Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif Kantor Perpustakaan Dan Arsip Surakarta

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.
id
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF

DI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH
KOTA SURAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan dalam Memperoleh Sebutan

Vokasi Ahli Madya ( A.Md. ) dalam Bidang
Manajemen Administrasi
Oleh :
SHELI MEDITA FANNI

D1509081
PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
commit to user
2012
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF

DI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA
SURAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan dalam Memperoleh Sebutan

Vokasi Ahli Madya (A. Md.) dalam Bidang
Manajemen Administrasi
Oleh:
SHELI MEDITA FANNI
D1509081
PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
commit to user
2012
i
commit to user
ii
commit to user
iii
PERNYATAAN
Nama : SHELI MEDITA FANNI

NIM : D1509081
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul

“PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI KANTOR ARSIP DAN
PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA SURAKARTA” adalah betul-betul karya
sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya dalam tugas akhir tersebut diberi tanda
citasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka.
Apabila dikemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia
menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya
peroleh dari tugas akhir tersebut.
Surakarta, Juni 2012

Yang membuat pernyataan,
SHELI MEDITA FANNI
commit to user
iv
MOTTO
 Hidup tidak menghadiahkan barang sesuatupun kepada manusia

tanpa bekerja keras.
 Bersikaplah kukuh seperti batu karang yang tidak putus-putusnya

dipukul ombak. Ia tidak saja tetap berdiri kokoh bahkan ia
menemtramkan amarah ombak dengan gelombang itu.
 Persahabatan terdiri atas telinga yang mau mendengar, hati yang

mau memahami dan tangan yang siap menolong. (Frank Tyger)
commit to user
v
PERSEMBAHAN
 Kedua Orang tuaku yang selalu

memberikan dukungan dan doa
 Teman-teman & Sahabat-sahabatku
 Seseorang yang selalu menemani suka
dan dukaku
 Almamater tercinta
commit to user
vi
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah
memberikan rahmat dan karunia-Nya bagi penulis sehingga dapat menyelesaikan
tugas akhir ini berjudul ”PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI
KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA SURAKARTA”.
Tugas akhir ini disusun dalam rangka memenuhi tugas dan melengkapi
persyaratan guna memperoleh Sebutan Profesi Ahli Madya Progam D III
Manajemen Administrasi pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas
Sebelas Maret Surakarta.
Di dalam penyelesaian Tugas Akhir ini penulis banyak mendapat
kesulitan. Namun berkat bantuan dan dukungan moral maupun material dari
berbagai pihak, akhirnya kesulitan tersebut bisa teratasi. Untuk itu pada
kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-
besarnya kepada :
1. Ibu Faizatul Ansoriyah, S.Sos, M.Si selaku Dosen Pembimbing utama
yang telah bersedia dan memberikan saran, bimbingan dan pengarahan
dalam penulisan Tugas Akhir ini.
2. Bapak Drs. Sudarto, M.Si selaku Ketua Program Diploma Manajemen
Administrasi.
3. Ibu Dra. Kristina Setyowati, M.Si selaku Pembimbing Akademis yang
telah membimbing, memberi nasehat dan membantu penulis sehingga
dapat menempuh perkuliahan dengan baik.
4. Bapak Prof. Drs. Pawito, Ph.D selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan
Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
5. Ibu Siti Muryati, M.M selaku Kepala Kantor di Kantor Arsip dan
Perpustakaan Kota Surakarta.
6. Bapak Sri Wahyudi, S.Sos, M.Si selaku Kepala Seksi Pengelolaan
Arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.
7. Kedua orang tua dan keluarga besarku yang telah memberi dukungan
commit to user
moral maupun material.
vii
8. Seluruh teman-teman yang ada di D-III Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu
Politik Universitas Sebelas Maret, khususnya teman-teman D-III
Manajemen Administrasi angkatan 2009.
Penulis menyadari bahwa dalam melakukan pengamatan dan penulisan

tugas akhir ini masih jauh dari sempurna dan banyak kekurangannya, untuk itu
penulis sangat mengharapkan saran dan masukan dari pembaca demi
meningkatkan pengetahuan penulis.
Harapan Penulis, semoga penyusunan Tugas Akhir ini bermanfaat bagi
pembaca dan semua pihak yang membutuhkan.
Surakarta, Juni 2012
Penulis
commit to user
viii
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL ..................................................................................... i
PERSETUJUAN ............................................................................................. ii
PENGESAHAN ............................................................................................. iii
PERNYATAAN .............................................................................................. iv
MOTTO ......................................................................................................... v
PERSEMBAHAN ........................................................................................... vi
KATA PENGANTAR .................................................................................... vii
DAFTAR ISI ................................................................................................... ix
DAFTAR TABEL ......................................................................................... xii
DAFTAR GAMBAR ...................................................................................... xiii
ABSTRAK ..................................................................................................... xiv
ABSTRACT ................................................................................................... xv
BAB I PENDAHULUAN ....................................................................... 1

A. Latar Belakang Masalah ........................................................ 1
B. Perumusan Masalah ............................................................... 3
C. Tujuan Pengamatan ............................................................... 4
D. Manfaat Pengamatan .............................................................. 4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN ... 5

A. Tinjauan Pustaka ................................................................... 5
1. Pengertian Pengelolaan .................................................. 5
2. Pengertian Arsip ............................................................ 7
3. Arsip Dinamis Inaktif...................................................... 10
4. Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif ............................... 11
a. Pengelolaan arsip ..................................................... 11
b. Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif .......................... 12
commit toArsip
1. Pemindahan user............................................ 13
ix
2. Penataan dan Penyimpanan Arsip .................... 14

3. Pelayanan Arsip ............................................... 16
4. Pemusnahan ..................................................... 18
B. Metode Pengamatan .............................................................. 19
1. Lokasi Pengamatan ......................................................... 19
2. Jenis Pengamatan ........................................................... 20
3. Sumber Data ................................................................... 20
4. Teknik Pengumpulan Data ............................................. 21
5. Teknik Analisis Data ...................................................... 21
BAB III DESKRIPSI LOKASI ................................................................ 24

A. Lokasi pengamatan ............................................................... 24
B. Sejarah Berdirinya Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah
Kota Surakarta ........................................................................ 24
C. Visi dan Misi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota
Surakarta ................................................................................ 26
D. Tugas Pokok dan Fungsi Kantor Arsip dan Perpustakaan
Daerah Kota Surakarta .......................................................... 27
E. Struktur Organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah
Kota Surakarta ...................................................................... 28
F. Pegawai Seksi Pengelolaan Arsip ......................................... 32
BAB IV HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN ..................... 36

A. Hasil Pengamatan Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif di
Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta ....... 36
1. Memindahkan Arsip .......................................................... 38
2. Penataan dan Penyimpanan ................................................ 43
3. Pelayanan Arsip ................................................................ 48
4. Pemusnahan Arsip ............................................................. 49
B. Pembahasan .......................................................................... 52
commit to user
x
C. Hambatan-Hambatan yang muncul Dalam Pengelolaan

Arsip Dinamis Inaktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan
Daerah Kota Surakarta .......................................................... 56
D. Langkah-Langkah untuk Mengatasi Hambatan dalam
Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif Di Kantor Arsip dan
Perpustakaan Daerah Kota Surakarta .................................... 57
BAB V PENUTUP ................................................................................... 58

A. Kesimpulan ........................................................................... 58
B. Saran ...................................................................................... 59
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
commit to user
xi
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 Daftar Pegawai Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota

Surakarta Pada Tahun 2012 ............................................................. 34
Tabel 4.1 Jumlah Penerimaan Arsip Dinamis Inaktif ..................................... 43
Tabel 4.2 Kartu Fisis ........................................................................................ 44
Tabel 4.3 Daftar Pertelaan Arsip ..................................................................... 47
Tabel 4.4 Lembar Peminjaman Arsip .............................................................. 49
Tabel 4.5 Daftar Pemusnahan Arsip ................................................................ 50
Tabel 4.6 Berita Acara Pemusnahan Arsip ...................................................... 51
Tabel 4.7 Daftar Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif Pada Kantor Arsip
dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta ........................................ 52
commit to user
xii
DAFTAR GAMBAR
Gb. 2.1 Klasifikasi Arsip ................................................................................. 9

Gb. 2.2 Model Analisis Interaktif ................................................................... 23
Gb. 3.1 Bagan Organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota
Surakarta ............................................................................................. 29
commit to user
xiii
ABSTRAK
Sheli Medita Fanni, D1509081, PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

INAKTIF DI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA
SURAKARTA, Program Studi Manajemen Administrasi, Program Diploma
III, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret, 2012,
59 halaman.
Pengamatan ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana pengelolaan arsip

dinamis inaktif dan hambatan-hambatan yang muncul dalam pengelolaan arsip
dinamis inaktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.
Pengamatan ini menggunakan metode deskripsi kualitatif yang bersifat
mengumpulkan data dengan menggunakan langsung analisa setelah mendapatkan
data. Sedangkan untuk tehnik pengumpulan data menggunakan observasi,
wawancara dan dokumentasi. Dalam analisis data menggunakan model analisis
interaktif yang terdiri dari 4 komponen utama, yaitu pengumpulan, reduksi data,
sajian data dan penarikan kesimpulan.
Berdasarkan hasil analisa pengamatan yang dilakukan di Kantor Arsip dan
Perpustakaan daerah Kota Surakarta diperoleh bahwa pengelolaan arsip dinamis
inaktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan daerah Surakarta telah dilaksanakan
sesuai prosedur, sudah dikelola dengan baik tapi belum optimal penanganannya,
ini dapat dilihat dari banyaknya arsip inaktif unit pengolah yang diserahkan
namun masih ada arsip dinamis inaktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah
Kota Surakarta yang belum ditangani. Dalam pelaksanaan pengelolaan arsip
dinamis inaktif telah dilaksanakan sesuai dengan aturan yang berlaku.
Optimalisasi, efisiensi, dan efektifitas belum bisa diperoleh karena adanya faktor
yang menghambat dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif tersebut, antara lain:
dalam hal penataan dan penyimpanan arsip belum optimal karena kurangnya
sumber daya manusia yang mengelola arsip, pemeliharaan dan perawatan yang
masih belum memadai dan masih tradisional, belum adanya sarana penunjang
seperti peralatan elektronik yang belum semuanya terpenuhi dalam pengelolaan
arsip.
commit to user
xiv
ABSTRACT
Sheli Medita Fanni, D1509081, INACTIVE DYNAMIC ARCHIVE

MANAGEMENT IN SURAKARTA CITY’S LOCAL LIBRARY AND
ARCHIVE OFFICE, Administration Management Study Program, Diploma
III Program, Social and Political Sciences Faculty of Sebelas Maret
University, 2012, 59 pages.
This observation aims to find out how to find out how the inactive
dynamic archive management and the obstacles emerging in inactive archive
management in the Surakarta City’s Local Library and Archive Office.
This observation employed a descriptive qualitative method, namely to
collect the data using analysis directly after obtaining the data. Meanwhile,
techniques of collecting data used were observation, interview and
documentation. The data analysis was done using an interactive model of analysis
consisting of 4 main components: data collection, data reduction, data display and
conclusion drawing.
Based on the result of observation analysis conducted in the Surakarta
City’s Local Library and Archive Office it could be found that the inactive
dynamic management in Surakarta City’s Local Library and Archive Office had
worked according to the procedure, had been managed well but the management
had not been optimal. It could be seen from many given inactive archive of
processing unit but there were still inactive dynamic archives unmanaged in
Surakarta City’s Local Library and Archive Office. The inactive dynamic archive
management had implemented according to the rule prevailing. Optimization,
efficiency, and effectiveness had not been obtained due to some factors inhibiting
the management of inactive dynamic archive, among others, in the terms of:
archive arrangement storage that had not been optimal because of limited human
resource managing the archive, the maintenance that had not been adequate and
still traditional, there had no supporting infrastructure such as electronic fixture
that has not been fulfilled in archive management.
commit to user
xv
perpustakaan.uns.ac.id 1
digilib.uns.ac.id
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah

Setiap pekerjaan dan kegiatan kantor, baik pemerintah maupun swasta
memerlukan penyimpanan, pencatatan serta pengolahan surat, baik kedalam
maupun keluar dengan sistem tertentu dan dapat dipertanggungjawabkan.
Kegiatan ini disebut dengan istilah Administrasi Kearsipan. Arsip yang
dimiliki oleh organisasi harus dikelola dengan baik, sebab keunggulan pada
bidang kearsipan akan sangat membantu tugas pimpinan serta membantu
mekanisme kerja dari seluruh pihak yang bersangkutan dalam pencapaian
tujuan secara lebih efisien dan efektif. Informasi yang diperlukan melalui
arsip dapat menghindari salah komunikasi, mencegah adanya duplikasi
pekerjaan dan membantu mencapai efisiensi kerja.
Arsip mempunyai nilai dan peran penting karena arsip merupakan
bahan bukti resmi mengenai penyelenggaraan administrasi pemerintahan dan
kehidupan kebangsaan Bangsa Indonesia, sehingga dalam rangka usaha untuk
meningkatkan daya guna dan tepat guna administrasi aparatur Negara, telah
ditetapkan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 pasal (1) ayat 2 yang
mendefinisikan arsip sebagai berikut :
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk
dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi
yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan
bernegara.
Menurut fungsinya arsip dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis
dan arsip statis. Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung
dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
Arsip dinamis dilihat dari kegunaannya dibedakan menjadi dua, yaitu arsip
aktif dan inaktif.
commit to user
1
digilib.uns.ac.id
Arsip inaktif adalah arsip yang tidak secara langsung dan tidak terus
menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi
sehari-hari serta dikelola oleh Pusat Arsip (Basir Barthos, 1991:4). Pusat
Arsip atau yang disebut Lembaga Kearsipan Daerah berfungsi mengelola
arsip dinamis inaktif di Surakarta adalah Kantor Arsip dan Perpustakaan
Daerah Kota Surakarta.
Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta merupakan
sebuah instansi pemerintah yang merupakan salah satu lembaga teknis daerah
kota Surakarta yang mempunyai tugas pokok membantu Walikota dalam
penyelenggaraan pemerintahan daerah khususnya di bidang Kearsipan.
Dalam hal ini penyelenggara pemerintah daerah yaitu Satuan Kerja Perangkat
Daerah (SKPD) Kota Surakarta.
SKPD adalah Unit Kerja Pemerintah Daerah yang mempunyai tugas
menyelenggarakan urusan pemerintah daerah Kota Surakarta, misalnya
pembuat rumusan rencana kerja yang akan dilakukan selama satu tahun.
Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) Kota Surakarta meliputi Lembaga
Badan, Sekertariat Daerah, Lembaga Dinas, Lembaga Kantor, Inspektorat,
Kecamatan dan Kelurahan. Pelaksanaan SKPD berupa penyelenggaraan
pemerintahan daerah dan selanjutnya pengelolaan kearsipan merupakan
tantangan bagi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta untuk
meningkatkan kinerja maupun kualitas pengelolaan arsip pemerintah kota
Surakarta.
Arsip-arsip inaktif yang terus dihasilkan dari kegiatan administrasi
suatu organisasi atau lembaga Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dalam
sehari-hari akan terus bertambah. Masalah yang kemudian timbul di Kantor
Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dari keadaan ini adalah
penyerahan arsip semakin banyak yang mengakibatkan menumpuknya arsip
inaktif dari SKPD yang tidak terkontrol. Arsip-arsip cenderung diabaikan
cara pengelolaannya karena sudah jarang digunakan, dan tidak tertata rapi
akibatnya apabila organisasi membutuhkan informasi arsip untuk kebutuhan
commit to user
digilib.uns.ac.id
pelaksanaan tugas atau pengambilan keputusan, arsip menjadi sulit

