ANGGOTA KELOMPOK :
2018
BAB 9
Secara umum manfaat yang diperoleh dari benchmarking dapat dikelompokkan menjadi
(Ross, 1994 pp.239-240):
A. Perubahan Budaya
Memungkinkan perusahaan untuk menetapkan target kinerja baru yang
realisitis berperan meyakinkan setiap orang dalam organisasi akan kredibilitas target
yang ingin dicapai tersebut
B. Perbaikan Kinerja
Membantu perusahan mengetahui adanya gap-gap tertentu dalam kinerja dan untuk
memilih proses yang akan diperbaiki. Hal ini dapat bermanfaat bagi perancangan
ulang suatu produk ata jasa untuk memenuhi atau melampaui harapan pelanggan.
C. Peningkatan Kemampuan Sumber Daya Manusia
Memberikan dasar bagi pelatihan karyawan menyadari adanya gap antara yang
mereka kerjakan dengan apa yang dikerjakan karyawan lain diperusahaan
lain. Melalui keterlibatan karyawan dalam memecahkan permasalahan sehingga
karyawan mengalami peningkatan kemampuan dan keterampilan.
Empat kategori pendekatan atau cara yang digunakan dalam melakukan benchmarking,
adalah :
A. Riset in-house
Melakukan penilaian terhadap informasi dalam perusahaan sendiri maupun informasi
yang ada di publik.
B. Riset Pihak Ketiga
Membiayai kegiatan benchmarking yang akan dilakukan oleh perusahaan surveyor.
C. Pertukaran Langsung
Pertukaran informasi secara langsung dapat dilakukan melalui kuesioner, survei
melalui telepon, dan lainya.
D. Kunjungan Langsung
Melakukan kunjungan ke lokasi mitra benchmarking (cara ini dianggap yang paling
efektif ).
Proses Benchmarking terdiri atas lima tahap (Karlof dan Ostblom, 1993, pp80-83)
yaitu, (1) Keputusan mengenai apa yang akan di benchmarking; (2) Identifikasi mitra
benchmarking; (3)Pengumpulan informasi; (4) Analisis; dan (5) Implementasi.
Kemudian oleh Goetsch dan Davis (1994, pp.416-423) diperinci mejadi 14 langkah,
yaitu :
o Komitmen manajemen
o Basis pada proses perusahaan itu sendiri
o Identifikasi dan dokumentasi setiap kekuatan dan kelemahan proses perusahaan
o Pemilihan proses yang akan di benchmarking
o Pembentukan tim benchmarking
o Penelitian terhadap obyek yang terbaik di kelasnya (best-in-class)
o Pemilihan calon mitra benchmarking best-in-class
o Mencapai kesepakatan dengan mitra benchmarking
o Pengumpulan data
o Analisis data dan penentuan gap
o Perencanaan tindakan untuk mengurangi kesejangan yang ada atau bahkan
mengunggulinya
o Implementasi perubahan
o Pemantauan
o Meperbarui benchmarking; melanjutkan siklus tersebut
Hal-hal penting berkaitan dengan peranan manajemen dalam patok duga adalah:
o Agar patok duga dapat produktikf, manajemen harus memiliki komitmen yang tinggi
terhadap perubahan.
o Manajemen harus menyediakan dana yang dibutuhkan.
o Manajemen harus mengalokasikan sumber daya manusia yang tepat.
o Informasi yang dapat diungkapkan kepada mitra patok duga hanya dapat disiapkan
dan ditentukan pihak manajemen.
o Manajer puncak harus terlibat secara langsung dalam kegiatan patok duga.
7) PRASYARAT PATOK DUGA
Sebelum melaksanakan patok duga, organisasi harus memenuhi beberapa persyaratan
berikut:
A. Kemauan dan komitmen.
Tanpa adanya kemauan dan komitmen terhadap patok duga, maka organisasi tidak
dapat maju.
B. Keterkaitan tujuan strategik.
Tujuan patok duga harus dikaitkan dengan tujuan strategik perusahaan, serta
memberikan pedoman spesifik dan fokus pada setiap usaha yang dilakukan.
C. Tujuan untuk menjadi terbaik, bukan hanya untuk perbaikan.
Perbaikan bertahap merupakan suatu upaya yang baik untuk meningkatkan kinerja
perusahaan. Dalam kondisi ini diperlukan patok duga untuk mencapai perubahan
radikal dan meraih peningkatan kinerja yang sangat besar, bukan hanya beberapa
persen pertambahan dari kinerja sebelumnya.
D. Keterbukaan terhadap ide-ide.
Perusahaan harus terbuka tehadap ide-ide baru untuk patok duga yang memberikan
nilai baru. Suatu ide baru yang telah terbukti keberhasilannya akan lebih mudah
diterima.
E. Pemahaman terhadap proses, produk, dan jasa yang ada.
Sudah menjadi keharusan bagi suatu organisasi untuk memahami proses, produik,
jasa, dan praktiknya secara keseluruhansehingga organisasi tersebut dapat
menentukan apa yang perlu dipatok duga.
F. Proses yang terdokumentasi.
Pemahaman terhadap proses saja tidak cukup, tetapi proses tersebut harus
didokumetasikan, hal ini dikarenakan:
Semua orang yang berhubungan dengan suatu proses harus memiliki pemahaman
yang sama terhadap proses yang bersangkutan.
