Mashluchi Sundjaya-D1509052

library.uns.ac.id digilib.uns.ac.
id
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
SISTEM PENGOLAHAN DAN PENDISTRIBUSIAN PAKET

POS DI BAGIAN PAKET KANTOR POS SOLO 57100
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh

Sebutan Vokasi Ahli Madya (A.Md.) Dalam Bidang
Manajemen Administrasi
Oleh :
MASHLUCHI SUNDJAYA
D1509052
PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2012
commit to user
i
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
ii
commit to user
iii
PERNYATAAN
Nama : Mashluchi Sundjaya

NIM : D1509052
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul ”SISTEM

PENGOLAHAN DAN PENDISTRIBUSIAN PAKET POS DI BAGIAN
PAKET KANTOR POS SOLO 57100” adalah betul-betul karya sendiri. Hal-hal
yang bukan karya saya, dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan
ditunjukan dalam daftar pustaka.
Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia
menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya peroleh
dari tugas akhir tersebut.
Surakarta,
Yang Membuat Pernyataan,
Mashluchi Sundjaya
commit to user
iv
MOTTO
Kemenangan yang seindah-indahnya dan sesukar-sukarnya yang bisa direbut oleh

manusia adalah menundukkan diri sendiri.
( R.A. Kartini )
Jenius adalah satu persen inspirasi dan sembilan puluh sembilan persen keringat.
( Thomas Alva Edison )
Semangat, kerja keras, keyakinan tinggi dan berdo’a merupakan kunci dalam
memperoleh kesuksesan.
( Penulis )
Tak ada hal yang sulit apabila kita mau belajar, mencoba, dan terus berusaha.
( Penulis )
commit to user
v
PERSEMBAHAN
Tugas akhir ini penulis persembahkan kepada:
 Bapak dan Ibu tercinta yang telah

mengasuh, membimbing, mendidik, dan
menyayangi penulis sehingga penulis bisa
seperti sekarang ini.
 Kakak, adik, serta keluarga besarku
yang selalu memberikan dukungan dan
semangat.
 Teman-teman yang selalu bersama
dalam suka dan duka, tak henti-hentinya
memberi dukungan dan bantuan kepada penulis.
 Keluarga Besar Komunitas Musik FISIP
yang telah memberi inspirasi dan dorongan
semangat kepada penulis untuk menyelesaikan
karya ini.
 Keluarga Besar MA B FISIP UNS 2009.
Terima kasih atas kerjasamanya selama ini.
 Almamater.
commit to user
vi
KATA PENGANTAR
Assalamu`alaikum Wr. Wb.

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT karena atas segala
rahmat dan karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ”Sistem
Pengolahan dan Pendistribusian Paket Pos di Bagian Paket Kantor Pos Solo
57100” dengan lancar.
Penulisan Tugas Akhir ini bertujuan untuk menjelaskan bagaimana sistem
pengolahan dan sistem pendistribusian paket pos yang terdapat di bagian paket
Kantor Pos Solo 57100 sekaligus untuk melengkapi persyaratan kelulusan
program Diploma III jurusan Manajemen Administrasi guna memperoleh sebutan
Vokasi Ahli Madya.
Penulisan Tugas Akhir ini dapat terlaksana karena adanya dukungan dan
bantuan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, pada kesempatan kali ini penulis
ingin mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang turut membantu dalam
menyelesaikan tugas akhir ini, antara lain kepada:
1. Drs. Is Hadri Utomo, M. Si., selaku Dosen pembimbing yang telah
memberikan bimbingan dalam penyusunan dan penulisan Tugas Akhir
ini.
2. Prof. Drs. Pawito, Ph. D. selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu
Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
3. Drs. Sudarto, M. Si. selaku Ketua Program Studi Diploma III
Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta.
4. Drs. Budiarjo, M. Si. selaku pembimbing akademik.
5. Segenap karyawan FISIP UNS yang telah membantu kelancaran dalam
pengurusan administrasi.
6. Pimpinan dan seluruh karyawan Kantor Pos Solo 57100 yang telah
menerima dan membantu penulis dalam melakukan pengamatan.
commit to user
vii
7. Bapak Heru Kristianto selaku Supervisor Bagian Logistik (Paket)

Kantor Pos Solo 57100 dan Mas Fathohuddin Al-Ayubi selaku petugas
puri paket pada Kantor Pos Solo 57100 yang telah membantu penulis
dalam mengumpulkan data selama pengamatan.
8. Orang tua, Kakak, Adik, serta keluargaku semuanya.
9. Keluarga Besar Komunitas Musik FISIP
10. Teman-teman Manajemen Administrasi 2009, khususnya MA B
11. Untuk semua pihak yang telah membantu yang tidak dapat penulis
sebutkan satu-persatu, terima kasih telah membantu terselesaikannya
Tugas Akhir ini.
Semoga segala bantuan, bimbingan, dukungan, dan pengorbanan yang
telah diberikan kepada penulis menjadi amal baik dan mendapat imbalan dari
Allah SWT. Amin.
Penulis menyadari dalam tugas akhir ini masih jauh dari kesempurnaan,
baik dari materi pembahasan maupun tata bahasanya. Oleh karena itu dengan
segala kerendahan hati, penulis mengharapkan kritik dan saran yang sifatnya
membangun untuk kesempurnaan tugas akhir ini.
Akhir kata penulis berharap dan berdo’a semoga Allah SWT selalu
melimpahkan rahmat-Nya kepada kita semua dan semoga tugas akhir ini dapat
bermanfaat khususnya bagi penulis dan bagi kita semua Amin.
Wassalamu`alaikum Wr. Wb.
Surakarta,
Penulis
Mashluchi S.
commit to user
viii
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL.................................................................................................i
PERSETUJUAN......................................................................................................ii
PENGESAHAN......................................................................................................iii
PERNYATAAN......................................................................................................iv
MOTTO....................................................................................................................v
PERSEMBAHAN...................................................................................................vi
KATA PENGANTAR...........................................................................................vii
DAFTAR ISI...........................................................................................................ix
DAFTAR GAMBAR..............................................................................................xi
DAFTAR TABEL..................................................................................................xii
DAFTAR LAMPIRAN.........................................................................................xiii
ABSTRAK............................................................................................................xiv
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang...........................................................................................1
B. Rumusan Masalah......................................................................................4
C. Tujuan Pengamatan....................................................................................4
D. Manfaat Pengamatan..................................................................................5
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
A. Sistem.........................................................................................................7
a. Definisi Sistem.......................................................................................7
b. Karakteristik Sistem.............................................................................11
c. Unsur Sistem.......................................................................................12
B. Pengolahan…...........................................................................................14
C. Pendistribusian.........................................................................................14
a. Definisi distribusi.................................................................................14
b. Saluran Distribusi.................................................................................16
c. Bentuk-bentuk Distribusi.....................................................................17
d. Fungsi Distribusi..................................................................................17
commit to user
e. Distribusi Jasa......................................................................................18
ix
D. Sistem Distribusi......................................................................................20
E. Metode Pengamatan..................................................................................21
a. Lokasi Pengamatan..............................................................................22
b. Jenis Pengamatan.................................................................................22
c. Sumber Data.........................................................................................22
d. Teknik Pengumpulan Data..................................................................23
e. Teknik Analisis Data............................................................................24
BAB III DESKRIPSI PERUSAHAAN
A. PT. Pos Indonesia....................................................................................26
a. Sejarah PT. Pos Indonesia...................................................................26
b. Visi dan Misi PT. Pos Indonesia.........................................................29
c. Tugas dan Fungsi PT. Pos Indonesia...................................................30
d. Kepemilikan Modal PT. Pos Indonesia...............................................31
e. Produk-produk PT. Pos Indonesia (Persero).......................................31
B. PT. Pos Indonesia Solo 57100 ...............................................................36
a. Sejarah Perkembangan PT. Pos Indonesia Solo 57100.......................36
b. Identifikasi Instansi ............................................................................37
c. Lokasi PT. Pos Indonesia (Persero) Solo 57100 (KPRC)...................37
d. Struktur Organisasi PT. Pos Indonesia Solo 57100............................42
e. Varian layanan dalam produk PT. Pos Indonesia (Persero)................45
BAB IV HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
A. Tahapan Sistem Pengolahan dan Pendistribusian Paket Pos..................48
B. Sistem Pendistribusian Paket Pos di Kantor Pos Solo 57100.................59
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan.............................................................................................65
B. Saran....................................................................................................66
DAFTAR PUSTAKA
PEDOMAN WAWANCARA
LAMPIRAN
commit to user
x
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 : Model umum sebuah informasi .........................................................8

Gambar 2.2 : Aliran Fisik.......................................................................................19
Gambar 2.3 : Model Analisis Interaktif..................................................................25
Gambar 3.1 : Struktur Organisasi PT. Pos Indonesia Solo 57100........................41
Gambar 4.1 : Aliran Proses Distribusi Paket dari Luar Negeri............................63
Gambar 4.2 : Aliran Proses Distribusi Paket dari Luar Jawa...............................63
Gambar 4.3 : Aliran Proses Distribusi Paket dari daerah Jawa...........................64
commit to user
xi
DAFTAR TABEL
Tabel 1.1: Perkembangan Pelayanan Jasa Paket Pos di Kantor Pos Solo 57100
Tahun 2011 Bulan Januari-Desember.....................................................................2
commit to user
xii
DAFTAR LAMPIRAN
1. Contoh Advis PP 8
2. Contoh Berita Acara P6
3. Contoh Bukti Serah Kiriman R7
4. Contoh Label Kantong Paket Pos Biasa
5. Contoh Label Kantong Paket Pos Kilat Khusus
6. Contoh Panggilan Paket Pos PP 14
7. Contoh Panggilan X13
8. Contoh Daftar Pengantar Kiriman
9. Contoh Bukti Pengiriman (Resi) I-POS
10. Daftar COT yang harus diperhatikan di bagian Paket Pos
11. Surat Tugas Magang
12. Surat Keterangan Selesai Magang
13. Form Monitoring Magang
14. Form Penilaian Magang
15. Form Presensi Magang
commit to user
xiii
ABSTRAK
Mashluchi Sundjaya, D1509052. Sistem Pengolahan dan

Pendistribusian Paket Pos di Bagian Paket Kantor Pos Solo 57100, Tugas
Akhir, Program Studi Manajemen Administrasi, Program Diploma III,
Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret, 2012.
PT. Pos Indonesia (Persero) merupakan salah satu Badan Usaha Milik
Negara (BUMN) yang bergerak di bidang jasa pelayanan pengiriman yang
memiliki cabang di seluruh Indonesia. Paket pos merupakan salah satu jenis
produk layanan jasa dari PT. Pos Indonesia (Persero) yang sering digunakan oleh
para pelanggan untuk mengirimkan barang ke tempat tujuan. Namun seiring
berjalannya waktu, sekarang mulai bermunculan perusahaan jasa pengiriman
barang lainnya yang menjadi pesaing PT. Pos Indonesia (Persero). Hal ini mutlak
memacu PT. Pos Indonesia untuk meningkatkan kualitas layanan agar
memperoleh kepuasan pelanggan dan meningkatkan omset.
Salah satunya dengan membuat sistem pengolahan dan pendistribusian
yang baik, untuk itu permasalahan yang akan dikemukakan pada obyek ini adalah
sistem pengolahan dan sistem pendistribusian paket pos di bagian paket Kantor
Pos Solo 57100. Tujuan pengamatan Tugas Akhir ini adalah untuk mengetahui
dan memahami sistem pengolahan dan sistem pendistribusian paket pos di bagian
paket Kantor Pos Solo 57100.
Pengamatan ini mengambil lokasi di Kantor Pos Solo 57100, jenis
pengamatan ini adalah pengamatan deskriptif kualitatif. Sumber data berasal dari
(1) Narasumber atau informan, (2) Peristiwa, aktivitas dan perilaku, (3)
Dokumentasi. Teknik pengumpulan data dalam pengamatan ini menggunakan
teknik (1) wawancara, (2) observasi, (3) mengkaji dokumen dan arsip. Teknik
analisis data adalah menggunakan teknik interaktif, dengan melalui tiga tahapan
yaitu (1) mereduksi data, (2) menyajikan data, dan (3) menarik kesimpulan.
Hasil dari pembahasan penulis menjelaskan tentang sistem pengolahan dan
pendistribusian paket pos yang berpedoman pada prinsip ”CPTDR” yaitu :
Collecting(Pengumpulan), Processing(Pengolahan), Transporting(Pengiriman),
Delivering(Pengantaran), dan Reporting (Pelaporan). Sistem pendistribusian paket
pos terdiri dari beberapa prosedur, mulai dari prosedur paket masuk gudang
sampai dengan prosedur pengiriman dan transportasi. Kesimpulan yang didapat
dari pengamatan tersebut yaitu sistem pengolahan serta pendistribusian pada
bagian paket Kantor Pos Solo 57100 sudah baik karena telah mengacu pada
karakteristik sistem yang baik. Sistem-sistem tersebut juga sudah memenuhi
syarat dan ketentuan sistem pengolahan dan pendistribusian yang baik meskipun
masih sering terdapat beberapa penyimpangan-penyimpangan.
Saran yang bisa diberikan yaitu untuk meningkatkan kepuasan pelanggan
antara lain dalam pendistribusian paket pos perlu ditingkatkan kecepatan serta
ketepatan pengiriman paket. Selain itu dalam pengolahan paket pos perlu
ditingkatkan lagi ketelitian petugas. Untuk menangani keluhan dari pelanggan
juga perlu ditingkatkan kesigapan serta kesiapan petugas.
commit to user
xiv
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah

Dewasa ini, berbagai kemajuan pesat yang terjadi di industri barang dan
jasa mau tidak mau mensyaratkan perusahaan untuk berkembang sejalan dengan
kemajuan tersebut, yang berarti operasional organisasi kian menjadi kompleks.
Perkembangan tersebut tak lepas dari perkembangan ilmu pengetahuan dan
teknologi. Selain itu transportasi juga merupakan salah satu unsur penunjang
utama dalam proses operasional organisasi maupun perusahaan. Transportasi
mempunyai peranan yang sangat vital, dalam hal ini transportasi yang dimaksud
adalah pengangkutan. Tanpa adanya pengangkutan menimbulkan konsekuensi
yang fatal bagi sebuah perusahaan, karena dapat dipastikan perusahaan tersebut
akan mengalami hambatan dalam pertumbuhannya dan kerugian sebab tidak dapat
memasarkan barang-barang yang telah diproduksinya. Tidak hanya perusahaan
saja yang terkena dampaknya, tetapi bagi setiap orang yang akan mengirim suatu
barang juga.
Salah satu bentuk layanan di bidang pengangkutan adalah kecepatan dan
ketepatan dalam pengiriman barang. Kecepatan dan ketepatan waktu pengiriman
barang menjadi suatu syarat yang mutlak dan harus dipenuhi dalam layanan
pengangkutan tersebut. Dalam perkembangannya, pengiriman surat dan paket
tidak hanya dilakukan oleh suatu perusahaan atau pihak-pihak yang bergerak di
bidang niaga, melainkan dilakukan juga oleh masyarakat untuk tetap dapat saling
menjalin komunikasi. PT.Pos Indonesia (Persero) merupakan salah satu BUMN di
Indonesia yang mengolah jasa hantaran pos nasional dengan tujuan profit
oriented.
PT. Pos Indonesia (Persero) ternyata di era sekarang dihadapkan pada
persaingan yang semakin ketat. Untuk menjaga kelancaran dan kemajuan jalannya
bisnis, maka harus mampu bersaing dengan maksimal. Salah satu cara adalah
commit
dengan bisa memberikan pelayanan yangtoterbaik,
user yaitu cara yang bisa dilakukan
1
perpustakaan.uns.ac.id 2
digilib.uns.ac.id
adalah memberikan pelayanan yang cepat, tepat waktu, aman serta nyaman.
Dengan pelayanan yang terbaik itulah PT Pos Indonesia (Persero) khususnya di
Kantor Pos Solo 57100 mengalami perkembangan dalam pelayanan jasa
pengiriman. Hal ini dapat dilihat dari penggunaan pelayanan jasa mulai pada
Bulan Januari 2011 sampai dengan Desember 2011 adalah sebagai berikut:
Tabel 1.1 Perkembangan Pelayanan Jasa Paket Pos di Kantor Pos Solo 57100
Tahun 2011 Bulan Januari-Desember
Bulan Penerimaan
Januari 3833
Februari 3037
Maret 2977
April 2806
Mei 2747
Juni 2563
Juli 3110
Agustus 3722
September 2788
Oktober 3120
November 2955
Desember 3097
Jumlah 36755
Sumber : PT. Pos Indonesia (Persero) Solo, 2011

