KELEBIHAN DAN KEKURANGAN ENTERPRISE RESOURCE

PLANNING (ERP)

(Studi pada PT Kawasan Wisata Pantai Cermin)

Muhammad Zulfikar Lubis

Program Studi Sistem Informasi

Fakultas Sains dan Teknologi

Universitas Islam Negeri Sumatera Utara

Medan

m.zulfikarlubis@gmail.com

ABSTRAK

Enterprise Reource Planning (ERP) adalah sebuah sistem informasi perusahaan yang
dirancang untuk mengkoordinasikan semua sumber daya, informasi dan aktifitas yang
diperlukan untuk proses bisnis lengkap. Perencanaan sumber daya Perusahaan ( ERP) adalah
suatu sistem perusahaan yang bersifat lintas fungsional dan bertindak mengintegrasikan dan
mengotomatiskan berbagai proses bisnis yang harus terpenuhi di dalam suatu perusahaan
seperti kegiatan pabrikasi, logistik, distribusi, akuntansi, keuangan, dan fungsi sumber daya
manusia. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui kelebihan dan kekurangan Enterprise
Resource Planning (ERP) pada PT Kawasan Wisata Pantai Cermin. Hasil penelitian
menunjukkan bahwa PT Kawasan Wisata Pantai Cermin menggunakan SAP, namun PT
Kawasan Wisata Pantai Cermin tidak menggunakan SAP dengan sepenuhnya melainkan
hanya beberapa bagian saja. Dalam penggunaan SAP sebagai sistem ERP di PT Kawasan
Wisata Pantai Cermin masih terdapat kelebihan dan kekurangan.

