NAMA : NANDA EKA PUTRA

NIM : 041064005

UPBJJ UT PADANG

ILMU ADMINISTRASI NEGARA

TUGAS 1 ADPU4441 PENGEMBANGAN ORGANISASI

BENCHMARKING

Benchmarking adalah suatu proses mengidentifikasikan “praktek terbaik” terhadap

dua produk dan proses produksinya hingga produk tersebut dikirimkan. Benchmarking
memberikan wawasan yang diperlukan untuk membantu manajemen dalam memahami
proses dan produknya baik dengan cara membandingkannya dengan Industri yang serupa
maupun dengan Industri yang berbeda. Benchmarking dalam bahasa Indonesia sering disebut
dengan Tolok Ukur atau Patokan.

Tujuan utama dari Benchmarking adalah untuk memahami dan mengevaluasi proses
ataupun produk saat ini sehingga menemukan cara atau  “Praktek Terbaik” untuk
meningkatkan proses maupun kualitas produk. Benchmarking dapat dilakukan untuk proses
produksi, produk, jasa maupun sistem dalam suatu organisasi.

Proses Benchmarking merupakan proses yang melihat keluar (produk lain, organisasi
lain, sistem lain) untuk mengetahui bagaimana orang lain mencapai tingkat kinerja mereka
dan memahami proses kerja yang mereka gunakan. Dengan demikian, Benchmarking dapat
menjelaskan apa yang terjadi dibalik kinerja baik proses ataupun produk yang dibandingkan.
Jika diterapkan dengan tepat, Benchmarking dapat membantu suatu organisasi dalam
meningkatkan kinerja organisasinya ataupun proses produksinya.

Terdapat 4 tahapan penting dalam menerapkan Benchmarking :

 Memahami secara detail proses produksi atau produk saat ini.

 Menganalisis proses produksi atau produk lainnya yang berkinerja baik.

  Membandingkan proses produksi atau produk sendiri dengan proses produksi atau
produk yang berkinerja baik.

 Menerapkan langkah-langkah perbaikan yang diperlukan untuk mendekati proses

produksi ataupun produk yang berkinerja baik tersebut.

Manfaat Melakukan Benchmarking

Ada enam manfaat utama yang bisa perusahaan Anda rasakan, yaitu:

 Analisis Kompetitif
Dengan membandingkan performa perusahaan saat ini dengan performa kompetitor
lain, maka perusahaan Anda akan mampu mengidentifikasi bagian mana yang harus
Anda tingkatkan atau Anda perbaiki. Selain itu, perusahaan Anda juga akan
mendapatkan benefit yang sangat strategis dari kompetitor Anda, serta mampu
meningkatkan rata-rata perkembangan perusahaan Anda.
 Memantau Performa
Anda akan mampu mendapatkan tren saat ini dengan melakukan
kegiatan benchmarking. Sehingga, akan memungkinkan perusahaan Anda untuk
menerapkan tren tersebut dan mendapatkan hasil yang maksimal. Untuk itu,
kegiatan benchmarking ini perlu dilakukan secara berkala untuk bisa memantau
keberhasilan perusahaan dalam mencapai tujuannya.
 Perbaikan secara berkala
Selain itu, dengan melakukan benchmarking juga Anda akan bisa meningkatkan
performa bisnis secara berkelanjutan. Hal tersebut memang sudah sepatutnya
dilakukan dari waktu ke waktunya.
 Perencanaan dan penetapan sasaran
Setelah Anda berhasil melakukan benchmarking, maka perusahaan Anda nantinya
akan mampu menentukan tujuan dan metrik performa untuk bisa meningkatkan
kinerja perusahaan. Nantinya, sasaran tersebut akan menjadi target baru yang lebih
kompetitif, namun perusahaan tetap harus menetapkan target yang realistis.
 Meningkatkan rasa kepemilikan
 Kegiatan benchmarking ini harus dilakukan dengan melibatkan setiap karyawan agar
bisa memperoleh seluruh jawaban yang diperlukan. Dengan cara mendengarkan
pendapat karyawan, maka perusahaan Anda akan mendapatkan pemahaman yang baik
terkait peran dari setiap individu, sehingga akan meningkatkan rasa memiliki dalam
diri karyawan.
 Memahami kelebihan perusahaan
Kegiatan benchmarking mampu membantu mengidentifikasi posisi suatu perusahaan
dalam suatu bidang industri. Untuk itu, jika Anda ingin meningkatkan bidang apapun
dalam bisnis Anda, maka benchmarking adalah salah satu cara yang efektif untuk
mempelajari bagaimana kompetitor lain bisa lebih unggul dan lebih sukses.