Pada Tabel 1.1 menunjukkan perkembangan penggunaan pelayanan jasa
paket pos tahun 2011 dari bulan Januari-Desember yang mengalami pasang surut.
Walaupun perkembangan penggunaan jasa tersebut mengalami pasang surut,
namun hal ini tidak mengurangi pelayanan dari jasa paket pos. Perkembangan
tersebut membuat pengolahan data harus
commit terkelola dengan baik. Selama ini
to user
digilib.uns.ac.id
pengolahan data pada Kantor Pos Solo 57100 menggunakan aplikasi Microsoft
Office Excel. Aplikasi tersebut tidak jarang sering terjadi kesalahan data,
kehilangan data, ketidak akuratan data bahkan sulit dalam mencari arsip data yang
terdahulu.
Sehubungan dengan masih digunakannya aplikasi tersebut dalam proses
pengolahan data, maka aplikasi yang ada dicoba dikembangkan lagi menjadi
aplikasi I-POS (Integrated Postal Operating System) berbasis database sehingga
data yang diolah lebih cepat, tepat, aman, dan efisien. Dengan adanya sistem yang
baru diharapkan dapat mengoptimalkan kinerja perusahaan dalam hal memberikan
pelayanan.
Kegiatan pengolahan dan pendistribusian hantaran dalam hal ini paket pos
perlu dikelola dengan sistem yang bagus dan profesional agar menghasilkan
pelayanan prima. Tujuan dari pelayanan prima tersebut yang diterapkan pada
pengiriman barang dalam negeri maupun luar negeri adalah untuk memberikan
pelayanan yang memuaskan kepada pengguna jasa pengiriman barang. Dengan
adanya pelayanan prima di PT. Pos Indonesia (Persero) maka kehidupan
masyarakat bisa semakin maju dan mudah dalam mengirimkan barang-barang
dalam negeri, apabila saudara atau teman yang tinggal jauh dari di tempat tinggal
kita meminta untuk dikirimkan barang dengan menggunakan jasa lewat paket pos
dengan jasa paket kilat khusus maupun paket pos biasa.
Hal ini menunjukkan bahwa proses pelayanan prima pada pengiriman
barang lewat paket pos dapat dijadikan peralatan yang mampu bekerja lebih cepat
dan terjamin. Pengiriman barang dengan menggunakan jasa pelayanan prima
dapat dilakukan secara tepat dan terjamin pada waktu pengiriman barang ke
tempat tujuan. Apabila pengolahan dan pendistribusian paket pos berjalan
lancar,maka pengiriman barang ke tujuan juga lancar dan tepat waktu. Sebaliknya
apabila mulai dari pengolahan sampai pendistribusian paket pos tersebut tidak
berjalan dengan lancar maka dalam pengiriman terjadi hambatan-hambatan yang
menyebabkan keterlambatan pengiriman sampai ke tujuan. Sistem pengolahan
dan pendistribusian merupakan suatu rangkaian yang tidak bisa dipisahkan dalam
commit to user
digilib.uns.ac.id
keberjalanannya dan untuk memperoleh hasil yang memuaskan, keduanya harus

dioptimalkan dalam pengelolaanya.
Kantor Pos Solo 57100 sebagai salah satu unit cabang PT. Pos Indonesia
(Persero) pastinya mempunyai Standart Operating Procedure(SOP) dalam sistem
pengolahan dan pendistribusian paket pos. Hal ini dilakukan agar dapat
menghasilkan pelayanan prima kepada pengguna jasa kiriman/Customer yang
berorientasi pada kepuasan Customer di samping untuk mewujudkan visi dan misi
PT. Pos Indonesia (Persero). Kualitas pelayanan perlu ditingkatkan karena hal ini
akan berdampak langsung dengan kepuasan pelanggan dan akhirnya juga
berimbas pada pendapatan perusahaan. Dengan adanya perbaikan-perbaikan
tersebut diharapkan dapat meningkatkan omset perusahaan agar perusahaan dapat
berkembang dan semakin maju.
Mengingat pentingnya sistem yang baik dalam proses pengolahan dan
pendistribusian barang tersebut,disini penulis akan mengupas tentang sistem
tersebut khususnya di Kantor Pos Solo 57100. Berdasarkan uraian tersebut diatas,
maka dalam penyusunan tugas akhir ini penulis tertarik mengkaji tentang
“SISTEM PENGOLAHAN DAN PENDISTRIBUSIAN PAKET POS DI
BAGIAN PAKET KANTOR POS SOLO 57100”
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, maka dapat dirumuskan
permasalahannya sebagai berikut :
1. Bagaimana sistem pengolahan paket pos yang diterapkan pada bagian paket
Kantor Pos Solo 57100?
2. Bagaimana sistem pendistribusian paket pos yang diterapkan pada bagian
paket Kantor Pos Solo 57100?
C. Tujuan Pengamatan
Adapun tujuan yang ingin dicapai dalam pelaksanaan Tugas Akhir ini
antara lain adalah :
commit to user
digilib.uns.ac.id
1. Tujuan Operasional
Untuk mengetahui dan memahami sistem pengolahan dan pendistribusian
paket pos pada bagian paket Kantor Pos Solo 57100
2. Tujuan Fungsional
Untuk memberikan manfaat bagi semua pihak yang membutuhkan khususnya
bagi Kantor Pos Solo 57100, baik itu pengetahuan, masukan, saran dan bahan
pertimbangan dalam kegiatan perusahaan. Disamping itu juga dapat
bermanfaat bagi masyarakat umumnya.
3. Tujuan Individual
Untuk memenuhi syarat dalam memperoleh sebutan Ahli Madya pada
Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu
Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
D. Manfaat Pengamatan
Pengamatan ini diharapkan mampu memberikan manfaat bagi pihak
perusahaan, penulis dan pihak lainnya. Adapun manfaat yang ingin dicapai dari
hasil pengamatan ini adalah :
1. Bagi Pihak Perusahaan
a) Mampu mengambil kebijakan dalam sistem pengolahan sampai
pendistribusian paket sehingga dapat meningkatkan keuntungan
perusahaan.
b) Dengan diketahuinya sistem pengolahan dan pendistribusian paket
pos yang efektif dan efisien diharapkan dapat memperlancar proses
pendistribusian paket ke pelanggan sehingga bisa tepat waktu.
c) Adanya perbaikan citra perusahaan di mata customer/pengguna
jasa.
2. Bagi Penulis
a) Untuk melatih dalam mengadakan pengamatan dan menyusul hasil
pengamatan dalam bentuk yang sistematis.
commit to user
digilib.uns.ac.id
b) Untuk menambah wawasan dan pengetahuan terhadap dunia usaha

nyata pada umumnya dan dalam bidang sistem pengolahan dan
pendistribusian paket pada khususnya.
c) Untuk lebih meningkatkan kemampuan mahasiswa dalam
membuat skala perbandingan dan penerapan teori yang diperoleh
selama perkuliahan dengan praktek yang sesungguhnya.
3. Bagi Pihak Lain

a) Sebagai informasi yang dapat digunakan untuk bahan pengamatan
dan menambah pengetahuan bagi yang berminat dalam bidang yang
serupa.
commit to user
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
Pada bab ini akan dijelaskan tentang kajian pustaka yang menimbulkan
gagasan dan mendasari pengamatan yang akan dilakukan. Agar tidak memperluas
permasalahan atau menimbulkan salah tafsir dalam perumusan masalah yang telah
dikemukakan. Maka dalam bab ini akan dipaparkan mengenai pengertian
mengenai Sistem, Pengolahan, dan Pendistribusian, Sistem Distribusi serta
metode pengamatan yang digunakan.
A. Sistem
1. Definisi Sistem
Istilah sistem bukanlah hal yang asing bagi sebagian besar orang. Secara
umum, menurut KBBI sistem adalah seperangkat unsur yang secara teratur saling
berkaitan sehingga membentuk suatu totalitas.
Menurut Robert G. Mudick (1984;16) dalam bukunya “Sistem Informasi
untuk Manajemen Modern”
“Sistem adalah seperangkat elemen yang membentuk kegiatan atau
prosedur/bagan pengolahan yang mencari suatu tujuan atau tujuan-tujuan
bersama dengan mengoperasikan data dan/ atau barang pada waktu
rujukan tertentu untuk menghasilkan informasi dan/ atau energi dan/ atau
barang”.
Sedangkan pengertian sistem menurut Gordon B.Davis (1995; 65) dalam
bukunya “Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen” menyatakan bahwa
sebuah sistem terdiri dari bagian-bagian yang saling berkaitan yang beroperasi
bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud tertentu. Model dasar
sebuah sistem menurut Davis adalah masukan, pengolahan, dan keluaran.
Sistem adalah suatu cara yang ditempuh oleh seseorang (suatu badan atau
organisasi) untuk mencapai salah satu sasaran, baik di dalam maupun sasaran
commit mempunyai
keluar, karena suatu organisasi haruslah to user tujuan ataupun sasaran yang
7
digilib.uns.ac.id
ingin dicapai. Untuk mencapai tujuan itu dilakukan berbagai kegiatan dan masing-
masing kegiatan. Mempunyai sasaran tertentu yang secara keseluruhan ditujukan
terhadap tercapainya tujuan organisasi. Guna mencapai sasaran pada masing-
masing kegiatan itu dipakai cara-cara tertentu yang dianggap paling cocok
(efektif) diantara berbagai cara. Cara inilah yang biasa diistilahkan sebagai
“sistem”.
Tidak semua cara-cara tersebut diberi istilah sistem, hanya yang berada
dalam lingkungan organisasi yang biasa diberi istilah demikian. Sesuai dengan
yang dikemukakan George R. Terry dalam buku “Kerangka Dasar Sistem
Informasi Manajemen” adalah sebagai berikut “…a system is a network of
procedurs which are integrated and designed to carry out a major activity”.
(1970:26), (…”Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur yang
terpadu untuk mencapai aktivitas yang besar”.)
Sistem sebagai suatu aturan tidak timbul sendiri melainkan harus
diciptakan. Sarana penilaian dari suatu sistem antara lain:
a) Pegawai
b) Sarana, prosedur, dan metode yang digunakan
c) Input dan output.
Gambar 2.1
Model Umum sebuah Informasi
Masukan Sistem Keluaran
Model Sistem Sederhana
Masukan 1 Keluaran 1
Masukan 2 Sistem Keluaran 2
Masukan n Keluaran n
commit to user
Sistem Dengan Banyak Masukan dan Keluaran
digilib.uns.ac.id
Sumber : Gordon B. Davis (1995;69)

Dari pendapat diatas dapat diambil suatu kesimpulan bahwa sistem pada
hakekatnya adalah kesatuan dari komponen-komponen yang saling berhubungan
satu sama lain yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.
Klasifikasi sistem menurut Gordon B. Davis, terdiri dari sistem fisik dan abstrak,
sistem deterministik dan probabilistik serta sistem tertutup dan terbuka.
Suatu sistem dapat dirumuskan sebagai setiap kumpulan-kumpulan
bagian-bagian subsistem-subsistem yang disatukan, yang dirancang, untuk
mencapai suatu tujuan. (Moekijat,1996 : 3) dalam bukunya “Pengantar Sistem
Informasi Manajemen”
Menurut The Liang Gie dalam Moekijat, sistem diartikan sebagai suatu
kebulatan dari bagian-bagian atau unsur-unsur yang saling berhubungan menurut
suatu pengaturan yang tertib guna mencapai maksud tertentu (Moekijat, 1996 : 3-
4) dalam buku “Pengantar Sistem Informasi Manajemen”. dalam bukunya
Beberapa Ensiklopedi seperti yang dikutip oleh Moekijat menjelaskan arti sistem
itu sebagai berikut :
1) The Encyclopedia of Management dalam Moekijat menjelaskan :
Suatu sistem adalah suatu susunan yang teratur dari kegiatan-kegiatan
yang saling bergantung dan prosedur-prosedur yang berhubungan, yang
melaksanakan dan memudahkan pelaksanaan kegiatan utama dari suatu
organisasi.
2) Dalam Ensiklopedia Manajemen dijelaskan bahwa :
Sistem adalah suatu keseluruhan yang terdiri atas sejumlah variabel yang
berinteraksi. Suatu sistem pada dasarnya adalah suatu susunan yang teratur dari
kegiatan-kegiatan yang berhubungan satu sama lain dan prosedur-prosedur yang
berkaitan yang melaksanakan dan memudahkan pelaksanaan kegiatan utama dari
suatu organisasi (Drs. Komaruddin, 1983 : 472)
Sistem merupakan faktor yang sangat penting dalam pelaksanaan tugas
atau pekerjaan, tidak hanya dalam bidang atau lapangan kegiatan operasional, tapi
commit to user
digilib.uns.ac.id
juga dalam bidang pekerjaan perkantoran. Suatu sistem dan prosedur juga
merupakan suatu faktor yang saling berkaitan (integrated)
Secara sederhana dapat diartikan bahwa sistem adalah suatu cara yang
ditempuh atau diambil seseorang (suatu badan atau organisasi) untuk mencapai
salah satu sasaran baik di dalam maupun sasaran ke luar, karena suatu organisasi
haruslah mempunyai tujuan ataupun sasaran yang ingin dicapai dan menunjukkan
bahwa perusahaan tersebut adalah perusahaan organisasi yang dinamis A.S.
Moenir (1987 : 19) dalam bukunya “Pendekatan Manusiawi dan Organisasi
Terhadap Pembinaan Kepegawaian” berpendapat bahwa :
“Berhasilnya suatu organisasi secara keseluruhan tergantung pada
berhasilnya unit-unit dalam melakukan pekerjaan. Sedangkan hasil kerja
unit yang satu harus merupakan bagian dari unit yang lain, demikian
secara beruntun sehingga hasil-hasil unit dapat merupakan hasil
keseluruhan secara utuh saling berhubungan dan saling tergantung”.
Keadaan demikian disebut sebagai sistem karena adanya saling
berhubungan dan saling bergantung antar bagian dalam suatu organisasi. Untuk
mencapai tujuan itu dilakukan berbagai kegiatan dan masing-masing kegiatan
mempunyai sasaran tertentu yang secara keseluruhan ditujukan kepada
tercapainya tujuan organisasi. Guna mencapai sasaran pada masing-masing
kegiatan itu dipakai cara-cara tertentu yang dianggap paling cocok (efektif)
diantara berbagai cara. Cara inilah yang biasa diistilahkan sebagai sistem. Tidak
semua cara-cara tersebut diberi istilah sistem hanya yang berada dalam
lingkungan organisasi yang biasa diberi istilah demikian.
Menurut Richard A Johnson,Fremont E Kast & James E. Rosenzweig
(1981 : 4) dalam bukunya “Teori Sistem dan Penerapannya dalam Manajemen”
Suatu sistem adalah “suatu kebulatan/perpaduan hal-hal atau bagian-bagian yang
membentuk suatu kebulatan/keseluruhan yang kompleks atau utuh”. Istilah sistem
mencakup suatu spektrum yang sangat luas dari suatu faham. Misalnya, kita
mempunyai sistem gunung-gunung, sistem sungai, sistem tata surya sebagai
bagian dari lingkungan fisik kita. Tubuh manusia sendiri adalah suatu organisme
yang kompleks termasuk di dalamnyacommitsistem
to user
tulang kerangka, sistem peredaran
digilib.uns.ac.id
darah, dan sistem syaraf. Kita sehari-hari dapat melihat dan berhubungan dengan
fenomena yang sedemikian itu seperti misalnya sistem transportasi, sistem
komunikasi (telepon,telegram dan sebagainya) dan sistem ekonomi.
Beberapa manfaat digunakannya pendekatan sistem (Quible, 2001 : 31-32)
dalam buku “Manajemen Administrasi Perkantoran Modern” adalah :
1) Mengoptimalkan hasil dari penggunaan sumber daya yang efisien;
2) Salah satu alat pengendali biaya;
3) Untuk mengefisienkan aktivitas yang dilakukan dalam kantor;
4) Alat bantu pencapaian tujuan organisasi;
5) Alat bantu organisasi dalam menerapkan fungsi-fungsinya.
Adapun kerugiannya adalah sebagai berikut :
(a) Pengoperasian yang kurang fleksibel akan menjadikan sistem tidak
berfungsi secara optimal;
(b) Tuntutan lingkungan untuk mengubah sebuah metode atau
prosedur akan menyebabkan perubahan pada metode atau prosedur
bagian atau departemen yang lain. Begitu juga, jika sistem atau
subsistem diubah, maka seluruh metode dan prosedur di suatu
organisasi akan ikut berubah;
(c) Perlunya waktu sosialisasi bagi sebuah metode, prosedur atau
sistem baru yang akan diterapkan perusahaan;
(d) Kemungkinan terdapat resistensi dari anggota organisasi.
Dari pengertian-pengertian diatas dapat diambil suatu kesimpulan bahwa

pada dasarnya sistem adalah suatu rangkaian prosedur ataupun unsur-unsur yang
teratur, saling berkaitan dan terorganisasi serta membentuk suatu totalitas guna
mencapai tujuan dari suatu organisasi secara efektif dan efisien.
2. Karakteristik Sistem
Menurut Mcleod dan Schell (2001 : 32) dalam buku “Manajemen
Administrasi Perkantoran Modern” sebuah sistem yang baik memiliki
karakteristik sebagai berikut : commit to user
digilib.uns.ac.id
a) Fleksibel. Walaupun sistem yang efektif adalah sistem yang

terstruktur dan terorganisir dengan baik, namun sebaiknya cukup
fleksibel agar lebih mudah disesuaikan dengan keadaan yang sering
berubah;
b) Mudah diadaptasikan. Sistem yang baik juga harus cepat dan mudah
diadaptasikan dengan kondisi baru tanpa mengubah sistem yang lama
maupun mengganggu fungsi utamanya;
c) Sistematis. Agar berfungsi secara efektif, hendaknya sistem yang ada
bersifat logis dan sistematis, yaitu sistem yang dibuat tidak akan
mempersulit aktivitas pekerjaan yang telah ada;
d) Fungsional. Sistem yang efektif harus dapat membantu mencapai
tujuan yang telah ditentukan;
e) Sederhana. Sebuah sistem seharusnya lebih sederhana sehingga lebih
mudah dipahami dan dilaksanakan;
f) Pemanfaatan sumber daya yang optimal. Sistem yang dirancang
dengan baik akan menjadikan penggunaan sumber daya yang dimiliki
organisasi dapat dioptimalkan pemanfaatannya.
3. Unsur Sistem
Secara umum, sebuah sistem yang ideal memiliki unsur (Laudon dan
Laudon, 2004; Odgers,2005 : 32-33) dalam buku “Manajemen Administrasi
Perkantoran Modern” sebagai berikut :
a) Input. Aliran sistem dimulai oleh input dari beberapa jenis sumber
daya. Di dalam area kerja, jenis input yang biasa dijumpai adalah data,
informasi, dan material diperoleh baik dari dalam maupun luar
organisasi. Tentunya kelancaran aliran input ini akan ditunjang oleh
ketrampilan dan pengetahuan karyawan, serta peralatan kantor yang
memadai guna menjalankan metode dan prosedur dalam sistem. Dalam
beberapa instansi, output dari satu sistem menjadi input sistem yang
lain;
commit to user
digilib.uns.ac.id
b) Processing. Perubahan input menjadi output yang diinginkan

