BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Pendidikan Sekolah Menengah Kejuruan Swasta (SMKS) adalah salah
satu lembaga yang mempunyai tugas dan tanggung jawab untuk
menghasilkan peserta didik yang terampil dalam bidang bisnis dan
manajemen, tangguh, berdedikasi tinggi serta mampu berinteraksi dalam
dunia kerja.
Agar dapat mencapai tugas tersebut, salah satu program SMK adalah
dengan melaksanakan Praktik Kerja Lapangan (PKL). PKL adalah bentuk
penyelenggaraan kegiatan kurikulum pendidikan SMK yang mendukung
kegiatan belajar mengajar peserta didik secara langsung di dunia kerja serta
dapat menambah keterampilan dan pengetahuan peserta didik.
Dengan adanya kegiatan PKL tersebut, peserta didik dapat mengetahui
langsung mengenai gambaran dalam dunia kerja sesungguhnya yang akan
dihadapi. Dalam pelaksanaan PKL, peserta didik juga dapat menerapkan
teori-teori yang telah dipelajari di sekolah. Selain itu, peserta didik juga dapat
melatih diri untuk lebih disiplin dan bertanggung jawab serta
mengembangkan pengetahuan yang dimiliki terutama dalam bidang bisnis
dan manajemen.

B. Batasan Masalah
Adapun batasan masalah yang diambil penulis adalah Menangani Surat
Masuk dan Surat Keluar.

C. Tujuan dan Manfaat PKL

1. Tujuan
a. Dapat menambah dan mengembangkan potensi ilmu pengetahuan
pada peserta didik.
b. Melatih kreatifitas dan keterampilan yang dimiliki peserta didik saat
bekerja.

1
 c. Meningkatkan rasa tanggung jawab terhadap pekerjaan yang
diberikan.
2. Manfaat
a. Menambah wawasan dan keterampilan pada peserta didik.
b. Mendapatkan pengalaman untuk bekal pada saat berada di dunia
kerja yang sesungguhnya.
c. Terciptanya rasa tanggung jawab dalam diri peserta didik.

D. Waktu dan Tempat

1. Waktu
Adapun waktu pelaksaan PKL yaitu selama 3 bulan, mulai dari
tanggal 22 Juli 2021 s/d 22 Oktober 2021.
2. Tempat
Tempat selama penulis melaksanakan PKL yaitu di Kantor Imigrasi
Kelas II TPI Tembilahan Jalan Praja Sakti No. 3, Tembilahan, Riau.

2
 BAB II
GAMBARAN UMUM
KANTOR IMIGRASI KELAS II TPI TEMBILAHAN

A. Sejarah Singkat Kantor Imigrasi Kelas II TPI Tembilahan

Kantor Imigrasi Kelas II TPI Tembilahan berdiri pada tanggal 07 Juli
1970 dan diresmikan oleh Bupati Indragiri Hilir. Dengan status Kantor Resort
Imigrasi Tembilahan. Kantor Resort Imigrasi ini memiliki wilayah kerja yang
meliputi:
1. Kabupaten Indragiri Hilir dengan Ibu Kota Tembilahan.
2. Kabupaten Indragiri Hulu dengan Ibu Kota Rengat.
Pada awal berdirinya Kantor Resort Imigrasi status hukumnya enam
bulan pertama di bawah naungan Kantor Inspektorat Wilayah II Riau/Sumbar
kemudian diserah terimakan ke Kantor Imigrasi daerah Pekanbaru.
Berdasarkan Surat Keputusan Menteri Kehakiman No. JS-4/5/1977 pada
tanggal 13 September 1977, pada tanggal 1 April 1978 status Kantor Resort
Imigrasi Tembilahan berubah menjadi Kantor Direktorat Jenderal Imigrasi,
dengan berlakunya Surat Keputusan Menteri Kehakiman No. M.02.PR.07.10
tahun 1982 tentang organisasi dan tata kerja Kantor Wilayah Departemen
Kehakiman.
Kantor Direktorat Jenderal Imigrasi Tembilahan berubah menjadi Kantor
Imigrasi Tembilahan dengan klasifikasi Kantor Imigrasi Kelas II. Wilayah
kerja Kantor Imigrasi Tembilahan terbagi menjadi 3 kabupaten sejak
Kabupaten Indragiri Hulu dimekarkan menjadi 2 kabupaten pada tahun 1999
yaitu Kabupaten Kuantan Singingi dengan Ibu Kota Teluk Kuantan. Wilayah
kerja Kantor Imigrasi Kelas II TPI Tembilahan mulai pada tahun 1999
menjadi 3 kabupaten, yaitu:
1. Kabupaten Indragiri Hilir dengan Ibu Kota Tembilahan.
2. Kabupaten Indragiri Hulu dengan Ibu Kota Rengat.
3. Kabupaten Kuantan Singingi dengan Ibu Kota Teluk Kuantan.

3
 Aktifitas keimigrasian Kantor Imigrasi Kelas II TP1 Tembilahan terfokus
pada kegiatan pelayanan seperti pemberian Surat Perjalanan Republik
Indonesia (SPRI), pemberian dan perpanjangan izin tinggal bagi orang asing
dan clearance kapal kedatangan/keberangkatan (crew) pada Tempat
Pemeriksaan Imigrasi (TPI) Sungai Guntung dan Tempat Pemeriksaan
Imigrasi (TPI) Kuala Enok/Tembilahan.
Dalam implementasi tugas dan wewenangnya, Kantor Imigrasi Kelas II
TPI Tembilahan menganut prinsip kesederhanaan, keikhlasan, kepastian,
keterbukaan, efisien dan keadilan yang merata, sejalan dengan meningkatnya
kesadaran dan pengetahuan tentang hak dan kewajiban masyarakat serta
semakin efektifnya interaksi internaional sebagai bagian dari proses
globalisasi, membawa konsekuensi dalam pelaksanaan tugas dan fungsi
keimigrasian secara profesional dan maksimal dalam memberikan pelayanan
kepada masyarakat.

