KONSEP SISTEM OBJECTIVE AND KEY RESULTS (OKR) DALAM

BADAN PERLENGKAPAN ORGANISASI (BPO) HMS ITB

Latar Belakang
Pada era VUCA (volatility, uncertainty, complexity, and ambiguity) yang sedang
kita hadapi, ketidakpastian menjadi salah satu masalah utama dalam menentukan suatu
keputusan terkait perencanaan, perancangan, maupun eksekusi suatu kegiatan. Terlebih
lagi, pandemi COVID-19 yang tak kunjung henti menyebabkan kedinamisan kondisi
yang berdampak kepada Himpunan Mahasiswa Sipil Institut Teknologi Bandung (HMS
ITB). Kedinamisan tersebut, ditambah permasalahan ketidakidealan perancangan,
menyebabkan meningkatnya kemungkinan terjadi ketidaktepatan metode yang
digunakan, terlebih dengan penggunaan sistem Key Performance Indicator (KPI) yang
ditentukan untuk satu tahun kepengurusan. Hal ini menyebabkan evaluasi yang
diberikan hanya bisa diterapkan pada periode selanjutnya dan menutup ruang untuk
melakukan perbaikan dalam masa kepengurusan.
KPI berbasis pada pelaksanaan program kerja (proker) yang diukur berdasarkan
ketercapaian setiap proker yang telah disetujui di awal kepengurusan. Sistem ini bersifat
kaku karena tidak memberikan kuasa bagi Badan Pengurus (BP) maupun Tim
Kesenatoran untuk mengubah hal-hal yang telah diaudiensikan. Padahal, adanya
perubahan kondisi yang signifikan, seperti perubahan kondisi dari offline ke online,
akan membutuhkan penyesuaian dan percobaan demi mencapai tujuan yang sama.
Sistem yang diterapkan di HMS ITB dirasa belum mampu menjawab tantangan
kefleksibilitasan tersebut. HMS ITB perlu mengubah sistem yang digunakannya agar
lebih fleksibel dalam menentukan strategi dan metodenya tetapi tetap memenuhi tujuan.
OKR, sebagai suatu sistem yang berorientasi pada tujuan dengan penggunaan metode
dan strategi yang lebih fleksibel, menjadi salah satu alternatif untuk mengatasi
kekurangan dari sistem sebelumnya terkait masalah kedinamisan kondisi yang dialami
saat ini. Oleh sebab itu, Badan Perwakilan Anggota (BPA) HMS ITB mengajukan
penggantian sistem yang berlaku di HMS ITB menjadi sistem OKR.

1
Landasan
Dalam menyusun dan merancang sistem baru untuk diterapkan di HMS ITB,
landasan yang digunakan adalah sebagai berikut:
1. Dokumen LPJ BPO HMS ITB 2020/2021 (Evaluasi keberjalanan kepengurusan
HMS ITB 2020/2021).
2. Survey Perbaikan Sistem Kepengurusan, dengan responden BP dan Senator HMS
ITB periode 2020/2021

Rumusan Masalah
Rumusan masalah dalam dokumen ini adalah sebagai berikut:
1. Mengapa sistem OKR dianggap mampu menjawab tantangan masa kini lebih baik
daripada sistem KPI?
2. Bagaimana bentuk sistem OKR yang akan diterapkan di HMS ITB?

Tujuan
Tujuan dari dokumen ini adalah sebagai berikut:
1. Menjelaskan kelebihan dan kekurangan dari sistem OKR terhadap KPI.
2. Menjelaskan bentuk sistem OKR yang akan diterapkan di HMS ITB.

Ruang Lingkup
Ruang lingkup dari penerapan sistem rujukan meliputi Badan Perwakilan Anggota
(BPA), Badan Pengurus (BP), dan Senator HMS ITB.

