TATA ADMINISTRASI DAN ACARA DALAM PELAKSANAAN KEGIATAN FORMAL

DI KOMISARIAT, KOORDINATOR KOMISARIAT DAN LPP

HMI CABANG SEMARANG
PERIODE 2022-2023

1. PELAKSANAAN PELANTIKAN PENGURUS KOMISARIAT/KORKOM/LPP

A. Kelengkapan Administrasi
1. Surat Pengantar Demisioner (ditandatangani Pengurus Demisioner dengan disertai stempel
dan ditujukan kepada Ketua Umum HMI Cabang Semarang U.P. Kabid PAO).
2. Surat Permohonan SK/Pengesahan (ditandatangani Formatur terpilih dengan tidak disertai
stempel dan ditujukan pada Ketua Umum HMI Cabang Semarang U.P. Kabid.PAO)
3. Surat Permohonan Pelantikan (ditandatangani Formateur terpilih dengan tidak disertai
stempel dan ditujukan pada Ketua Umum HMI Cabang Semarang)
4. Surat Keputusan Formatuer dan Mide Formateur tentang susunan personalia pengurus
komisariat (ditandatangani Formatuer dan Mide Formatuer dengan tidak disertai stempel)
5. Hasil ketetapan-ketetapan RAK/MUSKOM yang ditandatangani presidium sidang, terdiri dari:
a. Manual acara dan Tata tertib RAK/MUSKOM
b. Presidium/pimpinan Sidang RAK/MUSKOM
c. Pengesahan laporan pertanggungjawaban pengurus dan pernyataan demisioner
d. Hasil-hasil sidang komisi (internal, eksternal dan rekomendasi)
e. Tata tertib & kriteria pemilihan Ketua Umum/Formateur dan Mide Formateur
f. Ketetapan ketua Umum/Formateur dan Mide Formateur
g. Nama-nama anggota Majelis Pengawas dan Konsultasi Pengurus Komisariat(MPK-
PK)
6. Surat pernyataan kesediaan untuk menjadi pengurus Komisariat/ Korkom.

B. Susunan Acara Pelantikan1

1. Pembukaan
2. Pembacaan Ayat Suci Al Qur’an
3. Menyanyikan lagu Indonesia Raya, Hymne HMI dan Mars KOHATI
4. Pelantikan Pengurus dan Serah terima jabatan
5. Laporan Ketua panitia (apabila dalam kegiatan tersebut menggunakan kepanitiaan)
6. Sambutan-sambutan:
a. Ketua Umum Demisoner Komisariat ....
b. Ketua Umum Komisariat terpilih/dilantik ....
c. Ketua Umum Koordinator Komisariat (Korkom)....
d. Ketua Umum HMI Cabang Semarang.
7. Do’a dan Penutup

1
Bila ada stadium general pada acara pelantikan, maka dilaksanakan setelah acara pelantikan selesai
Keterangan:
• Seluruh kelengkapan adminisitrasi dikirimkan secara softfile dan hardfile
• Berkas softfile dikirimkan ke email paohmicabsemarang22@gmail.com konfirmasi WA 0821-
3860-9686 (a.n Wahyu Labibullah)
• Berkas Hardfile dikirimkan kepada Wasekum Bidang PAO (a.n Wahyu Labibullah)
• Berkas yang masuk akan diperiksa oleh Bidang PAO. Jika terdapat kesalahan dalam berkas
pelantikan, maka Wasekum Bidang PAO akan menginformasikan kepada yang bersangkutan
untuk direvisi
• Berkas yang sudah direvisi akan dirapatkan pada rapat harian Pengurus HMI Cabang Semarang
yang dilaksanakan setiap Selasa Malam
• Jika berkas pelantikan dikirimkan melewati batas rapat harian Pengurus HMI Cabang Semarang,
maka berkas akan dirapatkan pada saat rapat harian berikutnya.
• Waktu pelantikan Komisariat/Korkom/LPP bisa ditentukan ketika SK Kepengurusan sudah
diterbitkan oleh HMI Cabang Semarang. Hal ini akan diinformasikan kepada
komisariat/korkom/LPP oleh Wasekum Bidang PAO

SKEMA ALUR PENGAJUAN BERKAS PELANTIKAN

2. PELAKSANAAN MUSYKOM/RAK/MUSLEM

A. Kelengkapan Administrasi
1. Surat Pemberitahuan (ditujukan kepada Ketua Umum HMI Cabang Semarang).
2. Surat Permohonan Membuka Acara (ditujukan kepada Ketua Umum HMI Cabang
Semarang).
3. Surat Permohonan Menutup Acara (ditujukan kepada Ketua Umum HMI Cabang
Semarang).

B. Susunan Acara MUSYKOM/RAK/MUSLEM

• Pembukaan
1. Pembukaan
2. Pembacaan Ayat Suci Al Quran
3. Menyanyikan lagu Indonesia Raya, Hymne HMI dan Mars KOHATI
4. Laporan Ketua panitia
5. Sambutan-sambutan:
a. Ketua Umum Komisariat ....
b. Ketua Umum Koordinator Komisariat Korkom ....
c. Ketua Umum HMI Cabang Semarang (sekaligus membuka kegiatan).
6. Do’a dan Penutup.

