Prosedur Pengadaan Suku Cadang Mesin Produksi Di PT Kusumahadi Santosa Abstrak.p

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.
id
PROSEDUR PENGADAAN SUKU CADANG MESIN PRODUKSI

DI PT KUSUMAHADI SANTOSA
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Persyaratan Dalam memperoleh Sebutan

Vokasi Ahli Madya ( A.Md. ) Dalam Bidang
Manajemen Adminstrasi
Oleh:
AMITA WIJAYANTI
D1509006
PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2012
commit to user
i
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
ii
commit to user
iii
PERNYATAAN
Nama : Amita Wijayanti

NIM : D1509006
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul “Prosedur

Pengadaan Suku Cadang Mesin Produksi di PT Kusumahadi Santosa” adalah
betul – betul karya sendiri. Hal – hal yang bukan karya saya, dalam tugas akhir
tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka.
Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya
bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang
saya peroleh dari tugas akhir tersebut.
Surakarta, Juni 2012

Yang membuat pernyataan
Amita Wijayanti
D1509006
commit to user
iv
MOTTO
Masa depan adalah milik mereka yang percaya tentang keindahan

mimpi-mimpi mereka.
( Eleanor Roosevelt )
Orang yang tidak tahu tetapi merasa bahwa sebenarya dia tahu, dia
adalah orang yang bodoh, maka jauhilah.
( AL Chalil bin Achmadi)
commit to user
v
PERSEMBAHAN
Dengan segala kerendahan hati, karya sederhana ini ku persembahkan pada:

Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret
Surakarta
Ketua Program DIII Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan
Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta
Drs. Sudarto, M. Si selaku Dosen Pembimbing sekaligus penguji 1 Tugas
Akhir yang selalu memberikan bimbingan dan pengarahan dngan teliti dan
penuh kesabaran
PT Kusumahadi Santosa
Bapak Narno Diharjo dan Ibu Sunarni selaku orangtua saya yang begitu
hebat dengan segala pengorbanan, doa, support dan bimbingannya hingga
bisa mewujudkan impian saya.
Saudara-saudaraku Ari Widaningsih, Ruli Astuti dan Sidik Setyo Budi.
Sahabatku senasib dan seperjuangan, Betty Septiana Sari, Anis Paryanti,
Nita Fitriya, Giharni dan Tri Hati Anayanti terima kasih atas doa, support
serta pengorbanan waktu dan kesabarannya.
Teman-temanku semua di DIII Manajemen Administrasi 2009.
Almamaterku Universitas Sebelas Maret tercinta.
Para pembaca yang mau menghargai sebuah karya.
commit to user
vi
KATA PENGANTAR
Puji syukur Alhamdulillah penulis panjatkan kepada Allah SWT yang

senantiasa memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat
menyelesaikan Penulisan Laporan Tugas Akhir yang berjudul “Prosedur
Pengadaan Suku Cadang Mesin Produksi di PT Kusumahadi Santosa”
sebagai salah satu syarat untuk mendapatkan gelar Ahli Madya Jurusan
Manajemen Administrasi pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik di
Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Pengamatan ini dapat terlaksana berkat ketulusan hati dan jerih payah dari
berbagai pihak. Oleh karena itu, penulis tidak lupa mengucapkan banyak terima
kasih kepada :
1. Allah SWT yang selalu memberikan petunjuk dan kemudahan dalam proses
penulisan Tugas Akhir sehingga dapat terselesaikan dengan baik.
2. Drs. Sudarto, M. Si selaku dosen pembimbing sekaligus penguji 2 Tugas Akhir
yang berkenan memberikan bimbingan dan pengarahan sehingga penulis dapat
menyelesaikan tugas akhir ini.
3. Drs. Marsudi, M. S. selaku Penguji 1 Tugas Akhir dan Pembimbing Akademik
yang telah memberi bimbingan selama menempuh studi.
4. Prof. Drs. Pawito, Ph, D. selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta yang telah memberikan izin untuk
magang sebagai syarat dalam pembuatan tugas akhir ini.
5. Seluruh dosen pengajar Manajemen Administrasi yang telah memberikan
ilmunya kepada penulis.
6. Bapak Widyo Sugiyanto selaku Manajer Logistik serta Ibu Eni dan Ibu Yanti
selaku Kasie Logistik yang telah mengizinkan penulis untuk melakukan Kuliah
Kerja Magang di perusahaan tersebut.
7. Bapak dan Ibu yang selalu menyayangiku, mendo’akanku, memberikan
dukungan baik moril maupun materiil yang sangat membantu dalam
memberikan semangat dalam menyelesaikan tugas akhir ini.
8. Untuk saudara-saudaraku terima kasih atas dukungan dan doanya selama ini.
commit to user
vii
9. Special thanks untuk sahabat-sahabatku, Betty Septiana Sari, Anis Paryanti,

Nita Fitriya, Giharni dan Tri Hati Anayanti terima kasih atas doa, support serta
pengorbanan waktu dan kesabarannya.
10. Semua teman – teman manajemen Administrasi 2009 atas kebersamaan dan
persahabatan selama ini.
11. Semua pihak yang belum penulis sebutkan satu per satu yang juga ikut
membantu dalam penyusunan Tugas Akhir.
Semoga Allah SWT membalas segala kebaikan bapak, ibu dan rekan –
rekan yang dengan ikhlas telah membantu penulis.
Penulis menyadari sepenuhnya bahwa penulisan karya ilmiah ini masih
jauh dari lengkap dan sempurna, oleh karena itu segala saran dan kritik yang
membangun selalu penulis terima dengan senang hati. Akhir kata, semoga karya
ilmiah yang sederhana ini dapat memenuhi harapan dan berguna bagi pembaca
yang membutuhkan.
Surakarta, Juni 2012
Penulis
Amita Wijayanti
D1509006
commit to user
viii
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL …………………………………………………………… i
PERSETUJUAN ……………………………………….…………………….... ii
PENGESAHAN ………………………………………………………………... iii
PERNYATAAN ………………………………………………………………… iv
MOTTO …………………………………………………………………………. v
PERSEMBAHAN ……………………………………………………………… vi
KATA PENGANTAR …………………………………………………………. vii
DAFTAR ISI …………………………………………………………………… ix
DAFTAR GAMBAR …………………………………………………………... xii
DAFTAR TABEL ……………………………………………………………... xiii
ABSTRAK …………………………………………………………………….. xiv
BAB I PENDAHULUAN …………………………………………………. 1
A. Latar Belakang Masalah ……………………………………………. 1
B. Rumusan Masalah ………………………………………………….. 3
C. Tujuan Pengamatan ………………………………………………… 3
D. Manfaat Pengamatan ………………………………………………... 3
BAB II TINJAUAN PUSTAKA …………………………………………….. 5
A. Pengertian Prosedur …………………………………………………. 5
B. Pengertian Pengadaan ………………………………………………. 8
C. Suku Cadang (Spare Part) ………………………………………….. 16
commit to user
D. Mesin Produksi ……………………………………………………… 18
ix
BAB III METODELOGI PENGAMATAN …………………………….. 19
A. Lokasi Pengamatan ……………………………………………... 19
B. Jenis Pengamatan ……………………………………………….. 19
C. Sumber Data …………………………………………………….. 19
D. Teknik Pengumpulan Data ……………………………………… 20
E. Teknik Pengambilan Sampel ……………………………………. 21
F. Analisis Data …………………………………………………….. 21
BAB IV DESKRIPSI LEMBAGA ………………………………………… 23
A. Sejarah Berdirinya Perusahaan …………………………………. 23
1. Layout Perusahaan …………………………………………... 24
2. Aspek Strategi Perusahaan …………………………………... 25
3. Visi dan Misi Perusahaan ……………………………………. 27
B. Struktur Organisasi ……………………………………………… 28
C. Produksi …………………………………………………………. 37
D. Pemasaran ……………………………………………………….. 39
BAB V HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN ………………… 41
A. Prosedur Pengadaan Suku Cadang Mesin Produksi …………….. 41
B. Fungsi Bagian-bagian yang Terlibat ………………………......... 46
C. Dokumen yang digunakan ………………………………………. 48
D. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan ……………………… 50
E. Praktek yang sehat ………………………………………………. 51
commit to user
x
BAB VI PENUTUP …………………………………………………......... 54
A. Kesimpulan ……………………………………………………… 54
B. Saran …………………………………………………………….. 56
Daftar Pustaka ……………………………………………………………… 57
Lampiran-lampiran ………………………………………………………… 58
commit to user
xi
DAFTAR GAMBAR
1. Gambar 2.1 Bagan Prosedur Perolehan Bahan ………………………... 14

2. Gambar 4.1 Struktur Organisasi ………………………………………. 34
commit to user
xii
DAFTAR TABEL
1. Tabel 2.1 Tabel Bagan Aliran Pekerjaan ………………………… 14

2. Tabel 4.1 Daftar Karyawan PT Kusumahadi Santosa 2012 ……... 35
3. Tabel 4.2 Tabel Jam Kerja Normal …………………………….... 37
4. Tabel 4.3 Tabel Jam Kerja Shift …………………………………. 37
5. Tabel 4.4 Tabel Kapasitas Produksi Tahun 2012 ………………... 38
6. Tabel 4.5 Tabel Hasil Produksi Tekstil Tahun 2012 …………….. 38
7. Tabel 4.6 Volume Penjualan Ekspor Tahun 2012 ……………….. 39
commit to user
xiii
ABSTRAK
AMITA WIJAYANTI. D1509006. PROSEDUR PENGADAAN SUKU

CADANG MESIN PRODUKSI DI PT KUSUMAHADI SANTOSA. Laporan
Tugas Akhir. Program Studi Manajemen Administrasi Program Diploma
III. Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret
Surakarta. 2012. 56 halaman.
Kegiatan pengadaan barang dalam suatu instansi mempunyai peran
penting dalam menjaga kelancaran seluruh kegiatan atau aktifitas pembelian di
instansi tersebut. Tujuan pengamatan ini adalah untuk mengetahui prosedur
pengadaan suku cadang mesin produksi di PT Kusumahadi Santosa. Jenis
pengamatan ini merupakan pengamatan diskriptif kualitatif, pengumpulan data
dilakukan dengan observasi, wawancara dan studi dokumentasi. Teknik
pengambilan sampel menggunakan purposive sampling yaitu peneliti memilih
informan yang dianggap mengetahui informasi. Analisis data dilakukan dengan
analisis interaktif yaitu dengan reduksi data, sajian data dan penarikan kesimpulan
dan verifikasi.
Hasil dari pengamatan ini diketahui bahwa prosedur pengadaan suku
cadang mesin produksi merupakan pemenuhan kebutuhan maintenance
(pemeliharaan) yang dilakukan mulai dari pencarian supplier sampai dengan
penerimaan barang. Pengadaan suku cadang (spare part) mesin produksi
merupakan salah satu aktivitas operasi perusahaan yang tidak dapat diabaikan,
sebab aktivitas ini sangat mempengaruhi efisiensi dan kelangsungan hidup suatu
perusahaan. Aspek utama yang harus diperhatikan dalam pelaksanaan pengadaan
adalah macam barang, jumlah , waktu, harga dan mutu pengadaan suku cadang
tersebut.
commit to user
xiv
perpustakaan.uns.ac.id 1
digilib.uns.ac.id
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah

