Disusun Oleh :
Cica Fatmanengsih
(18.05.51.0096)
2021
HALAMAN PERSETUJUAN
LAPORAN MAGANG
Dosen Pembimbing,
NIDN : 0018015901
i
HALAMAN PENGESAHAN
LAPORAN MAGANG
Mengetahui,
Dekan Fakultas Ekonomika dan Bisnis
(Dra.M.G.Kentris Indarti,S.E.,M.Si.,AK.,CA.)
NIDN. 0618036702
ii
KATA PENGANTAR
Dengan memanjatkan puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan
rahmat dan hidayah-Nya kepada penulis sehingga dalam melaksanakan magang
dan menyelesaikan laporan magang ini dengan sebaik-baiknya. Kegiatan magang
ini bertujuan untuk melatih ketrampilan dan mental mahasiswa agar menjadi
lulusan yang memiliki kemampuan khusus di hidang masing-masing. Laporan
magang ini disusun berdasarkan pengalaman dan data yang diperoleh selama
melaksanakan magang di PT. Pos Indonesia (Persero) Cabang Kantor Pos
Erlangga, Semarang. Kegiatan magang ini bisa terlaksana dengan baik berkat
bantuan dan berbagai pihak Untuk itu pada kesempatan ini penulis mengucapkan
terima kasih kepada :
Cica Fatmanengsih
iii
DAFTAR ISI
HALAMAN PERSETUJUAN..................................................................................i
HALAMAN PENGESAHAN.................................................................................ii
KATA PENGANTAR............................................................................................iii
BAB 1......................................................................................................................1
PENDAHULUAN...................................................................................................1
1.1 LATAR BELAKANG....................................................................................1
1.2 TUJUAN MAGANG.....................................................................................2
1.3 MANFAAT MAGANG.................................................................................3
BAB II......................................................................................................................5
KAJIAN ILMU........................................................................................................5
2.1 Pengertian Administrasi.................................................................................5
2.2 Tujuan Administrasi.......................................................................................5
2.3 Fungsi Administrasi......................................................................................5
2.4 Manfaat Administrasi.....................................................................................6
2.5 Ruang lingkup administrasi............................................................................6
2.6 Tata tertib pelaksanaan Administrasi.............................................................7
BAB III....................................................................................................................9
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN.................................................................9
3.1 SEJARAH PT POS INDONESIA (PERSERO)............................................9
3.2 VISI, MISI, DAN TUJUAN PERUSAHAAN.............................................11
3.3 LOKASI DAN KONDISI BISNIS PERUSAHAAN...................................12
3.4 Struktur Organisasi Kantor Pos SPP Erlangga Semarang 50400.................18
BAB IV..................................................................................................................23
ANALISIS DAN PEMBAHASAN.......................................................................23
4.1 Deskripsi Pelaksanaan Magang....................................................................23
4.2 Uraian Kegiatan Magang.............................................................................24
4.3 Permasalahan yang sering dihadapi dalam kegiatan magang dibagian
Antaran...............................................................................................................27
4.4 Solusi Permasalahan.....................................................................................28
BAB V....................................................................................................................29
iv
KESIMPULAN DAN SARAN..............................................................................29
5.1 Kesimpulan...................................................................................................29
5.2 Saran.............................................................................................................30
Daftar Pustaka........................................................................................................31
v
DAFTAR GAMBAR
vi
DAFTAR LAMPIRAN
vii
BAB 1
PENDAHULUAN
1
Ekonomika dan Bisnis, Universitas Stikubank Semarang merasa perlu
untuk diadakannya magang, demi menciptakan lulusan akademik yang
mempunyai ketrampilan dan kecakapan yang tanggap terhadap perubahan
di dunia kerja, dengan diadakannya magang di “PT. Pos Indonesia
(Persero) Cabang Kantor Pos Erlangga, Semarang.”.
2
• Agar mahasiswa dapat membandingkan penerapan teori yang
diteima dijenjang akademik dengan praktik yang dilakukan
dilapangan.