B. Visi dan Misi

1. Visi
Masyarakat memperoleh kepastian hukum, meningkatkan dan
mewujudkan pelayanan prima dengan menegakkan hukum keimigrasian
serta pengamanan negara dan aparatur imigrasi yang profesional, serta
berwibawa, disiplin dan berwawasan global.
2. Misi
a. Melindungi hak asasi manuisa.
b. Memberikan kemudahan dalam pelayanan masyarakat.
c. Melakukan pelayanan secara cepat dan cermat.
d. Melaksanakan pengawasan dan pemantauan orang asing dalam
rangka mengamankan serta menunjang pembangunan sosial.

C. Struktur Organisasi
Struktur organisasi tertera pada lampiran I.

4
D. Tugas dan Tanggung Jawab
1. Kepala Kantor Imigrasi
a. Menyelenggarakan penyusunan rencana kerja dan anggaran kantor
imigrasi.
b. Menyusun disburment plan dan procurement plan.
c. Menyelenggarakan pelaksanaan realisasi kerja dan anggaran.
d. Melaksanakan dan mengamankan Standar Operasional Prosedur
(SOP).
e. Menyelenggarakan pemeriksaan keimigrasian keberangkatan dan
kedatangan penumpang awak alat angkut WNI dan WNA.
f. Menyelenggarakan pemberian Dokumen Perjalanan Republik
Indonesia berupa Paspor Republik Indonesia maupun surat
perjalanan Republik Indonesia.
g. Menyelenggarakan penerbitan izin tinggal kunjungan, izin tinggal
terbatas dan izin tinggal tetap, serta pemberian izin masuk kembali.
h. Melaksanakan penerbitan surat keterangan keimigrasian dalam
rangka kewarganegaraan atau menyatakan diri menjadi WNI sesuai
ketentuan peraturan perundang-undangan.
i. Menyelenggarakan pendaftaran surat penerbitan fasilitas
keimigrasian bagi anak-anak berkewarganegaraan ganda.
j. Menyelenggarakan penerimaan penyampaian pernyataan memilih
kewarganegaraan dari anak berkewarganegaraan ganda sesuai
ketentuan peraturan perundang-undangan.
k. Menyelenggarakan pengumpulan dan pengelolaan data keimigrasian
di Kantor Imigrasi dalam Sistem Informasi Manajemen
Keimigrasian (SIMKim).
l. Menyelenggarakan alih media arsip fisik baik substansif maupun
fasilitatif.
m. Menyelenggarakan penanganan pengaduan masyarakat.
n. Menyelenggarakan pengelolaan indeks kepuasan masyarakat.
o. Menyelenggarakan pengelolaan dokumentasi dan penyebaran
informasi keimigrasian.

5
 p. Menyelenggarakan tim pengawasan orang asing.
q. Menyelenggarakan intelijen dan pengawasan keimigrasian.
r. Menyelenggarakan penindakan keimigrasian WNI, orang asing dan
penjamin.
s. Menyelenggarakan penyidikan keimigrasian.
t. Menyelenggarakan pengelolaan Barang Milik Negara (BMN) dan
rumah tangga.
u. Menyelenggarakan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP).
v. Menyelenggarakan pelaksanaan sasaran kerja pegawai dan penilaian
pelaksanaan pekerjaan pegawai.
w. Menyelenggarakan pembinaan dan pengelolaan data dalam sistem
kepegawaian.
x. Menyelenggarakan koordinasi dengan pemerintah daerah atau
instansi terkait.
y. Menyelenggarakan evaluasi dan pelaporan (laporan bulanan, laporan
tengah tahunan, laporan akhir tahunan, dan laporan akuntabilitasi
instansi pemerintah).
2. Seksi Tikkim (Teknologi Informasi dan Komunikasi Keimigrasian)
Seksi teknologi informasi dan komunikasi keimigrasian mempunyai
tugas melakukan pemanfaatan, pemeliharaan dan pengamanan sistem
teknologi informasi dan komunikasi keimigrasian. Untuk
menyelenggarakan tugas tersebut, seksi teknolgi informasi dan
komunikasi keimgrasian menyelenggrakan fungsi:
a. Penyusunan rencana dan pelaporan di bidang pemanfaatan,
pemeliharaan dan pengamanan sistem teknologi dan informasi
keimigrasian.
b. Pengumpulan, pengolahan dan penyajian data keimigrasian.
c. Pemeliharaan dan pengamanan sistem teknologi dan informasi
keimgirasian.
d. Penyiapan dan pengelolaan informasi dan komunikasi publik
keimigrasian.
e. Pelaksanaan hubungan masyarakat dan kerja sama antar instansi.

