Venue : Cokelat Klasik Sulfat

Date :

Time :

“Farewell Party Teknik Kimia 2018”

N Posisi Nama Deskripsi Pekerjaan

o
- Melaksanakan seluruh kegiatan acara tepat
1 Pemangku Hajat waktu
- Berada di panggung ketika event
- Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan
kepanitiaan ketika acara berlangsung
- Menjadi penghubung tiap kepanitiaan dengan
pemangku hajat apabila ada persoalan
- Mengambil keputusan atas setiap tindakan
Ketua Panitia diluar perencanaan dengan persetujuan
pemangku hajat
2 - Membantu Penanggung Jawab Umum
(Pengawas) berkeliling area untuk mengawasi
seluruh kegiatan dan panitia selama rangkaian
acara

- Mem-backup tugas ketua panitia dengan

Wakil Ketua persetujuan ketua panitia
Panitia - Menulis/mencatat agenda-agenda rapat dan
hal-hal penting lainnya

- Mengawasi seluruh kegiatan dan seluruh

Penanggung panitia selama rangkaian acara
Jawab Umum
- Memiliki wewenang langsung untuk melapor
3 (Pengawas)
kepada pemangku hajat apabila terdapat
persoalan

Memutuskan segala pengeluaran yang terjadi

4 Bendahara
sepanjang acara pernikahan

5 Pembawa Acara Membawakan dan memimpin seluruh acara

6 Entertainer Membawakan lagu sesuai dengan list lagu yang
 telah diberikan oleh calon pengantin

- Memastikan seluruh acara berjalan sesuai

jadwal
7 Time Keeper
- Berhak mengingatkan siapapun untuk
ketepatan waktu tiap kegiatan acara

- Mendaftar list tamu undangan yang akan

diundang pada acara event
Penanggung - Memastikan undangan sudah siap dicetak dua
8
Jawab Undangan minggu sebelum hari-H
- Memastikan semua undangan sudah
didistribusikan seminggu sebelum hari-H

- Memastikan tamu undangan menulis buku

tamu dan mendapatkan souvenir sesuai jumlah
undangannya
- Mengawasi dan mengamankan bingkisan dari
tamu undangan untuk pengantin
Penerima Tamu - Perlengkapan yang harus diperhatikan
11 dan Pemberi ketersediaannya di pos/area adalah:
Souvenir
 Buku Tamu (1 buah)
 Spidol Buku Tamu (1 buah)
 Kupon Souvenir dan Kupon Photobooth (1
undangan)
 Souvenir
- Menyambut kedatangan tamu VIP dan
Penanggung
12 mempersilakan duduk di meja VIP
Jawab Tamu VIP
- Memastikan tamu VIP mendapat konsumsi

- Memastikan semua makanan dan minuman

serta dekorasi catering bersih dan tersusun rapi
- Memastikan semua porsi makanan dan
minuman yang telah disepakati tersajikan
- Memastikan selalu ada peralatan makan (piring,
13 Penanggung gelas, sendok & garpu, tissue, dll) yang bersih
Jawab Konsumsi untuk digunakan tamu undangan
- Memastikan pembawa peralatan makan yang
kotor bekerja dengan cepat dan rapi (tidak
terlalu lama berkeliaran di area tamu
undangan)
- Mengawasi kebersihan area dari kotoran
makanan / minuman. Apabila ada area yang
kurang bersih, berkewajiban menghubungi
 petugas kebersihan catering
- Mengamankan sisa konsumsi (apabila ada)

Chef - Memasak makanan

- Mengantarkan hidangan dari dapur ke meja

14 makanan
Waiter/Waitress
- Membersihkan piring sisa makanan di meja
tamu yang sudah kosong

