IMPLEMENTASI SISTEM ENTERPRISE RESOURCE PLANNING

BERBASIS ODOO MENGGUNAKAN KONSEP E-PROCUREMENT

PADA PT.SDD

Johni Pasaribu1, Osama2, Anwar Sadad3, Arvanullah4

1,2,3,4
Politeknik Piksi Ganesha Bandung
e-mail: 1johni_0106@yahoo.com 2piksi.osama.523402049@gmail.com,
3
piksi.anwar.19304026@gmail.com 4arvanoke@gmail.com

ABSTRAK

(ERP) adalah sistem informasi terintegrasi yang cocok untuk memenuhi kebutuhan sistem informasi. Banyak
vendor komersial seperti SAP, Oracle dan Microsoft menawarkan perangkat lunak ERP, tetapi biaya
kepemilikannya sangat tinggi. Odoo, sebelumnya dikenal sebagai OpenERP, adalah perangkat lunak ERP
berbasis open source. Pengguna tidak perlu membayar biaya operasional, sehingga dapat mewujudkan
penghematan dan kreativitas. Siapa pun dapat dengan bebas memperoleh dan memodifikasi kode sumber
Odoo sehingga dapat dengan mudah dan fleksibel memenuhi berbagai kebutuhan bisnis. PT SDD melakukan
pembelian kebutuhan bisnis dengan mengunjungi toko dan nego harga barang di tempat. Barang yang
dibutuhkan dimasukkan secara manual dan pembelian diproses dari pemasok barang. Proses ini biasanya
memakan waktu dan tidak efektif karena barang sering kekurangan pasokan karena proses pengadaan yang
tidak efisien dan tradisional. Enterprise Resource Planning (ERP) ada untuk Menjawab tantangan yang
dihadapi, Sistem ERP dalam hal ini E-procurement dan implementasi Odoo merupakan solusi yang dihadapi
PT. SDD

Kata kunci: Enterprise Resource Planning, Odoo, E-procurement

ABSTRACT

(ERP) is an integrated information system suitable to meet the needs of information systems. Many
commercial vendors such as SAP, Oracle and Microsoft offer ERP software, but the cost of ownership is
very high. Odoo, formerly known as OpenERP, is an open source based ERP software. Users do not need
to pay operational costs, so they can realize savings and creativity. Anyone can freely acquire and modify
the Odoo source code so that it can easily and flexibly meet various business needs. PT SDD purchases
business needs by visiting stores and negotiating the price of goods on the spot. Required items are entered
manually and purchases are processed from suppliers of goods. This process is usually time consuming and
ineffective as goods are often in short supply due to inefficient and traditional procurement processes.
Enterprise Resource Planning (ERP) exists to answer the challenges faced, ERP systems in this case E-
procurement and Odoo implementation are the solutions faced by PT. SDD

