Laporan Tugas Akhir

library.uns.ac.id digilib.uns.ac.
id
LAPORAN TUGAS AKHIR

SISTEM INFORMASI TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK
DI BADAN PERENCANAAN PENELITIAN DAN
PENGEMBANGAN DAERAH
KABUPATEN KLATEN
Disusun Oleh :
RIZKA LISTYA RATNA DEWI
D1514093
Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Guna Memperoleh Gelar Ahli Madya
(A.Md.) Dalam Bidang Manajemen Administrasi
PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2017
commit to user
i
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
ii
commit to user
iii
commit to user
iv
MOTTO
“Maka Sesungguhnya Bersama Kesulitan Itu Ada Kemudahan”

(Al- Insyirah: 5)
Boleh jadi kamu membenci sesuatu, padahal ia amat baik bagi kamu. Dan boleh jadi
kamu mencintai sesuatu, padahal ia amat buruk bagi kamu. Allah Maha mengetahui
sedangkan kamu tidak mengetahui”
(Al-Baqarah: 216)
Dengan Niat, Ikhtiar, Doa, dan Tawakal apa yang kita inginkan akan tercapai
(Penulis)
commit to user
v
PERSEMBAHAN
Tugas Akhir ini dipersembahkan untuk:

 Bapak Yulian Sulistiyono dan Ibu Siti Istikhomah selaku orang tua saya
tercinta yang dengan tulus membesarkan, mendidik, dan senantiasa
memberikan inspirasi, serta selalu memberi doa
 Seluruh keluarga dan semua saudara-saudaraku yang telah mendukung
dan membantu dengan tulus
 Semua sahabat-sahabat dan teman-temanku yang selalu mendukung,
membantu, dan menyemangatiku dengan ikhlas
 Semua teman Manajemen Administrasi angkatan 2014
 Universitas Sebelas Maret (UNS) Surakarta
 Almamater UNS Surakarta
commit to user
vi
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah, puji syukur kehadirat Allah SWT yang senantiasa

melimpahkan rahmat, karunia dan hidayah–Nya sehingga penulis dapat
menyelesaikan tugas akhir yang berjudul ” Sistem Informasi Tata Naskah Dinas
Elektronik Di Badan Perencanaan Penelitian Dan Pengembangan Daerah
Kabupaten Klaten” ini dengan baik. Tugas akhir ini merupakan salah satu syarat
untuk memenuhi sebagian persyaratan dalam memperoleh gelar Ahli Madya
(A.Md.) dalam Bidang Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Penulis menyadari bahwa dalam penulisan tugas akhir ini tidak lepas dari
dukungan, bimbingan dan bantuan dari berbagai pihak secara langsung maupun
tidak langsung. Oleh karena itu penulis mengucapkan terima kasih kepada:
1. Bapak Irsyadul Ibad, S.AB, M.Ed, M.Si., selaku Dosen Pembimbing
Tugas Akhir yang telah meluangkan waktunya untuk memberi pengarahan
dan bimbingannya dalam penyusunan Tugas Akhir ini.
2. Ibu Dra. Hj. Lestaringsih, M.Si., selaku Dosen Penguji satu dalam sidang
Tugas Akhir.
3. Ibu Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni, M.Si., selaku Dekan Fakultas
Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
4. Bapak Drs. Ali, M.Si., selaku Ketua Program Studi Diploma III
Manajemen Administrasi.
5. Ibu Dra. Retno Suryawati, M.Si., selaku Pembimbing Akademik.
6. Seluruh Ibu dan Bapak Dosen Manajemen Administrasi. Terima kasih atas
semua ilmu yang sangat berharga yang telah diberikan selama ini kepada
penulis, semoga Allah senantiasa membalas semua kebaikan yang Ibu dan
Bapak Dosen berikan selama ini.
7. Bapak Drs. H. Bambang Sigit Sinugraha, MM., selaku Kepala Bappeda
Kabupaten Klaten beserta Kasubag, Kabid dan staf atas bantuan dan
commit to user
vii
kerjasamanya yang telah memberi izin dan kemudahan selama penulis

melakukan pengamatan.
8. Bapak Trimo Trijoko, S.Sos, selaku Kasubag Umum dan Kepegawaian
tang telah memberi bimbingan dan membantu penulis dalam proses
pengumpulan data pengamatan.
9. Keluarga yang telah mendukung dalam penulisan tugas akhir ini.
10. Seluruh teman-teman seangkatan satu kelas dan satu jurusan yang saling
mendukung serta memberi semangat demi suksesnya Tugas Akhir ini.
11. Semua orang yang telah membantu penulis tugas akhir yang tidak dapat
penulis sebutkan satu persatu.
Penulis menyadari bahwa tugas akhir ini sangat sederhana dan masih
banyak kekurangan. Semua ini karena keterbatasan kemampuan yang ada pada
penulis. Akan tetapi, kesederhanaan ini semoga tidak mengurangi baik arsi
maupun manfaatnya terutama bagi para pembaca. Penulis hanya dapat
menyampaikan rasa hormat setinggi-tingginya dan mengucapkan terimakasih
yang tak terhingga atas bantuan dari semua pihak dan semoga Allah SWT
membalasnya serta penulisan tugas akhir ini dapat bermanfaat, Aamiin.
Surakarta, 15 Mei 2017

Penulis,
Rizka Listya Ratna Dewi

D1514093
commit to user
viii
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL .................................................................................... i
PERSETUJUAN ........................................................................................... ii
PENGESAHAN............................................................................................ iii
PERNYATAAN ........................................................................................... iv
MOTTO ....................................................................................................... v
PERSEMBAHAN......................................................................................... vi
KATA PENGANTAR .................................................................................. vii
DAFTAR ISI ................................................................................................ ix
DAFTAR TABEL ........................................................................................ xi
DAFTAR GAMBAR .................................................................................... xii
DAFTAR LAMPIRAN ................................................................................. xiii
ABSTRAK ................................................................................................... xiv
BAB I. PENDAHULUAN .......................................................................... 1

A. Latar Belakang Masalah ....................................................... 1
B. Perumusan Masalah.............................................................. 4
C. Tujuan Pengamatan .............................................................. 4
D. Manfaat pengamatan ............................................................ 5
BAB II. TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN ..... 6

A. Tinjauan Pustaka .................................................................. 6
1. Sistem Otomatisasi Perkantoran...................................... 6
2. Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) ........................... 18
B. Metode Pengamatan ............................................................. 28
1. Lokasi Pengamatan......................................................... 28
2. Jenis Pengamatan ........................................................... 28
3. Teknik Pengumpulan Data .............................................. 29
BAB III. DESKRIPSI PERUSAHAAN ...................................................... 31

A. Sejarah Singkat Bappeda Kabupaten Klaten ......................... 31
B. Visi dan Misi Bappeda Kabupaten Klaten ............................ 31
C. Tugas Pokok dan Fungsi Bappeda Kabupaten Klaten ........... 32
D. Struktur Organisasi Bappeda Kabupaten Klaten ................... 33
E. Job Deskripsi........................................................................ 41
F. Pegawai Bappeda Kabupaten Klaten .................................... 44
commit to user
ix
BAB IV. PEMBAHASAN HASIL PENGAMATAN ................................. 45

A. Sistem Informasi Tata Naskah Dinas Elektronik
(TNDE) ................................................................................ 45
B. Model Sistem Informasi Tata Naskah Dinas Elektronik
(TNDE) ............................................................................... 46
C. Kegiatan Pokok Sistem Otomatisasi Perkantoran.................. 47
1. Pengumpulan Data ......................................................... 47
2. Pengolahan Data ............................................................. 54
3. Penyimpanan Data .......................................................... 65
4. Pendistribusian Data ....................................................... 67
D. Bentuk Aplikasi Sistem Otomatisasi Perkantoran ................. 71
BAB V. PENUTUP ...................................................................................... 72

A. Kesimpulan .......................................................................... 72
B. Saran .................................................................................... 74
DAFTAR PUSTAKA .................................................................................. 75
LAMPIRAN
commit to user
x
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 1.1 Data Jumalah Surat Masuk dan Surat Keluar di Bappeda
Kabupaten Klaten .......................................................................... 3
Tabel 3.1 Data Pegawai di Bappeda Kabupaten Klaten ................................. 44
commit to user
xi
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 2.1 Model Sistem Otomatisasi Perkantoran .................................. 7

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Bappeda Kabupaten Klaten ..................... 33
Gambar 4.1 Model Sistem Informasi Tata Naskah Dinas Elektronik
(TNDE) ................................................................................... 46
Gambar 4.2 Alur Kerja Surat Masuk.......................................................... 49
Gambar 4.3 Alur Kerja Surat Keluar.......................................................... 52
Gambar 4.4 Tampilan Login Aplikasi Sistem Tata Naskah Dinas
Elektronik ............................................................................. 55
Gambar 4.5 Tampilan Menu Home pada Aplikasi Sistem Tata Naskah
Dinas Elektrinik ..................................................................... 56
Gambar 4.6 Tampilan Input data Agenda Surat Masuk Aplikasi Sistem
Tata Naskah Dinas Elektronik Bappeda Kabupaten Klaten ..... 58
Gambar 4.7 Tampilan fitur Pendukung Aplikasi Sistem Tata Naskah Dinas
Elektronik Bappeda Kabupaten Klaten................................... 61
Gambar 4.8 Tampilan Kartu Kendali dan Lembar Disposisi Surat pada
Aplikasi Sistem Tata Naskah Dinas Elektronik Bappeda
Kabupaten Klaten .................................................................. 62
Gambar 4.9 Tampilan Input data Agenda Surat Masuk Aplikasi Sistem
Tata Naskah Dinas Elektronik Bappeda Kabupaten Klaten .... 63
Gambar 4.10 Fitur Penyimpanan pada Aplikasi Sistem Tata Naskah Dinas
Elektronik .............................................................................. 66
Gambar 4.11 Tampilan Fitur Pencarian Surat masuk dan surat keluar
pada Aplikasi Sistem Tata Naskah Dinas Elektronik
Bappeda Kabupaten Klaten ................................................... 67
Gambar 4.12 Alur Disposisi Surat ............................................................. 68
Gambar 4.13 Output Kartu Kendali dan Disposisi Surat ............................ 70
commit to user
xii
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Checklist Observasi

Lampiran 2 Pedoman Wawancara
Lampiran 3 Surat Tugas Magang
Lampiran 4 Formulir Absensi Magang
Lampiran 5 Formulir Monitoring Magang
Lampiran 6 Formulir Pernilaian Magang
Lampiran 7 Surat Keterangan Selesai Magang
Lampiran 8 Surat Masuk
Lampiran 9 Surat Masuk Faksimile
Lampiran 10 Surat Keluar
Lampiran 11 Kartu Kendali dan Disposisi Surat
commit to user
xiii
ABSTRAK
Rizka Listya Ratna Dewi, D1514093, Sistem Informasi Tata Naskah Dinas
Elektronik Di Badan Perencanaan Penelitian Dan Pengembangan Daerah
Kabupaten Klaten, Tugas Akhir, Program Studi Manajemen Administrasi,
Program Diploma III, Fakultas Ilmu Sosial dan Politik, Universitas Sebelas
Maret Surakarta, 2017, 76 halaman.
Arsip memiliki nilai guna administrasi sebagai pedoman dalam

menjalankan aktivitas sehari-hari. Salah satu aktivitas sehari-hari Bappeda
Kabupaten Klaten antara lain administrasi surat menyurat. Surat menyurat
bertujuan untuk menciptakan kelancaran komunikasi tertulis. Bentuk komunikasi
tertulis berupa naskah dinas yang berisi surat-surat. Volume surat masuk dan surat
keluar di Bappeda Kabupaten Klaten yang cukup banyak, sehingga perlu adanya
sistem otomatisasi kearsipan yaitu Sistem Informasi Tata Naskah Dinas
Elektronik. Sistem Tata Naskah Dinas Elektronik berguna untuk memudahkan
pengelolaan naskah dinas di Bappeda Kabupaten Klaten. Dalam penulisan tugas
akhir ini mempunyai tujuan untuk mendeskripsikan Sistem Informasi Tata Naskah
Dinas Elektronik di Bappeda Kabupaten Klaten.
Jenis pengamatan yang dilakukan penulis yaitu observasi berperan. Teknik
pengumpulan data yaitu dengan observasi berperan aktif, wawancara terstruktur,
dan mengkaji dokumen dan arsip.
Hasil pengamatan berkaitan dengan Sistem Informasi Tata Naskah Dinas
Elektronik di Bappeda Kabupaten Klaten dapat dideskripsikan bahwa model
sistem informasi Tata Naskah Dinas Elektronik yang digunakan oleh Bappeda
Kabupaten Klaten menggunakan model sistem sederhana yaitu input, proses, dan
output. Terdapat empat kegiatan pokok sistem otomatisasi perkantoran yaitu
pengumpulan data, pengolahan data, penyimpanan data, dan pendistribusian data.
Selain itu, terdapat bentuk aplikasi yang digunakan antara lain pengolah
kata/angka/data, surat elektronik, faksimile, sistem arsip elektronik, pembuatan
image dengan Adobe photoshop, dan penyebaran informasi menggunakan telepon
dan grup WhatsApp.
Kata kunci: arsip, disposisi, sistem informasi, surat keluar, surat masuk, dan tata
naskah dinas elektronik.
commit to user
xiv
ABSTRACT
Rizka Listya Ratna Dewi, D1514093, Archiving Information System in

Electronic Division of Local Research and Development Planning Agency of
Klaten Regency, Final Project, Undergraduate Administration Program, Social
and Political Sciences Faculty, Surakarta Sebelas Maret University, 2017,
76 pages.
Archive has administrative use as the guidelines in doing daily activities.
One of daily activities in Bappeda of Klaten Regency is correspondence.
Correspondence aims to create the smooth written communication. The form of
written communication is in the form of service text containing mails. The volume
of incoming and exiting mail in Bappeda of Klaten Regency is large enough, so
that there should be archiving automating system, Archiving Information System
of Electronic Service. The Archiving Information System of Electronic Service is
useful to facilitate the management of service archive (text) in Bappeda of Klaten
Regency. This research aimed to describe the Archiving Information System of
Electronic Service in Bappeda of Klaten Regency.
The type of observation conducted by the author was participatory
observation. Techniques of collecting data used were active participatory
observation, structured interview, and document and archive study.
The result of study related to Archiving Information System of Electronic
Service in Bappeda of Klaten Regency could describe that the Archiving
Information System of Electronic Service model used by Bappeda of Klaten
Regency employed a simple system model including input, process, and output.
There were four main activities in office automating system: data collection, data
processing, data storage, and data distribution. In addition, there was a form of
application used including word/numerical/data processor, electronic mail,
facsimile, electronic archive system, image creation using Adobe photoshop, and
information dissemination using phone and WhatsApp group.
Keywords: Archive, disposition, information system, exiting mail, incoming mail,

and electronic service archiving.
commit to user
xv
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah

Arsip merupakan salah satu faktor penting dalam suatu
instansi/organisasi karena memiliki peran penting sebagai sumber informasi
yang bernilai hukum dan dapat menjadi bukti otentik untuk mengambil suatu
keputusan. Menurut H.M. Nawawi Dg. Sibali (2010) menyatakan bahwa arsip
berperan penting dalam administrasi sebagai pusat ingatan dan sumber
informasi dalam rangka melakukan kegiatan perencanaan, menganalisa,
perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pernilaian,
pengendalian, dan pertanggungjawaban dengan setepat-tepatnya. Arsip juga
memiliki nilai guna yang tidak kalah penting yaitu nilai guna administrasi
yang berguna sebagai pedoman dalam menjalankan aktivitas sehari-hari.
Aktivitas sehari-hari yang dilaksanakan instansi/organisasi berdasarkan
infomasi dari arsip yang melibatkan kegiatan surat menyurat.
Surat menyurat merupakan salah satu kegiatan instansi/organisasi
sebagai sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi.
Surat menyurat memiliki fungsi sebagai alat untuk menyampaikan,
pemberitahuan, permintaan, buah pikiran atau gagasan, sebagai alat bukti
tertulis (hitam diatas kertas) terkait masalah hukum, sebagai alat untuk
mengingat yang digunakan sebagai bukti sejarah sebagai pedoman kerja.
Dalam suatu instansi/organisasi surat menyurat bertujuan untuk menciptakan
kelancaran komunikasi tertulis yang efektif dan efisien agar tercapai kesamaan
pengertian dan pemahaman. Menurut Permenpan R&B No 80 tahun 2012,
dalam penyelenggaraan pemerintahan agar tercapai kesamaan pengertian dan
pemahaman, perlu adanya pedoman tata naskah dinas. Tujuan adanya
pedoman naskah dinas, agar tidak menimbulkan salah pengertian dan
pemahaman informasi.
Naskah dinas memiliki beberapa jenis, antara lain berisi tentang
commit to user
pedoman, peraturan, petunjuk pelaksanaan, surat edaran, surat keputusan,
1
surat undangan, surat tugas, surat perintah, surat pengantar, surat keterangan,
intruksi, laporan, dan lain sebagainya. Surat tersebut merupakan bagian dari
arsip yang dibutuhkan oleh instansi/organisasi. Menurut Suprapto (2014:195)
surat memiliki fungsi bagi instansi/organisasi antara lain sebagai alat
pengingat, bukti historis, pedoman bertindak, jaminan keamanan, dokumentasi
tertulis, dan pedoman kegiatan kantor, sehingga perlunya perhatian khusus
terhadap suatu arsip untuk keberlangsungan aktivitas instansi. Dalam
prakteknya, surat yang diterima atau dikirim oleh instansi/organisasi cukup
banyak setiap harinya, volume arsip pun meningkat sehingga, membutuhkan
suatu sistem informasi.
Salah satu sistem informasi yang penting dalam instansi/organisaai
adalah sistem informasi kearsipan atau otomasi kearsipan yang bertujuan
untuk memudahkan dalam pengelolaan, penyimpanan, dan penemuan kembali
hingga pendistribusian arsip dalam suatu instansi/organisasi. Manfaat dari
otomasi kearsipan yaitu dapat menghemat waktu, tenaga, dan biaya yang
dikeluarkan oleh instansi/organisasi. Otomasi kearsipan juga memiliki
kelebihan yaitu memudahkan dalam penemuan kembali arsip akan lebih cepat
dan lebih mudah, sehingga mempersingkat waktu dalam proses pekerjaan di
instansi/organisasi, hal ini sependapat dengan Badri Munir Sukoco
(2007:112).
Badan Perencanaan Penelitian Pengembangan Daerah (Bappeda)
Kabupaten Klaten adalah salah satu instansi pemerintah daerah yang
mempunyai tugas membantu Bupati melaksanakan urusan pemerintahan
di bidang perencanaan, penelitian, dan pengembangan guna mewujudkan
pembangunan daerah yang berkelanjutan (Peraturan Bupati Klaten No 62
Tahun 2016). Salah satu kegiatan Bappeda antara lain administrasi surat
menyurat. Kegiatan tersebut merupakan salah satu rincian tugas dari
Subbagian Umum dan Kepegawaian. Bappeda Kabupaten Klaten mengunakan
sistem otomasi kearsipan yaitu Sistem Informasi Tata Naskah Dinas
Elektronik. Tata Naskah Dinas Elektronik tersebut adalah pengelolaan naskah
commit to user
dinas secara elektronik dengan memanfaatkan teknologi informasi dan
komunikasi untuk kecepatan dan kemudahan dalam proses pengambilan