Kata Kunci : Enterprise Resource Planning (ERP), SAP, Kelebihan dan Kekurangan
ERP.
1. PENDAHULUAN Saat ini berbagai sistem ERP
Beberapa tahun belakangan ini, beredar di pasaran, sistem ERP yang
dalam iklan lowongan pekerjaan dalam komersial antara lain SAP, Baan,
bidang teknologi informasi, muncul Oracle, IFS, Peoplesoft dan J.D.
beberapa tawaran pekerjaan dengan Edwards, sedangkan sistem ERP open
kualifikasi menguasai SAP (Systems, source yang popular sekarang ini adalah
Application, dan Products in Data Compiere, Adempiere, WebErp.
processing). SAP memang salah satu
piranti lunak Enterprise Resource 2. KAJIAN PUSTAKA
Planning (ERP) yang banyak dipakai 2.1. Pengertian Sistem Informasi
oleh perusahaan dalam skala besar. Definisi sistem informasi
Enterprise Resource Planning, atau menurut Leitch dan Davis dalam
ERP, tidak dapat diartikan hanya Jogiyanto (2005:11) adalah suatu
dengan menerjemahkan dari sistem di dalam suatu organisasi
kepanjangannya saja. Kata planning yang mempertemukan kebutuhan
dan kata resource bukanlah inti dari pengolahan transaksi harian,
ERP, tetapi kata Enterprise merupakan mendukung operasi, bersifat
inti sebenarnya dari istilah ERP, yaitu manajerial dan kegiatan strategi
untuk menyatukan seluruh departemen dari suatu organisasi dan
dan fungsi yang ada pada sebuah menyediakan pihak luar tertentu
perusahaan ke dalam sebuah sistem dengan laporan-laporan yang
komputer terpadu yang dapat diperlukan. Sedangkan menurut
mengakomodasi seluruh kebutuhan Laudon dan Laudon (2008:15),
spesifik dari departemen yang berbeda. sistem informasi didefinisikan
Sistem inilah yang harus dapat sebagai sekumpulan komponen
memenuhi semua kebutuhan yang saling berhubungan,
departemen dan mereduksi pekerjaan – mengumpulkan, memproses,
pekerjaan manual yang ada. menyimpan, dan mendistribusikan
ERP mengintegrasikan sistem informasi untuk menunjang
komputer yang tadinya saling berdiri pengambilan keputusan dan
sendirI pada departemen – departemen pengawasan dalam suatu
yang ada. Setiap departemen masih organisasi.
memiliki sistem sendiri, tetapi semua Berdasarkan beberapa
sudah terintegrasi satu sama lain, pengertian mengenai sistem
sehingga dapat memantau suatu informasi di atas dapat
permasalahan yang terjadi secara disimpulkan bahwa sistem
terstruktur. Sistem ERP dapat informasi merupakan suatu sistem
meningkatkan kinerja perusahaan yang saling terkait antara elemen
dengan mempercepat semua proses dan dengan elemen yang lainnya,
akhirnya akan dapat meningkatkan dibuat oleh manusia yang
pendapatan perusahaan. Sistem ERP bertujuan untuk mengumpulkan,
sering disebut sebagai suatu sistem memproses, menyimpan dan
back-office. mendistribusikan informasi bagi
 pengambil keputusan di dalam dengan bidang lainnya meliputi
suatu organisasi. data keluar atau data masuk, SDM,
proses dan yang lainnya dalam
2.2. Enterprise Resource Planning waktu yang berkelanjutan/terus-
Menurut O’Brien dan menerus (real-time).
Marakas (2007:320), “ERP is the
technological backbone of e- 2.3. Karakteristik ERP
business, an enterprisewide Karakteristik ERP menurut
transaction framework with links Daniel E. O’Leary meliputi hal-hal
into sales order processing, sebagai berikut :
inventory management and a. Sistem ERP adalah suatu paket
control, production and perangkat lunak yang didesain
distribution planning, and untuk lingkungan pelanggan
finance.” pengguna server, apakah itu
Menurut Wallace dan secara tradisional atau berbasis
Kremzar (2001:12), “Enterprise jaringan.
Resource Planning is a direct b. Sistem ERP memadukan
outgrowth and extension of sebagian besar dari proses
Manufacturing Resource Planning bisnis.
and, as such, includes all of MRP c. Sistem ERP memproses