6
3. Seksi Lalintalkim (Lalu Lintas dan Izin Tinggal Keimigrasian)
Seksi lalu lintas dan izin tinggal keimigrasian mempunyai tugas
melakukan pelayanan dokumen perjalanan dan perlintasan keimigrasian.
Seksi lalu lintas dan izin tinggal keimigrasian mempunyai fungsi:
a. Penyususnan rencana, evaluasi dan pelaporan di bidang lalu lintas
dan izin tinggal keimigrasian.
b. Pelayanan paspor.
c. Pelayanan surat perjalanan laksana paspor bagi orang asing.
d. Pelayanan pos lintas batas.
e. Pelayanan izin tinggal.
f. Pemeriksaan, penelaahan dan penyelesaian alih status keimigrasian.
g. Pelayanan izin masuk kembali.
h. Penelaahan status keimigrasian dan kewarganegaraan dalam rangka
penerbitan surat keterangan keimigrasian.
i. Pelayanan surat keterangan keimigrasian.
j. Pelayanan bukti pendaftaran anak berkewarganegaraan ganda.
k. Pemeriksaan dokumen perjalanan dan dokumen keimigrasian.
l. Pemberian tanda masuk dan tanda keluar.
m. Penolakan pemberian tanda masuk dan tanda keluar.
4. Seksi Inteldakim (Intelijen dan Penindakan Keimigrasian)
Seksi intelijen dan penindakan keimigrasian mempunyai tugas
melakukan penyiapan pelaksanaan, pengawasan, intelijen, dan
penindakan keimigrasian. Seksi intelijen dan penindakan keimigrasian
menyelenggarakan fungsi:
a. Penyususnan rencana, evaluasi, dan pelaporan di bidang intelijen,
pengawasan dan penindakan keimigrasian.
b. Pelaksanaan kerjasama intelijen dan pengawasan keimigrasian.
c. Pelaksanaan dan pengoordinasian penyelidikan intelijen
keimigrasian.
d. Penyajian informasi produk intelijen.
e. Pengamanan personil, dokumen keimigrasian, perizinan kantor dan
instalasi vital keimigrasian.

7
 f. Penyidikan tindakan keimigrasian.
g. Pelaksanaan tindakan administratif keimigrasian.
h. Pelaksanaan pemulangan orang asing.
Seksi intelijen dan penindakan keimigrasian terdiri dari:
a. Sub Seksi Intelijen Keimigrasian.
b. Sub Seksi Penindakan Keimigrasian.
5. Kasubag TU (Kepala Sub Bagian Tata Usaha)
Mempunyai tugas melakukan penyusunan rencana program dana
anggaran, pengelolaan keuangan, barang milik negara, sumber daya
manusia, administrasi umum, pengendalian internal serta evaluasi dan
laporan di bidang administrasi kepegawaian, keuangan dan persuratan.
Sub bagian tata usaha menyelenggarakan fungsi:
a. Penyusunan rencana program, anggaran, evaluasi dan pelaporan.
b. Pelaksanaan dan pengendalian internal.
c. Pengelolaan urusan keuangan dan barang milik negara.
d. Pengelolaan sumber daya manusia, tata usaha dan rumah tangga.
Sub bagian tata usaha terdiri dari:
a. Urusan Kepegawaian.
b. Urusan Keuangan.
c. Urusan Umum.
6. Kepala Urusan Kepegawaian
a. Menyusun bahan konsep program dan rencana kerja usaha
kepegawaian.
b. Membuat usul kebutuhan formasi pegawai.
c. Membuat usul kebutuhan diklat bagi pegawai, kenaikan pangkat,
ujian dinas dan ujian penyesuaian ijazah.
d. Membuat bahan surat keputusan kenaikan gaji berkala.
e. Melakukan permintaan atau usul pemberian kartu pegawai, kartu
istri dan kartu suami.
f. Menyiapkan usulan atau penyelenggaraan sumpah pegawai negeri
sipil dan sumpah jabatan serta pelantikan pejabat structural.
g. Melaksanakan absensi pegawai.

8
 h. Memutakhirkan data kepegawaian dalam aplikasi kepegawaian.
i. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh
pimpinan baik lisan maupun tulisan.
7. Kepala Urusan Keuangan
a. Menyusun bahan konsep program dan rencana kerja urusan
keuangan.
b. Meneliti berkas tagihan dari pihak ketiga untuk mendapatkan
penyelesaian pembayaran.
c. Menyusun usulan RKL-KI.
d. Menyusun konsep revisi anggaran DIPA.
e. Meneliti kelengkapan dan kebenaran konsep SPP belanja pegawai,
belanja barang dan belanja modal sesuai dengan ketentuan.
f. Melaksanakan penandatanganan SPM.
g. Memeriksa dan meneliti pembukuan surat pertanggungjawaban
penggunaan anggaran sesuai dengan bukti-bukti pengeluarannya.
h. Meneliti pembukuan setoran penerimaan PBNP.
i. Melakukan pembayaran atas tagihan belanja pegawai, belanja barang
dan modal.
j. Melaksankan pemotongan pajak pada setiap pengeluaran sesuai
dengan ketentuan.
k. Meneliti kelengkapan dan kebenaran konsep register penutupan kas
sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
l. Menyusun laporan urusan tata usaha keuangan.
m. Melaksanakan rekonsilisasi SAI san SAKPA ke KPPN.
n. Membuat laporan penyerapan anggaran.
o. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh
pimpinan baik lisan maupun tulisan.
8. Kepala Urusan Umum
a. Menyusun bahan konsep program dan rencana kerja urusan umum.
b. Mengelola adiministrasi surat masuk dan surat keluar.
c. Mengklasifikasi arsip dan dokumentasi ketatausahaan.