dilakukan pada saat pemrosesan yang melibatkan metode dan prosedur
dalam sistem. Biasanya, aktivitas ini akan secara otomatis
mengklasifikasikan,mengonversikan,menganalisis, serta memperoleh
kembali data atau informasi yang dibutuhkan;
c) Output. Setelah melalui pemrosesan, input akan menjadi output,
berupa informasi pada sebuah kertas atau dokumen yang tersimpan
secara elektronik. Output ini akan didistribusikan kepada bagian atau
pegawai yang membutuhkan. Untuk itu kualitas output mempunyai
dampak yang signifikan terhadap kinerja bagian yang berkaitan,
karena bisa menjadi output pada suatu subsistem (departemen atau
bagian) tertentu merupakan input dari sistem (departemen atau bagian)
yang lain;
d) Feedback. Pemberian umpan balik mutlak diperlukan oleh sebuah
sistem, karena hal itu akan membantu organisasi untuk mengevaluasi
dan memperbaiki sistem yang ada sekarang menjadi lebih baik lagi.
Sebagai contoh, jika unit biaya melebihi standar yang ditentukan,
maka pengendalian masing-masing proses perlu untuk ditingkatkan.
Umpan-balik akan membuat sistem dapat mengevaluasi efektivitas
output yang dihasilkan agar lebih bernilai tambah bagi organisasi.
Tentunya kuantitas maupun kualitas umpan balik yang dibutuhkan
berbeda dari satu sistem (departemen atau bagian) ke sistem
(departemen atau bagian) yang lain. Semakin vital keberadaan sistem
(departemen atau bagian) tersebut bagi organisasi, semakin penting
pula umpan-balik tersebut diperlukan;
e) Pengawasan. Seperti halnya elemen sistem yang lain pengawasan juga
memiliki dimensi internal dan eksternal. Dimensi internal tersebut
adalah kebijakan perusahaan dan prosedur sistem yang harus ditaati.
Dimensi eksternal melibatkan negara, peraturan pemerintah, dan
regulasi yang berdampak pada kebijakan sistem begitu juga etika, dan
commit to user
pertimbangan moral.
digilib.uns.ac.id
Dapat disimpulkan bahwa keberadaan tiap unsur tersebut di atas sangatlah

penting, karena masing-masing memainkan peranan yang penting dalam
menjalankan sistem.
B. Pengolahan
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia Edisi 1 (1988:625) memberikan
pengertian tentang olah dan pengolahan adalah sebagai berikut :
1. Olah yaitu memasak (mengerjakan, mengusahakan) sesuatu (barang dsb)
supaya menjadi lain atau menjadi lebih sempurna.
2. Pengolahan yaitu proses, perbuatan, cara mengolah
Sedangkan dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia Edisi 2 (1996:701)
memberikan pengertian tentang olah adalah sebagai berikut :
1. Olah yaitu :
a) Laku; ulah; cara (melakukan sesuatu); akal (daya upaya,tipu daya)
b) Perbuatan
Dari pengertian diatas dapat diambil kesimpulan bahwa pengolahan adalah
suatu proses atau cara perbuatan mengubah/mengusahakan sesuatu menjadi lebih
sempurna atau memiliki nilai guna.
C. Pendistribusian
1. Definisi Distribusi
Cepat atau lambat alat atau barang yang disimpan dalam gudang/tempat
penyimpanan akan dikeluarkan guna didistribusikan kepada pihak yang
membutuhkan. Dalam pendistribusian perlu juga diusahakan bagaimana agar
pengiriman alat/barang berjalan dengan aman dan dengan biaya yang murah
dalam artian pengiriman secara efektif dan efisien. Pengertian distribusi itu sendiri
adalah proses yang menunjukkan penyaluran barang dari produsen sampai ke
tangan masyarakat konsumen. Produsen artinya orang yang melakukan kegiatan
produksi. Konsumen artinya orang yang menggunakan barang atau pemakai
barang/jasa dan orang yang melakukan kegiatan distribusi disebut distributor.
commit to user
Distribusi merupakan kegiatan ekonomi yang menjembatani kegiatan produksi
digilib.uns.ac.id
dan konsumsi. Berkat distribusi barang dan jasa dapat sampai ke tangan
konsumen. Dengan demikian kegunaan dari barang dan jasa tersebut akan lebih
meningkat setelah dapat dikonsumsi. Dari apa yang baru saja diuraikan tampaklah
bahwa distribusi turut serta meningkatkan kegunaan menurut tempatnya (place
utility) dan menurut waktunya (time utility).
Distribusi Menurut Winardi (1986:299) dalam bukunya, “Prinsip-Prinsip
Manajemen” yang dimaksud dengan saluran distribusi adalah “Merupakan suatu
kelompok perantara yang berhubungan erat satu sama lain dan yang menyalurkan
produk-produk kepada pembeli”.
Menurut Prof. Dr. Mr. S. Prajudi Atmosudirjo, S. H. dalam bukunya
Dasar-dasar ( Pengantar Studi) Administrasi Niaga (Business Administratiton)
(1982 : 286) seri 5, “Distribusi” adalah bidang keahlian dan kegiatan-kegiatan
untuk mendekatkan barang-barang kita (commodities, merchandise) sedekat-
dekatnya dan ditempatkan semenarik-menariknya kepada warga masyaraka,
calon-calon atau peminat pembeli, sedemikian rupa, sehingga mereka yang
tadinya sudah menjadi langganan atau pemakai barang-barang merk lain mulai
piker-pikir untuk membeli dan memakai barang-barang (produk) perusahaan kita.
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia Edisi 3 (2007:270) memberikan
pengertian tentang distribusi dan pendistribusian adalah sebagai berikut :
Distribusi yaitu :
a) Pembagian barang keperluan sehari-hari kepada penduduk atau
kepada pegawai, anggota tentara, polisi, dan sebagainya.
b) Penyaluran barang kepada beberapa orang atau kebeberapa tempat.
c) Pendistribusian yaitu pembagian, penyebaran ke tempat-tempat
secara merata.
http://akupunmenulis.wordpress.com/2009/07/22/produksi-konsumsi
distribusi-dan-ekonomi-kerakyatan/ (July 22, 2009), dalam postingan Produksi,
Konsumsi, Distribusi, dan Ekonomi Kerakyatan, “Distribusi” merupakan setiap
tindakan atau usaha yang dilakukan baik oleh orang atau lembaga yang ditujukan
commit to user
untuk menyalurkan barang-barang dan jasa-jasa dari produsen ke konsumen.
digilib.uns.ac.id
Produsen perlu memikirkan saluran yang bagaimana yang akan dipilih untuk
menyalurkan barang dan jasanya dengan tepat dan biaya murah.
Menurut Wikipedia (http://id.m.wikipedia.org/wiki/distribusi), “Distribusi”
adalah salah satu aspek dari pemasaran. Seseorang atau sebuah perusahaan
distributor adalah perantara yang menyalurkan produk dari pabrikan
(manufacturer) dan pengecer (retailer). Setelah suatu produk dihasilkan oleh
pabrik, produk tersebut dikirimkan (dan biasanya juga sekaligus di jual) ke suatu
distributor.
Menurut Alex S. Nitisemito (1993 : 102) dalam buku “Marketing”
Distribusi dapat didefinisikan sebagai kegiatan untuk menyalurkan atau
menyampaikan barang atau jasa dari produsen ke konsumen. Secara ekonomi,
kegiatan distribusi merupakan suatu upaya untuk memberikan kegunaan waktu
dan tempat. Dalam memutuskan saluran distribusi biasanya melibatkan:
1. Jumlah pedagang perantara yang akan dilibatkan
2. Bagaimana memelihara saluran-saluran komunikasi antara
berbagai tingkat dari pedagang perantara
3. Seleksi pedagang perantara yang khusus
4. Penempatan menurut letak geografis dari persediaan barang
5. Lokasi dari pusat-pusat distribusi
Dalam kegiatan distribusi haruslah dituntut kerjasama yang baik dari tiap
pelaksananya agar dalam kegiatan pendistribusian tidak terjadi kendala-
kendala/hambatan-hambatan pada saat pendistribusian sehingga dalam kegiatan
pendistribusian dapat berjalan dengan lancar. Dari berbagai pengertian di atas,
bisa diambil kesimpulan bahwa distribusi merupakan suatu struktur yang
menggambarkan alternatif penyampaian barang atau jasa dari produsen ke
konsumen.
2. Saluran Distribusi
Saluran ini mencakup siapa yang berpartisipasi dalam menghantarkan jasa.
Menurut Lupiyoadi (2001 : 82) dalam buku “Manajemen Pemasaran Jasa (Teori
commit to user
dan Praktek) ada tiga partisipan dalam distribusi jasa :
digilib.uns.ac.id
a) Penyedia jasa
b) Intermediary/perantara
c) Konsumen
3. Bentuk-bentuk Distribusi
a) Distribusi Langsung
Adalah suatu metode penyimpanan barang kepada konsumen yang
dilakukan sendiri dan menyeluruh oleh suatu perusahaan tanpa melalui
pihak lain sebagai perantara
b) Distribusi Tidak Langsung
Adalah suatu cara menyalurkan barang dengan menggunakan jasa
perantara sebagai pihak yang menjembatani hubungan antara
perusahaan ke konsumen atau pelanggan.
Pemilihan bentuk distribusi ini sangat penting dan harus dilakukan secara
teliti dan dengan pertimbangan yang masak, sebab kesalahan dalam pemilihan
bentuk distribusi akan dapat memperlambat bahkan memacetkan usaha
penyaluran barang dan jasa dari produsen ke konsumen.
4. Fungsi Distribusi
Fungsi distribusi menurut Kotler (2001 : 168-169) dalam bukunya
“Manajemen Pemasaran Indonesia Analisis Perencanaan Implementasi dan
Pengendalian (terjemahan) jilid 2, yaitu :
a) Informasi : Pengumpulan dan penyebaran informasi
riset pemasaran mengenai pelanggan, pesaing, dan pelaku lain serta
kekuatan dalam lingkungan pemasaran yang potensial dan yang ada
saat ini.
b) Promosi : Pengembangan dan penyebaran
komunikasi persuasif mengenai penawaran yang dirancang untuk
menarik pelanggan.
commit to user
digilib.uns.ac.id
c) Negosiasi : Usaha untuk mencapai persetujuan akhir

mengenai harga dan syarat lain sehingga transfer kepemilikan dapat
dilakukan.
d) Pemesanan : Komunikasi terbalik dari anggota saluran
pemasaran dengan produsen mengenai minat untuk membeli.
e) Pembiayaan : Perolehan dan alokasi dana yang dibutuhkan untuk
membiayai persediaan pada tingkat saluran pemasaran yang berbeda.
f) Pengambilan resiko : Asumsi resiko yang berhubungan dengan
pelaksanaan fungsi saluran pemasaran tersebut.
g) Pemilikan fisik : Kesinambungan penyimpanan dan
pergerakan produk fisik dari bahan mentah sampai ke pelanggan akhir.
h) Pembayaran : Transfer kepemilikan sebenarnya dari satu
organisasi atau orang ke organisasi atau orang lain.
i) Hak milik : Transfer kepemilikan sebenarnya dari satu
organisasi atau orang ke organisasi atau orang lain.
5. Distribusi Jasa
Menurut Lamb Hair Mc Daniel (2001) dalam bukunya “Pemasaran”
Distribusi jasa memfokuskan pada tiga hal penting, yaitu :
a) Meminimalisasi waktu tunggu
b) Mengelola kapasitas pelayanan
c) Meningkatkan pengiriman melalui saluran distribusi baru
Salah satu hal yang menjauhkan distribusi jasa dari distribusi fisik adalah
bahwa Dalam produksi, suatu hambatan produksi dapat diobati dengan
menggunakan persediaan pengaman atau jenis transportasi yang lebih cepat.
Pengganti seperti itu tidak mungkin dilakukan dalam jasa. Manfaat dari suatu jasa
relatif juga tidak berwujud yaitu biasanya tidak dapat melihat manfaat tersebut.
Menurut J. David Viale (2000 : 97) dalam bukunya “Dasar-dasar
Manajemen Sediaan” Distribusi fisik produk berlangsung melalui berbagai titik
distribusi yang ditempatkan secara geografis. Titik distribusi bisa meliputi fasilitas
commit to user
manufaktur, pusat distribusi, distributor, dan pengecer, atau distribusi barang
digilib.uns.ac.id
dapat mengalir secara langsung ke pelanggan atau melalui berbagai tingkatan

sepert ditunjukkan dibawah. Sediaan disimpan di setiap lokasi berdasarkan
kriteria seperti biaya, tingkat kepuasan-pelanggan yang diinginkan, dan efisiensi
operasi distribusi.
Distribusi fisik produk haruslah diperhitungkan dalam semua jenis
lingkungan manufaktur (dibuat-untuk-stok, dibuat-atas-pesanan, dan dirakit-atas-
pesanan) serta lingkungan distributor dan pengecer.
Berikut disajikan sebuah diagram yang menunjukkan distribusi fisik dan
manajemen material yang saling sesuai membentuk aliran barang yang logis.
Gambar 2.2
Aliran Fisik
Manajemen Material Manajemen Distribusi
Pelanggan
Pemasok Pabrikan
Pusat Distribusi Pelanggan
Material Barang setengah jadi BarangJadi
LOGISTIK
Lokasi dan saluran distribusi untuk menyediakan jasa kepada pasar

