Semester 7
SKS 3 / MKB
Fakultas / Program
Teknik / Teknik Elektro
Studi
MANAJEMEN PROYEK :
Kompleksitas, Dinamika dan Siklus
Dilihat dari komponen kegiatan utamanya macam proyek dapat dikelompokkan sebagai
berikut:
Proyek Engineering-Konstruksi
Komponen kegiatan utama jenis proyek ini terdiri dari pengkajian kelayakan,
desain engineering, pengadaan, dan konstruksi.
Contoh proyek macam ini adalah pembangunan gedung, jembatan, pelabuhan,
jalan raya, fasilitas industri.
• Proyek Engineering-Manufaktur
Proyek ini dimaksudkan untuk menghasilkan produk baru. Jadi, produk tersebut adalah
hasil usaha kegiatan proyek. Dengan kata lain, proyek manufaktur merupakan proses
untuk menghasilkan produk baru. Kegiatan utamanya meliputi desain-engineering,
pengembangan produk (product development), pengadaan, manufaktur, perakitan, uji
coba fungsi dan operasi produk yang dihasilkan. Contoh untuk ini adalah pembuatan
ketel uap, generator listrik, mesin pabrik, kendaraan. Bila kegiatan manufaktur
dilakukan berulang-ulang, urut, dan menghasilkan produk yang sama dengan
terdahulu, maka kegiatan ini tidak lagi diklasifikasikan sebagai proyek.
Proyek tersebut tidak membuahkan hasil dalam bentuk fisik, tetapi lapor akhir.
• Proyek Kapital
Berbagai badan usaha atau pemerintah memiliki kriteria tertentu untuk proyek kapital.
Hal berkaitan dengan penggunaan dana kapital (istilah akuntansi) untuk investasi.
Proyek kapital umumnya meliputi pembebasan tanah, penyiapan lahan, pembelian
material dan peralatan (mesin-mesin), manufaktur (pabrikasi) dan konstruksi
pembangun fasilitas produksi.
• Proyek Radio-Telekomunikasi
Site survey, untuk menentukan titik-titik yang akan dihubungka dengan lokasi
"repeater".
Penentuan "frequency band".
Desain engineering sistem.
Manufakturing pabrikasi peralatan telekomunikasi.
Transpor ke site.
Instalasi repeater dan peralatan .
Proyek ini berkaitan dengan usaha pelestarian lingkungan. Salah satu pendekatan yang
terkenal ialah aplikasi sistem lPAS (Integrated Protected Area System), yaitu
menentukan daerah yang dilindungi atau "protected area", "zona buffer", dan "adjacent
area". Aspek yang dijangkau sistem IPAS amat luas, meliputi sosial, ekonomi, ekosistem
, kependudukan, dan lain-lain. Komponen utama kegiatannya terdiri dari:
Membangun "zona buffer" dan "adjacent area" dengan cara penghijauan, "agro for-
estry", konservasi tanah, dan "community development" seperti pembuatan jalan dan
jembatan.
Dari komponen kegiatan di atas, terlihat bahwa di jenis proyek tersebut tidak terlalu
banyak Unsur-unsur kegiatan engineering, konstruksi atau manufaktur, tetapi sarat
dengan pengkajian, penelitian dan survei. Oleh karena itu, implementasinya
memerlukan jasa konsultan yang sangat intensif. Sebagai contoh, di Indonesia pada
waktu ini proyek jenis di atas sedang dijalankan di Roteng-Flores dan Siberut-Sumatera
Barat.
Proyek Pembangunan PLTU dengan sejumlah komponen kegiatan manufaktur dan konstruksi.
Rencana Pemerintah
Permintaan Pasar
Hal ini terjadi bila suatu ketika pasar memerlukan kenaikan suatu macam produk
dalam jumlah besar. Permintaan ini dipenuhi dengan jalan mem bangun sarana
produksi baru.
Hal ini dimulai dengan adanya desakan keperluan dan setelah dikaji dari segala
aspek menghasilkan keputusan untuk merealisasikannya menjadi proyek. Misalnya
proyek yang bertujuan untuk meningkatkan efisiensi kerja dan memperbaharui
(modernisasi) perangkat dan sistem kerja sama agar lebih mampu bersaing.