• Penutupan
1. Pembukaan
2. Pembacaan Ayat Suci Al Quran
3. Menyanyikan lagu Indonesia Raya, Hymne HMI dan Mars KOHATI
4. Laporan Ketua panitia
5. Sambutan-sambutan:
a. Ketua Umum Demisioner Komisariat ....
b. Formatur Komisariat terpilih ....
c. Ketua Umum Koordinator Komisariat (Korkom) ....
d. Ketua Umum HMI Cabang Semarang (sekaligus menutup kegiatan).
6. Do’a dan Penutup.

Keterangan:
• Seluruh kelengkapan admisitrasi dikirimkan ke email paohmicabsemarang22@gmail.com konfirmasi WA
0821-3860-9686 (a.n Wahyu Labibullah) selambat-lambatnya 3 (tiga) hari sebelum acara
dilaksanakan serta dilampirkan agenda acara.
• Bila ada stadium general pada acara MUSYKOM/RAK, maka dilaksanakan setelah acara pembukaan selesai.
 HAL-HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN

1. Tempat/Gedung
Pemilihan gedung/tempat pelaksanaan acara sangat bergantung pada jenis acara yang akan
dilaksanakan, karena ini berhubungan dengan layout, pengaturan kursi serta dekorasi ruangan
sehingga akan berdampak pada efektivitas pelaksanaan kegiatan. Untuk memaksimalkan
kegiatan, maka tempat pelatihan hendaknya memakai tempat duduk/kursi (tidak lesehan).

2. Pengatur Acara/Master of Ceremony (MC) dan Pengisi Acara

• Kesuksesan setiap acara formal maupun nonformal ditentukan oleh pengatur acara (MC) yang
memandu berjalannya acara tersebut, maka dari itu pemahaman MC terhadap acara yang
sedang berlangsung mutlak untuk diketahui. Hendaknya pengurus lewat bidang administrasi
kesekretariatan (sekretaris umum) melakukan briefing memberikan pemahaman terlebih
dahulu kepada MC ataupun pengisi acara yang lainnya sehingga ketika pelaksanaan bisa
berlangsung dengan lancar dan khidmat.

• Pembaca Ayat Suci Al Qur’an hendaknya dibarengi oleh pembaca terjemah (saritilawah) serta
menyesuaikan antara kegiatan yang berlangsung dan tema kegiatan dengan Ayat yang dibaca,
sehingga ada sinkronisasi antara teks yang dibaca dengan konteks kegiatan yang dilaksanakan.

• Dirigen yang memimpin lagu Indonesia Raya dan Hymne HMI dan Mars Kohati harus hafal
lagu dan hymne yang dibawakan serta mampu mengatur dengan baik ritme nada dan
intonasinya sehingga tercipta orkestrasi yang tepat dan khidmat. Posisi dirigen juga hendaknya
berada pada tempat yang mampu dilihat oleh semua audiens/hadirin.

3. Sambutan
Dalam menyusun manual acara hendaknya memperhatikan penempatan orang yang akan
memberikan sambutan. Dalam setiap acara urutan memberikan sambutan dimulai dari posisi
struktur yang paling bawah sampah keatas.
Misal: Sambutan Ketua Umum Komisariat
Sambutan Ketua Umum Koordinator
Komisariat Sambutan Ketua Umum Cabang
s/d
Sambutan Ketua Umum PB

Dalam hal ketika sebuah kegiatan ada kepanitiaan, maka ketua panitia tidak memberikan
sambutan tetapi melaporkan kegiatan yang sedang atau akan dilaksanakan.
4. Sapaan
Ketika memberikan sapaan maka penyebutan dimulai dari posisi yang paling tinggi sampai paling
bawah secara struktural.
Misal: “Kepada yang terhormat Ketua Umum HMI Cabang Semarang, kepada yang terhormat
Ketua Umum HMI Korkom …… (sampai terus kepada struktur yang paling rendah).
Misal: “Kepada yang terhormat Wali Kota Semarang, kepada yang terhormat Ketua Umum HMI
Cabang Semarang, kepada yang terhormat Ketua Umum Korkom di lingkungan
HMI CabangS e m a r a n g …… (sampaiterus kepada struktur yang paling rendah).

5. Penempatan Atribut Organisasi

• Penempatan bendera merah putih dan bendera HMI hendaklah sesuai dengan aturan
konstitusional yang berlaku. Untuk bendera merah putih diletakan di sebelah kanan dan
bendera HMI diletakan di sebelah kiri.
• Dalam setiap agenda-agenda formal hendaklah atribut organisasi (palu sidang, bendera, muts
dan gordon) menjadi bagian yang harus ada dalam pelaksanaannya.

6. Serah terima Jabatan

• “Dengan mengucap bismillahirrahmanirahim dan senatiasa mengharap rahmat dan ridho Allah
SWT, Berkas kepengurusan HMI (nama komisariat/korkom/LPP-periode) kami serahkan
kepada kepengurusan HMI (nama komisariat/korkom/LPP-periode) untuk digunakan
sebagaimana mestinya” disampaikan oleh Ketua Umum/pengurus Demisioner
• “Dengan mengucap bismillahirrahmanirahim dan senatiasa mengharap rahmat dan ridho Allah
SWT, Berkas kepengurusan HMI (nama komisariat/korkom/LPP-periode) kami terima dan akan
kami gunakan dengan sebaik-baiknya” disampaikan oleh Ketua Umum baru

Mengetahui,
Kabid Pembinaan Aparatur Organisasi
HMI Cabang Semarang
Periode 2022-2023

Reza Bagoes Widiyantoro