Mekanisme/Sistem Rujukan
- OKR secara general
OKR merupakan sebuah framework atau kerangka kerja yang diterapkan untuk
mengatur arah gerak organisasi dengan berfokus pada goals-setting. Dalam OKR,
objective didefinisikan sebagai apa yang ingin dituju. Sedangkan, key results
didefinisikan sebagai parameter yang menggambarkan keberhasilan suatu objective.
Dalam menentukan objective dan key results yang baik, diperlukan beberapa kaidah,
yaitu:

2
 Objectives Key Results

Ambitious Measurable and quantifiable

Qualitative Make the objective achievable

Time Bound Lead to objective grading

Actionable by The Team Difficult, but not impossible

Contoh:

Bendahara Umum Departemen Intrakampus

Objective Membuat laporan keuangan HMS ITB Menjalin relasi dengan lembaga-
secara transparan lembaga lain di dalam Keluarga
Mahasiswa Institut Teknologi
Bandung (KM ITB)

Key results ● Terdokumentasinya laporan ● Terlaksananya kunjungan antara

akuntansi, audit, dan analisis HMS dengan tiap HMJ minimal
keuangan setiap akhir bulan. satu kali dalam satu kepengurusan.
● Terpublikasinya laporan keuangan ● Terlaksananya kunjungan antara
setiap tanggal 1 dengan rata-rata HMS dengan tiap unit minimal
keterlambatan maksimal 1 hari. satu kali dalam satu kepengurusan.
● Terdokumentasinya laporan ● Terlaksananya apresiasi untuk tiap
aktivitas keuangan secara rinci HMJ dan unit di KM ITB yang
dari setiap departemen. sedang berulang tahun.

3
Langkah-langkah perencanaan OKR pada umumnya adalah sebagai berikut :
1. Mendata objective yang ingin dicapai pada setiap level organisasi.
2. Untuk setiap objective, definisikan (idealnya) 3-4 key results yang ingin dicapai.
3. Mengomunikasikan OKR kepada seluruh pihak yang terlibat.
4. Memperbarui ketercapaian setiap key results dengan menggunakan skala 0-100%
secara berkala.
5. Keberhasilan didefinisikan ketika hasil objective mencapai lebih dari 70%.
6. Melakukan evaluasi secara berkala terhadap key results dan metode yang
diterapkan.
Berikut adalah ilustrasi metodologi OKR:

Best practices dari penerapan OKR adalah sebagai berikut:

1. Tentukan 3 objectives pada satu waktu.
2. Tentukan 3 key results untuk setiap objectives.
3. Definisikan penggunaan OKR setiap 3 bulan.
4. Lakukan evaluasi tiap minggu/bulan.
5. Membuat wadah transparansi untuk setiap anggota organisasi.
6. Membuat wadah terpadu terkait capaian dari OKR pada setiap waktu.

- Kelebihan dan Kekurangan OKR terhadap KPI

Jika dibandingkan dengan sistem sebelumnya, yaitu KPI, OKR memiliki
kelebihan dan kekurangan yang disajikan pada tabel berikut:

4
 Kelebihan Kekurangan

Outcome-based Penyesuaian terhadap perubahan proker

(timeline dan penilaian progress)

Fleksibilitas Lebih kompleks (koordinasi dan evaluasi)

Kolaborasi

Terdapat ruang inovasi dan kreasi

Penjelasan:
- Kelebihan:
● Outcome based
Tingkat ketercapaian tujuan akan meningkat karena sistem OKR berfokus pada
tujuan yang ingin dicapai sedangkan KPI berfokus pada terlaksananya suatu
metode/proker. Hal tersebut didukung pula dengan periode evaluasi yang lebih
singkat sehingga diharapkan lebih tepat guna dalam memenuhi kebutuhan
anggota.
● Fleksibilitas
Dibanding KPI yang bersifat kaku dan tidak memberikan kuasa untuk mengubah
hal-hal yang telah diaudiensikan, OKR tidak terbatas oleh metode sehingga
memberikan kemudahan untuk penyesuaian dalam keberjalanannya.
● Kolaborasi
Memberikan ruang potensi kolaborasi di tengah kepengurusan. Akibat
kefleksibilitasan OKR, dua departemen atau lebih yang memiliki sebuah ide
untuk berkolaborasi dalam pemenuhan objective-nya dapat menciptakan strategi
bersama untuk memenuhi objective masing-masing.
● Terdapat ruang inovasi dan kreasi
Perbedaan yang cukup mendasar antara sistem OKR dan KPI adalah
fleksibilitasnya. Dalam sistem KPI, semua proker harus dilaksanakan secara
detail sesuai apa yang telah diaudiensikan. Dalam hal ini, kekurangan terkait
metode akan dirasakan ketika beberapa proker sudah dilaksanakan. Akan tetapi,