sasaran adalah dua kunci area keputusan. Keputusan lokasi dan saluran mencakup
bagaimana menyampaikan jasa kepada konsumen dan dimana terjadinya. Hal ini
memiliki relevansi yang besar karena jasa tidak dapat disimpan serta diproduksi
dan dikonsumsi di tempat yang sama.
commit to user
digilib.uns.ac.id
D. Sistem Distribusi
Sistem distribusi merupakan suatu rangkaian prosedur yang berurutan
maupun unsur-unsur yang teratur maupun struktur yang menggambarkan
alternatif penyampaian barang atau jasa dari produsen ke konsumen.
Menurut J. David Viale (2000 : 99) dalam bukunya yang berjudul
“Dasar-Dasar Manajemen Sediaan” menjelaskan sistem distribusi secara bebas
dapat diklasifikasikan atas sistem tarik dan sistem dorong.
1. Sistem Tarik
Pada sistem tarik, keputusan penambahan kembali sediaan dilakukan di
gudang daerah. Hal ini berlawanan dengan pengambilan keputusan pada sistem
dorong yang tersentralisasi. Keuntungan dari sistem tarik ini adalah kendali
terletak pada tim manajemen daerah. Sementara kerugian potensialnya adalah
kurang terlihatnya penampakan antar gudang, sehingga dapat mengakibatkan
kelebihan sediaan.
2. Sistem Dorong
Sistem ini mendorong sediaan dari pabrik pusat ke gudang. Keputusan
penambahan kembali sediaan dilakukan di pabrik. Keuntungan dari sistem dorong
adalah tercapainya skala ekonomis oleh satu sumber pusat, seperti pabrik.
Kerugiannya adalah kurang fleksibel dalam menanggapi kebutuhan pelanggan
lokal. Sistem dorong yang paling umum adalah perencanaan kebutuhan distribusi
(distribution requirements planning/DRP). Seperti halnya proses MRP, DRP
menggunakan teknik titik pemesanan kembali berbasis waktu untuk
mencerminkan permintaan dan rencana pesan yang akan datang di semua
tingkatan sistem distribusi.
Peramalan untuk permintaan independen, bersama dengan data penjualan
aktual dijabarkan melalui berbagai tingkatan distribusi. Titik penghubung antara
sistem manufaktur dan sistem distribusi adalah jadwal induk produksi (master
production schedule/MPS). Pada perencanaan dan pengendalian sediaan distribusi
dengan sistem dorong, titik kendali pusat seperti pabrik menetapkan jumlah
sediaan yang akan diterima setiap pusat distribusi. Sistem dorong tersentralisasi
commit to user
digilib.uns.ac.id
ini hanya digunakan dalam situasi di mana pusat distribusi dan pusat manufaktur
dimiliki oleh satu perusahaan yang sama.
Menurut Sondang P. Siagian (2001 : 262-263) dalam bukunya “Kerangka
Dasar Ilmu Administrasi” agar sistem yang handal dalam pendistribusian tercipta
diperlukan kerjasama yang erat antara satuan-satuan kerja pengguna alat/barang
tertentu dengan para petugas penyimpanan. Kerjasama yang dimaksud akan lebih
mudah terbina dan terpelihara apabila :
a) Pengguna alat/barang menyampaikan kebutuhannya dengan jelas
dalam arti barang apa yang diperlukan, dalam jumlah apa, dimana
diperlukan dan kapan diperlukan. Untuk memperlancar pemrosesan
semua permintaan yang datang dari berbagai satuan kerja dalam
organisasi disediakan formulir permintaan barang untuk disampaikan
kepada petugas gudang penyimpanan melalui suatu mekanisme dan
prosedur kerja yang diketahui bersama.
b) Terdapat kecekatan petugas gudang untuk memproses permintaan
yang diterimanya dan menyampaikan/mengirimkannya kepada satuan
kerja yang meminta dengan cepat dan aman.
c) Kesemuanya itu berarti bahwa harus ada suatu sistem distribusi yang
tidak berbelit-belit akan tetapi tetap menjamin bahwa mekanisme dan
prosedur yang telah ditetapkan ditaati oleh semua pihak yang
berkepentingan
E. Metode Pengamatan
Metode pengamatan merupakan faktor penting di dalam suatu penelitian.
Disamping untuk memperoleh data yang sesuai dengan tujuan penelitian juga
untuk mempermudah pengembangan dan guna kelancaran penyusunan laporan
tugas akhir. Metode pengamatan yang digunakan dalam pengumpulan data ini,
sebagai berikut :
commit to user
digilib.uns.ac.id
1. Lokasi Pengamatan
Penulis mengambil lokasi pengamatan pada Kantor Pos Solo 57100 yang
terletak di Jalan Jendral Sudirman no.8 Surakarta. Pemilihan lokasi ini didasarkan
atas pertimbangan sebagai berikut :
a) Dimungkinkan adanya pengumpulan data sebagai bahan
pembuatan laporan pengamatan yang penulis susun. Karena Kantor
Pos Solo 57100 merupakan salah satu perusahaan yang mengolah jasa
hantaran pos nasional sehingga dituntut untuk mempunyai sistem
pengolahan dan pendistribusian yang baik agar terjadi peningkatan
kualitas layanan jasa paket pos khususnya.
b) Diberikannya ijin kepada penulis untuk mengadakan pengamatan
di Kantor Pos Solo 57100, sehingga penulis mudah dalam memperoleh
data, informasi, dan referensi yang dibutuhkan.
c) Lokasinya yang mudah dijangkau.
d) Karena lokasi pengamatan merupakan tempat magang penulis,
sehingga penulis dapat lebih leluasa memperoleh data dan informasi
yang dibutuhkan.
2. Jenis Pengamatan
Berdasarkan dengan rumusan permasalahan yang telah dikemukakan
diatas, bentuk pengamatan yang digunakan adalah pengamatan deskriptif
kualitatif yaitu pengamatan yang memaparkan dan menggambarkan realita secara
cermat dan sistematis mengenai system pengolahan dan pendistribusian paket pos
pada Kantor Pos Solo 57100. Seperti yang dikemukakan Sutopo (2002 : 110-111)
yaitu pengamatan yang mengarah pada pendiskripsian secara rinci dan mendalam
mengenai potret kondisi tentang apa yang sebenarnya terjadi menurut apa adanya
di lapangan studinya.
3. Sumber Data
Data adalah fakta atau keterangan dari obyek yang diamati. Sumber data
dalam pengamatan ini berdasarkan jenis sumber data menurut Sutopo (2002 : 50-
54) adalah :
commit to user
digilib.uns.ac.id
a. Narasumber
Data diperoleh melalui wawancara dengan Supervisor bagian jasa
logistik (Paket), serta wawancara dengan beberapa karyawan sebagai
informan yang dapat memberikan informasi yang menunjang.
b. Dokumen
Data yang diperoleh dengan cara membaca, mempelajari buku-buku,
peraturan-peraturan, arsip-arsip, serta dokumen-dokumen maupun
literatur yang ada pada Kantor Pos Solo 57100 yang berhubungan
dengan masalah yang diteliti, seperti pedoman pengolahan dan
pendistribusian,arsip serta data advis paket pos Kantor Pos Solo
57100, dan buku referensi kepustakaan.
4. Teknik Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam pengamatan ini
berdasarkan pada teknik pengumpulan data menurut Sutopo (2002 : 58-72) adalah
sebagai berikut :
a. Observasi
Dalam pengamatan ini penulis menggunakan teknik observasi
berperan aktif. Yang berarti penulis memainkan peran yang
dimungkinkan dalam suatu situasi yang berkaitan dengan
pengamatannya, dengan mempertimbangkan akses yang bisa
diperolehnya yang bisa dimanfaatkan bagi pengumpulan data dengan
cara menggali data dari sumber data yang berupa peristiwa, tempat,
atau lokasi dan benda serta rekaman gambar dan wawancara. Dalam
hal ini penulis melakukan pengamatan langsung selama masa magang
di bagian paket pos Kantor Pos Solo 57100 yaitu pada pertengahan
bulan januari sampai dengan pertengahan bulan maret 2012.
b. Wawancara
Yaitu cara pengumpulan data dengan melakukan tanya jawab secara
langsung atau bertatap muka kepada narasumber yang berhubungan
commit to user
dengan materi pengamatan dan kegiatan yang dipelajari di lapangan
digilib.uns.ac.id
kepada Supervisor bagian jasa logistik (Paket) serta beberapa

karyawan lainnya di Kantor Pos Solo 57100 yang dianggap kompeten.
Teknik ini dipakai penulis agar data yang diperoleh lebih hidup dan
lengkap. Teknik wawancara yang penulis gunakan adalah wawancara
mendalam (tidak terstruktur) dimana pertanyaan yang mengarah pada
kedalaman informasi dilakukan secara mendalam dan dilakukan
beberapa kali untuk mendapatkan kejelasan baik jumlah dan kualitas
data yang diharapkan.
c. Mengkaji Dokumen
Yaitu teknik pengumpulan data yang dilakukan penulis bukan hanya
sekedar mencatat isi penting yang tersurat dalam dokumen yang
berbentuk tertulis sederhana.
5. Teknik Analisis Data

Teknik analisis data yang digunakan dalam pengamatan ini adalah model
analisis interaktif. Menurut Sutopo (2002 : 91-93) dalam model ini ada tiga
komponen analisis yaitu reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan
yang dilakukan secara serempak dengan bentuk interaktif dengan proses
pengumpulan data sebagai siklus. Komponen analisa tersebut dilaksanakan secara
terpadu selama dan sesudah pengumpulan data. Ketiga kegiatan dalam analisis
model interaktif dapat dijelaskan sebagai berikut :
a. Reduksi data (Data reduction)
Reduksi data merupakan proses seleksi, pemfokusan, penyederhanaan
dan pengabstrakan data yang muncul dari catatan lapangan, yaitu
Kantor Pos Solo 57100. Proses ini berlangsung secara terus menerus
sepanjang pelaksanaan pengamatan. Proses analisis juga dimaksudkan
untuk mempertegas, memperpendek, membuat fokus, dan membuang
hal-hal yang tidak penting serta mengatur data sedemikian rupa
sehingga simpulan pengamatan dapat dilakukan.
commit to user
digilib.uns.ac.id
b. Penyajian data
Penyajian data dapat diartikan sebagai suatu rakitan kalimat yang
disusun secara logis dan sistematis, sehingga bila dibaca akan dapat
mudah dipahami. Berbagai hal yang terjadi dan memungkinkan
peneliti untuk berbuat sesuatu pada analisis ataupun tindakan lain yang
berdasarkan pemahamannya tersebut. Dalam tahapan ini sajian data
dalam bentuk narasi serta deskripsi yang memungkinkan simpulan
penelitian dapat dilakukan.
c. Penarikan kesimpulan (Conclution drawing)
Kesimpulan yang diambil perlu diverifikasi agar cukup mantap dan
benar-benar dipertanggungjawabkan. Perlu dilakukan aktifitas
pengulangan untuk tujuan pemantapan, penelusuran data kembali
dengan cepat, mungkin sebagai akibat pikiran yang timbul pada
pengamat pada waktu menulis sajian data dengan melihat kembali
catatan lapangan. Simpulan akhir tidak akan terjadi sampai pada waktu
proses pengumpulan data berakhir.
Ketiga komponen utama tersebut saling mendukung dan berhubungan
membentuk suatu interaksi dalam proses pengumpulan data sehingga menjadi satu
siklus penting dalam penyusunan laporan ini. Keseluruhan proses tersebut
dilakukan sepanjang proses pengamatan dan dilakukan berulang kali sehingga
analisa yang didapat cukup mantap dan memuaskan.
Bagan 2.3 Model Analisis Interaktif
Pengumpulan Data
Reduksi Data Sajian Data
commit to user
Penarikan Kesimpulan
BAB III
DESKRIPSI PERUSAHAAN
A. PT. Pos Indonesia
1. Sejarah PT. Pos Indonesia

Pada dasarnya sebuah perusahaan akan selalu mengalami perubahan
sejalan dengan perkembangan zaman yang seperti ini, baik mengenal perubahan
jenis, struktur organisasi. Di Nusantara, komunikasi jarak jauh dengan surat sudah
mulai sejak zaman kerajaan-kerajaan. Namun yang berkirim surat dan
penerimanya adalah raja-raja, setidaknya kaum bangsawan, bukan orang
kebanyakan. Dan surat itu diantarkan oleh pesuruh atau utusan kerajaan (kurir)
dengan berjalan kaki atau menunggang kuda. Pesannya mungkin pendek saja
tidak seperti surat-surat modern yang sifatnya pribadi atau bercerita panjang lebar
tentang keadaan atau tempat.
Ketika bangsa belanda mulai menjajakan kaki di bumi Nusantara ini, surat
menyurat menjadi “internasional”. Tidak saja antara raja dengan raja atau
bangsawan dengan bangsawan di seantero Nusantara dan raja di negeri seberang,
yaitu Eropa khususnya negeri Belanda. Kurirnya tidak lagi berjalan kaki atau naik
kuda melainkan naik kapal. Dan waktunya tidak hanya beberapa hari atau
minggu, tetapi berbulan-bulan. Ketika Belanda mendirikan perusahaan kongsi
dagang dengan Hindia Timur di Nusantara dengan nama VOC (Verenigde
Oostindinche Compagnie – United East Indies Company – Perusahaan Persatuan
(Kongsi) Hindia Timur). Tanggal 20 Maret 1602 mereka (lama kelamaan) merasa
butuh mendirikan juga kantor yang dapat mengurusi pengiriman dan penerimaan
surat antara mereka yang berada di Hindia Belanda dan induknya di Negeri
Belanda. Maka pada 26 Agustus 1746 VOC mendirikan Kantor Pos Pertama di
Batavia atau Jakarta. Saat itu Batavia diperintah oleh Gubernur Jenderal G.W
Baron van Imhoff. Tahun 1750 di Semarang kota pelabuhan di Jawa Tengah
Utara, juga didirikan kantor pos. commit to user
26
digilib.uns.ac.id
Pada tahun 1922-1923 Kantor Pos jawatan PTT yang awalnya

berkedudukan di Woltergarden dipindahkan ke Gedung Werken (Dinas Pekerjaan
Umum) di Bandung. Selama masih menjadi jawatan, PTT terpecah-pecah. Pada
masa itu masih terdapat jawatan PTT Sumatra, Jawa, dan Bandung. Pada saat
pemerintahan Jepang menyerahkan Indonesia kepada pemerintahan Sekutu
merupakan hari bakti postel dan sebagai kepala jawatan PTT RI adalah Bapak
Soeharto dan sebagai wakilnya Bapak R.Dijar. Perkembangan Pos di Surakarta
dipengaruhi oleh perkembangan global pos di Jawa, yaitu antara lain dengan
dibuatnya sarana jalan yang membentang dari Anyer sampai Panarukan.
Pembuatan jalan raya pos dari Anyer sampai Panarukan sepanjang kurang
lebih 1000 kilometer dimulai pada tahun 1908 dan selesai setahun kemudian. Pada
mulanya jalan tersebut dipergunakan sebagai sarana militer, namun ternyata juga
bermanfaat bagi perekonomian dan telekomunikasi khususnya pos. Surakarta
yang terletak di tengah-tengah pulau Jawa disamping dijadikan sebagai tujuan pos
juga dijadikan sebagai tempat penggantian kuda yang merupakan sarana
penyampaian surat pada waktu itu.
Perkembangan PT.Pos Indonesia akan dijabarkan sebagai berikut :
a) Dinas Pos sebagai Jawatan
Pada tahun 1864 Dinas Pos sebagai jawatan, berada dibawah
pengawasan Directur Productieen en ciile magazijne dan pada tahun
1867 Dinas Pos disatukan dengan Dinas Telegram dengan nama status
jawatan Post en Telegreph Dients (Staatblad 1876 No 4 tanggal 8
November 1876 tentang Algemenee Bepalingent Ontrent het Beher
Van De Groverments Post en Telegraf Dients).
b) Dinas Pos Sebagai Perusahaan ICW (Indische Comptabtinier Wet)
Dengan Statblaad tahun 1906 No 395 lahir jawatan Pos, Telegraf dan
Telepon atau jawatan PTT (di Hindia Belanda) yang berada di bawah
Departemen Lalu Lintas dan Pengairan (Departemen Van Verkeze en
Water Staat). Cara pengurusan dan pertanggung jawaban keuangan
tunduk pada ICW dan juga disebut perusahaan ICW. ICW
diundangkan pertamacommit to user Staatblad tahun 1864 no.106,
kali dengan
digilib.uns.ac.id
diumumkan lagi dengan Staatblad tahun 1925 no 448 (dengan

perubahan terakhir sebutan Indische diubah menjadi Indonesiche dan
seterusnya dengan singkatan ICW).
c) Dinas Pos sebagai Perusahaan IBW (Indische Bedrijven Wet)
Status Dinas Pos sebagai ICW dianggap kurang tepat, maka pada
tahun 1931 dengan Staatblad tahun 1931 no 524 jawatan pos, telegraf,
telepon atau PTT diubah statusnya dari perusahaan ICW menjadi IBW.
d) Dinas Pos sebagai Perusahaan Negara
Setelah UU no.19 PRP tahun 1960, maka semua perusahaan yang
modalnya untuk seluruhnya merupakan kekayaan Negara, baik yang
terjadi karena Nasionalisasi berdasarkan UU no. 86 tahun 1985
menjadi perusahaan Negara. Menurut UU no.19 tahun 1960 dan
lembaran Negara UU tahun 1809 jawatan pos, telegraf, dan telepon
(PTT) kemudian menjadi perusahaan Negara yang didirikan
berdasarkan ordinasi tahun 1931, telah ditetapkan sebagai perusahaan
Negara berdasar IBW (Staatblad tahun 1927 no.419).
e) Perusahaan Negara Pos dan Telekomunikasi
Berdasar PP no.240 tahun 1961, PN POS, Telegraf, dan Telepon yang
diatur dengan ordinasi tanggal 28 tahun 1931 (Staatblad tahun 1927
no.524) tersebut ditunjuk sebagai perusahaan Negara dalam arti pasal 2
IBW dan berkedudukan di Bandung dan dilebur menjadi Perusahaan
Negara dan Telekomunikasi (Pn Postel. Dalam peleburan segala hak,
kewajiban, perlengkapan, dan kekayaan serta jawatan usaha dari
pos,telegraf, dan telepon kepada PN Postel (Lembaran Negara No.306
tahun 1961 pasal 1).
f) Perusahaan Negara Pos dan Giro
Dengan PP no. 29 tahun 1965 (lembaran Negara No.62 tahun 1965)
didirikan perusahaan Negara Pos yang terpisah dari Perusahaan Negara
Telekomunikasi yang didirikan dengan PP no 31 tahun 1965.
commit to user
digilib.uns.ac.id
g) Perusahaan Umum Pos dan Giro (Perum Pos dan Giro)

Dinas Pos dan Giro merupakan Perusahaan Umum yang berdasarkan
PP No. 30 tahun 1976. Perusahaan Pos dan Giro yang didirikan dengan
PP no.29 tahun 1965 berdasar pada UU tahun 1960 yang
dikembangkan menjadi Perusahaan Umum Pos dan Giro sesuai dengan
UU No. 9 tahun 1969 dengan singkatan Perum Pos dan Giro.
h) Perum Pos dan Giro berdasarkan PP No.6 tahun 1984
UU. No.6 tahun 1984 menggantikan UU.No 4 tahun 1959 sebagai
penyesuaian diri perusahaan dengan tuntutan jaman. Dengan
perubahan UU tersebut, maka secara tidak langsung menyebabkan
perubahan PP No.9 tahun 1978 dengan PP No.24 tahun 1984 tentang
Perum Pos dan Giro.
i) PT. Pos Indonesia (Persero)
Dengan PP no. 5 tahun 1995 tentang pengalihan bentuk perum menjadi
Persero, maka tanggal 20 Juni 1995 Perum Pos dan Giro berubah
menjadi Perseroan dengan nama PT. Pos Indonesia (Persero).
2. Visi dan Misi PT. Pos Indonesia

Dalam pendiriannya PT. Pos Indonesia mempunyai visi dan misi sebagai
arah orientasi perusahaan dalam melakukan pelaksanaan operasional. Adanya visi
dan misinya adalah sebagai berikut :
a) Visi PT.Pos Indonesia
(2009-2010)
Integrated mail,logistics, and service infrastructure.
(2011-2013)
Indonesia’s leader in the mail, logistic, and financial service.
(2014-2018)
ASEAN champion of postal industries.
Menjadi perusahaan pos yang berkemampuan memberikan solusi terbaik

commit todomestik
dan menjadi pilihan utama stakeholder user maupun internasional dalam
digilib.uns.ac.id
mewujudkan pengembangan bisnis dan pola kemitraan, yang didukung oleh

sumber daya manusia yang unggul dan menjunjung tinggi nilai.
b) Misi PT.Pos Indonesia