Saat ini tingkat persaingan antar perusahaan semakin ketat untuk dapat
menguasai pasar. Hal tersebut mengakibatkan perusahaan - perusahaan
berusaha meningkatkan mutu pada produk maupun pelayanannya. Keberadaan
suatu perusahaan didalam suatu dunia usaha sekarang ini menuntut
perusahaan untuk terus berusaha mencari cara dan upaya terbaik agar
memiliki kemampuan bersaing yang lebih tinggi daripada perusahaan lain
yang bergerak di bidang yang sama. Dalam menghadapi era globalisasi ini,
banyak hal dan aspek yang harus dipertimbangkan oleh suatu perusahaan
untuk tetap bertahan dan terus mempertahankan posisinya.
PT. Kusumahadi Santosa adalah salah satu perusahaan eksportir yang
bergerak di bidang industri tekstil khususnya kain jenis katun dan rayon yang
bercorak batik yang berlokasi di Jalan Raya Jaten Km 9,4 Jaten Karanganyar.
Perusahaan ini mengekspor produknya baik dalam negeri maupun luar negeri.
Dalam usaha meningkatkan volume penjualan dan meraih keuntungan,
perusahaan ekspor sebagai salah satu pihak yang terlibat dalam kegiatan
ekspor harus mengembangkan potensi mereka untuk mencari pembeli dari luar
negeri sebanyak mungkin. Untuk mencapai suatu kesepakatan yang saling
menguntungkan baik bagi perusahaan dalam negeri sebagai pihak pengekspor
dan pembeli luar negeri.
Pihak perusahaan dituntut untuk dapat memenuhi permintaan
konsumen, baik dari segi kuantitas, kualitas maupun ketepatan waktu dalam
penyerahan hasil produksi. Salah satu hal yang mendukung kelancaran
kegiatan operasi pada suatu perusahaan adalah kesiapan mesin-mesin produksi
dalam melaksanakan tugasnya. Mesin merupakan alat produksi yang terbentuk
dari rangkaian system yang komplek, sehingga perlu perencanaan dan
commit to user
1
digilib.uns.ac.id
penanganan perawatan yang memadai. Perusahaan perlu meningkatkan

efektivitas dan efisiensi kerja di dalam penggunaan mesin produksi tersebut
melalui perencanaan penjadwalan perawatan agar mesin atau unit yang akan
digunakan dapat beroperasi dengan baik dan tidak mengalami kerusakan saat
digunakan.
Pada proses produksi suatu mesin tidak dapat digunakan secara
kontinu karena mesin memiliki batas umur dalam pengoprasiannya.
Terjadinya kerusakan mesin akibat rusaknya komponen tidak dapat diketahui
dengan pasti. Kondisi tersebut menyebabkan diperlukan tersedianya suku
cadang masing-masing komponen yang memadai. Pengadaan suku cadang
yang sedikit terkadang menyerap dana dan perawatan yang sangat besar.
Pengadaan suku cadang harus didasarkan atas beberapa hal, salah satunya
berdasarkan pada tingkat kekritisannya yaitu pada komponen yang sering
mengalami kerusakan yang berarti berhubungan dengan biaya pengadaan suku
cadang.
Bagian pengadaan merupakan bagian yang sangat penting dalam
manajemen perusahaan, karena tanpa adanya bagian pengadaan maka
persediaan suku cadang mesin produksi tidak akan terkontrol dan dapat
merugikan perusahaan. Pengadaan persediaan suku cadang (spare part)
merupakan salah satu aktivitas operasi perusahaan yang tidak dapat diabaikan,
sebab aktivitas ini sangat mempengaruhi efisiensi dan kelangsungan hidup
suatu perusahaan.aspek utama yang harus diperhatikan dalam pelaksanaan
pengadaan adalah macam barang, jumlah , waktu, harga dan mutu pengadaan
suku cadang tersebut. Semua aspek tersebut harus disesuaikan dengan
kebutuhan dan keadaan perusahaan tersebut. Fungsi dari bagian pengadaan
adalah harus bisa mengadakan pembelian guna menyediakan suku cadang
material yang dibutuhkan oleh perusahaan, pada waktu, jumlah dan mutu yang
tepat.
commit to user
digilib.uns.ac.id
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah tersebut diatas, maka penulis
merumuskan masalah sebagai berikut :
“Bagaimana Prosedur Pengadaan Suku Cadang Mesin Produksi di PT

Kusumahadi Santosa?”
C. Tujuan Pengamatan
1. Tujuan Operasional
a. Untuk mengetahui Prosedur Pengadaan Suku Cadang Mesin Produksi di
PT Kusumahadi Santosa
b. Untuk menambah wawasan serta pengalaman yang penulis peroleh di
bangku kuliah ke dalam dunia kerja
2. Tujuan Fungsional
Agar hasil pengamatan ini bermanfaat bagi semua pihak, baik sebagai
pengetahuan maupun pertimbangan dalam pelaksanaan pengadaan spare part
(suku cadang) mesin produksi.
3. Tujuan Individu
Sebagai Tugas Akhir untuk memenuhi salah satu persyaratan penyelesaian
program Diploma 3 (D3) Jurusan Mnajemen Administrasi Fakultas Ilmu
Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
D. Manfaat pengamatan
1. Bagi Penulis
Sebagai tambahan pengetahuan dalam mengaplikasikan teori-teori yang
telah diperoleh selama perkuliahan dengan praktik sesungguhnya.
2. Bagi Perusahaan
Sebagai masukan atau bahan referensi bagi manajemen dan karyawan atau
staff mengenai prosedur pengadaan suku cadang.
commit to user
digilib.uns.ac.id
3. Bagi Pihak lain

Sebagai tambahan informasi dan referensi bagi pembaca yang
membutuhkan informasi mengenai prosedur pengadaan suku cadang mesin
produksi.
commit to user
digilib.uns.ac.id
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Prosedur
Prosedur dapat diartikan sebagai berikut :
“Suatu rangkaian metode yang telah menjadi pola tetap dalam melakukan
suatu pekerjaan yang merupakan suatu kebulatan. Misalnya prosedur dalam
pembuatan surat pada suatu perusahaan. Dalam kegiatan ini terdapat suatu
rangkaian ketentuan-ketentuan mengenai cara menyusun konsep suratnya,
cara mengetiknya pada kertas atau cara menakliknya yang ketentuannya telah
pasti. Rangkaian Prosedur ini pada hakekatnya akan menjadi suatu sistem”
The Liang Gie (2000:187).
Prosedur adalah tata cara melakukan pekerjaan yang telah dirumuskan
dan diwajibkan. Biasanya suatu prosedur meliputi bagaimana, bilamana dan
oleh siapa tugas-tugas harus diselesaikan. B. N. Marbun (2003:294).
Prosedur adalah suatu seri tugas-tugas yang saling berhubungan satu

sama lain yang merupakan bagian dari kronologis dan cara yang ditetapkan
untuk melaksanakan suatu pekerjaan Winardi (1986:221).
“Suatu prosedur berhubungan dengan pemilihan dan penggunaan arah

tindakan tertentu sesuai dengan kebijaksanaan yang telah ditentukan.
Prosedur-prosedur memberikan urutan menurut waktu ( kronologis ) kepada
tugas-tugas dan menentukan tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu.
Suatu prosedur adalah serangkaian tugas yang saling berhubungan yang
merupakan urutan menurut waktu dan cara tertentu untuk melakukan
pekerjaan yang harus diselesaikan. Urutan secara kronologis (menurut waktu)
dari tugas-tugas ini merupakan cirri dari tiap prosedur. Biasanya suatu
prosedur meliputi bagaimana, bilamana, dan oleh siapa masing-masing tugas
harus diselesaikan. Prosedur-prosedur harus menggambarkan cara atau metode
dengan mana pekerjaan harus diselesaikan” Moekijat (1990:435).
Moekijat (1975:212) juga mengemukakan, bahwa sifat dari suatu

prosedur adalah sebagai berikut:
1. Prosedur-prosedur terdapat dalam tiap bagian dari suatu
perusahaan, prosedur merupakan salah satu macam rencana yang
penting.
commit to user
5
digilib.uns.ac.id
2. Prosedur-prosedur biasanya dipandang sebagai penerapan dari

pada pekerjaan yang sifatnya berulang.
3. Diberikan batas-batas waktu pada setiap langkah dari pada suatu
prosedur guna menjamin agar hasil akhir dicapai seperti yang
diinginkan.
Ciri-ciri prosedur-prosedur yang baik menurut Moekijat (1975:212-

213) adalah sebagai berikut:
1. Prosedur-prosedur harus didasarkan atas fakta-fakta yang cukup

dari pada situasi tertentu, tidak didasarkan atas dugaan-dugaan atau
keinginan-keinginan.
2. Suatu prosedur harus memiliki stabilitas, akan tetapi masih
memiliki fleksibilitas. Stabilitas adalah ketetapan dari pada arah
tertentu dengan perubahan-perubahan yang dilakukan hanya
apabila terjadi perubahan-perubahan yang penting dalam factor-
faktor yang mempengaruhi pelaksanaan prosedur. Fleksibilitas dari
pada prosedur diinginkan guna mengatasi suatu krisis atau suatu
keadaan darurat, tuntutan-tuntutan khusus atau penyesuaian kepada
suatu kondisi sementara.
3. Prosedur-prosedur harus memiliki zaman (up-to-date).
The Liang Gie (1981:173) juga mengemukakan bahwa bagan prosedur

pada pokoknya dapat dibedakan dalam 3 macam, yaitu:
1. Bagan aliran pekerjaan (Work Flow Chart)

Bagan aliran pekerjaan menunjukkan berjalannya suatu pekerjaan
dari instansi mana saja yang ikut serta melaksanakan. Dengan ini
dapatlah diketahui urut-urutan penyelesaian suatu tugas yang agak
luas yang berpindah-pindah tangan dari instansi yang satu ke
instansi yang lain.
commit to user
digilib.uns.ac.id
Contoh sebuah Bagan aliran pekerjaan pada sebuah perusahaan adalah

sebagai berikut :
No Keterangan A B C D
1 Pesanan diterima oleh
bagian Arsip
2 Dibuatkan faktur oleh
Bagian Penjualan
3 Dibukukan oleh Bagian
Pembukuan/Kredit
4 Barang dikirim oleh
Gudang Perusahaan
5 Warkat-warkat kembali
ke Bagian Penjualan
2. Bagan aliran formulir (Form Distribution Chart)

Bagan aliran formulir menunjukkan berapa rangkap sesuatu
formulir yang beredar dan instansi-instansi mana saja yang
menerima formulir itu. Dengan ini dapat diketahui penggunaan
sesuatu tembusan warkat yang tepat, sehingga tidak terjadi
duplikasi atau penghamburan benda, waktu dan tenags dalam
mempersiapkan warkat tersebut.
3. Bagan rangkaian kerja (Flow Process Chart)
Bagan rangkaian kerja menunjukkan urut-urutan pelaksanaan
sesuatu pekerjaan dari permulaan sampai selesai. Dengan ini dapat
diketahui pola-pola perbuatan yang dilakukan masing-masing
pekerja, jangka waktunya dan jarak yang ditempuh oleh pekerjaan
itu. Sekaligus dapat pula diketahui kalau ada kekembaran,
kemacetan dan kesulitan-kesulitan lainnya dalam langkah-langkah
pnyelesaian pekerjaan itu.
commit to user
digilib.uns.ac.id
Dari definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa prosedur merupakan

sebuah bentuk rencana yang berkaitan dengan penetapan cara pakai sebagai
pedoman dalam pelaksanaan kegiatan-kegiatan yang telah ditetapkan dalam
proses perencanaan. Dikatakan sebagai pedoman karena dalam prosedur
menguraikan cara yang tepat untuk menyelesaikan kegiatan tersebut serta
urut-urutan dari kegiatan itu secara kronologis. Prosedur merupakan suatu
bentuk rencana yang berkaitan dengan penetapan cara bertindak dan
berperilaku di masa mendatang. Ketetapan ini dipakai sebagai pedoman dalam
pelaksanaan kegiatan-kegiatan yang telah ditetapkan dalam proses
perencanaan.
B. Pengadaan
Pengadaan barang dan Jasa pada hakikatnya merupakan upaya pihak
pengguna untuk mendapatkan atau mewujudkan barang dan jasa yang
diinginkannya dengan menggunakan metode dan proses tertentu agar tercapai
kesepakatan harga, waktu dan kesepakatan lainnya Adrian Sutedi (2009:3).
Metode yang digunakan dalam pengadaan barang adalah dengan cara
tawar-menawar antara pihak penyedia barang dengan pihak pengguna
sehingga terjadi kesepakatan diantara kedua belah pihak. Dalam pengadaan
barang dapat dilakukan dengan 2 cara, antara lain :
1. Pengadaan Barang dengan cara lelang
Yaitu dengan cara pihak pengguna menyampaikan daftar barang yang
akan dibeli tidak hanya pada satu penyedia barang tetapi pada beberapa
penyedia barang, sehingga pihak pengguna dapat memilih harga
penawaran yang paling murah yang diberikan oleh pihak penyedia barang.
2. Pengadaan Barang dengan cara pemesanan
Yaitu dengan cara pihak pengguna memesan barang bergerak atau barang
yang tidak bergerak dengan memberikan daftar barang kepada satu
penyedia barang yang kemudian terjadi tawar-menawar harga barang yang
dipesan antara pihak pengguna dengan pihak penyedia barang sehingga
terjadi kesepakatan diantara kedua belah pihak.
commit to user
digilib.uns.ac.id
Muhammad Ichram Mukmin (1992:68) mengemukakan bahwa

pengadaan adalah segala usaha dan kegiatan untuk memenuhi kebutuhan
terhadap barang dan jasa dalam batas peraturan perundang-undangan yang
berlaku.
Muhammad Ichram Mukmin (1992:72) juga mengemukakan cara
dalam pengadaan barang adalah sebagai berikut :
1. Pembelian
2. Penyewaan
3. Peminjaman
4. Pemberian/Hibah
5. Penukaran/Barter
6. Pembuatan
7. Sewa-Beli
8. Leasing
Untuk dapat dilaksanakan fungsi pembelian (pengadaan) ini dengan

efektif dan efisien, dibutuhkan adanya kemampuan dari para petugas
pengadaan barang. Hal ini karena tidaklah tepat apa yang dikatakan orang,
bahwa efektifnya pembelian dilakukan apabila bahan-bahan dan perlengkapan
yang dibeli pada harga yang berada dibawah harga yang telah ditentukan. Hal
ini mungkin sebaliknya, karena faktor-faktor lain disamping harga, seperti
kualitas, tanggal penyerahan dan nama supplier barang-barang tersebut.
Pembelian barang yang tidak memenuhi syarat dapat merugikan perusahaan.
Masalah-masalah pokok perencanaan pengadaan menurut Muhammad

Ichram Mukmin (1992:78) adalah sebagai berikut :
1. Apa yang dibutuhkan (WHAT)?

2. Berapa yang dibutuhkan dan berapa harga yang dibutuhkan (HOW
MANY and HOW MUCH)?
3. Kapan dibutuhkan (WHEN)?
commit to user
digilib.uns.ac.id
4. Dimana dibutuhkan (WHERE)?