Bartender - Membuat minuman di bar area outdoor

- Menjaga keamanan selama acara berlangsung

- Mengawasi kebersihan. Apabila ada area yang
kurang bersih, berkewajiban menghubungi
Penanggung petugas kebersihan gedung atau petugas
Jawab Keamanan, kebersihan catering
15
Teknis, dan - Menghubungi pihak teknis gedung apabila ada
Kebersihan persoalan teknis ketika acara berlangsung
- Memastikan penyediaan jumlah kursi di area
acara sesuai dengan yang disediakan oleh pihak
gedung

Penanggung Memastikan fotografer acara, fotografer

Jawab photobooth, dan videografer melakukan tugasnya
Dokumentasi dengan baik
16 - Mendokumentasikan seluruh momen acara
Fotografer Acara dalam bentuk foto (memotret) atau video
dan Videografer - Mendokumentasikan proses rias dan seluruh
kegiatan behind the scene
- Memfoto tamu undangan sesuai dengan
kuponnya
Fotografer - Menyediakan properties untuk berfoto
17
Photobooth - Mencetak hasil foto dan memberikan kepada
tamu undangan

18 Penanggung - Stand by di seluruh area ketika anggota, vendor,

Jawab Dekorasi dan pihak restoran mempersiapkan acara
(sebelum acara)
- Mengawasi pemasangan dekorasi
- Mengawasi penyediaan dan penataan catering
- Bersama dengan perwakilan PJ Catering,
memastikan seluruh porsi catering yang telah
disepakati dan diangkut, dikeluarkan oleh
 vendor catering
- Perlengkapan yang harus diperhatikan
ketersediaannya adalah:
 Foto Prewedding (2 buah foto besar)
 Foto untuk meja galeri (5 buah foto telah di
frame)
Memasang dekorasi sesuai keinginan yang punya
Tim Tresno Roso acara
Dekorator
Enterprise

- Memastikan dekorasi photobooth sesuai

dengan keinginan pengantin
- Memastikan tamu undangan tahu lokasi
photobooth dan mempersilakan tamu
Penanggung
undangan untuk berfoto
19 Jawab
- Mengamankan antrian photobooth agar tidak
Photobooth
mengganggu tamu undangan lain
- Memastikan satu kupon photo hanya digunakan
untuk satu kali foto oleh tamu undangan

- Memastikan dan mengangkut seluruh pihak

yang bersangkutan ke tempat acara (keluarga
Penanggung dan panitia)
20 Jawab - Memastikan dan mengangkut seluruh
Transportasi
perlengkapan ke tempat acara

21 Supir - Mengangkut pengantin dan keluarga menuju

tempat event

- Berjaga di area depan gerbang (pintu masuk)

Penanggung Tukang parkir cokelat hingga parkiran
22
Jawab Parkir klasik sulfat - Memastikan arah tanda parkir untuk tamu
undangan terlihat jelas di parkiran hotel

Pihak di luar Tresno Roso Enterprise yang bertanggung jawab adalah Cokelat Klasik
 EVENT VENUE

Pemangku Event menginginkan event indoor yang simple, sedangkan mahasiswa ITN menginginkan
event outdoor yang menarik. Maka dari itu, dipilihlah Cokelat Klasik yang berada di Area Jl. Sulfat,
Malang. Restoran dipilih dengan pertimbangan bahwa, memang dari sananya sudah memiliki meja dan
kursi untuk makan para tamu undangan. Adanya lounge garden di area luar restoran cocok untuk tamu
VIP yang sifatnya lebih privat dan santai. Berikut adalah beberapa foto venue yang akan digunakan.

Tema yang akan digunakan pada event ini bernuansa putih, merah, dan merah muda. Berikut adaah
beberapa rencana dekorasi yang diinginkan pengantin.

Contoh dekorasi
ruangan dan table set
restoran dan hiasan
pada pintu masuk
restoran.

Rencana dekorasi
pelaminan untuk
pengantin dan kedua
orang tua pengantin
 DESAIN & TATA LETAK EVENT

(Setiap meja bundar dan panjang diisi oleh 10 kursi, daya tampung diperkirakan lebih dari 500 orang)

Pembawa acara yang dipilih adalah MC kondang Roma Uly Sianturi. Entertainer atau penghibur yang
dipilih adalah Accoustic Band Mocca yang merupakan band favorit kedua pengantin. Selain Live Music,
hiburan akan diselingi dengan pemutaran musik instrumen di sela-sela istirahat personil band.