keputusan (Permenpan R&B Nomor 6 Tahun 2011). Manfaat Tata Naskah
Dinas Elektronik ialah memberi keamanan dalam penyimpanan dokumen,
kemudahan dalam menangani dokumen, dan keakuratan dalam pelacakan
status dokumen. Guna untuk memudahkan pengelolaan naskah-naskah dinas,
Bappeda Kabupaten Klaten menggunakan Sistem Informasi Tata Naskah
Dinas Elektronik.
Berikut data surat masuk dan surat keluar di Bappeda Kabupaten
Klaten dari Tahun 2014 sampai 2016:
Tabel 1.1
Data Jumlah Surat Masuk dan Surat Keluar
di Bappeda Kabupaten Klaten Tahun 2014-2016
No. Tahun Surat Masuk Surat Keluar Jumlah
1 2014 1486 1128 2614
2 2015 2152 1276 3428
3 2016 3188 1629 4817
Total 6826 4033 10859
Sumber data: Sekretariat Bappeda Kabupaten Klaten
Berdasarkan data tersebut, dapat diketahui bahwa surat masuk dan

surat keluar di Bappeda Kabupaten Klaten setiap tahunnya meningkat. Pada
tahun 2014 surat masuk sebanyak 1486 surat meningkat menjadi 2152 surat
pada tahun 2015, meningkat lagi pada tahun 2016 hingga 3188 surat dengan
total surat masuk selama tiga tahun mencapai 6826 surat. Sementara itu, pada
tahun 2014 surat keluar sebanyak 1128 surat, meningkat menjadi 1276 surat
pada tahun 2015, meningkat lagi pada tahun 2016 menjadi 1629 surat dan total
surat keluar selama tiga tahun mencapai 4033 surat. Jadi, total surat masuk
dan surat keluar selama tiga tahun mencapai 10859 surat. Dengan demikian,
peningkatan jumlah surat tersebut, berpengaruh terhadap penyimpanan dan
commit to user
penemuan kembali arsip di Bappeda Kabupaten Klaten, sehingga penggunaan
sistem otomasi kearsipan perlu digunakan untuk mempermudah dalam

penyimpanan dan penemuan arsip kembali demi memberikan informasi
di Bappeda Kabupaten Klaten.
Maka berdasarkan hal tersebut, penulis tertarik untuk mengambil judul
tugas akhir mengenai sistem otomasi kearsipan yang diterapkan di Bappeda
Kabupaten Klaten yaitu : “Sistem Informasi Tata Naskah Dinas Elektronik
(TNDE) di Badan Perencanaan Penelitian dan Pengembangan Daerah
(BAPPEDA) Kabupaten Klaten”.
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan uraian dari latar belakang diatas, maka rumusan masalah
yang diambil dalam pengamatan ini adalah “Bagaimana Sistem Informasi Tata
Naskah Dinas Elektronik (TNDE) di Badan Perencanaan Penelitian dan
Pengembangan Daerah (BAPPEDA) Kabupaten Klaten?”.
C. Tujuan Pengamatan
Tujuan dari pengamatan yang penulis lakukan dalam penulisan laporan
Tugas Akhir ini, antara lain:
1. Tujuan Operasional
Untuk mendeskripsikan Sistem Informasi Tata Naskah Dinas Elektronik
(TNDE) di Bappeda Kabupaten Klaten.
2. Tujuan Fungsional
Tujuan fungsional dalam pengamatan ini adalah untuk memberikan
masukan dan sebagai bahan pertimbangan dalam pelaksanaan kegiatan
perkantoran di Bappeda Kabupaten Klaten.
3. Tujuan Individual
Untuk memenuhi persyaratan dalam mendapatkan sebutan gelar Ahli
Madya (A.Md) pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi
commit to user
Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
D. Manfaat Pengamatan
Manfaat yang diharapkan penulis dalam penulisan laporan Tugas
Akhir ini, antara lain:
1. Bagi Penulis
Memperluas wawasan dan menambah pengetahuan penulis di bidang
administrasi perkantoran serta mengembangkan teori yang didapat di masa
perkulihan untuk diterapkan di dunia kerja.
2. Bagi Instansi
Memberikan saran atau masukan kepada instansi dan sebagai bahan
pertimbangan dalam pengambilan keputusan instansi. Khususnya dalam
bidang administrasi serta dapat membantu kegiatan administrasi kerja
sehari-hari.
3. Bagi Pihak Lain

Untuk menambah pengetahuan dan wawasan bagi pihak-pihak yang
tertarik dalam bidang ini serta dapat menambah informasi dan referensi
agar bermanfaat bagi pengamatan-pengamatan selanjutnya.
commit to user
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN
A. Tinjauan Pustaka
1. Sistem Otomatisasi Perkantoran (Office Automation System)
a. Pengertian Otomatisasi Perkantoran
Abdul Kadir (2002:116) mengemukakan Sistem Otomatisasi
Perkantoran atau sering disebut sistem informasi perkantoran (Office
Information System) adalah sistem yang memberikan fasilitas tugas-
tugas pemrosesan informasi sehari-hari di dalam perkantoran dan
organisasi bisnis.
Menurut Danang Sunyoto (2014:23), sistem otomatisasi
perkantoran meliputi mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan
mengirim data dan informasi dalam bentuk komunikasi kantor
elektronik.
Menurut Mc Leod (2008:105) otomasi kantor adalah penerapan
otomatisasi, seperti teknologi komputer, pada pekerjaan kantor.
Otomatisasi kantor meliputi seluruh sistem elektronik formal maupun
informal yang terutama berhubungan dengan komunikasi informasi
ke dan dari orang-orang di dalam maupun di luar perusahaan.
Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono (2014:12) menyatakan
bahwa otomasi kantor merupakan penggabungan dan penerapan
teknologi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi
meningkatkan produktivitas dan efektivitas pekerjaan perkantoran.
Berdasarkan pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa
sistem otomatisasi perkantoran adalah sistem yang memberikan
fasilitas tugas-tugas pemrosesan informasi sehari-hari di dalam
perkantoran dan organisasi bisnis yang meliputi kegiatan
mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan mengirim data serta
informasi dalam bentuk komunikasi kantor elektronik untuk perbaikan
commit to user
6
proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktivitas dan

efektivitas pekerjaan perkantoran.
b. Model Sistem Otomatisasi Perkantoran

Gambar 2.1
Model Sistem Otomatisasi Perkantoran
Sumber : Mc Leod (2008:106)

Model otomatisasi perkantoran yeng menunjukkan bagaimana
pada pemecahan masalah menggunakan aplikasi berbasis komputer
dan berbasis non komputer. Beberapa pemecahan masalah berada
di dalam perusahaaan; sedangkan yang lain berada dalam lingkungan
perusahaan. Satu keunggulan dari otomatisasi perkantoran adanya
fakta bahwa ia memberikan suatu sambungan komunikasi bagi orang-
orang di dalam maupun di luar perusahaan untuk saling berkomunikasi
satu sama lain. Model ini menunjukan bahwa aplikasi-aplikasi berbasis
komputer berinteraksi dengan basis data yang berasal dari informasi
yang diperoleh dari dalam perusahaan dan dari lingkungan.
Otomatisasi kantor telah memungkinkan sebagai perkerjaan kantor
commit to user
tertentu yang dilaksanakan di rumah suatu fenomena yang disebut

telecommuting.
c. Kegiatan Pokok Sistem Otomatisasi Perkantoran

Menurut Moekijat dalam Ida Nuraida (2008:25) terdapat empat
kegiatan pokok yang dibutuhkan untuk menyediakan informasi dalam
proses sistem kantor, antara lain:
1) Pengumpulan data
2) Pengolahan data
3) Penyimpanan data
4) Pendistribusian data
Pendistribusian data maupun informasi dibutukan komunikasi yang
baik sebagai syarat mutlak untuk melakukan koordinasi kerja, baik
secara vertikal maupun horizontal.
Menurut The Liang Gie (2009:16) Menyatakan bahwa

pekerjaan kantor berarti kegiatan mengumpulkan, mencatat, mengolah,
mengadakan, mengirim dan menyimpan keterangan. Mencatat
keterangan/kejadian berarti mencatat semua yang dilakukan sehingga
menjadi keterangan yang kelak dapat lebih berguna. Pada
kenyataannya, pelaksanaan kegiatan dapat diadakan dengan
menggunakan mesin, alat hitung, atau cara lain yang dikerjakan
dengan manual, dengan maksud dan tujuan yang tetap sama yaitu
membuat atau menyediakan informasi yang berguna untuk semua
pihak. Hakekat pekerjaan kantor dapat dibagi menjadi sebagai berikut:
1) Mengumpulkan/menghitung keterangan
Yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala
keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana,
menjadi keterangan yang siap dipergunakan bilamana diperlukan.
commit to user
2) Mencatat keterangan
Yaitu kegiatan membubuhkan keterangan dengan berbagai macam
peralatan sesuai dengan perkembangan teknologi modern dan
kebutuhan, keterangan yang diperlukan sehingga wujud keterangan
dapat langsung siap pakai.
3) Mengolah keterangan
Yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan dengan
maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna.
4) Menggandakan keterangan
Yaitu kegiatan memperbanyak keterangan dengan berbagai cara
dan alat, sebanyak jumlah yang diperlukan.
5) Mengirim keterangan
Yaitu kegiatan menyampaikan keterangan dengan berbagai cara
dan alat dari satu pihak kepada pihak lain
6) Menyimpan keterangan
Yaitu kegiatan menaruh atau meletakkan keterangan dengan
berbagai cara dan alat di tempat tertentu sehingga lebih teratur,
sistematis, dan aman.
Menurut Maryati (2008:60), mengemukakan bahwa mengolah

data menjadi informasi yang lebih berguna diperlukan empat tahap,
yaitu:
1) Pengumpulan data
Di dalam kantor atau perusahaan sendiri banyak sekali data mentah
yang belum dimanfaatkan atau belum diolah menjadi sebuah
informasi. Setiap kegiatan akan menambah data sehingga setiap
hari data itu akan bertambah terus. Misalnya dari kegiatan-kegiatan
berikut: membeli, menjual, memproduksi, menerima barang,
menyerahkan barang, data karyawan, data pelanggan, dan lain-lain.
commit to user
10
2) Penyajian data
Agar lebih berguna maka data-data dalam perusahaan tersebut
perlu ditabulasi atau disajikan dalam bentuk tabel-tabel atau
diagram-diagram, sehingga data lebih komunikatif. Jika perlu
dicari data pendukung misalnya dari luar perusahaan, seperti:
penjualan industri, informasi tentang pesaing, isu politik,
kebijakan pemerintah, dan lain-lain. Penyajian data yang menarik
dan komunikatif akan memudahkan pihak pengguna dalam
memahaminya.
3) Pengolahan data
Setelah data ditabulasi, disajikan dalam bentuk tabel-tabel dan
diagram, selanjutnya dilakukan pemrosesan data (data processing).
Untuk pengolahan data bisa digunakan dengan alat statistik, namun
bisa juga hanya dengan cara sederhana.
4) Pendistribusian
Informasi dari hasil pengolahan data selanjutnya didistribusikan
pada pengguna, khususnya tingkat manajerial, seperti pimpinan
puncak, bagian marketing, bagian keuangan, bagian sumber daya
manusia, dan lainnya yang membutuhkan yang selanjutnya akan
digunakan untuk pedoman dalam pengambilan keputusan
manajerial.
Menurut Abdul Jalaluddin Sayuti (2013:23), menyatakan

bahwa pola kegiatan perkantoran antara lain:
1) Menghimpun yaitu, kegiatan mencari dan mengusahakan
tersedianya segala keterangan.
2) Mencatat yaitu, kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan
tulis keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga berwujud
tulisan yang dapat dibaca, dikirim, dan disimpan, dalam kaitan ini
termasuk kegiatan merekam keterangan dengan alat-alat perekam
suara sehingga didengar.
commit to user
11
3) Mengolah yaitu, bermacam-macam kegiatan mengerjakan

keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang
lebih berguna.
4) Menggandakan adalah, kegiatan memperbanyak dengan berbagai
cara dengan alat untuk membuat jumlah yang diinginkan.
5) Mengirim yaitu, kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan
alat dari satu pihak ke pihak yang lain.
6) Menyimpan adalah, kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan
alat pada tempat tertentu agar warkat tetap baik dan aman.
Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono (2015:12), mengemukakan

lingkupan kegiatan sistem otomasi perkantoran, antara lain:
1) Menyimpan,
2) Mengambil,
3) Mengubah,
4) Mengkomunikasikan informasi di lingkungan kantor.
James A O’Brien dan George M Marakas (2014:37),

mengemukakan bahwa aktivitas sistem informasi antara lain:
1) Masukan sumber daya data
Data dicatat dan dipersiapkan untuk pengolahan oleh aktivitas
masukan, aktivitas masukan biasanya dalam bentuk kegiatan entri data
seperti perekaman dan pengeditan.
2) Pemrosesan data menjadi informasi
Aktivitas pemrosesan berkaitan dengan kegiatan perhitungan,
pembandingan, penyortiran, pengklasifikasian, dan perangkuman.
Kegiatan ini mengorganisasi, menganalisis, dan memanipulasi data,
dengan demikian mengubahnya menjadi suatu informasi bagi
pengguna akhir.
3) Keluaran dari produk informasi
Informasi dari berbagai bentuk dikirimkan kepada pengguna akhir.
commit to user
Tujuan dari sistem informasi adalah memproduksi informasi yang
12
sesuai dengan pengguna akhir. Produk informasi yang umum termasuk

pesan, laporan, dan gambar grafis yang dapat disajikan dalam bentuk
tampilan video, produk kertas, dan multimedia.
4) Penyimpanan sumber daya data
Penyimpanan merupakan komponen sistem dasar dari sistem
informasi. Penyimpanan merupakan aktivitas sistem informasi dimana
data disimpan dengan cara yang terorganisasi untuk pengguna
dikemudian hari.
5) Kendali kerja sistem
Sistem informasi harus menghasilkan umpan balik tentang masukan,
pemrosesan, keluaran dan kegiatan penyimpanan. Umpan balik harus
diawasi dan dievaluasi untuk menentukan jika sistem memenuhi
standar kinerja yang sudah ditentukan, kemudian aktivitas sistem yang
tepat harus disesuaikan, sehingga produk informasi yang tepat
dihasilkan bagi pengguna akhir.
Berdasarkan pernyataan di atas, dapat disimpulkan bahwa

kegiatan pokok sistem otomatisasi perkantoran terdiri dari:
pengumpulan data, pengolahan data, penyimpanan data, dan
pendistribusian data.
d. Asal dan Sumber Informasi

Menurut Komarudin dalam Ida Nuraida (2008:26)
mengemukakan bahwa data/informasi berdasarkan tempat/asal, dapat
dibedakan dalam dua kategori, yaitu:
1) Internal
Internal adalah data/informasi yang berasal dari dalam organisasi.
Fungsi data/informasi internal adalah meningkatkan produktivitas
dengan memanfaatkan strengths dan mengatasi weaknesses.
2) Eksternal
Eksternal adalah data/informasi yang berasal dari luar organisasi.
commit to user
Fungsi data eksternal adalah sebagai bahan masukan bagi decising
13
making dengan memanfaatkan opportunities dan menanggulangi

threats.
Menurut Komaruddin dalam Ida Nuraida (2008:26), sumber

informasi berasal dari :
1) Informasi primer, merupakan informasi yang diperoleh dari tangan
pertama, yaitu diperoleh dari hasil pengamatan, percobaan survey,
atau dugaan objektif.
2) Informasi sekunder, merupakan informasi yang telah dihimpun dan
disimpan di tempat penerimaan dan pengolahan. Informasi
sekunder diperoleh dari luar organisasi, publikasi, dan badan
pemerintahan.
e. Fungsi Sistem Otomatisasi Perkantoran