Strategic benchmarking–dimanfaatkan untuk mendorong perbaikan yang terus menerus

(continuous improvement) dan mempertajam strategi korporat secara keseluruhan.

Dalam praktiknya tentu tidak mudah terlebih dalam memperoleh data perusahaan yang
dijadikan target perbandingan. Paul secara rinci menguraikan lebih jauh lima
tingkat benchmarking  tersebut: Strategic benchmarking, mengukur dan membandingkan
aspek-aspek kunci yang berkaitan dengan pemenuhan terhadap keinginan atau harapan
konsumen dan/atau pelanggan.

Dalam konteks ini yang harus dicapai adalah bagaimana perusahaan melakukan operasional
mereka untuk meningkatkan keunggulan persaingan yang berfokus kepada konsumen atau
pelanggan. Salah satu tool yang biasa dipakai adalah diagram fish-bone.

 Competitive benchmarking, secara spesifik masing-masing business

drivers  diperbandingkan dengan perusahaan yang menjadi acuan.Untuk masing-
masing driver bisa saja perusahaan yang berbeda, namun sebaliknya bisa juga terjadi
ada beberapa driver berada pada perusahaan acuan yang sama.
 Customer benchmarking,bagaimana pandangan konsumen dan pelanggan terhadap
keseluruhan: product quality (mutu produk), price  (harga), customer service (layanan
pelanggan), delivery speed (kecepatan penyerahan barang), dan delivery
reliability (tingkat kepercayaan dalam penyerahan barang).

Semakin tinggi tingkat kepuasan konsumen atau pelanggan terhadap hal ini akan membuat
posisi perusahaan di mata konsumen atau pelanggan semakin kuat. Financial
benchmarking, dengan menggunakan RONA (return on net asset) akan diketahui business
driver mana yang paling tinggi memberikan return. Best practice benchmarking, waktu dan
biaya adalah dua faktor yang signifikan dari performa bisnis.

Benchmarking  atas dua faktor ini akan banyak meningkatkan kinerja dan performa
perusahaan. Ada tiga keuntungan diperoleh melalui benchmarking terhadap dua faktor ini:
a.Mengurangi cost of waste (error)–biaya karena kesalahan, b.Menurunkan cost of
conformance (prevention)–  pencegahan sebelum kesalahan terjadi, antisipasi, c.
Penyederhanaan proses.

Benchmarking  bukanlah sebuah metode yang dipakai sesekali, atau cukup sekali sepanjang
umur perusahaan, melainkan sebuah proses yang terus menerus dan berkala, tergantung
kebutuhan dan urgensinya, setidaknya satu tahun satu kali, kala memasuki anggaran baru.

Benchmarking  bukanlah sebuah metode yang dipakai sesekali, atau cukup sekali sepanjang
umur perusahaan, melainkan sebuah proses yang terus menerus dan berkala, tergantung
kebutuhan dan urgensinya, setidaknya satu tahun satu kali, kala memasuki anggaran baru.

Jenis-jenis Benchmarking

1. Benchmarking Berdasarkan Subjeknya
 Internal Benchmarking
Benchmarking internal atau internal benchmarking adalah suatu kegiatan
membandingkan kegiatan atau proses yang sama dalam suatu koperasi.
Biasanya, kegiatan ini dilakukan pada perusahaan yang sudah memiliki anak
perusahaan atau cabang agar setiap perusahaan di dalamnya memiliki
standarisasi yang sama dengan induk perusahaan.
 External benchmarking
Benchmarking eksternal atau external benchmarking adalah suatu
kegiatan benchmarking yang dikerjakan dengan membandingkan perusahaan
miliknya dengan perusahaan lain yang bergerak pada bidang industri yang
sejenis.
2. Benchmarking berdasarkan objek
 Strategic Benchmarking, yaitu Benchmarking yang mengamati bagaimana
orang atau organisasi lain mengungguli persaingannya.
  Process Benchmarking, yaitu Benchmarking yang membandingkan proses-
proses kerja.
 Functional Benchmarking, yaitu Benchmarking yang melakukan perbandingan
pada Fungsional kerja tertentu untuk meningkatkan operasional pada
fungsional tersebut.
 Financial Benchmarking, yaitu Benchmarking yang membandingkan kekuatan
finansial untuk mengetahui daya saingnya.
 Performance Benchmarking, yaitu Benchmarking yang membandingkan
kinerja pada produk atau jasa.
 Product Benchmarking, yaitu Benchmarking yang membandingkan produk
pesaing dengan produk sendiri untuk mengetahui letak kekuatan (Strength)
dan kelemahan (Weakness) produknya.