Dari kegiatan tersebut dihasilkan produk baru yang diperkirakan akan banyak
manfaat dan peminatnya, sehingga mendorong dibangunnya fasilitas produksi.
Misalnya, komoditi obat-obatan dan bahan kimia yang lain.
Bagi proyek yang berukuran besar dan kompleks, karena umumnya melibatkan sumber
daya yang besar, prakarsa sering timbul dari pihak pemerintah, perusahaan swasta
besar, atau multinasional.
Di samping turun naiknya intensitas kegiatan, terjadi pula perubahan dalam aspek lain,
seperti kuantitasi tenaga yang diperlukan. Awalnya, pada awal proyek diperlukan ahli-
ahli perencanaan dan engineering, sedangkan menjelang akhir proyek diperlukan lebih
banyak tenaga inspektor di lapangan. Berbeda dari kegiatan operasional rutin yang
relatif stabil, kegiatan proyek bersifat dinamis, terus berubah-ubah. Untuk mencapai
penggunaan sumber daya yang efisien, perlu diusahakan agar tidak terjadi gejolak-
gejolak (fluktuasi) yang tajam. Dengan demikian, seluruh kegiatan dalam siklus proyek
merupakan rangkaian yang berkesinambungan menuju sasaran yang telah ditentukan.
Salah satu sistematika pentahapan yang disusun oleh PMI (Project Management Insti-
tute), yaitu suatu institusi yang mengembangkan manajemen proyek dan telah dikenal
dan diakui secara luas terutama oleh mereka yang terkait dengan masalah proyek,
terdiri dari tahap-tahap
1. Konseptual
2. Perencanaan & Pengembangan (PP / Definisi)
3. Implementasi
4. Terminasi.
A. Tahap Konseptual
Periode ini terdiri dari beberapa kegiatan, yaitu penyusunan dan perumusan gagasan,
analisis pendahuluan dan pengkajian kelayakan.
Salah satu kegiatan utama yang bersifat menyeluruh ("comprehensive"), dalam tahap
ini yang mencoba menyoroti segala aspek mengenai layak tidaknya suatu gagasan
untuk direalisasikan, disebut studi kelayakan. Dibandingkan dengan pengkajian yang
dilakukan sebelumnya, studi kelayakan mempunyai lingkup dan aspek pengkajian
yang lebih luas, mendorong potensi yang positif dan menaruh perhatian khusus
terhadap kendala dan keterbatasannya.
Deliverable Akhir Tahap Konseptual adalah paket atau dokumen hasil studi kelayakan.
Dokumen tersebut umumnya berisi analisis berbagai aspek kelayakan seperti
pemasaran, permintaan, teknik, produksi, manajemen dan organisasi. Dokumen
tersebut juga berisi perkiraan garis besar biaya dan jadwal proyek.
B . Tahap PP/Definisi
Telah disebutkan sebelumnya bahwa pada masa permulaan siklus proyek, kegiatan
ditujukan untuk mengidentifikasi dan merumuskan gagasan, mengembangkannya
menjadi altematif, lengkap dengan indikasi lingkungan kerja, jadwal dan biaya.
Meskipun demikian, semua itu masih dalam taraf konseptual, dalam arti pengkajian
sudah melebar dan meluas mencakup aspek yang mempunyai kaitan erat antara
gagasan dan peluang yang tersedia, tetapi belum cukup mendalam untuk dapat
sebagai dasar mengambil keputusan akhir jadi tidaknya menanam investasi atau
melaksanakan proyek. Oleh karena itu, perlu diadakan pengkajian yang lebih
mendalam agar dapat ditarik kesimpulan yang mantap. Sejalan dengan usaha
tersebut, mulailah dirintis rencana kesiapan perangkat dan pelaksanaan proyek
ataupun strategi penyelenggaraan.
Dengan demikian, kegiatan utama dalam tahap PP /Definisi adalah sebagai berikut:
• Melanjutkan evaluasi hasil kegiatan tahap konseptual, dalam arti lebih mendalam
dan terinci, sehingga kesimpulannya cukup mantap untuk dipakai sebagai dasar
pengambilan keputusan perihal kelangsungan investasi atau proyek.