Laksmi, F. Gani, dan Budiantoro (2015:122) fungsi sistem
otomasi perkantoran meliputi:
1) Menghimpun informasi (capture)
2) Memasukkan informasi (input)
3) Mengolah informasi
4) Menciptakan informasi (output)
5) Menyimpan informasi dan temu kembali (storage dan retrieval)
6) Komunikasi atau menyampaikan informasi (communication)
Menurut Milis dalam Ida Nuraida (2008:1) menyatakan lima

fungsi kantor, antara lain:
1) Menerima informasi (to receive information)
Menerima informasi dalam bentuk surat, panggilan telepon,
pemesanan, faktur, dan laporan mengenai berbagai kegiatan bisnis.
2) Merekam dan meyimpan data-data serta informasi (to record
information)
Tujuan pembuatan rekaman adalah menyiapkan informasi sesegera
commit to user
mungkin apabila manajemen meminta informasi tersebut. Beberapa
14
rekaman (record) diminta untuk disimpan menurut hukum (seperti

anggaran dasar dan anggaran rumah tangga suatu perseroan
terbatas), atau disimpan untuk memenuhi kebutuhan manajemen
dalam perencanaan dan pengendalian perusanaan seperti rincian
negosiasi, transaksi, operasi, korespondensi, pesanan, faktur, atau
ringkasan rincian seperti laporan keuangan, laporan persediaan,
dan analisis penjualan.
3) Mengatur informasi (to arrange information)
Informasi yang diakumulasi oleh kantor jarang dalam bentuk yang
sama layaknya ketika diberikan, seperti mengumpulkan informasi
dari sumber-sumber yang berbeda dan membuat perhitungan atau
pembukuan. Kantor bertanggung jawab memberikan informasi
dalam bentuk terbaik dalam melayani menajemen seperti
penyiapan faktur atau kuitansi, penetapan harga, akuntansi, laporan
statistik, laporan keuangan, dan laporan pada umumnya.
4) Memberi informasi (to give information)
Bila manajemen meminta sejumlah informasi yang diperlukan,
kantor memberikan informasi tersebut dari rekaman yang tersedia.
Sebagian informasi yang diberikan bersifat rutin, sebagian bersifat
khusus. Informasi-informasi tersebut diberikan baik secara lisan
maupun tulisan. Contoh informasi tersebut adalah pesanan,
anggaran, faktur/kuitansi, laporan perkembangan, laporan
keuangan, dan intruksi yang dikeluarkan atas perintah manajemen.
5) Melindungi asset (to safeguard assets)
Selain empat tugas di atas, masih terdapat fungsi kantor yang lain,
yaitu mengamati secara cermat berbagai kegiatan dalam
perusahaan seperti diperlihatkan di dalam rekaman dan
mengantisipasi segala hal yang tidak menguntungkan yang
mungkin terjadi. Misalnya, melaporkan adanya kekurangan
persediaan, melaporkan adanya sejumlah utang yang mungkin
commit to user
tidak terbayar saat akan jatuh tempo, rekaman vital seperti kontrak
15
besar harus dilindungi secara tepat, uang tunai harus disimpan

dalam lemari besi maupun di dalam bank. Kantor harus berhati-hati
terhadap makna rekaman dan memperhatikan dengan hal-hal yang
memerlukan tindakan manajemen.
Berdasarkan penjelasan di atas, fungsi sistem otomatisasi

perkantoran terdiri dari menghimpun informasi, memasukkan
informasi, mengolah informasi, menciptakan informasi, menyimpan
informasi dan penemuan kembali, dan komunikasi atau menyampaikan
informasi.
f. Bentuk Aplikasi Sistem Otomasi Perkantoran

Menurut Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono (2015:12),
menyatakan beberapa bentuk aplikasi Sistem Otomasi Perkantoran,
yaitu:
1) Pengolahan kata/angka/data melalui perangkat komputer. Pengolah
kata merupakan aplikasi komputer yang membantu melakukan
pekerjaan pengetikan huruf/angka dan pencetakan dokumen.
Beberapa aplikasi yang sering digunakan adalah Microsoft Word,
Microsoft Excel, WordPro, Word Perfect, dan lainnya.
2) Surat elektronik (Elektronic mail/ E-mail). Merupakan aplikasi
komputer yang digunakan untuk membuat surat elektronik,
mengirim surat elektronik, menerima surat elektronik, serta
menyimpan surat elektronik. Sekarang banyak layanan email
secara gratis yang disediakan oleh berbagai provider, misalnya
yahoo, google, hotmail, dan lain-lain.
3) Surat suara (Voice Mail). Aplikasi ini memiliki fungsi yang sama
dengan email, namun objek yang ditraksaksikan bukan dalam
bentuk surat elektronik, namun berupa rekaman suara.
4) Pengkalenderan elektronik (Elektronic Calendering). Merupakan
aplikasi komputer commit
yang berfungsi
to user untuk melakukan pengolahan
16
jadwal aktivitas. Jadwal aktivitas berupa rapat, temu janji,

perjalanan dinas, seminar, dapat dengan mudah diatur melalui
aplikasi ini. Bahkan aplikasi kalender diakses dari mana saja dan
kapan saja melalui jaringan internet dengan komputer maupun
smartphone.
5) Konferensi suara (Audio Conferencing). Merupakan aplikasi
komputer yang digunakan untuk melakukan konferensi secara
audio, dari tempat yang berbeda. Bisa dilakukan secara bersama-
sama dengan banyak pihak.
6) Konferensi video (Video Conferencing). Sama halnya konferensi
suara, konferensi video dilakukan melalui tampilan gambar dan
suara. Dengan bantuan kamera yang terhubung dengan jaringan
internet, konferensi video dapat dilakukan dari mana saja.
7) Konferensi komputer (Computer Conferencing). Pada dasarnya
mirip dengan pemanfaatan e-mail. Namun untuk konferensi
komputer digunakan oleh tim tertentu yang memiliki akses.
8) Faksimile merupakan alat yang digunakan untuk mengirim
dokumen cetak melalui jaringan komunikasi yang menghubungkan
kedua alat tersebut.
9) Sistem arsip elektronik (Electronic filling system). Merupakan
aplikasi komputer yang khusus digunakan untuk menyimpan
dokumen elektronis dan pencarian/ penemuannya kembali.
10) Pembuatan image (Imaging). Merupakan penyimpanan gambar
dalam aplikasi kantor. Gambar diperoleh melalui kamera ataupun
hasil pemindaian dengan alat scanner. Sekarang banyak provider
yang menyediakan layanan gambar secara online.
Menurut Laksmi, F. Gani, dan Budiantoro (2015:120),

mengemukakan beberapa bentuk aplikasi Sistem Otomatisasi
Perkantoran, terbagi menjadi dua tahap yaitu:
1) Words Processing
commit to user
17
Tahap pengolah kata yang meningkatkan produktivitas dua tugas

besar sekretaris, yaitu pengetikan (pusat pengolah data) dan
administrasi (filing, mail handling, dan sebagainya).
2) Information processing
Tahap pengolah informasi ini, selain dapat digunakan untuk
pengolah kata, dapat meningkatkan produk manajerial. Tahap ini
didorong oleh kekurangan dari tahap pengolah kata dan juga
karena adanya evolusi teknologi. Adanya evolusi teknologi
informasi ini, terdapat lima kategori teknologi yang utama
digunakan untuk kepentingan perkantoran, antara lain:
a) Video conferencing (Elektronic Meeting)
Memungkinkan sekelompok orang di kota yang berbeda
bertemu tanpa harus mengadakan perjalanan (hemat waktu dan
biaya). Alat ini memiliki dua layar untuk menayangkan wajah
dan dokumen.
b) Information transfer
Penyebaran informasi umumnya dilakukan melalui komunikasi
lisan dan tulisan. Komunikasi melalui suara, misalnya telepon
atau alat penerima telepon; komunikasi tulis dan grafis,
misalnya faksimile; komunikasi data, e-mail.
c) Information retrieval
Temu kembali informasi adalah menemukan informasi dari
pangkalan data. Pangkalan data internal biasanya barisi
laporan, memo, file pelanggan, file korespondensi, dan
sebagainya; sedangkan pangkalan data ekternal yang dapat
diakses melalui terminal jaringan komputer data (data
communication networks) berisi informasi, tergantung pada
data dan informasi yang diinginkan.
commit to user
18
d) Personal information processing

Mikrokomputer jinjing yang dapat dihubungkan dengan
komputer pusat dan informasi dari hubungan telepon (lebih
canggih, lebih murah, lebih mudah digunakan).
e) Activity management
Sistem kelender terautomasi memuat jadwal pertemuan,
mengatur waktu pribadi, mengikuti pelaksanaan proyek, dan
memungkinkan untuk melihat kalender orang lain (mengurangi
hubungan telepon), atau mengingatkan tenggat waktu.
Berdasarkan bentuk aplikasi sistem otomatisasi perkantoran

mempunyai beberapa aplikasi, yang dirangkum menjadi menjadi
dua, yaitu pengolah kata dan pengolah informasi.
2. Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE)

a. Pengertian Tata Naskah Dinas Elektronik
Permenpan R&B No 6 Tahun 2011, Tata Naskah Dinas Elektronik
adalah Pengelolaan naskah dinas secara elektronik dengan
memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi untuk kecepatan
dan kemudahan dalam proses pengambilan keputusan.
b. Cakupan Tata Naskah Dinas Elektronik

Menurut Permenpan R&B No 6 Tahun 2011, cakupan Tata Naskah
Dinas Elektronik antara lain;
1) Komunikasi eksternal
a) Agenda surat masuk
Surat masuk adalah surat yang diterima dari instansi luar yang
ditujukan untuk salah satu unit kerja dalan suatu organisasi.
Sistem ini melakukan manajemen agenda surat masuk secara
otomatis, sehingga semua data tersimpan dalam basis data
(database). Dokumen yang berkaitan dengan surat masuk
commit to user
tersebut disimpan dalam aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik
19
dengan menggunakan pemindai (scanner) dokumen untuk

dokumen yang masuk secara fisik atau unggah berkas (upload
file) untuk dokumen yang masuk dalam bentuk salinan naskah
elektronik (softcopy).
b) Agenda surat keluar
Surat keluat adalah surat yang dikirim kepada instansi lain yang
dibuat oleh suatu unit kerja. Sistem Tata Naskah Dinas
Elektronik akan memberikan fasilitas untuk pembuatan konsep
surat keluar berdasarkan pedoman tata naskah dinas. Agenda
surat keluar yang telah selesai akan disimpan dengan cara
dilakukan pemindaian dokumen.
2) Komunikasi internal
Naskah dinas internal merupakan naskah dinas korespondensi yang
dibuat oleh suatu unit kerja yang ditujukan untuk unit kerja lain
dalam instansi yang sama. Pengelolaan naskah dinas dibagi
menjadi dua bagian, yaitu:
a) Agenda surat masuk
Surat masuk adalah naskah dinas yang diterima dari unit kerja
lain dalam instansi yang sama. Sistem akan melakukan
manajemen agenda surat masuk secara otomatis, sehingga
semua data tersimpan dalam basis data (database). Dokumen
yang berkaitan dengan surat masuk tersebut disimpan dalam
aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik dengan menggunakan
pemindaian dokumen untuk dokumen yang masuk secara fisik,
atau upload file untuk dokumen yang masuk dalam bentuk
salinan naskah dinas elektronik (softcopy).
b) Agenda surat keluar
Surat keluar adalah naskah dinas yang dikirim kepada unit lain
dalam instansi yang sama. Sistem Tata Naskah Dinas
Elektronik akan memberikan
commit to user fasilitas untuk pembuatan konsep
20
surat keluar berdasarkan template standar pedoman umum tata

naskah dinas. Agenda surat yang telah selesai akan disimpan
dalam pemindaian dokumen.
3) Disposisi
Disposisi merupakan perintah atasan terhadap bawahan dalam
menindaklanjuti surat masuk. Sistem Tata Naskah Dinas
Elektronik harus memberikan mekanisme pembuatan dan metode
koordinasi antara pembuat dan penerima dalam menyelesaikan satu
alur disposisi.
4) Pembuatan surat dengan template

Pembuatan surat dengan menggunakan template acuan akan
memberikan kemudahan dan keseragaman. Dengan hal ini, sistem
Tata Naskah Dinas Elektronik menyediakan suatu mekanisme yang
menyatu dalam satu alur pembuatan agenda surat keluar dan atau
surat internal. Proses melengkapi template dengan data yang
diperlukan dapat dilakukan secara langsung melalui aplikasi
penyuntingan teks (text editor) yang disediakan di situs (web),
tanpa harus membuka aplikasi lain.
c. Persyaratan Sistem Tata Naskah Dinas Elektronik

Menurut Permenpan R&B No 6 Tahun 2011, Persyaratan untuk
menerapkan Sistem Tata Naskah Dinas Elektronik, antara lain:
1) Infrastruktur
a) Jaringan komputer merupakan suatu sistem jaringan berbasis
Local Area Network (LAN) atau jejaring nirkabel (Wireless
Network) yang terkoneksi dan dapat mengakses aplikasi yang
terdapat pada server.
b) Komputer induk merupakan perangkat keras yang menjalankan
aplikasi jaringan komputer yang digunakan untuk melayani
commit to user
banyak penggunaan dalam satu jaringan.
21
c) Komputer klien merupakan perangkat keras yang terhubung

dengan jaringan sehingga dapat mengakses aplikasi pada
komputer induk.
d) Pemindai dokumen (scanner) merupakan perangkat induk
melakukan pemindaian dokumen pada komputer klien yang
dibutuhkan pada unit pengolah.
e) Sistem keamanan adalah sistem yang menjamin infrastruktur
aman dari kerusakan, serangan virus, dan penggunaan sistem.
2) Suprastruktur
a) Pengelola Tata Naskah Dinas Elektronik adalah unit kerja yang
memiliki tugas dan tanggung jawab di bidang teknologi
informasi dan komunikasi dan/atau kesekretariatan.
b) Sumber daya manusia adalah administrator yang memiliki
kewenangan dalam melakukan menajemen data induk, dan
operator yang memiliki kewenangan dalam memanfaatkan
aplikasi sesuai dengan kebijakan masing-masing instansi.
c) Prosedur operasional standar dibuat secara detail untuk
mengatur pembagian pengguna beserta kewenangan masing-
masing sesuai dengan struktur organisasi dan tata surat yang
berlaku dalam suatu instansi.
d. Spesifikasi Sistem Tata Naskah Dinas Elektronik

Spesifikasi Sistem Tata Naskah Dinas Elektronik menurut
Permenpan R&B No 6 Tahun 2011 terbagi menjadi dua, yaitu
Spesifikasi Fungsional dan Spesifikasi Non-fungsional:
1) Spesifikasi Fungsional
a) Manajemen pengguna
i. Data induk pengguna (master data user) memfasilitasi
manajemen data pengguna yang berupa penambahan data
dan/atau penon-aktifan pengguna, serta disusun sesuai
commit to user
22
dengan data kepegawaian. Menu ini hanya dapat diakses

oleh administrator aplikasi.
ii. Pemberian kewenangan (role) mengatur kewenangan setiap
pengguna, antara lain berupa masukan (input) agenda surat,
pemindaian dokumen, pembuatan disposisi dan pembuatan
surat keluar. Dalam Sistem Tata Naskah Dinas Elektronik,
dimungkinkan seorang pengguna mendapatkan beberapa
kewenangan sekaligus dalam suatu waktu, yang diatur oleh
administrator, sesuai dengan penugasan yang diberikan.
b) Agenda surat masuk

Penanganan agenda surat masuk adalah sebagai berikut:
i. Masukan/input agenda
Aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik menyediakan
fasilitas masukan terhadap agenda surat masuk dan secara
otomatis mencatat petugas yang melakukan masukan
agenda. Data yang dimasukkan petugas sekurang-
kurangnya memuat :
 Nomor agenda;
 Tanggal penerimaan surat;
 Nomor, tanggal, dan hal surat;
 Tujuan surat;
 Nama dan alamat pengirim surat;
 Kecepatan tanggap;
 Amat segera
 Segera
 Biasa
 Isi yang ringkas;
 Keterangan, antara laian, tembusan dan salinan.
commit to user
23
ii. Penyimpanan dokumen

Surat masuk yang dicatat sebagai sebuah agenda surat
masuk disimpan dengan dua alternatif;
 Pemindaian (scanning) dokumen, merupakan sistem
yang memfasilitasi pemindaian apabila dokumen
diterima dalam bentuk naskah asli elektronik
(hardcopy).
 File upload, dilakukan apabila surat telah diterima
dalam bentuk salinan naskah elektronik (softcopy).
iii. Melihat detail agenda
Sistem Tata Naskah Dinas Elektronik memungkinkan
setiap data agenda masuk dan file terkait yang telah
disimpan dapat dilihat kembali secara mudah dan lengkap.
iv. Membuat disposisi
Sistem menyediakan mekanisme untuk membuat disposisi
terhadap suatu agenda surat masuk. Disposisi ini
merupakan perintah lebih lanjut dalam proses penanganan
agenda surat masuk.
v. Manajemen disposisi
Sistem memberikan mekanisme untuk menajemen
disposisi, yaitu mekanisme untuk pembuatan laporan
terhadap disposisi yang diterima oleh suatu pengguna dan
pemberian komentar oleh pembuat disposisi terhadap
laporan disposisi.
c) Agenda surat keluar