Proses Benchmarking

1. Menentukan Apa yang Akan Di-benchmark

Hampir segala hal dapat di-benchmark: suatu proses lama yang memerlukan perbaikan; suatu
permasalahan yang memerlukan solusi; suatu perancangan proses baru; suatu proses yang
upaya-upaya perbaikannya selama ini belum berhasil. Perlu dibentuk suatu Tim Peningkatan
Mutu yang akan menyelidiki proses dan permasalahannya. Tim ini akan mendefinisikan
proses yang menjadi target, batas-batasnya, operasi-operasi yang dicakup dan urutannya, dan
masukan (input) serta keluarannya (output).

2. Menentukan Apa yang Akan Diukur

Ukuran atau standar yang dipilih untuk dilakukan benchmark-nya harus yang paling kritis
dan besar kontribusinya terhadap perbaikan dan peningkatan mutu. Tim yang bertugas me-
review elemen-elemen dalam proses dalam suatu bagan alir dan melakukan diskusi tentang
ukuran dan standar yang menjadi fokus. Contoh-contoh ukuran adalah misalnya durasi waktu
penyelesaian, waktu penyelesaian untuk setiap elemen kerja, waktu untuk setiap titik
pengambilan keputusan, variasi-variasi waktu, jumlah aliran balik atau pengulangan, dan
kemungkinankemungkinan terjadinya kesalahan pada setiap elemennya. Jika memang ada
pihak lain (internal dan eksternal) yang berkepentingan terhadap proses ini maka tuntutan
atau kebutuhan (requirements) mereka harus dimasukkan atau diakomodasikan dalam tahap
ini.

Tim yang bertugas dapat pula melakukan wawancara dengan pihak yang berkepentingan
terhadap proses tersebut (dapat pula dipandang sebagai pelanggan) tentang tuntutan dan
kebutuhan mereka dan menghubungkan atau mengkaitkan tuntutan tersebut kepada ukuran
dan standar kinerja proses. Tim kemudian menentukan ukuran-ukuran atau standar yang
paling kritis yang akan secara signifikan meningkatkan mutu proses dan hasilnya. Juga
dipilih informasi seperti apa yang diperlukan dalam proses benchmarking ini dari organisasi
lain yang menjadi tujuan benchmarking.

3. Menentukan kepada Siapa akan Dilakukan Benchmark

Tim Peningkatan Mutu kemudian menentukan organisasi yang akan menjadi tujuan
benchmarking ini. Pertimbangan yang perlu adalah tentunya memilih organisasi lain tersebut
yang memang dipandang mempunyai reputasi baik bahkan terbaik dalam kategori ini.

4. Pengumpulan Data/Kunjungan

Tim Peningkatan Mutu mengumpulkan data tentang ukuran dan yang telah dipilih terhadap
organisasi yang akan di-benchmark. Pencarian informasi ini dapat dimulai dengan yang telah
dipublikasikan: misalkan hasil-hasil studi, survei pasar, survei pelanggan, jurnal, majalah dan
lain-lain. Barangkali juga ada lembaga yang menyediakan bank data tentang benchmarking
untuk beberapa aspek dan kategori tertentu. Tim dapat juga merancang dan mengirimkan
kuesioner kepada lembaga yang akan di-benchmark, baik itu merupakan satu-satunya cara
mendapatkan data dan informasi atau sebagai pendahuluan sebelum nantinya dilakukan
kunjungan langsung.

Pada saat kunjungan langsung (site visit), tim benchmarking mengamati proses yang
menggunakan ukuran dan standar yang berkaitan dengan data internal yang telah
diidentifikasi dan dikumpulkan sebelumnya. Tentu akan lebih baik jika ada beberapa obyek
atau proses yang dikunjungi sehingga informasi yang didapat akan lebih lengkap. Asumsi
yang perlu diketahui adalah bahwa organisasi atau lembaga yang dikunjungi mempunyai
keinginan yang sama untuk mendapatkan informasi yang sejenis dari lembaga yang
mengunjunginya yaitu adanya keinginan timbal balik untuk saling mem-benchmark.

Para pelaku benchmarking telah dapat menyimpulkan bahwa kunjungan langsung kepada
organisasi dengan praktik terbaik dapat menghasilkan pandangan dan pemahaman yang jauh
lebih dalam dibandingkan dengan cara-cara pengumpulan data yang manapun. Kunjungan ini
memungkinkan kita untuk secara langsung berhubungan dengan “pemilik proses” yaitu
orang-orang yang benar-benar menjalankan atau mengelola proses tersebut.

