Sop Sorawi

Standard Operating Prosedur (SOP)
SANGGAR
SORAWI TUJUH DALAPAN
1
PENDAHULUAN
a. Latar Belakang
Salah satu sasaran SANGGAR SORAWI TUJUH DALAPAN adalah semakin mantapnya
kreatifitas anak-anak muda untuk belajar dan mengembangkan bakat. Sasaran ini diarahkan pada
prestasi atau wadah seniman muda untuk berkarya secara maksimal yang mencakup seluruh aspek
manajemen, yaitu bidang akademik, sumber daya (manusia, keuangan, sarana dan prasarana, dan
informasi) dan mutu, pada setiap jenjang agar SANGGAR SORAWI TUJUH DALAPAN mampu
menyelenggarakan seluruh kegiatannya secara mandiri dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Untuk mencapai sasaran tersebut, diperlukan suatu prosedur operasional yang jelas dan
standar bagi semua pihak yang terlibat dalam pencapaian sasaran tersebut. Praktik-praktik baik
yang telah berlangsung di SANGGAR SORAWI TUJUH DALAPAN perlu distandarisasi dan
didokumentasikan agar menjadi acuan bagi manajemen dalam menjalankankan tugas dan
fungsinya serta menjamin keberlangsungan implementasi praktik-praktik baik tersebut, meskipun
terjadi transisi kepemimpinan manajerial.
Terkait dengan sasaran SANGGAR SORAWI TUJUH DALAPAN akan membangun

standarisasi sistem layanan, serta mampu memberikan berbagai informasi yang dibutuhkan oleh
berbagai pihak untuk kepentingan proses pengambilan keputusan. Untuk menuju kepada
standarisasi layanan sistem terstandar atau semacam Standard Operating Prosedur (SOP) untuk
seluruh layanan yang ada sehingga dapat dipahami oleh semua pihak yang terlibat di dalamnya.
b. Tujuan
Standard Operating Prosedur (SOP) pada dasarnya adalah pedoman yang berisi
prosedur-prosedur operasional standar yang ada dalam suatu organisasi yang digunakan
untuk memastikan bahwa semua keputusan dan tindakan , serta penggunaan fasilitas-
fasilitas proses yang dilakukan oleh orang-orang dalam organisasi berjalan secara efisien
dan efektif, konsisten, standar dan sistematis. Dengan adanya sistem manual standar atau
(SOP) diharapkan dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas kinerja layanan yang
diberikan oleh SETIAP DEVISI. Dengan adanya instruksi kerja yang terstandarisasi
maka semua kegiatan layanan akan dapat dilakukan secara konsisten oleh siapapun yang
sedang bertugas melakukan layanan. Layanan-layanan yang berbelit dan tidak jelas
prosedur operasinya akan semakin terminimalisir. Disamping konsistensi layanan hal
lain yang akan dihasilkan adalah efisiensi dan efektifitas kerja. Dengan prosedur yang
terstandar setiap orang baik pengguna layanan maupun staf yang memberi layanan akan
dapat memanfaatkan ataupun melakukan layanan yang semakin hari semakin baik dan
semakin cepat karena terjadinya proses pembelajaran yang secara terus menerus terjadi
selama proses layanan. Dengan demikin dapat dipastikan melalui SOP ini akan dapat
meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja layanan.
2. DISKRIPSI DAN RUANG LINGKUP

Layanan yang diberikan di SANGGAR SORAWI TUJUH DALAPAM yaitu pertama,
layanan yang diberikan kepada calon anggota baru mulai dari perekrutan baru, pelatihan
sampai pada layanan terakhir sebelum anggota melakukan pentas seni. SOP yang
dihasilkan adalah SOP Penerimaan anggota Baru, SOP Registrasi dan Bimbingan
Rencana Pelatihan, SOP Layanan Pelatihan, Ujian Akhir, Evaluasi Sisip Program, SOP
Layanan Ujian Pertunjukan, SOP Pengarsipan dan Layanan Administrasi, SOP
Administrasi dan Kegiatan anggota. Kedua, layanan yang diberikan selain kepada
2
anggota. SOP kelompok kedua ini meliputi SOP Laporan kegiatan diluar tempat latihan,
SOP layanan Jasa , dan SOP Layanan Publik.
Dalam buku ini akan dimuat kelompok besar SOP yang masing-masing meliputi SOP
Pelatihan dan SOP Layanan Publik. Dalam Layanan latihan akan mengembangkan
standarisasi layanan dari mulai perekrutan anggota baru sampai kepada proses ujian
pertunjukan. Sementara layanan publik akan mengembangkan proses standarisasi layanan
yang berhubungan dengan pihak luar dan proses layanan setelah anggota lulus
3. KEBIJAKAN LAYANAN DAN ORGANISASI

a. Visi, Misi dan Motto SORAWI
i. Visi : Menyediakan layanan dan pusat informasi yang cepat, tepat, akurat, tanggap, dan
menyenangkan.
ii. Misi :
1) Mengembangkan pengetahuan dan ketrampilan staf secara terus menerus melalui
pendidikan dan kursus-kursus
2) Mengaplikasikan teknologi-teknologi baru untuk meningkatkan layanan dan sebagai
pusat informasi.
3) Memberikan pelayanan dengan ramah, manusiawi, dan menyenangkan
4) Pengabdian total kepada customer
iii. Motto : Berkarya berdedikasi untuk bangsa
b. Kebijakan Layanan
i. Masing-masing staf bertanggung jawab terhadap bidang layanan tertentu
ii. Dalam operasional sehari-hari proses layanan dipisahkan antara staf layanan di loket yang
akan melayani kebutuhan reguler dari para anggota seperti pendaftaran anggota baru, dan
lain-lain dan pihak-pihak di luar anggota seperti alumni, instansi pemerintah dan lain-lain
yang membutuhkan, dengan staf yang melayani/bekerja untuk menyelesaikan produk-
produk yang akan diberikan kepada para lulusan seperti sertifikat, ((???)) Namun untuk
layanan pada saat-saat tertentu
iii. Masing-masing staf harus memperhatikan kebutuhan dari staf lainnya, artinya apabila
seorang staf terlalu berat beban kerjanya pada saat tertentu maka staf lainnya
berkewajiban membantunya
c. Budaya Kerja
i. Mengedepankan keterbukaan antar staf
ii. Membangun kepercayaan antar staf
iii. Mengembangkan budaya team work
iv. Mewujudkan komunikasi kekeluargaan
v. Bekerja dengan unsur wi dalm budaya Sunda yaitu WIRASA, WIRAHMA, WIRAGA
d. Pelayanan/Produk
i. Mengorganisir laporan
ii. Mengorganisir Ijin Program
iii. Pendaftaran Anggota Baru
iv. Pendaftaran PerlomSORAWIn
v. Mempersiapkan sertifikat
vi. Mengelola pelaksanaan pertunjukan/ pentas
vii. Mengorganisir penggunaan ruang latihan, atupun peminjaman ruang/alat dari pihak luar
SORAWI TUJUH DALAPAN
3
viii.Penyedia informasi yang terkait dengan ANGGOTA yang dibutuhkan oleh pihak lain,
baik dari dalam SORAWI maupun luar SORAWI
ix. Mengorganisir proses Penerimaan anggota Baru bekerja sama dengan HUMAS
e. Struktur Organisasi
Sistem organisasi SANGGAR SORAWI terdiri dari kepala biro, wakil kepala dan
bagian. Bagian layanan di SORAWI terdiri dari 6 bagian. Secara struktur organisasi
SORAWI dapat dilihat pada gambar berikut :
4.
KEPALA
SANGGGAR
SEKERTARIS BENDAHARA
DEVISI DEVISI DEVISI MANAGEMENT

PENDIDIKAN HUMAS LOGISTIK PEMASARAN
4
KEBIJAKAN MUTU
a. Kebijakan Umum
Untuk menjamin agar kinerja layanan SORAWI dapat berkembang dengan baik dan
dapat mengikuti perkembangan kemajuan teknologi yang ada maka ada beberapa
kebijakan umum yang dilakukan oleh SORAWI
i. Secara rutin melakukan rapat internal untuk kegiatan-kegiatan berikut untuk menjamin
agar proses layanan terhadap pelanggan dapat dilakukan dengan baik :
1) Evaluasi terhadap layanan harian yang dilakukan terhadap pelanggan
2) Koordinasi dalam rangka melakukan kegiatan-kegiatan rutin internal yang menjadi
tanggung jawab SORAWI seperti latihan, penerimaan anggota, pembuatan karya dan
pagelaran dan lain-lain
ii. Melakukan koordinasi dalam rangka kegiatan non rutin misalnya peminjamam ruangan ,
penyewaan kostum/ alat dll.
iii. Secara rutin melakukan pengembangan SDM melalui pendidikan ataupun kursus-kursus
sesuai dengan kebutuhan perkembangan bidang layanan maupun perkembangan teknologi
informasi
iv. Secara personal setiap individu melakukan perbaikan terhadap perilaku dan sikap yang
mengarah kepada budaya kerja yang ingin dicapai
v. Melakukan proses evaluasi terus menerus terhadap prosedur kerja dan layanan melalui
masukan dari pelanggan dalam bentuk penyebaran kuesioner
b. Indikator Administrasi
i. Kepuasan pelanggan yang meliputi aspek-aspek berikut:
1) Reliability
2) Responsiveness
3) Emphaty
4) Tangible
ii. Validitas, kecepatan updating dan kelengkapan data/informasi yang diberikan kepada
pihak yang membutuhkan
iii. Kecepatan layanan yang diberikan SORAWI kepada pelanggan
iv. Kejelasan prosedur layanan
v. Kelancaran laporan
vi. Kelancaran pengurusan perpanjangan ijin operasional
c. Indikator Kinerja Kunci (Key Performance Indicator) SORAWI
i. Kepuasan pelanggan
Nilai Indikator kinerja kunci: rerata kepuasan pelanggan sebesar 8 (skala 0 – 10)
Nilai indikator kepuasan pelanggan diukur melalui kuesioner
ii. Kelancaran laporan ?
Nilai indikator kinerja kunci: Tingkat kelancaran pelaporan SORAWI per
BULAN bernilai 8 (skala 1 – 10)
Nilai tingkat kelancaran bernilai 10 artinya tanpa kesalahan, 9, 8, 6, 4, 2, dan 1
berturut-turut satu kali kesalahan, 2 kali kesalahan, 3 kali kesalahan, 4 kali
kesalahan, dan 5 kali atau lebih kesalahan
iii. Kelancaran pengurusan perpanjangan ijin operasional

Nilai indikator kinerja kunci: Tingkat kelancaran pengurusan perpanjangan ijin
operasional sebesar 10 (skala 1 – 10)
5
Nilai tingkat kelancaran sebesar 10 artinya jika SK baru diterbitkan sebelum ijin
operasional yang lama habis dan sebesar nol jika SK baru diterbitkan setelah ijin
operasional lama sudah habis
iv. Kecepatan layanan
Indikator kinerja kunci: tingkat kecepatan layanan bernilai 8 (skala 1 – 10)
Nilai kecepatan layanan 10 artinya waktu layanan sesuai dengan yang tertulis
dalam SOP, bernilai 9, 8, 7, … dan 1 berturut-turut kecepatan layanan melebihan
10 %, 20%, 30%, … dan 90 % atau lebih dari waktu yang tertulis di SOP.
Pengukuran kecepatan layanan akan dievaluasi setiap akhir tahun
d. Kuesioner Layanan Biro Administrasi Akademik
Kuesioner Layanan Biro Administrasi Akademik (SORAWI)
PETUNJUK PENGISIAN. Mohon kesediaan anda untuk mengisi kuesioner ini dengan
baik guna pen gembangan dan perbaikan pelayanan SORAWI TUJUH DALAPAN.
Pilihlah bilangan yang sesuai dengan penilaian anda terhadap pernyataan
yang disediakan dengan cara menghitamkan lingkaran di bawahnya.
No Pernyataan 1 2 3 4 5 6 7
Reliability
1. Prosedur pelayanan di Sangat ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ Sangat
SORAWI tidak berbelit- Tidak Setuju
belit Setuju
2. Proses pelayanan di Sangat ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ Sangat
SORAWI cepat dan tepat tidak Setuju
Setuju
3. Kegiatan administrasi Sangat ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ Sangat
rapi dan teratur Tidak Setuju
setuju
4. TIM SORAWI memberi Sangat ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ Sangat
pelayanan yang Tidak Setuju
memuaskan sesuai Setuju
kebutuhan anda
Responsiveness
5. TIM SORAWI Sangat ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ Sangat
menunjukkan disiplin Tidak Setuju
kerja yang tinggi Setuju
6. TIM SORAWI memberi Sangat ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ Sangat
tanggapan yang cepat Tidak Setuju
dan baik terhadap Setuju
keluhan anda
7. Prosedur penyampaian Sangat ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ Sangat
informasi jelas dan Tidak Setuju
mudah dimengerti Setuju
8. TIM SORAWI selalu ada Sangat ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ Sangat
sesuai jadwal Tidak Setuju
Setuju
9. SORAWImemberikan Sangat ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ Sangat
jaminan apabila terjadi Tidak Setuju
6
kesalahan pada hasil Setuju
kerja TIM SORAWI
10. TIM SORAWI memiliki Sangat ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ Sangat
sifat sopan, ramah, jujur, Tidak Setuju
dan dapat dipercaya Setuju
11. TIM SORAWI memiliki Sangat ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ Sangat
kemampuan, Tidak Setuju
pengetahuan, dan Setuju
kecakapan yang tinggi
dalam menjalankan
tugasnya
Empathy
12 SORAWI memberikan Sangat ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ Sangat
kemudahan dalam akses Tidak Setuju
pelayanan administrasi Setuju
No Pernyataan 1 2 3 4 5 6 7
13 SORAWI tidak Sangat ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ Sangat
membiarkan pengguna Tidak Setuju
layanan menunggu Setuju
antrian terlalu lama
14 TIM SORAWI bertugas Sangat ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ Sangat
sepenuh hati dalam Tidak Setuju
memberikan pelayanan Setuju
15 Komunikasi TIM Sangat ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ Sangat
SORAWI dengan Tidak Setuju
pengguna layanan Setuju
berjalan dengan baik dan
lancar
16 TIM SORAWI Sangat ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ Sangat
memberikan perlakuan Tidak Setuju
yang adil kepada setiap Setuju
pengguna layanan
17 Tangible
18 Ruang pelayanan dan Sangat ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ Sangat
ruang tunggu SORAWI Tidak Setuju
nyaman Setuju
19 TIM SORAWI Sangat ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ Sangat
berpenampilan rapi, Tidak Setuju
sopan, sesuai dengan Setuju
situasi dan kondisi
20 Kantor SORAWI tertata Sangat ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ Sangat
secara bersih dan rapi Tidak Setuju
Setuju
21 Informasi yang diberikan Sangat ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ Sangat
SORAWI dapat Tidak Setuju
diandalkan Setuju
22 Sistem Informasi Sangat ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ Sangat
(komputer) yang ada di Tidak Setuju
SORAWI bekerja dengan Setuju
7
handal
Berdasarkan pengalaman anda, mohon dituliskan jenis layanan SORAWI yang masih
mengecewakan dan perlu diperbaiki.
___________________________________________________________________________
_________
___________________________________________________________________________
_________
___________________________________________________________________________
_________
___________________________________________________________________________
_________
___________________________________________________________________________
_________
___________________________________________________________________________
_________
___________________________________________________________________________
_________
___________________________________________________________________________
________
___________________________________________________________________________
________
Terima kasih atas partisipasi Anda
8
DOKUMEN LEVEL KODE
STANDAR OPERATING SOP SORAWI-01
PROCEDURE
JUDUL TANGGAL DIKELUARKAN

PENERIMAAN ANGGOTA BARU NOVEMBER 2022
AREA No.REVISI : 01
SANGGAR SORAWI September – Desember 2022
TUJUAN
1. Tertibnya mekanisme layanan penerimaan anggota baru mulai dari
persiapan promosi sampai dengan layanan kegiatan SANGGAR.
2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam layanan
penerimaan anggota baru.
3. Terkendalinya proses penerimaan anggota baru sesuai dengan
peraturan yang berlaku dan tujuan pendidikan yang ditetapkan yayasan sorawi.
DESKRIPSI
Kegiatan layanan penerimaan anggota baru dilakukan melalui beberapa tahapan proses, yaitu
persiapan dan pelaksanaan promosi, penerimaan anggota baru melalui seleksi jalur reguler. Proses
penerimaan anggota baru dilakukan dengan mengedepankan kemudahan layanan administrasi secara
efisien dan efektif dengan mengacu pada peraturan akademik yang ditetapkan . Kepanitiaan SORAWI
disusun dengan memperhatikan struktur organisasi . Secara struktur koordinator SORAWI dijalankan
secara exovisio oleh kepala SANGGAR. Promosi dikelola oleh DEVISI PEMASARAN , tes
dipersiapkan oleh DEVISI PENDIDIKAN , dan DEVISI PERALATAN mempersiapkan kesiapan
dalam proses seleksi penerimaan
DAFTAR ISTILAH
Program pelatihan adalah unsur pelaksana kegiatan akademik dalam satu cabang ilmu pengetahuan,
teknologi, atau seni.
Kompetensi adalah seperangkat tindakan cerdas dan penuh tanggung jawab yang dimiliki seseorang
sebagai syarat untuk dianggap mampu oleh masyarakat dalam melaksanakan tugas di pekerjaan.
RUANG LINGKUP
1. Persiapan Promosi
2. Pelaksanaan Promosi
3. PAB jalur reguler
4. Publikasi
5. Pengunduran Diri ANGGOTA
6. Data ANGGOTA
PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB
Dibuat oleh, Diperiksa oleh, Disahkan oleh,
Tim SORAWI Kepala yayasan ketua sanggar
9
PROSEDUR DAN TANGGUNGJAWAB
DOKUMEN LEVEL KODE
PROCEDURE
JUDUL PENERIMAAN ANGGOTA BARU (PAB) TANGGAL DIKELUARKAN Oktober 2022

AREA SANGGAR SORAWI TUJUH DALAPAN NO REVISI : 00
Pihak terkait Dok Waktu
Kegiatan No Calon Devisi TIM PENDISKUSI SANGGAR JURUSAN/ Keuangan
ANGGOTA HUMAS SORAWI Dekanat
Baru
1.1. 2 bln
Persiapan Sosialisasi 1 s/d
PAB 1.3
Pelaksanaan Sosialisasi 2 2.1 8 bln