diketemukan atau memerlukan waktu yang cukup lama.
Penyerahan arsip inaktif dalam keadaan tidak rapi mengakibatkan
semakin besarnya masalah kearsipan yang dihadapi oleh Kantor Arsip.
Tumpukan arsip inaktif menjadi semacam penyakit yang menyebar keseluruh
badan, yang menjadikan kesan kondisi kantor semakin berantakan karena
arsip tersebar dimana-mana dan tidak dikelola dengan baik. Hal ini
mengakibatkan hilangnya aset organisasi berupa informasi yang tidak ternilai
harganya, disamping menimbulkan beban biaya dan beban administrasi yang
semakin besar. Permasalahan tersebut merupakan permasalahan yang
kompleks, karena melibatkan berbagai unsur yang saling terkait yaitu ruangan
untuk penyimpanan, peralatan dan sumber daya manusia, dimana akhirnya
bermuara pada pembiayaan.
Berdasarkan latar belakang masalah diatas penulis mencoba untuk
meneliti bagaimana pengelolaan arsip dinamis inaktif yang baik dan benar
pada Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, sehingga penulis
tertarik untuk menyusun Tugas Akhir mengenai “PENGELOLAAN ARSIP
DINAMIS INAKTIF DI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN
DAERAH KOTA SURAKARTA”
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah diatas, maka rumusan masalah
yang akan penulis ambil dari pengamatan tersebut adalah :
a. Bagaimana pengelolaan arsip dinamis inaktif di Kantor Arsip dan
Perpustakaan Kota Surakarta?
b. Apa sajakah hambatan-hambatan yang muncul dalam pengelolaan arsip
dinamis inaktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota
Surakarta?
commit to user
digilib.uns.ac.id
C. Tujuan Pengamatan
1. Tujuan Operasional
a. Untuk mengetahui pelaksanaan pengelolaan arsip dinamis inaktif di
Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.
b. Untuk mengetahui hambatan-hambatan yang dihadapi dalam
pengelolaan arsip dinamis inaktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan
c. Untuk mengetahui cara mengatasi hambatan dalam pengelolaan arsip
dinamis inaktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota
Surakarta.
2. Tujuan Fungsional
Pengamatan ini dilakukan agar dapat memberikan masukan
berupa langkah-langkah untuk mengatasi hambatan yang muncul dalam
usaha peningkatan pengelolaan arsip dinamis inaktif di Kantor Arsip dan
Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.
3. Tujuan Individual
Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh sebutan Ahli Madya
(A.Md.) pada Program Diploma III Manajemen Administrasi, Fakultas
Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta.
D. Manfaat Pengamatan
Pengamatan ini diharapkan memberikan manfaat sebagai berikut ;
1. Mampu menyediakan arsip-arsip inaktif yang benar, pada waktu yang
tepat, untuk orang yang tepat, serta dengan biaya yang seefisien
mungkin.
2. Sebagai media pembelajaran bagi semua pihak yang berkepentingan
terutama dalam masalah kearsipan.
3. Memberikan solusi atas hambatan-hambatan yang muncul dalam
pengelolaan arsip dinamis inaktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan
commit to user
digilib.uns.ac.id
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
DAN METODE PENGAMATAN
A. TINJAUAN PUSTAKA
1. Pengertian Pengelolaan
Tidak sedikit orang yang mengartikan pengelolaan sama dengan
arti manajemen. Karena antara manajemen dan pengelolaan memiliki satu
tujuan yang sama yaitu tercapainya tujuan suatu organisasi. Pengelolaan
diartikan sebagai suatu rangkaian pekerjaan atau usaha yang dilakukan
oleh sekelompok orang untuk melakukan serangkaian kerja dalam
mencapai tujuan tertentu.
Pengelolaan arsip adalah proses kegiatan pengaturan informasi
atau data yang bertujuan untuk memudahkan dalam penemuan kembali.
Pengelolaan bisa diartikan manajemen, yaitu suatu proses kegiatan yang
dimulai dari, perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan
usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya–
sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang
telah ditetapkan (Handoko T. Hani, 1997 : 8).
Definisi pengelolaan yang dikemukakan oleh beberapa ahli
terdapat perbedaan-perbedaan, hal ini disebabkan karena para ahli
meninjau pengelolaan dari segi fungsi, benda, kelembagaan dan yang
meninjau pengelolaan sebagai suatu kesatuan. Namun jika dipelajari pada
prinsipnya definisi-definisi tersebut mengandung pengertian dan tujuan
yang sama.
Berikut ini pendapat beberapa para ahli mengenai pengelolaan:
a). Wardoyo (1980:41) memberikan definisi pengelolaan :
Pengelolaan adalah suatu rangkaian yang beriintikan
perencanaan, pengorganisasian penggerakan dan pengawasan dalam
mencapai tujuan yang telah ditetapkan
commit to user sebelumnya.
5
digilib.uns.ac.id
b). Menurut Harsoyo (1997:121)

Pengelolaan adalah suatu istilah yang berasal dari kata
“kelola” mengandung arti serangkaian usaha yang bertujuan untuk
menggali dan memanfaatkan segala potensi yang dimiliki secara
efektif dan efisien guna mencapai tujuan tertentu yang telah
direncanakan sebelumnya.
Sumber online : Zulfikar Putra, 2011, Pengertian Pengelolaan,
http: www.shvoong.com. diakses pada tanggal 23 Maret 2012.
Arti pengelolaan dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia

(1994:444) sebagai berikut:
a. Pengurusan, penyelenggaraan, manajemen, proses.
b. Jalannya suatu peristiwa dari awal sampai dengan akhir.
Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (1998:411)

memaparkan pengertian sebagai berikut:
a. Proses cara pembuatan mengelola
b. Proses melakukan kegiatan tertentu dengan menggerakkan tenaga
orang lain.
c. Proses yang membantu merumuskan kebijaksanaan dan tujuan
organisasi.
d. Proses yang memberikan pengawasan kepada semua hal yang
terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan.
Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan

pengelolaan adalah suatu rangkaian kegiatan perencanaan,
pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan yang bertujuan menggali
dan memanfaatkan sumber daya yang dimiliki secara efektif untuk
mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya.
commit to user
digilib.uns.ac.id
2. Pengertian Arsip
Perkembangan kearsipan sebenarnya tidak dapat dilepaskan dari
perkembangan sejarah ketatanegaraan dan administrasi pemerintah. Untuk
mengetahui lingkup kearsipan perlu ditelusuri terlebih dahulu pengetahuan
mengenai asal usul munculnya istilah arsip itu sendiri.
Ditinjau dari segi bahasa, istilah arsip dalam bahasa Belanda

disebut Archief, sedang dalam bahasa Inggris disebut Archieve, kata ini
berasal dari bahasa Yunani yaitu dari kata Arche yang berarti “permulaan”.
Kemudian kata Arche ini berkembang menjadi kata Archia yang berarti
“catatan”. Selanjutnya dari kata Arche berubah lagi menjadi kata Ar-
cheion yang berati “gedung pemerintahan”. Sedangkan dalam bahasa
Latin disebut Archivum atau Archium, dan akhirnya dari kata-kata ini
dalam bahasa Indonesia dipakai istilah “arsip” sampai saat ini. Disamping
pengertian kata arsip dalam bahasa Indonesia, dikenal pula istilah File
(dari bahasa Latin Fillum, yang berarti tali), dan istilah Records, yang
masih banyak dipergunakan dalam kegiatan administrasi kearsipan (Suraja
Yohannes, 2006:32).
Pengertian arsip menurut Pasal 1 Undang-Undang Nomor 43

Tahun 2009 ayat 2 adalah:
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai
bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah
daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa dan bernegara (ANRI, 2009:3).
Pengertian arsip menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia, arsip

adalah simpanan surat-surat penting. Menurut pengertian tersebut, tidak
semua surat dikatakan arsip. Surat dapat dikatakan arsip apabila memenuhi
persyaratan sebagai berikut:commit to user
digilib.uns.ac.id
1. Surat tersebut harus masih mempunyai kepentingan (bagi lembaga,

organisasi, instansi, perseorangan) baik untuk masa kini maupun untuk
masa yang akan datang, dan
2. Surat tersebut, karena masih mempunyai nilai harus disimpan dengan
mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga dengan mudah dan
cepat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali
(Wursanto, 1991:13).
Disamping itu pengertian arsip dalam Kamus Administrasi

Perkantoran (Wursanto, 1991:13), arsip adalah kumpulan warkat yang
disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar
setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.
Menurut pengertian tersebut, warkat yang selanjutnya disebut arsip
harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:
1. Warkat tersebut harus masih mempunyai kegunaan,
2. Warkat tersebut harus disimpan secara teratur dan berencana,
3. Warkat tersebut dapat ditemukan dengan mudah dan cepat apabila
diperlukan kembali.
Menurut Ig. Wursanto dalam buku Kearsipan I arsip disebutkan

dalam Seminar Dokumentasi atau Arsip Kementrian-Kementrian
diselenggarakan di Jakarta pada 28 Februari – 2 Maret 1957, telah
memberikan rumusan tentang arsip sebagai berikut:
1. Arsip adalah kumpulan surat menyurat yang terjadi karena
pekerjaan, aksi, transaksi, tindak tanduk, dokumenter, yang
disimpan sehingga pada tiap kali dibutuhkan dapat dipersiapkan,
untuk melaksanakan tindakan-tindakan selanjutnya.
2. Arsip adalah suatu badan, dimana diadakan pencatatan,
penyimpanan, serta pengolahan-pengolahan tentang segala surat,
baik dalam pemerintahan maupun dalam soal umum, baik kedalam
maupun keluardengan satu sistem tertentu yang dapat
commit
dipertanggungjawabkan to user 1991:17).
(Wursanto,
digilib.uns.ac.id
Sedangkan pengertian arsip menurut Lembaga Administrasi

Negara (LAN) (Wursanto, 1991:18) memberikan rumusan tentang arsip
sebagai berikut:
Arsip adalah segala kertas naskah, buku, foto, film, mikrofilm,
rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen-dokumen lain dalam
segala macam bentuk dan sifatnya, asli atau salinannya, serta dengan
segala cara penciptannya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu
badan sebagai bukti atau tujuan, organisasi, fungsi-fungsi, kebijaksanaan-
kebijaksanaan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-
pekerjaan, atau kegiatan pemerintah yang lain, atau karena pentingnya
informasi yang terkandung didalamnya.
Gambar di bawah ini menyajikan pengklasifikasian arsip yang
menjelaskan pembahasan lebih lanjut:
Gb. 2. 1. Klasifikasi arsip
aktif
Arsip dinamis
Arsip inaktif
Arsip statis
Sumber: Badri Munir Sukoco dalam Manajemen Administrasi

Perkantoran Modern, 2007:82
Menurut Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Kearsipan

Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan, yang dimaksud dengan arsip
dinamis dan statis adalah sebagai berikut:
Arsip dinamis adalah arsip-arsip yang dipergunakan secara
langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam
commit to user
penyelenggaraan administrasi negara. Sedangkan arsip statis adalah arsip-
digilib.uns.ac.id
arsip yang tidak digunakan secara langsung untuk perencanaan,

penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun pada
penyelenggaraan kehidupan sehari-hari administrasi negara. Dengan
demikian arsip statis tidak berada lagi di setiap organisasi pencipta arsip
tetapi berada di Arsip Nasional Republik Indonesia (Wursanto, 1991:29).
Arsip dinamis dibedakan menjadi dua, yaitu arsip dinamis aktif dan
arsip dinamis inaktif. Arsip dinamis aktif adalah arsip dinamis yang masih
sering digunakan bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan suatu kerja
(unit pengolah) pada suatu organisasi. Arsip dinamis inaktif adalah arsip
dinamis yang frekuensi kegunaannya oleh unit pengolah sudah jarang dan
hanya digunakan sebagai referensi.
Arsip aktif digunakan secara langsung dalam perencanaan,
pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan berbangsa pada umumnya
dan digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi.
Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa arsip dinamis aktif yang
secara langsung dan terus menerus diperlukan dan digunakan dalam
penyelenggaraan administrasi.
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa arsip adalah rekaman
kegiatan yang dapat memberi keterangan tentang kejadian-kejadian dan
pelaksanaan organisasi yang berupa surat menyurat dan tata bahan yang
dapat memberikan keterangan yang jelas dan tepat. Data atau bahan
tersebut dapat berupa cetakan, buku catatan yang berisi korespondensi,
hasil penelitian, skripsi, dan latihan-latihan serta laporan mengenai suatu
hal.
3. Arsip Dinamis Inaktif
Arsip dinamis adalah arsip yang masih diperlukan secara langsung
dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan
berkebangsaan pada umumnya atau arsip yang digunakan secara langsung
dalam penyelenggaraan administrasi negara.
Arsip dinamis dilihat dari kegunaanya dibedakan atas:
commit to user
digilib.uns.ac.id
1. Arsip dinamis aktif adalah arsip yang secara langsung dan terus
menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan
administrasi sehari-hari serta masih dikelola oleh Unit Pengolah.
2. Arsip dinamis inaktif adalah arsip yang tidak secara langsung dan
tidak terus menerus diperlukan dan digunakan dalam
penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta dikelola oleh Pusat
Arsip (Basir Barthos, 1990:4).
Sedangkan pengertian arsip dinamis dinamis inaktif menurut Arsip
Nasional adalah Arsip Dinamis yang frekuensi penggunaannya untuk
menyelenggarakan administrasi telah menurun (Arnas RI, 2005:3).
Dari definisi tersebut dapat ditarik kesimpulan bahwa arsip dinamis
inaktif adalah arsip yang frekwensi penggunaannya sudah menurun dan
dipakai hanya untuk referensi atau rujukan dalam penyusunan pelaksanaan
organisasi serta dikelola di Pusat Arsip.
Ciri-ciri arsip dinamis inaktif :
1. Penyimpanan ada di pusat arsip
2. Frekwensi penggunaannya kurang dari sepuluh kali dalam satu tahun
3. Hanya untuk referensi atau rujukan.
4. Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif

a. Pengelolaan Arsip
Pengelolaan arsip merupakan kegiatan pengaturan informasi
dan fisik arsip untuk memudahkan penemuan kembali. Pengelolaan
arsip perlu dilakukan secara benar untuk mencapai tujuan
penyimpanan arsip. Mengenai tujuan pengelolaan arsip (Basir
Barthos,1989:12) menyebutkan bahwa tujuan pengelolaan arsip
adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban
nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan
kehidupan berkebangsaan serta untuk menyediakan bahan
pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah.
commit to user
digilib.uns.ac.id
Untuk mengetahui keberhasilan pengelolaan arsip dapat diukur

dengan:
1. Volume arsip
a). Ada tidaknya pemindahan arsip
b). Ada tidaknya pemusnahan arsip
c). Ada tidaknya penyerahan arsip
2. Keamanan
a). Kondisi fisik dan informasi arsip
b). Peralatan arsip
c). Kondisi ruang arsip
3. Efisiensi
a). Kecepatan waktu yang digunakan untuk penemuan arsip
b). Berkurangnya biaya
c). Kondisi ruangan arsip
4. Efektifitas
a). Ketepatan penemuan kembali arsip
b). Ketepatan sarana terhadap penggunaan arsip
b. Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif
Pengelolaan arsip inaktif perlu dilaksanakan secara tepat untuk
mencapai tujuannya yaitu untuk menjamin keselamatan bahan
pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan
penyelenggaraan kehidupan berkebangsaan serta untuk menyediakan
bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah.
Terkait dengan usaha pencapaian tujuan pengelolaan arsip
inaktif tersebut, maka perlu diciptakan pusat arsip yang memiliki
sasaran:
a. Pengurangan volume arsip organisasi dan pengurangan biaya
ruang simpan, alat, dan sumber daya manusia.
b. Penciptaan kontrol yang tepat untuk menjamin aliran arsip dari
tempat yang mahal ke tempat yang lebih murah.
c. commit
Pembebasan ruangan toatau
kerja userkantor dari tumpukan arsip.
digilib.uns.ac.id
d. Penciptaan sistem penyimpanan dan penemuan kembali yang

efektif dan efisien.
e. Pengamanan arsip seluruh organisasi.
Pencapaian tujuan pengelolaan arsip inaktif dan penciptaan
pusat arsip dalam Manajemen Arsip Inaktif (ANRI:4), senantiasa harus
memperhatikan prinsip-prinsip pengelolaan inaktif, yang meliputi :
a. Pengelolaan inaktif harus murah
b. Pengelolaan inaktif harus accesible
c. Pengelolaan inaktif harus menjamin keamanan
Untuk mencapai keberhasilan dalam suatu organisasi maka

perlu adanya pengelolaan arsip inaktif dengan baik, meliputi kegiatan-
kegiatan antara lain :
1. Pemindahan arsip
Pemindahan arsip ini dilakukan dari unit kearsipan pada
unit kerja ke Pusat Arsip. Pemindahan ini adalah kegiatan fisik
yang telah dirancang dalam periode waktu yang telah ditentukan.
Langkah-langkah pemindahan yang perlu dilakukan adalah sebagai
berikut :
a. Menetapkan periode pemindahan arsip
Periode pemindahan arsip ditentukan oleh kebijakan
perusahaan atau kantor, dapat bersifat berkala artinya arsip
dipindahkan berdasar jadwal reguler (berdasar jangka waktu
tertentu). Pemindahan rutin adalah prinsip yang
memperbolehkan pemindahan arsip dari unit-unit kerja ke
Pusat Arsip setiap saat (tidak menentukan waktunya).
Untuk pemindahan ini juga berpedoman pada Jadwal Retensi
Arsip (JRA) yang sudah dimiliki oleh setiap instansi di Kota
Surakarta.
Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah daftar yang berisi jangka
commitatau
waktu penyimpanan to user
retensi, jenis arsip, dan keterangan
digilib.uns.ac.id
yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip

yang dimusnahkan, dinilai kembali atau dipermanenkan yang
dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan
arsip.
b. Menetapkan arsip yang dipindah
Arsip diidentifikasikan berdasarkan jadwal retensi arsip (jadwal
yang memuat berapa lama arsip harus disimpan), sepanjang
telah memenuhi syarat untuk dipindah ke Kantor Pusat Arsip
segera dipindahkan.
c. Menyiapkan arsip yang dipindah
Setelah adanya penyelesaian dan pimpinan sudah menyetujui,
maka dibuatkan daftar pertelaan arsip, yang memuat tentang
series (jenis) arsip, volume arsip, tahun, nomor boks dan
retensi.
d. Penyiapan ruang simpan
Pusat arsip harus senantiasa menyiapkan ruang dan alat simpan
secara antisipasif, sehingga tidak terjadi arsip yang dipindah
tidak tersedia ruang dan alat penyimpannya.
e. Penerimaan arsip
Arsip yang diterima harus dicocokkan dengan daftar pertelaan
arsip yang dipindahkan, serta diperiksa kelengkapannya,
sehingga tidak menimbulkan kesalahpahaman dikemudian hari,
dan dibuatkan berita acara pemindahan arsip.
2. Penataan dan Penyimpanan Arsip

Penataan dan penyimpanan arsip dinamis inaktif melalui tahapan-
tahapan sebagai berikut:
a. Pemeriksaan adalah kegiatan kontrol awal yang harus
dilaksanakan dalam menyimpan arsip. Perlu dicek, apakah
arsip tersebut benar-benar telah inaktif. Selanjutnya perlu dicek
commitlembar
kondisi fisik disetiap to userarsip, khususnya untuk series arsip
digilib.uns.ac.id
yang memiliki retensi panjang atau mungkin merupakan arsip

vital. Bila ditemukan arsip yang kondisinya sudah rusak maka
perlu dilaksanakan perbaikan seperlunya.
b. Pendiskripsian.
Setelah semua series arsip diperiksa dengan teliti, maka
langkah berikutnya adalah melaksanakan pendeskripsian arsip
berdasarkan series arsip. Kegiatan ini harus dilakukan untuk
menguji kebenaran deskripsi arsip yang telah dilaksanakan oleh
arsiparis. Pendeskripsian yang dilakukan dipusat arsip harus
senantiasa memperhatikan hubungan antara arsip yang berasal
dari unit kerja satu dengan unit kerja lainnya. Sehingga dasar
kegiatan deskripsi ini adalah pengetahuan atas seluruh koleksi
arsip yang dimiliki organisasi. Kegiatan deskripsi akan
menghasilkan suatu tunjuk silang karena arsip dari unit yang
satu berkaitan dengan arsip dari unit lainnya. Penciptaan tunjuk
silang dapat dilaksanakan dalam bentuk lembaran, guide, atau
folder yang diletakkan di dalam box, namun dapat pula
dituangkan dalam daftar pertelaan arsip sebagai alat bantu
penemuan arsip.
c. Sortir.
Sortir dalam kegiatan penyimpanan arsip inaktif dilakukan
untuk mengelompokkan antara arsip dengan non arsip,
kelompok series arsip yang satu dengan kelompok series yang
lain, berdasarkan urutan kode nomor dan lain-lain, sehingga
akan memudahkan dalam rangka memasukkan arsip ke dalam
box atau menata box dalam rak.
d. Penataan arsip dan box
Penataan arsip dalam setiap boks sebagaimana telah diatur
senantiasa harus memperhatikan penataan arsip ketika masih
aktif. Setelah semua arsip dimasukkan ke dalam box dan box
tersebut diberi commit
nomor tosesuai
user dengan nomor urut atau lokasi
digilib.uns.ac.id
penyimpanannya, maka langkah berikutnya adalah menata box

dalam rak arsip.
e. Membuat daftar pertelaan arsip
Daftar pertelaan arsip adalah alat bantu untuk menemukan
kembali arsip yang telah disimpan dalam box arsip. Daftar
Pertelaan Arsip yaitu suatu daftar yang berisi uraian susunan
berkas sesuai dengan seri arsip yang disusun berdasarkan hasil
deskripsi arsip/kartu pencatatan berkas yang dilakukan pada
saat pendataan.
3. Pelayanan arsip
Pelayanan arsip dapat berupa peminjaman arsip atau
pemberian pelayanan informasi yang terkandung didalam arsip
yang disimpan. Kegiatan pelayanan arsip pada umumnya mengatur
tentang kewenangan penggunaan arsip dan prosedur
penggunaannya.
a. Permintaan
Permintaan penggunaan arsip atau pelayanan informasi arsip
dapat dilaksanakan melalui lisan maupun tertulis, akan lebih
baik lagi apabila permintaan menggunakan formulir permintaan
dan dapat berfungsi pula sebagai pemesanan arsip. Formulir ini
minimal memuat nama peminjam dan unit kerjanya, arsip yang
dipinjam, untuk kepentingan apa, berapa lama dipinjam.
b. Pencarian
Pencarian arsip dilaksanakan melalui Daftar Pertelaan Arsip.
Pertama kali harus kita ketahui masalah apa yang dipinjam,
kemudian dicari series arsipnya. Series arsip yang ada dalam
daftar akan merujuk pada nomor box yang menunjukkan lokasi
penyimpanan arsip yang bersangkutan.
commit to user
digilib.uns.ac.id
c. Pengambilan arsip
Setelah box arsip yang dicari ketemu, maka langkah berikutnya
adalah mengambil arsip dari tempatnya. Sebelum arsip diambil,
terlebih dahulu harus kita siapkan out indicator (semacam
tanda keluarnya arsip). Bila yang diambil satu folder/map,
maka perlu disiapkan out indicator berupa guide atau folder.
Bila yang diambil satu box, maka perlu disiapkan out indikator
berupa box. Out indicator ini kecuali memiliki label yang
ditulisi kata out atau keluar, juga memuat formulir yang
didalamnya berisi minimal tentang tanggal pengambilan, siapa
yang meminjam, arsip apa yang dipinjam dan sampai kapan ia
meminjam. Setelah out indicator disiapkan dan telah diisi
formulirnya secara benar, maka arsip yang bersangkutan di
ambil dari tempatnya, kemudian tempat tersebut diganti dengan
out indicator tadi.
d. Pencatatan
Langkah berikutnya adalah mencatat arsip yang akan dipinjam
dalam sarana peminjaman baik berupa buku atau formulir atau
sarana lainnya. Hal-hal yang perlu dicatat adalah nama
peminjam, jenis arsip, jumlahnya, keasliannya, kapan dipinjam
dan kapan kembali.
e. Pengendalian
Pengendalian terutama dilakukan tentang batas waktu
peminjaman arsip. Jika batas waktu diatur maksimal satu
minggu dan perpanjangannya juga satu minggu dan semua itu
telah dilampaui maka bila seseorang masih membutuhkan arsip
tersebut, prosedur peminjaman perlu dilaksanakan kembali.
f. Penyimpanan kembali
Setelah arsip yang dipinjam dikembalikan, maka penandaan
pada sarana peminjaman bahwa arsip yang bersangkutan telah
kembali segeracommit
perlu to user
dilaksanakan agar tidak menimbulkan
digilib.uns.ac.id
kesalahan dikemudian hari. Sebelum arsip disimpan kembali ke

tempat semula, maka out indikator perlu diambil dan diberi
catatan bahwa arsip telah kembali kemudian arsip
dikembalikan ke tempat semula.
4. Pemusnahan
Pemusnahan arsip pada umumnya dilaksanakan ketika masa
penyimpanan arsip inaktif telah selesai. Beberapa tahap yang perlu
dilaksanakan adalah :
a. Penyeleksian
Seleksi terhadap arsip yang retensinya telah ditentukan habis
dapat dilaksanakan berdasarkan jadwal retensi arsip. Setelah
arsip tersebut terseleksi maka perlu dibuat daftarnya, yang
kemudian diajukan ke Panitia pemusnahan untuk diadakan
penilaian kembali. Penilaian kembali terhadap arsip yang akan
dimusnahkan ini, kemungkinan akan menghasilkan suatu
keputusan arsip tersebut disimpan kembali untuk waktu
tertentu, dimusnahkan atau mungkin diserahkan ke ANRI,
karena ternyata bernilai guna sekunder (memiliki kandungan
informasi sejarah).
b. Pelaksanaan pemusnahan
Setelah suatu arsip ditentukan musnah oleh pimpinan, maka
pelaksanaan pemusnahan segera dilaksanakan dengan cara
dibakar, dicacah, dibubur atau dengan larutan kimia lainnya
sehingga fisik dan informasi arsip sudah tidak dapat dikenali
lagi. Kemudian setiap pelaksanaan pemusnahan harus
disaksikan oleh minimal 2 orang pejabat hukum atau dari
bagian perundang-undangan.
c. Dokumentasi pemusnahan
Sebagaimana diatur dalam PP Nomor 34 Tahun 1979 tentang
Penyusutan Arsip bahwa setiap pemusnahan arsip harus
commit to userpimpinan. Artinya harus ada SK
berdasarkan kebijaksanaan
digilib.uns.ac.id
(Surat Keputusan) tentang arsip yang dimusnahkan. Kemudian