A. Bagi Mahasiswa
1) Mahasiswa dapat mendapatkan pengalaman kerja lapangan dan
mengetahui standar spesifikasi dalam dunia kerja.
2) Meningkatkan kemampuan kompetensi mahasiswa dan Sebagai
tempat untuk mengaplikasikan diri tentang ilmu yang diperoleh
selama di bangku kuliah dan menambah wawasan baru tentang
dunia kerja nyata.
3) Sebagai persyaratan penyelesaian program studi dan
memperoleh pengalaman praktis dan mengenal dunia kerja.
4) Mahasiswa dapat mempersiapkan diri secara mental maupun
fisik juga kualitas dalam rangka menghadapi persaingan yang
semakin kompetitif dan potensial dalam dunia kerja.f
5) Pembekalan terhadap mahasiswa untuk menjadi seorang yang
berpotensi, kompeten, dan profesional agar siap memasuki
dunia kerja.
3
B. Bagi Universitas Stikubank (UNISBANK) Semarang :
4
BAB II
KAJIAN ILMU
5
2.3 Fungsi Administrasi Menurut yaitu :
1. Planing
Administrasi adalah sebuah kegiatan perencanaan. fungsi planning atau
perencanaan dimana dalam perencanaan ini dibutuhkan pengumpulan dan
pengolahan data kemudian menyusun perencanaan.
2. Organizing
Adalah menyusun serta membentuk hubungan kerja antara satu pihak
dengan pihak lain hingga terwujud kesatuan
3. Reporting
Adalah kegiatan yang dilakukan adalah melaporkan perkembangan dan
hasil kegiatan melalui keterangan – keterangan, baik dalam bentuk lisan
maupun tulisan. Dengan adanya fungsi ini, mengetahui dan mendaptkan
gambaran informasi atas pelaksanaan tugas yang sudah dikerjakan.
4. Budgeting
untuk mengelola atau mengatur segala perencanaan tentang anggaran atau
keuangan yang digunakan.
2.5 Ruang lingkup administrasi Menurut Gie ( 2009:9) dalam buku Administrasi
Perkantoran Modern yaitu terdiri dari :
a. Menghimpun
6
Adalah suatu kegiaan untuk mencari dan mengumpulkan informasi atau
keterangan secara detail kemudian di simpan untuk tujuan agar nanti bisa
gunakan bila diperlukan.
b. Mencatat
Adalah kegiatan dan menghimpun data agar dapat disimpan, dibaca atau
dikirim
c. Mengelola
Adalah kegiatan menganalisis suatu bentuk data administrasi yang sudah
ada , guna mendapatkan hasil dari data yang dihimpu.
d. Menyimpan
Adalah kegiatan mengamankan dokumen atau mendokumentasikan data
dengan berbagi cara untuk nantinya di gunakan kembali jika di perlukan.
e. Mengirim
Adalah kegiatan bebagai data atau file ke pihak lain dalam organisasi
ataupun dari luar organisasi.
7
Adalah rangkaian perbuatan mengadakan pengurusan dan pengaturan
tenaga kerja yang diperlukan dalam mengadakan kerjasama.
5. Keuangan
Adalah rangkaian perbuatan mengelola segi - segi pembelanjaan dalam
usaha kerjasama
6. Perbekalan
Adalah rangkaian perbuatan mengadakan, mengatur pemakaian dan
memelihara segenap perlengkapan dalam usaha kerjasama
7. Tata usaha
Adalah rangkaian perbuatan menghimpun, mencatut, mengolah,
menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang
diperlukan dalam usaha kerjasama yang dilakukan
8. Perwakilan
Adalah rangkaian perbuatan yang menciptakan hubungan baik dan
dukungan masyarakat sekeliling terhadap usaha kerjasama.
Dari kedelapan tata tertib pelaksanaan administrasi diatas menunjukkan bahwa
perunan dalam suatu orgarisasi perusahaan mempunyai pcranan yang sangat
penting terutama dalam membantu seluruh aktivitas-aktivitas di dalam
perusahaan.