5. Siapa yang mengadakan dan siapa yang menggunakan (WHO)?
6. Bagaimana cara pengadaan (WHY)?
Hal tersebut dapat dimengerti karena hakekat dari perencanaan adalah

suatu kegiatan yang dapat dilaksanakan dengan sadar untuk terlaksananya
suatu tujuan yang sistematis dan rasional, sehingga mendapat perhitungan-
perhitungan yang diperlukan sesuai dengan usaha dan tujuan. Akan tetapi
tidak lepas juga dari anggaran dana yang tersedia.
Berdasarkan Keputusan Presiden Republik Indonesia No. 18 Tahun

2000, pasal 12 ayat 2, bahwa metode pengadaan barang/jasa pemborongan dan
jasa lainnya dilaksanakan melalui :
1. Pelelangan, yaitu serangkaian kegiatan untuk menyediakan

kebutuhan barang/jasa denga cara menciptakan persaingan yang
sehat diantara penyedia barang/jasa yang setara dan memenuhi
syarat, berdasarkan metode dan tata cara tertentu yang telah
ditetapkan dan diikuti oleh pihak-pihak yang terkait secara taat
azas seghingga terpilih penyedia barang yang baik.
2. Pemilihan langsung, yaitu jika cara pelelangan sulit dilaksanakan
atau tidak menjamin pencapaian sasaran, dilaksanakan dengan cara
membandingkan penawaran dari beberapa penyedia barang/jasa
yang memenuhi syarat melalui Permintaan Harga Utang (Price
Quotation) atau permintaan teknis dan harga serta dilakukan
negosiasi secara bersaing, baik dilaksanakan untuk teknis maupun
harga, sehingga melalui harga yang wajar dan secara teknis dapat
dipertanggungjawabkan.
3. Swakelola, yaitu pelaksanaan pekerjaan yang direncanakan,
dikerjakan dan diawasi sendiri dengan menggunakan tenaga sendiri
atau untuk borongan tenaga.
commit to user
digilib.uns.ac.id
Pengadaan barang dan jasa harus dilaksanakan berdasarkan prinsip-

prinsip pengadaan yang dipraktikkan secara nasional dan internasional, yaitu
prinsip efisiensi, efektivitas, persaingan sehat, keterbukaan/transparansi, tidak
diskriminasi dan akuntabilitas. Hal ini sesuai dengan ketentuan dalam Keppres
No. 80 Tahun 2003 Pasal 3 huruf a sampai dengan huruf f dengan penjelasan
sebagai berikut:
a. Efisien, prinsip efisien berarti pengadaan barang dan jasa harus

diusahakan dengan menggunakan dana dan daya terbatas untuk
mencapai sasaran yang ditetapkan dalam waktu sesingkat-
singkatnya dan dapat dipertanggungjawabkan.
b. Efektif, prinsip efektif dalam pengadaan barang dan jasa harus
didasarkan pada kebutuhan yang telah ditetapkan (sasaran yang
ingin dicapai) dan dapat memberikan manfaat yang tinggi dan
sebenar-benarnya sesuai dengan sasaran yang dimaksud.
c. Persaingan sehat, prinsip persaingan sehat dalam pengadaan barang
dan jasa adalah diberinya kesempatan kepada semua penyedia
barang dan jasa yang setara dan memenuhi persyaratan sesuai
dengan ketentuan untuk menawarkan barang dan jasanya
berdasarkan etika dan norma pengadaan yang berlaku dan tidak
terjadi kecurangan dan praktik KKN.
d. Terbuka (Transparansi), prinsip terbuka dalam pengadaan barang
dan jasa adalah memberikan semua informasi dan ketentuan
mengenai pengadaan barang dan jasa, termasuk syarat teknis
administrasi pengadaan, tata cara evaluasi, hasil evaluasi,
penetapan calon penyedia barang dan jasa yang sifatnya terbuka
kepada peserta penyedia barang dan jasa yang berminat serta bagi
masyarakat luas pada umumnya.
e. Tidak Diskriminatif (Adil), yaitu pemberian perlakuan yang sama
kepada semua calon penyedia barang dan jasa, dan tidak
commit to user
digilib.uns.ac.id
mengarang untuk member keuntungan kepada pihak tertentu

dengan cara dan/atau alasan apa pun.
f. Akuntabilitas, yaitu adanya pertanggungjawaban pelaksanaan
pengadaan barang dan jasa (laporan) kepada para pihak yang
terkait dan masyarakat berdasarkat etika, norma dan ketentuan
perundang-undangan yang berlaku. Dalam arti bahwa pengadaan
barang dan jasa harus mencaoai sasaran, baik secara fisik maupun
keuangannya serta manfaat atas pengadaan tersebut terhadap tugas
umum pemerintahan dan/atau pelayanan masyarakat sesuai dengan
prinsip-prinsipo serta ketentuan yang berlaku dalam pengadaan
barang dan jasa.
Etika pengadaan barang dan jasa sebagaimana diatur dalam Keppres

No. 80 Tahun 2003 Pasal 5 butir s sampai dengan h, adalah sebagai berikut :
a. Melaksanakan tugas secara tertib, disertai tanggung jawab untuk

mencapai sasaran kelancaran dan ketepatan tercapainya tujuan
pengadaan barang dan jasa.
b. Bekerja secara professional dan mandiri atas dasar kejujuran serta
kerahasiaan dokumen pengadaan barang dan jasa yang seharusnya
dirahasiakan untuk mencegah terjadinya penyimpangan dalam
c. Tidak saling mempengaruhi baik langsung maupun tidak langsung
untuk mencegah dan menghindari terjadinya persaingan yang tidak
sehat.
d. Menerima dan bertanggungjawab atas segala keputusan yang
ditetapkan sesuai dengan kesepakatan para pihak.
e. Menghindari dan mencegah pertentangan kepentingan para pihak
terkait, langsung maupun tidak langsung dalam proses pengadaan
barang dan jasa (conflict of interest).
f. Menghindari dan mencegah terjadinya pemborosan dan kebocoran
keuangan Negara dalam pengadaan barang dan jasa.
commit to user
digilib.uns.ac.id
g. Mengindari dan mencegah penyalahgunaan wewenang (seperti

kolusi) dengan tujuan untuk kepentingan pribadi, golongan atau
pihak lain yang secara langsung atau tidak langsung merugikan
keuangan negara.
h. Tidak menerima, tidak menawarkan atau tidak menjanjikan untuk
member atau menerima hadiah, imbalan berupa apa saja kepada
siapa pun yang diketahui atau patut diduga berkaitan dengan
Seluruh pembelian bahan dalam suatu perusahaan dilaksanakan oleh

Departemen/Divisi Logistik. Untuk memperoleh laporan pertanggungjawaban
yang lengkap mengenai penggunaan seluruh bahan-bahan yang dibeli,
diperlukan prosedur yang sistematis. Sehingga proses pembelian, pemakaian
maupun pemanfaatannya dapat dilaksanakan secara tepat dan optimal.
commit to user
digilib.uns.ac.id
Berikut adalah bagan Prosedur Perolehan Bahan dalam suatu

perusahaan menurut Freddy Rangkuti (2002:113) :
Surat permintaan bahan Dept. Akuntansi untuk Dept. Akuntansi

nomor perkiraan menggunakan :
1. Faktur pesanan
Penjual
pembelian
Dept. pembelian mengembalikan kopi
2. Laporan
mengeluarkan surat tanda terima,
penerimaan dan
permintaan pembelian mengirimkan bahan
pemeriksaan
pada: dan mengirimkan
untuk persetujuan
faktur
1. Penjualan faktur,
2. Dept. Akuntansi pembayaran
3. Dept. Penerimaan Dept. Penerimaan disetujui dan
4. Pegawai Buku Besar mengeluarkan laporan bukti pembayaran
Bahan penerimaan kepada : disiapkan.
5. Dept. Bahan
6. Kopi Arsip 1. Dept. Pembelian Manajer Keuangan
2. Arsip Sendiri Bendahara untuk
3. Kopi kepada pembayaran
Dept. Pemeriksaan
mendistribusikan
kepada:
1. Arsip sendiri Pegawai Buku Besar

2. Dept. Akuntansi Bahan membukukan
3. Dept. Bahan jumlah dan nilai
uang bahan pada
kartu-kartu (buku
Dept. Bahan besar) bahan
Pegawai gudang
menyimpan bahan
dalam lokasi yang tepat
commit to user
digilib.uns.ac.id
Berdasarkan bagan tersebut diatas menurut Freddy Rangkuti

(2002:112-114), proses pengadaan barang dengan cara pembelian dimulai
dari Departemen Pembelian (Logistik) yang tugasnya adalah :
1. Menerima surat permintaan pembelian barang (bahan).
2. Mencari informasi mengenai harga, jumlah, sumber penjual,
jadwal penyerahan dsb.
3. Mengeluarkan surat permintaan pembelian kepada enam divisi
(Penjualan, Dept. Akuntansi, Dept. Penerimaan, Pegawai Buku
Besar Bahan, Dept. Bahan, Kopi Arsip)
Prosedur pengadaan dengan cara pembelian tersebut diatas, harus

diketahui oleh semua departemen dengan dilengkapi formulir-formulir yang
formatnya telah dibakukan dan disetujui bersama. Formulir-formulir tersebut
adalah :
1. Surat permintaan pembelian (purchase requisition)

Surat permintaan bahan ini berasal dari:
a. Bagian Gudang.
b. Pemegang Buku Besar Bahan.
c. Supervisor/penyedia dari departemen penelitian engineering
dsb.
d. Semua pihak yang terlibat didalam pemakain bahan.
2. Pesanan Pembelian (purchase order)
Pesanan pembelian ini ditandatangani oleh pejabat departemen
pembelian (logistik) untuk memberikan wewenang secara tertulis
kepada supplier atau penjual untuk menyediakan sejumlah barang
tertentu yang dipesan sesuai dengan persyaratan yang telah
disepakati (jumlah, spesifikasi, jadwal pengiriman harga).
3. Laporan penerimaan
Laporan penerimaan ini berisi tentang nomor pesanan pembelian,
nana supplier, perincian mengenai transportasi, jumlah dan jenis
commit to user
digilib.uns.ac.id
barang yang diterima. Laporan ini harus ditandatangani oleh

Departemen Pemeriksaan.
4. Persetujuan Faktur
Pada umumnya faktur diterima bersamaan dengan datangnya
barang, selanjutnya setelah barang diperiksa sesuai dengan laporan
penerimaan barang, maka berkas-berkas ini dikirim ke Departemen
Akuntansi sebagai ;laporan penerimaan dan pemeriksaan barang
yang telah disetujui.
Dari beberapa pendapat diatas dapat penulis simpulkan bahwa yang
dimaksud dengan pengadaan adalah suatu aktivitas atau kegiatan untuk
memenuhi kebutuhan barang guna kelancaran dalam proses produksi yang
dalam pelaksanaan pengadaan tersebut berdasarkan peraturan yang berlaku
dan jumlah, kualitas yang tepat dengan harga yang menguntungkan.
Tujuan pengadaan adalah menyampaikan barang jadi dan bermacam-
macam material dalam jumlah yang tepat pada waktu yang dibutuhkan.
Pemyelenggaraan pengadaan memberikan kegunaan (utility) waktu dan
tempat.
C. Suku Cadang (Spare Part)
Suku Cadang adalah alat-alat ( dalam peralatan teknik ) yang
merupakan bagian dari mesin. Kamus Besar Bahasa Indonesia (1996:970).
Suku cadang atau spare part adalah komponen lepas yang disediakan
dalam rangka perawatan alat-alat. B. N. Marbun (2003:346)
Dari beberapa pendapat diatas dapat penulis simpulkan bahwa yang
dimaksud dengan Suku Cadang atau Spare Part adalah suatu barang yang
terdiri dari beberapa komponen yang membentuk satu kesatuan dan
mempunyai fungsi tertentu. Setiap alat berat terdiri dari banyak komponen,
namun yang akan dibahas komponen yang sering mengalami kerusakan dan
penggantian. Setiap Suku Cadang mempunyai fungsi tersendiri dan dapat
terkait atau terpisah dengan Suku Cadang lainya.
commit to user
digilib.uns.ac.id
Secara umum Suku Cadang dapat dibagi menjadi dua, yaitu :