Keywords: Enterprise Resource Planning, Odoo, E-Procurament

1. PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Enterprise Resource Planning (ERP)
adalah sistem informasi manajemen terintegrasi
yang dapat memenuhi kebutuhan sistem
informasi spesifik dari berbagai departemen
dalam suatu perusahaan. ERP terdiri dari modul
yang berbeda, dari modul Keuangan hingga
modul Penjualan, yang melayani berbagai
kebutuhandalam perusahaan. Pengguna ERP
mengubah semua sistem dalam suatu organisasi
menjadi satu system yang terintegrasi dengan
database untuk memfasilitasi komunikasi antara
beberapa departemen.
PT SDD melakukan pembelian kebutuhan
bisnis dengan mengunjungi toko dan nego harga
barang di tempat. Barang yang dibutuhkan
dimasukkan secara manual dan pembelian
diproses dari pemasok barang. Proses ini biasanya
memakan waktu dan tidak efektif karena barang
sering kekurangan pasokan karena proses
pengadaan yang tidak efisien dan tradisional.
Enterprise Resource Planning (ERP) ada untuk
Menjawab tantangan yang dihadapi, Sistem ERP
dalam hal ini E-procurement dan implementasi
Odoo merupakan solusi yang dihadapi PT. SDD.
1.2. Pokok Permasalahan
Berdasarkan latar belakang diatas, maka
pokok permasalahan yang akan dicari solusinya
adalah:
1. Perubahan system pengadaan PT.SDD dari
manual menjadi software mengunakan
ODOO
2. menentukan serta mengindentifikasi
penerapan ERP (Enterprise Resource
Planning) pada PT. SDD dengan konsep ERP
nya adalah Eprocurement.
1.3. Maksud dan Tujuan Penelitian
mengindentifikasi penerapat ERP (Enterprise
Resource Planning) menggunakan aplikasi Odoo
Pada PT.SDD
1.4. Pembatasan Masalah
Mengidentifikasi penerapant versi software
pengadaan barang Di PT. SDD dengan konsep E-
Procurement mengunakan Sistem ODOO
2. TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Sistem, Informasi, dan Sistem Informasi
Sistem adalah sekumpulan komponen
dan elemen yang digabungkan menjadi satuuntuk
mencapai tujuan tertentu. Sistem berasal dari
bahasa Latin (systēma) dan Dalam bahasa Yunani
(sustema) adalah satuan yang tersusun dari
komponen atau unsur saling berhubungan untuk
memudahkan arus informasi, materi atau
informasi untuk mencapai tujuan. Istilah ini
sering digunakanmenggambarkan satu set entitas
yang berinteraksi. Sistem adalah jaringan terkait
prosedur, dikumpulkan melakukan suatu kegiatan
atau untuk tujuan tertentu. Sistem terdiri dari
berbagai elemen yang saling melengkapi
mencapai tujuan dan sasaran. Unsur-unsur yang
termasuk dalam sistem disebut subsistem,
Subsistem ini harus saling berhubungan dan
berinteraksi melalui komunikasi yang bermakna
agar sistem dapat berfungsidapat beroperasi
secara efektif dan efisien
Informasi adalah informasi yang telah
diolah dalam suatu bentuk yang lebih bermakna
bagi penerima yang menggambarkan peristiwa
tersebut nyata, sehingga bermanfaat dan dapat
digunakan dalam proses pengambilan keputusan
keputusan saat ini dan masa depan
Komponen dasar dari suatu sistem
adalah input, proses dan output di dalamnya
sekumpulan komponen, elemen, atau item terkait
integrator akan berinteraksi satu sama lain untuk
mencapai tujuan (Kurniawan, 2017). Sistem
Informasi dikembangkan untuk tujuan yang
berbeda sesuai dengan kebutuhan pengguna
(Kendall, 2011). Definisi analisis system
bagaimana memahami dan mengklarifikasi
merinci apa yang harus dilakukan sistem.
Sedangkan desain sistem didefinisikan sebagai
Jelaskan secara rinci bagaimana bagian-
bagiannya sistem informasi diperkenalkan
(Alfatta, 2017).
2.2. Enterprise Resource Planinng
Perencanaan sumber daya perusahaan (ERP)
singkatan dari tiga unsur kataBisnis
(Perusahaan/Organisasi), Sumber Daya
(Resources) dan Perencanaan (Planning). Tiga
kata yang mencerminkan suatu konsep yang
diakhiri dengan kata kerja adalah Merencanakan.
Dengan Jadi, ERP berarti fokus pada aspek
Perencanaan. Integrasi ke dalam konsep sistem
ERP mengenai penjelasan berikut ini:
a. Hubungan antara aliran proses yang
berbeda Perusahaan
b. Metode dan teknik komunikasi
c. Menghubungkan dan menyinkronkan
kegiatan bisnis
d. Koordinasi kegiatan komersial
Enterprise digunakan untuk menggambarkan
situasi bisnis umum dalam suatu entitas
perusahaan dari semua ukuran, perusahaan skala
kecil hingga perusahaan multinasional. Jenis
konsep, kita dapat mengatakan bahwa perusahaan