PAB 2.2
3a Ya 3.1 8 bln
PAB Jalur UMUM A
tidak
3b Ya 3.2. 8 bln
PAB Jalur Kerjasama, B
tidak
3c 3.3 3 bln
PAB Jalur Reguler
PENDAFTARAN 4 4.1 200

4.2 mnt
Publikasi PEMBERIAN 6 5.1 1 jam

SURAT ORTU
5.2
SURAT ORTU
10
Keputusan Ya 6.1 10 mnt
6.2
Tidak
Pembayaran 7.1 10 mnt
7.2
Daftar Ulang 7 7.1 10 mnt

s/d
7.2
8 8.1 10 mnt
Pengunduran diri s/d
tidak Ya 8.3
Data ANGGOTA baru 9 9.1 10 mnt
s/d
9.3
ANGGOTA SORAWI 10 10.1 15 mnt
C
11
No Dokumen Waktu
Kegiatan
1 1.1. Tarif-tarif dari berbagai PT SEPTEMBER-
1.2. Leaflet per JURUSAN; poster , informasi PAB; Prospektus; buku OCTOBER
panduan daftar ulang
1.3. Lembar FORMULIR PENDAFTARAN
2 2.1. Leaflet per JURUSAN; poster, informasi PAB; Prospektus; Sept – Oct
2.2. Lembar Soal Tes PAB
3 3.1. Informasi PAB; Surat Penawaran kerja sama dari SORAWI; Sept – Oct
Formulir Pendaftaran Jalur Umum; Surat Pengantar dari Sekolah.
3.2. Informasi PAB; Surat Penawaran Kerja sama dari SORAWI;
Formulir Pendaftaran Jalur Kerjasama; Lembar Kerjasama.
3.3. Informasi PAB; Formulir Pendaftaran oct
4 4.1. PENDAFTARAN Oct - Des
4.2. Surat ijin orang tua
5 5.1. Data pendaftar 1 hari sebelum
5.2. Data orangtua seleksi
6 6.1. Daftar Calon Anggota Baru Oktober
6.2. SK Penerimaan Anggota Baru
7 7.1. SK Penerimaan; Oktober
7.2. Buku Panduan Daftar Ulang (memuat syarat daftar ulang);
7.3. Slip Pembayaran
8 8.1. SK Penerimaan Oktober
8.2. Bukti pembayaran
9 9.1. Surat ijin Orang tua Oct
9.2. Surat perjanjian kerjasama dari sekolah
9.3. Isian Data Pribadi
4
PENJELASAN PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB
1. Persiapan Sosialisasi PAB

a. Humas Merancang tarif-tarif PAB
1) Humas mengumpulkan data tarif-tarif dari berbagai PT lain dan tarif Sorawi tahun lalu.
2) Data berbagai tarif tersebut dikirimkan oleh Humas ke KETUA untuk mendapatkan tarif-
tarif PAB SORAWI yang baru.
3) Berdasarkan informasi dari Humas, PENDISKUSI membuat tarif PAB yang baru dan
mengirimkannya ke Humas sebagai bahan informasi ke publik khususnya calon Anggota
baru.
4) Humas membuat iklan tentang PAB SORAWI di berbagai SOCIAL MEDIA maupun
dalam bentuk spanduk.
b. Humas bersama TIM SORAWI merancang berkas-berkas lainnya dan mencetak untuk
mempersiapkan proses PAB Berkas-berkas yang perlu dipersiapkan adalah :
1) Leaflet informasi PAB
2) Jadwal rinci PAB
3) Surat-surat penawaran kerjasama PAB ke berbagai sekolah mitra
4) Poster
5) BROSUR PROFIL
6) Formulir kerja sama dan reguler
7) Leaflet Program Pelatihan (kerja sama dengan Progam Pelatihan)
2. Pelaksanaan Sosialisasi PAB

a. Humas bekerja sama dengan TIM SORAWI membentuk tim promosi dari SORAWI dan
merancang jadwal kegiatan dan petugas yang bertanggungjawab pada kegiatan sosialisasi
tersebut (disesuaikan dengan kegiatan ekspo sekolah). Sosialisasi PAB dilakukan melalui :
1) Sosial media
2) BROSURE poster/spanduk/baliho
3) Ekspo pendidikan
4) Presentasi langsung kepada siswa-siswa di sekolah
5) Wisata kampus/open house
b. Sebelum hari pelaksanaan promosi Pelatih humas mempersiapkan beberapa perlengkapan
sebagai berikut :
1) Perlengkapan dekorasi : taplak, paku, pukul, solasi, gunting/kater, rafia
2) Baner dan backdrop sesuai kebutuhan
3) Laptop dan viewer
4) Leaflet dan brosure
5) Asesoris perlengkapan promosi : stiker, tas, pembatas buku, ballpoint, gantungan kunci
dan lain-lain
6) Proposal ekspo dan bukti transfer
7) Formulir masuk jika merencanakan akan mengadakan tes di tempat ekspo
8) Formulir jalur kerja sama jika ada
c. Sebelum hari pelaksanaan promosi Pelatih humas mengajukan anggaran keuangan untuk
kebutuhan pelaksanaan mengikuti ekspo ke Kepala sanggar Keuangan untuk dicairkan satu
hari sebelum berangkat promosi
d. Sebelum hari pelaksanaan promosi Pelatih humas menghubungi ketua sanggar untuk meminta
kendaraan
e. Tim promosi melakukan kegiatan promosi dan pameran pendidikan di berbagai sekolah
sesuai jadwal yang telah disepakati dengan sekolah atau menyesuaikan dengan jadwal-jadwal
ekspo yang sudah dirancang oleh sekolah.
f. Petugas promosi pada saat berjaga di stand pameran bertugas :
1) Memberi informasi kepada para pengunjung (siswa sekolah, orang tua siswa, guru, dan
umum) dan sekaligus memberikan leaflet kepada yang membutuhkan
2) Melakukan presentasi di kelas jika diberi kesempatan oleh sekolah
5
3. Penerimaan Anggota Baru (PAB)
1. Jalur Umum
a. Humas bersama Sekertaris membuat surat dilampiri sejumlah formulir Jalur umum
yang ditujukan ke berbagai sekolah mitra dengan maksud menawarkan kerja sama
penerimaan anggota baru melalui jalur umum
b. Sanggar mengkoordinir pendaftaran jalur umum dan mengirimkan berkas-berkas yang
diperlukan ke SORAWI (berkas ini dapat juga dititipkan kepada petugas promosi yang
kebetulan berkunjung ke sekolah tersebut)
c. Berkas-berkas jalur UMUM yang dikirim dari sekolah (formulir pendaftaran dan data)
dikelola oleh TIM SORAWI untuk selanjutnya data-data tersebut diinputkan ke dalam
komputer
d. TIM SORAWI memproses hasil seleksi dan mengirimkan hasil tersebut ke sekolah.
Hasil seleksi yang dikirimkan ke sekolah dilampiri beberapa berkas. Setiap amplop yang
akan diterima oleh siswa yang diterima berisi berkas-berkas sebagai berikut :
i. Surat Keputusan Penerimaan Anggota Baru
ii. Slip pembayaran
iii. Buku panduan daftar ulang
e. Humas mengumumkan hasil seleksi di web (social media)
2. PAB Jalur Kerjasama dengan Sekolah

a. Humas bersama TIM SORAWI membuat surat ditujukan ke berbagai sekolah mitra
dengan maksud menawarkan kerja sama penerimaan anggota baru melalui jalur Kerja
sama
b. Sekolah yang ingin memanfaatkan tawaran tersebut segera menghubungi SORAWI
untuk diadakan tes di sekolahnya
c. Petugas (Tim sorawi) mendatangi sekolah untuk mengadakan pendaftaran atau kerjasama
d. Hasil pendaftaran yang diselenggarakan di sekolah bersama formulir pendaftaran dibawa
petugas tim Sorawi ke Sanggar Sorawi
e. Tim sorawi menyerahkan formulir dan lembar jawab ke untuk diinputkan ke komputer
(paling lambat 5 hari)
f. TIM SORAWI memproses hasil seleksi dan mengirimkan hasil tersebut ke sekolah.
Hasil yang dikirimkan ke sekolah dilampiri beberapa berkas. Setiap amplop yang akan
diterima oleh siswa yang diterima berisi berkas-berkas sbb:
i. Surat Keputusan Penerimaan Anggota Baru
ii. Slip pembayaran
iii. Buku panduan daftar ulang
g. Humas mengumumkan hasil seleksi di internet (web SORAWI) sehingga siswa dapat
langsung melihat hasilnya.
Proses seleksi untuk Jalur UMUM dan Jalur Kerja Sama dengan flow-chart dapat dilihat di
bawah ini:
6
Seleksi PMB Jalur Prestasi dan Kerja Sama
Aktifitas SORAW SEKOLAH HUMAS/ JURUSA Dokumen Waktu

I P2TKP N&
Pejabat
Ekspo/presentasi/tes/ Info PAB, form
penjualan formulir pendaftaran,,
8 bulan
pendaftaran di sekolah oleh brosure, lembar
humas/TIM SORAWI jawab calon
Data Calon dan lembar DATA
jawab calon dari sekolah PRIBADI dan
1 hr
dibawa humas/TIM lembar jawab
SORAWI
Data identitas calon dan DATA
data rapor dimasukkan ke PRIBADI dan
komputer dan lembar lembar jawab 1 minggu
jawab diurutkan oleh
SORAWI
SORAWI menscan lembar Lembar jawab
jawab calon dan olah data calon 3 jam
SORAWI meminjam Undangan ke

RUANGAN, mengundang ketua, dll
ketua , devisi Pendidikan permohonan ke 1 jam
dan devisi lain untuk kepala kantor
seleksi
Seleksi Data di
2 jam
komputer
Pencetakan data rekap
hasil seleksi oleh Tim Daftar 5
SORAWI dan tanda tangan ANGGOTA menit
kepala SANGGAR
Setelah semua pendaftaran
Rekap data
selesai memfinalisasi data
lulus dan daftar
akhir dan mencetak rekap 1 jam
lulus per
data calon anggota yg
JURUSAN
diterima
Data soft copy dikirim ke Rekap data
Humas (diumumkan di lulus dan daftar
web) 20 mnt
lulus per
jurusan
SANGGAR mencetak SK, SK, label, slip
label, slip pembayaran dan buku 3 jam
panduan
Amplop ditempeli label Amplop per
dan diisi SK, slip & buku calon dan 4 jam
panduan per calon sekolah
Menyiapkan pengantar ke Amplop per
sekolah dilampiri daftar calon dan 2 jam
calon yang diterima sekolah
Mengirimkan berkas ke Amplop per
sekolah sekolah calon dan 1 jam
sekolah
7
3.
8
4. Daftar Ulang
a. Sebelum melakukan daftar ulang ANGGOTA baru wajib menyelesaikan urusan administrasi
keuangan yang meliputi Dana Pengembangan Pendidikan, dan surat ijin dari orang tua atau
wali
b. Selanjutnya anggota baru melakukan daftar ulang di SANGGAR SORAWI (membawa
berkas persyaratan yang telah ditentukan)
c. Anggota baru akan memperoleh bukti daftar ulang dari Sorawi untuk pengambilan KTM dan
Kaos
4. Data anggota Baru

Hasil Akhir dari proses Penerimaan anggota Baru adalah Data anggota yang selanjutnya menjadi
dasar bagi sanggar untuk proses kegiatan berikutnya.
9
DOKUMEN LEVEL KODE

PROCEDURE
JUDUL
LAYANAN TANGGAL DIKELUARKAN
PELATIHAN, UJIAN, PERTUNJUKAN DAN SEPTEMBER 2022
EVALUASI SISIP PROGRAM
AREA
NO REVISI : 01
SANGGAR SORAWI TUJUH DALAPAN September – Desember 2022
TUJUAN
1. Tertibnya mekanisme layanan Pelatihan, Ujian, pentas seni pertunjukan dan Evaluasi Sisip
Program yang diberikan oleh SANGGAR kepada anggota.
2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam layanan ini.
3. Meningkatkan kecepatan layanan kepada pihak-pihak yang membutuhkan.
4. Terkendalinya proses layanan sesuai dengan peraturan yang berlaku dan tujuan pendidikan yang
ditetapkan YAYASAN.
5. Menjamin terpenuhinya baku mutu standart layanan.
DESKRIPSI
Kegiatan layanan Pelatihan, Ujian, pentas seni pertunjukan dan Evaluasi Sisip Program adalah
kegiatan layanan yang diberikan oleh SANGGAR kepada anggota dan unit kerja lain, melalui proses
dari pengelolaan ruang PELATIHAN sampai dengan evaluasi sisip program.
RUANG LINGKUP
1. Pengelolaan ruangan
2. Persiapan Kebutuhan Anggota & sanggar
3. Pelaksanaan pelatihan
4. Pendaftaran & pemasaran
5. Pelaksanaan Ujian & pentas seni
6. Evaluasi Sisip Program
7. Meneruskan Pelatihan
DAFTAR ISTILAH
1. Sisip program : adalah evaluasi untuk menentukan apakah anggota boleh melanjutkan pelatihan
atau harus meninggalkan program pelatihan yang bersangkutan
REFERENSI
1. Peraturan Akademik

Keterangan ada di halaman berikutnya
14
DOKUMEN LEVEL KODE
SOP SORAWI-03
STANDAR OPERATING
PROCEDURE

LAYANAN SEPTEMBER 2022
PELATIHAN, UJIAN, PERTUNJUKAN DAN EVALUASI SISIP
PROGRAM
AREA NO REVISI : 01
SANGGAR SORAWI TUJUH DALAPAN(SORAWI)
Dok Waktu
Kegiatan Anggota JURUSAN/ SORAWI WR II /
No Sekret Ketua
sanggar
1.1.- 7 hr
Persiapan Bimbingan Rencana 1.5.
Pelatihan 1
2.1. - 15
Bimbingan Rencana Pelatihan 2.5. mnt
2
Latihan Ya 3.1. 2-14

3.2 hari
3
Tidak
4.1. 15
Print-out Presensi mnt
4
Peserta PELATIHAN
5.1. 3 hr
Pelaksanaan PELATIHAN 5.2.
5
15
tidak
15
6.1.
mnt
6.2.
Pembayaran Uang KAS
6 6.3.
6.4.
dispensasi
Pengambilan NO URUT 7.1. 5

TAMPIL - mnt
7
7.5.
Pelaksanaan 8.1. 2
Ujian PERTUNJUKAN – 8.4 mng
8
.
2
Hasil Ujian pertunjukan 9 9.1. mng
DO 1
10.1.
Evaluasi Sisip Program mg
10.2.
10
10.3.
Tidak
11.1 15
Meneruskan PELATIHAN 11 - mnt
11.5
Pengiriman SK DO 12.1. 2 hr
-
12
12.5.
16
No
Dokumen Waktu
Kegiatan
1.1. Flowchart pengelolaan ruang PELATIHAN
1 1.2. Daftar Penawaran materi PELATIHAN
1.3. Jadwal LATIHANHAN
1.4. Jadwal
1.5. Kartu Hasil Pelatihan
2.1. Jadwal Bimbingan Tradisional
2 2.2. Jadwal Bimbingan Individual
2.3. Kartu Anggota
2.4. Proses LATIHAN
2.5. Kartu Rencana Pelatihan
3 3.1. Jadwal Modifikasi
3.2. hasil modifikasi
4 4.1. Presensi PELATIHANan
5 5.1. Silabus/Satuan Acara Latihan

5.2. Handout MATERI PELATIHAN
6.1. Pengumuman Pembayaran Uang KAS

6 6.2. Kartu Anggota
6.3. Bukti pembayaran uang KAS
7 7.1. Kartu Anggota

7.2. Bukti bayar uang KAS & PENDAFTARAN
8 8.1. Jadwal Ujian PERTUNJUKAN
9 9.1. Hasil Ujian PERTUNJUKAN
10.1. Hasil evaluasi sisip program dari JURUSAN

10 10.2. Flowchart sisip program
11.1. Flowchart pengelolaan ruang PELATIHAN

11.2. Daftar Penawaran MATERI PELATIHAN
11 11.3. Jadwal Latihan
11.4. Jadwal LATIHAN
11.5. Kartu Hasil Pelatihan
12.1. SK DO
12.2. Transkrip
12 12.3. Surat Beres Administrasi
12.4. KTM
12.5. Surat Keterangan Pernah PELATIHAN
20
PENJELASAN PROSEDUR DAN TANGGUNGJAWAB
LAYANAN LATIHAN
1. Persiapan Bimbingan Rencana Pelatihan

Prosedur:
a. JURUSAN membuat Daftar penawaran MATERI PELATIHAN yang akan ditawarkan
beserta pelatih yang mengampunya untuk diinformasikan kepada anggota pada yang
bersangkutan berdasarkan kurikulum yang digunakan
b. Program pelatihan membuat Jadwal Latihan berdasarkan MATERI PELATIHAN yang
ditawarkan
c. Jadwal latihan perlu dilengkapi dengan ruang tempat latihan. Pengelolaan ruang
PELATIHAN diatur bersama oleh program pelatihan dan SORAWI berdasarkan base-
room JURUSAN dan ruang yang dikelola oleh SORAWI (lihat flow chart).
d. Daftar MATERI PELATIHAN beserta pelatih pengampunya serta jadwal latihan dimasukkan
ke dalam jaringan untuk persiapan LATIHAN on-line
e. JURUSAN membuat jadwal bimbingan tradisional, bimbingan individual, LATIHAN dan
jadwal latihan
Tanggung jawab: program pelatihan
2. Proses Bimbingan Rencana Pelatihan

Prosedur
Prosedur LATIHAN secara rinci diatur oleh setiap Fakultas atau Program Pelatihan. Secara
umum proses pengisian KRS dapat dijelaskan sebagai berikut :
a. Anggota mengikuti bimbingan tradisional yang diberikan oleh pelatih pembimbing
akademiknya sesuai jadwal yang telah ditentukan. Pembimbingan secara individual bisa
mengikuti jadwal yang dibuat oleh program pelatihan atau diatur tersendiri oleh Pembimbing
Akademik.
3. Latihan
Proses latihan diatur oleh program pelatihan
a. Latihan dilakukan bagi anggota yang merasa tidak cocok dengan MATERI PELATIHAN
yang sudah diambil pada waktu LATIHAN
b. Pengubahan rencana beban pelatihan (latihan) dilaksanakan maksimal 2 minggu sejak
kegiatan latihan yang bersangkutan dimulai.
c. Proses latihan diatur oleh program pelatihan masing-masing
4. Pencetakan Daftar MATERI PELATIHAN