Surat keluar dapat dibuat berdasarkan laporan disposisi ataupun
konsep surat atas inisiatif sendiri.
i. Pembuatan konsep surat
Pembuatan konsep surat keluar dapat dilakukan dengan dua
cara, yaitu: commit to user
24
 Template/borang acuan
Sistem menyediakan template yang mengacu pada
pedoman umum tata naskah dinas.
 Tanpa template/borang acuan
Selain menggunakan template/borang acuan yang sudah
didefinisikan, pengguna dapat membuat konsep surat
tanpa template apabila konsep surat tidak memerlukan
format tata naskah dinas.
ii. Persetujuan konsep surat
Terdapat fasilitas untuk melakukan persetujuan atasan
terhadap konsep surat yang telah dibuat. Dalam proses
persetujuan suatu konsep surat, dimungkinkan terjadi
koreksi dan revisi yang dilakukan secara berulang sampai
didapat suatu konsep surat yang disepakati.
iii. Pembuatan agenda surat keluar
Unit kerja dapat melakukan input data agenda surat keluar
setelah konsep surat menjadi surat final.
iv. Penomoran otomatis
Agenda surat yang telah dibuat diberi nomor secara
otomatis oleh sistem berdasarkan suatu format penomoran
yang dipilih.
v. Pemindaian (scanning) surat
Surat keluar yang telah dilengkapi dengan tanda tangan dan
cap disimpan dengan cara pemindaian (scanning).
d) Manajemen template
i. Penggunaan template standar
Sistem penyediaan template/borang acuan surat
berdasarkan Pedoman Umum Tata Naskah Dinas Yang
diatur dengan Permenpan R&B terbaru. Beberapa aspek
commit
spesifik seperti logotoinstansi
user dapat diatur pada aplikasi Tata
25
Naskah Dinas Elektronik sehingga berlaku umum untuk

semua instansi.
Jenis dan format template naskah dinas yang tersedia terdiri
dari naskah dinas berikut:
 Naskah dinas arahan
 Naskah dinas korespondesi
 Naskah dinas khusus
 Laporan
 Telaahan staf
 Formulir
Lebih jelas mengenai format setiap naskah dinas di atas
beserta aturan yang berkaitan dengan penomoran dan
penyusunannya dapat dilihat pada Pedoman Umum Tata
Naskah Dinas terbaru.
ii. Pembuatan template/borang acuan baru
Aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik menyediakan
fasilitas untuk membuat template baru yang belum ada pada
pedoman tata naskah dinas sehingga format surat yang
spesifik pada suatu instansi tetap dapat dimasukkan sebagai
suatu template.
iii. Penggunaan template dalam pembuatan konsep
Template yang telah tersimpan harus terintegrasi dengan
aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik sehingga proses
melengkapi surat dapat langsung dilakukan aplikasi situs
(website) tersebut tanpa memerlukan aplikasi editor
teks/penyunting (teks editor) lain. Surat masuk dan surat
keluar yang bersifat rahasia dan sangat rahasia ditangani
sesuai dengan kebijakan yang dikeluarkan oleh instansi
masing-masing. Dalam hal ini, alur kerja penanganan surat
rahasia yang meliputi pencatatan agenda dan alur disposisi
commit to user
masih dapat menggunakan alur kerja yang disediakan
26
aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik, dimana

perbedaannya terletak pada tidak adanya file hasil scanning
karena file fisik surat tersebut langsung disampaikan pada
pejabat penerima surat.
e) Pancarian dokumen
Semua dokumen yang tersimpan dalam sistem akan dapat
dicari berdasarkan kriteria pencarian yang ditentukan oleh
pengguna. Pencarian ini juga meliputi kegiatan pencatatan
agenda masuk, disposisi, dan pembuatan agenda kaluar.
2) Spesifikasi Non-fungsional
Berdasarkan hal yang menjadi persyaratan non-fungsional
dari sistem adalah berikut:
a) Keamanan aplikasi
Aplikasi menjamin otentikasi pengguna yang
melakukan pengaksesan. Secara minimal, makanisme
otentikasi dilakukan dengan menggunakan pengecekan nama
pengguna dan kata kunci (password) sehingga aplikasi dapat
diakses dengan menggunakan kewenangan yang telah
ditentukan untuk masing-masing pengguna.
Otentifikasi dilengkapi dengan keamanan yang
menjamin bahwa data dimasukkan oleh pengguna bukan oleh
sistem lain/virus, misalkan dengan menggunakan gambar atau
tulisan khusus (capture) ataupun security question. Dalam
akses aplikasi harus dijamin bahwa:
 Aplikasi hanya dapat diakses oleh pengguna yang
terotentifikasi.
 Pengguna hanya dapat mengakses menu yang menjadi
kewenangannya.
 Nama pengguna yang sama tidak dapat digunakan secara
commit to user
paralel.
27
b) Pencatatan log aktivitas pengguna

Aplikasi akan mencatat setiap aktivitas user yang
berkaitan terhadap sistem. Log aktivitas ini dapat digunakan
untuk melakukan pemeriksaan terhadap segala proses
persuratan yang memanfaatkan aplikasi Tata Naskah Dinas
Elektronik.
c) Fitur penghapusan dan pembatalan
Aplikasi tidak melakukkan penghapusan secara
langsung (purge delete) terhadap dokumen ataupun agenda
surat yang telah dibuat, tetapi digunakan makanisme flag untuk
menandakan status validitas suatu dokumen ataupun agenda
surat. Pembatalan terhadap suatu aksi harus melalui suatu
mekanisme otorisasi yang diatur sesuai kebijakan masing-
masing instansi.
d) Keamanan penyimpanan
Aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik memberikan
kepastian bahwa dokumen yang tersimpan tidak tumpang tindih
dengan dokumen yang sudah ada sebelumnya, sehingga setiap
user dapat mengakses file dokumen yang benar. Penyimpanan
yang dilakukan harus mempertimbangkan aspek keamanan dan
pemeliharaan untuk mencegah kerusakan file.
Berdasarkan tinjauan pustaka diatas, penulis akan mendeskripsikan

tentang “Sistem Informasi Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE)
di Bappeda Kabupaten Klaten dengan berlandaskan teori pada kegiatan
sistem otomasi perkantoran dan spesifikasi sistem menurut Permenpan
R&B No 6 Tahun 2011 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas
Elektronik di Lingkungan Pemerintahan.
commit to user
28
B. Metode Pengamatan
1. Lokasi Pengamatan
Lokasi pengamatan ini bertempat di Badan Perencanaan Penelitian
dan Pengembangan Daerah (Bappeda) Kabupaten Klaten. Alamat Bappeda
Kabupaten Klaten di Jalan Pemuda No. 294 Gedung Pemda II Kab Klaten.
Alasan pemilihan lokasi di Bappeda:
a. Bappeda Kabupaten Klaten memiliki salah satu kegiatan administrasi
perkantoran yaitu surat menyurat yang merupakan salah satu tugas
bagian Kasubag Umum dan Kepegawaian yaitu arsip dan pengurusan
surat menyurat dengan menerapkan Sistem Informasi Tata Naskah
Dinas Elektronik (TNDE), sehingga hal tersebut berkaitan dengan
pengamatan yang dilakukan penulis.
b. Pihak Bappeda Kabupaten Klaten memberikan ijin kepada penulis
untuk melakukan pengamatan sehingga memungkinkan penulis
mendapatkan data, informasi dan referensi yang diperlukan sesuai
dengan permasalahan yang diamati.
2. Jenis Pengamatan
Pengamatan ini bertujuan untuk memberikan deskripsi secara jelas
mengenai keadaan di lapangan. Penulis melakukan pengamatan
di Bappeda Kabupaten Klaten untuk mengetahuai secara jelas apa saja
yang terjadi di lapangan secara nyata, sehingga pengamatan yang
dilakukan penulis yaitu menggunakan observasi berperan. Menurut
Sugiyono (2013:145) dalam observasi ini, penulis terlibat dengan kegiatan
sehari-hari orang yang sedang diamati atau yang digunakan sebagai
sumber data pengamatan.
Data yang dikumpulkan secara sistematis mengenai fakta-fakta
yang ada dengan diikuti teori pendukung dan dapat
dipertanggungjawabkan dan pengamatan
commit to user tentang data yang dikumpulkan
29
dan dinyatakan dalam bentuk kata-kata tertulis maupun lisan yang disusun
dalam kalimat. Dengan menggunakan metode pengamatan ini, maka
penulis berharap dapat memperoleh informasi-informasi yang sesuai
dengan pengamatan dapat menggambarkan realita yang ada di Bappeda
Kabupaten Klaten dalam hal Sistem Informasi Tata Naskah Dinas
Elektronik (TNDE).
3. Teknik Pengumpulan Data

Sesuai dengan jenis pengamatan yang digunakan penulis yaitu
observasi berperan, maka teknik pengumpulan data yang diperlukan untuk
menjawab perumusan masalah yaitu sebagai berikut:
a. Observasi
Observasi merupakan salah satu teknik pengumpulan data
dalampenelitian kualitatif yang dilakukan oleh penulis. Menurut H.B.
Sutopo (2006:75) mengemukakan bahwa teknik observasi digunakan
untuk menggali data dari sumber data berupa peristiwa, tempat atau
lokasi, dan benda serta rekaman gambar. Tujuan observasi menurut
Patton dalam Affifudin dan Beni Ahmad Saebani (2010:134) adalah
mendiskripsikan aktivitas-aktivitas yang berlangsung, orang-orang
yang terlibat dalam aktivitas, dan makna kejadian dilihat dalam
kejadian yang diamati. Spradley dalam H.B. Sutopo (2006:75)
menjelaskan bahwa pelaksanaan teknik dalam observasi dapat dibagi
menjadi (1) tak berperan sama sekali dan (2) observasi berperan, yaitu
terdiri dari berperan pasif, berperan aktif, dan berperan penuh.
Dalam pengumpulan data, penulis menggunakan teknik
observasi berperan aktif karena penulis ikut serta melakukan kegiatan
sehari-hari tetapi belum secara menyeluruh karena penulis hanya
sementara dan sifatnya membantu kegiatan di lokasi pengamatan.
Menurut Spradley dalam Djam’an Satori dan Aan Komariah
(2010:115) dalam observasi berperan aktif ini, penulis ikut melakukan
apa yang dilakukan oleh narasumber,
commit to user tetapi belum sepenuhnya. Penulis
30
menggunakan teknik observasi aktif di Bappeda Kabupaten Klaten

guna mendapatkan data yang tepat dan akurat mengenai Sistem
Informasi Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) yang digunakan
Bappeda Kabupaten Klaten.
b. Wawancara
Menurut Suwartono (2014:48) wawancara adalah cara
menjaring informasi atau data melalui interaksi verbal/lisan.
Wawancara dapat dilakukan secara terstruktur dan maupun tidak
terstruktur. Dalam pengamatan ini penulis menggunakan jenis
wawancara terstruktur, yaitu wawancara yang pertanyaan-
pertanyaannya telah disiapkan, dengan menggunakan pedoman
wawancara, hal tersebut sependapat dengan Suwartono (2014:49).
Dalam pengamatan ini, penulis melakukan wawancara terhadap
Kepala Subbagian dan Staf Kepala Subbagian Umum dan
Kepegawaian Bappeda Kabupaten Klaten sebagai informan atau
narasumber yang menangani aktivitas arsip dan surat menyurat untuk
memberikan informasi kepada seluruh bagian Bappeda Kabupaten
Klaten. Teknik wawancara ini dilakukan untuk mendapatkan data yang
diperlukan penulis dalam membantu penyusunan dan penyempurnaan
laporan tugas akhir penulis.
c. Mengkaji Dokumen dan Arsip

Mengkaji dokumen dan arsip merupakan sumber data yang
pokok dalam pengamatan, terutama untuk mendukung proses
interpretasi dalam peristiwa yang akan diamati. Dokumen dan arsip
menurut Sugiyono dalam Ibrahim (2015:94) adalah catatan peristiwa
yang telah berlalu, yang bisa berbentuk tulisan, gambar, atau karya
menumental seseorang. Dengan dokumen dan arsip pengamat dapat
memahami later belakang suatu peristiwa yang terjadi di masa lampau
yang berkaitan dengan peristiwa masa kini yang sedang diteliti.
Dalam pengamatan ini, penulis mengkaji dokumen dan arsip
untuk melangkapi data pengamatan, dokumen dan arsip yang
diperlukan penulis antara lain; surat masuk, surat keluar, disposisi dan
peraturan yang mendukung kegiatan Sistem Informasi Tata Naskah
Dinas Elektronik commit
di to user
BAB III
DESKRIPSI PERUSAHAAN
A. Sejarah Singkat Bappeda Kabupaten Klaten

Badan Perencanaan, Pembangunan Daerah Kabupaten Daerah
Tingkat II Klaten berdiri pada tanggal 25 Juli 1980. Semula Bappeda
Kabupaten Klaten bernama Badan Perencanaan Pembangunan Daerah
Kabupaten Klaten. Pada tanggal 5 Desember 2016, Badan Perencanaan
Pembangunan Daerah Kabupaten Klaten berubah nama menjadi Badan
Perencanaan Penelitian dan Pengembangan Daerah (BAPPEDA)
Kabupaten Klaten sesuai dengan Peraturan Bupati Klaten Nomor 62
Tahun 2016. Bappeda Kabupaten Klaten beralamat di Jl. Pemuda Nomor
294 Gedung Pemda II Lt. 2 Telp. (0272) 321046 Pswt 314-318, Faks
(0272) 328730 Klaten – 57424.
Badan Perencanaan Penelitian Pengembangan Daerah (Bappeda)
Kabupaten Klaten merupakan unsur penunjang urusan pemerintahan di
bidang perencanaan, penelitian, dan pengembangan, dipimpin oleh
seorang Kepala Badan yang berkedudukan di bawah dan
bertanggungjawab kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah. Kedudukan
susunan organisasi tugas dan fungsi serta tata kerja Bappeda Kabupaten
Klaten Berdasarkan Peraturan Bupati Klaten Nomor 62 Tahun 2016 pada
tanggal 5 Desember 2016.
B. Visi, Misi Bappeda Kabupaten Klaten

1. Visi
“Terwujudnya perencanaan yang efektif, partisipatif, inovatif
dan integratif guna mewujudkan pembangunan daerah yang
berkelanjutan Tahun 2016-2021.”
2. Misi
a. Meningkatkan kapasitas dan kualitas profesionalisme aparatur
perencana; commit to user
31
32
b. Meningkatkan sistem tata kerja dan kinerja yang efektif dan

efisien;
c. Mewujudkan pengelolaan sistem perencanaan pembangunan dan
bank data yang akurat berbasis teknologi informasi;
d. Meningkatkan kualitas perencanaan pembangunan daerah serta
koordinasi dengan melibatkan secara aktif pemangku kepentingan
pembangunan;
e. Meningkatkan kualitas pengendalian, monitoring, dan evaluasi
serta pelaporan pelaksanaan pembangunan yang terpadu.
C. Tugas Pokok Dan Fungsi Bappeda Kabupaten Klaten

1. Tugas pokok
Sesuai dengan Peraturan Pemerintah Bupati Klaten Nomor 62 Tahun
2016 Bab V pasal 8, Badan sebagaimana dimaksud dalam pasal 3
mempunyai tugas membantu Bupati melaksanakan urusan
pemerintahan dibidang perencanaan penelitian, dan pengembangan.
2. Fungsi
Sesuai dengan Peraturan Pemerintah Bupati Klaten Nomor 62 Tahun
2016 Bab V pasal 9. Dalam melaksanakan tugas sebagaimana
dimaksud dalam pasal 8, Badan menyelenggarakan fungsi:
a. Perumusan kebijakan teknis bidang perencanaan pembangunan
daerah, penelitian, dan pengembangan daerah;
b. Pengkoordinasian penyusunan perencanaan pembangunan daerah;
c. Pembinaan dan pelaksanaan tugas dibidang perencanaan
pembangunan daerah, penelitian, dan pembangunan daerah;
d. Pemantauan, pengendalian dan evaluasi pelaksanaan
pembangunan daerah, penelitian, dan pengembangan daerah; dan
e. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Bupati terkait dengan
tugas dan fungsinya.
commit to user
D. Struktur Organisasi Bappeda Kabupaten Klaten

Gambar 3.1
KEPALA
Struktur Organisasi SUB BAG PERENCANAAN DAN PELAPORAN
Drs. BAMBANG SIGIT SN, MM Bappeda Kabupaten Klaten JOKO HANDOYO HS, S.STP, M.Si
Pembina Utama Muda (IV/C) Pembina (IV/A)
SUB BAG KEUANGAN

SEKRETARIS
RETNO SUMIWI, S.Sos
SRIHADI, ST, MM Penata (III/C)
Pembina (IV/A)
SUB BAG UMUM DAN KEPEGAWAIAN
TRIMO TRIJOKO, S.Sos
Penata (III/C)
BIDANG EKONOMI BIDANG SOSIAL BUDAYA BIDANG INFRASTRUKTUR DAN BIDANG PENELITIAN, PENGEMBANGAN,
PENGEMBANGAN WILAYAH PENGENDALIAN DAN EVALUASI
WAHYU HARIADI, SP, MM Ir. ANGGORO BUDI WARSITO, MM WACHJU ADHI PRATOMO, SE, M.Si
Pembina Tk. I (IV/B) NURUL BARIYAH, SH, M.Si
Pembina (IV/A) Pembina (IV/A)
Pembina (IV/A)
Jabatan
SUB BID EKONOMI SUB BID KESEJAHTERAAN SUB BID INFRASTRUKTUR SUB BID PENELITIAN DAN
Fungsional PRODUKTIF SOSIAL WILAYAH PENGEMBANGAN
HIMAWAN PAMUNGKAS, S.Sos SRI NUGROHO, SIP, MM PANDU WIRABANGSA, SH, M.Eng
Penata Tk.I (III/D) MUHAMMAD UMAR SAID, S.Hut, MPP,
Penata Tk. I (III/D) Penata (III/C) M.Eng
Penata (III/C)
SUB BID EKONOMI KREATIF SUB BID PEMERINTAHAN DAN SUB BID SUMBER DAYA ALAM,
PEMBERDAYAAN LINGKUNGAN HIDUP, DAN
GS. WAHYU WIDODO, SE, M.Si MASYARAKAT SUB BID PENGENDALIAN DAN
Pembina (IV/A) PENGEMBANGAN WILAYAH EVALUASI
LUSIANA, SSTP, M.Si
Penata (III/C) JOKO SUPRAPTO, S.Sos, M.Si SRI YUWANA HARIS YULIANTA, ST, MT
33 Pembina (IV/A) Pembina (IV/A)
Sumber: Peraturan Bupati Klaten Nomor 62 Tahun 2016