1. Suku Cadang baru yaitu komponen yang masih dalam kondisi baru dan
belum pernah dipakai sama sekali kecuali sewaktu dilakukan pengetesan.
2. Suku Cadang bekas atau copotan yaitu komponen yang pernah dipakai
untuk periode tertentu dengan kondisi :
a. Masih layak pakai yaitu secara teknis komponen tersebut masih dapat
dipergunakan atau mempunyai umur pakai.
b. Tidak layak pakai yaitu secara teknis komponen tersebut sudah tidak
dapat lagi dipakai walaupun dilakukan perbaikan atau rekondisi.
Macam-macam Suku Cadang Mesin secara garis besar adalah sebagai berikut:
1. Departement Weaving
a. Hocker rope for heald frame
b. Picker haag
c. Ring temple yohzu super fain
d. Gear Mc. Sharer
2. Department Printing
a. Rotary Print Adapter Sleeve
b. Cold Pad Bad Roll Teflon (couting)
c. Flat Print Ruber Rakel Hardn.50
d. Batu Grenda Slepp
3. Depatement Utility
a. Solenoid Assy
b. Feeler Cable H2
c. Auxiliry Mitshubishi
d. Micro Switch Omron
Sumber : PT Kusumahadi Santosa
commit to user
digilib.uns.ac.id
D. Mesin Produksi
Mesin adalah perkakas untuk menggerakkan atau membuat sesuatu
yang dijalankan dengan roda-roda dan digerakkan oleh tenaga manusia atau
motor penggerak yang menggunakan bahan bakar minyak atau tenaga alam.
Kamus Besar Bahasa Indonesia (1996:650).
Produksi adalah suatu proses mengeluarkan hasil (barang) atau
pembuatan. Kamus Besar Bahasa Indonesia (1996:650).
Produksi adalah pengubahan bahan-bahan dari sumber-sumber
menjadi hasil yang diinginkan oleh konsumen. Hasil itu dapat berupa barang
atau jasa. Basu Swastha (280:2007).
Fungsi produksi adalah menciptakan barang atau jasa sesuai dengan
kebutuhan masyarakat pada waktu harga dan jumlah yang tepat. Karena itu,
agar fungsi produksi dapat berperan dengan baik, perencanaan produksi
merupakan hal yang penting untuk dilaksanakan. Perencanaan produksi
meliputi keputusan-keputusan yang menyangkut dan berkaitan dengan
masalah-masalah pokok yang meliputi :
a. Jenis barang yang akan dibuat
b. Jumlah barang yang akan dibuat
c. Cara pembuatan (penggunaan peralatan yang dipakai)
Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan
Mesin Produksi adalah suatu mesin atau perkakas yang digunakan oleh
perusahaan untuk memproses bahan mentah menjadi barang jadi (produk)
dalam jumlah besar.
commit to user
digilib.uns.ac.id
BAB III
METODE PENGAMATAN
A. Lokasi Pengamatan
Dalam pemgamatan ini, penulis memilih lokasi di PT. Kusumahadi

Santosa pada bagian Logistik. Dalam kegiatannya menyangkut semua
aspek pengadaan. Dari sekian banyaknya aktivitas di bagian Logistik,
penulis tertarik pada Pengadaan Suku Cadang Mesin Produksi yang
mempunyai peranan penting dalam pemeliharaan mesin-mesin produksi,
sehingga penulis mengambil judul Prosedur Pengadaan Suku Cadang
Mesin Produksi yang ada pada PT. Kusumahadi Santosa.
B. Jenis Pengamatan
Dalam pengamatan ini, penulis menggunakan metode deskriptif
yang didukung data-data kualitatif yang berupa gambar dan kata-kata.
Metode Deskriptif Kualitatif merupakan suatu penelitian yang berusaha
menggambarkan suatu keadaan/fenomena, masalah, keadaan, peristiwa
sebagai adanya sesuai dengan fakta. Hasil dari penelitian ini ditekankan
pada pemaparan obyektif tentang keadaan yang sebenarnya pada obyek
yang diteliti, sehingga akan diperoleh informasi yang utuh serta
menggambarkan realita yang ada.
C. Sumber Data
Dalam pengamatan ini, sumber data yang digunakan adalah
sebagai berikut :
a. Data Primer
Data yang diperoleh secara langsung melalui observasi dan interview.
Observasi dilakukan secara langsung dengan magang Kuliah Kerja
Magang di PT Kusumahadi Santosa Jaten Karanganyar dan interview
dilakukan secara langsung dengan staf dan karyawan PT Kusumahadi
Santosa.
commit to user
21
digilib.uns.ac.id
b. Data Sekunder
Data yang diperoleh secara tidak langsung dari dokumen, brosur dan
literature yang berkaitan dengan masalah pengamatan. Data ini
digunakan sebagai pendukung dan pelengkap data primer.
D. Teknik Pengumpulan Data
Cara yang digunakan penulis dalam pengumpulan data adalah
sebagai berikut :
a. Observasi
Observasi adalah cara dan teknik pengumpulan data dengan
melakukan pengamatan dan pencatatan secara sistematis terhadap
gejala atau fenomena yang ada pada obyek penelitian. Dalam
melaksanakan observasi ini dilakukan pengamatan langsung dan ikut
serta berpartisipasi dalam kegiatan rutin yang ada di PT
KUSUMAHADI SANTOSA Jaten Karanganyar.
b. Wawancara atau Interview
Wawancara adalah pengumpulan data dengan cara berkomunikasi
secara lamgsung atau wawancara dengan pihak instansi yang
bersangkutan mengenai permasalahan yang diamati.
c. Dokumentasi
Pengumpulan data dengan mempelajari dan mencatat dari dokumen-
dokumen yang berupa undang-undang, Peraturan Pemerintah, Surat
Keputusan dan referensi yang mendukung pengamatan ini.
d. Studi Kepustakaan
Yaitu studi yang dilakukan dengan cara mengumpulkan data dan
membaca buku-buku yang ada kaitannya dengan Prosedur Pengadaan
Suku Cadang Mesin Produksi.
commit to user
digilib.uns.ac.id
E. Teknik Pengambilan Sampel

Dalam Teknik ini penulis menggunakan teknik “Purposive
Sampling” dalam penulisan tugas akhir. Menurut H. B. Sutopo (2002:36)
teknik ini cenderung bersifat “Purposive” ke dalam data di dalam
menghadapi realitas yang tidak tunggal. Pilihan sampel ini diarahkan pada
sumber data (informan) yang dipandang memiliki data-data yang penting
dan berkaitan dengan permasalahan yang diteliti. Informan yang dianggap
lebih tahu, sehingga informasi dapat berkembang sesuai dengan kebutuhan
dan kemantapan dalam memperoleh data.
F. Analisis Data
Menurut HB Sutopo (2002:91-93), dalam analisis data dengan

model interaktif, analisis dilakukan dengan 3 komponen yaitu reduksi
data, sajian data, dan penarikan kesimpulan. Ketiga komponen tersebut
saling berinteraksi dengan proses pengumpulan data sehingga menjadi satu
siklus komponen-komponen dalam analisis data tersebut dijelaskan
sebagai berikut :
a. Pengumpulan Data
Langkah pengumpulan data ini sesuai dengan metode pengumpulan
data yang telah diuraikan sebelumnya, yang terdiri dari wawancara,
observasi serta analisa dokumen.
b. Reduksi Data
Merupakan komponen pertama dalam analisa yang merupakan proses
seleksi, pemfokusan, penyederhanaan dan pengabstrakan data kasar
yang muncul dari catatan tertulis di lapangan. Proses kegiatan analisis
ini dilakukan sepanjang pengamatan.
c. Sajian Data
Dalam penyajian data, pengamat memahami kejadian yang
memungkinkan untuk dikerjakan pada suatu analisis atau tindakan
yang lain.
commit to user
digilib.uns.ac.id
d. Penarikan Kesimpulan
Dalam penarikan kesimpulan ini lebih ditingkatkan dan dijelaskan agar
memiliki landasan teori yang kuat. Dari kesimpulan ini tidak akan
terpenuhi jika pengumpulan data belum berakhir.
commit to user
digilib.uns.ac.id
BAB IV
DESKRIPSI LEMBAGA
A. Sejarah Berdirinya Perusahaan

PT. Kusumahadi Santosa merupakan anak perusahaan dari PT. Danar
hadi yang didirikan pada tanggal 14 mei 1981 dengan Akta Notaris Maria
Theresia Budi Santosa, SH, SK NO.A/287/4 yang berlokasi di daerah Jaten,
kecamatan Jaten, kabupaten Karanganyar, Jawa Tengah perusahaan ini
didirikan oleh bapak Hadi Santosa selaku direktur utama dan pemilik Danar
Hadi. Sejak berdirinya perusahaan ini sudah berdiri dan berbentuk badan
hukum Perseorangan Terbatas (PT), dan bersifat penanaman modal dalam
negeri (PMDN), yang berdasarkan pada UU No. 6 tahun 1986 tentang
PMDN. PT Kusumahadi Santosa beroperasi pada tahun 1981, diresmikan
oleh Menteri Tenaga Kerja RI yaitu Bapak Soedomo pada tanggal 21
September 1983. Selain itu juga dilengkapi dengan ijin lokasi No.
530/340/1981 tahun 14 November 1981 oleh PEMDA, IMB NO. 647.1/30
Tanggal 23 Mei 1981 oleh PEMDA, HO NO. 530/170/1994 tanggal 25
Januari 1994 oleh BKPPNP Jawa Tengah, pengambilan air No.
1247/1011/DGT/1995 tanggal 8 April 1995 oleh BPKMD Jawa Tengah.
Sejarah berdirinya PT. Kusumahadi Santosa tahun 1981, perusahaan ini
mengalami perkembangan dan kemajuan yang sangat pesat.
Adapun fasilitas yang dimiliki saat ini adalah :
1. Bangunan pabrik, bangunan perumahan karyawan serta fasilitasnya,

bangunan kantor dan peralatannya.
2. Mesin yang ada di departemen weaving dengan berbagai ukuran dan
fungsinya masing – masing.
3. Delapan mesin di departemen printing finishing dengan bebagai ukuran,
yaitu mesin Gas Singeling and Bleaching Range, Mencherizing,
Sanforizing stenter.
commit to user
23
digilib.uns.ac.id
4. Mesin yang ada di Departement Printing yaitu printing ichinoise 12

warna dan strok 12 warna dengan kapasitas 1.200.000 m per bulam.
5. Mesin produksi di Departement Dyeing Cold Pad dengan kapasitas
400.000 per bulan.
6. Koperasi karyawan, tempat olah raga serta bangunan – bangunan lain
sebagai sarana pelengkap pada perusahaan.
7. Enam belas mesin produksi pada departemen finishing.
1. Layout Perusahaan
a. Luas Area PT Kusumahadi Santosa
1. Luas Bangunan Kantor = 776 m2
2. Luas Bangunan Bengkel = 5.580 m2
3. Luas Bangunan Departement Weaving = 9.715 m2
4. Luas Bangunan Departement Finishing= 3.155 m2
5. Luas Bangunan Departement Printing = 7.800 m2
6. Luas bangunan Utility-workshop = 1.395 m2
7. Luas Bangunan Kantin = 700 m2
8. Luas Tanah = 59.000 m2
b. Luas Area PT Kusumaputra Santosa
1. Luas Pabrik = 10.000 m2
2.
Luas Gudang Bahan Baku = 2.400 m2
3. Luas Gudang Benang = 1.200 m2
4. Luas Bangunan Utility-workshop = 1.200 m2
5. Luas Bangunan Kantor = 400 m2
6. Luas Tanah = 50.000 m2
Selain bangunan di atas juga terdapat bangunan masjid sebagai sarana
ibadah yang tidak hanya digunakan oleh karyawan PT. Kusumahadi Santosa
juga membangun Sekolah Dasar dan Sekolah Menengah Tingkat Pertama
untuk masyarakat umum. Dalam kemajuan perusahaan, PT. Kusumahadi
Santosa terus mengadakan berbagai perluasan. Dari tahun 1985 sampai tahun
1992 perluasan yang dilakukan antara lain :
commit to user
digilib.uns.ac.id
1. Menambah kapasitas produksi kain tenun.

2. Mengadakan perluasan dibidang printing dengan penambahan
jumlah mesin produksi, antara lain :
a. Mesin Flat Print Invhinase 1 set.
b. Mesin Steter Wakayama 1 set.
c. Mesin Steamer 2 set.
d. Mesin Cold Pad Batch 1 set.
e. Mesin Tenun Air Jet Loom Tsudakoma 96 set.
f. Mesin Kanji Sucker Muler 1 set.
g. Mesin Hani Benninger 1 set.
3. Mengadakan perluasan dibidang finishing di desa Mojolaban,
Karanganyar berdasarkan. Surat keputusan no. 11/PMDN/1989
tanggal 1 Desember 1987.
Mengadakan perluasan produksi dengan mendirikan anak perusahaan

PT. Kusumaputra Santosa yang bergerak dibidang pemprosesan kapas
menjadi benang. Perusahaan ini didirikan dengan tujuan agar dapat
memenuhi kebutuhan benang terutama untuk bagian produksi di PT.
Kusumahadi yang kemudian akan dipasarkan keberapa daerah lokal serta
sebagian untuk diekspor. PT. Kusumahadi Santosa diresmikan pada tanggal 9
Juli 1990. Sejak awal pendiriannya, perusahaan ini telah mengoperasikan unit
produksi pemintalan benang dengan produksi sebanyak 33.120 mata pintal.
2. Aspek Strategi Perusahaan

