Laporan Magang Kearsipan Igoen

LAPORAN
PRAKTEK KERJA LAPANGAN KEARSIPAN

PENGELOLAAN ARSIP
DI FAKULTAS PENDIDIKAN EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Oleh :
Agun Gunawan
NIP 197610042008101002

2017
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan, atas berkat dan rahmat Allah SWT yang
telah memberikan semua kesempatan, dengan memberi umur, kondisi sehat, baik
pikiran maupun jasmani sehingga penulis bisa mengikuti "Pendidikan dan
Pelatihan Pengangkatan Jabatan Fungsional Arsiparis Tingkat Ahli Angkatan II".
Dalam menyelesaikan diklat, tidak lepas dari bantuan banyak pihak, oleh karena
itu, penulis menyampaikan terimakasih kepada :
1. Kepala ANRI, Yth. Dr. Mustari Irawan, M.BA.;
2. Kepala Pusdiklat ANRI Bogor, Yth. Bapak Binner Sitompul, SH., M. Hum.;
3. Rektor, Yth. Bapak Prof. Dr. H. Asep Kadarohman, M.Si.;
4. Wakil Rektor Bidang Sumber Daya Administrasi Umum, Yth. Bapak Dr. H.
Edi Suryadi, M.Si.;
5. Wakil Dekan Bidang Keuangan dan Sumber Daya FPEB, Yth. Bapak Dr.
Rasto, M. Pd.;
6. Kepala Biro Kepegawaian, Yth. Bapak Dr. Sahroni, M.Pd.;
7. Kepala Arsip Universitas, Yth. Bapak Dr. H. A. Sobandi, M.Si., M.Pd. , dan
jajaran pimpinan Arsip universitas;
8. Segenap panitia Diklat Pengangkatan Jabatan Fungsional Arsiparis Tingkat
Ahli Angkatan II tahun 2017, Narasumber dan Widya Iswara selama Diklat,
9. Rekan-rekan dan semua pihak yang banyak sekali memberikan dukungan dan
semangat hingga diklat ini dapat diikuti sampai selesai.
Dan semoga ilmu yang telah penulis dapatkan dapat bermanfaat bagi
penulis dan Universitas Pendidikan Indonesia.
Bandung, Agustus 2017
Penulis
ii
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR .......................................................................................... i
DAFTAR ISI ....................................................................................................... ii
DAFTAR TABEL .............................................................................................. iii
DAFTAR TABEL .............................................................................................. iii
BAB I PENDAHULUAN .................................................................................... 1
I.1. Latar Belakang .............................................................................................. 1
I.2. Maksud dan Tujuan ....................................................................................... 2
I.2.1 Maksud .................................................................................................. 2
I.2.2 Tujuan ................................................................................................... 3
I.3. Ruang Lingkup .............................................................................................. 3
I.4. Pelaksanaan ................................................................................................... 4
I.4.1. Dasar Pelaksanaan ................................................................................ 4
I.4.2. Waktu Pelaksanaan ............................................................................... 4
I.4.3. Tempat Pelaksanaan .............................................................................. 5
BAB II GAMBARAN UMUM FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA ...................................... 6
II.1. Sejarah Universitas Pendidikan Indonesia.................................................... 6
II.1.1. Visi Misi dan Tujuan UPI .................................................................. 10
II.1.2. Struktur Organisasi UPI ..................................................................... 11
II.2. Sejarah FPEB UPI ..................................................................................... 12
II.2.1. Visi Misi dan Tujuan FPEBUPI ......................................................... 13
II.2.2. Struktur Organisasi FPEB UPI ........................................................... 14
BAB III PENYELENGGARAAN KEARSIPAN ............................................. 15

III.1. Sistem Pengelolaan Arsip ......................................................................... 15
III.1.1. Pengelolaan Arsip Dinamis .............................................................. 17
III.1.2. Tata Naskah Dinas di Lingkungan UPI ............................................. 29
III.1.3. Klasifikasi di Lingkungan UPI ......................................................... 33
III.2. Organisasi Kearsipan ............................................................................... 35
III.3. Sarana dan Prasarana Kearsipan ............................................................... 37
III.4. Sumber Daya Manusia Kearsipan ............................................................. 41
BAB IV PELAKSANAAN KEGIATAN KEARSIPAN ................................... 43

IV.1. Pengurusan Surat Dinas ........................................................................... 43
IV.1.1. Pengurusan Surat Dinas Masuk ........................................................ 43
IV.1.2. Pengurusan Surat Dinas Keluar ........................................................ 45
IV.2. Pemberkasan Arsip Aktif ......................................................................... 47
IV.3. Penataan Arsip Inaktif .............................................................................. 57
IV.4. Pengelolaan Arsip Statis .......................................................................... 61
IV.4.1. Pengertian Arsip Statis ..................................................................... 62
IV.4.2. Pengelolaan Arsip Statis ................................................................... 65
iii
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ............................................................ 81
V.1. Kesimpulan ............................................................................................... 81
V.2. Saran......................................................................................................... 82
BAB VI PENUTUP.......................................................................................... 84
LAMPIRAN
a. Surat Sekretaris Eksekutif Nomor 0665/UN40.R5/TU/2017 tentang
Pendaftaran peserta diklat
b. Surat Kepala Pudiklat Kearsipan Nomor : B-DL.01.01/1419/2017
tentang Pemanggilan Diklat Pengangkatan Arsiparis Tingkat Ahli
Angkatan II tahun 2017
c. Surat Tugas Nomor : 4983/UN40.R2/KP/2017 tentang Tugas
Untuk Mengikuti Diklat Pengangkatan Arsiparis Tingkat Ahli
Angkatan II tahun 2017;
d. Surat Kepala Pusat Pendidikan dan Pelatihan Arsip Nasional
Republik Indonesia Nomor B-DL.01.01/2057/2017 tentang
Pengembalian Peserta Diklat Fungsional Pengangkatan Arsiparis
Tingkat Ahli Angkatan II Tahun 2017.
e. Surat Kepala Arsip Universitas Nomor :0103/UN40.I/TU/2017
tentang Permohonan Magang
f. Surat Keterangan Telah Melakukan PKL dariPimpinan Unit
g. Struktur Organisasi
h. Daftar Pengurusan Surat Dinas
i. Daftar Arsip Aktif
j. Daftar Arsip Inaktif
k. Foto
iv
BAB I
PENDAHULUAN
I.1. Latar Belakang

Kehidupan suatu organisasi, tidak dapat dipisahkan dari arsip.
Setiap kegiatan yang dilaksanakan akan secara otomatis menciptakan
arsip-arsip yang berkaitan dengan kegiatan tersebut, sehingga dengan
banyaknya kegiatan, maka arsip yang tercipta akan semakin banyak.
Arsip-arsip yang tercipta juga akan bervariasi sesuai dengan kebutuhan
dari pada kegiatan tersebut, mulai dari arsip tekstual, kartografi, foto, film,
rekaman suara, dan seterusnya. Eratnya kaitan antara arsip dengan
kegiatan akan secara otomatis baik langsung atau tidak langsung
berpengaruh terhadap efektivitas kinerja organisasi. Oleh karena itu
manajemen penanganan arsip mutlak diperlukan dalam suatu instansi
pemerintah, baik dari tingkat yang paling sederhana sekalipun sampai yang
paling rumit.
Arsip merupakan memori kolektif keberadaan suatu
lembaga/instituti yang harus di tunjang oleh manajemen arsip yang
bertujuan untuk menyatukan informasi, memudahkan akses dan penemuan
kembali informasi, pengamanan arsip, meningkatkan pemanfaatan dan
pendayagunaan arsip.
Universitas Pendidikan Indonesia disingkat UPI adalah salah
satu perguruan tinggi negeri yang dituntut untuk terus melakukan
pengembangan organisasi dan pembenahan disegala bidang dalam
menghadapi pesatnya perubahan dan tuntutan reformasi birokrasi, yang
diantaranya bidang kearsipan.
Berdasarkan Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang
Kearsipan, Peraturan Pemerintah nomor 28 tahun 2012 tentang
Pelaksanaan Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan,
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 24 tahun
2011 tentang Pedoman Penyelenggaraan Kearsipan di lingkungan
Perguruan Tinggi, maka UPI sebagai salah satu instansi pemerintah yang
1
mempunyai tugas sebagai pengemban Tridharma Perguruan Tinggi,
berkewajiban menyelenggarakan kearsipan sebagai bentuk akuntabilitas
dan pertanggungjawaban organisasi terhadap negara, pemerintah dan
masyarakat.
Berdasar Undang-undang nomor 5 tahun 2014 tentang Aparatur
Sipil Negara, Peraturan Pemerintah nomor 28 tahun 2012 Pasal 157 ayat
(3) Pengangkatan dalam jabatan fungsional arsiparis dilaksanakan
berdasarkan formasi yang ditetapkan oleh menteri yang bertanggung jawab
dibidang pendayagunaan aparatur negara dan reformasi birokrasi
berdasarkan analisis kebutuhan arsiparis secara nasional yang ditetapkan
oleh ANRI. Perka ANRI Nomor 10 Tahun 2009 tentang Pedoman
Penyusunan Formasi Jabatan Fungsional Arsiparis Pasal 157 ayat (2),
Peraturan Kepala ANRI Nomor 30 tahun 2015 tentang Tata Cara
Penyesuaian (Infasing) Jabatan Fungsional.
Sehubungan dengan hal tersebut, Universitas Pendidikan
Indonesia memberikan tugas kepada tenaga kependidikannya untuk
mengikuti Diklat Teknis Pengelolaan Arsip Dinamis, dalam
meningkatkan kompetensi SDM (Sumber Daya Manusia) bidang kearsipan
yang memadai, baik sisi kualitas maupun kuantitas.
I.2. Maksud dan Tujuan

I.2.1. Maksud
Maksud dari pembuatan laporan Praktek Kerja Lapangan bagi
SDM yang mengikuti Pendidikan dan Pelatihan Fungsional
Pengangkatan Arsiparis Tingkat Ahli ini adalah untuk memenuhi
salah satu persyaratan penilaian kompetensi calon arsiparis untuk
menduduki jabatan fungsional arsiparis tingkat ahli sesuai dengan
ketentuan perundang-undangan, keterampilan, dan sikap perilaku
kerja SDM kearsipan secara profesional sebagai pengelola arsip
yang benar-benar dapat bekerja sesuai dengan etika kearsipan serta
2
memberikan kontribusi kepada organisasi untuk mecapai efektifitas
dan efisiensi kerja.
I.2.2. Tujuan
Adapun tujuan dari praktek kerja lapangan ini adalah :
1. Sebagai sarana implementasi materi klasikal bagi calon
arsiparis tingkat ahli dalam meningkatkan pengetahuan dan
keterampilan yang diperoleh selama mengikuti Pendidikan dan
Pelatihan Fungsional Pengangkatan Arsiparis Tingkat Ahli di
Pusdiklat Arsip Nasional Republik Indonesia;
2. Meningkatkan kemampuan dan keahlian calon arsiparis tingkat
ahli dalam bidang kearsipan;
3. Melatih peserta calon arsiparis tingkat ahli dalam mengatasi
masalah-masalah kearsipan yang terjadi di lapangan atau di
instansi masing-masing khususnya dalam bidang kearsipan;
4. Memberi masukan dari permasalahan yang ditemui di
lapangan/instasi masing-masing yang berkaitan dengan
penyelenggaraan kearsipan.
I.3. Ruang Lingkup

Ruang lingkup dari penyusunan laporan praktek kerja
lapangan ini, penyusun batasi pada kegiatan pembenahan tata
persuratan dan pengelolaan arsip aktif di Bagian Sub Bagian
Kesekretariatan dan Aset dan Fasilitas Fakultas Pendidikan
Ekonomi dan Bisnis (FPEB) Universitas Pendidikan Indonesia,
serta pemaparan secara ringkas pengelolaan arsip inaktif dan
pengelolaan arsip statis sebagai pengetahuan untuk pengelolaan
arsip ke depannya.
3
I.4. Pelaksanaan
I.4.1. Dasar Pelaksanaan
Dasar pelaksanaan dari kegiatan praktek kerja lapangan ini
adalah merujuk dari peraturan perundang-undangan dan beberapa
surat tugas dari atasan dan dari kepala Pusdiklat ANRI, yaitu
sebagai berikut :
1. Undang-undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan;
2. Peraturan Pemerintah Nomor 28 tahun 2012 tentang
Pelaksanaan Undang-undang Nomor 43 tahun 2009 tentang
Kearsipan;
3. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor
24 tahun 2011 tentang Pedoman Penyelenggaraan Kearsipan
di lingkungan Perguruan Tinggi;
4. Surat Tugas Rektor Universitas Pendidikan Indonesia Nomor
5. Surat Kepala Pusat Pendidikan dan Pelatihan Arsip Nasional
Republik Indonesia Nomor B-DL.01.01/2057/2017 tentang
Pengembalian Peserta Diklat Fungsional Pengangkatan
Arsiparis Tingkat Ahli Angkatan II Tahun 2017 tanggal 9
Agustus 2017;
I.4.2. Waktu Pelaksanaan

Praktek Kerja Lapangan dilakukan di Fakultas Pendidikan
Ekonomi dan Bisnis (FPEB) UPI, selama 45 hari kerja mulai
tanggal 14 Agustus -16 Oktober 2017atau selama 360 jam.
Penyusun membagi waktu pelaksanaan praktek kerja
lapangan ini menjadi 4 waktu tentative praktek kerja lapangan
yaitu sebagai berikut:
MATERI JAM
NO AKTUALISASI
DIKLAT DIKLAT
1. Pengurusan 1. Pengarahan Surat
Surat Dinas 2. Pencatatan Surat 60
3. Pendistribusian Surat
4. Pemantauan Tindak Lanjut Surat
4
MATERI JAM
NO AKTUALISASI
DIKLAT DIKLAT
5. Perancangan Alur Pengurusan Surat
6. Penyusunan Laporan
2. Penataan Arsip 1. Perancangan Klasifikasi Arsip
2. Pemberkasan Arsip Aktif 100
Aktif
3. Pembuatan Daftar Arsip
3. Penataan Arsip 1. Survei Arsip Inaktif
Inaktif 2. Penerimaan arsip aktif yang
dipindahkan 100
3. Pendataan dan Pembuatan Daftar
Arsip inaktif
4. Penilaian Arsip
5. Membuat Daftar Arsip Simpan,
Daftar Arsip Musnah, Daftar Arsip
Diserah
6. Penyusutan Arsip
7. Penyusunan LAporan
4. Penataan Arsip 1. Pengaturan dan Pemberian Deskripsi
Statis Arsip Statis
2. Pengolahan dan Pembuatan
Inventaris Arsip Staris
3. Perancangan Tata Letak Penataan
Arsip Statis 100
4. Perancangan Alur Layanan Arsip
Statis
5. Penyiapan Program Publikasi Arsip
Statis
JUMLAH JAM DIKLAT (MAGANG) 360
I.4.3. Tempat Pelaksanaan

Dalam rangka implementasi ilmu yang diperoleh dari
Pendidikan dan Pelatihan Fungsional Pengangkatan Arsiparis
Tingkat Ahli Angkatan II Tahun 2017, penyusun melakukan
praktek kerja lapangan (PKL) di Fakutas Pendidikan Ekonomi
dan Bisnis (FPEB) Universitas Pendidikan Indonesia (UPI), pada
kantor Sub Bagian Kesekretariatan dan Aset dan Fasilitas, yaitu
sesuai dengan surat pengajuan kepala arsip.
5
BAB II
GAMBARAN UMUM
FAKULTAS PENDIDIKAN EKONOMI DAN BISNIS
II.1. Sejarah Universitas Pendidikan Indonesia