II’s capabilities. ERP is more sebagian besar dari transaksi
powerful in that it: a) applies a perusahaan. Sistem ERP
single set of resource planning menggunakan basis data
tools across the entire enterprise, perusahaan yang secara tipikal
b) provides real-time integration of menyimpan setiap data sekali
sales, operating, and financial saja.
data, and c) connects resource d. Sistem ERP memungkinkan
planning approaches the extended mengakses data secara waktu
supply chain of customers and nyata (real time) Dalam
suppliers.” beberapa hal sistem ERP
O’Leary (2001) dalam memungkinkan perpaduan
Hossain et al. (2002:16) proses transaksi dan kegiatan
mengatakan, “ERP systems are perencanaan.
computer-based systems designed e. Sistem ERP menunjang sistem
to process an organization’s multi mata uang dan bahasa,
transactions and facilitate yang sangat diperlukan oleh
integrated and real-time planning, perusahaan multinasional.
production, and customer Sistem ERP memungkinkan
response.” penyesuaian untuk kebutuhan
Berdasarkan beberapa khusus perusahaan tanpa
pengertian mengenai ERP di atas melakukan pemrograman
dapat disimpulkan bahwa ERP kembali.
merupakan ssebuah sistem yang
saling terintegrasi dari satu bidang
2.4. Keuntungan Menggunakan ERP 2.5. Kegagalan Penerapan Sistem
Adapun beberapa keuntungan ERP
dari penggunaan sistem informasi Dari berbagai implementasi ERP
terpadu dalam konsep ERP ini di perusahaan-perusahaan, pada
antara lain dapat disebutkan akhirnya disimpulkan bahwa yang
sebagai berikut: menjadi penyebab utama
a. ERP menawarkan sistem kegagalan implementasi dan
terintegrasi di dalam instalasi ini ada beberapa faktor
perusahaan, sehingga proses yaitu:
dan pengambilan keputusan a. Ketika tidak ada atau
dapat dilakukanm secara lebih kurangnya dukungan dari
efektif dan efisien. Pimpinan
b. ERP juga memungkinkan Seperti diketahui bahwa
melakukan integrasi secara instalasi dan implementasi
global. Halangan yang tadinya ERP adalah suatu keputusan
berupa perbedaan valuta, yang harus diambil dan
perbedaan bahasa, dan dimulai oleh para Pimpinan,
perbedaan budaya, dapat artinya keputusan harusnya
dijembatani secara otomatis, adalah Top Down. Apalagi
sehingga data dapat dengan implementasi dan
diintegrasikan. instalasi ini akan berakibat
c. ERP tidak hanya memadukan perubahan terhadap proses
data dan orang, tetapi juga bisnis. ERP adalah
menghilangkan kebutuhan crossfuction dalam satu
pemutakhiran dan sinkronisasi perusahaan.
banyak sistem komputer yang Orang-orang harus
terpisah. mempunyai komitmen yang
d. ERP memungkinkan tegas untuk melakukan
manajemen mengelola operasi, perubahan di bagian masing-
tidak hanya sekedar masing. Orang yang
memonitor saja. Dengan ERP, dimasukkan dalam proyek
manajemen tidak hanya akan meluangkan waktunya
mampu untuk menjawab sebagian besar untuk proyek
pertanyaan ’Bagaimana ini yang pada awalnya tentu
keadaan kita ?’ tetapi kelihatan seperti hal yang tidak
lebihlebih mampu menjawab berguna sama sekali. Disinilah
pertanyaan ’Apa yang kita dibutuhkan dukungan dari
kerjakan untuk menjadi lebih Pimpinan.
baik ?’ b. Ketika proyek dianggap
e. ERP membantu melancarkan sebagai proyek dari satu
pelaksanaan manajemen departemen saja
supply chain dengan Sudah disebutkan diawal
kemampuan memadukannya. bahwa implemntasi dan
instalasi ERP adalah
 crossfuction, artinya proyek
tidak akan berjalan semestinya
jika ada asumsi bahwa proyek
ini hanya milik satu bagian
atau departemen saja, misalnya
saat implementasi di
Departemen Keuangan, maka
departemen lain merasa tidak
berkepentingan dan jika terjadi
kesalahan, dianggap adalah
kesalahan tersebut hanya milik
depertemen yang
bersangkutan.
Padahal dengan ERP ini
nantinya akan terjadi