harus pula dibuat berita acara pemusnahan dan daftar arsip
yang dimusnahkan. Pengaturan pemusnahan arsip keuangan
dan kepegawaian terutama arsip instansi pemerintah diatur
secara khusus dalam Peraturan Pemerintah. Semua
dokumentasi dari kegiatan pemusnahan arsip perlu disimpan
sebagai arsip vital, khususnya SK pimpinan, berita acara dan
daftarnya. Karena dokumentasi tersebut akan menjadi
pengganti arsip yang telah dimusnahkan dan sebagai memory
organisasi.
B. METODE PENGAMATAN
1. Lokasi Pengamatan
Suatu pengamatan memerlukan lokasi yang dijadikan obyek untuk
memperoleh data, diperlukan sehubungan dengan pelaksanaan
pengamatan itu. Lokasi yang dipilih sebagai tempat pengamatan adalah
Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yang beralamat di
Jalan Kepatihan No. 3 Surakarta 57129 Telp. (0271) 643320. Adapun
alasan penelitian tersebut, diantaranya :
a. Dalam lokasi penelitian terdapat masalah yang dikaji dalam
pengamatan, yaitu banyaknya penumpukan arsip dinamis inaktif
tidak teratur yang melibatkan banyak unsur saling berkaitan yaitu
ruangan penyimpanan, sumber daya manusia, yang akhirnya
menjadi permasalahan yang kompleks di Kantor Arsip dan
b. Di lokasi ini, penulis mendapat ijin untuk melaksanakan
pengamatan yang memungkinkan penulis mendapatkan data-data
yang diperlukan sesuai dengan permasalahan yang diamati.
commit to user
digilib.uns.ac.id
2. Jenis Pengamatan
Pengamatan ini dimaksudkan untuk mendiskripsikan tentang
pengelolaan arsip dinamis inaktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan daerah
Kota Surakarta. Maka jenis pengamatan yang digunakan adalah penelitian
diskriptif kualitatif yaitu metode pengamatan yang memberikan gambaran
atau melukiskan keadaan obyek pengamatan pada saat ini berdasarkan
fakta-fakta yang tampak atau sebagaimana mestinya (H.B Sutopo:2006).
3. Sumber Data
Pemahaman mengenai berbagai macam sumber data merupakan
bagian penting bagi penulis karena ketetapan dan kekayaan data atau
informasi bahan yang akan diteliti. Adapun jenis sumber data secara
menyeluruh dapat dikelompokkan sebagai berikut :
a. Informan
Dalam pengamatan kualitatif posisi sumber data manusia
(narasumber) sangat penting peranannya sebagai individu yang
memiliki informasinya. Sumber data itu disebut sebagai informan. Jadi
data yang dipergunakan dalam pengamatan ini berasal dari beberapa
sumber, diantaranya adalah Kepala Kantor Arsip dan Perpustakaan
Daerah Kota Surakarta, Kepala seksi pengelola arsip, Staff pengelola
arsip dan pegawai lain di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota
Surakarta.
b. Dokumen dan Arsip
Dokumen dan arsip merupakan bahan tertulis yang
berhubungan dengan suatu peristiwa atau aktifitas tertentu yang berupa
rekaman tertulis. Peristiwa-peristiwa yang telah lama dilakukan dan
terjadi pada Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
biasa diteliti dan dipahami atas dasar kajian dari dokumen atau arsip-
arsip.
commit to user
digilib.uns.ac.id
4. Tehnik Pengumpulan Data

Tehnik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini
berpedoman dari H.B Sutopo adalah:
a. Wawancara
Wawancara merupakan suatu interaksi yang didalamnya terdapat
pertukaran aturan, tanggungjawab, perasaan, kepercayaan, motif dan
informasi. Dalam hal ini wawancara bersifat lentur dan terbuka serta
tidak terstruktur dan ketat dalam suasana formal, bisa dilakukan
berulang pada informan yang sama.
b. Observasi
Observasi merupakan suatu proses melihat, mengamati untuk menggali
data dari sumber data yang berupa peristiwa, aktivitas, perilaku, tempat
atau lokasi, benda, serta rekaman gambar. Dalam tulisan ini penulis
melakukan pengamatan secara langsung tentang keadaan dan
fenomena yang dijumpai secara sistematis di Kantor Arsip dan
c. Dokumentasi
Salah satu metode pengumpulan data kualitatif dengan melihat dan
menganalisis dokumen-dokumen yang dibuat oleh subjek sendiri atau
oleh orang lain tentang subjek.
5. Tehnik Analisis Data

Menurut H.B Sutopo tehnik analisis data yang dipakai dalam
pengamatan ini adalah tehnik analisis data kualitatif yaitu secara khusus
kegiatannya pada dasarnya dilakukan secara induktif, interaktif dari setiap
unit datanya, bersamaan dengan proses pelaksanaan pengumpulan data,
dan memproses akhir.
Ada 4 tahapan teknis analisi data, yaitu:
1. Pengumpulan
Pengumpulan data dilakukan sebelum pengamatan, pada saat
commit
pengamatan dan di akhir to user
pengamatan.
digilib.uns.ac.id
2. Reduksi data
Proses seleksi, pemfokusan, penyederhanaan, dan abstraksi dari semua
jenis informasi yang tertulis lengkap dalam catatan lapangan.
3. Sajian data
Suatu rakitan organisasi informasi deskripsi dalam bentuk narasi
lengkap yang untuk selanjutnya memungkinkan simpulan pengamatan
dapat dilakukan dan disusun berdasarkan pokok-pokok yang terdapat
dalam reduksi data, dan disajikan dengan menggunakan kalimat
bahasa yang sistematis.
4. Penarikan kesimpulan dan verifikasi
Kesimpulan merupakan tahap terakhir, yaitu kesimpulan jawaban dari
pertanyaan pengamatan yang diajukan mengungkapkan “what” dan
“how” dari pengamatan tersebut. Sedangkan verifikasi merupakan
aktifitas pengulangan untuk tujuan pemantapan, penelusuran data
kembali dengan cepat.
Keempat komponen tersebut saling berhubungan dan mendukung
sehingga membentuk interaksi dalam proses pengumpulan data sehingga
menjadi siklus penting dalam penyusunan laporan. Keseluruhan proses
tersebut dilakukan sepanjang proses pengamatan dan dilakukan berulang
kali sehingga analisis yang didapat cukup memuaskan. Keempat
komponen diatas akan saling menunjang dan berada dalam satu sistem
yang mendukung analisis pengamatan sebagaimana terlihat dalam bagan
di bawah ini :
commit to user
digilib.uns.ac.id
Gambar 2.2 Model Analisis Interaktif
Pengumpulan
(1) data
(2)
(3)
Reduksi data Sajian data
Penarikan
kesimpulan/verifikasi
Sumber : Milles dan Heberman dalam H.B Sutopo (2006:115)
commit to user
digilib.uns.ac.id
BAB III
DESKRIPSI LOKASI
A. Lokasi Pengamatan
Dalam melakukan pengamatan guna menyelesaikan Laporan Kuliah
Kerja Manajemen Administrasi, penulis mengambil lokasi di Kantor Arsip
dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yang beralamat di Jalan Kepatihan
No. 3 Surakarta 57129 Telp. (0271) 643320. Kantor Arsip dan Perpustakaan
Daerah Kota Surakarta yang sebelumnya bertempat di Jalan Kolonel Sutarto
No. 174 A yang sekarang ini digunakan sebagai depo (tempat untuk
menyimpan) arsip, karena ada perbaikan maka Kantor Arsip dan
Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dipindahkan tempat di Jalan Kepatihan
No. 3 Surakarta. Kantor Arsip Dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Kota Surakarta Nomor: 6 Tahun
2001, sebagai Lembaga Teknis Daerah dan merupakan unsur penunjang
Pemerintah Daerah di bidang kearsipan dan perpustakaan daerah dipimpin
oleh seorang kepala kantor yang dalam melaksanakan tugas berada di bawah
dan bertanggung jawab kepada Walikota melalui Sekretaris Daerah.
B. Sejarah Berdirinya Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota

Surakarta
Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dibentuk
berdasarkan Peraturan Daerah No. 6 Tahun 2001. Sebelum dibentuk Kantor
Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, penyelenggaraan urusan
pemerintahan di bidang kearsipan ditangani oleh Kantor Sekretaris Daerah
Pemerintah Kota Surakarta, khususnya di Bagian Umum. Namun setelah ada
keputusan Menteri Dalam Negeri No. 28 Tahun 1992, maka susunan
organsasi dan tata kerja Sekretaris Wilayah Daerah Pemerintah Kota
Surakarta menjadi pola maksimal.
Adanya Surat Keputusan dari Menteri Dalam Negeri merupakan
jawaban atas Surat Gubernurcommit
KepalatoDaerah
user Tingkat I Jawa Tengah tanggal
24
digilib.uns.ac.id
28 September 1992 No. 061/29056. Surat Gubernur tersebut berisi usulan

tentang peningkatan pola organisasi Sekretariat Wilayah/Daerah Tingkat II
yang merupakan kelanjutan dari surat Walikota Madya Kepala Daerah
Tingkat II Surakarta tanggal 29 April 1992 yang berisi pengajuan
permohonan agar susunan organisasi dan tata kerja Sekretariat
Wilayah/Daerah Kota Surakarta menjadi pola maksimal. Sebagai jawaban
atas surat tersebut, Menteri Dalam Negeri mengeluarkan surat persetujuan
atas perubahan susunan organisasi dan tata kerja Sekretariat Wilayah/Daerah
Kota Surakarta menjadi pola maksimal. Surat itu dikeluarkan pada tanggal 8
Oktober 1992 No. 061/2597/SJ.
Berdasarkan atas Surat Keputusan Menteri Dalam Negeri tersebut
disusun Peraturan Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II Surakarta No. 1
Tahun 1993 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat
Wilayah/Daerah dan Sekretariat DPRD Tingkat II Surakarta. Atas hal
tersebut, terbentuklah Peraturan Daerah No. 7 Tahun 1993 seri: D No. 6
tanggal 22 April 1993, yang disahkan dengan keputusan Gubernur Kepala
Daerah Tingkat I Jawa Tengah No. 183.3/173/1993 tanggal 23 Maret 1993.
Selanjutnya Peraturan Daerah tersebut mengalami perubahan
sebanyak dua kali, perubahan pertama dengan Peraturan Daerah Kotamadya
Daerah Tingkat II No. 2 Tahun 1996 Tentang Perubahan Pertama Peraturan
Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II Surakarta No. 1 Tahun 1993 Tentang
Susunan Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Wilayah/Daerah dan
Sekretariat DPRD Kotamadya Daerah Tingkat II Surakarta. Kemudian
Peraturan Daerah dirubah lagi dengan Peraturan Daerah Kotamadya Daerah
Tingkat II Surakarta No. 17 Tahun 1999 Tentang Perubahan Kedua Peraturan
Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II Surakarta No. 1 Tahun 1993 Tentang
Susunan Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Wilayah/Daerah dan
Sekretariat DPRD Tingkat II Surakarta. Perubahan kedua Peraturan Daerah
ini termuat dalam Lembaran Daerah Kotamadya Surakarta Tahun 1999 No.
31 Seri: D No. 12.
commit to user
digilib.uns.ac.id
Dengan adanya Peraturan Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II

Surakarta Tentang Perubahan Kedua Peraturan Daerah Kotamadya Tingkat II
Surakarta No. 1 Tahun 1993 Tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja
Sekretariat Wilayah/Daerah dan Sekretariat DPRD Tingkat II Surakarta
tersebut, maka penyelenggaraan urusan pemerintah di bidang kearsipan masih
ditangani oleh Bagian Umum di bawah Sekretariat Wilayah/Daerah Kota
Surakarta.
Kemudian, dengan adanya Undang-Undang No. 22 Tahun 1999
tentang Pemerintahan Daerah yang menganut prinsip penyelenggaraan
otonomi daerah yang luas, nyata dan bertanggungjawab, maka demi
kelancaran Penyelenggaraan Pemerintah Daerah Kota Surakarta perlu adanya
penataan kembali perangkat Pemerintah Daerah Kota Surakarta sesuai dengan
Peraturan Pemerintah No. 84 Tahun 2000 tentang Pedoman Organisasi
Perangkat Daerah. Untuk itu, diterbitkanlah Peraturan Daerah Kota Surakarta
No. 6 Tahun 2001 yang termuat dalam Lembaran Daerah Kota Surakarta
Tahun 2001 No. 14 seri: D 12 Tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja
Surakarta Perangkat Daerah Kota Surakarta.
Dengan adanya Peraturan Daerah Kota Surakarta No. 6 Tahun 2001
tersebut, maka dibentuklah Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota
Surakarta yang menangani penyelenggaraan urusan pemerintah di bidang
kearsipan. Peraturan daerah ini kemudian ditindaklanjuti dengan Keputusan
Walikota Surakarta No. 36 Tahun 2001 Tentang Pedoman Uraian Tugas
Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. Kemudian muncul
Peraturan Walikota Surakarta No. 32 Tahun 2008 tentang Penjabaran Tugas
Pokok, Fungsi dan Tata Kerja Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota
Surakarta.
C. Visi dan Misi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
Dalam pelaksanaan kegiatan, Kantor Arsip Dan Perpustakaan Daerah
Kota Surakarta mempunyai visi dan misi. Adapun visi dan misi tersebut
adalah sebagai berikut : commit to user
digilib.uns.ac.id
1. Visi
“Terwujudnya budaya masyarakat yang cerdas dan berbudi luhur
bertumpu pada informasi”
2. Misi
a. Menyediakan dan melayani kebutuhan informasi serta pengetahuan
ilmiah.
b. Mendorong, meningkatkan dan memotivasi masyarakat untuk gemar
membaca.
c. Mendorong terwujudnya penataan arsip dan perpustakaan yang
modern.
d. Menjadikan arsip dan perpustakaan sebagai pusat ilmu pengetahuan
dan teknologi (IPTEK), sarana penelitian, sarana rekreasi serta
pendidikan.
e. Mewujudkan Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah sebagai
Pembina kearsipan dan perpustakaan di instansi dan mayarakat.
D. Tugas Pokok dan Fungsi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota
Surakarta
1. Tugas Pokok
Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yang
berkedudukan di Kota Surakarta merupakan unsur penunjang
pemerintah daerah di bidang kearsipan dan perpustakaan daerah.
Adapun kedudukan, tugas pokok dan fungsi Kantor Arsip dan
Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yaitu Kantor Arsip dan
Perpustakaan Daerah dalam melaksanakan tugas dipimpin seorang
Kepala Kantor yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab
kepada Walikota melalui Sekretaris Daerah. Tugas pokok Kantor Arsip
dan Perpustakaan Daerah yakni melaksanakan penyusunan dan
pelaksanaan kebijakan daerah di bidang kearsipan dan perpustakaan.
commit to user
digilib.uns.ac.id
2. Fungsi
Untuk melaksanakan tugas pokok, Kantor Arsip dan
Perpustakaan Daerah mempunyai fungsi sebagai berikut:
a. Penyelenggaraan kesekretariatan kantor
b. Penyusunan rencana program, pengendalian, evaluasi dan pelaporan
c. Pengelolaan dan pelayanan arsip
d. Pengelolaan perpustakaan
e. Penyelenggaraan pelayanan perpustakaan
f. Penyelenggaraan sosialisasi
g. Pembinaan jabatan fungsional
E. Struktur Organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota

Surakarta
Struktur organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota
Surakarta disusun untuk membantu dalam pencapaian tujuan organisasi
secara lebih efektif. Dengan adanya tujuan organisasi, maka dibutuhkan
suatu struktur organisasi yang menentukan seluruh tugas, wewenang dan
tanggung jawab dalam suatu organisasi.
Dalam rangka melaksanakan ketentuan pasal 72 Peraturan Daerah
Kota Surakarta Nomor 6 Tahun 2008 tentang Organisasi Dan Tata Kerja
Kota Surakarta, maka ditetapkan Peraturan Walikota tentang Penjabaran
Tugas Pokok dan Fungsi serta Tata Kerja Kantor Arsip dan Perpustakaan
Daerah Kota Surakarta. Adapun struktur organisasi Kantor Arsip dan
Perpustakaan Daerah Kota Surakarta sesuai dengan Peraturan Walikota
Surakarta No. 32 Tahun 2008 tentang Penjabaran Tugas Pokok, Fungsi
dan Tata Kerja Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta,
mengenai bagan struktur organisasi adalah sebagai berikut:
commit to user
digilib.uns.ac.id
Gambar 3.1 Bagan Organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah

Kota Surakarta
KEPALA
SUB BAGIAN
TATA USAHA
JABATAN FUNGSIONAL
STAF
PUSTAKAWAN STAF
PUSTAKAWAN STAF
SEKSI SEKSI SEKSI

PENGELOLAAN PENGELOLAAN PELAYANAN
ARSIP PERPUSTAKAAN PERPUSTAKAAN
STAF STAF STAF
STAF STAF STAF
STAF STAF STAF
Sumber: Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta 2012
commit to user
digilib.uns.ac.id
Di bawah ini merupakan tanggung jawab, fungsi dan tugas masing-

masing bagian dalam struktur organisasi Kantor Arsip Dan Perpustakaan
Daerah Kota Surakarta adalah sebagai berikut:
a. Kepala Kantor
Seorang kepala kantor mempunyai tugas melaksanakan urusan
pemerintahan di bidang kearsipan dan perpustakaan, kegiatan utama yakni
memberikan pelayanan kepada masyarakat yang membutuhkan informasi
yang bersumber dari buku, dokumen ataupun media informasi lainnya.
Kepala kantor sangat berperan penting dalam menggerakkan seluruh sendi
sendi kehidupan instansi, baik dari segi sumber daya manusia,
penyelenggaraan dana, maupun segi lainnya untuk dapat dikelola dengan
baik sehingga memajukan instansi yang dipimpin.
b. Kepala Sub Bagian Tata Usaha
Sub Bagian Tata Usaha mempunyai tugas melakukan pembinaan
pegawai, pengkoordinasian penyelenggaraan tugas secara terpadu sesuai
kebijakan teknis yang ditetapkan oleh Kepala Kantor, pelayanan
administrasi umum dan pelaksanaan di bidang Tata Usaha, meliputi:
Perencanaan, evaluasi dan pelaporan, keuangan umum serta kepegawaian.
c. Seksi Pengelolaan Arsip
Seksi Pengelolaan Arsip mempunyai tugas melaksanakan
pembinaan teknis kearsipan, mengelola arsip dinamis inaktif dan statis
serta memberikan layanan kearsipan sesuai dengan kebijakan teknis yang
ditetapkan oleh kepala kantor.
d. Seksi Pengelolaan Perpustakaan
Seksi Pengelolaan Perpustakaan mempunyai tugas melakukan
pembinaan dan pelaksanaan dibidang pengelolaan perpustakaan, meliputi:
pengadaan, pengolahan dan pemeliharaan bahan pustaka sesuai dengan
kebijakan teknis yang ditetapkan oleh Kepala Kantor.
commit to user
digilib.uns.ac.id
e. Seksi Pelayanan Perpustakaan

Seksi Pelayanan Perpustakaan mempunyai tugas melakukan
pembinaan dan pelaksanaan dibidang pelayanan perpustakaan, meliputi :
pelayanan sirkulasi dan referensi, pendidikan pemakai penyebarluasan
informasi serta pembinaan perpustakaan sesuai dengan kebijakan teknis
yang ditetapkan oleh Kepala Kantor.
f. Jabatan Fungsional
Jabatan Fungsional mempunyai tugas sesuai dengan Jabatan
Fungsional masing-masing berdasarkan peraturan perundang-undangan
yang berlaku.
Di bawah ini merupakan tata kerja bagi setiap bidang dalam Kantor
Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yaitu sebagai berikut :
a. Kepala Kantor, Subbagian dan Seksi dalam melaksanakan tugasnya
berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku dan
kebijakan yang yang ditetapkan oleh Walikota.
b. Kepala Kantor, Subbagian dan Seksi dalam melaksanakan tugasnya
memperhatikan prinsip-prinsip manajemen yang meliputi
perencanaan pengorganisasian, pelaksanaan, monitoring, evaluasi
dan pelaporan sesuai dengan bidang tugasnya masing-masing.
c. Dalam melaksanakan tugasnya, Kepala Kantor, Kepala Subbagian,
Kepala Seksi dan Pejabat Fungsional wajib menerapkan prinsip
koordinasi, integrasi dan sinkronisasi secara vertical maupun
horizontal baik ke dalam maupun antar satuan organisasi dalam
lingkungan Pemerintah Daerah serta instansi lain sesuai dengan
tugas pokoknya masing-masing.
d. Kepala Kantor, Kepala Subbagian dan Kepala Seksi bertanggung
jawab dalam memimpin, mengkoordinasikan dan memberikan
bimbingan serta petunjuk-petunjuk bagi pelaksanaan tugas
bawahannya masing-masing.
commit to user
digilib.uns.ac.id
e. Kepala Kantor, Kepala Subbagian dan Kepala Seksi wajib mengikuti

dan mematuhi petunjuk-petunjuk dan bertanggung jawab pada atasan
masing-masing serta menyampaikan laporan tepat pada waktunya.
f. Dalam menyampaikan laporan masing-masing kepada atasan,
tembusan laporan dapat disampaikan kepada satuan organisasi lain
di lingkungan kantor yang secara fungsional mempunyai hubungan
kerja.
g. Setiap laporan yang diterima oleh Kepala Kantor, Kepala Subbagian
dan Kepala Seksi dari bawahan wajib diolah dan dipergunakan
sebagai bahan penyusunan laporan lebih lanjut dan dijadikan bahan
untuk memberikan petunjuk kepada bawahan.
h. Kepala Subbagian, Kepala Seksi dan Pejabat Fungsional
menyampaikan laporan kepada Kepala Kantor dan berdasarkan hal
tersebut Kepala Subbagian Tata Usaha menyusun laporan berkala
Kepala Kantor kepada Walikota melalui Sekda.
Di bawah ini merupakan peraturan tentang kepegawaian yang ada

di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, meliputi :
a. Jenjang jabatan dan kepangkatan serta susunan kepegawaian diatur
sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
b. Kepala Kantor, Kepala Subbagian, Kepala Seksi dan pejabat
fungsional di lingkungan kantor diangkat dan diberhentikan oleh
pejabat yang berwenang sesuai peraturan perundang-undangan yang
berlaku.
F. Pegawai Seksi Pengelolaan Arsip

Dalam pengelolaan arsip terutama arsip dinamis inaktif, tentu
membutuhkan sebuah seksi tersendiri guna mengelola arsip-arsip tersebut.
Adapun mengenai pegawai dalam seksi pengelolaan arsip di Kantor Arsip
dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta terdiri dari tiga bagian yaitu:
commit to user
digilib.uns.ac.id
1. Kepala Seksi Pengelolaan Arsip

Kepala seksi pengelolaan arsip, saat ini dijabat oleh Bapak Sri
Wahyudi, S.Sos,M.Si. Mengenai tugas-tugasnya adalah sebagai berikut :
a. Melaksanakan pembinaan teknis kearsipan, mengelola arsip dinamis
inaktif dan statis serta memberikan layanan kearsipan sesuai dengan
kebijakan teknis yang ditetapkan oleh kepala kantor.
b. Menyusun program dan rincian kerja seksi pengelola arsip
berdasarkan rencana strategis dan program kerja tahunan kantor.
c. Membagi tugas kepada bawahan agar tercipta pemerataan tugas.
d. Memberi petunjuk dan arahan kepada bawahan guna kejelasan
pelaksanaan tugas.
e. Mengawasi pelaksanaan tugas bawahan agar tidak terjadi
penyimpangan.
f. Memeriksa hasil kerja bawahan untuk mengetahui kesulitan dan
hambatan serta memberikan jalan keluarnya.
g. Menilai hasil kerja secara periodik guna bahan peningkatan kinerja.
h. Melaksanakan pembinaan teknis kearsipan.
i. Melaksanakan tertib administrasi serta membuat laporan berkala dan
tahunan.
j. Melaksanakan koordinasi guna kelancaran pelaksanaan tugas.
k. Memberikan usul dan saran kepada atasan dalam rangka kelancaran
pelaksanaan tugas.
l. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai
pertanggungjawaban pelaksanaan tugas.
m. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
2. Staff Pengelola Arsip
Mengenai staf pengelola arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan
Daerah Kota Surakarta terdiri dari:
1) Arief Heri Wiyana, S.Si
2) Budi Sofyan Hadi
3) Damayanti Mieke commit to user
digilib.uns.ac.id
4) Mahalani SE
Adapun mengenai tugas dari staff pengelola arsip adalah sebagai berikut:
a. Menerima, menyimpan, mengolah dan memelihara arsip serta
melaksanakan penyusutan arsip.
b. Melaksanakan layanan kearsipan.
c. Menginventarisasi permasalahan-permasalahan guna menyiapkan
bahan petunjuk pemecahan masalah.
d. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
Dibawah ini adalah daftar pegawai beserta jabatan-jabatannya di Kantor

Arsip dan Perpustakaan Kota Surakarta sebagai berikut :
Tabel 3.1 Daftar Pegawai Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota
Surakarta Pada Tahun 2012
No Nama Jabatan/Pangkat Gol Pendidikan

1 Dra. Siti Muryati, MM Kepala Kantor Arpusda IV/b Magister Manajemen
2 M. Ndandung Kusumo, SH Kepala Sub Bagian Tata Usaha III/d Sarjana Hukum
3 Sri Wahyudi,S.Sos,M.Si Kepala Seksi Peng. Arsip III/d Magister Sains
4 Dra.Hasti D.S, M.T Kepala Seksi Peng.Perpustakaan III/d Magister Tehnik
5 Muh.Arif Mutaqin, S.Sos KaSi Pelayanan Perpustakaan III/d Sarjana Sos&Pol
6 Warsito Fungsional Pustakawan III/d SLTA
7 Suparsi Fungsional Pustakawan III/c SLTA
8 Kurniawati A.Ma Fungsional Pustakawan III/c Ahli Madya
9 Haryanto, S.Sos, M.Si Pengolahan Data Kearsipan III/c Magister Sains
10 Anis Widyaningsih, SE Pemb. Bendahara Pembukuan III/c Sarjana Ekonomi
11 Tri Suyanto Bendahara Pengeluaran III/b SMEA
12 Daryana Pembukuan SPJ III/b SMEA
13 Agus Sunaryo Pengelola Barang III/b D III
14 Sriyati Agendaris Surat Masuk III/c D III
15 Sri Mulyani Agendaris Surat Keluar III/b SLTA
16 Selvia Berthisari Bendahara Gaji III/b Sarjana Ekonomi
17 Nina Dewi S. commit toKepegawaian
Pengelola user III/b SLTA
digilib.uns.ac.id
18 Budi Sofyan Hadi Pengelola Arsip III/b SLTA

19 Arief Heri Wiyana, S.Si Pengelola Arsip III/b Sarjana Sosiologi
20 Damayanti Mieke Pengelola Arsip III/a SLTA
21 Mahalani, SE Pengelola Arsip III/a Sarjana Ekonomi
22 Reni Wahyuningsih, SH Katalog Bahan Pustaka II/d Sarjana Hukum
23 Fatimah Rohaniwati Pengolah Bahan Pustaka II/d SLTA
24 Agus Madiyono Sirkulasi Layanan II/b SLTA
25 Trining Tyastuti Pelayanan Perpustakaan II/b SLTA
26 Slamet Pelayanan Perpustakaan II/a SLTA
27 Nanik Aminah, A.Md Pelayanan Perpustakaan III/a Ahli madya
commit to user
digilib.uns.ac.id
BAB IV
HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
A. Hasil Pengamatan Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif Di Kantor Arsip

dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
Pengelolaan arsip merupakan suatu kegiatan pengumpulan,
pengaturan dan penataan informasi-informasi yang dianggap penting agar
tertata rapi dan bisa ditemukan kembali. Pengelolaan arsip dinamis inaktif di
Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Surakarta dilakukan dengan baik dan
benar sehingga pengelolaan arsip bisa memenuhi target yang diharapkan.
Penulis melakukan wawancara kepada pengelola arsip di Kantor Arsip dan
Perpustakaan Kota Surakarta tentang pengelolaan arsip dinamis inaktif,
adapun tanggapan tentang pengelolaan arsip dinamis inaktif antara lain :
Menurut Kepala Kantor Arsip dan Perpustakaan Ibu Dra. Siti Muryati
,MM (wawancara tanggal 6 Feb 2012), yang dimaksud dengan pengelolaan
arsip dinamis inaktif adalah :
“Suatu cara menata arsip menjadi berkas yang dapat dibaca sehingga
menjadi satu kesatuan yang utuh dan menjadi informasi yang betul-betul
terbaca dengan jelas mulai dari masalah awal sampai akhir suatu masalah
tersebut terjadi, meliputi serangkaian penerimaan, penataan, pemeliharaan,
pelayanan serta pemusnahan dengan cara pembakaran atau bisa juga
dengan pencacahan.”
Menurut Kepala Seksi Pengelolaan Arsip yakni Bapak Sri Wahyudi