PT. Kusumahadi Santosa terletak di daerah Jaten, yaitu di bagian
timur Kota Surakarta. Tepatnya di Jalan Solo Tawangmangu KM 9,5 Jaten,
Karanganyar , Jawa Tengah. Luas tanah yang dimiliki perusahaan secara
keseluruhan 4,5 ha, yang berada di sebelah selatan Jalan Raya Solo –
Tawangmangu seluas 0,5 ha digunakan sebagai perumahan karyawan beserta
fasilitas. Sedang tanah di sebelah utara Jalan Raya Solo – Tawangmangu
digunakan untuk pabrik, kantor, koperasi, kantin, tempat parkir, poliklinik
dan masjid. Pemilihan lokasi PT. Kusumahadi Santosa sangat
commit to user
digilib.uns.ac.id
menguntungkan dan sangat strategis apabila ditinjau dari beberapa faktor

yaitu :
a. Faktor geografis terdiri dari :
1. Faktor Tenaga Kerja
Lokasi perusahaan yang dekat dengan pemukiman rumah
penduduk yang padat mempermudah perusahaan mendapat
tenaga kerja. Dengan begitu perusahaan hanya melakukan
pembinaan untuk meningkatkan kemampuan dan ketrampilan
penduduk yang direkrut.
2. Faktor Pengadaan Bahan Baku
Dilihat dari letak PT. Kusumahadi Santosa yang bersebelahan
dengan PT. Kusumaputra Santosa maka bahan baku akan benang
dapat terpenuhi dengan cepat dan mudah. Letak perusahaan yang
strategis juga memungkinkan pengangkutan bahan baku dari
pemasok –pemasok lain sampai tepat waktu dan sesuai
kebutuhan.
3. Faktor Lingkungan MasyarakatDengan adanya perusahaan ini
secara otomatis kesempatan kerja terbuka sehingga mampu
meningkatkan penghasilan serta taraf hidup masyarakat.
b. Faktor ekonomis terdiri dari :
1. Faktor Pasar / Distribusi
Letak perusahaan yang berada di tengah – tengah pulau Jawa
dan pusat produsen (pengrajin batik, dsb), maka untuk
mendistribusikan hasil produksinya dapat dilakukan dengan
efisien dan efektif.
2. Faktor Transportasi
Kondisi jalan yang mudah dilalui, lokasi dekat dengan jalan
raya yang strategis dapat dijangkau dengan alat transportasi
yang lazim digunakan untuk pengangkutan bahan baku
maupun hasil produksi.
commit to user
digilib.uns.ac.id
3. Faktor Sumber Daya Alam

Pengadaan tanah yang sangat luas di sekitar perusahaan
menguntungkan perusahaan dalam memperluas pabrik.
Perusahaan tidak mengalami kesulitan untuk memperoleh
perizinan bahan baku yang berupa air, listrik, jasa yang
sangat memadai.
4. Visi dan Misi Perusahaan
3.
PT. Kusumahadi Santosa siap menghadapi tantangan dengan selalu

memperhatikan dan berusaha memenuhi kebutuhan dan keinginan pelanggan
dengan meningkatkan mutu hasil produksi, pelayanan dan daya saing.
Adapun visi, misi, serta sasaran mutu perusahaan adalah :
a. Visi Perusahaan
1. Meningkatkan sumber daya manusia, disiplin yang tinggi,
mampu bekerja keras menghadapi ketatnya persaingan
pada usaha tekstil.
2. Meningkatkan mutu pelayanan dan menjamin pemenuhan
pesanan pelanggan sebaik mungkin.
3. Karena hasil produksinya dinikmati oleh pasar lokal dan
internasional maka perusahaan berorientasi pada laba.
b. Misi Perusahaan
1. Melestarikan batik dan pengadaan bahan baku yang
dibutuhkan dalam pembuatan kain batik halus.
2. Menjaga kualitas dan kuantitas produksi agar dapat
memenuhi selera dan permintaan konsumen.
3. Membantu pemerintah dalam menciptakan lapangan kerja
dan menunjang pembangunan khususnya sandang untuk
kebutuhan masyarakat.
c. Sasaran Mutu Perusahaan
1. Meningkatkan produktifitas
2. Mengurangi jumlah keluhan dari pelanggan
commit to user
digilib.uns.ac.id
3. Mengurangi tuntutan ganti rugi/ claim

4. Mencari pelanggan sebanyak mungkin
B. Struktur Organisasi
Struktur Organisasi adalah gambaran secara sistematis tentang

hubungan kerja sama dari orang-orang dalam rangka mencapai suatu
tujuan dan merupakan pengelompokan kegiatan-kegiatan ke dalam
fungsi-fungsi tertentu. Organisasi sangat penting sebab dengan adanya
organisasi, mekanisme lalu lintas kegiatan menjadi jelas. Tujuan
perusahaan dapat dicapai secara efisien dan pengawasan terhadap tenaga
kerja menjadi lebih mudah dilakukan
Struktur Organisasi pada PT Kusumahadi Santosa bebentuk garis,

sehingga komunikasi ataupun laporan-laporan berjalan bertahap sesuai
dengan jenjang kepemimpinannya. Tugas dan tanggung jawab masing-
masing jabatan disesuaikan dengan tingkatan dalam struktur organisasi
perusahaan yang dapat dijelaskan sebagai berikut :
a. Pemegang Saham
Pemegang saham adalah seseorang yang memiliki hak dalam
perusahaan dan dalam kepemilikan perusahaan. Maka dalam
kepentingannya pemegang saham mempunyai wewenang penuh
dalam pengangkutan dan pemberhentian komisaris melalui rapat
umum pemegang saham. Rapat ini dilakukan setiap satu bulan sekali
b. Dewan Komisaris
Dewan Komisaris adalah badan yang anggotanya diangkat dan
diberhentikan oleh pemegang saham melalui rapat umus pemegang
saham.
commit to user
digilib.uns.ac.id
Adapun fungsi dan tugas dari dewan komisaris adalah sebagai

berikut :
1. Mengatur dan mengkoordinir kepentingan para pemegang saham
sesuaim dengan ketentuan yang telah digariskan dalam
kebijaksanaan perusahaan.
2. Mengusahakan agar tujuan perusahaan seperti yang dicantumkan
dalam anggaran dasar dapat tercapai dengan baik.
3. Menguasai dan memprakarsai pelaksanaan dari tujuan
perusahaan didasarkan aras kebijaksanaan umum perusahaan
yang telah ditetapkan.
4. Member penilaian dan mewakili para pemegang saham atau
pengesahan laporan keuangan dan laporan laba rugi serta laporan
lainnya yang disampaikan dewan direksi.
5. Menyempurnakan kembali kebijakan-kebijakan umum dalam
perusahaan.
c. Dewan Direksi Utama
Dewan direksi adalah dewan yang dipilih oleh dewan komisaris dan
ditugaskan untuk memimpin, mengawasi, serta menilai hasil sasaran
perusahaan, dalam hal ini pelaksanaan tugasnya dibantu oleh asisten
direktur utama.
d. Manajer Direktur
Manajer Direktur merupakan pimpinan tertinggi dalam koordinasi
dan pengembangan keputusan, mempunyai keputusan dan tanggung
jawab besar dan dibantu oleh asisten manajer direktur.
e. Kepala Divisi Umum dan Keuangan
Dalam menjalankan tugas atau operasionlanya Kepala Divisi Umum
dan Keuangan dibantu oleh asisten dan empat manajer, yaitu :
1. Manajer Keuangan
Manajer Keuangan bertugas mengatur keuangan/mengelola
keuangan dan sirkulasi uang dalam perusahaan, dalam
commit to user
digilib.uns.ac.id
operasionalnya manajer keuangan di bantu dua kepala seksi

keuangan.
2. Manajer Akuntansi
Manajer Akuntansi bertugas menyediakan laporan keuangan dari
pihak-pihak perusahaan. Dalam operasionalnya manajer dibantu
oleh tiga seksi akuntansi.
3. Manajer Logistik
Manajer Logistik adalah manajer yang menangani masalah
pengadaan dan penerimaan bahan baku serta bahan-bahan lain
demi lancarnya proses produksi. Dalam operasionalnya dibantu
oleh tiga kepala seksi yaitu seksi pengadaan, seksi penerimaan
dan seksi gudang.
f. Kepala Divisi Produksi I
Dalam menjalankan operasionalnya divisi ini membawahi PPC
(Pengendalian dan Pengawasan Control) produksi dan empat
manajer bidang produksi, antara lain :
1. Manajer PPC
Manajer PPC bertugas mengendalikan dan mengawasi terhadap
jalannya proses produksi dari empat departemen yaotu spinning,
utility, weaving I dan weaving II untuk menghasilkan target
yang ditentukan
Adapun penjelasan dari departemen-departemen tersebut yaitu :
a. Manajer Spinning
Department ini bertugas dalam pengadaan kapas dan benang
dalam operasionalnya dibantu oleh seksi produksi dan seksi
perbaikan peralatan.
b. Manajer Utility
Department ini bertugas untuk pengadaan listrik dan diesel
untuk kepentingan seluruh perusahaan yang dibantu oleh tiga
kepala seksi yaitu, utility I, utility II dan utility III.
commit to user
digilib.uns.ac.id
c. Manajer Weaving I
Department ini memproduksi benang menjadi kain. Dalam
operasionalanya department weaving dibantu oleh seksi
perbaikan dan seksi persiapan yang bertugas mempersiapkan
bahan-bahan produksi.
d. Manajer Weaving II
Department ini memproduksi benang menjadi kain. Dalam
operasionalnya membawahi tiga seksi yaitu seksi perbaikan,
seksi persiapan dan seksi quality yang bertugas mengawasi
hasil produksi supaya terjamin dan kualitasnya sesuai dengan
pesanan pelanggan.
g. Kepala Divisi Produksi II
Kepala Produksi II dalam menjalankan tugasnya dibantu oleh asisten
yang membawahi tiga manajer dan kasie serta kasubsie, yaitu antara
lain:
1. Manajer Produksi Printing
Manajer Produksi Printing bertugas memproduksi kain menjadi
barang jadi. Dalam operasionalnya membawahi tiga kepala seksi
yaitu seksi deying printing A, seksi deying printing B dan seksi
deying printing C. Dimana masing-masing kepala seksi tersebut
membawahi Kepala Kasubsie.
2. Manajer Persiapan Printing
Manajer persiapan printing berrtugas mempersiapkan obat dan
bahan-bahan kain. Dalam operasionalnya membawahi seksi
making up dan seksi strike off laboratorium, serta membawahi
dua kepala seksi lagi yaitu seksi persiapan kain print dan sub
seksi Envaring Rotary Print dan Flat Print.
3. Manajer Desain Studio
Manajer Desain Studio bertugas mendesain atau merancang
desain yang disesuaikan dengan selera dan pesanan pasar. Dalam
operasionalnya membawahi dua kepala seksi yaitu seksi tracer
commit to user
digilib.uns.ac.id
(pencari ide) dan seksi desain composer yang masing-masing

kepala sub seksi.
4. Manajer Pretreatment
Bertugas mempersiapkan segala proses awal di departemen
printing.
5. Manajer Maintenance Printing
Manajer Maintenance Printing bertugas melakukan pemeliharaan
alat-alat printing, sehingga tidak ada hambatan/gangguan pada
saat proses percetakan, kepala seksi ini membawahi dua kepala
seksi yaitu work shop printing dan urusan maintenance printing.
Manajer Maintenance Printing berkedudukan di bawah manajer
tetapi pertanggungjawabannya tidak langsung kepada Divisi
Produksi II.
6. Kepala Sub Seksi Administrasi
Kepala Sub Seksi Administrasi berkedudukan dibawah kepala
seksi namun pertanggungjawabannya langsung kepada Kepala
Divisi Produksi II dan membawahi dua urusan yaitu urusan
administrasi produksi serta urusan logistik dan administrasi
personalia.
h. Kepala Divisi Pemasaran
Kepala Divisi Pemasaran membawahi tiga manajer yaitu :
1. Manajer Pemasaran
Bertugas mengelola kegiatan pemasaran serta barang-barang
gudang, yang membawai tiga kepala seksi yaitu seksi pemasaran,
seksi gudang dan seksi administrasi.
2. Manajer Penjualan
Bertugas untuk menjual produk perusahaan dengan membawahi
seksi penjualan.
commit to user
digilib.uns.ac.id
3. Manajer Ekspor
Manajer Ekspor adalah manajer yang bertugas menjualkan
barang khusus pasar luar negeri dengan cara mengikuti pameran-
pameran (pameran dagang).
commit to user
digilib.uns.ac.id
commit to user
digilib.uns.ac.id
i. Personalia
1. Tenaga Kerja
Berdasarkan data terakhir, jumlah tenaga kerja yang bekerja pada
PT Kusumahadi Santosa terdiri dari karyawan di departemen
weaving, printing, pemasaran, staff. Jumlah keseluruhan
karyawan PT Kusumahadi Santosa adalah 1.053 orang yang
terdiri dari karyawan laki-laki 634 orang dan perempuan 419
orang. Jumlah data terakhir karyawan di PT Kusumahadi Santosa
secara rinci adalah sebagai berikuti :
Tabel : 4.1 Daftar Karyawan PT Kusumahadi Santosa
Per Januari 2012
No Departemen Laki-laki Perempuan Total
1. Weaving I 179 169 348
2. PPC 1 2 3
3. Finishing 82 20 102
4. Utility 60 1 61
5. Pemasaran 66 8 74
6. Akuntansi/Keuangan 8 5 13
7. Logistik 11 5 16
8. Umum 62 6 68
9. Masjid 8 - 8
10. Printing 25 46 71
11. Weaving II 132 157 289
Total Keseluruhan 634 419 1.053
2. Kesejahteraan Karyawan dan Personalia PT Kusumahadi Santosa
Kesejahteraan karyawan perlu diperhatikan oleh perusahaan
karena sangat penting dan berpengaruh terhadap kelangsungan
proses produksi. Dengan demikian diharapkan dapat
meningkatkan kesejahteraan sehingga produktivitas kerja dapat
commit to user
digilib.uns.ac.id
terus meningkat. Kesejahteraan tersebut dapat berupa gaji

