandai telah selesainya beberapa aktifitas yang kritis dan sulit

Diagram Perencanaan dan Penjadwalan

 Yang pertama dikembangkan dalam perencanaan dan penjadwalan adalah gantt charts
 Apa yang diperlihatkan dalam gantt charts adalah hubungan antara aktifitas dan waktu
pengerjaannya
 Berikut gambar gantt charts :

Task Name Day

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Server purchasing
Os purchasing
Initiate clustering servers
Install switch
Set to raid 5 tower
Install os
Test and document
Migrate data from old servers to new
Put server into production

Untuk mengatasai kekurangan –kekurangan dalam gantt charts dikembangkan jaringan kerja atau
network
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan jaringan kerja :
 Macam-macam aktifitas yang ada
 Ketergantungan antara aktifitas, mana yang lebih dahulu diselesaikan mana yang menyusul
 Urutan logis dari masing-masing aktifitas
 Waktu penyelesaian tiap aktifitas

Ada dua pendekatan dalam hal menggambarkan diagram jaringan kerja :

 Activity on node (AON)
- kegiatan digambarkan dengan simpul (node)
- peristiwa atau event, diwakili oleh anak panah
 Activity on arch (AOA)
- aktifitas digambarkan dengan anak panah
- kejadian digambarkan dengan simpul

x
A anak panah

ES
n
LS

Simpul

n : nomor kejadian
A : nama aktifitas
X : lama aktifitas A
ES : waktu mulai paling awal (earliest time)
LS : waktu mulai paling akhir ( latest start)

A B

Aktifitas A selesai sebelum aktifitas B dimulai

 Khusus untuk lambang-lambang dalam simpul yang mengakhiri aktifitas, maka istilah ES
menjadi EF atau saat selesai paling awal dan LS menjadi LF atau saat selesai paling akhir
 Aktifitas semu (dummy)
Kegiatan semu berfungsi sebagai penghubung , tidak membutuhkan sumber daya maupun
waktu penyelesaian . Aktifitas semu diperlukan karena tidak boleh ada dua aktifitas mulai dari
simpul yang sama dan berakhir pada simpul lain yang sama juga.
Contoh kegiatan dummy :

A
C

1 3
B

Contoh diagram jaringan :

10 D 35

3 35
A H
E
10 8
27
D2
0 B 8 F 15 I 50

0 8 8 7 30 20 50

J
35
D1 15
C 35
12 G

12 15
20

Jalur kritis

Kegiatan waktu ES LS EF LF Slack

(1) (2) (3) (4)=(6)-(2) (50=(3)+(2) (6) (7)=(4)-(3)
A 10 0 13-10=3 0+10=10 13 3-0=3
 B 8 0 8-8-=0 0+8=8 8 0-0=0
C 12 0 20-12=8 0+12=12 20 8-0=8
D 22 10 35-22=12 10+22=32 35 13-10=3
E 27 8 35-27=8 8+27=35 35 8-8=0
F 7 8 30-7=23 8+7=15 30 23-8=15
G 15 12 35-15=20 12+15=27 35 20-12=8
H 8 35 50-8=42 35+8=43 50 42=35=7
I 20 15 50-20=30 15+20=35 50 30-15=15
J 15 35 50-15=35 35+15=50 50 35-35=0

Jalur Kritis

 Suatu jalur kritis (critical path) adalah jalur yang menunjukkan kegiatan kritis dari awal
kegiatan sampai dengan akhir kegiatan di diagram jaringan
 Dengan kata lain jalur krits menunjukkan kegiatan-kegiatan kritis di dalam proyek.
 Suatu kegiatan disebut dengan kegiatan kritis bila penundaan waktu di kegiatan ini akan
mempengaruhi waktu penyelesaian keseluruhan dari proyek
 Kegiatan disebut tidak kritis bila kegiatan ini mempunyai waktu yang dapat ditunda
 Waktu yang dapat ditunda dikegiatan tidak kritis disebut slack atau float
 Jalur kritis ini penting karena ada dua alasan :
- Waktu penyelesaian proyek tidak dapat dikurangi kecuali bila satu atau lebih
kegiatan di jalur kritis dapat dipercepat penyelesaiannya.
- Penundaan kegiatan di jalur kritis akan menyebabkan penundaan waktu
penyelesaian proyek, sedang penundaan di jalur tidak kritis mungkin tidak akan
menunda waktu penyelesaian proyek sejauh penundaan ini tidak melebihi waktu
dari slack untuk masing-masing kegiatan tidak kritis
-
 Lihat gambar jaringan kerja diatas :
Jalur kegiatan A,D,H adalah 10+22+8=40
Jalur kegiatan A,D,J adalah 10+22+15=47
Jalur kegiatan B,E, H adalah 8+27+8=43
Jalur kegiatan B,E,J adalah 8+27+15 = 50 …………….Jalur kritis
Jalur kegiatan B,F,I adalah 8+7+20 = 35
Jalur kegiatan B,G,J adalah 8+15+15 = 38
Jalur kegiatan C,G,J adalah 12+15+15=42

