MODUL PERKULIAHAN
F032100015
Manajemen
Proses Bisnis
Membuat Model Diagram
BPMN
Pembahasan
Diagram BPMN
BPMN (Business Process Modelling Natation) atau diagram BPMN adalah
sebuah standar untuk memodelkan proses bisnis yang menyediakan notasi
grafis dalam menjelaskan sebuah proses bisnis. BPMN menggambarkan
suatu bisnis proses diagram yang didasarkan kepada teknik diagram alur,
dirangkai untuk membuat model-model grafis dari operasi-operasi bisnis
dimana terdapat aktivitas-aktivitas dan kontrol-kontrol alur yang
mendefinisikan urutan kerja.
Notasi BPMN yang baru juga dirancang untuk sifat sistem berbasis layanan
web. BPMN dapat memodelkan pesan kompleks yang dilewatkan diantara
pelaku bisnis atau bagian dari pelaku bisnis, kejadian yang menyebabkan
pesan dilewatkan, dan aturan bisnis yang membatasi kejadian tersebut.
BPMN memungkinkan proses bisnis dipetakan ke bahasa eksekusi bisnis
berbasis XML seperti BPEL4WS (Business Process Execution Language for
Web Service) dan BPML (Business Process Modeling Language). Informasi
pada bahasa eksekusi bisnis ini dapat divisualisasikan dengan notasi umum.
Model proses bisnis dengan diagram BPMN saat ini sudah menjadi standar
de facto pemodelan business process yang diakui secara internasional dan
sampai saat ini sudah dianut oleh perusahaan besar skala dunia seperti
IBM, Oracle, SAP AG, BizAgi, Axway, Software AG, dan lain sebagainya.
BPMN sudah menyebar hampir di semua bidang, baik yang terkait dengan
aspek IT maupun manajemen. BPMN telah masuk ke sektor bisnis
manufaktur, pendidikan, adminstrasi pemerintahan, rumah sakit,
penerbangan, telekomunikasi, pedagangan, perkebunan, oil and gas, dan
sektor bisnis lainnya. Sudah saatnya BPMN menjadi bahan literatur untuk
membangun business process di tanah air.
Dalam notasi diagram BPMN atau dasar kategori elemen diagram BPMN,
variasi tambahan dan informasi dapat ditambahkan untuk mendukung
kebutuhan untuk kompleksitas tanpa mengubah tampilan dasar diagram
BPMN.
Lima (5) kategori dasar elemen atau notasi diagram BPMN adalah:
2. Data
3. Connecting Objects
4. Swimlanes
5. Artifacts
Events
Activities
Gateways
Data Objects
Data Inputs
Data Outputs
Data Stores
1. Sequence Flows
2. Message Flows
3. Associations
4. Data Associations
o Pools
o Lanes
a. Group
b. Text Annotation
Event:
Activity
Gateway
Sequence Flow
Message Flow
Digunakan untuk menunjukan aliran Pesan antara dua pelaku yang telah
dipersiapkan untuk mengirim dan menerima mereka. Dalam BPMN, dua
Pools terpisah dalam Diagram Kolaborasi akan mewakili dua peserta (misal:
partner entitas atau partner roles)
Pool
Lane.
Data Object
Contoh penerapan notasi BPMN pada system berbasis layanan web adalah
seperti pada gambar 1. Salah satu kelebihan diagram BPMN adalah
kemampuan memodelkan aliran pesan. Diagram bisnis proses tradisional
mampu memodelkan aliran proses secara sekuensial, dari kejadian awal
sampai hasil akhir. Dalam lingkungan e-commerce, tentunya, orang
mengirim pesan kepada yang lain sebagai bagian dari aliran proses. Pesan
ini menuntun pada penggambaran dan pemahaman proses business to
business dan business to customer.