bulanan dan bonus serta fasilitas lainnya.
Usaha-usaha yang dilakukan oleh PT Kusumahadi Santosa
adalah sebagai berikut :
a. Penggajian kapitulasi bulanan dan bonus
b. Upah lembur
c. Transportasi antar jemput karyawan gratis
d. Asuransi tenaga kerja
e. Cuti (12*1 tahun, ibu hamil 3 bulan)
f. Koperasi
g. Tempat ibadah
Kenaikan gaji pada PT Kusumahadi Santosa secara berkala

dilakukan berdasarkan :
a. Prestasi kerja didasarkan pada absensi dan kontribusi yang

diberikan pada perusahaan
b. Lamanyan kerja atau pengabdian
c. Jenjang pendidikan (SD, SMP, SMA, D3, S1, S2)
d. Sewaktu-waktu bila ada peraturan pemerintah tentang
kenaikan upah atau gaji
Kebijaksanaan yang diberikan PT Kusumahadi Santosa apabila

karyawan tidak masuk kerja adalah sebagai berikut :
a. Apabila karyawan tidak masuk kerja sampai 6 hari berturut-

turut tanpa keterangan yang jelas akan mendapatkan
peringatan pertama.
b. Apabila pemberian peringatan pertama tidak dihiraukan sama
sekali maka karyawan akan mendapatkan peringatan kedua.
c. Peringatan ketiga apabila tidak ada perubahan dari yang
bersangkutan, maka dianggap mengundurkan diri.
commit to user
digilib.uns.ac.id
3. Jam Kerja pada PT Kusumahadi Santosa dibagi menjadi dua,

yaitu :
PT Kusumahadi Santosa memberlakukan kerja 6 hari kerja.
Berikut ini adalah jam kerja PT Kusumahadi Santosa :
a. Normal
No. Hari Jam Kerja Istirahat
1. Senin-Kamis 08.00-16-30 12.00-13.00
2. Jum’at 08.00-16.30 11.30-13.00
3. Sabtu 18.00-11.00 -
Tabel Jam Kerja PT Kusumahadi Santosa
b. Shift
Jam kerja dibagi menjadi shift kerja sehari semalam.
Pengaturan kerja bagi karyawan shift adalah sebagai berikut :
No. Macam Shift Jam Kerja
1. Shift I 06.00-14.00
2. Shift II 14.00-22.00
3. Shift III 22.00-06.00
Tabel Jam Kerja PT Kusumahadi Santosa
C. Produksi
PT Kusumahadi Santosa memproduksi kain grey (kain mentah)
dari departemen weaving, cambric (kain putih) dari departemen finishing
dan kain warna atau bermotif dari departemen printing. Untuk hasil
produksi departemen weaving I dipasarkan ke daerah local yaitu Surabaya,
Jakarta, Bandung dan Bali. Sedangkan pada departemen weaving II hasil
produksinya akan diekspor ke Negara USA, Turki, Italia, Belanda, Swiss,
Arab Saudi, Korea Selatan, Jerman, serta Negara Eropa lainnya. Hasil
produksi PT Kusumahadi Santosa sebagian digunakan untuk pemenuhan
kebutuhan produksi pada PT Danarhadi Santosa.
commit to user
digilib.uns.ac.id
a. Kapasitas Produksi
Kapasitas Produksi PT Kusumahadi Santosa dipengaruhi oleh
kualitas dan kekuatan mesin-mesin produksi yang ada. Sehingga
kapasitas yang dihasilkan oleh masing-masing departemen terbatas
berdasarkan pada kekuatan mesin untuk memproduksi kain yang
dibutuhkan. Berikut kapasitas produksi masing-masing departemen
per bulan adalah sebagai berikut:
Tabel : 4. 2 Kapasitas Produksi per bulan
Tahun 2012
No. Departemen Kapasitas Produksi Per Bulan
1. Weaving 2.000.000 m
2. Printing I 2.100.000 m
3. Printing II 1.000.000 m
4. Deying 200.000 m
Hasil produksi tekstil PT Kusumahadi Santosa terdapat berbagai

jenis, yaitu rayon dan katun, diantaranya :
Tabel : 4.3 Hasil Produksi Tekstil
Tahun 2012
No. Jenis Katun No. Jenis Rayon
1. CHP 1001 1. RHP 1003
2. CMP 1004 2. RYP 2046
3. CMP 1005 3. RYZ 2013
4. CDP 2002 4. RP 15
5. CDM 1025 5. RYM 2006
6. CMS 6. RYZ 2006
7. CPT 2003 7. RYM 1037
8. CT 8. RE
9. CSP 9. RS
commit to user
digilib.uns.ac.id
10. CF 10. RK
D. Pemasaran
PT Kusumahadi Santosa dalam memasarkan produk-produknya

melalui pameran dagang agar dapat dikenal oleh para buyer, pameran
dilakukan baik didalam negeri maupun luar negeri. Di dalam negeri yaitu
dilakukan di Jakarta sedangngkan di luar negeri dilakukan di paris. Untuk
mengetahui bentuk dan jenis produk yang dihasilkan oleh PT Kusumahadi
Santosa, maka perusahaan mempromosikan produknya dengan membuat
catalog produk. Dengan adanya catalog produk tersebut akan memudahkan
konsumen dalam memilih produk yang akan mereka pesan. Dibawah ini
terdapat volume penjualan pada tahun 2011-2012 di PT Kusumahadi
Santosa.
Tabel : 4.4 Volume Penjualan Ekspor Tahun 2012
Bulan Komoditi Volume Net Weight Nilai US $

(m) (kg)
1 Kain cotton printing
Kain rayon printing
Kain cotton 538.000 1.296,375 14,457
2 Kain cotton
Kain rayon 780.000 1.760,58113 42,2155
Kain printing
3 Kain cotton
Kain rayon 558.200 1.792,692 20,645
4 Kain cotton
Kain rayon
Kain cotton printing 670.000 12.230,722 12,127
Kain rayon 968.438 154.996 39,3225
commit to user
digilib.uns.ac.id
6 Kain cotton
Kain cotton printing 956.574 1.636,848 19,7175
Kain rayon
Kain rayon 647.633 121,523 12,74
8 Kain rayon
Kain cotton 650.486 107,742 6,606
9 Kain rayon
Kain cotton 1.069.237 27.022,482 15.305
10 Kain rayon
Kain cotton 756.253 133.412 8.145
commit to user
digilib.uns.ac.id
BAB V
HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
A. Prosedur Pengadaan Suku Cadang Mesin Produksi

Prosedur pengadaan suku cadang mesin produksi mengatur cara-
cara dalam melakukan pembelian semua suku cadang mesin produksi yang
dibutuhkan. Prosedur ini dimulai pada saat perusahaan melakukan
pencarian supplier sampai dengan penerimaan barang. Bagian-bagian yang
terlibat adalah fungsi pengadaan/pembelian, fungsi gudang, fungsi hutang,
fungsi akuntansi, fungsi maintenance atau pemeliharaan dan security.
Dari dokumen dapat diketahui bahwa prosedur pengadaan suku

cadang mesin produksi di PT Kusumahadi Santosa adalah sebagai berikut:
1. Manajer / Kasie Pengadaan

Berikut wawancara dengan Kasie pengadaan PT Kusumahadi
Santosa dengan pertanyaan, “bagaimana tahap dalam prosedur
pengadaan suku cadang mesin produksi di PT Kusumahadi
Santosa?”. (wawancara I, 27 Februari 2012).
Dari hasil wawancara tersebut diatas dapat diketahui bahwa tahap
pertama dalam prosedur pengadaan suku cadang mesin produksi di
PT Kusumahadi Santosa Jaten Karanganyar adalah melalui
Manajer atau Kepala seksi pengadaan. Manajer atau Kepala Seksi
Pengadaan mempunyai wewenang menerima Permintaan
Pembelian Barang dari bagian produksi dan mempelajari Surat
Kebutuhan Bulanan. Setelah dilakukan verifikasi, kemudian
manajer atau kasie pengadaan bubuhkan paraf dan tanggal terima.
2. Kasie Pengadaan atau Fungsional II Pengadaan
Santosa dengan pertanyaan, “bagaimana tahap prosedur pengadaan
commit to user
41
digilib.uns.ac.id
suku cadang mesin produksi di PT Kusumahadi Santosa setelah

melalui tahap verifikasi?”. (wawancara II, 27 Februari 2012).
“setelah melalui verifikasi dibuatkan surat penawaran harga pada
supplier untuk mengetahui spesifikasi barang, bila sudah disetujui,
dimintakan tandatangan Manajer Pengadaan”
Dari hasil wawancara tersebut diatas dapat diketahui bahwa setelah
melalui tahap verifikasi Kasie pengadaan membuat surat
penawaran harga kepada beberapa supplier untuk mencari
informasi mengenai harga, jumlah, sumber penjual dan jadwal
penyerahan, kemudian Manajer Pengadaan membubuhkan
tandatangan pada surat penawaran harga yang sudah disetujui, dan
mengirimkan surat penawaran harga melalui faximile untuk
mendapatkan jawaban dari calon supplier.
Santosa dengan pertanyaan, “kriteria apa saja yang dibutuhkan
sebagai dasar pemilihan supplier?”. (wawancara III, 29 Februari
2012).
“kriteria barang yang dipilih dari supplier adalah spesifikasi barang
yang sesuai dengan yang disebutkan di surat penawaran, harga dan
tempo pembayaran serta jadwal pengiriman barang”.
Dari wawancara diatas, penulis dapat mengetahui bahwa setelah
menerima surat balasan dari calon supplier, Kasie Pengadaan
membandingkan harga dari beberapa calon supplier, dengan
kriteria sebagai berikut :
a. Spesifikasi barang yang sesuai.
b. Harga dan tempo pembayaran yang kompetitif.
c. Kedatangan barang yang tepat waktu.
commit to user
digilib.uns.ac.id
4. Kasie Pengadaan
Santosa dengan pertanyaan, “bagaimana bila terjadi perubahan
harga barang?”. (wawancara IV, 29 Februari 2012).
“bila terjadi perubahan harga, dibuatkan surat pengajuan perubahan
harga dan mintakan persetujuan dari Manajer Pengadaan, kadiv
produksi serta pengarahan Direksi”
Dari hasil wawancara diatas dapat diketahui Kasie Pengadaan
membuat surat pengajuan perubahan harga apabila terjadi kenaikan
harga dan pengajuan barang pengganti. Pada tahap ini dibutuhkan
persetujuan dari Manajer Pengadaan, Kadiv Produksi serta
pengarahan Direksi. Kemudian Manajer Pengadaan memberikan
tandatangan pada surat pengajuan perubahan harga yang telah
disetujui apabila terjadi perubahan harga.
Berikut wawancara dengan Ibu Suci selaku staff bagian pengadaan
di PT Kusumahadi Santosa dengan pertanyaan, “apabila tidak tidak
terjadi kenaikan harga, apakah langsung dibuatkan pesanan
pembelian?”. (wawancara V, 5 Maret 2012).
“iya, karena tidak ada kenaikan harga ya langsung dibuatkan
pesanan pembelian dan dicatat di buku nomor pesanan pembelian”.
Dari hasil wawancara diatas dapat diketahui Kasie pengadaan
membuat pesanan pembelian pada program yang sudah tersedia
untuk barang yang tidak terjadi kenaikan harga. Kemudian
mencatat di buku nomor pesanan pembelian.
6. Kasie Pengadaan
di PT Kusumahadi Santosa dengan pertanyaan, “tahap apa lagi
yang dilakukan setelah dibuatkan Pesanan Pembelian?”.
(wawancara VI, 5 Maret 2012).
commit to user
digilib.uns.ac.id
“setelah dibuatkan pesanan pembelian kemudian dilakukan

pengecekan spesifikasi barang apakah sesuai dengan PPB/SKB dan
mintakan persetujuan Manajer”.
Dari hasil wawancara diatas dapat diketahui bahwa Kasie
Pengadaan memeriksa spesifikasi barang, kualitas dan harga pada
pesanan pembelian, kemudian mencocokkan dengan Surat
Kebutuhan Bulanan dan Permintaan Pembelian Barang, apabila
sudah sesuai maka mintakan persetujuan dari Manajer Pengadaan.
Manajer Pengadaan memeriksa pesanan pembelian dan
membubuhkan tandatangan. Apabila tidak sesuai maka kembali
dibuatkan pesanan pembelian.
7. Kasie Pengadaan Fungsional II Pengadaan
di PT Kusumahadi Santosa dengan pertanyaan, “apabila Pesanan
Pembelian sudah disetujui apakah langsung dikirim ke supplier?”.
(wawancara VII, 5 Maret 2012).
“iya, untuk lembar satu langsung dikirim ke supplier via fax dan
lembar 2, 3, 4 disitribusikan ke Administrasi Logistik, Gudang dan
arsip Bagian Pengadaan”.
Pengadaan mendistribusikan pesanan pembelian yang sudah
disetujui, yaitu:
a. Lembar 1 untuk supplier (kirim via faximile)
b. Lembar 2 untuk Administrasi Logistik/Pengadaan
c. Lembar 3 untuk Gudang
d. Lembar 4 untuk arsip (pengadaan/logistik)
di PT Kusumahadi Santosa dengan pertanyaan, “tahap apa saja
yang dilakukan setelah barang datang?”. (wawancara VIII, 5 Maret
2012).
commit to user
digilib.uns.ac.id
“setelah barang datang, bagian pengadaan membuat tanda terima

barang dan laporan penerimaan barang. Tanda Terima barang
dibuat rangkap 2, yaitu untuk bagian keuangan dan gudang”
Pengadaan menerima barang dari supplier, kemudian bagian
pengadaan ini akan membuat tanda terima barang dan laporan
penerimaan barang. Tanda terima barang ini dibuat rangkap dua,
lembar pertama dikirim ke bagian keuangan dan lembar kedua
dikirim ke bagian gudang bersama dengan barang (suku cadang)
untuk disimpan di gudang.
9. Bagian Gudang
di PT Kusumahadi Santosa dengan pertanyaan, “apabila barang
sudah sampai di gudang, apakah langsung didistribusikan ke
user?”. (wawancara IX, 5 Maret 2012).
“tidak, sebelum barang sampai ke user, bagian Gudang menerima
tanda terima barang bersama barang tersebut dan dilakukan
pencatatan kemudian didistribusikan ke user”.
Dari hasil wawancara diatas dapat diketahui bahwa Bagian Gudang
menerima Tanda Terima Barang bersama dengan barang (suku
cadang), kemudian disimpan di gudang. Bagian ini juga
bertanggung jawab untuk mencatat setiap barang yang digunakan
atau dikeluarkan dari gudang, setelah dilakukan pencatatan
kemudian distribusikan barang ke User.
Berikut petikan wawancara dengan Ibu Suci selaku Staff Bagian