Dokumentasi sebelum adanya perubahan berguna dalam pengukuran peningkatan
kinerja setelah dilaksanakannya patok duga.
Mitra patok duga belum tentu akrab denagn proses yang dimiliki suatu organisasi.
Dengan adanya pemahaman yang didapatkan dari dokumentasi, maka citra
tersebut dapat memberikan bantuan yang dibutuhkan.
G. Keterampilan analisis proses.
Perusahaan membutuhkan orang yang memiliki keterampilan dalam menggolongkan
dan mendokumentasi proses. Orang ini bisa karyawan perusahaan, bisa pula
konsultan.
H. Keterampilan riset, komunikasi, dan pembentukan tim
Riset dibutuhkan untuk mengidentifikasi pemilik proses yang terbaik dikelasnya,
sedangkan komunikasi dan pembentukan tim diperlukan untuk melaksanakan patok
duga
.
8) ATURAN MAIN DAN KODE ETIK
Ada aturan main yang berlaku dalam pengumpulan data yang lengkap tentang bagaimana
sebuah perusahaan memutar roda bisnisnya. Berikut bebrapa penjelasan yang bersumber
dari International Benchmarking Clearinghouse (IBC) mengenai langkah-langkah yang
dilakukan terhadap perusahaan yang akan dipatok duga:
A. Penjelasan pertama:
Memanfaatkan penelitian sekunder untuk mendapatkan data umum tentang
perusahaan yang akan dipatok duga.
Membeli produk pesaing pada tempat penjualan umum kemudian
melakukan reverse engineering
Melakukan riset pasar dan survei mengenai kepuasan pelanggan.
Mengumpulkan informasi atau data disaat transaksi terjadi.
Meminta perusahaan lain untuk secara langsung berbagi informasi tentang proses
yang mereka jalankan.
Memotivasi karyawan agar membangung data base menyangkut apa saja yang
mereka ketahui tentang pesaing.
B. Penjelasan kedua:
Masuk secara diam-diam sedalam sistem sebuah perusahaan untuk menggali
informasi.
Menyuap seseorang untuk menjadi informan.
Menyadap rahasia perusahaan yang akan dipatok duga ataupun terhadap aktivitas
komunikasinya.
Mempelajari secara sembrono langkah-langkah penetapan harga-harga yang
dilakukan pesaing.
Melakukan pertukaran informasi sebelum informasi itu dipublikasikan secara luas
kepada masyarakat.
C. Penjelasan ketiga:
Merekrut karyawan dari perushaan pesaing dengan maksud menggali informasi
tentang perusahaan tersebut.
Bertanya tanpa menyebut nama dan asal perushaan dalam suatu pertemuan teknis
patok duga.
Menjadi pelanggan jurnal yang diterbitkan pesaing atau mengikuti pertemuan
yang diadakan pesaing sebagai individual tanpa menyebut asal perusahaan.
D. Penjelasan keempat:
Membicarakan informasi yang telah diperoleh dari sebuah perusahaan pada saat
mengunjungi perusahaan lainnya.
Menyebarkan informasi kepada publik tentang mitra patok duga tanpa mendapat
ijin sebelumnya.
Menanyakan sesuatu yang kita sendiri belum tentu memanfaatkannya.
Mengunjungi dan meminta infromasi dari mitra patok duga tanpa lebih dulu
menguasai proses yang akan dijalani oleh perusahaan tempat kita berasal.
Mengadakan kunjungan, mengusulkan perubahan waktu atau rencana demi
mendapatkan manfaat tambahan bagi perusahaannya sendiri.
E. Ada semacam kode etik dari International Benchmarking Clearinghouse yang harus
diikuti antara lain:
o Prinsip legalitas:
Pihak-pihak yang terlibat dalam patok duga harus dapat menghindarkan diri dari
diskusi atau tindakan yang dapat menjadi penghambat perdagangan,
persekongkolan harga, permainan lelang/penguasaan rahasia perdagangan.
o Prinsip pertukaran:
Masing-masing pihak bersedia memberikan informasi yang sebanding. Untuk itu
diperlukan adanya diskusi pendahuluan untuk memperjelas harapan dan
mencegah salah pengertian.
o Prinsip kerahasiaan:
Perusahaan yang memperoleh informasi dari patok duga diwajibkan untuk
merahasiakannya. Tidak dibenarkan memberikan informasi kepada pihak lain
tanpa persetujuan kedua belah pihak.
o Prinsip penggunaan:
Informasi yang diperoleh dari patok duga sebaiknya digunakan untuk
meningkatkan proses operasional dalm perusahaan yang melaksanakannya.
o Prinsip kontak pihak pertama:
Bila pendekatan dilakukan pada salah satu mitra patok duga potensial, sebaiknya
jangan menghubungi unit operasi yang akan dipatok duga. Tetapi yang perlu
dihubungi adalah salah satu manajer senior, manajer pengendalian kualitas
sumber daya manusia untuk memnita bantuan.
o Prinsip kontak pihak ketiga.
Kecuali ada ijin dari kedua belah pihak atau pejabat yang ditunjuk menangani
masalah hukum patok duga, tidak dibenarkan memberitahukan nama-nama
peserta patok duga kepada pihak ketiga.