5
 kekurangan tersebut akan tetap dilakukan dan hanya akan menjadi evaluasi
untuk kepengurusan berikutnya. Dengan menerapkan sistem OKR, akan ada
evaluasi secara rutin dan perombakan metode. Apabila hal tersebut memang
harus dilakukan, lakukan dengan pertimbangan yang matang. Hal ini akan
menciptakan inovasi dan kreasi yang baru karena evaluasi yang digunakan
adalah hasil dari metode yang dilakukan sendiri, bukan dari kepengurusan
sebelumnya.

- Kekurangan:
● Penyesuaian terhadap perubahan proker (timeline dan penilaian progress)
Pada sistem KPI, proker sudah ditentukan terlebih dahulu pada awal
perancangan dan tidak mungkin berubah sehingga timeline dan progress dari
setiap proker dapat diawasi dengan lebih mudah. Namun pada sistem OKR,
perubahan proker dapat memengaruhi keberjalanan proker departemen lainnya
sehingga dibutuhkan penyesuaian timeline antar departemen. Selain itu, setiap
proker membutuhkan mekanisme penilaian yang berbeda-beda. Ketika
perubahan proker terjadi, usaha lebih diperlukan untuk menentukan mekanisme
penilaian yang tepat dengan proker tersebut.
● Lebih kompleks (koordinasi dan evaluasi)
Ketika perubahan proker terjadi, evaluasi dan koordinasi antara pengawas
dengan departemen terkait harus dilakukan dalam waktu yang singkat secara
efektif agar tidak terjadi perubahan signifikan pada timeline. Evaluasi juga harus
dilakukan secara berkala untuk memastikan setiap proker sesuai dengan
objective yang ingin dicapai, sedangkan evaluasi pada sistem KPI lebih
berfokus pada teknis dan metode yang digunakan pada setiap proker.

- Sistem Implementasi OKR di HMS

Dalam penerapan di HMS ITB, terdapat beberapa modifikasi terhadap OKR
secara general sehingga menghasilkan sistem sebagai berikut:

6
No Sistem Implementasi OKR di HMS Alasan Modifikasi Peran Pengawas

1. Objective dan key results ditentukan di awal Penentuan Objective dan key Dalam perumusan, pengawas
kepengurusan untuk 1 tahun kepengurusan dengan jumlah results ditetapkan 1 tahun untuk wajib memastikan objective dan
yang dibebaskan sesuai kebutuhan dari lembaga terkait menyesuaikan dengan masa key results yang dibuat sesuai
dan sifatnya tidak bisa berubah selama periode tersebut. kepengurusan. Alasan objective dengan kaidah dan tepat sasaran.
Objective dan key results diturunkan dengan pendekatan dan key results tidak
top-down dalam struktur organisasi: objective sebuah diperbolehkan untuk berubah
entitas diambil dari key results entitas yang berada satu karena dinilai hal tersebut
tingkatan di atasnya. Sementara itu, penilaian bukanlah akar masalah dari
ketercapaian dilakukan dengan pendekatan bottom-up: ketidaktercapaiannya tujuan
tingkat keberhasilan entitas-entitas yang berada pada melainkan pelaksanaan dari
level yang sama akan digabungkan menjadi tingkat metodenya.
keberhasilan entitas satu tingkatan di atasnya.

2. Dalam satu kepengurusan, setiap bulannya akan - Pengawas memiliki kewajiban

dilakukan pembaharuan terkait ketercapaian objective dan untuk mengawasi dan
key results dari tiap komponen lembaga. memastikan terlaksananya
pembaharuan terkait ketercapaian
objective dan key results.

3. Dalam satu kepengurusan, didefinisikan suatu fase - Pengawas memiliki hak untuk

7
 dengan rentang waktu 3 bulan per fase. Pada setiap akhir menyetujui rancangan perubahan
fase tersebut, dilakukan evaluasi terkait apakah akan metode yang diajukan.
dilaksanakan perubahan metode* untuk fase selanjutnya.
Jika perubahan metode dilakukan maka lembaga terkait
wajib melaporkan hal tersebut kepada pengawas dan
menginformasikannya kepada massa.