Pencetakan daftar MATERI PELATIHAN (presensi PELATIHAN) dilakukan oleh Pelatih
program pelatihan
Tanggungjawab : program pelatihan
5. Pelaksanaan PELATIHAN
Anggota mengikuti latihan sesuai jadwal yang diatur oleh masing-masing program pelatihan.
Tanggungjawab : program pelatihan
6. Pembayaran Uang KAS

Prosedur:
a. Anggota mengumpulkan uang di setiap pertemuan untuk kebutuhan bersama
Tanggungjawab: Bagian Uang PELATIHAN, Ketua sanggar
7. Pelaksanaan Ujian PERTUNJUKAN(UAS)
21
Prosedur:
a. Ujian PERTUNJUKANdiatur dan dilaksanakan oleh masing-masing JURUSAN dalam satu
panggung.
b. Untuk mengikuti ujian PERTUNJUKAN anggota wajib menunjukkan Kartu Ujian
PERTUNJUKAN dan KTM atau kartu identitas lainnya
c. Pengawas ujian akan memeriksa KTM untuk pencocokan identitas anggota dan akan
memparaf Kartu Ujian PERTUNJUKANpada MATERI PELATIHAN yang sedang diujikan
d. Anggota mengisi presensi pada saat mengikuti ujian
Tanggungjawab: program pelatihan
8. Hasil Ujian pertunjukan

a. Setelah berakhir pelatih menyerahkan nilai ke Pelatih JURUSAN
b. Pelatih JURUSAN mengumumkan nilai ujian per MATERI PELATIHAN di papan
pengumuman
c. Pelatih JURUSAN memasukkan data nilai ujian setiap anggota dan presensi kehadiran pelatih
dalam latihan di jaringan
9. Evaluasi Sisip Program

a. Program pelatihan melaksanakan Sisip Program pada PERTUNJUKAN.
b. Keputusan DO sisip program menjadi kewenangan Ketua sanggar.
c. JURUSAN mengusulkan data anggota yang terkena sisip program kepada Ketua sanggar
untuk di-DO. Ketua sanggar memberi wewenang kepada SORAWI untuk mengeluarkan SK
DO bagi anggota yang terkena sisip program ( lihat flow chart).
d. SORAWI mengirimkan SK DO kepada anggota yang terkena sisip program
Tanggungjawab : Program pelatihan, SORAWI, Ketua sanggarat
22
10. Meneruskan PELATIHAN
a. Anggota yang lolos dari Sisip Program atau tidak DO dapat meneruskan PELATIHAN ke
berikutnya.
Flow-chart : PENGELOLAAN RUANG

AKTIFITAS SORAWI SEKRET DOKUMEN WAKTU
JURUSAN
Berdasarkan jadwal yang 2 hari
sudah dibuat, sek cukup
JURUSAN memasukkan selesai
penggunaan ruang ke
dalam base-roomnya tidak
melalui jaringan cukup
Melakukan kerja sama 1 hari

dengan JURUSAN lain cukup
dalam penggunaan ruang selesai
SORAWI mencarikan 1 hari

ruang ke berbagai Tidak
JURUSAN (menunggu cukup
setelah semua JURUSAN
selesai memasukkan
penggunaan ruang ke
base-roomnya)
Catatan 1. SORAWI bertugas membagi ruang seluruh ke dalam base-room
setiap JURUSAN secara adil berdasarkan jumlah anggota dan
jumlah kelas yang ada di JURUSAN
2. Secara periodik SORAWI berkewajiban mengevaluasi pembagian
base-room antar JURUSAN yang ada
3. Sek JURUSAN hanya memiliki kewenangan menggunaan ruang
dalam base-roomnya saja (di luar base-roomya tidak bisa)
4. SORAWI memiliki kewenangan menggunakan semua ruang yang
ada di setelah JURUSAN selesai memanfaatkan base-roomnya
untuk kegiatan latihan
23
Flow-chart : EVALUASI SISIP PROGRAM
Aktifitas Anggota Dekan/ Ketua SORAWI Dokumen Waktu

KaJURU sanggar
SAN/ sek
JURUSA
N
JURUSAN
memutuskan
anggota yang Permohonan
terkena sisip ketua
program pada IV sanggar 1 hari
dan memohon menerbitkan
ketua sanggar SK DO
untuk menerbitkan
SK DO
SORAWI
menerima
tembusan daftar
Tembusan 5 menit
anggota DO
akademik dari
JURUSAN
SORAWI
menerima perintah
penerbitan DO
akademik dari
ketua sanggar dan 1
SK DO
selanjutnya minggu
menerbitkan SK
DO atas anggota
yang terkena sisip
program
SORAWI
mengirimkan SK
SK DO 1 hari
DO kepada
anggota
24
DOKUMEN LEVEL KODE
SOP SORAWI-03
STANDAR OPERATING
PROCEDURE
JUDUL
LAYANAN TANGGAL DIKELUARKAN
UJIAN PERTUNJUKAN SEPTEMBER 2022
AREA
BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK (SORAWI) NO REVISI : 01
September – Desember 2022
TUJUAN
1. Tertibnya mekanisme layanan Ujian PERTUNJUKAN yang diberikan oleh SORAWI kepada
anggota.
2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam layanan SORAWI
3. Meningkatkan kecepatan layanan kepada pihak-pihak yang membutuhkan.
4. Terkendalinya proses layanan sesuai dengan peraturan yang berlaku dan tujuan pendidikan yang
ditetapkan .
5. Menjamin terpenuhinya baku mutu standar layanan.
DESKRIPSI
Kegiatan layanan Ujian PERTUNJUKAN adalah kegiatan layanan yang diberikan oleh SORAWI
kepada anggota dan unit kerja lain, melalui proses dari pendaftaran pertunjukan sampai dengan
pelaksanaan wisuda.
RUANG LINGKUP
1. Validasi data peserta ujian di SORAWI
2. Pelaksanaan Ujian Pertunjukan
3. Pendataan Lulusan di SORAWI
4. Penerbitan sertifikat dan transkrip asli beserta ligalisir
5. Pelaporan data lulusan
6. Buku Lulusan
DAFTAR ISTILAH
1. Ujian pertunjukan
2. Buku Lulusan
REFERENSI
1. Buku Peraturan Akademik

Keterangan ada di halaman berikutnya
25
DOKUMEN LEVEL KODE
SOP BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK
STANDAR OPERATING 06
PROCEDURE
LAYANAN AKREDITASI NOEMBER 2008
AREA NO REVISI :
SORAWI
TUJUAN
1. Tertibnya mekanisme pengajuan akreditas program pelatihan / institusi
2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam proses pengajuan akreditasi
3. Terkendalinya proses pengajuan akreditasi dilingkungan internal institusi
DESKRIPSI
SOP ini dimaksukkan untuk membantu program pelatihan secara administratif bagi proses pengajuan
akreditasi. Proses akreditasi program pelatihan dan institusi mengukur kinerja program pelatihan berdasar
standar yang ditentukan oleh Badan Akreditasi Nasional.
No Indikator Unit
1 Waktu Penyusunan Borang, Evaluasi Diri dan Portofolio 6 bulan
2 Waktu Verifikasi Data 1 minggu
3 Batas Penyerahan Berkas Akreditas sebelum habis masa 6 bulan
akreditasi
DAFTAR ISTILAH
Program pelatihan adalah unsur pelaksana kegiatan akademik dalam satu cabang ilmu pengetahuan,
teknologi, atau seni
Dekanat adalah unsur pelaksana kegiatan akademik dalam satu rumpun keilmuan.
Akreditas adalah penilaian kinerja institusi berdasar standar atau ukuran yang ditetapkan oleh badan
akreditasi.
SORAWI adalah Biro Administrasi Akademik yang berkedudukan di Gedung Administrasi Pusat
Kampus I Mrican
Badan Akreditas Nasional adalah lembaga yang ditunjuk pemerintah untuk melaksanakan akreditasi
program pelatihan maupun institusi pendidikan di Indonesia
RUANG LINGKUP
Dokumen akreditas meliputi Borang Akreditasi, Evaluasi Diri dan Portofolio Institusi
REFERENSI
Pedoman Akreditasi Program Pelatihan 2001 oleh Badan Akreditasi Nasional

Keterangan Ada di halaman berikutnya
26
Kegiatan DOKUMEN WAKTU
SORAWI KETUA JURUSAN INTERNAL BAN
SANGGARAT REVIEWER
Masa berlaku Portofolio Surat 1 th
Akreditasi Pemberitahuan sebelum
habis
Pengisian Borang dan Borang dan Data
Penyusunan Evaluasi Borang Evaluasi Diri EPSBED
Diri & 5th
Evaluasi terakhir
Diri
Penyusunan Portofolio
Portofolio Fakultas Portofolio Fakultas
Verifikasi Data Data EPSBED 1 minggu

Borang, Evaluasi Diri
Veri
& Portofolio fika
si
Dat
a
Review Internal Borang,

Borang & Borang & Portofolio, ED,
Evaluasi Evaluasi Review
Diri Diri
Pengiriman Berkas Bukti 6 bln

Akreditasi Penerimaan
Penerimaan sebelum
habis
Visitasi BAN 2 bln

setelah
Visitasi kirim
Penandatanganan 2 hr
Berita Acara Visitasi Berita
Hasil
Acara Akreditasi
Penerimaan SK 4 bln
Akrditasi Penerimaan setelah
SK visitasi
27
DOKUMEN LEVEL KODE
SOP SORAWI-07
STANDAR OPERATING
PROCEDURE
JUDUL : LAYANAN EKSTERNAL TANGGAL DIKELUARKAN
NOVEMBER 2008
AREA NO REVISI : 01
BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK September - Desember 2009
TUJUAN
1. Tertibnya mekanisme pelayanan yang diberikan oleh SORAWI kepada seluruh stakeholder yang
membutuhkan layanan
2. Meningkatkan kecepatan layanan kepada pihak-pihak yang membutuhkan
3. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam proses layanan di SORAWI
4. Terkoordinasinya unit-unit kerja di luar SORAWI dalam proses pemberian layanan yang diberikan
SORAWI
5. Menjamin terpenuhinya baku mutu standart layanan
DESKRIPSI
Layanan eksternal adalah layanan yang diberikan oleh SORAWI terkait dengan layanan diluar kegiatan
latihan kepada pihak-pihak eksternal diluar anggota. Layanan yang diberikan dapat berbentuk legalisasi
suatu dokumen yang dikeluarkan oleh khususnya SORAWI atau permintaan data/informasi yang
dibutuhkan oleh pihak eksternal. Bentuk layanan tersebut misalnya legalisir sertifikat, permintaan data
oleh APTIK, ketua sanggarat,dll
RUANG LINGKUP LAYANAN
1. Legalisasi dokumen yang dikeluarkan khususnya SORAWI
2. Terjemahan sertifikat
3. Pembuatan salinan dokumen asli yang hilang
4. Permintaan data terkait administrasi akademik oleh pihak eksternal
5. Validasi dokumen yang dikeluarkan /SORAWI oleh pihak eksternal
DAFTAR ISTILAH ATAU DEFINISI
1. Pihak-pihak eksternal yang dimaksud misalnya alumni, APTIK, unit-unit kerja di , ketua sanggarat,
instansi lain di luar dll.
2. Dokumen adalah surat keputusan yang dapat berbentuk sertifikat, sertifikat, atau transkrip yang
dikeluarkan oleh
3. Pengguna/stakeholder adalah perusahaan, instansi baik swasta maupun pemerintah, atau lembaga di
luar
4. Pejabat terkait adalah dekanat dan ketua sanggarat
REFERENSI
1. Peraturan akademik tahun 2002
28
1. Legalisasi Dokumen
Aktifitas SORAWI Pejabat BUK BANK ALUMNI Dokumen Waktu

terkait
Penerimaan dan
verifikasi Sertifikat
berkas (asli dan transkrip 5 menit
copyan) akta
pengembalian
Sertifikat,
dokumen asli
transkrip,
disertai
akta,
pengantar 5 menit
pengantar
pengambilan
pengambilan
slip pembayaran
slip
di BUK
Pengambilan Slip
slip pembayaran pembayaran 5 menit
oleh alumni BUK
Pembayaran ke
bank dan Bukti bayar
5 menit
penerimaan ke bank
bukti bayar
Proses legalisasi Sertifikat
oleh pejabat dan transkrip
1 hari
yang akan
dilegalisir
Pengambilan
Sertifikat
legalisir dan
dan transkrip
penyerahan 5 menit
yang sudah
bukti bayar oleh
dilegalisir
alumni
Catatan  Pejabat legalisir utamanya dekan jika tidak ada penggantinya berturut-turut adalah
wakil dekan bidang akademik ,wakil ketua sanggar bidang akademik, dan ketua
sanggar
 Jika tidak ada dokumen asli ceking keaslian dokumen bisa dilakukan dengan
mencocokan nomor sertifikat dengan salinan yang ada di SORAWI atau lewat
jaringan komputer
 Jika pejabat yang berwenang tidak ada di tempat legalisir bisa membutuhkan lebih
dari satu hari
29
2. Terjemahan Sertifikat
Aktifitas SORAWI BUK BANK ALUMNI Dokumen Waktu

Penerimaan dan
verifikasi berkas sertifikat 2 menit
(asli dan copyan)
Pengembalian
dokumen asli Sertifikat,
disertai pengantar pengantar
5 menit
pengambilan slip pengambilan
pembayaran di slip
BUK
Proses pembuatan
terjemahan
Terjemahn
sertifikat oleh 2 hari
sertifikat
petugas
Proses legalisasi
Terjemahan
oleh pejabat (Ka 10 menit
sertifikat
SORAWI).
Alumni mengambil
slip pembayaran
Bukti bayar
terjemahan ke 10 menit
ke bank
BUK dan
membayar ke bank
Pengambilan
Terjemahan
berkas oleh alumni
sertifikat dan
dengan 5 menit
bukti bayar
menyerahkan bukti
dari bank
bayar dari bank
3.
30
4. Pembuatan salinan dokumen asli yang hilang
Aktifitas SORA BUK BANK ALUMNI Dokumen Waktu

WI
Permohonan Surat
dibuatkan salinan permohonan,
(sertifikat/transkrip bukti
) dilampiri surat kehilangan, pas 5 menit
bukti kehilangan foto, copyan
dari kepolisian, pas sertifikat/transkr
foto 4x6 2 lb ip
Verifikasi
dokumen oleh
petugas dan
Slip
penyerahan
pembayaran 5 menit
pengantar
BUK
pengambilan slip
pembayaran di
BUK
Pengambilan slip
pembayaran di
Bukti bayar ke
BUK dan 10 menit
bank
pembayaran ke
bank
proses pembuatan Salinan
salinan oleh sertifikat/ 2 hari
petugas transkrip
Proses legalisasi Salinan
oleh pejabat sertifikat/transkr
1 hari
ip yang
dilegalisir
Pengambilan Salinan
dokumen legalisasi sertifikat/
5 menit
dan penyerahan transkrip yang
bukti bayar sudah dilegalisir
31
5. Permintaan data oleh pihak eksternal
PIHAK
Aktifitas SORAWI BAPSI Dokumen Waktu
EKSTERNAL
Permintaan data oleh
pihak eksternal ke Surat
5 menit
SORAWI permohonan
Persetujuan permintaan tidak

Surat
data oleh pejabat (Ka
permohonan
SORAWI) 10 menit
disetujui
setuju selesai pejabat
Petugas
mengidentifikasi apakah
data yang diminta ada
di SORAWI (SIA). Jika tidak Surat
tidak ada di SIA permohonan 15 menit
SORAWI mengirim data ke Bapsi
surat permohonan ke Ada
Bapsi agar dibuatkan
data lewat data base
Petugas menyiapkan
Data yang
data yang diminta 1 – 2 jam
diminta
Berdasarkan surat
permohonan SORAWI,
Bapsi menyiapkan data Data yang
4 hari
yang diminta SORAWI diminta
dan dikirimkan ke
SORAWI
Pengambilan data yang
diminta oleh pihak Data yang
15 menit
eksternal di SORAWI diminta
CATATAN : PIHAK EKSTERNAL : unit diluar SORAWI di , anggota, alumni, instansi di

luar
32
6. Validasi dokumen yang dikeluarkan /SORAWI oleh pihak eksternal
PIHAK
Aktifitas SORAWI Dokumen Waktu
EKSTERNAL
Pihak eksternal Dokumen
mengirimkan dokumen yang 1 hari
yang ingin divalidasi ke divalidasi
Petugas memvalidasi
dokumen keluaran
yang diragukan
keasliannya oleh pihak Dokumen 30 menit
pengguna, dengan
mencocokkan data yang
ada di
Hasil validasi dengan Komentar
komentar dari SORAWI dan
dikirimkan kembali ke dokumen 1 hari
instansi yang yang
membutuhkan validasi divalidasi
CATATAN : PIHAK EKSTERNAL : instansi pengguna lulusan
33
DOKUMEN LEVEL KODE
SOP SORAWI-08
STANDAR OPERATING
PROCEDURE
JUDUL : PENGARSIPAN DAN LAYANAN TANGGAL DIKELUARKAN
ADMINISTRASI AKADEMIK NOVEMBER 2008
AREA NO REVISI : 01
BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK September – Desember 2009
TUJUAN
1. Tertibnya mekanisme pengarsipan untuk berbagai kegiatan yang ada di SORAWI
2. Terkoordinasinya seluruh kegiatan pengarsipan oleh seluruh staf yang ada di SORAWI
3. Meningkatnya kecepatan pencarian dokumen yang akan dibutuhkan untuk kepentingan layanan dan
informasi
4. Terjaminnya keamanan data-data/dokumen yang ada di SORAWI
DESKRIPSI
Pengarsipan adalah kegiatan yang diarahkan untuk menjamin agar seluruh kegiatan yang dilakukan di
SORAWI dapat terdokumentasi dengan baik
1. Pengarsipan cuti pelatihan
2. Pengarsipan perpanjangan pelatihan
3. Pengarsipan DO akademik
4. Pengarsipan DO administrasi
5. Pengarsipan permintaan data dari luar
6. Penggantian KTM yang hilang
1. Publik adalah pihak-pihak pengguna informasi anggota yang meliputi : Orang Tua Anggota, Anggota,
Donatur, Lembaga Pemerintah/Non-Pemerintah
REFERENSI
34
Pengarsipan Cuti
Alur Proses Dokumen Keterangan
mulai
Bukti bayar,
surat
persetujuan
Berkas-berkas persyaratan cuti dari
cuti diterima BAA dekan
Melalui jaringan (SIA) petugas