Universitas Pendidikan Indonesia didirikan pada tanggal 20 Oktober
1954 di Bandung, diresmikan oleh Menteri Pendidikan Pengajaran Mr.
Muhammad Yamin. Semula bernama Perguruan Tinggi Pendidikan Guru
(PTPG), didirikan dengan latar belakang sejarah pertumbuhan bangsa,
yang menyadari bahwa upaya mendidik dan mencerdaskan bangsa
merupakan bagian penting dalam mengisi kemerdekaan. Beberapa alasan
didirikannya PTPG antara lain: Pertama, setelah Indonesia mencapai
kemerdekaannya, bangsa Indonesia sangat haus pendidikan. Kedua,
perlunya disiapkan guru yang bermutu dan bertaraf universitas untuk
meningkatkan kualitas pendidikan yang akan merintis terwujudnya
masyarakat yang sejahtera. Gedung utama UPI bermula dari puing sebuah
villa yang bernama Villa Isola, merupakan gedung bekas peninggalan
masa sebelum Perang Dunia II. (Pada masa perjuangan melawan penjajah,
gedung ini pernah dijadikan markas para pejuang kemerdekaan). Puing
puing itu dibangun kembali dan kemudian menjelma menjadi sebuah
gedung bernama Bumi Siliwangi yang megah dengan gaya arsitekturnya
yang asli. Di sinilah untuk pertama kalinya para pemuda mendapat
gemblengan pendidikan guru pada tingkat universitas, sebagai realisasi
Keputusan Menteri Pendidikan Pengajaran dan Kebudayaan Republik
Indonesia (Nomor 35742 tanggal 1 September 1954 tentang pendirian
PTPG/Perguruan Tinggi Pendidikan Guru). Pada mulanya PTPG dipimpin
oleh seorang Dekan yang membawahi beberapa jurusan dan atau balai,
yakni:
6
 Ilmu Pendidikan
 Ilmu Pendidikan Jasmani;
 Bahasa dan Kesusastraan Indonesia;
 Bahasa dan Kesusastraan Inggris;
 Sejarah Budaya;
 Pasti Alam;
 Ekonomi dan Hukum Negara; dan
 Balai Penelitian Pendidikan.
Sejalan dengan Surat Keputusan Menteri Pendidikan, Pengajaran

dan Kebudayaan No. 40718/S pada waktu itu, yang menyatakan bahwa
PTPG dapat berdiri sendiri menjadi perguruan tinggi atau perguruan tinggi
dalam universitas, maka seiring dengan berdirinya Universitas Padjadjaran
(UNPAD), pada tanggal 25 November 1958 PTPG diintegrasikan menjadi
fakultas utama Universitas Padjadjaran dengan nama Fakultas Keguruan
dan Ilmu Pendidikan (FKIP). Untuk memantapkan sistem pengadaan
tenaga guru dan tenaga kependidikan, berbagai kursus yang ada pada
waktu itu, yaitu pendidikan guru B I dan B II, diintegrasikan ke dalam
FKIP melalui Surat Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan
Nomor 6 Tahun 1961. Selanjutnya FKIP berkembang menjadi FKIP A dan
FKIP B. Pada saat yang sama, berdiri pula Institut Pendidikan Guru (IPG),
yang mengakibatkan adanya dualisme dalam lembaga pendidikan guru.
Untuk menghilangkan dualisme tersebut, pada tanggal 1 Mei 1963
dikeluarkan Keputusan Presiden Nomor 1 tahun 1963, yang melebur FKIP
dan IPG menjadi Institut Keguruan dan Ilmu Pendidikan (IKIP) sebagai
satu satunya lembaga pendidikan guru tingkat universitas. FKIP A/FKIP B
dan IPG yang ada di Bandung akhirnya menjadi Institut Keguruan dan
Ilmu Pendidikan Bandung (IKIP Bandung). IKIP Bandung saat itu telah
memiliki lima fakultas, yaitu Fakultas Ilmu Pendidikan, Fakultas
Keguruan Ilmu Sosial, Fakultas Keguruan Sastra dan Seni, Fakultas
Keguruan Ilmu Eksakta, dan Fakultas Keguruan Ilmu Teknik. Kebutuhan
akan tenaga guru kian mendesak, demikian pula tumbuhnya hasrat untuk
meningkatkan dan memeratakan kemampuan para guru. Hal ini
7
mendorong IKIP Bandung membuka ekstension, antara tahun 1967 1970
IKIP Bandung membuka ekstension di hampir seluruh kabupaten di Jawa
Barat. Peranan IKIP Bandung di tingkat nasional semakin menonjol,
setelah pemerintah menetapkan bahwa IKIP Bandung menjadi IKIP
Pembina yang diserahi tugas membina beberapa IKIP di luar Pulau Jawa,
yaitu IKIP Bandung Cabang Banda Aceh, Palembang, Palangkaraya, dan
Banjarmasin. Sesuai dengan kebijaksanaan Departemen P dan K, pada
awal tahun 1970 an, secara bertahap ekstension tersebut ditutup dan
cabang cabang IKIP di daerah menjadi fakultas di lingkungan universitas
di daerah masing masing. Untuk meningkatkan mutu tenaga pengajar,
pada tahun 1970 IKIP Bandung membuka program Pos Doktoral melalui
pembentukan Lembaga Pendidikan Pos Doktoral (LPPD) PPS yang
mengelola Program S2 dan S3. Pada tahun 1976 LPPD diubah namanya
menjadi Sekolah Pasca Sarjana, pada tahun 1981 berubah menjadi
Fakultas Pasca Sarjana dan tahun 1991 menjadi Program Pascasarjana
(PPS). Penataan program pendidikan tinggi yang dilakukan oleh
pemerintah dengan menerapkan multiprogram dan multistrata,
ditindaklanjuti IKIP Bandung dengan membuka Program Diploma
Kependidikan. Untuk meningkatkan kualifikasi guru SD menjadi lulusan
D II, tahun ajaran 1990/ 1991, diselenggarakan Program D II Pendidikan
Guru Sekolah Dasar. Selain diselenggarakan di Kampus Bumi Siliwangi
program ini juga diselenggarakan di Unit Pelaksana Program (UPP) pada
beberapa sekolah eks SPG yang diintregarasikan ke IKIP. Guna
meningkatkan kualifikasi Guru Taman Kanak-kanak atau play group pada
tahun 1996/1997 IKIP Bandung membuka Program D II PGTK.
Seiring dengan kebijakan pemerintah di bidang pendidikan tinggi

yang memberikan perluasan mandat bagi Lembaga Pendidikan Tenaga
Kependidikan (LPTK) yang harus mampu mengikuti tuntutan perubahan
serta mengantisipasi segala kemungkinan dimasa datang , IKIP Bandung
diubah menjadi Universitas Pendidikan Indonesia melalui Keputusan
Presiden RI No. 124 tahun 1999 tertanggal 7 Oktober 1999.
8
Untuk memperluas jangkauan dalam mendukung pembangunan
nasional, UPI harus mampu berdiri sendiri dan berkiprah. Kebulatan tekad
ini menumbuhkan keyakinan akan kemampuan yang telah dimilikinya.
Tekad ini memberi keyakinan kepada pemerintah bahwa UPI telah dapat
bediri sendiri dan dapat diberikan tanggung jawab yang lebih besar.
Dengan kepercayaan ini, melalui Peraturan Pemerintah No. 6 tahun 2004.
UPI diberi otonomi dan menjadi Perguruan Tinggi Badan Hukum Milik
Negara (PT BHMN), dan sekarang ini UPI beralih status lagi menjadi
Perguruan Tinggi Badan Hukum (PTN-bh). Pengembangan dan
peningkatan UPI tidak saja berorientasi pada bidang akademik, tetapi juga
dalam berbagai bidang, termasuk pemantapan konsep dan rencana
pembangunannya. Melalui bantuan Islamic Development Bank (IDB)
tengah merancang dan menata pembangunan gedung kampus yang megah,
modern dan representatif sebagai penunjang kegiatan belajar mengajar.
Bermodalkan kemampuan yang dimiliki Universitas Pendidikan Indonesia
bertekad menjadikan lembaga pendidikan ini terdepan dan menjadi
Universitas Pelopor dan Unggul (a Leading and Outstanding University).
Lokasi
Kampus utama UPI terletak di Jalan Setiabudi 229 Bandung dengan luas
615.766 m2 ( +/- 61 hektar), kini diperluas ke arah barat hingga mencapai
75 hektar. Di kampus utama, UPI memiliki 8 (tujuh) fakultas dan satu
Sekolah Pascasarjana (SPs). Delapan fakultas tersebut adalah: (1) Fakultas
Ilmu Pendidikan (FIP), (2) Fakultas Pendidikan Ilmu Pengetahuan Sosial
(FPIPS), (3) Fakultas Pendidikan Bahasa dan Seni (FPBS), (4) Fakultas
Pendidikan Matematika dan IPA (FPMIPA), (5) Fakultas Pendidikan
Teknologi dan Kejuruan (6) Fakultas Pendidikan Olahraga dan Kesehatan
(FPOK), (7). Fakultas Pendidikan Ekonomi dan Bisnis (FPEB) serta
(8)Fakultas Pendidikan Seni dan Desain (FPSD). Untuk meningkatkan
pelayanan kepada masyarakat UPI mengembangkan sistem multikampus,
dengan mendirikan beberapa kampus daerah yang berlokasi di Cibiru
(Kabupaten Bandung), Tasikmalaya, Sumedang, Purwakarta, dan Serang.
9
II.1.1. Visi Misi dan Tujuan UPI
A. Visi
Sejalan dengan arah pengembangan, jati diri, dan tantangan ke

depan, rumusan visi Universitas Pendidikan Indonesia adalah
Pelopor dan Unggul (Leading and Outstanding). Dalam periode
2016-2020 secara bertahap visi ini akan difokuskan untuk
mencapai kepeloporan dan keunggulan dalam bidang pendidikan
di kawasan ASEAN.
B. Misi
Universitas Pendidikan Indonesia, dalam rangka mewujudkan visi
sebagaimana disebutkan di atas, mengemban misi:
1. menyelenggarakan pendidikan dengan membina dan

mengembangkan disiplin ilmu pendidikan dan pendidikan
disiplin ilmu, serta disiplin ilmu agama, ilmu sosial, ilmu alam,
ilmu formal, dan ilmu terapan secara proporsional untuk
memperkuat disiplin ilmu pendidikan dan pendidikan disiplin
ilmu;
2. menyelenggarakan penelitian untuk menciptakan dan
mengembangkan teori dan praktik pendidikan serta keilmuan
lain yang inovatif dan berakar pada kearifan lokal;
3. mengembangkan Pendidikan Profesional Guru yang
terintegrasi dalam pendidikan akademik dan profesi untuk
semua jalur dan jenjang pendidikan; dan
4. menyebarluaskan pengalaman dan temuan-temuan inovatif
dalam disiplin ilmu pendidikan, pendidikan disiplin ilmu, ilmu
agama, ilmu humaniora, ilmu sosial, ilmu alam, ilmu formal,
dan ilmu terapan demi kemajuan masyarakat.
10
C. Tujuan
Universitas Pendidikan Indonesia memiliki tujuan:
1. menghasilkan pendidik, tenaga kependidikan, ilmuwan,

dan tenaga ahli pada semua jenis dan program
pendidikan tinggi, yang bertakwa kepada Tuhan Yang
Maha Esa dan memiliki keunggulan kompetitif dan
komparatif global; dan
2. menghasilkan, mengembangkan, dan menyebarluaskan
ilmu pengetahuan dan teknologi untuk meningkatkan
kesejahteraan masyarakat.
II.1.2. Struktur Organisasi UPI

Struktur Organisasi ini, berdasarkan Peraturan Rektor UPI Nomor :
6489 UN40 HK 2015 tentang Struktur Organisasi dan Tata Kerja
Universitas Pendidikan Indonesia
Struktur Organisasi UPI
11
II.2. Sejarah FPEB UPI
Fakultas Pendidikan Ekonomi dan Bisnis (FPEB) secara resmi mulai
berdiri pada tanggal 28 Oktober 2008 berdasarkan Surat Keputusan Rektor
UPI Nomor 6067 tahun 2008. Sebelum menjadi fakultas tersendiri, FPEB
merupakan sebuah jurusan yang berada di bawah Fakultas Pendidikan Ilmu
Pengetahuan Sosial (FPIPS), yaitu Jurusan Pendidikan Ekonomi.Jurusan
tersebut memiliki empat program studi kependidikan dan dua program studi
nonkependidikan.Program-program studi kependidikan tersebut adalah
Program Studi Pendidikan Akuntansi, Program Studi Pendidikan
Manajemen Bisnis, Pendidikan Manajemen Perkantoran, dan Pendidikan
Ekonomi dan Koperasi.Sedangkan Program Studi nonkependidikan adalah
Program Studi Akuntansi dan Program Studi Manajemen.
Keberadaan Jurusan Pendidikan Ekonomi memiliki sejarah panjang,
dimulai sejak tahun 1958 dengan nama Jurusan Ekonomi dan Hukum di
bawah naunganPerguruan Tinggi Pendidikan Guru (PTPG). Pada tahun
1960 Jurusan Ekonomi dan Hukum dikembangkan menjadi dua jurusan,
yaitu Jurusan Ekonomi dan Jurusan Hukum. Tahun 1962 Jurusan Ekonomi
berubah nama menjadi Jurusan EKPA (Ekonomi Keuangan Perniagaan dan
Administrasi) di bawah FKPS (Fakultas KeguruanPengetahuan Sosial) IKIP
Bandung. Tahun 1965 Jurusan EKPA dikembangkan menjadi tiga jurusan,
yaitu Jurusan Ekonomi Umum (Ekum), Jurusan Ekonomi Perusahaan
(Ekper), dan Jurusan Administrasi di bawah Fakultas Keguruan Ilmu Sosial
(FKIS).
Selanjutnya, seiring dengan perubahan FKIS menjadi FPIPS (Fakultas
Pendidikan Ilmu Pengetahuan Sosial) tahun 1983, ketiga jurusan tersebut
digabungkan menjadi satu jurusan, yaitu Jurusan Pendidikan Dunia Usaha
yang memiliki empat program studi, yaitu Program Studi Pendidikan
Akuntansi, Program Studi Pendidikan Tata Niaga, Program Studi Tata
Perkantoran, dan Program Studi Koperasi. Di samping program S-1, Jurusan
Pendidikan Dunia Usaha menyelenggarakan program diploma, yaitu
Program Pendidikan Tata Buku (D-3), Program Pendidikan Tata Niaga (D-
12
3), Program Pendidikan Keterampilan Jasa (D-2 dan D-3), dan Program
Pendidikan Koperasi (D-3).
Pada tahun 1995 Jurusan Pendidikan Dunia Usaha berubah namanya
menjadi Jurusan Pendidikan Ekonomi, dengan program-program studi
Pendidikan Akuntansi, Pendidikan Tata Niaga, Pendidikan Administrasi
Perkantoran, dan Pendidikan Ekonomi & Koperasi. Mulai tahun 2000
sejalan dengan Wider Mandate di Jurusan Pendidikan Ekonomi dibuka
program studi nonkependidikan, yaitu Program Studi Akuntansi dan
Program Studi Manajemen.
II.2.1. Visi Misi dan Tujuan FPEB
A. Visi
"Menjadi fakultas pelopor dan unggul (a leading and outstanding)
dalam penyelenggaraan pendidikan ilmu ekonomi dan bisnis berbasis
syariah di Indonesia pada tahun 2025".
B. Misi
1. Menjadikan ilmu pendidikan sebagai disiplin ilmu yang
melandasipenyelenggaraan pendidikan ekonomi dan bisnis syariah
berdasarkan pendekatan cross fertilization.
2. Menyelenggarakan pendidikan akademik dalam bidang pendidikan
ekonomi dan ilmu ekonomi dan bisnis berbasis syariah.
3. Menyelenggarakan pendidikan profesi guru ekonomi, pendidikan
profesi akuntansi, dan pendidikan profesional lainnya.
4. Memberikan layanan profesional berbasis hasil penelitian di bidang
pendidikan disiplin ilmu ekonomi dan bisnis serta disiplin ilmu
ekonomi dan bisnis berbasis syariah.
5. Membangun kerjasama secara nasional, regional, maupun
internasional dibidang pendidikan, penelitian, dan pengabdian atas
dasar prinsip kesetaraan, saling menghormati, dan saling
menguatkan.
13
C. Tujuan
1. Menghasilkan sarjana pendidikan ekonomi, sarjana ekonomi, profesi
guru bidang ekonomi, profesi akuntansi, dan profesi lainnya.
2. Menghasilkan berbagai bentuk penelitian dan layanan profesional
dalam bidang pendidikan ekonomi, ekonomi dan bisnis, serta
pengelolaan kegiatan ekonomi dan bisnis.
3. Menghasilkan kerjasama kelembagaan dengan berbagai pihak atas
dasar prinsip kesetaraan, saling menghormati, dan saling
menguatkan.
II.2.2. Struktur Organisasi FPEB
Struktur organisasi di FPEB UPI
14
BAB III
PENYELENGGARAAN KEARSIPAN
III.1. Sistem Pengelolan Arsip
Universitas Pendidikan Indonesia sebagai salah satu perguruan

tinggi negeri, dituntut untuk terus melakukan pengembangan organisasi
dan pembenahan di segala bidang untuk menghadapi pesatnya perubahan
yang terjadi. Sehubungan dengan perubahan UPI menjadi PTN-bh maka
Struktur Organisasi, Tugas dan Fungsi dari unit kerja mengalami
perubahan juga. Salah satu bidang yang perlu mendapat perhatian adalah
sistem manajemen/pengelolaan arsip. UPI sebagai salah satu instansi
pemerintah yang mempunyai tugas sebagai pengemban Tridharma
Perguruan Tinggi, berkewajiban menyelenggarakan kearsipan sebagai
bentuk akuntabilitas dan pertanggung jawaban organisasi terhadap negara,
pemerintah dan masyarakat.
Berdasarkan Undang-undang Nomor 43 tahun 2009 tentang