8
BAB III
Pos Indonesia telah beberapa kali beberapa perubahan status mulai dari
Jawatan PTT (Post, Telegraph dan Telephone). Badan usaha tersebut
beroperasi tidak bersifat komersial dan fungsinya lebih kepada pelayanan
kepada publik. Perkembangan terus terjadi hingga statusnya menjadi
Perusahaan Negara Pos dan Telekomunikasi (PN Postel). Mengamati
perkembangan zaman dimana sektor pos dan telekomunikasi berkembang
sangat pesat, maka pada tahun 1965 berganti menjadi Perusahaan Negara Pos
9
dan Giro (PN Pos dan Giro), dan pada tahun 1978 berubah menjadi Perum Pos
dan Giro yang sejak ini ditegaskan sebagai badan usaha tunggal 9 dalam
menyelenggarakan dinas pos dan giropos baik untuk hubungan dalam maupun
luar negeri. Selama 17 tahun berstatus Perum, maka pada 1995 berubah
menjadi Perseroan Terbatas dengan nama PT Pos Indonesia (Persero)
(persero) dilaksanakan berdasarkan PP No. 5 Tahun 1995 tanggal 27 Februari
1995, dan perubahan tersebut secara efektif mulai berlaku pada tanggal 20
Juni 1995.
10
Gambar 1. Logo Perusahaan
• Visi
• Misi
• Tujuan Perusahaan
11
Tujuan Tujuan PT. Pos Indonesia Persero tercantum dalam pasal 5 PP
No. 24 tahun 1984 yang berbunyi “Tujuan perusahaan adalah
membangun, mengembangkan dan mengusahakan pelayanan pos dan
giro dengan arti seluas- luasnya guna mempertinggi kelancaran
hubungan mayarakat untuk menunjang terlaksananya pembangunan
nasional “.
• Lokasi Perusahaan
• Usaha Pokok
Layanan Fisik :
• Layanan Suratpos
12
• Layanan Paket Pos
• Layanan Keuangan
• Layanan Filateli
• Layanan Pos
• Suratpos
• Surat Kilat
13
Layanan cepat pengiriman berita atau barang
sebagai solusi tepat kiriman pos internasional dengan
fasilitas jejak lacak guna mengetahui status kiriman.
Jaringan EMS tersebar luas ke dan dari 46 negara
terkemuka dengan waktu tempuh antara dua sampai lima
hari.
• Ratron
• Ratron Simpati
14
sementara baru terdapat di Sentral Pengolahan Pos
Jakarta.
• Wesel Pos
• Giro Pos
• Paket Pos
15
• Paketpos udara untuk perhubungan udara Khusus untuk
jalur lintas Sumatera, Jawa dan Bali, transportasi
dilakukan oleh armada sendiri yang disebut Armada
Paketpos (Arpak).
• Pos Plus
16
• Filateli
• Wasantara-net (W-net)
17
3.4 Struktur Organisasi Kantor Pos SPP Erlangga Semarang 50400
18
pelanggan, pemanfaatan sumber daya pada kantor pos, dan
pengendalian kinerja seluruh kantor pos cabang yang berada dalam
lingkup kantor pos yang menjadi tanggung jawabnya.
19
bidangnya sesuai dengan standar operating procedure (SOP) dan
uraian pekerjaan yang ditetapkan perusahaan.
20
Manager Audit, Mutu dan Kesehatan, Keselamatan Kerja,
Keamanan dan Lingkungan (K3L) pada kantor ffffPOS SPP Semarang
memiliki tugas pokok yaitu melaksanakan pemeriksaan secara rutin
dan berkala terhadap pelaksanaan pekerjaan pada setiap bagian di
Kantor pos berdasarkan pedoman pemeriksaan periodik yang berlaku,
dan melakukan Pengukuran standard mutu.