Petugas menstatuskan Agenda menstatuskan cuti pelatihan bagi
mahasiswa cuti studi di cuti untuk anggota yang bersangkutan. Status
komputer penomora akan muncul di riwayat anggota
n SK
Petugas mengembalikan KTM
dengan diberi status cuti pelatihan
dan memberikan Surat Keterangan
Cuti kepada anggota
Petugas mengirimkan
Surat
tembusan cuti studi ke sek Keterangan
prodi, perpustakaan, sek Agenda cuti untuk menentukan
Cuti
dekanat FKIP, rektorat penomoran SK Cuti dan masa
berlakunya
Petugas mengarsip satu

lembar cuti studi, di file
mahasiswa
Pengarsipan di file anggota untuk

informasi sudah berapa kali anggota
Selesai telah melakukan cuti.
35
Pengarsipan Perpanjangan Pelatihan
mulai
Tembusan
Surat Ijin
Perpanjangan
Masa Studi
BAA menerima tembusan Surat Ijin
dari dekan/
Perpanjangan Masa Studi dari dekan Agenda perpanjangan masa
rektor
(I, II) atau rektor (III) pelatihan untuk mencatat nomor SK
dekan dan masa berlakunya
Agenda
Petugas mengarsip satu lembar SK perpanjang Pengarsipan di file anggota untuk
Perpanjangan Studi ke file an masa informasi sudah berapa kali anggota
mahasiswa studi melakukan perpanjangan pelatihan.
Selesai
36
Pengarsipan DO Akademik / Mengundurkan diri
mulai Copian daftar

usulan
mahasiswa
DO
BAA menerima copian daftar usulan Akademik /
mahasiswa DO Akademik / Pengunduran
mengundurkan diri dari program diri
studi
Agenda anggota DO Akademik/

Agenda Pengunduran diri untuk mencatat
BAA menerima disposisi dari rektor
untuk menerbitkan SK DO pemberian nomor SK
Akademik/ Pengunduran diri kepada nomor SK
mahasiswa yang ada di daftar usulan
dari program studi yang di DO
Akademik/ mengundurkan diri
SK DO akademik/ Pengunduran diri

SK DO dikirim kepada anggota yang
BAA menerbitkan SK DO Akademik/ bersangkutan, sementara transkrip
Akademik/ pengundurkan diri dan Pengunduran akademik disimpan di SORAWI
transkrip akademik kepada
diri dan apabila nanti sewaktu-waktu
mahasiswa yang bersangkutan
transkrip dibutuhkan oleh yang bersangkutan
akademik
BAA mengirimkan SK DO Pihak terkait yang menerima

Akademik / Pengunduran diri tembusan SK DO/ Pengunduran diri
kepada orang tua mahasiswa dan adalah: WR I, II, III, dekan, wakil
sekaligus mengirim tembusan ke dekan, kaJURUSAN, perpustakaan,
beberapa pihak terkait BUK
BAA mengarsip SK DO Akademik/

Pengunduran diri untuk ditempatkan Pengarsipan di file anggota untuk
pada file mahasiswa informasi anggota DO Akademik/
Pengunduran diri
Selesai
37
Instruksi Kerja DO administrasi
38
mulai
Melalui jaringan (SIA) petugas
SORAWI mencetak daftar anggota
yang tidak melakukan DU selama 2
Daftar mhs DO atau lebih berturut-turut menurut
Mencetak daftar
Administrasi
DO administrasi program pelatihan
Dengan dilampiri daftar anggota

Kaprodi
mengoreksi daftar yang terkena DO adminisrasi
mahasiswa DO SORAWI membuat surat ke
Administrasi kaJURUSAN agar mengoreksi
daftar tersebut apabila ada
kesalahan
Kaprodi
mengembalikan daftar
mhs DO Administrasi
yang sudah dikoreksi
ke BAA
BAA mengusulkan daftar DO Dengan dilampiri daftar anggota

Administrasi yang sudah yang terkena DO administrasi (yang
direkomendasi oleh prodi kepada sudah dikoreksi oleh kaJURUSAN)
Rektor SORAWI membuat surat
permohonan kepada Ketua sanggar
agar anggota yang ada di daftar
tersebut di DO
BAA membuat SK DO
Administrasi dan transkrip SK DO
Administrasi Setelah menerima disposisi dari
atas rekomendasi rektor Ketua sanggar SORAWI
Dan transkrip
menerbitkan surat DO Administrasi
atas nama Ketua sanggar terhadap
anggota yang terkena DO
BAA mengirimkan
Administrasi tersebut
SK DO Administrasi
kepada orang tua mhs
yang bersangkutan
dan tembusan ke
pihak-pihak terkait SORAWI mengirimkan SK DO
dan arsip BAA Administrasi kepada anggota yang
terkena DO melalui surat dan
membuat arsipnya untuk disimpan
di file anggota
selesai
Instruksi Kerja Penggantian KTM yang Hilang
39
Aktifitas Anggota SORAWI/ BUK BANK Dokumen Waktu
KANISIUS
Anggota melapor Surat
kehilangan ke kantor Kehilangan
polisi dari
Kepolisian
Anggota mengambil
slip pembayaran Slip
5 menit
penggantian KTM di pembayaran
BUK
Anggota membayar ke
bank dan menerima Bukti bayar
5 menit
bukti bayar dari bank
Dengan membawa
surat kehilangan dari
Bukti bayar
kantor polisi dan bukti
dan Surat
bayar penggantian
Kehilangan 5 menit
KTM anggota ke
dari
SORAWI untuk
Kepolisian
dibuatkan KTM
pengganti
SORAWI memesan
KTM baru ke tempat 1
pemesanan KTM minggu
Setelah 1 minggu
dengan membawa
surat kehilangan dari KTM baru 5 menit
kepolisian anggota
mengambil KTM
40
DOKUMEN LEVEL KODE
SOP SORAWI-09
STANDAR OPERATING
PROCEDURE
JUDUL : LAYANAN PUBLIK TANGGAL DIKELUARKAN
DESEMBER 2008
AREA NO REVISI : 00
BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK
TUJUAN
1. Memberikan informasi kepada publik terkait dengan kinerja akademik, dan keuangan anggota
DESKRIPSI
Layanan publik adalah layanan yang diberikan oleh dalam bentuk informasi yang dapat diakses oleh
publik lewat internet terkait dengan kinerja akademik dan keuangan masiswa. Melalui media layanan
publik ini diharapkan orang tua atau pihak-pihak yang berkepentingan dengan kemajuan akademik dan
keuangan anggota dapat mengetahui perkembangan anaknya atau anak asuhnya yang sedang
PELATIHAN di .
1. IPK anggota
2. IPS anggota
3. Nilai MATERI PELATIHAN anggota
4. Jumlah KAS yang ditempuh
5. Jumlah KAS lulus
6. Lama pelatihan anggota
7. Jadwal PELATIHAN anggota
8. Kahadiran PELATIHAN anggota
9. Status anggota
10. Peminjaman buku
11. Tagihan keuangan anggota
12. Prestasi anggota
13. Kegiatan keanggotaan
1. Publik adalah pihak-pihak pengguna informasi anggota yang meliputi : Orang Tua Anggota, Anggota,
Donatur, Lembaga Pemerintah/Non-Pemerintah
REFERENSI

1. Pihak pihak yang berkepentingan dengan perkembangan akademik dan keuangan anggota dapat
mengakses informasi tersebut lewat web
2. Untuk login diharapkan dapat dipersiapkan oleh BAPSI
41
Aktifitas SORA Pejabat BUK BANK PENGGUNA Dokumen Waktu
WI terkait
42
DOKUMEN LEVEL KODE
SOP KETUA SANGGARI-01
STANDAR OPERATING
PROCEDURE
JUDUL : KESEJAHTERAAN ANGGOTA TANGGAL DIKELUARKAN
(LAYANAN BEASISWA) NOVEMBER 2008
AREA NO REVISI : 00
KETUA SANGGARI
1. TUJUAN
1. Tertibnya mekanisme pelayanan beasiswa mulai dari pengumuman lowongan penerimaan
beasiswa, proses pelamaran, seleksi sampai dengan pengambilan dana dan laporan
2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam layanan pemberian beasiswa,
seperti anggota, program pelatihan, Pelatih fakultas/jurusan, wakaJURUSAN, ketua sanggarI,
bagian keuangan dan staff ketua sanggarI yang membidangi beasiswa.
2. DESKRIPSI
Proses penerimaan beasiswa dilakukan melalui proses seleksi yang didasarkan pada kriteria-kriteria
dari setiap badan/organisasi pemberi beasiswa serta kuota yang diberikan. Proses seleksi dilakukan
oleh tim. Hanya pelamar yang lolos seleksi yang akan mendapatkan beasiswa.
3. RUANG LINGKUP
Pemberian beasiswa di lingkungan Sanata Dharma
4. DAFTAR ISTILAH DAN DEFINISI

a. Beasiswa adalah bantuan dana untuk anggota berupa bantuan biaya hidup atau bantuan biaya
pelatihan (UKT)
b. Seleksi adalah proses pertimbangan dalam menerima atau menolak pengajuan beasiswa
c. Kuota adalah jatah anggota penerima berdasarkan jumlah total anggota per JURUSAN dibagi
jumlah beasiswa yang tersedia
d. Kriteria adalah standard yang sudah ditetapkan dalam menyeleksi beasiswa, yaitu: IP anggota,
penghasilan orang tua, jumlah anggota keluarga yang menjadi tanggungan orang tua, jumlah
kegiatan anggota baik di dalam maupun di luar kampus.
5. REFERENSI
Statuta Bab IX Pasal 11 butir 4 tentang tugas WR III dalam hal menangani kesejahteraan anggota
6. PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB

Prosedur layanan beasiswa terdiri atas beberapa aktivitas, yaitu:
No. Prosedur Tanggung jawab

1 Pengumuman beasiswa Ketua sanggarat
2 Mengisi dan melengkapi persyaratan Anggota
3 Rekapitulasi pelamar beasiswa Ketua sanggarat
4 Rekomendasi JURUSAN
5 Putusan seleksi Ketua sanggarat
6 Penetapan penerima beasiswa Ketua sanggarat
7 Pengumuman anggota penerima beasiswa Ketua sanggarat
8 Pengambilan dana beasiswa Anggota
9 Pendampingan penerima beasiswa Ketua sanggarat
43
10 Laporan (Laporan Ketua sanggar) Ketua sanggarat
7. KEADAAN KHUSUS (JIKA ADA)

Apabila penerima beasiswa terbukti menipu, memalsukan data maka hak penerimaan beasiswa
dicabut.
8. DOKUMENTASI
Dokumen-dokumen maupun laporan-laporan yang yang dihasilkan dari prosedur ini antara lain:
pengumuman lowongan penerimaan beasiswa, daftar pelamar, dokumen persyaratan pengajuan
beasiswa (surat penghasilan orang tua, kartu hasil pelatihan, surat lamaran, kartu anggota yang
masih berlaku, dan lain sebagainya), hasil seleksi, laporan keputusan hasil seleksi, surat kontrak,
bukti pengambilan dana beasiswa, laporan penerrima beasiswa ke lembaga pemberi beasiswa.
9. PROSEDUR-PROSEDUR TERKAIT
(Instruksi kerja penyeleksian beasiswa):
a. Pengumuman beasiswa
b. Pendaftaran beasiswa
c. Seleksi beasiswa
d. Pengumuman penerima beasiswa
e. Pencairan dana beasiswa
f. Pendampingan penerima beasiswa
g. Pelaporan beasiswa dalam bentuk surat kepada donator beasiswa dan Laporan
Ketua sanggar Tahunan
10. LAMPIRAN
Syarat-syarat pengajuan beasiswa untuk skema beasiswa tertentu
44
DOKUMEN LEVEL KODE
SOP KESEJAHTERAAN ANGGOTA-01
STANDAR OPERATING
PROCEDURE
JUDUL LAYANAN BEASISWA TANGGAL DIKELUARKAN 5 SEPTEMBER 2008
AREA KETUA SANGGARAT NO REVISI : 00
Unit Terkait
Kegiatan No Dokumen Waktu
anggota JURUSAN/Tim ketua sanggarat
Seleksi
Pengumuman beasiswa 1 surat dan 2 bulan
pengumuman
Mengisi dan melengkapi 2 Surat 1 minggu

persyaratan penghasilan
orang tua,
transkrip nilai,
surat keterangan
tidak
mampu/tanggun
gan orang tua,
blangko
pendaftaran
beasiswa
Rekapitulasi pelamar 3 Daftar pelamar 2 minggu
beasiswa beasiswa
Seleksi Penerima (Instruksi Kerja:

Beasiswa Seleksi
penerimaan
beasiswa)
Rekomendasi 4 Daftar calon 1 minggu
penerima
beasiswa
Putusan seleksi 5 Surat keputusan 1 hari
Penetapan penerima 6 Daftar penerima 1 hari

beasiswa beasiswa
Pengumuman anggota 7 Daftar penerima 1 hari

penerima beasiswa beasiswa
Pengambilan dana 8 Bukti 1 tahun

beasiswa penerimaan
beasiswa
Pendampingan penerima 9 1 hari
beasiswa
Laporan 10 Laporan 7 hari