Pada diagram BPMN dapat digambarkan aliran pesan melalui Message Flow
Line, contoh aliran pesan dapat dilihat pada gambar 2. Pools dan lanes
(kolam dan garis batas lintasan pada kolam renang) digunakan untuk
menggambarkan secara grafis pemisahan aliran proses berdasarkan
organisasi atau departemen yang melakukannya. Umumnya organisasi
diwakili dengan sebuah pool, dan departemen pada organisasi tersebut
diwakili dengan lanes.
Sebuah pool dapat mewakili hal lain selain organisasi, misalnya sebuah
fungsi, aplikasi, lokasi, class atau sebuah entitas tertnetu itu sangat
tergantung dengan jenis bisnis dari organisasi yang ditekuninya, sehingga
bersifat fleksibel dan tidak harus mewakli organisasi. Demikian juga dengan
lanes juga bisa mewakili selain departemen.
Kita dapat mendetilkan aliran proses di dalam sebuah pool dengan memilih
merepresentasikannya sebagai ‘black-box’ tanpa menampilkan detil. Jika
kita menunjukkan detil yang berada di dalam pool, maka disebut ‘white-
box’ yang artinya terbuka untuk diinspeksi. Jika detail aliran proses di
dalam pool (dan memiliki black-box pool) belum dapat dimodelkan, maka
masih dapat dilakukan pemodelan bagaimana pool berinterrelasi dengan
dunia luar dengan menggambarkan aliran pesan dari dan ke batas pool
tersebut seperti pada gambar 4. Di bawah ini,
Agar lebih jelas, pada modul ini akan dibahas contoh penerapan BPMN
untuk memodelkan proses bisnis pada divisi logistik sebuah perusahaan.
Model BMPN digunakan karena dalam operasionalnya divisi logistik
perusahaan ini benar-benar berperan sebagai kordinator logistik saja, tidak
meliputi manajemen pergudangan karena pergudangannya diserahkan ke
pihak luar (outsource).
Pada contoh aplikasi ini, divisi logistik pada PT.X bertanggung jawab pada
proses penyediaan barang. Permintaan pengadaan barang dapat diajukan
oleh customer, dalam hal ini customer adalah divisi-divisi lain pada
perusahaan yang sama (PT. X) Dalam usaha pemenuhan permintaan
tersebut maka divisi Logistik melakukan interaksi dan kerjasama dengan
divisi-divisi lain pada perusahaan yang sama diantaranya dengan divisi
Pembelian/Purchasing dan customer yang terkait, serta melakukan interaksi
juga dengan mitra bisnis perusahaan yaitu supplier selaku pemasok barang
dan gudang selaku pengelola penyimpanan barang.
• Fungsi bisnis Supplier dan Gudang dikelola oleh perusahaan terpisah (tidak
berada pada satu perusahaan yang sama)
• Fungsi bisnis Supplier dan Gudang juga berada di luar perusahaan yang
dikaji (PT.X) dan merupakan mitra bisnis PT.X.
Tahap Pertama
2. Jika barang tidak tersedia (stok kosong atau minimum) maka divisi logistik
akan membuat surat permintaan pengadaan barang (PR– Purchase
Requisition) kepada divisi Purchasing/Pengadaan yang masih berada pada
perusahaan yang sama (PT,X). Dvisi Purchasing kemudian akan menjawab
status permintaan pembelian tersebut.
3. Jika ternyata status ketersediaan barang belum pasti karena ada proses
pembelian dan pengiriman barang yang belum selesai dari supplier
(PO/Pembelian bermasalah) maka divisi Logistik akan melakukan
penelusuran lebih lanjut kepada supplier (perusahaan terpisah dari PT.X
dan merupakan mitra bisnis PT.X) dengan meminta konfirmasi data dari
bagian pembelian/purchasing.
Proses tersebut digambarkan dalam notasi BPMN seperti yang terlihat pada
Gambar 5 dan 6. Pada Gambar 5 notasi lingkaran dengan garis ganda
menunjukkan bahwa proses belum selesai dan notasi lingkaran ini
menyatakan titik antara. Pada Gambar 6 notasi lingkaran dengan garis
tunggal dan tebal menyatakan bahwa proses sudah selesai.