Kearsipan, Peraturan Pemerintah Nomor 28 tahun 2012 tentang
Pelaksanaan Undang-undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan,
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 24 tahun
2011 tentang Pedoman Penyelenggaraan Kearsipan di lingkungan
Perguruan Tinggi, maka UPI sebagai salah satu instansi pemerintah yang
mempunyai tugas sebagai pengemban Tridharma Perguruan Tinggi,
berkewajiban menyelenggarakan kearsipan sebagai bentuk akuntabilitas
dan pertanggung jawaban organisasi terhadap negara, pemerintah dan
masyarakat.
Berdasarkan Undang-undang Nomor 43 tahun 2009 pasal 6 ayat 4
dan pasal 27 ayat 2 dan ayat 4 disebutkan bahwa :
1. Arsip perguruan tinggi adalah lembaga kearsipan perguruan tinggi;
2. Perguruan tinggi negeri wajib membentuk arsip perguruan tinggi;
3. Pembentukan arsip perguruan tinggi dilaksanakan sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan;
15
4. Arsip perguruan tinggi sebagaimana dimaksud pada point 1 wajib
melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari ;
a. Satuan unit kerja di lingkungan perguruan tinggi
b. Civitas akademika di lingkungan perguruan tinggi
5. Arsip perguruan tinggi berfungsi memadukan kebijakan, sumber daya
manusia, sarana dan prasarana serta program kegiatan untuk
mengelola arsip yang merupakan dokumen kegiatan perguruan tinggi
agar dapat diakses dan disajikan untuk kepentingan pengguna secara
lebih mudah.
Sistem Pengelolaan Kearsipan menurut Peraturan Kepala Arsip Nasional
Republik Indonesia nomor 24 tahun 2011 tentang Pedoman Penyelenggaraan
Kearsipan di lingkungan Perguruan Tinggi adalah “Pengelolaan arsip di
lingkungan perguruan tinggi meliputi pengelolaan arsip dinamis dan pengelolaan
arsip statis. Pengelolaan arsip dinamis dilakukan oleh unit pengolah/unit kerja
dan unit kearsipan II dan unit kearsipan I. Sedangkan pengelolaan arsip statis
dilakukan oleh LKPT.
Model pengelolaan arsip di lingkungan perguruan tinggi
merupakan model berkelanjutan (records continuum) yakni pengelolaan
arsip yang konsisten dan koheren sejak perancangan sistem, penciptaan
arsip hingga akses dan pemanfaatan arsip statis. Adapun model ini dapat
digambarkan sebagai berikut:
Gambar Model Pengelolaan Arsip Perguruan Tinggi menurut Peraturan Kepala Arsip Nasional
Republik Indonesia nomor 24 tahun 2011
16
Pada saat ini penyelenggaraan kearsipan di UPI masih belum
dilakukan secara menyeluruh dikarenakan baru dibentuknya Lembaga
Kearsipan Perguruan Tinggi yang selanjutnya disebut Arsip Universitas.
Pengelolaan kearsipannya belum sepenuhnya terlaksana sesuai dengan
system kearsipan seperti gambar diatas, karena instrumennya baru ada tata
naska dinas dan pedoman klasifikasi, untuk Sistem Klasifikasi Keamanan
dan Hak Akses Arsip (SKKAA) dan Jadwal Retensi Arsip (JRA) sedang
dalam proses finalisasi dan falidasi dari Kepala ANRI.
III.1.1. Pengelolaan Arsip Dinamis

Pengelolaan arsip dinamis di lingkungan perguruan tinggi
dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan arsip sebagai bahan
akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah dalam rangka
pelaksanaan fungsi dan tugas perguruan tinggi. Pengelolaan arsip
dinamis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan,
penyusutan arsip, serta program arsip vital dan arsip terjaga.
A. Penciptaan Arsip
a. Pembuatan arsip adalah kegiatan merekam informasi dalam

suatu media rekam tertentu untuk dikomunikasikan dalam
rangka melaksanakan fungsi dan tugas perguruan tinggi,
dengan memperhatikan hal-hal berikut:
1) Arsip yang dibuat memiliki isi, struktur, dan konteks;
2) Pembuatan arsip yang dinilai sebagai arsip vital/statis
dilaksanakan dengan media rekam dan peralatan
berkualitas baik;
3) Untuk memenuhi autentisitas dan reliabilitas arsip, serta
pengelompokkan arsip sebagai satu keutuhan informasi
terhadap arsip yang dibuat, maka pembuatan arsip
dilaksanakan berdasarkan tata naskah dinas, klasifikasi
arsip, serta klasifikasi keamanan dan akses arsip;
17
4) Pembuatan arsip dilaksanakan berdasarkan klasifikasi
keamanan dan akses arsip untuk menentukan
keterbukaan atau kerahasiaan arsip sesuai dengan
peraturan perundang-undangan;
5) Pembuatan arsip harus didokumentasikan dengan cara
registrasi yang dilakukan oleh arsiparis.
b. Penerimaan arsip adalah kegiatan yang berhubungan dengan

pengaturan arsip yang berasal dari pihak luar (organisasi
dan/atau individu). Penerimaan arsip harus memperhatikan
hal-hal berikut:
1) Arsip diterima dengan aman, tepat, lengkap, dan jelas
terbaca;
2) Arsip dianggap sah diterima setelah sampai pada petugas
penerima arsip yang berwenang;
3) Arsip dalam bentuk faksimili dianggap sah diterima
setelah tercetak oleh mesin faks penerima arsip;
4) Arsip dianggap sah diterima setelah sampai pada
penerima yang berhak, dan penerimaan arsip itu harus
didokumentasiikan dengan cara registrasi oleh unit yang
membawahi fungsi persuratan untuk kemudian
ditindaklanjuti oleh unit pengolah;
5) Pendokumentasian penerimaan arsip dilakukan oleh
arsiparis untuk dipelihara, disimpan, dan digunakan.
c. Registrasi arsip adalah kegiatan pencatatan arsip yang dibuat

atau diterima oleh perguruan tinggi kedalam sistem kearsipan,
dengan memperhatikan hal-hal berikut:
1) Registrasi dilakukan secara lengkap dan konsisten;
2) Registrasi dilakukan dengan memberikan kode unik yang
bertujuan untuk merekam informasi ringkas mengenai
arsip;
18
3) Data registrasi tidak boleh diubah-ubah, namun apabila
diperlukan perubahan karena terjadi kesalahan teknis,
maka harus dilakukan pencatatan perubahan.
Registrasi arsip dilakukan dengan mencatat informasi arsip
sesuai standar metadata kearsipan, sekurang-kurangnya
meliputi: nomor dan tanggal registrasi, nomor dan tanggal
arsip, tanggal penerimaan dan pengiriman, instansi penerima
dan pengirim, isi ringkas, dan kode klasifikasi.
d. Pendistribusi arsip adalah penyampaian arsip atau pengendalian

pergerakan arsip dari satu unit kerja ke unit kerja lain di
lingkungan perguruan tinggi, dengan memperhatikan hal-hal
berikut:
1) Distribusi arsip dilakukan setelah arsip yang berkaitan
dinyatakan lengkap;
2) Distribusi arsip dilakukan dengan cepat, tepat, lengkap,
dan aman;
3) Distribusi arsip disertai dengan pengendalian pergerakan
arsip di lingkungan perguruan tinggi.
Adapun prosedur distribusi arsip dilaksanakan melalui:
1) Penyampaian arsip ke unit kerja di lingkungan perguruan
tinggi;
2) Pengendalian arsip;
3) Penyampaian arsip ke pimpinan;
4) Pengendalian terhadap pergerakan arsip di lingkungan
perguruan tinggi.
B. Penggunaan dan Pemeliharaan Arsip

a. Pemberkasan Arsip Aktif
1) Arsip yang sudah diregistrasikan dan didistribusikan harus
diberkaskan sebagai arsip aktif berdasarkan klasifikasi
arsip.
19
2) Pemberkasan arsip aktif dilaksanakan melalui kegiatan:
pemeriksaan, penentuan indeks, pengkodean, pembuatan
tunjuk silang, pengelompokan, pelabelan, pembuatan daftar
isi berkas, penyimpanan arsip, dan pembuatan daftar arsip
aktif.
3) Pemberkasan arsip aktif pada satuan kerja di lingkungan
perguruan tinggi ditujukan untuk tertatanya fisik dan
informasi arsip, serta tersusunnya daftar arsip aktif.
4) Daftar arsip aktif terdiri atas daftar berkas dan daftar isi
berkas.
5) Daftar berkas sekurang-kurangnya memuat metadata: unit
pengolah, nomor berkas, kode klasifikasi, uraian informasi
berkas, tahun, jumlah, dan keterangan.
6) Daftar isi berkas sekurang-kurangnya memuat metadata:
nomor berkas, nomor item arsip, kode klasifikasi, uraian
informasi arsip, tanggal, jumlah, dan keterangan;
7) Pemberkasan arsip aktif dan pembuatan daftar arsip aktif
pada unit kerja menjadi tanggung jawab pimpinan unit kerja
dan dilaksanakan oleh arsiparis.
8) Daftar arsip aktif disampaikan kepada unit kearsipan II
untuk disampaikan kepada LKPT sebagai simpul jaringan
dalam rangka penyelenggaraan SIKN dan JIKN.
b. Penataan Arsip Inaktif

1) Penataan arsip inaktif pada unit kearsipan II dan unit
kearsipan I dilaksanakan berdasarkan asas asal usul dan
asas aturan asli, melalui kegiatan: pengaturan fisik arsip,
pengolahan informasi arsip, penyusunan daftar arsip
inaktif.
2) Daftar arsip inaktif sekurang-kurangnya memuat metadata:
pencipta arsip, nomor urut, kode klasifikasi, uraian
informasi; tahun, jumlah, dan keterangan.
20
3) Penataan arsip inaktif dan pembuatan daftar arsip inaktif
yang memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun menjadi
tanggung jawab kepala unit kearsipan II yang dilaksanakan
oleh arsiparis.
4) Penataan arsip inaktif dan pembuatan daftar arsip inaktif
yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh)
tahun menjadi tanggung jawab kepala unit kearsipan I yang
dilaksanakan oleh arsiparis.
5) Daftar arsip inaktif dari unit kearsipan II disampaikan
kepada unit kearsipan I pada LKPT dalam rangka
penyelenggaraan SIKN dan JIKN.
c. Pemeliharaan Arsip
1) Penyediaan prasarana dan sarana kearsipan disesuaikan
dengan standar kearsipan untuk pengelolaan arsip dinamis
berdasarkan bentuk dan media arsip;
2) Penyimpanan arsip dilaksanakan dengan memperhatikan
bentuk dan media arsip;
3) Suhu dan kelembaban udara ruangan arsip diatur secara
konstan sesuai dengan bentuk dan media arsip;
4) Pelindungan dan pengamanan arsip dilaksanakan terhadap
fisik dan informasinya.
d. Alih Media Arsip

1) Alih media arsip dilakukan dalam rangka penggunaan dan
pemeliharaan arsip aktif dan arsip inaktif pada unit kerja
dan unit kearsipan di lingkungan perguruan tinggi;
2) Alih media arsip aktif dan arsip inaktif dilaksanakan dalam
bentuk dan media apapun sesuai kemajuan teknologi
informasi dan komunikasi berdasarkan ketentuan peraturan
perundang-undangan.
21
3) Alih media arsip aktif dan arsip inaktif pada unit kerja dan
unit kearsipan dilaksanakan dengan memperhatikan kondisi
arsip dan nilai informasi.
4) Arsip yang dialihmediakan tetap disimpan untuk
kepentingan hukum berdasarkan ketentuan peraturan
perundang-undangan.
5) Alih media arsip dilegalisasi dengan autentikasi oleh
pimpinan unit kerja/unit pengolah dan unit kearsipan
dengan memberikan tanda tertentu yang dilekatkan,
terasosiasi atau terkait dengan arsip hasil alih media.
6) Pelaksanaan alih media dilakukan dengan membuat berita
acara yang disertai dengan daftar arsip. Berita acara alih
media arsip aktif dan arsip inaktif sekurang-kurangnya
memuat: waktu dan tempat pelaksanaan, jenis media,
jumlah arsip, keterangan proses alih media yang dilakukan,
pelaksana, dan penandatangan (pimpinan unit pengolah
dan/atau unit kearsipan).
7) Daftar arsip aktif dan arsip inaktif yang dialihmediakan
sekurang-kurangnya memuat: nomor urut, jenis, jumlah,
tahun, dan keterangan.
8) Kepala unit pengolah/unit kerja menyimpan dokumentasi
pelaksanaan alih media arsip aktif.
9) Kepala unit pengolah/unit kerja melaporkan pelaksanaan
alih media arsip aktif kepada kepala unit kearsipan II di
lingkungannya.
10) Kepala unit kearsipan II melaporkan pelaksanaan alih media
arsip aktif dan arsip inaktif di lingkungannya kepada kepala
unit kearsipan I.
11) Kepala unit kearsipan I melaporkan pelaksanaan alih media
arsip aktif dan arsip inaktif kepada pimpinan perguruan
tinggi.
22
12) Arsip hasil alih media dan hasil cetaknya merupakan alat
bukti yang sah bagi kepentingan hukum perguruan tinggi
yang bersangkutan.
e. Penggunaan Arsip
1) Penggunaan arsip aktif dan arsip inaktif diperuntukan bagi
kepentingan internal perguruan tinggi dan masyarakat.
2) Kepala unit pengolah bertanggungjawab terhadap
ketersediaan dan autentisitas arsip aktif di lingkungannya.
3) Kepala unit kearsipan atas nama pimpinan perguruan tinggi
bertanggungjawab terhadap ketersediaan arsip inaktif untuk
kepentingan penggunaan internal pencipta arsip dan
kepentingan publik, serta penggunaan informasi arsip dalam
SIKN dan JIKN.
4) Penyediaan arsip untuk kepentingan akses aktif dan arsip
inaktif pada satuan kerja rektorat, fakultas, dan UPT atau
dengan sebutan lain di lingkungan perguruan tinggi menjadi
tanggung jawab kepala unit kearsipan II dan dilaksanakan
oleh arsiparis.
5) Penggunaan arsip dilaksanakan sesuai dengan sistem
klasifikasi keamanan dan akses arsip di lingkungan
perguruan tinggi masing-masing.
C. Penyusutan Arsip
Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip
dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit
kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan
penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan. Penyusutan
arsip di lingkungan perguruan tinggi dilaksanakan berdasarkan
JRA, dengan prosedur sebagai berikut:
a. Pemindahan arsip inaktif
23
1) Pemindahan arsip inaktif pada unit pengolah/unit kerja di
lingkungan rektorat, fakultas, dan UPT atau dengan
sebutan lain menjadi tanggung jawab kepala unit kerja
masing-masing;
2) Pelaksanaan pemindahan arsip inaktif dilakukan dengan
penandatanganan berita acara dan dilampiri daftar arsip
yang dipindahkan;
3) Berita acara pemindahan arsip inaktif ditandatangani oleh
kepala satuan kerja dan kepala unit kearsipan;
4) Pemindahan arsip inaktif dilaksanakan dengan
memperhatikan bentuk dan media arsip melalui kegiatan:
penyeleksian arsip inaktif, pembuatan daftar arsip inaktif
yang dipindahkan, dan penataan arsip inaktif yang akan
dipindahkan.
5) Pemindahan arsip inaktif:
a) yang memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun
dilakukan dari unit pengolah/unit kerja di lingkungan
rektorat, fakultas, dan UPT atau dengan sebutan lain
yang sejenis ke unit kearsipan II;
b) yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10
(sepuluh) tahun dilakukan dari unit pengolah/unit
kerja di lingkungan rektorat, fakultas, dan UPT atau
dengan sebutan lain yang sejenis ke unit kearsipan I
dilakukan berkoordinasi dengan unit kearsipan II
(LKPT).
b. Pemusnahan arsip
1) Pemusnahan arsip pada pencipta arsip merupakan tanggung
jawab pimpinan perguruan tinggi yang dilakukan terhadap
arsip yang:
a) Tidak memiliki nilai guna;
b) Telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan
berdasarkan JRA;
24
c) Tidak ada peraturan perundang-undangan yang
melarang; dan
d) Tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu
perkara.
2) Pemusnahan arsip dilakukan dengan pembentukan panitia
penilaian arsip ditetapkan oleh rektor atau sebutan lain.
Panitia penilaian arsip sekurang-kurangnya memenuhi
unsur:
a) Kepala unit kearsipan sebagai ketua untuk pemusnahan
arsip yang memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh)
tahun;
b) Kepala unit pengolah/unit kerja pemilik arsip yang
akan dimusnahkan sebagai anggota;
c) Kepala LKPT sebagai ketua untuk pemusnahan arsip
yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh)
tahun;
d) Arsiparis sebagai anggota.
3) Pemusnahan arsip yang memiliki retensi di bawah 10

(sepuluh) tahun maupun arsip yang memiliki retensi
sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun wajib dilaksanakan
sesuai dengan prosedur;
4) Prosedur pemusnahan arsip bagi arsip yang memiliki retensi

di bawah 10 (sepuluh) tahun dilaksanakan dengan ketentuan
sebagai berikut:
a) Pembentukan panitia penilai arsip;
b) Penyeleksian dan pembuatan daftar arsip usul musnah
oleh arsiparis pada unit kearsipan II;
c) Permintaan persetujuan dari pimpinan satuan kerja
kepada rektor atau sebutan lain yang sejenis ;
d) Penilaian dan pertimbangan oleh panitia penilai arsip;
25
e) Persetujuan pemusnahan oleh rektor atau sebutan lain
yang sejenis berdasarkan rekomendasi dari panitia
penilai;
f) Penetapan arsip yang akan dimusnahkan oleh rektor
atau sebutan lain;
g) Pemusnahan arsip dilakukan setelah mendapat
persetujuan dan pertimbangan tertulis dari panitia
penilai arsip dan persetujuan tertulis dari rektor atau
sebutan lain yang sejenis;
h) Pelaksanaaan pemusnahan oleh arsiparis dengan
disertai berita acara dan daftar arsip yang akan
dimusnahkan;
i) Pelaksanaan pemusnahan disaksikan oleh minimal 2
(dua) pejabat dari unit hukum dan/atau pengawasan
dari lingkungan pencipta arsip yang bersangkutan;
j) Pemusnahan arsip dilakukan secara total sehingga isi
informasi arsip musnah dan tidak dapat direkonstruksi;
k) Penyimpanan dokumentasi pelaksanaan pemusnahan
arsip oleh unit kearsipan II.
5) Prosedur pemusnahan arsip yang memiliki retensi sekurang-

kurangnya 10 (sepuluh) tahun dilaksanakan dengan
ketentuan:
a) Pembentukan panitia penilai arsip;
b) Penyeleksian dan pembuatan daftar arsip usul musnah
oleh arsiparis pada unit kearsipan;
c) Penilaian dan pertimbangan oleh panitia penilaian
arsip;
d) Permintaan persetujuan dari rektor atau sebutan lain
kepada Kepala ANRI;
26
e) Penetapan arsip yang akan dimusnahkan oleh rektor
atau sebutan nama lain berdasarkan rekomendasi
panitia penilai arsip;
f) Pemusnahan arsip dilakukan setelah mendapat
pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip dan
persetujuan tertulis dari Kepala ANRI;
g) Pelaksanaaan pemusnahan oleh arsiparis dengan
disertai berita acara dan daftar arsip yang akan
dimusnahkan;
h) Pelaksanaan pemusnahan disaksikan oleh minimal 2
(dua) pejabat dari unit hukum dan/atau pengawasan
dari lingkungan perguruan tinggi yang bersangkutan;
dan
i) Pemusnahan arsip dilakukan secara total sehingga isi
informasi arsip musnah dan tidak dapat direkonstruksi;
j) Penyimpanan dokumentasi pelaksanaan pemusnahan
arsip oleh unit kearsipan I.
6) Unit kearsipan II dan unit kearsipan I menyimpan
dokumentasi pelaksanaan pemusnahan arsip sesuai dengan
kewenangannya, meliputi: keputusan pembentukan panitia
pemusnahan arsip, notulen rapat panitia pemusnahan arsip,
usulan panitia pemusnahan kepada pimpinan pencipta
arsip, keputusan pimpinan pencipta arsip tentang
penetapan pelaksanaan pemusnahan arsip, berita acara
pemusnahan arsip, dan daftar arsip yang dimusnahkan.
Menurut Undang undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009,

pasal 40 ayat (3) bahwa pengelolaan arsip dinamis mempunyai instrumen
pengelolaan arsip sebagai alat yang digunakan dalam proses penciptaan,
penggunaan dan pemeliharaan serta penyusutan agar dapat dikendalikan
secara efisien, efektif, dan sistematis. Instrumen Pengeloaan Arsip
Dinamis ini terdiri dari :
27
1. Tata Naskah Dinas
2. Klasifikasi Arsip
3. Jadwal Retensi Arsip
4. Sitem Klasifikasi Keamanan dan Akses
Tata Naskah Dinas berguna untuk :