9
 d. Menyelenggarakan pemeliharaan, pengamanan alat perlengkapan
kantor, gedung kantor dan rumah dinas.
e. Menyelesaikan pelaksanaan penghapusan alat perlengkap kantor dan
kendaraan dinas sesuai dengan peraturan.
f. Menyusun daftar inventaris ruangan (DIR).
g. Mengelola aplikasi SIMAK barang milik negara.
h. Menginventasi kebutuhan barang inventaris kantor.
i. Menyelenggarakan pendistribusian dan pencatatan blanko dokumen
keimigrasian.
j. Mengelola dan memeriksa barang persediaan.
k. Membuat laporan bulanan, tengah tahun dan dan laporan tahunan
kegiatan kantor.
l. Mengkompilasi program dan rencana kerja kantor.
m. Melaksanakan rekonsilisasi SIMAK barang milik negara dengan
KPNKL.
n. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh
pimpinan baik lisan maupun tulisan.

E. Lokasi Kantor Imigrasi Kelas II TPI Tembilahan

Kantor Imigrasi Kelas II TPI Tembilahan berlokasi di Kabupaten
Indragiri Hilir Kecamatan Tembilahan Kota, tepatnya di Jalan Praja Sakti No.
03, letaknya sangat mudah dijangkau oleh masyarakat karena berdekatan
dengan Rumah Dinas Bupati Indragiri Hilir yang di mana di sebelah kanan
Kantor Imigrasi Kelas II TPI Tembilahan terdapat Kantor Dinas Sosial dan di
sebelah kiri Kantor Imigrasi Kelas II TPI Tembilahan terdapat Kantor Badan
Pusat Statistik.

F. Prosedur Pelayanan
Adapun prosedur pelayanan yang diterapkan oleh Kantor Imigrasi Kelas
II TPI tembilahan adalah sebagai berikut.

10
1. Jam Pelayanan
a. Hari Senin s/d Kamis jam pelayanan dimulai dari pukul 07.30 WIB
s/d 16.00 WIB. Jam istirahat pada hari senin s/d kamis mulai dari
pukul 12.00 WIB s/d 13.00 WIB.
b. Hari Jum’at jam pelayanan dimulai dari pukul 07.30 WIB s/d 16.30
WIB. Jam istirahat pada hari jum’at mulai dari pukul 11.30 WIB s/d
13.00 WIB.
c. Waktu penyelesaian paspor 3 hari kerja setelah proses pembayaran.
d. Waktu pengambilan paspor pukul 09.00 WIB s/d 15.30 WIB.
1) Menunjukan tanda bukti pembayaran.
2) Kartu Tanda Penduduk (e-KTP) (diambil oleh yang
bersangkutan).
3) Kartu Keluarga dan e-KTP penerima (diambil oleh orang lain
denga yang memiliki hubungan kekeluarga).
4) Surat kuasa bermaterai dan foto kopi e-KTP penerima kuasa
(diambil oleh orang lain yang tidak memiliki hubungan
kekeluargaan).
2. Pelayanan Kantor Imigrasi kelas II TPI Tembilahan
a. Pemberian Dokumen Perjalanan Republik Indonesia.
b. Pemberian stempel kedatangan dan keberangkatan.
c. Crew kapal baik WNI maupun WNA pada tempat pemeriksaan
imigrasi.
d. Pemberian izin tinggal terbatas.
e. Perpanjangan izin tinggal terbatas.
f. Perpanjangan izin tinggal kunjungan.

11
 BAB III
TELAAH PUSTAKA

A. Surat Masuk dan Surat Keluar

1. Pengertian Surat
Secara umum surat adalah alat komunikasi antara dua pihak yang
berupa tulisan dalam kertas atau lainnya. Tujuan utama seseorang
menulis surat tidak lain adalah untuk mengkomunikasikan atau
menginformasikan suatu gagasan dan pikirannya kepada pihak lain, baik
atas nama pribadi atau kelompok.
Terdapat beberapa pendapat/gagasan dari para pakar yang berbeda
mengenai pengertian dari surat. Namun pada intinya pengertian surat
memiliki arti yang tidak jauh beda dengan yang lainnya, yaitu:
a. Menurut Wursanto (1991) dalam bukunya “Kearsipan 1’’
menyatakan bahwa surat adalah suatu alat penyampaian informasi
atau keterangan-keterangan (keputusan, pernyataan, pemberitahuan,
permintaan, dan sebagainya), secara tertulis dari satu pihak kepada
pihak lain.
b. Menurut Hidajat (2000) dalam bukunya “Pembimbing Administrasi
dan Surat-menyurat’’ surat adalah kertas sehelai atau lebih di mana
dituliskan suatu pernyataan atau berita atau sesuatu yang hendak
orang tahu atau sesuatu yang hendak orang nyatakan, beritakan, atau
dinyatakan kepada orang lain.
Dari beberapa pendapat para ahli di atas dapat penulis simpulkan
bahwa surat-menyurat merupakan kegiatan untuk menyampaikan pesan
berupa informasi atau berita yang memuat keterangan dengan
menggunakan selembar kertas atau lebih sebagai alat atau sarana
komunikasi secara tertulis yang ditunjukkan kepada instansi maupun
individu.
2. Pengertian Surat Masuk dan Surat Keluar
Menurut Wursanto (1991) surat masuk adalah semua jenis surat yang
diterima dari instansi atau perusahaan lain maupun dari perorangan, baik

12
 yang diterima melalui pos maupun yang diterima melalui kurir dengan
menggunakan buku expedisi. Dan yang dimaksud dengan surat keluar
adalah segala komunikasi tertulis yang diterima oleh suatu instansi atau
perusahaan maupun perorangan.
Dari definisi surat masuk dan surat keluar di atas, maka Penulis
dapat menarik kesimpulan bahwa prosedur surat masuk dan surat keluar
adalah suatu proses pengelolaan yang terdiri dari beberapa atau
serangkaian tugas yang saling berhubungan menurut urutan waktu dan
cara tertentu (dilakukan secara tertata dan berurutan) dalam mengelola,
mengatur, dan mengurus surat menyurat (masuk/keluar) yang bertujuan
untuk mempermudah kelancaran kegiatan administrasi suatu perusahaan.