34
Dalam menjalankan tugasnya tidak terlepas dari strukutr yang

telah ditentukan karena dapat menunjang pencapaian tujuan dari instansi
tersebut. Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 62 Tahun 2016
Tentang kedudukan Susunan Organisasi Tugas dan Fungsi Serta Tata
Kerja Badan Perencanaan Penelitian dan Pengembangan Daerah
(Bappeda) Kabupaten Klaten terdiri dari:
1. Kepala Badan
Kepala Badan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 ayat (1) huruf a,
mempunyai tugas memimpin penyelenggaraan pemerintahan daerah
bidang perencanaan, penelitian, dan pengembangan daerah dengan
rincian tugas sebagai berikut:
a) Merumuskan konsep kebijakan, pedoman dan petunjuk teknis
penyelenggaraan perencanaaan dan pelaksanaan pembangunan
daerah sesuai dengan peraturan perundang-undangan;
b) Menyusun rencana pembangunan daerah yang meliputi Rencana
Pembangunan Jangka Panjang Daerah, Rencana Pembangunan
Jangka Menengah Daerah, Rencana Kerja Pembangunan Daerah;
c) Melaksanaan koordinasi, sinkronisasi, integrasi, konsolisasi, dan
harmonisasi perencanaan pembangunan daerah dengan Perangkat
Daerah di lingkungan Pemerintah Kabupaten, Pemerintah
Provinsi, Kementerian/ Lembaga, Pemerintah Pusat serta Instansi
Vertikal;
d) Menyusun Kebijakan Umum Anggaran, Prioritas dan Plafon
Anggaran Sementara dalam rangka penyusunan rangka Anggaran
Pendapatan dan Belanja Daerah bersama-sama dengan Tim
Anggaran Pemerintan Daerah;
e) Membina, mengarahkan dan mengkoordinasikan penyusunan
dokumen perencanaan pembangunan daerah dan pelaksanaan
pembangunan daerah di antara perangkat daerah di lingkungan
Pemerintahan Kabupaten.
commit to user
35
f) Merumuskan konsep kebijakan, pedoman, dan petunjuk teknis

pelaksanaan penelitian dan pengembangan daerah sesuai dengan
peraturan perundang-undangan;
g) Membina, mengarahkan mengkoordinasikan dan memonitoring
secara berkala pelaksanaan kegiatan di bidang perencanaan
pembangunan, penelitian dan pengembangan daerah agar sasaran
target dapat tercapai sesuai dengan program kerja serta
pelaksanaan sesuai dengan ketentuan;
h) Mengendalikan, mengevaluasi dan melaporkan hasil pelaksanaan
pembangunan, penelitian dan pengembangan daerah kepada
Bupati melalui Sekretaris Daerah sebagai dasar pertimbangan
pengambilan keputusan lebih lanjut;
i) Mengkoordinasikan penyusunan program dan kegiatan Badan
dengan memberikan arahan kepada Sekretaris dan Kepala Bidang
mengacu pada Rencana Pembangunan Jangka Panjang Daerah,
Indikator Kinerja Utama, Rencana Pembangunan Jangka
Menengah Daerah, Rencana Kerja Pemerintah Daerah, dan
Rencana Strategis Kabupaten, kebijakan Bupati dan kondisi
obyektif sesuai ketentuan yang berlaku;
j) Mengkoordinasikan penyusunan laporan kinerja Badan;
k) Memberikan saran, masukan dan pertimbangan kepada Bupati
melalui Sekretaris Daerah di bidang perencanaan, penelitian dan
pengambangan daerah;
l) Mendistribusikan tugas kepada bawahan sesuai bidangnya
berdasarkan ketentuan yang berlaku;
m) Mengusulkan, menunjuk, menetapkan, dan melaksanaan
pembinaan pejabat pengelola keuangan;
n) Membina bawahan dalam pencapaian program badan dengan
memberi petunjuk pemecahan masalah agar bawahan mampu
melaksanakan tugas jabatan sesuai dengan ketentuan yang
commit to user
berlaku;
36
o) Mengevaluasi dan mengandalikan pelaksanaan kegiatan pada

tahun yang sudah dan sedang berjalan berdasarkan rencana dan
realisasi sebagai bahan dalam penyusunan sasaran tahun
berikutnya;
p) Menilai pencapaian sasaran kinerja pegawai yang menjadi
bawahannya dengan jalan memantau dan mengevaluasi sasaran
kinerja pegawai;
q) Melaksanakan kerjasama dengan pihak lain dalam rangka
kelancaran pelaksanaan tugas;
r) Menginventarisasi permasalahan-permasalahan yang berhubungan
dengan bidang perencanaan, penelitian dan pengembangan daerah;
s) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan terkait dengan
tugas dan fungsinya; dan
t) Melaporkan hasil pertanggungjawaban pelaksanaan tugas/kegiatan
kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah.
2. Sekretariat
Sekretariat sebagaimana dimaksud dalam pasal 3 ayat (1) huruf b,
dipimpin oleh Sekretaris, yang mempunyai tugas melaksanakan
sebagian tugas Kepala Badan dalam menyelenggarakan pemerintahan
daerah di bidang perencanaan, penelitian dan pengembangan daerah
serta melaksanakan perumusan kebijkan, pengkoordinasian,
pembinaan, dan pengendalian kegiatan perencanaan, monitoring,
evaluasi, pelaporan keuangan, administrasi umum, dan kepegawaian
badan.
a. Subbagian Perencanaan Program
Subbagian Perencanaan Program sebagaimana dimaksud dalam
pasal 3 ayat (1) huruf b angka 1, dipimpin oleh Kepala Subbagian
yang mempunyai tugas menyiapkan bahan penyusunan
perencanaan Badan dan perencanaan pembangunan daerah serta
pedoman pelaksanaan pembangunan
commit to user daerah.
37
b. Subbagian Keuangan dan Pelaporan

Subbagian Keuangan dan Pelaporan sebagaimana dimaksud dalam
pasal 3 ayat (1) huruf b angka 2 dipimpin oleh Kepala Subbagian,
mempunyai tugas sebagai pejabat penatausahaan keuangan yang
melaksanakan fungsi pengelolaan keuangan dan pelaporan
pelaksanaan kegiatan Badan.
c. Subbagian Umum dan Kepegawaian
Subbagian Umum dan Kepegawaian sebagaimana dimaksud
dalam pasal 3 ayat (1) huruf b angka 3, dipimpin oleh Kepala
Subbagian yang mempunyai tugas melakukan urusan surat
menyurat, penggandaan, ekspedisi, kearsipan, kehumasan,
ketatalaksanaan, dan rumah tangga, pengadaan, pengelolaan dan
pemeliharaan barang kantor serta melakukan pengelolaan
administrasi kepegawaian.
3. Bidang Ekonomi
Bidang Ekonomi sebagaimana dimaksud dalam pasal 3 ayat (1)
huruf c, dipimpin oleh Kepala Bidang yang mempunyai tugas
melaksanakan sebagai tugas Badan dalam penyiapan perumusan
kebijakan, pedoman, petunjuk teknis, pengkoordinasian, pembinaan,
penyusunan perencanaan dan pelaksanaan pembangunan daerah
di bidang ekonomi yang meliputi pangan, Koperasi dan usaha kecil
menengah, penanaman modal, kelautan dan perikanan, pariwisata,
pertanian, kehutanan, perdagangan, perindustrian, dan keuangan.
a. Subbidang Ekonomi Produktif
Subbidang Ekonomi Produktif sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 3 ayat (1) huruf c angka 1, dipimpin oleh Kepala
Subbidang yang mempunyai tugas dalam penyiapan perumusan
kebijakan, pedoman, petunjuk teknis, pengkoordinasian,
pembinaan, penyusunan perencanaan dan pelaksanaan
commit to user
pembangunan daerah di bidang ekonomi yang meliputi pangan,
38
kelautan dan perikanan, pariwisata, pertanian, kehutanan dan

keuangan.
b. Subbidang Ekonomi Kreatif
Subbidang Ekonomi Kreatif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3
ayat (1) huruf c angka 2, dipimpin oleh Kepala Subbidang yang
mempunyai tugas dalam penyiapan perumusan kebijakan,
pedoman, petunjuk teknis, pengkoordinasian, pembinaan,
di bidang ekonomi yang meliputi koperasi dan usaha kecil
menengah, penanaman modal, perdagangan, dan perindustrian.
4. Bidang Sosial Budaya (Sosbud)

Bidang Sosial Budaya sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 ayat (1)
huruf d, dipimpin oleh Kepala Bidang yang mempunyai tugas
melaksanakan sebagian tugas Badan dalam penyiapan perumusan
kebijakan, pedoman, petunjuk teknis, pengkoordinasian, pembinaan,
di bidang sosial budaya meliputi pendidikan, kesehatan, sosial,
ketentraman dan ketertiban umum serta perlindungan masyarakat,
pemberdayaan perempuan dan perlindungan anak, administrasi
kependudukan dan pencatatan sipil, pemberdayaan masyarakat dan
desa, pengendalian penduduk dan keluarga berencana, kepemudaan
dan olah raga, statistik, persandian, kebudayaan, perpustakaan, arsip,
tenaga kerja, transmigrasi, kepegawaian, pendidikan dan pelatihan,
fungsi penunjang lainnya serta pemerintahan umum.
a. Subbidang Kesejahteraan Sosial
Subbidang Kesejahteraan Sosial sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 3 ayat (1) huruf d angka 1, dipimpin oleh Kepala Subbidang
yang mempunyai tugas dalam penyiapan perumusan kebijakan,
pedoman, petunjuk teknis, pengkoordinasian, pembinaan,
commit to user
39
di bidang sosial budaya yang meliputi pendidikan, kesehatan,

sosial, pemberdayaan perempuan dan perlindungan anak,
pengendalian penduduk dan keluarga berencana, serta
kepemudaan dan olahraga.
b. Subbidang Pemerintahan dan Pemberdayaan Masyarakat
Subbidang Pemerintahan dan Pemberdayaan Masyarakat
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 ayat (1) huruf d angka 2,
dipimpin oleh Kepala Subbidang Pemerintahan dan Pemberdayaan
Masyarakat yang mempunyai tugas dalam penyiapan perumusan
pembangunan daerah di bidang sosial budaya yang meliputi
ketentraman dan ketertiban umum serta perlindungan masyarakat,
tenaga kerja, administrasi kependudukan dan pencatatan sipil,
pemberdayaan masyarakat dan desa, statistik, persandian,
kebudayaan, perpustakaan, arsip, transmigrasi, kepegawaian,
pendidikan dan pelatihan, fungsi penunjang lainnya serta
pemerintahan umum.
5. Bidang Insfrastruktur dan Pengembangan Wilayah (IPW);
Bidang Infrastruktur dan Pengembangan Wilayah sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 3 ayat (1) huruf e, dipimpin oleh Kepala
Bidang yang mempunyait tugas melaksanakan sebagian tugas Badan
dalam penyiapan perumusan kebijakan, pedoman, petunjuk teknis,
pengkoordinasian, pembinaan, penyusunan perencanaan dan
pelaksanaan pembangunan daerah di bidang infrastruktur dan
pengembangan wilayah, yang meliputi pekerjaan umum dan penataan
ruang, perumahan rakyat dan kawasan permukiman, pertanahan,
lingkungan hidup, perhubungan, komunikasi dan informatika, serta
energi dan sumber daya mineral.
commit to user
40
a. Subbidang Insfrastruktur Wilayah

Subbidang Infrastruktur Wilayah sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 3 ayat (1) huruf e angka 1, dipimpin oleh Kepala
pembangunan daerah di bidang infrastruktur dan pengembangan
wilayah, yang meliputi pekerjaan umum dan penataan ruang,
perhubungan, komunikasi dan informatika.
b. Subbidang Sumber Daya Alam, Lingkungan Hidup dan
Pengembangan Wilayah
Subidang Sumber Daya Alam, Lingkungan Hidup dan
Pengembangan Wilayah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4
ayat (1) huruf e angka 2, dipimpin oleh Kepala Subbidang yang
mempunyai tugas dalam penyiapan perumusan kebijakan,
pedoman petunjuk teknis, pengkoordinasian, pembinaan,
penyusunan perencanaan dan pelaksanaan pembangunan daerah di
bidang insfrastruktur dan pengembangan wilayah yang meliputi
perumahan rakyat dan kawasan pemukiman, pertanahan, energi,
dan sumber daya mineral dan lingkungan hidup.
6. Bidang Penelitian, Pengembangan, Pengendalian, dan Evaluasi

(PPPE)
Bidang Penelitian, Pengembangan, Pengendalian, dan Evaluasi
sebagaimana dimaksud dalam Pasal3 ayat (1) huruf f, dipimpin oleh
Kepala Bidang yang mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas
Badan dalam menyiapkan perumusan kebijakan, pedoman, petunjuk
teknis, pengkoordinasian, pembinaan pelaksanaan penelitian dan
pengembangan daerah serta pengendalian dan evaluasi atas
perencanaan dan pelaksanaan pembangunan daerah.
commit to user
41
a. Subbidang Penelitian dan Pengembangan

Subbidang Penelitian dan Pengembangan sebagaimana dimaksud
dalam Pasal 3 ayat (1) huruf f angka 1, dipimpin oleh Kepala
pembinaan, penyusunan di bidang penelitian dan pengembangan.
b. Subbidang Pengendalian dan Evaluasi
Subbidang Pengandalian dan Evaliasi sebagaimana dimaksud
dalam Pasal 4 ayat (1) huruf e angka 2, dipimpin oleh Kepala
pembinaan, penyusunan pengendalian dan evaluasi perencanaan
dan pelaksanaan pembangunan daerah.
E. Job Deskripsi
Berdasarkan Peraturan Pemerintah Bupati Klaten Nomor 62
Tahun 2016 Bab IV Bagian Kedua Paragraf 3 Pasal 14 tentang Rincian
Tugas Subbagian Umum dan Kepegawaian,
1. Subbagian Umum dan Kepegawaian sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 3 ayat (1) huruf b angka 3, dipimpin oleh Kepala Subbagian
yang mempunyai tugas melakukan urusan surat menyurat,
penggandaan, ekspedisi, kearsipan, kehumasan, ketatalaksanaan dan
rumah tangga, pengadaan, pengelolaan dan pemeliharaan barang
kantor serta melakukan pengelolaan administrasi kepegawaian.
2. Rincian tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) adalah

sebagai berikut:
a. Menyiapkan bahan kebijakan dan petunjuk teknis subbagian

umum dan kepegawaian sesuai peraturan perundang-undangan
yang berlaku;
commit to user
42
b. Menyusun rencana program kegiatan dan laporan pelaksanaan

kegiatan subbagian umum dan kepegawaian;
c. Membagi tugas-tugas pada subbagian umum dan kepegawaian

kepada bawahannya;
d. Melaksanakan administrasi surat, ekspedisi, penggandaan,

kearsipan, pengadaan alat tulis kantor, akomodasi rapat,
pertemuan,upacara, penerimaan tamu serta pengadaan dan
pemeliharaan perlengkapan rumah tangga dan barang inventaris
badan;
e. Menyusun bahan publikasi dan hubungan masyarakat;
f. Menyusun data informasi serta layanan pengaduan masyarakat;
g. Menyiapkan bahan rancanagan peraturan perundang-undangan;
h. Menyusun mekanisme sistem prosedur kerja badan;
i. Menyiapkan kebutuhan dan melaksanakan pemeliharaan

kendaraan dinas;
j. Mengatur dan mengelola penggunaan kendaraan dinas serta

perlengkapan perjalanan dinas;
k. Mengatur dan mengelola tata ruang kantor, kebersihan,

ketertiban, keamanan, kenyamanan, dan keserasian ruang kantor;
l. Melaksanakan administrasi umum kepegawaian meliputi

menyiapkan bahan dan mengusulkan Kartu Pegawai, Kartu Isteri,
Kartu Suami, Tabungan Asuransi Pegawai Negeri, Asuransi
Kesehatan dan izin cuti;
m. Menyusun Analisis Jabatan, Analisis Beban Kerja dan Evaluasi

Jabatan:
commit to user
43
n. Menyiapkan bahan usulan pengembangan karir pegawai, meliputi

kebutuhan pegawai/ formasi pegawai, usulan untuk menduduki
jabatan, tugas belajar/izin belakar, ujian dinas, pendidikan dan
latihan, serta pemberian penghargaan dan tanda jasa;
o. Menyiapkan bahan usulan mutasi pegawai meliputi kenaikan

pangkat, kenaikan gaji berkala, pemindahan/mutasi,
pemberhentian dan pensiun, penyesuaian ijazah dan Sasaran
Kinerja Pegawai;
p. Menyiapkan, menghimpun dan mengelola data pegawai serta

menyususn Daftar Urut Kepangkatan;
q. Menyiapkan usulan pejabat pengelola keuangan dan barang;
r. Memberi usul dan saran kepasa atasan sesuai bidang tugasnya;
s. Melaksanakan pembinaan, bimbingan dan pengawasan kepada

bawahan agar pelaksanaan tugas dapat berjalan dengan lancar;
t. Menilai capaian sasaran kinerja bawahannya dengan jalan

memantau dan mengevaluasi hasil kerja pegawai;
u. Mengevaluasi dan menginventarisasi permasalahan yang

berhubungan dengan pelaksanaan tugas serta mencari alternatif
pemecahan masalah;
v. Melaksanakan koordinasi dan kerjasama sesuai bidang tugasnya

dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas;
w. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan terkait

dengan tugas dan fungsinya; dan
x. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas/ kegiatan kepada atasan.
commit to user
44
F. Pegawai Bappeda Kabupaten Klaten

Bappeda Kabupaten Klaten mempunyai 48 pegawai, yang terdiri
dari satu Kepala Kantor, satu Sekretaris, satu Kepala Subbagian
Perencanaan, Kepala Subbagian Keuangan dan Pelaporan, Kepala
Subbagian Umum dan Kepegawaian, 4 Kepala Bidang. Berikut data
pegawai di Bappeda Kabupaten Klaten:
Tabel 3.1
Data Pegawai Bappeda Kabupaten Klaten ditinjau dari Jabatan
No. Jabatan Sebanyak
1. Kepala Bappeda 1 Orang
2. Sekretaris Bappeda 1 Orang
3. Sekretariat 14 Orang
4. Bidang Ekonomi 8 Orang
5. Bidang Sosial Budaya 8 Orang
Bidang Penelitian, Pengambangan, 9 Orang

6.
Pengendalian, dan Evaluasi
Bidang Infrastruktur dan Pengambangan 7 Orang

7.
Wilayah
Total 48 Orang
Sumber : Sekretariat Bappeda Kabupaten Klaten
commit to user
BAB IV
PEMBAHASAN HASIL PENGAMATAN
A. Sistem Informasi Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE)