mengenai data
penerima
beasiswa untuk
Laporan Ketua
sanggar
45
PERINTAH
KERJA
LAYANAN BEASISWA
SANATA DHARMA
46
A. BEASISWA YAYASAN IJARI
1. Persyaratan :
1. Anggota/i berkebangsaan Indonesia, Jenjang S-1 atau D-3 dari Fakultas Teknik, Fakultas
MIPA serta Fakultas Farmasi
2. Minimum III atau tahun ajaran ke dua
3. Indeks Prestasi Kumulatif (IPK) terakhir :
 Pengajuan Pepanjangan : S-1 : 2,80, D-3 : 2,65
 Pengajuan Baru : S-1 : 2,75, D-3 : 2, 60
4. Dari keluarga berpenghasilan rendah, dibuktikan dengan surat keterangan dari instansi
dan/atau pemerintah desa setempat dan diketahui oleh WR III
5. Tidak sedang menerima Beasiswa dari lembaga atau instansi yang disalurkan oleh Sanata
Dharma
2. Kuota, Periode dan Besarnya Beasiswa :
a. Beasiswa ini disediakan bagi 50 orang anggota untuk setiap periode pengajuan.
b. Periode penerimaan selama 12 bulan.
c. Besarnya beasiswa adalah Rp 150.000,-/bulan
3. Lampiran :
a. Surat Keterangan Penghasilan Orang Tua dan / atau Surat Keterangan dari Kelurahan
setempat
b. Surat Keterangan Kegiatan dari /Organisasi
c. Surat Penghargaan (apabila ada)
d. Fotocopy IPK dan KAS yang telah ditempuh (transkrip Nilai) ter-legalisir
4. Tahapan Pengajuan :
a. Anggota dapat mengambil, mengisi dan mengembalikan formulir yang sudah dilengkapi
dengan persyaratan yang telah ditentukan sesuai jadwal yang telah ditentukan.
b. Formulir yang telah dikembalikan setelah batas waktu yang ditentukan akan didata dan
direkapitulasi serta serta dihitung kuotanya berdasarkan jumlah anggota perJURUSAN dan
jumlah kuota beasiswa yang disediakan.
c. Data rekapitulasi tersebut dikonsultasikan kepada WakaJURUSAN Bidang Keanggotaan
dari mana anggota tersebut berasal untuk menentukan anggota yang diusulkan untuk
mendapat beasiswa.
d. Usulan dari WakaJURUSAN Bidang Keanggotaan direkap kembali dan dikirimkan ke
Lembaga Pemberi Beasiswa.
e. Lembaga Pemberi Beasiswa akan mengirimkan pemberitahuan seandainya usulan penerima
beasiswa tersebut disetujui dan kapan dana beasiswa tersebut dikirimkan untuk segera
dibagikan kepada anggota yang berhak.
f. Beasiswa ini diberikan kepada anggota dalam 4 tahap / 4 triwulan dan setiap triwulan ke-2
dan ke-3 anggota wajib mengumpulkan KHS untuk dilaporkan kepada Lembaga Pemberi
Beasiswa.
47
B. BEASISWA TPSDP
1. Persyaratan :
a. Diutamakan Anggota Tahun Ajaran Baru
b. Pendapatan orang tua per bulan ≤ Rp. 2.000.000,00 (dibuktikan dengan slip gaji/surat
keterangan penghasilan dari instansi yang berwenang).
c. Nilai Rata-rata UAN SMU ≥ 4,5 (dibuktikan dengan fotocopy UAN).
d. Tidak sedang atau akan mendapat beasiswa dari sumber lain.
e. Mengisi formulir Pengajuan Beasiswa TPSDP.
f. Anggota yang pernah menjadi juara dalam kompetisi ilmiah dapat diajukan dengan
melampirkan sertifikat kejuaraan tersebut walaupun penghasilan orang tua di atas Rp.
2.000.000,00. Persyaratan lain tetap berlaku.
a. Kuota beasiswa ini adalah 10 % dari jumlah anggota pada setiap program pelatihan.
b. Periode penerimaan selama 4 tahun.
3. Lampiran :
a. Melampirkan fotocopy STTB.
b. Melampirkan fotocopy Kartu Keluarga (sebagai acuan untuk menentukan daerah asal dan
tanggungan orang tua).
c. Surat Penghargaan (apabila ada)
d. Melampirkan Surat Rekomendasi dari Dekan/ Wakil Dekan
mendapat beasiswa.
beasiswa tersebut disetujui dan kapan akan dilakukan penandatanganan surat perjanjian
kerjasama serta kapan dana beasiswa tersebut dikirimkan untuk segera dibagikan kepada
anggota yang berhak.
f. Beasiswa ini diberikan kepada anggota dalam 2 tahap setiap tahunnya dan setiap tahapan
penerimaan anggota wajib mengumpulkan KHS untuk dilaporkan kepada Lembaga Pemberi
Beasiswa sebagai Laporan Perkembangan Prestasi Akademik.
g. Pada akhir tahun wajib menyampaikan Laporan Tahunan Pelaksanaan Program beasiswa
serta akan dievaluasi apakah anggota penerima beasiswa masih direkomendasikan untuk
tetap menerima beasiswa atau tidak berdasarkan Perkembangan Prestasi Akademik yang
dipantau setiap tahunnya.
48
C. BEASISWA YAYASAN SALIM
i. Persyaratan Pengajuan Baru :
a. Anggota Program S-1 Sanata Dharma
b. Anggota I (satu) sampai dengan VII (tujuh)
c. Nilai Minimum
1. Bagi anggota I, nilai rata-rata Ebtanas Murni ( NEM) dan rapor kelas terakhir di
SMA/sederajat minimum 7.
2. Bagi anggota III ke atas, Rata-rata Indeks Prestasi (IPS) dua terakhir minimum 2,80
d. Orang tua ekonomi tidak mampu
e. Belum/tidak menerima beasiswa dari sumber lain
ii. Persyaratan Pengajuan Perpanjangan Beasiswa :
a. Anggota Program S-1 Sanata Dharma
b. Anggota I (satu) sampai dengan VII (tujuh)
c. Nilai Minimum bagi anggota III ke atas, Rata-rata Indeks Prestasi (IPS) dua terakhir
minimum 2,80
d. Orang tua ekonomi tidak mampu
e. Belum/tidak menerima beasiswa dari sumber lain
f. Perpanjangan beasiswa atas permintaan anggota dapat diberikan apabila Rata-rata Indeks
Prestasi (IPS) 2 terakhir minimum 2,80.
g. Perpanjangan beasiswa dapat diberikan berkali-kali sampai anggota yang bersangkutan lulus
S-1 atau maksimal sampai dengan X (sepuluh), selama yang bersangkutan memenuhi
persyaratan.
iii. Kuota, Periode dan Besarnya Beasiswa :
a. Kuota beasiswa ini adalah 5 orang anggota.
b. Periode penerimaan selama 1 tahun.
iv. Lampiran :
a. Mengisi Formulir Permohonan Beasiswa Salim
b. Surat Rekomendasi Ketua sanggar/Ketua sanggarI yang menyatakan kondisi ekonomi orang
tua tidak mampu dan anggota tidak menerima beasiswa dari pihak lain.
c. Surat Rekomendasi Ketua sanggar/Ketua sanggarI untuk perpanjangan beasiswa bagi
pengajuan perpanjangan beasiswa
d. Fotocopy laporan hasil pelatihan 2 (dua) terakhir yang disahkan oleh /Institut bagi anggota
3 ke atas
e. Foto copy Rapor kelas terakhir, STTB, dan DANEM SMA/sederajatyang disahkan oleh
Kepala Sekolah masing-masing
f. Foto copy KTP
g. Foto copy Kartu Anggota yang masih berlaku
h. Foto copy Kartu Keluarga Orang Tua
i. Pas Foto 4 x 6 sebanyak 2 (dua) lembar
v. Tahapan Pengajuan :
49
mendapat beasiswa.
f. Beasiswa ini dikirimkan ke rekening pribadi anggota dalam 12 kali setiap tahunnya dan
anggota wajib mengirimkan KHS kepada Lembaga Pemberi Beasiswa sebagai Laporan
Perkembangan Prestasi Akademik.
50
D. BEASISWA YAYASAN TOYOTA ASTRA
1. Persyaratan :
 Anggota/i berkebangsaan Indonesia, Jenjang S-1 atau D-3 dari Fakultas Teknik, Fakultas
MIPA
 Berada di V atau VII
 Indeks Prestasi Kumulatif (IPK) minimal 2,80
 Dari keluarga berpenghasilan rendah, dibuktikan dengan surat keterangan dari instansi
 Tidak sedang menerima Beasiswa dari lembaga atau instansi yang disalurkan oleh Sanata
Dharma
a. Beasiswa ini disediakan bagi 15 orang anggota untuk setiap periode pengajuan.
3. Lampiran :
a. Surat Rekomendasi dari Dekan/ Wakil Dekan
b. Surat Keterangan Penghasilan Orang Tua dan / atau Surat Keterangan dari Kelurahan
setempat
c. Surat Keterangan Tidak Sedang Mengajukan Atau menerima Beasiswa Lain Yang
Disalurkan Melalui Sanata Dharma.
d. Fotocopy IPK dan KAS yang telah ditempuh (transkrip Nilai) ter-legalisir
mendapat beasiswa.
Beasiswa.
51
E. BEASISWA BPAK/PKPS-BBM/BBPM
a. Persyaratan :
a. Anggota program D-III minimal III atau Sarjana (S-1) minimal IV yang masih aktif
mengikuti PELATIHAN sampai tahun akademik 2005.
b. Memiliki IPK > 3,00 untuk Prioritas I dan IPK 2,50 – 2,99 untuk Prioritas ke II.
c. Aktif dalam kegiatan keanggotaan (ekstra kurikuler) yang diprogramkan oleh Perguruan
Tinggi.
d. Tidak berstatus penerima atau sedang mengajukan Beasiswa lain (BBM, BTA, PKPS-
BBM, Super Semar).
e. Kondisi Orang Tua/Wali tidak mampu yang dinilai dengan dasar pertimbangan :
a. Penghasilan/pendapatan Orang Tua/Wali sebesar < Rp. 1.300.000,-/bulan (PRIORITAS
I) dan < Rp. 1.500.000,-/bulan (PRIORITAS II).
b. Pekerjaan Orang Tua/Wali yang secara ekonomis tergolong lemah : PNS/ABRI,
Pensiunan, Veteran, Buruh, Petani, Nelayan, Pedagang kecil dan status lain.
b. Kuota, Periode dan Besarnya Beasiswa :
a. Kuota Beasiswa ini ditentukan oleh Kopertis V.
c. Lampiran :
a. Mengisi Surat Permohonan yang ditujukan ke DIKTI melalui Koordinator Kopertis
Wilayah V.
b. Surat Keterangan kemampuan Pelatihan (IPK sampai dengan terakhir) dilampiri
Transkrip Nilai yang telah ditempuh dan disahkan Pimpinan .
c. Mengisi Surat Keterangan Kegiatan Keanggotaan Ekstra Kurikuler.
d. Surat Keterangan penghasilan Orang Tua/Wali dari penanggung jawab biaya pelatihan
yang disahkan pihak yang berwenang.
e. Mengisi Surat Keterangan Tidak Berpenghasilan, dinyatakan oleh Pemerintah Daerah
setempat (Lurah/Kepala Desa, KecaMATERIn).
f. Daftar Keluarga Penanggung jawab biaya pelatihan.
g. Surat Pernyataan tidak sebagai penerima beasiswa lain dan disahkan Pimpinan .
h. Surat Keterangan berkelakuan baik dari Pimpinan .
i. Melampirkan 1 eksemplar Fotocopy Kartu Anggota yang masih berlaku
j. Melampirkan 1 eksemplar Pas Foto ukuran 3 x 4 terbaru
d. Tahapan Pengajuan :
mendapat beasiswa.
52
Beasiswa.
53
F. BEASISWA PENGEMBANGAN PRESTASI AKADEMIK
1. Persyaratan :
Tinggi.
d. Tidak berstatus penerima atau sedang mengajukan Beasiswa lain (BBM, BTA, PKPS-BBM,
Super Semar).
e. Periode penerimaan selama 12 bulan.
f. Besarnya beasiswa adalah Rp 100.000,-/bulan
g. Kondisi Orang Tua/Wali tidak mampu yang dinilai dengan dasar pertimbangan :
 Penghasilan/pendapatan Orang Tua/Wali sebesar < Rp. 1.000.000,-/bulan (PRIORITAS
 Pekerjaan Orang Tua/Wali yang secara ekonomis tergolong lemah : PNS/ABRI,
Pensiunan, Veteran, Buruh, Petani, Nelayan, Pedagang kecil dan status lain
3. Lampiran :
a. Mengisi Surat Permohonan yang ditujukan ke DIKTI melalui Koordinator Kopertis Wilayah
V diutamakan bagi anggota di bidang ilmu kelompok Teknologi (Teknik, Matematika,
Biologi, Kimia, Fisika, Pertanian, Farmasi).
b. Surat Keterangan kemampuan Pelatihan (IPK sampai dengan terakhir) dilampiri Transkrip
Nilai yang telah ditempuh dan disahkan Pimpinan .
d. Surat Keterangan penghasilan Orang Tua/Wali dari penanggung jawab biaya pelatihan yang
disahkan pihak yang berwenang.
direkapitulasi serta dihitung kuotanya berdasarkan jumlah anggota perJURUSAN dan
54
mendapat beasiswa.
f. Beasiswa ini diberikan kepada anggota dalam 3 tahap (pola 6 bulan/Tahap I, 3 bulan/Tahap
II dan 3 bulan/Tahap III) dan pada pencairan Tahap ke-2 dan ke-3 anggota wajib
mengumpulkan KHS untuk dilaporkan kepada Lembaga Pemberi Beasiswa.
55
G. BEASISWA BANTUAN BELAJAR ANGGOTA
a. Persyaratan :
Tinggi.
Super Semar).
e. Periode penerimaan selama 12 bulan.
f. Besarnya beasiswa adalah Rp 100.000,-/bulan
g. Kondisi Orang Tua/Wali tidak mampu yang dinilai dengan dasar pertimbangan :
 Penghasilan/pendapatan Orang Tua/Wali sebesar < Rp. 1.000.000,-/bulan (PRIORITAS
 Pekerjaan Orang Tua/Wali yang secara ekonomis tergolong lemah : PNS/ABRI,
Pensiunan, Veteran, Buruh, Petani, Nelayan, Pedagang kecil dan status lain
1. Kuota Beasiswa ini ditentukan oleh Kopertis V.
2. Periode penerimaan selama 12 bulan.
3. Besarnya beasiswa adalah Rp 100.000,-/bulan
c. Lampiran :
a. Mengisi Surat Permohonan yang ditujukan ke DIKTI melalui Koordinator Kopertis Wilayah
V.
mendapat beasiswa.
56
f. Beasiswa ini diberikan kepada anggota dalam 3 tahap (pola 6 bulan/Tahap I, 3 bulan/Tahap
II dan 3 bulan/Tahap III) dan pada pencairan Tahap ke-2 dan ke-3 anggota wajib
57
H. BEASISWA YAYASAN SUPERSEMAR
1. Persyaratan :
Tinggi.
Super Semar).
e. Kondisi Orang Tua/Wali tidak mampu yang dinilai dengan dasar pertimbangan :
a. Penghasilan/pendapatan Orang Tua/Wali sebesar < Rp. 1.300.000,-/bulan (PRIORITAS
b. Pekerjaan Orang Tua/Wali yang secara ekonomis tergolong lemah : PNS/ABRI,
Pensiunan, Veteran, Buruh, Petani, Nelayan, Pedagang kecil dan status lain.
3. Lampiran :
a. Mengisi Surat Permohonan yang ditujukan ke Yayasan Supersemar melalui Koordinator
Kopertis Wilayah V.
mendapat beasiswa.
58
f. Beasiswa ini diberikan kepada anggota dalam 2 tahap/2 dan setiap anggota wajib
59
I. BEASISWA SANATA DHARMA
a. Persyaratan :
a. Khusus bagi anggota FKIP, F. Ekonomi, F. Sastra, F. Farmasi dan F.Psikologi yang
mengalami masalah keuangan.
b. Beasiswa diberikan bagi anggota yang aktif PELATIHAN (maks. Sem. VII) yang memenuhi
syarat yang telah ditentukan.
c. Tidak sedang menerima beasiswa dari instansi lain.
d. IP sebelumnya minimal 2,25 untuk bidang eksakta ( F. Farmasi dan JPMIPA-
FKIP) dan 2,50 untuk bidang non eksakta.
e. Diutamakan bagi yang terlibat aktif dalam kegiatan keanggotaan di kampus dan kegiatan di
luar kampus Sanata Dharma.
1. Beasiswa ini disediakan bagi 100 orang anggota.
c. Lampiran :
a. Surat Keterangan/Rekomendasi dari pastor paroki,
b. Foto copy rincian Keterangan Penghasilan/Daftar gaji orangtua
c. Rekening listrik bulan terakhir.
c. Data rekapitulasi tersebut dikirimkan kepada WakaJURUSAN Bidang Keanggotaan;
HMJ/HMPS dari mana anggota tersebut berasal untuk menentukan anggota yang
diusulkan/direkomendasikan untuk mendapat beasiswa.
d. Rekomendasi dari WakaJURUSAN Bidang Keanggotaan; HMJ/HMPS direkap kembali dan
diumumkan kepada para anggota.
e. Anggota yang berhak mendapat beasiswa mengambil kartu pencairan Dana beasiswa di
Sekr. WR untuk selanjutnya mencairkan Dana Beasiswa di Kasir .
f. Beasiswa ini diberikan kepada anggota dalam 6 tahap/6 bulan dan pada setiap pencairan
anggota wajib meghadap kepada WakaJURUSAN Bidang Keanggotaan untuk mohon
penandatanganan Kartu Pencairan Dana Anggota.
60
J. BEASISWA SCHOLARSHIP FUND YAYASAN SANATA DHARMA
a. Persyaratan :
a. Khusus bagi anggota FKIP, F. Ekonomi, F. Sastra, F. Farmasi dan F.Psikologi yang
mengalami masalah keuangan.
b. Beasiswa diberikan bagi anggota yang aktif PELATIHAN (maks. Sem. VII) yang memenuhi
syarat yang telah ditentukan.
d. IP sebelumnya minimal 2,25 untuk bidang eksakta ( F. Farmasi dan JPMIPA-
FKIP) dan 2,50 untuk bidang non eksakta.
e. Diutamakan bagi yang terlibat aktif dalam kegiatan keanggotaan di kampus dan kegiatan di
luar kampus Sanata Dharma.
1. Beasiswa ini disediakan bagi 30 orang anggota.
c. Lampiran :
a. Surat Keterangan/Rekomendasi dari pastor paroki,
b. Foto copy rincian Keterangan Penghasilan/Daftar gaji orangtua
c. Rekening listrik bulan terakhir.
direkapitulasi serta dihitung kuotanya berdasarkan jumlah anggota perJURUSAN dan
c. Data rekapitulasi tersebut dikirimkan kepada WakaJURUSAN Bidang Keanggotaan; Para
WakaJURUSAN; HMJ/HMPS dari mana anggota tersebut berasal untuk menentukan
anggota yang diusulkan/direkomendasikan untuk mendapat beasiswa.
d. Rekomendasi dari WakaJURUSAN Bidang Keanggotaan; Para WakaJURUSAN;
HMJ/HMPS direkap kembali dan diumumkan kepada para anggota.
e. Anggota yang berhak mendapat beasiswa mengambil kartu pencairan Dana beasiswa di
Sekr. WR untuk selanjutnya mencairkan Dana Beasiswa di Yayasan Sanata Dharma.
f. Beasiswa ini diberikan kepada anggota dalam 6 tahap/6 bulan dan pada setiap pencairan
anggota wajib meghadap kepada Ketua sanggarI untuk mohon penandatanganan Kartu
Pencairan Dana Anggota.
61
K. BANTUAN PERTUNJUKAN
Persyaratan :
a. Anggota yang sedang menyusun Pertunjukan/Skripsi sampai dengan Bab IV.
b. Mengisi formulir pengajuan Bantuan Pertunjukan dan melakukan wawancara dengan Panitia
Penerimaan Beasiswa
d. Beasiswa tersedia bagi sekitar 45 anggota/.
62
L. BEASISWA SANATA DHARMA STUDENT FUND
a. KETENTUAN
a. Anggota II s.d. X yang tidak berstatus cuti pelatihan
b. Tidak sedang menerima beasiswa dari instansi lain.
c. IP minimal 2,00 (dua koma nol nol)
d. Mengalami kesulitan keuangan, dibuktikan dengan surat rekomendasi dari Ketua RT dan
RW, atau rohaniwan/wati, atau pimpinan instansi tempat orang tua bekerja.
e. Memiliki aktivitas organisasi atau sosial kemasyarakatan di dalam atau di luar kampus.
f. Lolos Seleksi oleh Tim Penilai Beasiswa SDSF.
g. Beasiswa diberikan dalam bentuk pembebasan biaya UKT dan KAS pada bersangkutan.
b. KELENGKAPAN
a. Mengisi Formulir yang telah disediakan.
b. Pas foto ukuran 4 x 6 sebanyak 1 lembar.
c. KHS terakhir yang sudah dilegalisasi oleh pejabat fakultas (PD I)
d. Surat rekomendasi dari Ketua RT dan RW, atau rohaniwan/wati, atau pimpinan instansi
tempat orang tua bekerja.
e. Surat Keterangan Berkegiatan dari organisasi atau lembaga yang relevan.
f. Surat keterangan Penghasilan/Daftar gaji orang tua
c. CARA-CARA MENGAJUKAN PERMOHONAN
a. Pemohon mengambil formulir dan menyerahkan kembali ke Sekr. WR III pada jam kerja.
b. Formulir harus diisi secara lengkap dan sesuai dengan kenyataan yang sebenarnya. Apabila
di kemudian hari terbukti keterangan yang dibuat tidak benar, pihak berhak mencabut
kembali/membatalkan beasiswa tsb.
c. Jadwal wawancara akan diinformasikan segera setelah data seluruh pemohon selesai
direkap.
d. Bagi pemohon yang lolos akan di terbitkan SK Penerima Beasiswa SDSF.
e. Pembebasan biaya UKT dan KAS dilakukan dengan transfer internal.
63
M. BEASISWA PT. BANK CENTRAL ASIA
a. Persyaratan :
 Anggota/i berkebangsaan Indonesia, Jenjang S-1 dan berada di IV
 Berusia maksimal 21 tahun (pada saat penerimaan beasiswa) dan belum menikah
 Indeks Prestasi Kumulatif (IPK) minimal 3,25
 Dari keluarga berpenghasilan rendah, dibuktikan dengan surat keterangan dari instansi
 Tidak sedang menerima Beasiswa dari lembaga atau instansi yang disalurkan oleh Sanata
Dharma
1. Beasiswa ini disediakan bagi 15 orang anggota untuk setiap periode pengajuan.
2. Kuota Beasiswa ini ditentukan oleh PT. BCA
3. Beasiswa yang diberikan kepada anggota adalah uang Saku Rp 200.000,-/bulan, Uang
Pembayaran UKT dan KAS tiap nya.
c. Lampiran :
a. Mengisi formulir permohonan beasiswa dan surat pernyataan.
b. Curriculum vitae
c. Transkrip nilai (minimal 3 terakhir)
d. Pas foto ukuran 4 x 6 sebanyak 2 lembar
e. Surat Keterangan Penghasilan Orang Tua
f. Surat Keterangan berkelakuan Baik dari Kepolisian
g. Surat Keterangan Kesehatan dan Bebas Narkotik dari Dokter
h. Surat Rekomendasi dari Wakil Ketua sanggar III atau Dekan/ Wakil Dekan
mendapat beasiswa.
f. Pembayaran uang saku dan uang PELATIHAN dilakukan melalui rekening tahapan BCA.
g. Pemberian uang saku diberikan pada setiap awal bulan.
h. Uang SPP per dibayarkan pada setiap awal dengan menunjukkan copy bukti pembayaran.
i. Setiap anggota wajib menyerahkan copy transkrip nilai, copy hasil pelatihan sebelumnya,
dan copy rencana pelatihan yang akan dijalani (selama yang bersangkutan menerima
program beasiswa BCA)
64
j. Pemberian beasiswa akan dihentikan apabila IP yang diperoleh kurang dari 3,00.
k. Pemberian beasiswa dimulai pada bulan Agustus setiap tahunnya.
65
N. BEASISWA MISERIOR NASIONAL-APTIK
a. Jenis Beasiswa :
1. Beasiswa Strata Satu (S-1/Sarjana)
a. Subsidi Dana Belajar di indonesia sebesar Rp. 2.000.000,- setiap bulan selama 48 bulan
( mulai September 2003 ) disalurkan melalui masing-masing perguruan tinggi anggota
APTIK
b. Jatah penerima beasiswa melalui masing-masing perguruan tinggi anggota APTIK
minimal 8 orang (Rp. 250.000,- per bulan) – maksimal 10 orang ( Rp. 200.000,- per
bulan) dengan perincian pembagian : 50 % untuk anggota Unika, 30 % anggota PTS dan
20 % anggota PTN.
2. Beasiswa Strata Dua (S-2/Pasca Sarjana)
a. Subsidi dana belajar di Indonesia sebesar Rp. 600.000,- setiap bulan selama 24 bulan (2
tahun) per anggota diberikan sejak waktu yang disepakati masing-masing penerima
beasiswa dengan pihak APTIK.
b. Jumlah keseluruhan beasiswa : 10 untuk seluruh Indonesia. Diutamakan bagi anggota
yang berasal dari luar pulau Jawa yang akan kembali ke tempat asal daerahnya seusai
pelatihan.
3. Beasiswa Strata Tiga (S-3/Doktoral)
a. Subsidi dana belajar di Indonesia sebesar Rp. 1.200.000,- setiap bulan selama 36 bulan
(3 tahun) per anggota diberikan sejak waktu yang disepakati masing-masing penerima
beasiswa dengan pihak APTIK.
b. Jumlah keseluruhan beasiswa : 10 untuk seluruh Indonesia. Diutamakan bagi anggota
yang berasal dari luar pulau Jawa yang akan kembali ke tempat asal daerahnya seusai
pelatihan.
b. Persyaratan Beasiswa :
a. Beasiswa Strata Satu (S-1/Sarjana)
a. Memiliki Surat Baptis Katolik
b. Terdaftar sebagai anggota/I aktif pada tahun akademik 2003/2004.
c. Memiliki IP minimal 2,50
d. Memiliki surat rekomendasi dari Pastor Paroki/Pastor Anggota/Pemuka Masyarakat
Katolik.
e. Bersedia mengikuti program pembinaan APTIK/Penanggungjawab Beasiswa setempat
f. Mengisi formulir permohonan beasiswa APTIK.
g. Mengikuti wawancara dan test yang diselenggarakan penanggungjawab beasiswa.
h. Berasal dari keluarga tidak mampu.
b. Beasiswa Strata Dua (S-2/Pasca Sarjana)
c. Memiliki IPK S-1 minimum 2,75 atau IPK 1 S-2 minimal 3,00 atau TPA 550.
d. Berusia maksimum 35 tahun pada awal pelatihan S-2 dan memiliki surat rekomendasi
dari Pastor Paroki/Pastor Anggota/Pemuka Masyarakat Katolik.
66
c. Beasiswa Strata Tiga (S-3/Doktoral)
c. Memiliki IPK S-2 minimum 3,25 atau IPK 1 S-3 minimal 3,25 atau TPA 550.
d. Berusia maksimum 40 tahun pada awal pelatihan S-3 dan memiliki surat rekomendasi dari
Pastor Paroki/Pastor Anggota/Pemuka Masyarakat Katolik.
DOKUMEN LEVEL KODE