B. Jenis-jenis Surat
Surat memiliki banyak jenis. Pengelompokan jenis surat dapat dibedakan
berdasarkan bentuk isinya, keamanan isinya, derajat penyelesaiannya,
jangkauan penggunaannya, dan jumlah penerimaannya. Berikut adalah
pembahasan mengenai jenis-jenis surat sesuai dengan pengelompokannya.
1. Jenis Surat Berdasarkan Isinya
Jenis surat berdasarkan isinya dapat dibedakan menjadi tiga, yaitu:
a. Surat pribadi yaitu surat yang berbentuk komunikasi interaktif antara
orang pertama atau pengirim dengan orang kedua sebagai penerima.
umumnya, isi surat berkaitan dengan masalah pribadi seperti
menanyakan kabar, pemberitahuan, permintaan, keperluan pribadi,
dan tujuan komunikasi bersifat pribadi lainnya. Contohnya seperti
surat permohonan, surat pengalamamn kerja, surat pemberitahuan
dan lain-lainnya yang bertujuan untuk menyampaikan informasi
secara pribadi.
b. Surat dinas/resmi yaitu surat yang berisi masalah kedinasaan atau
administrasi pemerintah. Surat dinas/resmi hanya dibuat oleh
instansi pemerintah dan dapat dikirimkan oleh semua pihak yang
memiliki hubungan dengan instansi tersebut. Contoh surat
dinas/resmi diantaranya adalah surat keputusan, instruksi, surat

13
 tugas, surat edaran, surat panggilan, nota dinas, pengumuman, dan
surat undangan rapat dinas.
c. Surat niaga/dagang yaitu surat yang berisi masalah perniagaan/
perdagangan. Surat dagang dibuat oleh suatu perusahaan yang
ditujukan kepada semua pihak. Contoh surat niaga/dagang
diantarannya adalah surat permintaan penawaran, surat penawaran
jasa, surat pesanan, surat tagihan, surat permohonan lelang, dan
periklanan.
2. Jenis Surat Berdasarkan Keamanan Isinya
Jenis surat berdasarkan keamanan isinya dapat dibedakan menjadi
empat, yaitu:
a. Surat sangat rahasia yaitu surat yang berisi dokumen/naskah yang
sangat penting yang berhubungan dengan rahasia keamanan negara.
Surat tersebut ditandai dengan kode SR (Sangat Rahasia).
b. Surat rahasia yaitu surat yang berisi dokumen penting yang hanya
boleh diketahui oleh pejabat yang berhak menerimanya.
c. Surat biasa yaitu surat yang berisi masalah biasa dan bukan rahasia,
yang bila diketahui oleh orang lain tidak merugikan lembaga atau
pejabat yang bersangkutan.
3. Jenis Surat Berdasarkan Derajat Penyelesaiannya
Jenis surat berdasarkan derajat penyelesaiannya dapat dibedakan
menjadi tiga, yaitu:
a. Surat sangat segera (kilat) yaitu surat yang isinya harus segera
mungkin diketahui oleh penerima surat dan harus sesegera mungkin
diselesaikan atau ditanggapi. Contohnya, yaitu surat pemberitahuan
tenaga penguji, surat tugas penyusun soal ujian, dan surat undangan
rapat-rapat dinas.
b. Surat segera yaitu surat yang isinya harus segera diketahui dan
ditanggapi. Contohnya, yaitu surat lamaran pekerjaan, surat usul
kenaikan pangkat, surat penawaran tugas belajar ke luar negeri.
c. Surat biasa yaitu surat yang isinya tidak harus segera diketahui atau
ditanggapi.

14
 4. Jenis Surat Berdasarkan Jangkauan Penggunaannya
Jenis surat berdasarkan jangkauan penggunaannya dibedakan
menjadi dua, yaitu:
a. Surat intern yaitu surat yang hanya digunakan untuk berkomunikasi
dalam satu kantor/instansi yang bersangkutan. Contohnya, yaitu
memo dan nota.  Memo yaitu surat yang berisi catatan singkat
tentang pokok-pokok persoalan. Sedangkan nota yaitu surat yang
hanya dibuat oleh atasan untuk bawahan.
b. Surat ekstern yaitu surat yang digunakan untuk berkomunikasi
dengan pihak-pihak di luar kantor/instansi yang bersangkutan.
5. Jenis Surat Berdasarkan Jumlah Penerimaannya
Jenis surat berdasarkan jumlah penerima yang dituju dapat
dibedakan menjadi tiga, yaitu:
a. Surat edaran yaitu surat yang beredar di luar kantor/instansi yang
bersangkutan.
b. Surat pengumuman yaitu surat yang ditunjukkan kepada para
pejabat, para karyawan, dan masyarakat umum.
c. Surat biasa yaitu surat yang khusus ditujukan kepada seseorang,
pejabat, atau instansi tertentu.