Memberikan solusi terbaik bagi badan,bisnis, pemerintah dan individu
melalui penyediaan sistem bisnis dan layanan komunikasi tulis,
logistik, transaksi keuangan, dan filateli berbasis jaringan terintegrasi,
terpercaya, dan kompetitif di pasar domestik dan internasional.
3. Tugas dan Fungsi PT.Pos Indonesia

PT. Pos Indonesia adalah salah satu badan usaha milik Negara yang
bergerak di bidang jasa. Tujuan yang ingin dicapai adalah membangun hubungan
dan mengembangkan usaha pelayanan pos dan giro guna memperlancar hubungan
masyarakat untuk menunjang terlaksananya pembangunan nasional. Supaya
tujuan dapat tercapai dengan baik maka PT. Pos Indonesia harus mempunyai
tugas dan fungsi yang jelas sehingga masyarakat atau pengguna jasa tidak kecewa
dengan pelayanan yang ada. Adanya tugas dan fungsi PT. Pos Indonesia sebagai
berikut :
a) Tugas PT. Pos Indonesia
1) Penyelenggaraan dan pelayanan pos dan giro, baik dalam negeri
maupun luar negeri.
2) Perencanaan, penggunaan, perluasan sarana-sarana pos dan giro.
3) Usaha ini sesuai dengan peraturan yang berlaku.
b) Fungsi PT. Pos Indonesia

PT. Pos Indonesia mempunyai fungsi yang isi pokoknya memberikan
pelayanan kepada masyarakat yang meliputi;
1) Pelayanan kepada masyarakat umum dalam bidang penyelenggaraan
lalu lintas barang misalnya : Pengurusan paket pos.
commit to user
lalu lintas berita misalnya : Pelayanan surat menyurat.
digilib.uns.ac.id
3) Pelayanan kepada masyarakat umum dalam bidang pemberian

pembayaran pensiun.
lalu lintas uang contohnya : Pengiriman atau penerimaan uang dalam
bentuk wesel.
4. Kepemilikan Modal
PT. Pos Indonesia merupakan perusahaan BUMN sehingga kepemilikan
modal adalah pada pemerintah, dibawah pengawasan sepenuhnya oleh
Departemen Keuangan dalam hal ini adalah Menteri Keuangan.
5. Produk-Produk PT. Pos Indonesia (Persero)

Setiap bagian-bagian atau unit-unit kerja tersebut yang mengurusi produk-
produk pos. Bagian-bagian atau unit-unit kerja dan produk pos tersebut adalah
sebagai berikut :
a) Kiriman Internasional
1) Express Post
Layanan pengiriman dokumen dan barang express dengan jangkauan
lebih dari 200 negara dengan fasilitas track and trace.
2) EMS
EMS adalah layanan premium PT.Pos Indonesia (Persero) untuk
pengiriman dokumen dan barang dagangan ke luar negeri. Kiriman
express ke 83 negara yang masuk dalam jaringan EMS. Pengiriman
maupun penerimaan dapat dilacak secara elektronik.
3) Paket Pos Internasional
Layanan pengiriman barang ke 184 negara, baik Paket Pos Cepat
Internasional (Udara) maupun Paket Pos Biasa Internasional (Laut).
4) Wesel Pos Internasional
Layanan pengiriman uang dari dan ke-14 Negara (Brunei, Hongkong,
Iran, Jepang, Korea Selatan, Philipina, Malaysia, Qatar, Singapura,
commit to user
digilib.uns.ac.id
Uni Emirat Arab, Austria, Brazil, Taiwan, dan Thailand) dan dapat
dilayani oleh seluruh Kantor Pos Online Wesel Pos.
b) Filateli
Filateli merupakan hobi dalam mengumpulkan perangko, tanpa
disadari. Seorang pengumpul perangko yang menekuni hobinya
dengan sungguh-sungguh, akan memperoleh pengetahuan yang luas.
Perangko-perangko yang diterbitkan oleh berbagai negara biasanya
menampilkan gambar-gambar yang berkaitan dengan sejarah,
ekonomi, politik, kebudayaan, flora dan fauna, dan lain-lain.
c) Hybrid Mail
Hybrid Mail adalah surat elektronik atau yang biasa lebih dikenal
dengan nama SMS(Short Message Services) yang meliputi antara lain :
1) Ratron Simpati
Layanan surat dan pemberitaan singkat berupa ucapan/pesan simpati
dari satu orang ke orang lain dalam wilayah yang berbeda.
2) SMS Ratron Simpati
Layanan pengiriman dan pemberitaan singkat melalui SMS kepada
masyarakat yang tidak memiliki pesawat seluler/Handphone.
3) SMA – POS
Pengiriman ucapan selamat melalui SMS yang dikirimkan oleh
pemegang pesawat seluler kepada masyarakat dan akan diterima dalam
bentuk ucapan.
d) Ritel
Kios Pos merupakan salah satu inovasi kantor pos untuk memberikan
pelayanan ekstra kepada konsumen. Peningkatan nilai pelayanan
kantor pos yang dilakukan melalui proses transformasi dari konsep
“office” menuju “store” dengan meningkatkan fungsi KIOS POS.
commit to userinteraksi produsen-konsumen dan
sebagai pasar yang menjembatani
digilib.uns.ac.id
sebagai pusat informasi sekaligus sarana untuk berkomunikasi dan

bertemu antar anggota masyarakat.
e) Logistik
Layanan pengiriman barang dengan spesifikasi dan harga yang sesuai
dengan pemerintah / kesepakatan.
1) Layanan Kargo
Beberapa jenis layanan kargo yang ditawarkan :
(a) Trucking Freight Forward
(1) Layanan pengiriman dari gudang pengiriman langsung ke
gudang penerima.
(2) Harga dapat dinegosiasikan.
(b) Kargo Pos
(1) Solusi untuk kiriman konsumen tanpa batasan ukuran dan
berat.
(2) Garansi asuransi ongkos kirim dan nilai barang.
(3) Pengurusan penyelesaian dokumen.
(4) Tarif kompetitif.
2) Layanan Logistik lainnya
Layanan Logistik lainnya yang ditawarkan antara lain :
(a) Warehousing
(b) Custom Clearance
(c) Management Inventory
(d) Marking & Labeling/Praposting
(e) Tracking
f) Keuangan
PT. Pos Indonesia juga melayani jasa keuangan dengan layanan kelas
dunia dan handal sehingga konsumen akan terpenuhi, diantaranya :
commit to user
digilib.uns.ac.id
1) System Online Payment Point (SOPP)

Merupakan cara termudah, cepat, praktis, dalam melakukan setoran
tabungan, pembayaran tagihan, rekening telephone seluler, asuransi,
kredit, penerimaan pajak, dan isi ulang kartu seluler. Kerjasama SOPP
di Solo dilakukan dengan kerjasama TELKOM, TELKOMSEL,
INDOSAT, ADIRA, BAF, OTO FINANCE, AIG LIPPO, GE
CONSUMER SERVICE, ABN AMRO, FIF, SHARE-E, PLN,
SETORAN PAJAK, BANK MUAMALAT INDONESIA, BHAKTI
FINANCE, NUSA PRO, WANA ARTHA, KARTU HALO, KARTU
MATRIKS, dan FLEXI.
2) Wesel Pos Standar
Sarana pengiriman uang untuk tujuan ke seluruh Indonesia dengan
service level paling cepat 2 hari (H+2) uang dapat diantar sampai ke
rumah.
3) Wesel Pos Prima
Sarana pengiriman uang untuk tujuan ke seluruh Indonesia dengan
service level H+0/H+1. Produk kiriman uang cepat, dapat diantar
sampai ke rumah.
4) Wesel Pos Instan
Merupakan solusi untuk pengiriman uang anda secara cepat dan aman
karena dilengkapi dengan PIN. Dapat diambil diseluruh kantor pos
dalam jaringan.
5) Wesel Pos Berlanggganan
Sarana pengiriman uang untuk tujuan ke seluruh Indonesia dalam
jumlah uang yang tetap dan rutin. Kiriman uang dapat diterima di
rumah.
6) Wesel Pos Luar Negeri
Sarana pengiriman dan penerimaan uang dengan tujuan ke seluruh
dunia dan dengan service H+0 dan dapat diterima di semua kantor pos
jaringan.
commit to user
digilib.uns.ac.id
g) Paket Pos
Merupakan layanan pengiriman paket ke seluruh Indonesia dan dunia
layanan darat, laut, maupun udara yang meliputi :
1) Paket Pos Biasa
Kemasan yang berisi barang dengan ketentuan sebagai berikut :
(a) Darat/Laut dengan berat maksimum 50 kg
(b) Udara dengan berat maksimum 30 kg
2) Paket Pos Kilat Khusus
Layanan prioritas dari unit logistik PT. Pos Indonesia yang tersedia di
28 provinsi di Indonesia. Layanan ini menawarkan garansi waktu
tempuh dan gantu rugi apabila terjadi keterlambatan atau hilang.
3) Paket Pos Perlakuan Khusus
h) Surat Pos
1) Surat Pos Biasa (standar)
Layanan pengiriman pesan dan barang secara impresif untuk semua
lapisan masyarakat.
2) Surat Pos Kilat Khusus
Sarana pengiriman dokumen dan barang domestik yang cepat dengan
jaringan terluas.
3) Pos Express
Jasa kurir cepat (express courier service), merupakan layanan kiriman
ritel terdiri dari :
(a) Service Level Guaranteed Based, memiliki keunggulan :
(1) Time Certain akurat dan terlacak
(2) Layanan dituangkan dalam perjanjian kerjasama/kontrak
berdasarkan Service Level Agreement (SLA) yang telah
disepakati kedua belah pihak.
(3) System Collecting yang memberikan kemudahan bagi
pelanggan maupun unit bisnis pos express dalam memproses
kiriman. commit to user
digilib.uns.ac.id
(b) Mailing Room

(1) Layanan dituangkan dalam perjanjian kerjasama/kontrak
berdasarkan Service Level Agreement (SLA) yang telah
disepakati kedua belah pihak.
(2) Layanan Mailing Room meliputi :
a. Penanganan kiriman antar departemen pada suatu
perusahaan yang berlokasi dalam satu gedung.
b. Penanganan kiriman antar kantor cabang pada suatu
perusahaan.
c. Penanganan kiriman antar perusahaan yang berlokasi pada
satu gedung.
(c) Surat Pos Tercatat
Sarana pengiriman dokumen dan barang dengan aman dan dalam
jangkauan yang terluas.
(d) Surat Pos Kilat
Sarana pengiriman pesan dan barang secara impresif dan cepat
yang dapat diposkan kapan saja dan dimana saja.
B. PT. Pos Indonesia Solo 57100
1. Sejarah Perkembangan PT. Pos Indonesia Solo 57100

Berdirinya Kantor Pos Surakarta tidak terpisahkan dari perkembangan
Kota Surakarta pada umumnya dan perkembangan dinas pos pada khususnya.
Pada dasarnya PT. Pos Indonesia (Persero) Kota Surakarta tidak terlepas dari
sejarah PT. Pos Indonesia (Persero) secara utuh. Berdirinya PT. Pos Indonesia
(Persero) Surakarta tidak diketahui secara pasti kapan berdirinya. Sekitar tahun
1812 sesungguhnya telah ada perhubungan pos di Surakarta, namun masih dalam
masa penjajahan prancis karena pada masa tersebut Surakarta masih berbentuk
suatu kerajaan.
Di awal berdirinya, dinas pos masih berstatus sebagai jawatan dan masih
commit to user
menjadi satu dengan telegram dan telepon sehingga disebut dengan jawatan PTT.
digilib.uns.ac.id
Pada masa terjadi Agresi Militer Belanda II, banyak kantor PTT yang dibumi
hanguskan termasuk Kantor Pos Solo di dalamnya, hal ini bertujuan untuk
melindungi dan mempertahankan diri beserta alat-alat telekomunikasi. Namun
diperkirakan juga pada tahun 1945 Kantor Pos Solo dibangun kembali sebagai
kantor pos utama (rayon). Keadaan umum jawatan PTT setelah berakhirnya masa
perang kemerdekaan adalah pelaksanaan berbagai upaya perbaikan dan
pembangunan, serta upaya menghadapi hambatan-hambatan di berbagai daerah.
Keadaan yang semakin membaik mulai dirasakan, misalnya dengan diadakan
seminar Rehabilitation Centre di Solo pada tahun 1957. Pada bidang pendidikan
diadakan tingkat pendidikan menengah yang meliputi tentang pendidikan
pengawas pos, pendidikan pengatur pos, dan pendidikan perakit pos.
Perkembangan pos yang cukup baik dari tahun ke tahun dan dalam rangka
efisiensi dan efektifitas usaha penyelenggaraan jasa pos dan giro, utamanya dalam
menjalankan perannya sebagai salah satu pelaku perekonomian nasional, sesuai
dengan tujuan yang ada dalam PP No. 5 tahun 1995, maka Perum Pos dan Giro
Kota Surakarta berubah menjadi perusahaan Perseroan yaitu PT. Pos Indonesia
(Persero) Kota Surakarta. Lokasi kantor PT. Pos Indonesia (Persero) Solo terletak
di Jalan Jenderal Sudirman No.8 Solo 57111.
2. Identifikasi Instansi
Nama : PT. Pos Indonesia (Persero)
Alamat : Jalan Jenderal Sudirman No.8 Solo 57100
Pimpinan : Bapak Achmad Chaerul Hadi
3. Lokasi PT. Pos Indonesia Solo 57100 (KPRC)

PT. Pos Indonesia Solo 57100 terletak di tengah kota Surakarta, tepatnya
di Jalan Jenderal Sudirman No. 8 Solo 57100, berdekatan dengan Balaikota
Surakarta yang merupakan Unit Pelaksanaan Teknis (UPT) serta sebagai Sentral
Pengelolaan Pos (SPP) dengan fungsi yang cukup lengkap ditinjau dari segi
aktivitas layanan fungsi-fungsi antara lain :
a) Sebagai Kantor Poscommit to user
digilib.uns.ac.id
b) Sebagai Kantor Sentral Distribusi

c) Sebagai Kantor Sentral Giro Gabungan
Untuk melaksanakan fungsi-fungsi yang cukup lengkap tersebut, di Kantor
Pos Solo 57100 dibentuk 13 bagian yang masing-masing dipimpin oleh seorang
supervisor, kecuali bagian pengolahan pos dipimpin oleh 3 orang supervisor yang
bertugas bergantian secara shift.
Untuk melayani masyarakat kota Solo yang membutuhkan layanan jasa
pos, Kantor Pos Solo mempunyai fasilitas pelayanan sebagai berikut :
a) Kantor Pos Pusat sebanyak 1 buah
b) Kantor Pos cabang sebanyak 22 buah
c) Pos Keliling Desa sebanyak 5 buah
d) Pos Sarling sebanyak 3 buah
e) Pos Desa sebanyak 2 buah
f) Agen Pos sebanyak 20 buah
g) Depot BPM sebanyak 61 buah
h) Pos Sekolah sebanyak 8 buah
i) Kotak Pos sebanyak 796 buah
j) Trompol Pos sebanyak 24 buah
k) Bis Surat sebanyak 109 buah
l) Loket di Kantor Pos Pusat sebanyak 19 buah
m) Loket di Kantor Pos Cabang sebanyak 64 buah
Jangkauan pelayanan Kantor Pos Solo 57100 meliputi seluruh wilayah
Kota Surakarta dengan jumlah kecamatan dan kelurahan sebagai
berikut :
1) Kecamatan sebanyak 5 kecamatan
2) Kelurahan sebanyak 51 kelurahan
Disamping itu, Kantor Pos Solo 57100 juga melayani :
(a) Sebagian wilayah Kabupaten Sukoharjo, meliputi wilayah
kecamatan Kartasura, Bekonang, dan Grogol.
(b) Sebagian wilayah Kabupaten Karanganyar, meliputi
wilayah kecamatancommit to user Colomadu, dan Ngringo.
Gondangrejo,
digilib.uns.ac.id
Untuk tiap-tiap kecamatan tersebut telah tersedia masing-masing 1

buah Kantor Pos Cabang (KPC) Kantor Pos Solo 57100 memiliki 22
buah Kantor Pos Cabang (KPC) yang tersebar di seluruh Kota
Surakarta, antara lain :
(1) KP Cabang Gading
(2) KP Cabang UNS
(3) KP Cabang Purwosari
(4) KP Cabang Nusukan
(5) KP Cabang Semanggi
(6) KP Cabang Bekonang
(7) KP Cabang Ngringo
(8) KP Cabang Kerten
(9) KP Cabang Pajang
(10) KP Cabang Mojosongo
(11) KP Cabang Jebres
(12) KP Cabang Gondangrejo
(13) KP Cabang UMS
(14) KP Cabang Jongke
(15) KP Cabang Cengklik
(16) KP Cabang Makamhaji
(17) KP Cabang Colomadu
(18) KP Cabang Solo Baru
(19) KP Cabang Kartosuro
(20) KP Cabang Solo Barat
(21) KP Cabang Setabelan
(22) KP Cabang Tipes
Untuk melayani kebutuhan masyarakat akan jasa pos, maka Kantor
Pos Solo 57100 juga merupakan Kantor Pos Pusat menyediakan loket
antara lain :
a) Loket Layanan Jasa Komunikasi Prioritas, melayani Kilat Khusus,
Prima Pos dan EMS commit to user
digilib.uns.ac.id
b) Loket Wesel Pos Terima dan Kirim

c) Loket Tabanas dan Layanan Takukersa atau JPS
d) Loket Giro
e) Loket BPM (Loket Benda Pos Materai)
f) Loket SOPP
g) Loket Filateli
h) Loket Customer Service (CS)
i) Loket Pensiun
j) Loket Layanan Logistik/Paket Pos
Kantor Pos Solo 57100 memiliki jam buka loket 6 hari dalam seminggu
dengan jam buka sebagai berikut :
1) Jam buka loket di Kantor Pos Pusat Solo 57100
Senin-Sabtu : Pukul 07.00-19.00WIB
Minggu/hari libur : Tutup
2) Jam buka loket di Kantor Pos Cabang
Senin-Kamis : Pukul 07.30-14.00WIB
Jum’at-Sabtu : Pukul 07.30-11.00WIB
Minggu/hari libur : Tutup
commit to user
digilib.uns.ac.id
commit to user
digilib.uns.ac.id
4. Struktur Organisasi PT. Pos Indonesia Solo 57100