keterkaitan yang erat antar
departemen dan terjadi
transparansi dan juga sinergi
antara satu bagian dengan
bagian yang lain. Sebagai
contoh misalnya saat
permintaan produk besar atau
tren sedang meningkat, maka
otomatis bagian produksi akan
segera mengetahuinya dan
kapasitas produksi bisa
ditingkatkan dan bagian
gudang bisa menyediakan
kabutuhan yang dibutuhkan
dengan tepat dan online.
c. Ketika tidak ada yang diserahi
tugas untuk menjadi Person In
Charge (PIC)
Untuk satu proyek seperti
ini maka sangat dibutuhkan
seseorang yang memang
ditugaskan untuk menjadi PIC
atau project manager. Hal ini
untuk meningkatkan komitmen
dan mampunya terpenuhi
semua pekerjaan sesuai dengan
jadwal yang direncanakan.
Implementasi dan instalasi ini
membutuhkan biaya, waktu
dan sumber daya yang tidak
sedikit sehingga dibutuhkan
seseorang yang bertanggung
jawab secara penuh.
d. Ketika untuk segala proses dan
prosedur implementasi
diserahkan hanya ke tim
Information Technolgy (IT)
saja.
Hal ini sangat umum
terjadi, dimana para anggota
tim yang terlibat di proyek
implementasi umumnya hanya
menyerahkan saja untuk
pengambilan keputusan atau
perubahan prosedur ke pihak
IT dengan alasan mereka orang
yang secara teknik menguasai
dengan baik bidang tersebut.
Padahal yang mengetahui
prosedur yang benar di bagian
masing-masing adalah pihak
yang terlibat utama di
dalamnya, misalnya orang
keuangan untuk di bagian
keuangan, orang produksi
untuk di bagian produksi dans
eterusnya.
e. Ketika vendor yang melakukan
implementasi kurang atau
tidak memiliki kemampuan
dan kompetensi yang baik
dalam melakukan
implementasi dan instalasi.
Disini dibutuhkan vendor
yang akan melakukan instalasi
dan implementasi sudah
memiliki jam terbang yang
baik sehingga sudah
mengetahui kira-kira masalah
yang akan muncul dan
memiliki kemampuan untuk
memecahan masalah sesuai
 dengan pengalaman yang telah
didapat sebelumnya.
2.6. SAP
SAP merupakan perusahaan
pertama yang mengembangkan
software untuk sistem ERP dan
juga pemimpin pasar dalam
penjualan software ERP saat ini.
Menurut beberapa perkiraan, SAP
telah digunakan untuk
menyelesaikan 50 persen dari
transaksi bisnis di dunia. Pada
tahun 2007, SAP memiliki 33.000
pelanggan dan berusaha
berkembang tiga kali lipat pada
tahun 2010.
3. METODE PENELITIAN
3.1. Jenis Penelitian
Penelitian ini menggunakan
pendekatan deskriptif dengan
metode kualitatif. Nazir (2005:54)
berpendapat bahwa metode
deskriptif adalah suatu metode
dalam meneliti suatu kelompok
manusia, suatu obyek, suatu
kondisi, suatu sistem pemikiran,
ataupun suatu kelas peristiwa pada
masa sekarang.
3.2. Fokus Penelitian
Fokus penelitian bertujuan
untuk membantu memberikan
arahan dan batasan pada
pelaksanaan penelitian. Adanya
fokus penelitian adalah untuk
mengarahkan penelitian pada
obyek yang tidak terlalu luas
sehingga membuat peneliti tidak
menyimpang dari perumusan
masalah dan dapat mencapai
tujuan yang telah ditetapkan.
Berdasarkan hal tersebut fokus
penelitian lebih mengarah kepada
kelebihan dan kekurangan
penggunaan ERP pada PT
Kawasan Wisata Pantai Cermin.
3.3. Sumber Data
Penelitian ini menggunakan
sumber data primer dan data
sekunder. Data primer dan data
sekunder didapatkan dari HRD PT
Kawasan Wisata Pantai Cermin
(Theme Park Pantai Cermin).
3.4. Analisis Data
Proses-proses analisis kualitatif
yang digunakan dalam penelitian
ini dikenal dengan analisis spiral
dan dijabarkan ke dalam empat
langkah berikut ini (Creswell,
2007:150-155).
3.4.1. Data Managing
Putaran pertama dalam
spiral, peneliti mengelola
data yang dibutuhkan dan
mengubah data menjadi
sesuai teks yang
dibutuhkan. Data ini
berasal dari wawancara
dengan HRD Theme Park
Pantai Cermin, wawancara
dengan pelanggan, dan