I Will Hanya Satu Twist Me Around

I Remember Happy Power of Love
Me and My Boyfriend Secret Admirer I Would Never
Best Thing A Thousand Years Swing It Bob
 UNDANGAN & SOUVENIR

Undangan yang sederhana dipilih dengan pertimbangan bahwa setelah acara, undangan mungkin tidak
akan digunakan lagi bahkan dibuang oleh para undangan. Maka dari itu dipilih yang tidak terlalu rumit,
simple, dan biaya pembuatan minim. Sedangkan untuk souvenir, dipilih tottebag karena souvenir akan
dibawa pulang oleh para undangan yang pasti dapat digunakan untuk berbagai keperluan. Disamping itu
biaya pembuatan tas kain ini juga tidak terlalu mahal. Nama pengantin ditulis kecil di bagian bawah
gambar, karena biasanya kalau terlalu besar orang yang menerima akan malas memakainya.
 MAKANAN & MINUMAN

Pihak Catering bertanggung jawab dalam pengurusan makanan dan minuman, menu yang disajikan
sesuai dengan pesanan pengantin, yaitu;

Nasi Putih Sate Ayam Udang Goreng Mentega

Kari Daging Sapi Lalapan Segar & Sambal Sayur Asem

Pisang Coklat Es Buah

Kue Pernikahan hanya dipajang dan tidak akan dibagikan pada tamu undangan. Sebagai gantinya,
disediakan cupcakes dan pisang coklat sebagai appetizer/dessert. Selain es buah, air putih dalam bentuk
aqua gelas disediakan untuk para tamu. Tamu VIP yang duduk di lounge outdoor dapat memesan
minuman apapun di bar dengan biaya yang akan dicatat dan dibayarkan pada akhir acara oleh pihak
pengantin.

PHOTOBOOTH & DOKUMENTASI

Desain photobooth yang sudah

disediakan oleh PWO untuk
acara selama 6 jam dengan
cetak foto tak terbatas
(unlimited)

Untuk bagian dokumentasi,

pengantin mengambil promo
yang sedang ditawarkan PWO
pada awal tahun, yakni One Full
Day – Foto & Video Liputa.

Tersedia 2 orang fotografer untuk foto liputan & candid foto, 1 orang videographer dan 1 orang asisten
untuk meliput acara menggunakan Camera Sony HDV. Pengantin akan mendapatkan

- All Photos in DVD (Original + Edited)

- 1 DVD Full Liputan Original + 1 DVD Edited 1 Jam
- 1 Photo Album (30x20 cm – 20 halaman)
- 1 Video Wedding Clip (4-5 minutes, animated plus music)
 PRAKIRAAN BIAYA