Sistem Informasi Tata Naskah Dinas Elektronik adalah pengelolaan
naskah dinas secara elektronik dengan memanfaatkan teknologi informasi dan
komunikasi untuk kecepatan dan kemudahan dalam proses pengambilan
keputusan. Naskah dinas yang berupa surat masuk, surat keluar di Bappeda
Kabupaten Klaten. Sehingga untuk mempermudah pencarian kembali dan
perkembangan teknologi, maka instansi pemerintahan memerlukan suatu
sistem untuk mempermudah kegiatan administrasi surat menyurat setiap
harinya.
Berdasarkan hasil wawancara kepada Kepala subbagian (Kasubag)
Umum dan Kepegawaian Bappeda Kabupaten Klaten mengenai pengertian
Sistem Informasi Tata Naskah Dinas Elektronik, yaitu :
“Sistem Informasi Tata Naskah Dinas Elektronik adalah sistem

berbasis web yang digunakan untuk mempermudah kegiatan atau aktivitas
administrasi perkantoran khususnya administrasi surat menyurat dalam suatu
kantor dengan menggunakan peralatan yang lebih modern”. (Wawancara pada
Rabu, 26 April 2017).
Sistem Informasi Tata Naskah Dinas Elektronik ini bermanfaat untuk

mempermudah kegiatan administrasi surat menyurat di dalam Bappeda
Kabupaten Klaten. Pernyataan tersebut ditegaskan oleh Kasubag Umum dan
Kepegawaian seperti berikut:
“Sistem Informasi Tata Naskah Dinas Elektronik ini memiliki manfaat

antara lain mempermudah kegiatan administrasi surat menyurat dalam
penyimpanan arsip, cepat menemukan arsip dan menghemat biaya, waktu dan
tempat karena telah menggunakan teknologi yang lebih modern”. (Wawancara
pada Rabu, 26 April 2017).
Penerapan Sistem Informasi Tata Naskah Dinas Elektronik di Bappeda

Kabupaten Klaten sudah dilakukan
commit sejak
to usertahun 2014. Bappeda Kabupaten
45
46
Klaten bekerjasama dengan pihak ketiga yaitu Global Yogyakarta, dalam

membuat Sistem Informasi Tata Naskah Dinas Elektronik. Sistem Informasi
Tata Naskah Dinas Elektronik pada awalnya digunakan untuk pengurusan
surat masuk dan surat keluar dan hingga saat ini Sistem Informasi Tata
Naskah Dinas Elektronik digunakan selain untuk pengurusan surat masuk dan
surat keluar juga sebagai aplikasi pengarsipan surat agar memudahkan unit
surat atau operator surat atau staf Kasubag Umun dan Kepegawaian dalam
menyimpan dan menemukan kembali surat. Sistem ini menggunakan
perangkat keras berupa komputer yang memiliki spesifikasi RAM yang besar
untuk menyimpan surat baik surat masuk maupun surat keluar.
Pernyataan diatas sesuai dengan wawancara kepada Staf Kasubag
Umum dan Kepegawaian Bapppeda Kabupaten Klaten, beliau mengatakan
bahwa:
“Sistem Informasi Tata Naskah Dinas Elektronik ini digunakan mulai

tahun 2014 karena ditahun tersebut dilaksanakan diklat di Yogyakarta. Sistem
ini bekerjasama dengan pihak ketiga yaitu Global Yogyakarta sebagai
membuat atau perancang Sistem Informasi Tata Naskah Dinas Elektrnik ini”.
(Wawancara pada Rabu, 26 April 2017).
B. Model Sistem Informasi Tata Naskah Dinas Elektronik
Gambar 4.1
Model Sistem Informasi Tata Naskah Dinas Elektronik
Input Proses Output
Pengumpulan Pengolahan Pendistribusian

Data Data Data
Model Otomatisasi Perkantoran yang digunakan dalam Sistem

commit to user
Informasi Tata Naskah Dinas Elektronik Bappeda Kabupaten Klaten
47
menggunakan model sistem sederhana yaitu input, proses, dan output. Input
merupakan kegiatan pengumpulan data yaitu kegiatan menghimpun naskah
dinas berupa surat masuk, surat keluar kemudian diinput dalam aplikasi
Sistem Tata Naskah Dinas Elektronik. Setelah itu, diinput dalam aplikasi
Sistem Tata Naskah Dinas Elektronik data surat masuk dan surat keluar
diproses/diolah menjadi basis data dan disimpan dalam aplikasi. Kemudian,
basisdata tersebut menghasilkan output berupa kartu kendali, lembar disposisi
untuk surat masuk dan arsip surat untuk surat keluar.
C. Kegiatan Pokok Sistem Otomatisasi Perkantoran

Kegiatan Pokok Sistem Otomasisasi Perkantoran di Bappeda
Kabupaten Klaten menggunakan Sistem Informasi Tata Naskah Dinas
Elektronik untuk memudahkan dalam pengelolaan, penyimpanan, dan
penemuan kembali hingga pendistribusian arsip dalam suatu
instansi/organisasi. Menurut Moekijat dalam Ida Nuraida (2008:25) empat
kegiatan pokok yang dibutuhkan untuk menyediakan informasi dalam proses
sistem kantor, antara lain:
1. Pengumpulan data
2. Pengolahan data
3. Penyimpanan data
4. Pendistribusian data
Pendistribusian data maupun informasi dibutukan komunikasi yang baik
sebagai syarat mutlak untuk melakukan koordinasi kerja, baik secara
vertikal maupun horizontal.
Berikut hasil pengamatan yang sesuai dengan Sistem Informasi Tata

Naskah Dinas Elektronik:
1. Pengumpulan Data
Pengumpulan data adalah kegiatan mengumpulkan data berupa
informasi dari surat, baik surat masuk dan surat keluar. Surat masuk adalah
commit to user
semua surat yang dibuat oleh instansi lain yang dikirim atau ditujukan
48
kepada suatu instansi tertentu, sedangkan surat keluar adalah surat yang
dibuat oleh instansi tertentu yang dikirim atau ditujukan kepada instansi
lain maupun satu instansi. Surat masuk dan surat keluar berasal dari
naskah dinas. Naskah dinas memiliki beberapa jenis, antara lain:
a. Naskah dinas arahan yang meliputi surat peraturan, pedoman, petunjuk
pelaksanaan, intruksi, prosedur tetap, surat edaran, keputusan, surat
perintah dan surat tugas;
b. Naskah dinas korespondensi meliputi nota dinas, memorandum, surat
dinas, dan surat undangan;
c. Naskah dinas Khusus meliputi surat perjanjian, sura kuasa, berita
acara, surat keterangan,surat pengantar, dan pengumunan;
d. Laporan;
e. Telaahan staf; dan
f. Formulir.
Berdasarkan wawancara kepada Kasubag Umum dan Kepegawaian

di Bappeda Kabupaten Klaten mengenai jenis surat masuk dan surat keluar
di Bappeda Kabupaten Klaten, sebagai berikut:
“Jenis surat masuk dibedakan menjadi beberapa jenis, yaitu surat

undangan dan surat biasa. Surat undangan adalah surat yang isi surat
bertujuan untuk mengundang, misalnya undangan pertemuan, undangan
sosialisasi, undangan musrenbang dan undangan rapat. Surat biasa berupa:
proposal, surat pengantar, surat permohonan anggaran dan laporan.
Sedangkan surat keluar yang dibuat Bappeda Kabupaten Klaten antara lain
surat undangan, surat tugas, surat pedoman pelaksanaan musrenbang dan
surat pengantar.” (Wawancara pada Rabu, 26 April 2017).
Surat masuk dan surat keluar yang berasal dari naskah dinas yang
dibuat oleh suatu instansi dihimpun oleh operator surat, di Bappeda
Kabupaten Klaten surat dihimpun oleh Staf Kasubag Umum dan
Kepegawaian sebagai operator surat. Dalam pengumpulan data berupa
surat baik surat masuk maupun surat keluar, operator surat memerlukan
commit to user
perangkat keras berupa komputer, alat pemindai (scanner), dan printer
49
sebagai pendukung operator surat dalam mengumpulkan surat. Surat

masuk dan surat keluar yang telah dikumpulkan memiliki alur kerja.
Adapun alur kerja surat masuk Bappeda Kabupaten Klaten sebagai
berikut:
Gambar 4.2
Alur Kerja Surat Masuk
Tata Usaha Pejabat Tujuan Surat Basis Data (database)
Pencatatan dan
Penyimpanan
Surat
Surat Masuk
Masuk
Pemeriksaan
Surat Masuk
Surat
Edit Agenda Penanganan Tanggapan
Surat Masuk Reject
Pembuatan
Disposisi
Sumber : Permenpan R&B No 6 Tahun 2011

Keterangan Alur Kerja Surat Masuk, sebagai berikut:
a. Semua surat masuk diterima oleh bagian Tata Usaha/ Sekretariat, yaitu
staf Kasubag Umum dan Kepegawaian sebagai operator surat. Media
commit
surat bermacam-macam to user surat asli, feksimile, dan e-mail
bisa berbentuk
50
Bappeda Kabupaten Klaten; Pernyataan tersebut ditegaskan lagi oleh

Kasubag Umum dan Kepegawaian Bappeda Kabupaten Klaten, beliau
mengatakan bahwa:
“Surat masuk dalam Bappeda Kabupaten Klaten dapat berupa

surat asli, faksimile, dan e-mail yang dikirim oleh instansi lain pada
alamat Bappeda Kabupaten Klaten yang tersedia”. (Wawancara pada
Rabu, 26 April 2017).
b. Staf Kasubag Umum dan Kepegawaian/operator surat melakukan

pencatatan data Agenda Surat Masuk, memberi indeks dengan
menggunakan indeks nomor yang ditulis kecil pada pojok kanan atas
surat dan penyimpanan fisik surat dengan melakukan pemindaian
(scanning) dokumen dengan menggunakan aplikasi Adobe Photoshop
dan disimpan pada folder yang telah dibuat oleh staf Kasubag Umum
dan Kepegawaian sebagai file arsip surat secara elektronik.
Pemindaian (scanning) surat merupakan hal yang bersifat opsional.
Apabila surat diterima sudah dalam bentuk salinan naskah elektronik
(softcopy) atau merupakan surat Rahasia, pemindaian tidak perlu
dilakukan. Jika isi surat, berisi undangan maka operator surat akan
menuliskan isi surat tersebut pada whiteboard sebagai pengingat.
Berdasarkan wawancara kepada Staf Kasubag Umum dan
Kepegawaian mengenai pencatatan data agenda surat masuk, yaitu
sebagai berikut:
“Semua surat yang masuk dicatat pada buku agenda dengan

membubuhkan indek nomor dipojok kanan atas surat untuk
memudahkan pencarian surat. Setelah dicatat dibuku agenda surat
masuk, jika kategorisurat adalah surat undangan maka isi surat ditulis
di whiteboard sebagai pengingat. Selanjutnya surat masuk tersebut di
pindai (scan) dan disimpan pada file folderarsip surat masuk yang
telah tersedia”. (Wawancara pada Rabu, 26 April 2017).
c. Data agenda surat masuk diinput dalam aplikasi Sistem Informasi Tata
Naskah Dinas Elektronik. Setelah data diinput, maka hasil dari input
commit to user
51
data agenda surat masuk tersebut berupa kartu kendali dan disposisi
surat.
d. Data agenda surat masuk surat, baik kartu kendali dan disposisi surat
tersimpan dalam basis data yang terpusat (tidak tersimpan dikomputer
lokal pengguna). Setelah disimpan, kartu kendali dan disposisi surat
tersebut dicetak. Dan distepler dengan surat asli, setalah itu surat asli,
kartu kendali dan disposisi dimasukkan Map jepit (Clip file folder)
agar rapi. Setelah itu, Map jepit (Clip file folder) tersebut dimasukkan
ke ruang Kepala Bappeda untuk mendapatkan disposisi dan
pemeriksaan surat.
e. Pengguna tujuan surat adalah pimpinan yaitu Kepala Bappeda

Kabupaten Klaten. Kepala Bappeda Kabupaten Klaten dapat melihat
data surat masuk yang ditunjukan kepadanya untuk diperiksa isi detail
surat masuk tersebut. Pemeriksaan isi surat dilakukan oleh Kepala
Bappeda Kabupaten Klaten, sehingga mengetahui surat tersebut akan
didisposisikan apakah kepada bagian Sekretariat, bagian Ekonomi,
bagian Sosial Budaya, bagian PPEP atau bagian IPW sesuai dengan isi
surat tersebut.
f. Apabila surat tersebut salah alamat, terdapat fasilitas khusus untuk

mengembalikan ke bagian Sekretariat agar dilakukan penyesuaian.
g. Pengguna tujuan surat dapat menangani Surat Masuk tersebut dengan

membuat disposisi. Alur selanjutnya akan mengikuti alur kerja
disposisi.
h. Apabila diperlukan, User Tujuan Surat dapat melakukan penanganan

secara langsung (misalnya dengan membuat surat balasan untuk surat
yang bersifat rahasia).
commit to user
52
Selain alur kerja surat masuk terdapat pula alur kerja surat keluar,
sebagai berikut:
Gambar 4.3
Alur Kerja Surat Keluar
Unit kerja Unit atasan Basis data (database)
Surat Inisiatif
Konsep
Pembuatan Approval
surat
konsep surat
Laporan
Disposisi
Pembuatan
Agenda
Tanda Tangan Surat

dan Cap Keluar
Scanning Surat
Sumber : Permenpan R&B No 6 Tahun 2011

Keterangan Alur Kerja Surat Keluar adalah seagai berikut:
a. Pembuatan konsep surat bukan disposisi surat (surat inisiatif)
Mekanisme pembuatan surat keluar yang tidak melalui proses
disposisi diawali dengan pembuatan konsep surat.
1) Konsep surat dibuat oleh unit yang mempunyai inisiatif

membuat konsep surat keluar. Dibuat oleh bagian atau bidang
yang ingin membuat surat untuk dikirim ke instansi lain.
commit to user
53
2) Konsep surat dibuat dengan menggunakan template/borang

acuan naskah dinas. Konsep surat mengacu pada Permenpan
R&B No 80 Tahun 2012 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas.
3) Apabila diperlukan, konsep surat dapat diajukan kepada

pimpinan untuk mendapatkan persetujuan. Setelah disetujui
oleh Sekretaris maka akan diberikan Nomor surat oleh Staf
Kasubag Umum dan Kepegawaian selaku operator surat di
Bappeda Kabupaten Klaten. Jika konsep surat keluar ditujukan
kepada Sekretaris, maka konsep surat tersebut dapat langsung
ditandatangani oleh Sekretaris dengan sebelumnya diteliti
terlebih dahulu oleh kepala bidang/ bagian dan diteliti oleh
Sekretaris, jika disetujui oleh sekretaris akan akan langsung
dibubuhi tanda tangan Sekretaris.
b. Tindakan lanjut laporan disposisi
Laporan disposisi yang telah disepakati pada alur sebelumnya yaitu
dari pembuatan konsep surat oleh bagian pembuat surat keluar, dan
meminta persetujuan oleh kepala bagian setelah disetujui maka
meminta paraf Sekretaris dan membubuhi tanda tangan Kepala
c. Staf Kasubag Umum dan Kepegawaian/ unit pengolah surat akan
membuat agenda surat keluar untuk mendapatkan nomor agenda
surat keluar.
d. Surat diberikan nomor dengan memilih format penomoran yang
berlaku. Pemberian Nomor surat sudah Otomatis di dalam Sistem
Informasi Tata Naskah Dinas Elektronik.
e. Surat telah lengkap dan siap dicetak. Selanjutnya, meminta paraf
persetujuan dari kepala bagian, setelah Kepala bagian menyetujui,
pembuat konsep surat juga meminta paraf persetujuan kepada
Sekretaris. Setelah mendapatkan paraf persetujuan dari Sekretaris.
commit to user
54
Konsep surat tersebut diserahkan kepada Kepala Bappeda

Kabupaten Klaten untuk mendapat persetujuan dan tanda tangan,
f. Setalah surat dibubuhi tanda tangan Kepala Bappeda Kabupaten
Klaten dan cap Bappeda Kabupaten Klaten, sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan.
g. Langkah terakhir adalah melakukan pemindaian (scanning)
terhadap surat yang telah dibubuhi tanda tangan dan cap untuk
disimpan sebagai file elektronik. Setelah disimpan, maka surat
keluar tersebut diinput dalam aplikasi Sistem Tata Naskah Dinas
Elektronik di Bappeda Kabupaten Klaten. Setelah diinput dalam
sistem, surat tersebut dicopy untuk dijadikan arsip untuk unit
pengolah surat/ staf Kasubag Umum dan Kepegawaian.
Berdasarkan pernyataan di atas, dapat didukung dengan

wawancara kepada Staf Kasubag Umum dan Kepegawaian
mengenai alur kerja surat keluar, sebagai berikut:
“Alur kerja surat keluar dimulai dari pembuatan konsep
surat keluar dari pembuat surat yaitu bidang. Selanjutnya,
pemberian paraf oleh Kepala bagian pembuat surat setelah diparaf,
setelah itu meminta persetujuan dan paraf dari Sekretaris Bappeda
Kabupaten Klaten. Jika konsep surat disetujui dan mendapat paraf
dari Sekretaris maka konsep surat tersebut dapat diajukan kepada
Kepala Bappeda Kabupaten Klaten, tetapi jika konsep surat belum
disetujui oleh Sekretaris Bappeda Kabupaten Klaten maka konsep
surat tersebut perlu diperbaiki terlebih dahulu. Kemudian konsep
surat yang telah mendapatkan tanda tangan Kepala Bappeda
Kabupaten Klaten konsep surat tersebut diberi nomor surat oleh
operator surat sehingga konsep surat tersebut sudah sah menjadi
surat resmi yang siap untuk digandakan dan dikirim kepada
instansi terkait.” (Wawancara pada Rabu, 26 April 2017).
2. Pengolahan Data
Kegiatan mengolah data-data yang telah dikumpulkan untuk
disajikan dalam bentuk yang lebih mudah dipahami dan menjadi informasi
yang dapat didistribusikan. Pengolahan data tersebut berupa surat masuk
commit to user
dan surat keluar yang berbentuk agenda. Pengolahan surat masuk dan surat
55
keluar tersebut dapat menggunakan pemrosesan data (data processing)

dengan cara menginput data-data surat masuk maupun surat keluar ke
dalam aplikasi Sistem Tata Naskah Dinas Elektronik. Sebelum menginput
agenda surat masuk dan surat keluar, Staf Kasubag Umum dan
Kepegawaian akan membuka aplikasi Sistem Tata Naskah Dinas
Elektronik secara online dengan tampilan sebagai berikut:
Gambar 4.4
Tampilan Login aplikasi Sistem Tata Naskah Dinas Elektronik
Sumber: Aplikasi Sistem Tata Naskah Dinas Elektronik Sekretariat Bappeda