Pengadaan di PT Kusumahadi Santosa dengan pertanyaan “bagaimana
sistem pembelian di dalam prosedur pengadaan suku cadang mesin
produksi di PT Kusumahadi Santosa?”. (Wawancara X, 10 Maret 2012).
commit to user
digilib.uns.ac.id
Dari hasil wawancara diatas dapat diketahui bahwa sistem

pembelian atau pengadaan pada PT Kusumahadi Santosa adalah sistem
pembelian kredit dan tunai. Pada pembelian tunai, system yang digunakan
sama dengan sistem pembelian kredit. Pembelian tunai mempunyai jatuh
tempo kurang dari 7 hari, sedangkan pembelian kredit mempunyai jatuh
tempo lebih dari 7 hari.
Empat fungsi penting dalam prosedur pembelian atau pengadaan

barang (suku cadang)m adalah fungsi pembelian atau pengadaan, fungsi
penerimaan, fungsi gudang dan fungsi akuntansi. Pada PT Kusumahadi
Santosa hanya ada tiga fungsi, yaitu Fungsi Logistik yang bertanggung
jawab pada pembelian dan penerimaan barang (suku cadang), fungsi
gudang yang bertanggungjawab pada penyimpanan barang (suku cadang)
dan fungsi akuntansi yang bertanggungjawab pada pencatatan setiap
transaksi yang berhubungan dengan pembelian barang
B. Fungsi dari bagian-bagian yang terlibat

Pengadaan di PT Kusumahadi Santosa dengan pertanyaan “bagian atau
fungsi apa saja yang terkait dalam prosedur pengadaan suku cadang mesin
produksi di PT Kusumahadi Santosa?”. (Wawancara XI, 10 Maret 2012).
“fungsi yang terkait dalam prosedur ini adalah fungsi pengadaan
(pembelian), fungsi gudang, fungsi hutang, fungsi akuntansi dan bagian
pemeliharaan”.
Dari hasil wawancara diatas, penulis memperoleh keterangan bahwa
fungsi atau bagian yang terlibat di dalam prosedur pengadaan suku cadang
mesin produksi di PT Kusumahadi Santosa adalah sebagai berikut :
1. Fungsi pengadaan/pembelian
Bagian ini berfungsi melakukan pengadaan barang (suku
cadang) yang diperlukan bagi perusahaan. Bagian pengadaan ini
berfungsi memperoleh informasi tentang harga suku cadang mesin
produksi, menentukan supplier yang dipilih dalam pengadaan suku
commit to user
digilib.uns.ac.id
cadang, membuat kontrak pembelian yang akan dikirim ke supplier

dan menerima barang dari supplier, kemudian bagian pengadaan ini
akan membuat tanda terima barang dan laporan penerimaan barang.
Tanda terima barang ini dibuat rangkap dua, lembar pertama dikirim
ke bagian keuangan dan lembar kedua dikirim ke bagian gudang
bersama dengan barang (suku cadang) untuk disimpan di gudang.
Bagian ini juga bertanggung jawab untuk melakukan pencatatan
pembelian barang (suku cadang).
2. Fungsi Gudang
Bagian ini bertanggungjawab untuk menerima Tanda Terima
Barang bersama dengan barang (suku cadang), kemudian disimpan di
gudang. Bagian ini juga bertanggung jawab untuk mencatat setiap
barang yang digunakan atau dikeluarkan dari gudang.
3. Fungsi Hutang
Bagian ini bertanggungjawab untuk melakukan pengecekan
dan memberikan otorisasi pada pembelian atau pengadaan barang
(suku cadang). Bagian ini juga bertanggungjawab memberikan
otorisasi atas pengeluaran kas untuk membayar hutang dari pembelian
barang (suku cadang).
4. Fungsi Akuntansi
Bagian akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian atau
pengadaan adalah fungsi pencatat hutang dan fungsi pencatat
persediaan. Dalam sistem pembelian, fungsi pencatat hutang
bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian kedalam bukti
kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti
kas keluar) yang berfungsi sebagai catatan hutang atau
menyelenggarakan kartu hutang sebagai buku pembantu hutang.
Sedangkan fungsi pencatat persediaan bertanggung jawab untuk
mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli ke dalam kartu
persediaan.
commit to user
digilib.uns.ac.id
Bagian ini juga bertanggungjawab membuat jurnal pencatatan

persediaan. Jurnal pencatatan hutang. Jurnal pengeluaran kas, jurnal
pembelian dan membuat Laporan Keuangan setiap tutup buku.
5. Bagian maintenance/pemeliharaan
Bagian ini berfungsi melakukan pemeliharaan alat-alat
produksi (pemliharaan mesin produksi) perusahaan.
C. Dokumen yang digunakan
Dari hasil dokumen/arsip di lokasi pengamatan penulis

memperoleh dokumen-dokumen yang digunakan dalam pengadaan suku
cadang mesin produksi di PT Kusumahadi Santosa yaitu :
1. Surat Pengantar Pesanan

Form ini merupakan form untuk mengajukan pembelian
barang (suku cadang).
2. Surat Permintaan Penawaran Harga
Form ini merupakan form yang dikirim ke supplier untuk
mengajukan penawaran harga. Untuk mendapatkan kesepakatan
mengenai harga dan kualitas produk. Kemudian bagian logistic
akan mengirim kontrak pembelian ke supplier yang dipilih untuk
melakukan transaksi.
3. Surat Permintaan Pembelian Barang (Suku Cadang)
Form ini merupakan form yang dikirim ke bagian Logistik
atau pengadaan sebagai dasar untuk melakukan pembelian barang
(Suku Cadang) berdasarkan kebutuhan barang yang harus tersedia
di gudang dan surat permintaan pembelian ini di otorisasi oleh
bagian gudang kemudian dikirimkan ke bagian pengadaan atu
logistic.
4. Purchase Order / Pesanan Pembelian (PO)
Form ini merupakan form yang dikirim ke supplier sebagai
bukti pembelian barang (suku cadang). Form ini dibuat oleh bagian
logistic atau pengadaan setelah mendapat Surat Permintaan
commit to user
digilib.uns.ac.id
Pembelian Barang (suku cadang) dari bagian Produksi. Di dalam

PO ini terdapat nomor urut pesanan, alamat supplier, tanggal
pemesanan, harga satuan, jenis pesanan, syarat pembayaran dengan
potongan harga, nama dan tandatangan manajer pengadaan atau
logistik.
5. Faktur Penjualan
Form ini diterima bagian logistic atau pengadaan
bersamaan dengan penerimaan barang dari supplier. Form ini
dibuat oleh supplier dan digunakan sebagai bukti pembelian barang
(suku cadang) yang dikirim ke bagian keuangan.
6. Tanda Terima Barang
Form ini merupakan bukti bahwa barang (suku cadang)
yang dipesan atau dibeli telah diterima. Form ini dibuat oleh
bagian pengadaan setelah menerima barang dari supplier dan
mendapat otorisasi dari pihak yang berwenang atau pejabat yang
lebih tinggi sebelum dikirim ke bagian keuangan.
7. Laporan Penerimaan Barang
Form ini merupakan laporan yang dibuat oleh bagian
pengadaan atau logistik untuk dikirim ke bagian keuangan. Form
ini digunakan sebagai bukti bahwa telah terjadi transaksi
pembelian barang (suku cadang). Bagian keuangan mengecek form
ini sebelum dilakuakan pembayaran pleh bagian pengajuan rencana
bayar.
8. Bukti Pengeluaran (Surat Tanda Terima Pembayaran)
Form ini merupakan form yang digunakan untuk
mengeluarkan kas atau melakukan pembayaran. Form ini dibuat
oleh Bagian Rencana Bayar untuk melakukan pembayaran. Form
ini digunakan sebagai bukti bahwa telah dilakukan pembayaran.
9. Surat Jalan Barang
Surat ini dibuat oleh pengirim barang dan ditandatangani
oleh pengirim barang. Form ini digunakan sebagai bukti bahwa
commit to user
digilib.uns.ac.id
barang telah diterima. Form ini kemudian dikirim ke bagian

keuangan bersama dokumen lain untuk dicekm oleh bagian
keuangan.
D. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
Pengadaan di PT Kusumahadi Santosa dengan pertanyaan “bagaimana
sistem otorisasi di dalam prosedur pengadaan suku cadang mesin produksi
di PT Kusumahadi Santosa?”. (Wawancara XII, 12 Maret 2012).
Dari hasil wawancara diatas dapat diketahui bahwa sistem otorisasi
dan prosedur pencatatan pengadaan di PT Kusumahadi Santosa dilakukan
oleh pihak-pihak yang berwenang untuk menyetujui transaksi tersebut
dilaksanakan dan dalam hal ini adalah transaksi pembelian, adapun
prosedur pencatatan dan otorisasi di PT Kusumahadi Santosa adalah
sebagai berikut :
a. Surat Permintaan Pembelian Barang dibuat dan diotorisasi oleh
bagian gudang.
b. Purchase Order (PO) dibuat dan diotorisasi oleh bagian pengadaan
atau logistic.
c. Tanda Terima Barang yang telah distempel dilakukan oleh bagian
gudang.
d. Bukti Pembayaran (transfer bank) dilakukan oleh bagian akuntansi.
e. Pencatatan Jurnal Pembelian dilakukan oleh bagian akuntansi.
Pembelian atau pengadaan barang (suku cadang) di PT
Kusumahadi Santosa dilakukan oleh bagian Logistik atau pengadaan
setelah mendapat permintaan pembelian barang dari bagian Produksi.
Fungsi produksi ini melakukan permintaan pembelian setelah mendapat
Surat Pengantar Pesanan dan harus diotorisasikan oleh fungsi RANDAL.
Otorisasi ini dimaksudkan agar pembelian yang tidak sesuai dengan
produksi bisa bisa dihindari.
Kontrak pembelian yang dikirim ke supplier sudah diotorisasi oleh
Manajer Logistik. Otorisasi ini bertujuan agar Manajer Logistik dapat
commit to user
digilib.uns.ac.id
melakukan pengecekan apakah pembelian barang (suku cadang) sudah

sesuai dengan permintaan dari Fungsi Produksi.
Laporan Penerimaan Barang yang dibuat oleh Fungsi Logistik
diotorisasi oleh Manajer Logistik sebagai bukti bahwa barang benar-benar
diterima. Bukti nini digunakan oleh Fungsi Hutang dalam melakukan
otorisasi dan pengecekan hutang mana yang disetujui untuk dibayar.
Bukti pengeluaran dibuat oleh Fungsi Pengajuan Rencana Bayar
setelah semua dokumen diperiksa dan mendapat otorisasi dari Fungsi
Hutang. Otorisasi ini dimaksudkan agar dokumen yang tidak sesuai satu
dengan yang lain bisa dikembalikan ke Fungsi Logistik untuk di cek ulang.
Semua pencatatan Hutang di PT Kusumahadi Santosa didasarkan pada
Kontrak Pembelian, Laporan Penerimaan Barang dan Faktur dari supplier,
sehingga apabila terjadi penyelewengan atau kesalahan pada Fungsi
Hutang bisa diketahui dari dokumen-dokumen tersebut.
Jurnal Pencatatan Hutang dan Jurnal Pengeluaran Kas diotorisasi
oleh Manajer Akuntansi, sehingga apabila terjadi kesalahan dapat
diketahui dan data atau catatan di dalam Jurnal Pencatatan Hutang dan
Jurnal Pengeluaran Kas dapat dipertanggungjawabkan oleh Manajer
Akuntansi.
E. Praktek yang sehat