C. Fungsi Surat
Selain sebagai sarana komunikasi dalam suatu organisasi atau lembaga,
surat juga mempunyai peranan sangat penting dalam kelangsungan hidup
organisasi atau lembaga tersebut. Maka dalam penyimpanannya harus
dilakukan secara teratur dalam suatu tempat sehingga setiap akan diperlukan
dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat. Surat tersebut harus
disimpan dengan baik karena mempunyai fungsi dan nilai kegunaan yang ada
di dalamnya.
Menurut Basir Barthos (2009: 36) surat berfungsi sebagai “Wakil dari
pengiriman atau penulis, bahan pembukti, pedoman dalam mengambil
tindakan lebih lanjut, Alat pengukur kegiatan organisasi, dan sarana
memperpendek jarak”.

15
 Sedangkan fungsi surat menurut Sikka Mutiara dkk (2008: 2-3) sebagai
berikut.
1. Surat merupakan sarana komunikasi yang ekonomis, efektif dan praktis.
2. Surat menjadi wakil dari pembuat surat yang membawa pesan, misi atau
informasi yang hendak disampaikan kepada penerima.
3. surat dapat dijadikan bahan bukti yang mempunyai kekuatan hukum.
4. Surat dapat menjadi sumber data yang dapat digunakan untuk informasi
atau petunjuk keterangan untuk ditindak lanjuti.
5. Surat dapat mengingatkan seseorang dalam kegiatan atau aktivitasnya di
masa lalu yang bisa dipergunakan untuk melakukan kegiatan selanjutnya.
6. Surat dapat dijadikan sebagai jaminan, seperti jaminan keamanan pada
surat jalan, jaminan tanggungan pada surat gadai, dan lain sebagainya.
7. Surat dapat digunakan untuk mengikat antara dua pihak dengan kekuatan
hukum, semisal dalam surat kontrak.
8. Surat dapat menghemat baik waktu, tenaga dan juga biaya, karena
selembar surat telah dapat mewakili kedatangan pembuat surat secara
nyata.
Semakin canggihnya peralatan komunikasi antar manusia seperti telepon,
telegram, telex, radio, televisi atau bahkan email (electronic mail) dan
internet, surat masih saja digunakan dalam dunia komunikasi dan mempunyai
fungsi penting seperti yang dijelaskan pendapat di atas. Hal ini dapat terjadi
karena dengan surat seseorang akan lebih bebas dalam menyampaikan
panjang pendeknya informasi sedangkan surat yang isinya rahasia pun akan
terjamin keamananya.
Mengingat betapa pentingnya fungsi surat tersebut secara umum menurut
pendapat Dorotul Yatimah (2009: 122) surat memiliki beberapa fungsi, yaitu:
1. Surat dapat sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan
lawan bicaranya. Oleh karena itu, surat merupakan mentalitas
pengirimnya.
2. Surat sebagai alat pengingat atau berfikir karena surat dapat diarsipkan
dan dapat dilihat lagi jika diperlukan.
3. Pedoman untuk bertindak, seperti surat keputusan atau surat instruksi.

16
 4. Bukti tertulis yang otentik terutama surat-surat perjanjian.
5. Dokumen historis (sejarah), misalnya surat-surat perubahan dan
perkembangan suatu instansi, yuridis dan administratif.
6. Alat untuk menjamin keamanan, misalnya surat keterangan jalan.
Menurut pendapat beberapa ahli di atas dapat disimpulkan bahwa surat
mempunyai berbagai fungsi penting. Diantaranya sebagai alat komunikasi
yang ekonomis, selektif dan praktis. Dapat pula sebagai barang bukti dan
sumber data yang mempunyai kekuatan hukum dan mengikat antara dua
belah pihak, dapat pula sebagai alat promosi yang menghemat biaya dan
waktu.

D. Menangani Surat Masuk dan Surat Keluar

Berdasarkan pengertian, jenis dan fungsi surat, penulis berusaha
menerapkannya dalam proses menangani surat di Kantor Imigrasi Kelas II
TPI Tembilahan. Dengan bermodal teori dan praktik di sekolah penulis sangat
terbantu dalam menangani surat karena sudah terlatih dalam bidang tersebut.
Di kantor penulis dapat menerapkan langsung praktik dan teori-teori dari
mata pelajaran di sekolah dalam menangani surat masuk dan surat keluar,
yaitu dimata pelajaran Menangani Dokumen.
Selama penulis ditempatkan di bagian tata usaha kantor terutama saat
menangani surat masuk dan surat keluar penulis dapat menyimpulkan bahwa
surat menyurat sangatlah penting untuk menyampaikan suatu informasi dari
suatu pihak ke pihak lain baik itu melalui aplikasi email, WhatsApp,
Sisumaker (Aplikasi Surat Masuk dan Surat Keluar) ataupun melalui pos.
Dalam menangani surat sangat membutuhkan ketelitian dan
profesionalisme saat bekerja. Karena jika lalai atau melakukan kesalahan
sedikit saja dapat menyebabkan kerugian pada kantor itu sendiri seperti
lambat dalam mendapatkan informasi dari pihak lain dan menyulitkan
pegawai dalam mencari informasi surat dalam buku agenda dan arsip. Oleh
karena itu, penanganan surat masuk dan keluar harus dilakukan dengan baik
dan tepat untuk memberikan atau mempertahankan rasa kepercayaan pihak
lain terhadap yang kita miliki.