Kabupaten Klaten
Staf Kasubag Umum dan Kepegawaian sebagai operator surat di

Bappeda Kabupaten Klaten login dengan menggunakan user name dan
password untuk keamanan aplikasi Sistem Tata Naskah Dinas Elektronik
yang digunakan Bappeda Kabupaten Klaten sesuai dengan spesifikasi
non-fungsional pada Perpenpan R&B No 6 Tahun 2011. Aplikasi sistem
ini hanya dapat diakses oleh pengguna yang telah ditugasi atau
bertanggung jawab yaitu Kasubag dan Staf Kasubag Umum dan
Kepegawaian di Bappeda Kabupaten Klaten. Aplikasi sistem ini hanya
commit to user
digunkan intern Bappeda Kabupaten Klaten untuk mendistribusikan
56
informasi yang diterima dari instansi lain dan untuk melaksanakan tugas
dan kegiatan sehari-hari dan aplikasi ini hanya untuk lingkungan intern di
Pernyataan diatas diseuai dengan wawancara kepada Staf Kasubag
Umum dan Kepagawaian Bappeda Kabupaten Klaten, yaitu sebagai
berikut:
“Aplikasi Sistem Tata Naskah Dinas Elektronik ini hanya
digunakan untuk lingkungan Intern Bappeda Kabupaten Klaten dalam
mendistribusikan informasi untuk menjalankan kegiatan sehari-hari, tidak
untuk ekstern lingkungan seKabupaten Klaten, yang bisa mengakses
aplikasi ini adalah operator surat di Bappeda Kabupaten Klaten”.
Setelah operator surat login ke aplikasi sistem, maka otomatis

masuk pada menu Home, berikut tampilan menu home sistem:
Gambar 4.5
Tampilan Menu Home pada aplikasi Sistem Tata Naskah Dinas Elektronik

Kabupaten Klaten
Menu Home berisi profil mengguna yaitu staf Kasubag Umum dan
Kepegawaian sebagai operator surat Bappeda Kabupaten Klaten. Jika akan
menginput agenda surat masuk atau surat keluar pilih dan klik menu yang
commit to user
57
tersedia pada menu aplikasi sistem. Pengolahan agenda surat masuk dan
surat keluar akan di deskripsikan sebagai berikut:
1) Agenda surat masuk
Menurut Permenpan R&B No 6 Tahun 2011, data surat masuk yang
diinput ke dalam aplikasi Sistem Tata Naskah Dinas Elektronik
sekurang-kurangnya:
a) Nomor urut agenda;
b) Tanggal penerima surat;
c) Nomor, tanggal dan hal surat;
d) Tujuan surat (pengguna tujuan surat);
e) Nama dan alamat pengirim surat;
f) Kecapatan tanggapan; terdiri dari 3 pilihan yaitu amat segera,
segera, dan biasa;
g) Isi ringkas;
h) Keterangan, antara lain tembusan dan salinan.
commit to user
58
Gambar 4.6
Tampilan Input data Agenda Surat Masuk Aplikasi Sistem Tata Naskah
Dinas Elektronik Bappeda Kabupaten Klaten
commit to user
59

Kabupaten Klaten
Berdasarkan tampilan input data surat masuk diatas, Sistem Tata

Naskah Dinas Elektronik yang digunakan Bappeda Kabupaten Klaten
telah memenuhi/ telah sesuai dengan spesifikasi sistem yang dibuat oleh
Permenpan R&B No 6 Tahun 2011. Data yang diinput dalam aplikasi
sistem Tata Naskah Dinas Elektronik terdiri dari;
a) Klasifikasi, terdiri dari Klasifikasi Umum, Lambang, Undangan,tanda
kehormatan, hari raya besar, ucapan terimakasih, tanda jabatan urusan
dalam, rumah dinas. Yang sering digunakan di Bappeda Kabupaten
Klaten adalah Klasifikasi Umum (000) dan Undangan (005);
b) Index, adalah nomor indek yang diberikan oleh operator surat. Nomor
indek terletak di pojok kanan atas;
c) Bentuk susunan surat, meliputi surat pengantar, surat undangan. Surat
biasa, surat izin, surat perjanjian, surat tugas dan surat perintah dinas;
d) Nomor surat, diisi sesuai dengan nomor surat dari pengirim;
e) Perihal, berisi inti surat secara ringkas;
f) Lampiran, banyaknya lampiran dokumen, misal satu ekstempler, satu
bendel, satu buku, atau beberapa lembar;
g) Tingkat keamanan, terdiri dari surat biasa, rahasia, dan sangat rahasia;
h) Kecepatan proses, terdiri atas amat segera, segera, dan biasa;
i) Isi ringkasan, isi surat secara lengkap;
commit to user
60
j) Tipe pengirim, asal pengirim surat tersebut; inatansi pemerintah baik

satu instansi pemerintahan atau luar instansi pemerintah, atau pihak
lain misalnya komunitas, badan atau organisasi;
k) Pengirim, berisi nama asal pengirim surat ditulis lengkap misalnya
Bappeda Pemerintah Provinsi Jawa Tengah, Dinas Kesehatan
Kabupaten Klaten, Kecamatan Jatinom;
l) Kepada, ditujukan kepada Kepala Bappeda Kabupaten Klaten;
m) Pengolah, adalah operator surat yaitu staf Kasubag Umum dan
Kepegawaian;
n) Tanggal surat, tanggal dibuat surat oleh pengirim;
o) Tanggal diterima, kapan diterima surat di Bappeda Kabupaten Klaten;
p) Tanggal diteruskan, kapan ditindaklanjuti surat tersebut hingga
mendapatkan disposisi surat dari Kepala Bappeda Kabupaten Klaten;
q) Tembusan;
r) Penerima surat, otomatis terisi dari pengisian pada kolom Kepada;
s) Catatan;
t) File surat/ hasil scan, untuk menyimpan softfile surat dalam aplikasi;
u) Simpan naskah.
Setelah surat masuk diinput dalam Sistem Tata Naskah Dinas

Elektronik, operator surat/staf Kasubag Umum dan Kepegawaian dapat
melihat detail agenda yang telah diinput. Terdapat fitur pendukung
aplikasi sistem antara lain:
a) Lihat Detail, untuk melihat detai surat yag diinput dalam aplikasi
sistem;
b) Cetak Lembar Disposisi, fitur untuk mencetak lembar disposisi untuk
pendistribusian surat masuk;
c) Proses Disposisi;
d) Edit, untuk mengedit data yang salah dalam proses penginputan data
surat masuk dan keluar;
commit to user
61
e) Hapus, fitur untuk menghapus data input surat yang telah dibuat dan
menandakan status validitas agenda surat.
f) Lihat Kronologi.
Berikut tampilan beberapa fitur pendukung aplikasi Sistem Tata

Naskah Dinas Elektronik di Bappeda Kabupaten Klaten:
Gambar 4.7
Tampilan Fitur Pendukung aplikasi Sistem Tata Naskah Dinas Elektronik
Bappeda Kabupaten Klaten

Kabupaten Klaten
Jika surat sudah benar maka operator surat dapat mencetak kartu
kendali dan disposisi surat sebagai hasil output dari aplikasi Sisten TNDE
Bappeda Kabupaten Klaten. Berikut tampilan dari kartu kendali dan
disposisi surat:
commit to user
62
Gambar 4.8
Tampilan Kartu Kendali dan Lembar Disposisi Surat pada aplikasi Sistem Tata
Naskah Dinas Elektronik Bappeda Kabupaten Klaten

Kabupaten Klaten
2) Agenda Surat Keluar

Menurut Permenpan R&B No 80 Tahun 2012, data yang digunakan
dalam pembuatan surat keluar menyesuaikan kebutuhan surat. Data
surat keluar yang diinput ke dalam aplikasi sistem sekurang-kurangnya
sama dengan data agenda surat masuk. Berikut tampilan input data
surat keluar pada aplikasi Sistem Tata Naskah Dinas Elektronik di
Bappeda Kabupaten Klaten, sebagai berikut:
commit to user
63
Gambar 4.9
Tampilan Input Data Surat Keluar Pada Aplikasi Sistem Tata Naskah Dinas
Elektronik Bappeda Kabupaten Klaten

Kabupaten Klaten
Berdasarkan tampilan input data surat keluar diatas, aplikasi

Sistem Tata Naskah Dinas Elektronik yang digunakan Bappeda Kabupaten
Klaten telah memenuhi/ telah sesuai dengan spesifikasi sistem yang dibuat
commit to user
64
oleh Permenpan R&B No 6 Tahun 2011. Data surat keluar yang diinput
dalam aplikasi Sistem Tata Naskah Dinas Elektronik terdiri dari;
a. Klasifikasi, sesuai klasifikasi surat yang dibuat oleh pembuat surat;
b. Index, adalah nomor indek yang diberikan oleh operator surat;
c. Bentuk susunan surat, meliputi surat pengantar, surat undangan. Surat
biasa, surat izin, surat perjanjian, surat tugas dan surat perintah dinas;
d. Nomor surat, nomor yang dibubuhkan oleh operator surat dengan
sistem yang otomatis;
e. Perihal, berisi inti surat secara ringkas;
f. Lampian, banyaknya lampiran dokumen, misal satu ekstempler, satu
bendel, satu buku, atau beberapa lembar;
v) Tingkat keamanan, terdiri dari surat biasa, rahasia, dan sangat rahasia;
g. Kecepatan proses, terdiri atas amat segera, segera, dan biasa;
h. Isi ringkasan, isi ringkasan surat secara lengkap;
i. Tipe pengiriman, tujuan pengirim surat tersebut; inatansi pemerintah
baik satu instansi pemerintahan atau luar instansi pemerintah, atau
pihak lain misalnya komunitas, badan atau organisasi.
j. Kirim kepada, tujuan pengiriman surat dengan alamat lengkap instansi
atau organisasi;
k. Pengolah, adalah operator surat yaitu staf Kasubag Umum dan
Kepegawaian;
l. Tanggal surat, yaitu tanggal pembuatan surat keluar;
m. Tembusan;
n. Pengirim;
o. Catatan;
p. File surat (hasil scan); Upload file
q. Simpan naskah
Berdasarkan deskripsi diatas, pengolahan data surat masuk dan

surat keluar di Bappeda Kabupaten Klaten sesuai dengan Permenpan
R&B No 6 tahun 2011 tentang
commit Pedoman Umum Tata Naskah Dinas
to user
65
Elektronik di Lingkungan Pemerintahan. Hal tersebut sesuai dengan

wawancara kepada Staf Kasubag Umum dan Kepegawaian mengenai
pengolahan data surat masuk dan keluar di Bappeda Kabupaten
Klaten,sebagai berikut:
“Pengolahan data surat masuk dan surat keluar dilakukan dari

data-data pada surat masuk dan surat keluar diinput pada aplikasi
Sistem Tata Naskah Dinas Elektronik sesuai dengan format yang telah
tersedia pada sistem. Data surat masuk antara lain, pengirim surat,
klasifikasi surat, tanggal surat, perihal surat, lampiran surat jikas ada,
isi surat, kapan surat diterima, siapa yang mengolah surat tersebut,
ditujukan kepada siapa surat tersebut, hingga mengupload hasil file
scan surat, sedangkan input data surat keluar sama dengan surat masuk
yang membedakan hanya Bappeda Kabupaten Klaten yang membuat
surat tersebut.”.(Wawancara pada Rabu, 26 April 2017).
3. Penyimpanan Data
Penyimpanan data surat masuk dan surat keluar dengan
menggunakan pemindai (scanner) untuk menyimpan data surat masuk dan
surat keluar ke dalam aplikasi Sistem Tata Naskah Dinas Elektronik.
Penyimpanan pada aplikasi Sistem Tata Naskah Dinas Elektronik yang
digunakan di Bappeda Kabupaten Klaten terdiri dari;
a) Pemindaian (scanning), surat yang dinput dipindai/discan terlebih
dahulu menggunakan aplikasi Adobe Photoshop dan disimpan sesuai
dengan folder file arsip surat yang telah dibuat oleh operator surat.
Pernyataan ini dipertegas dengan hasil wawancara kepada Staf
Kasubag Umum dan Kepegawaian mengenai penyimpanan surat
masuk dan surat keluar, sebagai berikut:
“Perangkat yang digunakan untuk penyimpanan surat masuk

dan keluar menggunakan scanner dan aplikasi Adobe photoshop untuk
penyimpanan file dikomputer dan disimpan pada file arsip surat.
Setelah tersimpan, maka file dapat diupload kedalam sistem”.
commit to user
66
b) Upload file, surat yang sudah dipindai/discan dan disimpan pada folder
diupload ke dalam aplikasi sistem Tata Naskah Dinas Elektronik pada
kolom upload file yang telah tersedia.
Gambar 4.10
Fitur Penyimpanan pada aplikasi Sistem Tata Naskah Dinas Elektronik
Sumber: Aplikasi Sistem Tata Naskah Dinas Elektronik Sekretariat

Perangkat yang digunakan untuk kegiatan penyimpanan data surat

masuk dan surat keluar pada aplikasi Sistem Tata Naskah Dinas Elektronik
di Bappeda Kabupaten Klaten sebagai berikut:
a) Komputer 14 Inci dengan spesifikasi RAM yang lebih besar.
b) Printer Canon MP 237, printer yang disertai scanner.
c) Aplikasi Adobe Photoshop adalah aplilasi untuk menyimpan file.
Berdasarkan wawancara kepada staf Kasubag Umum dan

Kepegawaian mengenai perangkat yang digunakan dalam
penyimpanan data surat masuk dan surat keluar, sebagai berikut:
“Perangkat yang digunakan dalam penyimpanan data surat

masuk dan surat keluar menggunakan perangkat keras dan perangkat
lunak. Perangkat keras seperti komputer yang RAM berkapasitas
besar, printer dan scanner, sedangkan perangkat lunaknya seperti
aplikasi Sistem Tata Naskah Dinas Elektronik dan aplikasi Adobe
Photoshop.” (Wawancara pada Rabu, 26 April 2017).
Selain penyimpanan surat masuk dan surat keluar, terdapat pula

pencarian surat. Semua data surat masuk dan surat keluar yang telah
commit
tersimpan dalam sistem dapatto dicari
user berdasarkan kriteria pencarian
67
yang ditentukan oleh operator surat. Dalam aplikasi Sistem Tata

Naskah Dinas Elektronik Bappeda Kabupaten Klaten menggunakan
kriteria pencarian menggunakan nomor surat atau perihal surat. Berikut
tampilan fitur pencarian surat:
Gambar 4.11
Tampilan fitur Pencarian Surat masuk dan surat keluar pada aplikasi
Sistem Tata Naskah Dinas Elektronik
Sumber: Aplikasi Sistem Tata Naskah Dinas Elektronik Sekretariat

4. Pendistribusian Data
Pendistribusian data surat masuk ditujukan kepada bidang yang
menerima disposisi dari Kepala Bappeda Kabupaten Klaten untuk
melaksanakan tugasnya. Pendistribusian didapatkan dari laporan disposisi
dari Kepala Bappeda, yang berasal dari input data surat masuk, setalah
input kita dapat melihat disposisi surat yang selanjutnya diserahkan
kepada Kepala Bappeda Kabupaten Klaten.
Setelah lembar disposisi diisi oleh Kepala Bappeda, akan diketahui
harus didisposisikan kemana surat tersebut pada bagian Sekretariat, bidang
Ekonomi, bidang Sosial Budaya, bidang PPEP, dan bidang IPW. Adapun
alur kerja disposisi surat dalam Permenpan R&B No 6 tahun 2011, sebagai
berikut:
commit to user
68
Gambar 4.12
Alur Disposisi Surat
Pembuat disposisi Penerima disposisi Basis data (database)
Pembuatan Perintah
Perintah Disposisi Disposisi
Memeriksa dan
Perintah
Penanganan Disposisi
Lanjut
Pembuatan
Laporan Disposisi Laporan
Disposisi
Pemeriksaan
Laporan Disposisi
Konsep
Setuju Ya Laporan
Disposisi
Beri Komentar
Sumber: Permenpan R&B No 6 Tahun 2011
Keterangan Alur Kerja Disposisi, sebagai berikut:

a. Alur disposisi merupakan kelanjutan dari penanganan surat masuk atau
disposisi lanjutan. Pembuatan disposisi merupakan pengguna Tujuan
commit to user
69
Surat yang menerima Surat Masuk pertama kali atau penerima

disposisi yang melakukan disposisi lanjutan.
b. Form disposisi dilengkapi dengan keterangan perintah yang diberikan
kepada user penerima disposisi. Data disposisi yang telah diisikan
akan tersimpan dalam basis data terpusat. Sistem secara otomatis
melengkapi disposisi ini dengan dokumen lampiran (attachment)
berupa Agenda Surat Masuk yang juga dapat dilihat isinya oleh
pengguna penerima disposisi.
c. Pengguna penerima disposisi dapat melihat secara langsung isi
perintah disposisi melalui aplikasi Sistem Tata Naskah Dinas
Elektronik.
d. Penerima disposisi harus membuat laporan sisposisi untuk atasan.
e. Laporan disposisi yang dibuat berisi keterangan singkat pelaksanaan
disposisi dan konsep surat apabila diperlukan.
f. Pengguna (user) pembuat disposisi yaitu Kepala Bappeda Kabupaten
Klaten dapat memberikan catatan terhadap laporan yang telah dibuat
oleh penerima disposisi sehingga proses pembuatan laporan dan
pemberian catatan akan berlangsung terus sampai disetujui pengguna
(user) pembuat disposisi.
g. Apabila diperlukan, penerima disposisi dapat melakukan disposisi
lanjutan kepada bawahanya.
Berdasarkan alur kerja disposisi diatas, Bappeda Kabupaten Klaten

telah menggunakan alur kerja sesuai dengan Permenpan R&B No 6 Tahun
2011, sehingga alur kerja yang digunakan Bappeda Kabupaten Klaten
telah sesuai dengan spesifikasi sistem yang telah diatur oleh pemerintah.
Berikut tampilan output dari kartu kendali dan lembar disposisi surat yang
telah diisi oleh Kepala Bappeda Kabupaten Klaten:
commit to user
70
Gambar 4.13
Output Kartu Kendali dan Disposisi Surat
Sumber: Sekretariat Bappeda Kabupaten Klaten
Berdasarkan pembahasan dan pendiskripsian pengamatan penulis

yang dilakukan di Bappeda Kabupaten Klaten mengenai Sistem Informasi
Tata Naskah Dinas Elektronik yang mengolah administrasi surat menyurat
di Bappeda Kabupaten Klaten. Dalam kegiatan menyediakan informasi
untuk intern Bappeda Kabupaten Klaten memiliki empat kegiatan yang
akan diringkas sesuai dengan konsep sistem yaitu Input, Proses dan
Output, sebagai berikut: Pengumpulan data, berupa surat masuk dan surat
keluar merupakan input. Pengolahan dan penyimpanan data merupakan
proses suatu sistem. Pendistribusian data yang berbentuk Kartu kendali
dan lembar disposisi merupakan output suatu sistem.
commit to user
71
D. Bentuk Aplikasi Sistem Otomatisasi Perkantoran