• Menyiapkan perangkat, seperti data, kriteria dan spesifikasi teknik, engineering
dan komersial yang selanjutnya dipakai untuk membuat RFP, dokumen dan
kontrak.
• Menyusun perencanaan dan membuat keputusan strategis yang berkaitan
dengan garis penyelenggaraan proyek, seperti macam kontrak yang akan
dipakai, bobot sasaran pokok, filosofi desain, komposisi pendanaan.
• Memilih peserta proyek yang terdiri dari tim proyek pemilik, kontraktor,
konsultan, arsitek, dan lain-lain.
Ditinjau dari segi penyelenggaraan proyek secara keseluruhan dengan empat sasaran
utama, yaitu lingkup, jadwal, biaya dan mutu, rangkaian kegiatan yang dilakukan
dalam tahap PP /Definisi ini (dalam hubungannya dengan persiapan memasuki tahap
berikutnya) adalah usaha untuk menetapkan dan menjelaskan kedudukan keempat
sasaran tersebut. Artinya, dalam tahap PP / Definisi ditetapkan letak batas dan
kriterianya. Dengan kata lain, tahap ini menentukan batasan berbagai parameter yang
menyangkut sasaran, strategi untuk mencapainya dan sumber daya yang diperlukan.
C . Tahap lmplementasi
Komponen kegiatan utama pada tahap ini berbeda dari proyek ke proyek. Tetapi
untuk proyek E-MK umumnya terdiri dari kegiatan desain-engineering terinci fasilitas
yang hendak dibangun, desain-engineering produk, pengadaan material dan
peralatan, manufaktur atau pabrikasi dan instalasi atau konstruksi.
Kegiatan desain-engineering terinci merupakan tindak lanjut jenis pekerjaan yang
sama yang telah dirintis di tahap PP /Definisi.
D . Tahap Terminasi
Kegiatan utama pada tahap terminasi adalah sebagai berikut:
• Mempersiapkan instalasi atau produk beroperasi, seperti uji coba start-up, dan
performance test.
• Penyelesaian administrasi dan keuangan proyek seperti asuransi dan klaim.
• Seleksi dan kompilasi dokumen proyek untuk diserahkan kepada pemilik atau
kepada induk perusahaan.
• Melaksanakan demobilisasi dan reassignment personil.
Bila langkah di atas telah selesai maka disusun laporan penutupan proyek.
Kegiatan utama yang terjadi di masing-masing tahap sepanjang siklus proyek untuk
beberapa macam proyek yang banyak dijumpai di negeri ini.
B . Proyek Engineering-Manufaktur
Beberapa kegiatan proyek engineering manufaktur berbeda dengan proyek E-K,
misalnya adanya kegiatan membuat prototip sebelum melakukan produksi penuh.
• Sistem lntegrasi
Dalam hubungan ini dilakukan pula studi perihal integrasi dan kaitannya (interface)
dengan fasilitas dan peralatan yang telah ada di bengkel (pabrik) tersebut.
• Manufaktur (Produksi)
Kegiatan ini terdiri dari pembelian material dan peralatan serta pabrikasi komponen
produk. Kegiatan ini dikerjakan oleh bidang manufaktur perusahaan yang
bersangkutan atau diserahkan kepada subkontraktor.
Proyek golongan ini terdiri dari berbagai macam hentuk dan kegiatan. Pada umumnya
hasil akhirnya berbentuk nonfisik, misalnya laporan hasil studi atau penelitian
manajemen.
Contoh jenis proyek tersebut adalah studi untuk memperhaiki efisiensi kerja suatu
perusahaan.
Langkah-langkah yang diambil umumnya mengikuti urutan berikut:
• Tahap Konseptual
Mengkaji persoalan atau keperluan yang dihadapi. Jadi, disini diusahakan menggali
dan merumuskan penyebab terjadinya keadaan yang tidak efisien tersehut. Bila telah
ditemukan indikasi sumher atau inti penyehah persoalan, maka ditelusuri lebih lanjut
seherapa jauh akibat atau pengaruhnya terhadap sistem keseluruhan.
