BENCHMARKING

Benchmark adalah salah satu tools yang dapat digunakan untuk membantu melihat
hal apa yang perlu kamu lakukan dan bagaimana kompetitor melakukan hal
tersebut.

Dalam kegiatan bisnis, benchmarking adalah proses membandingkan perusahaan

dengan cara identifikasi produk atau layanan dalam industri tersebut.
Penggunaan benchmarking digunakan perusahaan atau pelaku bisnis sebagai sebuah
alat patokan atau untuk menilai sebuah produk atau layanan perusahaan
kompetitor.

Benchmarking dapat dilakukan di luar organisasi, yaitu dengan pesaing langsung di

dalam suatu pasar yang sama, dengan membandingkan produk, service, atau juga
proses kerja.

Contoh dari Competitive Benchmarking adalah Coca-cola menjadi benchmark untuk

Pepsi, Apple untuk IBM, Honda untuk Toyota.

Perusahaan melakukan benchmarking untuk membandingkan proses dan kinerja

internal dengan praktik terbaik yang ada di eksternal perusahaan. Dengan begitu,
perusahaan dapat memperbaiki dan membangun keunggulan kompetitif dengan
memperbaiki proses dan kinerja internal di mana perusahaan lemah dan
mempertahankan  kinerja internal di mana perusahaan unggul.

Ini memerlukan pengukuran kuantitatif dan kualitatif yang memungkinkan penilaian

internal dan eksternal.

Proses benchmarking secara umum mencakup:

1. Identifikasi area perbandingan

Karena tidak mungkin untuk membandingkan semuanya sekaligus, perusahaan harus

memilih area mana yang harus dibandingkan. Umumnya area ini berkaitan dengan
bisnis inti perusahaan dan yang menjadi penentu keunggulan kompetitif perusahaan.
Perusahaan harus melakukan studi dan mengukur secara terperinci area yang
terpilih untuk mengidentifikasi data dasar serta memastikan dukungan manajerial
dan keterlibatan staf dalam area tersebut.

2. Menentukan pihak yang menjadi benchmark

Perusahaan perlu menentukan organisasi atau unit bisnis mana yang menerapkan
praktik terbaik. Mereka mungkin masih dalam satu industri dengan perusahaan
seperti pesaing, atau mungkin, berada di luar industri yang dijalani perusahaan.
Biasanya, perbandingaan dengan pesaing langsung sangat sulit, oleh karena itu,
perusahaan dapat memilih pesaing non-langsung yang mungkin lebih bersedia
bertukar informasi.

3. Pengumpulan data dan informasi

Ini dilakukan misalnya dengan wawancara tatap muka, kunjungan ke bisnis lain atau
mengandalkan hasil riset pihak ketiga. Keakuratan data menjadi sangat penting
untuk memperoleh kesimpulan yang valid. Tahap ini mungkin merupakan aktivitas
yang paling penting, paling sulit, dan paling memakan waktu. Sering kali informasi
tentang proses dan prosedur yang diikuti di perusahaan lain bersifat rahasia, dan
tidak selalu mudah untuk mengumpulkan informasi asli dan akurat. Dalam hal ini,
seringkali, perusahaan perlu mempekerjakan pihak ketiga untuk informasi tertentu.
Persiapan untuk mengumpulkan informasi yang diperlukan harus direncanakan
sedemikian rupa sehingga kunjungan dapat memberikan semua detail, dalam
periode waktu yang wajar.

4. Analisis data

Perusahaan membandingkan area-area yang telah dipilih sebelumnya

dengan benchmark. Tahap ini biasanya mencakup analisis semua informasi dan data
dan menentukan sasaran untuk perbaikan proses dan kinerja internal.

5. Tindakan

Setelah mengidentifikasi komponen yang diinginkan, perusahaan sekarang perlu

merencanakan bagaimana ini akan dilaksanakan. Tahap ini dapat berlanjut maju
hanya jika hasil dari tahapan sebelumnya telah diterima oleh manajemen.
Perubahan mungkin akan menghasilkan kebutuhan untuk pelatihan dan sesuatu
yang sebelumnya belum ada.

Saat diterapkan dengan benar, Benchmark dapat menjadi alat yang ampuh untuk
mengukur dan meningkatkan kinerja perusahaan, mengurangi biaya operasi, hingga
meningkatkan keuntungan. Benchmark juga dapat memperkuat serta meningkatkan
kepuasan pelanggan dan karyawan, dan membantu merencanakan strategi masa
depan.

Berikut beberapa manfaat Benchmark .