Berdasarkan hasil pengamatan mengenai bentuk aplikasi Sistem
Otomatisasi Perkantoran di Bappeda Kabupaten Klaten, sebagai berikut:
1) Pengolah Kata/Angka/Data
Pengolah kata/angka/data melalui komputer. Pengolah kata merupakan
aplikasi komputer yang membantu melakukan pekerjaan pengetikan
huruf/angka dan pencetakan dokumen. Bappeda Kabupaten Klaten
menggunakan Microsoft Word untuk kegiatan pengolah kata. Microsoft
Word juga digunakan untuk template naskah dinas sesuai dengan
Permenpan R&B No 80 Tahun 2012. Microsoft Excel untuk mengolah
angka dan Microsoft Access untuk mengolah data.
2) Surat Elektronik (Electronic mail/E-mail)
Bappeda Kabupaten Klaten menggunakan E-mail untuk membuat surat
elektronik, mengirim surat elektronik, menerima surat elektronik, serta
menyimpan surat elektronik.
3) Faksimile
Bappeda Kabupaten Klaten menggunakan faksimile untuk mengirim
dokumen cetak melalui jaringan komunikasi yeng menghubungkan kedua
alat tersebut. Alamat faksimile Bappeda Kabupaten Klaten (0272) 328.
4) Sistem Arsip Elektronik (Electronic Filling System), merupakan aplikasi
komputer yang khusus digunakan untuk menyimpan dokumen elektronis
dan pencarian/penemuannya kembali. Bappeda Kabupaten Klaten
menggunakan aplikasi Sistem Tata Naskah Dinas Elektronik.
5) Pembuatan Image (Imaging), merupakan penyimpanan gambar dalam
aplikasi kantor. Gambar diperoleh melalui hasil pemindaian dengan alat
scanner. Bappeda Kabupaten Klaten menggunakan aplikasi Adobe
Photoshop untuk aplikasi penyimpan hasil scanner surat.
6) Penyebaran Informasi, biasanya dilakukan melalui komunikasi lisan dan
tulisan. Bappeda Kabupaten Klaten menggunakan komunikasi suara
seperti telepon/smartphone. Selain itu, untuk intern Bappeda Kabupaten
Klaten menyebarkan informasi menggunakan grup WhatsApp Bappeda
Kabupaten Klaten. commit to user
BAB V
PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan pengamatan tentang Sistem Informasi Tata Naskah Dinas
Elektronik Di Bappeda Kabupaten Klaten, maka dapat diambil kesimpulan
sebagai berikut:
1. Sistem Informasi Tata Naskah Dinas Elektronik Di Bappeda Kabupaten
Klaten telah sesuai sistem perundang-undangan yang berlaku, yaitu
Permenpan R&B Nomor 6 Tahun 2011 Tentang Pedoman Tata Naskah
Dinas Elektronik di Lingkungan Pemerintahan.
2. Model Sistem Informasi Tata Naskah Dinas Elektronik di Bappeda
Kabupaten Klaten menggunakan model sistem sederhana yaitu input,
proses, dan output. Input merupakan kegiatan pengumpulan data yaitu
kegiatan menghimpun naskah dinas berupa surat masuk, surat keluar
kemudian diinput dalam aplikasi Sistem Tata Naskah Dinas Elektronik.
Setelah itu, diinput dalam aplikasi Sistem Tata Naskah Dinas Elektronik
data surat masuk dan surat keluar diproses/diolah menjadi basis data dan
disimpan dalam aplikasi. Kemudian, basis data tersebut menghasilkan
output berupa kartu kendali, lembar disposisi untuk surat masuk dan arsip
surat untuk surat keluar
3. Dalam Sistem Otomatisasi Perkantoran terdapat empat kegiatan pokok,
antara lain: pengumpulan data, pengolahan data, penyimpanan data dan
pendistribusian data.
4. Kegiatan pengumpulan data merupakan kegiatan menghimpun surat
masuk dan surat keluar yang akan dicatat dalam buku agenda surat masuk
atau surat keluar.
5. Setelah kegiatan pengumpulan data, tahap selanjutnya adalah kegiatan
pengolahan data. Pengolahan data merupakan kegiatan menginput agenda
surat masuk dan keluar ke dalam aplikasi Sistem Tata Naskah Dinas
commit to user
Elektronik di Bappeda Kabupaten Klaten.
72
73
6. Tahap selanjutnya adalah Kegiatan penyimpanan data yang merupakan

penyimpan surat masuk dan surat keluar ke dalam aplikasi Sistem Tata
Naskah Dinas Elektronik Bappeda Kabupaten Klaten menggunakan mesin
pemindai (scanner) dan disimpan menggunakan aplikasi Adobe
Photoshop, disimpan pada file arsip surat yang telah dibuat oleh operator
surat. Setelah tersimpan dalam file arsip surat, file hasil scan surat tersebut
dapat diinput dalam aplikasi Sistem Tata Naskah Dinas Elektronik di
Bappeda Klaten.
7. Tahap terakhir adalah Kegiatan pendistribusian data. Pendistriibusian data
merupakan kegiatan mendistribusikan output surat yang telah diinput
dalam aplikasi Sistem Tata Naskah Dinas Elektronik. Hasil output tersebut
berupa disposisi surat kepada bidang-bidang.
8. Pencarian surat dalam aplikasi Sistem Tata Naskah Dinas Elektronik
Bappeda Kabupeten Klaten menggunakan kata kunci berupa nomor surat
atau perihal surat.
9. Bentuk aplikasi Sistem Otomatisasi Perkantoran yang digunakan Bappeda
Kabupaten Klaten, antara lain:
a. Pengolah data/angka/data berupa Microsoft Word, Microsoft Excel,
Microsoft Access;
b. Surat Elektronik (E-mail);
c. Faksimile;
d. Sistem arsip elektronik yang termasuk fitur dari Sistem Tata Naskah
Dinas Elektronik;
e. Pembuatan image, menggunakan aplikasi Adobe Photoshop;
f. Penyebaran informasi menggunakan telepon dan grup WhatsApp
commit to user
74
B. Saran
Berdasarkan kesimpulan di atas, maka penulis dapat menyampaikan
beberapa saran sebagai bahan pertimbangan pihak yang berkepentingan,
antara laian sebagai berikut:
1. Perangkat lunak dan perangkat keras sering mengalami keterlambatan
proses kerja, sehingga pengoperasian terganggu. Oleh karena itu, perlu
memperbaharui sistem dan menggunakan RAM yang berkapasitas besar.
2. Dalam Bappeda Kabupaten Klaten terkadang terjadi kelambatan dalam
pendisposisian dan pendistribusian surat, dikarenakan Kepala Bappeda
Kabupaten Klaten sedang berhalangan hadir/sedang melaksanakan tugas
luar. Dengan keterlambatan tersebut, penggunaan Sistem Informasi Tata
Naskah Dinas Elektronik di Bappeda Kabupaten Klaten perlu adanya
penambahan fitur untuk mendisposisikan surat secara elektronik, seperti
menggunakan smarphone/gadget, untuk memudahkan pendisposisian dan
pendistribusian surat, karena sudah secara otomatis terhubung
untuk intern Bappeda Kabupaten Klaten. Adanya disposisi elektronik
menggunakan yang terhubung di lingkungan intern Bappeda Kabupaten
Klaten maka akan lebih cepat dan mudah dalam mendapat informasi
pendistribusian disposisi surat.
commit to user
DAFTAR PUSTAKA
Affifuddin dan Beni Ahmad Saebani. 2012. Metodologi Penelitian Kualitatif.

Bandung: CV. Pustaka Setia.
Gie, T. L. 2009. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty.
Ibrahim. 2015. Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung: Alfabeta.
Kadir, Abdul. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta: Penerbit Andi.
Laksmi,Dkk. 2015. Manajemen Perkantoran Modern. Jakarta: PT.Raja Grafindo
Persada.
Maryati, Mc. 2008. Manajemen Perkantoran Efektif. Yogyakarta: STMI YKPN.
Mcleod, Raymond & Schell, George P. 2008. Sistem Informasi Manajemen
Edisi 10. Jakarta: Salemba Empat.
Nuraida, Ida. 2008. Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta: Penerbit
Kanisius.
O’Brien, James A, dan Marakas, George M. 2014. Sistem Informasi Manajemen.
Yogyakarta: Salemba Empat.
Satori, Djam’an dan Aan Komariah. 2010. Metodologi Penelitian Kualitatif.
Bandung: Alfabeta
Sayuti, Abdul Jalaludin. 2013. Manajemen Perkantoran Praktis. Bandung:
Alfabeta.
Sugiarto, Agus & Teguh Wahyono. 2014. Manajemen Kearsipan Elektronik.
Yogyakarta: Penerbit Gava Media.
Sugiyono. 2013. Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif dan R&D. Bandung:
Alfabeta.
Sukoco, Badri M. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern.
Surabaya: Penerbit Erlangga.
Sunyoto, Danang. 2014. Sistem informasi Manajemen (Perspektif Organisasi).
Jakarta: PT. Buku Seru.
Suprapto. 2014. Penuntun Praktis Surat Menyurat Dinas Resmi Bahasa Indonesia
Edisi Revisi. Bandung: CV. Mandar Maju.
commit to user
75
76
Sutopo, H.B. 2006. Metodologi Penelitian Kualitatif Edisi II. Surakarta: UNS
Press.
Suwartono. 2014. Dasar-dasar Metodologi Penelitian. Yogyakarta: Penerbit
Andi.
Taufiq, Rohmat. 2013. Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: Graha Ilmu.
Sumber-sumber lain:
Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi
Birokrasi Republik Indonesia Nomor 80 Tahun 2012 Tentang Pedoman
Tata Naskah Dinas
Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi
Birokrasi Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2011 Tentang Pedoman
Tata Naskah Dinas Elektronik
Peraturan Bupati Klaten Nomor 62 Tahun 2016 Tentang Kedudukan Susunan
Organisasi Tugas dan Fungsi Serta Tata Kerja Badan Perencanaan
Penelitian Dan Pembangunan Daerah Kabupaten Klaten
Buku Rencana Strategis (Renstra) Tahun 2016-2021 Badan Perencanaan
Pembangunan Daerah Kabupaten Klaten Tahun 2016
H.M. Nawawi Dg. Sibali. 2010. ”Penerapan Sistem Kearsipan Pada Kantor Arsip
Daerah Kabupaten Kutai Barat”. Samarinda: Jurnal Eksis Volume 6 No. 2
Agustus 2010: 1440-160
commit to user
77
LAMPIRAN
commit to user
78
commit to user
79
commit to user
80
Pedoman Wawancara
1. Apakah pengertian dari Sistem Informasi Tata Naskah Dinas Elektronik

di Bappeda Kabupaten Klaten?
2. Apa saja manfaat dari Sistem Informasi Tata Naskah Dinas Eletronik?
3. Sejak kapan Bappeda Kabupaten Klaten menggunakan Sistem Informasi
Tata Naskah Dinas Elektronik di Bappeda Kabupaten Klaten?
4. Apa saja kegiatan administrasi surat menyurat di Bappeda Kabupaten
Klaten?
5. Siapa saja yang bertanggungjawab pada kegiatan administrasi surat
menyurat di Bappeda Kabupate Klaten?
6. Dokumen apasaja yang diperlukan dalam kegiatan pengumpulan data,
pengolahan data, penyimpanan data dan pendistribusian data di Bappeda
Kabupaten Klaten?
7. Apa saja media surat masuk dan surat keluar di Bappeda kabupaten
Klaten?
8. Bagaimana alur kerja dalam kegiatan pengumpulan data berupa surat
masuk di Bappeda Kabupaten Klaten?
9. Bagaimana alur kerja dalam kegiatan pengumpulan data berupa surat
keluar di Bappeda Kabupaten Klaten?
10. Apakah Sisten Informasi Tata Naskah Dinas Elektronik yang digunakan
berlaku untuk ektern seKabupaten Klaten atau hanya intern Bappeda
Kabupaten Klaten ?
11. Dalam kegiatan administrasi surat menyurat terdapat kegiatan pengolahan
data berupa surat masuk dan surat keluar. Data apa saja yang diolah dalam
pengolahan data surat masuk dan keluar di Bappeda Kabupaten Klaten?
12. Apa saja perangkat yang digunakan dalam pengolahan dan penyimpanan
surat masuk dan surat keluar di Bappeda Kabupaten Klaten?
commit to user
81
Surat Tugas Magang
commit to user
82
Formulir Absensi Magang
commit to user
83
Formulir Monitoring Magang
commit to user
84
commit to user
85
commit to user
86
commit to user
87
commit to user
88
Formulir Pernilaian Magang
commit to user
89
Surat Keterangan Selesai Magang
commit to user
90
Kartu Kendali dan Disposisi Surat
commit to user
91
Surat Masuk
commit to user
92
Surat Masuk Faksimile
commit to user
93
Surat Masuk Undangan
commit to user
94
Surat Keluar Bappeda
commit to user

Laporan Tugas Akhir - d1514093 Rizka Listya RD

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Laporan Tugas Akhir - d1514093 Rizka Listya RD

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

library.uns.ac.id digilib.uns.ac.

PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI

“Maka Sesungguhnya Bersama Kesulitan Itu Ada Kemudahan”

Tugas Akhir ini dipersembahkan untuk:

Alhamdulillah, puji syukur kehadirat Allah SWT yang senantiasa

kerjasamanya yang telah memberi izin dan kemudahan selama penulis

Surakarta, 15 Mei 2017

Rizka Listya Ratna Dewi

BAB I. PENDAHULUAN .......................................................................... 1

BAB II. TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN ..... 6

BAB III. DESKRIPSI PERUSAHAAN ...................................................... 31

BAB IV. PEMBAHASAN HASIL PENGAMATAN ................................. 45

BAB V. PENUTUP ...................................................................................... 72

DAFTAR PUSTAKA .................................................................................. 75

Tabel 3.1 Data Pegawai di Bappeda Kabupaten Klaten ................................. 44

Gambar 2.1 Model Sistem Otomatisasi Perkantoran .................................. 7

Lampiran 1 Checklist Observasi

Arsip memiliki nilai guna administrasi sebagai pedoman dalam

Rizka Listya Ratna Dewi, D1514093, Archiving Information System in

Keywords: Archive, disposition, information system, exiting mail, incoming mail,

A. Latar Belakang Masalah

komunikasi untuk kecepatan dan kemudahan dalam proses pengambilan

Berdasarkan data tersebut, dapat diketahui bahwa surat masuk dan

sistem otomasi kearsipan perlu digunakan untuk mempermudah dalam

3. Bagi Pihak Lain

proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktivitas dan

b. Model Sistem Otomatisasi Perkantoran

Sumber : Mc Leod (2008:106)

tertentu yang dilaksanakan di rumah suatu fenomena yang disebut

c. Kegiatan Pokok Sistem Otomatisasi Perkantoran

Menurut The Liang Gie (2009:16) Menyatakan bahwa

Menurut Maryati (2008:60), mengemukakan bahwa mengolah

Menurut Abdul Jalaluddin Sayuti (2013:23), menyatakan

3) Mengolah yaitu, bermacam-macam kegiatan mengerjakan

Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono (2015:12), mengemukakan

James A O’Brien dan George M Marakas (2014:37),

sesuai dengan pengguna akhir. Produk informasi yang umum termasuk

Berdasarkan pernyataan di atas, dapat disimpulkan bahwa

d. Asal dan Sumber Informasi

making dengan memanfaatkan opportunities dan menanggulangi

Menurut Komaruddin dalam Ida Nuraida (2008:26), sumber

e. Fungsi Sistem Otomatisasi Perkantoran

Menurut Milis dalam Ida Nuraida (2008:1) menyatakan lima

rekaman (record) diminta untuk disimpan menurut hukum (seperti

besar harus dilindungi secara tepat, uang tunai harus disimpan

Berdasarkan penjelasan di atas, fungsi sistem otomatisasi

f. Bentuk Aplikasi Sistem Otomasi Perkantoran

jadwal aktivitas. Jadwal aktivitas berupa rapat, temu janji,

Menurut Laksmi, F. Gani, dan Budiantoro (2015:120),

Tahap pengolah kata yang meningkatkan produktivitas dua tugas

d) Personal information processing

Berdasarkan bentuk aplikasi sistem otomatisasi perkantoran

2. Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE)

b. Cakupan Tata Naskah Dinas Elektronik

dengan menggunakan pemindai (scanner) dokumen untuk

surat keluar berdasarkan template standar pedoman umum tata

4) Pembuatan surat dengan template

c. Persyaratan Sistem Tata Naskah Dinas Elektronik

c) Komputer klien merupakan perangkat keras yang terhubung

d. Spesifikasi Sistem Tata Naskah Dinas Elektronik

dengan data kepegawaian. Menu ini hanya dapat diakses

b) Agenda surat masuk