1. Pengaturan format surat
2. Penggunaan Kop Surat dan Logo
3. Pengaturan jenis kertas
4. Pengaturan penomoran surat keluar
5. Kewenangan penandatangan surat
6. Penggunaan cap/stempel dinas
Klasifikasi Arsip
Pola pengaturan /struktur fungsi yang disusun secara sistematis dan logis
yang digunakan sebagai:
1. Dasar pemberkasan arsip
2. Penataan arsip
3. Penyusutan arsip
4. Pemanfaatan arsip
5. Mendukung akses arsip
Berdasarkan memaparan di atas, Universitas Pendidikan

Indonesia belum sepenuhnya melaksanakan penyelenggaraan kearsipan
berdasarkan peraturan dan perundang undangan tersebut, UPI baru
mempunyai Pedoman Tata Naskah Dinas berdasarkan Peraturan Rektor
Universitas Pendidikan Indonesia Nomor 4047/UN40/HK/2016 tentang
Tata Naskah Dinas di Lingkungan Universitas Pendidikan Indonesia, dan
Pedoman Klasifikasi Arsip berdasar Peraturan Rektor Nomor :
8908/UN40/HK/2016 Tentang Klasifikasi Arsip Subtantif dan Fasilitatif di
Lingkungan Universitas Pendidikan Indonesia
28
III.1.2. Tata Naskah Dinas di Lingkungan UPI
A. LOGO UNIVERSITAS
Logo Universitas Pendidikan Indonesia berdasarkan Peraturan
Pemerintah Republik Indonesia Nomor 15 Tahun 2014 tentang
Statuta Universitas Pendidikan Indonesia.
Ukuran logo 2,5cm x 2,5 cm
B. KEPALA NASKAH DINAS
Tata cara pencantuman kepala naskah dinas:

1. Ukuran kertas A4.
2. Mencantumkan logo Universitas, dicetak berwarna atau hitam putih
dengan ukuran 2,5 cm x 2,5 cm.
3. Nama Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi dicetak
pada baris pertama dan nama Universitas dicetak pada baris kedua,
masing-masing dicetak dengan huruf kapital dan menggunakan huruf
Times New Roman ukuran 14.
4. Nama Fakultas, Kampus UPI di Daerah, Lembaga, Sekolah
Pascasarjana, dan unit kerja lainnya ditulis di bawah nama
Universitas, masing-masing dicetak dengan huruf kapital dan
menggunakan huruf Times New Roman ukuran 14.
5. Nama Universitas dicetak lebih tebal dari nama Kementerian, dan
nama Fakultas, Kampus UPI di Daerah, Lembaga, Sekolah
Pascasarjana, dan unit kerja lainnya dicetak lebih tebal dari nama
kementerian dan Universitas.
6. Alamat ditulis lengkap pada baris akhir tanpa singkatan disertai kode
pos, telepon, faksimile, dan laman, menggunakan huruf Times New
Roman ukuran 12.
7. Kepala naskah dinas ditutup dengan menggunakan garis tebal
tunggal dengan ukuran 2¼ pt.
8. Jarak garis penutup dari tepi atas kertas 4,5 cm.
Berikut contoh format Kepala Naskah Dinas di Lingkungan

Universitas Pendidikan Indonesia
29
a. Kepala Naskah Dinas Universitas
KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN INGGI

Jalan Dr. Setiabudhi Nomor 229 Bandung 40154
Telepon (022) 2013163 - 2013164 Faksimile (022) 2013651
Laman www.upi.edu Email :………….
b. Contoh Kepala Naskah Dinas Fakultas
KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI

FAKULTAS ILMU PENDIDIKAN
Jalan Dr. Setiabudhi Nomor 229 Bandung 40154
Telepon/Faksimile (022) 2000021
Laman ...
Dan seterusnya.
C. CAP JABATAN DAN CAP DINAS

a. Kerangka cap jabatan dan cap dinas di lingkungan Universitas
Pendidikan Indonesia berukuran4 x 4 cm.
b. Cap jabatan hanya satu, yaitu untuk surat yang ditandatangani oleh
pemegang jabatan Rektor.
c. Cap dinas universitas dipergunakan oleh: Wakil Rektor, Sekretaris

Eksekutif, Satuan Pejaminan Mutu, Satuan Audit Internal,
Perpustakaan,Biro, Direktorat, Badan Pengelola dan Pengembangan
Usaha (BPPU), Arsip Universitas, OIER, Kantor Humas, dan UPT.
30
d. Cap unit kerja di bawah universitas
1) Cap Fakultas
Contoh:
e. Tinta warna Cap Jabatan dan Cap Dinas di lingkungan Universitas

Pendidikan Indonesia Merah Jernih yang secara digital mempunyai
kadar MHB (Merah Hijau Biru) atau RGB (Red Green Blue) merah
255, hijau 0, dan biru 0.
D. Kode Unit Organisasi

Kode Unit Organisasi di lingkungan Universitas Pendidikan Indonesia
diatur sebagai berikutt
1 Majelis Wali Amanat
Ketua dan Sekretaris UN40.MWA
2 Komite Audit
Ketua dan Sekretaris UN40.KA
3 Senat Akademik
Ketua dan Sekretaris UN40.SA
4 Rektor UN40
5 Wakil Rektor Bidang Akademik dan Kemahasiswaan UN40.R1
6 Wakil Rektor Bidang Keuangan, Sumber Daya, dan Administrasi Umum UN40.R2
7 Wakil Rektor Bidang Perencanaan, Pengembangan, dan Sistem Informasi UN40.R3
8 Wakil Rektor Bidang Riset, Kemitraan, dan Usaha UN40.R4
9 Sekretaris Eksekutif UN40.R5
10 Dewan Guru Besar UN40.DGB
Dan Seterusnya
31
E. Contoh Pemberian Kode Surat Dinas
1. Surat yang dibuat dan ditandatangani oleh Rektor
Nomor:35/UN40/TU/2015
nomor urut surat keluar

kode universitas/ Rektor
kode hal ketatausahaan
tahun pembuatan surat
2. Surat yang dibuat dan ditandatangani oleh Wakil Rektor
Nomor:55/UN40.R1/KM/2015

kode universitas
kode unit kerja/Wakil Rektor I
kode hal kemahasiswaan
3. Surat yang dibuat dan ditandatangani oleh Dekan
Nomor: 120/UN40.A3/KP/ 2015

kode universitas
kode unit kerja /Dekan FPBS
kode hal kepegawaian
4. Surat yang dibuat dan ditandatangani Wakil Dekan
Nomor: 150/UN40.A3.D2/KU/2015

kode universitas
kode unit kerja FPBS
kode unit kerja/Wakil Dekan II FPBS
kode hal keuangan
5. Surat yang dibuat dan ditandatangani oleh Ketua Departemendi

lingkungan FPIPS
32
Nomor:220/UN40.A2.4/BW/ 2015
kode universitas
kode unit kerja FPIPS
kode unit kerja/Ketua Departemen
Pendidikan Geografi
kode hal beasiswa
6. Surat yang dibuat dan ditandatangani oleh Kepala Biro Hukum

dan Kesekretariatan
Nomor:275/UN40.F3/HK/ 2015
kode universitas
kode unit kerja Kepala Biro Hukum dan
Kesekretariatan
kode hal hukum
III.1.3. Klasifikasi di Lingkungan UPI
Sebagai Lembaga kearsipan Pergurun tinggi di singkat LKPT,

Arsip Universitas dengan segala upaya telah berusaha dalam
menyelenggarakan kearsipan sebagai amanat dari Undang undang
Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009, pasal 40 ayat (3) bahwa
pengelolaan arsip dinamis mempunyai instrumen pengelolaan arsip
sebagai alat yang digunakan dalam proses penciptaan, penggunaan dan
pemeliharaan serta penyusutan agar dapat dikendalikan secara efisien,
efektif, dan sistematis dan Perka ANRI Nomor 19 Tahun 2012 Pedoman
Penyusunan Klasifikasi Arsip maka dibuatlah sebuah instrumen pedoman
klasifikasi arsip, yang tertuang kedalam sebuah Peraturan Rektor
Universitas Pendidikan Indonesia Nomor 8908/UN40/HK/2016 Tentang
Klasifikasi Arsip Subtantif dan Fasilitatif di Lingkungan Universitas
Pendidikan Indonesia.
33
KLASIFIKASI ARSIP SUBSTANTIF DAN FASILITATIF
A. SUBSTANTIF
1 PP PENDIDIKAN DAN PENGAJARAN
Dokumen yang berkaitan dengan pendidikan dan pengajaran
1 Jenjang D3 : dimulai dengan penerimaan mahasiswa baru, pendaftaran

mahasiswa baru, registrasi, kurikulum, pedoman dan proses perkuliahan, UTS,
UAS, PKL, penulisan laporan akhir, tugas akhir, kelulusan, wisuda, tenaga
pendidik, program studi, dan penunjang akademik.
2 Jenjang S1 : dimulai dengan penerimaan calon mahasiswa baru, pendaftaran

calon mahasiswa baru, registrasi, kurikulum, pedoman, dan proses perkuliahan,
UTS, UAS, KKN, PPL, Seminar desain skripsi, tugas akhir, penulisan skripsi,
ujian sidang, kelulusan, wisuda, tenaga pendidik, program studi, dan penunjang
akademik.
3 Jenjang S2/S3 : dimulai dengan penerimaan mahasiswa baru, pendaftaran

mahasiswa baru, registrasi, kurikulum, pedoman dan proses perkuliahan, UTS,
UAS, ujian komprehensip, seminar, tesis/desertasi, ujian sidang, kelulusan,
wisuda, tenaga pendidik, program studi, dan penunjang akademik.
4 Pendidikan Profesi : dimulai dengan penerimaan peserta, kurikulum, proses

pendidikan, UTS, UAS, praktek profesi, tugas akhir, ujian sidang, kelulusan,
tenaga pendidik, program studi, dan sertifikat profesi.
PP.00 Kurikulum
Pedoman yang berkaitan dengan kurikulum mulai dari pelaksanaan penyusunan

kurikulum sampai dengan bahan ajar/media perkuliahan
00 Pedoman penyusunan kurikulum
Penyusunan kurikulum D3, S1, Program Pendidikan

01
profesi, S2, dan S3
02 Evaluasi dan penyempurnaan kurikulum
03 Sajian mata kuliah (mata kuliah inti, mata kuliah dasar

profesi, mata kuliah keahlian fakultas, mata kuliah keahlian
profesi departemen/prodi, mata kuliah keahlian, MKPPL,
MKKP)
Dan seterusnya
34
B. FASILITATIF
1 HK HUKUM
Berkas yang berhubungan dengan dokumentasi produk dan referensi hukum meliputi
Undang-undang, Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-undang, Peraturan
Pemerintah, Peraturan dan Keputusan Presiden, Peraturan/Keputusan Menteri dan
Kepala Lembaga Non Departemen , dan lain-lain
HK.00 Peraturan perundang-undangan
00 Undang-undang
01 Peraturan Pemerintah
02 Keputusan dan Instruksi Menteri dan Sekretaris Negara
03 Keputusan/Instruksi/Edaran Dirjen/Irjen/Sekjen/BAN
04 Keputusan/Instruksi/Edaran Lembaga Pemerintah Non Departemen
HK.01 Instrumen Hukum
00 Pedoman dan Kode Etik UPI
01 Surat Instruksi
02 Surat edaran
03 MOU, Kontrak, Kerjasama
HK.02 Produk hukum yang berkaitan dengan organisasi
00 Statuta UPI
01 Renstra
02 Struktur tugas dan fungsi organisasi perguruan tinggi
03 Tata Pamong UPI
Dan seterusnya
III.2. Organisasi Kearsipan

Menurut Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia
Nomor 24 tahun 2011 tentang Pedoman Penyelenggaraan Kearsipan di
lingkungan Perguruan Tinggi, bahwa “Unit atau organ perguruan tinggi
yang melaksanakan fungsi dan tugas kearsipan dinamis dan statis di
lingkungan perguruan tinggi, yaitu:
1. Unit kearsipan II
Unit kearsipan II berada di lingkungan sekretariat rektorat,
sekretariat fakultas, dan sekretariat UPT atau dengan sebutan lain.
Unit kearsipan II mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan arsip
inaktif yang memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun dari unit
35
pengolah/unit kerja, dan pembinaan kearsipan di lingkungannya.
Selain itu unit kearsipan II melaksanakan fungsi:
a. Pengolahan dan penyajian arsip inaktif menjadi informasi;
b. Pelaksanaan pemusnahan arsip;
c. Penyiapan penyerahan arsip inaktif yang memiliki retensi
sekurangkurangnya 10 (sepuluh) tahun kepada unit kearsipan I
pada LKPT;
d. Penyiapan penyerahan arsip statis kepada LKPT;
e. Melakukan evaluasi penyelenggaraan kearsipan di lingkungannya.
2. Unit kearsipan I
Unit kearsipan I berada pada LKPT, mempunyai tugas melaksanakan
pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10
(sepuluh) tahun yang berasal dari satuan kerja di lingkungan perguruan
tinggi. Unit kearsipan I melaksanakan fungsi:
a. Penerimaan arsip inaktif dari satuan kerja di lingkungan perguruan
tinggi;
b. Pengolahan dan penyajian arsip inaktif menjadi informasi;
c. Penyimpanan arsip inaktif;
d. Pelaksanaan pemusnahan arsip;
e. Penyiapan penyerahan arsip statis kepada LKPT.
3. Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi (LKPT)

LKPT mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan arsip statis yang
berasal dari satuan kerja di lingkungan perguruan tinggi, dan
pembinaan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi. LKPT
melaksanakan fungsi:
a. Penerimaan arsip statis dari satuan kerja di lingkungan perguruan
tinggi, dan civitas akademika;
b. Pengolahan dan penyajian arsip statis menjadi informasi;
c. Preservasi arsip statis;
d. Akses dan layanan arsip statis;
36
e. Pembinaan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi;
f. Pengkoordinasian dalam rangka pengelolaan dan pembinaan
kearsipan di lingkungan perguruan tinggi;
g. Penyelenggaraan kerjasama di bidang kearsipan;
h. Melakukan evaluasi penyelenggaraan kearsipan di lingkungan
perguruan tinggi.
Dalam penyelenggaraan SIKN dan JIKN, LKPT merupakan simpul
jaringan yang bertanggung jawab atas:
a. Penyediaan informasi kearsipan yang disusun dalam daftar arsip
dinamis dan daftar arsip statis;
b. Penyampaian daftar arsip dinamis dan daftar arsip statis kepada
pusat jaringan nasional;
c. Pemuatan informasi kearsipan untuk arsip dinamis dan arsip statis
dalam JIKN di lingkungan simpul jaringan;
d. Penyediaan akses dan layanan informasi kearsipan melalui JIKN;
dan
e. Evaluasi secara berkala terhadap penyelenggaraan JIKN sebagai
simpul jaringan dan menyampaikan hasilnya kepada pusat
jaringan nasional”.
Universitas Pendidikan Indonesia memiliki Lembaga Kearsipan

Perguruan Tinggi (LKPT) sebagai Unit Kearsipan I, seperti diamanatkan
oleh peraturan perundang-undangan, yang terbentuk dengan nama “Arsip
Universitas” tanggal 6 Oktober 2015 berdasarkan Surat Keputusan Rektor
UPI Nomor 6489/UN40/HK/2015 tentang Struktur Organisasi dan Tata
Kerja Universitas Pendidikan Indonesia, sedangkan unit kearsipan II di
fakultas-fakultas dan unit kerja lainnya.
III.3. Sarana dan Prasarana Kearsipan