Slack

 Slack atau float menunjukkan waktu suatu kegiatan yang dapat ditunda tanpa mempengaruhi
total waktu penyelesaian dari seluruh proyek
 Jalur kritis dapat juga ditentukan dari besarnya slack, yaitu untuk kegiatan –kegiatan yang
mempunyai nilai slack 0

Project Evaluation and Review Technique ( PERT)

 PERT adalah salah satu metoda yang menggunakan jaringan kerja (network) , disamping CPM
(critical path method)
 PERT digunakan untuk proyek-proyek yang baru dilaksanakan untuk pertama kali, dimana
estimasi waktu lebih ditekankan daripada biayanya
 Ciri utama PERT adalah adanya tiga perkiraan waktu , yaitu :
 Waktu pesimis (b)
Adalah waktu maksimal yang diperlukan
 Waktu paling mungkin (m)
Adalah waktu normal untuk menyelesaikan kegiatan
 Waktu optimis (a)
Adalah waktu minimum dari suatu kegiatan , dimana segala sesuatu berjalan
dengan baik.

Berikut gambar estimasi waktu yang dibutuhkan suatu kegiatan

waktu mulai kegiatan paling mungkin

optimis te
rata-rata
a
b

0 3 5 6 13

waktu yang dibutuhkan t (hari)

 Selanjutnya waktu yang diharapkan (expected time) untuk menyelesaikan masing-masing

kegiatan dapat dihitung sebesar :

ti = a i + 4mi + bi
6
 Karena digunakan waktu optimis dan waktu pesimis , maka untuk masing-masing kegiatan
mempunyai penyimpangan standar ( standard deviation) terhadap kedua waktu ini dan dapat
dihitung sebesar :

i = bi – ai
---------
6
 METODA LINTASAN KRITIS DAN ALOKASI SUMBERDAYA

Hubungan waktu – biaya

 CPM mengasumsikan bahwa umur proyek bisa dipersingkat dengan penambahan sumberdaya
tenaga kerja, peralatan, modal untuk kegiatan-kegiatan tertentu
 Waktu pelaksanaan pada kondisi normal dinamakan waktu normal (Tn)
 Ongkos pelaksanaan suatu kegiatan pada kondisi normal dinamakan biaya normal (Cn)
 Penambahan tenaga kerja atau kerja lembur bisa mengurangi waktu normal
 Penambahan tenaga kerja tersebut berarti penambahan biaya
 Bila semua sumberdaya yang dipunyai perusahaan dikerahkan sehingga suatu kegiatan bisa
diselesaikan secepat mungkin, kegiatan tersebut disebut crashed

Gambar Hubungan biaya- waktu pada keadaan normal dan crash

Crash
Cc
18
Cost slope
biaya langsung

Cn normal
8

Tc=5 Tn=10

Waktu (minggu)

Garis yang berhubungan dua titik dalam gambar tersebut dinamakann cost slope. Besarnya cost
slope adalah :

Cost slope = Cc– Cn

----------
Tn - Tc
 Cc adalah biaya crash dan Cn adalah biaya normal (biaya crashed > biaya normal)
 Tn adalah waktu normal dan Tc adalah waktu crash (waktu normal > waktu crashed)
 Dari gambar diketahui cost slopenya :
Cost slope = 18-8
------ =2
10-5
 Ini berarti pengurangan waktu kegiatan selama 1 minggu akan menambah biaya sebesar Rp. 2
juta rupiah

Mengurangi umur proyek

Langkah-langkah untuk minimasi biaya :