STANDAR OPERATING
67
PROCEDURE
JUDUL : KESEJAHTERAAN ANGGOTA TANGGAL DIKELUARKAN
(DANA KESEHATAN DAN SOSIAL) NOVEMBER 2008
AREA NO REVISI : 00
KETUA SANGGARI
1. TUJUAN
1. Tertibnya mekanisme pelayanan kesehatan dan sosial bagi anggota yang sakit, meninggal dunia,
ataupun orang tua yang meninggal dunia.
2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam layanan kesehatan dan sosial bagi
anggota.
2. DESKRIPSI
Proses pelayanan dana kesehatan dan sosial dilakukan melalui proses penerimaan formulir yang dapat
didownload dari www..ac.id atau mengambil langsung di Pelatih WR III. Proses pelayanan ini
didasarkan pada perhatian untuk membantu meringankan beban biaya anggota karena masalah
kesehatan atau sosial.
3. RUANG LINGKUP
Layanan dana kesehatan dan sosial ini diberikan kepada anggota D3, S1 dan profesi di lingkungan
Sanata Dharma
a. Dana Kesehatan adalah bantuan dana untuk anggota berupa bantuan biaya berobat dari rumah
sakit atau puskesmas. Besar dana kesehatan ini diatur berdasarkan tahun akademik anggota.
Tahun 2005 ke atas mendapatkan dana maksimum Rp. 500.000,00 per , sedangkan anggota
dengan tahun angkatan sebelum 2005 mendapatkan dana maksimum Rp. 350.000,00 per
b. Dana Sosial bagi Anggota yang Meninggal Dunia adalah bantuan dana yang berupa uang
duka sebesar Rp. 2.000.000,00. (bagi anggota tahun 2005 ke atas) dan Rp. 1.500.000,00
(bagi angkatan sebelum 2005 ).
c. Dana Sosial bagi Orang Tua Anggota yang Meninggal Dunia adalah bantuan dana yang
berupa uang duka sebesar Rp. 500.000,00. (bagi anggota tahun 2005 ke atas) dan Rp. 350.000,00
(bagi angkatan sebelum 2005).
5. REFERENSI
Keputusan WR III no. …….

Prosedur layanan beasiswa terdiri atas beberapa ativitas, yaitu:

1 Mengambil formulir / download dari web Anggota
2 Mengisi dan melengkapi persyaratan Anggota
3 Memasukkan formulir di Pelatih WR III Anggota
4 Rekapitulasi pemohon Ketua sanggarat
5 Putusan Ketua sanggarat
6 Pengambilan dana kesehatan dan sosial Anggota
7 Laporan (Laporan Ketua sanggar) Ketua sanggarat
Apabila penerima dana kesehatan dan sosial terbukti menipu, memalsukan data maka anggota
tersebut wajib mengembalikan dana yang sudah diambil. WR III menerbitkan surat peringatan (SP)
kepada anggota yang bersangkutan apabila dalam batas waktu yang ditentukan anggota tersebut tidak
68
mengembalikan dana. Apabila sudah diberikan SP selama 3 kali dan yangbersangkutan tidak
mengindahkan, WR III dapat merekomendasikan kepada ketua sanggarat untuk menjatuhkan sangsi
akademis bagi anggota tersebut.
8. DOKUMENTASI
Dokumen-dokumen maupun laporan-laporan yang dihasilkan dari prosedur ini antara lain: formulir
pendaftaran, bukti pembayaran dari rumah sakit atau puskesmas, surat kematian.
Perintah kerja pengajuan dana kesehatan dan sosial
10. LAMPIRAN
Perintah kerja pengajuan dana kesehatan dan sosial serta keputusan WR III no. …
69
DOKUMEN LEVEL KODE
SOP KESEJAHTERAAN ANGGOTA-02
STANDAR OPERATING
PROCEDURE
JUDUL DANA KESEHATAN DAN TANGGAL DIKELUARKAN 5 SEPTEMBER 2008
SOSIAL
Unit Terkait
anggota Rumah Sakit/ ketua
Puskesmas / sanggarat
pihak terkait
Pengambilan formulir 1 Berkas 1 hari
formulir
Mengisi dan 2 Kuitansi/nota 1 hari

melengkapi obat, salinan
persyaratan resep, bukti
pembayaran
rumahsakit /
puskesmas,
surat kematian
Memasukkan 3 Berkas 1 hari

formulir dan formulir
persyaratannya berikut bukti-
buktinya
Rekapitulasi Pemohon 4 Daftar 2 hari

penerima
dana / bantuan
Putusan 5 Bukti 1 hari

pembayaran
dan kuitansi
pencairan
Pengambilan dana 6 Kuitansi 1 tahun
pencairan
Laporan 7 Surat dan data 1 hari

keuangan
penerima
dana / bantuan
70
PERINTAH KERJA
PENGAJUAN DANA KESEHATAN DAN SOSIAL (DKS)
1. Anggota Sakit (karena Kecelakaan dan Bukan Kecelakaan):

a) Anggota mengambil formulir pengajuan di Pelatih WR 3 Kampus Mrican atau Pelatih Ketua
sanggarat Kampus Paingan,
b) Setelah diisi, formulir ditandatangani oleh KaJURUSAN/WakaJURUSAN Bidang
Keanggotaan/Pelatih PA (pilih salah satu),
c) Formulir yang telah diisi dan ditandatangani diserahkan kembali ke Pelatih WR 3 Kampus
Mrican atau Pelatih Ketua sanggarat Kampus Paingan dengan dilampiri:
(i) Fotokopi KTM yang masih berlaku
(ii) Bukti pembayaran (bisa fotokopi)
d) Formulir pengajuan dan lampiran-lampirannya diperiksa oleh WR 3,
e) Apabila pengajuan sudah disetujui WR 3, anggota mendapat kuitansi yang sudah dibubuhi tanda
yangan WR 3 untuk mencairkan uang di Biro Keuangan,
f) Anggota mencairkan uang di Biro Keuangan.
2. Orang Tua Anggota Meninggal Dunia:

Kemungkinan I (Prioritas I):
a) Ada informasi yang sudah dicek kebenarannya tentang orang tua anggota meninggal dunia, dan
ada yang akan melayat sekaligus untuk menyampaikan “uang duka”,
b) KaJURUSAN/WakaJURUSAN Bid. Keanggotaan/Pelatih PA/Salah Seorang Pelatih JURUSAN
(salah satu) yang akan melayat mengurus di Pelatih WR 3 Kampus Mrican,
c) KaJURUSAN/WakaJURUSAN Bid. Keanggotaan/Pelatih PA/Salah Seorang Pelatih JURUSAN
mendapat kuitansi yang telah dibubuhi tanda tangan WR 3 untuk mencairkan uang di Biro
Keuangan,
d) Uang yang telah dicairkan disatukan dalam satu amplop dengan Surat Ucapan Duka Cita dari WR
3 untuk diserahkan kepada anggota/keluarga yang berduka.
Catatan: Karena situasinya darurat dan mendesak, “uang duka” kadang-kadang terpaksa
ditalangi dulu dengan uang pribadi.
Kemungkinan II (Prioritas II):

a) Apabila Kemungkinan I tidak dapat dilakukan, berlaku Kemungkinan II,
b) Anggota mengambil formulir pengajuan di Pelatih WR 3 Kampus Mrican atau Pelatih Ketua
sanggarat Kampus Paingan,
c) Setelah diisi, formulir ditandatangani oleh (salah satu) KaJURUSAN/WakaJURUSAN Bidang
Keanggotaan/Pelatih PA,
d) Formulir yang telah diisi dan ditandatangani diserahkan kembali ke Pelatih WR 3 Kampus
Mrican atau Pelatih Ketua sanggarat Kampus Paingan dengan dilampiri:
(i) Fotokopi KTM yang masih berlaku
(ii) Fotokopi Kartu keluarga
(iii) Fotokopi Surat/Akte Kematian
e) Formulir pengajuan dan lampiran-lampirannya diperiksa oleh WR 3,
f) Apabila pengajuan sudah disetujui WR 3, anggota mendapat kuitansi yang sudah dibubuhi tanda
tangan WR 3 untuk mencairkan uang di Biro Keuangan,
g) Anggota mencairkan Dana Sosial dan Kesehatan di Biro Keuangan.
71
3. Anggota Meninggal Dunia:
a) Ada informasi yang sudah dicek kebenarannya tentang anggota yang meninggal dunia,
b) KaJURUSAN/WakaJURUSAN Bidang Keanggotaan/Pelatih PA/Salah Seorang Pelatih
JURUSAN/Kabag Keanggotaan mengurus pengajuan di Pelatih WR 3 Kampus Mrican,
c) KaJURUSAN/WakaJURUSAN Bidang Keanggotaan/Pelatih PA/Salah Seorang Pelatih
JURUSAN/Kabag Keanggotaan mendapat kuitansi yang sudah dibubuhi tanda tangan WR 3
untuk mencairkan uang di Biro Keuangan,
d) Uang yang telah dicairkan disatukan dalam satu amplop dengan Surat Ucapan Duka Cita dari WR
3 untuk diserahkan kepada keluarga yang berduka,
e) Apabila WR 3/Dekan/KaJURUSAN/WakaJURUSAN Bidang Keanggotaan/Pelatih PA/Salah
Seorang Pelatih JURUSAN/Kabag Keanggotaan ada yang akan melayat di rumah sakit atau di
rumah duka, ybs menyerahkan “uang duka” tersebut kepada pihak keluarga,
f) Apabila WR 3/Dekan/KaJURUSAN/WakaJURUSAN Bidang Keanggotaan/Pelatih PA/Salah
Seorang Pelatih JURUSAN/Kabag Keanggotaan tidak ada yang akan melayat di rumah sakit atau
di rumah duka, uang duka dapat dititipkan anggota se-JURUSAN yang akan melayat.
Catatan: Karena situasinya darurat dan mendesak, “uang duka” kadang-kadang terpaksa
ditalangi dulu dengan uang pribadi.
Keterangan:
a) Setelah mempertimbangkan berbagai hal, terutama untuk membantu anggota, sejak TA 2002 klaim
juga mencakup sakit yang tidak rawat inap serta pengobatan THT, gigi, dan MATERI.
b) Besarnya premi dan klaim adalah sebagai berikut:
Besarnya Klaim (Maksimal per )

TA Besar Premi Anggota Sakit Anggota Ortu Meninggal
Meninggal
1999/2000 Rp 5.000/th Rp 250.000/smt Rp 1.000.000 Rp 250.000/smt
2000/2001 Rp 5.000/smt Rp 250.000/smt Rp 1.000.000 Rp 250.000/smt
2001-2004 Rp 15.000/smt Rp 350.000/smt Rp 1.500.000 Rp 350.000/smt
2005 - …. Rp 25.000/smt Rp 500.000/smt Rp 2.000.000 Rp 500.000/smt
Tertanda
WR III
72
DOKUMEN LEVEL KODE
STANDAR OPERATING
PROCEDURE
JUDUL : ADMINISTRASI DAN KEGIATAN TANGGAL DIKELUARKAN
KEANGGOTAAN NOVEMBER 2008
AREA NO REVISI : 00
KETUA SANGGARI
1. TUJUAN
1. Tertibnya mekanisme pelayanan administrasi maupun kegiatan keanggotaan di sanata Dharma.
2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam layanan kegiatan keanggotaan,
seperti Ketua sanggarI, staff Ketua sanggarI, WakaJURUSAN, bagian keuangan, biro
administrasi umum, Pelatih fakultas/jurusan, organisasi keanggotaan.
3. Tersedianya dokumen yang lengkap untuk layanan informasi bagi kepentingan evaluasi dan
pengembangan , misalnya untuk akreditasi dan audit internal maupun eksternal, maupun hibah.
2. DESKRIPSI
Pelayanan administrasi dilakukan oleh staff WR III untuk memproses berbagai macam permohonan
anggota yang terkait dengan kepentingan kegiatan keanggotaan. Administrasi kegiatan keanggotaan
ini perlu didokumentasikan secara khusus untuk melihat persiapan, proses, maupun hasil kegiatan
keanggotaan melalui monitoring dan evaluasi oleh tim pelatih.
3. RUANG LINGKUP
Pelayanan administrasi dan kegiatan keanggotaan dilakukan di lingkungan Sanata Dharma

a. Administrasi adalah proses penanganan dokumen baik yang diterima maupun yang akan
dikeluarkan di Pelatih WR III.
b. Kegiatan Keanggotaan adalah kegiatan yang dilakukan oleh anggota untuk meningkatkan
kemampuan softskills mereka.
c. Proposal Kegiatan adalah deskripsi perencanaan kegiatan anggota secara detil yang setidaknya
memuat latar belakang, tujuan, peserta kegiatan, lokasi kegiatan, daftar nama panitia dan
penanggungjawab lengkap dengan no telpon yang dapat dihubungi, indikator capaian kegiatan,
dan anggaran.
d. Rancangan Kegiatan dan Anggaran adalah rancangan penganggaran pendapatan dan belanja
berdasarkan kegiatan/ aktifitas.
e. Ijin Kegiatan adalah permohonan menyelenggarakan kegiatan dari berbagai pihak terkait,
mulai dari JURUSAN sampai , ataupun ijin yang harus diperoleh dari luar misalnya dari
Kepolisian.
f. Sponsorship adalah kegiatan pencairan sumber dana dari pihak lain di luar sumber dana yang
dikelola WR III. Kegiatan ini diperlukan mengingat dana yang dikelola oleh WR III tidak
mungkin bisa mendanai seluruh kegiatan keanggotaan. Selain itu, kegiatan pencarian
sponsorship juga mengasah kemampuan entrepreneurship anggota.
g. Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) adalah standard yang sudah ditetapkan dalam
melaporkan kegiatan yang sudah dilaksanakan bersama dengan rincian anggaran yang dipakai.
Laporan ini disampaikan selambat-lambatnya 2 minggu setelah kegiatan selesai dilaksanakan.
Seandainya dana yang dipakai cukup besar dan waktu kegiatan berlangsung cukup lama, dana
73
kegiatan tidak akan dicairkan seluruhnya tetapi bertahap sesuai dengan kebutuhan riil dan
dipertanggungjawabkan sebelum pencairan tahap berikutnya.
5. REFERENSI
Job Deskripsi Staff WR III