Vendor Keperluan Harga Jumlah Biaya Keterangan

Platinum
Konsumsi Rp120.000,00 3000 Porsi Rp360.000.000,00
Catering Package
Kue Rp1.000.000,00 1 Kue Rp1.000.000,00 -
Roma Uly Pembawa Rias & Baju
Rp500.000,00 6 Jam Rp3.000.000,00
Sianturi Acara dari EXotica
Sudah ada
D’Bottle baju seragam,
Entertainer Rp250.000,00 12 Lagu Rp3.000.000,00
Acoustic Band rias dari
EXotica
Sewa Baju White Set
Rp750.000,00 2 Set Rp1.500.000,00
Pengantin Red Set
Kebaya
Sewa Seragam
Perempuan
Orang Tua Rp350.000,00 4 Set Rp1.400.000,00
Baju Adat
Pengantin
Laki-Laki
Kebaya
Sewa Seragam
EXotica Perempuan
Pagar Ayu & Rp300.000,00 6 set Rp1.800.000,00
Baju Adat
Pagar Bagus
Laki-Laki
Sewa Kebaya
Penerima
Kebaya
Tamu & Rp250.000,00 4 Set Rp1.000.000,00
Perempuan
Pemberi
Souvenir
Red Evening
Sewa Baju MC Rp300.000,00 1 set Rp300.000,00
Gown
Rias Pengantin Rp250.000,00 2 kali Rp500.000,00 Perempuan
Rp50.000,00 2 kali Rp100.000,00 Laki-Laki
Rias Orang Tua Rp100.000,00 2 orang Rp200.000,00 Perempuan
Rp50.000,00 2 orang Rp100.000,00 Laki-Laki
2 Orang
Penerima
Tamu
2 Orang
Rias Lainnya Rp100.000,00 8 orang Rp800.000,00 Pemberi
Souvenir
3 Orang Pagar
Ayu
1 Orang MC
3 Orang Pagar
Bagus
Rp50.000,00 8 orang Rp400.000,00
5 Orang
Entertainer
Undangan Rp2.000,00 1000 cetak Rp2.000.000,00 -
 Souvenir Rp5.000,00 1000 tas Rp5.000.000,00 -
Pelaminan &
Rp4.000.000,00 1 set Rp4.000.000,00 -
Dekorasi
Rp750.000,00 1 set Rp750.000,00 Sewa Stand
Photobooth
Rp4.000,00 1000 cetak Rp4.000.000,00 Cetak Foto
Dokumentasi Rp8.000.000,00 1 paket Rp8.000.000,00 Wdg Promo
Bunga & Pita
Dekorasi Mobil Rp200.000,00 5 mobil Rp1.000.000,00
Sederhana
Total Rp399.850.000,00
Persiapan Biaya Tak Terduga Rp10.150.000,00
Pengeluaran Rp410.000.000,00