1. ongkos langsung (direct cost)
 Tentukan ongkos normal (Cn), ongkos crash (Cc), waktu normal (Tn), dan waktu crash ( Tc)
 Tentukan ongkos minimal untuk pengurangan umur proyek dengan satu unit waktu
(hari/minggu), ini dilakukan untuk kegiatan-kegiatan yang berada dalam lintasan kritis dengan
biaya perwaktu minimal
 Lakukan proses yang sama untuk mengurangi umur proyek untuk unit waktu yang kedua
 Ulangi proses sampai proyek benar-benar menghasilkan selisih waktu normal dan waktu crash
untuk pekerjaan yang kritis (berada dalam lintasan kritis)

2. Ongkos tidak langsung (indirect cost)

Tentukan ongkos tidak langsung proyek untuk waktu normal dan waktu crash dan waktu antara
keduanya

3. Ongkos total (total cost)

 Tambahkan ongkos tidak langsung ke ongkos langsung untuk mencari ongkos total pada
beberapa waktu yang ada
 Tentukan pada umur berapa biaya proyek minimal
 E

0 A 8 B 22 C 27 D 33 H 45 I 57 K 65

5 6 12 10
8 14 3 8
4 9 8
6 11 6

E
27 F J
J2
6
4 8
4
4 12

8 NORMAL
6 CRASH
45
G

12
12

Contoh gambar jaringan kerja :

Kegiatan Normal Crash Cost slope (x Rp.

Waktu (hari) Biaya (x Rp. 1000) Waktu (hari) Biaya (x Rp. 1000) 1000/ hari)
1-2 * 8 7.200 6 10.000 1.400
2-3* 14 25.000 11 31.000 2.000
2-5 6 4.000 4 6.000 1.000
3-4 * 5 5.000 4 6.500 1.500
4-5 0 0 0 0 0
4-6* 6 30.000 3 34.000 1.333
4-7 6 18.000 4 23.000 2.500
5-7 4 18.000 3 22.000 4.000
5-8 12 32.000 8 37.000 1.250
6-7* 12 24.000 9 28.500 1.500
7-8 0 0 0 0 0
7-9 10 16.000 6 20.000 1.000
8-9* 12 36.000 10 40.000 1.000
9-10 8 9.000 6 14.000 2.500

Tabel data waktu dan biaya pada kondisi normal dan crash
Perhitungan biaya crash untuk biaya langsung

Umur proyek Biaya normal kegiatan Pengurangan Tambahan Biaya normal

waktu ongkos dan crash
65 224.200 - - - 224.200
63 8-9 2 2.000 226.200
60 4-6 3 4.000 230.200
58 1-2 2 2.800 233.000
57 3-4 1 1.500 234.500
54 6-7 3 4.500 239.000
51 2-3 3 6.000 245.000
49 - 2 2.000 247.000
8-9 - 2.000 249.000
47 7-10 1 5.000 254.000
 1

ESTIMASI BIAYA

 Perkiraan biaya digunakan untuk menyusun anggaran, dan dijadikan dasar untuk mengevaluasi
proyek
 Proses Perkiraan biaya
 Ada 3 pendekatan pokok dalam perkiraan biaya dilihat dari cara pengumpulan informasi :

1. Perkiraan biaya secara top – down

Dalam pendekatan ini pertimbangan dan pengalaman diperoleh dari manajer tingkat atas, manajer
menengah, dan data masa lampau yang berhubungan dengan aktivitas serupa

2. Perkiraan biaya secara bottom – up

Dengan pendekatan ini hal yang harus dilakukan pertama adalah merinci pekerjaan menjadi paket kerja
yang detail. Orang-orang yang terlibat dalam pengerjaan paket kerja tersebut diminta pendapatnya
mengenai biaya yang dibutuhkan dan waktu penyelesaiannya.