Struktur organisasi di PT. Pos Indonesia (Persero) Kantor Pos Solo 57100
digambarkan dalam bentuk struktur organisasi garis, dimana dalam struktur
organisasi ini wewenang dari puncak pimpinan yaitu Kepala Kantor Pos Indonesia
(Persero) Solo 57100 dilimpahkan kepada pejabat umum manajer operasional
yang bertugas sebagai koordinator operasional dari berbagai kepala bagian.
Deskripsi jabatan Kantor Pos Solo 57100 adalah sebagai berikut :
a) Kepala Kantor Pos
Tugasnya bertanggung jawab terhadap segala aktivitas kantor dan
segala kegiatan yang berkaitan dengan tujuan organisasi sebagai
penentu, penggerak, dan pengarah.
b) Wakil Kepala Kantor Pos/Manajer Operasional
Tugasnya bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan operasional
kantor.
c) Quality Control
Tugasnya bertanggung jawab mengawasi dan sebagai pengontrol
kualitas serta mutu layanan agar sesuai dengan standar kualitas yang
ditentukan
d) Supervisor Bagian Layanan 1 dan Layanan 2
1) Bertanggung jawab dan melakukan pengawasan terhadap
pelayanan di loket giro pos
2) Bertanggung jawab terhadap kelancaran dinas dan memeriksa
neraca di loket Wesel, Tabanas, Kukesra/Takesra, Pensiun, dan
layanan keagenan lainnya
3) Bertanggung jawab terhadap pengawasan pemakaian register
berharga di loket penyaluran dana.
4) Bertanggung jawab terhadap pelaksanaan penerimaan/pembayaran
Wesel pos baik secara manual maupun melalui SIMWESPOS,
5) Bertanggung jawab terhadap penagihan dan penyelesaian fee
pembayaran pensiun dan fee pemotongan uang pensiun, serta fee
commit to user
keagenan lainnya.
digilib.uns.ac.id
e) Supervisor Bagian Pengolahan Pos (Spv.PP)

Tugasnya :
1) Mempersiapkan dan mengawasi pelaksanaan angkut bis surat
2) Menerima dan mengirimkan semua pelayanan pos
3) Mengawasi terhadap pengolahan pos
f) Supervisor Bagian Pelayanan Jasa Logistik (Spv. Pelayanan Jasa
Logistik)
Tugasnya mengawasi dan bertanggung jawab terhadap
terselenggaranya pekerjaan dinas paket pos dengan baik.
g) Supervisor Bagian Pemasaran (Spv. Pemasaran)
Tugasnya :
1) Bertanggung jawab atas pembuatan dan pelaksanaan program aksi
pemasaran.
2) Melakukan analisis serta evaluasi terhadap kegiatan pemasaran
yang sudah dan sedang dilaksanakan.
3) Membuat izin depot dan agen pos untuk dimintakan persetujuan
dari Kepala Kantor Pos.
4) Bertanggung jawab untuk penagihan dan penyelesaian piutang
kepada para pelanggan.
h) Supervisor Bagian Akuntansi (Spv.Akuntansi)
Tugasnya :
1) Membuat jurnal laporan mutasi kirim atau terima dan
melaporkannya.
2) Bertanggung jawab terhadap kebenaran pertanggungjawaban
keuangan pada BKH dan jurnal pertanggung jawaban keuangan
lainnya, laporan mingguan dan bulanan ke WilPos dan Transipos
Bandung serta keamanan sarana komputer yang menjadi fasilitasnya.
3) Memeriksa dan menandatangani kebenaran Neraca PP-Giro dan
loket.
4) Bertanggung jawab atas kebenaran entry data ke dalam SIM di
commit to user
bagian akuntansi.
digilib.uns.ac.id
i) Supervisor Bagian Keuangan (Spv. Keuangan)

Tugasnya :
1) Melakukan pencatatan mutasi dan rekonsiliasi atas saldo-saldo
rekening bank.
2) Mengawasi dan mempersiapkan panjer kerja.
3) Membuat arsip kas dan mengawasi penggunaan mesin perangko
j) Supervisor Bagian Unit Pelayanan Luar (Spv.UPL)
Tugasnya :
1) Bertanggung jawab atas pengawasan pemakaian register berharga
oleh kantor-kantor cabang termasuk nomor urutnya.
2) Mengajukan panjar kerja Kantor Pos Cabang sesuai dengan
kebutuhan yang sebenarnya, berdasarkan naskah-naskah pembayaran
yang bertalian.
3) Menyimpan dan mendistribusikan register berharga untuk Kantor
Pos Cabang dengan jumlah yang layak dan mencukupi.
4) Memeriksa dan menandatangani Buku Permintaan BPM Kantor
Pos Cabang.
k) Supervisor Bagian Antaran
Tugasnya melakukan pengawasan pegawai bagian antaran,
bertanggung jawab melaksanakan pengawasan bagian antaran, dan
melalukan pengaturan perputaran tugas antaran.
l) Supervisor Bagian Pelayanan Jasa Komunikasi
1) Bertanggung jawab atas kelancaran dinas di loket pelayanan jasa
komunikasi.
2) Memeriksa neraca loket dan mengawasi pengiriman surat yang
beanya dilunasi secara kredit.
3) Membuat rekapitulasi harian produk dan pendapatan peka waktu.
4) Bertanggung jawab atas penyimpanan register berharga pada akhir
commit to user
dinas.
digilib.uns.ac.id
5) Bertanggung jawab terhadap pengawasan pemungutan dan

penyetoran premi asuransi prioritas standar maupun prioritas perlakuan
hukum.
m) Supervisor Bagian Sentral Layanan Pelanggan Korporat (Spv.SLPK)
Tugasnya mengawasi dan bertanggung jawab terhadap
terselenggaranya pekerjaan dinas pos express dan layanan korporat
dengan baik.
5. Varian layanan dalam produk PT. Pos Indonesia (Persero) :

a) Jasa Kurir Cepat (Express Courier Service)
Merupakan layanan kiriman ritel terdiri dari :
1) Sameday Service, barang atau dokumen akan disampaikan ke
tangan alamat yang dituju pada hari yang sama.
2) Nextday Before 10.00am Service, barang atau dokumen akan
disampaikan ke tangan alamat yang dituju pada keesokan harinya
sebelum pukul 10 pagi.
3) Nextday service Before 05.00pm, barang atau dokumen akan
disampaikan ke tangan alamat yang dituju pada keesokan harinya
sebelum pukul 5 sore.
b) Service Level Guaranteed Based, merupakan layanan bisnis/korporat
(Presorted First Class Mail) yang memiliki keunggulan :
1) Time Certain, akurat dan terlacak.
2) Layanan dituangkan dalam perjanjian kerjasama/kontrak
berdasarkan Service Level Agreement (SLA) yang telah disepakati
kedua belah pihak.
3) System Collecting yang memberikan kemudahan bagi pelanggan
maupun Unit Bisnis Pos Express dalam pemrosesan kiriman.
4) Penyediaan report status secara cepat.
c) Mailing Room
commit to user
digilib.uns.ac.id
1) Layanan dituangkan dalam perjanjian kerjasama/kontrak

berdasarkan Service Level Agreement (SLA) yang telah disepakati
kedua belah pihak.
2) Layanan Mailing Room meliputi :
(a) Penanganan kiriman antar departemen pada suatu
perusahaan yang berlokasi dalam satu gedung.
(b) Penanganan kiriman antar kantor cabang pada suatu
perusahaan.
(c) Penanganan kiriman antar perusahaan yang berlokasi pada
satu gedung.
(d) Penanganan kiriman antar departemen pada suatu
perusahaan yang berlokasi pada suatu wilayah.
d) Project Based
1) Kiriman berbasis proyek secara prinsip memiliki karakteristik yang
sama dengan kiriman korporat.
2) Memiliki jangka waktu yang relatif pendek.
Sebagai penunjang tercapainya tujuan dalam pelaksanaan kerja
kegiatan dari masing-masing bagian, diperlukan sumber daya
pendukung untuk Pos Express. Sumber daya tersebut diantaranya :
(a) Sumber Daya Manusia (SDM)
Proporsi sumber daya manusia SBU (Strategi Bisnis Unit) Pos
Express yang sampai dengan periode Mei 2006 berdasar
pemenuhannya adalah Pegawai Organik yaitu berkisar antara 249
orang pegawai dan Tenaga Kerja Kontrak (TKK) yaitu berkisar
antara 430 orang pegawai. Jadi total jumlah pegawai Pos Express
adalah 679 orang.
(b) Sarana Pos
Secara umum jumlah alat operasi berupa sarana kerja yang terdata
adalah :
a) Jenis Alat
commit to user
1) Komputer (Set PC)berjumlah 117 unit
digilib.uns.ac.id
2) Notebook berjumlah 5 unit

3) Printer berjumlah 86 unit
4) Barcode Reader berjumlah 73 unit
5) UPS berjumlah 8 unit.
b) Jenis Kendaraan :
1) Mobil (KBM Roda 4) berjumlah 63 unit
2) Motor (KBM Roda 2) berjumlah 15 unit
Untuk mengembangkan suatu bisnis PT. Pos Indonesia (Persero), maka

dikendalikan dalam tingkat pemasarannya dalam Strategi Pengembangan Bisnis
berslogan “Selalu Melangkah Lebih Maju Bersama Layanan PT.Pos Indonesia
(Persero)”, SBU PT. Pos Indonesia” selalu berusaha mempersembahkan yang
terbaik bagi perusahaan dan diharapkan dapat memberikan manfaat bagi
perusahaan maupun masyarakat yang merupakan salah satu kerja dan karya nyata
bagi Transformasi Bisnis yang sedang dilakukan PT. Pos Indonesia.
commit to user
BAB IV
HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
Didalam bab ini penulis akan menguraikan mengenai hasil pengamatan

penulis selama melaksanakan kegiatan magang yang dimulai pada tanggal 16
Januari 2012 sampai dengan 16 Maret 2012 di PT. Pos Indonesia (Persero) Kantor
Pos Solo 57100. Dalam hal ini penulis akan membahas mengenai sistem
pengolahan serta sistem pendistribusian paket pos di bagian paket Kantor Pos
Solo 57100. Sebelum membahas tentang sistem pengolahan dan sistem
pendistribusian paket pos, penulis akan menjabarkan terlebih dahulu mengenai
pedoman dasar dalam sistem pengolahan serta pendistribusian tersebut.
A. Tahapan Sistem Pengolahan dan Pendistribusian Paket Pos

Tahapan sistem pengolahan dan pendistribusian Paket Pos pada dasarnya
sama dengan dengan tahapan sistem umumnya yakni dimulai dari input – process
– output. Bedanya dalam pengolahan paket lebih dijabarkan lagi menjadi 5
tahapan, yaitu : Collecting (Pengumpulan), Processing (Pengolahan),
Transporting (Pengiriman), Delivering (Pengantaran), dan Reporting (Pelaporan).
Hal ini sesuai dengan hasil wawancara yang dikemukakan oleh bapak Heru
Kristianto selaku Supervisor Paket Pos pada tanggal 18 Februari 2012 :
“Dalam pengolahan dan pendistribusian paket pos pada dasarnya mengacu
pada pedoman CPTDR, yaitu Collecting (Pengumpulan), Processing
(Pengolahan), Transporting (Pengiriman), Delivery (Pengantaran),
Reporting (Pelaporan)”
1. COLLECTING (PENGUMPULAN)
Collecting merupakan tahap pertama dari aktivitas operasi dalam jasa pos.
Terdiri dari aktivitas pelanggan dalam mengirimkan surat pos/paket pos hingga
menerima oleh kantor pos PT. Pos Indonesia (Persero) Kantor Pos Solo 57100
menyediakan beberapa fasilitas untuk memudahkan proses kolekting.
commit to user
48
digilib.uns.ac.id
Kegiatan pengumpulan adalah proses penerimaan paket pos dari pengirim

yang diterima melalui KPC (Kantor Pos Cabang) maupun dari perusahaan yang
mengadakan kerjasama pada loket baik loket RETAIL serta fasilitas-fasilitas
pelayanan pos meliputi loket KPRK, loket KP cabang, loket agen pos, dan unit
pelayanan bergerak (PKK, PKD, Possarling)
Penerimaan dari KPC di wilayah Surakarta dan sekitarnya akan
dikirimkan ke KPRK Surakarta pada jadwal yang telah ditentukan. Hal ini sesuai
yang dikemukakan oleh Mas Ayyub selaku petugas puri paket pos yaitu :
“Penerimaan dari KPC (Incoming) wilayah Surakarta dan sekitarnya sudah
tercantum dalam jadwal, seperti dari KPC-KPC di Surakarta akan dikumpulkan di
KPRK pada jam 17.00 WIB, sedangkan dari KPC Sragen dan Karanganyar akan
diterima di KPRK pada pukul 18.30. Berbeda dengan pelanggan yang langsung
mengirim melalui Kantor Pos Solo 57100 (KPRK) yang langsung bisa diolah,
paket yang berasal dari KPC biasanya dikumpulkan dulu lalu dikirimkan ke
KPRK Solo untuk diolah. Jadi, cenderung lebih lama pengirimannya daripada
yang mengirimkan dari KPRK Solo.” (wawancara tanggal 27 Januari 2012)
Dalam proses Collecting kiriman produk jasa paket pos, pegawai loket
PLB (Pusat Layanan Bisnis) yang menangani semua aktivitas tersebut.
Prosedurnya diantaranya :
a) Penerimaan di loket
Petugas loket harus memeriksa apakah kiriman tersebut :
1) Telah dikemas dengan baik/kuat
2) Tidak melampaui batas maksimal ukuran dan berat (jika
melampaui dapat dialihkan ke layanan paket perlakuan khusus)
3) Tidak berisi barang yang dilarang pengirimannya melalui paket pos
4) Apabila terdapat keragu-raguan tentang isi paket atau kurang
sempurna pangemasannya, maka paket tersebut oleh pengawas dapat
diminta untuk dibuka atau bila perlu dapat ditolak
5) Berdasarkan peraturan yang berlaku di paket pos, yang dilarang
dikirim dengan Layanan Paket Pos meliputi :
(a) Barang – barang yang karena sifat atau bungkusnya dapat
menimbulkan bahaya bagi petugas pos dan lainnya atau dapat
commit to user
mengotori/merusak kiriman diantaranya, bubuk pemutih,
digilib.uns.ac.id
peroksida, accu/baterai basah, makanan basah/berminyak, dan

benda cair.
(b) Benda yang dapat meledak atau menyala atau dapat
terbakar seperti, senjata api, peluru, mercon, korek api dan gas, dan
bahan peledak lainnya.
(c) Binatang dalam segala kondisi (hidup atau mati)
(d) Uang logam, uang kertas Bank dan surat berharga bagi
pengunjuk, platina, emas/perak, permata, perhiasan, dan barang
berharga lainnya.
(e) Barang yang menyinggung kesusilaan.
(f) Candu morphin, kokain, dan obat terlarang lainnya
(narkoba).
(g) Bahan biologis yang mudah busuk dan mudah menularkan
penyakit.
Hal ini seperti yang dikemukakan oleh Mas Arif selaku Petugas Loket
Paket Pos :
“Barang/benda yang tidak boleh dikirimkan melalui paket pos sudah
tertera jelas di peraturan paket pos, seperti benda yang dapat meledak, obat-obatan
terlarang, hewan dalam segala kondisi, dan lain sebagainya. Namun terkadang ada
beberapa pelanggan yang barangnya melanggar ketentuan memaksa barangnya
untuk dapat dikirimkan. Kalau sudah begitu, biasanya hal ini akan saya
rundingkan dengan Pak Heru. Untuk barang-barang yang memang sudah tidak
bisa ditolerir terpaksa akan tetap ditolak, namun untuk barang-barang yang masih
bisa ditolerir saya sarankan untuk dibungkus dengan pembungkus yang kuat serta
apabila ada barang yang dikirim pelanggan tersebut yang dapat merusak paket
orang lain maka akan dikenai ganti rugi sesuai aturan yang berlaku” (wawancara
tanggal 17 Februari 2012)
b) Menimbang berat kiriman