17
 Penulis akan menjelaskan secara umum item kegiatan yang dilakukan di
Kantor Imigrasi Kelas II TPI Tembilahan dan menguraikan secara rinci yang
berhubungan dengan judul yang diambil penulis, adapun item tersebut yaitu
sebagai berikut.
1. Menggandakan Dokumen
Menggandakan adalah suatu perbuatan untuk mempebanyak atau
melipat gandakan dokumen sesuai dengan kebutuhan dengan
menggunakan alat penggandaan sehingga diperoleh hasil yang sama.
saat menggandakan, penulis menggunakan mesin yang berbeda-
beda, mulai dari mesin yang kecil atau biasa hingga mesin yang lebih
besar dan lebih canggih. Jenis dokumen yang sering penulis gandakan
seperti surat masuk, paspor, KTP, KK, dan lain-lain.

Gambar 1. Menggandakan surat masuk

2. Mengarsipkan Dokumen
Mengarsipkan adalah proses menyimpan dan mengelola dokumen
arsip menurut sistem tertentu.
Dokumen yang penulis arsipkan adalah surat masuk dan surat keluar
yang dikelola oleh bagian seksi tata usaha yang disimpan ke dalam
lemari arsip dengan menggunakan sistem subjek serta mengarsipkan
berkas persyaratan pemohon paspor yang disimpan ke dalam ruangan
khusus arsip dengan menggunakan sistem tanggal.

18
 Gambar 2. Mengarsipkan surat masuk dan surat keluar
3. Melayani Pemohon
Melayani adalah suatu kegiatan membantu orang lain atau
memberikan diri untuk menolong dan membantu orang lain.
Penulis bertugas sebagai duta pelayanan dengan melayani pemohon
yang datang ke kantor imigrasi dengan mengarahkan pemohon ke
costomer service. Sembari pemohon menunggu sesi pemotretan dan
wawancara pembuatan paspor, penulis akan menawarkan fasilitas yang
telah disediakan kepada pemohon.

Gambar 3. Menyambut pemohon

4. Membuat Infografis
Infografis adalah informasi yang disajikan dalam bentuk teks yang
dipadukan dengan elemen visual seperti grafik, gambar, ilustrasi, atau
tipografi.

19
 Penulis membuat infografis mengenai Aplikasi Penilaian Pelayanan
Petugas dengan menggunakan aplikasi canva yang kemudian diunggah
ke dalam akun instagram resmi Kantor Imigrasi Kelas II TPI
Tembilahan.

Gambar 4. Infografis mengenai aplikasi

5. Menangani Surat Masuk Sistem Agenda
Prosedur pengelolaan surat yang baik hendaknya menggunakan
langkah-langkah sebagai berikut.
a. Penerimaan Surat
Penerimaan surat dilakukan oleh penulis saat bekerja di bagian
tata usaha melalui aplikasi email, WhatsApp, dan Sisumaker.
Penerimaan surat juga dapat dilakukan oleh mereka yang biasanya
bekerja di bagian depan kantor atau front office, seperti satpam dan
resepsionis. Adapun tugas dari penerima surat yaitu:
1) Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk.
2) Meneliti ketepatan alamat, dan
3) Menandatangani bukti pengiriman bahwa surat telah diterima.
b. Pencatatan Surat
Pencatatan surat dilakukan dengan menggunakan buku agenda.
Pencatatan ini sangat penting dilakukan, karena dapat diketahui
volume surat masuk setiap hari, minggu, bulan, dan tahun. Juga
memudahkan dalam penyimpanan sehingga surat akan lebih mudah
ditemukan.

20
 Secara umum buku agenda merupakan catatan bertanggal yang
mencatat keluar masuknya surat yang dikirim maupun yang diterima
oleh suatu kantor, instansi dan/atau perusahaan. Pengertian lainnya
Agenda juga dijelaskan sebagai buku yang digunakan untuk
mencatat semua surat keluar masuk dalam waktu satu tahun atau
pada periode tertentu. 
Adapun Jenis buku agenda yang digunakan di Kantor Imigrasi
Kelas II TPI Tembilahan adalah jenis buku agenda berpasangan.
Buku agenda berpasangan adalah buku agenda yang dipergunakan
untuk mencatat surat masuk di halaman sebelah kiri dan surat keluar
di sebelah kanan, atau sebaliknya dengan nomor urut sendiri-sendiri.

Gambar 5. Format buku agenda berpasangan

Setelah dicatat, kemudian penulisakan memberikan surat
tersebut kepada pimpinan dengan melampirkan lembar disposisi
untuk mencatat instruksi pimpinan berkaitan dengan penanganan
atau proses selanjutnya dari surat tersebut.
c. Pengarahan Surat
Pengarahan surat adalah menentukan siapa saja yang selanjutnya
akan memproses surat berkaitan dengan permasalahan surat.
Pengarahan surat dilakukan oleh pimpinan, karena pimpinanlah yang
akan bertanggung jawab terhadap penanganan surat tersebut.
Pimpinan dapat menuliskan instruksinya di lembar disposisi dan
menuliskan siapa yang harus memproses surat tersebut.

21
 Lembar disposisi adalah lembar isian untuk mencatat instruksi
dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang
diterima dari pihak lain.