3. Kombinasi top – down dan bottom – up

Dalam praktek banyak digunakan gabungan pendekatan top – down dan bottom – up. Dalam pendekatan
ini manajer tingkat atas mengundang bawahannya untuk memberikan usulannya mengenai perkiraan biaya
untuk pekerjaan yang akan datang

Pembengkakan Biaya
Ada beberapa sebab mengapa biaya proyek bisa membengkak :
1. Informasi yang kurang akurat dan tidak pasti
Yang diperlukan untuk kepentingan estimasi yaitu :
- Informasi harga material dan tenaga kerja yang berlaku pada saat proyek dilaksanakan
- Informasi mengenai lingkup pekerjaan yang jelas

2. Perubahan desain
Bila ternyata ada perubahan desain yang diinginkan user maka akan mengakibatkan perlunya pembuatan
desain ulang pekerjaan, sumberdaya maupun material yang dipunyai. Hal ini tentu saja akan
meningkatkan biaya
3. Faktor sosial Ekonomi
Faktor sosial ekonomi yang berpengaruh terhadap peningkatan biaya adalah pemogokan buruh, tindakan
konsumen, embargo dagang, pengurangan nilai mata uang dan kelangkaan sumberdaya.
Akibat faktor-faktor ini adalah :
- tertundanya pekerjaan
- Meningkatnya biaya administrasi dan overhead
 2

4. Jenis kontrak proyek

- Kontrak dengan harga tetap akan menyebabkan kontraktor lebih berhati-hati dalam mengendalikan
biaya proyek. Karena berapa pun biaya yang dikeluarkan pihak user akan membayar dengan harga
tetap.
- Sedangkan untuk jenis reimbursement kontraktor akan lebih longgar dalam mengendalikan biaya

Penganggaran
Elemen-elemen perkiraan biaya :
1. Biaya tenaga kerja langsung
o Biaya tenaga kerja langsung adalah biaya tenaga kerja yang terlibat langsung dalam
pekerjaan proyek.
o Biaya ini dihitung dengan cara mengalikan tingkat upah per tenaga kerja dengan
keahlian/ level tertentu dengan jumlah jam kerja tenaga yang bersangkutan.
2. Biaya bukan tenaga kerja langsung
Biaya bukan tenaga kerja langsung adalah biaya total dari biaya-biaya bukan tenaga kerja langsung yang
berkaitan dengan pekerjaan. Termasuk subkontraktor dan konsultan.
3. Biaya overhead dan administrasi & umum
o Biaya overhead atau biaya tidak langsung adalah biaya –biaya untuk melakukan bisnis
o Termasuk biaya overhead adalah :
– Penyediaan saranan perumahan dan prasarana bagi pekerja
– Sewa bangunan
– Sewa peralatan
– Asuransi dll.
o Biasanya biaya overhead atau pengeluaran tidak langsung dihitung sebagai prosentase dari
biaya langsung tenaga kerja.
o Besarnya prosentase bermacam-macam bergantung pada jenis pekerjaannya
o Biaya overhead tidak langsung meliputi pengeluaran umum untuk seluruh perusahaan.
Biaya ini dinamakan biaya administrasi & umum yang meliputi : pajak, akunting dan legal,
biaya pemasaran dan promosi, biaya gaji manajer puncak, paket tunjangan karyawan.

Laba dan tagihan total

o Laba adalah jumlah tersisa bagi pelaksana proyek setelah semua biaya dibayar.
o Besarnya laba bisa ditentukan dari prosentase biaya total atau persetujuan antara
pemberi proyek dengan pelaksana.
o Sedangkan jumlah total laba dan biaya disebut dengan tagihan total.
3
 1

ANALISIS HARGA SATUAN PEKERJAAN

 Nilai financial sebuah proyek diperoleh dengan menghitung hasil perkalian antara ‘
perkiraan volume pekerjaan’ dan ‘perkiraan harga satuan pekerjaan’

 Faktor-faktor yang harus dipertimbangkan dalam menghitung harga satuan pekerjaan :

a.Spesifikasi teknik
b. Hasil observasi lapangan (aan wijzing)
c. Metode kerja yang dipilih, termasuk pemilihan komposisi peralatan yang akan
dipergunakan
d.Data harga dan ketersediaan sumberdaya yang diperlukan dalam pelaksanaan proyek
e. Syarat-syarat khusus atau tambahan lain

 Dari 5 poin pertimbangan tersebut di atas akan diperoleh ‘ perkiraan harga satuan
pekerjaan nyata’ (real cost) yang berguna sebagai :
a. Perkiraan harga satuan pekerjaan untuk pelaksanaan pekerjaan proyek
b. Pedoman evaluasi atas realisasi biaya suatu pekerjaan atau proyek
c. Keperluan menghitung rencana biaya pelaksanaan proyek (RPB)