37
lingkungan Perguruan Tinggi, bahwa “Prasarana dan sarana kearsipan
dibutuhkan untuk mengelola arsip dinamis dan arsip statis sesuai dengan
bentuk dan medianya. Ketentuan prasarana dan sarana akan berbeda-beda
sesuai dengan bentuk dan media arsip, seperti kertas, foto, audio kaset,
video kaset, film, peta, gambar teknik, dan arsip elektronik (berbasis
teknologi informasi dan komunikasi). Prasarana dan sarana kearsipan
disediakan untuk mendukung pengelolaan arsip aktif, inaktif, arsip vital,
dan statis, meliputi:
1. Prasarana dan sarana pengelolaan arsip aktif, untuk mendukung
kegiatan penciptaan, pemberkasan, pembuatan daftar, dan layanan
arsip aktif;
2. Prasarana dan sarana pengelolaan arsip inaktif, untuk mendukung
kegiatan penyimpanan, penataan, pembuatan arsip inaktif, penyusutan
arsip, dan layanan arsip inaktif;
3. Prasarana dan sarana pengelolaan arsip statis, untuk mendukung
kegiatan akuisisi, pengolahan, preservasi inaktif, akses dan layanan
arsip statis pada unit pengolah, unit kearsipan, dan LKPT.
Perencanaan prasarana dan sarana kearsipan harus mencakup
pertimbangan jenis dan media rekam arsip yang dikelola, lingkungan
organisasi, potensi penggunaan arsip, dan layanan program yang akan
diberikan. Beberapa faktor penting dalam pemilihan prasarana dan sarana
kearsipan, antara lain:
1. Volume dan pertumbuhan rata-rata arsip. Perlu dipertimbangkan:
a. Proyeksi rata-rata pertumbuhan arsip untuk menghindari kekurangan
fasilitas tempat penyimpanan;
b. Kapasitas media penyimpanan digital untuk arsip elektronik;
c. Prakiraan volume dan rata-rata pertumbuhan arsip untuk memilih
media yang sesuai.
2. Penggunaan arsip. Berbagai penggunaan arsip akan menentukan tingkat
pelindungan yang diperlukan untuk menghindari kehilangan atau
kerusakan. Untuk arsip elektronik, penggunaan sistem dan media yang
reliabel yang memiliki ketahanan lebih besar dan lebih kuat akan
38
diidentifikasi. Kemudian, kemudahan dalam memindahkan dan
melindungi backup merupakan hal utama yang dipertimbangkan dalam
memilih tempat penyimpanan arsip elektronik;
3. Kebutuhan keamanan dan sensivitas arsip menyebabkan beberapa arsip
terbatas untuk diakses karena alasan kerahasiaan, karakter informasi
yang dimiliki atau pelindungan hukum;
4. Karakteristik fisik akan mempengaruhi tempat penyimpanan: berat,
jarak lantai yang diperlukan, kontrol temperatur dan kelembapan, serta
ketentuan-ketentuan preservasi fisik media arsip (misalnya, kertas,
penyimpanan digital, dan microform). Arsip dalam format elektronik
perlu dikonversikan atau dimigrasikan. Media penyimpanan digital
perlu direfresh. Arsip perlu dilindungi dari api, banjir, dan resiko lain
berkaitan dengan kondisi lingkungan setempat;
5. Penggunaan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan temu-balik.
Penemuan kembali arsip merupakan pertimbangan utama. Arsip yang
sering diakses perlu kemudahan akses pada fasilitas tempat
penyimpanan. Arsip elektronik disimpan dengan berbagai cara agar
lebih mudah ditemukan kembali;
6. Biaya yang relatif untuk pemilihan tempat penyimpanan arsip.
Pertimbangan biaya mempengaruhi keputusan untuk outsourcing
tempat penyimpanan fisik dan/atau elektronik dan pilihan media
penyimpanan arsip elektronik;
7. Kebutuhan akses. Analisis untung-rugi “penyimpanan di dalam” versus
“penyimpanan di luar” dapat menunjukkan bahwa fasilitas tempat
penyimpanan, sistem, dan/atau peralatan diperlukan untuk mendukung
penuh kebutuhan organisasi;
8. Lokasi penyimpanan arsip harus mudah diakses dan terletak di daerah
yang relatif aman;
9. Struktur bangunan harus memberikan tingkat dan stabilitas temperatur
dan kelembapan yang sesuai, pelindungan dari kebakaran, pelindungan
dari kerusakan karena air, pelindungan dari kontaminasi (seperti racun
isotop radioaktif, dan pertumbuhan jamur), tindakan keamanan, kontrol
39
akses di daerah tempat penyimpanan, sistem pendeteksi, dan
pelindungan yang sesuai terhadap kerusakan yang disebabkan oleh
serangga dan binatang kecil yang mengganggu seperti kutu.
10. Peralatan. Rak arsip harus sesuai dengan ukuran format arsip dan cukup
kuat untuk menahan beban. Boks dan pembungkus arsip harus dapat
menahan beban arsip di dalamnya, tanpa merusakkan arsip.
Penggunaan arsip dapat menentukan pembungkus khusus untuk
memberikan tambahan pelindungan terhadap kerusakan.
Prasarana dan sarana kearsipan yang dibutuhkan dalam pengelolaan arsip
dapat dirinci sebagai berikut:
1. Prasarana
Prasarana kearsipan untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis dan arsip
statis, antara lain:
a. Ruangan untuk menyimpan arsip aktif (central file) pada unit
pengolah/satuan kerja di lingkungan perguruan tinggi;
b. Gedung untuk mengelola arsip inaktif yang memiliki retensi di bawah
10 (sepuluh) tahun (records center) pada unit kearsipan II;
c. Gedung untuk mengelola arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-
kurangnya 10 (sepuluh) tahun (records center) pada unit kearsipan I;
d. Gedung/ruangan untuk mengelola arsip statis (depot) pada LKPT;
e. Ruangan, gedung, dan depot arsip harus dirancang secara khusus tahan-
api dan dilengkapi dengan pendeteksi panas/api serta sistem
pemadaman, termasuk detektor asap dan panas dan alat pemadam
kebakaran;
f. Ruangan, gedung, dan depot dipelihara dengan baik, stabilitas
temperatur dan kelembapan udara diatur sesuai dengan jenis dan media
rekam arsip;
g. Gedung/ruangan untuk mengelola arsip inaktif (pusat arsip/records
center) dan gedung/ruangan untuk mengelola arsip statis (depot) harus
memiliki akses ruangan yang memadai untuk membawa muatan dan
elevator sesuai kebutuhan, serta didukung dengan sistem jaringan
informasi dan komunikasi.
40
2. Sarana
Jenis sarana kearsipan untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis dan
arsip statis, antara lain:
a. Filing kabinet, rak, dan lemari arsip (tidak bergerak, bergerak)
b. Komputer, pemroses words, printer, mesin fotokopi, dan peralatan
elektronik lain sesuai kebutuhan;
c. Folder, boks, atau tempat lainnya yang sesuai untuk memelihara arsip
dinamis dan preservasi jangka panjang arsip statis;
d. Alat tulis kantor yang standard;
e. Mesin untuk mengolah arsip audio visual (video, audio, film, microfilm)
player;
f. Mesin untuk mengevaluasi dan memelihara arsip audio visual (video,
audio, film, microfilm);
Sarana kearsipan lain yang perlu dipertimbangkan adalah sarana untuk
reproduksi arsip, akses publik, jaringan terminal komputer, printer, dan
mesin pengindai (scanner)”.
Sarana dan prasarana kearsipan yang dimiliki oleh UPI, sebenarnya sudah
tersedia, meskipun masih belum lengkap, namun dalam penggunaan nya
masih belum optimal, sarana dan prasana tersebut antara lain filling
cabinet, ordner, lemari arsip, hanger map, dll.
III.4. Sumber Daya Manusia Kearsipan

lingkungan Perguruan Tinggi, bahwa “SDM dibutuhkan untuk
menyelesaikan berbagai tanggung jawab dan layanan guna memenuhi
tujuan program-program kearsipan. Deskripsi posisi, ketentuan yang
berkaitan dengan pendidikan, dan persyaratan keilmuan harus sesuai
standar yang berlaku, seperti:
1. Arsiparis profesional yang memiliki sertifikat keahlian profesi dan
pengalaman bekerja di bidang kearsipan untuk melaksanakan
41
pengelolaan arsip dinamis pada unit pengolah, unit kearsipan, dan
LKPT;
2. Pejabat struktural pada unit kearsipan dan LKPT:
a. harus profesional;
b. memiliki pengalaman bekerja di bidang kearsipan;
c. memiliki kemampuan manajemen yang kuat agar dapat berinteraksi
secara efektif dengan pejabat unit kerja lainnya, mahasiswa,
alumni, dan publik;
d. memiliki tingkat eselon yang memadai untuk memberikan
kewenangan dan tanggung jawab dalam melaksanakan misi
program kearsipan di lingkungan perguruan tinggi.
3. Staf administrasi memiliki tugas pokok melakukan kegiatan
operasional, meliputi korespondensi, manajemen perkantoran, file
administrasi unit kearsipan dan LKPT, dan tugas-tugas lain yang
difasilitasi oleh keahlian teknis, termasuk pemrosesan kata (word) dan
manajemen basis data”.
Sumber daya Manusia Kearsipan yang dimiliki oleh UPI masih sangat
terbatas, berdasarkan informasi dari Direktorat SDM UPI bahwa SDM
fungsional arsiparis tingkat terampil baru ada 3 (tiga) orang, mereka
ditempatkan 1 (satu) orang di Arsip Universita, 1 (satu) orang di Sekretariat
Universitas, dan satu orang lagi di Direktorat SDM, sedangkan fungsional
arsiparis tingkat ahli UPI belum memilikinya. Untuk memenuhi kebutuhan
sumber daya manusia kearsipan maka di buatlah pengelola kearsipan di setiap
unit kerja (Unit Kearsipan II) di 44 unit kerja. Sesuai Surat Keputusan Rektor
UPI Nomor 4050/UN.40/HK/2016 tentang Pengangkatan Pengelola
Kearsipan di Lingkungan Unit Kerja Universitas Pendidikan Indonesia;
42
BAB IV
PELAKSANAAN KEGIATAN KEARSIPAN
IV.1. Pengurusan Surat Dinas

Surat Dinas memerlukan penanganan tersendiri karena harus diatur
sedemikian rupa agar informasi di dalamnya dapat diproses dengan baik,
benar, lancar dan tepat sasaran. Hal ini dikarenakan informasi yang
terkandung pada surat masuk dan keluar dari suatu organisasi pada dasarnya
merupakan dasar bagi pimpinan untuk menentukan kebijakan dan
mengambil suatu keputusan.
Salah satu fungsi Bagian Tata Usaha Sub Bagian Kesekretariatan,
Aset dan Fasilitas Fakultas Pendidikan Ekononomii dan Bisnis (FPEB) UPI
adalah melaksanakan pengadministrasian surat menyurat dan kearsipan di
Tingkat Fakultas. Dalam pengurusan surat di Sub Bagian Kesekretariatan,
Aset dan Fasilitas ini terdapat 2 (dua) kegiatan pengurusan surat, yaitu :
IV.1.1. Pengurusan Surat Dinas Masuk

Pengurusan Surat Dinas Masuk dilaksanakan agar surat-surat yang
masuk dapat mencapai sasaran secara efektif dan memerlukan
standarisasi dalam hal prosedur penerimaan surat-surat masuk.
Prosedur pengoprasian standar ini dimaksudkan agar surat-surat
yang masuk dapat diterima oleh pihak yang dituju sehingga
informasi dapat diterima dengan baik. Prosedur pengoperasian
standar surat masuk ini telah dibuat di FPEB yang diperuntukan
bagi Sub Bagian Kesekretariatan untuk dilakukan pencatatan serta
diterima oleh pimpinan yang jadi tujuan pengiriman surat. Tujuan
dari Prosedur pengoperasian strandar ini dimaksudkan agar:
1. Menjadi pedoman bagi pelaksana khususnya bagian sekretariat

dalam menyampaikan surat;
43
2. Menjadi pedoman untuk pimpinan dalam melihat alur surat yang
diterima;
3. Administrasi pengolahan surat masuk menjadi tertib.
Tahapan Pengolahan Surat Dinas Masuk ini adalah sebagai berikut:

1. Staf Sub Bagian Kesekretariatan, Aset dan Fasilitas menerima
surat dan mengagendakan surat, kemudian menyerahkan kepada
Ka Sub Bagian Kesekretariatan;
2. Ka.Sub.Bagian Kesekretariatan membaca, meneliti dan
menugaskan staf nya untuk menyerahkan surat ke bagian staf
Dekan;
3. Staf Dekan menerima, mengagendakan, dan menyerahkan surat
ke pimpinan fakultas;
4. Pimpinan fakultas membaca, meneliti dan memberi disposisi
sesuai bidang garapannya, lalu menugaskan staf pimpinan untuk
menyampaikan kembali surat yang telah didisposisi ke bagian
Subbag Kesekretariatan untuk diproses lebih lanjut;
5. Staf Dekan mengarsipkan, surat, dan mengagendakan jadwal
acara, lalu mengantarkan surat ke bagian Subbag
Kesekretariatan;
6. Staf Kesekretariatan mengarsipkan sesuai dengan kode surat,
lalu mengantarkan surat sesuai disposisi Pimpinan fakultas.
Sarana Penanganan Surat Masuk

1) Buku agenda adalah sarana utama pengendalian dan
pengawasan surat masuk. Semua surat masuk pertama kali
dicatat pada buku agenda surat masuk, yang disusun dalam
kolom catatan sebagai berikut:
a) tanggal;
b) nomor agenda;
c) nomor dan tanggal surat masuk
d) alamat pengirim;
e) hal/isi surat;
44
f) keterangan.
IV.1.2. Pengurusan Surat Dinas Keluar

Surat keluar adalah semua surat dinas yang akan dikirim kepada
pejabat yang tercantum pada alamat surat dinas dan sampul surat
dinas. Penanganan surat keluar, pencatatan, pemberian nomor/cap
dan pengiriman surat keluar dipusatkan di Sub. Bagian
Kesekretariatan untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian
dan agar surat-surat yang keluar dapat mencapai sasaran secara
efektif telah dilakukan dengan dibuatnya standarisasi dalam hal
prosedur surat-surat ke luar. Prosedur pengoperasian standar ini
dimaksudkan agar surat-surat yang ke luar dapat diterima oleh
pihak yang dituju sehingga informasi yang disampaikan dapat
diterima dengan baik. Prosedur pengoperasian standar tentang
surat-surat keluar ini diperuntukan bagi Sub. Bagian
Keseketariatan dalam memproses surat keluar, agar dapat :
1. Menjadi pedoman bagi pelaksana khususnya bagian

sekretariat dalam menyampaikan surat
2. Menjadi pedoman untuk pimpinan dalam melihat alur surat
yang ke luar
3. Administrasi menjadi tertib
Tahapan pengelolaan surat keluar ini adalah :
1. Kasubag Kesekretariatan membuat surat keluar sesuai

dengan perintah Dekan.
2. Staf Subbagian Kesekretariatan menerima surat keluar yang
telah dibuat oleh Kasubag Kesekretariatan untuk diberi
nomor dan dicatat dalam Buku Surat Keluar.
3. Staf Subbagian Kesekretariatan memperbanyak surat
tersebut sesuai dengan jumlah surat yang dituju.
4. Staf Subbagian Kesekretariatan memberikan stempel
Fakultas pada surat yang telah diperbanyak.
45
5. Staf Subbagian Kesekretariatan mencatat surat yang akan
dituju dalam buku ekspedisi (Tanda Terima surat)
kemudian mengantarkan surat tersebut kepada yang dituju.
Setelah mengetahui proses pengurusan surat dinas, dapat diketahui masih

banyak masalah-masalah yang terjadi dilapangan antara lain :
1. Teknis Pengolahan surat masuk dan surat keluar :
- Masalah penyusunan alamat surat masuk yang diterima di Sub
Bagian Kesekretariatan, Aset dan Fasilitas, masih ada yang kurang
lengkap dalam mencantumkan alamat tujuan surat, misalnya
menyebutkan nama pejabat tanpa menyebutkan unit kerjanya atau
sebaliknya, hal tersebut mengakibatkan sulitnya petugas penerima
surat dalam pengelompokan suratnya, lalu ada lagi surat-surat yang
bersifat “rahasia” penyusunannya pada sampul surat tidak
dicantumkan tanda “Rahasia”, hal tersebut mengakibatkan petugas
penerima menjadi salah pengertian.
- Standar Operasional Prosedur surat masuk dan surat keluar yang
sudah mendapat sertifikat ISO masih memerlukan revisi atau
perubahan karena masih banyak hal-hal yang belum dicantumkan
dalam SOP tersebut, misalnya antara lain tempat penyimpanan arsip
setelah surat diproses, hal ini mengakibatkan arsip-arsip masih
disimpan di unit-unit pengolah arsip bukan di sekretariat arsip, dan
penyimpanannyapun masih disimpan berdasarkan kronologi waktu
pembuatan surat.
- Penyimpanan surat masuk yang sudah diproses masih disimpan
terpisah dengan surat keluar, misalnya surat yang ditujukan ke dekan
setelah melalui proses atau di disposisi ke unit lain, arsipnya
disimpan di unit kerja tersebut, sedangkan yang suratnya
memerlukan proses pembuatan surat balasan misalnya, arsipnyapun
masih disimpan pada unit tersebut, sehingga penyimpanan arsip
masih berada di masing-masing unit, oleh kaena itu sulitnya
melakukan pemberkasan.
46
2. Sumber Daya Manusia
- Sumber Daya Manuasia yang mengelola surat masuk dan keluar
yang belum mendapat pengetahuan akan pengurusan persuratan yang
baik dan benar, sehingga mulai pencataan surat sampai penyampaian
surat masih belum baik dan benar;
- Kurangnya pemahaman pimpinan tentang kearsipan mengakibatkan
perhatian pimpinan terhadap masalah-masalah kearsipan.
3. Pedoman Pengelolaan Arsip
- Tidak adanya pedoman klasifikasi arsip, Jadwal Retensi Arsip dan
Klasifikasi Keamanan dan Akses menyebabkan sulitnya dalam
melakukan pemberkasan, penyimpanan, penataan, dan penyusutan.
- Pedoman Tata Naskah Dinas yang sudah ada belum optimal dalam
penggunaannya.
4. Sarana dan Prasarana Kearsipan
- Kurang efektifnya penggunaan sarana dan prasarana seperti Filling
Cabinet, lemari arsip dan sebagainya, tidak digunakan untuk
menyimpan arsip;
- Tidak adanya Sarana dan Prasarana untuk pemberkasan dan
penataan arsip seperti folder, guide penyekat, hanger map, label dan
sebagainya.
IV.2. Pemberkasan Arsip Aktif