dapat digambarkan sebagai sekelompok orang
dengan tujuan spesifik memiliki sumber daya
untuk mencapai tujuan tertentu.
Resource adalah sumber daya yang Aset
perusahaan, seperti aset keuangan, sumber daya
manusia, konsumen, pemasok, pesanan,
teknologi dan strategi. Sumber daya mungkin
termasuk yang semuanya merupakan tanggung
jawab dan mengelola tantangan yang perlu
dikelola agar dapat menghasilkan keuntungan
bagi organisasi bersama. Menjadi paket
perangkat lunak manajemen terintegrasi
Jadi Enterprise Resource Planning (ERP)
adalah konsep perencanaan dan
pengelolaan sumber daya perusahaan, terutama
dalam bentuk paket aplikasi program yang
terintegrasi dan multi modul dirancang untuk
melayani dan mendukung fungsi yang berbeda
dalam perusahaan (layanan dan mendukung
banyak fungsi bisnis), jadi lebih efisien dan
mampu menyediakan lebih banyak layanan
kepada konsumen, yang pada akhirnya dapat
menciptakan nilai tambah dan mendistribusikan
manfaat maksimal bagi semua pihak yang terlibat
pemangku kepentingan dalam bisnis. Dasar-dasar
ERP dapat diubah menjadi Lanjut :
a. ERP mencakup paket perangkat lunak
komersial memastikan integrasi
sempurna dari semua aliran informasi
dalam perusahaan, termasuk keuangan,
akuntansi, sumber daya manusia, rantai
pasokan dan informasi konsumen.
b. Sistem ERP adalah paket perangkat
lunak sistem informasi dikonfigurasi,
terintegrasi informasi dan proses
berdasarkan informasi di dalam dan di
antara area fungsional di sebuah
organisasi. ERP adalah database,
aplikasi dan antarmuka terpadu di
seluruh perusahaan (Maizana, 2016).
2.3 ODOO (Open ERP)
Odoo (OpenERP) sebelumnya TinyERP
berubah menjadi OpenERP dan sekarang Odoo
ditulis dengan Python oleh sebuah perusahaan
bernama TinySPRL di Belgia. Odoo adalah
aplikasi dan solusi ERP yang paling dikagumi dan
paling cepat berkembang di dunia Perangkat
lunak manajemen gratis. Odoo adalah sistem
manajemen yang sangat terkenal di dunia dan
diunduh lebih dari 600 kali per hari. Saat ini,
Odoo memiliki tersedia dalam 18 bahasa dan
memiliki mitra dan kolaborator dari seluruh
dunia.Lebih dari 800 pengembang telah terlibat
dalam proyek pengembangan system Odoo
(www.odoo.com). Perangkat lunak Odoo
memiliki banyak modul yang siap diunduh dan
digunakan. Sebagian besar modul dapat
ditemukan secara gratis di situs web Odoo
mencakup gudang, beli, jual, produksi, dan modul
e-niaga
2.4 E-Procurement
Internet memiliki dampak revolusioner
pada praktik pembelian perusahaan. Baru-baru ini
menjadi faktor utama dalam meningkatkan
produktivitas secara signifikan diperusahaan
yang berbeda. Perusahaan yang menyediakan apa
yang disebut solusi e-procurement posisinya
sebagai sumber penghematan yang besar bagi
produsen. Produsen mengkonsumsi bagian
terbesar dari input riil perekonomian.
Produktivitas keseluruhan pabrikan seringkali
bergantung pada efisiensi mereka dalam beli
input ini. Situs web belanja elektronik, juga
dikenal sebagai pasar bisnis-ke-bisnis (B2B),
rantai pasokan elektronik, pusat perbelanjaan atau
komunitas komersial, aktif pada dasarnya adalah
jaringan pengiriman berbasis web di mana satu
atau lebih perusahaan mencoba untuk
menemukan pemasok mereka dengan biaya
serendah mungkin. Dari lingkungan
sudut pandang konseptual, e-procurement
melakukan apa yang ditawarkan, mirip dengan
dunia Internet, memang - membantu perusahaan
menemukan produk dan layanan input dengan
biaya terendah, dengan tetap memastikan bahwa
input tersebut memenuhi spesifikasi dan
spesifikasi lainnya (tender). Dengan menciptakan
proses ini, penyedia solusi e-commerce E-
procurement mengubah proses dengan cara yang
melampaui batas komputerisasi murni dan
otomatisasi.
3. ANALISA PERANCANGAN
3.1. Tujuan dan Mamfaat Penelitian
Tujuan Penyusun adalah menerapkan
Sistem ERP memakai software ODOO
mengunakan modul purcase di PT SDD untuk
pengadaan barang.
Dengan diterapkanya sistem Enterprise Resource
Planning (ERP) pada Perusahaan tersebut
membuat proses pengadaan barang dapat berjalan
secara terstruktur serta data-data pengadaan
barang dapat disimpan dalam suatu database.
3.2. Analisa Perancangan Sistem
3.2.1. Actors
Biasanya operator membeli manajer
yang merupakan pengguna sebagai administrator
yang dapat mengontrol seluruh proses pengadaan.
3.2.2. Use Case Diagram Gambar 2. Flowchart Pengadaan Barang