S.Sos, M.Si (wawancara tanggal 6 Feb 2012) yang dimaksud dengan
pengelolaan arsip dinamis inaktif adalah :
“Suatu cara menangani arsip-arsip yang sudah jarang dipergunakan
menjadi suatu berkas arsip yang terbentuk strategis sehingga akan mudah
dicari atau diketemukan apabila diperlukan, dimana penanganan tersebut
meliputi penerimaan, penataan, pemeliharaan, pelayanan dan
pemusnahan.”
Menurut Staff Pengelola Arsip Ibu Mahalani (wawancara tanggal 15
Feb 2012), yang dimaksud dengan pengelolaan arsip dinamis inaktif adalah :
“suatu cara memberkaskan
commit arsip-arsip
to user yang sama masalahnya
kemungkinan tempatnya berbeda dijadikan satu kesatuan berkas, sehingga
36
digilib.uns.ac.id
arsip tersebut bisa terbaca sehingga orang yang membacanya akan

mengerti kejadian tempo dulu dengan lembaran bukti yang jelas dan
pengelolaan arsip ini dimulai dari penerimaan sampai dengan
pemusnahan.”
Menurut para pengguna arsip (wawancara tanggal 15 Feb 2012)

bahwa pengelolaan arsip dinamis inaktif adalah:
“menata arsip-arsip yang jarang dipakai/ sudah tidak digunakan ke dalam
boks arsip yang ditata di rak arsip sehingga terlihat rapi.”
Dari penyataan diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa pengelolaan

arsip dinamis inaktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Surakarta adalah
proses menata dan mengelompokkan arsip dengan rapi agar mudah
diketemukan apabila dibutuhkan kembali.
Pengelolaan arsip dinamis inaktif Pemerintah Kota Surakarta pada
Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dilaksanakan dengan
berpedoman pada Pola Klasifikasi Departemen dalam negeri yaitu
pengelolaan arsip yang di tata berdasarkan pada pokok permasalahan. Pola
Klasifikasi di lingkungan Departemen dalam negeri telah ditetapkan menjadi
10 perincian dasar yang didasarkan pada beberapa prinsip dasar tertentu,
antara lain prinsip dasar desimal. Dalam prinsip dasar desimal, klasifikasi
kearsipan Departemen Dalam negeri membagi seluruh subjek yang
mencerminkan fungsi dan kegiatan pelaksanaan tugas lingkungan
pemerintahan dalam negeri ke dalam 10 kelas pokok permasalahan yang
utama yaitu:
000 umum
100 pemerintahan
200 politik
300 keamanan/ketertiban
400 kesejahteraan rakyat
500 perekonomian
600 pekerjaan umum/ketenagaan
700 pengawasancommit to user
digilib.uns.ac.id
800 kepegawaian
900 keuangan
Seperti yang diungkapkan Bapak Sri Wahyudi S.Sos, M.Si

(wawancara tanggal 15 Feb 2012) selaku Kepala Seksi Pengelolaan Arsip di
Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta mengungkapkan
bahwa:
“Pengelolaan arsip dinamis inaktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan
Daerah Kota Surakarta berdasarkan keputusan Walikota No.01 Tahun 2006
dengan menggunakan Pola Klasifikasi berdasarkan pada pokok
permasalahan, karena merupakan kesimpulan dari Arsip Nasional Republik
Indonesia dan sesuai dengan kondisi yang ada di Pemerintah Kota Surakarta.”
Dari keterangan tersebut dapat disimpulkan bahwa dalam pengelolaan

arsip dinamis inaktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota
Surakarta menggunakan Pola Klasifikasi berdasarkan pokok permasalahan.
Pola Klasifikasi sebagai pengelompokan arsip berdasarkan masalah-masalah
secara sistematis, dan logis serta disusun berjenjang dengan tanda-tanda
khusus yang berfungsi sebagai kode. Kode klasifikasi adalah tanda yang
terdiri dari angka (ada juga yang terdiri dari huruf dan angka) untuk
membedakan beberapa masalah yang terdapat dalam pola klasifikasi arsip.
Kode klasifikasi mempunyai fungsi sebagai:
a. Alat untuk memastikan dan mengenali masalah yang primer
sampai dengan rinciannya.
b. Alat untuk mengatur susunan dan urutan berkas.
Adapun mengenai pengelolaan arsip dinamis inaktif di Kantor Arsip

dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dilakukan dengan cara sebagai
berikut:
1. Memindahkan arsip
Pemindahan arsip adalah proses awal dari pengelolaan arsip dinamis
inaktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.
Pemindahan arsip pada dasarnya adalah memindahkan arsip-arsip
commit to user
dinamis yang masa aktifnya sudah habis dan masuk ke dalam kategori
digilib.uns.ac.id
arsip dinamis inaktif. Proses pemindahan arsip dilakukan dari unit

kearsipan pada unit kerja yakni Satuan Kerja Perangkat Daerah
(SKPD) ke pusat arsip untuk diproses lebih lanjut.
Dalam pemindahan arsip inaktif ini dilakukan oleh petugas
pengelola arsip unit pengolah SKPD dengan petugas pengelola arsip di
unit kearsipan (Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Surakarta).
Pemindahan dilakukan dengan cara :
a) Menentukan waktu
Untuk pemindahan ini selain berpedoman pada Jadwal Retensi
Arsip (JRA) yang sudah dimiliki oleh setiap instansi di Kota
Surakarta, juga mengingat keadaan ruang penyimpanan yang ada
di unit pengolah. JRA adalah daftar yang berisi jangka waktu
penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi
rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip yang
dimusnahkan, dinilai kembali atau dipermanenkan yang
dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan
arsip. Jangka waktu penyimpanan disesuaikan dengan tingkat
kepentingan arsip tersebut. Sebagai contoh dari SKPD Bagian
Umum , arsip dinamis mengenai ucapan bela sungkawa disimpan
sebagai arsip aktif selama 1 tahun, kemudian menjadi arsip
inaktif selama 1 tahun dan selanjutnya dimusnahkan. Sebaliknya
arsip dinamis mengenai sertifikat barang tidak bergerak/tanah
disimpan sebagai arsip aktif selama 2 tahun, kemudian menjadi
arsip inaktif selama 8 tahun selanjutnya dipermanenkan.
Pemindahan arsip dapat dilakukan dengan menggunakan
beberapa metode :
1) Metode pemindahan berkala
Metode ini dilakukan dengan cara memindahkan arsip dari
unit pengolah ke Kantor Arsip dan Perpustakaan hanya pada
waktu tertentu saja, misal setiap satu tahun, misalnya arsip
dari SKPD commit
bagian toumum
user mengenai dokumen-dokumen
digilib.uns.ac.id
penting. Pemindahan berkala adalah pada selang waktu

tertentu dilakukan pemindahan dari lemari arsip aktif ke
lemari arsip inakif ataupun ke ruangan penyimpanan. Dalam
jangka waktu tertentu setelah masa penyimpanan yang telah
ditentukan berakhir, kemudian seluruh arsip dipindahkan dari
lemari arsip aktif ke ruang penyimpanan inaktif.
2) Minimum dan maximum
Pemindahan arsip ditentukan waktu maksimal dan minimal.
Setelah mencapai waktu yang ditentukan menurut JRA maka
arsip tersebut dipindahkan dari penyimpanan arsip di setiap
satuan kerja ke lembaga kearsipan daerah. Pemindahan
minimum 5 tahun dan maksimum 10 tahun sekali.
3) Metode berulang-ulang.
Cara ini dilakukan bagi unit pengolah yang volume arsipnya
banyak tetapi tidak mempunyai depo arsip, sehingga setiap
kali melihat retensi arsipnya sudah habis maka langsung
dipindahkan ke Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota
Surakarta dengan tidak mengingat waktu. Dan ini hanya
boleh dilakukan jika persoalan yang terkandung dalam arsip
itu sudah selesai diproses seluruhnya.
Di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta

pemindahan arsip dari SKPD Bagian Umum Kota Surakarta ke Kantor
Arsip dan Perpustakaan dilakukan secara berkala, yakni dalam jangka
waktu 1 tahun sekali. Hal ini seperti yang diungkapkan oleh Bapak Sri
Wahyudi, S,Sos, M.Si (wawancara tanggal 26 April 2012) selaku Kepala
Seksi Pengelolaan Arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota
Surakarta, mengungkapkan bahwa :
“Proses awal dari pengelolaan arsip dinamis inaktif di Kantor Arsip dan
Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yaitu memindahkan arsip yang masa
aktifnya sudah habis. Pemindahan arsip dari SKPD Kota Surakarta
dilakukan dengan metode commit
berkala setiap
to usersetahun sekali.”
digilib.uns.ac.id
Pemindahan arsip dengan metode berkala setiap setahun sekali

dilakukan dengan cara memindahkan arsip dari SKPD ke Kantor Arsip
dan Perpustakaan hanya pada waktu tertentu saja, misal setiap satu tahun,
misalnya arsip dari SKPD bagian umum mengenai masalah urusan dalam,
misalnya arsip rekening telepon, perabotan alat tulis kantor, dll.
b) Menentukan arsip yang akan dipindahkan

Menentukan arsip yang akan dipindah dengan cara menyeleksi
arsip yang ada berdasarkan dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA),
untuk menentukan mana arsip yang masa simpannya di unit
pengolah sudah habis, sehingga arsip tersebut perlu dipindahkan ke
Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dengan
membuat daftar pertelaan arsip untuk mendapatkan persetujuan
kepada pimpinan, apakah arsip tersebut sudah boleh dipindahkan.
c) Menyiapkan arsip yang akan dipindahkan
Arsip arsip yang sudah dibuatkan daftar pertelaan dan
mendapatkan persetujuan atasan, bahwa arsip bisa dipindahkan
maka arsip tersebut disiapkan dengan cara memasukkan ke dalam
boks arsip sesuai dengan nomor yang tercantum dalam daftar
pertelaan. Daftar Pertelaan Arsip yaitu suatu daftar yang berisi
uraian susunan berkas sesuai dengan seri arsip yang disusun
berdasarkan hasil deskripsi arsip/kartu pencatatan berkas yang
dilakukan pada saat pendataan.
d) Persiapan ruang simpan
Pemindahan arsip sebelumnya harus diadakan koordinasi antara
unit pengolah dengan Kantor Arsip dan Perpustakaan apakah depo
pada Kantor Arsip dan Perpustakaan masih bisa menampung arsip
yang akan diserahkan dari unit pengolah dan mendapat persetujuan
dari Kepala Kantor Arsip dan Perpustakaan bahwa masih
menerima arsip yang akan dititipkan, maka disiapkanlah ruangan
commit to user
digilib.uns.ac.id
untuk menampung arsip tersebut sesuai lokasi yang ada di Kantor

Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.
e) Penerimaan Arsip
Dengan sudah adanya persetujuan bahwa arsip yang akan
diserahkan dari unit pengolah ke Kantor Arsip dan Perpustakaan,
maka diterimalah arsip tersebut dengan penandatanganan berita
acara serah terima arsip yang ditandatangani oleh kedua belah
pihak yang mengakibatkan tanggungjawab arsip tersebut beralih
kepada Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
memeriksa apakah arsip tersebut kondisi fisiknya masih baik,
bersih dan tidak sobek serta kelengkapan informasi arsip yang
diserahkan telah sesuai dengan daftar pertelaan arsip dan berita
acaranya.
Menurut Ibu Mahalani (wawancara tanggal 26 April 2012) selaku

Staff Pengelola Arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota
Surakarta mengungkapkan bahwa:
“ Penerimaan arsip dinamis inaktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan
Daerah Kota Surakarta dari tahun ke tahun mengalami peningkatan, tetapi
belum semua arsip dapat dikelola karena tenaga staff pengelola arsip di
Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta masih sedikit. “
Untuk mengetahui jumlah penerimaan arsip dinamis inaktif yang

ada di Kantor Arsip Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
tersebut dapat dilihat pada tabel dibawah ini :
commit to user
digilib.uns.ac.id
Tabel 4.1 Jumlah Penerimaan Arsip Pada Kantor Arsip dan

Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
JUMLAH ARSIP
No TAHUN NON TEKSTUAL
TEKSTUAL
KASET FOTO PETA ARSITEKTUR
1 2009 625 Boks - 462 Lb 106 55
2 2010 645 Boks - - - -
3 2011 807 Boks - - - -
Sumber: Kantor Arsip dan Perpustakaan daerah Kota Surakarta
2. Penataan dan penyimpanan

Penataan arsip dilakukan di Kantor Arsip dan Perpustakaan daerah
Kota Surakarta setelah berita acara serah terima ditandatangani oleh
kedua belah pihak. Langkah-langkah penataan dan penyimpanan arsip
inaktif adalah :
a) Pemeriksaan
Langkah awal yang dilakukan dalam penataan arsip di Kantor
Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta adalah unit
pengelola pemeriksaan arsip yang diterima, untuk mengulang
kembali apakah arsip tersebut sudah benar-benar sesuai dengan
yang tercantum dalam daftar pertelaan. Pemeriksaan juga
dilakukan untuk memilahkan arsip jangka panjang waktu simpan
pendek yaitu 1 tahun dan jangka panjang yaitu selama 8 tahun. Jika
sudah sesuai maka dilanjutkan pada tahap pendeskripsian, namun
jika tidak sesuai dengan daftar pertelaan maka arsip akan
dikembalikan pada unit pengolah.
b) Pendeskripsian
Apabila arsip yang diterima tersebut sudah sesuai maka tahap
berikutnya adalah mendeskripsikan arsip kedalam fieches (kartu)
yang mempunyai fungsi untuk mencatat permasalahan arsip sesuai
dengan klasifikasi arsip berdasarkan kode klasifikasi yang ada.
commit to user
digilib.uns.ac.id
Dalam pembuatan deskripsi pada fieches , ada 5 (lima) unsur yang

harus diperhatikan, yaitu:
1) Bentuk redaksi
2) Isi informasi
3) Tingkat perkembangan
4) Tanggal
5) Bentuk luar
Tabel 4.2 Kartu fieches