1. Meningkatkan proses bisnis. Benchmark dapat meningkatkan proses operasi

menjadi lebih cepat, meningkatkan kualitas produk, mengurangi biaya,
meningkatkan keuntungan, menetapkan gaji karyawan pada angka yang tepat,
meningkatkan kepuasan karyawan dan meraih kesuksesan bisnis.
2. Membantu mendapatkan keunggulan kompetitif. Dengan membandingkan bisnis
kita dengan lainnya, dapat mengetahui hal yang benar dan yang salah. Dengan
demikian, kita dapat memperoleh keunggulan strategis dan mengembangkan
dengan lebih cepat.
3. Menetapkan tujuan dan membuat perencanaan dengan lebih mudah.
4. Menciptakan budaya perbaikan terus menerus

Jenis-jenis Benchmarking berdasarkan pelaksanaan di luar atau dalam organisasi

adalah sebagai berikut.

1. Benchmarking internal

Benchmark internal adalah cara membandingkan yang dilakukan di dalam sebuah

organisasi atau perusahaan. Contohnya membandingkan kinerja antar departemen.

2. Benchmarking external

Benchmark external adalah perbandingan yang dilakukan sebuah perusahaan

dengan perusahaan lain di industri yang sama. Jenis benchmark external dapat
dibagi menjadi dua yaitu membandingkan dengan pesaing utama (competitive
benchmarking) atau membandingkan dengan perusahaan lain (non-competitive
benchmarking).

Non-competitive benchmarking juga dibagi menjadi dua jenis yaitu benchmark

functional di mana perusahaan membandingkan fungsi yang sama dari organisasi
yang berbeda pada berbagai industri. Kemudian satu lagi adalah benchmark generic
di mana perusahaan membandingkan proses bisnis dasar yang cenderung sama pada
setiap industri.

Jenis-jenis Benchmarking adalah sebagai berikut.

1. Strategic benchmarking

Strategic benchmark adalah cara mengamati bagaimana seseorang atau sebuah

organisasi menjadi lebih unggul dari kompetitornya.

2. Process benchmarking

Process benchmark adalah cara membandingkan proses-proses kerja.

3. Functional benchmarking

Functional benchmark adalah cara untuk melakukan perbandingan pada fungsi

kerja tertentu dengan tujuan untuk meningkatkan operasional dari fungsional
tersebut.

4. Performance benchmarking

Performance benchmark adalah cara untuk membandingkan kinerja dari sebuah

produk atau jasa.

5. Product benchmarking

Product benchmark adalah cara untuk membandingkan produk pesaing dengan

produk sendiri untuk mengetahui letak kekuatan dan kelemahan dari produk
tersebut.

6. Financial benchmarking
 Financial benchmark adalah cara untuk membandingkan kekuatan finansial untuk
mengetahui daya saing dari kompetitor."

Langkah-langkah dalam melakukan benchmark adalah sebagai berikut.

1. Menentukan metrik dari benchmark

Secara umum, metrik utama sering kali mencakup pendapatan, harga pokok
penjualan, atau layanan dan jumlah pesanan yang diterima. Kamu juga dapat
memilih produk, layanan, atau proses untuk dijadikan tolak ukur. Salah satu cara
untuk memulai strategi benchmark adalah dengan melakukan analisis SWOT
terhadap bisnis kamu, yang mencakup ukuran terhadap kekuatan, kelemahan,
peluang dan ancaman bisnis kamu. Analisis SWOT ini dapat membantu kamu
mengidentifikasi metrik bisnis yang ingin kamu tingkatkan.

2. Identifikasi pesaing bisnis

Mengetahui kompetitor dari organisasi atau bisnis kamu sebagai pembanding

adalah langkah penting dalam proses benchmarking. Tergantung pada metrik yang
ingin kamu ukur, kamu harus mengidentifikasi pesaing terbaik di industri bisnis
kamu. Pesaing ini dapat berupa pesaing bisnis dari organisasi lain, atau pesaing
internal misalnya dari departemen A dan B yang ingin kamu bandingkan.

3. Lakukan riset kompetitor

Setelah mengetahui siapa pesaing bisnis kamu, langkah selanjutnya dari proses
benchmark adalah melakukan riset dan mengumpulkan data yang relevan tentang
kompetitor. Tergantung pada metrik yang dipilih, kamu dapat meneliti bagaimana
pesaing membuat bisnis mereka berbeda dari kompetitor lainnya di industri yang
sama. Hal ini dapat berupa teknik penjualan yang dilakukan, teknologi yang
digunakan, bagaimana mereka mengelola situs web mereka dan hal lainnya.