Dari hasil observasi di PT Kusumahadi Santosa penulis
memperoleh informasi bahwa, pada setiap pembelian barang (suku
cadang), surat pengantar pesanan diberi nomor urut dan sudah diotorisasi.
Artinya surat pengantar pesanan tersebut sudah dapat
dipertanggungjawabkan. Surat-surat tersebut terdiri dari :
a. Kontrak Pembelian
Kontrak pembelian sudah diberi nomor urut tercetak, dibuat
oleh Fungsi Logistik dan diotorisasi oleh Manajer Logistik,
sehingga setiap ada kesalahan atau penyelewengan harus dapat
dipertanggungjawabkan oleh Fungsi Logistik. Pemberian
commit to user
digilib.uns.ac.id
nomor urut tercetak dimaksudkan agar apabila ada kesalahan

pada pembelian barang (suku cadang) bisa mudah dicari
penyebabnya, karena lebih mudah untuk menemukan Kontrak
Pembelian yang mana terjadi kesalahan dan lebih mudah
pencatatannya bila diurutkan.
b. Laporan Penerimaan Barang
Setiap Laporan Penerimaan Barang diberi nomor urut tercetak
dan dibuat oleh Fungsi Logistik dan diotorisasi oleh Manajer
Logistik. Hal ini dimaksudkan agar setiap kesalahan yang
terjadi dapat dipertanggungjawabkan oleh Fungsi Logistik.
Pemberian nomor urut pada Laporan Penerimaan Barang
dimaksudkan agar lebih mudah dalam pencatatan dan apabila
ada kesalahan penerimaan barang (suku cadang) dapat
diketahui dengan melihat nomor urut yang tercetak. Semua
pembelian barang (suku cadang) dilakukan oleh Fungsi
Logistik setelah mendapat Surat Permintaan Penawaran Harga
dari supplier. Fungsi Logistik kemudian akan memilih supplier
yang sesuai yaitu dengan spesifikasi barang yang bagus dan
dengan harga yang kompetitif.
c. Fungsi Logistik
Semua barang (suku cadang) yang diterima akan dicocokkan
oleh Fungsi Penerimaan dengan Laporan Penerimaan Barang
yang dikirim bersama dengan pengiriman barang. Apabila
sesuai maka barang (suku cadang) dapat langsung disimpan
oleh Fungsi Gudang dan kemudian di distribusikan ke User.
Fungsi Logistik memeriksa dan mencocokkan barang yang
diterima dengan faktur penjualan dan Purchase Order. Bila
tidak sesuai, maka dikembalikan ke supplier. Barang kemudian
dikirim ke Fungsi Gudang bersama Laporan Penerimaan
Barang. Dalam pemeriksaan tersebut, Fungsi Logistik juga
akan memeriksa harga, syarat pembelian dan ketelitian dalam
commit to user
digilib.uns.ac.id
Faktur Penjualan. Pemeriksaan ini dimaksudkan agar barang

yang tidak sesuai dengan pesanan dapat langsung
dikembalikan.
d. Fungsi Hutang dan Fungsi Pengajuan Rencana Bayar
Pada Fungsi Hutang, setiap dokumen yang diterima oleh
Fungsi Logistik selalu dicocokkan nama supplier, jenis barang,
jumlah barang dan harga barang pada setiap dokumen. Setelah
dilakukan pengecekan dan semua dokumen sudah sesuai,
selanjutnya akan dilakukan pembayaran oleh Fungsi Pengajuan
Rencana Bayar. Pembayaran Hutang dilakukan sesuai syarat
pembelian agar mendapat potongan harga. Semua pembayaran
Hutang dilakukan sebelum tanggal jatuh tempo. Bukti Kas
Keluar dan semua dokumen pendukungnya di cap lunas setelah
cek dibayarkan atau dikirim ke supplier. Pemberian cap lunas
ini dimaksudkan agar dokumen yang sudah diajukan
pembayarannya tidak diajukan lagi.
commit to user
digilib.uns.ac.id
BAB VI
PENUTUP
A. Kesimpulan
Dari hasil pengamatan dapat diambil kesimpulan bahwa dalam
pengadaan suku cadang mesin produksi di PT Kusumahadi Santosa Jaten
Karanganyar, terdapat prosedur sebagai berikut :
1. Tahap pertama dalam prosedur pengadaan suku cadang
mesinproduksi di PT Kusumahadi Santosa Jaten Karanganyar
adalah melalui Manajer atau Kepala seksi pengadaan menerima
Permintaan Pembelian Barang dari bagian produksi dan
mempelajari Surat Kebutuhan Bulanan kemudian
membubuhkan paraf dan tanggal terima.
2. Setelah melalui tahap verifikasi Kasie pengadaan membuat
surat penawaran harga kepada beberapa supplier untuk mencari
informasi mengenai harga, jumlah, sumber penjual dan jadwal
penyerahan.
3. Manajer Pengadaan membubuhkan tandatangan pada surat
penawaran harga yang sudah disetujui, kemudian mengirimkan
surat penawaran harga melalui faximile dan mendapatkan
jawaban dari calon supplier.
4. Kasie Pengadaan membandingkan harga dari beberapa calon
supplier, dengan kriteria spesifikasi barang yang sesuai, harga
dan tempo pembayaran yang kompetitif dan kedatangan barang
yang tepat waktu.
5. Kasie Pengadaan membuat surat pengajuan perubahan harga
apabila terjadi kenaikan harga dan pengajuan barang pengganti.
6. Manajer Pengadaan memberikan tandatangan pada surat
pengajuan perubahan harga yang telah disetujui apabila terjadi
perubahan harga
commit to user
digilib.uns.ac.id
7. Kasie pengadaan membuat pesanan pembelian pada program

yang sudah tersedia untuk barang yang tidak terjadi kenaikan
harga. Kemudian mencatat di buku nomor pesanan pembelian.
8. Kasie Pengadaan memeriksa spesifikasi barang, kualitas dan
harga pada pesanan pembelian, kemudian mencocokkan
dengan Surat Kebutuhan Bulanan dan Permintaan Pembelian
Barang, apabila sudah sesuai maka mintakan persetujuan dari
Manajer Pengadaan.
9. Manajer Pengadaan memeriksa pesanan pembelian dan
membubuhkan tandatangan.
10. Kasie Pengadaan mendistribusikan pesanan pembelian yang
sudah disetujui :
a. Lembar 1 untuk supplier (kirim via faximile)
b. Lembar 2 untuk Administrasi Logistik/Pengadaan
c. Lembar 3 untuk Gudang
d. Lembar 4 untuk arsip (pengadaan/logistik)
11. Kasie Pengadaan menerima barang dari supplier dan membuat
tanda terima barang dan laporan penerimaan barang.
12. Bagian Gudang menerima Tanda Terima Barang bersama
dengan barang (suku cadang), kemudian disimpan di gudang.
Pada prosedur pengadaan suku cadang mesin produksi pada PT

Kusumahadi Santosa terdapat system otorisasi pada setiap fungsi. Hal ini
bertujuan agar setiap pembelian atau pengadaan barang (suku cadang)
dapat dipertanggungjawabkan oleh masing-masing fungsi (bagian). Pada
prosedur pengadaan suku cadang mesin produksi ini juga terdapat Fungsi
Pengajuan Rencana Bayar yang bertanggungjawab melakukan
pembayaran hutang.
Fungsi yang menerima barang dan melakukan pembelian adalah
Fungsi Logistik (pengadaan). Fungsi ini melakukan pengadaan barang
(suku cadang) yang diperlukan bagi perusahaan dan berfungsi memperoleh
commit to user
digilib.uns.ac.id
informasi tentang harga suku cadang mesin produksi, menentukan supplier

yang dipilih dalam pengadaan suku cadang, membuat kontrak pembelian
yang akan dikirim ke supplier dan menerima barang dari supplier,
kemudian bagian pengadaan ini akan membuat tanda terima barang dan
laporan penerimaan barang.
B. Saran
Di dalam Prosedur Pengadaan Suku Cadang mesin Produksi ini
masih terdapat hambatan yaitu adanya keterlambatan dalam pengiriman
suku cadang yang mengakibatkan terhentinya kegiatan produksi (akibat
kerusakan komponen mesin produksi). Apabila pengiriman suku cadang
terlambat, maka mesin produksi yang mengalami kerusakan tidak segera
mengalami perbaikan dan berakibat pada macetnya kegiatan produksi dan
secara tidak langsung juga dapat mempengaruhi keuntungan perusahaan.
Berdasarkan hambatan tersebut diatas, penulis memberikan saran
pada PT Kusumahadi Santosa sebagai berikut:
1. Perusahaan seharusnya memberikan sanksi pada supplier yang
terlambat mengirimkan barang (suku cadang) untuk memberikan efek
jera.
2. Apabila sanksi yang diberikan perusahaan masih belum bisa
memberikan efek jera pada supplier, perusahaan harus memberikan
tindakan yang lebih tegas yaitu dengan memberikan SP (Surat
Peringatan) kepada supplier atau pemutusan hubungan kerjasama
dengan supplier.
commit to user

Prosedur Pengadaan Suku Cadang Mesin Produksi Di PT Kusumahadi Santosa Abstrak.p

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Prosedur Pengadaan Suku Cadang Mesin Produksi Di PT Kusumahadi Santosa Abstrak.p

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.

PROSEDUR PENGADAAN SUKU CADANG MESIN PRODUKSI

Diajukan Untuk Memenuhi Persyaratan Dalam memperoleh Sebutan

PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI

Nama : Amita Wijayanti

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul “Prosedur

Surakarta, Juni 2012

Masa depan adalah milik mereka yang percaya tentang keindahan

Dengan segala kerendahan hati, karya sederhana ini ku persembahkan pada:

Puji syukur Alhamdulillah penulis panjatkan kepada Allah SWT yang

9. Special thanks untuk sahabat-sahabatku, Betty Septiana Sari, Anis Paryanti,

Surakarta, Juni 2012

HALAMAN JUDUL …………………………………………………………… i

PENGESAHAN ………………………………………………………………... iii

KATA PENGANTAR …………………………………………………………. vii

DAFTAR ISI …………………………………………………………………… ix

DAFTAR GAMBAR …………………………………………………………... xii

DAFTAR TABEL ……………………………………………………………... xiii

ABSTRAK …………………………………………………………………….. xiv

BAB I PENDAHULUAN …………………………………………………. 1

A. Latar Belakang Masalah ……………………………………………. 1

B. Rumusan Masalah ………………………………………………….. 3

C. Tujuan Pengamatan ………………………………………………… 3

D. Manfaat Pengamatan ………………………………………………... 3

BAB II TINJAUAN PUSTAKA …………………………………………….. 5

A. Pengertian Prosedur …………………………………………………. 5

B. Pengertian Pengadaan ………………………………………………. 8

C. Suku Cadang (Spare Part) ………………………………………….. 16

BAB III METODELOGI PENGAMATAN …………………………….. 19

A. Lokasi Pengamatan ……………………………………………... 19

B. Jenis Pengamatan ……………………………………………….. 19

C. Sumber Data …………………………………………………….. 19

D. Teknik Pengumpulan Data ……………………………………… 20

E. Teknik Pengambilan Sampel ……………………………………. 21

F. Analisis Data …………………………………………………….. 21

BAB IV DESKRIPSI LEMBAGA ………………………………………… 23

A. Sejarah Berdirinya Perusahaan …………………………………. 23

1. Layout Perusahaan …………………………………………... 24

2. Aspek Strategi Perusahaan …………………………………... 25

3. Visi dan Misi Perusahaan ……………………………………. 27

B. Struktur Organisasi ……………………………………………… 28

BAB V HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN ………………… 41

A. Prosedur Pengadaan Suku Cadang Mesin Produksi …………….. 41

B. Fungsi Bagian-bagian yang Terlibat ………………………......... 46

C. Dokumen yang digunakan ………………………………………. 48

D. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan ……………………… 50

E. Praktek yang sehat ………………………………………………. 51

BAB VI PENUTUP …………………………………………………......... 54

Daftar Pustaka ……………………………………………………………… 57

1. Gambar 2.1 Bagan Prosedur Perolehan Bahan ………………………... 14

1. Tabel 2.1 Tabel Bagan Aliran Pekerjaan ………………………… 14

AMITA WIJAYANTI. D1509006. PROSEDUR PENGADAAN SUKU

A. Latar Belakang Masalah

penanganan perawatan yang memadai. Perusahaan perlu meningkatkan

“Bagaimana Prosedur Pengadaan Suku Cadang Mesin Produksi di PT

3. Bagi Pihak lain

Prosedur dapat diartikan sebagai berikut :

Prosedur adalah suatu seri tugas-tugas yang saling berhubungan satu

“Suatu prosedur berhubungan dengan pemilihan dan penggunaan arah

Moekijat (1975:212) juga mengemukakan, bahwa sifat dari suatu

2. Prosedur-prosedur biasanya dipandang sebagai penerapan dari

Ciri-ciri prosedur-prosedur yang baik menurut Moekijat (1975:212-

1. Prosedur-prosedur harus didasarkan atas fakta-fakta yang cukup