Kode klasifikasi Hasil pelaksanaan Nomor
Definitive
Isi berkas :
Unit pengolah :
Bulan/Tahun :
Media :
Kelengkapan :
Tingkat perkembangan Masalah :

Asli : Eksemplar/Lembar/Berkas Nilai guna :
Tembusan : Eksemplar/Lembar/Berkas Aktif :
Salinan/Ganda : Eksemplar/Lembar/Berkas Inaktif :
Fotocopy : Eksemplar/Lembar/Berkas Jml Retensi:
Retensi JRA :
DK / P / M
Tahun :
Nama Korektor:
Sumber : Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
commit to user
digilib.uns.ac.id
c) Sortir
Apabila arsip tersebut didiskripsikan, maka dikelompok-
kelompokkan sesuai dengan jangka simpanannya yaitu dinilai
kembali (inaktif) dengan yang bernilai guna permanen (statis).
Setelah diadakan penyortiran maka dibuatlah skema arsip, yaitu
mengelompokkan arsip menurut masalah (klasifikasinya),
kemudian diberi nomor definitive. Untuk lebih jelasnya dapat
dilihat skema arsip unit pengolah Tata Usaha Kantor Arsip dan
Perpustakaaan Daerah Kota Surakarta.
POLA KLASIFIKASI KEARSIPAN TATA USAHA

KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN
000 Umum
010 URUSAN DALAM
020 PERALATAN
030 KEKAYAAN DAERAH
040 KEARSIPAN
050 PERENCANAAN
060 ORGANISASI
070 PENELITIAN
080 KOMPENSASI
090 PERJALANAN DINAS
091 Perjalanan Presiden/Wakil Presiden
092 Perjalanan Menteri
093 Perjalanan Pejabat Tinggi
094 Perjalanan Pegawai
100 PEMERINTAHAN
200 POLITIK
300 KEAMANAN/KETERTIBAN
400 KESEJAHTERAAN
commit to RAKYAT
user
digilib.uns.ac.id
500 PEREKONOMIAN
600 PEKERJAAN UMUM/KETENAGAAN
700 PENGAWASAN
800 KEPEGAWAIAN
900 KEUANGAN
910 ANGGARAN
911 Rutin
912 Pembangunan
d) Penataan arsip dalam boks
Setelah dibuat skema dan arsip telah ditata berdasarkan skema
yang ada, maka arsip tersebut diterima nomor definitif. Arsip
tersebut diurutkan sesuai dengan fieches yang ada dan ditata dalam
boks arsip. Dalam penataan arsip ke dalam boks arsip tersebut
disesuaikan dengan kemampuan boks dalam menampung bendel
arsip, diupayakan agar di dalam boks arsip tersebut tetap ada
sirkulasi udara sehingga arsip tidak cepat lembab. Usaha yang
dilakukan di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota
Surakarta agar arsip tidak lembab adalah memberikan lubangan
pada tiap boks yang berisi arsip, supaya ada sirkulasi udara dan
arsip tidak lembab. Setelah arsip sudah ditata dalam boks maka
boks tersebut ditata dalam rak arsip yang telah disediakan dalam
nomor urut terkecil ke nomor yang besar dengan penyusunan dari
kiri paling atas ke kanan, dan selanjutnya. Demikian seterusnya
sampai dengan rak yang paling bawah (terakhir).
e) Pembuatan Daftar Pertelaan Arsip
Daftar pertelaan arsip ini dibuat setelah tahap pemeriksaan sampai
dengan penataan arsip dalam boks telah dilaksanakan. Pembuatan
daftar pertelaan arsip dilakukan untuk penemuan kembali arsip
yang ada di rak dan didalam boks tersebut apabila sewaktu-waktu
diperlukan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat contoh daftar
commit
pertelaan arsip dibawah inito user
47
Tabel 4.3 DAFTAR PERTELAAN ARSIP DINILAI KEMBALI

KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN
DAERAH KOTA SURAKARTA
SKPD : Bagian Umum Sekda Kota Surakarta
RETENSI KLASIFIKASI DALAM JRA JUMLAH

NO
MASALAH RINCIAN MASALAH KET
BERKAS PERMANEN/DINILAI SATUAN RAK/
AKTIF INAKTIF
KEMBALI/MUSNAH BERKAS BOKS
1 2 3 4 5 6 7 8 9
000 UMUM
KEAMANAN
1 2 8 Dinilai Kembali 1 2/1 Baik
DAN TATA 017. SK Walikota Ska
TERTIB tentang pembukuan team
KANTOR penertiban terpadu kodya Dati
II Ska Bulan Nopember 1983
2 PERALATAN 038. Laporan inventaris

2 5 Dinilai Kembali 1 2/1 Baik
KANTOR barang/peralatan kantor bulan
Januari 1983
digilib.uns.ac.id
Keterangan tabel:
Di dalam bagian umum tentang masalah Keamanan dan Tata tertib kantor
yaitu Surat Keputusan Walikota Surakarta mengenai pembukuan team penertiban
terpadu Kodya Dati II Surakarta Bulan November 1983, usia arsip aktif di unit
pengolah selama 2 tahun. Setelah dipindahkan di Kantor Arsip menjadi arsip
inaktif selama 8 tahun, setalah itu ditinjau kembali apakah termasuk arsip
permanen/dinilai kembali/ musnah. Arsip ini memiliki nilai guna DK (Dinilai
Kembali) dan jumlah berkasnya sebanyak 1 lembar disimpan di dalam boks yang
diberi label 1,2,3,dst. Arsip ini disimpan di Rak 2 Boks 1, dan dibagian
keterangan adalah tentang keadaan fisik arsip dalam keadaan baik. Begitu juga di
Bagian Umum tentang masalah Peralatan Kantor yaitu Laporan Inventaris
barang/peralatan kantor bulan Januari tahun 1983, usia aktif di unit pengolah
selama 2 tahun setelah dipindahkan di Kantor Arsip menjadi arsip inaktif selama 5
tahun, setelah itu ditinjau kembali, arsip ini termasuk arsip Dinilai Kembali dan
jumlah berkasnya sebanyak 1 lembar disimpan dalam Rak 2 Boks 1 dan di bagian
keterangan adalah tentang keadaan fisik arsip tersebut, arsip tersebut dalam
keadaan baik.
3. Pelayanan Arsip
Pelayanan arsip dinamis inaktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan
Daerah Kota Surakarta hanya dilakukan apabila sudah ada ijin dari
pihak yang bersangkutan (pemilik arsip) karena arsip dinamis inaktif
yang disimpan di tempat penyimpanan arsip/ pusat arsip ini bersifat
tertutup dan tidak semua orang bisa mengakses informasi tanpa ijin
dari pihak yang bersangkutan.Untuk mempermudah dalam
pertanggungjawabannya perlu diatur peminjamannya antara lain:
a. Pihak yang berwenang memberi ijin peminjaman arsip
b. Siapa yang diperbolehkan meminjam arsip
c. Lamanya jangka waktu peminjaman
Hal-hal yang perlu diketahui peminjam:

a. Peminjaman hanyacommit to user dinas
untuk keperluan
digilib.uns.ac.id
b. Tidak boleh menambah dan mengurangi isi

c. Setiap perpanjangan harus mendapat ijin
d. Harus dikembalikan dalam keadaan utuh
Berikut ini contoh lembar peminjaman arsip:
Tabel 4.4 Lembar Peminjaman Arsip

DEPARTEMEN:................... No.:...........
PUSAT PENYIMPANAN ARSIP.
LEMBAR PEMINJAMAN ARSIP
*Arsip-arsip tercantum dibawah ini dipinjamkan hanya untuk keperluan dinas.
*tidak dibenarkan untuk menambah dan/atau mengurangi sesuatu apapun dari berkas.
*harus dikembalikan dalam keadaan utuh/lengkap kepada pusat Penyimpanan Arsip
Nomor Indeks Kode& Pokok Kode & Jumlah Lokasi catatan
Urut Masalah Masalah Berkas penyimpanan
Nama peminjam:.............. Tanggal Peminjaman:.................

Jabatan :.............. Tanggal Pengembalian:.............
Unit Pengolah :.............. (Tiap perpanjangan peminjam harus
seijin Pusat Penyimpanan Arsip)
..................................................
Kepala Kantor Arsip dan
Perpustakaan Daerah Ska
Sumber: Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
4. Pemusnahan arsip
Memusnahkan arsip adalah aktivitas menghancurkan arsip yang telah
habis guna. Pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan jalan
mengubah, dibakar, atau dihancurkan dengan menggunakan bahan
kimia. Sebelum dimusnahkan dilakukan penyeleksian terhadap arsip
yang retensinya telah commit to user
habis berdasarkan jadwal retensi arsip. Setelah
digilib.uns.ac.id
arsip tersebut diseleksi maka perlu dibuat daftarnya, yang kemudian

diajukan ke Panitia pemusnahan untuk diadakan penilaian kembali.
Untuk melakukan pemusnahan hendaknya dibuatkan berita acara, yang
didalamnya disebutkan golongan warkat, jumlahnya, dan pejabat yang
langsung mengurusi arsip, serta di bawah tanggung jawab seorang
kepala bagian dan pejabat yang setingkat lebih tinggi. Contoh daftar
pemusnahan arsip sebagai berikut :
Tabel 4.5 Daftar Pemusnahan Arsip
PEMERINTAH KOTA SURAKARTA
KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA SURAKARTA
DAFTAR PEMUSNAHAN ARSIP

Nomor:................
Nomor Tgl/Bln/ Kode& Kode& Jenis Jumlah Ket
Urut Tahun Pokok Masalah Fisik Berkas
Berkas Masalah
Tanggal :............
Pemusnahan dilakukan pada tanggal:............
.................................
(Kepala Kantor Arsip dan
Perpustakaan Daerah Kota Surakarta)
Sedangkan contoh berita acara pemusnahan arsip adalah sebagai
berikut:
commit to user
Tabel 4.6 Berita acara pemusnahan arsip
digilib.uns.ac.id
BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIP

Nomor:.................................
Pada hari ini...................tanggal.............yang bertanda tangan dibawah ini,

berdasarkan Surat Keputusan Menteri No.....tanggal.....dan Surat Tugas
No......tanggal......telah melakukan pemusnahan Arsip-arsip tercantum dalam daftar
terlampir dengan cara*)
- Penghancuran
- Pembakaran
- Peleburan secara kimia
*coret yang tidak perlu
..................................
Kepala Bagian Umum Petugas Kearsipan Sekretaris Lembaga
............................... ............................... ..............................
commit to user
digilib.uns.ac.id
B. Pembahasan
Untuk mengetahui tentang pengelolaan arsip dinamis inaktif
pemerintah Kota Surakarta yang dilaksanakan oleh Kantor Arsip dan
Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dalam bentuk arsip tekstual dan non
tekstual, dapat dilihat pada tabel dibawah ini:
Tabel 4.7 Daftar Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif Pada
Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
Jumlah Arsip
Penerimaan Penataan Pemusnahan
No Tahun Non Non
Non Tekstual
Tekstual Tekstual Tekstual Tekstual Tekstual
Kaset Foto Kaset Foto Kaset/Foto
1 2009 625 boks - 462 lb 1640 bks - 462 lb - -
2 2010 645 boks - 2150 bks - - -
3 2011 807 boks - 4020 bks - - -

Dari data diatas dapat kita simpulkan bahwa pengelolaan arsip dinamis
inaktif di Pemerintah Kota Surakarta sudah dilakukan sesuai prosedur tetapi
belum efektif, karena belum semua arsip dinamis inaktif arsip dapat dikelola
dengan baik. Untuk mengetahui keberhasilan didalam pengelolaan dapat diukur
dengan:
1. Volume arsip
Volume arsip adalah berapa besar arsip dinamis inaktif yang dapat
disimpan di unit kearsipan adalah Kantor Arsip dan Perpustakaan pada
Seksi Pengelolaan Arsip. Indikator yang ada pada volume arsip adalah:
a) Pemindahan arsip
Pemindahan arsip adalah arsip-arsip dinamis inaktif yang berada di
unit kerja dipindahkan ke unit kearsipan. Pemindahan arsip di
commit todari
Pemerintah Kota Surakarta usertahun 2009 sampai 2011 sebanyak
digilib.uns.ac.id
2077 Boks, dari tahun ke tahun semakin meningkat, ini berarti

kepedulian dari suatu instansi atau lembaga terhadap arsip
mengalami peningkatan.
b) Pemusnahan arsip
Pemusnahan arsip adalah mengurangi arsip-arsip dinamis inaktif
yang ada sesuai dengan prosedur dengan cara dibakar, dicacah
sampai isi informasi benar-benar tidak bisa diketahui lagi.
Pemusnahan arsip adalah mengurangi arsip-arsip dinamis inaktif
yang ada sesuai dengan prosedur dengan cara dibakar, dicacah
sampai informasinya tidak kelihatan ataupun didaur ulang.
c) Penyerahan arsip
Penyerahan arsip adalah menyerahkan arsip ke Badan Arsip
Propinsi Jawa Tengah atau ke Arsip Nasional Republik Indonesia.
Pemerintah Kota Surakarta selama Kantor Arsip dan Perpustakaan
berdiri belum pernah menyerahkan arsipnya.
2. Keamanan
Arsip harus dijaga keamanannya baik fisik maupun informasi, baik itu dari
serangan hama maupun pengguna arsip. Indikator yang ada pada
keamanan arsip adalah:
a) Kondisi fisik dan informasi arsip
Di Kantor Arsip dan Perpustakaan selama ini belum pernah
dilakukan fumigasi (penyemprotan terhadap hama) maka ada
sebagian arsip yang lengket akibat lama. Di Kantor Arsip dan
Perpustakaan Daerah Kota Surakarta arsip perawatan arsip
dibungkus dengan samak payung agar terhindar dari debu.
b) Peralatan arsip
Peralatan arsip adalah alat atau sarana untuk menata dan
menyimpan arsip. Alat yang digunakan di Kantor Arsip dan
Perpustakaan adalah boks arsip dan rak terbuka, seharusnya rak
tertutup serta belum ada komputer di depo penyimpanan arsip
commit
untuk menyimpan data to user
arsip.
digilib.uns.ac.id
c) Kondisi ruang arsip