5. Analisis Data

Tim Peningkatan Mutu kemudian membandingkan data yang diperoleh dari proses yang di-
benchmark dengan data proses yang dimiliki (internal) untuk menentukan adanya
kesenjangan (gap) di antara mereka. Tentu juga perlu membandingkan situasi kualitatif
misalnya tentang sistem, prosedur, organisasi, dan sikap. Tim mengindentifikasi mengapa
terjadi kesenjangan (perbedaan) dan apa saja yang dapat dipelajari dari situasi ini. Satu hal
yang sangat penting adalah menghindari sikap penolakan; jika memang ada perbedaan yang
nyata maka kenyataan itu harus dapat diterima dan kemudian disadari bahwa harus ada hal-
hal yang diperbaiki.

6. Merumuskan Tujuan dan Rencana Tindakan

Tim Peningkatan Mutu menentukan target perbaikan terhadap proses. Target-target ini harus
dapat dicapai dan realistis dalam pengertian waktu, sumber daya, dan kemampuan yang ada
saat ini; juga sebaiknya terukur, spesifik, dan didukung oleh manajemen dan orang-orang
yang bekerja dalam proses tersebut. Kemudian tim dapat diperluas dengan melibatkan
multidisiplin yang akan memecahkan persoalan dan mengembangkan suatu rencana untuk
memantapkan tindakan spesifik yang akan diambil, tahapan-tahapan waktunya, dan siapa-
siapa yang harus bertanggung jawab.

Hasil ini akan diserahkan kepada para pelaksana penjaminan mutu (executive) untuk
kemudian memantau kemajuan dan mengidentifikasi persoalan-persoalan yang timbul.
Ukuran dan standar dievaluasi secara bertahap, barangkali diperlukan penyesuaian-
penyesuaian terhadap rencana untuk dapat mengatasi halangan dan persoalan yang muncul.
Juga para pelaksana memerlukan umpan balik dari mereka yang berkepentingan terhadap
proses dan hasilnya (stakeholders).

Kesenjangan standar mungkin saja tidak dapat dihilangkan karena target organisasi terus saja
berkembang dan memperbaiki diri. Yang lebih penting dari semata-mata mengejar
kesenjangan adalah menjadikan benchmarking sebagai suatu kebiasaan, yang akan
mendorong untuk terus memperbaiki diri. Jika perlu bahkan dapat dibuat atau dibentuk suatu
departemen atau divisi tersendiri yang bertanggung jawab melaksanakan benchmarking
secara terus menerus (berkelanjutan).

Proses benchmarking ini mempunyai banyak keuntungan. Benchmarking mendorong

terciptanya suatu budaya perbaikan terus menerus, menghargai orang lain dan prestasinya dan
membangun indera dan intuisi akan pentingnya perbaikan yang dijalankan terus menerus
tersebut. Jika suatu jaringan dan kemitraan dalam benchmarking telah terbentuk maka
berbagai praktik baik dan terbaik dapat saling dibagi di antara mereka.

Contoh Benchmarking

Benchmarking sering kita lihat atau kita kenal berada di dunia teknologi seperti handphone,
PC, kendaraan bermotor dll.

contohnya seperti :

 Benchmarking Samsung terhadap produk Apple

penerapan benchmarking yang berhasil adalah yang dilakukan Samsung terhadap
Apple ditahun 2013, dimana Samsung dengan produknya Samsung Galaxy ace
mampu mengalahkan penjualan iphone 4 dan iphone 5. Yang dilakukan Samsung
adalah meniru fitur-fitur yang ada dalam produk Apple namun mengatasi
kelemahannya yaitu membuat produk yang lebih terjangkau. Namun dampak negative
yang diperoleh Samsung dalam melakukan bechmarking ini adalah mendapat isu
pelanggaran hak paten karena Samsung meniru produk Apple terlalu persis.
Berdasarkan penjelasan diatas, bisa kita simpulkan bahwa benchmarking adalah suatu
kegiatan yang dilakukan untuk menilai, mengukur, dan membandingkan performa yang
dilakukan oleh individu, unit kerja, departemen, atau organisasi tertentu.

Umumnya, tujuan benchmarking adalah guna memberikan informasi pada organisasi terkait

produk atau performanya saat ini. Sehingga, perusahaan bisa melakukan evaluasi dan
menemukan cara yang paling tepat untuk meningkatkan performa atau kualitas produk.

Namun, kegiatan benchmarking ini juga harus dilakukan dengan seluruh aspek manajemen

perusahaan yang baik, termasuk manajemen keuangan. Sehingga, tujuan utama perusahaan
bisa tercapai secara sempurna.

Sumber :

1. Strategi Benchmarking : Okezone Economy (

https://accurate.id/marketing-manajemen/benchmarking-adalah/ )
2. https://www.jojonomic.com/blog/benchmarking/