Prosedur layanan adminstrasi terdiri atas beberapa ativitas, yaitu:

1 Mengisi dan melengkapi dokumen Anggota
2 Memproses dokumen Ketua sanggarat
3 Merekap dokumen Ketua sanggarat
4 Rekomendasi Ketua sanggarat
5 Pelaksanaan Anggota
6 Laporan dalam bentuk kegiatan anggota (Laporan Ketua sanggarat
Ketua sanggar)

Apabila anggota yang mengajukan permohonan pelayanan administrasi mengisi dokumen mereka
dengan tidak jujur atau tidak benar, anggota tersebut akan mendapatkan sangsi yang berupa surat
peringatan dan seandainya anggota tersebut tidak mengindahkan Surat Peringatan, anggota dapat
dikenai sangsi akademis.
8. DOKUMENTASI
arsip surat masuk dan keluar, proposal dan LPJ, arsip sponsorship, dan ijin menginap, ketentuan
tariff dari WR II terkait dengan penyelenggaraan kegiatan keanggotaan.
(Perintah kerja layanan administrasi)
a. Penyusunan Proposal
b.Penyusunan LPJ
c. Inventarisasi barang-barang (WR III dan unit-unit kegiatan)
d.Pengadaan barang
e. Pemesanan dan pendistribusian Jaket almamater
f. Pemesanan-pemesanan (tiket, Wisma Penting Sari, konsumsi, barang di gudang, dst.)
g.Ketentuan dan penggunaan Wisma Pentingsari
h.Rekap untuk laporan ketua sanggar
i. Tarif untuk pihak-pihak yang perlu diberi apresiasi: pelatih kegiatan keanggotaan, pelatih
pendamping, tim seleksi Mawapres, dsb.
j. Sertifikat kegiatan anggota
k.Rapat-rapat:
1) Pemesanan tempat
2) Absen
3) Konsumsi
4) Fotocopy bahan pertemuan
5) Perlengkapan: sound system, lap top, viewer, roll cable, active speaker
l.
m. Surat-surat
74
1) Pendistribusian surat keluar
2) Pencatatan surat masuk
3) Surat Tugas untuk anggota
4) Surat Keterangan
5) Surat Undangan
10. LAMPIRAN
Instruksi kerja layanan administrasi
75
DOKUMEN LEVEL KODE
SOP ADMINISTRASI KEGIATAN KEANGGOTAAN-01
STANDAR OPERATING
PROCEDURE
JUDUL LAYANAN KEGIATAN KEANGGOTAAN TANGGAL DIKELUARKAN 5 SEPTEMBER 2008
Unit Terkait
UKM / HMJ / BAU / Bagian ketua sanggarat
BEMF / Senat/ Keuangan
Anggota
Usulan kegiatan 1 Surat, proposal 2 bulan
/proposal (Instruksi Kerja:
Pengajujan
Proposal),
Pengajuan proposal 2 Surat, proposal 1 minggu
Cek kesesuaian proposal 3 Surat, proposal, 2 minggu

dan RKA dan RKA
Putusan (revisi, tolak, Catatan dan

disetujui) checklist
evaluasi
Proposal
Pencairan dana 4 1 minggu
Pelaksanaan Kegiatan 5 1 hari
Laporan pertanggung 6 1 hari

jawaban
PERINTAH KERJA
76
SPONSORSHIP
1. SPONSORSHIP
a. Kepanitiaan
Suatu kepanitiaan diperbolehkan mencari sponsor dalam rangka penggalangan dana untuk
mencukupi kebutuhan kepanitiaan.
Untuk mencari sponsor harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
1) Sponsor hanya bersifat mendukung dana, kegiatan dan seluruh acara adalah rencana Panitia.
2) Sponsor Rokok tidak boleh share produk dalam arti: membagi/menjual kepada penonton atau
panitia
3) Sponsor rokok tidak diperbolehkan bila peserta kegiatan adalah siswa sekolah menengah.
4) Harus ada perjanjian tertulis di atas materai 6.000 antara Panitia dengan sponsor, dan
sepengetahuan Ketua sanggarat.
5) Perjanjian dengan pihak sponsor paling lambat satu minggu dari pelaksanaan
6) Sponsor hanya bersifat sementara, selama kegiatan berlangsung.
7) Dana sponsorship harus dilaporkan dalam Laporan Pertanggungjawaban kegiatan
b. Event Organizer
Event Organizer (EO) baik dari dalam maupun dari luar kampus, diperbolehkan untuk
menyelenggarakan kegiatan di lingkungan kampus.
Syarat dalam penyelenggaraan kegiatan
1) EO harus mengajukan proposal minimal 2 minggu sebelum pelaksanaan
2) Kegiatan harus mendapat ijin dari Ketua sanggarat
3) EO dengan sponsor rokok tidak boleh share produk dalam arti: membagi/menjual kepada
penonton atau panitia.
4) Harus ada perjanjian tertulis di atas materai 6.000 antara pihak dengan EO dan diketahui
oleh dua orang saksi (pihak dan EQ)
5) EO wajib memberikan kontribusi kepada sesuai tarip yang berlaku (pengelolaan tarip diatur
oleh BAU)
Catatan:
1. SOP ini adalah standard umum.
2. Hal-hal teknis yang belum diatur di dalam SOP ini akan diatur kemudian.
3. Segenap pihak dipersilahkan memberi masukan demi penyempurnaan SOP ini. Terima kasih.
Tertanda
WR III
21. PERINTAH KERJA
77
IJIN KEGIATAN
1) Pentas Musik
Pentas musik adalah pertunjukan musik dengan menggunakan sound system dengan kapasitas
yang “cukup besar”/ribuan Watt, prosedur kegiatan adalah sebagai berikut:
a) Panitia/EO mengajukan proposal kepada Ketua sanggarat/Dekanat
b) Panitia/EO mengajukan surat peminjaman tempat, tempat yang bisa digunakan adalah:
Lapangan Sepak Bola, Aula, Panggung Teater, dan halaman Parkir Mobil Kampus III.
c) Panitia/EO harus mengurus surat perijinan dan pemberitahuan ke: Penduduk setempat,
Pasturan St. Belarminus, dan perpustakaan Paingan (tergantung pentas akan dimana)
d) Pentas Musik hanya diijinkan pada hari Jumat dan Sabtu
e) Pentas Jumat untuk check Sound mulai jam 17.00 (karena masih ada jam PELATIHAN), dan
memberitahukan ke Pengelola Perpustakaan Paingan
f) Keamanan tanggung jawab Panitia atau EO, Pihak Satuan Pengamanan (SATPAM) Kampus
mengamankan sarana dan prasarana kampus.
g) Pentas musik maksimal sampai jam 23.00.
h) Panitia/EO bertanggung jawab terhadap kebersihan.
2) Pentas Non Musik

Pentas non musik adalah pentas yang tidak menggunakan sound yang besar, seperti pentas
Drama, Sendratari, Baca Puisi
a) Panitia/EO mengajukan proposal kepada Ketua sanggarat/Dekanat
b) Penaitia/EO mengajukan surat penggunaan tempat, tempat yang bisa dipakai adalah :
Lapangan Sepak Bola, Aula, Panggung Teater, dan halaman Parkir Mobil Kampus III.
Halaman hall dalam kampus III, Aula Lt IV Gd Administrasi Paingan,
c) Pentas maksimal sampai jam 23.00.
d) Panitia/EO bertanggung jawab terhadap kebersihan tempat pentas
3) Seminar/Diskusi/musyawarah
Seminar/diskusi/ceramah/musyawarah dll, adalah kegiatan yang bersifat tertutup, ketentuan
sebagai berikut:
a) Panitia mengajukan proposal kepada Ketua sanggarat/Dekanat
b) Mengajukan surat peminjaman tempat, tempat yang bisa dipakai adalah: ruang kelas,
Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (LPPM), Perpustakaan, adapun
pengajuan surat sebagai berikut:
1. Peminjaman ruang ruang kelas diajukan kepada Kepala Biro Administrasi Akademik
(SORAWI) dengan mengisi blangko
2. Peminjaman ruang di lingkungan LPPM diajukan kepada Kepala LPPM
3. Peminjaman ruang di Perpustakaan diajukan kepada kepala bagian sarana dan prasarana
Perpustakaan Mrican
4. Peminjaman Aula Mrican/Paingan ditujukan kepada kepala Biro Administrasi umum
(surat permohonan harus mendapat persetujuan dari pihak pejabat yang terkait
Ketua sanggarat/Dekanat/JURUSAN)
5. Waktu pelaksanaan maksimal sampai jam 21.00, bila lebih dari jam tersebut harus
mengajukan surat ijin dari Ketua sanggarat
6. Panitia harus menjaga kebersihan dan menata seperti semula
TEMPAT YANG TIDAK BOLEH UNTUK PENTAS ADALAH
78
1. HALAMAN FKIP
2. F SASTRA/EKONOMI
3. LAPANGAN BASKET
Alasan: mengganggu aktifitas PELATIHAN/ akademik
Catatan:
Tertanda
WR III
NB: Untuk paingan belum
22. PERINTAH KERJA
79
IJIN MENGINAP
a. Panitia mengajukan surat ijin menginap kepada Ketua sanggarI

b. Surat ijin dilampiri daftar yang menginap
c. Menginap hanya untuk kegiatan kepanitiaan (persiapan/membereskan)
d. Panitia harus koordinasi dengan Kepala BAU/Satpam
e. Waktu pengajuan ijin menginap minimal 2 hari sebelum pelaksanaan kegiatan
Catatan:
Tertanda
WR III
PERINTAH KERJA
80
PENGAJUAN PROPOSAL/LPJ
1. PENGAJUAN PROPOSAL
a. Syarat utama pengajuan proposal adalah Unit organisasi keanggotaan/UKM/ komunitas tidak
memiliki tanggungan LPJ kegiatan-kegiatan sebelumnya.
b. Pelaksanaan kegiatan keanggotaan sangat tidak disarankan dalam waktu yang bersamaan dengan
kegiatan lain dari unit yang bersangkutan untuk menjamin efektifitas tercapainya tujuan
kegiatan.
c. Proposal dicek apakah masuk dalam kegiatan di dalam RAB dan sesuai dengan waktu
pelaksanaan. Kalau tidak ada, secara prinsip kegiatan tersebut tidak bisa dilaksanakan.
d. Proposal harus dicek apakah sesuai dengan anggaran dan apakah rencana pembelian sesuai
dengan harga yang berlaku di pasar.
e. Proposal yang bersifat partisipasi (lomba, kerjasama kegiatan, dsb.) wajib dilampiri surat
permohonan/ pemberitahuan.
f. Bila sudah Acc WR 3, Pelatih WR 3 akan membuatkan surat pengambilan dana di Biro
Keuangan.
g. Pengajuan proposal lebih dari nominal satu juta rupiah wajib memesan satu hari sebelum
pengambilan di kasir. Pemesanan ini bisa dilakukan oleh salah satu panitia.
h. Proposal wajib mencantumkan nama penanggung jawab kegiatan dan nomor telpon yang aktif
dan bisa dihubungi.
2. LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
a. Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) paling lambat 2 minggu setelah kegiatan dilaksanakan
b. Kelengkapan laporan LPJ wajib dicek oleh BEMU dan Pelatih WR 3:
i. Perincian uang masuk dan uang keluar,
ii. Bukti pemasukan: Sponsor, Swadaya,
iii. Bukti pengeluaran: Kwitansi, nota, nota pengganti (harus ada Acc dari yang menggunakan
dan yang bertanggungjawab)
iv. Saldo pengeluaran (saldo di kembalikan)
v. Anggaran minus/defisit tidak diganti (oleh karenanya dimohon berhati-hati mengelola dana).
c. Dibuat rangkap 4:
 1 eks asli dan 1 eks foto copy untuk WR III
 1 eks foto copy untuk BEMU
 1 eks foto copy untuk organisasi anggota yang bersangkutan
d. Lihat format rekap LPJ
Catatan:
Tertanda
WR III
81
24. PERINTAH KERJA
PENGAJUAN RENCANA KEGIATAN DAN ANGGARAN (RKA)
Dasar Pengajuan Anggaran

Mengingat anggaran keanggotaan yang terbatas, berikut ini adalah kriteria yang penting untuk
dipertimbangkan:
1. Unit kegiatan mampu memprioritaskan kegiatan mana yang akan dilaksanakan.
2. Tujuan kegiatan (arah) harus jelas
3. Kegiatan berbasis sponsorship, tidak bisa seMATERI-MATERI mengandalkan dana dari
4. Ada alokasi dana yang bersumber pada iuran anggota/ peserta
5. Agar kegiatan bisa sinergis, unit kegiatan tertentu bisa berkolaborasi dengan unit kegiatan lain
6. Kegiatan berbasis outward looking: kegiatan difokuskan eksternal sebagai sumbangan kepada
civitas atau masyarakat
7. Kegiatan melibatkan cukup banyak anggota unit kegiatan atau peserta baik dari dalam maupun
dari luar
8. Kuantitas kegiatan tidak boleh terlalu banyak: satu melaksanakan satu atau dua kegiatan
sebenarnya sudah cukup. Orang bijak berkata, non multa sed multum. Yang berharga bukanlah
jumlahnya, tetapi kualitasnya
9. Kegiatan organisasi keanggotaan dilaksanakan dengan penjadwalan (tanggal dan bulan) yang
jelas sehingga kegiatan tidak akan menumpuk pada waktu atau tertentu yang tentu akan
menyulitkan proses LPJ.
10. Pembuatan plafon anggaran yang nominalnya diketahui dan disetujui secara bersama. Misalnya:
makan, minum, transportasi, anggaran komunikasi, dsb.
11. RAB diajukan setiap tahun (kira-kira pertengahan November) dan dibahas di BEMU.
Dana yang dianggarkan dalam RAB:

Kegiatan yang dianggarkan dalam RAB dibagi menjadi beberapa judul sebagai berikut:
a. Kegiatan rutin (internal)
b. Kegiatan unggulan (eksternal)
c. Gaji pelatih (jika memang ada pelatih, maksimal 3 x dalam seminggu).
d. Investasi (jika memerlukan pembelian barang/ fasilitas)
Sebagai catatan: mengingat keterbatasan anggaran sebagaimana sudah disebut di atas, anggaran untuk
setiap unit kegiatan tidak akan bisa melebihi anggaran tahun sebelumnya. Seandainya bisa lebih pun tidak
akan sampai 20%. Beberapa unit kegiatan tertentu bahkan mungkin akan dikurangi anggarannya dengan
pertimbangan evaluasi dari beberapa pihak (BEMU, WR III, Pelatih WR III, pejabat terkait, masukan dari
anggota) misalnya: ketepatan waktu menyerahkan LPJ, kejujuran dalam pembuatan LPJ, keaktifan
berkegiatan, dsb.
Format Rencana Kegiatan dan Anggaran (RKA) Keanggotaan
A. PENDAHULUAN:
Selama ini Rencana Anggaran dan Belanja (RAB) sering dimaknai sebagai jatah anggaran yang
harus dihabiskan tanpa analisa yang tajam melalui latar belakang, tujuan, dan efektifitas kegiatan,
termasuk juga kebutuhan anggota melakukan kegiatan tersebut (evaluasi diri).
Saat ini menerapkan model penganggaran berbasis aktifitas. Tujuan dari model ini tidak
seMATERI-MATERI menerapkan manajemen ilmiah, tapi juga mengajak anggota untuk menerapkan
perencanaan yang MATERIng, terkait dengan penyusunan RKA. Perencanaan ini termasuk jadwal
diselenggarakannya program kegiatan agar kegiatan tersebut bisa diinformasikan kepada segenap civitas
melalui kalender kegiatan keanggotaan yang disebarluaskan dalam media yang tersedia di , misalnya
website, Warta Kampus, Natas, dst.
82
Karena terbatasnya waktu, RKA dalam konteks ini hanya diberlakukan untuk program unggulan
masing-masing organisasi keanggotaan.
B. FORMAT BARU DALAM RENCANA KEGIATAN DAN ANGGARAN (RKA)
1. Nama Kegiatan
2. Latar Belakang
Berisi paparan unsur-unsur pokok evaluasi diri organisasi keanggotaan (Strengths, Weaknesses,
Opportunities, Threats) yang membuat strategi ini perlu dilaksanakan.
3. Rasional
Berisi alasan strategi ini dipandang efektif untuk mencapai tujuan
4. Sasaran
Situasi/keadaan yang terwujud setelah strategi diimplementasikan. Sasaran merupakan output (hasil)
yang mengarah ke outcome (dampak lebih jauh) dari terlaksananya program tersebut.
5. Mekanisme
Kegiatan (tahap-tahap) yang direncanakan untuk mencapai sasaran di atas
6. Jadwal implementasi
Jadwal ini berisi waktu, tanggal, dan tempat pelaksanaan program dengan memperhitungkan secara
masak waktu yang paling memungkinkan pelaksanaan kegiatan, misalnya di luar masa-masa ujian. Masa
ujian ini sudah tertulis di dalam kalender akademik.
Melalui penjadwalan ini diharapkan tidak terjadi penumpukan ataupun tabrakan kegiatan pada
suatu waktu yang menyulitkan penyediaan fasilitas (misalnya aula, panggung terbuka, lapangan realino,
dsb.).
7. Indikator kinerja
Bagian ini berisi rumusan indikator kuantitatif output (hasil) yang bisa dilihat ataupun diukur. Indikator
ini biasanya lebih dari satu butir.
Contoh indikator kuantitatif output