Sebagai langkah awal sebelum dilakukannya pemberkasan, terlebih
dahulu dilakukan survei terhadap arsip aktif yang ada. Dalam survei tersebut
ditemui banyak masalah yang terjadi di lapangan yaitu di Fakultas
umumnya dan di unit-unit kerja lainnya, antara lain :
1. Arsip aktif dan in aktif masih bercampur di ruang kerja;
2. Pemberkasan tidak menggunakan klasifikasi arsip tetapi masih
didasarkan pada nomor urut agenda;
3. Pemberkasan dilakukan atas inisiatif dan kreasi sendiri dengan
menuliskan indeks berkas tanpa kode klasifikasi;
4. Penumpukan arsip inaktif di ruang kerja;
47
5. Tidak efektifnya penggunaan sarana dan prasana kearsipan secara
maksimal;
6. Tidak efektifnya penggunaan pedoman-pedoman yang mengatur
penyelenggaraan kearsipan seperti Pedoman Pengurusan Surat,
Pedoman Klasifikasi arsip,
7. Belum adanya Pedoman Jadwal Retensi Arsip, Pedoman Klasifikasi dan
Akses Arsip, Pedoman Pengelolaan Arsip Aktif dan In aktif, Pedoman
Layanan Arsip Dinamis, Pedoman Penyusutan Arsip dan Pedoman
Arsip Vital.
Dari tujuh permasalahan tersebut penyusun mencoba untuk memberikan
solusi yang tentunya masih banyak kekurangan yaitu dengan menerapkan
ilmu yang didapat pada Diklat Pengangkatan Fungsional Arsiparis Tingkat
Ahli Angkatan II tahun 2017, yaitu antara lain dengan melakukan :
1. Melakukan pemberkasan dengan berdasarkan Pedoman klasifikasi arsip
UPI;
2. Memilah arsip atau menggolongkan arsip berdasarkan tingkatan tersier
(sebagai Sub sub masalah), sekunder (sebagai Sub masalah), primer
(sebagai pokok maslah);
3. Penyimpanan dengan menggunakan sarana dan prasarana yang ada dan
standar, misalnya filling cabinet, ordner, lemari arsip, folder, guide
penyekat, map gantung dan sebagainya;
4. Penyimpanan arsip tidak berdasarkan surat masuk dan keluar;
5. Membuat Daftar Arsip Aktif (terlampir).
Pengertian Arsip aktif adalah arsip yang frekwensi penggunaannya
tinggi dan terus menerus digunakan secara langsung dalam suatu organisasi
yang berada di unit kerja masing-masing, sedangkan pemberkasan adalah
penempatan naskah ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara
sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga menjadi
satu berkas karena mempunyai hubungan interaksi, kesamaan masalah di
suatu unit kerja serta Sistem Pemberkasan Arsip adalah pengaturan
penyimpanan arsip aktif secara sistematis dan logis, menggunakan nomor,
48
huruf atau kombinasi huruf dan nomor sebagai identifikasi arsip
bersangkutan. Tujuan dari sistem pemberkasan arsip adalah:
1. Menyatukan informasi arsip;
2. Memudahkan temu balik arsip dengan cepat, tepat, lengkap dan aman;
3. Memudahkan pelaksanaan penyusutan arsip.
Sarana Pemberkasan arsip terbadi menjadi dua bagian, yaitu :
1. Perangkat keras, contohnya filling cabinet, Ordner, sekat atau guide,
folder, berikut contoh gambar :
Gambar Filling Cabinet
49
Gambar Lemari Arsip
50
Gambar Lemari Arsip
51
Contoh Guide atau Penyekat
Contoh Folder
52
2. Perangkat Lunak, terdiri dari :
a. Klasifikasi Arsip yaitu penggolongan dan pengelompokan arsip atas
dasar persamaan masalah yang terkandung dalam arsip, fungsinya
mempermudah dalam penyimpanan dan temu kembali;
b. Indeks yaitu :
- Merupakan tanda pengenal pada berkas, fungsinya membedakan
berkas antara berkas yang satu dengan berkas lainnya;
- Syaratnya diambil dari isi arsip, singkat, jelas dan mudah diingat,
dari kata benda atau kata yang memberikan pengertian kebendaan
Pemberkasan arsip aktif harus :
1. Dilakukan terhadap arsip yang dibuat dan diterima;
2. Dilakukan berdasarkan klasifikasi arsip dan informasi arsip serta
tersusunnya daftar arsip aktif dan daftar isi arsip.
a. Daftar Berkas, memuat :
- Unit Pengolah;
- Nomor Berkas;
- Kode Klasifikasi;
- Uraian Informasi Berkas;
- Kurun Waktu;
- Jumlah;
- Keterangan.
a. Daftar Isi Berkas, memuat :
- Nomor Berkas;
- Nomor Item Arsip
- Kode Klasifikasi;
- Uraian Informasi Berkas;
- Kurun Waktu;
- Jumlah;
- Keterangan.
Untuk keseragaman dalam pemberksan dan daftar arsip di

Universitas Pendidikan Indonesia telah di berlakukan keseragaman dalam
satu aplikasi dalam exel yaitu daftar arsip simpan
53
Berikut contoh Daftar Arsip Simpan
Daftar Arsip Simpan di Lingkungan UPI
Lebih jelasnya akan terlihat dalam lampiran.
Berikut Alur Pengurusan Surat menjadi Arsip
Berikut Alur Pemberkasan
54
Alur Pemberkasan
PP.05.02. SK Dekan Ttg. Ujian Sarjana Prodi S1 PTM

Indeks: Ujian Sidang Periode Januari 2014
PP.05.02.Ujian Sidang
PP.05. Evaluasi MAhasiswa
PP. Pendidikan &

Pengajaran
PP.05.02
Contoh Pengkodean klasifikasi arsip
55
Cara Memberkaskan Arsip :
1. Surat-surat yang akan diberkaskan sudah mendapat disposisi simpan;

2. Surat-surat yang terkait digabungkan menjadi satu berkas, lalu diklip,
dan diberi nomor urut;
3. Menuliskan judul tab dituliskan sub sub masalahnya.
Nomor Klasifikasi + Judul Sub sub masalah+Nomor Berkas.
Contohnya : Sub sub masalahnya : Ujian Sidang
4. Di depan berkas diberi sekat/guide kelompok tersier yang berisi sub sub
masalah, guidenya berwarna merah
Contohnya : Sub sub masalahnya PP.05.02. Ujian Sidang
5. Di depannya lagi diberi guide kelompok sekunder yang berisi sub
masalah, guidenya berwarna hijau;
Contohnya : PP.05. Evaluasi Mahasiswa
6. Di paling depan diberi guide kelompok primer yang berisi pokok
masalah, guidenya berwarna putih.
Contohnya : PP Pendidikan dan Pengajaran
Guide ini merupakan petunjuk pemisah antara masalah yang satu
dengan masalah yang lain sesuai dengan pengelompokkan masalah
pada klasifikasi arsip;
7. Arsip yang sudah tersimpan dalam satu berkas disimpan di map
gantung, lalu di simpan dalam filling cabinet;
8. Setiap filling cabinet diberi judul tahun berkas;
9. Setiap laci pada filling cabinet diberi nomot urut.
Demikian langkah langkah dalam pemberkasan yang dilakukan penyusun
dalam PKL ini.
IV.3. Penataan Arsip Inaktif
Perbedaan arsip aktif dan arsip inaktif, yaitu dapat dilihat dari masa
berlakunya berkas :
1. Arsip Aktif : 2 – 3 tahun atau kurang dari 10 tahun
2. Arsip Inaktif : 3 – 4 tahun atau lebih dari 10 tahun
Dengan kata lain arsip inaktif adalah arsip yang frekwensi

penggunaannya telah menurun atau jarang digunakan.
Penataan arsip inaktif di FPEB UPI belum dilaksanakan karena masih
banyak faktor kearsipan yang masih belum terpenuhi, masalah-maslah itu
antara lain :
56
1. Belum adanya sistem atau prosedur dalam pengelolaan arsip inaktif;
2. Sumber daya manusia kearsipan belum ada;
3. Terbatasnya sarana dan prasarana kearsipan;
Dari masalah-masalah tersebut akan menimbulkan arsip terus
bertambah, sehingga menumpuk dimana-mana, tidak bisa melakukan
penyusutan, tidak bisa menentukan arsip vital dan arsip terjaga sehingga
sulit untuk menemukan arsip yang bernilai guna dan bernilai sejarah, sulit
mengambil keputusan dan tidak bisa melakukan layanan kerasipan secara
menyeluruh.
Pada kesempatan pratek kerja lapangan ini penyusun, belum
melakukan penataan arsip inaktif karena terbatasnya waktu, namun setelah
kegiatan PKL ini penyusun akan meneruskan kembali kegiatan penataan
arsip ini secara bertahap. Pada kesempatan ini penyusun akan mencoba
memaparkan tentang arsip inaktif sebagai pengetahuan khususnya bagi
penyusun umumnya bagi pembaca . Berikut alur pengelolaan arsip inaktif
Pengelolaan arsip inaktif di pusat arsip (Record Centre), yaitu

tempat penyimpanan arsip-arsip inaktif yang berasal dari unit-unit kerja
dalam suatu organisasi dengan menggunakan sistem pengelolaan yang
tepat sehingga mencapai tujuan dan memenuhi prinsip-prinsip pengelolaan
arsip.
57
Sistem pengelolaan arsip inaktif yaitu cara atau metode menerima,
menyimpan, mengaktualisasikan dan menemukan kembali arsip inaktif
yang efisien, efektif dan aman dengan sumber daya manusia yang
berkualitas kelembagaan yang mantap dan sarana dan prasarana yang
memadai yang bertujuan untuk menyediakan arsip yangbenar, cepat, tepat
dengan biaya seefisien mungkin.
Faktor-faktor yang menjamin arsip inaktif diantaranya adalah :
1. Mengembangkan jadwal penyusutan;
2. Membuat keputusan menentukan media penyimpanan;
3. Membuat keputusan fasilitas penyimpanan.
Di dalam proses pengelolaan arsip inaktif ada 2 (dua) proses, yaitu :

1. Pemindahan arsip yaitu pemindahan fisik arsip dari unit kerja ke unit
kearsipan, yaitu :
a. Menentukan kapan arsip akan dipindahkan:
- Jadwal Retensi Berdasarkan Arsip
- Dilakukan secara periodik.
b. Menentukan arsip yang akan dipindahkan, yaitu :
- Menyeleksi fisik arsip berdasarkan Jadwal Retensi Arsip;
- Ada persetujuan atasan.
c. Menyiapkan arsip yang akan dipindahkan, yaitu :
- Menyiapkan Daftar Arsip yang dipindahkan;
- Memasukkan arsip yang akan dipindahkan ke dalam boks arsip;
- Memberi label pada boks arsip.
d. Menyiapkan ruang simpan arsip, yaitu;
- Ruang simpan arsip berada di pusat arsip atau record centre.
e. Menerima arsip dari unit kerja, yaitu dengan :
- Meneliti kelengkapan arsip dari unit kerja;
- Mencocokkan antara daftar arsip dengan fisik arsip;
- Dibuat Berita Acara Pemindahan Arsip yang dilengkapi dengan
daftarnya.
58
Berikut contoh Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif :
BERITA ACARA PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF
Pada hari ini ……..... tanggal……........ bulan….…......... tahun………………….…
dilaksanakan pemindahan arsip inaktif dari unit kerja ………. ke Pusat Arsip, yang melibatkan :
Nama :
Jabatan :
NIP :
Unit Kerja :
Dalam hal ini bertindak atas nama unit …..................................sebagai pihak I
Nama :
Jabatan :
NIP :
Unit Keja :
Dalam hal ini bertindak atas nama unit Kearsipan, sebagai pihak II, Pihak I menyerahkan tanggung
jawab dan wewenang pengelolaan arsip yang dimaksud dalam daftar lampiran kepada pihak II. Pihak II
akan memberikan layanan arsip kepada pihak I.
.……,……………..
Pihak II Pihak I
(……………….) (……………….)
Contoh berita acara Arsip Inaktif yang dipindahkan :
59
NO. SERIES/JENIS ARSIP TAHUN JUMLAH KET.
NO.BOK
2. Penataan dan Penyimpanan Arsip Inaktif, yaitu :

a. Pemeriksaan, yaitu dengan :
- Meneliti apakah arsip benar-benar telah menjadi arsip inaktif;
- Meneliti kelengkapan setiap berkas, bila belum lengkap
ditanyakan ke unit kerja asal;
- Meneliti kondisi fisik arsip.
b. Pendeskripsian, yaitu dengan :
- Meneliti kebenaran deskripsi yang telah dibuat oleh unit kerja;
- Memperhatikan hubungan arsip yang bersal dari satu unit kerja ke
unit kerja yang lain (tunjuk silang).
c. Penyortiran, yaitu dengan :
- Menyortir arsip dan yang bulan merupakan arsip;
- Menyortir kelompok berkas yang satu dengan yang lainnya.
d. Penataan arsip dalam boks arsip, yaitu dengan :
- Membuat Daftar Arsip Inaktif sesuai dengan deskripsi arsip yang
disusun secara kronologis dan perkelompok berkas.
60
IV.4. Pengelolaan Arsip Statis
Pengelolaan arsip statis dilaksanakan untuk menjamin keselamatan

arsip sebagai pertanggung jawaban nasional bagi kehidupan
bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
Universitas Pendidikan Indonesia dalam melaksankan kegiatan Tri
Dharna Perguruan Tinggi sejak awal sampai saat ini, telah banyak
menciptakan arsip dalam berbagai bentuk dan jenis media. Arsip-arsip itu
harus dikelola secara baik dan tepat sesuai dengan kaidah-kaidah
manajemen kearsipan, sehingga informasi yang tersimpan di dalamnya
bisa dimanfaatkan secara optimal. Sementara itu masing-masing jenis dan
media simpan arsip yang berbeda memerlukan penanganan yang berbeda
pula, jika bermacam-macam jenis dan media arsip belum ditangani secara
optimal, maka tidak menutup kemungkinan informasi-infornasi penting
terkait dengan pelaksanaan kegiatan universitas akan berakhir di tempat
peleburan atau tempat sampah.
Dengan semakin meningkatnya kegiatan di suatu unit kerja di
lingkungan UPI akan meningkatkan pula volume arsip yang tercipta, jika
arsip-arsip tersebut tidak segera ditangani secara cepat dan tepat maka
akan menjadi penuh dan bahkan mungkin sudah tidak cukup menampung
lagi, yang akhirnya arsip menumpuk di kolong meja, di atas lemari, di
pojok ruangan kerja, dan sebagainya, kondisi ini mengakibatkan
pemandangan yang kurang sedap bahkan mengganggu kenyamanan
bekerja. Persoalan tersebut tidak perlu terjadi apabila tiap unit kerja
mampu mengelola arsipnya secara benar menurut kaidah-kaidah
manajemen kearsipan.
Pengelolaan arsip statis belum dilaksanakan, dan direncanakan tahun
2018 sudah bisa dilaksanakan pengelolaan arsip statis. Untuk tahun 2017
Prosedur Operasional Baku tentang Pengelolaan Arsip Statis dalam proses
penandatanganan. Namun tidak ada salahnya apabila dalam kesempatan
PKL ini penyusun mencoba memaparkan sekilas tentang pengelolaan arsip
61
statis sebagai bentuk kepedulian dan tanggung jawab penyusun khususnya
bagi universitas/lembaga dan umumnya bagi semua pembaca laporan ini.
IV.4.1. Pengertian Arsip Statis

Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip
karena memiliki nilai guna kesejarahan, dan telah habis masa
retensinya, yang berketerangan untuk dipermanenkan.
Arsip statis tidak saja penting untuk mempelajari kondisi masa lalu
tetapi juga akan dampak pengetahuan masa kini dan masa yang
akan datang. melestarian dan penyempurnaan pemerintahan,
institusi lain dan organisasi, perhimpunan dan peradaban
tergantung pada pelestarian dan pemanfaatan arsip statis, fungsi
tersebut antara lain:
(1) Sebagai memori
Arsip statis di Universitas merupakan memori suatu lembaga
yang harus dilestarikan. Arsip statis digunakan untuk merekam
kegiatan sehingga penting bagi lembaga untuk dapat
menggugah kembali memorinya sehingga dapat menggali
kembali peristiwa masa yang lampau. Arsip statis ini
merupakan bentuk dari fungsi lembaga yang memungkinkan
kesinambungan dan konsistensi dalam kehidupan lembaga.
Misalnya dapat mengetahui kapan SK struktur organisasi
perpustakaan dikeluarkan, tindakan untuk melakukan sesuatu,
serta dapat menyajikan dokumentasi tentang fakta yang
diperlukan.
(2) Sebagai pembuktian
Dalam proses pengadilan yang mengadili perkara pidana
maupun perdata, semua pihak memerlukan arsip untuk
pembuktian dan penunjang tuntutan maupun pembelaan.
Dalam hal legitimasi, yang diperlukan tidak saja arsip dinamis
tetapi juga arsip statis. Sebagai contoh dalam perkara gugatan
tanah, masing-masing pihak yang bersengketa pasti akan
62
membutuhkan arsip yang ada keterkaitan dengan kasus
tersebut sebagai bukti otentik. Demikian juga dengan arsip-
arsip lain dalam konteks yang sama.
(3) Sesuai dengan ketentuan perundang-undangan
Sebagai universitas konservasi yang taat azas maka
berdasarkan ketentuan hukum kita harus melakukan
penyimpanan arsip dalam waktu tertentu. Sebagai contoh pada
Bagian Kepegawaian khususnya arsip pegawai, baru bisa
menjadi statis apabila pegawai tersebut telah pensiun sampai
dengan yang bersangkutan meninggal dunia, kemudian janda
atau dudanya atau anaknya telah melewati usia 18 tahun. Jadi,
masa simpan arsip dinamis pegawai berbeda lamanya dengan
arsip dinamis keuangan. Pemusnahan arsip dinamis pegawai,
harus dilakukan oleh instansi yang bersangkutan dengan
persetujuan Badan Administrasi Kepegawaian Negara dan
Arsip Nasional RI. Pemusnahan arsip dinamis keuangan harus
disetujui oleh instansi yang bersangkutan ditambah dengan
persetujuan Badan Pemeriksa Keuangan dan Arsip Nasional.
Demikian juga dengan arsip di Bagian Keuangan. Apabila
akan melakukan pemusnahan harus seizin/persetujuan Badan
Administrasi Kepegawaian Negara dan ANRI serta arsip di
bidang Keuangan harus seizin instansi yang bersangkutan
ditambah Badan Pemeriksa Keuangan dan ANRI.
(4) Sebagai sumber penelitian, khususnya penelitian sejarah
Arsip statis digunakan untuk kepentingan penelitian, tuntutan,
maupun kegiatan yang merujuk pada masa lampau. Sebagai
sumber informasi yang paling utama adalah arsip. Sehingga
dokumen arsip statis ini sebagai ringkasan asli yang digunakan
untuk penelitian sejarah, sains, dan teknologi.
(5) Untuk keselamatan manusia
Arsip dapat digunakan untuk keselamatan fisik maupun rohani
manusia dan sebagai wujud pembuktian suatu kasus.
63
(6) Untuk kepentingan masyarakat
Suatu contoh para peneliti kedokteran dengan menggunakan
rekam medis dan arsip kedokteran untuk melacak simptom
(gejala) dan pola penyakit dalam upaya mencari penyembuhan
dan pencegahan.
(7) Untuk kepentingan pendidikan
Arsip pendidikan digunakan sebagai pemantau perkembangan
kemajuan peserta didik mulai dari awal sampai akhir
pendidikan, sehingga dapat dijadikan sebagai sejarah bagi
generasi penerus. Selain itu arsip statis berfungsi sebagai
inspirasi, karena dengan arsip statis dapat memperluas
wawasan bagi generasi penerus ke dalam lingkungan yang
lebih luas.
(8) Memelihara aktivitas hubungan masyarakat
Adanya arsip statis yang lengkap akan bermanfaat bagi
hubungan masyarakat. Bukti arsip statis keberhasilan,
kontinuitas operasional, dan usia organisasi/lembaga
membantu mengembangkan tugas dan hubungan
kemasyarakatan.
(9) Mempersiapkan sejarah peringatan lembaga atau perorangan
Untuk memperoleh gambaran tentang kejadian pada tahun-
tahun pertama perkembangan sebuah lembaga, maka
diperlukan suatu arsip. Demikian juga dalam peringatan-
peringatan penting suatu lembaga/instansi diperlukan kilas
balik perjalanan sejarah sebuah organisasi. Contoh asal-usul
berdirinya Universitas Pendidikan Indonesia, demikian juga
perubahan-perubahan status yang berada di tingkat unit kerja.
(10) Arsip memberikan sumbangan dalam pembinaan kepribadian
nasional
Arsip statis sebagai penyedia data dan juga sebagai penyedia
dasar umat manusia, memberikan pengarahan tujuan,
64
menyediakan bimbingan bagi kemajuan manusia, memberikan
informasi yang bermanfaat bagi masyarakat luas.
IV.4.2. Pengelolaan Arsip Statis

Pengelolaan arsip statis di Universitas Pendidikan Indonesia
dilaksanakan untuk menjamin keselamatan arsip sebagai
pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat,
berbangsa, dan bernegara bermula dari dan dilaksanakan
pengelolaan arsip statis oleh unit pengelola arsip statis dari masing-
masing satuan kerja dengan tujuan untuk menjamin identifikasi
pemeliharaan dan penggunaannya serta memberikan informasi
mengenai organisasi dilihat dari segi hukum dan tujuan penelitian.
Hal ini dapat dilakukan melalui:
1) Akuisisi Arsip Statis
Akuisisi arsip adalah proses pelaksanaan dan pemindahan arsip
statis dari satuan kerja pencipta arsip ke pusat arsip
universitas, setelah melalui verifikasi dari unit kerja dan
hak pengelolaannya menjadi tanggung jawab pusat arsip
universitas. Prosedur akuisisi arsip statis dilakukan
melalui:
a. Verifikasi Arsip Statis
Arsip statis yang diserahkan oleh satuan kerja ke pusat arsip
perguruan tinggi harus melalui verifikasi berdasarkan Jadwal
Retensi Arsip (JRA). Contoh daftar penyerahan arsip statis
seperti berikut ini:
b. Penerimaan Arsip Statis
1) Unit kerja menyerahkan arsip statis yang diterima oleh
pusat arsip.
2) Kelengkapan arsip sebagaimana tertulis dalam berita acara
serah terima.
3) Melakukan pemeriksaan arsip statis dan mencocokkan
dengan daftarnya.
65
4) Memperbaiki arsip statis yang mengalami kerusakan
sebelum disimpan.
5) Menyimpan arsip statis sesuai dengan bentuk dan media
arsip.
Berikut ini contoh Berita Acara penyerahan arsip statis:
KOP SURAT UNIT KERJA
BERITA ACARA PEMINDAHAN ARSIPSTATIS
Nomor:
Pada hari ini..........tanggal:.......bulan.....tahun......., yang bertandatangan dibawah ini:

Nama :
NIP :
Pangkat/gol :
Jabatan :
Atasnamaunit kerja....................................................sebagai
pihak pertama;
Nama :
NIP :
Pangkat/gol :
Jabatan :
Atas nama ..........sebagai pihak kedua;
Pihak pertama telah memindahkan arsip inaktif unit....................berjumlah....... boks/ berkas. Pihak
kedua telah menerima dan membenarkan bahwa arsip yang dipindahkan oleh pihak pertama sesuai
dengan Daftar Pertelaan Arsip Sementara (DPAS) seperti tersebut diatas. Pihak kedua selanjutnya
bertanggung jawab mengelola arsip statisyang telah dipindahkan oleh pihak pertama.
……………
Yang menerima Yang menyerahkan,
........................... .............................
NIP: NIP:
2) Prinsip-Prinsip Pengelolaan Arsip Statis

a. Prinsip asal-usul (Principle of provenance)
Arsip dikelola berdasarkan penciptanya adalah sebagai bahan
bukti harus merekam informasi mengenai sumber yang
menjelaskan konteks dari pencipta dan penggunaannya.
b. Prinsip aturan asli (Principle of original order)
Arsip harus dipelihara dalam susunan skema yang sama
dengan pada saat arsip digunakan oleh penciptanya.
Tujuannya untuk memelihara autensitas dan iritegritas arsip
sebagai bahan bukti proses pekerjaan dan kegiatan.
66
c. Prinsip rantai penanggung jawab (Principle of continuous
custody)
Peranan arsip sebagai bahan bukti dan berkelanjutan yang
hanya dapat diyakinkan keamanan fisik dan integritas
intelektualnya. Jadi arsip dijamin untuk dipelihara dari
kerusakan, pemisahan dari kelompoknya, serta pemusnahan
yang tidak benar dan tidak bertanggungjawab. (Arsiparis
Inggris, Sir Hillary Jenkinson, Modul Kearsipan ANRI).
1) Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam mengelola arsip statis

1. Pemeriksaan
Sebelum arsip akan disimpan perlu dilakukan pemeriksaan
dan untuk memastikan apakah arsip tersebut benar-benar
arsip statis sesuai dengan jadwal retensi arsip. Apabila
terdapat arsip yang kurang lengkap harus diupayakan
kelengkapannya dengan cara meneliti dan menanyakan pada
unit asal (unit pengolah arsip). Apabila belum ditemukan
dapat menghubungi pejabat yang berwenang pada unit
pencipta arsip untuk membuat arsip pengganti. Pemeriksaan
terhadap kondisi fisik arsip harus dilakukan per lembar
(untuk arsip tekstual) dan bila ada arsip yang rusak segera
dilakukan perbaikan.
2. Penyusunan Daftar Pertelaan Arsip Sementara
Daftar ini berfungsi sebagai alat bantu penemuan arsip
(finding aids) di pusat arsip (record center). Daftar pertelaan
arsip sementara (DPAS) dilakukan setelah tahapan
pemeriksaan selesai, Daftar Pertelaan Arsip ini dapat
digunakan juga sebagai pengendalian dalam proses
penyusutan arsip.
Contoh Daftar Pertelaan Arsip Sementara
67
3. Penataan Arsip dan Boks
Penataan arsip dalam boks diupayakan sama dengan ketika
masih aktif. Dalam satu boks arsip berisi satu series arsip
yang retensinya sama atau berdekatan. Bila dalam satu boks
arsip berisi series yang berbeda akan mempersulit ketika
arsip tersebut akan dilakukan penyusutan. Boks arsip tersebut
diberi nomor atau kode yang diperlukan sebelum ditata dalam
rak arsip.
2) Preservasi/Pemeliharaan Arsip Statis
Secara alami arsip statis yang disimpan unit pengolah arsip
pusat akan mengalami proses kerusakan jika disimpan dalam
waktu lama. Kertas sebagai salah satu media rekam arsip
merupakan bahan organik yang dapat terurai seiring dengan
waktu. Di sisi lain, arsip foto, film, rekaman suara, dan arsip
elektronik lainnya memiliki rasio kerusakan karena mengandung
bahan-bahan yang tidak stabil. Preservasi arsip merupakan
upaya memelihara dan menjaga arsip dari kerusakan yang
mungkin terjadi. Berbagai bentuk usaha pemeliharaan arsip
dinamis yang dikemukakan di atas dapat digunakan untuk
melakukan pemeliharaan arsip statis. edangkan penjagaan arsip
dari kemungkinan kerusakan dapat dilakukan dengan
membersihkan ruangan secara berkelanjutan; memeriksa
ruangan dan sekitarnya untuk memastikan aman dari serangga,
rayap dan sejenisnya; penggunaan racun serangga dan kapur
barus, pengawasan serangga anai-anai, larangan makan dan
68
merokok di ruang arsip, tidak meletakkan arsip secara berdesak-
desakan, secara rutin mengganti klip sebelum berkarat,
mempergunakan rak dari logam, menjaga kebersihan arsip,
mengeringkan arsip yang basah, dan melakukan perbaikan
terhadap arsip yang rusak dan sebagainya Pengelolaan arsip
statis di unit pengelola arsip pusat menghasilkan sarana bantu
penemuan kembali arsip statis untuk kepentingan akses dan
layanan arsip statis kepada pengguna arsip.
1. Pengelolaan arsip statis dilaksanakan berdasarkan:
a. Asas asal usul adalah asas yang mengaitkan arsip ke
sumber asalnya dengan pengertian bahwa arsip diatur
tanpa melepaskan arsip dari instansi yang
menciptakannya;
b. Asas aturan asli adalah asas yang mengaitkan arsip dengan
pengaturan arsip. Pengelolaan arsip statis dilakukan
dengan menata informasi dan fisik arsip untuk
menghasilkan sarana bantu penemuan arsip statis (finding
aids). Jenis sarana bantu penemuan kembali arsip statis
adalah daftar arsip, dan inventaris arsip.
2. Kegiatan pengelolaan arsip statis yang harus dilakukan yaitu:
a. Pemeriksaan Kegiatan ini merupakan kontrol awal sebelum
dilakukan penyimpanan arsip. Pemeriksaan perlu
dilakukan untuk memastikan apakah arsip tersebut benar-
benar arsip statis dengan menggunakan Jadwal Retensi
Arsip dan untuk memastikan kelengkapan setiap series
arsip. Apabila dalam series arsip kurang lengkap,
diupayakan kelengkapannya dengan cara
meneliti/memeriksa daftar pertelaan arsip pindah atau
menanyakan pada unit asal (unit pengolah arsip). Apabila
belum ditemukan, dapat menghubungi pejabat yang
berwenang pada unit pencipta arsip untuk membuat
semacam arsip pengganti. Pemeriksaan terhadap kondisi
69
fisik arsip juga harus dilakukan perlembar (untuk arsip
tekstual) dan apabila ada arsip yang rusak segera diadakan
perbaikan seperlunya.
b. Penyusunan Daftar Pertelaan Arsip Penyusunan Daftar
Pertelaan Arsip (DPA) dilakukan setelah tahapan di atas
selesai. DPA tersebut dapat digunakan untuk pengendalian
dalam proses penyusutan arsip. Selain itu, daftar tersebut
juga dapat berfungsi sebagai alat bantu penemuan arsip
(finding aids) di Pusat Arsip (Records Center), karena
daftar tersebut memuat informasi deskripsi/masalah/jenis
arsip statis dan kode simpan arsip dari suatu koleksi arsip
unit pencipta arsip yang tersusun secara teratur berkas
arsipnya.
Daftar Pertelaan Arsip memiliki variasi yang disesuaikan