Gambar 6. Lembaran disposisi

d. Penyampaian Surat
Jika pimpinan sudah menuliskan instruksinya di lembar
disposisi, maka surat tersebut diberikan kepada orang yang ditunjuk
oleh pimpinan yang telah ditulis di lembar disposisi. Jika orang yang
dimaksud tersebut lebih dari satu, surat tersebut akan diperbanyak
sehingga setiap orang yang ditunjuk akan mendapatkan salinan
suratnya. Saat surat tersebut diberikan kepada orang yang telah
ditunjuk, maka yang menerima harus menandatangani bukti
penerimaan di buku expedisi.
Buku expedisi ada dua macam, yaitu:

22
 1) Buku ekspedisi intern adalah buku yang digunakan untuk
mencatat penyampaian/pengiriman, distribusi surat yang
disampaikan di dalam lingkungan organisasi/perusahaan sendiri.
2) Buku ekspedisi ekstern adalah buku yang digunakan untuk
mencatat penyampaian/pengiriman/distribusi surat kepada pihak
lain di luar organisasi/perusahaan.

Gambar 7. Buku expedisi

e. Penyimpanan Surat
Jika surat sudah selesai diproses, maka surat asli harus
diserahkan kepada bagian tata usaha untuk disimpan dengan
menggunakan sistem penyimpanan tertentu, seperti sistem abjad.
sistem subjek, sistem wilayah, sistem tanggal, atau sistem nomor.
Setelah surat selesai diproses penulis akan mengarsipkan surat
tersebut dengan menggunakan sistem penyimpanan subjek.
6. Penanganan Surat Keluar Sistem Agenda
Dalam penanganan surat keluar melalui sistem buku agenda
memiliki beberapa prosedur, berikut adalah tata caranya.
a. Pembuatan Konsep Surat

23
 Draft adalah sebutan lain dari konsep suatu surat. Dulu saat
belum ada komputer, orang yang bertugas membuat draft harus
membuat konsep surat terlebih dahulu secara tertulis yang dituliskan
di atas kertas. Hal ini berguna untuk meminimalisir kesalahan dalam
menulis surat.
b. Pencatatan
Setelah mendapat persetujuan dari pimpinan surat kemudian
dicatat ke dalam buku agenda surat guna untuk pendafaran nomor.
c. Pengetikan Surat
Setelah mendapat nomor surat, langkah selanjutnya adalah
pengetikan surat tersebut.
d. Penandatangan
Jika dirasa sudah sangat baik, selanjutnya serahkan kepada
pejabat yang berwenang untuk memberi tanda tangan dan nama
terangnya dalam surat tersebut.
e. Pemberian Stempel Dinas
Surat kemudian diberikan stempel guna menjaga keformalitasan.
Stempel juga menjadi pelengkap pengesahan setelah pimpinan
lembaga, perusahaan, atau instansi tersebut membubuhkan tanda
tangan.
f. Melipat Surat
Lipatan surat yang penulis gunakan adalah jenis lipatan
acordion folt. Adapun cara melipat surat jenis ini yaitu dengan
melipat kertas yang dibagi tiga sama besar kemudian bagian kepala
surat dilipat ke atas dan bagian penutup surat dilipat ke bawah.
g. Penyampulan
Amplop terlebih dahulu distempel lalu menuliskan nomor surat
dan alamat tujuan surat yang akan dikirimkan. Setelah itu, masukkan
surat ke dalam amplop lalu dilem untuk merekatkan amplop.
h. Pengiriman
Surat akan dikirim melalui kantor pos terdekat. Surat biasanya
akan diantarkan ke kantor pos oleh satpam yang sedang bertugas.

24
 BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
1. Praktik Kerja Lapangan (PKL) adalah bentuk penyelenggaraan kegiatan
kurikulum pendidikan Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) yang
mendukung kegiatan belajar mengajar peserta didik secara langsung di
dunia kerja sehingga dapat menambah pengetahuan dan keterampilan
peserta didik. Dengan adanya kegiatan PKL tersebut, peserta didik dapat
mengetahui langsung mengenai gambaran dalam dunia kerja yang
sesungguhnya.
2. Surat adalah suatu alat penyampaian informasi atau keterangan-
keterangan (keputusan, pernyataan, pemberitahuan, permintaan, dan
sebagainya), secara tertulis dari satu pihak kepada pihak lain.
3. Surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi atau
perusahaan lain maupun dari perorangan, baik yang diterima melalui
aplikasi, pos, maupun yang diterima melalui kurir dengan menggunakan
buku expedisi. Dan yang dimaksud dengan surat keluar adalah segala
komunikasi tertulis yang dikirim oleh suatu instansi atau perusahaan
maupun perorangan kepada pihak lain.

B. Saran

25
1. Kinerja pegawai pada Kantor Imigrasi Kelas II TPI Tembilahan sudah
berjalan sangat baik. Penulis berharap untuk kedepannya agar pegawai
kantor tetap mempertahankan kepedulian yang diberikan terhadap peserta
didik yang melaksanakan PKL.
2. Sistem pembelajaran di sekolah sudah berjalan baik, penulis harap agar
kedepannya pihak sekolah memperbanyak lagi praktik untuk
meningkatkan keterampilan dan pengetahuan peserta didik.
3. Bagi peserta didik yang akan melaksanakan PKL terutama di Kantor
Imigrasi Kelas II TPI Tembilahan agar lebih meningkatkan pengetahuan
dan keterampilan dari segi pemahaman teori dan praktik agar saat
diberikan tugas dapat diselesaikan dengan dengan baik, cepat, dan tepat.

26