laporan PT Kawasan
Wisata Pantai Cermin.
Gambar 1. The Data
Analysis Spiral
 (Sumber: Creswell,
2007:151)
3.4.2. Reading, Memoing
Peneliti selanjutnya
membaca dan memberikan
memo untuk
mempermudah mengenali
data.
3.4.3. Describing, Classifying,
Interpreting
Pada putaran ini,
peneliti menggambarkan,
mengelompokkan, dan
menafsirkan data secara
lebih spesifik sesuai
dengan apa yang dilihat di
lapangan.
3.4.4. Representing, Visualizing
Fase terakhir dalam
spiral, peneliti
menyampaikan data dalam
bentuk teks, atau dalam
bentuk angka. Peneliti
memberikan rekomendasi
yang sesuai dengan
permasalahan yang terjadi
di perusahaan.
3.4.5. Proposisi
Hasil dari penelitian ini
adalah berupa proposisi
atau dugaan.
4. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1. KELEBIHAN
Dampak ERP sangat
berpengaruh besar pada PT
Kawasan Wisata Pantai Cermin.
Pada PT Kawasan Wisata Pantai
Cermin (Theme Park Pantai
cermin) ERP telah diterapkan dan
berpengaruh baik karena dengan
adanya ERP, pelanggan Theme
Park Pantai Cermin tidak lagi
menemui petugas Theme Park
Pantai Cermin jika ada fasilitas
yang kurang.
Dengan adanya sistem ERP
fasilitas yang ditujukan ke
pelanggan sudah tersusun dengan
rapi sehingga ketika pelanggan
sudah mendapatkan tanda terima,
pelanggan cukup menunjukkan
tanda terima tersebut dan semua
fasilitas akan diberikan oleh
petugas.
4.2. KEKURANGAN
Keberhasilan penerapan sistem
ERP yang diterapkan oleh PT
Kawasan Wisata Pantai cermin
pada seluruh karyawan/staff tidak
berjalan dengan mulus, sistem
ERP juga sulit diaplikasikan oleh
karyawan/staff yang berumur (tua)
dikarenakan kurangnya
pengetahuan karyawan/staff yang
telah berumur (tua) tersebut. Oleh
karena itu PT Kawasan Wisata
Pantai Cermin perlu mengdakan
pembelajaran khusus terhadap
seluruh karyawan/staff yang telah
berumur (tua) tersebut.
5. KESIMPULAN DAN SARAN
5.1. Kesimpulan
a. Secara keseluruhan sistem
ERP yang diterapkan di PT
Kawasan Wisata Pantai
Cermin sudah baik, hal ini
didukung dengan integrasi data
yang dipadukan menjadi satu
untuk semua bagian, tidak lagi
memasukkan data sacara
manual pada setiap bagian di
 PT Kawasan Wisata Pantai
Cermin.
b. Masih terdapat masalah
terhadap ERP yang diterapkan
oleh PT Kawasan Wisata
Pantai Cermin, diantaranya :
 ERP SAP dan hardware
yang digunakan PT
Kawasan Wisata Pantai
Cermin sudah ketinggalan
zaman.
 Server belum memadai
kebutuhan.
 Kesalahan input data
dalam tahap awal dapat
mengganggu proses-proses
selanjutnya.
 Program yang eror/crash
akan membuat pekerjaan
berhenti.
5.2. Saran
 Segera perbaharui hardware
untuk memenuhi kebutuhan.
 Sebaiknya bagian IT selalu
mengontrol kegiatan program
agar ketika terjadi eror bagian
IT bisa langsung bertindak
untuk menanganinya.
 Terus melakukan pelatihan
untuk karyawan/staff berumur
(tua) agar mereka juga dapat
mengikuti sistem yang telah
diterapkan PT Kawasan
Wisata Pantai Cermin
DAFTAR PUSTAKA
Creswell, John W. 2007. Qualitative
Inquiry & Research Design: Choosing
Among Five Approaches. California:
Sage Publications, Inc.
Hossain, Liaquat., Patrick, John David. &
Rashid, Mohammad A.,
2002.Enterprise ResourcePlanning-
Global Opportunities & Challenges.
US: Idea Group Publishing.
Jogiyanto, H.M. 2005. Analisis & Desain
Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi.
Laudon, Kenneth C., dan Jane P. Laudon.
2007. Sistem Informasi Manajemen,
Edisi Kesepuluh. Diterjemahkan oleh
Machmudin Eka P. dan Chriswan
Sungkono. Jakarta: Salemba Empat.
Nazir, Moh. 2005. Metode Penelitian.
Bogor: Ghalia Indonesia.
O’Brien, James A., and George M.
Marakas. 2007. Management
Information Systems. New York USA:
McGraw-Hill.
Wallace, Thomas F. and Michael H.
Kremzar. ERP: Making It Happen.
New York: John Wiley & Sons, Inc.