4. Membentuk suatu platform transparansi yang berisi - Pengawas memiliki kewajiban

ketercapaian lembaga terkait yang dapat diakses massa untuk memastikan berjalannya
HMS ITB, yang diperbaharui minimal satu bulan sekali. platform transparansi.
Contoh platform: spreadsheet.

*1

1 Untuk mekanisme perubahan metode, lembaga yang ingin mengajukan perubahan metode harus terlebih dahulu memberikan laporan
kepada BPA melalui pengawas. BPA kemudian akan mempertimbangkan ajuan tersebut berdasarkan alasan yang diberikan oleh
lembaga terkait. Apabila perubahan metode disetujui, maka lembaga wajib menginformasikan kepada massa bahwa akan diadakan
perubahan metode. Selanjutnya, akan dibuka wadah penampungan aspirasi terkait metode yang akan digunakan. Keputusan final dari
pengajuan perubahan metode tidak perlu ditetapkan ulang melalui TAP-BPA.
8
Evaluasi
Dengan adanya kefleksibilitasan pada sistem OKR yang telah dirancang, sehingga
memungkinkan bagi suatu metode untuk terus berkembang dalam menjawab tujuan,
maka sistem OKR direkomendasikan menjadi sistem rujukan yang dapat diterapkan
dalam kondisi yang tertera pada latar belakang. Perlu diperhatikan bahwa keberhasilan
OKR di HMS ITB memerlukan sinergisme antar komponen BPO. Harapannya, sistem
ini dapat menjadi pertimbangan alternatif solusi atas masalah kefleksibilitasan yang ada.

9
 LAMPIRAN

Rekap Survei Perbaikan Sistem Kepengurusan Lembaga di HMS ITB*

*Perolehan data dan pengolahan data secara lengkap dapat dilihat pada
bit.ly/OlahDataOKR
Jumlah massa yang memberikan aspirasi: 28 orang
Berikut terlampir hasil aspirasi massa yang diajukan dalam beberapa pertanyaan:
1. Menurut kamu, dalam skala berapa kegiatan BP dan Senator HMS ITB bisa
mencapai goals lembaga? Dengan skala 1 berarti tidak dapat tercapai sampai dengan
skala 5 berarti tercapai dengan sangat baik.

Dari data yang didapatkan, rata-rata massa menjawab terjawabnya tujuan lembaga
di HMS ITB bisa terwujud pada skala 3,78/5.

2. Menurut kamu, dalam skala berapa sistem kepengurusan lembaga di HMS ITB bisa
beradaptasi dengan kondisi demi menunjang terpenuhinya kebutuhan massa HMS
ITB? Dengan skala 1 berarti tidak dapat tercapai sampai dengan skala 5 berarti
tercapai dengan sangat baik.
 Dari data yang didapatkan, rata-rata massa menjawab tingkat kefleksibiltasan
dalam sistem kepengurusan lembaga di HMS ITB pada skala 2,89/5.