21
Pada bagian POS Internasional ini, tugas yang dilakukan adalah
mengecek barang atau paket baik yang akan dikirim ke luar negeri maupun
paker dari luar negeri ke dalam wilayah Indonesia yang menjadi tujuan
paket dikirim. Pengecakan dilakukan untuk memastikan bahwa barang
yang akan dikirim oleh konsumen pengguna jasa POS aman dan tidak
menyalahi aturan berkaitan dengan isi barang yang akan dikirim. Artinya
pada pos Internasional dilakukan penegecekan barang menggunakan ex-ry
pos untuk memastikan isi barang aman dan tidak berbahaya. Contoh isi
paket yang dirasa berbahaya seperti kiriman berisikan narkoba atau bahan
yang mudah pecah dan mahal. Kemudian akan di sortir ke bagian Bea
Cukai untuk menetapkan pajak yang berlaku sesuai dengan di barang.
22
BAB IV
23
• Jadwal Penempatan Pelaksanaan Program Magang
24
menganalisis langsung di masing-masing bagian yang telah diberikan.
kegiatan magang penulis secara garis besar diberi kesempatan untuk di
fokuskan membantu karyawan di bagian Antara Reguler. Di bagian antaran
reguler ini dibagi menjadi beberapa bagian yaitu : POOL A, POOL B, dan
POOL C. Untuk tugas dan pekerjaan nya sama yang membedakan hanya
ruang kerjanya yang terpisah.
Alur kerja bagian antaran reguler yaitu barang yang telah datang
akan di masukan di dalam bagian distribusi, kemudian bagian distribusi
melakukan sortir surat atau paket sesuai dengan alamat (jalan, kelurahan,
kecamatan). Setelah di sortir paket akan dipisahkan perkantong nya sesuai
alamat yang dituju, untuk paket luar kota maka akan di buka kantong nya
dan dipisahkan sesuai dengan alamatnya kemudian akan dikirm langsung.
Berbeda untuk pengiriman paket wilayah lokal semarang maka akan di
masukan di bagian incoming, maka akan dilakukan kegiatan buka kantong
dan terima paket/barang dari bagian distribusi, bagian proses incoming, dan
area lokal semarang dengan aplikasi IPOS-WEB menu Terima Item. mela
kukan penyortiran sesuai dengan kode pos dan kota tujuan. Dan melakukan
serah Item menggunakan IPOS-WES menu serah Item.
25
Pencetakan manifest serah terima dilakukan apabila penginginputan
resi dan pemasangan resi telah selesai dilakukan. Proses ini bertujuan
untuk membuat bukti penyerahan surat kepada bagian antaran yang
selanjutnya akan ditindak-lanjuti oleh bagian antaran. Adapun prosedur
pembuatan manifest serah terima adalah :
2. Pilih layanan
5. Cetak manifest
Contoh resi Manifest serah-terima yang telah tercetak dapat dilihat pada
Gambar 4.
26
Gambar 4. Resi Manisfest serah – terima
Sumber : Pt. Pos Indonesia
27
4.4 Solusi Permasalahan
1. Paket atau surat yang tidak dapat di scan maka dilakukan penerimaan
manual menggunkan dekstop dan dilakukan lacak kiriman.
2. Surat atau paket yang tidak dapat di scan karena salah sortir atau karena
return maka dikembalikan ke pasca antaran.
3. Apabila sistem yang digunakan mengalami eror dan loading maka
dilakukan penerimaan manual menggunakan dekstop.
4. Bukti serah yang tidak terbaca, maka dilakukan pencetakan ulang atau
dilakukan pengalihan pada printer yang lain.
5. Fasilitas sebaiknya ditambahkan agar pekerjaan lebih efisien dan efektif.
28
BAB V
5.1 Kesimpulan
29
5.2 Saran
30
Daftar Pustaka
31
LAMPIRAN A
32
Lampiran B
33
Lampiran C
34
Lampiran D
Gambar 4 : Foto Bersama Manajer Dukungan Umum Kantor POS SPP Erlangga
Semarang.
35
Lampiran E
Gambar 5 : Foto Bersama Kepala Bagian Proses Outgoing Kantor POS SPP
Erlangga Semarang.
36
Lampiran F
37