Dari pengkajian persoalan ini, seringkali muncul pula pemikiran mengenai arah
pemecahannya. Dalam contoh ini misalnya,nterungkap bahwa sumber persoalan
disebabkan oleh sistem komunikasi dan prosedur kerja yang tidak lagi dapat mengikuti
perkembangan perusahaan. Akibatnya, kejadian penyimpangan di daerah atau sektor
yang harus dikembangkan terlambat diketahui atau dideteksi.
• Tahap PP/Definisi
Meskipun pada tahap sebelumnya telah disinggung adanya pemikiran mengenai arah
pemecahan persoalan, hal ini masih dalam tahap konseptual.
Baru dalam tahap studi ini aspek pemecahan hasilnya. Melaksanakan "test penuh" dan
menganalisis hasil-hasilnya.
Persoalan mendapatkan perhatian sepenuhnya untuk dikaji secara mendalam. Dalam
konteks contoh di atas, jalan keluarnya adalah melakukan perampingan organisasi,
menambah fasilitas komunikasi, dan menyempurnakan prosedur laporan dan
pemantauan. Tahap ini ditutup dengan membuat laporan sementara (interim report)
perihal usulan di atas, termasuk indikasi biaya dan jadwal yang diperlukan bila usulan
tersehut dilaksanakan.
• Tahap Implementasi
Pada tahap ini segala rencana dan usulan tahap terdahulu, setelah ditemukan
alternatif yang dianggap terbaik, dirinci, dijabarkan, dihitung, dan disusun menjadi
suatu sistem yang hila direalisasikan diperkirakan dapat memecahkan persoalan yang
dihadapi oleh perusahaan.
Dalam contoh di atas, ini berarti melakukan kegiatan menyusun organisasi yang
diusulkan, berikut kualifikasi personil untuk posisi kunci, memhuat kriteria dan
spesifikasi teknis fasilitas dan peralatan komunikasi yang diinginkan, kemudian
menyiapkan prosedur operasional pelaporan dan pemantauan. Ini semua
dituangkan dalam laporan akhir yang juga memuat jadwal dan biaya yang diperlukan.
• Tahap PP/Definisi
Meskipun pada tahap sehelumnya telah disinggung adanya pemikiran mengenai
arah pemecahan persoalan, hal ini masih dalam tahap konseptual.
Baru dalam tahap studi ini aspek pemecahan hasilnya.
Melaksanakan "test penuh" dan menganalisis hasil-hasilnya.
Persoalan mendapatkan perhatian sepenuhnya untuk dikaji secara mendalam.
Dalam konteks contoh di atas, jalan keluarnya adalah melakukan perampingan
organisasi, menamhah fasilitas komunikasi, dan menyempurnakan prosedur
laporan dan pemantauan. Tahap ini ditutup dengan membuat laporan sementara
(interim report) perihal usulan di atas, termasuk indikasi biaya dan jadwal yang
diperlukan bila usulan tersehut dilaksanakan.
• Tahap Implementasi
Pada tahap ini segala rencana dan usulan tahap terdahulu, setelah ditemukan
alternatif yang dianggap terhaik, dirinci, dijaharkan, dihitung, dan disusun menjadi
suatu sistem yang bila direalisasikan diperkirakan dapat memecahkan persoalan
yang dihadapi oleh perusahaan.
Dalam contoh di atas, ini berarti melakukan kegiatan menyusun organisasi yang
diusulkan, berikut kualifikasi personil untuk posisi kunci, membuat kriteria dan
spesifikasi teknis fasilitas dan peralatan komunikasi yang diinginkan, kemudian
menyiapkan prosedur operasional pelaporan dan pemantauan. Ini semua
dituangkan dalam laporan akhir yang juga memuat jadwal dan hiaya yang
diperlukan.
Gambar di bawah menunjukkan garis besar langkah yang ditempuh pemilik dan
kontraktor selama siklus proyek.
Siklus proyek pemilik dan kontraktor dalam suatu kontrak lump-sum.