3. Bagaimana pandangan terhadap fleksibilitas sistem kepengurusan lembaga di HMS

ITB selama ini?
Berikut merupakan poin-poin* aspirasi massa:
*Setiap poin menjelaskan aspirasi salah satu/sebagian massa, sehingga
memungkinkan terdapat 1 koridor poin dengan intisari yang sama.
a. Arah gerak kepengurusan dibatasi oleh koridor dokumen audiensi - 18
Poin yang termasuk dalam koridor ini:
• Program kerja tidak dapat dijalankan karena perubahan kondisi eksisting
• Penyesuaian sesuai keadaan yang terjadi saat itu dalam pelaksanaan
program kerja tidak dapat dilakukan
• Perubahan saat ditemukan ketidakrelevansian dengan keadaan tidak dapat
dilakukan
b. Fleksibilitas sistem kepengurusan perlu ditingkatkan – 6
c. Dalam kondisi pandemi, diperlukan inovasi dalam melaksanakan kepengurusan
–4
d. Kegiatan dalam kepengurusan untuk mencapai parameter - 8
Poin yang termasuk dalam koridor ini:
• Penyelesaian program kerja yang dilakukan kurang esensial
• Kepengurusan mengacu pada pengejaran parameter
e. Sistem kepengurusan lembaga di HMS ITB kurang adaptif – 2
f. Tujuan dari lembaga tidak tercapai secara holistik - 4
Poin yang termasuk dalam koridor ini:
• Visi yang dibawa pimpinan lembaga tidak dapat diwujudkan secara
terintregrasi oleh seluruh elemen lembaga
g. HMS ITB tidak memiliki goals lembaga jangka panjang yang dapat
diwujudkan secara berkelanjutan – 1
h. HMS ITB seharusnya mampu memenuhi kebutuhan yang benar-benar
dibutuhkan oleh anggotanya – 2
i. Dalam perancangan, kegiatan lembaga seakan-akan dapat dilakukan hanya
jika mampu kebutuhan massa secara keseluruhan – 1
j. Badan Pengurus dan Komisi Kepengawasan BPA sering adu argumen dalam
keberjalanan kepengurusan – 1
k. Program kerja yang dilakukan kurang menjawab kebutuhan - 2
Poin yang termasuk dalam koridor ini:
• Acara dalam program kerja tidak harus banyak, namun bisa efektif dan
fokus menjawab kebutuhan
l. Perancangan dalam dokumen audiensi sebaiknya mencakup hal umu saja – 1
m. Beberapa poin AD/ART HMS ITB sudah tidak relevan dengan keadaan
sekarang – 1
n. Lembaga perlu mempertimbangkan pelaksana kegiatan terkait how they feel
saat perancangan hingga pelaksanaan kepengurusan dan tidak hanya fokus
pada pengejaran target kerja – 1
o. Fleksibilitas lembaga dapat diatur oleh lembaga melalui diskusi dalam
internal lembaga tentang arah geraknya dan disertai alur berpikir untuk
mencapai efisiensi dan efektivitas – 1
 Dari lampiran data untuk pertanyaan nomor 3, poin a;b;c;d;e; dan f merupakan
poin-poin dari aspirasi massa yang mendukung diterapkannya sistem OKR sebagai
sistem kepengurusan HMS ITB yang mencakup, secara berturut-turut, fleksibilitas,
terwujudnya ruang inovasi dan kreasi, outcome based, serta adaptasi dengan
keadaan yang terjadi.
Poin-poin selain a,b,c,d,e, dan f ditampung sebagai evaluasi BPA secara umum
serta masukan untuk lembaga yang menggerakkan kepengurusan di HMS ITB.

4. Menurut kamu, bagaimana sistem kepengurusan lembaga yang sebaiknya

diterapkan di HMS?
Berikut merupakan poin-poin* aspirasi massa:
*Setiap poin menjelaskan aspirasi salah satu/sebagian massa, sehingga
memungkinkan terdapat 1 koridor poin dengan intisari yang sama.
a. Penerapan sistem OKR (Objective Key Results) – 8
b. Penerapan sistem yang adaptif – 4
c. Penerapan sistem yang fleksibel dan taktis dalam menghadapi keadaan – 5
d. Sistem yang menerapkan evaluasi dan follow up pencapaian lembaga secara
berkala - 2
Poin yang termasuk dalam koridor ini:
• Evaluasi kegiatan lembaga setiap periode dua bulan
• Follow up pencapaian parameter program kerja dilakukan di tengah
kepengurusan
e. Lembaga dapat mencapai goals pimpinan lembaga secara utuh oleh segala aspek
kepengurusan – 2
f. Sistem yang dapat menjadi katalisator perubahan pola pikir massa HMS ITB,
utamanya lembaga kepengurusan – 3
g. BPA menjalankan fungsi perwakilan massa dengan baik – 1
h. Keidealan dalam menjalankan sesuatu harus dipegang, namun realita juga harus
dipandang – 1
i. Penerapan sistem kepengurusan yang baru di HMS ITB – 1
j. Penerapan sistem yang mendukung inovasi dan kreativitas dalam lembaga – 1
k. Perancangan oleh lembaga dilakukan untuk beberapa kondisi – 1
l. Komunikasi antar lembaga di HMS ITB terjalin dengan baik – 1
m. Perancangan sistem yang sesuai dengan kondisi aktual berdasarkan kajian
pustaka yang dapat diadopsi - 1