 Prinsip-prinsip untuk menghitung harga satuan pekerjaan

a. Perhitungan harus sederhana dan uraian perhitungannya mudah dimengerti
b. Ada nilai harga satuan pekerjaan yang termurah dan efisien. Artinya :
 Termurah dan waktu pelaksanaan pekerjaannya tersingkat
 Termurah dan sumber daya yang diperlukan ada dan bisa disediakan diproyek
 Termurah dan bisa dilaksanakan dengan metode kerja yang disepakati
 Termurah dan aman untuk dilaksanakan

 Unsur-unsur yang membentuk harga satuan pekerjaan

1. Biaya tenaga kerja atau upah kerja :

- Harga /tarif upah kerja per satuan waktu (Rp/jam, Rp/hari)
- Produksi hasil kerja per satuan waktu (unit/jam, lembar/hari, modul/jam, baris/jam dsb)

2. Biaya peralatan
- Harga /tarif sewa alat per satuan waktu
- Harga /tarif biaya investasi
- Biaya operasional alat tersebut per satuan waktu
 2

Contoh perhitungan harga satuan pekerjaan :

1. Seorang programmer dalam 1 hari mampu menyelesaikan 1/3 modul program. ( estimasi kemampuan
rata-rata per orang).
Gaji seorang programmer Rp. 45.000,- per hari. Berapa unit price per modul program ?

Kemampuan 1 orang programmer = P modul / hari

1 orang = P modul x 1 modul / hari

Berarti , untuk menghasilkan program 1 modul

Diperlukan keikut sertaan programmer sebesar = 1 orang
--------
P
= 1/P orang

Jadi unit price per modul program adalah sebagai berikut :

1 orang programmer = 1/3 modul per hari

jadi 1 modul harus dikerjakan oleh 1
------ = 3 orang per hari
1/3
Jadi unit price per modul adalah 3 x Rp. 45.000 = Rp. 135.000,-

Rumus :

‘Koefisien ‘ keikutsertaan tenaga kerja untuk menghasilkan per satuan waktu pekerjaan

= T
------- Mandays / orang hari
P
P = Produksi per orang atau per tim per hari
T = Jumlah tenaga kerja yang ikut serta
‘Koefisien ‘ keikut sertaan alat untuk menghasilkan per satuan pekerjaan

= A
-------- MCH ( machine hours / mesin jam)
P
 3

A = 1 unit alat

P = produksi per alat atau per kelompok alat sesuai dengan produksinya per satuan waktu biasanya per
jam
Misal :

1 komputer menyelesaikan 1/24 modul per jam, jadi untuk menyelesaikan 1 modul pekerjaan diperlukan :

1
---------------- = 24 komputer jam
1/24

Latihan soal :

1. Diketahui dalam sebuah proyek pengembangan sistem terdapat 80 modul program yang harus
diselesaikan. Semua modul program tersebut ingin diselesaikan selama 3 minggu ( 1 minggu 5 hari kerja).
Berapa programmer yang dibutuhkan, jika setiap programmer mampu menyelesaikan 1/3 modul per hari.

2. Diketahui dalam sebuah proyek pengembangan sistem terdapat 36 modul yang ingin diselesaikan selama
7 hari. Berapa komputer yang dibutuhkan jika kemampuan 1 komputer menyelesaikan 1/24 modul per jam
( 1 hari 8 jam )
 PENGENDALIAN PROYEK

Perencanaan berkonsentrasi pada :

 Penetapan arah dan tujuan
 Pengalokasian sumber daya
 Pengantisipasian masalah
 Pemberian motivasi kepada partisipan untuk mencapai tujuan

Pengendalian berkonsentrasi pada :

 Pengendalian pekerjaan ke arah tujuan
 Penggunaan secara efektif sumberdaya yang ada
 Perbaikan / koreksi masalah
 Pemberian imbalan pencapaian tujuan

Langkah-langkah proses pengendalian :

 Menentukan standar performansi sesuatu yang akan dikendalikan, standar ini bisa berupa
spesifikasi teknis, biaya yang dianggarkan , jadwal dan kebutuhan sumberdaya
 Membandingkan antara performansi aktual dan performansi standar hasil kerja
 Melakukan tindakan koreksi

Monitoring Informasi

 Project cost accounting system

PCAS adalah suatu struktur dan metodologi , bisa manual atau terkomputerisasi yang
memungkinkan dilakukannya perencanaan, pelacakan, dan pengendalian biaya proyek. Secara
diagramatis PCAS bisa digambarkan sebagai berikut :
 input PCAS Output PCAS