- Target jumlah panitia yang terlibat
- Target jumlah peserta yang terlibat
- Peserta/anggota mampu mendemonstrasikan Tari Gambyong
- Peserta/anggota mampu membuat satu tulisan ’feature’ untuk media di (Natas, Warta Kampus,
Majalah Eksis, dsb.)
8. Anggaran
Format anggaran ini mengikuti format yang biasanya berlaku.
Usulan untuk dipertimbangkan bagi setiap unit kegiatan:

1. Beranggotakan minimum 20 orang anggota aktif antara 1 – 8. Regenerasi harus diperhatikan.
2. Ketua UKM minimal memiliki kemampuan akademik yang memadai, minimal IPK 2,5
(Pencapaian prestasi akademik dan non-akademik tentu menjadi kebanggaan seluruh civitas
akademika).
3. Tersedianya mekanisme Penerimaan Anggota Baru yang mantap dan ada bukti keanggotaan
DOKUMEN LEVEL KODE

STANDAR OPERATING
83
PROCEDURE
JUDUL : PENGEMBANGAN KEPRIBADIAN TANGGAL DIKELUARKAN
ANGGOTA NOVEMBER 2008
AREA NO REVISI : 00
KETUA SANGGARI
1. TUJUAN
1. Tertibnya mekanisme pelayanan pengembangan kepribadian anggota dan penanganan secara
terpadu terhadap anggota yang bermasalah.
2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam layanan pengembangan
kepribadian anggota, seperti Ketua sanggarI, staff Ketua sanggarI, WakaJURUSAN, pelatih
pendamping pengembangan kepribadian anggota, dan Campus Ministry.
3. Tersedianya dokumen yang lengkap untuk mendukung layanan pengembangan kepribadian
anggota.
2. DESKRIPSI
Sesuai dengan visi dalam Statuta, yaitu membantu pengembangan bakat dan kepribadian anggota
secara penuh dan utuh sehingga tercapai taraf kedewasaan intelektual, psikologis, moral dan
artistik demi pelayanan kepada sesama manusia, terus-menerus mengusahakan pengembangan
softskills dan kepribadian anggota melalui kegiatan-kegiatan kurikuler maupun ekstrakurikuler.
Pengembangan yang dimaksud di sini juga termasuk membantu anggota dalam menghadapi
permasalahan hidup mereka melalui penanganan secara terpadu antar unit di dalam , misalnya
JURUSAN, Dekanat, Campus Ministry, dan WR III.
3. RUANG LINGKUP
Pengembangan kepribadian anggota dilakukan di lingkungan Sanata Dharma

a. PPKM 1 adalah Pelatihan Pengembangan Kepribadian Anggota yang dilakukan di tingkat .
Pelatihan ini mengembangkan 3 kebiasaan manusia yang efektif, yaitu: proaktif, memiliki arah
dan tujuan, manajemen diri (waktu) yang diambil dari sumber The seven habits of highly
effective people.
b. PPKM 2 adalah Pelatihan Pengembangan Kepribadian Anggota yang dilakukan di tingkat
JURUSAN dengan mengakomodasi keunikan JURUSAN masing-masing. JURUSAN dapat
meneruskan untuk melatih kebiasaan berikutnya, yaitu kebiasaan ke-4 sampai dengan ke-7,
atau memakai pelatihan pengembangan kepribadian yang sesuai dengan ciri khas JURUSAN.
5. REFERENSI
Visi dan Misi Sanata Dharma

Prosedur layanan pengembangan kepribadian anggota terdiri atas beberapa aktivitas, yaitu:

1 Penanganan anggota bermasalah: dilaksanakan WR III
dengan perintah kerja tersendiri
2 PPKM 1 dan 2:
a. Pembentukan Panitia WR III
b. Pengajuan Proposal Panitia PPKM
c. Pendaftaran Fasilitator dan co-fasilitator Panitia PPKM
84
d. Pembagian Peserta dalam kelompok (wajib mulai Panitia PPKM
angkatan 2008)
e. Pelaksanaan Panitia PPKM
f. Laporan Panitia PPKM

Apabila anggota tidak mengikuti PPKM 1 dan 2 pada waktunya, anggota tersebut wajib mengikuti
kegiatan ini pada tahun angkatan berikutnya .
8. DOKUMENTASI
a. Perintah kerja penanganan anggota bermasalah
b. Modul Pelatihan PPKM 1 dan PPKM 2
(Perintah kerja layanan pengembangan kepribadian anggota)
a. Pembentukan Panitia
b. Rekrutmen fasilitator dan co-fasilitator
c. Pembagian kelompok peserta
10. LAMPIRAN
a. Perintah kerja penanganan anggota bermasalah
b. Kode Etik Anggota
85
DOKUMEN LEVEL KODE:
SOP PENGEMBANGAN KEPRIBADIAN
STANDAR OPERATING ANGGOTA (PPKM 1 dan 2)
PROCEDURE
-03
JUDUL TANGGAL DIKELUARKAN 5 SEPTEMBER
SOP PENGEMBANGAN KEPRIBADIAN 2008
ANGGOTA
Unit Terkait
Anggota Panitia/ Ketua
Fasilitator sanggarat/
dan Co- CM
fasilitator
Perintah
Penanganan anggota Ya kerja
bermasalah penanganan
anggota
bermasalah
Pengembangan tidak
kepribadian anggota
Pembentukan Panitia 1 Undangan 1 minggu
dan SK
Kepanitiaan
Pembuatan Proposal 2 Proposal 3 minggu
Pendaftaran 3 Daftar nama 3 minggu

Fasilitator dan co- dari
fasilitator JURUSAN
Penyegaran Modul
Fasilitator dan co- pelatihan
fasilitator
Pembagian Peserta 4 2 minggu
dalam kelompok
(wajib mulai
angkatan 2008)
86
Pengumuman Pengumuman
kelompok PPKM 1
dan 2
Pelaksanaan 5 1 minggu
Pemberian sertifikat Sertifikat

kepada peserta dan
panitia
Laporan 6 Arsip tetap 1 minggu
Pertanggungjawaban
87
26. PERINTAH KERJA PENANGANAN
ANGGOTA BERMASALAH
A. PERINTAH KERJA PENANGANAN KASUS ANGGOTA UMUM

1. Kasus yang diadukan masyarakat tetapi tidak ditangani polisi:
a. Informasi (indikasi) kasus dapat diperoleh dari anggota, pelatih, atau karyawan serta
masyarakat.
b. Informasi kasus disampaikan kepada pejabat struktural tingkat JURUSAN, fakultas, atau
untuk ditindaklanjuti oleh Dekan
c. Anggota yang ditengarai terlibat kasus dipanggil oleh Dekan dan WakaJURUSAN selaku
Pejabat Bidang Keanggotaan untuk keperluan konfirmasi kasus tersebut.
d. Anggota yang bersangkutan harus membuat pernyataan tertulis di atas meterai, baik
mengakui maupun tidak mengakui.
2. Kasus yang ditangani polisi: Yang bersangkutan langsung diskorsing dalam selama yang
bersangkutan ditahan.
3. Mekanisme Pemberian Sanksi

a. Anggota yang terlibat kasus wajib bertanggung jawab dengan menyelesaikan kasusnya
dengan pihak-pihak yang terkait dalam batas waktu tertentu, yang dinyatakan dengan surat
pernyataan di atas meterai.
b. Apabila dalam jangka waktu tersebut tidak ada penyelesaian atau yang bersangkutan
mengulangi lagi perbuatannya, maka yang bersangkutan diberi sanksi Tahap I, yaitu
skorsing 1 pada yang bersangkutan.
c. Apabila dalam masa skorsing Tahap I yang bersangkutan tetap tidak dapat menyelesaikan
kasusnya atau mengulangi perbuatannya lagi, maka yang bersangkutan dijatuhi sanksi Tahap
II, yaitu diminta mengundurkan diri.
d. Apabila tidak bersedia mengundurkan diri, maka yang bersangkutan di-DO.
4. Sanksi skorsing oleh Dekan, sanksi DO oleh Ketua sanggar.
B. PERINTAH KERJA PENANGANAN KASUS ANGGOTA KHUSUS

a. Kriminal/Pencurian
 Anggota dipanggil oleh KaJURUSAN/Dekan
 Penyelesaian masalah dengan sifat kekeluargaan
 Pelaku diminta membuat surat perjanjian di atas materai
 Sangsi Akademik diberikan oleh JURUSAN/Dekanat
 Pelaku diminta membuat surat perjanjian di atas materai
 Bila tidak mungkin dengan kekeluargaan, dengan jalur hukum
 Sanksi berupa : Skorsing 2 , diminta mengundurkan diri
Sosial/pergaulan bebas
 Anggota yang bermasalah dipanggil oleh pejabat structural
(KaJURUSAN/WakaJURUSAN/WR 3)
 Diselesaikan secara kekeluargaan
 tidak bisa melakukan penyelesaian secara hukum, namun akan mendampingi pihak yang
menjadi korban/dirugikan
 Penyelesaian secara hukum hanya bisa dilakukan oleh pihak yang dirugikan
b. Pengunaan obat/obatan
 Anggota pengedar – diserahkan ke aparat
 Anggota pengguna perlu didampingi secara khusus
88
 Anggota yang terbukti sebagai pengedar/pengguna dapat sangsi, sangsi
Akademik/pengunduran diri/DO
 Ditangani oleh KaJURUSAN/WakaJURUSAN/WR 3
c. Keuangan
 Anggota disarankan untuk mengambil beasiswa yang ada.
 Anggota disarankan untuk bekerja paruh waktu (bagi yang skripsi/ akhir)
 Bila tidak memenuhi syarat pengajuan beasiswa dicarikan alternatife tertentu
(beasiswa/pinjaman).
89
DOKUMEN LEVEL KODE
STANDAR OPERATING
PROCEDURE
JUDUL : LAYANAN ALUMNI TANGGAL DIKELUARKAN
NOVEMBER 2008
AREA NO REVISI : 00
KETUA SANGGARI
1. TUJUAN
1. Tertibnya mekanisme pelayanan alumni mulai dari pengumuman bagaimana memperoleh kartu
alumni, penerbitan majalah Kasadhar, dan tracer study.
2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam layanan alumni yaitu staff humas,
staff WR III bidang alumni, JURUSAN, pengurus alumni.
3. Terlaksananya layanan program kartu alumni, penerbitan majalah Kasadhar, dan tracer study
secara periodik untuk pengembangan JURUSAN, Fakultas, dan .
2. DESKRIPSI
Pelayanan alumni dilakukan untuk memperkuat jaringan dan komunikasi antar alumni dan alumni
dengan almamater. Dengan terwujudnya jaringan yang kuat ini para alumni akan semakin
diberdayakan melalui kegiatan-kegiatan yang terprogram sekaligus membantu memperoleh umpan
balik melalui program tracer study baik oleh alumni maupun pengguna lulusan.
3. RUANG LINGKUP
Layanan alumni dilakukan di lingkungan Sanata Dharma

a. Kartu alumni adalah kartu identitas bahwa pemegang kartu tersebut adalah alumni Sanata
Dharma. Melalui kartu tersebut, alumni dapat memperoleh akses masuk ke Perpustakaan dan
memperoleh discount khusus untuk berbelanja di Toko Buku Kanisius Yogyakarta.
b. Majalah Kasadhar adalah majalah yang memuat berita tentang alumni dan informasi seputar
perkembangan Sanata Dharma. Majalah ini secara khusus dibagikan untuk segenap wisudawan,
dan alumni yang bias dijangkau. Selain itu, softcopy majalah ini bias didownload dari website:
www..ac.id
c. Tracer study adalah pelacakan alumni yang dilakukan oleh untuk mengetahui kondisi mutakhir
alumni. Pelacakan ini berguna untuk memberi umpan balik bagi untuk melakukan berbagai
program perbaikan.
5. REFERENSI
Renstra Sanata Dharma 2008 - 2012

-
7. DOKUMENTASI
 data identitas alumni
 foto alumni
 Kartu alumni
90
Instruksi kerja:
 Rekapitulasi data alumni
 Pemesanan kartu alumni ke percetakan
 Distribusi kartu alumni
9. LAMPIRAN
Instruksi kerja terkait

Kegiatan layanan alumni ini sepenuhnya menjadi tanggung jawab Wakil Rector III kecuali untuk
program tracer study. Program ini dilaksanakan oleh JURUSAN, sedangkan pihak Ketua sanggar
hanya mendapat laporan pelaksanaan dan hasil tracer study.
91
DOKUMEN LEVEL KODE
SOP LAYANAN KARTU ALUMNI -04
STANDAR OPERATING
PROCEDURE
LAYANAN ALUMNI 5 SEPTEMBER 2008
AREA NO REVISI : 00
KETUA SANGGARAT
Unit Terkait
Alumni Percetakan SORAWI ketua
sanggarat
Pilihan Prosedur
Majalah
Alumni: Ya A
Pilihan Prosedur
Tracer Study:
B
Ya
Pilihan Prosedur
Kartu alumni:
Ya
Pengumpulan data 1 Data alumni 2 bulan

alumni dari SORAWI
Rekapitulasi identitas 2 Data base 1 minggu

alumni untuk kartu alumni
Pencetakan kartu 3 2 minggu

alumni
Distribusi kartu alumni
Penerimaan Kartu
92
DOKUMEN LEVEL KODE
SOP MAJALAH KASADHAR -04
STANDAR OPERATING
PROCEDURE
LAYANAN ALUMNI 5 SEPTEMBER 2008
AREA NO REVISI : 00
KETUA SANGGARAT
Unit Terkait
Percetakan Alumni JURUSAN/ Ketua
Dekanat/Ketua sanggarat
sanggarat &
Pengurus
Alumni
Lanjutan prosedur
majalah alumni A
Pengumuman ke 1 Data 2 bulan
pejabat dan alumni alumni
untuk mennyerahkan
artikel
Permohonan tulisan 2 Data base 1 minggu

ke orang tertentu alumni
sesuai dengan tema
yang akan diangkat
Pengumpulan foto 3 2 minggu
untuk ilustrasi
Pengaturan layout 4
majalah
Pengiriman ke 5
percetakan
Proofread dari 6
percetakan
Pindah ke halaman
berikutnya
93
7
Majalah Kasadhar
naik cetak
8
Distribusi majalah
(hardcopy) ke alumni
dan wisudawan
Penayangan softcopy 9
Majalah di website
untuk dapat
didownload
Laporan
94
DOKUMEN LEVEL KODE
SOP TRACER STUDY -04
STANDAR OPERATING
PROCEDURE
TRACER STUDY 5 SEPTEMBER 2008
AREA NO REVISI : 00
KETUA SANGGARAT
Unit Terkait
Alumni Pengguna JURUSAN/ ketua
lulusan Dekanat/ sanggarat
SORAWI
Lanjutan prosedur
tracer study B
Penyusunan 1 Data 2 minggu

kuesioner alumni
Pengiriman lewat 2 Data base 2 bulan

email dan pos dan alumni
pengembalian
Pengolahan data 3 2 minggu
Feedback untuk
JURUSAN, Dekanat
dan
Laporan Arsip Tetap
95

Sop Sorawi

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Deskripsi Asli:

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Sop Sorawi

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Standard Operating Prosedur (SOP)

Terkait dengan sasaran SANGGAR SORAWI TUJUH DALAPAN akan membangun

2. DISKRIPSI DAN RUANG LINGKUP

3. KEBIJAKAN LAYANAN DAN ORGANISASI

DEVISI DEVISI DEVISI MANAGEMENT

iii. Kelancaran pengurusan perpanjangan ijin operasional

Kuesioner Layanan Biro Administrasi Akademik (SORAWI)

Terima kasih atas partisipasi Anda

JUDUL TANGGAL DIKELUARKAN

PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB

Dibuat oleh, Diperiksa oleh, Disahkan oleh,

Tim SORAWI Kepala yayasan ketua sanggar

JUDUL PENERIMAAN ANGGOTA BARU (PAB) TANGGAL DIKELUARKAN Oktober 2022

Pelaksanaan Sosialisasi 2 2.1 8 bln

PENDAFTARAN 4 4.1 200

Publikasi PEMBERIAN 6 5.1 1 jam

Daftar Ulang 7 7.1 10 mnt

1. Persiapan Sosialisasi PAB

2. Pelaksanaan Sosialisasi PAB

2. PAB Jalur Kerjasama dengan Sekolah

Aktifitas SORAW SEKOLAH HUMAS/ JURUSA Dokumen Waktu

SORAWI meminjam Undangan ke

4. Data anggota Baru

STANDAR OPERATING SOP SORAWI-02

PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB

Dibuat oleh, Diperiksa oleh, Disahkan oleh,

JUDUL TANGGAL DIKELUARKAN

Latihan Ya 3.1. 2-14

Pengambilan NO URUT 7.1. 5

5 5.1. Silabus/Satuan Acara Latihan

6.1. Pengumuman Pembayaran Uang KAS

7 7.1. Kartu Anggota

9 9.1. Hasil Ujian PERTUNJUKAN

10.1. Hasil evaluasi sisip program dari JURUSAN

11.1. Flowchart pengelolaan ruang PELATIHAN

1. Persiapan Bimbingan Rencana Pelatihan

2. Proses Bimbingan Rencana Pelatihan

4. Pencetakan Daftar MATERI PELATIHAN

6. Pembayaran Uang KAS

7. Pelaksanaan Ujian PERTUNJUKAN(UAS)

8. Hasil Ujian pertunjukan

9. Evaluasi Sisip Program

Flow-chart : PENGELOLAAN RUANG

Melakukan kerja sama 1 hari

SORAWI mencarikan 1 hari

Aktifitas Anggota Dekan/ Ketua SORAWI Dokumen Waktu

PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB

PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB

Verifikasi Data Data EPSBED 1 minggu

Review Internal Borang,

Pengiriman Berkas Bukti 6 bln

Visitasi BAN 2 bln

PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB

Aktifitas SORAWI Pejabat BUK BANK ALUMNI Dokumen Waktu

Aktifitas SORAWI BUK BANK ALUMNI Dokumen Waktu

Aktifitas SORA BUK BANK ALUMNI Dokumen Waktu

Persetujuan permintaan tidak

CATATAN : PIHAK EKSTERNAL : unit diluar SORAWI di , anggota, alumni, instansi di

PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB

Alur Proses Dokumen Keterangan

Melalui jaringan (SIA) petugas

Petugas mengarsip satu

Pengarsipan di file anggota untuk