4. IMPLEMENTASI
Implementasi odoo pegadaan barang sebagai
berikut:

1. Menu Vendors

Gambar 3. Menu vendor

Pada gambar 3. Adalah Menu perusahaan disana

kita bisa memasukan nama perusahaan dan
Gambar 1. Use Case Diagram Pengadaan penangungjawab dari setiap perusahan yang
Barang bekerjasama untuk pegadaan barang di PT SDD

3.2.3. Human Process 2. Menu Request for Quotation

Berikut Langkah-Langkah yang
dilakukan dalam proses pengadaan barang
mengunakan software:

1. Identifikasi kebutuhan barang

2. Periksa ketersedian anggaran
3. Membuat permintaan penawaran
4. Mengirim permintaan penawaran ke vendor
5. Menerima balasan vendor terkait ketersediaan
dan harga penawaran
6. Membuat Purchase Order
7. Menerima barang
Gambar 4. Menu Request for Quotation
8. Memeriksa barang yang telah diterima
9. Melakukan pembayaran melalui transfer bank Pada gambar 4. Adalah menu untuk Requet jumlah
10. Pembelian selesai barang dan catatan Request barang dari berbagai
Vendor hasil dari menu Request For Quotation
Adalah berupa surat RFQ seperti pada gambar 5.