TIMELINE & RUNDOWN EVENT

Waktu Tanggal Keperluan Keterangan

Perkiraan dana yang
Negosiasi dengan pihak Wedding disediakan pemangku hajat
10 Oktober 2016
Organizer dan penawaran dari
Priscilla Wedding Organizer
Booking restoran, konsumsi, dan KK Sky View Restaurant &
12 Oktober 2016 pemesanan kue pengantin Lounge
Pemilihan baju dan tata rias EXotica
Booking MC Roma Uly Sianturi
14 Oktober 2016
Booking entertainer D’Bottle Acoustic Band
Pemilihan design undangan dan
jumlah cetak
Pemilihan jenis souvenir dan jumlah
barang
3 Bulan Pemilihan pelaminan Diskusi kedua calon
15 Oktober 2016
Sebelum Pemilihan photobooth beserta design pengantin dan PWO
Acara dan jumlah cetak
Pemilihan design dekorasi mobil
Negosiasi dengan fotografer dan
videografer
Test rasa appetizer, main course, KK Sky View Restaurant &
16 Oktober 2016
dessert, dan kue pengantin Lounge
Tes makeup, hair do, design jilbab, dan
22 Oktober 2016 EXotica
fitting baju pengantin
Menjelaskan susunan
panitia, job description,
Rapat bersama keluarga pemangku rancangan acara, dan hal-
23 Oktober 2016
hajat hal lain yang perlu,
bertempat di rumah
pengantin perempuan
2 Bulan 5 November 2016 Penyerahan daftar tamu undangan PWO
Sebelum untuk dicetak
 Fitting baju pengantin, orang tua
Acara 19 November 2016 pengantin, pagar ayu, pagar bagus, EXotica
penerima tamu, dan pemberi souvenir
Souvenir yang rusak atau
Souvenir selesai dibuat, pengecekan
cacat akan dikembalikan
10 Desember 2016 oleh penanggung jawab souvenir dan
untuk diperbaiki atau
pengantin
dibuat ulang
1 Bulan
Undangan selesai dicetak dan
Sebelum Undangan yang rusak atau
17 Desember 2016 diperiksa oleh penanggung jawab
Acara cacat akan dicetak ulang
souvenir dan pengantin
Untuk mengantisipasi
Undangan disebar untuk tamu VIP dan
23 Desember 2016 jadwal yang bentrok di hari
yang paling sibuk
pernikahan
Fitting baju kembali EXOtica
2
5 Januari 2017 Konfirmasi kedatangan MC dan
Minggu PWO
Entertainer
Sebelum
Sisa undangan disebar ke semua
Acara 6 Januari 2017 Keluarga pengantin
daftar
Pembayaran DP 50%
1 Konfirmasi kesiapan gedung,
(termasuk MC dan
Minggu konsumsi, busana, dan tata rias
7 Januari 2017 Entertainer)
Sebelum
Konfirmasi kesiapan seluruh panitia PWO dan keluarga
Acara
yang bertugas pengantin
MC dan Entertainer check sound
2 Hari
Pihak keluarga yang bertugas dan KK Sky View Restaurant &
Sebelum 12 Januari 2017
panitia check lokasi dan memastikan Lounge
Acara
tau job desc masing-masing
Pengangkutan pelaminan,
photobooth, barang-barang souvenir,
Malam hari
keperluan dekorasi, dan lain-lain ke
1 Hari
restoran
Sebelum 13 Januari 2017
Petugas membersihkan mobil dan
Acara
merangkai bunga untuk dekorasi
Sore hari
Kue Pengantin selesai dibuat dan
disimpan oleh pihak restoran
Hari 14 Januari 2017 Proses dekorasi oleh PWO dibantu
Event (Pengantin, keluarga, oleh petugas restoran hingga selesai
panitia, mc, dan (KK Sky View memiliki 3 tema
entertainer restoran, salah satunya lovely theme,
dipersilahkan untuk semua keperluan dekorasi seperti 13.00-17.00
makan begitu tiba di piring, taplak meja, gelas, dan pernak
restroom hotel, agar pernik lain dengan warna putih, pink,
tidak merasa lapar dan merah telah tersedia dan akan
selama acara dipasang)
berlangsung) Mobil menjemput pengantin dan
15.00
keluarga
Keluarga dan perias tata busana tiba di 15.30
 restroom hotel
MC dan Entertainer tiba di restroom
17.00
hotel
Pengantin dan keluarga siap dirias 18.00
MC dan Entertainer siap di rias 18.30
Doa dan briefing singkat sebelum
18.30 – 18.45
acara dimulai
Ketua, Wakil Ketua Panitia, dan
Penanggung Jawab Umum acara
19.00
memastikan semua sudah pada
tempatnya
Acara dilangsungkan 19.00 – 23.00
Selesai acara, pengantin, keluarga, dan
panitia diperkenankan istirahat, 23.00 – 24.00
makan, solat, maupun berfoto
Petugas PWO mulai membersihkan
dan membereskan dekorasi di
restoran, barang-barang kembali
diangkut ke tempatnya
24.00 – Selesai
Kue pengantin dan sisa konsumsi, sisa
souvenir (jika ada) diantar ke rumah
pengantin bersama pengantin dan
keluarga
Pengembalian baju dan pernak-pernik
1 Hari tata rias kepada vendor
Disertai kartu ucapan
Setelah 15 Januari 2017 Pembayaran sisa honor kepada MC
terima kasih
Acara dan Entertainer
Pembayaran sisa biaya konsumsi
Penyerahan softcopy foto dan video
acara kepada pengantin
Mengunjungi pengantin yang sudah
1 selesai berpesta untuk mewawancara
Disertai kartu ucapan
Minggu secara langsung, memberikan form
20 Januari 2017 terimakasih dan
Setelah testimoni serta evaluasi
cenderamata
Acara Wawancara dapat direkam kemudian
dipublikasikan di media PWO seperti
Instagram, Facebook, Youtube, dan
lain-lain

CREATED BY
TRESNO ROSO ENTERPRISE