Ruang arsip pada Kantor Arsip dan Perpustakaan kecil, serta tidak
ada AC untuk menstabilkan suhu pada ruang penyimpanan arsip,
yang mengakibatkan kerusakan arsip oleh serangan hama.
3. Efisiensi
Indikator yang ada pada efisiensi adalah:
a) Kecepatan penemuan arsip
Untuk menemukan arsip yang dicari berada dimana adalah dengan
menggunakan daftar pertelaan arsip baru mencari diruang
penyimpanan arsip sesuai dengan nomor pada daftar pertelaan
arsip. Kantor Arsip dan Perpustakaan dalam mencari arsip butuh
waktu berkisar antara lima sampai dengan 10 menit.
b) Berkurangnya biaya
Biaya yang dikeluarkan oleh Pemerintah Kota Surakarta dalam
penganganan arsip dinamis inaktif hanya untuk Kantor Arsip dan
Perpustakaan, tidak semua unit kerja mendapatkannya karena arsip
dinamis inaktif dari unit kerja pemerintah daerah dipindahkan ke
unit kearsipan dan menjadi tanggungjawab Kantor Arsip dan
Perpustakaan.
c) Kondisi ruang arsip
Penyediaan ruangan untuk penataan dan penyimpanan arsip
dinamis inaktif hanya ada di Kantor Arsip dan Perpustakaan, serta
semua unit kerja tidak ada ruangan khusus untuk penataan dan
penyimpanan, karena arsip dinamis inaktifnya dipindahkan ke
Kantor Arsip dan Perpustakaan.
4. Efektifitas
Indikator yang ada pada efektifitas adalah:
a. Ketepatan penemuan kembali arsip
Dalam penemuan kembali arsip yang diperlukan, dengan melihat
daftar pertelaan arsip sesuai masalah arsip yang dibutuhkan, maka
commitmenuju
petugas arsip langsung to userke depo penyimpanan arsip dan
digilib.uns.ac.id
mengambil boks arsip sesuai dengan nomor dalam daftar pertelaan

arsip.
b. Ketepatan sasaran terhadap pengguna arsip
Arsip yang dikehendaki oleh pengguna diambilkan oleh petugas
arsip, tidak boleh pengguna mencari arsip sendiri, sebab arsip yang
tidak dikehendaki informasinya tidak boleh diketahui oleh orang
lain, serta arsip tersebut sudah menjadi berkas, jadi pengguna arsip
bisa memanfaatkan berkas tersebut untuk kepentingan organisasi.
Dari uraian-uraian tersebut dapat ditarik kesimpulan bahwa
pengelolaan arsip-arsip dinamis inaktif di Pemerintah Kota Surakarta sudah
sesuai prosedur, tetapi belum optimal pengelolaannya dimana terlihat bahwa
semua arsip yang ada di Kantor Arsip dan Perpustakaan belum tertangani
semua, serta penyimpanan dan penemuan kembali berkas tidak bisa dilakukan
dengan maksimal karena fasilitas kurang memadai dan kurangnya sumber
daya manusia yang mengelola arsip.
Kesimpulan dari tabel pengelolaan arsip dinamis inaktif tersebut di
Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah kota Surakarta telah dilaksanakan
sesuai dengan prosedur, sudah dikelola dengan baik tetapi belum optimal. Hal
ini senada dengan pernyataan dari Bapak Sri Wahyudi S,Sos, M.Si
(wawancara tanggal 26 April 2012 ) selaku Kepala Seksi Pengelolaan Arsip
di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yang mengatakan
bahwa:
“ Pengelolaan arsip dinamis inaktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan
Daerah Kota Surakarta ini sudah dilakukan sesuai prosedur yang telah
ditentukan, akan tetapi hasilnya belum optimal. Bisa dilihat dari arsip belum
dikelola secara baik karena sarana dan prasarana yang kurang memadai
sehingga penemuan kembali arsip yang dicari memerlukan waktu yang agak
lama. “
commit to user
digilib.uns.ac.id
C. Hambatan-hambatan yang Muncul Dalam Pengelolaan Arsip Dinamis

Inaktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
Berdasarkan dari pembahasan diatas bahwa pelaksanaan pengelolaan
arsip dinamis inaktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota
Surakarta telah dilakukan dengan baik dan sesuai prosedur yang telah
ditentukan, tetapi masih ada sedikit hambatan yang dihadapi sehingga
menghambat terciptanya optimalisasi pengelolaan arsip dinamis inaktif di
Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. Adapun kendala-
kendala yang ada antara lain:
1. Dalam hal pengelolaan arsip dinamis inaktif belum mencapai
optimalisasi, efisiensi dan efektifitas, karena masih kurangnya sumber
daya manusia yang mengelola arsip. Di Kantor Arsip dan
Perpustakaan Daerah Kota Surakarta baru terdapat 1 orang arsiparis
dan 4 staf kantor bagian pengelola arsip saja. Jadi sudah dapat
dipastikan pengelolaan arsip belum optimal.
2. Dalam hal sarana dan prasarana kurang lengkap, juga tempat atau
gedung untuk penataan dan pengelolaan arsip masih kurang memadai.
Sehingga mengakibatkan arsip-arsip belum bisa dikelola sepenuhnya
oleh bagian pengelola arsip inaktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan
3. Dalam hal perawatan arsip yang dilakukan oleh Kantor Arsip dan
Perpustakaan Daerah Kota Surakarta juga masih belum optimal karena
perawatan hanya dilakukan dengan cara yang sederhana saja, hanya
diberi kapur barus, dibungkus samak payung dan dibersihkan dari
debu yang menempel, tidak dilakukan fumigasi terhadap hama.
4. Dalam hal penemuan kembali arsip, kurangnya efisensi waktu dan
efektifitas ketepatan penemuan arsip yang mengakibatkan kelancaran
tugas terhambat karena dalam pencarian arsip dilakukan secara
manual, hal ini sangat lama karena daftar pertelaan arsip yang sangat
banyak dan memakan waktu yang lama.
commit to user
digilib.uns.ac.id
D. Langkah-Langkah untuk Mengatasi Hambatan dalam Pengelolaan Arsip

Dinamis Inaktif Di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota
Surakarta
Untuk mengatasi hambatan yang muncul dalam pengelolaan arsip
dinamis inaktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
langkah-langkahnya antara lain :
1. Dalam hal pengelolaan arsip, Kantor Arsip mengambil langkah
menambah sumber daya manusia dalam mengelola arsip dan para
staff mengikuti diklat kearsipan, karena masih kurangnya unit
pengelola arsip dan staff yang membantu arsiparis untuk
menyelesaikan tugas-tugasnya.
2. Dalam hal sarana dan prasarana, karena sarana dan prasarana
terbatas, Kantor Arsip mengajukan permohonan menambah
peralatan sedikit demi sedikit agar peralatan semakin lengkap.
Untuk tempat penyimpanan dan pengelolaan arsip, karena
tempatnya terbatas maka mengoptimalkan tempat tersebut dengan
cara menyingkirkan barang-barang yang sudah tidak berguna agar
dapat menghemat tempat.
3. Dalam hal perawatan arsip, Kantor Arsip dan Perpustakaan
mengambil langkah untuk menggabungkan cara tradisional dan
modern. Yaitu dengan cara pemeliharaan dan perawatan modern
tanpa meninggalkan cara tradisonal, misalnya melakukan
pembersihan boks arsip dengan kemoceng, penyemprotan terhadap
hama. Dengan begitu maka pemeliharaan dan perawatan arsip bisa
dilakukan dengan lebih baik.
4. Dalam hal efisiensi dan efektifitas penemuan kembali arsip, di
bagian pengelola arsip Kantor Arsip dan Perpustakaan membuat
aplikasi tehnologi pada kegiatan pengelolaan arsip, agar
memperlancar pekerjaan sehingga pencarian arsip tidak lagi
dilakukan secara manual.
commit to user
digilib.uns.ac.id
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Secara keseluruhan pengelolaan arsip dinamis inaktif di Kantor Arsip
dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta sudah dilakukan sesuai prosedur
yang ditentukan, akan tetapi hasilnya belum optimal, dimana terlihat bahwa
semua arsip yang ada di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota
Surakarta belum tertangani semua, serta penyimpanan dan penemuan kembali
berkas tidak bisa dilakukan dengan maksimal karena fasilitas kurang memadai
dan kurangnya sumber daya manusia yang mengelola arsip. Pengelolaan arsip
dinamis inaktif di Kantor Arsip Dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
dilakukan dengan tahap sebagai berikut:
1. Memindahkan arsip
a. Menentukan waktu
b. Menentukan arsip yang dipindahkan
c. Menyiapkan arsip yang akan dipindahkan
d. Persiapan ruang simpan
e. Penerimaan arsip
2. Penataan dan penyimpanan
a. Pemeriksaan
b. Pendeskripsian
c. Sortir
d. Penataan arsip dalam boks
e. Membuat DPA
3. Pelayanan Arsip
4. Pemusnahan Arsip
commit to user
58
digilib.uns.ac.id
Kendala yang dihadapi dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif di Kantor

Arsip dan Perpustakaan Daerah antara lain:
a. Masih kurangnya sumber daya pengelola arsip di Kantor Arsip
dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.
b. Sarana dan prasarana tempat penyimpanan arsip di Kantor Arsip
dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta kurang lengkap.
c. Dalam hal perawatan arsip, minimnya peralatan untuk merawat
arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.
d. Dalam penemuan kembali arsip yang diperlukan, kurangnya
efisiensi waktu dan ketepatan efektifitas yang mengakibatkan
kelancaran tugas terhambat.
B. Saran
Berdasarkan kesimpulan dari hasil pengamatan dan pembahasannya,
penulis mengajukan saran-saran dengan harapan untuk dapat dijadikan
masukan dan pertimbangan bagi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota
Surakarta dalam rangka meningkatkan pengelolaan arsip antara lain:
1. Perlu adanya penambahan sarana dan prasarana misalnya komputer untuk
mendukung pengelolaan maupun tempat penyimpanan arsip agar bisa
mendukung kelancaran tugas.
2. Dalam hal perawatan arsip hendaknya dilakukan dengan pemasangan AC
agar suhu udara didalam ruangan tetap stabil dan dilakukan fumigasi, agar
arsip terjaga kelengkapannya baik fisik maupun isi informasinya.
3. Dalam hal efisiensi waktu dan ketepatan efektifitas penemuan kembali
arsip, sebaiknya Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah memperbaiki
sistem aplikasi tehnologi pada kegiatan pengelolaan arsip, agar
memperlancar pekerjaan sehingga pencarian arsip tidak lagi dilakukan
secara manual.
commit to user

Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif Kantor Perpustakaan Dan Arsip Surakarta

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif Kantor Perpustakaan Dan Arsip Surakarta

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF

Diajukan untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan dalam Memperoleh Sebutan

SHELI MEDITA FANNI

PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF

Diajukan untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan dalam Memperoleh Sebutan

PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI

Nama : SHELI MEDITA FANNI

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul

Surakarta, Juni 2012

SHELI MEDITA FANNI

 Hidup tidak menghadiahkan barang sesuatupun kepada manusia

 Bersikaplah kukuh seperti batu karang yang tidak putus-putusnya

 Persahabatan terdiri atas telinga yang mau mendengar, hati yang

 Kedua Orang tuaku yang selalu

Penulis menyadari bahwa dalam melakukan pengamatan dan penulisan

Surakarta, Juni 2012

BAB I PENDAHULUAN ....................................................................... 1

BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN ... 5

2. Penataan dan Penyimpanan Arsip .................... 14

BAB III DESKRIPSI LOKASI ................................................................ 24

BAB IV HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN ..................... 36

C. Hambatan-Hambatan yang muncul Dalam Pengelolaan

BAB V PENUTUP ................................................................................... 58

Tabel 3.1 Daftar Pegawai Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota

Gb. 2.1 Klasifikasi Arsip ................................................................................. 9

Sheli Medita Fanni, D1509081, PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

Pengamatan ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana pengelolaan arsip

Sheli Medita Fanni, D1509081, INACTIVE DYNAMIC ARCHIVE

A. Latar Belakang Masalah

pelaksanaan tugas atau pengambilan keputusan, arsip menjadi sulit

b). Menurut Harsoyo (1997:121)

Arti pengelolaan dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia

Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (1998:411)

Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan

Ditinjau dari segi bahasa, istilah arsip dalam bahasa Belanda

Pengertian arsip menurut Pasal 1 Undang-Undang Nomor 43

Pengertian arsip menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia, arsip

1. Surat tersebut harus masih mempunyai kepentingan (bagi lembaga,

Disamping itu pengertian arsip dalam Kamus Administrasi

Menurut Ig. Wursanto dalam buku Kearsipan I arsip disebutkan

Sedangkan pengertian arsip menurut Lembaga Administrasi

Sumber: Badri Munir Sukoco dalam Manajemen Administrasi

Menurut Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Kearsipan

arsip yang tidak digunakan secara langsung untuk perencanaan,

4. Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif

Untuk mengetahui keberhasilan pengelolaan arsip dapat diukur

d. Penciptaan sistem penyimpanan dan penemuan kembali yang

Untuk mencapai keberhasilan dalam suatu organisasi maka

yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip

2. Penataan dan Penyimpanan Arsip

yang memiliki retensi panjang atau mungkin merupakan arsip

penyimpanannya, maka langkah berikutnya adalah menata box

kesalahan dikemudian hari. Sebelum arsip disimpan kembali ke

(Surat Keputusan) tentang arsip yang dimusnahkan. Kemudian

4. Tehnik Pengumpulan Data

5. Tehnik Analisis Data

Gambar 2.2 Model Analisis Interaktif

Sumber : Milles dan Heberman dalam H.B Sutopo (2006:115)

B. Sejarah Berdirinya Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota

28 September 1992 No. 061/29056. Surat Gubernur tersebut berisi usulan

Dengan adanya Peraturan Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II