- Estimasi biaya
proyek
Estimasi dan Informasi ongkos keseluruhan
penganggaran paket kerja - anggaran
berjalan untuk
rekening biaya

PCAS

Pelacakan dan
Informasi
pengendalian - Anggaran yang
mengenai
diperbaiki
performansi
- Analisis variansi
pekerjaan aktual

 Sistem informasi Manajemen proyek

Suatu SIMP sebaiknya mampu untuk membantu pelaksanaan proyek secara keseluruhan yang
meliputi :
1. Pembuatan jadwal dan jaringan kerja
2. Melakukan alokasi sumberdaya dengan melalui teknik leveling
3. Pembuatan anggaran yang meliputi penganggaran biaya variabel, biaya tetap dan overhead
4. Melakukan pengendalian biaya serta analisis performansi
5. Menyajikan laporan dan grafik yang cukup mudah untuk dibaca

Beberapa software untuk membantu pelaksanaan manajemen proyek antara lain :

1. Time line
2. MS Project
3. Project planner
4. Metier artemis
5. Project / 2

Proses pengendalian
Proses-proses yang perlu dilakukan dalam pengendalian manajemen proyek yaitu :
 Otorisasi pekerjaan
 Pengumpulan data

Analisis Performansi

Ada bermacam-macam variabel yang bisa digunakan untuk menganalisis jadwal dan biaya proyek :
 BCWS ( budgeted cost of work scheduled), yaitu variabel yang menyatakan besarnya biaya yang
dianggarkan untuk pekerjaan yang dijadwalkan untuk suatu periode tertentu dan ditetapkan
dalam anggaran
 ACWP (actual cost of work performed), yaitu variabel yang menyatakan pengeluaran aktual dari
pekerjaan yang sudah dikerjakan sampai waktu tertentu
 BCWP (budgeted cost of work performed) yaitu variabel yang menyatakan jumlah biaya yang
dikeluarkan untuk pekerjaan yang sudah dikerjakan

Perkiraan Biaya untuk menyelesaikan proyek

 Anggaran yang tersisa

Anggaran yang tersisa untuk menyelesaikan proyek = biaya total – biaya yang sudah terpakai
atau

Anggaran yang tersisa = BCAC - BCWP

Perkiraan biaya untuk pekerjaan tersisa = anggaran tersisa / indeks performansi biaya atau

FCTC = (BCAC - BCWP) / IPB

FCTC = biaya perkiraan untuk menyelesaikan pekerjaan proyek yang tersisa
BCAC = biaya yang dianggarkan pada saat proyek selesai
Besarnya BCAC = BCWS pada saat proyek ditargetkan

 Perkiraan total
Perkiraan total biaya proyek = biaya yang sudah dihabiskan + perkiraan biaya untuk pekerjaan
tersisa atau
FCAC = ACWP + FCTC
 EVALUASI, AUDIT, PELAPORAN DAN PENYELESAIN PROYEK

Evaluasi proyek
Ada dua macam evaluasi , yaitu :
 Evaluasi formatif
 Evaluasi ringkas (summary evaluation)

Audit Proyek
Isi dari laporan audit adalah hal-hal mengenai :
 Status proyek sekarang
 Status proyek waktu berikutnya
 Status pekerjaan yang cukup krusial
 Pengenalan resiko
 Informasi yang bermanfaat bagi proyek lain
 Keterbatasan audit

Pelaporan
Laporan untuk manajer berisi :
 Ringkasan mengenai status proyek
 Bagian- bagian dimana koreksi telah atau perlu dilakukan
 Perubahan jadwal, ramalan mengenai jadwal dan biaya
 Kemungkinan masalah yang akan timbul, cara mengatasi dan akibatnya
 Situasi biaya saat ini
 Rencana tenaga kerja dan keterbatasan yang ada

Penyelesaian proyek
Untuk melakukan penghentian proyek perlu dilakukan langkah-langkah sebagai berikut :
Berkaitan dengan rencana, jadwal dan pemantauan aktifitas penyelesaian proyek
Berkaitan dengan penutupan semua aktifitas
Berkaitan dengan penerimaan user/pelanggan , kewajiban, dan aktifitas pembayara