Data kompetitor ini dapat kamu kumpulkan dari laporan tahunan jika organisasi
adalah perusahaan publik. Namun untuk perusahaan swasta, kamu dapat mencoba
melakukan wawancara, menghubungi kontak atau melakukan percakapan santai
dengan pelanggan. Kamu juga dapat mencari informasi dari situs web mereka,
laporan yang dikeluarkan, siaran pers atau materi pemasaran lain yang dipublikasi
untuk umum.

4. Pusatkan data dan bandingkan dengan data perusahaan

Setelah mengumpulkan data dan informasi yang diperlukan. Pusatkan dan

bandingkan hasilnya dengan KPI di perusahaan kamu. Cobalah ajukan beberapa
pertanyaan seperti apa hal yang dapat ditingkatkan perusahaan? Mengapa hasil
yang didapat berbeda? Apakah ada proses yang terlewat atau salah dalam
penerapannya?

5. Buat perencanaan berdasarkan temuan riset

Setelah membandingkan praktik bisnis perusahaan kamu dengan perusahaan

kompetitor, kamu akan bisa mengungkapkan cara untuk meningkatkan bisnis kamu.
Setelah menentukan apa hal berbeda yang dilakukan pesaing dan bagaimana mereka
menggunakan hal tersebut sebagai keunggulan kompetitif. Kamu bisa
mengembangkan hasil temuan kamu dan membuat rencana untuk mencapai hasil
maksimal untuk bisnis kamu.

6. Pantau hasil yang dilakukan

Setelah menerapkan perubahan dari perencanaan yang telah dibuat, penting

untuk terus memantau hasil yang dilakukan, karena pada tahap ini perencanaan
yang kamu buat masih butuh improvisasi. Ingatlah bahwa mengubah rencana atau
tujuan untuk menyesuaikan kebutuhan bisnis kamu adalah hal yang wajar dan dapat
dilakukan sehingga kamu perlu terus memantau perkembangan bisnis kamu.

Proses benchmarking memiliki beberapa metode. Salah satu metode yang paling
terkenal dan banyak diadopsi oleh organisasi adalah metode 12, yang diperkenalkan
oleh Robert Camp, dalam bukunya  The search for industry best practices that lead
to superior performance. Productivity Press .1989. 
 Metodologi Benchmarking yang terdiri dari 12 Tahapan, yaitu :

1. Memilih Subyek
2. Menentukan Proses
3. Mengidentifikasikan Mitra yang berpotensi untuk dibandingkan
4. Mengidentifikasikan sumber data
5. Mengumpulkan data-data dan memilih mitra untuk dibandingkan
6. Menentukan kesenjangannya
7. Menetapkan perbedaan proses
8. Target kinerja yang diharapkan
9. Melakukan Komunikasi
10. Penyesuaian Tujuan
11. Menerapkan
12. Meninjau ulang dan penyesuaian ulang"

Langkah metode 12 terlalu luas untuk dijabarkan. Agar mudah, metode 12

tersebut bisa diringkas menjadi 6 bagian utama yakni : 

1. Identifikasi problem apa yang hendak dijadikan subyek. Bisa berupa proses,
fungsi, output dsb.
2. Identifikasi industri/organisasi/lembaga yang memiliki aktifitas/usaha serupa.
Sebagai contoh, jika anda menginginkan mengendalikan turnover karyawan
sukarela di perusahaan, carilah perusahaan-perusahaan sejenis yang memiliki
informasi turnover karyawan sukarela.
3. Identifikasi industri yang menjadi pemimpin/leader di bidang usaha serupa. Anda
bisa melihat didalam asosiasi industri, survey, customer, majalah finansial yang
mana industri yang menjadi top leader di bidang sejenis.
4. Lakukan survey pada industri untuk pengukuran dan praktek yang
dilakukan.Anda bisa menggunakan survey kuantitatif atau kualitatif untuk
mendapatkan data dan informasi yang relevan sesuai problem yang diidentifikasi
di langkah awal.
5. Kunjungi ’ best practice’ perusahaan untuk mengidentifikasi area kunci praktek
usaha. Beberapa perusahaan biasanya rela bertukar informasi dalam suatu
konsorsium dan membagi hasilnya didalam konsorsium tersebut.
6. Implementasikan praktek bisnis yang baru dan sudah diperbaiki prosesnya.
Setelah mendapatkanbest practice perusahaan, dan mendapatkan
metode/teknik cara pengelolaannya, lakukan proyek peningkatan kinerja dan
laksanakan program aksi untuk implementasinya.