dengan kondisi alat simpan dan arsip yang disimpan.
Daftar tersebut harus selalu dijaga akurasinya dan
aktualisasinya serta sesuai dengan kondisi arsip yang
disimpan.
c. Penataan Arsip dan Boks Penataan arsip dalam boks
juga harus memperhatikan penataan arsip ketika masih
aktif. Sebaiknya setiap boks arsip hanya berisi satu
series arsip saja atau series yang sangat berdekatan
70
dengan retensi yang sama. Jika satu boks arsip berisi
beberapa series arsip dan retensinya berbeda akan
mempersulit ketika arsip tersebut akandilakukan
penyusutan setelah chasing atau folder yang berisi arsip
diberi kode dimasukkan dan ditata dalam boks arsip.
Boks arsip tersebut diberi nomor dan atau kode yang
diperlukan, sesuai dengan nomor urut dan atau kode
maupun nomor lokasi penyimpanan jika diperlukan.
Setelah itu dapat dilanjutkan dengan menata boks
dalam rak arsip. Penataan boks dalam rak arsip sangat
tergantung pada sistem penomoran boks yang
digunakan, sedangkan sistem penomoran boks arsip
sangat tergantung pada ruang dan alat simpannya (rak).
Bila terdapat banyak ruang simpan maka perlu diberi
nomor/kode atau huruf untuk setiap ruang simpan yang
ada. Jika terdapat beberapa rak arsip dalam suatu ruang
simpan arsip, maka harus juga dipersiapkan kode untuk
setiap raknya sehingga pada boks arsip bisa diberi kode
sebagai berikut:
Contoh kode:
DT.01: artinya kode arsip Pendidikan Tinggi boks
nomor 01.
Jika penomoran dilaksanakan dengan cara seperti
tersebut di atas, maka penataan boks pada setiap rak
harus dilakukan pula dengan cara yang cermat dan
mudah serta efisien, misalnya dengan pengaturan boks
arsip dengan nomor terkecil berada di ujung kiri atas
rak arsip, kemudian terus ke kanan, turun ke bawah,
bisa dilanjutkan dari sisi kiri atau kanan rak, kemudian
turun ke bawah lagi dan demikian seterusnya.
71
Cara penataan ini tidak baku, bisa dengan cara/ sistem
lain yang penting konsisten dan sesuai dengan lokasi
simpan yang terdapat pada Daftar Pertelaan Arsip
simpannya. Untuk menjamin keselamatan dan
kelestarian arsip statis perlu memperhatikan sarana dan
prasarana antara lain:
1) Perencanaan Gedung
Gedung yang menyimpan arsip harus tahan a p i /
kebakaran kurang lebih selama 3 jam dengan lokasi
yang mudah terjangkau. Hal ini dimaksudkan apabila
terjadi kebakaran arsip masih bisa diselamatkan.
Ventilasi yang baik memungkinkan sirkulasi udara.
Sistem pengamanan fisik juga harus tersedia seperti
pagar tembok dan pintu.
2) Ruangan penyimpanan
Ruang penyimpanan yang harus diperhatikan:
a) Kontrol suhu dan kelembaban
Berkisar antara 18°-21°C. Kelembaban yang
dianjurkan ialah 45% sampai 50%. Untuk mengukur
72
suhu dan kelembaban udara digunakan alat
Hygrothermograph atau Hygrothermometer.
b) Cahaya
Radiasi ultraviolet (UV) dan atau cahaya matahari
dapat mempercepat reaksi kimia pada kertas oleh
karena itu arsip harus dihindari dari cahaya sinar
matahari.
c) Ruangan
Untuk kelestarian arsip ruangan harus memenuhi
atau sesuai dengan volume arsip, dengan demikian
arsip tidak berdesak-desakan. Beberapa hal yang
harus diperhatikan dalam melestarikan buku:
2) Dalam memperbaiki dokumen jangan menggunakan
selotip atau lem.
3) Menyimpan dokumen diletakkkan secara mendatar
jangan digulung atau dilipat.
4) Jangan mengikat dokumen dengan menggunakan karet
gelang karena dalam waktu yang lama akan
mengakibatkan lengket.
5) Jauhkan dari sinar matahari atau sinar lampu fluoresen.
6) Jangan gunakan paper clip, stapples, atau lainnya untuk
menyatukan dokumen.
7) Gunakan tempat sebagai penyimpan foto/dokumen
yang bebas dari asam.
8) menyimpan dokumen dan foto jangan menggunakan
pembungkus plastik, adhesive atau kertas konstruksi
hitam, karena akan merusak dokumen.
9) Jangan menyimpan negatif atau slide dalam lembaran
plastik karena akan merusak gambar.
10) Simpanlah dokumen dalam almari arsip yang mengalir
udara bebas dengan suhu konstan sekitar 200C dan
kelembaban 50%.
73
3) Peralatan
Menyimpan arsip statis hendaknya jangan menggunakan
filling cabinet. Hal ini disebabkan karena untuk
menyimpan arsip yang lama akan merusak dokumen,
selain itu filling cabinet harganya mahal, kurang luwes,
makan tempat, dan tidak kondusif. Demikian juga almari
kayu/rak kayu karena rak kayu mengandung peroksida,
dammar, ter dan produk asam yang bias merusak arsip.
Tempat penyimpanan arsip foto, disc, tape dan peta
diperlukan tempat penyimpanan yang khusus yang aman
bagi kelestarian arsip
3) Prinsip Preservasi
Preservasi arsip statis merupakan upaya untuk mempertahankan
arsip statis dalam keadaan sebaik mungkin, sehingga arsip statis
dapat bertahan dalam jangka waktu yang lama. Prinsip
preservasi arsip statis adalah sebagai berikut:
1) Arsip statis harus selamanya dilestarikan;
2) Semua aspek dari format asli, nilai kesejarahan, teks, gambar,
dan keadaan fisik akan dilestarikan jika memungkinkan;
3) Preservasi preventif dilakukan untuk mencegah kerusakan
dan mengurangi semua efek pada arsip statis;
4) Preservasi kuratif dilakukan jika diidentifikasi adanya
kerusakan dan kebutuhan akan adanya prioritas;
5) Arsip statis yang asli dapat diakses namun untuk arsip yang
kondisinya rusak/rapuh dalam bentuk copy/salinan.
Kegiatan atau tindakan preservasi arsip ada dua macam yaitu:
a. Preservasi Preventif
Yang dimaksud preservasi preventif adalah tindakan yang
paling efektif dalam mendukung preservasi jangka panjang
arsip statis dengan tujuan mencegah dan memperlambat
kerusakan yang terjadi pada fisik arsip statis. Hal ini dapat
dilakukan melalui: pengaturan terhadap lokasi penyimpanan,
74
penyusunan rak penyimpanan dan boks/ kontainer,
penanganan arsip, pengendalian hama terpadu, dan
reproduksi.
b. Preservasi Kuratif
Bertujuan memperbaiki/merawat arsip yang mulai/sudah
rusak atau kondisinya semakin memburuk, sehingga
memperpanjang usia arsip. Preservasi kuratif dapat dilakukan
dengan cara:
1) Seluruh proses perbaikan arsip tidak akan menghilangkan,
mengurangi, menambah, merubah nilai dari arsip sebagai
alat bukti. Tidak hanya isi informasinya saja tetapi juga
struktur fisiknya memiliki nilai sebagai alat bukti;
2) Seluruh proses tidak akan merusak atau melemahkan arsip;
3) Sebisa mungkin bahan yang hilang digantikan dengan
bahan yang sama atau yang mirip;
4) Proses perbaikan arsip harus dilakukan oleh ahli perbaikan
arsip yang terlatih.
6) Akses dan Layanan Arsip Statis
Pelayanan arsip dapat berupa peminjaman arsip atau
pemberian service informasi yang terkandung di dalam arsip
yang disimpan. Kegiatan pelayanan arsip pada umumnya
mengatur tentang kewenangan penggunaan arsip dan prosedur
penggunaannya. Kewenangan penggunaan arsip pada
umumnya diatur berdasarkan jenjang jabatan pengguna arsip.
Pimpinan tertinggi dari suatu organisasi berhak menggunakan
seluruh arsip dari organisasi itu. Kewenangan pengguna arsip
ini perlu diatur sedemikian rupa sehingga keamanan informasi
yang terkandung dalam arsip itu sendiri tetap terjaga. Akses
dan layanan arsip statis harus memperhatikan prinsip-prinsip
sebagai berikut:
75
a.Berdasarkan hukum dan ketentuan peraturan
perundangundangan arsip statis sudah dapat dibuka
(principle of legal authorization);
b. Ketersediaan sarana bantu penemuan kembali arsip statis
(finding aids) baik manual maupun elektroniks
c. Kondisi fisik dan informasi arsip statis yang akan diakses
dan diberikan kepada pengguna arsip statis dalam keadaan
baik;
d. Akses dan layanan arsip statis harus mempertimbangkan
keamanan dan pelestarian atau terhindar dari resiko
kerusakan, kehilangan, dan perbuatan merusak dan
menghancurkan oleh pengguna arsip statis;
e. Akses arsip statis dilaksanakan secara wajar, dengan
pelayanan paling mendasar, tanpa biaya;
f. Ketersediaan akses arsip statis dilakukan melalui prosedur
yang jelas (transparan) kepada semua pengguna arsip statis
tanpa membedakan (diskriminasi) apapun kebangsaannnya,
latar belakang, usia, kualifikasi atau kepentingan
penelitiannya;
g. Prosedur akses harus sederhana mungkin untuk menjamin
perlindungan arsip statis dan penghilangan, pengubahan,
pemindahan atau perusakan. Penggunaan arsip statis oleh
pengguna internal maupun eksternal pada unit pengelola
arsip pusat harus senantiasa dikontrol dengan baik. Hal-hal
yang perlu diperhatikan antara lain:
1) Menginformasikan kebijakan dan peraturan unit
pengolah arsip pusat kepada pengguna dan meminta
tanda tangan mereka sebagai tanda persetujuan
untuk mengikuti peraturan-peraturan tersebut.
2) Meminta identitas pengguna arsip statis dan
memintanya untuk melengkapi formulir registrasi
yang berisi nama, alamat, dan arsip statis yang
76
diminta. Formulir ini harus disimpan untuk
mengantisipasi adanya pencurian atau
penyalahgunaan arsip dan untuk statistik unit
pengolah arsip pusat.
3) Penggunaan arsip statis hanya diberikan di ruang

baca.
4) Pengguna arsip statis hanya menggunakan satu
folder atau boks setiap kali
peminjaman/penggunaan.
5) Pengguna arsip statis tidak boleh merokok, makan,
minum, atau menggunakan peralatan audio yang
akan mengganggu pengguna yang lain.
6) Petugas arsip statis harus:
a) Mengembalikan arsip ke tempat penyimpanan
sementara segera setelah digunakan;
b) Membatasi pengkopian, pencetakan foto, atau
pemindahan arsip statis untuk menjamin
preservasi dan keamanan, mematuhi peraturan
hak cipta, dan penggunaan yang bijaksana
terhadap sumber daya yang ada;
c) Membatasi orang yang dapat masuk ke dalam
tempat penyimpanan arsip (hanya staf yang
diperbolehkan).
Berikut Draft Prosedur Operasional Baku
Pengelolaan Arsip Statis di UPI :
77
78
\
79
80
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
V.1. Kesimpulan
Berdasarkan hasil Praktek Kerja Lapangan yang dilaksanakan
dari tanggal 14 Agustus -16 Oktober 2017, penyusun dapat menarik
kesimpulan sebagai berikut:
1. Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan di FPEB UPI ini, sebagai sarana
implementasi klasikal dalam meningkatkan pengetahuan dan
keterampilan dalam bidang kearsipan khusunya di FPEB, umumnya di
UPI, belum diselenggarakannya kearsipan secara menyeluruh sehingga
dapat mengapresiasikan seluruh ilmu yang diperoleh pada waktu diklat
dari awal sampai akhir proses kearsipan, harus memberikan
pemahaman atau mengenali arsip yang ada di semua unit kerja dengan
praktek kerja pada keseharian kerja, mulai dari bagaimana arsip itu
mulai diciptakan dan bagaimana arsipnya ditata serta disimpannya.
2. Dengan Mengetahui dan memahami semua keadaan tentang arsip di
FPEB khususnya dan di UPI Umumnya, sudah barang tentu dapat
meningkatkan kemampuan dan keahlian tentang kearsipan penyusun,
karena kegiatan PKL dapat secara langsung mengetahui tentang semua
keadaan instansi/lembaga tersebut berikut dengan keadaan arsipnya,
sehingga dapat secara langsung pula memberikan apresiasi tentang
kearsipan kepada semua pihak.
3. Dalam Praktek Kerja Lapangan ini penyusun dapat menemukan
masalah-masalah kearsipan yang ada di UPI, khususnya di FPEB.
Masalah yang sangat mendasar adalah UPI belum melaksanakan
kebijakan penyelenggaraan kearsipan, sehingga arsip yang ada belum
menjadi sebagai bahan informasi atau sebagai dasar penentu
pengambilan keputusan atau sebagai alat bukti sejarah UPI. Di semua
unit kerja termasuk di FPEB, arsip masih di simpan unit kerja
pencipta arsip, sehingga penataannya pun masih belum dibedakan
81
yang mana arsip aktif dan yang mana arsip inaktif. Masalah yang
lainnya yaitu belum pedoman jadwal retensi arsip, sehingga tidak bisa
dilakukan penyusutan arsip yang mengakibatkan arsip menumpuk
dimana-mana, belum adanya pedoman klasifikasi dan akses arsip
mengakibatkan arsip tidak bisa digunakan sebagai sarana informasi
bagi masysrakat.
4. Setelah mengetahui dan memahami masalah-masalah yang ada, maka
penyusun dapat memberikan masukan dari permasalahan tersebut yang
melakukan pemberkasan dari arsip, menata pengurusan surat dinas
dengan membuat alurnya pengurusan surat dinas sampai penataan
arsip aktif.
5. Pengelolaan dan penataan arsip yang sistematis akan memudahkan
penemuan kembali dokumen yang dibutuhkan dan menunjang
kelancaran pelaksanaan pekerjaan.
V.2. Saran
Berdasarkan kesimpulan di atas, penyusun mempunyai saran-
saran dengan harapan mendapat apresiasi dari pimpinan dan semua pihak
di lingkungan UPI umumnya dan khususnya di FPEB, adapun saran-saran
tersebut, antara lain :
1. Adanya petugas/pengolah arsip khusus SDM kearsipan yang
menangani kearsipan di tiap unit kerja dengan surat tugas khusus dari
pimpinan;
2. Memperjelas sistem kerja pengelola arsip, adanya pembeda tugas
administrasi dan tugas pengelola arsip;
3. Sinkronisasi tata naskah dinas dan juga kode klasifikasi
4. Memperjelas media simpan arsip, dan melakukan pembaharuan
pengelolaan arsip yang lebih efektif.
5. Perlunya monitoring dan pendampingan kearsipan ke setiap unit kerja
82
BAB VI
PENUTUP
Arsip sebagai identitas dan jati diri bangsa, serta sebagai memori,
acuan, dan bahan pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat,
berbangsa, dan bernegara harus dikelola dan diselamatkan. Untuk
menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya, serta
mendinamiskan sistem kearsipan, diperlukan penyelenggaraan kearsipan
yang sesuai dengan prinsip, kaidah, dan standar kearsipan.
Dan untuk mewujudkan penyelenggaraan Kearsipan diperlukan
perhatian dari semua pihak, diharapkan dari pihak Lembaga Kearsipan,
Arsiparis dan Pengelola Kearsipan terus bekerja dan perlihatkan tindakan
kita sehingga dapat membuktikan dan membukakan mata kepada semua
pihak yang belum memahami kearsipan, sehingga Arsip tidak anggap
sebagai tumpukan kertas dan tidak dipandang dengan sebelah mata.
84
DAFTAR PUSTAKA
ANRI .Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

ANRI . Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 tentang
Pelaksanaan Undang-undang Negara Republik Indonesia tentang
Kearsipan.
ANRI. 2015. Modul Pengantar Kearsipan. Jakarta: Pusdiklat Kearsipan ANRI.
ANRI. 2015. Modul Kebijakan kearsipan. Jakarta: Pusdiklat Kearsipan ANRI.
ANRI. 2015. Modul Pedoman Pengelolan Unit Kearsipan. Jakarta: Pusdiklat
Kearsipan ANRI.
iv
SURAT KETERANGAN
Yang bertandatangandi bawah ini:

Nama : Dr. Rasto, M. Pd.
NIP : 197207112001121001
Jabatan : Wakil Dekan Bidang Keuangan dan Sumber Daya FPEB.
Menerangkan bahwa:
Nama : Agun Gunawan
NIP : 197610042008101002
Jabatan : Staf Arsip Universitas UPI
Telah melakukan kegiatan Praktek Kerja Lapangan dari tanggal 14 Agustus

sampai dengan 18 Oktober 2017 di Fakultas Pendidikan Ekonomi dan Bisnis
dalam rangka memenuhi persyaratan dalam pengangkatan sebagai pejabat
fungsional Arsiparis Ahli.
Bandung, 30 Oktober 2017

Wakil Dekan Bidang Keuangan dan Sumber Daya,
Dr. Rasto, M. Pd.

NIP 197207112001121001

Laporan Magang Kearsipan Igoen

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Deskripsi Asli:

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Laporan Magang Kearsipan Igoen

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

LAPORAN

PRAKTEK KERJA LAPANGAN KEARSIPAN

UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA

Bandung, Agustus 2017

BAB III PENYELENGGARAAN KEARSIPAN ............................................. 15

BAB IV PELAKSANAAN KEGIATAN KEARSIPAN ................................... 43

I.1. Latar Belakang

I.2. Maksud dan Tujuan

I.3. Ruang Lingkup

I.4.2. Waktu Pelaksanaan

I.4.3. Tempat Pelaksanaan

II.1. Sejarah Universitas Pendidikan Indonesia

 Ilmu Pendidikan Jasmani;

 Bahasa dan Kesusastraan Indonesia;

 Bahasa dan Kesusastraan Inggris;

 Ekonomi dan Hukum Negara; dan

 Balai Penelitian Pendidikan.

Sejalan dengan Surat Keputusan Menteri Pendidikan, Pengajaran

Seiring dengan kebijakan pemerintah di bidang pendidikan tinggi

Sejalan dengan arah pengembangan, jati diri, dan tantangan ke

1. menyelenggarakan pendidikan dengan membina dan

Universitas Pendidikan Indonesia memiliki tujuan:

1. menghasilkan pendidik, tenaga kependidikan, ilmuwan,

II.1.2. Struktur Organisasi UPI

Struktur Organisasi UPI

II.2.1. Visi Misi dan Tujuan FPEB

II.2.2. Struktur Organisasi FPEB

Struktur organisasi di FPEB UPI

III.1. Sistem Pengelolan Arsip

Universitas Pendidikan Indonesia sebagai salah satu perguruan

Berdasarkan Undang-undang Nomor 43 tahun 2009 tentang

III.1.1. Pengelolaan Arsip Dinamis

a. Pembuatan arsip adalah kegiatan merekam informasi dalam

b. Penerimaan arsip adalah kegiatan yang berhubungan dengan

c. Registrasi arsip adalah kegiatan pencatatan arsip yang dibuat

d. Pendistribusi arsip adalah penyampaian arsip atau pengendalian

B. Penggunaan dan Pemeliharaan Arsip

b. Penataan Arsip Inaktif

d. Alih Media Arsip

3) Pemusnahan arsip yang memiliki retensi di bawah 10

4) Prosedur pemusnahan arsip bagi arsip yang memiliki retensi

5) Prosedur pemusnahan arsip yang memiliki retensi sekurang-

Menurut Undang undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009,

Tata Naskah Dinas berguna untuk :

Berdasarkan memaparan di atas, Universitas Pendidikan

Ukuran logo 2,5cm x 2,5 cm

B. KEPALA NASKAH DINAS

Tata cara pencantuman kepala naskah dinas:

Berikut contoh format Kepala Naskah Dinas di Lingkungan

KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN INGGI

b. Contoh Kepala Naskah Dinas Fakultas

KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI

C. CAP JABATAN DAN CAP DINAS

c. Cap dinas universitas dipergunakan oleh: Wakil Rektor, Sekretaris

e. Tinta warna Cap Jabatan dan Cap Dinas di lingkungan Universitas

D. Kode Unit Organisasi

1 Majelis Wali Amanat

Ketua dan Sekretaris UN40.MWA

Ketua dan Sekretaris UN40.KA

Ketua dan Sekretaris UN40.SA

5 Wakil Rektor Bidang Akademik dan Kemahasiswaan UN40.R1

7 Wakil Rektor Bidang Perencanaan, Pengembangan, dan Sistem Informasi UN40.R3