Semua kiriman paket pos yang selesai akan dikirim oleh loket PLB Paket
Pos harus ditimbang berat produk jasa tersebut. Penimbangan tersebut
berdasarkan tarif kilogram pertama ditambah tarif perkilogram berikutnya, dengan
ketentuan tarif minimal adalah tarif sampai dengan tingkat berat 3 (tiga) kilogram.
Selebihnya dihitung per kilogram untuk Paket Pos Biasa berdasarkan berat
volumetrik ataupun berat aktualcommit
yangtodigunakan
user untuk menentukan harga
digilib.uns.ac.id
pengiriman Paket Pos tersebut. Berat maksimal kiriman paket pos biasa adalah 50
kilogram (untuk lebih dari 50 kilogram menggunakan dua resi) dan untuk kiriman
non standar, penentuan berat kiriman tidak mempergunakan berat aktual tetapi
dihitung dengan perhitungan volumetrik.
Bila menurut perhitungan, berat volumetrik lebih besar dari berat aktual
kiriman maka yang dipergunakan sebagai dasar perhitungan tarif adalah berat
volumetrik. Perhitungan berat tersebut juga berlaku untuk Paket Pos Kilat Khusus
serta Paket Pos Biasa Internasional dan Cepat Internasional,namun dengan
ketentuan tarif minimal dan berat maksimal yang berbeda tentunya. Sedangkan
untuk Paket Pos Perlakuan Khusus dan Paket Pos Trucking Freight Forwarding
mempunyai rumus perhitungan berat serta ketentuan-ketentuan yang berbeda
dengan paket pos lainnya, karena ketentuan-ketentuan yang terdapat pada kedua
paket tersebut merupakan kesepakatan pihak pos dengan pelanggan.
c) Penempatan (entry) data kiriman
Petugas loket harus mengentry/memasukkan data kiriman paket pos ke
aplikasi komputer I-POS (Integrated Postal Operating System). Data tersebut
terdiri dari kota atau kantor pos tujuan, berat daripada kiriman paket pos, nama
dan alamat tujuan paket pos, nama dan alamat pengirim, dan informasi lainnya
yang dibutuhkan. Semua data harus dimasukkan. Hal ini bertujuan untuk
memudahkan langkah proses dalam Divisi Pengiriman (Puri Antaran).
d) Bukti kiriman dan daftar pengantar kiriman
Dalam bukti kiriman paket pos, antara surat pos maupun paket pos,
petugas loket pos seharusnya lebih hati – hati. Mengisi “daftar pengantar
kiriman” yang ditandatangani oleh petugas loket paket dan pengirimnya. Terdiri
dari 4 lampiran yaitu lampiran putih untuk pengirim, lampiran kuning untuk
pemasaran, lampiran merah untuk akuntansi, dan lampiran biru untuk petinggal
atau arsip.
e) Memberi stempel pos
Petugas loket pos PLB (Pusat Layanan Bisnis) selalu memberikan stempel
pos pada setiap kiriman paket pos, karena stempel/cap pos sangatlah penting
commit
sebagai bukti bahwa paket tersebut sah.toStempel
user pos paket pos menunjukkan
digilib.uns.ac.id
tanggal pengiriman dan kode pos serta nama kantor pos pengirim paket pos. Jika
petugas loket PLB lupa untuk memberi stempel pos pada paket pos, maka
dibebankan akan kehilangan pelanggan.
f) Memberi lampiran bukti pengiriman (resi) pada kiriman
Bukti kiriman (resi) terdiri dari 2 lampiran dalam warna yang berbeda.
Lampiran bukti kiriman Paket Pos diberikan ke kantor pos tujuan (1 lampiran),
pengirim, dan kantor pengirim/kantor pos setempat (sebagai arsip), mengingat
bukti kiriman berfungsi sebagai bukti salinan pengiriman. Hal ini juga bagi kantor
pengirim, pengirim, dan penerima (alamat tujuan). Bukti kiriman (resi) harus
dilampirkan pada kiriman paket pos setelah dilengkapi pada data kiriman. Pada
Paket Pos, resi yang harus dilampirkan yaitu lampiran pertama (ke kantor pos
tujuan).
g) Memberikan resi pengiriman ke pengirim
Resi merupakan lembar kedua dan ketiga dari Bukti Pengiriman
(Consigment Note) yang berisi data kiriman dan dilengkapi dengan nomor
barcode yang berfungsi sebagai bukti pengeposan kiriman dimana nama si
penerima, pengirim dan bea kiriman sudah tertera pada resi/berita terima yang
dibuat dalam register serba guna yang dibuat rangkap dua yang diberikan kepada
pengirim setelah pengirim membayar ongkos/biaya pengiriman paket pos.
Sebelum pelanggan membayar ongkos/biaya pengiriman, kiriman paket pos tidak
akan di tempatkan pada kantong pos, hal ini berarti bahwa kiriman paket pos tidak
akan dikirim sampai pengirim membayar ongkos/biaya pengirim.
h) Laporan neraca loket pos
Pada akhir kegiatan, petugas membuat rekap pertanggungan yang diprint
out dan dicatat pada buku neraca loket paket pos untuk pembukuan.
2. PROCESSING (PENGOLAHAN PAKET POS)

Processing merupakan tahap kedua dari aktivtitas operasi dalam jasa pos.
Kegiatan pengolahan (Processing) secara garis besar dibagi menjadi dua, yaitu
pengolahan dikantor asal dan pengolahan dikantor tujuan.
commit to user
digilib.uns.ac.id
a) Pengolahan di Kantor Asal

Pengolahan dikantor asal dimulai dari kegiatan Penyortiran, Pencatatan
dan Penutupan. Agar kegiatan tersebut efektif dan sistematis perlu diatur supaya
kegiatan penyortiran dan pencatatan (pada advis PP-8) perlu dilakukan secara
berangsur-angsur (tidak sekaligus) selama masa olah, sedangkan kegiatan
penutupan dilakukan menjelang akhir masa olah.
1) Penyortiran dan Penempatan (entry) data.
Paket pos disortir berdasarkan kantor pos/kota tujuan paket untuk setempat
atau kantor lain untuk para petugas antaran sesuai jalan antarnya masing –
masing. Pelaksanaan yang diproses mulai dari entry data yaitu discan barcode
resi paket yang masuk pada aplikasi penerimaan advis kiriman yaitu daftar
rincian isi kiriman dari kota asal ke kota tujuan dimana data harus sama dengan
jumlah dari resinya. Memasukkan data ke dalam aplikasi I – POS puri terima
apabila jumlah kiriman, nomor advis, nomor kantong pos tersebut sesuai dengan
lampiran bukti kiriman dalam advis kirim maka dilanjutkan diserahkan kepada
mandor pengantar untuk pengecekan apakah sudah final ataupun beres.
2) Pencatatan
Setelah melalui proses penyortiran dan penempatan, selanjutnya petugas
puri kirim melakukan tutupan kiriman paket pos sesuai dengan kota tujuan dengan
PP 8 (Advis kirim) dengan diberikan nomor urut tahunan dan mencatatnya pada
buku pengawasan PP 8 kirim.
3) Penutupan
Dalam penutupan advis, pembungkusan paket pos yang telah disortir
tersebut menggunakan kantung yang telah disediakan, yaitu menggunakan
kantung paket. Alur prosesnya adalah :
(a) Advis kirim dimasukkan ke kantung tersebut.
(b) Kantung ditali, diplombir dan diberi label pos yang
dicantumkan nama kantor asal, kantor tujuan, berat, nomor
barcode, nomor advis, serta tanggal proses.
commit to user
digilib.uns.ac.id
b) Pengolahan di Kantor Tujuan

Pengolahan dikantor tujuan dimulai dari pembukaan kantung/kiriman
paket pos di kantor tujuan sampai dengan paket tersebut diserahkan ke bagian
ekspedisi untuk diolah lebih lanjut. Alurnya adalah sebagai berikut :
1) Setiap barang di kantong Paket Pos dicocokan terlebih dahulu
bentuk fisik barangnya dengan keterangan yang terdapat di bukti advis
pengiriman
2) Apabila terdapat selisih (selisih lebih atau kurang), demikian pula
apabila terdapat kerusakan PP, maupun ketidak cocokan barang yang
di kantong dengan keterangan di advis maka akan dilaporkan ke
pengawas / KKP untuk dibuatkan berita acara P6
3) Apabila terjadi kesalahan kiriman, kekeliruan atau
kelebihan/kekurangan biaya kirim maka hal tersebut dilaporkan
kepada pengawas / KKP untuk dibuatkan berita acara P6
4) Duplikat advis PP8 yang telah diterima dari kantor asal/puri kirim
diberi keterangan tanggal penerimaan kiriman paket pos.
5) Selanjutnya paket pos diserahkan kepada bagian ekspedisi
(pengantaran) untuk dikirim ke alamat tujuan. Apabila penerima
didapati tidak berada di alamat tujuan maka paket pos akan diserahkan
ke loket terima agar si penerima mengambil langsung di kantor pos.
3. TRANSPORTING (PENGIRIMAN)
Transporting adalah kegiatan pengiriman barang (muatan) dan
penumpang dari suatu tempat ke tempat yang lain. Transporting yang secara
umum adalah rangkaian kegiatan mengirim / mengangkut barang dari PT. Pos
Indonesia sampai ke pelanggan baik pelanggan korporat maupun ritel dengan
menggunakan salah satu moda transportasi, yang dapat meliputi moda transportasi
darat, laut, maupun udara.
Transporting merupakan tahap ketiga dari aktivitas operasi dalam jasa pos.
commit to user
Terdiri dari aktivitas pengiriman produk paket pos ke alamat kota tujuan kota
digilib.uns.ac.id
pelanggan oleh Kantor Pos baik melalui darat, laut, maupun udara. PT. Pos
Indonesia (Persero) Kantor Pos Solo 57100 menyediakan beberapa fasilitas untuk
memudahkan proses transporting / distribusi.
Aktivitas transporting / proses aktivitas pengiriman distribusi produk jasa
paket pos ke alamat kota tujuan pelanggan oleh kantor pos baik melalui darat,
laut, maupun udara. Dimulai ketika Paket Pos tersebut telah diproses oleh Divisi
Pelayanan Loket Bisnis (PLB) Paket Pos dan dikirim ke alamat pelanggan. Proses
transporting Divisi Pelayanan Loket Bisnis (PLB) secara garis besar meliputi
beberapa prosedur :
a) Penyortiran.
Pengelompokkan paket pos berdasarkan kota/kabupaten tujuan di wilayah
regional Surakarta yang meliputi (Solo, Sukoharjo, Boyolali, Wonogiri, Sragen,
Klaten, Karanganyar)
b) Penempatan (entry data)
Melakukan entry data/pengolahan data kiriman Paket Pos dan melakukan
pencetakan Advis kiriman paket pos serta mentransfer data dimaksud ke server
pusat. Melakukan proses pengolahan kantung (proses Scan Label Alamat,
Penimbangan, Seal Pengaman) serta mempersiapkan kelengkapan administrasi
kantung pos yang dimaksud. Mempersiapkan dan mencetak Daftar Pengantar
Kantung pos dengan mencatat nomor urut pengiriman, kantor tujuan, dan nomor
alat angkutan yang digunakan.
c) Pendistribusian.
Proses pendistribusian paket pos yang dilaksanakan dengan proses
menyerahkan kantung pos ke pihak pengangkut yang ditugaskan menyerahkan
dan mendistribusikan kantung pos ke pelanggan. Dengan memasukkan paket pos
ke kantong pos yang telah tersedia berdasarkan Label Kantong yang telah discan
barcode kantong dan stempel pos melalui aplikasi entry kiriman advis kirim pada
loket PLB (Pelayanan Loket Bisnis) berdasarkan nomor trayek tujuan atau yang
disebut dengan kodepos kota/ kabupaten dan berat paket.
Pengiriman secara langsung dikemukakan oleh bapak Tarmin selaku
petugas pengantaran paket pos commit to user:
yaitu meliputi
digilib.uns.ac.id
“Kota setempat yang telah berhubungan dengan Paket Pos meliputi

kota/kabupaten Sragen, Karanganyar, Wonogiri, Klaten, Surakarta, Boyolali,
Sukoharjo, dll. Untuk Kota Surakarta dibagi menjadi 3 wilayah pendistribusian
yaitu Solo Utara, Solo Selatan, dan Solo Barat. Solo Utara meliputi kelurahan-
kelurahan di wilayah Solo Utara (Mojosongo sampai Ketelan), Solo Selatan
meliputi kelurahan-kelurahan di wilayah Solo Selatan (Cemani sampai Sriwedari),
Solo Barat meliputi Colomadu, Kartasura, Gonilan, dan sekitarnya. Sedangkan
untuk kabupaten-kabupaten lain langsung dikirim ke KPC setempat”. (wawancara
tanggal 25 Februari 2012)
d) Perubahan status dan pencetakan.

Melakukan transfer data terhadap hasil pengolahan kantung pos yang
dimaksud, melakukan pengawasan terhadap Nomor Urut Daftar Pengantar
Kantung pos menurut kantor tujuan masing – masing. Penutupan advis kiriman
dimana paket pos masuk pada puri terima, di DO (Delivery Order) untuk
mengubah status penerima, penutupan advis dan dicetak 2 lampiran yaitu lembar
1 untuk kantong pengiriman surat sebagai bukti besarnya jumlah kiriman surat
tersebut kepada kantor pos tujuan dan lembar 2 untuk kantor pos sebagai arsip
laporan.
4. DELIVERING (PENGANTARAN)
Delivering merupakan tahapan keempat dari aktivitas operasi dalam jasa
pos. Terdiri dari aktivitas dalam pengubahan status kiriman produk jasa paket pos
sesuai dengan rute sebelum dikirim PT. Pos Indonesia (Persero) Kantor Pos Solo
57100 menyediakan beberapa fasilitas yang memudahkan proses delivering order.
Aktivitas pengiriman merupakan tanggung jawab Divisi Pengiriman Pos, terdiri
dari kiriman surat kilat khusus, surat biasa maupun paket pos.
Rentang waktu jasa pengiriman paket pos oleh PT. Pos Indonesia
(Persero) Solo 57100 yang dikemukakan oleh bapak Fajar selaku petugas
pengantaran paket pos yaitu :
“Di dalam Paket Pos (Biasa maupun Kilat Khusus) sebenarnya tidak ada
batasan waktu pengiriman, namun untuk toleransi waktu pengiriman adalah H+14
(2 minggu) untuk seluruh pengiriman ke Pulau Jawa. Pengiriman paket pos ke
luar Jawa waktunya menyesuaikan dengan situasi dan kondisi cuaca karena
pengiriman ke luar Jawa menggunakan kapal, sedangkan untuk Paket Pos Kilat
commit to
Khusus menggunakan Pesawat Terbang.” user
(wawancara tanggal 25 Februari 2012)
digilib.uns.ac.id
Aktivitas delivering/proses aktivitas dalam pengubahan status kiriman

produk jasa paket pos sesuai jumlah paket pos sebelum dikirim oleh
pengantar/kurir. Dimulai ketika produk paket pos tersebut sebelum dikirim ke
alamat pelanggan. Proses delivering Divisi Pelayanan Loket Bisnis (PLB),
meliputi :
a) Penerimaan kiriman paket pos dari armada truk oleh
petugas scan kantong dan diterima oleh petugas scan kantong
b) Mengisi Buku Pengawasan Perjalanan Spm (KM - 2)
secara lengkap dan akurat dan memeriksa dan mencocokkan Delivery
Order (Bukti Serah Kiriman R7) dengan kiriman paket pos yang
diberikan oleh Bagian Processing.
c) Sebelum membuka aplikasi I-POS kantong,
download (unduh) data dari server pusat mengenai pola R7
d) Paket pos yang telah diproses oleh Bagian
Processing disortir berdasarkan alamat tujuan, diperiksa dan
dicocokkan Delivery Order (Bukti Serah Kiriman R7) dan dilakukan
proses antaran/pengiriman sesuai dengan jalan antar dan prosedur yang
telah ditetapkan sebelum didistribusikan oleh petugas antaran harus
diperiksa terlebih dahulu kelengkapan paket pos.
e) Pengubahan status paket sebelum diantar, petugas
antaran diharapkan mengerjakan tugasnya yaitu dengan scan barcode
resi surat yang akan menyerahkan dan melaporkan hasil dari proses
antaran yang telah dilaksanakan ke Petugas Processing. Petugas puri
terima memvalidasi terlebih dahulu.
f) Semua PP yang akan diantar oleh pengantar PP
terlebih dahulu dicatat pada register I-POS
g) PP yang berhasil diserahkan kepada si alamat atau
orang yang serumah dengan si alamat sebagai bukti penerimaannya, si
penerima membubuhkan tanda tangan pada resi I-POS
h) PP yang tidak berhasil diserahkan (misalnya karena
commit to user
rumah tertutup) maka petugas pengantar dapat meninggalkan surat
digilib.uns.ac.id
panggilan PP-14 (sekarang X-13) dirumah si alamat yang