Gambar 5. Surat RFQ
3. Menu Product
Gambar 5. Menu Product
Pada Gambar 5. Adalah kumpulan Product dari
berbagai barang dan vendors yang bekerjasama
dengan PT SDD untunk pengadaan barang
4. Menu Purchase Orders
Gambar 6. Menu Purchase Orders
Pada gambar 6. Adalah setelah kita memilih
barang dan mengirim RFQ, maka kita dibawa ke
menu purchase order untuk mengecek persediaan
barang dari vendor dan mengecek barang yang
tersedia kemudian, mengirim surat Purchase
order ke vendor penyedia barang seperti pada
gambar 7.
Gambar 7. Surat Purchase Orders
5. Menu Pembayaran
Gambar 7. Menu Pembayaran
Pada gambar 7. Adalah jika vendors sudah
sepakat dengan barang, harga, dan sctock maka
selanjutnya masuk ke menu pembayaran dan
setelah selesai maka akan di buatkan arsip di
Software Odoo
5. KESIMPULAN
5.1 Kesimpulan
Dari hasil penelitian yang sudah di
lakukan penulis maka dapat disimpulkan bahwa
dengan diadakanya sistem Enterprise Resource
Planning (ERP) dalam PT SDD, dengan
menggunakan aplikasi Odoo dapat mempemudah
dan mengefisienkan waktu dalam pengaadaan
barang dibandingkan secara manual, dan terlebih
lagi dengan fitur admistrator data akan lebih
aman, terlebih lagi di Software Odoo disediakan
fitur RECENT UPDATE yang berguna untuk
mengecek siapa dan apa yang dilakukan terakhir
kali admistrator di Software Odoo, terlebih bisa
meregistrasi beberapa vendor agar mendapat
barang dan harga sesuai, terakhir dengan
penerapan E-Procurament Odoo di PT SDD dapat
memudahkan untuk pembukuan dan pengarsipan
pengadaan barang.
5.2 Saran
Berdasarakan kesimpulan di atas, maka
penulis bermaksud memberikan saran yang dapat
membantu dalam menerapkan sistem Enterprise
Resource Planning (ERP) pada PT. SDD.
Diharapkan dengan diterapkanya sistem tersebut
khususnya pemakaian aplikasi odoo dapat di
jalankan sesuai dengan fungsinya dan aplikasi
tersebut dapat di kembangkan secara efektif
untuk kedepanya.
5.3 Pengembangan
Untuk pengembangan E-procurament
sendiri hanya memakai modul Purchase saja,
untuk kedepannya bisa di tambahkan beberapa
modul seperti Web, Recuitmen, RAD, dan lain-
lain agar menjadi suatu Software pendukung di
perusahan khusunya di PT SDD dikarenakan
perngarsipan data lebih aman di lakukan karena
Software Odoo sendiri memiliki beberapa
kemanan seperti Form Login atau Master key dan
lain-lain
Selain keamanan sitem dari Odoo
perusahan memungkinkan untuk membuka
Software diamana saja dan kapan saja di
karenakan fiturnya bisa local host memungkinkan
perusahaan membuka Software tanpa koneksi
internet.
8. DAFTAR PUSTAKA
During Times of Crisis: Adoption and Usage of
ERP Systems by SMEs. Procedia - Social and
Behavioral Sciences.
https://doi.org/10.1016/j.sbspro.2015.01.1204
DINESH, E., & VETRIVEL, T. 2015. A Study on
Open ERP for Start-Up SMEs. Paripex - Indian
Journal of Research, 4(6), 355–356.
EDISON, V. K., ADIPRANATA, R., & YULIA.
2016. Perancangan Modul Penggajian Berbasis
Odoo. Jurnal Infra, 4(031), 277–281.

E. Iswandy, D. S. T. M. I. Komputer, and S. J.

Padang, “Sistem Penunjang Keputusan Untuk
Menentukan Dan Santunan Sosial Anak Nagari
DanPenyaluran Bagi Mahasiswa Dan Pelajar
Kurang Mampu,” J. TEKNOIF, vol.3, no. 2,
2015.

A. Andoyo and R. Rianto, “Program Aplikasi

Nilai Siswa Pada SMKMuhammadiyah
Pringsewu Sebagai Penunjang Pengambilan
Keputusan SiswaBerprestasi Menggunakan
Visual Basic 6 . 0,” J. TAM (Technology Accept.
Model., vol. 5, no. 2, pp. 58–65, 2015.

A. Simangunsong, “Sistem Informasi

Pengarsipan Dokumen Berbasis Web,”Sist. Inf.
Pengarsipan Dok. Berbas. Web, vol. 2, no. 1, p.
11, 2018.

A. N. Cahyanti and B. E. Purnama,

“Pembangunan Sistem Informasi Manajemen
Puskesmas Pakis Baru Nawangan,” Speed J. –
Sentra Penelit. Eng.dan Edukasi, vol. 4, no. 4, pp.
17–21, 2017.

E. A. Ageshin, “E-procurement at work: A case

study,” Prod. Invent. Manag. J., vol. 42, no. 1, pp.
48-53+vi, 2001

M. H. Irfani, “ERP (Enterprise Resource

Planning) dan Aspek-Aspek Penting dalam
Penerapannya,” Eksplora Inform., vol. 4, no. 2,
pp. 105–114, 2015.

ABDUL, K. 2015. Dasar Pemrograman Python.

Andi.

ANCVEIRE, I. 2018. Fit Gap Analysis Methods

for ERP Systems. 2018 IEEE 12th International
Symposium on Applied Computational
Intelligence and Informatics (SACI), 161–166.

ANTONIADIS, I., TSIAKIRIS, T., &

TSOPOGLOY, S. 2015. Business Intelligence