bersangkutan untuk datang ke kantor untuk mengambil PP tersebut.
i) Bila si penerima menolak menerima PP yang diantar
untuk menulis penolakannya pada resi I-POS serta membubuhkan
tanda tangan.
j) Setelah pengantar selesai melaksanakan antaran
maka pada saat kembali ke kantor harus menyerahkan sebagai berikut:
1) PP yang tidak berhasil diserahkan beserta resi I-POS
2) Resi I-POS yang telah ditandatangani si penerima
Adapun kendala dalam pengantaran paket pos yang dikemukakan Mas
Jun selaku petugas antaran paket pos adalah :
“Seringkali alamat tujuan yang tertera di advis kurang lengkap sehingga
menyulitkan pengantaran ke penerima paket. Hal ini juga ditambah dengan tidak
dicantumkannya nomor telepon yang bisa dihubungi, jadi kami harus bertanya
dahulu dengan Ketua RT atau RW terdekat untuk menanyakan kebenaran alamat.
Selain itu, kesalahan dalam penulisan alamat waktu proses penerimaan paket juga
dapat menyesatkan proses pengantaran, oleh karena itu kami biasanya
mengkonfirmasi dulu dengan petugas puri terima.” (wawancara tanggal 7 Maret
2012)
5. REPORTING (PELAPORAN)
Reporting merupakan tahapan kelima dari aktivitas operasi dalam jasa
pos. Terdiri dari aktivitas dalam pelaporan status kiriman produk jasa paket pos
baik yang berhasil diantar maupun gagal antar kepada alamat/penerima paket pos.
PT. Pos Indonesia (Persero) Kantor Pos Solo 57100 menyediakan beberapa
fasilitas untuk memudahkan proses reporting tersebut.
Reporting disebut juga dengan pelaporan kiriman status paket pos baik
yang berhasil maupun yang gagal menuju alamat yang dituju pada paket pos yang
diantar oleh petugas kurir.
Aktivitas reporting / proses aktivitas dalam pelaporan status kiriman
produk jasa paket pos apakah gagal atau berhasil diantarkan oleh kurir / petugas
antaran sampai kepada alamat tujuan. Berikut merupakan alur dari Reporting :
commit to user
digilib.uns.ac.id
a) Penerimaan.
Menerima paket pos dari KPC (Kantor Pos Cabang) prosesnya
menunggu pengantar/petugas antaran membawa paket pos datang dan
memberikan paket tersebut.
b) Updating status.
Dengan proses cara membuat status kiriman paket pos yang berhasil
diantar/ gagal antar dengan penerima dengan aplikasi Ms. Excel I -
POS. Melakukan update status antaran dengan cara memasukkan data
yang ada dari hasil proses antaran (berhasil, gagal, diteruskan atau
dikembalikan lagi, dll) selanjutnya mentransfer data dimaksud ke
server pusat.
c) Penempatan (entry) status.
Resi (BT = berita terima) yang sudah diantar oleh pengantar di cap
tanggal sesuai hari itu juga, membuat status di filling pada aplikasi
excel I – POS dan discan nomor barcode, dicetak dan dikaitkan
dengan jumlah resi tersebut sebagai laporan dan apabila bukti terima
paket gagal antar dan tidak dapat diserahkan karena suatu sebab, BT
disortir berdasarkan tanggal pengeposan dan dibendel dan diberi
label BT periode tanggal……sampai dengan….
d) Mematikan status.
Periksa resi dan masukkan nomor barcode misal penerima siapa
(keterangan ada beberapa pilihan), hubungan dengan apa paket
tersebut, nama yang bertanggung jawab menerima paket dengan
mencantumkan tanda tangan dan nama jelas si penerima kemudian resi
dan data disimpan dikantor terima/ kantor asal untuk paling lama 2
bulan terhitung sejak tanggal pengeposan, penyimpanan kurang lebih 1
tahun dan sesudahnya dapat dimusnahkan atau dipotong.
B. Sistem Pendistribusian Paket Pos di Kantor Pos Solo 57100

commit to user
digilib.uns.ac.id
Dalam melaksanakan kuliah kerja manajemen administrasi (KKMA) di

Kantor Pos Solo 57100, penulis memperoleh pengetahuan data dan keterangan
mengenai sistem pendistribusian paket beserta penjelasannya adapun data-data
yang didapatkan selama magang kerja yang berhubungan dengan sistem distribusi
paket pos adalah :
1. Prosedur-prosedur yang terdapat dalam sistem distribusi paket
pada PT. Pos Indonesia (Persero) Surakarta
a) Prosedur Pengisian Tanda Terima Pengiriman Paket
Petugas pengiriman mengisi sebagian tanda terima pengiriman paket
yang telah disediakan tanpa coretan rangkap 3 dan diserahkan kepada
bagian penerimaan untuk diisi petugas. Kemudian dibuat PP 8 yaitu
nomor advis kiriman dan label kantong pos
b) Prosedur Paket Masuk Gudang
Setelah pembuatan PP 8 dan label kantong pos, petugas membungkus
paket dengan plastik dan diikat dengan timah plumber kemudian
dimasukkan dalam gudang. Petugas memisahkan paket ke dalam
kelompok paket : daerah Jawa, luar Jawa, dan Luar Negeri.
c) Prosedur Pembuatan Dokumen
Petugas membuat R7 yaitu bukti serah untuk mengirim paket pos ke
alamat yang dituju.
d) Prosedur Pengiriman dan Transportasi
Setelah paket selesai diproses dan diserahkan ke bagian transportasi
beserta dokumen-dokumen yang diperlukan dan siap dikirim ke kantor
tujuan dengan menggunakan transportasi darat, laut, dan udara.
2. Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem distribusi paket
pada PT. Pos Indonesia (Persero) Surakarta
a) Tanda terima pengiriman paket
Tanda terima pengiriman ini sebagian diisi pengirim, terkait nama
pengirim paket, alamat pengirim, isi paket, nama penerima dan alamat
penerima. Sebagian lagi diisi petugas, terkait jenis paket, ukuran dan
commit todibuat
tarif. Tanda terima pengiriman user rangkap 3 (tiga), lembar 1 (satu)
digilib.uns.ac.id
untuk pengirim, lembar 1 (satu) untuk diarsip dan lembar terakhir

untuk kantor tujuan.
b) Dokumen perjalanan
Dokumen perjalanan ini terdiri dari :
1) Tanda terima pengiriman paket (Resi I-Pos)
2) PP 8 yaitu nomor advis
3) Label Kantong Pos
4) X-13 yaitu panggilan
5) R7 yaitu bukti serah
3. Konsumen atau pelanggan merupakan bagian dari sistem
distribusi paket pada Kantor Pos Solo 57100
a) Pengirim
Konsumen atau pelanggan yang menggunakan jasa PT. Pos Indonesia
(Persero) Surakarta, terutama pengiriman paket adalah seluruh
kalangan masyarakat se-Kotamadya Surakarta
b) Penerima
Sedangkan konsumen atau pelanggan yang menerima kiriman paket
dari PT. Pos Indonesia (Persero) Surakarta adalah seluruh kalangan
masyarakat yang ditunjuk pengirim, baik itu masyarakat se-kotamadya
Surakarta atau masyarakat luar kota madya Surakarta, bahkan
masyarakat Luar Jawa dan Luar Negeri.
4. Distribusi Paket di Kantor Pos Solo 57100
a) Bentuk Distribusi Paket
Distribusi dapat didefinisikan sebagai kegiatan untuk menyalurkan atau
menyampaikan barang atau jasa dari produsen ke konsumen Alex S. Nitisemito
(1993 : 102) dalam buku “Marketing”.
Distribusi dan transportasi adalah rangkaian kegiatan memindahkan atau
mengangkut barang dari produsen kepada konsumen dengan menggunakan salah
satu prasarana taransportasi baik darat, laut, maupun udara.
PT. Pos Indonesia (Persero) Surakarta merupakan salah satu perusahaan
commit to
jasa nasional terbesar yang mempunyai user paling luas. PT. Pos Indonesia
jaringan
digilib.uns.ac.id
(Persero) Surakarta menyalurkan barang atau produknya menggunakan bentuk

distribusi tidak langsung, termasuk distribusi paket.
Distribusi tidak langsung adalah suatu cara penyaluran barang dengan
menggunakan jasa perantara sebagai pihak yang menjembatani hubungan antara
perusahaan ke konsumen atau pelanggan.
PT. Pos Indonesia (Persero) Surakarta menyampaikan paket kepada
penerima secara tidak langsung, tetapi melalui perantara atau agen, dimana
perantara atau agen tersebut adalah kantor pos cabang.
PT. Pos Indonesia (Persero) Surakarta bekerja sama dengan seluruh kantor
pos di Indonesia maupun di luar negeri
Transportasi
Pengirim Shipping Kantor Pos
Induk
KPRK
Penerima Pengantaran Kantor Lalu Bea
Gambar 4.1 Bagan Aliran Proses Distribusi Paket dari Luar Negeri
Pengirim Kantor Pos Shipping Kantor Pos

paket Asal Tujuan
Penerima
Pengantaran PURI
Gambar 4.2 Bagan Aliran Proses Distribusi Paket dari Luar Jawa
commit to user
digilib.uns.ac.id
Pengirim Kantor Pos Transportasi

dan
paket Asal Distribusi
Kantor Pos
Penerima
Pengantaran Tujuan
Gambar 4.3 Bagan Aliran Proses Distribusi Paket dari daerah Jawa
Keterangan :
: Arus Distribusi Paket
: Arus Pengaduan bila terjadi penyimpangan
: Arus Pengadaan terhadap penyimpangan
Dari pembahasan diatas dapat diketahui bahwa PT. Pos Indonesia

(Persero) Surakarta memiliki (3) tiga sistem dan prosedur distribusi sistem paket
yaitu :
1) Sistem dan prosedur distribusi paket dari luar negeri : Sistem ini
melewati dan kegiatan shipping (perkapalan) dan melalui Kantor Lalu
Bea
2) Sistem dan prosedur distribusi paket ke Luar Jawa : sistem ini
melewati kegiatan shipping (perkapalan) namun tidak melalui Kantor
Lalu Bea
3) Sistem dan prosedur distribusi paket di daerah Jawa : sistem ini
tidak melewati kegiatan shipping (perkapalan) maupun Kantor Lalu
Bea
commit to user
digilib.uns.ac.id
b) Penyimpangan dalam proses dan prosedur distribusi paket pos

1) Bila paket tidak terkirim tepat waktu atau melampaui waktu
tempuh kirim, bagian PURI segera memeriksa arsip-arsip pengiriman
dan memeriksa semua paket yang diterima, ditemukan paket segera
dikirim ke kantor tujuan. Hal ini seperti yang dikemukakan oleh
Petugas Pengantar Paket “ Mas Hendro”, yaitu :
“Suatu paket pos dinyatakan gagal kirim apabila proses pengirimannya
melebihi waktu tempuh kirim yang telah ditetapkan, Apabila paket pos
mengalami gagal kirim akibat kekeliruan teknis maka paket pos akan
dikembalikan ke kantor pos lalu disimpan di gudang dan dikirim lagi keesokan
harinya sambil menunggu perbaikan kekeliruan. Apabila dalam jangka waktu
3x24 jam penerima tidak terdapat di alamat tujuan maka akan dibuatkan
Panggilan Pp 14 kepada penerima untuk mengambil paket di kantor pos”
(wawancara tanggal 7 Februari 2012)
2) Bila paket hilang

Pengirim akan menerima gantu rugi pengiriman atau pertanggungan
sesuai dengan nilai kirim, syarat dan ketentuan yang berlaku.
commit to user
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Berdasarkan hasil pengamatan mengenai sistem pengolahan dan
pendistribusian paket pos di bagian paket Kantor Pos Solo 57100 dapat
disimpulkan bahwa :
1. Sistem pengolahan dan pendistribusian paket pos berpedoman pada prinsip

“CPTDR”, yaitu :
a) Collecting (Pengumpulan)
b) Processing (Pengolahan)
c) Transporting (Pengiriman)
d) Delivering (Pengantaran)
e) Reporting (Pelaporan)
2. Sistem pengolahan serta pendistribusian pada bagian paket Kantor Pos

Solo 57100 sudah baik karena telah mengacu pada karakteristik sistem yang
baik. Sistem-sistem tersebut juga sudah memenuhi syarat dan ketentuan sistem
pengolahan dan pendistribusian yang baik meskipun masih sering terdapat
beberapa penyimpangan-penyimpangan.
3. Penggunaan teknologi yang mutakhir, dalam hal ini aplikasi I-POS

(Integrated Postal Operating System) terbukti dapat mengefisienkan kinerja
dari aktivitas operasi pengolahan serta pendistribusian paket pos.
4. Terjadinya penyimpangan-penyimpangan pada proses pendistribusian

paket pos disebabkan karena beberapa faktor antara lain :
a) Human Error (Kesalahan Manusia)
commit to user
b) System Error (Kesalahan dalam sistem)
65
digilib.uns.ac.id
c) Ketidaktepatan informasi yang diterima dapat mempengaruhi

pengolahan serta pendistribusian paket pos
B. Saran
Berdasarkan pengamatan yang telah dilakukan, seringkali ditemukan
penyimpangan dalam pendistribusian paket pos, diantaranya adalah paket pos
yang mengalami gagal kirim dan paket pos yang hilang. Maka dari itu penulis
memberikan saran yang dapat dijadikan pertimbangan serta masukan dalam
rangka meningkatkan kualitas pelayanan jasa paket pos pada Kantor Pos Solo
57100 agar dapat meningkatkan kepuasan pelanggan. Saran tersebut yakni :
1. Lamanya pendistribusian paket pos untuk tujuan tertentu khususnya dari
luar Pulau Jawa menyebabkan paket pos mengalami gagal kirim. Oleh karena
itu sebaiknya, sistem pendistribusian paket pos perlu meningkatkan kecepatan
serta ketepatan pengiriman agar para pelanggan puas dan memperkecil
terjadinya paket yang gagal kirim
2. Kurang telitinya petugas dalam mengolah paket pos dapat menyebabkan
kesalahan informasi dalam pendistribusian paket serta menyebabkan gagal
kirim suatu paket. Sebaiknya dalam pengolahan paket pos lebih menekankan
ketelitian dalam tahap Collecting dan Processing untuk menekan angka paket
yang gagal kirim.
3. Selama ini bagian paket Kantor Pos Solo kurang sigap dalam menangani
keluhan dari pelanggan akibat penyimpangan dalam pendistribusian paket,
sebaiknya perlu adanya peningkatan kesigapan serta kesiapan dari petugas
paket dalam menangani keluhan pelanggan.
commit to user

Mashluchi Sundjaya-D1509052

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Mashluchi Sundjaya-D1509052

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

library.uns.ac.id digilib.uns.ac.

SISTEM PENGOLAHAN DAN PENDISTRIBUSIAN PAKET

Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh

PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI

Nama : Mashluchi Sundjaya

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul ”SISTEM

Kemenangan yang seindah-indahnya dan sesukar-sukarnya yang bisa direbut oleh

( Thomas Alva Edison )

Tugas akhir ini penulis persembahkan kepada:

 Bapak dan Ibu tercinta yang telah

Assalamu`alaikum Wr. Wb.

7. Bapak Heru Kristianto selaku Supervisor Bagian Logistik (Paket)

Gambar 2.1 : Model umum sebuah informasi .........................................................8

Mashluchi Sundjaya, D1509052. Sistem Pengolahan dan

A. Latar Belakang Masalah

Sumber : PT. Pos Indonesia (Persero) Solo, 2011

keberjalanannya dan untuk memperoleh hasil yang memuaskan, keduanya harus

b) Untuk menambah wawasan dan pengetahuan terhadap dunia usaha

3. Bagi Pihak Lain

Masukan Sistem Keluaran

Model Sistem Sederhana

Sumber : Gordon B. Davis (1995;69)

Dari pengertian-pengertian diatas dapat diambil suatu kesimpulan bahwa

a) Fleksibel. Walaupun sistem yang efektif adalah sistem yang

b) Processing. Perubahan input menjadi output yang diinginkan

Dapat disimpulkan bahwa keberadaan tiap unsur tersebut di atas sangatlah

c) Negosiasi : Usaha untuk mencapai persetujuan akhir

dapat mengalir secara langsung ke pelanggan atau melalui berbagai tingkatan

Manajemen Material Manajemen Distribusi

Material Barang setengah jadi BarangJadi

Lokasi dan saluran distribusi untuk menyediakan jasa kepada pasar

4. Teknik Pengumpulan Data

kepada Supervisor bagian jasa logistik (Paket) serta beberapa

5. Teknik Analisis Data

Bagan 2.3 Model Analisis Interaktif

Reduksi Data Sajian Data

A. PT. Pos Indonesia

1. Sejarah PT. Pos Indonesia

Pada tahun 1922-1923 Kantor Pos jawatan PTT yang awalnya

diumumkan lagi dengan Staatblad tahun 1925 no 448 (dengan

g) Perusahaan Umum Pos dan Giro (Perum Pos dan Giro)

2. Visi dan Misi PT. Pos Indonesia

Menjadi perusahaan pos yang berkemampuan memberikan solusi terbaik

mewujudkan pengembangan bisnis dan pola kemitraan, yang didukung oleh

b) Misi PT.Pos Indonesia

3. Tugas dan Fungsi PT.Pos Indonesia

b) Fungsi PT. Pos Indonesia

3) Pelayanan kepada masyarakat umum dalam bidang pemberian

5. Produk-Produk PT. Pos Indonesia (Persero)

sebagai pusat informasi sekaligus sarana untuk berkomunikasi dan

1) System Online Payment Point (SOPP)

(b) Mailing Room

B. PT. Pos Indonesia Solo 57100

1. Sejarah Perkembangan PT. Pos Indonesia Solo 57100

3. Lokasi PT. Pos Indonesia Solo 57100 (KPRC)

b) Sebagai Kantor Sentral Distribusi

Untuk tiap-tiap kecamatan tersebut telah tersedia masing-masing 1

b) Loket Wesel Pos Terima dan Kirim

4. Struktur Organisasi PT. Pos Indonesia Solo 57100

e) Supervisor Bagian Pengolahan Pos (Spv.PP)

i) Supervisor Bagian Keuangan (Spv. Keuangan)

5) Bertanggung jawab terhadap pengawasan pemungutan dan

5. Varian layanan dalam produk PT. Pos Indonesia (Persero) :